UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN ESCUELA DE POSTGRADO LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO Y SU INCIDENCIA EN LA ÓPTIMA GESTIÓN EN EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO DE UNA INSTITUCIÓN DEL ESTADO TESIS PRESENTADA POR: C.P.C. ELIZABETH LUISA MEDINA SOTO PARA OPTAR EL GRADO ACADÉMICO DE: MAESTRÍA EN CIENCIAS (MAGISTER SCIENTIAE) CON MENCIÓN EN CONTABILIDAD AUDITORÍA TACNA - PERÚ 2004
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UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN
ESCUELA DE POSTGRADO
LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO Y SU INCIDENCIA
EN LA ÓPTIMA GESTIÓN EN EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO
DE UNA INSTITUCIÓN DEL ESTADO
TESIS
PRESENTADA POR:
C.P.C. ELIZABETH LUISA MEDINA SOTO
PARA OPTAR EL GRADO ACADÉMICO DE:
MAESTRÍA EN CIENCIAS (MAGISTER SCIENTIAE)
CON MENCIÓN EN CONTABILIDAD AUDITORÍA
TACNA - PERÚ
2004
Dedicatoria
A Dios por darme la fuerza para continuar perseverando; a la memoria
de mi abuelita Elena Fernandez Vda. De Nina; a mis hijos Andreé y
Melissa, a mis padres y a mis amigos: María E. y Karla F., Luis, Lucio y
Edgar y a todas las personas que de una u otra forma me brindaron su
indiscutible apoyo.
Agradecimiento
Con singular agradecimiento a los Mgr. José Aguilar Alvarez, Mgr. Helard
Peralta Delgado, Mgr. Abel Miranda Peralta y el Mgr. Victor Echegaray
Munenaka, quienes acertadamente me orientaron sobre cada una de las
etapas del proceso de investigación, demostrando un alto nivel de
conocimiento y profesionalización científica, y de esta forma hicieron
posible concretizar el presente trabajo.
INTRODUCCIÓN
Las organizaciones modernas, cuando ven que un método de proceso operativo
tiene que repetirse permanentemente, lo más aconsejable, desde el punto de vista
administrativo, es sistematizar dicho proceso, de tal suerte que todos los elementos que
intervengan estén analizados, estudiados, interrelacionados y probados para que el sistema
funcione. En este sentido, la Administración Pública es un aparato burocrático que, a nombre
del Estado, presta como su misión una serie de servicios especializados a su comunidad en
forma indefinida, y su funcionamiento es a través de los sistemas operativos conocidos como
sistemas específicos o auxiliares: de personal, de Presupuesto, de Control, de
Documentación y Archivos, de Racionalización Administrativa, de Contabilidad, entre otros,
que permiten lograr los objetivos de la gestión gubernativa en forma eficiente.
Precisamente, uno de éstos es el Área de Abastecimiento, cuya implementación, aplicación
y funcionamiento en el aparato estatal, conformado por instituciones y empresas públicas, es
obligatorio.
La institución materia de estudio sufre de deficiencias crónicas, al igual que otros
Organismos del Estado, siendo estas las limitaciones presupuestales, desorganización en la
realización de adquisiciones; es decir, la variable que afecta en forma negativa la gestión de
adquisiciones es la falta de planificación de compras. Asimismo, carencia de medios
efectivos para que los bienes lleguen a la unidad solicitante en la debida oportunidad, etc.
Por lo antes referido, este estudio se propone verificar si el Control Interno que se
viene realizando responde a los objetivos que dieron origen a su implementación y si está a
su vez de acuerdo con las Normas Técnicas de Control para el Sector Público.
Este deseo ha sido crucial para optar por la decisión de realizar un estudio que
permita detectar los problemas latentes de control, a fin de que la investigación pretenda
explicar cuáles son la dificultades que actualmente tiene el Área de Abastecimiento de una
entidad del Estado materia de estudio.
En el desarrollo del trabajo, para un mejor entendimiento del presente informe de
investigación, se detalla a continuación el esquema al cual corresponde la distribución
capitular.
2
Capítulo I: El Problema Análisis del Control Interno. Comprende la descripción y
caracterización básica del presente estudio.
Capítulo II: La Organización Administrativa de la Entidad Actual. Comprende el detalle y
funcionamiento de la entidad en estudio.
Capítulo III: Presentación, análisis e interpretación de resultados para la obtención de los
objetivos planteados. Este capítulo tiene por propósito analizar los diversos problemas
planteados en los objetivos específicos, para determinar la forma de solucionarlos.
Capítulo IV: Propuestas para mejorar los actuales procesos operativos. Presenta las
propuestas inmediatas y las propuestas para una mejor administración de los recursos,
cuyos contenidos son muy relevantes.
Finalmente, tal como se aprecia en las Conclusiones y Recomendaciones, están de
acuerdo con los objetivos planteados que permiten establecer, en forma consciente, que el
Control Interno a nivel de cualquier organización donde se aplique es importante, no
obstante juega un rol esencial la calidad del recurso humano.
Merece resaltar que el principal método que se utilizó en la elaboración del trabajo
es el descriptivo, y se complementa además con técnicas para el recojo de información,
sobre todo en los órganos de control sistémico, así como en los órganos señalados en la Ley
de Adquisiciones y Contrataciones del Estado y su Reglamento. Además, se ha utilizado
una bibliografía adecuada a la investigación, ubicada en las bibliotecas de las universidades
y autores nacionales e internacionales, así como en la Escuela Nacional de Control.
Por último, las propuestas presentadas para la toma de decisiones son practicables,
adaptables y realizables, conforme lo establecen las normas de la entidad para su
ejecución.
El periodo de investigación fijado como base del trabajo se circunscribe a los años
2001 como punto referencial 2002 que es materia de un análisis exhaustivo.
3
LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO Y SU INCIDENCIA EN LA ÓPTIMA GESTIÓN
EN EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO DE UNA INSTITUCIÓN DEL ESTADO
ÍNDICE
RESUMEN, ABSTRACT
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA: ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO
1.1 EL MARCO DE LA INVESTIGACIÓN DEL PRESENTE ESTUDIO 10
1.1.1 ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN ESTATAL 10
a. Diagnóstico Situacional de la Investigación 10
b. Delimitaciones del Estudio 11
1) Delimitación Espacial
12
2) Delimitación Temporal
12
3) Delimitación Social 12
4) Delimitación Conceptual 12
a) Control Interno 12
b) Área de Abastecimiento 12
c. Formulación del Problema 13
1) Problema Principal 13
2) Problemas Secundario 13
1.1.2 EL CONTROL INTERNO 14
1.1.3 EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO EN LA
ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO Y SU IMPORTANCIA 16
a. Fortalecimiento de la Eficiencia, Eficacia y Economía 16
b. El área de abastecimiento con el Sistema Nacional de Control 16
c. Los tres subsistemas y procesos operativos del Área de
4
Abastecimiento 17
c.1) La catalogación 18
c.2) Registro de Proveedores 20
c.3) Programación 21
c.4) Registro y Control 23
c.5) Adquisiciones 24
c.6) Almacenamiento y Distribución de bienes 28
c.7) Mantenimiento 28
c.8) Seguridad 28
c.9) Distribución 29
d. Mejoramiento del Proceso de Control Interno 29
1.1.4 LA LEY DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIÓN DEL
ESTADO Y SU REGLAMENTO, APLICACIÓN, MODIFICACIÓN 30
a. Formalidad de Autoridades 30
b. Establecimiento de Autoridades 30
1.1.5 EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES-CONTENIDO-FORMULACIÓN-
APROBACIÓN-EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN 32
1.1.6 RELACIÓN DE ABASTECIMIENTOS CON OTRAS ÁREAS
ADMINISTRATIVAS 33
1.1.7 ASPECTOS IMPORTANTES EN EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO 34
1.2. PLANTEAMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN 36
1.2.1. LOS OBJETIVOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR 36
a. Objetivo General 36
b. Objetivos Específicos 36
1.2.2. HIPÓTESIS PLANTEADAS EN LA INVESTIGACIÓN 37
a. Hipótesis General 37
b. Hipótesis Específica 37
1.2.3. OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES 37
5
1.3. UBICACIÓN INSTITUCIONAL Y PERIODO DE INVESTIGACIÓN 40
1.3.1. LA INSTITUCIÓN ESTATAL MATERIA DE INVESTIGACIÓN
EN EL CONTEXTO DE LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO 40
a. Clasificación Funcional Programática del Sector Público 40
b. Estructura Funcional Programática Sectorial 41
c. Programación Institucional 41
1.3.2. EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO EN EL ACTUAL
FUNCIONAMIENTO 42
a. Ubicación dentro de la Oficina de Logística y Servicios 42
b. Organización del Área de Abastecimiento 42
1.3.3. EL PERIODO DE INVESTIGACIÓN FIJADO COMO BASE
DEL TRABAJO 45
1.3.4. TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACIÓN 45
a. Nivel de Investigación 45
1.3.5. MÉTODO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN 45
a. Método de la Investigación 45
b. Diseño de la Investigación 45
c. Población y Muestra 45
1) Población 45
2) Muestra 45
d. Técnicas e Instrumentos de recolección de Información 46
1) Técnicas 46
2) Instrumentos 46
e. Viabilidad de la Investigación 46
f. Justificación e Importancia de la Investigación 46
1) Justificación 46
2) Importancia 46
6
CAPÍTULO II
LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA ENTIDAD ACTUAL
2.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA 48
a. ÓRGANO DE DIRECCIÓN 48
1) Dirección
2) Jefatura de Órdenes
b. ÓRGANO DE APOYO 48
1) Secretaría
c. ÓRGANO DE EJECUCION 48
1) Unidad Orgánica de Abastecimiento 48
2) Sección de Almacén 48
3) Sección de Mantenimiento y Servicios Generales 48
4) Sección de Transporte 48
5) Sección de Vigilancia 48
2.2. FUNCIONES GENERALES DE LA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA 48
2.3. DEPENDENCIA Y JURISDICCIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA 49
2.4. COORDINACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA 49
2.5. MISIÓN DEL ÁREA DE ABASTECIMIENTO 49
2.6. FUNCIONES GENERALES DEL ÁREA DE ABASTECIMIENTO 49
1. DEL ORGANISMO
2. DE LOS ÓRGANOS COMPONENTES
a. Dirección
1) De la Jefatura
b. Apoyo
1) De la Secretaría
2) De la Oficina de Trámite Documentario
2.7. RELACIONES FUNCIONALES DEL ÁREA DE ABASTECIMIENTO 51
1. Línea de Autoridad 51
2. Responsabilidad 51
3. Coordinación 52
7
2.8. DOCUMENTOS QUE PREPARA EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO 52
CAPÍTULO III
PRESENTACIÓN, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS PARA LA
OBTENCIÓN DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS
3.1.PRESENTACIÓN 53
3.2. PLANTEAMIENTO DEL ANÁLISIS ESTADÍSTICO 53
3.2.1 TRATAMIENTO ESTADÍSTICO 53
ANALISIS DE LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Identificar las principales políticas que se utilizan en el Control
Interno y cómo influyen en el trabajo que se realiza 54
2. Determinar si los objetivos que se establecen en esta forma de control
influye en la Gestión que se lleva en el Área de Abastecimiento 66
3. Verificar si el planeamiento que se realiza en esta forma de control
incide en el Área de Abastecimiento 72
4. Precisar si las estructuras de Control Interno permiten establecer el
nivel de Gestión en el Área de Abastecimiento 74
5. Determinar si las acciones correctivas que se adoptan en esta forma de
Control permiten optimizar los resultados de la Gestión del Área de
Abastecimiento 84
3.2.2 DISCUSIÓN DE RESULTADOS 89
3.2.3 RESULTADOS DE LA CONTRASTACIÓN DE LA HIPOTESIS 89
CAPÍTULO IV
PROPUESTAS PARA MEJORAR LOS ACTUALES PROCESOS OPERATIVOS
4.1.PROPUESTAS INMEDIATAS 92
8
4.1.1. Formulación de un Manual de Procedimientos como complemento
del Manual de Organización y Funciones 92
4.1.2. Elaboración de una Directiva de Procedimientos Operativos
de Control Interno 93
4.1.3. Racionalización de las adquisiciones de conformidad con lo
presupuestado y verificación física de los bienes internados 94
4.1.4. Capacitación Técnica de los Recursos Humanos 94
4.2. PROPUESTAS PARA UNA MEJOR ADMINISTRACIÓN DE LOS
RECURSOS 95
CONCLUSIONES 96
RECOMENDACIONES 97
BIBLIOGRAFÍA 98
ANEXOS
9
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA: ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO
1.1. EL MARCO DE LA INVESTIGACIÓN DEL PRESENTE ESTUDIO
1.1.1. ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN ESTATAL
a. Diagnóstico Situacional de la Investigación
La óptima gestión de toda organización, dentro del mundo globalizado,
necesita de un eficiente Sistema de Control Interno que permita alcanzar
los objetivos planteados en forma eficaz y con un correcto empleo de los
recursos asignados, permitiendo a las instituciones maximizar su
rendimiento.
El Control Interno dentro del organismo en estudio está implementado
en todos sus niveles y se encuentra actualmente acondicionada a las
nuevas formas dictadas en materia de control, así como también de
acuerdo con las características y problemática de su género de la
presente investigación.
Reviste capital importancia considerar que un adecuado Sistema de
Control Interno no constituye garantía de que no puedan ocurrir
irregularidades. Lo que elimina el Sistema de Control Interno es la
“probabilidad” de que esto suceda, pudiendo darse en el Área de
Abastecimiento lo siguiente:
Desconocimiento de las reales necesidades de
bienes y servicios requeridos para el cumplimiento de las metas para
desenvolverse con eficiencia.
Incumplir con las Normas dispuestas por la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado.
Efectuar pagos de bienes no internados y servicios no prestados.
Seleccionar proveedores que no reúnan los requisitos básicos para
contratar con el Estado.
Internar bienes o prestar servicios que no reúnan las especificaciones
técnicas señaladas en las solicitudes de cotización.
10
La no aplicación, ejecución y evaluación del proceso técnico de
programación, que realmente constituye la “columna vertebral del Área
de Abastecimiento
Adquirir bienes y/o servicios cuyos precios no están acordes con el
mercado.
Efectuar las obligaciones de acuerdo con el compromiso de pago.
Muchas de las compras se hace sin programación alguna.
Lo antes referido se puede dar por acción u omisión y conducen a
responsabilidades de orden administrativo y penal, tanto a nivel Directivo
como a nivel del personal que trabaja en cada uno de los procesos
circunscritos al Sistema de Abastecimiento, de acuerdo con su grado de
participación y decisión que conlleve perjuicio al Estado.
La Oficina de Logística, a través del Área de Abastecimiento, realiza la
fiscalización de los controles en el Proceso de Adquisición e
internamiento de los bienes en el Almacén.
Los cambios de los Procesos de Abastecimiento y las nuevas técnicas
de control originan que los actuales manuales requieran ser actualizados
y se formulen las directivas correspondientes para un mejor
cumplimiento de las funciones y posteriormente la determinación de
responsabilidades producto del incumplimiento.
Merece enfatizar que, dada la importancia de las funciones que cumple
el Área de Abastecimiento, ésta no cuenta con los recursos humanos
necesarios y equipos de calidad que le permitan cumplir con su misión.
Es relevante referir que de acuerdo con las Normas de Control
establecidas en el Área de Abastecimiento, ésta ejerce la acción
correspondiente de Inspectoría de la Oficina de Logística y Servicios, así
como de la Inspectoría General del Ente Sistémico, es decir, de una
universidad nacional de nuestro país.
b. Delimitación del Estudio
La investigación se ha delimitado en los aspectos siguientes:
11
1) Delimitación Espacial
El ámbito en el cual se desarrollará la investigación comprende el
Área de Abastecimiento de una Entidad Estatal.
2) Delimitación Temporal
El periodo que comprende el estudio abarca de 2001 al 2002
3) Delimitación Social
El equipo humano con el cual se trabajará es de los funcionarios y
trabajadores que pertenecen al Área de Abastecimiento.
4) Delimitación Conceptual
a) Control Interno
Es un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y
otros funcionarios de la entidad. La esencia del Control Interno
está en las acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las
operaciones; dichas medidas incluyen corregir las deficiencias y
mejorar las operaciones. Métodos, coordinaciones y medidas que
adopta una organización para comprobar la exactitud y veracidad
de la información y salvaguarda del Patrimonio.1
b) Área de Abastecimiento
Constituye una de las áreas de los sistemas auxiliares de
cualquier tipo de organización cuya finalidad es proveerla de los
bienes y servicios en general requeridos por la organización en su
conjunto, para la normal ejecución de las tareas asignadas,
siguiendo siempre un orden lógico con metodología; es decir,
aplicando con rigurosidad, exactitud, precisión, minuciosidad,
etc.2
El Área de Abastecimiento fue definida como una función de
apoyo al funcionamiento interno de una organización social
orientada a suministrar o proporcionar elementos materiales
(denominados bienes) y las actividades complementarias para la
operación de dichos elementos en estado óptimo o garantizado
1 Álvarez Illanez, Juan :Auditoría Gubernamental. Edic. 2002, pág. 1022 Victoriano Castañeda Santos: Manual de Abastecimiento de Bienes y Servicios. Edic.2003, pág. 12
12
(denominado servicios) ambos; para ser empleados en la
producción gubernativa de servicios públicos, o de bienes
económicos a través de las distintas entidades que constituyen la
entidad pública.3
c. Formulación del Problema
1) Problema Principal
¿De qué manera el Control Interno propicia una óptima gestión en
el Área de Abastecimiento?
2) Problemas secundarios
a) ¿En qué medida las políticas que se utilizan en el Control
Interno influyen en el trabajo que se realiza a nivel del Área de
Abastecimiento?
b) ¿Cómo los objetivos que se establecen en esta forma de control
influyen en la gestión que se desarrolla en el Área de
Abastecimiento?
c) ¿En qué medida el planeamiento que se realiza en esta forma
de control incide en la gestión del Área de Abastecimiento?
d) ¿De qué manera las estructuras que se verifican en el Control
Interno permiten determinar el grado de gestión en el Área de
Abastecimiento?
e) ¿De qué manera las acciones correctivas que se establecen en
el Control Interno permiten optimizar la gestión en el Área de
Abastecimiento?
3 Terminología Básica. Compendio Normativo del Sistema Nacional de Abastecimiento.
13
1.1.2. EL CONTROL INTERNO
Según Walter B. Meigs (1983, pág, 163), el propósito básico del control interno es el
de promover la operación eficiente de la organización. El sistema del control interno
consta de todas las medidas empleadas por una organización para: 1) Proteger los
activos en contra del desperdicio, el fraude y el uso ineficiente; 2) Promover la
exactitud y la confiabilidad en los registros contables; 3) Alentar y medir el
cumplimiento de las políticas de la compañía; 4) Evaluar la eficiencia de las
operaciones. En pocas palabras, el control interno está formado por todas las
medidas que se toman para suministrar a la administración la seguridad de que todo
este funcionando como debe.
Si bien es cierto, según Gómez Morfin, el control interno como tal es una creación de
los contadores, pues el control es una función administrativa claramente determinada.
Esos elementos son los sistemas de información y comunicación que deben existir en
la empresa para establecer un adecuado control. Recordamos que la contabilidad es
un sistema de comunicación de información financiera. El control es un elemento de
retroalimentación, dentro de un modelo que concibe a la empresa como un sistema.
Las decisiones que toma la administración se convierten en políticas de la empresa.
Para ser efectivas estas políticas deben ser trasmitidas a toda la organización y ser
respaldadas en forma consistente. Los controles internos ayudan a salvaguardar el
cumplimiento de las políticas de la entidad.
El diseño e implantación de un sistema de control interno en la organización debe
hacerse integralmente, es decir, concatenar los aspectos administrativos, contables y
de comprobación interna. En este proceso debe tenerse presente la relación
costo/beneficio de las medidas de control interno.
Para IMCP (Instituto Mexicano de Contadores Públicos), el control interno comprende
el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma
coordinada se adaptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificando la
exactitud y confiabilidad su información financiera, promover eficiencia operacional y
provocar adhesión a las políticas prescritas por la administración.
Los directivos y supervisores pueden instrumentar controles de tres tipos básicos
(Rodríguez, 1995):
14
Precontrol: También llamado a priori, este se realiza antes de que el trabajo sea
ejecutado. El precontrol elimina desviaciones significativas antes de que estas
ocurran, se inicia en el momento de la planificación o programación.
Control Concurrente: Llamado también concomitante, de ejecución o control
permanente, se ejerce en forma continua mientras dura el proceso. El control
concurrente se relaciona con el desempeño humano y con áreas tales como el
rendimiento del equipo de trabajo o de un departamento; para que la ejecución
discurra conforme a lo programado.
Poscontrol: Consultivo o retroalimentario; se centra en el desempeño
organizacional pasado con el objeto de comparar el realizado con los objetivos
previstos. El mayor defecto de este tipo de control es que el daño ya está hecho
cuando el administrador ya tiene la información, peor si es un problema grave.
El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de
verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad de que la
gestión de los recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente.
Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior.
El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades,
funcionarios y servidores públicos de la entidades como responsabilidad propia de las
funciones que son inherentes, sobre la base las normas que rigen las actividades de
la organización y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos,
manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de
autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección.
El control interno posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o
funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las disposiciones establecidas,
así como por el órgano de control institucional según sus planes y programas anuales,
evaluando y verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes
del Estado, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en relación con las metas
trazadas y resultados obtenidos.
Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento y
confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio
de la rendición de cuenta, propendiendo a que ésta contribuya al logro de la misión y
objetivos de la entidad a su cargo.
15
1.1.3 EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO EN LA ADMINISTRACIÓN DEL
ESTADO Y SU IMPORTANCIA
a. Fortalecimiento de la Eficiencia la Eficacia y la
Economía
De acuerdo con las Normas Técnicas de Control Interno para el sector
Público, el CONTROL INTERNO “Es un proceso continuo realizado por
la dirección, gerencia y el personal de la entidad, para proporcionar
seguridad razonable, respecto a si está lográndose el objetivo de
promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la
calidad en los servicios que debe brindar cada entidad pública, este
objetivo se refiere a los controles internos que adopta la administración
para asegurar que se ejecuten las operaciones, de acuerdo a criterios
de efectividad, eficiencia y economía, tales controles comprenden los
procesos de planeamiento, organización, dirección y control de las
operaciones en los programas, así como los sistemas de medición de
rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas”.
En el Proceso de Abastecimiento, la eficiencia permite mostrar la
optimización de los insumos (entendiéndose como la menor
combinación y utilización de recursos para producir bienes y servicios),
empleados para el cumplimiento de las metas presupuestarias. Los
insumos son los recursos financieros, humanos y materiales empleados
para la consecución de las metas.
La eficacia permite alcanzar los objetivos, así como el debido y oportuno
cumplimiento de las políticas y metas establecidas en el proceso de
planeamiento.
La economía se refiere a los términos y condiciones bajo los cuales se
adquieren recurso físicos, financieros y humanos, en cantidad y calidad
apropiada y al menor costo posible.4
b) El Área de Abastecimiento con Sistema Nacional de Control
El Sistema Nacional de Control decidía a los demás sistemas, los
aspectos normados en suplencia con la Norma Técnica de Control
Interno.
Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia.
Integridad de administración del abastecimiento.
Actualización y utilización de información para el
abastecimiento.
4 Contraloría General de la República – NAGU 3.10 – 1995 – Set.Nov. 1999.
16
Unidad en las Adquisiciones de bienes y servicios.
Unidad en el Ingreso Físico y Custodias
Temporales de Bienes.
Austeridad del abastecimiento.
c) Los tres subsistemas y procesos operativos del Área de
Abastecimiento
Los Procesos Técnicos
Los procesos técnicos se realizaron en tres subsistemas: Información,
Obtención y Utilización. El Subsistema de Información agrupó a los procesos
técnicos de Catalogación, Registro de Proveedores, Programación y Registro y
Control, cuya naturaleza se orienta a la capacitación, clasificación,
conservación, actualización y divulgación de la información para optimizar las
decisiones del Abastecimiento. El Subsistema de Obtención agrupó los
procesos técnicos de Adquisición y Recuperación de bienes, cuya naturaleza
estaba orientada a evitar la duplicidad de esfuerzos para negociar y concretizar
la adquisición u obtención de bienes y servicios que la entidad requería para
seguir operando. El Subsistema de Utilización agrupó las técnicas de
almacenamiento, mantenimiento, seguridad, distribución física y disposición
final cuyo propósito era el de optimizar su intervención en la movilización,
utilización, conservación y custodia de los bienes y servicios a través de una
estrecha coordinación e independencia.5
5 Revista Caballero Bustamante, 2da Quincena, Agosto 2002
17
Los procesos técnicos del Área de Abastecimiento son herramientas
tecnológicas de la logística que permite vitalizar el desarrollo de la gestión.
Según la normatividad, el sistema logístico público esta constituido por once
procesos técnicos, a saber: catalogación, Registro de Proveedores,
Programación, Registro y control, Adquisiciones, Recuperación de bienes,
Almacenaje, Mantenimiento, Seguridad, Distribución y Disposición Final.6
c.1 La Catalogación
Proceso a través del cual se obtiene, depura , homogeniza, ordena, codifica y
proporciona información referida a bienes y servicios susceptibles a ser
necesitados por las Entidades.
La catalogación es la esencia de cualquier proceso sistemático de tratamiento
de información. El lenguaje de los números es un lenguaje universal que puede
ser entendido por todos, traspasando los límites idiomáticos y técnicos. Así
tenemos, para el caso peruano, que:
El sistema de contabilidad, posee un sistema de catalogación denominado
Plan Contable Gubernamental, patrón general para registrar, tratar,
transformar y verificar la información contable, transformándola en estados
financieros contables.
6 Compendio Normativo del Sistema Nacional de Abastecimiento.
18
Adquisición yRecuperación de Bienes
Catalogación, Registro de Prov. Programación, Registro y control
situaciones de riesgo que puede afrontar, uniforme y equipos con que debe
62
disponer para participar en los trabajos encomendados. El personal necesita
estar motivado y capacitado, dispuesto a comprometerse con su organización.
En el Área de Abastecimiento, esta política no se desarrolla plenamente, ya que
en el Cuadro Nº 5 se aprecia que el 56.3% se desarrolla ocasionalmente, debido
al espacio reducido del ambiente asignado, la falta de medios de trabajo y el
reducido número de Personal que origina que tenga que recargarse el trabajo al
ya existente. Asimismo, sólo el 4.2% manifiesta que se realiza frecuentemente.
63
CUADRO Nº 06Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre las Políticas de Control Interno en el Área de Abastecimientos – 2002
13 27.1
27 56.3
8 16.7
48 100.0
POLÍTICAS DECONTROL INTERNO
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
16.7%
56.3%
27.1%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: Encuesta de Investigación
64
El estudio del Control Interno tiene por finalidad obtener un conocimiento cómo está formado
el Control Interno; es decir, no sólo desde el punto de vista de las normas establecidas, sino
también de las políticas. Y en la institución materia de estudio las políticas no se desarrollan
plenamente, influyendo en forma regular en la gestión del Área de Abastecimiento. En el
Cuadro Nº 6 se aprecia el resumen respectivo del los Cuadros Nro. 1 al 5, y refleja que el
56.3% manifiesta que las políticas sí se desarrollan ocasionalmente; el 27% , no se realizan;
y el 16.7% frecuentemente.
65
b) Determinar si los objetivos que se establecen en esta forma de control influye en la Gestión que se lleva a cabo en el Área de Abastecimiento
CUADRO Nº 07Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre la promoción de la eficiencia en las operaciones en el Área de Abastecimientos – 2002
4 8.3
26 54.2
18 37.5
48 100.0
PROMUEVE LA EFICIENCIAEN LAS OPERACIONES
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
37.5%
54.2%
8.3%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: Encuesta de Investigación
66
Este se refiere a los controles que adopta la administración para asegurar que se ejecuten
las operaciones de acuerdo con el criterio de eficiencia que se refiere a la relación existente
entre la cantidad de los bienes y servicios producidos y los recursos utilizados para
producirlos (productividad), y su comparación con un estándar de desempeño establecido.
En el cuadro apreciamos que en esta institución más de la mitad de los encuestados
manifiesta que en el Área de Abastecimiento, específicamente en la Unidad de
Adquisiciones, se realiza ocasionalmente.
Con respecto a que si el Área de Abastecimiento promueve la eficiencia de las
operaciones, en el Cuadro Nº 7, el 37.5% de los encuestados manifiesta que lo realiza
frecuentemente, el 54.2% ocasionalmente y 8.3 % no realiza esta acción de Control. Por
consiguiente, en esta Universidad más de la mitad de los encuestados manifiesta que en el
Área de Abastecimiento se promueve la eficiencia de las operaciones ocasionalmente.
67
CUADRO Nº 08Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre la promoción de la calidad en las operaciones en el Área de Abastecimientos - 2002
6 12.5
21 43.8
21 43.8
48 100.0
PROMUEVE LA CALIDADEN LAS OPERACIONES
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
43.8%
43.8%
12.5%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: Encuesta de Investigación
Este objetivo se refiere a los controles que adopta la administración para asegurar que se
ejecuten las operaciones de acuerdo con el criterio efectividad que tiene relación directa con
el logro de los objetivos y metas programados.
En el Cuadro Nro. 8, se aprecia que 43.8% manifiesta que el Área de Abastecimiento,
específicamente la Unidad de Adquisiciones, promueve ocasionalmente la verificación de la
calidad; y el 43.8 % frecuentemente; y 12.5& nunca concreta esta acción.
68
CUADRO Nº 09Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre la Promoción de la Economía en las Operaciones en el Área de Abastecimientos – 2002
9 18.8
21 43.8
18 37.5
48 100.0
PROMUEVE LA ECONOMÍAEN LAS OPERACIONES
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
Fuente: Encuesta de Investigación
69
Este se refiere a los controles que adopta la administración para asegurar que se ejecuten
las operaciones de acuerdo con el criterio de economía; es decir, se relaciona con la
adquisición de bienes y/o servicios en condiciones de calidad, cantidad apropiada y oportuna
entrega, al mínimo costo posible.
En el Cuadro Nº 9, se aprecia que el 43.8% manifiesta que el Área de Abastecimiento,
específicamente la Unidad de Adquisiciones, promueve la economía en las operaciones
ocasionalmente; el 37.5%, frecuentemente; y el 18.8% nunca promueve la economía.
70
CUADRO Nº 10Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre el Cumplimiento de leyes, reglamentos y normas en el Área de Abastecimientos – 2002
8 16.7
24 50.0
16 33.3
48 100.0
CUMPLIMIENTO DE LEYES,REGLAMENTOS Y NORMAS
Ocasionalmente
Frecuentemente
Siempre
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
33.3%
50.0%
16.7%
Siempre
Frecuentemente
Ocasionalmente
Fuente: Encuesta de InvestigaciónEste objetivo se refiere a que los administradores gubernamentales, mediante el dictado y
políticas y procedimientos específicos, aseguran que el uso de los recursos públicos sea
consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos, así como
concordante con las normas relacionadas con la gestión gubernamental.
En el Cuadro Nº 10, se refleja que el 50.0% manifiesta que el Área de Abastecimiento
promueve, específicamente en la Unidad de Adquisiciones, frecuentemente el cumplimiento
de leyes y reglamentos; y el 33.3%, siempre promueve el cumplimiento de leyes y
reglamentos. Sumando estos dos porcentajes, se da una visión favorable, respecto al
referido cumplimiento.
71
c) Objetivo 3: Verificar si el Planeamiento que se realiza en esta forma de control incide en el Área de Abastecimiento.
CUADRO Nº 11Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre del Planeamiento de las actividades en el Área de Abastecimientos – 2002
3 6.3
29 60.4
16 33.3
48 100.0
PLANEAMIENTO
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
33.3%
60.4%
6.3%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: Encuesta de Investigación
De acuerdo con el análisis efectuado en las entrevistas realizadas al Personal
que brinda servicios en la Oficina de Logística de la institución estatal, el
planeamiento tiene una gran influencia en la obtención de resultados,
72
requiriéndose de una mayor difusión entre todos los empleados que laboran en
esta área para el mejor logro de los objetivos.
El Planeamiento se realiza, entre otras cosas, para tener pleno conocimiento de
la problemática del organismo y evitar que ocurran distorsiones en el Sistema;
por consiguiente, es la etapa más importante del proceso de Control. En el
Cuadro Nº 11, se aprecia que el 60.4% manifiesta que el Área de
Abastecimiento lo hace ocasionalmente; y el 6.3%, nunca lo concreta.
Es indispensable referir que este procedimiento abarca todas las etapas del
proceso de adquisiciones, iniciándose con la evaluación del Plan de
Adquisiciones, que contiene el detalle de los bienes y servicios que se deben
adquirir para ser asignados a las diversas dependencias y unidades de la
institución.
Sin embargo, considerando que la programación constituye “la columna
vertebral” del Sistema de Abastecimiento, este proceso no se realiza en el Área
de Abastecimiento, teniendo en consideración que la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones determina que dicha área es responsable de realizar tal
programación. Y, obviamente, esto trae como consecuencia que en algunos
casos se han entregado directamente los bienes a las unidades solicitantes sin
haber ingresado previamente al Almacén General, atentando contra las normas
de Control Interno. Así mismo, el proveedor ha facturado una cantidad que no
está de acuerdo con el cuadro comparativo y visto en apertura de sobres. El
aspecto que inciden fundamentalmente para que este Planeamiento sea
ejecutado de acuerdo con lo programado es la Asignación Presupuestal que
mensualmente distribuye el Ministerio de Economía y Finanzas a los organismos
del Sector Público de acuerdo con la disponibilidad fiscal, lo que muchas veces
retarda o posterga requerimiento de nuevas adquisiciones previstas.
73
d) Objetivo 4: Precisar si las estructuras de Control Interno permiten establecer el nivel de Gestión en el Área de Abastecimiento
CUADRO Nº 12Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre el Ambiente de Control: Integración del Personal y formación de valores éticos, en el Área de Abastecimientos – 2002
4 8.3
40 83.3
4 8.3
48 100.0
AMBIENTE DECONTROL INTERNO
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Frecuencia Porcentaje
8.3%
83.3%
8.3%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: Encuesta de Investigación
74
El Ambiente de Control está referido a cómo los órganos de dirección y de la
administración de una organización estimulan e influyen en su personal para
crear conciencia sobre los beneficios de un adecuado control.
En el Cuadro Nº 12, se aprecia que el Ambiente de Control se puede considerar
como regular, ya que ocasionalmente 83.3% manifiesta que permite la
integración del Personal y la formación de los valores. El 8.4 % se presenta
frecuentemente; y el 8.3%, nunca permite la integración del Personal y la
formación de valores éticos.
75
CUADRO Nº 13Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre el Ambiente de Control: Asignación de autoridad y responsabilidad en el Área de Abastecimientos – 2002
4 8.3
22 45.8
22 45.8
48 100.0
AMBIENTE DECONTROL
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
AMBIENTE DE CONTROL
FrecuentementeOcasionalmenteNunca
Po
rce
nta
je d
e E
ncu
est
ad
os
50
40
30
20
10
0
4646
8
Fuente: Encuesta de Investigación
El Ambiente de Control: asignación de autoridad y responsabilidad para que se establezcan
con claridad los nombramientos, dentro de la institución, su jerarquía y delegue facultades de
autorización congruentes con las responsabilidades asignadas.
El principio esencial en este aspecto consiste en que no se realice operación alguna sin la
aprobación de alguien específicamente autorizado para ello. Debe en todo caso existir
constancia de esta aprobación, con la posible excepción de actividades rutinarias de menor
importancia en que la aprobación claramente pueda entenderse como tácita.
En el Cuadro Nº 13, se refleja que el 46% de los encuestados considera que el Ambiente de
Control permite la asignación de autoridad y responsabilidad frecuentemente. Sumando
estos porcentajes afirmamos que sí permite la asignación de autoridad y responsabilidad. Y
76
el otro 46% considera que frecuentemente; por consiguiente, este aspecto influye
favorablemente en la gestión del Área de Abastecimiento. Asimismo, sólo el 8% manifiesta
que el Ambiente de Control no permite la asignación de autoridad y responsabilidad.
CUADRO Nº 14Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre la Evaluación del Riesgo en el Área de Abastecimientos – 2002
77
1 2.1
23 47.9
24 50.0
48 100.0
EVALUACION DERIESGO
Nunca
Ocasionalmente
Frecuenteemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
EVALUACION DE RIESGO
FrecuenteementeOcasionalmenteNunca
Po
rce
nta
je d
e
En
cue
sta
do
s
60
50
40
30
20
10
0
5048
Fuente:
Encuesta de Investigación
La Evaluación del Riesgo consiste en la forma como la entidad identifica, analiza
y administra los riesgos que afectan el cumplimiento de sus objetivos. Definir y
aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las
78
desviaciones que se presentan en la organización y que puedan comprometer al
logro de los objetivos programados.
Aunque los riesgos son mínimos en el proceso de adquisiciones en el Área de
Abastecimiento, según el Cuadro Nº 14 apreciamos que el 50% frecuentemente
analiza y administra los riesgos; el 48%, ocasionalmente, lo cual sumando estos
dos porcentajes se podría afirma que es favorable, existiendo sólo cuando hay
cambio de Personal por razones de servicio y este no se encuentre capacitado;
no teniendo influencia en la elaboración de los Estados Financieros, ni en el
logro de los objetivos del Control Interno, por lo que el 8% manifiesta que nunca
se administran y analizan los riesgos.
CUADRO Nº 15Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
79
Administrativos Encuestados según opinión sobre la Actividad de Control Gerencial en el Área de Abastecimientos – 2002
45.8%
52.1%
2.1%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: Encuesta de InvestigaciónCon respecto a la Actividad de Control Gerencial que se refiere a las acciones
que realiza la institución para cumplir diariamente con las funciones asignadas,
las mismas que son favorables, ya que se efectúan revisiones de desempeño de
las labores, el procesamiento de la información computarizada y los controles
relativos a la protección y seguridad y, esto se demuestra según el Cuadro Nº 15
que refleja que el 52.1% manifiesta que lo realiza ocasionalmente; 45.8%
, frecuentemente. Sumando estos porcentajes se consideran favorables. Sólo el
2.1% manifiesta que nunca se realizan revisiones de desempeño de las labores
y el procesamiento de la información computarizada, etc.
CUADRO Nº 16Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
80
Administrativos Encuestados según opinión sobre el Sistema de Información y Comunicación en el Área de Abastecimientos – 2002
1 2.1
35 72.9
12 25.0
48 100.0
SISTEMA DEINFORMACIÓN YCOMUNICACIÓN
Mala
Regular
Buena
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
BuenaRegularMala
Po
rce
nta
je d
e E
ncu
est
ad
os+
80
60
40
20
0
25
73
Fuente: Encuesta de investigación
Consiste en los métodos y procedimientos establecidos por la administración para procesar
apropiadamente la información y dar cuenta de las operaciones de la entidad para fines de
toma de decisiones. En la institución del presente estudio el Sistema de Información y
Comunicación es regular, aunque ha sido mejorado en el Sector Público por el Sistema
Integrado de Información Financiera (SIAF-SP), accesible para todos los usuarios en las de
Presupuesto, Tesorería, Logística y Contabilidad , en el Nivel Central y en el nivel operativo;
81
pero hay algunas limitaciones. Según el Cuadro Nº 16, se aprecia que el 73% manifiesta
que el referido Sistema es regular; el 25 %, bueno, y sólo el 2% es malo.
CUADRO Nº 17
82
Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de TacnaAdministrativos Encuestados según opinión sobre Actividades de Monitoreo en el Área de
Abastecimientos – 2002
1 2.1
36 75.0
11 22.9
48 100.0
ACTIVIDADES DEMONITOREO
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
22.9%
75.0%
2.1%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: Encuesta de Investigación
Con relación a las Actividades de Monitoreo, ellas están referidas al proceso de
evaluación de calidad del Control Interno, permiten al sistema reaccionar en
forma inmediata, cambiando las circunstancias cuando así lo requieran. También
sirve para la identificación de controles débiles, insuficientes e innecesarios.
Esto se lleva a cabo con regulares resultados en el Área de Abastecimiento, ya
que de acuerdo con el Cuadro Nº 17 se aprecia que 75% lo realiza
ocasionalmente; y el 22.9%, ocasionalmente, ya que el que más predomina es
ocasionalmente. Y sólo el 2.1% nunca se desarrolla el proceso de evaluación de
la calidad del Control Interno.
83
Objetivo 4: Determinar si las acciones correctivas que se adoptan en esta forma de Control permiten optimizar los resultados de la Gestión del Área de Abastecimiento.
CUADRO Nº 18Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre Acciones Correctivas en el Área de Abastecimientos – 2002
1 2.1
12 25.0
35 72.9
48 100.0
ACCIONESCORRECTIVAS
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
ACCIONES CORRECTIVAS
FrecuentementeOcasionalmenteNunca
Po
rce
nta
je d
e E
ncu
est
ad
os
80
60
40
20
0
73
25
Fuente: Encuesta de Investigación
84
La acción correctiva tiene por finalidad enmendar lo errado y las desviaciones
que se hubieren producido, rehaciéndose los planes y modificándose las metas.
Estas acciones correctivas se materializan cuando se detectan errores o
desviaciones en las labores que viene realizando el Personal, solucionándose
frecuentemente en forma inmediata tal como se refleja según el Cuadro Nº 18,
en el que el 73% manifiesta que así lo es; y el 25%, ocasionalmente.
Asimismo, en las observaciones que realizan los órganos de control, en mérito a
los hallazgos que hayan encontrado y dado a conocer al Personal responsable
para su solución, muchos de ellos están relacionados con el aspecto de
incremento de Personal, medios logísticos, capacitación e instrucción al
Personal y transgresiones a las Normas de Control. En el Área de
Abastecimiento las Acciones Correctivas. Sólo el 2.1 % manifiesta que no se
solucionan en forma inmediata.
85
CUADRO Nº 19Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre el Control Interno en el Área de Abastecimientos – 2002
13 27.1
23 47.9
12 25.0
48 100.0
Control Interno
Deficiente
Regular
Eficiente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
25.0%
47.9%
27.1%
Eficiente
Regular
Deficiente
FuenteEncuesta de Investigación
Para que los controles internos sean adecuados deben estar diseñados con medidas que se
toman para suministrar a la administración la seguridad de que todo está funcionando como
debe ser. Asimismo, el Control Interno se singulariza porque mientras el Control Interno
previo y concurrente está inmerso en el proceso de las operaciones y el diseño y aplicación
de los procedimientos de control previo y concurrente en el proceso de ejecución de las
86
operaciones, ello es fundamental para el funcionamiento del Control Interno. Merece indicar
que los objetivos del Control Interno son evaluados en la institución a través de estudios
planificados aplicados por la Auditoría. El rol gerencial es que con menos esfuerzos mejores
y menores recursos obtenga mejores resultados y adopte decisiones, medidas y normas
para verificar el cumplimiento. El eficiente funcionamiento del Control Interno debe destinarle
atención prioritaria a los Recursos Humanos y materiales y debe evitarse la duplicación de
funciones que no contribuyan a la ejecución de las actividades de manera eficiente y
obtenerse el logro oportuno de la metas y objetivos institucionales. En resumen, el propósito
del Sistema de Control Interno está orientado a la consecución de una gestión institucional
eficiente, efectiva y económica. Por lo antes referido, en esta Universidad, el Área de
Abastecimiento el Control Interno funciona regularmente porque el 47.9 de los encuestados
lo confirma, y el 25.5 manifiesta que es eficiente, y el 27.1 % indica que es deficiente; es
decir, un poco más de la cuarta parte de los encuestados.
87
CUADRO Nº 20Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre el Control Interno en el Área de Abastecimientos – 2002
12 25.0
17 35.4
19 39.6
48 100.0
GESTION AREADE
ABASTECIMIENTO
Deficiente
Regular
Eficiente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
39.6%
35.4%
25.0%
Eficiente
Regular
Deficiente
Fuente: Encuesta de Investigación
Hay un regular planeamiento, coordinación, control y sobre todo la administración de las
adquisiciones constituye el problema más grave que actualmente tiene la Universidad, ya
que muchas de las compras se hacen sin programación alguna, trayendo negativas
consecuencias; es decir, la variable que afecta en forma negativa la gestión de adquisiciones
es la falta de planificación de compras. Y precisamente es lo que refleja el Cuadro Nº 20,
donde el 35.4% considera regular la gestión del Área de Abastecimiento, el 39.6 eficiente y
88
el 25% deficiente. Por lo antes referido, es indispensable que exista un Control Interno previo
y concurrente, coherente y adecuando, para que la gestión de la referida área fomente la
eficiencia, eficacia y economía en sus actividades con potencial humano necesario, recursos
materiales, y óptimos diseños operacionales.
3.2.2. DISCUSIÓN DE RESULTADOS
De acuerdo con los resultados estadísticos se detectó que el Control Interno realizado
por el personal del Área de Abastecimiento se presenta en forma regular, por cuanto no
se desarrollan óptimamente las políticas, objetivos y estructura del Control Interno.
Asimismo, se pudo constatar que una de las fallas del Control Interno en el Área de
Abastecimiento es producto de no contar con recursos humanos ni financieros, ni
materiales suficientes. Así como también que no se ejecuta una evaluación continúa
del personal y de sus actividades.
3.2.3 RESULTADOS DE LA CONTRASTACIÓN DE LA HIPÓTESIS
Considerando la hipótesis general y las específicas planteadas en el trabajo de
investigación con respecto al Control Interno, una de cuyas variables dependientes es la
Gestión del Área de Abastecimiento, en donde los ítems según sus indicadores fueron
tabulados con la aplicación del análisis estadístico en las encuestas efectuadas y se
puede afirmar que la referida Gestión adolece de ciertas deficiencias y se requiere de la
necesidad de la aplicación de un Control Interno coherente y adecuado para fomentar el
desarrollo de sus actividades, específicamente en la administración de las adquisiciones
en forma coherente y armoniosa para el logro de las metas propuestas por la entidad.
Los controles internos inadecuados pueden ocasionar pérdidas al permitir que la
administración utilice información errónea y no pueda tomar decisiones acertadas.
CONTRASTACIÓN DE LA HIPÓTESIS
89
8 5 13
66.7% 29.4% 27.1%
4 8 11 23
33.3% 47.1% 57.9% 47.9%
4 8 12
23.5% 42.1% 25.0%
12 17 19 48
100.0% 100.0% 100.0% 100.0%
Nº
%
Nº
%
Nº
%
Nº
%
ControlInterno
Deficiente
Regular
Eficiente
Total
Deficiente Regular Eficiente
Gestión Area de Abastecimiento
Total
Dado que el pvalor es menor que 0.05, entonces se rechaza la hipótesis nula y se concluye:
Hipótesis Estadística
1º) Formulación de hipótesis
Hipótesis nula: Ho : El Control Interno y la Gestión en Área de Abastecimientos no están
relacionadas.
Hipótesis alterna: “
H1 : El Control Interno y la Gestión en Área de Abastecimientos están
relacionadas.
2º) Nivel de significancia = 0.05
3º ) Conclusión: Dado que el pvalor es menor que 0.05, entonces se rechaza la hipótesis nula y se concluye
“Existe grado de relación entre la Gestión del Área de Abastecimiento y el control interno”.
Es decir, en el siguiente cuadro se observa que hay una tendencia que ilustra que cuando el
Control Interno es deficiente es posible que la Gestión deL Área de Abastecimiento es
deficiente.
Pero si el Control Interno es regular o eficiente, entonces la Gestión también será regular o
eficiente.
Cabe referir que la Variable Control Interno y Gestión del Área de Abastecimiento están
relacionadas o son dependientes.
90
Control Interno
EficienteRegularDeficiente
Po
rce
nta
je
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Gestión
Deficiente
Regular
Eficiente
42
58
24
47
2933
67
91
CAPÍTULO IV
PROPUESTAS PARA MEJORAR LOS ACTUALES
PROCESOS OPERATIVOS
4.1. PROPUESTAS INMEDIATAS
4.1.1. Formulación de un Manual de Procedimientos como complemento del
Manual de Organización y Funciones.
a. Fundamentación
Esta propuesta está relacionada con el Objetivo I planteado y tiene
relación con la política Institucional respecto a la necesidad del
planeamiento, previsión y anticipación a los hechos que afecten el
normal desarrollo de las funciones que se ejecuten en el Área de
Abastecimiento de la Oficina de Logística, ya que nos permite cumplir en
forma pormenorizada y frecuencial las etapas por las que pasan
determinadas acciones de la institución.
Como se indica, existe el Manual de Organización y Funciones muy
genérico, lo cual origina muchas veces interpretaciones erróneas o
distorsiones en su aplicación. Por este motivo se considera de gran
utilidad la formulación de un Manual de Procedimientos del Área de
Abastecimiento que señale los procedimientos, en forma detallada, de
todos los procesos que se realizan.
El Manual propuesto debe estar permanentemente actualizado y servirá
de guía a todo el Personal que labora en esta área y será, a su vez,
como un elemento de instrucción para los que se incorporen a este
organismo.
b. Contenido
Este Manual contendrá principalmente lo siguiente:
La misión del Área de Abastecimiento
Las fases del control en el Área de Abastecimiento
Los procedimientos específicos en cada una de dichas fases
Las responsabilidades de los elementos de ejecución del Área de
Abastecimiento
92
La coordinación entre el Personal que interviene en este proceso.
4.1.2. Elaboración de una Directiva de Procedimientos Operativos de Control
Interno
a. Fundamentación
El contar con una Directiva de Procedimientos Operativos de Control
Interno está vinculado con el Objetivo I referente a la Política de Control
y Supervisión y al Objetivo II en cuanto a la gestión que se realiza en
dicha área.
Las normas dadas sobre Control Interno se encuentran en diversos
dispositivos separados y muchas veces no son concordantes.
La finalidad de la Directiva es resumir en un solo documento, en forma
precisa y detallada, lo que debe realizar cada órgano de Control en sus
diversas fases.
La ventaja de una Directiva, además de ser ágil: puede ser variada y
actualizada en cualquier momento que se requiera por el Jefe del Área
de Abastecimiento, sin tener que recurrir a una Resolución Directoral, lo
que sí ocurre en el caso de los manuales por ser aprobados éstos en
ese nivel.
b. Contenido
Esta Directiva contendrá lo siguiente:
- Del objeto de la Directiva, para que el personal conozca sus
funciones
- La finalidad que se persigue
- El alcance para determinar quiénes están obligados a cumplirla
- La base legal en que se sustenta
- La situación del departamento
- Disposiciones generales, en las que se dicten normas comunes a
todos los órganos
- Disposiciones específicas, para cada acción de control en particular.
- Disposiciones complementarias, en caso de ser necesarias.
93
4.1.3. Implementar diseños operacionales para una adecuada planificación de
adquisiciones
De acuerdo con la Ley de Contratación y Contrataciones del Estado, se
indica que el Área de Abastecimiento es la responsable de la elaboración del
Plan Anual de Adquisiciones. Si no se desarrolla una adecuada planificación
de compras, se puede exceder en compras improvisadas, lo cual no sólo
contravienen dichas normas sino que afecta la adquisición de futuros bienes
que se encuentran en el Plan de Adquisiciones.
Igualmente, toda adquisición debe seguir un estricto proceso, el mismo que
concluye con el internamiento en el Almacén General y su posterior entrega
al órgano solicitante, movimientos que deben quedar registrados en los
respectivos libros y tarjetas con que cuenta el Almacén, los mismos que
servirán posteriormente para la elaboración de los estados financieros.
Las necesidades que demandan la realización de ciertos operativos
especiales no previstos deben estar incluidos en el Plan de Contingencia
que se formule para atender estos casos no considerados dentro del
Presupuesto Ordinario otorgado a la institución, de esta forma no se afecta
el presupuesto inicial.
4.1.4. Capacitación Técnica de los Recursos Humanos
La capacitación señalada está relacionada con el cumplimiento del Objetivo
V, por ser el elemento humano el que ejecuta todas las acciones de control
planeadas con anticipación.
El rendimiento del Personal será mayor cuando junto a los conocimientos
técnicos que se impartan proporcione los medios necesarios para el
incremento de su productividad.
Esta capacitación deberá efectuarse obligatoriamente en forma anual, y en
cualquier momento cuando existan cambios de normas y se efectúe rotación
del Personal por necesidad del servicio; asimismo, debe ser impartida por
94
elementos ajenos a la institución, pero que formen parte de los Órganos
Directrices de Control.
4.2.PROPUESTAS PARA UNA MEJOR ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS.
Estas dos propuestas que se mencionan a continuación están orientadas a alcanzar
el Objetivo III planteado:
1. Que se implemente un Plan Estratégico para fortalecer el Planeamiento:
Se comparta responsabilidades
Se establezcan mecanismos de coordinación
Se prioricen previsiones
Que cada entidad emita sus propias normas con sujeción a las normas
generales.
Que actúen a manera de prisma que refracta y difunde la acción normativa
genérica de las leyes a procesos técnicos, normados y que se normen en el
futuro.
Estas Normas Generales constituyen, entonces:
. Amalgama o ligazón que actúa, tanto vertical como horizontalmente
. Instrumentos de medición de la eficiencia de las acciones de Abastecimiento
. Pautas Orientadoras
95
CONCLUSIONES
1. Con relación al proceso de Control Interno del Área de Abastecimiento, las políticas
utilizadas en dicho control son coherentes, pero no se cumplen plenamente,
influyendo regularmente en el trabajo que se efectúa; por lo que resulta
indispensable que cuente con un Manual de Procedimientos para su ejecución.
2. Los objetivos que se establecen para el Control Interno se alcanzarían en forma
satisfactoria, lo cual permitiría que el Área de Abastecimiento sea la adecuada
conforme a lo esperado, siempre y cuando se adecuen a las normas de adquisición
del Estado.
3. El planeamiento que incide en el proceso de Control Interno y optimización en el
Área de Abastecimiento, a fin de ayudar a la gestión de la organización, tiene gran
influencia en la obtención de resultados, ya que se tiene pleno conocimiento del
organismo y se evita que ocurran distorsiones en el sistema; por consiguiente, es la
etapa más importante del proceso de control. Sin embargo, en el Área de
Abastecimiento de la Universidad no se cumple a cabalidad.
4. Las estructuras existentes para implantar el Control Interno se encuentran
establecidas a nivel del Área de Abastecimiento, siendo los resultados
medianamente favorables, lo que influye en la gestión administrativa que se realiza
debido principalmente al ambiente de control, recursos materiales y humanos.
5. La inmediatez de las acciones correctivas ejecutoras en el Control Interno es
permanente, se subsana rápidamente para superar las deficiencias que existen, lo
cual permite que la gestión administrativa no tenga inconvenientes durante su
desarrollo.
96
RECOMENDACIONES
1. Que se elabore un Manual de Procedimientos acorde con el Manual de Organización
y Funciones existente, donde se señalen las políticas a seguir en el proceso de
adquisiciones y las responsabilidades funcionales en cada una de sus etapas,
determinándose en forma precisa la racionalización de las adquisiciones de
conformidad a lo presupuestado.
2. Que se formule una Directiva de Procedimientos Operativos de Control Interno,
detallándose las acciones que deben desarrollar cada uno de los elementos que
conforman esta área de acción de conformidad con las normas que rigen en ese
momento, incidiendo principalmente en la reorganización de la unidad de
Adquisiciones con óptimos diseños operacionales con uso de Tecnología y Recursos
Humanos suficientes para promover la calidad, eficiencia y economía en las
operaciones.
3. Que se implanten planes de contingencia ante la presentación de necesidades de
casos imprevistos, racionalizando las adquisiciones de conformidad con lo
presupuestado. El Control Interno debe tener en cuenta estas variaciones en la
evaluación posterior de los resultados.
4. Que se establezca una forma de monitorear la aplicación gradual del conjunto de
planes, métodos, procedimientos y otras medidas para ofrecer seguridad en la
entidad en el aspecto de control, de riesgo, de actividad de control gerencial, a fin de
lograr eficiencia en el Área de Abastecimiento.
5. Que, a fin de dar mantenimiento y aplicación a las acciones correctivas, se capacite
al Personal que ingrese a laborar en el Área de Abastecimiento antes de iniciar sus
funciones, y periódicamente a todo el Personal con la finalidad de optimizar su
rendimiento para beneficio de la Institución, evitando así que se tomen medidas
correctivas durante el desempeño de sus labores, en especial al Personal
profesional.
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BIBLIOGRAFÍA
VICTORIANO CASTAÑEDA, SANTOS, Manual De Abastecimiento De Bienes Y
Servicios, 2003
INSTITUTO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. INAP, Sistema de Abastecimiento,
1993.
CPC. ALVAREZ ILLANES, JUAN. Formulación de Estados Financieros y
Presupuestarios en el Sector Público y Gobiernos Locales, 2001.