TUDo ERP 24.01.2013 Endanwenderschulung SAP Projektsystem Projektsystem: Stammdaten, Bewegungsdaten, Berichtswesen.

TUDoERP

24.01.2013

Endanwenderschulung SAP Projektsystem

Projektsystem: Stammdaten, Bewegungsdaten, Berichtswesen

2

1 Einführung

2 Phase I: Projektbeantragung

3 Phase II: Projektbewilligung

4 Phase III: Projektdurchführung

5 Phase IV: Projektabschluss

Agenda

Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt6

-folgende SAP Einstellungen erleichtern Ihnen die Arbeit mit den im Projektsystem benötigten Transaktionen (z.B Project Builder, Beplanungsmaske, Berichte)

- Einstellungen an der Benutzeroberfläche

- Erstellung von Favoriten

SAP Einstellungen

3

SAP Einstellungen – Techn. Namen v. Transaktionen

4

SAP Einstellungen - Favoriteneinrichtung

5

Darstellung der IST-Situation

Akteure des Projektmanagements

Systeme Beispiele

ZUV Verschiedene HIS-Systeme

ZUV D5 Forschungsdatenbank (Access), FIS

ZUV Weitere (z.B. Kopernikus)

Projektleiter + EPC Excel, Access, Open Office Calc, (individuelle Lösungen)

Mittelgeber Formulare Alle Mittelgeber

Mittelgeber Antragssoftware Easy-AZA (BMBF), elan (DFG), PRANO (SAB)

Mittelgeber Projektabwicklungssoftware (Bereitstellung von Mittelabruf, Zwischenbericht, Zwischennachweis)

Profi-online (BMBF)

6

Integration der vorhandenen Systeme in SAP

Akteure des Projektmgmt

Systeme Integrations-schritt 1

Integrations-schritt 2

Integrations-schritt 3

Integrations-schritt 4

ZUV Versch. HIS-Syst SAP SAP SAP SAP

ZUV D5 Forschungsdaten-bank

SAP SAP SAP

Projektleiter + EPC

Excel, Access, Open Office Calc (individuelle Lösungen)

SAP SAP und ggf. Projektmanagement-software

Mittelgeber Formulare aller Mittelgeber

Download aus SAP

Mittelgeber Antragssoftware Easy-AZA (BMBF), elan (DFG), PRANO (SAB)

Schnittstelle zu SAP

Mittelgeber Projektabwicklungssoftware Profi-online (BMBF)

Schnittstelle zu SAP

7

8

FIBU/ LEDGER/AA

HCMPersonalsystem

MMMaterialbeschaffung

CO PS

FI-TV SRM

LSF

KRED (SG 1.1,1.2)

Stip HV/ WV/ LA

SHK/WHK

Prof.

MA

PERS (D2)

DIENSTREISE

MNP (SG 1.3.)

PSP Administration Projektleitung, D5, SG 1.1. Berichte

Bericht

Institute, zentrale Einrichtungen, ZUVInstitute, zentrale Einrichtungen, ZUV

TU MA Dritte

SAP = integriertes System

SAP CO/PS - wer arbeitet mit Projekten

9

Prozessablauf - aktuelle Istsituation

10

Antrag

Nomenklatur der PSP-Elemente

11

0 = ohne Jahresabgrenzung3 = 20134 = 2014 …X = 2020, 2030, 2040…

Mittelherkunft: Ausprägungen

12

Anpassen: Ausprägungstabelle “Mittelgeber” hinzufügen

Profil Mittelgeber / Zuweis.zweckBezeichnungF 512 Zuwendungen SMWK - Lehre und Forschung

F 513 Zuwend. SMWK - 143c, GG-Länder

F 521 Bundesmittel / Zuwendungen

F 522 Bundesmittel über AIF

F 523 Bundesmittel / Verträge

F 531 Auftragsforschung

F 532 Wissensch. Dienstleistungen

F 533 Stiftungen

F 534 Stiftungslehrstühle

F 535 EU-Mittel

F 536 Mittel des DAAD

F 537 Landesmittel / Zuwendungen

F 538 Landesmittel / Verträge

F 539 Mittel von Sonstigen

F 541 DFG / Sachbeihilfen

F 542 DFG / SB - Progr.Pauschale

F 549 DFG / Großgeräte

F 551 DFG / SFB

F 552 DFG / SFB - Progr.Pauschale

F 553 DFG / Exzellenzinitiative

F 554 DFG/ Exzellenzinitiative Progr.Pausch

F 571 DFG / GK

F 572 DFG / GK - Progr.Pauschale

D 601 Betriebsausg. der Inst., Lab.

D 602 Betr.Tätigkeit Inst. - Projekte

F 701 Landesprojekte

F 711 Landesmittel für HBFG 91b

L 721 Hochschulpakt 2020

F 731 Maßn. aus EU-Reg.fonds (EFRE)

F 741 Maßn. aus EU-Sozialfonds (ESF)

F 830 Techn. Universität - Grundfinanzierung

F 861 Förderung des Hochschulsports

ProjektdefinitionOberster Knoten eines Projektstrukturplans. Stellt den Rahmen für alle in diesem enthaltenen Projektstrukturplan-Elemente dar.

Projektstrukturplan-Element (PSP-Element)Stammdatenobjekt zur Strukturierung von Projekten. Wird als bebuchbarer Kostenträger verwendet.

Oberknoten

Teilprojekt / EU-Activity

Geldgeber

Kostenstelle

Stammdaten des Moduls Projektsystem

13

F-XXXXXX

Transformation alte Projektstruktur -> SAP CO/PS Struktur

14

Alte HIS Nr. PSP Element – Beispiele

ALT NEU

HIS Nr. Projektdef. mit PSP Element Beschreibung

1) Normalfall

02040112 F-200019 Proj. Def.= Oberknoten

F-200019-521-000-1020401 PSP Element

2) Teilprojekte z.B. EU mit versch. KST

F-200021 Proj. Def.=Oberknoten

01120455 F-200021-535-001- 1020401 Teilprojekt 1/ Prof. A

15050255 F-200021-535-001- 1150502 Teilprojekt 1/ Prof. B

58462155 F-200021-535-002- 1584621 Teilprojekt 2/ Prof. C

Transformation alte Projektstruktur -> SAP CO/PS Struktur

15

ALT NEU

HIS Nr. Projektdef. mit PSP Element Beschreibung

3) Jahresscheiben – z.B. koordinierte DFG o. DAAD Projekte innerh. einer KST

02040138 F-2000022 Proj.Def = Oberknoten

0204013002 F-2000022-551-200-1020401 Jahresscheibe 2012

0204013003 F-2000022-551-300-1020401 Jahresscheibe 2013

02040108 F-2000022-552-000-1020401 Programmpauschale

4) BgA FDL- Sammelthema (analog Auftragsforschung)

0204017999 F- 200023 Proj.Def. = Oberknoten

F- 200023-532-000-1020401 F- 200023-532-001-1020401 F- 200023-532-002-1020401 F- 200023-532-003-1020401

Alle Istbuchungen hierVertr.Partner 1 nur Planung/ Vertr.Partner 2 Dokumente/ Vertr.Partner 3 Statistik D5

Transformation alte Projektstruktur -> SAP CO/PS Struktur

16

ALT NEU

HIS Nr. Projektdef. mit PSP Element Beschreibung

5) Projekt mit Eigenanteil

0204017999 F-200023 Proj.Def. = Oberknoten

F-200023-532-000-1020401F-200023-830-001-1020401 Eigenanteil

Transformation alte Projektstruktur -> SAP CO/PS Struktur

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ALT NEU

HIS Nr. Projektdef. mit PSP Element Beschreibung

6) BgA - Service

keine D-000005 Proj.Def = für alle BgA-Service

7701070100 D-000005-602-000-1010701

7701610000 D-000005-602-000-1016100

…..

7) Ehemalige Untertitel – z.B. UT 77 – Öffentlichkeitsarbeit/Repräsentation

UT 77 D-000077 Proj.Def. = für alle UT 77

016100 UT 77 026100 UT 77

D-000077-601-000-1016100 D-000077-601-000-1026100 …..

18

1 Einführung

2 Phase I: Projektbeantragung

3 Phase II: Projektbewilligung

4 Phase III: Projektdurchführung

5 Phase IV: Projektabschluss

Agenda

Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt6

Projektbeantragung

1 Projektdefinition anlegen

2 PSP-Element anlegen

3 Partner-DB pflegen

4 Kalkulation für Antrag erstellen

5 Bericht für internes Controlling

6 DM-Anzeige befüllen

7 Antragsformulare / Software befüllen

8 Weitere Dokumentenflüsse (Angebote, Verträge)

9 Antrag freigeben (Anwenderstatus BEAN)

10 Antrag ablegen

11 Planung für abgeschlossenen Antrag erstellen

SAP

SAP

SAP

SAP

SAP

19

SAP

SAP

SAP

Phase I – Projekt-Antragsprozess

20

Dokumenten- und Informationsfluß

DM-Anzeige (Workflow für Dokument DMS)

PL SG5.1 Dezernat 4

ZIH

Antragsdokument (Workflow für Dokument DMS)

PL SG 5.1 (rechtsverb. Unterschrift) Mittelgeber

Geldgeber, Gruppierungsschlüssel, Gruppe pflegen (Workflow für Beantragung E-Mail)

PL Verantwortlicher

Statuswert geändert, Kalkulation eingestellt (Workflow für Benachrichtigung SAP, E-Mail)

System SG 1.1, 1.3, D5, Projektleiter

Stellen angelegt (Workflow für Benachrichtigung SAP, E-Mail)

System PL

elektronischer Workflow ist in Planung

21

Anlage eines Projekts – Transaktion CJ20N

Anlegen (1 von 6) Key User

können PSP-Elemente anlegen.

Die Transaktion zum Anlegen eines PSP-Elements befindet sich unter folgendem Pfad:

Controlling Projektsystem Projekt Project Builder

Die Transaktion kann auch über den

Transaktionscode CJ20N aufgerufen werden.

22

Anlage eines Projekts

Ist noch keine Projektdefinition ( ) für das neuanzulegende PSP-Element vorhanden, muss diese zuerst angelegt werden.

Mit der Schaltfläche kann unter derKategorie die Projektdefinitionausgewählt werden.

Mit Hilfe von Drag & Drop wird die Projektdefinitionin das Bearbeitungsfeld des Projektstrukturplansgezogen.

Alternativ dazu kann ein neues Projekt über die Schaltfläche durch Eintrag des MenüpunktesProjekt angelegt werden.

In beiden Fällen erscheint auf der rechten Bildschirmhälfte ein leeres Stammdatenblatt.

Anlegen (2 von 6)

1

23

Anlage eines Projekts

Für die Anlage einer Projektdefinition sind die beiden Karteireiter Grunddaten und Steuerung zu befüllen.

Die Nummer der Projektdefinition ist entsprechend der Nomenklatur zu vergeben.

Die Bezeichnung des Projektes muss erfasst werden.

Nach Eintrag des Projektprofils im Reiter Steuerung werden weitere Einträge automatisch übernommen.

Anlegen (3 von 6)

24

Zur Auswahl des Projektprofils – siehe Tabelle Zuordnung zu Mittelgebern – Folie Nr. 11

Anlage eines Projekts

Analog zum Anlegen der Projektdefinitionwerden PSP-Elemente durch Drag & Dropaus den Vorlagen in das Bearbeitungsfeld des Projektstrukturplans gezogen.

Die Bezeichnung des PSP-Elementsentspricht der Projektdefinition.

Eingabe von Muss- / Kannfeldern

Alle Mussfelder müssen befüllt werden, sonst kann Projekt nicht gespeichert werden

. Aufstellung der Mussfelder – siehe nächste Folie

Anlegen (4 von 6)

25

Zusatzfelder der Projektdefinition und der PSP-Elemente Übersicht (1 von 2)

Feldname Projektdefinition Feldstatus Feldlänge Prüftabelle

Sprecher Kannfeld 250 Zeichen Nein

Feldname PSP-Element Feldstatus Feldlänge Prüftabelle

Alte HIS-Nummer Kannfeld 10 Zeichen Nein

Trennungsrechnung (wirt./nichtwirt) Mussfeld 1 Zeichen Wertehilfe (W/N)

Geldgeber Mussfeld 4 Zeichen Wertehilfe

Gruppierungsschlüssel Mussfeld 3 Zeichen Wertehilfe

Projektleiter Mussfeld 250 Zeichen Nein

Teamleiter Kannfeld 20 Zeichen Nein

Bearbeiter Kannfeld 20 Zeichen Nein

Projektlaufzeitbeginn Mussfeld Datum Wertehilfe

Projektlaufzeitende Mussfeld Datum Wertehilfe

Antragsdatum Kannfeld Datum Wertehilfe

Erste Bewilligung Kannfeld Datum Wertehilfe

Förderkennzeichen Kannfeld 40 Zeichen Nein

nächste WV-Aufgabe Kannfeld 30 Zeichen Nein

Nächster WV-Termin Kannfeld Datum Nein

26

Die Ausprägungen der Zusatzfelder finden Sie ausführlich im Handbuch

Geldgeberspezifische Gruppierungen

Der 3stellige Gruppierungsschlüssel wird im PSP-Element eingegeben.

Die geldgeberspezifische Gruppierung (6stellig) wird bei jeglichen Buchungen in der

Finanzbuchhaltung entweder automatisch aus der Ableitungsstrategie anhand des

Gruppierungsschlüssels ermittelt oder manuell eingegeben und in die Hauptbuchtabelle

der Finanzbuchhaltung fortgeschrieben.

Pflege der geldgeberspezifischen Gruppierung und der Ableitungsstrategie

27

Schlüssel Ausgabeart Ableitung SK von SK bis AA-Bezeichnung

101 812 101812 620030 620030 Personalausgaben (TVÖD E12-E15)101 812 101812 620220 620230 Personalausgaben (TVÖD E12-E15)101 822 101822 626020 626020 Stud./Wiss. Hilfskräfte101 822 101822 626120 626120 Stud./Wiss. Hilfskräfte101 827 101827 730000 730000 Stipendien101 850 101850 072000 077098 Gegenstände bis 5.000,00 Euro netto101 865 101865 689000 689000 Zentralisierung (BMBF)101 998 101998 500000 599060 Einnahmeart101 999 101999 023000 023098 nicht förderfähig

Umsetzung der Geldgeberanforderungen

Öffentliche Mittelgeber benötigen Zahlungssicht (was ist wann gezahlt?)

SAP (kaufmännisches System) nutzt Buchungssicht (Was ist wann gebucht?)

28

Modul CO/PS (Projektsystem) Modul FI (Finanzbuchhaltung)

Zahlungsinformation nicht integrierbar vorhanden

Gruppierung der Sachkonten nach geldgeberspezifischen Kategorien (Ausgabearten)

möglich

Einrichtung von Berichtskosten-artengruppen z.B. B101_BMBF

nicht möglich

Lösungsansatz Festlegung eines Gruppierungsschlüssels

Bei jeder Buchung Mitgabe einer Ausgabeart entsprechend Gruppierungsschlüssel und Sachkonto

Ergebnis Buchungssatz mit Ausgabeart und Zahlungsinformation

Zusammenführung in speziell programmiertem Bericht und Integration weitere Informationen aus anderen Modulen zur Erzeugung einer Belegliste

Gruppierungsschlüssel für Drittmittelprojekte

29

101 BMBF

102 BMBF Gründerstip.

301 DFG-Sachbeihilfe

302 DFG-PP

303 DFG-SFB

304 DFG-Großgeräte

305 DFG-Beihilfe-Reisekosten

306 DFG-Beihilfe-Publikationskosten

307 DFG-Mercator Gastprof.

308 Pauschale Mittel - Gleichstellung

401 EU FP7

410 EU TEMPUS IV

420 EU LLP 2007-2013

430 EU ACP, ALFA, EDULINK

440 EU SN/PL + ZIEL3

450 EU INTERREG IVC

455 EU INTERREG IV B Central Europe

456 Erasmus Mundus

460 EU-ESF (SMWK)

465 EU-ESF (andere RL)

600 Auftragsforschung

601 VW Stiftung

602 Bosch Stiftung

603 Thyssen Stiftung

604 Dt.-Franz. HS

605 Humboldt Stiftung FK-Zuschuss

606 Humboldt Stiftung Preisgeld

607 Boysen Stiftung

608 GIF

609 Tschira Stiftung

610 Haniel Stiftung

611 Willkomm Stiftung

612 Dt. Bundesstiftung Umwelt

613 Stifterverband f. Dt. Wiss.

614 HFSP

620 Stiftung allgemein

621 Stiftung (Personalförderung)

622 Stiftung Honorar

701 AIF

710 DAAD-PPP

711 DAAD-GIP

712 DAAD-Doppeldipl.

713 DAAD-Aufbaustudiengänge

714 DAAD-Alumni

715 DAAD-Studienpraktika

716 DAAD-Summer Schools

717 DAAD-Bachelor Plus

718 DAAD-IAESTE-Beihilfen

740 DAAD allgemein (inkl. PK)

741 DAAD allgemein (ohne. PK)

742 DAAD allgemein (ohne Investition)

798 wiss. Forschungs-DL

801 Land

901 Spenden

900 Allgemeiner Abrechnungsschlüssel

Zusatzfelder der Projektdefinition und der PSP-Elemente Übersicht (2 von 2)

30

Feldname PSP-Element Feldstatus Feldlänge Prüftabelle

Geheim Kannfeld 1 Zeichen Checkbox

Forschungsschwerpunkt I Mussfeld 2 Zeichen Wertehilfe

Forschungsschwerpunkt II Mussfeld 2 Zeichen Wertehilfe

Verbundprojekt Kannfeld 1 Zeichen Checkbox

Forschungszulage Kannfeld 1 Zeichen Checkbox

Beteiligung KMU Kannfeld 1 Zeichen Checkbox

Lehreinheit Kannfeld 4 Zeichen Wertehilfe

Finanzierungsart Bund Mussfeld 2 Zeichen Wertehilfe

Kategorie Bund Mussfeld 2 Zeichen Übernahme aus verantw. KSt.

Fachgebiet Bund Mussfeld 4 Zeichen Übernahme aus verantw. KSt.

Lehr- und Forschungsbereich Bund Mussfeld 3 Zeichen Übernahme aus verantw. KSt.

Fächergruppe Bund Mussfeld 2 Zeichen Übernahme aus verantw. KSt.

Interne Organisationseinheit Land Mussfeld 2 Zeichen Übernahme aus verantw. KSt.

Externer Schlüssel Land (HEB) Mussfeld 10 Zeichen Wertehilfe

Anlage eines Projekts

Als Pflichtfelder sind die Stamm- datenfelder, Geschäftsbereich„Verantw.KoStl“ und „Profitcenter“zu befüllen.

Anlegen (5 von 6)

31

Fakultäten, zentrale Einrichtungen

Lehreinheiten, DezernateEbene zur Auswertung, Budgetüberwachung

Arbeitsgruppen, Abteilungen, usw.Ebene der Kontierung, Personalrechnung,Anlagenzuordnung und der Auswertung

Projekte / Kostenträgerdurch eine Kostenstelle betreute Ebene der Kontierung, Budgetierung, Auswertung

Hierarchieknoten / Gruppen

Profit Center EC

Stammdatengruppen CO

Kostenstellen

Projekte PS

EC

CO

CO

PSBerichtsknoten

26

Aufbauorganisation und Stammdatenstruktur

32

Profitcenter & Kostenstellen

33

Vorher Nachher

Profitcenter --- 1030601

Kostenstellen im Haushalt

030601 UT 01030601 UT 02030601 UT 03

1030601G1030601B1030601S03

Projekte Drittmittel/Haushalt

03060150010306013002 03060108

F-000022-535-001-1030601 F-000023-541-000-1030601 F-000024-542-000-1030601

Anlage eines Projekts

Der Projektstrukturplan wird mit einemKlick auf die Schaltfläche gesichertund geschlossen.

Mit der Schaltfläche ist ein schneller Zugriff auf die zuletzt bearbeiteten Projekte möglich.

Anlegen (6 von 6)

1

2

34

Alternative Möglichkeiten zur Anlage einesProjekts/ PSP Elements -Variante 1

35

Anlage Projektdefinition + PSP Element:

-Neuanlage eines Projekts + PSPElement mit Vorlage

- erzeugt neue Projekt-Nr.- alle anderen Daten werden aus kopiertem Projekt übernommen Überschreiben mit neuen Daten nun möglich

PSP Element kopieren – Variante 2

36

PSP Element kopieren und einfügen

unter einer vorhandenen Projekt-definition über die Symbolleiste

Achtung: - Pflege der neuen PSP Nr. und

Bezeichnung nicht vergessen- Neueingabe des

Geschäftsbereichs und - Profitcenter ist zwingend- Alle anderen Daten des kopierten

Projekts werden übernommen - Überschreiben der alten Daten

nun möglich

Markieren Sie das zu kopierende PSP Element und kopieren Sie dieses über den Button in der Symbolleiste

Markieren Sie immer zurerst die übergeordnete Projektdefinition (Bsp: F-000866) und fügen dann über den Button Ihr PSP Element ein

PSP Element löschen

37

Bitte beachten – neues Projekt muss erst gespeichert werden, bevor man es löschen kann

Übung 1: Projekt, PSP anlegen, PSP kopieren & löschen

Projekt pflegen

38

Stammdatenbericht PSP Elemente - CN43N

Aufruf des Berichts CN43N

Der Bericht CN43N befindet sich unter folgenden Pfad:

Projektsystem

Strukturen

39

Stammdatenbericht -Transaktion CN43N

Übersicht meiner PSP Elemente - Ansichtsversion: /TUD3

Auswahl Projekt Nr./ Intervall

Auswahl Layout Version

Freie Abgrenzung

Funktionalität der freien Abgrenzung

Die freie Abgrenzung rufen Sie imSelektionsbild eines Berichtsaufrufesmit der Schaltfläche auf.

Innerhalb der freien Abgrenzunghaben Sie die Möglichkeit weitereSelektionskriterien anzusteuernund den Berichtsaufruf demnachfeiner zu gestalten.

Beispielsweise haben Sie die Möglich-keit nur PSP-Elemente im Bericht ange-zeigt zu bekommen, die mit der verantwortlichen Kostenstelle X verknüpftsind.

41

Freie Abgrenzung – Variante sichern

42

Freie Abgrenzung – Variante holen

43

Stammdatenbericht CN43N

Layoutversion: z.B. /TUD3

Layout auswählen

Layout ändern

Stammdatenbericht CN41NStrukturübersicht

Aufbau des Berichts Der Stammdatenbericht für die PSP-

Elemente bietet eine Übersicht über die Projektstruktur

Durch einen Klick auf das jeweilige Symbol vor der Bezeichnung des PSP-Elements kann die Hierarchie auf- und zugeklappt werden.

47

Beplanung des Projekts und Statusänderung

48

- In der Antragsphase erfolgt die Planung des Projekts durch das Dezernat 5 bzw. die dezentralen Einheiten

- Nach Abschluss der Planung wird der Anwenderstatus von D5 auf BEAN gesetzt

Definition und Ziele der Planung

Die Planung ist eine gedankliche Vorwegnahme der erwarteten Zukunft, die von beeinflussbaren und externen Größen abhängt. Die Planung von Werten und Mengen wird durch die Planung qualitativer Kennzahlen vervollständigt.

Die Detailgenauigkeit der Planung reicht von einer großen sachlichen und inhaltlichen Verdichtung (Grob- bzw. /Eckplanung) bis hin zu maximaler Granularität, d.h. einer Detailplanung 1:1 zum Ist); oft wird im zeitlichen Ablauf weiter detailliert.

Eine fachliche Grundentscheidung liegt weiterhin darin, ob Planwerte bei neuen Erkenntnissen in der Umsetzung verändert werden („flexible Plankostenrechnung“) oder für Abweichungsanalysen eingefroren werden („starre Plankostenrechnung“).

Weiterhin ist im öffentlichen Umfeld die Abgrenzung bzw. Überlappung von betriebswirtschaftlichen und kameralen Planzahlen zu klären: der Haushalt erfordert eine Obligo- und Zahlungsplanung, während die KLR zusätzlich eine Planung interner Leistungen u.a. Wertströme ermöglicht.

Definition

Ziele

49

Hierarchieplanung

Einfachste Form der Kostenplanung

Unabhängig von Kostenarten Hierarchische Erfassung und

Darstellung von Planwerten Einsatz für Gesamt- und

Jahreswerte möglich sollte nicht verwendet wer-

den, da gegenüber Kosten-artenplan und Budget kein Zusatznutzen

Detailplanung

Kostenartengerechte Planung von

- Primärkosten- Erlösen- Leistungsaufnahmen- Statistischen Kennzahlen

Einsatz für Gesamt- und Jahreswerte möglich

Einzelkalkulation

Detailliertere Planung unterhalb der Kostenartenebene

Informationen über Bezugsquellen, Mengen und Preise liegen vor

Kalkulationsmodelle auf Basis von Attributen

Einsatz für Gesamt- und Jahreswerte möglich

Planungsformen sind kombinierbar

Planungsformen der Kosten- und Erlösplanung

50

PlanungsphaseA00 Antragsphase aktuellA01 Antragsphase 1A02 Antragsphase 2A03 Antragsphase 3A04 Antragsphase 4

AntragV00 Verhandlung aktuellV01 Verhandlung 1V02 Verhandlung 2

Bewilligung0 Laufende Plan-/Ist-VersionB01 Bewilligung 1B02 Bewilligung 2B03 Bewilligung 3B04 Bewilligung 4

Laufende PlanungD00 Durchführung aktuellD01 Durchführung 1D02 Durchführung 2D03 Durchführung 3D04 Durchführung 4

Übersicht der Planversionen

Planversionen

51

Planung - Transaktion CJR2

Kostenartenplanung auf PSP-Elementen (1 von 3) Key User sind berechtigt, eine Kostenartenplanung

auf PSP-Elementen vorzunehmen.

Die Transaktion zur Erfassung einer Kostenartenplanung auf PSP-Elementen befindet sich unter folgendem Pfad:

Projektsystem Controlling Planung Kosten im PSP Kosten/Leistungsaufnahmen Ändern

Die Transaktion kann auch über denTransaktionscode CJR2 aufgerufen werden.

52

Planung

Kostenartenplanung auf PSP-Elementen (2 von 3) Nach Aufruf der Transaktion erscheint der

Einstiegsbildschirm.

Version, Periode und Geschäftsjahr für welchedie Planung gelten soll, sind anzugeben.

Es können einzelne PSP-Elemente, Intervalleoder Gruppen eingegeben werden.

Es können einzelne Kostenarten, Intervalle oder Gruppen angegeben werden.

Eingabe frei – Nur die Kombinationen aus PSP-Element und Kostenart, für welche bereitsein Planwert hinterlegt ist, werden angezeigt.

Eingabe formularbasiert – Alle Kombinationen aus PSP-Element und Kostenart werden angezeigt.

Der Aufruf der Planungsmaske erfolgt mit .

53

Auswahl einer Kostenartengruppe

54 IBM Confidential

Planung

Kostenartenplanung auf PSP-Elementen (3 von 3) In der tabellarischen Darstellung werden pro

aufgerufenem PSP-Element alle selektiertenKostenarten dargestellt.

In der entsprechenden Spalte können Plankosten eingetragen werden.

Kosten sind mit positivem Vorzeichen,Erlöse sind mit negativem Vorzeichen zu planen.

Mit der Schaltfläche kann eine Perioden-übersicht der Planung aufgerufen werden.

Detailplanung : Bearbeiten

Mit der Schaltfläche wird die Planung gesichert.

Eine Statusmeldung bestätigt das Sichernder Planung.

55

Antragsformular

56

Bsp. BMBF

Anlage einer Kostenartengruppe Planung

57

Bsp. BMBF ProjektKostenartengruppe: P101_BMBF

Transaktion: KAH1 – zur Info

Übung 2: Planung

Projekt planen

58

Ausprägungen Systemstatus

59

Frei fürIst- und Plan-Buchungen

SPER

Buchung / Stammdaten

gesperrt

Status-verwaltung

Gesperrtfür Ist-Buchungen

EROF

Frei für Planung

Eröffnet

Gesperrt

FREI

Frei-gegeben

TABGTechn. Abgeschlossen

ABGS

Abge-schlossen

LÖVM

Lösch-vor-

merkung

Ist-Buchung und

Abrechnungmöglich

Nur Auswertung

Vormerkungzur

Archivierung

Frei fürIst- und Plan-Buchungen

SPER

Buchung / Stammdaten

gesperrt

Status-verwaltung

Gesperrtfür Ist-Buchungen

EROF

Frei für Planung

Eröffnet

Gesperrt

FREI

Frei-gegeben

TABGTechn. Abgeschlossen

ABGS

Abge-schlossen

LÖVM

Lösch-vor-

merkung

Ist-Buchung und

Abrechnungmöglich

Nur Auswertung

Vormerkungzur

Archivierung

Beantragt

Bewilligt

Abgelehnt

Laufzeitende

Abgenommen

Initial(bei Anlage)

Anwenderstatus

Systemstatus

Abgebrochen

Laufzeitbeginn

Meilenstein 1

Meilenstein 2

Meilenstein 3

Meilenstein 4

Meilenstein 5

Anwenderstatus optional

Eröffnet

Eröffnet

AbgeschlossenFreigegeben

Freigegeben

Abgeschlossen

Anwender- und Systemstatus

Beantragt

Bewilligt

Abgelehnt

Laufzeitende

Abgenommen

Initial(bei Anlage)

Anwenderstatus

Systemstatus

Abgebrochen

Laufzeitbeginn

Meilenstein 1

Meilenstein 2

Meilenstein 3

Meilenstein 4

Meilenstein 5

Anwenderstatus optional

Eröffnet

Eröffnet

AbgeschlossenFreigegeben

Freigegeben

Abgeschlossen

60

Anwenderstatus ändern

61

Anwenderstatus ändern

62

Ausprägungen Anwenderstatus

63

Ordn.-Nr.(2 Zeichen) Status (4 Zeichen) Kurztext(max. 30 Zeichen)

1 INIT Initial2 BEAN Beantragung erfolgt3 ABLE Ablehnung durch Mittelgeber4 BEWI Bewilligung erhalten5 ABBR Abbruch6 ABNA Abnahme erhalten7 LZBG Laufzeitbeginn8 MST1 Meilenstein 1 erreicht9 MST2 Meilenstein 2 erreicht

10 MST3 Meilenstein 3 erreicht11 MST4 Meilenstein 4 erreicht12 MST5 Meilenstein 5 erreicht13 LZEN Laufzeitende

Anwenderstatus

Übung 3: Status setzen, anzeigen, Stammdatenbericht

Projekt pflegen, Stammdatenbericht

64

65

1 Einführung

2 Phase I: Projektbeantragung

4 Phase III: Projektdurchführung

5 Phase IV: Projektabschluss

Agenda

3 Phase II: Projektbewilligung

Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt6

Phase II - Projektbewilligung

66

Bewilligung

Projekt-leitung

D5

D4

D1

Zuwen-dungs-

bescheidSAP Stammdatenpflege- Prüfung/Korrektur der Stammdaten- Bewilligung als Planversion 0 einstellen- Anw.Status: BEWI setzen- Syst.Status: FREI- Zuwendung in SAP hochladen

Bewilligungseingang durch MG

Rechtsbehelfsbelehrung- Einholung Unterschrift Kanzler

Phase II - Projektbewilligung

67

1 Anpassung der Stammdaten (z.B. Korrektur des Gruppierungsschlüssels)

2 Änderung des System- und Anwenderstatus

3 Kalkulation für Bewilligung als Planversion 0 erstellen

4 Plan in Plan Kopie

5 Dokumente weiterleiten an D5 zur Rechtsbehelfsbelehrung

Beantragt

Bewilligt

Abgelehnt

Laufzeitende

Abgenommen

Initial(bei Anlage)

Anwenderstatus

Systemstatus

Abgebrochen

Laufzeitbeginn

Meilenstein 1

Meilenstein 2

Meilenstein 3

Meilenstein 4

Meilenstein 5

Anwenderstatus optional

Eröffnet

Eröffnet

AbgeschlossenFreigegeben

Freigegeben

Abgeschlossen

Anwender- und Systemstatus

Beantragt

Bewilligt

Abgelehnt

Laufzeitende

Abgenommen

Initial(bei Anlage)

Anwenderstatus

Systemstatus

Abgebrochen

Laufzeitbeginn

Meilenstein 1

Meilenstein 2

Meilenstein 3

Meilenstein 4

Meilenstein 5

Anwenderstatus optional

Eröffnet

Eröffnet

AbgeschlossenFreigegeben

Freigegeben

Abgeschlossen

68

Systemstatus setzen

Anwenderstatus ändern

PlanungsphaseA00 Antragsphase aktuellA01 Antragsphase 1A02 Antragsphase 2A03 Antragsphase 3A04 Antragsphase 4

AntragV00 Verhandlung aktuellV01 Verhandlung 1V02 Verhandlung 2

Bewilligung0 Laufende Plan-/Ist-VersionB01 Bewilligung 1B02 Bewilligung 2B03 Bewilligung 3B04 Bewilligung 4

Laufende PlanungD00 Durchführung aktuellD01 Durchführung 1D02 Durchführung 2D03 Durchführung 3D04 Durchführung 4

Übersicht der Planversionen

Planversionen

71

Bewilligung

z.B. BMBF

Version 0

Planungskopien

Ist Plan

Jan-Dez 2011

Jan-Dez 2012

Version 0

Plan Plan

Jan-Dez 2011

Jan-Dez 2012

Version 0

Plan

Jan-Dez 2012

Version V00

Plan

Jan-Dez 2012

Kopie von Planungsszenarien

Ist- und Planwerte können maschinell auf die Planwerte eines anderen Zeitraums kopiert werden Die Kopien sind innerhalb einer Version oder versionsübergreifend möglich Bei der Kopie kann eingeschränkt werden auf Primärkosten, Erlöse, Leistungsverrechnung, sonstige

Sekundärkostenarten und Statistische Kennzahlen Eventuell bereits vorhandene Plandaten können unverändert gelassen oder überschrieben werden

73

Planungskopien

Planungskopie durchführen (1 von 3) Key User sind berechtigt,

Planungskopien durchzuführen.

Die Transaktionen zur Durchführung vonPlankopien befindet sich unter folgendem Pfad:

Projektsystem Controlling Planung Kosten und Erlöse kopieren

Die Transaktionen können auch über folgendeTransaktionscodes aufgerufen werden:

CJ9BS PSP Plan in Plan kopieren (Einzel)

CJ9CS PSP Ist in Plan kopieren (Einzel)

CJ9C PSP Plan in Plan kopieren (Sammel)

CJ9B PSP Ist in Plan kopieren (Sammel)

74

Planungskopien

Planungskopie durchführen (2 von 3) Im Feld Projektdef. ist die Projektdefinition

anzugeben, für welche eine Kopie stattfindensoll (bei den Sammeltransaktionen wird an der Stelle mit Selektionsvarianten gearbeitet).

In den Feldgruppen Vorlage und Ziel sindVersion, Periode und Geschäftsjahr von Vorlage und Ziel der zu kopierenden Planungzu hinterlegen.

Es können entweder Alle Plandaten oder nurausgewählte Plandaten kopiert werden.

Eine Auswahl ist zu treffen, ob vorhandene Plandaten in Zielzeitraum und Version unverändert bleiben oder überschriebenwerden sollen.

Ein Testlauf kann vor dem Echtlauf erfolgen.

Die Detailliste enthält genaue Daten zur Kopie.

Die Schaltfläche startet die Kopie.

75

Planungskopien

Planungskopie durchführen (3 von 3) Die Ergebnisliste gibt Auskunft darüber,

wie viele und welche Plandaten kopiert wurden.

In diesem Beispiel sind noch keine Daten vorhanden.

76

Dokument zum Projekt ablegen

77

Übung 4: Bewilligung als Planversion 0 einstellen, Statuswechsel

Stammdaten anpassen, Status setzen, Planungskopie durchführen

78

79

1 Einführung

2 Phase I: Projektbeantragung

5 Phase IV: Projektabschluss

Agenda

4 Phase III: Projektdurchführung

3 Phase II: Projektbewilligung

Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt6

Phase III - Projektdurchführung

80

Phase III - Projektbearbeitungsprozess

81

1 Stellenanlage im Dezernat 2

2 Laufendes Controlling (Berichte/ Rechnungsprüfung/ Umbuchung)

3 Mittelabruf

Berichte im Projektsystem

82

Stamm- und Bewegungsdaten in der KLR

Definition Ausprägung

Informationen, die in gleicher Weise immer wieder benötigt werden und geringfügigen Änderungen unterliegen

• Kostenarten• Kostenstellen• PSP-Elemente• Profit Center• Leistungsarten• ...

Vorgangsbezogene Daten, die kurzlebig sind und bestimmten Stammdaten zugeordnet werden

• Einzelposten• Summensätze

(aus FI-, MM-Buchungen und Budgeterfassungen)

Bewe-gungs-daten

Stamm-daten

83

SAP ERP Standardberichtswesen

Umfang des SAP ERP Standardberichtswesens

Zu allen Anwendungsgebieten werden von SAP Standardberichte ausgeliefert.

Diese stehen ohne weitere Anpassungen sofort zur Verfügung und bilden das Rückgrat des Berichtswesens.

Beispiele für Standardberichte sind:

Stammdatenberichtez.B. Kreditoren-/Debitorenverzeichnis, Kontenplan, Kostenstellen Stammdaten, Materialstammdaten

Summenberichtez.B. Budgetübersicht, Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung

Einzelpostenberichtez.B. Sachkontenauszüge, Offene Posten Listen, Budgeterfassungsbelege, Projektsystem Ist, Obligo, Plan

Rechercheberichtez.B. Jahresbudget, Budgeterhöhende Einnahmen, Verfügbarkeitskontrolle, Projektsystem Plan/Ist/Obligo/Restplan/Verfügt

84

Das Berichtswesen unterscheidet zwischen Einzelposten und Summensätzen, beide werden in eigenen Tabellen geführt.

Für jede Istbuchung wird ein Einzelposten geführt, auf die mit den entsprechenden Berichten zugegriffen werden kann.

Alle aufgrund von Geschäftsvorfällen erfassten Einzelposten werden außerdem automatisch in Summensätzen gespeichert.

Diese Summierung erfolgt anhand des jeweiligen Stammdatums (z.B. Kostenstelle, PSP-Element) in Kombination zur Kostenart. Diese Vorgehens-weise ermöglicht eine schnelle Auswertung der Daten.

Plandaten werden nur in Summensätzen fortgeschrieben, nicht als Einzelposten.

Kostenart AInnenauftragF01Q01010100

2008: € 376,80

Beleg 1: € 43,80Beleg 2: € 56,60Beleg n: ...

Summensätze

Einzelposten

Unterscheidung zwischen Einzelposten und Summenberichten

85

Einzelposten- und Summenberichte

Anlage Berichtskostenarten im BMBF Projekt

86

Summenbericht

87

Projektbericht S_ALR_87013543 Ist/Plan/Abweichung - Summenbericht

Aufruf des Berichts S_ALR_87013543

Der Bericht S_ALR_87013543 befindet sich unter folgenden Pfad:

Projektsystem

Infosystem

Controlling

Kosten

Planbezogen

Nach Kostenarten

Ist/Plan/Abweichung

88

S_ALR_87013543 Einstiegsbild

Treffen Sie im Einstiegsbild Ihre Selektionen und geben Sie dabeifolgende Kriterien an:

Kontierungselement/e

Kostenrechnungskreis

Planversion

Geschäftsjahr (von/bis)

Periode (von/bis)

Kostenartengruppe

Starten Sie den Berichtsaufruf mit Klick auf die Schaltfläche

89

Projektbericht S_ALR_87013543 Ist/Plan/Abweichung -Summenbericht

Gestaltung der Berichtsausgabe

Auswahl Werte

Kostenrechnungskreis

Geschäftsjahr

Startperiode

Endperiode

Version

1000

2012

01

12

0

Auswahl Objekte

Kostenstellengruppe

oder Wert(e)

Kostenartengruppe

oder Wert(e)

S1000

Selektion

Nach der Berichtsauswahl über eine der beschriebenen Alternativen wird das Selektionsbild des betreffenden Reports angezeigt.

In dieser Bearbeitungsmaske werden die Selektionskriterien für den Bericht festgelegt.

Die Selektionskriterien definieren, welche Daten angezeigt werden. Der Aufbau des Selektionsbildes und die möglichen Selek-tionskriterien hängen jeweils von dem ausgewählten Bericht ab.

Für einige Felder des Selektionsbildes wird zusätzlich die Möglichkeit einer Mehrfach-selektion angeboten. Dies wird durch eine entsprechende Symboltaste im Ein-stiegsbild angezeigt.

90

Selektion im Berichtswesen

Eingabe einer Kostenartengruppe

Eingabe einer Kostenart

Eingabe eines Kostenartenintervalls

Eingabe mehrerer Kostenarten bzw. Intervalle (Mehrfachselektion)

Selektionseingaben im Berichtswesen:

Selektionsmöglichkeiten

Kostenarten werden im Berichtswesen als Zeilen dargestellt. Berichte mit Kostenartenbezug können aufgerufen werden mit:

allen gebuchten Kostenarten (Selektion leer lassen, keine Eingrenzung),

einer Kostenartengruppe,

(einer) spezifischen Kostenart(en) oder

einem bzw. mehreren Kostenartenintervall/en.

91

Auswahl einer Berichtskostenartengruppe

92

Bericht – KOPRA: Transaktion /n/TUD/PSP

93

Einzelpostenberichte

94

Einzelpostenbericht CJI3 PSP-Elemente Einzelposten Ist

Aufruf des Berichts CJI3

Der Bericht CJI3 befindet sich unter folgenden Pfad:

Projektsystem

Infosystem

Controlling

Einzelposten

95

Aufbau des Berichts Die Übersicht der Einzelposten eines

spezifischen Projekts oder einer Projektgruppe ermöglicht äquivalent zum Einzelpostenbericht der Kostenstellen die Auswertung und Verfolgung aller Istbuchungen.

Bei Vorliegen der Rolle „Info User FI“ kann durch einen Doppelklick auf eine Zeile auf den Ursprungsbeleg (die Anordnung) verzweigt werden.

96

Einzelpostenbericht CJI3 PSP-Elemente Einzelposten Ist

Berichte für Kostenstellen

98

Stammdatenberichte

Erläuterung zu den Stammdatenberichten

Die Stammdatenberichte zielen nicht auf die Auswertung des Buchungsstoffes, sondern die tabellarische Auswertung von Stammdaten.

Beispiele für Stammdatenberichte: Kostenstellen Kostenarten PSP-Elemente Aufträge (CO, PM, IM …)

Berichte über Stammdaten sind insbesonderefür die Überprüfung deren Konsistenz und Vollständigkeit seitens der fachlichen Systembetreuung von Bedeutung.

99

Aufruf des Berichts KS13

Der Bericht KS13 befindet sich unter folgenden Pfad:

Controlling

Kostenstellenrechnung

Infosystem

Berichte zur Kosten- stellenrechnung

Stammdatenver- zeichnisse

100

Stammdatenbericht KS13Kostenstellen: Stammdatenbericht

Stammdatenbericht KS13Kostenstellen: Stammdatenbericht

Aufbau des Berichts

Der Stammdatenbericht für die Kostenstellen bietet eine Übersicht über alle selektierten Kostenstellen oder über einzelne Kostenstellengruppen.

Die Kostenstellen werden dabei mit ihren jeweils eingestellten Attributen dargestellt.

Durch einen Doppelklick auf eine spezifische Kostenstelle kann direkt in die Anzeige ihres Stammsatzes verzweigt werden.

101

Kostenstellenbericht S_ALR_87013612 Bereich: Kostenstellen-Summenbericht

Aufruf des Berichts S_ALR_87013612

Der Bericht S_ALR_87013612 befindet sich unter folgenden Pfad:

Controlling

Kostenstellenrechnung

Infosystem

Berichte zur Kosten- stellenrechnung

Plan/Ist-Vergleiche

102

Aufbau des Berichts Der Bereichsbericht listet alle selektierten

Kostenstellen oder -gruppen hierarchisch auf und gibt eine summierte Darstellung aller auf einer Kostenstelle erfassten Buchungen aus.

Durch einen Doppelklick auf die jeweilige Kostenstelle kann direkt in den gewünschten Kostenstellenbericht gesprungen werden:

103

Kostenstellenbericht S_ALR_87013612 Bereich: Kostenstellen - Summenbericht

Bericht – KOPRA: Transaktion /n/TUD/KST

104

Bsp. 1020401G

Berichte für Profit Center

105

Profit Center Bericht S_ALR_87013340 PrCTr-Gruppe Plan/Ist-Vergleich: Selektieren

Aufruf des Berichts S_ALR_87013340

Der Bericht S_ALR_87013326 befindet sich unter folgenden Pfad:

Controlling

Profit-Center-Rechnung

Infosystem

Berichte zur Profit-Center Rechnung

Interaktives Reporting

106

Profit Center Bericht S_ALR_87013340 PrCTr-Gruppe Plan/Ist-Vergleich: Selektieren

S_ALR_87013340 Einstiegsbild

Treffen Sie im Einstiegsbild Ihre Selektionen und geben Sie dabeifolgende Kriterien an:

- Kostenrechnungskreis

- Geschäftsjahr

- Von-Periode

- Bis-Periode

- Planversion

- Profit-Center-Gruppe

Starten Sie den Berichtsaufruf mit Klick auf die Schaltfläche

107

S_ALR_87013340 Aufbau

Der Bericht gliedert die angefallenenKosten und Erlöse nach Kosten- undErlösarten in die Spalten Plan, Ist,Abweichung (absolut) und Abwei-chung (prozentual)

Innerhalb der Variation kann je nachzuvor getroffener Auswahl der Profit-Center-Gruppe in der beinhalteten Struktur auf Knoten aggregiert oder indas Detail abgesprungen werden.

108

Profit Center Bericht S_ALR_87013340 PrCTr-Gruppe Plan/Ist-Vergleich: Selektieren

Bericht – KOPRA: Transaktion /n/TUD/PC

109

Bsp. 1020401

110

1 Einführung

2 Phase I: Projektbeantragung

5 Phase IV: Projektabschluss

Agenda

4 Phase III: Projektdurchführung

3 Phase II: Projektbewilligung

6 Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt

Phase IV - Projektabschluss

111

Beantragt

Bewilligt

Abgelehnt

Laufzeitende

Abgenommen

Initial(bei Anlage)

Anwenderstatus

Systemstatus

Abgebrochen

Laufzeitbeginn

Meilenstein 1

Meilenstein 2

Meilenstein 3

Meilenstein 4

Meilenstein 5

Anwenderstatus optional

Eröffnet

Eröffnet

AbgeschlossenFreigegeben

Freigegeben

Abgeschlossen

Anwender- und Systemstatus

Beantragt

Bewilligt

Abgelehnt

Laufzeitende

Abgenommen

Initial(bei Anlage)

Anwenderstatus

Systemstatus

Abgebrochen

Laufzeitbeginn

Meilenstein 1

Meilenstein 2

Meilenstein 3

Meilenstein 4

Meilenstein 5

Anwenderstatus optional

Eröffnet

Eröffnet

AbgeschlossenFreigegeben

Freigegeben

Abgeschlossen

112

113

1 Einführung

2 Phase I: Projektbeantragung

5 Phase IV: Projektabschluss

Agenda

4 Phase III: Projektdurchführung

3 Phase II: Projektbewilligung

6 Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt

Phase IV - Projektabschluss

114

Anlage Kostenartengruppe Planung

115

Bsp. BMBF Projekt

Transaktion: KAH1

Anlage Berichtskostenarten im BMBF Projekt

116

FRAGEN

117

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

118

Bereich der Transaktionen - Projektstrukturplan

CJ01 Projektstrukturplan anlegen

CJ02 Projektstrukturplan ändern

CJ03 Projektstrukturplan anzeigen

CJ20N Projektstrukturplan anlegen, ändern, anzeigen

Bereich der Transaktionen – Projektdefinition

CJ06 Projektdefinition anlegen

CJ07 Projektdefinition ändern

CJ08 Projektdefinition anzeigen

CJ20N Projektdefinition anlegen, ändern, anzeigen

Bereich der Transaktionen – PSP-Element

CJ11 PSP-Element anlegen

CJ12 PSP-Element ändern

CJ13 PSP-Element anzeigen

CJ20N PSP-Element anlegen, ändern, anzeigen

Bereich der Transaktionen – Kostenstellengruppen

KSH1 Kostenstellengruppe anlegen

KSH2 Kostenstellengruppe ändern

KSH3 Kostenstellengruppe löschen

Bereich der Transaktionen – Kostenarten

KA01 Kostenart (primär) anlegen

KA06 Kostenart (sekundär) anlegen

KA02 Kostenart ändern

KA03 Kostenart anzeigen

KA04 Kostenart löschen

Bereich der Transaktionen – Profit Center

KE51 Profit Center anlegen

KE52 Profit Center ändern

KE53 Profit Center anzeigen

KE54 Profit Center löschen

Bereich der Transaktionen - Kostenstellen

KS01 Kostenstelle anlegen

KS02 Kostenstelle ändern

KS03 Kostenstelle anzeigen

KS04 Kostenstelle löschen

Referenzkarte (1 von 3)

119

Bereich der Transaktionen – Statistische Kennzahlen

KK01 Statistische Kennzahl anlegen

KK02 Statistische Kennzahl ändern

KK03 Statistische Kennzahl anzeigen

KK03DEL Statistische Kennzahl löschen

Bereich der Transaktionen – Leistungsarten

KL01 Leistungsart anlegen

KL02 Leistungsart ändern

KL03 Leistungsart anzeigen

KL04 Leistungsart löschen

Bereich der Transaktionen - Kostenartengruppen

KAH1 Kostenartengruppe anlegen

KAH2 Kostenartengruppe ändern

KAH3 Kostenartengruppe anzeigen

Bereich der Transaktionen – Profit-Center-Gruppe

KCH1 Profit-Center-Gruppe anlegen

KCH2 Profit-Center-Gruppe ändern

KCH3 Profit-Center-Gruppe anzeigen

Referenzkarte (2 von 3)

120

Bereich der Transaktionen – Manuelle Kostenverrechnung

KB15N Manuelle Kostenverrechnung erfassen

KB16N Manuelle Kostenverrechnung anzeigen

KB17N Manuelle Kostenverrechnung erfassen

Bereich der Transaktionen –Tariferfassung

KP26 Planung Leistungen/Tarife ändern

Bereich der Transaktionen –Direkte Leistungsverrechnung

KB21N Direkte Leistungsverrechnung erfassen

ZCO_LV Maschinelle Leistungsverrechnung

Bereich der Transaktionen –Statistische Kennzahlen

KB31N Statistische Kennzahlen erfassen

ZCO_SK Maschinelle Verarbeitung Statistischer Kennzahlen

Bereich der Transaktionen –Umbuchungen

KB61 Umbuchung Einzelposten erfassen

KB11N Manuelle Umbuchungen von Primärkosten erfassen

Referenzkarte (3 von 3)

121

Beispiel zur Excel-Integration

Der Großteil der SAP ERP Standardberichte bietet die Möglichkeit einer in SAP eingebetteten Excel-Darstellung bzw. eines Exports in MS Excel oder andere Dateiformate (csv, html, rtf).

122

Berichtswesen: Excel-Integration

Eingaben für die Office-Integration, z.B. Excel

Bericht kann als Exceldatei gesichert werden

Aktivierung der Einstellung zur Office Integration über die Schaltfläche

Die Summen können verdichtet dargestellt

werden

Navigation ist weiterhin möglich

Aktivierung der Excel-Integration in SAP

1.

2.

3.

4.

123

Berichtswesen: Excel-Integration

Zu planende PSP-Elemente und Kostenarten

Navigation durch selektierte PSP-Elemente

Eingabe der Planwerte pro Kostenart

Einrichtung von mehrjährigen Planlayouts mit passenden Spalten:

- Verbrauch VJ, - Sicht nach PSP / KoA

Einrichtung Planungshilfen, bspw. Excel-Einbettung der Eingabe

Detailplanung – Kostenplanung

124

Definition Umbuchung von Primären Kosten unter Beibehaltung der Originalkostenart.

Zielsetzung Es erfolgt eine Umbuchung primärer Kosten zwischen Kontierungsobjekten unter Beibehaltung der in der

Buchungstransaktion angegebenen Kostenart.

Das Modul Finanzbuchhaltung (FI) ist von dieser Umbuchung NICHT betroffen.

Die Funktion steht vorwiegend zur Korrektur von Fehlbuchungen zur Verfügung, wird an der TU Dresden jedoch zur Abbildung des „Budgets“ genutzt.

Grundsätzlich sollten Fehlbuchungen im externen Rechnungswesen korrigiert werden, da es sonst zu Abweichungen zwischen internem (CO) und externem Rechnungswesen (FI) kommt.

Keine Fortschreibung in der Finanzbuchhaltung!

Manuelle Umbuchung von Kosten

125

Manuelle Umbuchung Kosten / Erlöse durchführen (1 von 2) Key User CO/PS sind berechtigt, manuelle

Umbuchungen von Kosten durchzuführen.

Die Transaktionen zur manuellen Umbuchung von Kosten befinden sich unter folgendem Pfad:

Controlling Kostenstellenrechnung Istbuchungen Manuelle Umbuchung Kosten Erfassen

Die Transaktion kann auch über den Transaktionscode KB11N aufgerufen werden.

126

Manuelle Umbuchung von Kosten

Manuelle Umbuchung Kosten / Erlöse durchführen (2 von 2) Nach Aufruf der Transaktion erscheint die

Buchungsmaske.

Das Beleg- und das Buchungsdatum sind für dieBuchung erforderlich

Beim Eingabetyp wird zwischen Einzel- und Listerfassung unterschieden

Unter KostSt Alt und PSP-Element Alt werden die zu entlastenden Kontierungsobjekte der Umbuchung angegeben.

Unter Betrag wird die Höhe der Umbuchung in Euro angegeben.

Unter KostSt Neu und PSP-Element Neu werden die zu belastenden Kontierungen angegeben.

Keine Fortschreibung in der Finanzbuchhaltung!

Manuelle Umbuchung von Kosten

127

Obligo

Unter dem Begriff Obligo werden betriebswirtschaftlich gebundene Mittel verstanden die durch eingegangene Zahlungsverpflichtungen entstehen.

Obligos werden gebildet und automatisch auf- und abgebaut:

Personalwesen (HCM)

- Anlage der Stelle (Mittelvorbindung) – TUD: keine Nutzung?

- Einstellung der Person (Mittelbindung) – TUD: Nutzung

Materialwirtschaft (MM/SRM)

- Bestellanforderung (Mittelvorbindung) – TUD: Nutzung

- Bestellung (Mittelbindung) – TUD: Nutzung

Keine Obligos:

Reisekosten (FI-TV)

Manuell (CO)

128