TRUONG D~I HQC Y HA NQIhmu.edu.vn/images/2013/11/131125 QT quan ly tai lieu.pdf · Quy trinh Quan . Iy . tai li¢u . QT.01.HT . I. Ml)C DicH . Quy trinh nay quy dinh th6ng nh~t qua

TRUONG D~I HQC Y HA NQI

QUYTRINH

QUAN LY TAl LI~U If

IIIC

I

I) I

Ngtroi vi~t NgtrOi ki~m tra Ngtroi phe duy~t

Nguy~n Vu TrungDinh Thi SQi Nguy~n Duc Hinh

Ky

Ph6 Truong Phong TruOng Phong Hi~u truOngChuc danh

T6 chuc Can b9 T6 chuc Can b9 Truong DHY Hit N9i

01

2 trong quy nay co thi nhu Sl chi

3 Mgt vi phat 01 (co kidm Cac tlon cau sung them liu nghi h vat thu kY ISO tid co kiim soia Can c6ng chuc vien chuc tlulC cung cdp

b9 tin

THEO TINH TR4NG SITA DOl (tinh tnmg dgi so vui ban trUuc do)

H~mg mllc sua

T6m t~t nQi dung h~ng

Trang 0

Quy trinh Quan Iy tai licentu QT01HT

I Ml)C DicH

Quy trinh nay quy dinh th6ng nh~t qua trinh ban hanh sua d6i va qwin

ly cac tal li~u thuQC H~ th6ng quan ly ch~t Immg t~i TruOng D~i hQC Y Ha

NQi

II PH~M VI Ap Dl)NG

Ap dllng d6i vai vi~c Idem soat cac tai li~u thuQc h~ th6ng quan ly ch~t

lUQilg cua Truong D~i hQc Y Ha NQi bao g6m

- Chfnh sach mllc tieu ch~t lUQilg

- S6 tay ch~t lUQilg

- Cac quy trinh quy dinh thuQc H~ th6ng quan ly ch~t lUQilg

- Cac van ban phap quy va tieu chu~n su dvng trong h~ th6ng

III TAl LIaU VIaN DAN

- Tieu chu~n ISO 9001 2008

IV DJNH NGHIA vA TuvntT TAT

41 Dinh nghia

- Tai li~u nQi bQ La tai li~u do TruOng ban hanh (Chfnh sach mllc tieu

ch~t lUQilg S6 tay ch~t lUQilg Cac quy trinh quy dinh huang d~n bieu

m~u thuQc h~ th6ng quan ly ch~t lugng)

- Tai li~u ben ngoai La tai li~u khong do TruOng ban hanh nhung phai

th1JC hi~n

- Tai 1i~u duQc kiem soat La tai li~u duQc kiem soat vS nQi dung va

duQc d~i di~n Hinh d~o vS ch~t lUQng (Q~) kY va dong d~u TruOng D~i hQc

Y Ha NQi tren trang bia thea m~u Nhung nguoi su dllng tai li~u duQc kiem

soat se duQc c~p nh~t m6i khi tai li~u co S1J thay d6L

- Tai 1i~u khong kiem soat La tai li~u khong duQc kiem soat vS nQi

dung Tai li~u nay duQc su dllng de tham khao va khong dong d~u TruOng

D~i hQc Y Ha NQi atrang bia

- Dan vr Vi~nIB~nh vi~n1KhoalPhonglBanlTrung tam tr1Jc thuQc

Trumiddotomiddotng

42 Tir vi~t t~ t

- QMR D~i di~n lanh d~o vS ch~t lugng

- CBCCVC Can bQ cong chuc vien chuc

Trang 3110

Quy trinh Quem If tai liu QT01HT

V NQIDUNG

51 Quy dinh v~ hlnh thfrc Hli li~u

511 Quy dinh chung

Hinh thuc clla S6 tay ch~t luqng cac quy trinh huang d~n c~n duQc

trinh bay theo hinh thuc clla quy trinh nay

- Font chfr Times New Roman co 14

- Trang bia bao g6m cac thong tin ki~m soM Ten TruOng logo ten tai

li~u rna hi~u tai li~u (xem cach quy dinh Ma hi~u tli Mvc 512) nguoi viSt

nguoi ki~m tra va nguoi phe duy~t

- Ngay ban hanh

- L~n ban hanh

- Sau m6i l~n sua d6i tai li~u duQc ban hanh lli va l~n ban hanh dUQc

tang len 01 dan vi NQi dung tom tit Clla m6i l~n sua dbi se duQc theo d6i tli

Bimg theo d6i sua dbi tai li~u atrang 1

- Header va Footer Tu trang 2 tra di

+ Ph~n Header

Ten tai lieu Mii hieu tai lieu

(Font Times New Roman co chfr 12 nghieng)

+ Ph~n Footer

(Font Times New Roman co chfr 12 nghieng)

Trang (tranglt6ng s6 trang)

Cac bi~u m~u do cac dan vi tv thiSt kS trong qua trinh xay dvng tai li~u

sao cho thu~n ti~n trong qua trinh su dVng duQc quy dinh rna hi~u va gin liSn

v6i tung quy trinh

Xem cach quy dinh Ma hi~u tli Mvc 512

Cac bi~u m~u da duQc quy dinh tli cac van bim co lien quan thi su dVng

dung m~u va rna s6 da quy dinh ho~c theo quy dinh tli quy trinh nay

NSu bi~u m~u do Truong xay dvng ho~c khong co rna s6 thi d~t rna theo

quy dinh tli quy trinh nay

512 H~ thBng ky rna hi~u Cac tai li~u nQi bQ duQc quy dinh su dVng icY rna hi~u d~ thu~n ti~n cho

vi~c su dVng va ki~m soM

Ma hi~u Clla cac tai li~u cv thsect duQc qui dinh nhu sau

- S6 tay ch~t luang STCL Trang 4110

Quy trinh Quan If tai lieu QT01HT

- Quy trinh co ma hi~u QTXXYYYY (QT - Quy trinh XX - s6 thu tv

clla quy trinh YYYY - Ma hi~u clla dan vi s0lttn thao tai li~u (xem ph

l1c 1) Vi d1 QT01TCCB Quy trinh 01 clla Phong TCCB

- BiSu m~u co ma hi~u MXXYYYYZZ (M - BiSu m~u xx - s6 thu

tv clla biSu m~u n~m trong quy trinh YYYY - Ma hi~u clla don vi s0lttn

thao tai li~u ZZ - s6 thu tv clla quy trinh) Vi d1 MO lTCKT03 m~u

01 clla quy trinh TCKT 03

- Cac tai li~u khac duQc danh kY ma hi~u thea ten chfr cM d~u clla tai

li~u

513 Llfu da

Luu d6 phai thS hi~n duQc mQt cach tom t~t nh~t

+ Cac buac phai thvc hi~n trong quy trinh

+ Trach nhi~m thvc hi~n trong m6i buac

+ Cac biSu m~u thvc hi~n trong tUng buac c6ng vi~c

Ky hi~u trong luu d6 Su dng cac kY hi~u duai day Truong hQP co

nhu c~u su d1ng cac ky hi~u khac tac gia phai giai thich kY hi~u trong luu d6

Clla minh

Cac biSu tuqng duQc su d1ng trong luu d6

IT BiSu tuqng Y nghla

1 C ~ B~t d~u ho~c kt thuc qua trinh

L

I I Cac buac c6ng vi~c C1 thS

3 ~~ KiSm tra ho~c phe duy~t quyt dinh

4 ~ MUi ten chi buac tiep thea clla quy trinh

5 0 N6i vai nhanh khac (nhanh A)

(Chfr vit trong luu d6 Slr d1ng Font Times New Roman cO chfr 11-12 dung)

52 Qui dinh v~ n9i dung tai li~u

521 N9i dung ella S6 tay ehsectt IlfQng

NQi dung sfgt tay ch~t lUQng duQc trinh bay thea cac quy dinh clla DiSu

422 - Tieu chu~n ISO 90012008

Trang 5110

Quy Ucentu QT

522 Nlti dung cua Quy tdnh va Hmrng dsectn

N9i dung quy trinh va huang duQC quy dinh th6ng nhfrt g6m 07

mlc sau

1 Mlc dich Neu ro 19 do phld viSt quy trinh quy trinh ra lam

gi

2 Phtm vi dlng N eu ro tUQllg dlng cua quy trinh (cho d6i

mIo khi nilO)

3 Taj li~u vi~n d~n ke nguai hi~n phai

ban quy dinh cothlc hicentn

ho~t d9ng dUQc rna trong li~u

4 Dinh nghla

1 Dinh Neu dinh nghla

42 viet Giai thich chu tAt trong quy trinh

5 N9i dung Trinh bay b~ng sa d6 sau do

H6 sa Neu c~n lUll lien quan dSn qua trinh thvc hicentn

cang vi~c nai hru lUll h6 sa

loti biSu va kern thea cac

sau cua NSu biSu m~u duQc ban hanh thea ban quy ph~m

naophap 1u~t thi ph~ii neu

Truang hQp cac mlc Tai li~u vicentn d~n Dinh nghla va tu viSt t~t H6 sa

PhlllC khong n9i dung thl ghi la khong ho~c nH_A- ap dlng

M9t huang dUQc trinh bay Iuon n9i dung Cl thS

khong nhfrt co cac nhu tai li~u khac duQc bay

thea yeu cua

53 Trach nhi~m xem xet ban hanh cac lo~i tai li~u

M9i thu9C th6ng QU2ill ch~t luqrrg du do tru6ng kY duy~t

Di-i dicentn di-o lUQllg Ql1R co nhi~m kiSm tra xem

Chinh luqrrg MlC lUQng tay

trinh h~ th6ng

Quy trinh Quem 1) tiIi licentu QT01HT

Lanh d~o cac don vi c6 trach nhi~m ki~m tra xem xet cac quy trinh tac

nghi~p clla cac dan vi minh

Lanh d~o Truong phll trach c6 trach nhi~m ki~m tra xem xet cac quy

trinh tac nghi~p c6 SlJ tham gia Clla nhisectu dan vi

54 Quan ly va philn ph6i tai li~u

Thu ky ISO c6 trach nhi~m quim 1y to~m bQ cac tai li~u H~ th6ng quim

1y ch~t 1UQ11g clla Truong t~p hQp t~t ca cac tai li~u da duQc phe duy~t l~p

danh mlc tai li~u thea M03HTOl in 01 ban g6c l~y chfr ky Clla nguoi visectt

nguoi ki~m tra trinh fIi~u truemg phe duy~t d6ng d~u va phan ph6i cho cac

dan vi thea danh mllc phan ph6i tai li~u

55 Luu dB qua tfinh sua d6i ban h~mh va c~p nh~t tai li~u

NguOi chiu Luu dB Mo ta va bi~u m~u trach nhiem

561

N guoi c6 nhu c~u D~ nghi sua c16i1

M01HT01ban hfmh tai li~u

- Lanh d~o Dan vi shy 562

Xem xet c1~ ngm - Thu ky ISO

lt$gt 563

Hi~u truangQMR M01HTOl

564 - Lanh d~o dan vi So~m thaO nQi dung - N guoi duQc phan ban hanhlsua c16i M02HTOl

cong

lt$gt 565

Hi~u truang

Y 566 Thu kY ISO C~p nh~t ban hanh

phan ph6i tai li~u M03HT01

Ca nhan Dan vi bull 567 lien quan

LUll h6 sa

Trang 7110

Quy trinh Quan If ted Iiu QTOlHT

56 Mo til qua trinh sua d6i ban hilllh va c~p nh~t tai li~u

561 D~ ngh xay dlng van ban

Tocm th~ CBCCVC trong TruOng khi nh~n th~y co nhu c~u xay dlTIg

hoc sua d6i tai li~u phlc Vl cong tic cua Nha truOng thi l~p phisectu yeu c~u

thea MO lHTO 1 trinh HInh dilO dan vi xem xet

Sau khi xem xet nsectu th~y phu hQp va c~ thisectt Hinh dilO dan vi bao cao

Hi~u truong QMR xem xet phe duy~t

Truong hQP nh~n th~y khong c~n thisectt Einh dilO dan vi giai thich ro ly

do cho nguoi dS nghi

562 Phe duy~t

Lanh dilo Truong xem xet nhu c~u va tinh hinh hOilt d(mg thXc tS

- Nsectu d6ng y xsecty dlTIg hoc sua d6i tai li~u lanh dilO TruOng phe duy~t

vao bi~u m~u MOlHTOl va chuy~n Cac phong chuc nang hoc bQ ph~n lien

quan t6 chuc thXc hi~n thea buac 563

- Trong truOng hQP xay dlTIg tai li~u mai Thu kY ISO se diSn Ma tai

li~u truac khi chuy~n llt1i cho dan vibQ ph~n duQc phan cong visectt

- Truong hQP van b~m khong duQc lanh dilO Truong phe duy~t xay dXng

hoc sua d6i Lanh dlt1o dan vi dS nghi giai thich cho nguoi dS nghi ly do

khong thXc hi~n

563 Xay dlng va gop y )

Cac dan vi lien quan phan cong cho nhom hoc ca nhan tisectn hanh xay

dXng tai li~u thea yeu c~u

D6i vai tai li~u sua d6i nguoi sua d6i tai li~u co trach nhi~m c~p nh~t

nQi dung sua d6i vao Mlc thea doi sua d6i tai li~u va L~n ban hanh

Sau khi hoan thanh dX thao Lanh dlt1o dan vi chu tri xem xet va l~p

phisectu gop y thea M02HTOl chuy~n cac Don vi lien quan d~ thu th~p y

kisectn

Nguoi xsecty dXng t~p hQP dc y kisectn phan h6i trinh Lanh dilO dan vi xem

xet

564 Ki~m tra

Lanh QilO dan vi xem xet y kisectn phan h6i dua ra y kisectn chi dilO nsectu c~n

Trang 8110

Quy trinh Quan ly tcd licentu QT01HT

Nguai duQc phan cong tiSn hanh chinh ly l~i thea y kiSn cua Lanh d~o

don vi ldsectm tra l~i t6ng thsect truac llthi trinh lanh d~o TruOng dV thao va to~m

be) cac y kiSn d6ng g6p

565 Phe dlly~t sall khi xay dlng tai li~ll

Lanh d~o Truong xem xet

- NSu c~n sua d6i b6 sung chuysectn l~i th1Jc hi~n thea buac 564

- NSu d6ng y phe duy~t ban hanh

566 Phan phai tai li~ll

Thu kY ISO c~p nh~t danh sach phan ph6i tai li~u tiSn hanh thu h6i tai

li~u Cll (nSu c6) va phan ph6i tai li~u maio

Tai li~u Cll nSu duQc gifr l~i dsect tham khao phai g~ch cheo trang bra bampng

but d6 dsect tranh nh~m l~n

567 C~p nh~t danh mlc

Cac phong lien quan c~p nh~t tai li~u vao Danh mvc tai li~u theo

M03HTOl

57 Ki~m soat tai li~ll tir ben ngoaL

Tai li~u tu ben ngoai duQc kisectm soM thea quy trinh quan ly cong tac van

thu QT03HCTH

Cac don vi phai l~p danh mvc t~i li~u ben ngoai dang su dVng t~i don vi J

minh (nSu c6) thea M01HT03

VI HO sa TT Ten hB sO Noi lUll Tho gian lUll

1 Phi~u yeu c~u sua d6ilban hanh tai li~u Ban ISO 02nam

2 PhiSu g6p y tai li~u Ban ISO 02nam

3 Danh mlc tai li~u ne)i be) Dan vi quan

ly tai li~u 05 nam

4 Danh mvc tai li~u tu ben ngoai Dan vi quan

ly h6 sa 05 nam

Trang 9110

L

Quy trinh Quan If tcli licentu QT01HT

VII PHlJ LlJC

MO lHTO 1 PhiSu yeu c~u sua d6i1ban ht=mh tai li~u

2 M02HTOl PhiSu gop y tai li~u

3 M03HTOl Danh mlc tai li~u

Trang 10110