Seminario '¿Distinguirte o ser uno más?' por Pablo Nalda

¿Qué es la gestión de proyectos? La importancia de una buen comunicación y la gestión de riesgos

Manuel Soláns, PMP

24 de Marzo de 2015

Manuel Soláns2

Contenido

¿Qué es la dirección de proyectos?

Conceptos y principios

Claves de éxito de un proyecto: La comunicación

¿Cómo identificar y gestionar los riesgos de un proyecto?

El papel del director/a de proyectos

Manuel Soláns3

Manuel Soláns, PMP

> 20 años de experiencia en el sector TIC

> 15 años de experiencia dirigiendo proyectos internacionales

Manuel Soláns4

¿Qué es la gestión de proyectos?

¿Qué es un proyecto?

Temporal

Crea algo único

Producto: construir una casa

Servicio: crear un proceso para una actividad

Mejora: Un proyecto Six Sigma para mejorar un proceso

Resultado: Generar un documento

Manuel Soláns5

¿Qué NO es gestión de proyectos?

Saber manejar herramienta de planificación (e.g. MS Project)

Algo aplicable sólo a grandes proyectos

Ser ingeniero/a ≠ director/a de proyectos

Hacer seguimiento de un calendario

Simplemente crear un plan de proyecto

Manuel Soláns6

Errores habituales dirigiendo proyectos

Asumir que las personas se comunican entre ellos

No seguir el plan de comunicación del proyecto

No ser capaz de motivar a tu equipo y que se sienta identificado con el proyecto

No tener el apoyo de los directivos

Poner en marcha varios proyectos a la vez

No delimitar desde el principio el alcance del proyecto

Ser inflexible

Manuel Soláns7

Errores habituales dirigiendo proyectos

Ser demasiado agresivo y optimista (habitualmente con el tiempo)

Subestimar la gestión de cambios

Pretender controlar todo lo que ocurre en el proyecto

Confiar en que un software te arregle todos los problemas de tu proyecto

No utilizar métricas en el proyecto

No encontrar el momento de trabajar lecciones aprendidas

Manuel Soláns8

Beneficios de la dirección de proyectos

Completar más trabajo en menos tiempo

Los beneficios (€) aumentanrán

Mejor control de gestión de cambios

Una organización más efectiva y eficiente

Relación más cercana con el cliente

Aporta medios para solucionar problemas

Mejora de calidad

Mejorar nuestro negocio y competitividad

Manuel Soláns9

Algunos conceptos a recordar…..

Manuel Soláns10

Portfolio, Programa, Proyecto

Proyecto

Programa

Portfolio SAP

Integración

Marca A Marca B

Post-Venta

Garantías

Manuel Soláns11

Dirección de proyectos “Es la aplicación de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo” (Fuente PMBOK 5ª edición)

5 grupos de procesos:

Inicio

Planificación

Ejecución

Monitorización y Control

Cierre

Manuel Soláns12

Dirección de proyectos

¿Cuándo un proyecto ha sido exitoso?

Se finaliza de acuerdo con la fecha acordada

Se finaliza de acuerdo al coste previsto

El resultado es el esperado

Utilización efectiva de recursos

El cliente acepta el proyecto a la entrega

El cliente habla de nuestro trabajo

No se causan problemas en el negocio

Hay una conducta ética del equipo del proyecto

Manuel Soláns13

Partes interesadas y afectadas (Stakeholders)

ProjectManager

Otros equipos

Sponsor

Equipo proyecto

Dept. Legal

ProgramManager

OPS

Usuarios

ClientePMO

….....

Manuel Soláns14

Ciclo de vida de un proyecto

Manuel Soláns15

Procesos en la dirección de proyectos

Inicio

Planificación

Ejecución


Cierre

Manuel Soláns16

Inicio

Proceso en el que se define un nuevo proyecto

Verificar que tenemos recursos

Identificar a los agentes internos y externos, y entender su implicación y objetivos

Seleccionar al director/a del proyecto y que sea aceptado por los agentes principales

Dividimos un problema complejo en pequeños pasos

Crear el acta de constitución del proyecto

Manuel Soláns18

Planificación

Desarrollar el ámbito del proyecto así como los objetivos a conseguir

Identificar las acciones necesaria a realizar

Escribir el plan de proyecto: ámbito, tiempo, coste, calidad, comunicaciones, RRHH, riesgos, compras, etc.

Acordar y documentar cómo se gestionarán los cambios al proyecto

Establecer las líneas base

Manuel Soláns19

Ejecución

Procesos a ejecutar necesarios para completar el trabajo definido en el plan del proyecto.

Mucho trabajo de coordinación y comunicación

Es cuando más cambios se producen y más cambios sufre la línea base

La mayor parte del presupuesto se emplea durante esta fase

Manuel Soláns20


Gestionar y controlar los cambios que se producen en el proyecto

Monitorizar cómo se está ejecutando en comparación con lo que habíamos planificado

Recoger, documentar e informar de las métricas del proyecto.

Manuel Soláns21

Cierre del proyecto

Completar el proyecto y finalizar el contrato.

Actividades fundamentales:

Obtener la aceptación por parte del cliente

Hacer una revisión del proyecto una vez finalizado

Documentar lecciones aprendidas

Guardar los documentos relevantes

Liberar a los recursos del proyecto

Cerrar los acuerdos con proveedores

Manuel Soláns22

Cierre de proyecto

Las lecciones aprendidas

4 preguntas fundamentales

¿Qué hemos hecho bien?

¿Qué hemos hecho mal?

¿Qué recomendaciones hacemos para futuros proyectos?

¿Cómo informamos de los resultados?

Manuel Soláns23

Áreas de Conocimiento

Áreas de Conocimiento

• Gestión del ámbito del proyecto

• Gestión del tiempo

• Gestión de los costes

• Gestión de la calidad

• Gestión de Recursos Humanos

• Gestión de la comunicación

• Gestión de Riesgos

• Gestión de Compras

Manuel Soláns24

Manuel Soláns25

Gestión de ámbito del proyecto

Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario para su ejecución satisfactoria.

Incluye:

Documentar y describir el ámbito del proyecto

Identificar y documentar los requerimientos

Crear lista de tareas (WBS)

Controlar el ámbito del proyecto

Manuel Soláns26

Gestión del tiempo

Acciones necesarias para gestionar la duración adecuada de un proyecto.

¿Qué se debe tener en cuenta?

Definir la secuencia de las tareas

Estimar cada una de las tareas (tiempo y recursos)

Planificar las tareas (Gantt)

Controlar la planificación

Manuel Soláns27

Gestión del tiempo

Métodos de Planificación

Herramientas de Planificación

Información del proyecto

(e.g.WBS)

Modelos de Planificación

Calendario de proyecto (Gantt)

Manuel Soláns28

Gestión de costes

Procesos utilizados para planificar, estimar, presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costes del proyecto.

Durante la ejecución del proyecto no se trata simplemente de monitorizar los costes, ha que analizarlos, identificar varianzas, tendencias y tomar acciones correctivas antes de que se produzcan sorpresas.

Manuel Soláns29

Gestión de costes

Tiene un papel fundamental a la hora de gestionar los cambios del proyecto

Una de las técnicas más potentes es el “Análisis del Valor Ganado”

Manuel Soláns30

Gestión de la Calidad

Manuel Soláns31

Gestión de RRHH

Acciones para gestionar, formar y liderar a un equipo.

En función del tipo de organización de la empresa el/la directora/a de proyecto tendrá más o menos control sobre el equipo.

El equipo puede ser virtual o multi-cultural

¿Cómo gestionar un equipo?

Observar y conversar

Evaluar el desempeño de los miembros de tu equipo

Gestionar conflictos

Habilidades inter-personales

Manuel Soláns32

La comunicación en un proyecto

Manuel Soláns33


Desde un punto de vista formal

Procesos necesarios para asegurar que la información de un proyecto es recogida, gestionada y distribuida de una manera eficiente y eficaz a todas las partes interesadas

Un/a director/a de proyectos dedicará gran parte de su tiempo a comunicar: Internamente, Exteriormente, de forma oral, escrita, etc.

Manuel Soláns34

La comunicación en un proyecto Para crear un plan de comunicación es necesario entender los

requerimientos de los agentes internos y externos.

Componentes de un plan de comunicación:

Qué vamos a comunicar (formato, idioma, contenido, etc.)

Con qué frecuencia vamos a comunicar

Quién es la persona responsable de cada comunicación

Qué persona o grupo de personas recibirá la comunicación

Glosario de términos

Diagramas de flujo de la comunicación

Restricciones a aplicar en las comunicaciones

Manuel Soláns35

La comunicación en un proyecto Informe de progreso: estado del proyecto, previsiones, análisis del

trabajo hecho versus el trabajo planificado, etc.

Información habitual en un informe de progreso de un proyecto:

Análisis del trabajo hecho hasta la fecha

Análisis del trabajo que nos queda por hacer

Situación actual de los riesgos y problemas

Resumen de los cambios aprobados

Otros datos relevantes

Manuel Soláns36

La comunicación en un proyecto La utilización de semáforos en el informe de estado

Da un información visual clara y precisa

Ayudar a enfocar la atención a las partes del proyecto que necesitan atención

ROJO Identifica la parte del proyecto que tiene problemas: retrasos, riesgos, sobrecostes, etc. Requieren acciones de mejora y toda la atención del director/a dell proyecto

AMARILLO Identifica la parte del proyecto que puede dar lugar a algún problema. Son componentes del proyecto que están bajo algún tipo de supervisión.

VERDE Identifica las partes del proyecto que se encuentran en el estado acorde a la planificación hecha.


PROGRAMA Global Riesgo Tiempo Coste RRHH Ingresos

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto 3

Proyecto 4

Proyecto 5

Proyecto 6

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Project Status Summary Sample 1

Green Yellow RedOn track; will complete as planned Planned delivery at risk Will miss planned deliveryOriginally planned or completed activityKey Milestone Legend:

1. Kickoff Project

2. Project Phase - TBD


Recent Accomplishments

TBD

TBD

TBD

Upcoming Key Activities

TBD

TBD

Scope: TBD

TBD

TBD

Summary

Project Description: TBD

Actual/Estimated

Key Milestones

3

Nov

29

Planned

2

Oct

20

Sept

25

Sept

25

1

1

Sep 2011 Oct 2011 Nov 2011 Dec 2011 Jan 2012 Feb 2012 Mar 2012 Apr 2012



6. Deployment Date - TBD

Aug 2011

6

Mar

30

4 5

Jan

29

Mar

15

6

May

1

3

Dec

16

2

Nov

1

4 5

Mar

30

Apr

15

Key Risks and Issues

TBD

TBD

Required Decisions & Guidance

TBD

TBD

Gray 38

Manuel Soláns39


Comunicación

Es un las claves fundamentales para el éxito de un proyecto

Comunicarte abiertamente con tu equipo te asegurará un alto rendimiento de tu equipo

Para comunicar bien ten en cuenta:

Diversidad cultural

Personalidades

Relaciones y jerarquías

Etc.

Manuel Soláns41

La comunicación en el proyecto

Comunicamos a través de múltiples canales

Cuando hables y escuches a la gente ten en cuenta que:

7% se comunica a través de la voz

38% se comunica a través de la calidad de la voz: entonación, volumen, etc.

55% es lenguaje corporal: respiración, movimientos (manos, ojos, cabeza), etc.

Manuel Soláns42

La comunicación en el proyecto

Escuchar activamente, es el otro factor clave en la comunicación con tu equipo, cliente, etc

‘Tener Coraje es levantarse y hablar; Coraje es también sentarse y escuchar’ (Carl Hemann Voss)

Manuel Soláns43

Gestión de Riesgos

Manuel Soláns44

Gestión de Riesgos

Procesos utilizados para identificar, planificar respuestas y controlar los riesgos de un proyecto.

Un Riesgo es incertidumbre. Es un evento que si ocurre tendrá un impacto positivo o negativo en el proyecto.

Habitualmente los riesgos surgen de la interacción entre lo que debe suceder (objetivo) y lo que puede ser que ocurra (incertidumbre)

Manuel Soláns45

Gestión de Riesgos

Todo riesgo tiene dos dimensiones

Incertidumbre; valoramos la probabilidad

Impacto: Positivo o Negativo

Manuel Soláns46

Gestión de Riesgos

¿Por qué tenemos que gestionar los riesgos?

Para entender el potencial del riesgo y sus efectos

Para estar alerta cuando un riesgo es inminente

Para dar instrucciones claras y precisas sobre como tener el riesgo bajo control

Para volver a la normalidad una vez que el riesgo ha ocurrido

Manuel Soláns47

Gestión de Riesgos

P1: ¿Qué es lo que queremos conseguir?

Paso 1: Determinar objetivos

P2: ¿Hay algo que pueda afectar?

Paso 2: Identificar Riesgos

P3: ¿Cuál de los riesgos puede tener mayor impacto?

Paso 3: Evaluación de Riesgos

risks questions.mp4

risks questions.mp4

Manuel Soláns48

Gestión de Riesgos

P4: ¿Qué se puede hacer?

Paso 4: Definir respuestas al riesgo

P5: ¿Funcionó?

Paso 5: Evaluar y verificar la respuesta el riesgo

P6: ¿Ha cambiado algo?

Manuel Soláns49

Gestión de Riesgos

Identificación: Determinar que riesgos pueden afectar a un proyecto e identificar sus características

¿Quién identifica los riesgos?: todas las personas involucradas con el proyecto

Es un proceso continuo a lo largo de la vida del proyecto

Manuel Soláns50

Gestión de Riesgos

Identificación – Herramientas habituales

Tormenta de ideas

Grupos Delphi: a través de cuestionarios y checklistevaluados por expertos en riesgos

Entrevistando a los participantes del proyecto

Análisis Causa-Efecto

Diagramas de flujo

Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades)

Manuel Soláns51

Gestión de Riesgos

Análisis Cualitativo: Proceso para priorizar riesgos considerando su probabilidad e impacto.

Permite reducir incertidumbre del riesgo y centrarse en los de mayor prioridad.

Es muy recomendable usar una Matriz de Análisis de Riesgos.

Manuel Soláns52

Gestión de Riesgos

PROBABILIDAD

E R1 R9 R11 R4 R2

D

C

B

A

1 2 3 4 5

IMPACTO

1 = Mínimo o sin impacto

2 = Bajo

3 = Medio

4 = Alto

5 = No aceptable

A = Remota

B = Baja

C = Probable

D = Alta

E = Casi Seguro

Manuel Soláns53

Gestión de Riesgos

Análisis Cuantitativo: Proceso para analizar el impacto numérico del riesgo.

Métodos habituales:

Análisis de Sensibilidad

Árboles de decisión

Simulaciones (e.g. Montecarlo)

Valoración experta

Manuel Soláns54

Gestión de Riesgos

Plan de respuesta: Proceso para definir acciones que reduzcan el impacto o potencien la probabilidad del riesgo,

Basado en:

Tipo del riesgo

Manejabilidad

Severidad del impacto

Disponibilidad de recursos

Eficiencia de costes

Manuel Soláns55

Gestión de Riesgos

4 estrategias básicas

Eliminarlo: Acciones para eliminar el riesgo

Transferir el riesgo: e.g. Contratar un seguro

Mitigar: acción para reducir la probabilidad

Aceptar: No tomar acciones

Manuel Soláns56

Gestión de Riesgos

Monitorizar y controlar los riesgos

Monitorizar cambios en la probabilidad e impacto

Revisiones periódicas

Valorar la efectividad de las respuestas

Evaluar la efectividad del plan de riesgos

Manuel Soláns57

El papel del/la director/a de proyectos

Manuel Soláns58

El/La directora/a de proyectos

Responsable de coordinar e integrar actividades a lo largo de las diferentes áreas de conocimiento

Habituarse a tener bastante responsabilidad pero poca autoridad.

Gestionar:

Relaciones humanas en el proyecto

Mantener un equilibrio entre área técnica y área gerencial

Los riesgos asociados con el proyecto

Las políticas e idiosincrasias de la organización

Manuel Soláns59

Habilidades directivas clave (soft skills)

El/La directora/a de proyectos

Liderazgo

Construir equipo

Motivar

Comunicar

Influenciar

Coaching

Solucionar problemas

Negociar

Construir relaciones de confianza

Gestión de conflictos

Manuel Soláns61

El papel del director/a de proyecto

Liderazgo

Dirige los esfuerzos de un grupo de personas hacia un objetivo común y los motiva para trabajar como un equipo.

Respeto y confianza vs Temor y sumisión

Inspira y comparte visión

Buen comunicador

Integro

Entusiasta

Empático

Competente

Delega tareas

Trabaja bajo presión

Equipo

Resolución de problemas

Manuel Soláns62


Hacer equipo

Es conseguir que un grupo de personas trabajen juntas buscando un objetivo común

Crear un buen ambiente para el equipo implica gestionar, hablar y solucionar los problemas entre todos sin culpar a miembros concretos del equipo.

Es un actividad esencial para crear el equipo del proyecto y durante la vida del proyecto.

Manuel Soláns63


Motivación

En tu equipo tendrás personas con diferentes perfiles, expectativas y objetivos individuales.

Existen motivaciones intrínsecas y extrínsecas.

A través de la motivación conseguimos que el equipo mantenga su orientación hacia el objetivo del proyecto.

El éxito del proyecto depende, entre otras cosas, del nivel de motivación del equipo.

Manuel Soláns64


Maneras efectivas de motivar a tu equipo (http://www.huffingtonpost.com/anush-kostanyan/15-effective-ways-to-

moti_b_5854242.html) Comparte la visión de la

empresa con el equipo

Comunica con tu equipo

Haz que la gente se sienta aceptada

Apoya nuevas ideas

Propón desafíos

Celebra cada éxito

Mantén un buen entorno de trabajo

Crea y mantén el espíritu de equipo

Motiva individualmente

Manuel Soláns65

El papel del director/a de proyecto Influenciar

Coercitivo y recompensas

Castigo y recompensas

Requiere una supervisión muy cercana

Legítimo

Viene del nombramiento del/a director de proyecto

Confiar únicamente en este poder es arriesgado

Experto y Referente

Experto basado en tus experiencias anteriores

Referente basado en cómo te ven los demás (carisma)


• Solucionar Problemas

• El objetivo es identifcar y solucionar problemas antes del que impacten en el proyecto

• Hay 5 pasos para solucionar problemas

1. Definir el problema

2. Determinar las causas

3. Generar Ideas

4. Seleccionar la mejor opción

5. Tomar acción


• Negociación

• No se trata solo de negociar con proveedores, se negocia continuamente: con el cliente, con el equipo, etc.

• Etapas del proceso de negociación:

1. Preparación

2. Discusión/Conversación

3. Clarificar objetivos

4. Negociar buscando Ganar-Ganar

5. Acuerdo

6. Implantar


• Negociación

• 3 elementos importantes en cualquier negociación

1. Actitud

2. Conocimiento

3. Habilidades interpersonales

• Asertividad

• Comunicación verbal efectiva

• Escuchar activamente

• Construir una fuerte relación personal

• Etc.

GRACIAS!!

Manuel Soláns, PMP

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@ManuelSolans

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Seminario '¿Distinguirte o ser uno más?' por Pablo Nalda

Leadership & Management