Gestion Documental

GESTIÓN DOCUMENTAL

AUTORA:

VIVIANA ANDREA HUERFANO CHITIVA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL I G3

BOGOTÁ, OCTUBRE DE 2011

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GESTIÓN DOCUMENTAL I

GESTIÓN DOCUMENTAL

AUTORA:

VIVIANA ANDREA HUERFANO CHITIVA

TUTORA

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

CATEDRÁTICA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL I

BOGOTÁ, OCTUBRE DE 2011

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TABLA DE CONTENIDO - Pg.

INTRODUCCIÓN---------------------------------------------------------------------------------------------- 4

JUSTIFICACIÓN---------------------------------------------------------------------------------------------- 5

OBJETIVOS

Objetivo General

Objetivos Específicos------------------------------------------------------------------------------- 6

1.Construya su propio concepto de Archivo, Documento y Documento de archivo a partir de la definición que da el AGN.---------------------------------------------------------------------------- 7

2.Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.8.9.10

3. ¿cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?-------------- 10

4. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en el titulo v, Gestión de Documentos, Articulo 21.?---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10-11

5. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.------------------------------------------------------------------------- 116. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de gestión documental.-11.127. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un programa de Gestión Documental.-------------------------------------------------------------------------------------- 12

8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un programa de Gestión Documental para las empresas.---------12-13

9. Revise el documento” conceptualización de un programa de gestión documental” en el marco legal dice que “para que el programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una explicación.-------------------------13-14-15

10. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental ( TRD) y cuáles son sus etapas.------------------------------------------------------------------------15-16-17-18

CONCLUSION----------------------------------------------------------------------------------------------------- 19

BIBLIOGRAFIA----------------------------------------------------------------------------------------------- 20

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INTRODUCCIÓN

Como vemos hoy en día los documentos se han convertido en algo indispensable para la

sociedad, por ello es tan importante implementar un programa de Gestión Documental ya

que por medio de él se puede conseguir una organización total de una unidad

documental.

Con este trabajo quiero dar a conocer la importancia de un programa de Gestión

Documental su proceso, características, marco legal y significado de algunos de sus

vocablos.

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JUSTIFICACIÓN

Es importante que nos familiaricemos y tengamos claro que es un programa de Gestión

Documental ya que son varios los conceptos que se manejan, para referirnos a la Gestión

Documental y además que este proseso es muy importante para nuestra carrera como

futuros archivistas.

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OBJETIVOS

GENERAL: Conocer que es un programa de Gestión Documental y sus procesos.

ESPECÍFICOS :

identificar para qué sirve un programa de Gestión

Documental (PGD).

Identificar las características de un programa de Gestión

Documental.

Adquirir los conceptos básicos sobre la terminología que

maneja un ( PGD).

Conocer el marco legal de un (PGD).

Identificar los aspectos más importantes sobre un ( PGD).

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Tomando como referencia el material dado en la primera unidad realice lo siguiente:

1. Construya su propio concepto de Archivo, Documento y Documento de archivo a partir de la definición que da el AGN.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, acumulados en un proseso natural por una persona o entidad pública o privada, sea cual fuere su fecha, forma y soporte, conservados respetando aquel orden en el transcurso de su gestión, para servir como testimonio a las personas o instituciones.

DOCUMENTO: es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.)

en lengua natural o convencional.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

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2. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

El habeas data está regulado en el artículo 94 de la Constitución Política del Ecuador, que dispone que: "Toda persona tendrá derecho a acceder a los documentos, bancos de datos e informes que sobre si misma, o sobre sus bienes, consten en entidades públicas o privadas, así como a conocer el uso que se haga de ellos y su propósito. Podrá solicitar al funcionario respectivo, la actualización de los datos o su rectificación, eliminación o anulación, si fueren erróneos o afectaren ilegítimamente sus derechos. Si la falta de atención causare perjuicio, el afectado podrá demandar indemnización…"

ARTÍCULO 20

Son inviolables la correspondencia y los papales privados, los cuales no podrán ser incautados sino en los casos determinados por las leyes y en virtud de orden escrita y motivada de autoridad competente. No producen efecto legal los documentos privados que fueren violados o substraídos.II. Ni la autoridad pública, ni persona u organismos alguno podrán interceptar conversaciones y comunicaciones privadas mediante instalación que las controle o centralice.

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE CHILE DE 1980 CON REFORMA DE 2000

De los derechos y deberes constitucionales

Nº 5.- La inviolabilidad del hogar y de toda forma de comunicación privada. El hogar sólo puede allanarse y las comunicaciones y documentos privados interceptarse, abrirse o registrarse en los casos y formas determinados por la ley.

CONSTITUCIÓN DE COLOMBIA DE 1991, ACTUALIZADA HASTA REFORMA DE 2001

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De los derechos fundamentales

ARTICULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA DE 1949, ACTUALIZA CON LA REFORMA 8106/2001

Derechos y garantías individuales

Artículo 24.- Se garantiza el derecho a la intimidad, a la libertad y al secreto de las comunicaciones.

Son inviolables los documentos privados y las comunicaciones escritas, orales o de cualquier otro tipo de los habitantes de la República. Sin embargo, la ley, cuya aprobación y reforma requerirá de los votos de dos tercios de los Diputados de la Asamblea Legislativa, fijará en que casos podrán los Tribunales de Justicia ordenar el secuestro, registro o examen de los documentos privados, cuando sea absolutamente indispensable para esclarecer asuntos sometidos a su conocimiento. (…)

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA, 1985 CON REFORMAS DE 1993

ARTICULO 24.- Inviolabilidad de correspondencia, documentos y libros. La correspondencia de toda persona, sus documentos y libros son inviolables. Sólo podrán revisarse o incautarse, en virtud de resolución firme dictada por juez competente y con las formalidades legales. Se garantiza el secreto de la correspondencia y de las comunicaciones telefónicas, radiofónicas, cablegráficas y otros productos de la tecnología moderna.

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Los libros, documentos y archivos que se relacionan con el pago de impuestos, tasa, arbitrios y contribuciones, podrán ser revisados por la autoridad competente de conformidad con la ley. Es punible revelar el monto de los impuestos pagados, utilidades, pérdidas, costos y cualquier otro dato referente a las contabilidades revisadas a personas individuales o jurídicas, con excepción de los balances generales, cuya publicación ordene la ley.

Los documentos o informaciones obtenidas con violación de este artículo no producen fe ni hacen prueba en juicio.

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL PERÚ DE 1993

Derechos fundamentales de la persona

Artículo2ºToda persona tiene derecho:

6. A que los servicios informáticos, computarizados o no, públicos o privados, no suministren informaciones que afecten la intimidad personal y familiar.

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DOMINICANA, 2002

9. La inviolabilidad de la correspondencia y demás documentos privados, los cuales no podrán ser ocupados ni registrados sino mediante procedimientos legales en la substanciación de asuntos que se ventilen en la justicia. Es igualmente inviolable el secreto de la comunicación telegráfica, telefónica y cablegráfica.

3. ¿cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

La Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos es la siguiente:

LA LEY 594 DE 2000“Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras

disposiciones”

4. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en el titulo v, Gestión de Documentos, Articulo 21.?

TITULO V

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GESTIÒN DE DOCUMENTOS

Articulo 21.

Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Opinión: Los programas de Gestión Documental son muy importantes, ya que por medio de ellos se le puede dar un orden a un centro documental, utilizando las nuevas tecnologías de punta y llevando a cabo los principios y procesos archivísticos, para tener un control en la producción documental.

5. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

GESTIÒN DOCUMENTAL: Es un conjunto de actividades y operaciones para el desarrollo de los procesos al interior de cada entidad pública o privada, tales como producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

6. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de gestión documental.

Con la implantación de un programa de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos:

Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

Procurar la racionalización y control en la producción documental, en la atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente.

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Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistema eficiente de correo y mensajería.

Regular el manejo y organización de sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación, de la información y disposición final de los documentos.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

7. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un programa de Gestión Documental.

Para elaborar un programa de gestión documental, debe considerar los siguientes aspectos:

Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración.

Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original.

8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un programa de Gestión Documental para las empresas.

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Es importante implementar un programa de Gestión Documental en una entidad ya que por medio de él se gestionan los documentos durante su ciclo vital desde su creación hasta su disposición final, llevando a cabo unos procesos al interior de cada entidad tales como: producción, recepción, distribución, tramite organización, consulta, conservación y

disposición final de los documento. Para tener un manejo ordenado y eficiente en el flujo de información, que resuelva los problemas y ayude a la toma de decisiones.

VENTAJAS

Se mantiene un proseso en el mantenimiento y uso de la documentación. Logra una documentación exacta y completa de las políticas y procedimientos de

una organización. Controla perfecciona y simplifica los documentos de una entidad. Se mantiene un control en la producción documental. Se normaliza la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad para la

protección del documento. Mantiene una economía y eficiencia en la entidad. Da un manejo ordenado y eficiente en el flujo de información, que resuelve los

problemas y ayuda a la toma de decisiones. Facilita su conservación y utilización. Se mantiene una planificación y un manejo de la documentación producida por

una entidad. Crea y manejas los sistemas para la recuperación de datos. Permite un eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación

producida.

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9. Revise el documento” conceptualización de un programa de gestión documental” en el marco legal dice que “para que el programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una explicación.

ARTÌCULO EXPLICACIÓN

Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas de proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”. Nosotras como personas naturales

tenemos la obligación de cuidar el patrimonio cultural, no construyendo sobre este patrimonio ni tenerlo a la venta, el estado tiene unas normas que rigen esto para que se lleven a cabo.

Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”.

Toda la ciudadanía tiene derecho a la educación, y el estado garantiza la libertad de enseñanza para que se lleve a cabo.

Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Las personas tenemos derecho a

consultar los documentos, salvo los que tengan restricción.

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Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad d expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación”.Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”. Las personas tenemos derecho a la libre

expresión de nuestro pensamiento, y al recibir información veraz, y ala de difundir información sin censura.

Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación. Las entidades que se liquidan tiene la

obligación de conservar sus archivos para su consulta.

10. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental ( TRD) y cuáles son sus etapas.

Importancia de adoptar las tablas de retención documental (TRD)

Facilita el manejo de la información. Contribuye al a racionalización de la producción documental. Permite a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilita el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención

en ella estipulados. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter

permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

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Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión

administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

Sus etapas son las siguientes:

Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales, comprende:

Compilación de la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada, comprende:

Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

Identificación de los valores primarios de la documentación: administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

Establecimiento de los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase del archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.

Valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.

Determinación del destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales

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cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de RetenciónDocumental para su aprobación: Incluye los siguientes pasos:

El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de introducción y anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración.

El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta avalando la propuesta.

Las Secretarías Generales de las entidades oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos. remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

Cuarta etapa: Aplicación. Comprende:

Una vez sean aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la entidad.

La unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de laEntidad para la aplicación de la TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

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Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se destruirán y se dejará constancia en acta, suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y de la dependencia respectiva.

Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la Tabla de RetenciónDocumental. Comprende:

La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento, en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.

Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán evaluadas por la unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

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CONCLUCIÓN

Un programa de Gestión Documental (PGD), es muy indispensable en una entidad ya que por medio de él se logra mantener un control del flujo de información que se maneja en una entidad pública o privada.

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BIBLIOGRAFIA

http://www.slideshare.net/NILENSE/la-importancia-de-la-gestion-documental-en-el-desempeo-profesional

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264

http://www.google.com.co/search?hl=es&sugexp=kjrmc&cp=7&gs_id=m&xhr=t&q=archivo&gs_sm=&gs_upl=&bav=cf.osb&biw=1280&bih=476&wrapid=tljp1318473446792012&um=1&ie=UTF-8&tbm=isch&source=og&sa=N&tab=wi#um=1&hl=es&tbm=isch&sa=1&q=DOCUMENTO+&oq=DOCUMENTO+&aq=f&aqi=g10&aql=1&gs_sm=e&gs_upl=8155l9357l2l10272l10l7l0l0l0l5l323l1568l2-5.1l6l0&bav=on.2,or.,cf.osb&fp=a624f227798558bb&biw=1280&bih=476

http://www.monografias.com/trabajos32/derecho-intimidad/derecho-intimidad.shtml

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