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Contabilidad y tesorería.- Manual de usuario Página :1

Manual de usuario

CONTABILIDAD y TESORERIA


TABLA DE CONTENIDOS

Convenciones utilizadas en el manual............................................................ 4 Plan contable .................................................................................................. 5 Entrada de asientos........................................................................................ 6 Modificación de asientos................................................................................. 9 Diarios........................................................................................................... 11 Balances de comprobación y sumas y saldos .............................................. 13 Extractos de cuenta ...................................................................................... 14 Balances de Situación, Resultados y Cuadro de financiación ...................... 16 Cuentas Anuales y Cierre del ejercicio ......................................................... 19 Amortizaciones ............................................................................................. 21 Presupuestos................................................................................................ 24 Ratios y Rotaciones...................................................................................... 26 Contabilidad analítica ................................................................................... 27 • Cuentas analíticas.............................................................................. 27 • Cuentas financieras con analítica ...................................................... 28 • Asientos con analítica ........................................................................ 29 • Listados de control analítico............................................................... 31

Listados de IVA y formulario 300 .................................................................. 32 Autofacturas.................................................................................................. 32 Obtención del 347......................................................................................... 33 Procesos diversos ....................................................................................... 34 • Control de cuadre de asientos ........................................................... 34 • Punteo de apuntes ............................................................................. 35 • Eliminación de ejercicios.................................................................... 36 • Obtención de gráficos ........................................................................ 37 • Reorganización de cuentas................................................................ 38

Cartera de Cobros ........................................................................................ 39 • Ver / Modificar Cobros ....................................................................... 39 • Consolidación de efectos ................................................................... 40 • Cobro de recibos................................................................................ 42 • Aceptación de efectos........................................................................ 43 • Confección de remesas bancarias ..................................................... 45 • Comunicación de Impagados............................................................. 47 • Listados cartera cobros...................................................................... 48 • Consulta del riesgo bancario.............................................................. 49 • Cancelación del riesgo de clientes..................................................... 49

Cartera de Pagos.......................................................................................... 51 • Ver / Modificar Pagos......................................................................... 51 • Consolidación de efectos ................................................................... 52 • Aceptación de efectos........................................................................ 53 • Confección de pagarés ...................................................................... 54 • Impresión de Pagarés ........................................................................ 55 • Reimpresión de Pagarés.................................................................... 55


• Pagos a Proveedor ............................................................................ 56 • Listados cartera de Pagos ................................................................. 57

FAQ’s (Respuestas a las preguntas más comunes).................................... 58


Convenciones utilizadas en el manual clic ..... Clic con el botón izquierdo del ratón D-clic .... Clic con el botón derecho del ratón Doble-clic .... Doble Clic con el botón izquierdo del ratón


Plan contable Mediante el formulario del plan contable se podran crear, modificar y anular cuentas y subcuentas, así como efectuar listados del plan contable. Una vez posicionados en una cuenta o subcuenta y haciendo D-clic aparecerá un menú emergente que da opción a ver los acumulados de los tres últimos ejercicios así como los distintos gráficos disponibles.

Accediendo a la opción de “Copiar plan contable” se dispondrá de la opción de copiar el árbol de cuentas y subcuentas desde una empresa a otra o alimentarlo a partir de un estándar que se suministra.


Entrada de asientos Antes de entrar un asiento es importante verificar que la fecha contable es la correcta y que el tipo de asiento seleccionado es el deseado. Los tipos de asiento son parametrizables, no obstante hay cinco tipos que ya vienen generados por defecto, son los siguientes :

• Simple Asiento del tipo partida – contrapartida. Se efectúa un doble apunte (partida-contrapartida) por cada una de las partidas introducidas contra la contrapartida (primer apunte introducido) por importe igual al de cada una de las partidas.

• Múltiple Asiento del tipo múltiples partidas contra una única contrapartida

• Varios contra varios Asiento compuesto por múltiples partidas

• Ventas Asiento tipo múltiple (contrapartida = cliente contra múltiples partidas = ventas, IVA) con la peculiaridad que graba en el registro de IVA y afecta a la cartera de cobros.

• Compras Igual que el de ventas pero con proveedores y cartera de pagos


En la pestaña de IVA se refleja la afectación al registro de IVA pudiendo modificar la base, el IVA y el recargo que se reflejarán en el registro de IVA, esto es especialmente útil cuando se reciben facturas de proveedor con los importes de IVA mal calculados. Siempre que se desee modificar los importes de IVA o recargo es preciso realizarlo desde la pestaña de IVA NUNCA directamente en el apunte correspondiente ya que en ese caso no sería modificado el registro de IVA. Es al efectuar cambios en la pestaña del IVA cuando el programa intenta repercutirlos en el correspondiente apunte del IVA o del recargo, apareciendo un mensaje que avisa de tal circunstancia.

Mediante la pestaña de acumulados se dispone en todo momento de la información tanto mes a mes, como acumulada del ejercicio de la última cuenta que hemos introducido en el asiento.


Una vez procesado cada asiento se visualiza en la pestaña de ayuda el numero de asiento recien procesado así como el número de orden de IVA grabado, si el asiento implicaba grabar registro de IVA.

Cuando el tipo de asiento implica grabar apuntes de cobro o pago en las carteras, aparece antes de procesar el mismo un formulario con la forma de pago o cobro y la relación de vencimientos e importes a generar, pudiéndose modificar antes de validar el asiento. Notas : Pulsando la tecla F3 en cualquier apunte aparece directamente un extracto de la cuenta en cuestión.


Modificación de asientos −

A la modificación de asientos se puede acceder por las dos vías siguientes :

• Directamente desde el formulario Ver/Modificar asientos y haciendo un clic sobre cualquier apunte del asiento

−

− − • A través de los extractos de cuenta haciendo clic en el apunte deseado.

En este caso aparecerá una pantalla previa de consulta del asiento antes de acceder al formulario de modificación.


El formulario de modificación es prácticamente idéntico al de entrada de asientos, dando opción a validar o cancelar las modificaciones, así como a eliminar por completo el asiento.

En caso de eliminación de un asiento se elimina automáticamente el registro de IVA correspondiente (si lo hubiera), pero NO los efectos de la cartera de pagos o cobros que se hubieran podido generar al entrar el asiento. En caso de modificación de un asiento con afectación al IVA si se desea modificar la información del registro de IVA deberá efectuarse mediante la pestaña “Registro de IVA”. En ningún caso se modifican o eliminan efectos de las carteras de cobros o pagos, ello si es preciso, deberá efectuarse manualmente desde la modificación de cobros o pagos.


Diarios El formulario de obtención de diarios contiene múltiples opciones que se comentan seguidamente :

Además de seleccionar un periodo, es posible acotar, dentro de dicho periodo, un rango de números de asiento a imprimir.

Es posible introducir las sumas anteriores y el número de la primera página para poder obtener mes a mes un diario acumulativo de todo el ejercicio con arrastre de totales y numeración de páginas. También es posible obtener un resumen del diario al final o imprimir únicamente el citado resumen.


Los diarios pueden obtenerse en cualquier divisa. Con el fin de obtener los diarios definitivos con una numeración correlativa, que no tiene porque coincidir con la numeración real interna de los asientos, se puede indicar que renumere los asientos al imprimir, indicando en este caso con que número debe comenzar a numerarlos.

También pueden obtenerse diarios consolidados de distintas empresas.


Balances de comprobación y sumas y saldos Las opciones y posibilidades de ambos tipos de balance son idénticas.

Se pueden obtener a nivel grupo, agrupando los 2 y 3 primeros dígitos de cuenta de mayor, a nivel cuenta de mayor y subcuenta. Es posible obtenerlos en cualquier divisa, imprimiendo o no las líneas con saldo cero y también es posible obtener balances consolidados de distintas empresas.


Extractos de cuenta Antes de visualizar los extractos de cuenta es preciso acotar las subcuentas a consultar así como el periodo. Por defecto el formulario sugiere todo el plan contable y todo el ejercicio actual.

En este formulario inicial de selección es donde puede especificarse si se desea obtener los extractos consolidando distintas empresas. Seguidamente se detallan las opciones que aparecen en la barra de herramientas del formulario de extracto :

Volver a formulario de selección de intervalo de cuentas y fechas.

Ir al formulario de selección de opciones de visualización/impresión Mediante el formulario de opciones de impresión se puede definir que columnas, además de las fijas, queremos que aparezcan en pantalla e impresora. También se puede especificar que imprima los extractos sin efectuar salto de página entre cuentas, ello es especialmente útil cundo tenemos muchas cuentas con pocos movimientos y no deseamos utilizar una página por cuenta.


Imprimir extractos de todas las cuentas alcanzadas por la consulta actual.

Imprimir únicamente el extracto de la cuenta visible actualmente.

Barra que permite desplazarse entre las distintas cuentas hacia adelande o atrás o ir directamente a una de ellas a través del desplegable.

Si activado, la consulta muestra todas las cuentas, independientemente de si tienen ono movimientos en el periodo seleccionado.

Si activado, la consulta solo muestra cuentas con movimiento en el periodo seleccionado

En combinación con cualquiera de los dos anteriores, si activado, solo muestra las cuentas con saldo distinto de cero al final del periodo seleccionado.

Si la columna “Punteo” está presente (si está activada en el formulario de opciones de impresión) haciendo clic en dicha columna de cualquier línea de extract, aparecerá el formulario de diálogo de punteo que permitirá incluir un punteo en dicho apunte, si no lo tenía, o en caso de contener ya un punteo permitirá su eliminación.


Balances de Situación, Resultados y Cuadro de financiación

− La obtención de dichos balances se reliza mediante el formulario que se comenta seguidamente :

Para obtener un balance bastará con seleccionar el mes y año, el tipo de balance (situación, resultados o financiación), el formato a utilizar (oficial, interno, etc...) y si se desean las columnas de saldo mensual (saldos del mes en cuestión) y acumulado (saldos acumulados desde el inicio del ejercicio hasta el mes en cuestión), o las de acumulado del ejercicio anterior y del actual. Al igual que en otros balances se pueden consolidar los balances de distintas empresas. Opcionalmente pueden utilizarse centros de coste. Centros de coste Se entiende por centro de coste aquel subconjunto de cuentas cuyos 8 dígitos de subcuenta cumplen los requisitos de al menos una de las 20 posibles máscaras asociadas al centro de coste. Desde el apartado de mantenimientos se accede al mantenimiento de centros de coste, donde para cada uno de los posibles centros (Logística, comercial, fábrica, gerencia, zona norte, zona sur, etc....) se asigna un código identificativo, una descripción del mismo y hasta 20 distintas máscaras. Una máscara es un conjunto de 8 caracteres (correspondiente a las 8 posiciones de los dígitos de subcuenta) donde en cada posición puede especificarse un carácter asterisco “*” que equivale a “lo que sea” o un carácter cualesquiera.


Los caracteres distintos de asterisco serán chequeados en la misma posición en que se encuentren. Veamos un ejemplo :

−

En el anterior centro de coste (COMERCIAL) solo se tendrán en cuenta aquellas subcuentas cuyos sexto y séptimo dígitos sean igual a 88 ó 99, despreciándose todas las demás a efectos de los balances. Mantenimiento de las estructuras de balance Los balances de situación, resultados y el cuadro de financiación son totalmente parametrizables, permitiendo la generación de tantos formatos distintos para cada uno de ellos como se desee. Hay que tener en cuenta que para cada uno de ellos debe existir el formato llamado “Oficial” que es el que se utiliza en la obtención de cuentas anuales. Mediante el botón se accede al formulario que permite modificar y adecuar las estructuras de los distintos formatos de cada balance y que se comenta seguidamente.


Para mantener un balance se seleccionará en primer lugar el tipo (situación, resultados o financiación) y el formato (oficial, interno, etc...). En la parte izquierda del formulario aparecen todas las líneas de la estructura de balance, y haciendo clic en cada una de ellas se visualizan las operaciones asociadas (sumas y restas de cuentas). A cada línea se le puede asociar un identificador que contendrá los valores resultado y que podrá utilizarse en otra línea para hacer referencia a la primera. Los identificadores se identifican con el carácter @, es decir @22 hace referencia al identificador 22. Existe un identificador especial @PyG que contiene el resultado provisional del ejercicio. Cada línea de balance puede contener sumas y restas de distintas cuentas e identificadores (que se refieren a los valores totales de otras líneas). Para entender la utilidad del botón “Búsqueda de referencias cruzadas” remítase al final del manual epígrafe FAQ’s apartado 2 “El balance de comprobación está cuadrado pero el de situación y/o resultados no cuadra.”


Cuentas Anuales y Cierre del ejercicio Previo al cierre del ejercicio podrán obtenerse las cuentas anuales, para ello se seleccionará el ejercicio del cual se desean obtener, pudiendo asignarle un nombre distinto, como por ejemplo campaña 2003. Seguidamente ya se podrá desmarcar aquellos listados del punto 3 que no se deseen obtener (por ejemplo memoria o cuadro de financiación) y ya se puede lanzar la obtención de las cuentas anuales . En cualquier momento se podrán obtener mediante el punt6o 2 del formulario diarios de cierre y apertura de cualquiera de los ejercicios, pudiendo en estos consolidar distintas empresas.


Los balances de situación, resultados y cuadro de financiación se obtienen siempre a partir del formato “Oficial” que debe estar creado como una de las distintas opciones de formato de balance. Los distintos balances y diarios seleccionados se imprimiran encadenados, uno tras otro automáticamente. Mención especial merece la memoria del ejercicio, ya que este apartado de las cuentas anuales no se imprime directamente sino que genera un documento word cuyo nombre se solicita al lanzar la obtención. Cierre del ejercicio Una vez las cuentas anuales son definitivas se procederá al cierre del ejercicio que es un proceso automático que efectúa el asiento de perdidas y ganancias del ejercicio que se cierra y modifica en la empresa el ejercicio en curso.


Amortizaciones Mediante este formulario se pueden controlar las amortizaciones del inmovilizado y efectuar automáticamente los asientos de amortización.

La pantalla inicial contiene una rejilla con los distintos productos a amortizar y un signo + o – en cada uno de ellos que permite desplegar o contraer el detalle de las amortizaciones ya efectuadas. Haciendo Doble-clic sobre cualquier línea o columna del producto se accede al mantenimiento de la ficha del mismo. Las distintas opciones disponibles en este formulario son las siguientes :

o accede al mantenimiento del producto seleccionado. El mantenimiento permite dar de alta nuevos productos a amortizar así como modificar las cuentas de inmovilizado y gastos donde debe efectuarse el asiento. Al dar un alta deberá especificarse un número de meses o un porcentaje de amortización anual. Una vez iniciada la amortización de un producto no debería modificarse ni el importe a amortizar ni el plazo ya que ello podría inducir a errores en los cálculos posteriores.


o permite ir al diálogo para efectuar amortizaciones. El diálogo amortizar permite efectuar una proyección previa de los asientos que se van a efectuar en función del intervalo a amortizar y del modo en que se va a efectuar (un asiento anual o un asiento mensual).


Haciendo clic en el botón es posible efectuar un listado previo de las amortizaciones que se efectuarán, correspondientes al intervalo seleccionado.

Haciendo clic en el botón el programa procede a efectuar los correspondientes asientos. Desde el formulario principal se pueden efectuar los siguientes listados :

Listado de estado de las amortizaciones

Relación de inmovilizado contable

Relación de amortizaciones contables


Presupuestos Mediante este formulario pueden especificarse presupuestos a nivel cuenta de mayor o subcuenta.

Una vez especificado el periodo y el nivel al que se desean obtener podremos proceder a imprimir un listado o a visualizar gráficos de los distintos presupuestos. Previamente será preciso haber establecido los correspondientes presupuestos a las distintas cuentas mediante el botón de mantenimiento, el cual accede al siguiente formulario :


Los presupuestos pueden establecerse a nivel de cuenta de mayor o a nivel de subcuenta de forma excluyente, es decir, si una subcuenta tiene presupuesto, este ya no podrá especificarse a nivel de cuenta. No obstante los listados y gráficos de la evolución de los presupuestos podrán consolidarse a nivel cuenta de mayor aunque estén establecidos individualmente a nivel de subcuenta. Las distintas opciones de repartición mensual de un presupuesto son las siguientes :

• Total anual dividido entre 12 • Total anual dividido según un porcentaje de distribución automática entre

los 12 meses • Total anual distribuido según un porcentaje manual a cada mes • Presupuesto manual para cada mes

Los presupuestos pueden ser copiados de ejercicios anteriores.


Ratios y Rotaciones Se pueden especificar tantos ratios como se desee mediante el correspondiente mantenimiento.

En el mismo se establecerán las cuentas dividendo, divisor así como un posible factor multiplicador. Los ratios podrán obtenerse impresos a nivel mensual o mediante gráficos evolutivos.


Contabilidad analítica Existe un pequeño módulo que permite el control analítico de las cuentas que se desee.

• Cuentas analíticas También deberán crearse tantos conceptos analíticos como se deseen controlar. Por ejemplo Gastos Combustible Comercial, Gastos Combustible Gerencia, Gastos Combustible Logística, etc...

Ello deberá efectuarse mediante el mantenimiento de cuentas analíticas, pudiendo establecerse un presupuesto anual para cada una de ellas.

La distribución del presupuesto a lo largo del año puede ajustarse mediante las opciones:


Desde el botón se accede a la distribución automática del porcentaje, para su visualización y modificación.

El importe distribuido en los meses se puede modificar aumentándolo o disminuyéndolo según un porcentaje. Está opción se encuentra en el botón

.

• Cuentas financieras con analítica Para controlar analíticamente las cuentas, es necesario indicar qué subcuentas deben estar sujetas a imputación analítica. Ello debe hacerse desde el árbol del plan contable, accediendo a la modificación de dichas subcuentas y activando (poniendo a SI) el indicador analítica para cada una de ellas.


Para la comprobación de las asignaciones de las cuentas financieras con las analíticas existe un listado como el de la figura:

• Asientos con analítica Una vez establecidas qué subcuentas están sometidas a control analítico, y qué conceptos o cuentas analíticas, se podrá utilizar la aplicación. En la entrada y modificación de asientos, se tendrá en cuenta al introducir una subcuenta con el indicador de analítica activado, entonces se solicitará la aprobación de la distribución en cuentas analítica donde debe inputarse.


Cada vez que en la entrada o modificación de asientos se introduce una subcuenta sujeta a control analítico aparece una ventana de selección de cuenta analítica. Se muestra con los importes repartidos según su tabla de distribución, pudiéndose modificar en cada caso.


• Listados de control analítico El programa permite la obtención de los tres listados de control analítico siguientes :

• Diario analítico

• Resumen analítico

• Balance de sumas y saldos analítico


Listados de IVA y formulario 300 El formulario para la obtención de los listados de IVA es el siguiente :

Seleccionando el periodo deseado y la relación de IVA obtendremos el correspondiente listado con resumen final. Haciendo clic sobre el botón de Obtención del formulario 300 obtendremos el contenido del mismo referente al trimestre que se encuentre seleccionado.

Autofacturas La aplicación permite la obtención de las autofacturas por adquisiciones intracomunitarias. Para ello bastará con indicar la empresa, la relación de IVA asimilada (normalmente compras intracomunitarias) y el periodo.


Obtención del 347 Mediante esta opción se podrá obtener la relación de operaciones con terceros.

Una vez actualizados los datos del declarante, por empresa, se efectuará la recopilación de los datos del ejercicio indicado en la parte superior del formulario.

Dichos datos podrán visualizarse e imprimirse separando clientes y proveedores. Una vez verificada la información esta podrá ser exportada a un archivo que cumple la normativa del programa de la AEAT para poder ser integrado en el mismo, manipulado y enviado.


Procesos diversos

• Control de cuadre de asientos Existe la posibilidad de verificar que los asientos de un periodo concreto están perfectamente cuadrados.

Mediante el formulario correspondiente podremos imprimir la relación de asientos descuadrados y/o haciendo clic en cualquiera de ellos acceder a la modificación del mismo.


• Punteo de apuntes El programa contempla la posibilidad de puntear los apuntes, ello puede hacerse desde la propia opción de punteo de apuntes y desde los extractos de cuenta, siempre que la columna “punteo” esté presente (tal y como se explico en el apartado correspondiente).

El formulario de punteo permite, además de puntear, las siguientes opciones :

Ver todos los apuntes correspondientes al periodo seleccionado

Ver solo los apuntes con el punteo seleccionado del periodo seleccionado En este ultimo caso se muestran los totales de debe y haber de los apuntes que se muestran así como el saldo correspondiente.

Accede a un formulario de punteo automático de aquellos apuntes con mismo número de documento, mismo importe y signo contrario. Dicho formulario, que se muestra seguidamente, permite establecer la marca a utilizar.


−

• Eliminación de ejercicios Mediante esta opción se podrán eliminar por completo tanto ejercicios que ya no interese mantener en línea, como la totalidad de tablas y registros asociados a una empresa, de modo que desaparezca todo rastro de la misma.

Dada la gravedad que puede comportar el efectuar esta operación de forma no conveniente o accidental se solicita la introducción de la palabra “DESTRUIR” en mayúsculas paraque la operación se efectue.


• Obtención de gráficos Dentro de los procesos de ratios y presupuestos existe la opción de obtener gráficos de los mismos, al igual que desde el formulario de ver acumulados (accesible desde el plan contable) pueden obtenerse gráficos de las cuentas de mayor o subcuentas. También existe una entrada de menú que permite acceder al formulario de obtención de gráficos de subcuentas. En todos los casos los gráficos pueden ser de distinto tipo (2D-3D, líneas, barras,...etc) y referidos a informaciones diversas (evolución del saldo, totales Debe/Haber, actuales, interanuales, etc....).

Los gráficos 3D pueden ser rotados a voluntad, bastará con pulsar la tecla “Control” y sin dejar de presionarla mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y desplazar este hasta obtener el ángulo de visión deseado. En todos los tipos de gráfico la leyenda y el título son movibles, al igual que el área de dibujo del propio gráfico. Desde el formulario del gráfico es posible imprimir directamente el gráfico, pasarlo al portapapeles o guardarlo como archivo WMF (Windows MetaFile).


• Reorganización de cuentas El proceso de reorganización de cuentas mantiene la consistencia de la información acumulada de las cuentas y subcuentas respecto del contenido del histórico de apuntes de un ejercicio. Los casos en que es necesario ejecutar este procedimiento y los términos en que debe efectuarse se detallan al final del manual en el epígrafe FAQ’s.- 2 Los diarios cuadran, el control cuadre asientos no detecta ningún descuadre, sin embargo el balance de comprobación está descuadrado. ¿Qué hacer?


Cartera de Cobros La cartera de cobros diferencia fundamentalmente los tres tipos siguientes de documentos de cobro : RECIBO .- Todo aquel cobro no negociado. Talones, transferencias, ingresos en cuenta, cobros en metálico, etc... LETRA .- Todo aquel efecto negociado. Letras, recibos domiciliados, pagarés negociados, etc...

− IMPAGADO .- Todo efecto negociado o no que ha sido impagado por el cliente y que está pendiente

• Ver / Modificar Cobros El formulario de modificación de cobros parte de una multipestaña que muestra por separado los recibos, los efectos y los impagados.

Se pueden ordenar los efectos de cualquiera de las pestañas por cualquiera de las columnas haciendo un clic sobre el título de cualquier columna.


También, mediante el correspondiente botón, se puede efectuar una búsqueda acotada indicando cliente y número de recibo.

− Una vez seleccionado el efecto que se desea modificar, bién sea por búsqueda acotada o haciendo un clic sobre el efecto deseado, aparecerá un formulario con los datos del mismo que permite tanto su modificación o eliminación como la creación de un nuevo efecto.

• Consolidación de efectos Otra de las funciones del formulario de ver/modificar cobros es la consolidación de efectos.


Haciendo D-clic sobre un efecto de la rejilla aparece un menú emergente que permite ir a la modificación del efecto o efectuar una consolidación manual o automática de los distintos efectos (de cualquiera de las tres pestañas) que tenga el cliente en cuestión.

La consolidación manual permite seleccionar los recibos que se desean unificar manualmente en la rejilla superior, pasando a la inferior (color turquesa) y mostrando en todo momento el importe total del nuevo recibo así como el nuevo número de efecto y el nuevo vencimiento, pudiendo modificar los dos últimos. Seguidamente se muestra el formulario de consolidación manual :

La consolidación automática busca efectos negativos y los intenta consolidar con efectos positivos del mismo cliente, de forma que quede un único efecto positivo, tomando como vencimiento y número de recibo el de mayor importe. En este formulario solo se permite modificar el número de recibo y el vencimiento, debiendo validar la totalidad de cambios sugeridos o, en caso que no se desee efectuar la totalidad de cambios sugeridos, cancelar la consolidación e ir a efectuar una consolidación manual.


• Cobro de recibos Mediante este formulario se eliminan de la cartera de cobros aquellos efectos no negociados cobrados mediante talón, transferencia, ingreso en cuenta, metálico, etc..., efectuando los correspondientes apuntes contables. El formulario inicial contiene una rejilla en la parte superior con todos los efectos pendientes de cobro. Se pueden seleccionar recibos, efectos, impagados o todos ellos para que aparezcan en la citada rejilla. La rejilla inferior (de color turquesa) irá recibiendo todos los efectos seleccionados para procesar su cobro. La selección puede efectuarse mediante un Doble-clic en la rejilla superior, o con la selección acotada, ya comentada en el proceso anterior, mediante la cual se selecciona cliente y número de recibo, o directamente por número de recibo

−

Para cada efecto seleccionado se solicita el importe real del cobro, ya que pueden efectuarse cobros parciales de los mismos.


Una vez seleccionados todos los efectos se seleccionará la contrapartida y el tipo de asiento que se desea efectuar (simple.- uno contra uno, o múltiple todos contra uno). Finalmente haciendo clic sobre el botón “procesar” aparecerá un formulario con la afectación contable que va a efectuarse.

Las afectaciones contables de todo el circuito de cobros y pagos son enteramente parametrizables a la medida de cada instalación, si el asiento automático que aparece no se ajusta a su modo de contabilizar contacte con el departamento de soporte de Visual Software o de su distribuidor para que efectúe las correspondientes adaptaciones de los parámetros. Una vez dentro del formulario de afectación contable podemos abortar la operación pulsando la tecla <Esc> Escape.

• Aceptación de efectos


Mediante esta opción de la cartera de cobros se permite efectuar la descarga de la cuenta del cliente pasando el cobro a la cuenta de efectos a cobrar. Es un proceso totalmente opcional que no todas las empresas utilizan. La mecánica es muy similar al formulario anterior, bastará con ir seleccionando en la rejilla superior, mediante un Doble-clic, o mediante la selección acotada, aquellos efectos a aceptar, que irán pasando a la rejilla inferior (de color turquesa), quedando marcados en color rojo en la misma rejilla superior de donde han sido seleccionados.

−

Para cada efecto aceptado se solicita la confirmación del domicilio bancario


− Una vez seleccionados todos los efectos deseados y haciendo clic en el botón “validar” se procede a mostrar la afectación contable automática para su validación o cancelación.

• Confección de remesas bancarias Mediante este formulario se confeccionan las remesas bancarias en papel o soporte magnético y se efectúa la correspondiente afectación contable. Dentro del formulario principal aparece un pequeño formulario con el árbol de los bancos disponibles del cual cuelgan las distintas remesas pendientes de confirmación.

Para iniciar una sesión podemos escoger entre una de las siguientes acciones : Seleccionar un banco y remesa para su edición o confirmación. Hacer D-clic en un banco y pulsar el botón emergente de “Nueva Remesa”


Una vez abierta una remesa existente o iniciada una nueva remesa podemos ir asignando efectos a la misma, de igual modo que en formularios anteriores, haciendo Doble-clic en la rejilla superior se incorpora el efecto a la remesa, cuyo detalle de efectos aparece en la rejilla inferior (color turquesa). Haciendo Doble-clic en la rejilla inferior, el efecto deja de formar parte de la remesa y pasa a la rejilla superior para poder incluirlo en otra remesa.

Toda remesa en curso (abierta y NO confirmada) puede modificarse y puede tanto imprimirse como crear un archivo de soporte magnético tantas veces como se desee. Es decir las remesas quedan abiertas hasta su confirmación, no obstante si ya ha sido impresa o confeccionado el soporte magnético y se

Haciendo clic con el botón derecho sobre un banco aparece un botón para iniciar una nueva remesa al mismo.


intenta modificar aparece un mensaje que avisa de tal circunstancia permitiendo la modificación. Una vez completada la remesa esta podrá ser impresa y/o exportada a un archivo para su envío a la entidad bancaria mediante cualquiera de las normas que el Consejo Superior Bancario mantiene vigentes.

Una vez recibimos conformidad bancaria de la remesa procederemos a realizar su confirmación, momento en el cual se efectúa la afectación contable automática. Una vez confirmada la remesa, esta ya no aparece en el árbol de bancos y remesas, y por tanto ya no puede ser modificada. Sin embargo los efectos quedan pendientes de cancelación de riesgo de clientes hasta que pasen un determinado número de días (variable según el banco) de su vencimiento.

• Comunicación de Impagados Mediante esta opción se efectúa la comunicación de efectos impagados, pudiendo añadir al mismo los gastos bancarios originados y asignar un nuevo vencimiento, efectuando al final la correspondiente afectación contable.

Acceso al mantenimiento de bancos


En la rejilla superior aparecen todos los efectos remesados y pendientes de cancelación de riesgo de clientes. Si el efecto impagado no se encontrase en la rejilla superior, debido a que ya pasaron los días de cancelación de riesgo desde su vencimiento, este puede crearse haciendo clic en el botón “Nuevo Efecto”.

• Listados cartera cobros Todos los listados de la cartera de cobros pueden seleccionarse desde el siguiente formulario.


• Consulta del riesgo bancario Seleccionando el rango de bancos y la fecha en que se desea conocer el riego se confecciona un listado de la evolución del riesgo a partir de dicha fecha y para cada uno de los bancos seleccionados. Ello permite conocer el estado futuro de las pólizas de descuento en función de los efectos remesados.

• Cancelación del riesgo de clientes Como ya se ha comentado en las remesas bancarias, los efectos remesados y confirmados no desaparecen de la cartera. Quedan formando parte del riesgo del cliente hasta que pasan un determinado número de días, variable según el banco, del vencimiento del efecto. Para que dichos efectos, cuando se cumplen las circunstancias descritas, se den de baja de la cartera y liberen riesgo del cliente se debe ejecutar la “cancelación de riesgo de clientes” que automáticamente nos mostrará un formulario como el siguiente :


En el se muestran todos los efectos susceptibles de ser definitivamente eliminados, liberando riesgo del clientes. Bastará con hacer clic en el botón “Eliminar” para completar la operación.


Cartera de Pagos

• Ver / Modificar Pagos El formulario previo a la modificación de pagos es una rejilla que contiene todos los pagos pendientes a proveedor. Haciendo clic sobre el título de cualquier columna los pagos se ordenan automáticamente por el contenido de la misma.

Para modificar un pago bastará con hacer D-clic sobre cualquiera de los pagos o efectuar una selección acotada entrando el cliente y efecto o simplemente el número de efecto. Se accederá entonces a la siguiente pantalla que permitirá tanto la modificación del cualquiera de los datos, como su eliminación e incluso la creación de un nuevo pago


−

• Consolidación de efectos Otra de las funciones del formulario de ver/modificar pagos es la consolidación de efectos. Haciendo D-clic sobre un efecto de la rejilla aparece un menú emergente que permite ir a la modificación del efecto o efectuar una consolidación manual o automática de los distintos efectos que tenga el proveedor en cuestión.

La consolidación manual permite seleccionar los pagos que se desean unificar manualmente en la rejilla superior, pasando a la inferior (color turquesa) y mostrando en todo momento el importe total del nuevo pago así como el nuevo número de efecto y el nuevo vencimiento, pudiendo modificar los dos últimos. La consolidación automática busca efectos negativos y los intenta consolidar con efectos positivos del mismo proveedor, de forma que quede un único efecto positivo, tomando como vencimiento y número de recibo el de mayor importe. En este formulario solo se permite modificar el número de recibo y el vencimiento, debiendo validar la totalidad de cambios sugeridos o, en caso que no se desee efectuar la totalidad de cambios sugeridos, cancelar la consolidación e ir a efectuar una consolidación manual.


• Aceptación de efectos La aceptación de pagos permite pasar los efectos a la cuenta de efectos a pagar descargando las cuentas de proveedores.


De forma análoga al resto de formularios aparece una rejilla superior con todos los pagos pendientes y a medida que vamos haciendo Doble-clic en los deseados, o realizando selección por acotación, van apareciendo en la rejilla inferior todos los pagos a aceptar. Al validar la operación se efectúa la afectación contable con el asiento correspondiente.

• Confección de pagarés En el formulario de confección de pagarés se seleccionan todos aquellos pagos pendientes, susceptibles de emitir pagaré, de los que se desea emitir pagaré o talón.

De forma análoga a los formularios de carteras se seleccionan en la rejilla superior o mediante el botón de selección acotada los pagos que van alimentando la rejilla inferior (color turquesa) que recoge todos los pagarés pendientes de impresión.


• Impresión de Pagarés Mediante este formulario se procede a imprimir los pagarés pendientes seleccionados mediante el proceso anterior.

Para ello se irán seleccionando los distintos bancos emisores, uno a uno, indicando si vamos a imprimir pagaré o talón así como el número real del primer documento que colocamos en la impresora. Automáticamente el proceso imprimirá todos los pagos pendientes seleccionados en el anterior proceso correspondientes al banco seleccionado. Una vez impresos los pagos dejan de estar en estado pendiente de impresión y si se desea reimprimirlos deberemos ir directamente al formulario que se explica a continuación. Opcionalmente, en función de los parámetros, se efectuará la afectación contable del pago.

• Reimpresión de Pagarés Mediante este formulario se podrán reimprimir aquellos pagarés que se desee.


Se seleccionará el banco y se podrá acotar por número real de documento ya emitido o por el número interno de pago, pudiendo conservar el número real de documento o asignar uno nuevo.

• Pagos a Proveedor Con este formulario se efectuaran los pagos a proveedor eliminando los pagos efectuados de la cartera y efectuando la correspondientes afectación contable. El funcionamiento del formulario es el habitual en la cartera, con dos rejillas, una en la parte superior de la pantalla que tiene todos los pagos pendientes y otra en la inferior (color turquesa) con los pagos seleccionados para su contabilización. La forma de selección de los pagos puede ser mediante un Doble-clic en la rejilla superior o mediante el botón de selección acotada por proveedor y/o número de documento. Seguidamente se muestra el formulario de pagos :


• Listados cartera de Pagos Todos los listados de la cartera de pagos a proveedor se pueden seleccionar en la siguiente pantalla :


FAQ’s (Respuestas a las preguntas más comunes)

1. Los diarios cuadran, el control cuadre asientos no detecta ningún descuadre, sin embargo el balance de comprobación está descuadrado. ¿Qué hacer?

Cada asiento que se procesa, modifica o elimina actualiza los acumulados de debe y haber de las cuentas y subcuentas implicadas tanto a nivel del mes en cuestión, como a nivel total del ejercicio. Todo y que estos procesos suelen efectuarse bajo una transacción, a veces se detectan faltas de consistencia entre la información del diario y los acumulados de las cuentas. Para resolver esta inconsistencia es necesario efectuar una “Reorganización del plan contable”. Solo se activará la casilla “Recalcular SALDOS INICIALES” si realmente el ejercicio anterior está completo y en únicamente en caso que se detecten errores en los saldos iniciales de algunas cuentas.

2. El balance de comprobación está cuadrado pero el de situación y/o resultados no cuadra.

Los balances de situación, resultados y el cuadro de financiación, tanto oficiales como internos o cualquiera otro que se haya generado son totalmente paramétricos.


Ello implica que en cada línea de la estructura de balance deben indicarse que cuenta o cuentas intervienen. Si los balances no cuadran o son incorrectos, teniendo los diarios y los balances de comprobación perfectamente cuadrados es muy probable que alguna cuenta no conste en la estructura del balance de situación y/o resultados. Para efectuar una rápida comprobación bastará con ir al formulario de balances ...

hacer clic sobre el botón de “Mantenimiento” ...


seleccionar el tipo de balance y el formato a verificar y hacer un clic sobre el botón de “Búsqueda de referencias cruzadas” ...

obtendremos una relación de todas las cuentas del plan contable no reflejadas en la estructura del balance, diferenciando aquellas cuyo saldo es cero, y por tanto no afectan al resultado final, de las que si están afectando por el hecho de no estar presentes. Como puede apreciarse nos indica todas las cuentas inexistentes, independientemente de que sean de balance o transitorias, así pues en el ejemplo las cuentas 600 y 700 son inexistentes pero es lógico que no consten en la estructura ya que se trata del balance de situación.

3. El asiento automático que genera la aplicación en algún apartado de las carteras de cobros o pagos no se ajusta a mis necesidades de contabilización.

Las afectaciones contables de todo el circuito de cobros y pagos son enteramente parametrizables a la medida de cada instalación, si el asiento automático que aparece no se ajusta a su modo de contabilizar contacte con el departamento de soporte de Visual Software o de su distribuidor para que efectúe las correspondientes adaptaciones de los parámetros.


(Ejemplo de formulario de asiento automático resultado de una afectación contable de

cobro de recibos)

Usua Rio v Conta

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