Sistema de gestion documental

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por

entidades desde el origen hasta su finalización; para facilitar la utilización y

conservación

Proceso de la Gestión Documental

REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACION

TECNICOS: instrumentos con los que se cuenta para llevar a cabo, un proceso

documental, como manuales, de procesos y procedimientos, manual de

función, tablas de valoración documental, tablas de retención

documental.

ADMINISTRATIVOS: un diagnostico donde los objetivos y oportunidades , análisis, evaluación de las necesidades de información y el mantenimiento del

programa con planes de mejora y contingencia.

Llevar una investigación preliminar que proporcione un

conocimiento general de la institución y del

contexto administrativo, legal, operacional y social en el que se

desarrolla la Universidad

Realizar un análisis de las funciones y

actividades de la Universidad

identificando sus procesos de ejecución y

la relación entre las actividades que realiza y

los documentos resultantes como

productos y evidencias de su actividad

Estudio de las fuentes de información internas

como guías internas, manuales de

procedimientos, programas de control de calidad, calendarios de

conservación existentes, análisis llevados a cabo

para el diseño e implementación de otros sistemas de

información

Observaciones e investigación y estudio

de fuentes de información externas,

que competen a la entidad, normas

nacionales e internacionales sobre gestión y tratamiento

archivístico de los documentos, buenas prácticas en gestión

documental

personal de la Universidad implicado en tareas de dirección,

responsables de los distintos ámbitos encargados de el

personal que genera y gestiona documentos en

el desarrollo de actividades propias de

la entidad

GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GENERALIDADES

Establecer plazos de conservación y

eliminación para los documentos atreves

de las tablas de retención y valoración

Organizar los documentos físicos,

electrónicos, metadatos

Ejecutar procesos de eliminación de

acuerdo a las tablas TRV, TVD parcial o

completa

Garantizar la autenticidad de los

documentos y metadatos a lo largo

del ciclo vital del documento

Mantener la identidad de los documentos

mediante agrupaciones, series y

subseries a largo plazo

Permitir y facilitar el acceso y

disponibilidad de los documentos a la ciudadanía y de la

propia entidad cuando se necesite

Preservar los documentos y agrupaciones

documentales a largo plazo

CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Seguridad El entorno debe ser seguro en los sistemas de gestión documental

Adición de contenidos Nuevos contenidos deben permitirse agregarse sin alterar la autenticidad ni el valor evidencial de los documentos

Interoperabilidad Los sistemas de GD deben estar en los formatos abierto y estándares nacionales adoptados por las entidades competentes

Metadescripcion Generar metadatos manuales o automatizados

Gestión distribuida Importación y exportación masiva de documentos asociados en varios sistemas de GD

Neutralidad El estado apoya la eficiente prestación de servicios, contenidos, aplicación de tecnologías, garantiza la libre competencia para el desarrollo

Disponibilidad y acceso

Un SGDE debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos para ser procesados y reutilizados

Conformidad La gestión de información en los procesos administrativos debe estar respaldada por los sistemas de información y gestión de documentos electrónicos

ENTIDAD VISITADA• Universidad Agustiniana sede Tagaste-Bogota• Jonathan Jiménez Coordinador

[email protected]• Criterios para la selección del sistema de gestión

de documentos

Sistema Gestión Documental Agustiniana

Caracterización

Estatuto

Formatos

Manual Instructivo

Guía

Plan

Política Procedimientos

Proyecto educativo

Registro

Reglamento Resoluciones

Documentos externos

Procedimientos

Actividades

Formulación de proyectos, actividades

de desarrollo

Ejecución del plan de acción

Diseño de tablas de retención documental

Generación de nueva documentación del

proceso

Administración y almacenamiento del acervo documental

Mejora continua de la realización de los

procesos

Directriz legal

Ley General de

Archivos

Estatuto

Norma técnica

colombiana

Guía Técnica Colombiana

Licencia

Resolución

Documentos internos y externos generales

Normas de seguridad

Manual

Integridad de la información en el sistema

La integridad de la información en el sistema se proceso mediante aplicación de manera

eficaz, eficiente, efectiva los procesos archivísticos de la organización, consulta,

conservación y disposición final de los documentos teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original el ciclo vital y la legislación archivística mediante variados

softwares a través de plataformas

Este procedimiento aplica a todas las oficina de la Universitaria Agustiniana que produzcan,

recepciones, distribuyan y conserven documentos.

Para integrar la información en el sistema se requiere de herramientas como:

DigitalizaciónMicrofilmaciónLa intranetEl internetImágenes digitalesArchivos sonoros