Sistema de gestion documental

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Presentado por:

Martha Patricia Niño Méndez

Docente:

Luz Marina Arias González

AÑO 2015

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¿Qué es el sistema de gestión documental?

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Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datosque disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentoscientíficos, culturales y técnicos.

Se debe contar con una excelente plataforma digital, en donde la cobertura de red sea lo más amplia posible; además, debe de establecerse a partir de una normativa general (como lo dice el archivo general de la nación), en donde sea primordial la organización de documentos de primer grado, como lo son, históricos o científicos.

También debe de contar con instrumentos archivísticos, con una programaciónde gestión, y una constante revisión de los documentos para determinar suconservación o eliminación.

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a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo susmetadatos a través de cuadros de clasificación documental. (Generaruna clasificación de todos los documentos en donde se realicen unaespecie de rótulos digitales, los cuales muestren la información básicade búsqueda)

b) Establecer plazos de conservación y eliminación para lainformación y los documentos electrónicos de archivo en tablas deretención documental (TRD) y tablas de valoración documental(TVD). (A partir de esa clasificación documental, determinar laimportancia de cada documento para asi conocer la duración de esteen la plataforma del sistema, a la ves esto permite, nuevo espacios enla capacidad del sistema para la anexión de nuevos documentos)

Generalidades del sistema de gestión documental de acuerdo con el decreto 2609 del 2012.

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c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con lostiempos establecidos en las TRD o TVD.(la temporalidad de vitalidad deldocumento va estar determinada por su valor informativo, y por cuestiones decapacidad o por la relevancia del documento, este será eliminado por ciertotiempo o también de manera definitiva de la base de datos)

d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la informaciónconexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. (losdocumentos deben de estar ligados al derecho de autor y autorización dedivulgación por parte del autor, todo documento que este en la base de datosdel sistema debe ser autentico, no se deben de contener copias deldocumento)

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e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupacionesdocumentales, en series y subseries. (Perdurar el cuidado del materialdocumental por medio de agrupaciones sistemáticas, asi también, semantiene una genealogía de la información, y un clasificación segúntemáticas)

f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos dearchivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando seanrequeridos. (Es lo más importante, pues es el fin de la acción de tratardocumentación, permitir que sea solicitada por el público y este lareciba de manera óptima y sin ningún limitante para acceder a esta)

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g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, enseries y subseries, a largo plazo, independientemente de losprocedimientos tecnológicos utilizados para su creación. (La intensióndel sistema de gestión es dar el máximo cuidado y protección a tododocumento de información relevante para la ciudadanía o cualquierpoblación, y esto actualmente, se ha facilitado de gran manera con eldesarrollo tecnológico como las TICs)

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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL -SED

CUMPLE NO CUMPLE

Conformidad X

Interoperabilidad X

Seguridad X

Meta descripción. X

Adición de contenidos X

Diseño y funcionamiento.

X

Gestión Distribuida X

Disponibilidad y acceso. X

Neutralidad tecnológica. X

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a) Conformidad. Todo modelo o sistema de información debe de estarrespaldado y debe respaldar a los procesos administrativos de laentidad que lo produce

b) Interoperabilidad. El sistema de gestión documental deben mantenerrelación con demás sistemas de información, por medio de plataformastecnológicas, las cuales permitan un acceso desde distintas bases deinformación a la suya y viceversa.

c) Seguridad. Los sistemas de gestión documental deben tener un modelo de seguridad especialmente para todo documento de relevancia administrativa

Características de un sistema de gestión

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d) Metadescripción. El sistema debe generar metadatos de cada uno delos documentos

e) Adición de contenidos. Debe permitir que se agreguen nuevoscontenidos a los documentos, en forma de metadatos sin ningún riesgopara su autenticidad

f) Diseño y funcionamiento. La creación y captura de documentos enel sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tansimple como sea posible. El acceso al sistema por parte de los usuariosdebe de ser de la manera más ágil y fácil, asi se permite que lainformación sea para cualquier persona

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g) Gestión Distribuida. La organización sistemática de los documentosdebe tener la condición de mostrar y traer nuevos documentos al sistema.

h) Disponibilidad y acceso. Todos los contenidos del sistema debenasegurar su acceso y asi mismo que no presente alguna limitación para su uso,es decir, que esté disponible en cualquier momento.

i) Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción detecnologías es decir, toda entidad es libre de escoger su modo tecnológicopara el montaje del sistema, teniendo en cuenta una normatividad para suejecución, todo con el fin de que esa tecnología facilite el desarrollo y accesoal sistema. También está intencionado por el pleno desarrollo del medioambiente.

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Secretaria de Educación de Bogotá

(SED)

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SIGA

El aplicativo SIGA es el sistema de administración de documentosde la SED, cuya finalidad es realizar la trazabilidad de las peticionesque llegan a la entidad en su gestión y respuesta a los ciudadanos ycomunidad.

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Criterios de selección SGD

S e busco un sistema que sea compatible, se pueda parametrizar y que cumpla con las normas legales vigentes

Las características que este sistemas ofrece lo hace recomendable para la administración de documentos de la entidad

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¿De que manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?

SIGA es un sistema limitado , no esta conformado la totalidad de las series, no secuenta inventarios por lo cual la entidad esta en proceso de implementación deotro sistema que de cumplimiento a lo establecido en el decreto 2609 delministerio de cultura .

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PRESENTACIÓN APLICATIVO SIGA

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profesional universitario: Jose Israel Pedreros Sarmientofuncionario encargado del archivo de la SED

Profesional especializado:Marco BarreraOficina de servicio al ciudadano de la SED

Funcionarios que atendieron la visita

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REFERENCIAS

Metodología para establecer un sistema de gestión documental en una organización

Decreto 2609 del 2012

Sistema de gestión documental

Implantación de un sistema de gestión documental