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LES ECRITS PROFESSIONNELS
SOMMAIRE
- 1 : les principes (page 2)
- 2 : style et hirarchie (page 3)
- 3 : la lisibilit (pages 4 5)
- 4 : la prsentation matrielle (page 6)
- 5 : le plan et la construction (pages 6 7)
- 6 : les documents administratifs (page 7)
- 7 : la typologie des crits administratifs (page 8)
- 8 : la lettre administrative (pages 9 11)
- 9 : la circulaire (pages 12 13)
- 10 : le compte-rendu et le procs-verbal (pages 14 16)
- 11 : la note de service, la note simple et le rapport (pages
17 20)
- 12 : le bordereau (pages 21 et 22)
- 13 : le courrier lectronique (page 23)
- 14 : conclusion (page 23)
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1) Les principes qui fondent lactivit de ladministration se
rpercutent sur le style administratif :
- ladministration dans le cadre de sa mission de service public
doit servir lintrt gnral et non les intrts particuliers. Cela
implique donc que tous les citoyens qui font appel au service
public soient traits avec galit dans le respect des textes
lgislatifs et rglementaires. Le rdacteur doit donc crire avec
neutralit, cest--dire ne pas simpliquer en exprimant des opinions
ou des motions personnelles
Ces principes se rpercutent dans le style administratif, marqu
par limpartialit, la discrtion, la prudence (avec lemploi du
conditionnel) et qui doit tre galement nuanc, objectif et
impersonnel. Exemples : - il conviendrait de, il y aurait lieu de,
il semble que - mon attention a t appele sur, il ma t signal que,
jai t saisi de (on ne dit pas par qui par discrtion) - je vous
informe, je vous prcise, je vous indique
- la tendance plus rcente du style administratif veut
personnaliser le style envers lusager pour crer avec lui un rapport
plus humain, plus direct et moins anonyme
Exemples :
- je vous invite vous prsenter au guichet ou prsentez-vous au
guichet - jai bien reu votre demande - jai le plaisir, le regret de
vous annoncer que - il mest agrable de vous informer que
Si certains signataires veulent bien voquer plaisir ou regret ,
dautres prfrent rester totalement neutres. Cest donc le signataire
qui dcide.
- la courtoisie, politesse Exemples :
- je vous serais oblig de bien vouloir - il me parat regrettable
que - je dplore que - il eut t prfrable que - il ne mest pas
possible de - il parat inopportun de
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2) Linfluence de la hirarchie sur le style administratif
- la responsabilit de lautorit hirarchique se traduit par le je
du signataire, ainsi que par sa fonction et son nom, la signature
tant une condition de la validit du courrier
Le signataire ne dit donc pas nous ni on
- la prsence ventuelle la fin du courrier dune dlgation de
signature Pour le Ministre Par dlgation, le Directeur
- la prsence ventuelle la fin du courrier dune signature par
ordre (P. O. ou P/O), autorisation orale et ponctuelle de signer
des crits mineurs donne son subordonn par le suprieur hirarchique
normalement habilit le faire
Pour le directeur Et P. O. le chef du bureau
- la prsence ventuelle dun sous couvert (S/c) illustrant le
passage du courrier entre les mains du suprieur hirarchique avant
son arrive au destinataire final
Le Ministre A M. le sous-prfet de Sous couvert de M. le
Prfet
- la diffrence du style selon que le suprieur sadresse un
subordonn ou vice versa Le suprieur informe, fait savoir, connatre
son subordonn Le subordonn suggre, propose, rend compte,
sollicite
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3) Un franais correct et adapt au public cible : privilgier la
lisibilit Il ne faut pas employer trop dexpressions techniques ou
de jargon par rapport au vocabulaire gnral de lusager et viter les
expressions journalistiques ou la mode comme impacter ou
incontournable ou autres. On peut expliquer un mot difficile avec
cest--dire ou par exemple . Le rdacteur en sait parfois plus que le
lecteur : il faut sadapter au lecteur. Il faut privilgier le
franais (selon notre Constitution : La langue de la Rpublique est
le franais ) :
- pas de mots trangers ; - pas de franglais : listing, planning
; - pas de latin.
La grammaire, la conjugaison et lorthographe sont soigner (ne
pas hsiter consulter le Bescherelle ou le Bled). Recourir des mots
simples : si (qui vite au cas o, dans lhypothse, lventualit o ), je
me demande si (au lieu de je minterroge sur le point de savoir si
), pralablement sa transmission est moins bien que avant son envoi
, vrifier au lieu de procder une vrification . Prfrer des verbes
construction directe (atteindre, obtenir) quindirecte (parvenir )
Prfrer le verbe (pour tre coordonns) au nom (en vue de leur
coordination) Points particuliers : Il faut veiller la fminisation
des fonctions autant que possible (et surtout comme le souhaite
lautorit administrative concerne : certaines prfrent la forme
fminine, dautres non) : Madame la ministre, la juge, la dpute
Attention aux plonasmes : par lettre en date du, exclusivement
rserv, doit obligatoirement, peut ventuellement, voire mme, une
somme dun montant de Je vous serai ou serais oblig de ? : faut-il
employer le futur ou le conditionnel ? Le futur a une valeur
dordre, le conditionnel une valeur de courtoisie et il est donc
souvent utilis et prfr dans le langage administratif. Je vous
saurais gr ou je vous serais gr : quelle forme est juste ? Cest la
premire : on dit savoir gr et tre oblig de. Ne pas confondre ni
mixer les 2 formules ! Bien vouloir (courtois) et vouloir bien
(impratif) Aprs aussi , il faut inverser le verbe et le sujet :
aussi convient-il Diffrence entre deuxime et second : second
implique seulement deux lments Le verbe pallier est transitif : on
pallie quelque chose
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Les majuscules : Pour les noms propres, en dbut de phrase, aprs
un point, pour les sigles dj dvelopps une premire fois dans le
corps du texte Pour le domaine de comptences : la ministre de
lIntrieur, le prsident de la Rpublique Pour les formules dappel :
Madame la Ministre, Monsieur le Prsident, Monsieur le Prfet,
Monsieur le Maire, Monsieur le Premier ministre Mme, M., Melle, Me
(Matre), Dr Pour les noms dorganismes au dbut du mot principal : le
Conseil constitutionnel, lAssemble nationale La ponctuation : Elle
facilite la comprhension du texte en sparant ou rapprochant les
mots entre eux. Elle indique les pauses quand on lit haute voix Il
faut crire etc. mais pas etc le point la fin dune phrase, dune unit
de sens les points de suspension viter en rdaction administrative
les deux points explication de ce qui prcde le point dinterrogation
viter en rdaction administrative le point dexclamation ne convient
pas la rdaction administrative le point-virgule - il spare plus
fortement que la virgule, mais plus faiblement
que le point. Il semble tre de moins en moins employ lintrieur
dune phrase - il se trouve aprs chaque alina dune numration, sauf
le dernier qui finit par un point
la virgule - elle spare des mots de mme nature, non relis par
et
- elle dtache un groupe en tte de phrase : par ailleurs, cet
gard, dune part, dautre part, dune faon gnrale, - pas de virgule
avant soit soit , ni ni - les virgules peuvent tre utilises pour
faire ressortir exprs un groupe de mots dans la phrase
les guillemets citation exacte des paroles dune personne dans un
procs-verbal
ou un compte-rendu
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4) La prsentation matrielle Des phrases pas trop longues (15
mots 20 mots) ni trop complexes (respect de la mmoire court terme)
avec un sujet, un verbe, un complment dobjet direct, avec un style
direct employant le vous Une ide par phrase, deux au plus Les
paragraphes : chacun exprime plusieurs ides faisant partie dun mme
ensemble cohrent 5) le plan
a) la structure : - lintroduction (rappel du contexte, de la
demande ou du problme pos) : Jai lhonneur dappeler votre attention
sur, de vous informer de, de vous faire connatre ou savoir que, jai
t saisi dune question relative Vous mavez saisi de , vous avez bien
voulu minformer de Par lettre du, communication du , en rponse
Attention lexpression jai lhonneur qui marque rellement une
certaine dfrence, car son usage abusif lui fait parfois perdre son
sens. - le dveloppement (succession des arguments) : Jestime,
prcise, constate, note, observe, signale que - le cas chant la
conclusion (qui doit apporter une rponse claire la question
traiter) Il y a lieu de, il convient de, il est ncessaire,
souhaitable, indispensable, opportun de Attention aux expressions
impersonnelles, nutiliser que si lon veut garder ce caractre
impersonnel (confidentialit, obligation de rserve) sinon, il vaut
mieux toujours prfrer un style direct mieux peru par le
destinataire : Je vous demande, prie de, invite, engage Je soumets,
prsente votre signature, apprciation, approbation b) les mots
structurants et refltant les tapes de la rflexion : Tout dabord,
ensuite, enfin, en premier lieu, en second lieu, en outre, par
ailleurs, pour terminer, en conclusion, en dfinitive, en rsum,
aussi, dans ces conditions, en consquence, en revanche, toutefois,
nanmoins, dune part, dautre part . Par contre nest pas correct
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c) mthodologie : - analyse de la demande 1) Qui est lmetteur ?
2) A qui ? Qui est le destinataire ? 3) Pour dire quoi ? Quel est
le message ? 4) Pourquoi ? Quel est lobjectif recherch ? 5) Comment
? Quelle est la stratgie utilise ? - recueil des documents
ncessaires au projet de rponse la hirarchie des normes juridiques
les circulaires et notes de service la doctrine la jurisprudence
les revues spcialises - lecture rapide (reprage de larchitecture
gnrale du texte, ainsi que des mots cls utiles pour le projet de
rponse), puis slection des documents ncessaires et lecture
dapprofondissement en vue de la rdaction - analyse du courrier
rdiger 1) Qui est lmetteur ? Lcrit produire est-il dcisionnel ou
seulement informatif ? 2) A qui ? Qui est le destinataire ? Un
particulier, un fonctionnaire, un lu ? 3) Pour dire quoi ? Quel est
le message ? 4) Pourquoi ? Quel est lobjectif recherch ? 5) Comment
? Quelle est la meilleure stratgie ? Le langage devra tre adapt au
destinataire, plus simple pour un particulier 6) Les crits
professionnels sont des documents administratifs Rfrence : article
1er de la loi du 17 juillet 1978 Libert daccs aux documents
administratifs non nominatifs, sauf exceptions prvues par la loi.
Libert daccs aux documents administratifs nominatifs aux personnes
concernes, sauf exceptions prvues par la loi Principe de
communicabilit (la CADA) On distingue : - les documents destins la
communication interne (information dun gal ou ascendante vers un
suprieur ou descendante vers un subordonn) : notes, comptes-rendus,
rapports - les documents destins la communication externe : les
lettres
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7) Typologie des crits administratifs
Les normes juridiques
Loi
Dcret
Arrt
Les crits destins informer
Rapport
Note simple
Lettre en forme administrative
Lettre en forme personnelle
Procs-verbal
Compte-rendu
Communiqu
Courriel
Les crits destins donner des instructions Circulaire Note de
service Les crits destins transmettre Bordereau
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8) La lettre administrative Elle est destine la communication
externe, pour informer, rpondre une demande, fournir des
renseignements. Labsence de rponse une lettre au bout de deux mois
vaut dcision implicite de rejet, do parfois la ncessit de faire une
rponse dattente. Elle est en forme administrative ou en forme
personnelle Une structure commune : - introduction, dveloppement,
conclusion En forme administrative : entre deux administrations
diffrentes (au sein dune mme administration, on emploiera la note)
En forme personnelle : dune administration un usager ou une
personne extrieure ladministration Le cas particulier des lettres
aux lus :
- forme personnelle : rponse une intervention ; dune manire
gnrale, cest la lettre adresse llu, une invitation par exemple
- forme administrative : si la lettre concerne le domaine
administratif gr par llu ; cest la lettre adresse lautorit
administrative (contrle de lgalit par exemple)
- si llu a plusieurs titres, on utilise le plus important (pour
un dput ancien ministre, on dira Monsieur le Ministre ).
Pour les dcisions dfavorables :
- obligation de motivation ; - dcision implicite de rejet au
bout de deux mois - indication des voies et dlais de recours
gracieux, hirarchique, contentieux.
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La lettre en forme administrative : entre deux administrations
diffrentes
REPUBLIQUE FRANCAISE MINISTERE DE LINTERIEUR,
DE LOUTRE-MER ET DES COLLECTIVITES TERRITORIALES
TIMBRE Lieu et date Service metteur du document Adresse du
service metteur Affaire suivie par Tl. : . Fax : Courriel : . Rf :
. SUSCRIPTION (EMETTEUR ET DESTINATAIRE) Le Ministre de lIntrieur A
Monsieur le Sous-prfet de Adresse S/c de Monsieur le Prfet A
lattention de M. X
OBJET : Votre demande de .. REF : V/lettre du P. J. : .. CORPS
DE LETTRE
Introduction Par lettre du
Dveloppement Conclusion
P/ le Ministre de lIntrieur Par dlgation
Le Directeur Signature manuscrite Prnom et nom du signataire
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La lettre en forme personnelle : dune administration un
particulier
REPUBLIQUE FRANCAISE MINISTERE DE LINTERIEUR,
DE LOUTRE-MER ET DES COLLECTIVITES TERRITORIALES
TIMBRE Lieu et date Service metteur du document Adresse du
service metteur Affaire suivie par Tl. : Fax : .... Courriel : Rf :
. DESTINATAIRE Si enveloppe fentre Monsieur Laurent DUPONT 10, rue
du Pont 59000 LILLE FORMULE DAPPEL Madame, Monsieur, CORPS DE
LETTRE Introduction Par lettre du
Dveloppement Conclusion FORMULE DE POLITESSE Je vous prie de
croire, M, lassurance de ma considration distingue Je vous prie
dagrer, M, lexpression de ma considration distingue Fonction du
signataire Signature manuscrite Prnom et nom du signataire P. J. :
.. DESTINATAIRE Monsieur Laurent DUPONT 10, rue du Pont 59000
Lille
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9) La circulaire Il sagit dun document dordre interne adress des
subordonns, par exemple les circulaires ministrielles adresses par
ladministration centrale aux services dconcentrs. Elle prcise les
modalits pratiques dapplication dune rglementation aux services
chargs de son excution.
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La circulaire
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DE LOUTRE-MER ET DES COLLECTIVITES TERRITORIALES
TIMBRE Lieu et date Service metteur du document Adresse du
service metteur Affaire suivie par Tl. : . Fax : Courriel : . N :
.. SUSCRIPTION (destinataires) Le Ministre de lIntrieur Mesdames et
Messieurs les Prfets
OBJET : REF:
.....................................................................
. P. J. : .. RESUME : La prsente circulaire a pour objet de ...
Introduction - contexte, objectifs, plan Dveloppement -
subdivisions numrotes : I a) b) II a) b)
Conclusion Fonction du signataire Signature manuscrite Prnom et
nom du signataire
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10) Le compte-rendu et le procs-verbal (points communs et
diffrences) A la suite dune runion, ces documents de synthse
relatent le contexte, les principales interventions, les ides
essentielles et les dcisions prises. Ils sont rdigs au prsent de
lindicatif. Elments communs : - date, heure, lieu de la runion ; -
liste des participants (importance du quorum pour le PV). Les
caractristiques du compte-rendu : - il est libre dans la forme :
pas de rgles prcises suivre ; - il est destin un suprieur pour
linformer dune runion interne de travail ou simplement destin
conserver une trace crite des dbats dune runion ; - il a un objet ;
- il est intgral ou synthtique (dans ce dernier cas, il peut tre
rdig comme un relev de conclusions ou de dcisions, le cas chant
sous la forme dun tableau synoptique ; - il peut comporter des
apprciations ; - son droulement est thmatique ou chronologique ; -
sa signature nest pas obligatoire. Les caractristiques du
procs-verbal : - il est tabli aprs une runion prvue par un texte :
il est officiel et fait foi ; - il a un ordre du jour ; - il est
exhaustif ; - il est objectif ; - son droulement est chronologique
; - il doit tre sign du Prsident et du secrtaire de sance et il est
communicable aux tiers.
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Le compte-rendu
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TIMBRE Lieu et date Service metteur du document Adresse du
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COMPTE-RENDU DE LA REUNION DU
OBJET : REF : . Introduction Le vendredi 5 septembre 2008 15
heures sest tenue en salle sous la prsidence de Monsieur X,
sous-directeur, une runion relative Participaient cette runion : -
Mme Y, charge de mission - M. Z, chef du 2me bureau etc.
Dveloppement - 1re possibilit : plan chronologique dexpression
des ides - 2me possibilit : plan logique avec subdivisions
thmatiques I a) b) II a) b)
- 3me possibilit : relev des dcisions prises THEME ABORDE
DECISION PRISE
Conclusion La prochaine runion est fixe .
Fonction du signataire Signature Identit du signataire
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Le procs-verbal
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PROCES-VERBAL DE LA REUNION DU DE LA COMMISSION
Introduction Le vendredi 5 septembre 2008 15 heures sest tenue
en salle sous la prsidence de Monsieur X, sous-directeur, la runion
de la commission Etaient prsents : - Mme Y, charge de mission - M.
Z, chef du 2me bureau, etc. Etaient absents : - Mlle. Y, chef de
section, etc. Ordre du jour - point n 1 - point n 2 etc.
Dveloppement chronologique - reprise des points de lordre du
jour avec lessentiel des dbats et les dcisions adoptes
Conclusion Lordre du jour tant puis, la sance est leve La
prochaine runion est fixe
Fonction du signataire Signature Identit du signataire
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11) Note de service, note simple et rapport La distinction entre
note , note pour, note lattention de La note de service, document
interne, diffuse des instructions ou des informations gnrales et
collectives manant de la hirarchie vers les services. Elle a
souvent trait lorganisation du service La note simple, document
interne, permet de sadresser un autre collgue, un suprieur, un gal
ou un subordonn lintrieur dune mme administration (du ministre ou
de son cabinet vers les directions dadministration centrale, entre
ces directions ou entre les directions dune prfecture, lintrieur
dun mme service, etc.). Elle suit la voie hirarchique. Par note, le
suprieur peut demander son subordonn daccomplir un travail ou
dtudier un problme. La note faite en rponse par le subordonn doit
donc tre un document oprationnel, une aide la dcision pour le
suprieur, destine linformer en lui prsentant les lments essentiels
dune rglementation, dune affaire ou dun dossier. La note est aussi
souvent utilise pour prsenter de faon argumente la signature du
suprieur un projet de lettre ou darrt qui accompagne cette note. La
note est caractrise par sa brivet Le rapport est aussi un document
interne daide la dcision pour le suprieur, destin linformer en lui
prsentant les lments essentiels dune affaire ou dun dossier, mais
qui est dune grande importance ou dune particulire complexit. Le
rdacteur sexprime en disant je et sengage sur le contenu du
document. Il est accompagn en annexe de toutes les pices
justificatives tayant largumentation dveloppe dans le rapport. Il
est souvent volumineux en raison de limportance du sujet trait.
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La note de service
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service metteur Affaire suivie par Tl. : . Fax : Courriel : . -
pour affichage - pour diffusion
NOTE DE SERVICE
OBJET : .. REF. : . P. J. : .
Introduction
Dveloppement Conclusion
Fonction du signataire Signature Identit du signataire
Destinataires :
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La note
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service metteur Affaire suivie par Tl. : . Fax : Courriel :
NOTE A LATTENTION DE .
OBJET : .. REF : . P. J. : ..
CORPS DE LA NOTE Introduction
Dveloppement Conclusion
Fonction du signataire Signature manuscrite Prnom et nom du
signataire Copie
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Le rapport
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DE LOUTRE-MER ET DES COLLECTIVITES TERRITORIALES
TIMBRE Lieu et date Service metteur du document Adresse du
service metteur Affaire suivie par Tl. : . Fax : Courriel :
RAPPORT A LATTENTION DE .
OBJET : .. REF. : . P. J. : .
Introduction
Dveloppement Conclusion
Fonction du signataire Signature Identit du signataire
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12) Le bordereau Cest le moyen le plus simple de transmettre un
document si aucune lettre dexplications nest ncessaire. Il comporte
:
- la dsignation des pices transmises ; - le motif de leur
transmission.
Le motif :
- pour information : le destinataire doit prendre
connaissance
- pour attribution : le destinataire doit traiter
- pour avis : le destinataire doit donner son avis
- pour lments de rponse : le destinataire doit fournir des
lments
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Le bordereau
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DE LOUTRE-MER ET DES COLLECTIVITES TERRITORIALES
TIMBRE Lieu et date Service metteur du document Adresse du
service metteur Affaire suivie par Tl. : . Fax : Courriel :
BORDEREAU DENVOI A LATTENTION DE
DESIGNATION DES PIECES NOMBRE OBSERVATIONS - lettre de M. X . 1
- pour attribution
Fonction du signataire Signature Identit du signataire
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13) Le courrier lectronique ou courriel La messagerie : une
mthode en pleine expansion. Cest un crit qui se caractrise par sa
grande souplesse Rgles respecter :
- courtoisie : dire bonjour ; - soigner le style (qui doit tre
prcis et choisi avec soin), lorthographe et la
grammaire (pas de style tlgraphique ni de langage parl) ; -
brivet des phrases et du message (sinon recourir la lettre ou la
note) ; - viter dcrire la totalit du message en majuscules - le cas
chant, structurer le message avec une introduction, un
dveloppement,
peut-tre une conclusion ; - respecter la voie hirarchique -
signature.
*
* * 14) Conclusion
Rgle de lintrt croissant : du gnral vers le particulier
Rgle de lintrt humain : sadresser au lecteur directement avec
mots concrets et des pronoms personnels je, vous
Indice de facilit de lecture
Indice dintrt humain
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LES ECRITS PROFESSIONNELSSOMMAIRE- 1: les principes (page 2)- 2:
style et hirarchie (page 3)- 3: la lisibilit (pages 4 5)- 4: la
prsentation matrielle (page 6)- 5: le plan et la construction
(pages 6 7)1) Les principes qui fondent lactivit de ladministration
se rpercutent sur le style administratif: - ladministration dans le
cadre de sa mission de service public doit servir lintrt gnral et
non les intrts particuliers. Cela implique donc que tous les
citoyens qui font appel au service public soient traits avec galit
dans le respect des textes lgislatifs et rglementaires. Le rdacteur
doit donc crire avec neutralit, cest--dire ne pas simpliquer en
exprimant des opinions ou des motions personnelles