-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
1
INDICE
PGINAS 1.- La organizacin de entidades pblicas y privadas
................................................. 3
1.1.- Empresa pblica y empresa privada
...................................................................................................................
3
1.1.1.- Empresa pblica
..................................................................................................................................................
3
1.1.2.- Empresas privadas
.............................................................................................................................................
3
1.1.3.- Principales diferencias entre la empresa pblica y la
privada .......................................................
4
1.2.- Elementos de la empresa
.........................................................................................................................................
4
1.3.- Clases de empresa
.......................................................................................................................................................
5
1.3.1.- Segn la propiedad del capital
......................................................................................................................
5
1.3.2.- Segn su tamao
..................................................................................................................................................
5
1.3.3.- Segn el sector donde realice su actividad
..............................................................................................
6
1.3.4.- Segn su forma jurdica
....................................................................................................................................
7
1.3.5.- Segn su mbito de aplicacin
......................................................................................................................
9
1.4.- Funciones de las empresas. Jerarqua
................................................................................................................
9
1.5.- La funcin administrativa
.....................................................................................................................................
10
1.5.1.- Definicin y objetivos
.....................................................................................................................................
10
1.6.- La estructura de la empresa
.................................................................................................................................
12
1.6.1.- Concepto de organizacin
............................................................................................................................
12
1.6.2.- Principios de organizacin.
..........................................................................................................................
13
1.6.3.- La organizacin formal e informal
...........................................................................................................
14
1.7.- Los departamentos
..................................................................................................................................................
15
1.7.1.- Tipos de departamentos
...............................................................................................................................
15
1.7.2.- Criterios para la asignacin de actividades a los
departamentos ............................................. 15
1.7.3.- Relacin interdepartamental
......................................................................................................................
16
1.8.- El organigrama: requisitos, descripcin y objetivos
.................................................................................
17
1.8.1.- Clases de organigramas
.................................................................................................................................
17
1.8.2.- Ventajas e inconvenientes de los organigramas
................................................................................
18
1.9.- Organizacin del entorno fsico del espacio de acogida
..........................................................................
19
1.9.1.- Condiciones medioambientales
.................................................................................................................
19
1.9.2.- Disposiciones y tipos de materiales auxiliares
...................................................................................
21
1.9.3.- Mobiliario
............................................................................................................................................................
22
1.10.- Organizacin bsica del Estado y la Unin Europea
...............................................................................
23
1.10.1.- Administracin Central o General del Estado
...................................................................................
23
1.10.2.- Administracin autonmica
.....................................................................................................................
24
1.10.3.- Administracin local
....................................................................................................................................
25
1.10.4. Unin Europea. Referencia histrica y fundamentos
.....................................................................
27
2.- La organizacin de los recursos humanos
........................................................... 30
2.1.- La organizacin en actividades de apoyo administrativo
.......................................................................
30
2.1.1.- Criterios de organizacin y coordinacin
.............................................................................................
30
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
2
2.1.2.- Procedimientos de trabajo
...........................................................................................................................
31
2.1.3.- Indicadores de calidad de la organizacin
............................................................................................
32
2.1.4.- Pautas para la obtencin de resultados
.................................................................................................
32
2.2.- Los grupos
....................................................................................................................................................................
33
2.2.1.- Elementos y estructura de los grupos de trabajo
..............................................................................
35
2.2.2.- Clasificacin de los grupos
...........................................................................................................................
37
2.3.- Fases y comportamientos del trabajo en equipo o en grupo
................................................................
37
2.3.1.- La identificacin del grupo: el ideal del grupo
....................................................................................
38
2.3.2.- Las normas del grupo de trabajo
...............................................................................................................
38
2.3.3.- Los papeles en el grupo: los roles. Funciones del
coordinador del grupo, nivel de tarea y
de relacin
.........................................................................................................................................................................
39
2.3.4.- El poder y la cohesin del grupo
...............................................................................................................
42
2.3.5.- Ventajas e inconvenientes del trabajo en equipo
..............................................................................
42
2.3.6.- Finalidad de las tcnicas de dinmica de grupo
.................................................................................
43
2.3.7.- Factores que modifican la dinmica de grupo
....................................................................................
44
2.4.- El trabajo en grupo en actividades de apoyo administrativo
................................................................
45
2.4.1.- Caractersticas y funciones de un grupo de trabajo de
apoyo administrativo tipo. Grado
de participacin
..............................................................................................................................................................
45
BIBLIOGRAFA
...................................................................................................
47
ENLACES DE INTERS
..........................................................................................
47
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
3
1.- La organizacin de entidades pblicas y privadas
1.1.- Empresa pblica y empresa privada
En la actualidad, conviven distintos tipos de empresa, en funcin
de diversas va-riables de anlisis, que constituyen el pilar
fundamental para el desarrollo econmico de un pas. No obstante, los
dos grandes grupos que coexisten son las empresas pblicas y
privadas, aunque cabe hacer mencin a un grupo minoritario, que
engloba a ambas y que se conoce como empresas mixtas.
1.1.1.- Empresa pblica
Se pueden definir las empresas pblicas como aquellas que son
creadas por el Es-tado y son de su propiedad, ya sea en un mbito
nacional, regional o local. La Unin Europea afina ms el concepto de
empresa pblica, definindola como cualquier empre-sa en la que los
poderes pblicos realicen de forma directa o indirecta una
influencia dominante sobre la propiedad, la participacin financiera
o las normas.
Algunas de las principales empresas pblicas nacionales
El objetivo principal de las empresas pblicas es conseguir que,
mediante el desa-rrollo de su actividad, logren un bien social para
la poblacin.
1.1.2.- Empresas privadas
Por el contrario, una empresa privada es una organizacin de
duracin desconoci-da cuya finalidad es la obtencin de beneficios
monetarios tras satisfacer mediante ser-vicios o productos las
necesidades de los consumidores.
Algunas de las empresas privadas ms conocidas a nivel
mundial
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
4
Las caractersticas principales de la empresa privada son:
Es una entidad autnoma que se caracteriza por crear bienes y
servicios a partir de la combinacin de distintos elementos (factor
humano, materia prima, etc.), to-do ello bajo la direccin y
supervisin del empresario.
Es una entidad compleja en la que se combinan un conjunto de
bienes, derechos y obligaciones con la finalidad inmediata de
producir bienes y servicios para lucrar-se con su venta.
1.1.3.- Principales diferencias entre la empresa pblica y la
privada
La principal diferencia entre una empresa pblica y privada
radica en que la em-presa pblica pertenece al sector pblico,
mientras que la privada pertenece a una per-sona fsica o
jurdica.
A diferencia de la empresa privada, la pblica no pretende
maximizar sus benefi-cios, sino que busca el inters general de la
poblacin.
En cuanto a la toma de decisiones, en la empresa pblica, las
decisiones las impo-ne el Estado y, en la privada, el empresario.
No obstante, una empresa privada puede pasar a ser pblica, mediante
la nacionalizacin, y viceversa, mediante la privatizacin. En la
actualidad, a causa de la crisis, los pases tienden a privatizar
empresas pblicas con el fin de aminorar su endeudamiento.
1.2.- Elementos de la empresa
Independientemente de que una empresa sea pblica o privada,
cualquier organi-zacin est compuesta por unos elementos.
Dichos elementos componen el conjunto de herramientas que le
facilitan a la em-presa cumplir sus objetivos y desarrollar su
actividad. Se dividen en dos grandes gru-pos: Factores activos y
Factores pasivos.
Los pasivos de la empresa se corresponden a aquellos cuya
caracterstica es la es-casez o la disposicin limitada y que
normalmente identificamos como capital. Dentro de esos elementos
pasivos se puede incluir el capital financiero (recursos
financieros) y el capital tcnico, este ltimo comprende las
inversiones tcnicas, bienes de equipo, materiales, mercancas o la
tecnologa que posee la empresa.
En cuanto al activo de la empresa, est formado por el capital
humano. En prin-cipio, los factores activos son menos limitados al
poder desarrollarse mejor con una
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
5
correcta direccin de esos recursos humanos e incluyen a todos
aquellos que de una u otra manera forman parte de la empresa
(propietarios, directivos, empleados, ...)
Hay un tercer tipo de factor que sirve de complemento a los dos
anteriores, la or-ganizacin. La organizacin es el conjunto de
relaciones de autoridad, de coordinacin y de comunicacin entre los
valores activos y los pasivos de la empresa y es la clave que
determina el idneo aprovechamiento de los recursos para lograr los
objetivos de la empresa.
1.3.- Clases de empresa
Aunque se han analizado dos tipos de empresa, existe una
diversidad ms amplia en funcin del criterio que se utilice papara
su clasificacin. Por ello, hay tantas empre-sas como criterios se
usen. Los criterios ms utilizados para clasificar las empresas
son:
Segn la propiedad del capital: pblica, privada y mixta.
Segn su tamao: microempresa, pequea empresa, mediana empresa y
gran empresa.
Segn el sector donde realice la actividad: primaria, secundaria
y terciaria.
Segn su forma jurdica: individual o societaria. Segn su mbito de
actuacin: internacional, nacional, regional y local.
1.3.1.- Segn la propiedad del capital
Como se ha visto, en funcin de que el capital est en manos
pblicas o privadas existen:
Empresas pblicas: el capital pertenece al Estado, las
Comunidades Autno-mas, los Ayuntamientos, etc.
Empresas privadas: la propiedad de la empresa est en manos
privadas, que corresponde con una persona fsica o jurdica.
Empresas mixtas: la propiedad de la misma est compartida entre
particulares y organismos pblicos.
1.3.2.- Segn su tamao
Se puede hacer una distincin segn el tamao de la empresa entre
microempresa, pequea, PYME y gran empresa. El tamao de la empresa
se puede establecer en fun-cin de los criterios de cifra de negocio
anual, nmero de trabajadores y volumen de activo anual.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
6
1.3.3.- Segn el sector donde realice su actividad
Existen tres tipos de actividad econmica en una sociedad:
primaria, secundaria y terciaria. Cuanto ms desarrollada es una
economa, ms importancia abarca el sector terciario. La clasificacin
de una actividad en un determinado sector viene determinada por la
Clasificacin Nacional de Actividades Econmicas (CNAE), quedando de
la si-guiente manera:
Sector primario: comprende aquellas actividades que se dedican a
la extrac-cin de los recursos naturales, destinndolos al consumo o
a la comercializa-cin. Este grupo estara compuesto por la
agricultura, la ganadera, la pesca, la minera, etc.
Sector secundario: hace referencia a las actividades ligadas con
la industria y la produccin, es decir, las empresas que transforman
los recursos del sector primario.
Sector terciario: formado por aquellas empresas que prestan
servicios tales como el trasporte, el turismo, etc.
En la actualidad se est incluyendo un nuevo sector formado por
los servicios al-tamente intelectuales, tales como innovacin,
desarrollo, investigacin, etc. Dicho sec-tor es conocido como
sector cuaternario.
El siguiente grfico muestra la evolucin de la poblacin ocupada
por sectores de actividad entre los aos 1900 y 2010.
Se observa que la ocupacin en el sector primario ha ido en
detrimento a favor de la del sector terciario. En la actualidad, la
ocupacin del sector primario no alcanza el 10%, mientras que el
sector terciario supera el 70%.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
7
El sector secundario alcanza su punto mximo en el ao 1970, a
causa de las revo-luciones industriales.
1.3.4.- Segn su forma jurdica
Segn su forma jurdica, existen empresas individuales (formadas
por personas fsicas que responden de manera ilimitada con su
patrimonio) y societarias (formadas por personas jurdicas, tales
como las sociedades annimas, limitadas, etc.).
Con la entrada en vigor de la Ley 14/2013, el emprendedor
persona fsica, podr limitar su responsabilidad por las deudas que
traigan causa del ejercicio de su actividad empresarial o
profesional, mediante la asuncin de la condicin de , tal como se
regula en los artculos 7 al 12 de la citada Ley. A continuacin, se
muestra un esquema con los tipos ms frecuentes de empresa
individual y societaria.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
8
PER
SON
ALI
DA
D F
SIC
A
El propio empresario propietario adquiere bienes, responde ante
las deudas con todo su patrimo-nio personal. Debe ser mayor de 18
aos y no estar incapacitado.
Empresario individual: Es una persona (empresario-propietario)
que realiza de forma habitual, bajo su propia direccin y
organizacin, una actividad comercial, industrial o profesional. La
constitucin y la ges-tin de la empresa recaen sobre una persona.
Responde ante las deudas con todo su patrimonio personal.
Sociedad Civil: Esta forma jurdica se basa en un contrato
establecido entre los socios que forman la sociedad, por el cual se
obligan a poner en comn dinero, bienes o industria con el objetivo
de repartirse las ga-nancias. Tanto las ganancias como las prdidas
se reparten entre los so-cios en la proporcin acordada por los
mismos (generalmente segn la aportacin de cada socio).
Comunidad de bienes: Esta forma jurdica de personalidad fsica se
basa en un contrato por el cual dos o ms personas comparten
exclusi-vamente una determinada propiedad, pero no aportan ni
dinero ni traba-jo a la empresa.
PER
SON
ALI
DA
D JU
RD
ICA
La empresa adquiere plena capa-cidad para poseer bienes,
con-traer deudas, etc. Debe ser inscri-ta en el Registro Mercantil
o en el Registro de Sociedades Coope-rativas (en el caso de
Cooperati-vas), o en el Registro Adminis-trativo de Sociedades
Laborales.
Sociedades mercantiles
Sociedad Colectiva: Es una sociedad mercantil cuyos socios
aportan capital y trabajo. Las caractersticas de este tipo de
sociedades son:
La gestin recae en alguno de los socios colectivos y las
decisiones suelen adoptarse de comn acuerdo.
Los socios, tanto colectivos como industriales, parti-cipan de
los beneficios segn la aportacin de capital y el trabajo realizado.
En las prdidas solo participan los socios colectivos, salvo pacto
expreso.
La sociedad se disuelve tras el fallecimiento de al-guno de los
socios.
Sociedad Comanditaria: Sociedad mercantil en la que se
identifican dos tipos de socios:
Socios colectivos: aportan capital y gestionan la so-ciedad, al
igual que en la S. Colectiva.
Socios comanditarios: aportan capital exclusiva-mente y no
intervienen en la gestin.
Sociedad de Resp. Limitada: Sociedad mercantil de carcter
capitalista, constituida con aportaciones en dinero de los so-cios.
El capital social de la empresa est dividido en
partici-paciones.
Sociedad Annima: Sociedad mercantil de carcter capitalis-ta,
constituida con aportaciones en dinero de los socios. Se dirige a
medianas y grandes empresas, sin lmite de socios. El capital social
de la empresa est dividido en acciones
Sociedades mercantiles especiales
Sociedad Laboral: Sociedades mercantiles caracterizadas
fundamentalmente por que al menos el 51% del capital social es
propiedad de los trabajadores que prestan en ellas servi-cios
retribuidos en forma personal y directa.
Sociedad Cooperativa: Las Cooperativas de trabajo son aquellas
empresas que asocian autnomamente a personas fsicas o jurdicas, que
se han unido de forma voluntaria para crear, mantener o mejorar
puestos de trabajo, a tiempo com-pleto o parcial, para los socios,
mediante la organizacin en comn de la produccin de bienes o
servicios.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
9
1.3.5.- Segn su mbito de aplicacin
Este criterio de clasificacin se realiza en base a la zona
geogrfica donde la em-presa opera. As pues, segn la zona geogrfica
donde la empresa opera, se encuentran las siguientes empresas:
Local: la empresa realiza su actividad en un determinado
municipio o ciudad.
Regional: la empresa realiza su actividad dentro de una regin
determinada.
Nacional: la empresa realiza su actividad dentro de todo el
territorio espaol.
Multinacional: rebasa los lmites de actuacin nacionales por dos
o ms pa-ses.
1.4.- Funciones de las empresas. Jerarqua
Cualquier tipo de empresa, en una economa de mercado y como
consecuencia de la ejecucin de la actividad econmica, cumple
distintas funciones que pueden ser de carcter genrico o
especfico.
Las funciones genricas ms importantes son:
Organiza y dirige el proceso de elaboracin de productos o
servicios y, por consiguiente, contribuye a la satisfaccin de las
necesidades de los consumido-res.
Asume riesgos tcnicos y econmicos como consecuencia de la puesta
en marcha de la actividad econmica. Cuando se habla de riesgos
tcnicos, se est haciendo referencia a la evolucin de las
tecnologas, pudiendo la empresa quedar obsoleta. Los riesgos
econmicos los asume la empresa cuando adelan-ta el salario al
trabajador o paga al proveedor sin que se haya vendido su pro-ducto
en el mercado.
No obstante, de forma especfica, en el desempeo de la actividad
empresarial se realizan muchas labores que han pasado a ser de
mbitos especficos de conocimientos que se conocen tambin como
funciones empresariales. Jerrquicamente, se pueden clasificar
dichas funciones de la siguiente manera:
Precisar los objetivos, los recursos y la organizacin de la
empresa a corto, medio y largo plazo; estas acciones son propias de
la direccin de la empresa. Funcin administrativa.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
10
Gestin de la contabilidad y las finanzas de la empresa, propias
de los depar-tamentos econmico y financiero.
Comercializacin e investigacin de mercados. Departamento de
Marketing
Diseo del producto, as como su elaboracin. Direccin de
produccin.
Seleccin del personal y gestin de los recursos humanos.
Control de toda la documentacin de la empresa.
Cada empresa establece una manera distinta de realizar dichas
funciones, por ejemplo una empresa grande tendr un departamento
para gestionar cada funcin y, por otra parte, en la empresa pequea,
una sola persona puede encargarse de varias funcio-nes.
1.5.- La funcin administrativa
La administracin es una de las actividades ms importantes en la
empresa, ya que el resultado de una empresa depende de cmo se
dirigen las personas y los recursos de manera eficaz y eficiente,
con el fin de alcanzar los objetivos propuestos y sin dejar de lado
los cambios externos provocados por la tecnologa, la legislacin,
los competido-res, etc.
Por tanto, una empresa que est bien administrada es aquella que
realiza su activi-dad de manera eficaz y eficiente mediante el uso
de personas para poder lograr los obje-tivos determinados.
1.5.1.- Definicin y objetivos
La funcin administrativa, por tanto, es la manera de gestionar
una organizacin. Dicho proceso implica el desarrollo de cuatro
grandes objetivos: planificar y desarrollar una estrategia,
organizar, dirigir o liderar y controlar y tomar decisiones. Dichos
objeti-vos se desarrollan en los distintos niveles de la
empresa.
Planificacin y desarrollo de estrategias
La funcin de planificacin analiza el entorno (externo e interno)
de la empresa para fijar los objetivos a realizar, as como para
organizar las actividades y los planes necesarios para alcanzar
dichos objetivos. Dicho anlisis del entorno se puede valorar a
travs del anlisis de la matriz DAFO (valoracin de fuerzas,
debilidades, amenazas y oportunidades).
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
11
En la matriz DAFO, se valora lo siguiente:
Debilidades (puntos dbiles): elementos, recursos, habilidades y
actitudes que la empresa ya tiene y que constituyen barreras para
lograr la buena marcha de la organizacin.
Amenazas: situaciones negativas, externas a la empresa, que
pueden perjudi-carla, por lo que puede ser necesario disear una
estrategia adecuada para po-der afrontarlas.
Fortalezas (puntos fuertes): elementos internos y positivos que
diferencian a la empresa de otras del mismo sector.
Oportunidades: situaciones externas, positivas, que se generan
en el entorno y que una vez identificadas pueden ser
aprovechadas.
Organizacin
Se corresponde con la funcin de la administracin que establece
cmo se dirigen y coordinan los recursos en la empresa para llevar a
cabo las tareas que permitan alcan-zar los objetivos.
Organizar, por tanto, implica establecer y definir la funcin de
cada persona en la empresa, concretar las tareas, ordenar y fijar
los recursos y determinar las prioridades en la empresa.
Direccin
Esta funcin activa y anima a los elementos humanos en la empresa
a favorecer con lo mejor de s (colectivamente e individualmente) a
alcanzar los objetivos.
Dirigir, por tanto, implica comunicar de manera clara al
personal los objetivos de la empresa, adems de motivar, guiar y
coordinar al componente humano de la organi-zacin.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
12
Control y toma de decisin
Mide el resultado a travs de la comparacin con los objetivos
anteriormente pro-puestos. Si el resultado no es el esperado, se
establecen los cambios necesarios para ajustarse a los propsitos
propuestos. Por tanto, su fin es comprobar que las actividades
realizadas se ajustan a las metas planeadas, para detener y
corregir posibles desviacio-nes. Una herramienta fundamental para
determinar estas posibles desviaciones es la retroalimentacin o
feedback, (que se corresponde con el conjunto de respuestas que
manifiesta un receptor respecto a la actuacin del emisor).
1.6.- La estructura de la empresa
La estructura de una organizacin la define Mintzbert como el
conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en las
diferentes tareas, teniendo posteriormente en cuenta la coordinacin
de las mismas. Para poder estructurar una empresa, es
im-prescindible conocer la divisin del trabajo en la empresa, as
como la coordinacin de las distintas tareas. La estructura de una
empresa debe estar pensada o planificada para que ayude a conseguir
los objetivos que la empresa se ha marcado.
Distintas estructuras de la empresa segn diversos criterios:
1.6.1.- Concepto de organizacin
En el mbito empresarial, organizar significa ordenar bajo un
mismo plan de ac-tuacin todos los recursos productivos de la
empresa, tanto las personas y sus responsa-
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
13
bilidades como los objetivos programados y los procedimientos de
control diseados para su adecuado cumplimiento.
Los modelos de organizacin que predominan son la jerrquica y la
funcional, aunque existen otros como staff and line, centralizada,
matricial, etc.
1.6.2.- Principios de organizacin.
Los tipos de organizacin no son ms que las distintas formas que
puede adoptar la estructura de la empresa para alcanzar los fines
perseguidos. En la prctica no suelen darse casos concretos que se
adapten exactamente a cada tipo de empresa.
Los principios generales para definir la organizacin de las
empresas son:
Unidad de mando. Cada empleado no debe tener ms que un jefe y
cada jefe tiene que saber exactamente quines son sus
subordinados.
Fijacin de los objetivos. Se deben definir con claridad y
precisin los objeti-vos que se pretenden alcanzar.
Simplicidad. Se debe suprimir toda actividad que no sea
necesaria, ya que cuanto ms sencillo sea el trabajo a realizar, ms
fcil ser llevarlo a la prcti-ca.
Divisin del trabajo. Cada persona tiene que conocer cul es el
trabajo con-creto que ha de realizar. Con la divisin del trabajo se
consigue la especializa-cin.
Control. Se debe ejercer el control de los trabajos por un
superior cualificado. Coordinacin. Se deben coordinar las fases de
trabajo que se han asignado a
los diferentes empleados por un superior.
Jerarqua. En la empresa se debe delimitar una lnea jerrquica
para saber en cada momento quin da una orden y quin debe
ejecutarla.
Funcionalidad. Cada persona ocupar aquel puesto para el cual est
mejor ca-pacitada.
Responsabilidad. Cada persona es responsable de su trabajo. Esta
responsabi-lidad ser proporcional a sus atribuciones.
Justicia. Se debe lograr que los ascensos o retribuciones se
hagan con toda jus-ticia y que exista lo que podramos denominar
proporcionalidad entre trabajo y salario, as como entre
responsabilidad y consecuencias..
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
14
1.6.3.- La organizacin formal e informal
Como se ha visto, la empresa se rige segn una jerarqua y unos
mecanismos de coordinacin. No obstante, las personas de la empresa
se relacionan a travs de esta estructura oficial y al margen de
esta. As nacen la organizacin formal y la informal. Cualquier
empresa u organizacin est compuesta por una organizacin formal e
infor-mal.
Organizacin formal La organizacin formal es la estructura
planificada de manera deliberada por la al-
ta direccin, definiendo las tareas que se tienen que desempear
por los trabajadores de la empresa, la jerarqua en la empresa, la
coordinacin entre las distintas labores y los canales de
distribucin. En este tipo de organizacin, el liderazgo lo establece
la empre-sa.
El siguiente esquema refleja a modo de ejemplo la organizacin
formal de una empresa que se constituye con las lneas formales de
autoridad y control.
Organigrama de una organizacin formal
Organizacin informal La organizacin informal surge como
consecuencia de las relaciones no oficiales
que nacen espontneamente por gustos entre personas, afinidades o
intereses personales. El liderazgo en este caso emerge de los
grupos informales en cuestin.
El siguiente esquema refleja las relaciones que se generan en la
empresa de forma informal, es decir, de manera no oficial.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
15
Organigrama de una organizacin informal
1.7.- Los departamentos
La funcin de organizacin supone dividir la empresa en
estructuras ms peque-as que se van a especializar en una o ms
tareas concretas con el fin de alcanzar los objetivos planificados.
A estas unidades se las denomina departamentos.
Las tareas que se desarrollan en cada departamento suelen ser
supervisadas por el responsable de dicho departamento.
1.7.1.- Tipos de departamentos
En general, se suelen establecer los departamentos segn las
funciones que tengan encomendadas. As, son cuatro los departamentos
ms habituales.
1.7.2.- Criterios para la asignacin de actividades a los
departamentos
La asignacin de actividades a los distintos departamentos hace
referencia a esta-blecer las tareas de cada puesto de trabajo, ya
sean nuevas o existentes.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
16
Existen diferentes criterios para asignar dichas
actividades:
Homogeneidad: criterio fundamental, se relacionan unidades con
funciones parecidas.
Mximo uso: una actividad puede fijarse sobre la unidad que ms
demande su uso.
Oposicin de inters: si existe una unidad que controle a otra, la
actividad no se le asigna a la unidad controladora.
Coordinacin: actividades que se asignan a unidades que no son
semejantes, pero que necesitan su coordinacin para realizarla.
Inters de un directivo: un alto cargo determina que una
determinada activi-dad, por las circunstancias que crea, debe
asumirla una unidad concreta.
1.7.3.- Relacin interdepartamental
La departamentalizacin o, lo que es lo mismo, la agrupacin de
unidades, ayuda a que la empresa alcance sus objetivos o metas. Por
tanto, cuanto mejor est organizada y coordinada la estructura de la
empresa, sea esta pequea, mediana o grande, mayor rendimiento
obtendr.
La coordinacin implica establecer unos procedimientos que
permitan la transmi-sin de la informacin entre los diferentes
departamentos de la empresa y con el exte-rior. Se dan tres casos
de transmisin de la informacin:
Se puede originar en el ncleo, sin proyeccin exterior, con lo
que estaramos ante una informacin interna, por ejemplo un cambio de
horario de entrada al trabajo.
Puede nacer en la empresa y salir al exterior. Un ejemplo de
este caso es la trans-micin por parte de la empresa de las altas de
los trabajadores en la Saguridad Social.
Puede surgir fuera de la empresa, en su entorno, y ser esta su
destinataria, por ejemplo en el pedido de un cliente o en la oferta
de un proveedor.
En cualquier caso, esa informacin afectar a varios
departamentos, por lo que tendr que haber una relacin entre ellos y
una transmisin de datos fluda. El grado de conexin entre
departamentos y su rapidez en la comunicacin tambin variar
depen-diendo del nivel de informatizacin que tenga la empresa.
Relacin interdepartamental de una operacin de venta
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
17
1.8.- El organigrama: requisitos, descripcin y objetivos
Los organigramas son una representacin grfica de la estructura
de la organiza-cin que aporta de manera esquemtica informacin
referente a la posicin de las reas que integran la empresa, los
niveles jerrquicos y las lneas de autoridad.
El objetivo principal del organigrama es plasmar y transmitir de
manera grfica, como ya se ha visto, la composicin de una
organizacin o empresa.
Es preciso tener en cuenta una serie de aspectos o requisitos
para poder elaborar un organigrama eficiente:
1.8.1.- Clases de organigramas
En cuanto a los tipos de organigramas que pueden elaborarse,
varan en funcin del criterio escogido, tal como mostramos en la
siguiente tabla:
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
18
De manera generalizada podemos resear a continuacin algunas de
las conven-ciones ms comunes que se utilizan para el diseo de
organigramas segn establecen Ricardo F. Solana y Aroldo A.
Pienovi:
La direccin se dibuja en la parte superior. Los niveles de igual
jerarqua se ubican a la misma altura. Se suele dibujar generalmente
mediante rectngulos. En los mismos figura el nombre del
departamento al igual que el nombre de la
persona responsable.
Las lneas de autoridad-dependencia son horizontales y
verticales, trabajndose en ngulos rectos.
Siempre se trata que la distribucin de los rectngulos
correspondientes a las posiciones de un nivel se hallen
simtricamente dispuestas con respecto de la posicin del nivel
superior del cual dependen, de manera que el grfico tenga un
aspecto equilibrado.
Las relaciones de autoridad funcional se marcan con lneas
punteadas o de guiones.
El dibujo debe ser resuelto con la mayor sencillez, evitando en
lo posible las complejidades.
1.8.2.- Ventajas e inconvenientes de los organigramas
El uso de organigramas en la actualidad se ha disparado, ya que,
como se ha visto, es una herramienta de administracin para
representar la empresa de manera grfica.
Aunque los organigramas presentan multitud de beneficios, tambin
poseen in-convenientes.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
19
El objetivo principal del organigrama es plasmar y transmitir de
manera grfica la composicin de una organizacin o empresa.
Entre las ventajas que una empresa obtiene por la utilizacin de
los organigramas, destacan las siguientes:
Son de uso universal, es decir, se pueden aplicar a cualquier
tipo de organiza-cin.
Concretan las funciones y tareas, as como los diferentes puestos
de trabajo y las lneas de autoridad.
Dan una visin general y amplia de la forma interna de la
empresa.
Ofrecen las relaciones entre los distintos elementos de la
empresa.
Entre los inconvenientes, destacan los siguientes:
Tienen que ser continuamente revisados ante los distintos
cambios en la em-presa.
No muestran las relaciones informales de la empresa, sino que se
limitan a las formales.
Si su diseo no es correcto, son poco representativos de la
empresa.
1.9.- Organizacin del entorno fsico del espacio de acogida
Como norma general, la idea de trabajo de oficina de una empresa
se relaciona con una actividad laboral cmoda y sin ningn tipo de
riesgos. No obstante, en la actua-lidad, en las oficinas, adems de
los accidentes ms comunes (golpes, cadas, incendios, etc.), se
producen otros ms infrecuentes, pero no por esto menos importantes.
En las oficinas, aunque no haya herramientas peligrosas, nunca se
est exento de los acciden-tes laborales. Cuando se habla de este
tipo de riesgos laborales, se hace alusin a dolo-res musculares,
estrs, problemas en la vista, fatiga fsica y mental, etc. Por ello,
es ne-cesario adaptar el entorno fsico de la empresa para intentar
disminuir o erradicar este tipo de riesgos.
1.9.1.- Condiciones medioambientales
Existen numerosos agentes que rodean la actividad laboral de una
empresa y que la condicionan. Por ello, es imprescindible, para
evitar riesgos en el trabajo, adoptar las medidas correspondientes
para minimizar el efecto de dichos riesgos.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
20
Se puede establecer la siguiente clasificacin sobre los
condicionantes ambienta-les que afectan al trabajador: Ruido
El grado de ruido de una empresa y, en concreto en una oficina,
contribuye al de-terioro de labores como la vigilancia, tareas
mentales difciles y actividades que requie-ran habilidades
psicomotrices complejas.
Segn numerosos estudios, las exhibiciones prolongadas a
escenarios ruidosos debilitan las defensas del organismo.
A rasgos generales, el nivel de ruido en una oficina puede
incluso alcanzar hasta los 75 dB. Para confeccionar el puesto de
trabajo de tal forma que minimice el efecto de dicho riesgo, hay
que tener en cuenta los siguientes puntos:
Es necesario colocar un sistema de climatizacin para que se
puedan cerrar las ventanas.
Se pueden instalar en ventiladores, impresoras, etc., carcasas
de proteccin que minimicen los ruidos.
Si en la oficina se hace uso de ventiladores, estos deber ser lo
ms silenciosos posible.
De todas formas, tambin existen elementos individuales para
combatir el ruido, tales como:
Tapones.
Orejeras. Clima
Si la temperatura en el lugar de trabajo no es la idnea, puede
provocar ansiedad, palpitaciones, somnolencia, sequedad en las
mucosas y en los ojos, etc. Por esto y segn las normas ISO 7730 y
EN-27730, la temperatura ideal en una oficina para cada poca del ao
es:
Invierno: de 20 a 24 C.
Verano: de 23 a 26 C.
Emisiones Las radiaciones que emiten los las pantallas del
ordenador deben reducirse me-
diante elementos protectores.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
21
Fatiga mental El trabajador, en la oficina, sufre fatiga mental
cuando se produce una carga men-
tal a causa del alto nivel de concentracin que exige la tarea o
por sobrecarga de trabajo.
1.9.2.- Disposiciones y tipos de materiales auxiliares
En una oficina, existen multitud de elementos que ayudan a
gestionar de forma ms eficaz y eficiente la labor en la empresa.
Estos materiales no componen el objeto de produccin de la empresa,
por lo que se conocen como materiales auxiliares.
Existen multitud de elementos auxiliares en una empresa en
funcin de la caracte-rstica del trabajo, aunque, en una oficina,
las ms comunes son:
Equipos informticos.
Telfono.
Fax.
Fotocopiadora.
Destructora de papel.
En este sentido y para garantizar la salud del trabajador en la
empresa, es necesa-rio situar estos elementos en un sitio accesible
e idneo para el trabajador. Para el buen uso de dichos equipos
auxiliares es aconsejable seguir una serie de consejos:
Utilizar herramientas de calidad.
Usarlas segn sus instrucciones y para el trabajo que han sido
diseadas. Utilizar guantes si son cortantes.
Realizar mantenimientos, revisiones peridicas y adecuadas.
Almacenamiento correcto.
Es necesario seguir estas recomendaciones, ya que la maquinaria
presenta los si-guientes peligros:
Peligros mecnicos: producidos por aplastamiento, corte, etc.
Peligro elctrico: debido a fenmenos electroestticos o por
contacto directo con conductores de electricidad.
Peligro trmico: debido a quemaduras como consecuencia de llamas,
explo-siones o radiacin de fuentes de calor.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
22
Peligro por vibraciones y ruidos: como se ha visto, el ruido y
las vibraciones pueden provocar sordera, nerviosismo, bajada de
defensas, etc.
Peligros producidos por materiales o sustancias: peligro
higinico resultante del contacto o inhalacin de materiales o
sustancias peligrosas, peligro de in-cendio y explosin, virus,
bacterias, etc.
Peligros debidos a efectos ergonmicos: producidos por la no
adaptacin de la herramienta al trabajador.
1.9.3.- Mobiliario
En el lugar de trabajo, es necesario realizar un buen diseo del
espacio para que el mobiliario se site de forma correcta. En los
trabajos sedentarios, es conveniente dejar un espacio detrs de al
menos 115 cm para facilitar el movimiento del trabajador. Las
medidas ms adecuadas para establecer el mobiliario en una oficina
son las que apare-cen en la siguiente imagen.
Medidas adecuadas para el mobiliario
Tambin hay que tener muy en cuenta la iluminacin para evitar
deslumbramien-tos y reflejos que interrumpan el buen desempeo de la
actividad laboral. Por ello, es preciso situar el mobiliario de
modo que las ventanas queden situadas en los laterales, tal y como
aparece en la siguiente imagen.
Condiciones de iluminacin
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
23
Otros aspectos que es conveniente tener en cuenta con respecto
al espacio y la
disposicin del mobiliario son:
Las paredes deben estar pintadas con colores suaves y poco
brillantes.
Las lmparas del techo no deben estar colocadas encima del
trabajador. La lnea visual del trabajador a la pantalla del
ordenador tiene que ser paralela
a las lmparas del techo.
La silla debe tener reposabrazos y reposaespalda.
El mobiliario tiene que ser lo suficientemente amplio para que
el trabajador pueda moverse sin impedimentos.
1.10.- Organizacin bsica del Estado y la Unin Europea
Todo el entramado normativo que rige y gua a toda la sociedad
espaola tiene dos vertientes distintas, una nacional y otra
internacional. Cuando se habla de la vertien-te nacional, se hace
alusin a la Administracin General del Estado, la Administracin
Autonmica y la Administracin Local. Por otra parte, la vertiente
internacional hace referencia a la Unin Europea y sus
organismos.
1.10.1.- Administracin Central o General del Estado
La Administracin Central o General del Estado se extiende por
todo el territorio nacional y se divide en organizacin central y
perifrica.
La Administracin General del Estado se fragmenta segn las
funciones en depar-tamentos ministeriales.
Los rganos superiores y directivos de la administracin tienen la
condicin de al-to cargo, salvo los subdirectores generales y
asimilados.
Los rganos superiores establecen los planes de actuacin de la
organizacin y los rganos directivos ejecutan y desarrollan esos
planes.
La administracin central se divide territorialmente en
Delegaciones del Gobierno en las Comunidades Autnomas.
En la organizacin territorial de la Administracin General del
Estado, son rga-nos directivos:
Los Delegados del Gobierno en las Comunidades Autnomas, que
tienen rango de subsecretario.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
24
Los Subdelegados del Gobierno en las provincias, que tienen
rango de subdi-rector general.
La Administracin General del Estado en el exterior cuenta como
rganos directi-vos con:
Los embajadores. Representantes permanentes ante organizaciones
internacionales.
1.10.2.- Administracin autonmica
La administracin autonmica compone todo aquel territorio del
Estado espaol que se divide por comunidades. Espaa cuenta con un
total de 17 Comunidades Aut-nomas y 2 Ciudades Autnomas.
Las Comunidades Autnomas son una entidad territorial (dentro del
espacio espa-ol) que posee autonoma legislativa y competencia
ejecutiva. Adems tienen facultades de autoadministracin a travs de
sus propios representantes.
Los rganos bsicos comunes a todas las Comunidades Autnomas
son:
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
25
La Asamblea Legislativa, elegida por sufragio universal.
Un Consejo de Gobierno, cuyas funciones son la administracin
civil y ejecuti-va y la legislacin.
Un Presidente de la Comunidad Autnoma, elegido por la Asamblea
Legislati-va de entre sus miembros, que ostenta la ms alta
representacin de la Comu-nidad.
1.10.3.- Administracin local
La administracin local es una tipologa de administracin que
tiene como princi-pal elemento el territorio donde ejerce sus
competencias.
A su vez, la administracin local se divide entre provincias (que
ejercen sus com-petencias en un territorio provincial) y municipios
(que ejercen sus competencias en un territorio municipal).
Provincias
En la actualidad, existen en el territorio nacional cincuenta y
dos provincias. Es-tas, junto con las ciudades autnomas de Ceuta y
Melilla, comprenden la totalidad del territorio espaol.
Con carcter ordinario, el gobierno y la administracin autnoma de
cada provin-cia corresponden a su Diputacin Provincial.
La Diputacin Provincial es la institucin a la que corresponde el
gobierno y la administracin autnoma de una provincia. Hoy en da,
todas las provincias espaolas cuentan con este rgano de gobierno,
excepto las que se corresponden con una comuni-dad autnoma
uniprovincial (Comunidad de Madrid, Murcia, Cantabria, Asturias,
Nava-rra y La Rioja), las provincias vascas y las insulares, segn
lo dispuesto en la Ley Regu-ladora de las Bases del Rgimen Local y
en los respectivos estatutos de autonoma.
La funcin primordial de las diputaciones es la de participar en
la gestin de la ac-tividad municipal. La diputacin provincial est
compuesta por los siguientes integran-tes:
El presidente.
Uno o varios vicepresidentes.
La junta de gobierno. El pleno.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
26
No existe diputacin provincial en aquellas comunidades autnomas
uniprovincia-les, ya que las competencias y funciones de la
diputacin las realiza la misma comuni-dad. En los territorios
histricos del Pas Vasco (lava, Guipzcoa y Vizcaya), la dipu-tacin
provincial se conoce como diputacin foral.
Las diputaciones provinciales son rganos de eleccin indirecta.
La composicin de su pleno se realiza a partir de los resultados en
las elecciones municipales en cada provincia.
Municipio Definido en la Ley Reguladora de las Bases del Rgimen
Local como la entidad
local bsica de la organizacin territorial del Estado.
La misma ley indica que el municipio tiene personalidad jurdica
y plena capaci-dad para el cumplimiento de sus fines y que sus
elementos son el territorio, la pobla-cin y la organizacin.
El municipio est tutelado por un rgano colegiado denominado
ayuntamiento, municipalidad, o alcalda, dirigida por la figura del
alcalde.
El siguiente organigrama explicativo muestra la estructura
organizativa del Esta-do. El Estado se organiza en funcin de la
poltica y del territorio.
Polticamente, se encuentran las distintas instituciones polticas
(Jefe de Estado, Gobierno, Parlamento, jueces y tribunales).
Territorialmente, se hace alusin a la admi-nistracin (central o
general, autonmica y local).
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
27
Organigrama de la organizacin del Estado
1.10.4. Unin Europea. Referencia histrica y fundamentos
Tras la abolicin del Rgimen nazi, el 9 de mayo de 1950, Robert
Schuman pro-pone a Alemania Occidental y al resto de pases europeos
que quisiesen unificar bajo una autoridad comn la administracin de
la produccin del carbn y el acero. Se firma pues en Pars el tratado
que institucionaliza la Comunidad Europea del Carbn y del Acero
(CECA) en 1951. Alemania, Francia, Italia, Pases Bajos, Blgica y
Luxemburgo (coloquialmente conocidos como los seis) logran un
entendimiento que favorece el intercambio de las materias primas
necesarias en la siderurgia.
Un gran avance llega a la Comunidad Europea en 1957 con la firma
del Tratado de Roma, que unifica la cooperacin econmica, poltica y
social gracias al plantea-miento del mercado comn, que facilita la
circulacin de mercancas, capitales o perso-nas en los pases
miembros.
Tras el Tratado de Roma, la Comunidad Econmica Europea (CEE)
tiene capaci-dad de autofinanciacin institucionalizada.
En febrero de 1986, se firma el Acta nica Europea, pero no entra
en vigor hasta julio de 1987. Su objetivo era reanimar la
construccin europea, permitiendo la libre
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
28
circulacin igualmente de capitales y servicios. Tambin destaca
la creacin del Conse-jo Europeo, que rene los Jefes de Estado y
Gobierno e impulsa una iniciativa comn en materia de poltica
exterior, as como una cooperacin en materia de seguridad.
En febrero de 1992, se firma el Tratado de Maastricht, que entra
en vigor en 1993.
En 1999 entra en vigor el Tratado de msterdam, que ratifica los
principios de li-bertad, democracia y respeto a los derechos
humanos.
El tratado crea la ciudadana europea y permite circular y
residir libremente en los pases miembros, as como el derecho de
votar y ser elegido en un Estado de residencia para las elecciones
europeas o municipales. Se decide la creacin de una moneda nica
europea, el Euro, que entrara en circulacin en 2002 bajo control
del Banco Central Europeo.
En el ao 2002, se firma el Tratado de Niza, que entrara en vigor
en 2003 y cuya funcin era reformar la estructura institucional para
afrontar la ampliacin de la Unin Europea.
Por otro lado, en el ao 2002, se extingue la CECA y su mbito de
actuacin que-da englobado en el de la Comunidad Europea.
Veintiocho pases soberanos independientes forman la Unin
Europea. Se les co-noce como los Estados miembros.
Por ltimo Croacia se uni a la UE en el ao 2013.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
29
Para unirse a la UE, un pas debe satisfacer los criterios de
Copenhague, definidos en 1993 en el Consejo Europeo de Copenhague.
Estos exigen una democracia estable que respete los derechos
humanos y el Estado de derecho, una economa de mercado viable capaz
de competir dentro de la UE y la aceptacin de las obligaciones de
la adhe-sin, incluida la legislacin de la UE.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
30
2.- La organizacin de los recursos humanos
En este captulo, se estudiar de manera ms precisa la parte de la
organizacin que se corresponde con los recursos humanos.
Primeramente, se ver la organizacin en actividades de apoyo
administrativo y, en este sentido, se analizarn los criterios de
coordinacin y organizacin, los indicadores de calidad de la
organizacin, donde se destacarn los procedimientos de trabajo, y
las pautas a seguir para la obtencin de re-sultados. Adems, se
profundizar y distinguir entre los grupos y los equipos de la
em-presa. Asimismo, se conocer todo lo referente a las
caractersticas de ambas figuras, desde sus elementos hasta las
funciones para coordinarlos. Por ltimo, se analizar el trabajo en
grupo, pero apoyando esta vez a actividades administrativas, viendo
en este sentido las caractersticas y funciones de un grupo de
trabajo de apoyo administrativo y su grado de participacin.
2.1.- La organizacin en actividades de apoyo administrativo
La organizacin en tareas de apoyo administrativo tiene como
principal finalidad orientar a todas las partes de la empresa para
lograr obtener los objetivos. Cuando se habla de orientar a las
partes, se hace alusin al modo en que se distribuyen las
activi-dades a ejecutar.
Una empresa bien administrada necesita de un diseo
organizacional, es decir, es-tablecer una estructura. Gracias al
establecimiento de la estructura en la empresa, la actividad
administrativa se podr desarrollar eficaz y eficientemente,
incluidas sus ta-reas ms relevantes, la organizacin y la
coordinacin. El diseo organizacional es de vital importancia para
cualquier organizacin y para cualquier actividad
administrativa.
2.1.1.- Criterios de organizacin y coordinacin
La organizacin es la ordenacin sistemtica de personas con alguna
finalidad concreta. Organizar, por tanto, es crear una estructura
y, para ello, hay que tener en
cuenta una serie de criterios:
La divisin del trabajo de la organizacin que conforma los
puestos y los de-partamentos.
Las lneas de autoridad formal.
Los mecanismos utilizados para coordinar los diversos puestos y
tareas en la organizacin.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
31
En una estructura, para enlazar e integrar las actividades de
manera que todo el conjunto trabaje en concordia, es necesario que
se establezcan unos mecanismos de coordinacin. La coordinacin
tambin tiene como finalidad unir los objetivos de los distintos
departamentos con los objetivos de la empresa para evitar cualquier
tipo de desviacin. Existen distintos criterios o herramientas para
lograr una buena coordina-cin en la empresa:
Reuniones.
Sistemas de recompensa para toda la organizacin.
Grupos y equipos de actuacin rpida, que tienen como finalidad
solventar cualquier tipo de problema de la empresa.
Rol de enlace: personas cuya finalidad es unir equipos o grupos
de trabajo dife-rentes para realizar una tarea puntual.
Directivos integradores.
Cultura organizacional.
2.1.2.- Procedimientos de trabajo
Para la ejecucin de actividades dentro del proceso productivo de
la empresa, es necesario establecer unos planes que muestren los
pasos que se deben seguir para la realizacin de dichas actividades.
El establecimiento de dichos planes se conoce como procedimientos
de trabajo. Segn Melinkoff: los procedimientos consisten en
describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en el
proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminucin de
errores. Todo procedimiento de trabajo posee las siguientes
caractersticas:
Cada empresa tiene un procedimiento de trabajo individualizado.
Su uso es muy recomendable para trabajos repetitivos. Se adaptan a
las distintas situaciones que se le presentan a la empresa.
El uso de procedimientos de trabajo reporta multitud de
beneficios, entre los que destacan:
Aumento de rendimiento en el trabajo. Hacen posible adecuar la
mejor solucin a los problemas. Coordinan y ordenan todas las tareas
de la empresa.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
32
Adems, los procedimientos de trabajo presentan la siguiente
estructura: Fecha y lugar de elaboracin.
Unidades a las que afecta.
Contenido del documento.
Alcance de los procedimientos.
Normas operativas.
2.1.3.- Indicadores de calidad de la organizacin
En cualquier organizacin, se establecen una serie de
herramientas para controlar la calidad de sus actividades. La
calidad se refleja en el producto o servicio final, ya que este es
la consecuencia de todas las actividades de la empresa. En la
actualidad, el con-cepto de calidad es muy importante y es uno de
los objetivos primordiales en cada acti-vidad de la empresa.
Factores sobre los que influye la calidad
Algunos de los indicadores que muestran el buen nivel de calidad
de la empresa son, entre otros:
Aumento de la demanda.
Quejas de los clientes. Fallos en el producto o servicio.
Conflictos laborales.
2.1.4.- Pautas para la obtencin de resultados
AUMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD
DISMINUCIN DE COSTES
DISMINUCIN DE PRECIOS
AUMENTO DE LA SATISFACCIN DEL
CLIENTE
AUMENTO DE LOS BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIN
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
33
La obtencin de resultados como consecuencia de la consecucin de
los objetivos es la finalidad por la que se constituye una
organizacin o empresa. Existen una serie de pasos que facilitan
llegar a alcanzar los resultados que la empresa establezca. Estos
pa-sos emanan de la direccin estratgica de la empresa, que incluye
las principales deci-siones, elecciones de negocios y acciones que
marcan el curso de la empresa y los resul-tados que esta obtenga.
Los pasos que una empresa debe realizar para la consecucin de sus
objetivos son los recogidos en el siguiente esquema.
2.2.- Los grupos
Actualmente, las empresas se reestructuran y organizan en
grupos, que constitu-
yen as la unidad bsica de trabajo. Por grupo empresarial se
entiende aquel conjunto de empleados de una empresa que se
constituyen de manera voluntaria, real y natural y cuyas
caractersticas son:
Entidades inmersas en otras ms grandes, la empresa.
Los miembros externos reconocen y diferencian al grupo.
Los individuos que lo componen se sienten parte del mismo.
Conviven en un contexto real.
Se forma para lograr alcanzar unos objetivos comunes. Los crea
un sujeto superior. Realizan tareas similares.
Los miembros del grupo poseen objetivos diferentes.
Anlisis externo e interno de la empresa
Definicin del propsito y la misin
Formular las estrategias
Implantar dichas estrategias
Evaluar los resultados obtenidos
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
34
Estas caractersticas son genricas y no permiten distinguir un
grupo de otro den-tro de la empresa.
En la empresa, junto con el grupo, conviven los equipos, que se
definen como un conjunto de personas con habilidades
complementarias que estn ligadas a un proyecto comn, adems, usan
indicadores de desempeo y reglas estructuradas y son mutua-mente
responsables de su ejecucin. De esta definicin, destacan varios
puntos:
Tienen un objetivo comn. Los miembros del equipo necesitan unos
de otros.
Si el equipo es eficiente, los resultados son superiores al
trabajo individual. (si-nergia)
Los miembros del equipo son responsables de sus actuaciones y de
los resulta-dos que se obtengan.
Las principales diferencias entre un grupo y un equipo de
trabajo son: El equipo de trabajo responde de manera global, es
decir, todos los miembros
del equipo, mientras que, en el grupo de trabajo, los miembros
responden de manera individual.
En el grupo, sus integrantes no son complementarios, es decir,
poseen conoci-mientos similares, mientras que los miembros de un
equipo tienen conocimien-tos que se complementan.
En un grupo de trabajo cada integrante acta de una determinada
manera, mientras que el equipo acta mediante la coordinacin de sus
miembros.
Aunque puede parecer que ambos trminos son sinnimos, la realidad
es que son conceptos muy distintos.
Diferencias entre grupos y equipos de trabajo
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
35
Ejemplo: Grupo de trabajo En una empresa, en el departamento de
administracin y contabilidad, puede que
un contable realice un trabajo fantstico y el departamento sea
un desastre. En un grupo de trabajo, los integrantes no dependen
directamente unos de otros Ejemplo: Equipo de trabajo Un ejemplo de
equipo de trabajo se encuentra en los garajes de un equipo de
au-
tomovilismo, ya que lo forman desde ingenieros hasta
mecnicos.
En el equipo de trabajo, unos dependen de otros
2.2.1.- Elementos y estructura de los grupos de trabajo
Todo grupo, independientemente de su tipologa, se define como un
sistema social abierto que est compuesto por elementos de
funcionamiento o dinmicos y elementos de estructura o estticos.
Ambos elementos se relacionan entre s en el tiempo y el
espa-cio.
Por sus caractersticas, aunque cualquier grupo tiene una
determinada configura-cin, los grupos formales poseen una mejor
estructura que los grupos informales.
La estructura de un grupo de trabajo viene definida por quienes
lo forman y por su organizacin, de modo que la estructura de un
grupo puede dividirse en elementos est-ticos y dinmicos.
Dentro de los elementos estticos (por quin est formado el
grupo), se encuen-tran diversas variables a tener en cuenta:
Tamao: en las empresas, suelen darse una serie de circunstancias
a causa del aumento del tamao del grupo, como:
Cuando el esfuerzo de un individuo se disuelve en el grupo sin
que se ma-nifieste.
Predisposicin por parte de los individuos a ser ms eficaces si
trabajan en grupo que individualmente.
Que se produzca una desmotivacin para alcanzar los objetivos del
grupo. Homogeneidad/heterogeneidad: es necesario establecer una
homogeneidad u
heterogeneidad en el grupo para que se adapte mejor a los
objetivos finales.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
36
Caractersticas de los miembros que integran el grupo: dentro del
grupo, adems, es importante para la cohesin del mismo conocer a
cada individuo, desde sus actitudes hasta sus prejuicios.
Posicin social y estatus: cuando se habla de posicin social, se
est haciendo alusin al lugar que ocupa un individuo dentro de la
empresa. Por otra parte, el estatus es el prestigio que otorga una
determinada posicin social.
Normas grupales: las normas dentro de un grupo son muy
importantes, ya que son la herramienta que marca las pautas y las
reglas que guan la conducta de sus integrantes.
Dentro de los elementos dinmicos (cmo se organiza el grupo), se
encuentran di-versas variables a tener en cuenta:
Cohesin del grupo: grado en que un individuo se siente miembro
del grupo y se interrelaciona con el resto de individuos. Segn las
caractersticas que pre-senten los miembros del equipo, as ser el
grado de cohesin.
Afiliacin grupal: nivel de identificacin de un individuo con su
grupo.
Rol: conducta que se le asocia a un individuo dentro del
grupo.
Sistema de comunicacin: tipo de estructura comunicativa que se
aplica en la empresa.
Sistema ideolgico: el grupo est inmerso en un marco ideolgico,
es decir, el grupo est constituido por un conjunto de valores,
preferencias, comportamien-tos, etc.
Naturaleza de las tareas: la realizacin de las tareas dentro del
grupo da lugar a una serie de estructuras.
A continuacin, se muestra un cuadro con los tipos de tareas y la
estructura de grupo ms adecuada.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
37
2.2.2.- Clasificacin de los grupos
Las cinco dimensiones de grupos de trabajo que pueden darse
normalmente en una empresa se establecen segn su duracin, el nivel
de formalidad, su finalidad, el nivel jerrquico y la estructura del
mismo. En el siguiente cuadro, se explican las carac-tersticas y la
tipologa de cada uno de ellos.
2.3.- Fases y comportamientos del trabajo en equipo o en
grupo
Como se ha visto anteriormente, que en la empresa existan grupos
de trabajo no implica que haya equipos de trabajo.
En la mayora de las empresas, los empleados se estructuran en
grupos de trabajo y solo si la actividad lo requiere se forma un
equipo de trabajo, que presenta las caracte-rsticas que ya se han
comentado.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
38
No es fcil constituir un equipo de trabajo a partir de un grupo,
pues los indivi-duos tienen que pasar de pensar individualmente a
pensar colectivamente. En un equipo de trabajo, no cabe el
pensamiento individualista
2.3.1.- La identificacin del grupo: el ideal del grupo
Dentro de la empresa, es fcil identificar un grupo de trabajo,
pues es un subsis-tema especializado en un tipo de tarea rutinaria
dentro de una empresa. No obstante, existe el grupo ideal dentro de
la empresa, que tiene que cumplir una serie de caracters-ticas,
tales como:
Deben existir una serie de normas que regulen el comportamiento
de sus miembros.
Es necesario renovar a los individuos o las tareas que realizan
cada cierto tiem-po para evitar la desmotivacin o la falta de
inters.
Es importante que sus integrantes posean conocimientos
multidisciplinarios pa-ra que la resolucin de problemas sea ms
fcil.
Debe tener un lder que facilite la buena comunicacin dentro del
grupo para favorecer el trabajo en el mismo.
2.3.2.- Las normas del grupo de trabajo
En los grupos de trabajo, es necesario establecer una serie de
normas que regulen el comportamiento de sus integrantes y lograr as
la buena ejecucin de la tarea y el cumplimiento de determinados
objetivos.
Las normas son creencias compartidas que regulan el
comportamiento de un indi-viduo. Existen distintos tipos de normas
en funcin a las diferentes variables que afec-tan a los miembros
del grupo o equipo de trabajo, tales como:
Normas que regulan la produccin.
Normas que regulan la consecucin de objetivos. Normas que
regulan el comportamiento.
Destacan las normas de comportamiento, ya que son las encargadas
de ayudar al grupo a que funcione de forma fluida con un
comportamiento apropiado que facilita que el grupo perdure y sobre
el que se crea una base de valores. Las normas de comporta-miento
se utilizan para:
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
39
Funcionamiento fluido: los miembros de un grupo o equipo de
trabajo no in-terrumpirn su trabajo si minimizan las dudas o el
desconocimiento.
Comportamiento apropiado entre los miembros: es necesario que
los inte-grantes de un grupo o equipo tengan un buen ambiente
fomentado por no usar expresiones dainas u ofensivas para el resto
de miembros.
Perduracin del grupo: si los integrantes de un equipo o grupo de
trabajo se preocupan por la permanencia en l, se tiende a proteger
dicho grupo o equipo, logrando as una gran unin de sus
miembros.
Creacin de una base de valores: dicha base se crea gracias al
nombramiento de un conjunto de acciones que se pueden o no hacer.
Dicha base hace que se aumente la conciencia de pertenencia en el
grupo o equipo. Algunos de estos valores son:
Separar el trabajo de los posibles problemas externos al grupo.
Ser puntuales en las reuniones de grupo o equipo.
En ningn caso interrumpir a alguien que est hablando.
Analizar todas las ideas por el grupo.
No realizar crticas personales a los integrantes del grupo.
Los problemas o conflictos internos entre integrantes del grupo
o equipo se solucionan en su interior.
Las decisiones se tomarn de manera democrtica.
Colaborar con el resto de miembros. La colaboracin entre
miembros de un equipo de trabajo es fundamental para su buen
funcionamiento.
2.3.3.- Los papeles en el grupo: los roles. Funciones del
coordinador del grupo, nivel de tarea y de relacin
Es importante conocer los roles que tienen los integrantes de un
grupo o equipo de trabajo a lo largo de la ejecucin de la actividad
laboral. Se puede definir el rol como el papel que un miembro de un
equipo o grupo de trabajo asume y desempea.
Para que un grupo o equipo de trabajo dentro de la empresa tenga
un rendimiento eficaz, es necesario que los individuos asuman dos
tipos de roles:
El de facilitador de tarea.
El de relaciones.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
40
El papel de facilitador de tarea tiene como principal cometido
ayudar y guiar al grupo o equipo a cumplir sus objetivos de tareas.
Este papel lo desempea el coordina-dor del grupo o equipo a travs
de las siguientes vas:
Facilitar direccin: identificacin de recorridos para alcanzar
los objetivos. Buscar informacin: formular cuestiones con la
finalidad de identificar falta
de conocimiento y solicitar las opiniones a los integrantes.
Suministrar informacin: proporcionar a los miembros del grupo o
equipo de acontecimientos y datos, adems de celebrar juicios.
Coordinar: trabajar las ideas en conjunto con la finalidad de
facilitar la com-presin para el resto de integrantes y lograr
opiniones o sugerencias.
Resumir: estudiar las sugerencias u opiniones que lanzan los
miembros de los grupos o equipos de trabajo y realizar las
conclusiones pertinentes.
El rol de relaciones tiene como finalidad que exista armona
entre los integrantes del grupo o equipo de trabajo. Este tipo de
papel permite mejorar las relaciones y soste-ner la moral del grupo
o del equipo. Dicho rol involucra:
Apoyar: alabar las ideas de los miembros del grupo o equipo y
reconocer sus contribuciones.
Armonizar: minimizar las diferencias que puedan existir entre
los integrantes de un grupo o equipo de trabajo.
Aminorar tensiones: mediante el humor, para lograr la
empata.
Suministrar energa: dar buen nimo a los integrantes del grupo o
equipo para favorecer a la motivacin.
Facilitar la comunicacin entre los miembros.
Adems de estos dos roles, que normalmente realiza el coordinador
del grupo o equipo, existen roles estructurales, que hacen
referencia a la estructura interna dentro del grupo o equipo, y
roles personales, que aluden a la actitud que tienen los miembros
en la ejecucin de las tareas.
De los roles estructurales, cabe destacar:
Los lderes: cabezas visibles del grupo, adems organizan y
coordinan activi-dades, tareas, etc.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
41
Los notarios: su funcin es documentar las decisiones y los
acuerdos que se dan dentro del grupo o equipo.
Los animadores: motivan, dan apoyo, relajan al resto de
miembros. Los miembros activos: aportan ideas y forman parte del
trabajo en grupo o
equipo.
Los integrantes puntuales: personas que de manera espordica se
unen al grupo para aportar conocimientos, ideas, etc.
En cuanto a los roles personales, destacan:
El jefe: este papel no debe ser confundido con el del lder, ya
que lo puede rea-lizar otra persona del grupo. Se encarga del
control y coordinacin de todo lo relacionado con el trabajo en
grupo o equipo.
El activador: tiene como funcin mantener la eficacia y energa
del grupo.
El retador: hace alusin al integrante que cuestiona todo lo que
se dice en el grupo o equipo de trabajo.
El investigador: tiene como principal cometido la actualizacin
continua de toda la informacin interna del grupo.
El examinador: observa desde la distancia todos los
acontecimientos que ocu-rren en el equipo o grupo de trabajo.
El detallista: integrante minucioso con su trabajo, se preocupa
de cada detalle en el equipo o grupo, aunque tiende a pararlo.
El integrado: miembro al que no le gusta el cambio, encargado de
poner en prctica los planes y estrategias que previamente el equipo
ha diseado.
El trabajador en grupo o equipo: gracias a l, se mantiene la
buena comuni-cacin en la empresa.
No todos los papeles que puede adjudicarse un integrante de un
grupo o equipo de trabajo son buenos. En este sentido, tambin cabe
hacer mencin a los conocidos como roles negativos, ya que este tipo
de roles deben corregirse o evitarse para el buen fun-cionamiento
del grupo.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
42
2.3.4.- El poder y la cohesin del grupo
La cohesin y el poder en un equipo o grupo de trabajo son muy
importantes. Si un grupo tiene una buena cohesin, sus integrantes
se interesan por el bienestar del gru-po y por el funcionamiento
del mismo.
Los equipos o grupos de trabajo con una buena cohesin son ms
eficientes y efi-caces. La cohesin no es algo innato de las
personas, ya que el ser humano es individua-lista. Por ello, para
lograr cierto grado de cohesin, es necesario tener en cuenta los
si-guientes factores:
La composicin del grupo o equipo de trabajo: dependiendo de las
caractersti-cas de los integrantes, podr realizarse la cohesin del
grupo o del equipo o no.
La existencia dentro del grupo o equipo de personas que
favorezcan el buen ambiente har ms fcil la cohesin y el grupo o
equipo tendr ms poder.
En el lado opuesto, se encuentran aquellos equipos en los que la
cohesin no es visible. Los grupos o equipos con un bajo grado de
cohesin tienden al fracaso. Dentro de este conjunto, se
encuentran:
Grupos o equipos de trabajo disgregados: cada integrante acta
por su cuenta sin tener en cuenta a los dems miembros.
Grupo o equipo de trabajo relativamente unido, ya que alguno de
sus integran-tes estn separados: si el lder no acta y mitiga el
conflicto, puede llegarse al caso de que el grupo o equipo de
trabajo se disgregue.
2.3.5.- Ventajas e inconvenientes del trabajo en equipo
Poderoso: a toda costa se impone al grupo
Opositor: se opne siempre a cualquier iniciativa
Censurador: se dedica a buscar los errores de los dems
Manipulador: utiliza al resto de integrantes
Chistoso: llama constantemente la atencin
Egocntrico: reclama la atencin constantemente para demostrar su
mrito
Evasivo: no acepta ningn tipo de responsabilidad
Roles negativos
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
43
Cualquier grupo o equipo de trabajo presenta ventajas e
inconvenientes. En las si-guientes tablas, se van a tratar de
manera separada las ventajas e inconvenientes, tanto del grupo como
del equipo de trabajo.
2.3.6.- Finalidad de las tcnicas de dinmica de grupo
Las tcnicas de dinmica de grupos son un conjunto de
procedimientos y procesos con una estructura lgica, que se utilizan
para facilitar el funcionamiento de un grupo para el logro de un
objetivo concreto. Cuando se habla de tcnicas de dinmica de
gru-pos, se est haciendo referencia a cmo se desarrolla el trabajo
en el grupo o equipo de trabajo.
Las tcnicas de grupo tienen como finalidad implcita los
siguientes factores:
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
44
Desarrollan el sentimiento del nosotros.
Ensean a pensar activamente.
Desarrollan capacidades de cooperacin, intercambio,
responsabilidad, auto-noma, creacin y consenso.
Ensean a escuchar de modo positivo y comprensivo.
Crean sentimiento de seguridad, vencen temores e
inhibiciones.
Favorecen las relaciones personales, permitiendo el desarrollo
social del indi-viduo.
2.3.7.- Factores que modifican la dinmica de grupo
Los factores que pueden afectar al buen o mal funcionamiento de
la dinmica de grupo son:
Fomento de la participacin: lo ideal para un grupo o equipo de
trabajo es que todos sus integrantes participen tanto en las
actividades como en la toma de decisiones.
Fomento del entendimiento: el lder debe procurar mantener el
buen enten-dimiento entre todos los miembros.
Fomento de la atencin: mantener la atencin fija en un punto no
es bueno para el grupo, es necesario que los integrantes sepan
desviar la atencin en otro tema que tambin puede ser
importante.
Implantar la retroalimentacin: mantener una comunicacin
constante per-mite retroalimentar a los componentes del grupo o
equipo para que no se pierda de vista el objetivo principal.
Implantar el registro: es necesario que exista una herramienta
que recoja to-das las decisiones que ha tomado un grupo con
respecto a una tarea.
Fomento de la autogestin: para el funcionamiento eficaz de un
grupo o equi-po de trabajo, es necesario que cada miembro sea
autosuficiente.
Eliminar la unicidad de criterios: a la hora de solucionar un
problema, es ne-cesario generar varias ideas y no solo quedarse con
la primera que se lance.
Procesar los errores: es importante que un miembro del grupo o
equipo sepa solventar los errores que cometa.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
45
Superar los puntos muertos: en cualquier toma de decisiones, es
importante eliminar el caso de punto muerto, es decir, que, por
ejemplo, en una decisin, la mitad del grupo est de acuerdo y la
otra mitad no. Esta situacin se elimina con debates continuos.
Entrenamiento en accin: el lder del grupo o equipo de trabajo
tiene que en-trenar las capacidades del resto de miembros, dichas
capacidades pueden ser de comunicacin, estmulo de la participacin,
etc.
2.4.- El trabajo en grupo en actividades de apoyo
administrativo
Como se ha venido apuntando, el trabajo en grupo o equipo
reporta multitud de ventajas, por lo que, para el buen
funcionamiento del departamento administrativo, se le asigna ayuda
en la realizacin de las tareas por parte de los grupos o equipos de
trabajo.
2.4.1.- Caractersticas y funciones de un grupo de trabajo de
apoyo administrativo tipo. Grado de participacin
Las principales actuaciones dentro de la empresa implican el
cumplimiento de cuatro grandes funciones: planificar y desarrollar
una estrategia, organizar, dirigir o liderar y controlar y tomar
decisiones. Todas estas actividades se realizan en diferentes
niveles de la organizacin, pero cabe destacar que aumenta su
eficacia si se realizan por un grupo o equipo de trabajo.
Adems de las caractersticas que por s presenta un grupo o equipo
de trabajo, para apoyar en labores administrativas, es necesario
que el grupo o equipo adquiera las siguientes habilidades:
Habilidades estratgicas: el grupo o equipo de trabajo debe saber
centrarse en los objetivos claves.
Habilidades relativas a las tareas: el grupo o equipo de trabajo
debe saber cul es el mejor camino para poder lograr los
objetivos.
Habilidades relativas al trato con el resto de miembros del
grupo: este tipo
de habilidades hace referencia a saber motivar, solucionar
conflictos que se produzcan en el seno del grupo o equipo de
trabajo, etc.
Habilidades de autoconocimiento: si individualmente un
integrante conoce sus cualidades, sabr qu puede aportar al grupo o
equipo de trabajo.
El grupo de trabajo, al ser apoyo en las actividades
administrativas, tendr las si-guientes funciones:
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
46
Contables: dentro de este mbito, se encuentran tareas tales como
llevar la contabilidad financiera y de costes, elaborar balances,
confeccionar la cuenta de resultados, etc.
De correspondencia: tareas tales como la confeccin y redaccin de
las co-municaciones internas y externas a la empresa, el registro y
la distribucin del correo que llega a la empresa, etc.
De archivado: tareas relativas a clasificar los documentos de la
empresa, guar-dar dicha documentacin el tiempo que sea necesario,
etc.
De comunicacin y secretara: tareas que ayudan a que las
relaciones de la empresa fluyan correctamente, tales como la
realizacin de reuniones, la elabo-racin de circulares, informes o
cualquier tipo de documento con tal fin, la ela-boracin de
comunicados, concretar entrevistas, etc.
Por ltimo, en cuanto al grado de participacin en la empresa, hay
que hacer alu-sin a la capacidad, por parte de los trabajadores, de
opinin, accin o decisin sobre algn aspecto administrativo presente
o futuro en la empresa.
Por tanto en tareas administrativas, se podr ejercer la
participacin en temas con-tables, de archivo, de correspondencia,
de secretariado y de comunicacin.
-
Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y
generales
47
BIBLIOGRAFA GONZLEZ Jimnez, Ana Beln: Tcnicas administrativas
bsicas de oficina. ,
2012.Eduforma
PAVA Sanchez, Inmaculada: Organizacin empresarial y de recursos
humanos. , 2012. IC Editorial
SANCHS Martn, M Vicenta: Comunicacin y atencin al cliente, 2013.
McGraw Hill
ENLACES DE INTERS Bsqueda de leyes: Unin Europea, de: .
Ministerio de Interior, de: .
Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, de: .
Instituto Nacional de Estadstica (INE): Dinmicas de grupo: