Uuringu tulemuste tutvustamine – veebiküsitlus ja intervjuud

EL sf programm „Infoühiskonna teadlikkuse tõstmine“

Uuringu tulemuste tutvustamine –veebiküsitlus ja intervjuud

14. juuni 2011

Kuldar Aas

Koolitused ja infopäevad toimuvad Euroopa Liidu struktuurifondide programmi „Infoühiskonna teadlikkuse tõstmine“ raames, mida rahastab Euroopa Regionaalarengu Fond.Koolituste ja infopäevade tellija on Riigi Infosüsteemide Amet ja koolitused viib läbi BCS Koolitus AS

Uuringu taust

• Eesmärk– Saada ülevaade elektroonilise asjaajamise ning sellega

seotud valdkondade (e-teenused, e-arved, jne) hetkeseisust

– Elektroonilise asjaajamise arendamiseks eraldatud struktuurivahendite kasutamise seire

• Sihtgrupid: ministeeriumid, nende hallatavad asutused, maavalitsused, KOVid jt avaliku haldusega seotud organisatsioonid

• Tellija: RIA/MKM (rahastatud Euroopa Regionaalarengu Fondi poolt EL struktuurifondide programmi „Infoühiskonna teadlikkuse tõstmine“ raames)

• Täitja: Raivo Ruusalepp, Kalev Petti (F&A), Karin Oolu, Kuldar Aas

Uuringu käik

Ettevalmistus, eelintervjuud

Periood: 12 - 17.01.2011

Maht: 5 intervjuud

Veebiküsitlus

Periood: 14.02 – 8.03.2011

Maht: 224 vastanut (302 kutset)

Kvalitatiivintervjuud

Periood: aprill-mai 2011

Maht: 10 intervjuud (6 KOV, 4 riigiasutust)

Aruteluseminar - 14.06.2011

Lõpparuanne - 30.06.2011

Asutuste grupp Asutuse tüüp Asutuste

arv valimis Vastanuid Vastamis-protsent

KOV vallavalitsus 191 132 69,11%linnavalitsus 33 24 72,73%

Maavalitsus maavalitsus 15 12 80,00%

Ministeerium ministeerium 11 10 90,91%

Amet amet 23 23 100,00%inspektsioon 3 2 66,67%valitsusasutus 3 3 100,00%

Muu põhiseaduslik institutsioon

6 6 100,00%

avalik-õiguslik asutus 1 1 100,00%

riigi osalusega äriühing 2 2 100,00%

sihtasutus 7 6 85,71%

muu asutus 7 3 42,86%

Kokku: 302 224 74,17%

Veebiküsitluse valim ja vastajad

Parameeter Rühm Arv Protsent valimist

Asutuse suurus 1-10 62 28%11-25 72 32%26-100 49 22%

101+ 41 18%

Kasutatav EDHS Amphora 69 31%Postipoiss 61 27%WebDesktop 22 10%GoPro 11 5%SharePoint 10 4%

Alfresco 4 2%

Muu 18 8%Ei kasuta 25 11%

Veebiküsitluse valim ja vastajad

Uuringu teemad

• EDHSide ja digitaaldokumentide kasutamise määr

• Digitaaldokumentide loomine ja menetlemine

• Digitaalallkirja kasutamine

• Dokumentide elektrooniline vahetamine

• Dokumendihalduse ja e-teenuste seosed

• E-arvete kasutamine

• Hankedokumentide menetlemine

• Struktuurfondide vahendite kasutamine asutuse dokumenditöö arendamisel

• Elektroonilise dokumendihalduse mõju ja arendusvajadused

Digitaaldokumentide kasutamise määr

Üldhinnang digitaaldokumentide levikule

• Täiendava analüüsi käigus selgus, et digitaaldokumentide hulk asutuses sõltub peamiselt:

– Asutusevälise suhtluse mahust ja iseloomust

– Juhtkonna toetusest digitaalsele asjaajamisele

– Asutuse suurusest ja tüübist

Üldhinnang digitaaldokumentide levikule

• Võrreldes pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide osakaalu üldise (säilitustähtajast sõltumatu) jaotusega, on erinevused suured

• Põhjendusi:

– Ebaselgus seadusandluses

– Ebaselgus pikaajalise säilitamise ja arhiveerimise nõuetes, sh asutuse digitaalarhiivi puudumine

Digitaaldokumentide loomine ja menetlemine

Elektrooniliste mallide kasutamine

• Enamasti on asutuste elektroonilised mallid EDHSi välised (kontoritarkvara „põhjad“), samas on ka ligi kolmandikus asutustest juba kasutusel EDHSi sisesed mallid

• EDHSi siseste mallide kasutuselevõtt ei ole enamasti kaasa toonud täielikku loobumist EDHSi välistest mallidest

Teised digitaaldokumente menetlevad infosüsteemid

asutuses

Liideste olemasolu EDHSi ja asutuse infosüsteemide

vahel

Välised digitaaldokumente menetlevad infosüsteemid

Liideste olemasolu väliste infosüsteemidega

Dokumentide loomise ja menetlemise üldhinnang

• Asutusse saabuvate digitaaldokumentide osakaal on küllaltki väike

• Digitaalset menetlemist rakendatakse peamiselt riigiasutustes, KOVides on digitaalse menetlemise osakaal küllaltki väike

• Täisdigitaalset menetlemist ei soovita tihti rakendada juhtudel, kui menetlust algatav dokument on saadud paberkandjal ning seega ka vastuse peab edastama paberkandjal

• Küllalt palju toimub dokumentide menetlemist ka väljaspool EDHSi, peamiselt finants- ning personalisüsteemides

• Liideseid EDHSi ja teiste infosüsteemide vahel on vähe, mistõttu suur osa teistes infosüsteemides menetletavatest dokumentidest kas ei jõua EDHSi või kantakse sinna käsitsi

Dokumentide loomise ja menetlemise üldhinnang

• KOVid mainisid peamise probleemina üleminekul elektroonilisele menetlemisele vajaliku kompetentsi ning inimeste puudumist

• Paljud menetlusringid eeldavad ka väliste osapoolte (kodanike, teiste asutuste, ettevõtete) kaasamist, mistõttu on nende täielik rakendamine elektrooniliselt keeruline

• Valitseb ebaselgus digitaalse arhiveerimise osas, viimane toodi välja eelkõige paralleelse pabermenetlemise põhjusena

Digitaalallkirja, digitempli ja digitaalse kinnitusmärke

kasutamine

Digitaalallkirja kasutamise koondhinnang

• Digitaalset allkirjastamist kasutavad peaaegu kõik asutused, samas ei ole selliste dokumentide osakaal suur

• Täiendava analüüsi käigus toodi välja, et praegune digitaalse allkirjastamise lahendus ei ole piisavalt mugav neile, kes peavad dokumente hulgaliselt allkirjastama, samuti on tasuta allkirjade hulk piiratud

• Alternatiivide (digitempli ja kinnitusmärke) kasutamine ei ole laialt levinud

• Kinnitusmärke kasutamisega ollakse pigem „ootel“, soovitakse täpsemaid nõudeid ning tingimusi

Dokumentide elektrooniline vahetamine

Kanalite osakaal dokumentide asutusest edastamisel

37

35

52

19

49

25

4

32

11

34

4

31

2

19

3

18

1

21

0.4

1

0.4

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

DVK

E-post

Süsteemipõhinedokumendiedastus (nt.

eÕigus, STAR,eEdastamine, vmt.)

Paberdokumenttavapostiga või

käsipostiga

% kogu valimist

üldse mitte kuni 25% 26-50% 51-75% 76-99% 100% ei oska öelda/vastamata

Üldhinnang dokumentide vahetamisele

• Digitaalselt vahetatavate dokumentide osakaal on küllaltki suur, peamiseks dokumentide saamise ja saatmise kanaliks on e-post

• Parimas seisus on digitaalne suhtlemine asutuste vahel, kodanike ning ettevõtetega suhtlemisel on digitaaldokumentide osakaal oluliselt väiksem

• Asutused on digitaalsel suhtlusel nö aktiivsem pool: kõigi partneritega on edastatavate digitaaldokumentide hulk pisut suurem kui saabuvate hulk

• DVK kasutamine on pigem vähene, täiendava analüüsi käigus toodi põhjuseks vähene töökindlus ning ebaühtlane rakendamine teistes asutustes

• Leiti, et dokumentide digitaalne vahetamine annaks suuremat efekti ning oleks veelgi laialdasemalt kasutusel, kui oleks võimalik ka jälgida dokumendi menetlemise käiku teistes asutustes

Dokumendihalduse toetus e-teenustele

Täisdigitaalsete menetlusringidega toetatud enamkasutatavad e-teenused

27

22

9

9

7

6

6

6

4

43

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Toetused, avaldused

Elukoha teated, registreerimine

Teabenõuded

Kirjavahetus

Lepingud

Pereregister

Rahvastikuregister

Arvete saatmine, arveldamine

Majandutegevuse register

Muu

% asutustest, kel on täisdigitaalsete menetlusringidega toetatud e-teenuseid

E-teenuste kokkuvõtteks

• Teenuste osutamine elektrooniliste kanalite vahendusel on laialt levinud, vaid kümnendik asutustest ei osuta üldse e-teenuseid

• Täiendava analüüsi käigus toodi välja, et e-teenuste kasutamise soov on küllalt väike nii ettevõtjate kui ka eraisikute poolt

– Eelkõige väiksemates omavalitsustes eelistatakse personaalset suhtlust tuttava ametnikuga

• E-teenuste osutamine on väga nõrgalt seotud täisdigitaalsete menetlusringidega EDHSis

E-arvete menetlemine ja hangete teostamine

E-arvete väljastamine ja saamine

• E-arvete väljastamine

– Rohkem levinud KOVides (74% asutustest) kui ministeeriumides, ametites (30-40%)

– Automaattöötlust võimaldavaid arveid (nt. XML kujul) väljastab ligi veerand asutustest

• E-arvete saamine

– E-arveid ei aktsepteeri 14% asutustest, sh 25% ametitest

– Automaattöötlust võimaldavaid arveid aktsepteerib 35% asutustest (38% KOVidest, alla 25 % ametitest ja ministeeriumitest)

E-arvete menetlemine

Arve menetlemise viis Asutuste arv %

täisdigitaalselt (s.t. ilma arvet paberile trükkimata)

9 13,4

pool-automaatselt (nt. puudub liides EDHSi ja finantsarvestuse süsteemi vahel)

13 19,4

paberile trükituna 44 65,7

vastamata 1 1,5

Kokku: 67 100

Arendusvajadused ja probleemid

• E-arvete menetlemise osas toodi peamiste arendusvajadustena välja:

– Süsteemide arendusvajadus, sh nii EDHSi ja finantsarvestussüsteemi liidestamine asutuses kui ka e-arvete keskkonna arendamine;

– Töötajate vähene tahe ja oskus arveid elektrooniliselt menetleda

• Tihti ei ole ka selge, kas arveid peaks üldse dokumendihaldusesse hõlmama (ning EDHSis menetlema) või mitte

Hangete elektrooniline läbiviimine

• Hangete läbiviimisel kasutab digitaalset menetlemist (vähemalt ühes etapis) või loob digitaalseid dokumente 71% vastanutest (66% KOVidest, 80-90% ülejäänud asutustest)

• Enim toetatakse elektrooniliselt

– Suhtlemist pakkujatega

– Hankedokumentide koostamist

– Hankelepingu sõlmimist

• Täisdigitaalsed menetlusringid hankeprotsessi toetamiseks on olemas 8% asutustest (2 linnavalitsust ehk 1% KOVidest, 22% ülejäänutest)

Hankeetappide automatiseerimise kasulikkus

• Millist hankeprotsessi etappi soovitakse enim automatiseerida?

– Hankedokumentide koostamine

– Pakkumuste vastuvõtmine ja menetlemine

– Suhtlemine pakkujatega, küsimustele vastamine

• Suur osa asutustest loodab elektroonilisel hangete läbiviimisel uuendatud riigihangete registrile (viimane ei olnud uuringu teostamise ajal veel avalikustatud)

Struktuurfondide vahendite kasutamine dokumenditöö

arendamisel

Toetuste saamine

• Viimase kolme aasta jooksul on struktuurfondidest toetusi saanud või vastavates projektides osalenud 15% küsitluses osalenud asutustest (13% KOVidest, 40% ministeeriumidest ja 25% ametitest)

• Peamiseks saadud kasuks on märgitud:

– Digitaalallkirjaga dokumentide hulga kasv (70%)

– Digitaalse asjaajamise oskuste tõus kasutajate seas (61%)

– Suurenenud DVK kasutamine (55%)

– Digitaalse asjaajamise oskuste tõus dokumendihaldurite hulgas (55%)

– Dokumentide menetlemine on muutunud läbipaistvamaks (48%)

Toetuste mõju

• Üldiselt ollakse toetuste kasutamisega rahul ning leitakse, et sellest on olnud oluline abi asutuse dokumendihalduse arendamisel

• Üllatavalt vähe on toetusi saadud koolitamiseks ja teadlikkuse tõstmiseks, samas märgiti töötajate oskuste tõusu ühe suurima kasuna

Elektroonilise dokumendihalduse mõju ja arendusvajadused

Elektroonilise asjaajamise mõju

MõjuJah,

oluliseltJah, veidi

Pole muutnud

Pigem vastupidi

Kindlasti vastupidi

Ei oska öelda

Dokumentide menetlusringid on kiirenenud

40% 38% 11% 4% 0,4% 7%

Menetlusringides on vähem etappe 7% 27% 48% 7% 1% 10%Töötajatel kulub dokumenditööle vähem aega

19% 35% 20% 17% 1% 7%

Dokumentide menetlemine on läbipaistvam

29% 33% 18% 0,4% 0,4% 19%

Klientide kaasatus asjaajamisse on suurenenud

8% 26% 42% 1% 0% 23%

Elektroonilise asjaajamise mõju

MõjuJah,

oluliseltJah, veidi

Pole muutnud

Pigem vastupidi

Kindlasti vastupidi

Ei oska öelda

Parem liidestatus infosüsteemide vahel

13% 30% 23% 1% 0% 34%

Suurenenud digitaalselt allkirjastatud dokumentide arv

61% 34% 2% 0% 0% 3%

Digitaalse asjaajamise oskuste tõus (dok. haldurid)

48% 41% 3% 0,4% 0% 8%

Digitaalse asjaajamise oskuste tõus (kasutajad)

34% 52% 4% 0,4% 0% 9%

Elektroonilisest menetlemisest saadav kasu

• Elektroonilisest menetlemisest saadava suurima kasuna märgiti

– Menetlusprotsesside suuremat läbipaistvust (78%)

– Menetlusprotsessi kiiremat läbimist (77%)

– Menetlusetapi kiiremat läbimist (49%)

– …

– Ei tõuse mingit kasu (4%)

Arendusvajadused

• Peamiste arendusvajaduste osas toodi välja:

– Liidesed EDHSi ja teiste infosüsteemide vahel (95%)

– EDHSi arendamine (88%)

– Üleriiklikud infosüsteemid (85%)

– Muud asutuse infosüsteemid (82%)

– Eesti.ee (80%)

Kokkuvõte

Takistused ja probleemid KOVides

• Puuduv tööjõud: Korraliku digitaalse asjaajamise rakendamiseks on tarvilik spetsialisti olemasolu, kes mõistaks nii asutuse vajadusi kui ka süsteemide võimalusi

• Vähene koostöö: Nii spetsialistide puudumise kui ka asutuste ebaühtlase taseme tõttu on raske korraldada hästi toimivat koostööd nii tarkvarafirmadega kui ka teiste asutustega

• Halb ülevaade nõuetest: Digitaalset asjaajamist korraldavad nõuded on hajunud, korraliku ülevaate saamine on keeruline ning aeganõudev

Takistused ja probleemid riigiasutustes

• Kesksete nõuete ebapiisavus: Kuigi vajalik ressurss on asutustel olemas, on keeruline leida piisavalt konkreetseid nõudeid uute lahenduste hankimiseks

• Koostöö nõuete arendamisel: Uued nõuded saavad teatavaks alles peale nende jõustumist, samas on asutustel huvi osaleda ka nende koostamisel

• Dokumendihalduse infovõrgustik: Puudub ülevaade teiste asutuste poolt tehtavast, paralleelselt arendatakse sarnaseid arendusi. Informatsioon arendusplaanide osas peab olema kättesaadav kõigile huvitatud asutustele

• Koolitused nii IT spetsialistidele kui ka dok. halduritele: IT spetsialistide ning dokumendihaldurite teadmiste vahel on suur lõhe – mõlemaid tuleb teise poole aluspõhimõtete osas koolitada

EL sf programm „Infoühiskonna teadlikkuse tõstmine“

Tänan Teid!