1 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES INFORME DE PASANTÍA AUXILIAR DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS EN EL ÁREA DE PMO EN EL PROYECTO DE INTERVENTORIA: “DISEÑO DE LINEAS DE TRANSMISIÓN Y SUBESTACIONES ELÉCTRICAS EN EL ÁREA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA” JOHN FREDY ORDOÑEZ PADILLA BOGOTÁ D.C., 2017
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UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD
TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES
INFORME DE PASANTÍA
AUXILIAR DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
EN EL ÁREA DE PMO EN EL PROYECTO DE INTERVENTORIA: “DISEÑO DE
LINEAS DE TRANSMISIÓN Y SUBESTACIONES ELÉCTRICAS EN EL ÁREA
METROPOLITANA DE BUCARAMANGA”
JOHN FREDY ORDOÑEZ PADILLA
BOGOTÁ D.C., 2017
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UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES
INFORME DE PASANTÍA PARA OPTAR AL TÍTULO DE
TECNÓLOGO EN CONSTRUCCIONES CIVILES
PASANTE JOHN FREDY ORDOÑEZ PADILLA C.C. 1 033 767 286
TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES
TUTOR
ING. HERNANDO VILLOTA
BOGOTÁ D.C., 2017
3
Nota de aceptación
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Presidente del jurado
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Jurado
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Jurado
Bogotá, Septiembre de 2017
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CONTENIDO
Pág.
RESUMEN 7
INTRODUCCION 8
3. OBJETIVOS 9
3.1 OBJETIVO GENERAL 9
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 9
4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACION 10
5. MARCO CONCEPTUAL 11
5.1 INTERVENTORIA 11
5.1.1 Interventoría de proyecto 11
5.1.2 Interventoría durante la construcción 11
5.1.3 Interventoría técnica 12
5.1.4 Interventoría administrativa 12
5.1.5 Interventoría legal 12
5.1.6 Interventoría financiera 12
5.1.7 Interventoría ambiental 13
5.1.8 Interventoría social 13
5.2 REGULACIÓN DE LA INTERVENTORÍA EN COLOMBIA 13
6. DESCRIPCIÓN DE LA COMPAÑÍA 14
6.1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA 14
6.2 MISIÓN 14
6.3 VISIÓN 15
6.4 SISTEMA DE GESTIÓN – POLITICA INTEGRAL 15
6.5 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 15
6.6 EXPERIENCIA – ÁREAS DE TRABAJO O SERVICIOS 16
6.6.1 Subestaciones 16
6.6.2 Líneas de transmisión 16
5
6.6.3 Infraestructura 17
6.6.4 Estructuras metálicas 17
6.6.5 Interventoría 17
6.6.6 Estudios y asesorías 18
7. ACTIVIDADES 19
7.1 DESCRIPCIÓN DE LA PASANTÍA 19
7.2 SITIO DE DESARROLLO DE LA PASANTÍA 19
7.3 ACTIVIDADES 19
7.3.1 Actividades diarias 19
7.4 MARZO 22 AL 28 DE 2017: 20
7.5 MARZO 29 AL 04 DE ABRIL DE 2017: 21
7.6 ABRIL 05 AL 11 DE 2017: 22
7.7 ABRIL 12 AL 18 DE 2017: 23
7.8 ABRIL 19 AL 21 DE 2017: 24
8. FUNCIONES 25
8.1 CRONOGRAMA 25
8.2 LISTA DE ENTREGABLES 25
8.3 GESTIÓN DE RESPUESTA 25
8.4 ARCHIVO 25
8.5 REDACCIÓN E INFORMES 26
9. ÁNALISIS 27
10. APORTE DEL PASANTE 28
11. CONCLUSIONES 31
12. RECOMENDACIONES 33
13. BIBLIOGRAFIA 34
ANEXOS 35
6
LISTA DE ILUSTRACIONES
Pág.
1 Organigrama Ingeniería y Diseño INGEDISA S.A. 16
2 Hoja de Excel seguimiento de entregables 29
3 Hoja de Excel seguimiento de entregables 2 30
7
RESUMEN
El trabajo de grado en modalidad de pasantía del estudiante John Fredy Ordoñez
Padilla se llevó a cabo en la empresa INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA S.A.
ubicada en la ciudad de Bogotá D.C. ejerciendo como Auxiliar de Gestión
Documental y Seguimiento en el área de PMO.
El pasante tuvo como función apoyar en la realización del seguimiento del
cronograma de actividades y el listado de entregables para cada uno de los
subproyectos del contrato realizando su actualización diaria, así mismo realizó la
organización documental general del proyecto en plataformas digitales, de la misma
manera gestiono la capacidad de respuesta por parte de la interventoría a los
documentos entregados por el diseñador con el fin de cumplir con lo pactado en el
contrato y no generar atrasos que puedan afectar el desarrollo del proyecto.
A partir del trabajo continuo del pasante se logró desarrollar una herramienta
práctica para obtener información acerca de la trazabilidad de los documentos
establecidos en la lista de entregables , el pasante creó una base de datos en la
plataforma Excel donde estableció los documentos entregables para cada
subproyecto del contrato, brindando información de la cantidad de revisiones,
fechas de entrega y respuesta, tanto programadas como reales y estado del
documento de manera simplificada, facilitando la búsqueda de esta información.
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INTRODUCCIÓN
Para verificar el cumplimiento de la realización efectiva de la ejecución de proyectos
de construcción desde su diseño, es necesario que cuente con un proceso de
supervisión por parte de un tercero, esta función se conoce como Interventoría. La
interventoría tiene como función velar, exigir y controlar el cumplimiento contractual
previamente establecido desde áreas específicas en temas técnicos,
administrativos y financieros.
La empresa INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA S.A, empresa dedicada a la
Consultoría, Diseño e Interventoría en Ingeniería Civil y Eléctrica, actualmente
trabaja en procesos de interventoría de diseño, montaje, pruebas y puesta en
servicio de líneas de transmisión y subestaciones, las cuales comprenden
actividades tanto de ingeniería civil como de ingeniería eléctrica, brindando servicio
de verificación y seguimiento en diferentes proyectos para beneficio de las
organizaciones contratantes y de la comunidad en general.
Para la realización efectiva de una interventoría de diseño de un proyecto de líneas
de transmisión y subestaciones eléctricas, las actividades y documentos
entregables son de vital importancia ya que el concepto de la interventoría recae
sobre ellos a partir de las revisiones a estos respectivos informes, es por esto el
valor agregado que incurre sobre el proceso del seguimiento y trazabilidad de
ejecución de la lista de entregables y cronogramas de actividades para cada
proyecto.
Las tareas y actividades realizadas por el pasante tuvieron como finalidad brindar
apoyo en la gestión de proyectos en los procesos mencionados anteriormente,
durante el periodo comprendido desde el 22 de marzo del 2017 hasta el 21 de abril
de 2017 en INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA S.A.
El presente documento proporciona información acerca del periodo de pasantía,
actividades realizadas por el pasante, desempeño y aportes como auxiliar de
gestión documental en el área PMO Oficina de Gestión de Proyectos, realizando
actividades como actualización de cronogramas, seguimiento de lista de
entregables, medición de gestión de respuesta entre otros. El desarrollo de la
pasantía como modalidad de trabajo de grado, requerido para la culminación de la
carrera de Tecnología en Construcciones Civiles, comprende un periodo de 192
horas distribuidas en 48 horas semanales, desde el 22 de marzo hasta el 21 de abril
del 2017.
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3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Realizar pasantía en el cargo de auxiliar de gestión documental y de seguimiento
en el área de PMO Oficina de Gestión de Proyectos en la empresa INGENIERÍA &
DISEÑO INGEDISA S.A en el proyecto de interventoría “Diseño de líneas de
transmisión y subestaciones eléctricas en el área metropolitana de Bucaramanga”
para el cliente Electrificadora de Santander S.A. E.S.P.
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Actualizar los diferentes cronogramas establecidos para los diseños de las líneas
de transmisión y subestaciones eléctricas.
• Contribuir en la revisión de documentos entregables emitidos por el diseñador.
• Apoyar en la realización de seguimiento y trazabilidad correspondiente a la lista
de documentos entregables establecidos para los diseños de las líneas de
transmisión y subestaciones eléctricas.
• Organizar la documentación relacionada con el proyecto de Interventoría de
diseño.
10
4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIÓN
El buen desarrollo de una interventoría de diseño parte desde la eficiencia del
diseñador en sus estudios, informes y actividades realizadas, el rol de la
interventoría parte desde los documentos entregables presentados por el diseñador
con el fin de emitir concepto sobre ellos, es decir si cumplen o no cumplen con lo
establecido según normatividad y contractualmente.
Un proyecto realmente funcional debe estar estructurado desde su planeación con
un conjunto de actividades a realizar y documentos formales a entregar que validen
su gestión realizada en este caso particular como diseñadores, la interventoría
permite velar por el buen desarrollo y cumplimiento de las actividades realizadas
por el diseñador de ahí parte la importancia del cumplimiento en la emisión de
concepto a los documentos de avance del proyecto.
La empresa INGENIERIA & DISEÑO INGEDISA S.A. carecía de un seguimiento y
trazabilidad correcto de cronogramas de actividades con sus respectivos
documentos entregables para el proyecto en particular de interventoría: “DISEÑO
DE LINEAS DE TRANSMISION Y SUBESTACIONES ELECTRICAS EN EL AREA
METROPOLITANA DE BUCARAMANGA” esto no le permitía tener claridad general
o específica sobre esta información para fines pertinentes durante el desarrollo del
contrato.
El estudiante en su calidad de pasante en la empresa INGENIERIA & DISEÑO
INGEDISA S.A. en el cargo de Auxiliar de gestión documental y de seguimiento
identifico la situación presentada referente a las revisiones de los documentos y
realizo una propuesta a partir del desarrollo de una base de datos alimentada con
la información de los documentos, que además de mostrar la cantidad de revisiones
de cada informe también logra determinar la gestión de respuesta por parte de la
interventoría junto con un análisis general de avance del proyecto en cuanto a
ejecución y costo teniendo en cuenta que él se efectúa el pago en el contrato en
base a la aprobación de documentos entregables.
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5. MARCO CONCEPTUAL
5.1 INTERVENTORIA
Se define interventoría como la acción ejercida por una empresa, profesional o
persona jurídica calificada, para realizar el control de la ejecución de un proyecto
ya sea de construcción o arquitectónico.
El objetivo de la Interventoría consiste en coadyuvar y controlar que el Contratista
de obra durante la ejecución de su contrato se ciña a los plazos, términos, y demás
condiciones contractuales, garantizando la eficiente y oportuna inversión de los
recursos establecidos.1
El interventor actúa como representante de la entidad contratante durante todas las
etapas del proyecto.
Según Vladimir Silva “Para garantizar el cumplimiento del objeto contractual en
términos de eficiencia, eficacia y economía, se requiere realizar un examen
permanente a través de la figura del interventor o supervisor para cada contrato,
que ejerza un control autónomo, antes, en y después del proceso.” 2
5.1.1 Interventoría del proyecto:
La interventoría del proyecto se encarga de la asesoría al contratante durante el
diseño del proyecto y estudios previos para que de esta forma se cumpla con las
condiciones y requisitos que el cliente propone y este dentro del alcance del cual
dispone el cliente. El interventor tiene la voluntad de hacer revisar los estudios y
proyectos técnicos por especialistas, en donde el costo es responsabilidad del
propietario.
5.1.2 Interventoría durante la construcción:
Dentro de su alcance se encuentran las funciones técnicas y administrativas, las
cuales se complementan durante la construcción o ejecución del proyecto. Siendo
así, estas dos tareas deben realizarse por la misma entidad o profesional.
1 INVIAS, Manual de interventoría de obras públicas,2016 Disponible en: https://www.invias.gov.co/index.php/archivo-y-documentos/documentos-tecnicos/5566-manual-de-interventoria-2016-1 2 SILVA, Vladimir. La Interventoría. Modelo de Control/ Anticorrupción. En: Blogs Portafolio. (Agosto.,2017) Disponible en: http://blogs.portafolio.co/buenas-practicas-de-auditoria-y-control-interno-en-las-organizaciones/la-interventoria-modelo-control-anticorrupcion/