PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0 i POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH PROSEDUR KUALITI PPP – 03 PENGURUSAN PENILAIAN & PENSIJILAN PEMILIK PROSES: KETUA UNIT PEPERIKSAAN
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
i
POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH
PROSEDUR KUALITI
PPP – 03
PENGURUSAN PENILAIAN &
PENSIJILAN
PEMILIK PROSES: KETUA UNIT PEPERIKSAAN
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
i
REKOD KUALITI
Nama Prosedur Pengurusan Penilaian & Pensijilan
No.Prosedur PSAS-PK-PPP-03
Keluaran 05 Pindaan 0
Pemilik Proses Ketua Unit Peperiksaan
Tarikh Kuatkuasa ; 03.08.2020
REKOD KELULUSAN
Jawatan
Disediakan oleh; Ketua Unit Peperiksaan
Disemak oleh; Timbalan Pengarah (Akademik)
Diluluskan oleh; Pengarah PSAS
REKOD KAWALAN PINDAAN
No.Pindaan No.Muka Surat Perubahan Pindaan Tarikh Kuatkuasa
Pindaan
Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’.
i. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua
organisasi
ii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa
iii. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula
pindaan, kajian semula dan edaran
iv. Semua maklumat diedar melalui sama ada CD,MS.Teams,Laman Web PSAS & Storage Server PSAS
v. Sekiranya maklumat dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal
vi. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%
vii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
ii
KANDUNGAN HALAMAN
1. Kriteria Kecemerlangan Proses
1.1. Maklumat Umum Proses
1.2. Maklumat yang Dikomunikasi
1.3. Definisi
1.4. Singkatan
1
1
3
4
2. SIPOC Diagram 4.4.1
2.1. Pengurusan dan Pelaksanaan Penilaian Kerja Kursus
2.2. Pengurusan Soalan Peperiksaan Akhir
2.3. Pengurusan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Pelajar
2.4. Pengurusan Jadual Pengawasan Peperiksaan Akhir
2.5. Pengurusan Tahan Pelajar Dari Menduduki Peperiksaan Akhir
2.6. Pengurusan Proses Keputusan Peperiksaan Akhir
2.7. Pengurusan Pensijilan
5
5
5
6
6
6
7
3. Proses Kerja 4.4.1
3.1. Pengurusan dan Pelaksanaan Penilaian Kerja Kursus
3.2. Pengurusan Soalan Peperiksaan Akhir
3.3. Pengurusan Jadual Waktu Pelajar Peperiksaan Akhir
3.4. Pengurusan Jadual Pengawasan Peperiksaan Akhir
3.5. Pengurusan Tahan Pelajar Dari Menduduki Peperiksaan Akhir
3.6. Pengurusan Proses Keputusan Peperiksaan Akhir
3.7. Pengurusan Pensijilan
7
8
9
10
10
11
12
4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) 13
5. Maklumat Perlu Diselenggara (Rekod) 7.5 14
6. Rujukan 15
7. Senarai Lampiran 8.5 15
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 1/15
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
i. Objektif
Memastikan pengurusan peperiksaan dan penilaian
dapat dilaksanakan dengan tepat dan berkesan
ii. Skop Penyediaan Instrumen Penilaian Kerja Kursus
Perancangan pengurusan peperiksaan akhir
Penyediaan Kertas Soalan
Penyediaan Jadual waktu Peperiksaan Akhir
Penahanan pelajar dari menduduki peperiksaan akhir
Pemprosesan Keputusan Penilaian
Pengurusan pensijilan
iii. Pelanggan proses 5.2 Timbalan Pengarah Akademik
Ketua Jabatan/Ketua Unit
Ketua Program/Ketua Kursus
Pensyarah Kursus
Pelajar
iv. Pihak berkepentingan 4.2 Jabatan Akademik PSAS
Politeknik Sultan Azlan Shah
Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti
Badan Persijilan
1.2 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
MAKLUMAT TANGGUNGJAWAB MASA KAEDAH PENERIMA
Takwim Aktiviti
Pentaksiran
Pegawai
Peperiksaan
Awal tahun Email
Serahan
tangan
Ketua
Jabatan
Arahan
Penggubalan Item
& Peraturan
Pemarkahan
Peperiksaan Akhir
Pegawai
Peperiksaan
Awal Semester Email
Serahan
tangan
Ketua
Jabatan
Arahan Penilaian
& Pemurnian Draf
Item Peperiksaan
Akhir
Pegawai
Peperiksaan
Seminggu
sebelum bengkel
pemurnian
Email Pensyarah
Kursus
Jadual Waktu
Peperiksaan Akhir
Pegawai
Peperiksaan
2 minggu
sebelum
peperiksaan akhir
Web site
Pelajar
Penasihat
Akademik
Jadual Waktu
Pengawasan
Peperiksaan Akhir
Pegawai
Peperiksaan
Seminggu
sebelum
peperiksaan akhir
Email Pensyarah
Surat Tidak Layak
Menduduki
Peperiksaan Akhir/
Pegawai
Peperiksaan
4 hari sebelum
peperiksaan akhir
bermula
Serahan
tangan
Pos
Pelajar
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 2/15
Mansuh Penilaian
Berterusan
Statistik
Pencapaian PNM
>= 3.00 Bagi
Setiap Program
Pegawai
Peperiksaan
Seminggu
selepas
keputusan rasmi
diumumkan
Serahan
tangan
Ketua
Jabatan
Statistik Taburan
Skor Pencapaian
Pelajar
Pegawai
Peperiksaan
Seminggu
selepas
keputusan rasmi
diumumkan
Serahan
tangan
Ketua
Jabatan
Surat Perakuan
dan Pengesahan
Tamat Pengajian
Pegawai
Peperiksaan
Sehari selepas
Mesyuarat
Lembaga
Peperiksaan Dan
Penganugerahan
Sijil/Diploma
Politeknik
Malaysia
Serahan
tangan
Pelajar
Takwim Aktiviti
Pentaksiran
Pegawai
Peperiksaan
Awal tahun Email
Serahan
tangan
Ketua
Jabatan
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 3/15
1.3 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Bilik Kebal/ Peti
Keselamatan Berkunci
Tempat yang selamat untuk menyimpan soalan dan lain-lain dokumentasi
yang berkaitan di Unit Penilaian dan Peperiksaan.
Jadual Spesifikasi Item
Peperiksaan Akhir
Jadual Spesifikasi Item Peperiksaan Akhir (Final Exam Item Specification
Table) bertujuan memastikan item digubal lebih berkualiti dan item
Peperiksaan Akhir diurus dengan lebih sistematik.
Jawatankuasa
Peperiksaan Politeknik
Satu badan di Politeknik yang bertanggungjawab mengenai perjalanan
proses penilaian dan peperiksaan serta membuat keputusan peperiksaan.
Ketua Pengawas
Peperiksaan
Seorang pegawai Politeknik yang dilantik oleh pegawai Peperiksaan bagi
mengetuai perjalanan peperiksaan.
Lembaran Markah Merupakan satu senarai penuh keputusan peperiksaan pelajar.
Markah Kerja Kursus Jumlah markah kerja kursus yang terdiri daripada ujian, kuiz, tutorial,
tugasan, amali dan projek bagi setiap semester sebelum peperiksaan
akhir
Panel Luar Wakil institusi akademik/ agensi kerajaan/ industri yang dilantik oleh BPN/
Pengarah Politeknik untuk menyemak kesesuaian soalan, jawapan dan
skema pemarkahan.
Panel Penilai Pensyarah yang dilantik sebagai penilai kepada soalan yang dibuat oleh
penggubal soalan kursus tertentu dari politeknik-politeknik Malaysia.
Pemeriksa Kertas Pensyarah yang menyemak / memeriksa dan memberi markah kepada
skrip jawapan pelajar.
Pengawas Peperiksaan Pegawai yang dipertanggungjawab untuk mengawasi perjalanan
peperiksaan.
Penilaian Akhir Semester Keseluruhan penilaian dalam satu-satu semester setelah mengambilkira
penilaian berterusan dan peperiksaan akhir untuk semester tersebut.
Penilaian Kerja Kursus Penilaian secara berterusan dalam satu-satu semester yang merangkumi
kuiz, tutorial, tugasan, ujian, amali atau projek
Penilaian Khas Satu penilaian bagi pelajar semester akhir untuk sesuatu kursus yang
wajib diambil kerana gagal kursus tersebut atau dinasihatkan untuk
berbuat demikian.
Sijil Pengiktirafan yang dianugerahkan kepada graduan di peringkat ijazah,
diploma atau sijil
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 4/15
1.4 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
AST Assessment Specification Table
BPN Bahagian Peperiksaan dan Penilaian
CA Markah Kerja Kursus
CIST Coursework Item Spesification Table
CLO Course Learning Outcome
CLORR Pencapaian Penilaian Pelajar bagi sesuatu kursus
FE Markah Peperiksaan Akhir
FEIST Final Exam Item Spesification Table
JKPep Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik Sultan Azlan Shah
JPPKK Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti
KJ Ketua Jabatan
KK Ketua Kursus
KP Ketua Program
KPP Ketua Pengawas Peperiksaan
PA Penasihat Akademik
PK Pensyarah Kursus
PKS Penyelaras Kursus
PKSJ Pemeriksa Kedua Skrip Jawapan
PMK Penyelaras Moderasi Kursus
PP Pengawas Peperiksaan
PPDI Pensyarah Penggubal Draf Item
PPep Pegawai Peperiksaan
PPJ Penyelaras Peperiksaan Jabatan
PSAS Politeknik Sultan Azlan Shah
PSDI Panel Semakan Draf Item
PSJ Pemeriksa Skrip Jawapan
PT Pembantu Tadbir
SPMP Sistem Pengurusan Maklumat Pelajar
TL Tidak Layak Dinilai
TPA Timbalan Pengarah (Akademik)
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 5/15
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1
2.1. Pengurusan dan Pelaksanaan Penilaian Kerja Kursus
SOURCE OF
INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS
RECEIVER OF
OUTPUTS
Pegawai Kualiti
KP/ KK
PKS
Silibus kursus
Sinopsis
kursus
AST
CIST
Pengurusan
dan
Pelaksanaan
Penilaian Kerja
Kursus
Instrumen
penilaian
berterusan
Markah
Penilaian
Kerja Kursus
PK
PPep
Pelajar
2.2 Pengurusan Soalan Peperiksaan Akhir
SOURCE OF
INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS
RECEIVER OF
OUTPUTS
BPN
Surat arahan
penggubalan
FEIST
Pengurusan
Soalan
Peperiksaan
Akhir
Soalan
peperiksaan
akhir
PPep
PPJ
Pelajar
2.3 Pengurusan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Pelajar
SOURCE OF
INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS
RECEIVER OF
OUTPUTS
BPN
PPep
Jadual Waktu
Induk
Peperiksaan
Akhir
Data
Pendaftaran
Kursus SPMP
Jadual Agihan
Penggunaan
Dewan
Peperiksaan
Pengurusan
Jadual Waktu
Peperiksaan
Akhir Pelajar
Jadual Pelajar
Perjalanan
peperiksaan
akhir
Pelajar
PK
PA
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 6/15
2.4 Pengurusan Jadual Pengawasan Peperiksaan Akhir
SOURCE OF
INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS
RECEIVER OF
OUTPUTS
KJ
PPJ
Jadual Waktu
Peperiksaan
Akhir Pelajar
Senarai Nama
Pengawas
Peperiksaan
Pengurusan
Jadual
Pengawasan
Peperiksaan
Akhir
Jadual
Pengawasan
Peperiksaan
Akhir
Skrip jawapan
pelajar
PPep
KPP
PP
2.5 Pengurusan Tahan Pelajar Dari Menduduki Peperiksaan Akhir
SOURCE OF
INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS
RECEIVER OF
OUTPUTS
PK
KJ
Pemantauan
kehadiran
pelajar
Senarai pelajar
tidak layak
Pengurusan
Tahan Pelajar
Dari Menduduki
Peperiksaan
Akhir
Surat tidak
layak
menduduki
peperiksaan
akhir
PPep
PPJ
PA
Pelajar
2.6 Pengurusan Proses Keputusan Peperiksaan Akhir
SOURCE OF
INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS
RECEIVER OF
OUTPUTS
PK
PKSJ
PMK
PPJ
JKPep
Rekod markah
pelajar SPMP
Skrip jawapan
Borang moderasi
skrip jawapan
Pengurusan
Proses
Keputusan
Peperiksaan
Akhir
Lembaran
Markah
Keputusan
peperiksaan
PPep
PPJ
Pelajar
JKPep
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 7/15
2.7 Pengurusan Pensijilan
SOURCE OF
INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS
RECEIVER OF
OUTPUTS
Pengarah
PPep
Butiran pelajar
lulus penuh dan
keputusan
Laporan
Lembaga
Peperiksaan dan
Penganugeraha
n Sijil/Diploma
Politeknik
Tandatangan
Pengarah
Secara Digital
Pengurusan
Pensijilan
Sijil
Transkrip
akademik
Buku rekod
serahan sijil
Buku daftar
sijil
PPep
Pelajar
3. PROSES KERJA 4.4.1
3.1. Pengurusan dan Pelaksanaan Penilaian Kerja Kursus
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1 PK/PKS Menerima silibus kursus yang diajar daripada Pusat Jaminan
Kualiti dan Akreditasi
Gubal instrumen penilaian kerja kursus sebagaimana di arahkan
pada AST pada silibus kursus berkaitan. Instrumen digubal perlu
memenuhi CLO, Taksonomi, jenis dan bilangan penilaian yang
ditetapkan dalam AST
a. Serahkan instrumen penilaian mengandungi soalan, skema
pemarkahan, rubrik atau dokumen berkaitan yang perlu
bersama Lampiran Borang Pengesahan Instrumen
Penilaian Berterusan kepada ketua program atau ketua
kursus
2 KP/KK Semak instrumen penilaian supaya memenuhi keperluan AST
kursus. Arahkan pembetulan jika perlu dan sahkan instrument.
a. Serah semula kepada PK atau PKS untuk tindakan
3 PK/PKS Buat pembetulan jika ada dan serahkan kepada KP/KK jika ada.
Laksana penilaian mengikut perancangan di dalam rancangan
mengajar semester
a. Pelaksanaan penilaian bergantung kepada kesepakatan
antara pensyarah jika lebih daripada seorang mengajar kursus
berkaitan. Jika tiada kesepakatan penilaian boleh dilakukan
tetapi menggunakan set instrumen yang berbeza.
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 8/15
4 Pelajar Menjawab/melaksanakan penilaian mengikut arahan yang
diberikan dan serah semula penilaian mengikut arahan.
5 PK Semak jawapan/ hasil penilaian pelajar merujuk skema
pemarkahan/rubric penilaian.
Beri markah bagi setiap jenis penilaian dan laksana moderasi
pemarkahan jika perlu
Rekodkan markah ke dalam SPMP mengikut markah CLO bagi
setiap instrumen penilaian
Papar kepada pelajar jika perlu dan cetak Lampiran Rekod
Penilaian Kerja Kursus untuk pengesahan
6 KJ/KP/KK Sahkan Lampiran Rekod Penilaian Kerja Kursus
7 PPJ Serahkan Lampiran Rekod Penilaian Kerja Kursus kepada
Pegawai Peperiksaan
3.2 Pengurusan Soalan Peperiksaan Akhir
Bil Tanggungjawab Tindakan
1. PPep Terima arahan penggubalan daripada BPN, buat perancangan
penggubalan dan maklumkan kepada KJ butiran tempoh
penggubalan
2. KJ Keluarkan arahan kepada pensyarah untuk menggubal item
berdasarkan surat arahan penggubalan daripada BPN
3. PPDI Gubal draf item seperti yang diarahkan oleh Ketua Jabatan
4. PSDI Buat penilaian item dan semak draf item yang telah digubal serta
catatkan komen pembetulan menggunakan B1/BPN - Borang
Semakan Draf Item dan Peraturan Pemarkahan. Jika perlu diubah,
draf item tersebut perlu dikembalikan kepada penggubal untuk
dibaiki.
5. PPDI Buat pembetulan pada draf item mengikut saranan PSDI jika ada
6. PPJ Kumpul draf item yang telah siap dibaiki
7. PPep Terima draf item yang lengkap
Hadir Mesyuarat Pegawai Peperiksaan dan Pertukaran Draf anjuran
BPN
Terima draf item daripada Politeknik lain bagi program yang diselaras
oleh PSAS
Anjurkan Bengkel Penilaian Dan Pemurnian Item Peperiksaan
Bawa draf item yang telah dimurnikan semasa Bengkel Penilaian
Dan Pemurnian Item Peperiksaan bagi proses proof reading anjuran
BPN
Terima set soalan peperiksaan akhir daripada BPN
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 9/15
Buat semakan akhir dan sediakan arahan cetakan termasuk bilangan
perlu dicetak
8. PPJ Cetak soalan peperiksaan akhir dan masukan ke dalam sampul
keselamatan bersama-sama skrip jawapan
Lengkapkan maklumat kursus, tarikh, tempat dan masa peperiksaan
pada sampul keselamatan
Lengkapkan Lampiran Senarai Semak Kerja Penyediaan Kertas
Peperiksaan Akhir
Simpan sampul soalan di dalam bilik kebal
9. PPep Kunci bilik kebal sehingga hari peperiksaan akhir
3.3 Pengurusan Jadual Pelajar Peperiksaan Akhir
Bil Tanggungjawab Tindakan
1. PPep Hantar maklumat pendaftaran kursus kepada BPN selepas minggu
tambah dan gugur kursus berakhir
2. BPN Terima data pendaftaran kursus pelajar
Hasilkan draf jadual waktu peperiksaan selaras dan paparkan di laman
web Politeknik Malaysia
3. PPep Terima maklumat draf jadual waktu peperiksaan akhir selaras
Hebahkan kepada jabatan akademik dan pelajar untuk beri maklum
balas melalui laman web Politeknik Malaysia
4. Pelajar Beri maklum balas jika perlu
5. BPN Kaji maklum balas dan hasilkan draf peperiksaan akhir yang muktamad
6. PPep Terima jadual peperiksaan akhir yang muktamad daripada BPN
7. PPJ Sesuaikan jadual yang diterima dengan format jadual PSAS dengan
memasukkan butiran tempat, bilangan dan nama pensyarah kursus
8. PPep Buat semakan dan sahkan jadual peperiksaan akhir
Muat turun jadual di dalam portal PSAS dan buat hebahan kepada
pelajar
Edar salinan softcopy jadual peperiksaan akhir kepada PPJ
9. PPJ Sebarkan salinan softcopy jadual peperiksaan akhir kepada PA pelajar
10. Pelajar Terima jadual peperiksaan akhir samada melalui portal, softcopy atau
hardcopy daripada PA
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 10/15
3.4 Pengurusan Jadual Pengawasan Peperiksaan Akhir
Bil Tanggungjawab Tindakan
1. PPep Mohon senarai nama pensyarah untuk dilantik menjadi pengawas
dan ketua pengawas peperiksaan daripada KJ
2. PPJ Sedia senarai nama pengawas peperiksaan
3. KJ Pengesahan senarai nama pensyarah yang akan dilantik sebagai
Pengawas Peperiksaan
4. PPep Terima senarai nama pengawas peperiksaan
Sediakan jadual pengawasan peperiksaan akhir
Edarkan jadual pengawasan peperiksaan akhir kepada semua
pensyarah terlibat
Sedia Rekod Keluar/Masuk Soalan Peperiksaan Akhir dan Skrip
Jawapan
5. PPJ Sebarluaskan jadual pengawasan peperiksaan akhir di jabatan
Pantau Rekod Keluar/Masuk Soalan Peperiksaan Akhir dan Skrip
Jawapan
6. KPP/PP Terima Jadual Pengawasan Peperiksaan Akhir
Rekod Keluar/Masuk Soalan Peperiksaan Akhir dan Skrip Jawapan
3.5 Pengurusan Tahan Pelajar Dari Menduduki Peperiksaan Akhir
Bil Tanggungjawab Tindakan
1. PK/ KJ Buat pemantauan kehadiran pelajar
Keluarkan senarai nama pelajar yang mempunyai kehadiran kurang
80%
2. PPep Terima senarai nama pelajar yang mempunyai kehadiran kurang
80%
3. PPJ Rekodkan status TL pelajar dalam rekod kehadiran peperiksaan
akhir
Rekodkan status TL pelajar dalam SPMP
4. PPep Keluarkan surat tidak layak menduduki peperiksaan akhir / mansuh
penilaian berterusan
5. PT Cetak surat tidak layak menduduki peperiksaan akhir / mansuh
penilaian berterusan
Pos Salinan kepada ibubapa / penjaga pelajar
Edarkan Salinan asal surat kepada KJ
6. KJ Serahkan Salinan asal surat kepada pelajar
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 11/15
3.6 Pengurusan Proses Keputusan Peperiksaan Akhir
Bil Tanggungjawab Tindakan
1. PK Bentukkan Borang Daftar Markah CLO/PLO di dalam SPMP
mengikut jenis penilaian
Key-in markah CA mengikut CLO dan jenis penilaian yang di
daftarkan
2. PPep Aktifkan menu salin markah CA di dalam SPMP
3. PK/ PSJ Salin CA yang lengkap ke dalam rekod daftar CA pada SPMP
Cetak Lampiran Rekod Penilaian Kerja Kursus Semak skrip
jawapan peperiksaan akhir pelajar berdasarkan skema
pemarkahan
4. PKSJ/ PMK Semak skrip jawapan peperiksaan akhir pelajar yang terpilih
Isi Lampiran 1 - Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip
Jawapan Calon
Sekiranya terdapat perbezaan melebihi 5 markah pada skrip yang
disemak, arahkan pemeriksa asal skrip membuat semakan
semula semua skrip
Simpan Salinan asal Lampiran 1 - Borang Penyelarasan
Pemeriksaan Skrip Jawapan Calon
5. PK/ PSJ Semak semula skrip jawapan jika perlu
Key ini markah FE ke dalam Borang daftar markah CLO/PLO ikut
CLO item
6. PPep Aktifkan menu salin rekod FE pada SPMP
7. PK/ PSJ Salin FE yang lengkap ke dalam rekod daftar FE pada SPMP
Cetak Lampiran Rekod Penilaian Peperiksaan Akhir
8. PPJ Semak status CA dan FE setiap pensyarah
Arahkan pensyarah kursus membuat kemaskini jika perlu
Buat semakan akhir untuk memastikan markah yang direkodkan
dalam SPMP adalah sama berdasarkan salinan hardcopy CA dan
FE yang dicetak oleh pensyarah
9. PPep Tutup menu salin CA dan FE pada SPMP
Aktifkan menu pemprosesan keputusan pada SPMP
10. PPJ Proses keputusan penilaian pelajar
Cetak lembaran markah untuk semakan penyelarasan keputusan
peperiksaan peringkat jabatan bersama KJ
Kemaskini dan proses semula keputusan berdasarkan semakan
penyelarasan keputusan peperiksaan peringkat jabatan
Cetak lembaran markah terkini
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 12/15
Lengkapkan Lampiran Senarai Semak Kerja Pemprosesan
Keputusan Penilaian
11. PPep Uruskan keperluan mesyuarat JKPep dan bertindak sebagai
setiausaha
12. JKPep Buat keputusan terhadap kes-kes berkaitan keputusan
peperiksaan akhir
Sahkan keputusan penilaian pelajar dan tandatangan lembaran
markah
13. PPJ Kemaskini keputusan penilaian dan cetak semula lembaran
markah jika ada pindaan daripada JKPep
14. PPep Pamer keputusan pelajar pada tarikh rasmi keputusan
Cetak analisis Lampiran Statistik Pencapaian PNM >= 3.00
Bagi Setiap Program
Cetak analisis Lampiran Statistik Taburan Skor Pencapaian
Pelajar
3.7 Pengurusan Pensijilan
Bil Tanggungjawab Tindakan
1. PPep Terima senarai lulusan daripada Lembaga Peperiksaan dan
Penganugerahan Sijil/Diploma Politeknik Malaysia
2. PT Cetak transkrip akademik lulusan daripada SPMP
3. PPep Tandatangan transkrip akademik lulusan
Sediakan nombor pendaftaran sijil lulusan
4. Pengarah Menandatangani sijil secara digital
5. PPep Serahkan semua maklumat yang perlu dicetak pada sijil kepada
pembekal
Terima sijil yang siap dicetak daripada pembekal
Semak dan daftarkan nombor siri setiap sijil dalam Buku Daftar
Sijil PSAS
6. PPJ Lengkapkan Lampiran Senarai Semak Kerja Pengurusan
Pensijilan
7. PPep Simpan sijil dalam bilik kebal sehingga hari konvokesyen
8. PPJ Serahkan sijil kepada lulusan pada hari konvokesyen
Rekodkan butiran serahan dalam Buku Rekod Serahan Sijil
9. PT Serahkan sijil kepada lulusan pada hari selepas konvokesyen
Rekodkan butiran serahan dalam Buku Rekod Serahan Sijil
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 13/15
4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (PLAN)
Output perancangan Soalan peperiksaan akhir
Jadual waktu peperiksaan akhir
Senarai pelajar tidak layak menduduki
peperiksaan akhir
Keputusan peperiksaan akhir semester
Sijil diploma para lulusan
Kelulusan perancangan BPN
Pengarah
TPA
KJ
Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO, CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan8.5
Rujuk dan akur kurikulum
Rujuk dan akur FEIST
Rujuk dan akur Takwim Aktiviti Pentaksiran
Rujuk dan akur pada proses kerja
ditetapkan
Penggunaan borang-borang seperti di
Lampiran
Kawalan Proses yang disumber luar8.4 Juruaudit luar
Panel luar
Identifikasi dan kemudahkesanan8.5.2
Nama pensyarah penggubal
Kod kursus
Nama dan nombor pendaftaran pelajar
Nama Politeknik penyelaras
Harta hak milik pelanggan8.5.3
Keputusan penilaian pelajar
Sijil
Markah penilaian
Pemuliharaan8.5.4 Peralatan pencetakan
Khidmat selepas perkhidmatan8.5.5
Surat Perakuan dan Pengesahan Tamat
Pengajian
Transkrip Akademik
Sijil
Kawalan Perubahan8.5.6 Jadual waktu peperiksaan akhir
Tindakan 10 (ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian audit dalaman
Penilaian audit luaran
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 14/15
5. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
BIL REKOD
TEMPOH
SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN
1. Borang Semakan Draf Item dan Peraturan Pemarkahan (B1/BPN)
1 tahun Unit Peperiksaan
2. Senarai Semak Kerja Penyediaan Kertas Peperiksaan
1 tahun Unit Peperiksaan
3. Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip Jawapan Calon
3 tahun Unit Peperiksaan
4. Senarai Semak Kerja Pemprosesan Keputusan Penilaian
1 tahun Unit Peperiksaan
5. Borang Rekod Penilaian Kerja Kursus 3 tahun Jabatan Akademik
Unit Peperiksaan
6. Borang Rekod Markah Penilaian Peperiksaan Akhir
3 tahun Unit Peperiksaan
7. Statistik Taburan Skor Pencapaian Pelajar
3 tahun Unit Peperiksaan
8. Statistik Pencapaian PNM >= 3.00 Bagi Setiap Program
3 tahun Unit Peperiksaan
9. Salinan Asal Kertas Soalan Peperiksaan Akhir
1 tahun Bilik Kebal
10. Takwim Aktiviti Pentaksiran 1 tahun Unit Peperiksaan
11. Jadual Waktu Peperiksaan Akhir 1 tahun Unit Peperiksaan
12. Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan Akhir
1 tahun Unit Peperiksaan
13. Slip Maklumat Calon 1 tahun Unit Peperiksaan
14. Kertas / Skrip Jawapan pelajar 1 tahun Unit Peperiksaan
15. Borang Penilaian Luar Item Peperiksaan Akhir (B6/BPN)
2 tahun Unit Peperiksaan
16. Borang Ulasan Penilaian Luar (B7/BPN) 2 tahun Unit Peperiksaan
17. Dokumen Keluar/ Masuk kertas Soalan/ Skrip Jawapan/Skema Pemarkahan
2 tahun Unit Peperiksaan
18. Laporan Kes Meniru 3 tahun Unit Peperiksaan
19. Lembaran Markah Selama-lamanya Unit Peperiksaan
20. Buku Daftar Sijil Selama-lamanya Unit Peperiksaan
21. Salinan Asal Laporan Lembaga Peperiksaan dan Penganugerahan Diploma Politeknik
Selama-lamanya Unit Peperiksaan
Tindakan pembetulan 10.2 Bengkel Penggubalan Draf Item
Bengkel Penilaian dan Pemurnian Item
Peperiksaan Akhir
Penambahbaikan 10.3 Semakan dokumen FEIST setiap tahun
PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 15/15
6. RUJUKAN
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5 a. Akta 174
b. Akta Rahsia Rasmi 1972
c. Standard ISO 9001:2015
d. Malaysian Qualifications Framework (MQF)
e. TAKSONOMI BLOOM
f. Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian
Politeknik
g. Dasar dan Prinsip Pentaksiran Pengajian Politeknik
h. Dokumen Kurikulum Politeknik
i. FEIST
j. Garis Panduan Moderasi Pemeriksaan Skrip Jawapan
k. Garis Panduan Pengurusan Bank Item
l. Garis Panduan Perlaksanaan Penilaian Kerja Kursus
m. Garis Panduan Perlaksanaan Penilaian Khas
n. Surat Arahan Penggubalan Draf Item
o. Takwim Aktiviti P&P
p. Takwim Aktiviti Pentaksiran
7. SENARAI LAMPIRAN 8.5
BIL. RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1 PPP-03/FOR/1 Borang Pengesahan Instrumen Penilaian Berterusan
2 B1/ BPN Borang Semakan Draf Item Dan Peraturan Pemarkahan
3 PPP-03/FOR/2 Senarai Semak Kerja Penyediaan Kertas Peperiksaan
Akhir
4 LAMPIRAN 1 Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip Jawapan Calon
5 PPP-03/FOR/3 Senarai Semak Kerja Pemprosesan Keputusan Penilaian
6 PPP-03/FOR/4 Rekod Penilaian Kerja Kursus
7 PPP-03/FOR/5 Rekod Penilaian Peperiksaan Akhir
8 PPP-03/FOR/6 Senarai Semak Kerja Pengurusan Persijilan
9 PPP-03/FOR/7 Statistik Pencapaian PNM >= 3.00 Bagi Setiap Program
10 PPP-03/FOR/8 Statistik Taburan Skor Pencapaian Pelajar
PPP-03/FOR/1 Keluaran 05 Pindaan 0
JABATAN …………………………………
SESI JUN / DISEMBER ……………….
KOD KURSUS
NAMA KURSUS
JENIS PENILAIAN
SEKSYEN KURSUS
NAMA PENSYARAH KURSUS
NO. PENDAFTARAN NAMA PELAJAR/
AHLI KUMPULAN CLO MARKAH
JUMLAH
ARAHAN PENILAIAN:
1. Jawab………….soalan dalam masa ………….minit/hari (Rujuk SLT)
2. Jawapan adalah secara individu/ berkumpulan.
3. Kembalikan soalan setelah selesai menjawab/ Soalan boleh disimpan oleh pelajar.
4. Lain-lain arahan yang bersesuaian mengikut kursus.
Disediakan oleh:
Nama & T/tangan
Disemak dan Disahkan oleh:
Nama & T/tangan
B1/ BPN
PPP-03/FOR/2 Keluaran 05 Pindaan 0
SENARAI SEMAK KERJA PENYEDIAAN KERTAS PEPERIKSAAN AKHIR
JABATAN : ……………………………………………….……………. SESI : ………………………………………………….………….
BIL KOD
KURSUS BIL.
PELAJAR JUMLAH DICETAK
TARIKH SIAP
NAMA PEGAWAI
T/TANGAN CATATAN
…………………………………….. ………………. Tandatangan Tarikh Penyelaras Peperiksaan Jabatan
LAMPIRAN 1 GARIS PANDUAN MODERASI PEMERIKSAAN SKRIP JAWAPAN POLITEKNIK
(Pindaan 2013)
KALI KE: _______
BORANG PENYELARASAN PEMERIKSAAN SKRIP JAWAPAN CALON
KOD KURSUS JABATAN
NAMA KURSUS PROGRAM
KELAS
Bil No Siri Skrip
Kategori (T, S, R)
MARKAH ASAL (markah dari pemeriksa skrip
jawapan)
MARKAH PENYEMAKAN (markah dari pemeriksa
kedua) Perbezaan Markah
Markah Penyelarasan (jika perlu*) CATATAN
JUMLAH (A) JUMLAH (B) JUMLAH (A-B) JUMLAH
1
2
3 4
5
6 7 8 9
Tiga kategori markah : satu tinggi ( T), satu sederhana (S) dan satu rendah (R). * Diperlukan jika perbezaan markah > 5. ULASAN:
(Diisi oleh Pemeriksa Kedua)
NAMA TANDATANGAN TARIKH
Pemeriksa Kedua
Penyelaras Moderasi Kursus
Penyelaras Moderasi Jabatan
PPP-03/FOR/3 Keluaran 05 Pindaan 0
SENARAI SEMAK KERJA PEMPROSESAN KEPUTUSAN PENILAIAN
JABATAN : ………………………………………………………………….. SESI : …………………………………………………………………..
BIL PROGRAM BIL.
PELAJAR
STATUS KEY-IN MARKAH CETAK
LEMBARAN TARIKH
SIAP NAMA
PPJ T/TANGAN
PB PA
(tandakan √ di ruangan key-in dan cetak lembaran setelah dilaksanakan) ……………………………… ...........…….. Tandatangan Tarikh Penyelaras Peperiksaan Jabatan
PPP-03/FOR/4 Keluaran 05 Pindaan 0
PPP-03/FOR/5 Keluaran 05 Pindaan 0
PPP-03/FOR/6 Keluaran 05 Pindaan 0
SENARAI SEMAK KERJA PENGURUSAN PENSIJILAN
JABATAN : ……………………………………………………………..
PROGRAM : ………………………………………………………………
SESI : ……………………………………………………………..
BIL NO. PEND NAMA NO. KP TARIKH
LULUS
SEMAKAN
CETAK T.T
PENGARAH
T.T KP
JPPKK NO. SIRI
Nota : Tandakan √ di ruangan SEMAKAN setelah semakan maklumat pada sijil dilaksanakan.
……………………………… ...........…….. Tandatangan Tarikh Penyelaras Peperiksaan Jabatan
PPP-03/FOR/7 Keluaran 05 Pindaan 0
STATISTIK PENCAPAIAN PNM >= 3.00 BAGI SETIAP PROGRAM
SESI PENGAJIAN …………………………
STATISTIK BAGI JABATAN: …………...
BIL. SEMESTER PROGRAM JUMLAH PELAJAR YANG MENCAPAI
PNM >= 3.00
JUMLAH PELAJAR YANG LULUS
PERATUS KELULUSAN
CATATAN (* - Kurang drp 25% pelajar yang
mencapai pnm >= 3.00)
JUMLAH
~Dokumen Janaan Komputer. Tandatangan Tidak diperlukan~
PPP-03/FOR/8 Keluaran 05 Pindaan 0
STATISTIK TABURAN SKOR PENCAPAIAN PELAJAR
SESI PENGAJIAN …………………………
STATISTIK BAGI JABATAN ………………………
KELAS SEMASA :
BIL. KURSUS PENSYARAH
PERATUS PENCAPAIAN PELAJAR
CATATAN NILAI MATA
< 2.00 2.00 <= NILAI MATA < 3.00
3.00 <= NILAI MATA < 3.67
NILAI MATA >= 3.67
~Dokumen Janaan Komputer. Tandatangan Tidak Diperlukan~