AgileProjektentwicklung-HerausforderungenfürdenöffentlichenAuftraggeberimVergabeverfahren
Dr.RodericOrtner,BHOLegal TarikKarrakchou,BearingPoint
3.IT-Vergabetag 2018,WorkshopB.326.04.2018
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Vorstellung BearingPointundBHOLegal
Herausforderungen bei komplexen IT-Projekten steigen
Auswirkungen dieser Herausforderungen aufdieVergabekomplexer IT-Lösungen
Fazit,Vor- undNachteile
Diskussion
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Vorstellung BearingPoint undBHOLegal
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VergabeberatungimKontextderDigitalisierung
BearingPoint verbindetumfassendeVergabeberatungskompetenzmitrelevanterExpertiseimBereicheGovernment,ITsowieVerwaltungsmodernisierung.
Verwaltungssteuerung• StrategischesManagementund
Controlling• ZielbasierteSteuerung• LeitungsnaheBeratung• Benchmarking• KennzahlenbasierteSteuerung• Fach- undFinanzcontrolling• Steuerungssysteme/
Berichtswesen(BI/BW/BO)• Haushaltsmanagement• Evaluierungen
Informationsmanagement• Vorgangs- undDokumenten-
management,E-Akte• ÖffentlicheRegister,Datenbanken• BI,DWHundBigData• eCollaboration
IT-StrategieundIT-Governance• IT-Strategieentwicklung• IT-SOLL- Architektur• Strategie-Umsetzungs-Roadmaps• IT-Steuerung• IT-Balanced-Scorecard,• ITIL,CobiT undCMMI
E-Government&Digitalisierung• eGovernment-Strategien&Studien• Wirtschaftlichkeitsberechnungen• Fachkonzepte• TechnischeKonzepte/Architekturen
Verwaltungsmodernisierung• Aufgabenanalyseund-kritik• AufbauDienstleistungszentrenSSC• Fusion• Organisations- undProzessberatung• Personalbemessungen• Personalmanagement• Immobilienmanagement• Vergabeberatung
Projekt- undProgramm-Management• Projekt-/Programm-Management/
Unterstützung• Projekt-/Programm-Controlling• ChangeManagement
GanzheitlicheVergabeberatung
IT-SicherheitundIdentitätsmanagement• nPA,eIDAS,FIDOR• KRITIS,ISMS• Sicherheitsstrategieund-konzepte• Risikomanagement
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AufIT-VergabenspezialisierteRechtsanwälte
BHOLegal– KanzleifürHochtechnologie- undVergaberecht
Vergaberecht• Vergabeunterlagen• Öffentlich-öffentliche
Zusammenarbeit• Rahmenvereinbarungen• Gutachten(z.B.zu
Vertragsänderungen)• Haushaltsrecht
Forschung&Entwicklung• NationaleVerbundverträge• Horizon2020• EFRE/ESI• Kreativleistungen• Lizenzmanagement• Marken- undPatentanmeldungen
Sicherheit&Verteidigung• Aufklärung• Cyber-Security• Risikoanalyse(rechtlich)
Luft- undRaumfahrt• Drohnen• Satelliten• Geoinformationen
IT-Recht• Datenschutzrecht• IT-Sicherheitsrecht• Frequenzrecht• IT-Vergaben• Vertragsgestaltung(einschl.EVB-IT)• AGB-Kontrolle
Projekt- undProgramm-Management• Projekt-/Programm-Management/
Unterstützung• DueDiligence
Sektorfokussierte Rechtsberatung
Informationstechnologien• Informationssicherheit• eCommerce• eVergabe
Weiteres• Gesellschaftsrecht• Urheberrecht• Vertragsrecht
Herausforderungen beikomplexen IT-Projekten steigen
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Herausforderungen und Trends
DieKomplexität vonöffentlichen IT-Projekten steigt aufgrund voninternen undexternen Einflussfaktoren.
Herausforderungen &Anforderungen
KurzeTechnologie-
zyklen
InterneVernetzung
vonBehörden
KomplexesAnforderungs-management
GesetzlicheVorgaben
Hersteller-unabhängigeIT-Systeme,heterogeneDienste-anbieter
Standard- &Individual-lösungen
• Trendzur Vernetzung undKonsolidierung vonIT
• Trendzu integriertenvernetzten Dienste-plattformen inBehörden
• ÖffentlicheBedarfsträgermüsseneffizienteinterneIT-Konsolidierungsbemühungenmitöff.Vergabe- undWettbewerbsrechtvereinbaren
• Gleichbehandlung• Diskriminierungsfreier
Wettbewerb
• KundenanforderungeninderIT-BrancheführenzukürzerenInnovations-/Technologiezyklen
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• Kopplung vonindividualentwickeltenFachverfahren mitmarktverfügbarenStandardwerkzeugen(Basiskomponenten)
• Anforderungsmanagementmussfür Vergabenprofessionalisert werden
• GesetzgebungimUmfeldDigitalisierungwächst
• E-Government-Gesetz 2013• Fachgesetzgebung• EU-Datenschutzverordnung2018
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ChaosManifest2015derStandishGroup(trauekeinerStatistik,diedunichtselbstgefälschthast)
DieRealitäthatnochvielPotentialnachoben.
Abwicklung vonSoftwareentwicklungsprojekten 2011- 2015
60%
GescheiterteProjekte(Projektabbruch)
SchwierigeUmsetzungaufgrundvonKosten- und/oderZeitüberschreitungen
ErfolgreicheAbwicklungnachdemWasserfallmodell
29%11%
Auswirkungen dieserHerausforderungen aufdieVergabekomplexer IT-Lösungen
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Auswirkungen aktueller Herausforderungen aufdieVergabekomplexer IT-Lösungen
DieStandardvergabeverfahren*stellen dieVergabekomplexer IT-Lösungen vorHürden.
• Anforderungen andieIT-Expertisewerdenkomplexer
• z.B.VerschärfunggesetzlicherAnforderungen
• Leistungsbeschreibungim Sinne einesabschließendenAuftragsgegenstandeshäufig nicht möglich(Vgl.§ 31Abs.2VgV)
Flexibiität GanzheitlicherLösungsansatz
IT-ExpertisebeimBedarfsträger
Unklare Leistungs-anforderungen
• Identifikation vonAbhängigkeiten undQuerschnittsaufgaben
• DefinitionderzukünftigenVernetzung
Optimale Ausrichtung derbestehenden Vergabeinstrumente aufagileBeschaffungsgegenständenotwendig
*Das offeneVerfahrenunddasnichtoffeneVerfahrenkönnenlaut§ 15VergabeverordnungfreiohneweitereBegründungangewendetwerden
• Technologiezyklensind zu beachten
• InterneundexterneAnforderungen
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z.B.:ErhöhungderFlexibilitätdurch:• Rahmenvertrag• EinzelaufträgefürDienst-,
Werk- undLieferleistung• EinbindungagilerMethoden
InstrumenteagilerVergabeverfahrenimRahmenderVergabeverordnungoptimalnutzen
IdealeAusrichtungderVergabeinstrumentelassenz.B.Komplexität,Unsicherheit,hoheFlexibilitätsanforderungenbeherrschbarmachen.
Anforderungs-bestimmung
Rahmen-bedingungen
Ausschreibung Vergabe-durchführung
Zuschlag
Leistungsbeschreibung
Preisblatt
Verfahrensart /Verfahrensstrategie
Sonstiges
Vertragliche Ausgestaltung
VergabestrategieundVergabeart
• z.B.Verhandlungsverfahren• Leistungsgegenstandnicht
abschließendbeschreibbar• Leistungverhandelbar• Instrumentder
Rahmenvereinbarungnutzen
Vertragsgestaltung
• MethodenundVorgehensweisenvs.Funktionalitätenkatalog
• RegelnderZusammenarbeitzwischenAuftraggeberundAuftragnehmer
Leistungsbeschreibung
Leistungserbringung
Grundprämisse:VomErgebnisherdenkenundVergabebereitsalsTeildesUmsetzungsprojektsbegreifen
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VerhandlungsverfahrenmitTeilnahmewettbewerb(Bsp.SCRUMalsagileMethode)
RechtlicheHerangehensweiseundHerausforderungenbeiderErmittlungdeswirtschaftlichstenAngebotsbeiderAnpassungeinerStandardsoftwaremit
Eignungskriterien Bewerber-auswahl
Erstangebote Verhandlung EndgültigeAngebote
• RahmenfürFestlegunggibtGesetzin§§ 45ff.VgV vor!
• Referenzen:ErfahrungderUnternehmenmitentspr.Software,ggf.SCRUM-Projekten
• Umsätze
Zuschlag
§ 17Abs.10VgV:„DeröffentlicheAuftraggeberverhandeltmitdenBieternüberdievonihneneingereichtenErstangeboteundalleFolgeangebote,mitAusnahmederendgültigenAngebote,mitdemZiel,dieAngeboteinhaltlichzuverbessern.DabeidarfüberdengesamtenAngebotsinhaltverhandelt werdenmitAusnahme dervomöffentlichenAuftraggeberindenVergabeunterlagenfestgelegtenMindestanforderungen undZuschlagskriterien.“
• Objektive-nicht-diskriminierendeEignungskriterien,§ 51VgV
• =„mehranEignung“beidenReferenzen
• Mindestens3auswählen,soweitvorhanden
Zuschlagskriterien• PreisfürLizenz• PreisfürPflege• PreisTagessätze• Team• Konzept
Preisbereitsverbindlich(Var.:nachuntenverhandelbar)
• VorstellungErstangebot
• FestlegungStoryPointsfürInkrementeundReferenz-Userstories
• Leistungsbeschreibung• Sprint-Dauer• Vertragsentwurf
(teilweise)• Preise
Zuschlagskriterien(Bsp.)• PreisfürLizenz,Pflege• Tagessätze• PreisReferenz-
Userstories• Customizing• Team• Konzept• Velocity• Ergebnisse
Präsentation
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EineRollespieltdabeiauch,obundinwieweitInkrementebereitsbeschriebenwerdenkönnen.
BeieineragilenVorgehensweisekommenunterschiedlicheAnsätzeeinervertraglichenGestaltunginBetracht.
EVB-IT Vertrag
Rahmenvereinbarung mitallgemeinenKlauseln(vordieKlammergezogen)mitEVB-ITErstellungsvertragmitAGB(SchwerpunktWerkleistungen,InkrementeausVerhandlungen/SCRUM-Meetings(EinzelaufträgeimvergaberechtlichenSinn)sind„abzunehmen“,PflegeleistungenundzusätzlicheLeistungenvomVertragerfasst
und/oder
EVB-ITDienstleistungsvertragmitAGB
AgileMethodewirdüberAnlageeinbezogen
Individualvertrag
Enthält sämtlicherechtlichenRegelungenaberauchdieBeschreibungderagilenVorgehensweiseineinemumfassendenVertragsdokument
BesondereHerausforderungenbeiderVertragsgestaltung:Z.B.Vergütungsregelung,BeachtungArbeitnehmerüberlassungsgesetz,BegriffederagilenMethoderechtlicheinordnen
Fazit,Vor- undNachteile
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Vorteile undNachteile
Anhand mehrerer Anwendungsfälle haben wir dieAusrichtung vonVergabeverfahren auf agileBeschaffungsprojekte erprobt undevaluiert.
Vorteile
• ProfessionalisierungAnforderungsmanagement
• BessereBeherrschbarkeitvonUnsicherheitundKomplexitätdurchexterneFaktoren
• NahtloserÜbergang vonderVergabezumUmsetzungsprojekt
• Kosten- undFlexibilitätsvorteiledurchrichtigeNutzungvonVergabe-instrumenten,z.B.Rahmenvertrag,KonzeptiondesVerhandlungsverfahrens(z.B.Referenzstories)
Nachteile
• VorbereitungsaufwandtendenziellhöherfürdasVergabeverfahren
• DokumentationsanforderungenfürdasVergabeverfahrensteigen
• LatenteGefahrbeiinkonsequenterDurchführung:Nie endendesProjekt
Vergabeinstrumente für agileBeschaffungsprojekte
Diskussion
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Unsere Kontaktdaten
Vielen Dank!
TarikKarrakchou
BearingPointKurfürstendamm 207-208
D- 10719BerlinDeutschland
T +49880042014F +4988004100M +4915150415748
www.bearingpoint.com
Dr.RodericOrtnerFachanwalt für IT-Recht undVergaberecht
BHOLegalHohenstaufenring 29-37
D- 50674KölnDeutschland
T +49221270956120F +49221270956222M +4915124021341
www.bho-legal.com