VYSOKÁ ŠKOLA FINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s.

VYSOKÁ ŠKOLA FINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s.

Fakulta ekonomických studií

katedra řízení podniku

Předmět: Řízení lidských zdrojů

Téma 7: PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉMY

TOK INFORMACÍ

Ředitel náměstkovi: zítra v 09.00 je zatmění slunce, tedy něco, co se nevidí každý den. Ať zaměstnanci nastoupí v pracovních oděvech na nádvoří. Při pozorování tohoto vzácného jevu podám sám příslušný výklad. Bude-li pršet, nebude nic vidět. V tom případě se sejdeme v jídělně.

Náměstek vedoucímu odboru: na pokyn ředitele bude zítra v 09.00 zatmění slunce. Bude-li pršet,nebude to možné v pracovním oděvu na nádvoří vidět. V tom případě se provede zatmění slunce v jídelně, tedy něco, co se nevidí každý den.

Vedoucí odboru vedoucímu oddělení: na pokyn ředitele dojde zítra v 09.00 v pracovním oděvu ke zmizení slunce v jídelně. Ředitel dá pokyn k tomu, má-li pršet, což se nevidí každý den.

Vedoucí oddělení parťákovi: Bude-li zítra pršet v jídelně, tedy něco, co se nevidí každý den, zmizí náš ředitel v pracovním oděvu.

Parťák dělníkům: zítra v 09.00 zmizí náš ředitel. Škoda, že se to nevidí každý den.

ZÁKLADNÍ POJMY

data znalostiinformaceTaxonomie znalostíposloupnost:

informace = vyjadřuje určitou dílčí vlastnost reálného nebo virtuálního světa;

jde o statický popis faktů, věcí, objektů;

jako vstup do znalostního procesu – koordinace činností

Znalost (poznatek) = ucelená soustava informací využitelných k řešení určitého problému; vychází z několika znalostí (obsah, podmínka platnosti,vztah mezi nimi;

je syntézou několika informací;

ucelená soustava informací využitelných k řešení určitého problému;

Znalosti nemohou být odděleny od procesu, ve kterém se uplatňují.

Nepoužitelné a nepoužité znalosti zůstávají informacemi

data určitá následnost znaků; odborné označení pro čísla, zvuk, obraz, text;

=

hodnota informace posuzuje její uživatel na základě svých potřeb; má subjektivní charakter;=

KVALITNÍ INFORMACE charakteru

Informace by měla být:

Relevantní = charakter informace odpovídá charakteru předpokládaného užití

Správná = pravdivá, spolehlivá, přesná;

Včasná = aktuální, úplná, přiměřeně podrobná

Nákladově přiměřená

Mít dobré informace znamená

včas rozpoznat:

nové konkurenty a nové výrobky na trhu; vlastní silné a slabé stránky; možné příležitosti a hrozby; potřeby a přání zákazníků; nové materiály a výrobní technologie; informace potřebné pro rozhodování manažera

I N F O R M A Č N Í S Y S T É M Y

Manažerskémyšlení

=

Umění pracovat s informacemi:

rozhodování na základě chybějících informací;

rozhodování na základě přemíry informací bez jejich filtrování,

vyhodnocení, zpracování

Informačnísystém

Identifikovat, zobrazit a pochopit vnitřní i vnější podmínky

manažerské práce;

účelové uspořádání vztahů mezi lidmi, datovými zdroji a procedurami;

jejich zpracování včetně technických prostředků.

Požadavekmanažera

Informační systém musí:

• pracovat v reálném čase a hospodárně;

• obsahovat dostatek potřebných datových zdrojů

Informačnísystém

Účelové uspořádání vztahů

mezi lidmi, datovými zdroji a procedurami jejich zpracovánívčetně technických prostředků

I N F O R M A Č N Í S Y S T É M Ymusí splňovat nároky na:

OBSAH A KVALITU

datových zdrojů

DISPONIBILITU

datových zdrojů

FORMU POKRYTÍ

datových zdrojů

účelnost požadovaných informačních nároků, úplnost, přiměřená přesnost a spolehlivost

včasnost, požadovaná doba jejich dostupnosti, aktuálnost a frekvence pokrytí

srozumitelnost a názornost, potřebná (přiměřená) podrobnost, zařaditelnost a způsob prezentace

FÁZE VYTVÁŘENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU

Východiska

jaké informace mají být zpracovávány; komu budou sloužit; jaké budou zdroje jejich poskytování; co se od informačního systému očekává

Cyklus

Identifikace současných a budoucích potřeb podniku

Příprava doporučení pro schvalovací proces vrcholovým orgánům

Definování požadovaných výstupů

Analýza a shrnutí získanýchpoznatků

I N F O R M A Č N Í S Y S T É M Ymusí splňovat nároky na:

OBSAH A KVALITU

datových zdrojů

DISPONIBILITU

datových zdrojů

FORMU POKRYTÍ

datových zdrojů

účelnost požadovaných informačních nároků, úplnost, přiměřená přesnost a spolehlivost

včasnost, požadovaná doba jejich dostupnosti, aktuálnost a frekvence pokrytí

srozumitelnost a názornost, potřebná (přiměřená) podrobnost, zařaditelnost a způsob prezentace

BEZPEČNOST INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮO

PA

TŘ

EN

Í

Prevence = • zabezpečení počítačové místnosti, přístupová hesla;• diferencovat oprávnění k přístupu do databáze;• pečlivý výběr a školení zaměstnanců;

Detekce = pravidelná kontrola vstupních a výstupních dat; aktualizace uživatelských oprávnění; nepravidelná konbtrola platebních dokladů;

Nahrazování = vytváření záložních kopií, ukládání mimo pevný disk;

Opravování = instalace kontrolních mechanismů

Odstrašování = zavedení trestů za porušování bezpečnosti počítačového provozu

ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ

Volba architekturyinfo systémů

Vychází ze specifickýchpotřeb organizace

Nutnost identifikovatstrukturu, stupně řízení

Existují základní stavební bloky - systémy

Jsou to:Systémy datových transakcíTransaction Processing Systems (TPS)

Manažerské informační systémyManagement Information Systems (MIS)

Systémy pro podporu TOP vedeníExecutive Information systems (EIS)


pro úlohy operativního charakteru na nejnižších stupních hierarchické výstavby organizace;

data pro informační podporu individuální nebo opakované činnosti

Součástí mohou být také práce:

1. spojené s automatizací řízení předvýrobních a výrobních procesů, či služeb:

Computer Aided Design – CAD, Computer Aided Manufacturing – CAM, Computer Integrated Manufacturing - CIM

2. spojené se zajišťováním jejich jakosti, např.:

Computer Aided Quality - CAQ

Systémy datových transakcí

Transaction Progressing Systems(TPS)


Manažerské informační systémy

Management Information Systems (MIS)

Pro úlohy taktického charakteru

Jsou založeny na rozsáhléa vhodně organizované databázi

Zajišťují včasnou disponibilitu a dodávání potřebných dat pro řešení úlohtaktického charakteru

Mají obvykle rutinní charakter, mohou to být:

Výrazná je převaha provádění na středních stupníchřízení

Převážně jsou využívána data vytvářená na úrovnisystémů datových transakcí = operační úroveň

agendy personalistiky, mzdové a platové agendy, zajištění kalkulací hospodářských výsledků,


Systémy pro podporu rozhodování

Decision Support Systems (DSS)

Informační podpora analytickýcha rozhodovacích operací manažerské práce

Databáze je často propojena s ostatnímidatabázemi manažerských info systémůveřejného sektoru

Obsahuje prostředky pro modelované a simulované řešení některých typicky manažerských úloh

Modely a algoritmy přiřazování činnostía zdrojů plánovaných úloh, které jsouv prostoru a čase neúplně zadané.

Expertní systémy

Expert systems (ES)

Posláním je modelová aplikace ověřených postupů

Postupy využívající tzv. umělé inteligence jako dílčí discipliny informatiky,která se zabývá myšlenkovými procesy.

Prohloubení znalostí a citu pro „diagnostiku a chování systémů“


Systémy pro podporu vrcholového vedení

Executive Information Systems (EIS)

Jsou určeny:

Zajišťují vazby a vhodné zpracování dat:

Zajištění informační podpory

nestandardních úloh

strategického charakteru

vrcholovému vedení firmy, organizace,

klíčovým štábním vedoucím pracovníkům firmy

ze státní, krajské databáze,

z expertních databází a jiných datových zdrojů,

Může jít například o:

komplexnější rozbory vstupující do procesu tvorby strategie,

restrukturalizační změny,

záměry vytváření strategických partnerství,

marketingových úvah.


Informační systémy pro podporu

kancelářských činností

Office Information Systems (OIS)

K zajištění snadné dostupnosti dat

pro individuální potřebu zaměstnanců

firmy

Systémy interní a externíkomunikace

elektronická výměna dat v rámci úřadu, organizace i navenek = Electronic Data Interchange (EID);

přístup a vyhledávání v interní podnikové síti (INTRANET)

přístup a vyhledávání ve světové síti (INTERNET)

ROZVOJ A EKONOMIKA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮklíčové faktory

Zvyšuje se rozsah a vlivinformačních systémů

Zvyšuje se úroveň integraceinformačních systémů

Informační technologie posilujíorientaci organizace

na procesní řízení

Zkracuje se doba meziinovacemi z několika let

na pár měsíců

Narůstá globalizace informačního prostředí

zvyšuje se počet uživatelů, rozšiřuje se aplikační sféra informatiky; významný vliv na personální řízení;

uvnitř, mezi moduly podnikového řízení; směrem k externím partnerům, tj. zákazníkům, dodavatelům,

bankám, atd.

uplatněním softwarových nástrojů pro analýzu a návrh procesů (správní řízení, audit, apod.) ;

podporou realizace navržených procesů na základě technologií pracovních toků

Integrovaný aplikační softwar pro komplexní řízení podnikuEnterprise Resource Planning (ERP)

EFEKTY ROZVOJE INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ

Příméefekty

Přínosy informačních systémů a technologie mají vliv na zvýšenívýkonnosti, např.:

možnost zvýšení produktivity efektivnosti práce podniku,

nabídka volné kapacity externím organizacím pro zpracování některých úloh (např. subdodavatelé);

nabídka řešení speciálních úloh díly tomu, že podnik disponuje speciálními programy.

Nepříméefekty

zajištění provozu a funkce daného podniku, organizace;

některé činnosti již nelze bez využití informačních systémů a technologií vůbec realizovat. (např. různé simulační programy.)

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM pojetí a úkoly

Definice Uspořádaný počítačový systém zjišťování, uchovávání, zpracovávání a poskytování informací o všem, co se týká personální práce v podniku.

Nedílnou součástí je soubor metod a postupů používaných v práci s informacemi. Obsahuje pravidla přístupu k personálním informacím.

Struktura

o zaměstnancích a pracovnících firmy; o pracovních místech; o personálních činnostech ; o vnějších podmínkách

Podmínka kvalitního personálního řízení = dostupnost potřebných informacía) věrohodné, b) detailní, c) aktuální

informací

soubor postupů používaných k získávání informací a jejich aktualizaci; menu metod a ukazatelů pro jejich zpracování a analýzu; soubor dokumentů

= popisy a specifikace pracovních míst; = profil a požadavky na schopnosti zaměstnanců, = výsledky hodnocení a plány osobního rozvoje zaměstnanců; = k výběru, adaptaci zaměstnanců; = zákony, resortní předpisy, platnou kolektivní smlouvu.

Data se vkládají průběžně a aktualizují průběžně, včetně data aktualizace.Dlouhodobě se uchovávají i retrospektivní data.

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM

Personální informační systém = uspořádaný počítačový systém zjišťování, uchovávání, zpracovávání a poskytování informací o obsahu řízení lidských zdrojů v podniku. Nedílnou součástí je soubor metod a postupů pro práci s informacemi, včetně přístupu k nim.

Výhody:

zlepšený přístup k údajům o lidských zdrojích; moderní, úsporné, praktické, racionální a standardizované procesy; přiměřenější a relativně přesné údaje, většinou on line; lepší vnitřní profil, kvalitnější práci personálního útvaru.

Empowerment: = systém, který umožňuje zaměstnancům:• mít přehled o svých údajích a informacích, které firma v systému zpracovává;• spolupodílet se na rozhodování o své osobě;• vyžaduje aktivní přístup při sledování poskytovaných informací a zodpovědnost za aktualizaci poskytovaných dat.

Ochrana IS:Vyplývá ze zákona.

chránit data před únikem mimo firmu; zajištění diferencovaného přístupu oprávněných osob;

autentizace = jednoznačné prokázání identity uživatele, autorizace = přiřazení uživateli příslušná práva pro přístup do systému; audit = monitoring změn údajů provedených tímto uživatelem.

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉMvýhody

Česká republika = ojedinělá výhoda usnadňující fungování informačního systému

r o d n é č í s l o každého jedince.

Segmentace dat omezení a diferenciace přístupu k různým skupinám individuálních dat;

přístup k hromadným (statistickým) informacím o personálních činnostech pro vedoucí i řadové zaměstnance i vnější instituce

Výhody usnadňuje a zkvalitňuje personální práci manažerům;

efektivní propojení všech úrovní managementu a personálního útvaru;

umožňuje efektivní zapojení vedoucích zaměstnanců do personální práce;

urychluje provádění personálních činností, snižuje jejich náklady;

usnadňuje aktualizaci a uchovávání získaných informací a jejich analýzu;

usnadňuje propojení podniku s vnějším okolím.

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉMvyužití

Podmínka efektivního provádění všech personálních činností.

Plánování potřeby zaměstnanců, jejich personálního a sociálního rozvoje, kariéry;

Archivace dokumentů o pracovních místech, popisy a specifikace, požadavky na schopnosti zaměstnanců;

Pro proces získávání a výběru zaměstnanců:

možnost automatizace jednotlivých kroků (předvýběr, analýza efektivnosti inzerátu; vytváření a vyhodnocování testů, strukturovaných pohovorů; porovnávání uchazečů.

Proces hodnocení zaměstnanců:

uchovávání dokumentů = kontrola plnění závěrů hodnocení; evidence aspektů pracovního výkonu jejich analýzu;

Rozhodování o rozmisťování zaměstnanců, ukončování jejich pracovního poměru;

Oblast mezd – mzdová agenda

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉMmožnosti využití manažerem

Nutnost: neustálý přísun kvalitních a aktuálních informací od manažerů (všech úrovní);

personalisté = možnost vytváření harmonogramů personální práce;

Využití: oblast pracovních vztahů:

= archivace agendy disciplinárního řízení a stížností; = kontrola plnění dohod obsažených v kolektivní smlouvě;

péče o zaměstnance:

= evidence poskytované péče; = zkoumání preferencí a požadavků; = analýza míry plnění závazných norem pro parametry pracovního prostředí;

BOZP:

= data o pracovních úrazech, nemocích z povolání,

Problémy: Pracný a časově náročný úkol = manažer nemá dostatečné pochopení;

neumějí nebo nechtějí možnosti personálního systému využívat; chybí potřebná informovanost a ochota využívat.

VYUŽITÍ POČÍTAČŮ V PODNIKÁNÍ

Zkvalitnění a zrychlenírůzných řídících aktivit

výrazně zrychlují komunikaci (přenos dat, informací, chat);

umožňují pružné zpracování získaných informací;

umožňují využít řadu modelů pro rozhodování;

usnadňují skladování rozsáhlých datových souborů.

Rozvoj nových možnostípři realizaci cílů

Moderní výpočetní a komunikační technika jako prostředek

podpory strategie podniku (inovace, změny)

Typické oblasti aplikacípočítačové a komunikační

techniky

„prodej“ služeb po internetu = e-commerce;

individuální marketing = one-to-one marketing

KONTROLNÍ OTÁZKY

1. Charakterizujte místo informačních systémů v praxi manažera

2. Jak lze vymezit požadavky manažera na počítačem řízený informační systém ?

3. Které jsou klíčové faktory rozvoje informačních systémů ?

4. Které efekty rozvoje informačních systémů jsou v práci manažera aktuální ?

5. Jak lze charakterizovat vztah manažera k informačnímu systému ?

6. Jaké jsou možnosti využití počítačů v praxi organizace veřejného sektoru ?

7. Jaké nároky na kvalifikaci manažera klade využívání informačních systémů ?

VYSOKÁ ŠKOLA FINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s.

Documents