SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATANINSAN CENDEKIA MEDIKAProsedur Mutu
Sistem
Pengendalian Catatan Mutu (03)
1. TUJUAN Prosedur ini mengatur identifikasi, pengumpulan,
pengindeksan, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan, pengambilan
kembali, dan pemusnahan catatan mutu yang terkait dengan sistem
manajemen mutu untuk menjamin efektifitas penerapan sistem di
lingkungan STIKES Insan Cendekia Medika (ICME), dan agar pada saat
diperlukan catatan mutu mudah ditemukan/didapat.
2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup semua Catatan Mutu yang
digunakan dalam sistem manajemen mutu di lingkungan ICME yang
meliputi pembuatan Daftar Catatan Mutu, permintaan persetujuan
Ketua QAC, penyimpanan dan pemeliharaan sampai dengan pemusnahan
Catatan Mutu yang sudah tidak dipergunakan. 3. DEFINISI 3.1.
Catatan Mutu adalah catatan yang digunakan sebagai bukti
pelaksanaan prosedur atau Instruksi Kerja 3.2. Matriks catatan mutu
catatan tentang elemen, nama prosedur, rekaman mutu, masa simpan,
penanggung jawab, dan lokasi penyimpanan dokumen. 3.3. Catatan mutu
aktif adalah catatan mutu yang masih digunakan secara langsung dan
terus-menerus untuk keperluan operasional dan administrasi 3.4.
Catatan mutu pasif adalah catatan mutu yang sudah tidak digunakan
secara langsung untuk keperluan operasional dan administrasi 3.5.
Daftar Catatan Mutu adalah daftar catatan mutu tentang pelaksanaan
prosedur baik yang bersifat umum (berlaku di STIKES) maupun yang
berlaku khusus (ditingkat fakultas, prodi, unit) 3.6. Pengendali
Dokumen adalah KPMP di tingkat program studi dan QAC untuk Fakultas
dan unit di tingkat STIKES.
4. REFERENSI 4.1. Manual Mutu ICME 4.2. Peraturan-peraturan dari
Dikti 4.3. ISO 9001 : 2008 Klausul Pengendalian Catatan Mutu
5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan STIKES5.2. Pimpinan fakultas 5.3.
Pimpinan unit 5.4. Pimpinan prodi 5.5. QAC Ketua Penjaminan Mutu
Prodi (KaPMP) 5.6. Tata Usaha (TU) fakultas 5.7. TU prodi 5.8.
Laboran Prodi/fakultas
6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. Daftar Catatan Mutu yang
disimpan sama dengan yang tercantum pada Matriks Catatan Mutu
6.1.2. Catatan Mutu harus disimpan sedemikian rupa dengan diberi
ID, indeks, grouping, dan lain-lain sehingga mudah dan cepat
diambil apabila sewaktu-waktu dibutuhkan 6.1.3. Catatan Mutu yang
disimpan dalam bentuk hard copy maupun soft copy harus dipelihara
sedemikian rupa sehingga terhindar dari kerusakan ataupun hilang
selama penyimpanan 6.1.4. Catatan Mutu berupa tulisan tangan tidak
boleh ditulis dengan menggunakan pensil, agar jelas dan mudah
dibaca, serta apabila terjadi kesalahan tulis bisa dicoret dan
direvisi dengan diparaf. 6.1.5. Catatan Mutu aktif harus disimpan
pada tempat yang memadai sehingga terlindung dari kerusakan, tetapi
mudah untuk diperoleh kembali jika sewaktu-waktu diperlukan, serta
diberi label dengan warna hijau 6.1.6. Catatan Mutu pasif harus
disimpan pada tempat yang memadai sehingga terlindung dari
kerusakan sampai masa simpan catatan tersebut, serta diberi label
dengan warna merah 6.1.7. Catatan Mutu dikumpulkan, dijaga, dan
dipelihara oleh penanggung jawab pada unit kerja masing-masing
6.1.8. Masing-masing Kepala Unit menjadi penanggung jawab penyimpan
Catatan Mutu yang ada di unitnya masing-masing, dengan ketentuan
berikut: menandatangani Record List yang berada di bawah unitnya,
menyimpan menurut urutan yang telah ditetapkan, memberikan label
identitas Catatan Mutu, dan menyimpan pada tempat yang terlindung
dari kerusakan 6.1.9. Di dalam setiap prosedur harus dijelaskan
siapa yang bertanggung jawab menyimpan catatan dan untuk berapa
lama catatan akan disimpan 6.1.10. Catatan Mutu ada 2 jenis:
internal yaitu Catatan Mutu yang berasal dari dalam organisasi
(baik dari bagian maupun departemen lain), serta eksternal yaitu
catatan mutu record yang berasal dari pihak ketiga 6.1.11. Setiap
unit wajib memeriksa validitas penyimpanan dan pemeliharaan Catatan
Mutu secara berkala
6.2. Ketentuan Khusus 6.2.1. Jika pihak di luar penanggung jawab
memerlukan Catatan Mutu, maka harus seizin tertulis dari atasan
langsung dari unit kerja dimana Catatan Mutu itu tersimpan, dan
penanggung jawab harus mencatatnya dalam Formulir Peminjaman
Catatan Mutu 6.2.2. Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum
diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu
tersendiri
6.3. Prosedur 6.3.1. Pengendali Dokumen membuat Daftar Catatan
Mutu yang berisi nama catatan, masa penyimpanan, dan penanggung
jawab menyimpan Catatan Mutu yang diambil dari Manual Prosedur dan
prosedur 6.3.2. Pengendali Dokumen meminta persetujuan tentang
Daftar Catatan Mutu yang dibuat kepada QAC 6.3.3. Kepala Unit
memastikan Catatan Mutu yang berada di bawah tanggung jawabnya
terjaga, terkendali dengan baik, dan tersimpan dengan rapi 6.3.4.
Staf yang ditunjuk menyimpan Catatan Mutu oleh Kepala Unitnya,
harus menyimpan Catatan Mutu di tempat yang sudah ditentukan 6.3.5.
Staf yang ditunjuk merapikan dan merawat Catatan Mutu selama waktu
penyimpanan 6.3.6. Staf yang ditunjuk memeriksa Catatan Mutu yang
habis masa waktu penyimpanannya 6.3.7. Staf yang ditunjuk
menginformasikan kepada atasan langsungnya (Kepala Unit) mengenai
Catatan Mutu yang akan dimusnahkan 6.3.8. Staf yang ditunjuk di
bawah pengawasan atasan langsungnya, memusnahkan Catatan Mutu, dan
Membuat Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu
6.4. Alur Kerja
7. ARSIP 7.1. Matriks Catatan Mutu 7.2. Catatan Mutu
8. LAMPIRAN 8.1. Matriks Catatan Mutu 8.2. Berita Acara
Pemusnahan Catatan Mutu 8.3. Formulir Peminjaman Catatan Mutu