Sinikka rantala oper_kevatseminaari_2016

17.3.2016 1

Hyödyllistä yhteentoimivuutta – pelastetaan ”vanhat tiedot” Kanta-arkistoon

Potilastiedon arkistoon liittyvä Kanta-palvelu

THL OPER Sinikka Rantala

Vanhoja asiakirjoja ovat

• potilastietoja, jotka ovat tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin tai arkistoitu paperimuodossa ennen Potilastiedon arkisto -palvelun käyttöönottoa.

• potilastiedot, jotka ovat tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin käyttöönoton jälkeen, mutta joiden välittäminen Potilastiedon arkisto -palveluun käynnistyy myöhäisemmässä vaiheessa STM:n vaiheistusasetuksen (165/2012) mukaisesti.

17.3.2016 THL OPER Sinikka Rantala 2

Vanhojen asiakirjojen arkistoinnin hyödyt

• Asiakirjoja säilytetään pysyvästi Potilastiedon arkistossa

• Organisaation vastuu potilastietojen arkistoinnista poistuu

• Terveydenhuollon ammattilaiset katsovat uusia ja vanhoja potilastietoja yhdenmukaisen käyttöliittymän avulla

• Tiedot ovat saatavilla yhdenmukaisella tavalla, joka tukee laadukasta hoitoa ja palvelua asiakkaalle


Hyötyjä organisaatiolle

• Ei tarvitse ylläpitää ja päivittää vanhoja katselukantoja

• Vanhojen järjestelmien osaajia on ajan kuluessa aina vähemmän eläköitymisen ja muihin tehtäviin siirtymisen seurauksena

• Rekisterinpitäjän käytössä on edellisten organisaatioiden järjestelmien tiedot

• Tukee tulevia järjestelmämuutoksia, potilastietoja haetaan uuteen järjestelmään Kanta-palveluista


Pilotit ja arkistoinnin eteneminen

• HUS ja Kainuu toimineet pilottina

• Lopulliset siirrot vasta keväällä 2016, johtuen Kelan migraatio projektista (alustan vaihto).

• Esimerkkinä aineiston siirroista: HUS aineisto tulee koostumaan 150 000-200 000 miljoonasta asiakirjasta. Kelan arvion mukaan näin suuren aineiston lataaminen palvelimelle tulee viemään n. 26 päivää.

• Kainuun aineisto koostuu Suomussalmen asiakirjoista. Näitä on noin yksi miljoona. Siirto kestää alle päivän.

17.3.2016 5 THL OPER Sinikka Rantala

Pilotit ja arkistoinnin eteneminen

• Eksote on seuraava arkistoija talvella 2016-2017

• Tavoitteena siirtää EKSOTEn muodostaneiden 7 kunnan vanhat potilastiedot Potilastiedon arkistoon

• Pegasos, Mediatri, WINHIT, Webstar, Effica

• Näiden jälkeen vaiheistetusti kaikki halukkaat terveydenhuollon organisaatiot



Vanhojen tietojen arkistointi

• Ei ole erottelua julkiseen, yksityiseen, suun terveydenhuoltoon. Organisaatiot voivat tulla mukaan tarpeensa ja resurssiensa mukaan.

• Vanhat tiedot voidaan siirtää suoraan järjestelmistä tai paikallisista/ alueellisista arkistoista.

• Potilastietojen pysyväissäilytykseen Arkistolaitos ei tule antamaan säilytyslupaa, ei paikallisille eikä alueellisille arkistoille.


Vanhojen tietojen arkistointi, toteutus

• Asiakirjat kootaan siten, että jokaiselle saman potilaan tietyn vuoden samantyyppiselle (=näkymätunnus on sama) aineistolle luodaan palvelutapahtuma-asiakirja, jonka alkamis- ja päättymispäivät kertovat, miltä ajanjaksolta arkistoitavat tiedot ovat poimittu.

• Palvelutapahtumaan liitetään palvelutapahtuman alkamis- ja päättymisajanjakson aikana syntyneet hoitoasiakirjat.

• Yhteen hoitoasiakirjaan tallennetaan pakkaustavasta riippuen joko

– 1. saman potilaan yhden päivän aikana samaan näkymään kirjatut merkinnät tai

– 2. saman potilaan koko vuoden aikana samaan näkymään kirjatut merkinnät, jos se asiakirjan koko huomioiden on järkevää.

• Organisaation käytössä olevien tietojärjestelmien määrä (onko käytöstä poistuneita järjestelmiä?) ja asiakirjojen määrä (=potilasmäärät vuosittain) antavat suuntaa kuinka kauan valmisteluihin menee aikaa.

• Arviolta ainakin puoli vuotta tulee varata valmisteluihin ja asiakirjojen muodostamiseen.


Vanhojen tietojen arkistointi, käyttöönotto vaiheet

• Organisaation ja potilastietojärjestelmän vaatimat tehtävät, tekniset vaatimukset, asiakirjojen koostaminen, toimintamallit, ohjeistus ym. on iso projekti, joka vaatii erillistä resursointia.

• Projektissa tarvitaan yhteistyötä Potilastietojärjestelmän toimittajan kanssa sekä erilaisia ohjelmistokomponentteja esim. poimintaan, tiedostojen loppukäsittelyyn ja allekirjoituksen työkaluksi.

• Erillisten ohjelmistojen toimittajien selvittely ja mahdollinen kilpailutus on organisaation vastuulla. Saattaa viedä yllättävän paljon aikaa.

• Pilottien HUS ja Kainuu kokemuksia toimittajista ja työvälineistä kannattaa hyödyntää.

• Testausvaihe ja toimitustestaus Kelan kanssa on edellytys tuotantovaiheelle.


Esimerkkinä Mustin dokumenttien arkistointi

Musti

Tallennus

paikalliseen

dokumentti

arkistoon

Palvelin

allekirjoitus

Tehdään HL7

CDAr2 tiedosto

dokumentista ja

muodostetaan

palvelutapahtuma

Musti

arkisto-

adapteri

kerää

dokumentin

tiedot

17.3.2016 SAMI KUUSELA HUS TIETOHALLINTO 11

Järjestelmä Asiakirjan muoto

(asiakirjan body)

Kuvaus

1

Miranda kertomus -8.3 PDF/A Potilaskertomusjärjestelmä

2

Miranda lomakkeet PDF/A MM. A-,C-, B ja E-todistus ja erinäisiä ilmoituksia

esimerkiksi ammattitauti-ilmoitus

3

Musti kertomus Teksti Potilaskertomusjärjestelmä ja

lomakkeet MM. A-,C-, B ja E-

todistus 4

Radu 1 (musti radut) Teksti Radiologian lähete ja lausunto

5

Labra Teksti Laboratorio tulokset ja lausunnot

mukaan lukien mm. patologian

lausunnot 6

Miranda kertomus 8.4 cdaR2 (kertomus) Potilaskertomusjärjestelmä ja

asiakirjan tallennusmuoto vielä auki

7

Radu 2 (HUS radu) cdaR2 (radiologia) Radiologian lähete ja lausunto

17.3.2016 SAMI KUUSELA HUS TIETOHALLINTO 12

Vanhojen tietojen luovutus

• Tämän hetken suunnitelman mukaan vanhat arkistoon siirretyt tiedot ovat vain oman organisaation käytössä pdf-näyttömuodossa, kaikkien järjestelmien pitää pystyä näyttämään tiedot.

• Niitä ei luovuteta toiselle organisaatiolle, koska

– Kansalaisen palvelutapahtumakohtainen kieltomahdollisuus on vaikea toteuttaa

– Kirjauksissa saattaa olla mukana toista henkilöä koskevia tietoja

• Sähköinen tieto on arkistossa pysyvästi, toistaiseksi säilytettävä. Aikaisemmat säilytysajat ja pysyväissäilytyksen syntymäaikakohtaiset määräykset eivät päde.

• Arkistolaitos on laatinut 25.9.2015 julkaistun tiedotteen, missä on tarkennettu ohjeistusta Vanhojen potilastietojen pysyvän sähköisen säilyttämisen toteuttamisesta.

• Arkistolaitoksen tiedote: http://www.epressi.com/tiedotteet/laki/potilastietojen-sahkoinen-sailyttaminen-kelan-potilastiedon-arkistossa.html


http://www.epressi.com/tiedotteet/laki/potilastietojen-sahkoinen-sailyttaminen-kelan-potilastiedon-arkistossa.html











Vanhojen tietojen arkistointiin liittyvä materiaali

• Aineiston tuottamisessa Kanta-kelpoiseen muotoon ja testauksessa menee aikaa. Aineiston poiminta ja tuottaminen asiakirjamuotoon kannattaa aloittaa jo nyt mikäli aikoo mukaan vuoden 2017 siirtoihin.

• Vanhojen tietojen arkistointipalveluun liittyvät kuvaukset, ohjeet ja pohjat julkaistaan Kanta.fi –sivustolla

• KELAn dokumentteja: Liittymishakemus, Käyttöönottosuunnitelma, Liittyjän ohje, Palvelukuvaus sekä Turvaluokitellun tietoaineiston siirtäminen Kelan ja sen sidosryhmien välillä (palvelukuvauksen liite)


http://www.kanta.fi/

Vanhojen tietojen arkistointiin liittyvät määrittelyt

• http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/potilastiedon-arkiston-vanhat-asiakirjat


http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/potilastiedon-arkiston-vanhat-asiakirjat








Vanhojen tietojen arkistointi, kustannukset

• Kanta-palveluista perittävistä maksuista säädetään sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) 22 §:n mukaisesti sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella: 1313/2015.

• Vanhojen tietojen arkistointi sisältyy Kanta-palvelujen käyttömaksuihin.

• Asiakas vastaa omalta osaltaan palvelun testaukseen ja käyttöönottoon liittyvistä kustannuksista


17.3.2016 17

Kysymykset:

[email protected]

[email protected]

Lisätietoja tarvittaessa antavat:

Sinikka Rantala/ THL

Tarja Herttuainen / Kela

THL OPER Sinikka Rantala

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Sinikka rantala oper_kevatseminaari_2016

Health & Medicine