POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA PROSES KERJA PS-02 KAWALAN DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: NAMA : NORIZAH BINTI MAHASAN Jawatan : Pensyarah PPPT Tarikh NAMA : HAJI ABDUL AZIZ BIN ABU BAKAR Jawatan : Pengarah Tarikh MAKLUMAT TERKAWAL
21
Embed
POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIApolimelaka.edu.my/.../prosedur_sokongan/PS-02_KAWALAN_DOKUMEN_250618.… · PENGURUSAN KUALITI PENYELARAS KAWALAN DOKUMEN PEMILIK
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PROSES KERJA
PS-02
KAWALAN DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
Disediakan oleh: Diluluskan oleh:
NAMA : NORIZAH BINTI MAHASAN Jawatan : Pensyarah PPPT Tarikh
NAMA : HAJI ABDUL AZIZ BIN ABU BAKAR Jawatan : Pengarah Tarikh
MAKLUMAT TERKAWAL
MAKLUMAT TERKAWAL
KAWALAN DOKUMEN
PS-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 1 /13
Tarikh 25-06-2018
KANDUNGAN HALAMAN
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2
1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 13
MAKLUMAT TERKAWAL
KAWALAN DOKUMEN
PS-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 2 /13
Tarikh 25-06-2018
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
1) Objektif Memastikan semua dokumen yang diguna pakai dalam Sistem Pengurusan Kualiti dikawal dan hanya dokumen yang sah dan terkini sahaja digunakan dalam organisasi.
a. Maklumat proses kerja dan lampiran dokumen kualiti dalaman yang sah dan terkini tidak boleh diubah suai oleh pengguna.
b. Maklumat proses kerja yang sah dan terkini mudah dirujuk oleh semua staf dan terkawal.
c. Dokumen luaran diedarkan kepada pemegang dokumen dalam tempoh 7 hari selepas tarikh kuatkuasa. (Tarikh kuatkuasa adalah tarikh selesai pengkodan dokumen)
4) Pemilik proses Penyelaras Kawalan Dokumen
5) Pelanggan proses 5.1.2 a. Ketua Unit Jaminan Kualiti
b. Pegawai Pengurusan Kualiti
c. Pemilik Proses
d. Pemegang Dokumen
e. Staf
6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Pengurusan
b. Juruaudit
c. Staf
d. JPP/KPT
1.2 Rujukan
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan luaran 7.5 (external references) a. Standard ISO 9001:2015
Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua proses kerja
b. Semua garis panduan (terbitan dalaman)
MAKLUMAT TERKAWAL
KAWALAN DOKUMEN
PS-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 3 /13
Tarikh 25-06-2018
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7
SUMBER-SUMBER PENERANGAN
Manusia 7.1.2 Pengarah
Timbalan Pengarah
Ketua Jabatan / Unit
Ketua Unit Jaminan Kualiti
Pegawai Pengurusan Kualiti
Pemilik Proses
Staf Akademik
Staf Sokongan
Infrastruktur 7.1.3
Bangunan dan utiliti 7.1.3(a) Pejabat dan ruang kerja
Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer dan pencetak
Mesin fotokopi
Pengangkutan 7.1.3 (c) -
Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Kemudahan internet
Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -
Bahan 7 Alat tulis
Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif
Pengetahuan 7.1.6 Keperluan standard
Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan
Kompetensi kakitangan 7.2 -
Lain-lain -
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima
1. Proses Kerja PPQ Selepas proses kerja baharu diwujudkan / pindaan
Memo dan sistem simpanan dokumen atas talian e-document
Semua staf (makluman)
2. Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti Dalaman
PKD/PPQ Tidak ditentukan Memo dan emel Semua staf
MAKLUMAT TERKAWAL
KAWALAN DOKUMEN
PS-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 4 /13
Tarikh 25-06-2018
1.5 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Dokumen Kualiti Dokumen berbentuk proses kerja atau lampiran yang diguna pakai dalam Sistem Pengurusan Kualiti sama ada dalaman atau luaran
Dokumen Kualiti Dalaman
Dokumen yang digunakan dalam Proses Kerja ISO
Dokumen Luaran Dokumen rujukan yang diperolehi daripada pihak luar (JPP, KPT dan lain-lain) seperti Akta, Arahan Perbendaharaan dan lain-lain seumpamanya.
Proses Kerja Menjelaskan langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan oleh pihak yang berkenaan bagi memastikan dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti diurus dengan teratur.
Pengarah/TPA/TPSA Pihak pengurusan atasan Politeknik Melaka yang bertanggungjawab terhadap pengurusan dokumen kualiti yang diwujudkan / diguna pakai dalam organisasi dan melaporkan prestasi Sistem Pengurusan Kualiti.
Ketua Unit Jaminan Kualiti
Pegawai yang bertanggungjawab untuk memastikan gerakan Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan seperti yang ditetapkan.
Pegawai Pengurusan Kualiti
Pegawai yang bertanggungjawab untuk mentadbir, menyemak, menilai dan memastikan dokumen kualiti boleh diguna pakai dalam organisasi.
Pemilik Proses Pegawai yang dilantik untuk menjadi pemegang sesuatu proses kerja dan bertanggungjawab ke atas penyediaan dan pindaan dokumen dalam proses kerja tersebut.
Penyelaras Kawalan Dokumen
Pegawai yang dilantik bagi menjalankan tanggungjawab mengurus dan mengawal dokumen kualiti yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti.
Pemegang Dokumen Pegawai-pegawai yang ditentukan untuk menerima dan menyimpan dokumen.
Pambantu Operasi Staf yang ditugaskan dalam membantu melancarkan urusan pengedaran dokumen.
Senarai Induk Proses Kerja
Satu senarai komprehensif yang meliputi semua proses kerja yang diwujudkan untuk digunakan dan dirujuk dalam Sistem Pengurusan Kualiti.
Senarai Dokumen Luaran
Satu senarai yang mengandungi jenis-jenis dokumen kualiti luaran yang digunakan dan dirujuk dalam Sistem Pengurusan Kualiti.
MAKLUMAT TERKAWAL
KAWALAN DOKUMEN
PS-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 5 /13
Tarikh 25-06-2018
1.6 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
Pengarah Pengarah Politeknik Melaka
TPA Timbalan Pengarah (Akademik)
TPSA Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)
KUJK Ketua Unit Jaminan Kualiti
PPQ Pegawai Pengurusan Kualiti
PKD Penyelaras Kawalan Dokumen
PP Pemilik Proses
PD Pemegang Dokumen
PO Pembantu Operasi
JPPKK Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti
KPM Kementerian Pendidikan Malaysia
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1
SOURCE OF
INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF
OUTPUTS
Pengurusan
Juruaudit
Staf
Dapatan audit
Arahan pihak pengurusan
SEDIA
PROSES
KERJA
BAHARU
Proses Kerja
Penyelaras Kawalan Dokumen
Pemilik proses
Ketua Unit Jaminan Kualiti
Pegawai Pengurusan Kualiti
Staf
Pengurusan
Juruaudit
Staf
Cadangan pindaan
Dapatan audit
PINDA
DOKUMEN
DALAMAN
Proses Kerja yang dipinda
Penyelaras Kawalan Dokumen
Pemilik proses
Ketua Unit Jaminan Kualiti
Pegawai Pengurusan Kualiti
Staf
JPP/KPT
Pengurusan
Agensi Akreditasi
Senarai Pemegang Dokumen Luaran
Surat arahan
EDAR
DOKUMEN
LUARAN
Dokumen luaran
Staf
MAKLUMAT TERKAWAL
KAWALAN DOKUMEN
PS-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 6 /13
Tarikh 25-06-2018
3. SWIMLANE 4.4.1
3.1 Penyediaan Proses Kerja Baharu
PENGARAH/TPA/ TPSA
KETUA UNIT JAMINAN KUALITI
/ PEGAWAI PENGURUSAN
KUALITI
PEMILIK PROSES
PENYELARAS KAWALAN DOKUMEN
KENAL PASTI
PROSES
KERJA
SEDIA
DOKUMEN
KUALITI
SEMAK
DOKUMEN
KUALITI
SAHKAN
DOKUMEN
KUALITI KEMASKINI
SENARAI
INDUK
PROSES
KERJA HEBAH DAN
MUAT NAIK
DOKUMEN
KUALITI KE
DALAM E-
DOCUMENT
ISI BORANG
CADANGAN
PROSES
KERJA
BAHARU
MAKLUMAT TERKAWAL
KAWALAN DOKUMEN
PS-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 7 /13
Tarikh 25-06-2018
3.2 Pindaan Dokumen Kualiti Dalaman
PENGARAH/TPA/ TPSA
KETUA UNIT JAMINAN KUALITI
/ PEGAWAI PENGURUSAN
KUALITI
PEMILIK PROSES
PENYELARAS KAWALAN DOKUMEN
KUMPUL
CADANGAN
PINDAAN
SEMAK
CADANGAN
PINDAAN
LULUS
CADANGAN
PINDAAN
ARAH
PINDAAN PINDA
DOKUMEN
SAHKAN
PINDAAN
KEMASKINI
SENARAI
INDUK
PROSES
KERJA
HEBAH
PINDAAN DAN
MUAT NAIK KE
DALAM E-
DOCUMENT
REKOD
PINDAAN
MAKLUMAT TERKAWAL
KAWALAN DOKUMEN
PS-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 8 /13
Tarikh 25-06-2018
3.3 Edaran Dokumen Luaran
KETUA UNIT JAMINAN KUALITI
/ PEGAWAI PENGURUSAN
KUALITI
PENYELARAS KAWALAN DOKUMEN
PEMILIK DOKUMEN
PEMBANTU OPERASI
KENAL PASTI
PENERIMA
DOKUMEN
KOD
DOKUMEN
SEDIA
BORANG
PENGESAHAN
PENERIMAAN
DOKUMEN
EDAR
DOKUMEN
TANDATANGAN
PENERIMAAN
DOKUMEN
KEMAS KINI
SENARAI
DOKUMEN
LUARAN
MAKLUMAT TERKAWAL
KAWALAN DOKUMEN
PS-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 9 /13
Tarikh 25-06-2018
4. PROSES KERJA 4.4.1
4.1 Penyediaan Proses Kerja Baharu
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. Pengarah/TPA/
TPSA
a. Kenal pasti proses kerja baharu yang perlu hasil daripada dapatan audit atau keputusan pihak pengurusan.
b. Lantik pemilik proses untuk proses kerja baharu.
2. PP a. Lengkapkan borang Cadangan Proses Kerja Baharu (Lampiran 2)
b. Sedia dokumen kualiti yang diperlukan. Dokumen perlu mengandungi maklumat berikut :
i) Nama dokumen / nama proses kerja
ii) Nombor rujukan dokumen
iii) Nombor keluaran
iv) Tarikh keluaran
c. Kemukakan dokumen kualiti kepada Ketua Unit Jaminan Kualiti / Pegawai Pengurusan Kualiti untuk disemak
3. KUJK / PPQ a. Semak dokumen kualiti.
b. Kemukakan dokumen kualiti yang telah disemak kepada Pengarah/TPA/TPSA untuk kelulusan.
4. Pengarah/TPA/TPSA
a. Sahkan dokumen kualiti baharu untuk diguna pakai dalam organisasi.
b. Serah dokumen kualiti yang telah disahkan kepada Unit Jaminan Kualiti untuk simpanan.
5. PKD Kemaskini Senarai Induk Proses Kerja (Lampiran 1)
6. KUJK / PPQ a. Hebahkan proses kerja baharu kepada staf.
b. Muat naik dokumen kualiti (dalam format PDF) ke dalam sistem simpanan dokumen atas talian e-document untuk kegunaan dan rujukan staf.
Nota :
Sekiranya maklumat dari e-document dimuat turun dan dicetak, maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.
MAKLUMAT TERKAWAL
KAWALAN DOKUMEN
PS-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 10 /13
Tarikh 25-06-2018
4.2 Pindaan Dokumen Kualiti Dalaman
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. PKD a. Terima cadangan pindaan / penambah baikan daripada staf melalui borang di Lampiran 3.
b. Serahkan cadangan pindaan kepada Ketua Unit Jaminan Kualiti / Pegawai Pengurusan Kualiti untuk disemak.
2. KUJK / PPQ a. Kenal pasti dokumen kualiti yang akan dipinda dan semak cadangan
pindaan.
b. Kemukakan cadangan pindaan kepada Pengarah/TPA/TPSA untuk
kelulusan.
3. Pengarah/TPA/
TPSA Luluskan cadangan pindaan
4. KUJK / PPQ Arahkan pemegang proses meminda dokumen kualiti seperti yang telah
dicadangkan dan diluluskan.
5. PP a. Pinda dokumen kualiti seperti yang diarahkan dan catatkan nombor
keluaran berserta tarikh keluaran yang baharu.
b. Kemukakan dokumen kualiti yang telah dipinda kepada PKD untuk
direkod.
6. PKD a. Catatkan pindaan dalam Rekod Pindaan Dokumen Kualiti Dalaman
(Lampiran 4)
b. Kemukakan kepada Pengarah/TPA/TPSA untuk pengesahan
7. Pengarah/TPA/
TPSA
Sahkan pindaan dokumen kualiti dan serah kepada Unit Jaminan Kualiti
untuk simpanan.
8. PKD Kemaskini Senarai Induk Proses Kerja (Lampiran 1)
9. KUJK / PPQ a. Hebahkan pindaan dokumen kepada staf.
b. Muat naik dokumen yang dipinda dengan menggantikan dokumen lama (dalam format PDF) ke dalam sistem simpanan dokumen atas talian e-document untuk kegunaan dan rujukan staf.
Nota :
Salinan (hard copy) dokumen asal akan disimpan di dalam fail khas untuk dibatalkan dan akan dilupuskan.
Dokumen yang tidak digunakan lagi akan dilupuskan dengan kaedah merincih atau lain-lain kaedah yang sesuai mengikut pekeliling Jabatan Arkib Negara yang berkuatkuasa.
MAKLUMAT TERKAWAL
KAWALAN DOKUMEN
PS-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 11 /13
Tarikh 25-06-2018
4.3 Edaran Dokumen Luaran
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. KUJK / PPQ a. Kenal pasti dan tentukan pegawai yang perlu menerima dan memegang dokumen kualiti.
b. Serah dokumen kepada Penyelaras Kawalan Dokumen untuk menguruskan edaran.
2. PKD a. Kodkan dokumen dengan merujuk kepada Senarai Pemegang Dokumen Luaran (Lampiran 5)
b. Sediakan borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Luaran (Lampiran 6)
3. PO Edar dokumen kepada Pemegang Dokumen
4. PD Terima dan tanda tangan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Luaran
5. PKD Kemas kini Senarai Dokumen Luaran (Lampiran 7)
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (P)
Output perancangan Dokumen kualiti yang perlu disediakan
Kelulusan perancangan Pengarah / TPA / TPSA
Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada proses kerja
Penggunaan borang-borang seperti di lampiran
Kawalan Proses yang disumber luar 8.4
Penentuan Pemegang Dokumen
Pengkodan dokumen
Pengesahan penerimaan dokumen
Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2
Nombor dokumen
Nombor keluaran
Nombor Salinan Terkawal
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 TIDAK BERKAITAN
Pemuliharaan 8.5.4 Fail-fail
Rak simpanan fail
Ruang simpanan fail atas talian
Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5
TIDAK BERKAITAN
MAKLUMAT TERKAWAL
KAWALAN DOKUMEN
PS-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 12 /13
Tarikh 25-06-2018
Kawalan Perubahan 8.5.6 Senarai Induk Proses Kerja
Rekod Pindaan Dokumen Dalaman
Tindakan 10(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian audit dalaman dan luaran
Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan
Penambahbaikan 10.3 Semakan oleh KUJK / PPQ untuk sebarang pindaan
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1
Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4
Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur
BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR
TINDAKAN PENCEGAHAN
(sebelum berlaku)
TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)
1. Proses kerja baharu yang dibangunkan
Proses kerja tidak selari dengan kehendak ISO
Semakan penyediaan dokumen oleh KUJK / PPQ
Buat pembetulan sehingga memenuhi kehendak ISO
2. Proses kerja yang dipinda
Proses kerja tidak selari dengan kehendak ISO
Semakan cadangan pindaan oleh KUJK / PPQ
Pinda semula sehingga memenuhi kehendak ISO
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
REKOD TEMPOH SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN
KATEGORI
1. Senarai Induk Proses Kerja 5 tahun Unit Kualiti Terhad
2. Cadangan Proses Kerja Baharu 5 tahun Unit Kualiti Terhad
3. Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti Dalaman
5 tahun Unit Kualiti Terhad
4. Rekod Pindaan Dokumen Kualiti Dalaman
5 tahun Unit Kualiti Terhad
5. Senarai Pemegang Dokumen Luaran 5 tahun Unit Kualiti Terhad
6. Pengesahan Penerimaan Dokumen Luaran
5 tahun Unit Kualiti Terhad
7. Senarai Dokumen Luaran 5 tahun Unit Kualiti Terhad
MAKLUMAT TERKAWAL
KAWALAN DOKUMEN
PS-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 13 /13
Tarikh 25-06-2018
9. LAMPIRAN 8.5
RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1) PS-02(1)(25-06-18) Senarai Induk Proses Kerja
2) PS-02(2)(25-06-18) Cadangan Proses Kerja Baharu