Sydbank og Progressive IT afdelingens udfordringerdownload.microsoft.com/download/2/5/f/25f1c7d9-2014-4aed-b466...Preben Jørgensen Preben Steen Nielsen Leif Rasmussen Afdelingsleder

1

Sydbank og Progressive – IT afdelingens udfordringer

Den 17. april 2007 kl. 14.00 - 14.45

Bjarne Bohsen, Afdelingschef IT Udvikling, Sydbank og Morten Mencke, Senior konsulent, Progressive IT

2

Agenda

Introduktion af Sydbank IT, afdelingerne og deres opgaver kl. 14.00–14.05

Forretningsmål /ønsker med en Project Server 2007 løsning kl. 14.05–14.10

Introduktion til Project Server 2007 kl. 14.10-14.20

Projektstyring og opfølgning kl. 14.20–14.30

Vagtplanlægning kl. 14.30-14.35

Kapacitetsplanlægning og Lotus Notes Integration kl. 14.35-14.40

Eventuelle spørgsmål kl. 14.40–14.45

3

Sydbank IT

•Introduktion af Sydbank IT afdelingen og vores opgaver

4

Organisation Niels Møllegaard

IT- og Personaledirektør

Max Samsø Hansen

IT-chef

Bjarne Bohsen

Afdelingsleder

Intern Udvikling

Annegret

Burmeister

Birgit Kirchhübel

Brian Jensen

Herluf

Christiansen

Jozef Twardak

Karl-Heinz

Petersen

Niels Kring Ravn

Poul Mai

Søren B.

Johansen

Søren Steen

Knudsen

Vera Christensen

Ulla Langballe

Afdelingsleder

Teknik

Carsten Nissen

Leif Vilhelmsen

Preben

Jørgensen

Preben Steen

Nielsen

Leif Rasmussen

Afdelingsleder

BD udvikling

Henrik S.

Bøystrup

Dorte Hell

Helle Jessen

Kaj Christiansen

Kenneth V.

Andersen

Solveig

Rasmussen

Kurt Nørr

Martin Nørvald

Harriet Wedel

Steen Hansen

Bo Bergmann

Ole Bay Jensen

Preben Jensen

Testere på

Bankdata

Tom Jensen

Afdelingsleder

Udvikling Markets

NN

Claus Juhl

Emir Dumpor

Claus Callesen

Anders S. Olsen

Rene Svane

Christensen

Jørn Warnecke

Afdelingsleder

IT Support/Sikkerhed

Service

Teknikkere

Claus Chr. Skou

Ib Lykke Hansen

Jens Kloster

Larsen

Jørgen Philipsen

Susanne Jensen

Kristin Anardottir

Marianne Nielsen

Helle Kroll

Anders Thomsen

Andreas Bobzin

NN

Anja R.

Knudsen

5

Vores gamle sagsstyringssystem

• Lotus Notes baseret – startede i april 1999

• Indeholder i dag 7.200 dokumenter (projekter og aktiviteter)

• Opgaveregistrering - ikke decideret styring

• Arkivering af afholdte opgaver (hvad har vi lavet for hvem?)

• Registrering af startdato – og ønsket slutdato. Ingen tids-

disponering

• Ingen opfølgningsmulighed

• Ingen ressourcestyring

• Ingen mulighed for styring på tværs af afdelingerne

• Ingen overblik over samlede ressourcer – eller mangel på

samme

6

Forretningsmål/ønsker/udfordringer

• Skabelse af en skalerbar løsning samt fundament for udvikling af løsninger til

at give overblik og styring af opgaver og projekter i Sydbank IT

• Implementeringsprocessen er baseret på en iterativ og decentral tilgang til

anvendelsen af Microsoft Project Server 2007 via Project Web Access med

en række langsigtede mål og ønsker for øje, eksempelvis…

• Få et samlet overblik over IT projekterne for ledelsen

• Den enkelte medarbejder skal kunne få overblik over egne opgaver

• Uddelegering af opgaver til IT medarbejderne evt. medarbejderne kan

selv tage opgaver fra en ”pulje”.

• Mulighed for effektivt og kontinuerligt at rapportere fremdrift

• Projektdokumenter og anden relevant information bliver håndteret i

Microsoft SharePoint MOSS 2007, hvor der er mulighed for at

samarbejde omkring disse i TeamRooms

7

Introduktion til Project Server 2007Demonstration

8

Start sideDen enkeltes mulighederne afhænger de tildelte rettigheder

9

Eksempel på web-projekterMulighed for at lave projekter uden brug af Microsoft Project Professionel

10

Eksempel på web-projekterOprette og styre projektplaner – opgave siden

11

Opgaver som man får tildeltRapportere tilbage på opgaver

12

Detaljer på en opgaverMulighed for f.eks. at rapportere timeforbrug og restestimat på opgaven

13

Projektstyring og opfølgning

14

Projekts hjemmesideMulighed for at opbygge en hjemmeside pr. projekt til deling af dokumenter mv.

15

ProjektoversigtMulighed for at se projektoverblik og f.eks. opsætte trafiklys

16

ProjektoversigtMulighed for lave OLAP/Pivot tabeller af f.eks. planlagt arbejde sammenholdt med faktisk arbejde.

17

Vagtplanlægning

18

Formål med Vagtplanlægning:

Sikre at tilstrækkelig antal personer er på vagt samt mulighed for at se hvornår samt hvilke type af supportvagt man har.

Ønsker til vagtplanlægning for Support afdelingen:

• Tre typer af vagter

• Planlægning sker per dag

• Bytte vagter

• Se opgaver med tid

• Fællespostkasse en hel dag

• Grafiske rapporter

• Trafiklys

Vagtplanlægning

19

VagtplanlægningEksempel på en uge med forskellige opgaver

20

Vagtplanlægning - OprettelseOprettelse af vagtplan :

Anvender makroer at man starter med at indtaste perioden dvs. uge nr. efterfølgende startdato den først mandag i ugen. Derefter udfylder den selv de nødvendige dage, afhængigheder og tidspunkter mv.

21

Vagtplanlægning – Se sine opgaverMedarbejderne kan se sine opgaver i opgave listen og de kan også vises i kalender view

22

Vagtplanlægning – Byt en vagtMedarbejderne bytte sine vagter selv f.eks. giver Brian vagten den 7. februar til Ulla

23

Vagtplanlægning – TidsforbrugMedarbejderne kan registrere faktisk tid anvendt på vagten f.eks. kan Brian indtaste fire timer brugt den 09-02-2007.

24

Kapacitetsplanlægning og Lotus Notes Integration

25

Kapacitetsplanlægning og Lotus Notes integrationDer arbejdes med følgende to faser:

Fase 1: Administrative tidsregistreringer fra Lotus Notes til Project Server 2007 Fase 2: Opgaver fra Project Server 2007 til Lotus Notes og evt. status/opdateringer retur

Fase 1:

Registrering af både planlagt og faktisk fravær sker i dag via kalender/Lotus Notes og af hensyn til opgaveplanlægning mv. i Project 2007 er der behov for disse oplysninger.

For at medarbejderne ikke skal foretage dobbeltregistreringer ønskes disse informationer overført til Project Server 2007.

26

Kapacitetsplanlægning og Lotus Notes integration

Fase 1:

Se opgaver pr. projekt

Oprette en ny opgave

Indrapportere fremdrift mv.

Se planlagt fravær

Se registeret fravær

Mails omkring nye opgaver mv.

Se opgaver pr. projekt

Oprette en ny opgave

Se indrapporteret fremdrift mv.

Indrapportere fremdrift mv.

Se planlagt fravær

Registrere planlagt fravær

Registrere fravær

Se Mails omkring nye opgaver mv

Project Server 2007

Lotus Notes

27

Kapacitetsplanlægning og Lotus Notes integrationMedarbejderens fravær bliver registeret i Lotus Notes og overføres til Project Server 2007. Det betyder at medarbejderens kapacitet nedskrives. F.eks. har medarbejderen kun kapacitet til at arbejde 3 timer den 2. januar pga. 5 timers ferie.

Dato Kapacitet Fravær Beskrivelse

02. januar 3 timer 5 timers ferie

03. januar 3 timer 5 timers ferie

04. Januar 5 timer 3 timers ferie

05. januar 0 timer 8 timers Sygdom

06. januar 0 timer Lørdag/ej arbejdsdag

06. januar 0 timer søndag/ej arbejdsdag

28

Kapacitetsplanlægning og Lotus Notes integrationDer er muligheder for at lave fraværs lister og bruge andre værktøjer til at tilgå data i Microsoft Project Server 2007. Nedenstående er et eksempel lavet via Excel 2007

29

Spørgsmål