[Summary] Struktur dan Proses Organisasi Chapter 2 · PDF fileProduk manager dan fungsional manager memiliki kekuasan yang sama dalam ... pada grup yang terorganisir ... sentral yang

[Summary]

Struktur dan Proses Organisasi

Chapter 2

Ch 2 Structural Design for Organizations

Pada pokok bahasan ini bertujuan untuk menjelaskan konsep dasar dari struktur organisasi

dan memberikan penjelasan mengenai organizational chart. Pokok bahasan ini juga banyak

menjelaskan tentang bagaimana information sharing di dalam organisasi berdasarkan struktur

organisasi dan juga bagaimana struktur yang efektif di dalam organisasi dalam mencapai

organizational goals. Muncul juga penjelasan bagaimana struktur organisasi akan menciptakan

organizational activities yang mengikuti bentuk dan struktur tersebut.

Organization Structure

3 komponen penting sebuah struktur organisasi:

1. Mendesain hubungan formal dalam organisasi

2. Mengidentifikasi pengelompokan individual-individual dalam departemen dan tiap

departemen agar selaras dengan organizational goals.

3. Struktur organisasi juga adalah sebuah desain untuk sistem komunikasi dalam organisasi, juga

integrasi, dan koordinasi efforts dalam sebuah departemen.

Struktur organisasi dapat terlihat jelas dalam organizational chart-nya. Organizational

Chart adalah sebuah representasi visual yang menggambarkan bagaimana sebuah organisasi

beraktivitas dan proses di dalam organisasi. Organizational Chart juga memberikan penjelasan

duties&responsibilities dari tiap-tiap individu yang tergabung dalam sebuah departemen sehingga

dapat mencapai tujuan organisasinya. Intinya, dalam organizational chart akan tergambar pula

seseorang menduduki jabatan tertentu di dalam organisasi, juga terlihat pula bagaimana tanggung

jawabnya di organisasi tersebut dan lain lain.

Information-Sharing Perspective on Structure

Organisasi harus didesain untuk dapat memberikan arus informasi, baik itu secara

horizontal maupun vertikal. Dalam organizational chart penting untuk mengetahui bagaimana

struktur tersebut dapat menciptakan alur informasi yang dapat tersebar ke seluruh individual di dalam

organisasi, karena ketika strukturnya tidak sesuai dengan kebutuhan si penerima informasi akan

banyak waktu yang terbuang dalam memroses informasi. Di dalam information sharing juga dapat

terlihat apakah organisasi tersebut terfokus dalam vertical communication dan control atau lebih ke

arah menciptakan komunikasi yang sifatnya horizontal dan kolaboratif. Perusahaan harus mengerti

derajat komunikasi yang digunakan dalam organisasi, seperti seberapa besar mereka harus

menggunakan vertical communication dan seberapa besar mereka menggunakan horizontal

communication di dalam organisasi untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Vertical Organization didesain untuk efisiensi (Mechanistic)

• Pengambilan keputusan dalam organisasi ini adalah centralized decision making dimana

biasanya keputusan diambil oleh top level manager.

• Penekanan organisasi ini adalah sebuah efisiensi dan kontrol yang baik di dalam perusahaan.

Horizontal Organization didesain untuk menciptakan budaya belajar dan kolaborasi di

dalam organisasi (Organic)

– Pengambilan keputusan dengan desain organisasi ini biasanya adalah decentralized

decision making

Vertical Information Sharing

Vertical Information Sharingdigunakan untuk koordinasi antara level atas dan level bawah dalam

organisasi. Fokus utama jenis ini adalah control dalam organisasi.

1. Hierarchical referral adalah model vertical lines yang berfungsi untuk mengidentifikasi

chain of command (kasih contoh nanti)

2. Rules/Procedure memberikan sebuah standar informasi untuk pekerja tanpa instruksi

Plans sebagai contoh:budgets. Plans biasanya terkait dengan keterbatasan resources dalam

organisasi.

3. Vertical information systems adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi dalam

sebuah hierarki organisasi

Horizontal Information Sharing and Coordination

- Komunikasi horizontal dalam organisasi mempermudah komunikasi antar departemen

- Biasanya komunikasi horizontal biasa tidak digambarkan dalam organization chart.

- Komunikasi horizontal biasanya dimanfaatkan untuk koordinasi yang efektif, knowledge-

sharing, dan pengambilan keputusan.

o Information Systems (cari sistem informasi yang dipake diperusahaan)

Digunakan untuk dapat berkomunikasi agar seluruh anggota organisasi bisa

memperoleh informasi (cross-functional).

o Full-Time Integrator

Integrator biasanya ditempatkan diluar departemen tertentu dan mempunyai

tanggung jawab untuk mengontrol beberapa departemen. Contoh: brand

manager, project manager, product manager.

o Teams

The strongest horizontal linkage mechanism. Serupa dengan, task forces,

namun interaksi yang terjadi biasanya lebih dari dua departemen

o Liaison Roles

Bertugas untuk menghasilkan direct contact.

o Task Forces

Komunikasi/linkage yang terjadi antar dua departemen.

Biasanya dimanfaatkan oleh organisasi untuk membicarakan temporary issue

oleh representatif tiap organizational unit.

Relational Coordination

• Frequent, timely, problem-solving communication

• Informasi yang disampaikan didalam koordinasi ini sangat cepat, tidak terbatas antar

departemen dan setiap orang didalam organisasi melakukan interaksi yang kontinyu dalam

melakukan sharing informasi juga pengetahuan

Organizational Design Alternatives

Required Work Activities

Di dalam suatu perusahaan, dibentuknya suatu departemen untuk menyelesaikan pekerjaan sangatlah

penting. Aktivitas kerja dipecah menjadi beberapa departemen sesuai fungsi yang dibutuhkan untuk

mencapai mencapai tujuan perusahaan. Seperti HRD yang melakukan rekrutmen karyawan baru,

departemen produksi membuat produk suatu perusahaan.

Reporting Relationship

Setelah departemen dibentuk, hal yang selanjutnya dilakukan adalah membentuk suatu hubungan

laporan yang biasa disebut sebagai chain of command. Hal ini digambarkan dengan hubungan vertikal

dalam suatu bagan organisasi yang menunjukkan hubungan kepada siapa seseorang melaporkan

pekerjaannya.

Departmental Grouping Options

o Functional Grouping : menempatkan karyawan yang memiliki fungsi yang sama dalam satu

departemen.

o Divisional Gruuping: karyawan ditempatkan sesuai dengan apa yang dibuat/diproduksi oleh

perusahaan.

o Multi-focused Grouping: menggabungkan dua atau lebih grup structural. Biasa disebut

sebagai matrix atau hybrid.

o Horizontal Grouping: karyawan dibentuk dengan cara dikelompokkan dalam suatu grup.

o Virtual Network Grouping: departemen dapat berbagi informasi ke departemen lain secara

virtual.

Functional, Divisional dan Geographic Design

Functional Structure

Aktivitas kerja dikelompokkan dalam satu fungsi yang sama dari bawah sampai ke atas dalam suatu

organisasi. Misalkan insinyur ditempatkan di satu departemen mesin. Dengan struktur fungsional,

semua pengetahuan dan kemampuan karyawan terkumpul dan menyediakan informasi yang cukup

untuk perusahaan.

Divisional Structure

Suatu struktur yang ter-desentralisasi,cdibagi menjadi beberapa departemen dengan tanggung

jawab masing-masing produk yang dihasilkan. Struktur ini biasa disebut product structure

atau strategic businesses unit structure. Struktur divisi lebih fleksibel dan mudah merubah

karena ukurannya lebih kecil dibanding fungsional struktur dan bisa mudah beradaptasi

dengan kebutuhan lingkungan.

Geographic Structure

Setiap negara memiliki kebutuhan dan selera yang berbeda, oleh karena itu struktur

perusahan akan dibagi menjadi ke berbagai jenis struktur yang menyesuaikan dengan kondisi

geographic dan target penjualan di negara tersebut.

Matrix Structure

Suatu perusahaan terkadang membutuhkan multi fokus antara produksi dan fungsi atau antara produk

dan geografi dalam waktu yang sama. Dengan struktur ini perusahaan bisa meningkatkan inovasi

untuk membantu dalam mencapai tujuan perusahaan. Struktur ini bersifat horizontal sehingga divisi

produk dan divisi fungsional bisa dilakukan secara bersamaan. Produk manager dan fungsional

manager memiliki kekuasan yang sama dalam organisasi dan karyawan melapor kepada kedua

manager tersebut.

Horizontal Structure

Struktur Horizontal adalah struktur yang mengatur pegawai diantara proses-proses inti.

Dalam pembahasan mengenai struktur horizontal, terdapat beberapa hal penting sebagai berikut:

• Sebuah organisasi umumnya mengubah struktur menjadi horizontal selama proses yang

dinamakan reengineering.

• Reengineering atau business process reingeneering, pada dasarnya berarti mendesain ulang

organisasi vertikal sepanjang proses atau alur kerja horizontal.

• Prosesnya mengacu pada grup yang terorganisir dari tugas-tugas dan aktivitas-aktivitas yang

bekerja bersama untuk mengubah input menjadi output yang menciptakan nilai bagi

konsumen.

Contoh Struktur Horizontal

Karakteristik Struktur Horizontal

• Strukturnya dibuat di sekeliling pertukaran fungsional proses inti, daripada tugas-tugas,

fungsi, atau geografi. Sehingga batas-batas diantara departemen dapat dihapuskan.

• Self-directed teams, bukan individual, adalah basis dari desain organisasi dan kinerja.

• Pemilik proses memiliki tanggungjawab untuk setiap proses inti dari keseluruhan prosesnya.

• Orang-orang di dalam tim diberikan keahlian, perangkat, motivasi, dan kewenangan untuk

membuat keputusan sentral bagi kinerja perusahaan.

• Tim memiliki kebebasan untuk berpikir secara kreatif dan mengambil respon secara lebih

fleksibel untuk tantangan baru yang meningkat

• Pelangganlah yang men-drive perusahaan, dalam arti, efektivitas perusahaan diukur dari

tujuan kinerja proses akhir (berdasarkan tujuan untuk membawa nilai kepada pelanggan).

• Budayanya sangat menerapkan keterbukaan, kepercayaan, dan kolaborasi, terfokus pada

peningkatan yang berkelanjutan.

Kekuatan dari Struktur Horizontal

- fleksibilitas dan respon yang cepat untuk menghadapi perubahan cepat dari kebutuhan

masyarakat

- memberikan atensi langsung bagi semua orang melalui produksi dan pengiriman nilai-nilai

kepada pelanggan

- setiap karyawan memiliki pandangan yang lebih luas dari tujuan organisasi

- fokus pada kerjasama tim dan kolaborasi

- meningkatkan kualitas dari kehidupan bagi pegawai dengan mengajukan mereka

kesempatan untuk berbagi tanggungjawab, membuat keputusan, dan dapat

dipertanggungjawabkan bagi hasil akhir

Kelemahan dari Struktur Horizontal

- menentukan proses-proses inti sangatlah sulit dan memakan waktu

- membutuhkan perubahan dalam pembentukan budaya, desain pekerjaan, filosofi

manajemen, dan sistem penghargaan dan informasi yang baru

- manajer tradisional sangat mungkin untuk menggagalkan perubahan struktur ini ketika

mereka harus melepaskan kekuatan dan otoritasnya pada karyawan

- memerlukan pekatihan yang signifikan bagi pegawai untuk bekerja secara efektif dalam

lingkungan tim yang horizontal

- dapat membatasi pengembangan skill secara mendalam

Virtual Networks and Outsourcing

Pengembangan terbaru terkait desain organisasi, memperpanjang konsep dari koordinasi horizontal

dan kolaborasi melewati batas dari organisasi tradisional. Tren desain organisasi yang paling tersebar

beberapa tahun belakangan ini adalah outsourcing dari beberapa bagian dari organisasi ke partner

luar. Adapun definisi dari Virtual Networks and Outsourcing adalah sebagai berikut:

• Outsourcing: mengontrak pihak luar dalam melaksanakan tugas-tugas atau fungsi tertentu

dalam perusahaan seperti manufakturing, sumber daya manusia, kredit dan proses, ke

perusahaan lain.

• Virtual Network Structure atau Struktur Modular: keadaan dimana perusahaan melakukan

subkontrak dari kebanyakan fungsi-fungsi atau proses utamanya dengan perusahaan yang

berbeda dan melakukan koordinasi akan aktivitas-aktivitas tersebut lewat markas kecil dari

organisasi

Bagaimana Cara Struktur Tersebut Bekerja

Virtual Network Organization dapat dilihat sebagai penghubung sentral yang

dikelilingi oleh jaringan dari spesialis eksternal.

Dengan struktur jaringan, dibandingkan dengan melakukan serangkaian aktivitas di

dalam satu perusahaan, seperti aktivitas akunting, desain, manufaktur, marketing, dan

distribusi, perusahaan dapat melakukan outsourcing pada perusahaan lain yang terhubung

secara elektronik ke kantor pusat

Dengan struktur jaringan, pusat kegiatan yang memiliki sistem kelas dunia dapat

melakukan pengawasan terhadap proses pengambilan keputusan untuk ditransfer ke aktivitas

lain kepada organisasi lain pula.

Contoh Virtual Network

Kekuatan dari virtual network structure :

- memampukan bahkan organisasi kecil, untuk mendapatkan talent dan sumber daya bagi

perusahaan dari seluruh dunia

- memberikan perusahaan kesempatan untuk meraih skala besar dalam pengembangan

pabrik, peralatan, dan distribusi fasilitas secara cepat

- memampukan organisasi untuk dapat secara fleksibel dan responsif dalam menghadapi

perubahan kebutuhan yang cepat

- mengurangi biaya overhead administratif

Kelemahan dari virtual network structure :

- manajer tidak dapat melakukan pengontrolan dalam banyak kegiatan perusahaan dan

terhadap karyawan

- membutuhkan kesepakatan waktu yang berat untuk menjalin hubungan mengelola konflik

yang potensial terjadi dengan rekan kontrak

- ada risiko dari kegagalan organisasi jika rekan gagal dalam mengirim informasi atau

materi bisnis

- loyalitas karyawan dan budaya perusahaan dapat menjadi lemah karena karyawan merasa

bahwa pekerjaannya dapat digantikan dengan rekan kontrak dari luar

Hybrid Structure

Struktur Hybrid adalah struktur yang mengkombinasikan berbagai karakteristik dari

pendekatan-pendekatan yang berbeda yang dibentuk untuk memenuhi kebutuhan strategi

secara spesifik

Dijalankan untuk mengambil kekuatan dari berbagai struktur yang ada sekaligus

menghindari beberapa kelemahannya.

Struktur ini cenderung digunakan dalam menghadapi lingkungan yang berubah secara

cepat karena struktur ini menawarkan organisasi fleksibilitas yang lebih besar

Aplikasi dari Desain Struktural

• Setiap tipe struktur harus diaplikasikan pada situasi yang berbeda dan untuk menjawab

berbagai kebutuhan yang berbeda pula.

• Dalam melakukan perubahan atau penyesuaian struktur, kita harus dapat mrnganalisis

perubahan kondisi yang terkait oleh perubahan stabilitas lingkungan, atau ukuran organisasi

yang berkaitan dengan struktur

• Setiap bentuk struktur dapat membantu manajer dalam membuat organisasi yang dipimpinnya

lebih efisien, bergantung pada permintaan situasi masing-masing

Kelurusan Struktural

• Secara menyeluruh, keputusan paling penting yang dibuat manajer dalam hal mendesain

struktur organiasi adalah menemukan keseimbangan yang tepat antara kontrol vertikal dan

koordinasi horizontal, tergantung pada kebutuhan dari organisasi.

• Kontrol vertikal berhubungan dengan tujuan untuk menciptakan efisiensi dan stabilitas

• Koordinasi horizontal berhubungan dengan pembelajaran, inovasi, dan fleksibilitas.

Gejala-gejala dari Defisiensi Struktural

• Pembuatan keputusan ditunda atau kurangnya kualitas. Pembuat keputusan dapat kelebihan

muatan atau daya karena hirarki memiliki terlalu banyak masalah dan menuntut banyak

pengambilan keputusan terhadap mereka. Delegasi kepada pegawai dengan level yang lebih

rendah tidaklah mencukupi. Penyebab lain dari kualitas yang buruk dari pengambilan

keputusan adalah informasi dapat tidak diterima oleh pihak yang tepat.

• Organisasi tidak merespon secara inovatif terhadap perubahan lingkungan. Salah satu

penyebab dari kekurangan inovasi adalah departemen-departemen yang tidak terkoordinasi

secara horizontal.

• Kinerja pegawai menurun dan tujuan tidak dapat diraih. Kinerja pegawai dapat menurun

karena struktur tidak menyediakan tujuan, tanggungjawab, dan mekanisme untuk koordinasi

yang jelas. Struktur yang baik seharusnya dapat merefleksikan kompleksitas dari lingkungan

pasar yang fluktuatif dan harus dapat dengan jelas diinformasikan secara efektif kepada

pegawai.

• Ditemukannya terlalu banyak konflik. Struktur organisasi seharusnya mengizinkan terjadinya

konflik akan tujuan departemen untuk dapat dikombinasikan menjadi satu set tujuan bagi

keseluruhan organisasi.

Struktur bagi Kebutuhan Organisasi untuk Efisiensi vs Pembelajaran

Hal-hal Esensial dalam Desain

• Struktur Organisasi harus menyelesaikan dua hal bagi organisasi yaitu menyediakan bingkai

kerja dari tanggungjawab, melaporkan hubungan, dan pengelompokkan, dan menyediakan

mekanisme untuk menghubungkan dan mengkoordinasikan elemen organisasi ke dalam

keseluruhan koherensi.

• Struktur organisasi dapat didesain untuk menyediakan hubungan informasi vertikal maupun

horizontal berdasarkan proses informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan keseluuhan

organisasi

• Alternatif-alternatif untuk mengelompokkan karyawan dan departemen ke dalam desain

struktural secara keseluruhan meliputi pengelompokkan fungsional, divisional,

pengelompokkan multi fokus, pengelompokkan horizontal, dan virtual network grouping

• Struktur jaringan virtual memperpanjang konsep kolaborasi dan koordinasi horizontal

melampaui batas-batas organisasi.

• Struktur matriks berupaya untuk mencapai keseimbangan seimbang diantara dimensi struktur

vertikal dan horizontal

• Secara keseluruhan, manajer berupaya untuk mencari kesimbangan yang tepat antara kontrol

vertikal dan koordinasi horizontal.

• Akhirnya, sebuah diagram organisasi hanyalah berupa berbagai bentuk garis dan kotak pada

selembar kertas. Tujuan dari diagram organisasi adalah untuk meningkatkan dan

mengarahkan karyawan ke dalam aktivitas-aktivitas dan komunikasi yang memampukan

organisasi untuk mencapai tujuannya.