Gestion documental

ARCHIAMIGOSJefferson Colcha

TÉCNICAS DE ARCHIVO

Maritza Guanín

Esthela MirandaCindy Reino Tania Soria

17AGASISTENCIA EN GERENCIA

GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de

tecnologías, normas y técnicas

administrar el flujo de

documentos de todo tipo

Dentro de una

empresa

DEFINICIÓN

Los documentos que se pueden procesar dentro de un sistema de gestión documental son muy variados y de distintos tipos.

CARACTERÍSTICAS Permite la ubicación

de la información de manera rápida y sencilla.

Determina y asegura el tiempo de conservación de los documentos

Aplica principios de racionalización y economía.

Aumenta la productividad y reduce costos.

Restringe el acceso solamente a personal autorizado.

Garantiza la integridad del documento.

ÁREAS

Clasificación

Almacenamiento

Autentificación

Distribución

CLASIFICACIÓN

Organizar la documentación de acuerdo con un apropiado sistema.

AUTENTIFICACIÓN

Validación de la originalidad de los documentos.

ALMACENAMIENTODeterminar la opción tecnológica con la cual guardaremos la documentación.

DISTRIBUCIÓNEstablecer el proceso de entrega y tiempo de disponibilidad del documento hacia la persona que requiera de la información archivada.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Hardware

• Dispositivos de digitalización• Documentos transformados en

digitales.

Servidor

• Contienen la información digitalizada

Software

• Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación.

Redes

• Usuarios acceden a los servidores para obtener la información.

Usuarios

• Obtienen el acceso a través de una cuenta de seguridad.

Administrad

or

• Creador de la BDD de la documentación, identifica ubicación física y clave de acceso.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

VENTAJAS

Evita la pérdida de documentos.

Ahorro de tiempo en la ubicación del documento.

Controla y centraliza la documentación de la empresa.

Optimiza recursos (fisicos, materiales, etc.)