BAB IPENDAHULUANA. Latar Belakang MasalahManusia di dalam
kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan
membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal
ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia
terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok
dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat
bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk
kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan
bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way
communicationsatau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal
balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk
mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk
mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri dari
berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan. Hubungan
yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan
masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan
dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang
berkelanjutan.Hubungan yang dilakukan oleh unsur pimpinan antara
lain kelangsungan hidup berorganisasi untuk mencapai perkembangan
ke arah yang lebih baik dengan menciptakan hubungan kerja sama
dengan bawahannya. Hubungan yang dilakukan oleh bawahan sudah tentu
mengandung maksud untuk mendapatkan simpati dari pimpinan yang
merupakan motivasi untuk meningkatkan prestasi kerja ke arah yang
lebih baik. Hal ini tergantung dari kebutuhan dan cara
masing-masing individu, karena satu sama lain erat hubungannya
dengan keahlian dan tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi
baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun
organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka
ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan
individu-individu yang tergabung dalam organisasi
tersebut.Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, penulis
memilih Koperasi Kopma UGM sebagai obyek penelitian untuk
mengetahui komunikasi secara lebih detail yang terjadi di dalam
organisasi tersebut. B. Rumusan MasalahRumusan masalah adalah
sebagai berikut:
1. Siapa saja pihak yang terkait dalam proses komunikasi di
Koperasi Kopma UGM?2. Apa saja media yang digunakan dalam proses
komunikasi di Koperasi Kopma UGM?
3. Apa saja miss communication yang terjadi dan apa saja
strategi yang digunakan untuk mengurangi atau menghilangkan miss
communication tersebut di Koperasi Kopma UGM?
4. Apa gaya kepemimpinan yang digunakan di Koperasi Kopma
UGM?
5. Apakah komunikasi di Koperasi Kopma UGM telah berjalan
efektif dan efisien?
C. TujuanTujuan penulisan makalah Komunikasi di Koperasi Kopma
UGM adalah:1. Memberikan informasi secara lebih detail tentang
pihak yang terkait dalam proses komunikasi yang terjadi di koperasi
Kopma UGM.2. Memberikan informasi mengenai media apa yang digunakan
dalam proses komunikasi di Koperasi Kopma UGM.
3. Memberikan informasi mengenai miss communication dan strategi
yang digunakan untuk mengurangi atau menghilangkan miss
communication di Koperasi Kopma UGM.4. Mengetahui gaya komunikasi
di Koperasi Kopma UGM.
5. Mengetahui apakah komunikasi di Koperasi Kopma UGM telah
berjalan efektif dan efisien.D. Ruang Lingkup Materi
Makalah yang berjudul Komunikasi di Koperasi Kopma UGM hanya
sebatas membahas tentang pihak yang terkait dalam proses
komunikasi, media komunikasi, miss communication, strategi yang
digunakan untuk mengurangi atau menghilangkan miss communication,
gaya komunikasi, dan menganalisis apakah proses komunikasi di
Koperasi Kopma UGM sudah berjalan efektif dan efisien atau
belum.BAB II
DASAR TEORIA. Komunikasi
Pengertian KomunikasiIstilah komunikasi berasal dari kata Latin
Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik
bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita
berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut
menjadi miliknya. Beberapa definisi komunikasi adalah:1. Komunikasi
adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang
perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan
komunikasi (Astrid).
2. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian
pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).
3. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian
dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).
4. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan
orang lain (Schram,W) 5. Komunikasi adalah penyampaian dan memahami
pesan dari satu orang kepada orang lain, komunikasi merupakan
proses sosial (Modul PRT, Lembaga Administrasi). Proses
Komunikasi
Diagram 1 : Proses Komunikasi1. Pengirim pesan (sender) dan isi
pesan/materi
Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan
kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang
menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah
informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim
pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif
bila diorganisir secara baik dan jelas.2. Simbol/ isyarat Pada
tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya
dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer
menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan,
(tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian
pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku
atau menunjukkan arah tertentu.2. Media/penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat
kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini
dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah
penerima pesan, situasi dsb.3. Mengartikan kode/isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan
seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan
simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti
/dipahaminya.4. Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari si
pengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti
pesan yang dimaksud oleh pengirim 5. Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari
penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan
seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap si
penerima pesan. Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan
untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang
benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau
orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh
penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang
mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan
apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak Balikan yang
diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan
terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan
menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan
yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi,
saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk
menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga
balikan dapat memperjelas persepsi.6. GangguanGangguan bukan
merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai
pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir
selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang
merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah
menafsirkan pesan yang diterimanya.
Hambatan Komunikasi / Miss CommunicationBeberapa hambatan
komunikasi yang efektif sehingga menyebabkan miss communication,
antara lain:1. Penilaian terhadap sumber/pengirim ( Pengalaman masa
lampau komunikator berpengaruh terhadap pandangan dan reaksi
penerima terhadap gagasan, pendapat, saran, maupun tindakannya.
Seseorang yang sudah dicap tidak baik oleh kelompok tertentu dalam
organisasi, kemudian pada suatu saat ia menyampaikan suatu gagasan
dengan tulus, tetapi oleh penerima tetap mencurigai itikad baik
gagasan tersebut.
2. Penyaringan pesan ( Penyaringan berkaitan dengan manipulasi
informasi, khususnya informasi yang negatif. Penyaringan ini pada
umumnya terjadi pada komunikasi dari bawah ke atas, dimana
informasi yang tidak menyenangkan atasan dihilangkan.3. Tekanan
waktu ( Keterbatasan waktu merupakan fenomena yang terjadi dalam
setiap aspek kehidupan, dan tekanan waktu menciptakan masalah
penting dalam proses komunikasi. Misalnya, manajer sering kali
tidak punya banyak waktu untuk berkomunikasi dengan setiap
bawahannya karena mereka terlalu sibuk sehingga informasi penting
seringkali terlewatkan. 4. Mendengarkan secara selektif (
Mendengarkan permasalahan secara selektif bagian dari permasalahan
besar persepsi selektif, dimana orang cenderung hanya mendengarkan
bagian tertentu dari informasi dan mengabaikan bagian yang lain
dengan berbagai alasan. 5. Masalah bahasa ( Komunikasi merupakan
proses simbolis yang sebagaian besar tergantung pada kata-kata yang
dimaksudkan mengandung arti tertentu. Sering kali orang berfikir
mereka berbicara dalam bahasa dan pengeriaan yang sama, padahal
kata-kata yang diucapkan memiliki arti yang berbeda bagi orang lain
atau lawan bicaranya.6. Bahasa kelompok ( Pada umumnya
kelompok-kelompok profesional mengembangkan istilah-istilah teknis
yang hanya dapat dimengerti oleh kelompoknya saja. Penggunaan
istilah-istilah teknis seperti overhead cost, break event point,
dll yang biasanya dipakai oleh ekonom tidak dipahami oleh
kelompok-kelompok lainnya sehingga dapat menimbulkan hambatan
komunikasi.7. Perbedaan kerangka acuan ( Komunikasi yang efektif
memerlukan adanya proses penyandian dan penguraian didasarkan pada
suatu pengalaman yang sama, jika tidak maka komunikasi akan
terganggu. Misalnya, orang-orang dalam organisasi dari fungsi atau
departemen yang berbeda menafsirkan informasi yang sama dengan cara
yang berbeda. Bagian pemasaran menafsirkan penurunan penjualan
karena kualitas produk yang rendah, sementara bagian produksi
menafsirkannya sebagai kurang efektifnya kegiatan pemasaran yang
dilakukan oleh bagian pemasaran.8. Beban komunikasi berlebih ( Jika
penerima mendapatkan informasi lebih dari kapabilitasnya untuk
mereka tangani maka mereka akan mengalami beban komunikasi yang
berlebihan. Akibatnya mereka sulit menanggapi semua informasi yang
disampaikan kepadanya.
Fungsi KomunikasiDalam suatu organisasi baik yang berorientasi
komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga
tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:1. Fungsi
informatifOrganisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem
pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya,
seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh
informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi
yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat
melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada
dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan
kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan
organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam
organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi
tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti
dan sebagainya.2. Fungsi RegulatifFungsi regulatif ini berkaitan
dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.
Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh
terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:a. Atasan atau orang-orang
yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki
kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.
Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan
instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi
kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of
authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan
perintah banyak bergantung pada:
Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi. Kepercayaan bawahan
terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
b. Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif
pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan
kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan
tidak boleh untuk dilaksanakan. 3. Fungsi PersuasifDalam mengatur
suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu
membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini,
maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya
daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara
sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih
besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan
kewenangannya.4. Fungsi IntegratifSetiap organisasi berusaha
menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan
tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal
seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter,
buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi
informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat
kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.
Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk
berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap
organisasi. Gaya KomunikasiGaya Komunikasi. Gaya komunikasi
(communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku
antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu
situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal behaviors that
are used in a given situation). Macam-macam gaya komunikasi:
1. The Controlling style Gaya komunikasi yang bersifat
mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud
untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan
tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi
ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way
communications.Pihak-pihak yang memakai controlling style of
communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman
pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak
mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan.
Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan
balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan
untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah
tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi
justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa
orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.Pesan-pesan yag berasal
dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha menjual gagasan agar
dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang
lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication
ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan
bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik.
Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini,
tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain
memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.2. The
Equalitarian style Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya
landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini
ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal
secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way
traffic of communication).Dalam gaya komunikasi ini, tindak
komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota
organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam
suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang
demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai
kesepakatan dan pengertian bersama.Orang-orang yang menggunakan
gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang
memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina
hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi
maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini
akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini
efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam
situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang
kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya
tindakan share/berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu
organisasi.3. The Structuring style Gaya komunikasi yang
berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis
maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan,
penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim
pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk
mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang
tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku
dalam organisasi tersebut.Stogdill dan Coons dari The Bureau of
Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari
kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi
atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka
bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah
orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih
memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan
jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.4. The Dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif,
karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan
pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The
dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru
kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen
atau saleswomen).Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini
adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja
dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup
efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat
kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan
mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis
tersebut.5. The Relinguishing style Gaya komunikasi ini lebih
mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun
gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah,
meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi
perintah dan mengontrol orang lain.Pesan-pesan dalam gaya
komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender
sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas,
berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas
semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.6. The Withdrawal
style Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya
tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang
yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena
ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi
oleh orang-orang tersebut.Dalam deskripsi yang kongkrit adalah
ketika seseorang mengatakan: Saya tidak ingin dilibatkan dalam
persoalan ini. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan
diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu
keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh
karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi
organisasi.Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah
bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya
komunikasi yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya:
structuring, dynamic dan relinguishing dapat digunakan secara
strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi.
Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal
mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang
bermanfaat.
Komunikasi Interpersonal
1. Bidang Arena ( Bidang komunikasi paling efektif. Pada bidang
ini baik diri sendiri maupun oranglain sama-sama mengetahui atau
memiliki informasi yang diperlukan dalam melakukan komunikasi
sehingga komunikasi yang terjadi dapat berlangsung dengan
efektif.
2. Bidang Blind Spot ( Pada bidang ini diri sendiri tidak
mengetahui informasi yang relevan secara lengkap, tetapi orang lain
mengetahui. Akibatnya komunikasi tidak berlangsung dengan baik.3.
Bidang Unknown ( Bidang komunikasi paling tidak efektif. Pada
bidang ini baik diri sendiri maupun orang lain sama-sama tidak
mengetahui informasi yang relevan.4. Bidang Facade/Hidden ( Pada
bidang ini diri sendiri mengetahui informasi yang relevan dengan
apa yang dikomunikasikan, sedangkan orang lain tidak mengetahui.
Akibatnya komunikasi tidak berlangsung dengan baik. Komunikasi
Keorganisasian Pengaruh dari struktur organisasi
Salah satu fungsi terpenting dari struktur organisasi adalah
membatasi aliran komunikasi dengan demikian mengurangi pemasalahan
kelebihan informasi. Beberapa dari permasalahan organisasi
dipecahkan dengan tidak meningkatkan tetapi dengan membatasi aliran
komunikasi dan merinci secara jelas informasi yang bagaimana yang
harus dikumpulkan, diproses, dan dianalisis.
Aliran komunikasi formal dalam organisasi
1. Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) (
merupakan aliran komunikasi dari tingkat atas ke tingkat bawah
melalui hirarkhi organisasi, contohnya prosedur organisasi,
instruksi tugas, umpan balik terhadap prestasi karyawan, dsb.
Kelemahannya adalah ketidakakuratan informasi yang melewati
beberapa tingkatan.2. Komunikasi dari bawah ke atas ( dirancang
untuk menyediakan umpan balik tentang seberapa baik organisasi
telah berfungsi. Bawahan diharapkan memberikan informasi tentang
prestasinya dan praktek serta kebijakan organisasi. Komunikasi ini
dapat berbentuk laporan tertulis maupun lisan, kotak saran,
pertemuan kelompok,dsb. Kelemahannya adalah bias dan penyaringan
atas informasi informasi yang disampaikan oleh bawahan.3.
Komunikasi horisontal ( merupakan aliran komunikasi kepada orang
yang memiliki hirarkhi yang sama dalam suatu organisasi, misalnya
komunikasi yang terjadi antara manajer pemasaran dengan manajer
bagian produksi.4. Komunikasi diagonal ( merupakan aliran
komunikasi dari orang-orang yang memiliki hirarkhi yang berbeda dan
tidak memiliki hubungan wewenang secara langsung, misalnya
komunikasi antara manajer pemasaran dengan subbagian pengendalian
mutu.
B. Koperasi Kopma UGM
Sejarah, Visi & Misi, Asas, dan Prinsip Koperasi Kopma
UGM
Koperasi Kopma UGM adalah organisai yang berbadan hukum koperasi
sekaligus merupakan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) di lingkungan
Universitas Gadjah Mada, beranggotakan orang perorang yang telah
terdaftar sebagai anggota. Koperasi Kopma UGM didirikan pada
tanggal 20 Maret 1982. Kopma UGM resmi ber-Badan Hukum pada tanggal
2 Agustus 1982 dengan Akte Pendirian No. 1246/BH/XI didapat dari
Departemen Perdagangan dan Koperasi dengan klasifikasi Koperasi
Serba Usaha.Visi Koperasi Kopma UGM adalah menjadi organisasi yang
secara terus menerus mengembangkan diri dan memberikan kemanfaatan
kepada anggotanya serta berperan aktif dalam gerakan koperasi
dengan berpegang teguh pada nilai-nilai dan prinsip-prinsip
koperasi.
Misi Koperasi Kopma UGM adalah;1. Mewujudkan SDM anggota yang
memahami dan menjalankan fungsi dan perannya sebagai pemilik,
pelanggan, dan partisipasi aktif di KoperasiKopma UGM.2.
Meringankan beban ekonomi dan meningkatkan daya beli anggota.3.
Menyediakan kebutuhan mahasiswa.4. Pengoptimalan fungsi
perpustakaan sebagai pusat data dan informasi Koperasi Kopma UGM
dan berita aktual serta pola pengembangannya.5. Pengoptimalan,
pembenahan, dan pemanfaatan sistem informasi, serta kearsipan dan
administrasi data-data organisasi.6. Menciptakan kondisi aman dan
tertib dengan mendukung kinerja organisasi.7. Mewujudkan
terlaksananya 5K di lingkungan Koperasi Kopma UGM.8. Mewujudkan
hubungan yang harmonis baik internal maupun eksternal dengan
meningkatkan kualitas intensitas informasi tentang Koperasi Kopma
UGM.9. Mewujudkan citra Koperasi Kopma UGM sebagai UKM terfavorit
di UGM.10. Mewujudkan citra Koperasi Kopma UGM sebagai rujukan
pusat belajar koperasi bagi mahasiswa Indonesia.Asas Koperasi Kopma
UGM adalah kekeluargaan, sedangkan prinsip-prinsipnya adalah:1.
Keanggotaan yang sukarela dan terbuka
2. Pengawasan secara demokratis oleh anggota
3. Partisipasi aktif dari anggota
4. Otonomi dan kemandirian
5. Pendidikan, pelatihan dan penginformasian
6. Kerjasama antar koperasi7. Kepedulian terhadap masyarakat dan
lingkungan Struktur Organisasi Koperasi Kopma UGM
Divisi Usaha Koperasi Kopma UGMSaat ini Koperasi Kopma UGM telah
memiliki lima divisi usaha dengan jumlah karyawan 78 orang (belum
termasuk parttimer) dan omset pada tahun 2010 sebesar Rp 12 milyar.
Adapun divisi usahanya adalah sbb:
a. Warpostel
b. Swalayan
c. Konveksi & Sablonase
d. Kafetaria
e. Unit Simpan Pinjam (USP) Syariah
Gugus dan Komunitas Koperasi Kopma UGMSebagai salah satu UKM di
bawah rektorat, Koperasi Kopma UGM memiliki gugus dan komunitas
yaitu wadah untuk menampung kegiatan anggota. Selain untuk
mengembangkan minat dan bakat anggotanya, juga untuk mendukung
kinerja organisasi secara keseluruhan. Saat ini Koperasi Kopma UGM
memiliki kurang lebih 750 anggota aktif. Adapun gugus dan komunitas
yang ada di Kopma UGM adalah sbb:
a. Lembaga Penerbitan (LP)
b. Kopma Design Center (KDC)
c. Speaking Club (SC)d. Trainer Community (TC)
e. Gugus Khusus Kajian
f. Komunitas IT Club
g. Sport Society
BAB III
PEMBAHASANPenulis membahas komunikasi di Koperasi Kopma UGM per
bagian/bidang agar pembahasannya lebih detail. Alasan lainnya
adalah tugas dan wewenang per bagian/bidang berbeda-beda sehingga
komunikasi antar satu bidang dengan bidang yang lain berbeda.
Pembahasan ini dibuat berdasarkan hasil observasi penulis selama 9
bulan (sejak maret 2011 s/d Desember 2011) dan wawancara langsung
dengan kepala dan staf masing-masing bidang.A. Komunikasi di
Koperasi Kopma UGM1. Ketua Umum
Ketua umum membawahi kepengurusan yang terdiri dari 6 bidang,
yaitu bidang administrasi, PSDA, P&K, personalia, keuangan, dan
bisnis. Adapun disetiap bidang tersebut terdapat kepala bidang,
staf bidang, dan asisten bidang. Selain itu, ketua umum juga
membawahi karyawan. Pihak yang terkait dalam proses komunikasi
Ketua umum melakukan komunikasi internal maupun eksternal.
Komunikasi internal dilakukan melalui rapat dengan kepala bidang
yang dilakukan setiap 2 minggu sekali, rapat ini dinamakan rakor
(rapat koordinasi) pengurus-staf. Selain itu ketua umum
berkomunikasi dengan karyawan secara formal dengan menggelar rapat
mandiv (rapat manajer divisi) setiap 2 minggu sekali. Selain itu
pengurus dan pengawas juga mengadakan rapat pengurus-pengawas yang
akan diadakan jika ada kesepakatan dari kedua belah pihak.
Sedangkan komunikasi eksternal meliputi komunikasi dengan rektorat
UGM, dinas, dsb. Media komunikasi
Media komunikasi yang digunakan adalah dengan surat resmi,
telepon, papan pengumuman, memo, SMS, forum internal facebook,
email, dsb.
Miss communication
Miss communication terjadi karena adanya gangguan dari media
komunikasi yang digunakan. Misalnya ketua umum mengumumkan akan
diadakan upgrading untuk asisten bidang, namun pesan yang
disampaikan tidak diterima oleh penerima karena pesan yang dikirim
lewat sms terpanding, dsb.
2. PengawasKetua pengawas Koperasi Kopma UGM membawahi 2 anggota
pengawas. Pengawas bertugas untuk melakukan pemeriksaan terhadap
pengelolaan koperasi oleh pengurus minimal 3 bulan sekali. Pengawas
dalam menjalankan tugasnya dapat meminta jasa konsultan. Pengawas
diwajibkan berusaha agar segala laporan kepengawasannya dapat
diketahui oleh setiap anggota.
Pihak yang terkait dalam proses komunikasiBerdasarkan tugas dan
wewenang pengawas diatas, dapat diketahui bahwa pengawas melakukan
komunikasi internal (pengurus, anggota, karyawan, pelindung,
pembina, penasehat, dsb) dan eksternal (konsultan, dsb) dalam
menjalankan tugasnya. Pengawas mengadakan rapat internal pengawas 2
minggu sekali.
Media komunikasi
Media komunikasi yang digunakan adalah memo, surat resmi,
bertanya langsung kepada pihak yang terkait untuk mendapatkan
informasi, membuat FGD (Forum Group Discussion) di facebook.
Miss communication
Miss communication yang sering terjadi dikarenakan pada rapat
tertentu yang diadakan oleh pengawas ada anggota koperasi yang
tidak datang, sehingga hasil keputusan atau informasi yang
diberikan pengawas tidak diterima dengan baik oleh anggota.
3. Bidang Administrasi
Bidang administrasi adalah fungsi pendukung bagi Koperasi Kopma
UGM. Bidang ini membantu jalannya bisnis, kegiatan kemahasiswaan
(seperti menyediakan fasilitas untuk kegiatan
gugus&komunintas), mengurusi perpustakaan, galeri movie, dan
segala aktivitas yang dilakukan oleh Koperasi Kopma UGM. Adapun
bidang ini mengurusi tentang infrastuktur bangunan/gedung, listrik,
air, kebersihan, keindahan, arsip-arsip, dokumentasi, perlengkapan
dan peralatan kantor, dsb.
Pihak yang terkait dalam proses komunikasiBidang administrasi
melakukan komunikasi internal maupun eksternal. Komunikasi internal
meliputi pengurus, pengawas, karyawan, anggota, parttimer
perpustakaan, dsb. Sedangkan komunikasi internal meliputi rektorat,
dinas, supplier peralatan dan perlengkapan kantor, dsb. Media
komunikasi
Media komunikasi yang digunakan dalam proses komunikasi diatas
adalah melalui surat resmi, memo, SMS, forum internal facebook,
bertanya secara langsung, email, dsb.
Miss communication
Miss communication sering terjadi di bidang ini, untuk
meminimalisir hal tersebut maka bidang admin selalu melakukan
koordinasi dengan pihak lain secara intensif. Selain itu selalu
membahas berbagai hal, seperti evaluasi kinerja admin dan program
kerja selanjutnya di rapat koordinasi pengurus-staf setiap 2 minggu
sekali
4. Bidang PSDABidang PSDA adalah salah satu fungsi keanggotaan
di Koperasi Kopma UGM. Bidang ini mengurusi kegiatan keanggotaan,
seperti gugus komunitas, rekruitmen asisten bidang, mengawasi
kinerja asisten bidang, mengadakan pendidikan dasar perkoperasian 4
kali dalam 1 tahun, pendidikan organisasi 2 kali dalam 1 tahun,
pendidikan manajemen 1 kali dalam 1 tahun, dsb.
Pihak yang terkait dalam proses komunikasiBidang PSDA melakukan
komunikasi internal dan eksternal. Komunikasi eksternal meliputi
komunikasi kepada pengurus-staf, pengawas, karyawan, anggota, dsb.
Sedangkan komunikasi eksternal meliputi komunikasi kepada
universitas, HKMY (Himpunan Koperasi Mahasiswa Yogyakarta), dsb.
Media komunikasi
Media komunikasi yang digunakan oleh bidang ini antara lain SMS,
forum internal facebook, surat resmi, memo, email, dsb.
Miss communication
Miss communication sering terjadi seperti ketidakhadiran anggota
pada suatu kegiatan yang dilakukan oleh bidang ini. Untuk
meminimalisir terjadinya miss communication, bidang PSDA melakukan
komunikasi tidak hanya satu kali tetapi beberapa kali dan dengan
menggunakan berbagai media komunikasi, selain itu juga melakukan
koordinasi dengan pengurus-staf melauli rapat koordinasi yang
dilakukan 2 minggu sekali.
5. Bidang Pengembangan&Kerjasama (P&K)
Bidang P&K adalah termasuk fungsi gerakan. Bidang P&K
bertugas untuk melakukan penelitian dan kerjasama dengan pihak
luar. Bidang ini membawa nama Koperasi Kopma UGM dikancah nasional
hingga internasional.
Pihak yang terkait dalam proses komunikasiBerdasarkan tugas
diatas, bidang P&K lebih sering melakukan komunikasi eksternal.
Namun, komunikasi internal bagi bidang ini juga merupakan hal yang
penting. Komunikasi internal meliputi komunikasi kepada
pengurus-staf, pengawas, karyawan, anggota, pembimbing, pembina,
penasehat, dsb. Sedangkan komunikasi eksternal meliputi komunikasi
kepada koperasi-koperasi lain, HKMY, FKKMI, UKM, dinas, rektorat
UGM, fakultas di seluruh UGM, bahkan universitas lain di seluruh
Indonesia, dsb.
Media komunikasi
Media komunikasi yang digunakan anatara lain SMS, telepon, forum
internal facebook, surat resmi, memo, mading, forum komunikasi
untuk UKM, email, dsb. Miss communication
Miss communication yang sering dihadapi oleh bidang ini antara
lain pihak lain yang membatalkan pertemuan yang sudah disepakati,
minimnya contact person sehingga komunikasi menjadi sedikit
terhambat. Untuk meminimalisir miss communicattion tersebut bidang
P&K melakukan konfirmasi ulang sebelum pertemuan dilakukan,
melakukan komunikasi intensif dengan pihak internal maupun
eksternal Koperasi Kopma UGM.
6. Bidang Personalia
Bidang personalia adalah salah satu fungsi bisnis di Koperasi
Kopma UGM. Bidang ini bertugas untuk membawahi, mengawasi, dan
mengurusi karyawan dan parttimer Kopersi Kopma UGM. Adapun jumlah
karyawan yang menjadi tanggung jawabnya ada 78 orang.
Pihak yang terkait dalam proses komunikasiBidang personalia
melakukan komunikasi internal dan eksternal. Komunikasi internal
meliputi komunikasi kepada pengurus-staf, pengawas, karyawan, dan
parttimer. Sedangkan komunikasi eksternal meliputi komunikasi
kepada dinas, notaris, kepolisian, dsb.
Media komunikasi
Media komunikasi yang digunakan antara lain memo, surat resmi,
forum internal facebook, email, dsb.
Miss communication
Miss communication sering terjadi terutama kepada karyawan,
misalnya masih ada karyawan yang melanggar aturan kerja, dan masih
ada karyawan yang KPI-nya (Key Performance Indicator) kurang dari
standar minimal. Untuk meminimalisir miss communication tersebut,
bidang personalia turut hadir dalam rapat mandiv yang diadakan 2
minggu sekali. Hal ini diharapkan agar komunikasi antar dua arah
(atas ke bawah dan bawah ke atas) dapat terjadi lebih intensif dan
efektif. Sehingga berbagai permasalahan karyawan dapat cepat
diketahui dan dicarikan solusinya. Selain itu, bidang personalia
juga melakukan pengajian karyawan setiap bulannya dan arisan per
divisi usaha setiap 3 bulan sekali. Acara ini diharapkan semakin
mempererat jalinan silahturahmi dan komunikasi antar karyawan dan
pengurus.7. Bidang Bisnis
Bidang bisnis termasuk ke dalam fungsi bisnis. Bidang ini
mengelola bisnis di Koperasi Kopma UGM meliputi swalayan,
warpostel, kafetaria, konveksi&sablonase, dan USP Syariah (Unit
Simpan Pinjam Syariah). Bidang ini bertanggungjawab terhadap
jalannya bisnis dan mengelola bisnis agar tetap menguntungkan dan
berkembang.
Pihak yang terkait dalam proses komunikasiBidang bisnis
melakukan komunikasi internal dan eksternal. Komunikasi internal
meliput komunikasi kepada pengurus-staf, karyawan, pengawas.
Sedangkan komunikasi ekternal meliputi komunikasi kepada supplier,
mitra usaha, dinas, koperasi lain, dsb.
Media komunikasi
Media komunikasi yang digunakan oleh bidang ini meliputi SMS,
telepon, surat resmi, email, website, forum internal facebook,
memo, dsb. Miss communication
Bidang bisnis sering mengalami miss communication, terutama
kepada karyawan, supplier, dan mitra usaha. Misalnya karyawan yang
belum menerima atau mengetahui adanya kebijakan baru dari pengurus
sehingga karyawan tersebut tidak mennjalankan tugas yang
semestinya, supplier yang masih mengirimkan barang yang kurang laku
dijual, dan mitra usaha yang menerapkan kebijakan baru sedangkan
pihak bisnis Kopma UGM belum diberikan informasi resmi, dsb. Untuk
meminimalisir miss communication tersebut, bidang bisnis selau
hadir dalam rapat mandiv setiap 2 minggu sekali agar kebijakan baru
dan segala informasi dapat tersampaikan dengan baik. Selain itu
juga selalu melakukan komunikasi intensif kepada supplier dan mitra
usaha.
8. Bidang Keuangan
Bidang keuangan termasuk juga fungsi bisnis. Bidang ini bertugas
untuk mengelola keuangan Koperasi Kopma UGM meliputi pembuatan
laporan keuangan, input pajak, dsb. Selain itu bidang keuangan juga
bertugas untuk melakukan investasi terhadap sumber daya modal
sehingga Kopma UGM dapat memperoleh keuntungan yang lebih
banyak.
Pihak yang terkait dalam proses komunikasiBidang keuangan
melakukan komunikasi kepada pihak internal maupun eksternal.
Komunikasi internal meliputi komunikasi kepada pengurus-staf,
pengawas, karyawan, anggota, dsb. Sedangkan komunikasi eksternal
meliputi komunikasi kepada bank, koperasi lain, dinas, dsb. Media
komunikasiMedia komunikasi yang digunakan antara lain SMS, telepon,
email, surat resmi, memo, forum internal facebook, dsb.
Miss communication
Miss communication yang sering dihadapi oleh bidang ini antara
lain terlambatnya pembagian bonus karyawan yang disebabkan oleh
terlambatnya pembuatan laporan keuangan. Laporan keuangan tersendat
penyelesaiannya karena input jurnal dan sistem yang masih belum
sempurna. Untuk meminimalisir miss communication tersebut, bidang
keuangan telah menambah 1 karyawan khusus untuk menginput jurnal
dan berkonsulatasi dengan jasa konsultasi tentang sistem akuntansi
yang cocok untuk diterapkan di Kopma UGM.B. Gaya Komunikasi di
Koperasi Kopma UGM
Berdasarkan hasil obesrvasi dan wawancara yang telah dilakukan
oleh penulis, dapat diketahui bahwa Koperasi Kopma UGM cenderung
menggunakan gaya komunikasi the equalitarian style dan the
structuring style.
The equalitarian style ditandai dengan adanya komunikasi dua
arah, yaitu dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi
dilakukan secara formal maupun informal. Setiap anggota organisasi
baik pengurus-staf, karyawan, pengawas, maupun anggota dapat
mengungkapkan gagasan atau pendapatnya. Hal ini sesuai dengan asas
Kopma UGM yaitu kekeluargaan.
The stucturing style adalah gaya komunikasi yang memanfaatkan
pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan
perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan
serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi
perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan
jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja,
aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.
Misalnya bidang personalia menggunakan gaya komunikasi ini kepada
karyawan agar karyawan dapat menjalankan tugasnya dengan baik,
bidang bisnis menggunakan gaya komunikasi ini agar seluruh elemen
bisnis dapat berjalan dengan baik, dsb.C. Efektivitas dan Efisiensi
Komunikasi di Koperasi Kopma UGM\Komunikasi yang terjadi di
Koperasi Kopma UGM sudah berjalan cukup baik, dapat dilihat dari
rapat koordinasi pengurus-staf dan rapat mendiv yang rutin
dilakukan setiap 2 minggu sekali. Ketua umum, pengawas, dan seluruh
bidang yang ada di Koperasi Kopma UGM juga telah menggunakan
berbagai media dan melakukan berbagai hal yang diharapkan dapat
mengurangi adanya miss communication.BAB IV
PENUTUPA. Kesimpulan 1. Ketua umum, pengawas dan bidang-bidang
yang ada di Koperasi kopma UGM melakukan komunikasi internal dan
eksternal sesuai dengan tugas dan wewenang masing-masing. Media
komunikasi yang digunakan oleh ketua umum, pengawas, dan
bidang-bidang di Koperasi Kopma UGM diatas hampir sama, yaitu
antara lain SMS, telepon, email, memo, surat resmi, forum internal
facebook, dsb. Miss communication pun hampir dihadapi oleh ketua
umum, pengawas, dan bidang-bidang di Koperasi Kopma UGM dan mereka
melakukan berbagai cara untuk meminimalisir terjadinya miss
communication antara lain dengan mengadakan rapat koordinasi
pengurus-staf dan rapat mendiv setiap 2 minggu sekali, dsb.
2. Koperasi Kopma UGM lebih cenderung menggunakan gaya
komunikasi the equalitarian style dan the structuring style.
3. Komunikasi di Koperasi Kopma UGM sudah cukup efektif dan
efisien.
B. Saran
1. Semakin meningkatkan efektifitas dan efisiensi komunikasi di
Koperasi Kopma UGM untuk meminimalisir terjadinya miss
communication dan program kerja dapat terlaksana dengan baik.2.
Semakin meningkatkan link atau hubungan kerjasama dengan berbagai
pihak di luar Koperasi Kopma UGM seperti pejabat, dinas, rektorat
UGM, UKM, mitra bisnis, supplier, koperasi lain, universitas lain,
dsb agar Koperasi Kopma UGM semakin dilihat eksistensinya, semakin
bermanfaat bagi banyak orang, dan semakin maju dan
berkembang.DAFTAR
PUSTAKAwww.google.com/kmpk.ugm.ac.id/data/SPMKK/3d-KOMUNIKASI(revJan'03).doc,
4 Januari 2012, 14:24:45.Gitosudarmo, Indriyo, dkk. 1997. Perilaku
Keorganisasian. Yogyakarta: BPFE.
http://dayatfarras.wordpress.com/2011/07/07/komunikasi-dalam-organisasional/,3
Januari 2012, 17: 34: 31.http://koperasi-kopmaugm.com/, 3 Januari
2012, 17: 56:23.
Gangguan
Gangguan
Balikan
Penerima Pesan
Pengirim Pesan
Mengartikan Kode/Pesan
Media
(Saluran)
( Saluran )
Simbol/Isyarat
kmpk.ugm.ac.id/data/SPMKK/3d-KOMUNIKASI(revJan'03).doc, , 4
Januari 2012, 14:24:45.
Indriyo Gitosudarmo, dkk, Perilaku Keorganisasian, (Yogyakarta :
BPFE, 1997), hlm 213.
Kajian Komunikasi dalam Organisasi AN/FISIP, , 3 Januari 2012,
17: 34: 31.
Indriyo Gitosudarmo, dkk, Perilaku Keorganisasian, (Yogyakarta :
BPFE, 1997), hlm 210.
< HYPERLINK "http://koperasi-kopmaugm.com/"
http://koperasi-kopmaugm.com/>, 3 Januari 2012, 17: 56:23.
29
_1387256020.vsdTeam Title
Company Name
Company NameDepartment Name
KETUA UMUM
KETUA BIDANG ADMINISTRASI
KETUA PENGAWAS
KETUA BIDANG PSDA
KETUA BIDANG P&K
KETUA BIDANG PERSONALIA
KETUA BIDANG BISNIS
KETUA BIDANG KEUANGAN
STAFF
STAFF
STAFF
STAFF
STAFF
STAFF
STAFF
STAFF
STAFF
STAFF
STAFF
STAFF
ANGGOTA PENGAWAS
ANGGOTA PENGAWAS
ASISTEN BIDANG ADMINISTRASI
ASISTEN BIDANG PSDA
ASISTEN BIDANG P&K
ASISTEN BIDANG PERSONALIA
ASISTEN BIDANG BISNIS
ASISTEN BIDANG KEUANGAN
RAT
ANGGOTA
KARYAWAN