PS-07 Keluaran 05 Pindaan 0 i POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH PROSEDUR KUALITI PS – 07 PENGURUSAN KAMSIS PEMILIK PROSES: PENGURUS ASRAMA
PS-07 Keluaran 05 Pindaan 0
i
POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH
PROSEDUR KUALITI
PS – 07
PENGURUSAN KAMSIS
PEMILIK PROSES: PENGURUS ASRAMA
PS-07 Keluaran 05 Pindaan 0
i
REKOD KUALITI
Nama Prosedur Pengurusan Kamsis
No.Prosedur PSAS-PK-PS-07
Keluaran 05 Pindaan 0
Pemilik Proses Pengurus Asrama
Tarikh Kuatkuasa ; 03.08.2020
REKOD KELULUSAN
Jawatan
Disediakan oleh; Pengurus Asrama
Disemak oleh; Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)
Diluluskan oleh; Pengarah PSAS
REKOD KAWALAN PINDAAN
No.Pindaan No.Muka Surat Perubahan Pindaan Tarikh Kuatkuasa
Pindaan
Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’.
i. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua
organisasi
ii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa
iii. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula
pindaan, kajian semula dan edaran
iv. Semua maklumat diedar melalui CD,MS.Teams,Laman Web PSAS & Storage Server PSAS
v. Sekiranya maklumat dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal
vi. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%
vii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %
PS-07 Keluaran 05 Pindaan 0
ii
KANDUNGAN HALAMAN
1. Kriteria Kecemerlangan Proses
1.1. Maklumat Umum Proses
1.2. Maklumat yang Dikomunikasi
1.3. Definisi
1.4. Singkatan
1
2
3
4
2. Sipoc Diagram 4.4.1 5
3. Proses Kerja 4.4.1
3.1. Permohonan Kemasukan Kamsis Bagi Pelajar Senior
3.2. Menyediakan Penempatan Bagi Penghuni Kamsis
3.3. Pengurusan Pendaftaran Penghuni Kamsis
3.4. Pemantauan Kebersihan Kafetaria dan Kamsis
3.5. Pemeriksaan Kerosakan dan Keselamatan Bangunan Kamsis
3.6. Pengurusan Kebajikan Pelajar Kamsis
7
7
7
8
8
8
4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) 9
5. Maklumat Perlu Diselenggara (Rekod) 7.5 10
6. Rujukan 10
7. Senarai Lampiran 8.5 10
PS-07 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 1/10
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
i. Objektif
Memastikan proses penyediaan penempatan
pelajar dilaksanakan dengan sistematik dengan
mengutamakan kebajikan, keselesaan dan
keharmonian penghuni.
ii. Skop Proses penempatan pelajar
iii. Pelanggan proses 5.2 Semua pelajar PSAS yang menginap di kamsis
PSAS.
Ibubapa kepada pelajar yang menginap di
kamsis.
Agensi luar.
Staf PSAS
iv. Pihak berkepentingan 4.2 Kementerian Pendidikan Malaysia
Jabatan Pendidikan Politeknik
Bahagian Pengambilan Pelajar
Hal Ehwal Pelajar (HEP) PSAS
Unit Perhubungan & Latihan Industri (UPLI)
Unit Latihan & Pendidikan Lanjutan (ULPL)
Ketua Warden
Warden
Kontraktor Kebersihan
Kontraktor Makanan cafe
PS-07 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 2/10
1.2 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
MAKLUMAT TANGGUNGJAWAB MASA KAEDAH PENERIMA
Laporan Kerosakan
Kamsis Pengurus,KPA,PA Berkala
Borang laporan
Kerosakan UPS
Keputusan Kamsis
pelajar Senior KW, W
Minggu 1
Perkuliahan
Memo ( Papan
Notis )
WebPortal
ICT, Pelajar
Keputusan
Rayuan Kamsis
pelajar Senior
KW, W Minggu 2
Perkuliahan
Memo ( Papan
Notis )
WebPortal
ICT, Pelajar
Takwim P&P JPP
Sekurang-
kurangnya 1
bulan sebelum
perkuliahan
Memo email Pengurus,
KPA, PA
Norma Jumlah
Pelajar semester 1 HEP PSAS
Sekurang-
kurangnya 1
bulan sebelum
perkuliahan
Memo email Pengurus,
KPA, PA
Jumlah pelajar
menjalani latihan
industri
dan Takwim UPLI
UPLI PSAS
Seminggu
sebelum
peperiksaan
semester lepas
Memo email Pengurus,
KPA, PA
Jumlah peserta
kursus yang ingin
menghuni kamsis
dan Takwim ULPL
ULPL PSAS
2 minggu
sebelum tarikh
kursus
Memo Email Pengurus,
KPA, PA
PS-07 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 3/10
1.3 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Pengurus Asrama
Pegawai yang dilantik oleh Bahagian Sumber Manusia, Kementerian
Pendidikan Malaysia untuk mengurus dan mentadbir hal-hal yang
berkaitan dengan kamsis
Ketua Penyelia Asrama
Merupakan Penyelia Asrama Kanan yang menguruskan hal ehwal
penginapan di kamsis dan pengurusan kamsis
Penyelia Asrama Mengawalselia hal-hal yang berkaitan dengan penginapan dan
pengurusan kamsis
Ketua Warden Pegawai yang dilantik oleh Pengarah PSAS untuk menguruskan hal-hal
yang berkaitan dengan kebajikan dan disiplin penghuni kamsis
Warden
Kakitangan PSAS yang telah dilantik oleh Pengarah PSAS untuk
menjalankan tugas berkaitan dengan hal ehwal penghuni kamsis.
Takwim P&P Kalendar P&P untuk semester semasa yang disediakan oleh Pegawai
Pengurusan Kualiti untuk kegunaan kumpulan akademik.
Takwim UPLI Kalendar Latihan Industri semasa yang disediakan oleh JPP
Takwim ULPL Kalendar Latihan Industri semasa yang disediakan oleh Ketua Unit ULPL
dan JPP
PS-07 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 4/10
1.4 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
Pengurus Pengurus Asrama
KPA Ketua Penyelia Asrama
PA Penyelia Asrama
KW Ketua Warden
W Warden
MA Pembantu Perubatan
UPLI Unit Perhubungan & Latihan Industri
ULPL Unit Latihan & Pendidikan Lanjutan
PS-07 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 5/10
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1
SOURCE OF
INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS
RECEIVER
OF OUTPUTS
Pegawai
Pendaftaran &
Data
Kemasukan
Pelajar Junior
Pendaftaran Masuk
pelajar Junior dan
serahan kunci bilik
serta serahan
Borang Inventori
Penempatan
Pelajar di
kamsis
Pelajar Junior
KW & W
Permohonan
Kemasukan
Kamsis bagi
Pelajar Senior
Mengiklankan
tawaran
permohonan
kamsis kepada
pelajar senior
sebelum cuti
semester.
Terima dan
semak
permohonan.
Hebahan
Keputusan
Permohonan
kamsis
Pelajar Senior
Pengurus, KPA
& PA
Pengurusan
Pendaftaran
Penghuni
Kamsis
Pendaftaran Masuk
pelajar dan serahan
kunci bilik serta
Borang Inventori.
Penempatan
Pelajar di
kamsis
Pelajar Senior
Pengurus, KPA
& PA
Borang
Inventori
Masuk /
Keluar Kamsis
Semak Status Bilik
(Borang Inventori )
Rekod Status
Bilik Keluar
Masuk
Semua Pelajar
Pengurus, KPA
& PA
Pemantauan
Kebersihan
Kafetaria &
Kamsis
Memantau
kebersihan bilik /
bangunan / kawasan
asrama / kafetaria
setiap hari dan
menyediakan
laporan kepada
KPA/Pengurus
sebulan sekali
Laporan
Kebersihan
Kafetaria
Laporan
Kebersihan
Kamsis
PA
PS-07 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 6/10
Pengurus, KPA
& PA
Pemeriksaan
Kerosakan
dan
Keselamatan
Bangunan
Kamsis
Menerima laporan daripada
pelajar (sesi semasa)
Pemeriksaan
kerosakan oleh
PA dan
melaporkan
kepada UPS (cuti
semester)
Borang
Laporan
Kerosakan
Pelajar
PA
UPS
MA & W
Pengurusan
Kebajikan
Pelajar
Kamsis
MA – Memberi rawatan awal
kepada pelajar. Sekiranya perlu rawatan lanjut,
dirujuk ke klinik/hospital berhampiran.
(waktu pejabat)
W – Membawa pelajar
mendapatkan rawatan di
klinik/hospital berhampiran (luar waktu
pejabat)
Buku Daftar
Pesakit Pelajar
PS-07 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 7/10
3. PROSES KERJA 4.4.1
3.1. Permohonan Kemasukan Kamsis Bagi Pelajar Senior
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1 KW Mengiklankan tawaran permohonan asrama kepada pelajar senior
enam minggu sebelum cuti semester bermula.
2 KW/W Menerima permohonan asrama daripada pelajar senior selewat-
lewatnya dua minggu selepas tawaran dibuka.
3 W 1. Memproses permohonan berdasarkan kepada kriteria yang
ditetapkan.
Memasukkan data permohonan pelajar yang telah diproses dalam
pengkalan data asrama.
4 KW/W Mempamerkan senarai nama pelajar dipilih dipapan kenyataan pejabat
Warden.
3.2. Menyediakan Penempatan Untuk Penghuni Asrama
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1. PA Mengenalpasti dan menyediakan senarai bilik yang boleh digunakan di
kamsis .
2. KPA Melaporkan senarai bilik tersebut kepada KJHEP untuk ditawarkan
kepada pelajar baru.
Melaporkan / memaklumkan kekosongan kamsis kepada Pengurus Asrama dan KJHEP setelah pelajar baru dan lama mendaftar untuk di tawarkan kepada pelajar susulan, jika ada.
3.3. Pengurusan Pendaftaran Penghuni Asrama
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1. PA 1. Mengagih dokumen dan Senarai Inventori Kamsis serta menyemak slip
bank pembayaran pelajar semasa pendaftaran masuk penghuni kamsis.
Menyediakan statistik kemasukan penghuni kamsis mengikut agama,
bangsa dan semester.
2. KPA/PA 2. Menerima dan mengesahkan Senarai Inventori kamsis semasa
pendaftaran keluar penghuni.
Menjalankan pemeriksaan untuk memastikan inventori di bilik penghuni
berada dalam keadaan baik.
3. KPA Membuat tindakan susulan jika ada kerosakan inventori dan melaporkan kepada Unit Pembangunan dan Senggaraan.
PS-07 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 8/10
3.4. Pemantauan Kebersihan Kafeteria Dan Kamsis
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1 PA 1. Memantau kebersihan bilik/bangunan/kawasan kamsis/ kafeteria setiap
hari dan menyedia laporan kepada KPA / Pengurus seperti berikut :
a. Laporan kebersihan kafeteria sebulan sekali
b. Laporan kebersihan kamsis sebulan sekali
2 Pengurus / KPA Melaporkan kepada Pengarah PSAS sekiranya tahap kebersihan
kafeteria atau kamsis tidak memuaskan.
3 Pengarah PSAS Mengeluarkan surat teguran kepada pihak pengusaha kafeteria atau kontraktor kebersihan sekiranya perlu.
4 KPA/ PA Membuat semakan semula untuk memastikan tindakan telah diambil terhadap teguran di atas.
3.5. Pemeriksaan Kerosakan Dan Keselamatan Bangunan Asrama
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1. KPA / PA Asrama Memeriksa sebarang bangunan serta kawasan kamsis setiap kali cuti
semester dan melaporkan kerosakan kepada Unit Pembangunan dan
Senggaraan.
Menerima borang aduan kerosakan daripada pelajar untuk dihantar ke
Unit Pembangunan dan Senggaraan untuk tindakan selanjutnya.
2. PA Asrama Sekiranya kerosakan boleh dibaiki. Tindakan dilaksanakan oleh
Penyelia Asrama.
3.6. Pengurusan Kebajikan Pelajar Asrama
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1. MA / W A. Tahap Serius
i. Memberi rawatan awal kepada pelajar sebagai pencegahan sementara
menunggu pelajar dihantar ke klinik / hospital untuk mendapat rawatan
selanjutnya
ii. Menghubungi pemandu untuk menghantar pelajar ke hospital. Jika
pemandu tiada;
iii. i. Penasihat Akademik (di dalam waktu pejabat)
iv. ii. Warden (di luar waktu pejabat)
v. Memaklumkan kepada ibu bapa pelajar jika pelajar ditahan di wad.
Merekodkan maklumat pelajar berkenaan di dalam buku rekod pelajar
ke hospital.
2. MA B. Tahap Tidak Serius
Mengambil tindakan sewajarnya untuk membantu pelajar yang
mengalami kesakitan tahap tidak serius.
PS-07 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 9/10
4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (PLAN)
Output perancangan Norma ambilan pelajar
Kelulusan perancangan Pengarah, KJHEP
Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO, CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada proses kerja
Penggunaan borang-borang seperti di
lampiran
Kawalan Proses yang disumber luar 8.4
Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2 No. Bilik
No. Pendaftaran Pelajar
No. Kad Pengenalan Pelajar
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data Pelajar
Pemuliharaan 8.5.4 Data Pelajar
Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5
Kawalan Perubahan 8.5.6
Tindakan 10 (ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian Audit Dalaman
Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan
Pembetulan
Penambahbaikan 10.3 Semakan berperingkat dokumen
PS-07 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 10/10
5. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
BIL REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN
1 Borang Laporan Kerosakan 1 Tahun Pejabat Penyelia Asrama
2 Senarai Inventori Kamsis 1 Tahun Pejabat Penyelia Asrama
3 Borang Pemantauan Kafeteria
Kamsis PSAS 1 Tahun Pejabat Penyelia Asrama
4
Borang Pemantauan
Kebersihan Kawasan dan
Bangunan Kamsis
1 Tahun Pejabat Penyelia Asrama
6. RUJUKAN
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5 a. Kalendar Akademik Politeknik Malaysia
b. Standard ISO MS 9001: 2015
c. Takwim PSAS
7. SENARAI LAMPIRAN 8.5
BIL. RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1 PS-07/FOR/1 Borang Senarai Inventori Kamsis
2 PS-07/FOR/2 Borang Pemantauan Kafeteria Kamsis PSAS
3 PS-07/FOR/3 Borang Pemantauan Kebersihan Kawasan dan
Bangunan Kamsis
PS-07/FOR/1 Keluaran 05 Pindaan 0
BORANG SENARAI INVENTORI KAMSIS
Tandatangan Penghuni Bilik Tandatangan Penghuni Bilik
semasa mendaftar semasa keluar
................................. .......................................
Tarikh : Tarikh :
Jika ada kerosakan item/ barangan di atas, sila isi Borang Laporan Kerosakan. Sila
hantar Borang Inventori ini ke Pejabat Penyelia Asrama dalam tempoh 7 hari
selepas tarikh mendaftar.
KAMSIS POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH
A B
35950 BEHRANG, PERAK
TEL: 05-454 4431 samb. 1601 FAX: 05-4544993
NO BILIK :
SENARAI INVENTORI KAMSIS SESI _____________ TAHUN ___________
BIL ITEM
SEMASA MENDAFTAR KAMSIS
Sila Tanda ( √ ) Pada Kotak
Yang Berkenaan
SEMASA KELUAR KAMSIS
Sila Tanda ( √ ) Pada Kotak
Yang Berkenaan
BAIK TIADA CATATAN BAIK TIADA CATATAN
1. KATIL
2. TILAM
3. MEJA
4. KERUSI
5. ALMARI
6. KUNCI BILIK PELAJAR
(1 SET)
NAMA PELAJAR : ________________________________________________
NO PENDAFTARAN / MATRIK : ________________________________________________
NO KAD PENGENALAN : ________________________________________________
NO TEL PELAJAR / PENJAGA : ________________________________________________
PELAJAR SEMESTER : ________________________________________________
ALAMAT TETAP PELAJAR : ________________________________________________
V ___
PS-07/FOR/1 Keluaran 05 Pindaan 0
“Saya mengaku barang-barang yang berada dalam bilik saya seperti yang disenaraikan
di atas adalah dalam keadaan baik semasa penerimaannya. Sekiranya barangan
tersebut rosak semasa pemulangannya, saya sanggup menggantikannya atau
dikenakan denda oleh pihak pengurusan KAMSIS”.
“Semua item / barangan di atas dalam keadaan baik / tidak baik dan boleh digunakan /
tidak boleh digunakan.
Catatan
………………………………………………………………………………………………………
…….....................................................................................................................................
Disemak - semasa keluar
.............……………….............…….
(T.TANGAN & COP PENYELIA ASRAMA)
TARIKH : .............................
Disahkan oleh :
...........................................................................................................
(T.TANGAN & COP PENGURUS ASRAMA)
NOTA :
Pelajar hanya boleh menyerahkan kunci bilik di Pejabat Penyelia Asrama dalam
waktu pejabat sahaja.
PS-07/FOR/2 Keluaran 05 Pindaan 0
BORANG PEMANTAUAN KAFETERIA KAMSIS PSAS
TARIKH :
MASA :
PEMATUHAN
KONTRAK
1 2 ULASAN
(Nyatakan dgn jelas jenis makanan / minuman jika
perlanggaran kontrak berlaku)
HARGA MAKANAN
HARGA MINUMAN
PAMER TANDA HARGA
1 – TIDAK MEMATUHI KONTRAK 2 – MEMATUHI KONTRAK
BHG PERKARA DINILAI M S TM ULASAN
A
KEBERSIHAN DEWAN MAKAN
1. Meja & Kerusi
2. Lantai, Sinki, Cermin
3. Dinding, Siling & Kipas
4. Pintu & Tingkap
B
KEBERSIHAN DAPUR & STOR BAHAN
MENTAH/KERING/BASAH
1. Lantai
2. Dinding
3. Sinki
4. Meja persediaan memasak / menyiang
5. Papan pemotong
6. Periuk / alatan Memasak
7. Kuali / kawah
8. Simpanan alatan (utensils)
9. Peti Sejuk
10. Rak simpanan bahan
C
KEBERSIHAN DAN KESIHATAN PEKERJA
1. Pakaian seragam yang sempurna & bersih
2. Memakai apron bersih
3. Memakai tutup kepala yang bersih
4. Rambut pendek / kemas (lelaki)
5. Kuku bersih dan pendek
6. Merokok di premis
7. Menggunakan penyepit/sudu semasa
mengendalikan makanan
D
LAIN-LAIN
1. Tong sisa makanan
2. Tong-tong sampah dalam & luar kafe
3. Tandas Premis – pelajar & pekerja
4. Perparitan
5. Kaki lima kafeteria
Petunjuk : M – Memuaskan, S – Sederhana, TM – Tidak Memuaskan
PS-07/FOR/2 Keluaran 05 Pindaan 0
Tanda ( / ) yang berkenaan.
Ulasan : …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………..
Disediakan oleh : Disemak oleh :
……………………………………………… ………………………………………………………
T.TANGAN & COP PENYELIA ASRAMA T.TANGAN & COP KETUA PENYELIA ASRAMA
Ulasan & Disahkan oleh :
…………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………
T.TANGAN & COP PENGURUS ASRAMA
PS-07/FOR/3 Keluaran 05 Pindaan 0
BORANG PEMANTAUAN KEBERSIHAN KAWASAN DAN BANGUNAN KAMSIS
BLOK ……………………….
NAMA PEGAWAI BERTUGAS
TARIKH /TEMPOH PEMANTAUAN
BILANGAN PEKERJA KEBERSIHAN
NAMA PEKERJA KEBERSIHAN 1.
2.
BHG PERKARA DINILAI M S TM TS KEKERAPAN
A
KEHADIRAN
1. Ketepatan Masa
2. Jumlah bil. Pekerja yang hadir bertugas
3. Pertukaran pekerja / tidak hadir bertugas
B
KEBERSIHAN BANGUNAN / BLOK ASRAMA
1. Menyapu sampah Setiap hari
- lantai, tangga, kaki lima & kawasan bangunan
2. Membasuh lantai Bila perlu
- lantai, tangga & kaki lima
3. Menyapu sawang & mengelap kipas / lampu 2x sebulan
4. Mengelap cermin tingkap / bangunan / kipas / lampu dan
lain-lain
3x seminggu
5. Membuang sampah Setiap hari
- membasuh tong sampah & mengganti plastik
6. Mencuci Bilik Air / Tandas / Bilik Basuh 2x sehari
- sinki, cermin muka, lantai, mangkuk tandas, pintu &
dinding
C
KEBERSIHAN KAWASAN
1. Memotong rumput, mencakar & membuang rumput 2x sebulan
2. Meracun rumput Bila perlu
3. Membuang sampah Setiap hari
- membasuh tong sampah & mengganti plastik
4. Mengorek / membersih longkang 2x sebulan
- membuang pasir/tanah, sampah, pokok renek
5. Kerja-kerja Landskap Setiap hari
- Menanam , menggembur tanah, menyiram, trim,
gunting, menyemai
Petunjuk : M – Memuaskan, S – Sederhana, TM – Tidak Memuaskan, TS – Tidak Diselenggara
Tanda ( / ) yang berkenaan.
PS-07/FOR/3 Keluaran 05 Pindaan 0
Ulasan :
……………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………...…………………………………………………………
Disediakan oleh : Disemak oleh :
……………………………………………… ………………………………………………………
T.TANGAN & COP PENYELIA ASRAMA T.TANGAN & COP KETUA PENYELIA ASRAMA
Ulasan & Disahkan oleh :
…………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………
T.TANGAN & COP PENGURUS ASRAMA