PETUNJUK TEKNIS OPERASIONAL - Website Jaringan …jdih.bpk.go.id/wp-content/uploads/2011/03/PTO-PNPM-… · · 2013-04-05RKTL : Rencana Kerja Tindak Lanjut 37. ... Pemantauan Partisipatif

DEPARTEMEN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA

PETUNJUK TEKNIS OPERASIONAL

PROGRAM PENGEMBANGAN KECAMATAN ( P P K )

TIM KOORDINASI PROGRAM PENGEMBANGAN KECAMATAN

JAKARTA 2005

DEPARTEMEN DALAM NEGERI

REPUBLIK INDONESIA

Jakarta, 15 Maret 2005 Nomor : 414.2/406/PMD Kepada Sifat : Segera Yth. 1. Gubernur Lampiran : 1 (satu) berkas 2. Bupati/Walikota Perihal : Petunjuk Teknis Operasional Lokasi PPK terlampir (PTO) PPK T.A. 2005 di-

SELURUH INDONESIA

Dalam rangka penanggulangan kemiskinan dan menindaklanjuti surat Menteri Dalam Negeri Nomor: 410/2918/SJ tanggal 29 Oktober 2004 perihal Program Pemberdayaan Masyarakat dengan transparansi dan akuntabilitas publik, Pemerintah Pusat tetap akan melanjutkan Program Pengembangan Kecamatan (PPK) tahun 2005. Sehubungan hal tersebut, dengan hormat kami sampaikan hal-hal sebagai berikut :

1. Bahwa dalam pelaksanaan PPK telah ditetapkan lokasi tahun 2005

dan Petunjuk Pelaksanaan PPK yang mengatur kebijakan umum dan tugas serta tanggung jawab pelaksanaan PPK, sebagaimana surat kami Nomor: 414.2/312/PMD tanggal 23 Pebruari 2005 perihal Penetapan Lokasi PPK Tahun Anggaran 2005.

2. Sebagai upaya untuk mewujudkan dalam langkah-langkah teknis

pelaksanaan program di lapangan yang menyangkut tentang peran pelaku, proses kegiatan dan pengendalian, agar mengacu pada Petunjuk Teknis Operasional (PTO), sebagaimana terlampir.

Demikian disampaikan, atas kerjasama yang baik diucapkan

terima kasih.

a.n. MENTERI DALAM NEGERI DIREKTUR JENDERAL

PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DESA

DARDJO SUMARDJONO Tembusan Kepada : 1. Yth. Bapak Menteri Dalam Negeri (sebagai laporan); 2. Yth. Ibu Sekretaris Jenderal Departemen Dalam Negeri; 3. Yth. Tim Koordinasi PPK Provinsi lokasi PPK terlampir; 4. Yth. Tim Koordinasi PPK Kabupaten/Kota lokasi PPK terlampir.

Petunjuk Teknis Operasional PPK III i

DAFTAR SINGKATAN

1. APBD : Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah 2. APBN : Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara 3. BA : Berita Acara 4. BAPPD : Berita Acara Pembayaran / Penarikan Dana 5. Bappenas : Badan Perencanaan Pembangunan Nasional 6. BASPK : Berita Acara Status Pelaksanaan Kegiatan 7. BPD : Badan Permusyawaratan Desa 8. BPKP : Badan Pemeriksa Keuangan dan Pembangunan 9. DIPP : Daftar Isian Proyek Pembangunan 10. DAU : Daftar Alokasi Umum 11. DOUM : Dari, Oleh, dan Untuk Masyarakat 12. DPRD : Dewan Perwakilan Rakyat Daerah 13. FK : Fasilitator Kecamatan 14. FT : Fasilitator Teknik 15. HOK : Hari Orang Kerja 16. Kades : Kepala Desa 17. KM Kab : Konsultan Manajemen Kabupaten 18. KM-T : Konsultan Manajemen Teknik 19. KM- Nas : Konsultan Manajemen (tingkat) Nasional 20. Korprov : Koordinator Provinsi 21. KPPN : Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara 22. LKM : Lembaga Keuangan Mikro 23. LP2K : Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan 24. LPD : Laporan Penggunaan Dana 25. LSM : Lembaga Swadaya Masyarakat 26. MCK : Mandi Cuci Kakus 27. MAD : Musyawarah Antar Desa 28. Musdes : Musyawarah Desa 29. PAP : (dana) Pembinaan dan Administrasi Proyek 30. PJAK : Penanggung Jawab Administrasi Kegiatan 31. PJOK : Penanggung Jawab Operasional Kegiatan 32. PjOKab : Penanggung Jawab Operasional Kabupaten 33. PjOProv : Penanggung Jawab Operasional Provinsi 34. RAB : Rencana Anggaran Biaya 35. RKB : Realisasi Kegiatan dan Biaya 36. RKTL : Rencana Kerja Tindak Lanjut 37. RPD : Rencana Penggunaan Dana 38. SDM : Sumber Daya Manusia 39. SKMP : Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan 40. SP3K : Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan 41. SPC : Surat Penetapan Camat 42. SPM : Surat Perintah Membayar 43. SPPB : Surat Perjanjian Pemberian Bantuan 44. SPP-LS : Surat Permintaan Pembayaran - Langsung 45. TA : Tahun Anggaran 46. TK-PPK : Tim Koordinasi Program Pengembangan Kecamatan 47. TPK : Tim Pengelola Kegiatan 48. TV : Tim Verifikasi 49. UEP : Usaha Ekonomi Produktif 50. UPK : Unit Pengelola Kegiatan

Petunjuk Teknis Operasional PPK III ii

DAFTAR ISI DAFTAR SINGKATAN DAFTAR ISI KODE ETIK KONSULTAN I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang 1.2. Tujuan 1.3. Prinsip-Prinsip PPK

1.3.1. Keberpihakan kepada Orang Miskin 1.3.2. Transparansi 1.3.3. Partisipasi 1.3.4. Kompetisi Sehat 1.3.5. Desentralisasi 1.3.6. Akuntabilitas 1.3.7. Keberlanjutan

1.4. Sasaran 1.5. Pendanaan

1.5.1. Sumber dan Alokasi Dana PPK 1.5.2. Mekanisme Penyaluran Dana 1.5.3. Mekanisme Pencairan Dana 1.5.4. Dana Operasional UPK dan Pelaksana di desa

1.6. Ketentuan Dasar PPK 1.6.1. Desa Berpartisipasi 1.6.2. Swadaya Masyarakat dan desa 1.6.3. Jenis Kegiatan 1.6.4. Jenis Kegiatan yang Dilarang 1.6.5. Mekanisme Usulan Kegiatan 1.6.6. Keberpihakan kepada Perempuan 1.6.7. Sanksi 1.6.8. Peningkatan Kapasitas Masyarakat dan Pemerintahan

Lokal 1.6.9. Pelembagaan UPK dan Kelompok dalam Pengelolaan

Dana Bergulir II. PERAN PELAKU-PELAKU PPK

2.1. Pelaku PPK di Desa 2.1.1. Kepala Desa 2.1.2. Badan Permusyawaratan Desa (BPD) 2.1.3. Tim Pengelola Kegiatan (TPK) 2.1.4. Tim Penulis Usulan (TPU) 2.1.5. Fasilitator Desa (Kader Desa) 2.1.6. Kader Teknik

i

ii-iv v 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 5 5 6 6 6 7 8 8 8 8 8 8 8 9

Petunjuk Teknis Operasional PPK III iii

2.2. Pelaku PPK di Kecamatan

2.2.1. Camat 2.2.2. Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PJOK) 2.2.3. Penanggung Jawab Administrasi Kegiatan (PJAK) 2.2.4. Tim Verifikasi 2.2.5. Unit Pengelola Kegiatan (UPK) 2.2.6. Badan Pengawas UPK 2.2.7. Fasilitator Kecamatan (FK) 2.2.8. Fasilitator Teknik 2.2.9. Pendamping Lokal 2.2.10. Tim Pengamat

2.3. Pelaku PPK di Kabupaten 2.3.1. Bupati 2.3.2. Tim Koordinasi PPK Kabupaten (TK-PPK Kab) 2.3.3. Penanggungjawab Operasional Kabupaten (PjOKab) 2.3.4. Konsultan Manajemen Kabupaten (KM Kab) 2.3.5. Konsultan Manajemen Teknik (KMT) 2.3.6. Pendamping UPK

2.4. Pelaku PPK di Lainnya

2.4.1. Gubernur 2.4.2. Tim Koordinasi PPK Provnsi (TK PPK Propinsi) 2.4.3. Penanggungjawab Operasional Provinsi (PjOProv) 2.4.4. KM Nasional 2.4.5. Tim Koordinasi PPK Nasional (TK PPK Nasional) 2.4.6. KM Nasional

III. ALUR KEGIATAN PPK

3.1. Perencanaan Kegiatan 3.1.1. Musyawarah Antar Desa Sosialisasi 3.1.2. Musyawarah desa Sosialisasi 3.1.3. Pelatihan Pelaku Tingkat Desa 3.1.4. Penggalian Gagasan 3.1.5. Musyawarah Desa Khusus Perempuan 3.1.6. Musyawarah Desa Perencanaan 3.1.7. Penulisan Usulan Desa 3.1.8. Verifikasi Usulan 3.1.9. Musyawarah Antar Desa Prioritas Usulan 3.1.10. Musyawarah Antar Desa Penetapan Usulan 3.1.11. Musyawarah Desa Informasi Hasil MAD 3.1.12. Pengesahan Alokasi Bantuan Oleh Camat 3.1.13. Pengesahan Dokumen SPPB

3.2. Pelaksanaan Kegiatan 3.2.1. Persiapan 3.2.2. Pelaksanaan 3.2.3. Musyawarah Desa Pertanggungjawaban 3.2.4. Sertifikasi 3.2.5. Revisi Kegiatan

9 9 9 9 9

10 10 10 10

10 10

10 10 10 11 11 11 11

11 11 11 11 12 12 12

13 13 13 14 14 15 17 18 19 19 20

21 21 22 22

22 22 23 24 24 25

Petunjuk Teknis Operasional PPK III iv

3.2.6. Penggantian Pengurus TPK 3.2.7. Dokumentasi Kegiatan 3.2.8. Penyelesaian Kegiatan

3.3. Pelestarian Kegiatan 3.3.1. Hasil Kegiatan 3.3.2. Proses Pelestarian 3.3.3. Komponen Pendukung Pelestarian 3.3.4. Sistem Pemeliharaan 3.3.5. Pelatihan Pemeliharaan

ALUR TAHAPAN PPK

25 25 26

28

28 28 29 29 29

30

IV. PENGENDALIAN

4.1. Pemantauan 4.1.1. Pemantauan Partisipatif Oleh Masyarakat 4.1.2. Pemantauan oleh Pemerintah yang Berwenang 4.1.3. Pemantauan oleh Konsultan dan Fasilitator 4.1.4. Pemantauan oleh Pihak Lain

4.2. Pelaporan 4.2.1. Pelaporan Jalur Struktural 4.2.2. Pelaporan Jalur Fungsional

4.3. Pemeriksaan 4.3.1. Pemeriksaan Rutin 4.3.2. Pemeriksaan Insidentil 4.3.3. Peninjauan Sejawat 4.3.4. Pemeriksaan Eksternal Struktural

4.4. Evaluasi 4.5. Pengaduan dan Penanganan Masalah

BAGAN ALIR PENANGANAN PENGADUAN DAN TEMUAN MASALAH

31 31 31 32 32 32 33 33 33 34 34 34 34 35 35 35

37

Petunjuk Teknis Operasional PPK III v

KODE ETIK FASILITATOR DAN KONSULTAN PPK

PENDAHULUAN - Kode etik ini adalah nilai-nilai yang digali berdasar pada kesadaran akan tanggung jawab

bagi terbentuknya masyarakat yang demokratis, transparan dan berkeadilan;

- Merupakan prinsip moral yang bila dilanggar tidak hanya berakibat terganggunya tatanan program PPK tapi juga berdampak pada kinerja dan profesi konsultan.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Konsultan PPK memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal: a) memfasilitasi masyarakat dalam seluruh proses PPK b) menjaga pelaksanaan program pada prinsip dan prosedur yang berlaku c) mendorong tindak lanjut penanganan masalah

2. Untuk mendukung terlaksananya tugas dan tanggung jawab tersebut, konsultan dilarang: a) Mengambil keputusan, melakukan negosiasi, kompromi, memberi saran dan atau

tindakan apapun yang dapat merugikan masyarakat dan atau PPK b) Menerima apapun dari pihak manapun dengan tujuan :

- Untuk meloloskan proses seleksi desa dan penetapan alokasi dana PPK; - Mempengaruhi pemilihan jenis kegiatan, lokasi dan spesifikasi dari kegiatan PPK

dalam proses perencanaan; - Sebagai hadiah, kompensasi, komisi, tanda terima kasih, atau apapun namanya

dalam kaitannya dengan profesi sebagai konsultan. c) Bertindak sebagai suplier bahan dan alat, menunjuk salah satu suplier atau sebagai

perantara; d) Bertindak sebagai juru bayar dan atau merekayasa pembayaran/administrasi atas

nama UPK, LKMD, Tim Pengelola Kegiatan dan atau kelompok masyarakat e) Membantu dan atau menyalahgunakan dana PPK untuk kepentingan pribadi, keluarga

dan atau kelompok f) Meminjam dana PPK dengan alasan apapun baik atas nama pribadi, keluarga dan

atau kelompok g) Memalsukan arsip/tandatangan/laporan baik secara langsung maupun tidak langsung

yang merugikan masyarakat dan PPK h) Dengan sengaja mengurangi kualitas dan atau kuantitas pekerjaan i) Dengan sengaja atau tidak sengaja membiarkan, tidak melaporkan dan atau menutupi

proses penyimpangan yang terjadi.

SANKSI DAN PENUTUP

1. Pengawasan atas pelaksanaan kode etik ini akan dilaksanakan secara menyeluruh dan berjenjang.

2. Setiap pelanggaran terhadap larangan yang tercantum dalam kode etik ini akan berakibat diberikannya sanksi atas profesi dan pemutusan hubungan kerja, apabila terdapat bukti yang cukup dapat diteruskan dengan upaya hukum.

Petunjuk Teknis Operasional PPK III 1

1. KEBIJAKAN POKOK 1.1. Latar Belakang

Program Pengembangan Kecamatan (PPK) adalah bagian dari upaya Pemerintah Indonesia untuk memberdayakan masyarakat perdesaan dengan menanggulangi masalah kemiskinan secara terpadu dan berkelanjutan. PPK merupakan koreksi terhadap sistem pembangunan terdahulu yang pada umumnya dinilai bersifat sentralistik. PPK juga merupakan penyempurnaan terhadap berbagai program penanggulangan kemiskinan terdahulu seperti IDT dan P3DT. PPK diharapkan dapat menjadi suatu sistem pembangunan yang memungkinkan segala bentuk sumberdaya pembangunan dapat diakses secara merata dan adil oleh seluruh pelaku dan komponen bangsa. Secara umum, visi PPK adalah terwujudnya masyarakat mandiri dan sejahtera. Mandiri berarti mampu mengorganisir diri untuk memobilisasi sumberdaya yang ada di lingkungannya, mampu mengakses sumberdaya di luar lingkungannya, serta mengelola sumberdaya tersebut untuk mengatasi masalah yang dihadapinya, khususnya masalah kemiskinan. Sejahtera berarti terpenuhinya kebutuhan dasar masyarakat. Dalam mewujudkan visi tersebut di atas, misi PPK adalah memberdayakan masyarakat perdesaan dalam rangka menanggulangi permasalahan kemiskinan melalui: (1) peningkatan kapasitas masyarakat dan kelembagaannya; (2) pelembagaan sistem pembangunan partisipatif; (3) pengoptimalan fungsi dan peran pemerintahan lokal; (4) peningkatan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana dasar masyarakat; (5) pengembangan kemitraan dalam pembangunan. Misi PPK tersebut dicapai melalui tahapan PPK I, PPK II, PPK III dan diharapkan dapat dilanjutkan melalui PPK Mandiri. PPK III merupakan tahap pelembagaan, yaitu tahapan transisi dari PPK yang dikelola dengan pendekatan keproyekan kepada PPK yang dikelola secara reguler / umum. Hal tersebut ditandai dengan : Semakin meningkatnya peran masyarakat dan pemerintahan lokal, serta semakin berkurangnya peran pemerintah pusat dan konsultan secara simultan. Di sisi lain, PPK III juga memberi ruang yang lebih luas kepada dunia usaha untuk ikut berpartisipasi dalam pemberdayaan masyarakat perdesaan. Sesuai dengan tahapannya, tujuan PPK senantiasa menyesuaikan dengan dinamika yang berkembang.

1.2. Tujuan

Tujuan Umum dari PPK III adalah mempercepat penanggulangan kemiskinan berdasarkan pengembangan kemandirian masyarakat melalui peningkatan kapasitas masyarakat, pemerintahan lokal, serta penyediaan prasarana sarana sosial dasar dan ekonomi. Tujuan khususnya meliputi: a. Meningkatkan peran serta masyarakat terutama kelompok miskin dan perempuan dalam

pengambilan keputusan perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pelestarian pembangunan.

b. Melembagakan pengelolaan pembangunan partisipatif dengan mendayagunakan potensi dan sumberdaya lokal.

c. Mengembangkan kapasitas pemerintahan lokal dalam memfasilitasi pengelolaan pembangunan perdesaan yang berkelanjutan.

d. Menyediakan prasarana sarana sosial dasar dan ekonomi yang diprioritaskan masyarakat. e. Melembagakan pengelolaan keuangan mikro dalam memberikan pelayanan kepada

masyarakat miskin.


1.3. Prinsip PPK

Prinsip PPK adalah suatu nilai-nilai dasar yang selalu menjadi landasan atau acuan dalam setiap pengambilan keputusan maupun tindakan yang akan diambil dalam pelaksanaan rangkaian kegiatan PPK. Nilai-nilai dasar tersebut diyakini mampu mendorong terwujudnya tujuan PPK. Prinsip PPK meliputi:

1.3.1. Keberpihakan kepada Orang miskin

Pengertian prinsip keberpihakan kepada orang miskin adalah mendorong orang miskin untuk ikut berperan aktif dalam perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pelestarian seluruh kegiatan PPK baik di desa maupun antar desa, termasuk menerima manfaat atau menikmati hasilnya.

1.3.2. Transparansi

Pengertian prinsip transparansi atau keterbukaan adalah masyarakat dan pelaku PPK yang berdomisili di kecamatan / desa lokasi PPK harus tahu, memahami dan mengerti adanya kegiatan PPK serta memiliki kebebasan dalam melakukan pengendalian secara mandiri.

1.3.3. Partisipasi

Pengertian prinsip partisipasi adalah masyarakat berperan secara aktif dalam setiap tahapan PPK, mulai dari tahap sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan pelestarian kegiatan dengan memberikan tenaga, pikiran, dana maupun barangnya.

1.3.4. Kompetisi Sehat Pengertian prinsip kompetisi sehat adalah memilih sesuatu yang menjadi priorititas dengan mempertimbangkan keberadaan sumberdaya yang tersedia. Setiap pengambilan keputusan di desa maupun antar desa dilakukan secara musyawarah berdasarkan pada prioritas kebutuhan nyata.

1.3.5. Desentralisasi Pengertian prinsip desentralisasi adalah masyarakat memiliki kewenangan dan tanggungjawab yang luas untuk mengelola PPK secara mandiri dan partisipatif tanpa intervensi negatif dari luar.

1.3.6. Akuntabilitas Pengertian prinsip akuntabilitas adalah bahwa setiap pengelolaan kegiatan PPK harus dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat setempat maupun kepada semua pihak yang berkompeten sesuai dengan peraturan dan ketantuan yang berlaku atau yang telah disepakati.

1.3.7. Keberlanjutan Pengertian prinsip keberlanjutan adalah bahwa dalam setiap pengambilan keputusan atau tindakan pembangunan, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pemeliharaan kegiatan harus telah mempertimbangkan sistem pelestariannya.


1.4. Sasaran

1.4.1. Lokasi Sasaran : a. Kecamatan-kecamatan yang pernah dan telah selesai mendapatkan bantuan dana

PPK minimal 3 kali, b. Kecamatan-kecamatan yang tidak termasuk dalam kategori “kecamatan bermasalah”. c. Kecamatan-kecamatan yang diusulkan oleh pemerintahan daerah dalam skema cost

sharing.

1.4.2. Kelompok Sasaran a. Masyarakat miskin di perdesaan b. Kelembagaan masyarakat di perdesaan c. Kelembagaan pemerintahan lokal.

1.5. Pendanaan

Alokasi bantuan langsung masyarakat (BLM) ditetapkan antara Rp. 500 juta sampai dengan Rp. 1 milyar per kecamatan. Penetapan besarnya alokasi dana BLM berdasarkan jumlah penduduk dan lokasi.

Lokasi Kecamatan Jml. Penduduk / Kec. Alokasi Dana ( Rp )

Jawa

> 50.000 Jiwa

25.000 - 50.000 Jiwa < 25.000 Jiwa

1 Milyar 750 Juta 500 Juta

Luar Jawa

> 25.000 Jiwa 15.000 - 25.000 Jiwa

< 15.000 Jiwa

1 Milyar 750 Juta 500 Juta

1.5.1. Sumber dan Alokasi Dana PPK

Sumber dana PPK berasal dari : (1) swadaya masyarakat; (2) Cost sharing yang bersumber Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD); (3) APBN yang bersumber dari Pinjaman luar negeri dan rupiah murni; (4) partisipasi dunia usaha atau pihak lain yang tidak mengikat.

1.5.2. Mekanisme Penyaluran Dana

Penyaluran dana dimengerti sebagai proses penyaluran dana BLM dari KPPN dan/ atau Kas Daerah ke rekening kolektif BPPK yang dikelola oleh UPK. Mekanisme penyaluran dana BLM sebagai berikut: a. Penyaluran dana yang berasal dari pemerintah pusat mengikuti ketentuan yang diatur

dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Perbendaharaan , Departemen Keuangan. b. Penyaluran dana cost sharing yang berasal dari Pemerintah Daerah, dilakukan melaui

mekanisme APBD dan diatur dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Perbendaharaan, Departemen Keuangan.


c. Dana cost sharing yang berasal dari APBD harus disalurkan terlebih dahulu ke masyarakat, selanjutnya diikuti dengan penyaluran dana yang berasal dari APBN yang bersumber dari pinjaman luar negeri.

d. Besaran dana cost sharing dari APBD yang disalurkan ke masyarakat harus utuh (net) tidak termasuk pajak, retribusi atau biaya lainnya.

1.5.3. Mekanisme Pencairan Dana Pencairan dana adalah proses pencairan dari rekening kolektif BPPK yang dikelola Unit Pengelola Kegiatan (UPK) kepada Tim Pengelola Kegiatan (TPK) di tingkat desa. Mekanisme pencairan dana sebagai berikut: a. Pembuatan surat perjanjian pemberian bantuan antara UPK dengan TPK b. TPK menyiapkan rencana penggunaan dana sesuai kebutuhannya dilampiri dengan

dokumen-dokumen proposal usulan kegiatan. c. Untuk pencairan berikutnya dilengkapi dengan laporan penggunaan dana sebelumnya

dan dilengkapi dengan bukti-bukti yang sah.

1.5.4. Dana Operasional UPK dan Pelaksana di Desa Untuk membiayai kebutuhan operasional kegiatan TPK / desa dan UPK pada prinsipnya bertumpu pada swadaya masyarakat. Namun untuk menumbuhkan keswadayaan tersebut diberikan bantuan stimulan dana dari PPK. Dana operasional UPK sebesar maksimal 2% (dua persen) dari dana bantuan PPK yang dialokasikan di Kecamatan tersebut. Dana operasional desa / TPK maksimal 3% (tiga persen) dari dana PPK yang dialokasikan untuk desa yang bersangkutan.

1.6. Ketentuan Dasar PPK

Ketentuan dasar PPK merupakan ketentuan-ketentuan pokok yang digunakan sebagai acuan bagi masyarakat dan pelaku lainnya dalam melaksanakan kegiatan PPK, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pelestarian dan pengawasan. Ketentuan dasar PPK dimaksudkan untuk mencapai tujuan PPK secara lebih terarah. Ketentuan dasar PPK meliputi : 1.6.1. Desa Berpartisipasi

Seluruh desa di kecamatan penerima PPK berhak untuk ikut berpartisipasi dalam proses atau alur tahapan PPK. Untuk dapat berpartisipasi dalam PPK-3, dituntut adanya kesiapan dari masyarakat dan desa dalam menyelenggarakan pertemuan-pertemuan musyawarah secara swadaya dan menyediakan kader-kader desa yang bertugas secara sukarela serta adanya kesanggupan untuk mematuhi dan melaksanakan ketentuan dalam PPK.

1.6.2. Swadaya Masyarakat dan Desa Swadaya adalah kemauan dan kemampuan masyarakat yang disumbangkan sebagai bagian dari rasa ikut memiliki terhadap PPK. Swadaya masyarakat dan desa merupakan salah satu wujud partisipasi masyarakat dalam pelaksanaan tahapan PPK. Orientasi setiap pelaksanaan kegiatan harus didasarkan atas keswadayaan dari masyarakat atau desa. Swadaya bisa diwujudkan dengan menyumbangkan tenaga, dana, maupun material pada saat perencanaan, pelaksanaan dan pemeliharaan kegiatan.

1.6.3. Jenis Kegiatan

Jenis kegiatan yang akan dibiayai melalui dana bantuan langsung masyarakat (BLM), diutamakan untuk kegiatan yang memenuhi kriteria; (1) lebih bermanfaat bagi masyarakat miskin; (2) mendesak untuk dilaksanakan; (3) bisa dikerjakan oleh masyarakat; (4)


didukung oleh sumber daya yang ada di masyarakat; (5) memiliki potensi berkembang dan berkelanjutan. Jenis-jenis kegiatan yang dibiayai melalui BLM PPK dikategorikan sebagai berikut : a. Kegiatan pembangunan atau perbaikan prasarana sarana dasar (infrastruktur

pedesaan) yang dapat memberikan manfaat sosial ekonomi bagi masyarakat. b. Kegiatan peningkatan kualitas hidup masyarakat miskin melalui bidang pelayanan

kesehatan dan pendidikan, termasuk kegiatan pelatihan pengembangan ketrampilan masyarakat (pendidikan informal).

c. Kegiatan simpan pinjam khusus bagi kelompok perempuan,

1.6.4. Jenis Kegiatan yang dilarang (Negative list) Jenis kegiatan yang tidak boleh dibiayai melalui PPK adalah sebagai berikut: a. Pembiayaan apa saja yang berkaitan dengan militer atau angkatan bersenjata,

Pembiayaan kegiatan politik praktis / partai politik b. Pembangunan/rehabilitasi bangunan kantor dan tempat ibadah c. Pembelian chainsaw, senjata, bahan peledak, asbes dan bahan-bahan lain yang

merusak lingkungan (pestisida, herbisida, obat-obat terlarang dll) d. Pembelian kapal ikan yang berbobot diatas 10 ton dan perlengkapannya e. Pembiayaan gaji pegawai negeri f. Pembiayaan kegiatan yang memperkerjakan anak-anak dibawah usia kerja g. Kegiatan yang berkaitan dengan produksi, penyimpanan dan penjualan barang-barang

yang mengandung tembakau h. Kegiatan yang berkaitan dengan aktifitas perlindungan alam pada lokasi yang telah

ditetapkan sebagai cagar alam, kecuali ada ijin tertulis dari instansi terkait yang mengelola lokasi tersebut.

i. Kegiatan pengolahan tambang atau pengambilan/ terumbu karang j. Kegiatan yang berhubungan pengelolaan sumber daya air dari sungai yang mengalir

dari atau menuju negara lain. k. Kegiatan yang berkaitan dengan pemindahan jalur sungai l. Kegiatan yang berkaitan dengan reklamasi daratan yang luasnya lebih dari 50 Ha m. Pembangunan jaringan irigasi baru yang luasnya lebih dari 50 Ha n. Kegiatan pembangunan bendungan atau penampungan air dengan kapasitas besar,

lebih dari 10.000 M kubik.

1.6.5. Mekanisme usulan kegiatan Untuk memanfaatkan dana BLM, setiap desa boleh mengajukan paling banyak 3 (tiga) usulan dimana tiap usulan terdiri atas 1 (satu) jenis kegiatan / paket kegiatan yang secara langsung saling berkaitan. Tiga usulan dimaksud adalah: a. Usulan kegiatan sarana prasarana dasar atau kegiatan peningkatan kualitas hidup

masyarakat (kesehatan atau pendidikan) yang ditetapkan oleh musyawarah desa khusus perempuan.

b. Usulan kegiatan Simpan Pinjam bagi Kelompok Perempuan yang ditetapkan oleh musyawarah desa khusus perempuan. Secara umum alokasi dana untuk kegiatan ini maksimal 25 % dari dana BLM di kecamatan. Namun demikian alokasi maksimal dana kegiatan simpan pinjam bagi kelompok perempuan per desa adalah sebesar Rp 10 Juta. Kelancaran pengembalian dan/atau peningkatan prosentase pengembalian pinjaman sebelumnya harus dipertimbangkan dalam mengalokasikan dana simpan pinjam bagi kelompok perempuan ini.

c. Usulan kegiatan sarana prasarana dasar atau kegiatan peningkatan kualitas hidup masyarakat (kesehatan atau pendidikan) yang ditetapkan oleh musyawarah desa perencanaan,

Maksimal nilai satu usulan kegiatan yang dapat didanai adalah sebesar Rp 350 Juta .


Usulan kegiatan pendidikan atau kesehatan harus sesuai dengan rencana induk dari instansi pendidikan atau kesehatan di kabupaten.

1.6.6. Keberpihakan Kepada Perempuan Sebagai salah satu wujud keberpihakan kepada perempuan, PPK mengharuskan adanya keterlibatan perempuan dalam pengambilan keputusan pada semua tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. Kepentingan perempuan harus terwakili secara memadai dalam setiap proses pengambilan keputusan, termasuk dalam perencanaan melalui pertemuan kelompok perempuan dan keikutsertaan wakil-wakil perempuan dalam berbagai forum pengambilan keputusan.

1.6.7. Sanksi

Sanksi adalah bentuk-bentuk pelaksanan peraturan terhadap pelanggaran kesepakatan yang telah dibuat dalam PPK. Sanksi bertujuan untuk menumbuhkan rasa tanggungjawab berbagai pihak terkait dalam pengelolaan kegiatan PPK, Sanksi dapat berupa : a. Sanksi masyarakat, yaitu sanksi yang ditetapkan melalui kesepakatan dalam

musyawarah masyarakat. Semua kesepakatan sanksi dituangkan secara tertulis dan dicantumkan dalam berita acara pertemuan.

b. Sanksi hukum, yaitu sanksi yang diberikan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku,

c. Sanksi program adalah pemberhentian bantuan PPK apabila kecamatan dan desa yang bersangkutan tidak dapat mengelola PPK dengan baik, seperti: menyalahi prinsip-prinsip PPK, menyalahgunakan dana atau wewenang, penyimpangan prosedur, hasil kegiatan tidak terpelihara atau hasil kegiatan tidak bisa dimanfaatkan. Kecamatan tersebut akan dimasukkan sebagai kecamatan bermasalah sehingga dapat ditunda pencairan dana yang sedang berlangsung, atau tidak dialokasikan untuk tahun berikutnya.

1.6.8. Peningkatan Kapasitas Masyarakat dan Pemerintahan Lokal

Dalam rangka peningkatan kapasitas masyarakat dan pemerintahan lokal menuju pengembangan kemandirian, maka : a. Di setiap desa dibentuk : Fasilitator Desa (Kader Desa), Kader Teknis, Tim Penulis

Usulan (TPU), dan Tim Pengelola Kegiatan (TPK), b. Di tingkat kecamatan dibentuk: Tim Verifikasi, Unit Pengelola Kegiatan (UPK), Badan

Pengawas UPK dan Pendamping Lokal. c. Diadakan pelatihan kepada pemerintahan desa meliputi pemerintah desa dan Badan

Permusyawaratan Desa (BPD) atau bentuk kegiatan lain yang dapat menunjang pelaksanaan fungsi dan tugasnya. Pelatihan yang akan diadakan diantaranya meliputi: penyusunan peraturan desa, pengawasan terhadap pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan, pengelolaan penanganan masalah dan perencanaan kegiatan pembangunan yang partisipatif.

Masyarakat dan pemerintahan lokal dalam melaksanakan PPK mendapatkan pendampingan dari fasilitator dan konsultan. Peran pendampingan ditujukan bagi penguatan atau peningkatan kapasitas masyarakat dan pemerintahan lokal dalam mengelola pembangunan secara mandiri di wilayahnya. Fasilitator dan konsultan yang akan mendampingi masyarakat dan pemerintahan lokal adalah sebagai berikut: a. Di setiap kecamatan ditempatkan Fasilitator Kecamatan (FK), kecuali untuk lokasi

sangat sulit ditempatkan beberapa orang FK b. Di setiap kecamatan atau beberapa kecamatan ditempatkan Fasilitator Teknik (FT). c. Di setiap kabupaten ditempatkan Konsultan Manajemen Kabupaten (KM-Kab)


d. Di setiap kabupaten atau beberapa kabupaten ditempatkan Konsultan Manajemen Teknik (KMT)

e. UPK yang dinilai layak akan disediakan Pendamping UPK

1.6.9. Pelembagaan UPK dan Kelompok dalam Pengelolaan Dana Bergulir a. UPK yang dinilai layak dan berpotensi untuk terus mengelola dana bergulir akan

mendapat dukungan untuk pengembangan sebagai lembaga pengelola keuangan mikro yang mempunyai akuntabilitas,

b. Kriteria penilaian potensi UPK mencakup tiga aspek yaitu: 1). Aspek Keuangan 2). Aspek kelembagaan 3). Aspek kemampuan pengelola

c. Bentuk dukungan yang diberikan kepada UPK yang dinilai layak berupa bantuan teknis pelatihan dan kegiatan lain yang mendukung pengembangannya.


2. PERAN PELAKU-PELAKU PPK

Masyarakat ádalah pelaku utama PPK mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. Sedangkan pelaku-pelaku lainnya di tingkat desa, kecamatan, kabupaten dan seterusnya berfungsi sebagai pelaksana, fasilitator, pembimbing dan pembina agar tujuan, prinsip-prinsip, kebijakan, prosedur dan mekanisme PPK dapat tercapai dan dilaksanakan secara benar dan konsisten.

2.1. Pelaku PPK di Desa

Pelaku PPK di desa adalah pelaku-pelaku yang berkedudukan dan berperan dalam pelaksanaan PPK di tingkat desa. Pelaku PPK di desa meliputi: 2.1.1. Kepala Desa (Kades)

Peran Kepala Desa adalah sebagai pembina dan pengendali kelancaran serta keberhasilan pelaksanaan PPK di tingkat desa. Bersama BPD, kepala desa menyusun peraturan desa yang relevan dan mendukung terjadinya proses pelembagaan prinsip dan prosedur PPK sebagai pola pembangunan partisipatif, serta pengembangan dan pelestarian asset PPK yang telah ada di tingkat desa. Kepala desa juga berperan mewakili desanya dalam pembentukan forum musyawarah atau kerjasama antar desa.

2.1.2. Badan Permusyawaratan Desa (BPD) atau sebutan lainnya Dalam pelaksanaan PPK, BPD atau lembaga pengawas desa lainnya berperan sebagai lembaga yang mengawasi proses dari setiap tahapan PPK, mulai dari sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian di tingkat desa. Selain itu juga berperan dalam melegalisasi atau mengsyahkan peraturan desa yang berkaitan dengan pelembagaan dan pelestarian PPK di tingkat desa.

2.1.3. Tim Pengelola Kegiatan (TPK) TPK terdiri dari anggota masyarakat yang dipilih melalui musyawarah desa yang secara umum mempunyai fungsi dan peran untuk mengelola dan melaksanakan PPK. TPK terdiri dari Ketua sebagai penanggung jawab operasional kegiatan di desa, mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di lapangan dan pengelolaan administrasi serta keuangan program. Sekretaris dan Bendahara adalah membantu Ketua TPK terutama dalam masalah administrasi dan keuangan.

2.1.4. Tim Penulis Usulan (TPU) TPU berasal dari anggota masyarakat yang dipilih melalui musyawarah desa. Peran Tim Penulis Usulan adalah menyiapkan dan menyusun gagasan-gagasan kegiatan yang telah ditetapkan dalam musyawarah desa dan musyawarah khusus perempuan. Anggota TPU dipilih oleh masyarakat berdasarkan keahlian dan ketrampilan yang sesuai dengan jenis kegiatan yang diajukan masyarakat. Dalam menjalankan tugasnya, TPU melakukan bersama-sama dengan kader-kader desa yang ada.

2.1.5. Fasilitator Desa (Kader Desa) Fasilitator Desa (Kader Desa) adalah warga desa terpilih yang memfasilitasi atau memandu masyarakat dalam mengikuti atau melaksanakan tahapan PPK di tingkat desa dan kelompok masyarakat pada tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pemeliharaan. Sebagai kader masyarakat tentunya peran dan tugas membantu pengelolaan pembangunan di desa diharapkan tidak terikat oleh waktu. Jumlah fasilitator / kader desa


minimal dua orang, satu laki-laki, satu perempuan atau jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan desa dengan mempertimbangkan keterlibatan atau peran serta kaum perempuan.

Untuk membantu Fasilitator Desa (kader desa) dalam menyebarluaskan informasi PPK dan memfasilitasi pertemuan ditingkat dusun dan kelompok maka di setiap dusun perlu dibentuk minimal satu orang kader dusun. Untuk itu aspek kerelawanan, mau meluangkan waktu, kejujuran diharapkan ada pada diri para kader dusun.

2.1.6. Kader Teknik

Kader teknik merupakan kader desa yang dipilih dalam rangka memfasilitasi dan membuat penulisan usulan dan/atau pelaksanaan kegiatan prasarana infrastruktur yang diusulkan masyarakat. Jumlah kader teknik minimal 1 orang per desa. Sebelum menjalankan tugasnya, kader teknik mendapatkan serangkaian pelatihan dari Fasilitator Teknik dan/atau Konsultan Manajemen Teknik (KMT).

2.2. Pelaku PPK di Kecamatan

2.2.1. Camat Camat atas nama Bupati berperan sebagai pembina pelaksanaan PPK oleh desa-desa di wilayah kecamatan. Selain itu camat juga bertugas untuk membuat surat penetapan camat tentang usulan-usulan kegiatan yang telah disepakai musyawarah antar desa untuk didanai melalui PPK.

2.2.2. Penanggungjawab Operasional Kegiatan (PjOK) PjOK adalah seorang Kasi pemberdayaan masyarakat atau pejabat lain yang mempunyai tugas pokok sejenis di kecamatan yang ditetapkan berdasar Surat Keputusan Bupati dan bertanggungjawab atas penyelenggaraan operasional kegiatan dan keberhasilan seluruh kegiatan PPK di kecamatan.

2.2.3. Penanggungjawab Administrasi Kegiatan (PjAK), PjAK adalah seorang aparat di kecamatan yang ditetapkan berdasar Surat Keputusan Bupati yang bertanggungjawab atas penyelenggaraan administrasi kecamatan.

2.2.4. Tim Verifikasi Tim Verifikasi adalah tim yang dibentuk dari anggota masyarakat yang memiliki pengalaman dan keahlian khusus, baik dibidang teknik prasarana, simpan pinjam, pendidikan, kesehatan dan pelatihan ketrampilan masyarakat sesuai usulan kegiatan yang diajukan masyarakat dalam musyawarah desa kedua. Peran tim verifikasi adalah melakukan pemeriksaan serta penilaian usulan kegiatan semua desa peserta PPK dan selanjutnya membuat rekomendasi kepada musyawarah antar desa sebagai dasar pertimbangan pengambilan keputusan.

2.2.5. Unit Pengelola Kegiatan (UPK) Peran UPK adalah sebagai unit pengelola dan operasional pelaksanaan kegiatan PPK di tingkat antar desa termasuk mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan di kecamatan. Pengurus UPK terdiri dari ketua, sekretaris dan bendahara. Pengurus UPK berasal dari anggota masyarakat yang diajukan oleh desa berdasarkan hasil musyawarah desa dan selanjutnya dipilih dalam musyawarah antar desa.


2.2.6. Badan Pengawas UPK Badan Pengawas UPK berperan dalam mengawasi pengelolaan kegiatan, administrasi dan keuangan yang dilakukan oleh UPK. Badan Pengawas UPK dibentuk oleh forum Musyawarah Antar Desa, minimal 3 orang terdiri dari ketua dan anggota.

2.2.7. Fasilitator Kecamatan (FK) Fasilitator Kecamatan (FK) merupakan pendamping masyarakat dalam mengikuti atau melaksanakan PPK. Peran FK adalah memfasilitasi masyarakat dalam setiap tahapan PPK mulai dari tahap sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. FK juga berperan dalam membimbing kader-kader desa atau pelaku-pelaku PPK tingkat desa dan kecamatan.

2.2.8. Fasilitator Teknik (FT)

Fasilitator Teknik merupakan tenaga pendamping masyarakat dalam merencanakan, melaksanakan, mengoperasionalkan dan pemeliharaan kegiatan-kegiatan prasarana infrastruktur perdesaan. Fasilitator Teknik juga berperan dalam membimbing atau meningkatkan kapasitas dari kader-kader teknik, TPU, TPK, Tim Verifikasi, Tim Pemeliharaan dan lain-lain. Wilayah kerja Fasilitator Teknik terdapat pada satu atau beberapa kecamatan.

2.2.9. Pendamping Lokal

Pendamping lokal adalah tenaga pendamping dari masyarakat yang membantu FK untuk memfasilitasi masyarakat dalam melaksanakan tahapan dan kegiatan PPK mulai dari perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. Di setiap kecamatan akan ditempatkan minimal satu orang pendamping lokal.

2.2.10. Tim Pengamat Tim pengamat adalah anggota masyarakat yang dipilih untuk memantau dan mengamati jalannya proses musyawarah antar desa. Serta memberikan masukan / saran agar dapat berlangsung secara partisipatif.

2.3. Pelaku PPK di Kabupaten

2.3.1. Bupati Bupati merupakan pembina Tim Koordinasi PPK Kabupaten, Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PjOK) dan Penanggung Jawab Administrasi Kegiatan (PjAK) serta bertanggungjawab atas pelaksanaan PPK di tingkat kabupaten, termasuk di dalamnya bersama DPRD bertanggungjawab melakukan kaji ulang terhadap peraturan daerah yang berkaitan dengan pengaturan desa sesuai komitmen awal yang telah disepakati.

2.3.2. Tim Koordinasi PPK Kabupaten (TK PPK Kab)

Tim Koordinasi PPK Kabupaten dibentuk oleh Bupati untuk melakukan pembinaan pengembangan peran serta masyarakat, pembinaan administrasi dan fasilitasi pemberdayaan masyarakat pada seluruh tahapan program. TK-PPK Kab juga berfungsi dalam memberikan dukungan koordinasi program antar instansi, pelayanan dan proses administrasi di tingkat kabupaten. Dalam melaksanakan fungsi dan perannya, TK PPK Kab dibantu oleh sekretariat PPK Kabupaten.


2.3.3. Penanggungjawab Operasional Kabupaten (PjOKab) PjOKab adalah seorang pejabat di lingkungan Badan Pemberdayaan Masyarakat atau

pejabat lain yang mempunyai tugas pokok sejenis di Kabupaten yang berperan sebagai pelaksana harian TK PPK kabupaten. PjOKab ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Bupati.

2.3.4. Konsultan Manajemen Kabupaten (KM Kab)

KM-Kab adalah tenaga konsultan profesional yang berkedudukan di tingkat Kabupaten. Peran KM-Kab adalah sebagai supervisor atas pelaksanaan tahapan PPK di lapangan yang difasilitasi oleh Fasilitator Kecamatan. KM-Kab harus memastikan setiap tahapan pelaksanaan PPK dapat selesai dengan baik, tepat waktu dengan tetap mengacu pada prinsip dan prosedur dalam PPK. KM-Kab juga berperan dalam memberikan bimbingan atau dukungan teknis kepada pelaku PPK di kecamatan dan desa. KM Kab juga berperan dalam mendorong munculnya forum lintas pelaku atau sejenisnya, sebagai media pembelajaran pemberdayaan masyarakat. Dalam menjalankan perannya, KM-Kab harus melakukan koordinasi dengan Tim Koordinasi PPK Kabupaten yang ada di wilayah kerjanya.

2.3.5. Konsultan Manajemen Teknik (KMT) KMT adalah tenaga konsultan teknik dan manajerial profesional yang berkedudukan di tingkat Kabupaten dan berperan sebagai supervisor atas hasil kualitas teknik kegiatan prasarana infrastruktur perdesaan, mulai dari perencanaan desain dan RAB, survei dan pengukuran, pelaksanaan serta operasional dan pemeliharaan. KMT harus memastikan pelaksanaan kegiatan prasarana infrastruktur selesai dengan baik, tepat waktu, dan tetap mengacu kepada prinsip prosedur dalam PPK serta sesuai kaidah atau standar teknik prasarana. KMT juga berperan dalam memberikan bimbingan atau dukungan tentang kaidah dan standar teknis prasarana perdesaan kepada pelaku PPK di kecamatan dan desa.

2.3.6. Pendamping UPK Pendamping UPK adalah konsultan yang bertugas melakukan pendampingan UPK agar UPK menjadi suatu lembaga yang akuntabel dalam pengelolaan keuangan dan pinjaman. Pendamping UPK akan lebih berfokus pada penguatan dan pengembangan UPK yang potensial, tetapi juga memberikan bantuan teknis dan rekomendasi dalam rangka penyehatan UPK yang masuk kategori kurang atau tidak potensial.

2.4. Pelaku PPK Lainnya

Selain pelaku PPK di tingkat desa, kecamatan dan kabupaten juga ada pelaku PPK lainnya yang ada di tingkat provinsi dan nasional. Pelaku tersebut antara lain: 2.4.1. Gubernur sebagai pembina dan penanggungjawab pelaksanaan PPK di tingkat Provinsi. 2.4.2. TK PPK Provinsi adalah Tim yang dibentuk oleh Gubernur yang berperan dalam

melakukan pembinaan administrasi dan peran serta masyarakat, serta memberikan dukungan pelayanan dan proses administrasi di tingkat Provinsi.

2.4.3. Penanggungjawab Operasional Provinsi (PjOProv), adalah seorang pejabat di

lingkungan Badan Pemberdayaan Masyarakat dan desa atau pejabat lain yang mempunyai tugas pokok sejenis di Provinsi yang berperan sebagai pelaksana harian TK PPK Provinsi. PjOProv ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Gubernur.


2.4.4. KM Nasional yang ditempatkan ditingkat provinsi dan dipimpin oleh seorang koordinator dengan didukung oleh beberapa staf profesional.

2.4.5. Tim Koordinasi PPK Nasional (TK PPK Nasional) berperan dalam melakukan

pembinaan kepada Tim Koordinasi PPK di Provinsi dan Kabupaten yang meliputi pembinaan teknis dan administrasi. Dalam pelaksanaan hariannya, TK PPK Nasional dibantu oleh Sekretariat PPK Pusat.

2.4.6. KM Nasional dipimpin oleh seorang Team Leader dengan didukung oleh beberapa staf

profesional dengan fungsi dan perannya adalah menjaga proses perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian PPK secara nasional agar dapat berjalan sesuai dengan prinsip-prinsip, kebijakan, prosedur dan mekanisme PPK. Melakukan supervisi monitoring dan evaluasi pelaksanaan program, pengendalian secara fungsional terhadap fasilitator dan konsultan serta memberikan rekomendasi untuk perumusan kebijakan dalam PPK.


3. ALUR KEGIATAN PPK Alur kegiatan PPK meliputi tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian kegiatan. Sebelum memulai tahap perencanaan, hal penting yang harus dilakukan adalah melakukan orientasi atau pengenalan kondisi yang ada di desa dan kecamatan. Kegiatan yang dilakukan dalam rangka pengenalan desa diantaranya adalah: (1) mengidentifikasi potensi dan sumber daya yang dapat mendukung pelaksanaan PPK di tingkat desa, termasuk pelaku-pelaku PPK pada tahap sebelumnya; (2) kondisi kegiatan atau bangunan yang telah dibiayai melalui PPK tahap sebelumnya;(3) inventarisasi dokumen rencana pembangunan desa (tahunan atau jangka menengah); (4) inventarisasi data kependudukan, program selain PPK yang akan masuk ke desa, dll. Dalam masa pengenalan kondisi desa sekaligus juga dilakukan sosialisasi PPK secara informal kepada masyarakat. Pada tahap ini harus dapat dimanfaatkan oleh seluruh pelaku PPK di semua tingkatan sebagai upaya untuk mendorong partisipasi dan pengawasan dari semua pihak, sehingga semua pelaku PPK memiliki pemahaman atau persepsi yang sama terhadap program. Pada dasarnya sosialisasi dapat dilakukan pada setiap saat atau kesempatan oleh pelaku-pelaku PPK. Sistem kelembagaan lokal dan pertemuan informal masyarakat seperti: pertemuan keagamaan; (pengajian, yasinan, persekutuan gereja,dll), pertemuan adat istiadat; (gotong royong, arisan, upacara adat dan lain-lain) merupakan alternatif untuk menyebarluasan informasi PPK dan media penerapan prinsip transparansi. Media cetak, seperti koran dan tabloid, serta media elektronika, seperti radio dan TV, dapat digunakan untuk menyebarluaskan informasi PPK. 3.1. Perencanaan Kegiatan

3.1.1. Musyawarah Antar Desa (MAD) Sosialisasi Musyawarah antar desa sosialisasi merupakan forum pertemuan antar desa untuk sosialisasi tentang tujuan, prinsip, kebijakan, prosedur maupun hal-hal lain yang berkaitan dengan PPK serta untuk menentukan kesepakatan-kesepakatan antar desa dalam melaksanakan PPK.

Hasil yang diharapkan dalam musyawarah antar desa sosialisasi adalah sebagai berikut : a. Tersosialisasinya tentang informasi pokok PPK meliputi tujuan, prinsip-prinsip,

kebijakan, pendanaan, organisasi, proses dan prosedur yang dilakukan. b. Terinformasinya rencana program atau proyek dari kabupaten atau dari pihak lain

yang benar-benar akan dilaksanakan di kecamatan, c. Terinformasinya kategori kinerja dan ketentuan yang akan diberlakukan terhadap

UPK yang sudah terbentuk pada tahap PPK sebelumnya, d. Terbentuknya forum musyawarah antar desa meliputi terpilihnya pengurus forum,

pokok-pokok kesepakatan dalam penyelenggaraan forum dan penetapan anggota tim perumus,

e. Terbentuknya Badan Pengawas UPK, f. Kesepakatan waktu penyusunan detail desain dan RAB usulan kegiatan, apakah akan

dilakukan sebelum atau sesudah MAD Prioritas usulan. g. Kesepakatan jadwal kegiatan musyawarah desa sosialisasi dari tiap desa dan

rencana pelaksanaan musyawarah antar desa prioritas usulan, h. Tersusunnya rencana penggunaan stimulant dana operasional kegiatan,

Peserta MAD Sosialisasi teridiri dari: a. Enam orang wakil per desa: Kepala desa, 2 orang wakil dari BPD / nama lain yang

sejenis (jika sudah ada), dan 3 orang tokoh masyarakat (minimal 3 dari keenam wakil tersebut adalah perempuan) dari semua desa di kecamatan.


b. Anggota masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir.

Sebagai narasumber dalam pertemuan MAD Sosialisai adalah:TK PPK Kabupaten, Camat dan Instansi tingkat kecamatan terkait. Sedangkan fasilitator pertemuan adalah: PjOK / PjAK, UPK dan FK. Sumber pendanaan berasal stimulan dana operasional kegiatan (DOK) dari PPK dan swadaya desa dan/atau kecamatan.

3.1.2. Musyawarah Desa (Musdes) Sosialisasi

Musyawarah desa sosialisasi merupakan forum pertemuan masyarakat desa sebagai ajang sosialisasi atau penyebar luasan informasi PPK di tingkat desa. Hasil yang diharapkan dalam musyawarah desa sosialisasi adalah sebagai berikut: a. Tersosialisasinya informasi pokok PPK meliputi : tujuan, prinsip-prinsip, kebijakan,

pendanaan, organisasi, proses dan prosedur yang dilakukan kepada masyarakat desa,

b. Tersosialisasinya keputusan yang dihasilkan dalam musyawarah antar desa sosialisasi,

c. Adanya pernyataan kesanggupan atau kesediaan desa untuk mematuhi dan melaksanakan ketentuan PPK,

d. Terpilihnya Pengurus Tim Pengelola Kegiatan (TPK) terdiri dari; Ketua, Sekretaris, dan Bendahara.

e. Ditetapkannya BPD (jika sudah terbentuk) atau terpilihnya Tim Monitoring Desa (jika belum terbentuk BPD) sebagai lembaga pengawas pelaksanaan PPK di tingkat desa.

f. Dibentuk Tim Monitoring Masyarakat di lokasi-lokasi kegiatan untuk melakukan pengecekan kuantitas dan kualitas setiap barang yang datang ke lokasi (tim checkers), memantau penyaluran dana.

g. Dipilih dan ditetapkannya fasilitator desa (kader desa) dan kader teknis yang akan memfasilitasi masyarakat dalam menyelenggarakan proses PPK,

h. Disepakati dan ditetapkannya jadwal musyawarah desa perencanaan. i. Disepakati pembuatan dan lokasi pemasangan papan informasi PPK dan media

informasi lainnya.

Peserta Musdes Sosialisasi terdiri dari: a. Kepala desa dan aparat desa b. Anggota Badan Perwakilan Desa c. Tokoh masyarakat di desa d. Sebanyak mungkin anggota masyarakat desa lainnya yang berminat untuk hadir. Fasilitator dalam musdes sosialisasi adalan FK atau PjOK. Sedangkan pendanaan atas penyelenggaraan musdes berasal dari swadaya desa atau masyarakat.

3.1.3. Pelatihan Pelaku Tingkat Desa

Pelaku tingkat desa, seperti: kader desa, kader teknik dan TPK yang telah terpilih dalam musyawarah desa sosialisasi, selanjutnya akan memandu serangkaian tahapan kegiatan PPK yang diawali dengan proses penggalian gagasan di tingkat dusun dan kelompok masyarakat. Sebelum melakukan tugasnya, pelaku tingkat desa akan mendapat pelatihan terlebih dahulu. Hasil yang diharapkan dalam pelatihan pelaku tingkat desa adalah: a. Pelaku tingkat desa memahami tentang latar belakang, tujuan, prinsip, kebijakan dan

tahapan atau mekanisme PPK b. Pelaku tingkat desa mengetahui dan memahami peran dan tugasnya c. Pelaku tingkat desa terampil dalam melakukan teknik-teknik fasilitasi pertemuan

masyarakat dalam tahapan kegiatan PPK, termasuk perencanaan desa secara partisipatif.


d. Pelaku tingkat desa terampil memberikan pendampingan dan pembimbingan kepada masyarakat agar mampu mengelola PPK secara mandiri.

e. Pelaku tingkat desa menguasai administrasi dan pelaporan yang diperlukan, f. Pelaku tingkat desa mampu menyusun dan mempunyai rencana kerja untuk

melakukan peran dan tugasnya.

3.1.4. Penggalian Gagasan Tahap awal dari proses penggalian gagasan adalah mengadakan pertemuan di tingkat dusun untuk membuat peta sosial kemiskinan bersama-sama dengan warga dusun setempat. Metode atau teknik yang digunakan dalam pembuatan peta sosial dalam pertemuan dusun sebagai berikut :

a. Penentuan Klasifikasi Kesejahteraan Tujuan penentuan klasifikasi kesejahteraan adalah mengelompokkan penduduk desa dalam kategori tingkatan ekonomi menurut kriteria dan istilah setempat, seperti misalnya kategori kelompok masyarakat kaya, menengah dan miskin. Hasil pengelompokan selanjutnya digunakan untuk mengidentifikasi rumah tangga-rumah tangga yang ada di desa dan selanjutnya dituangkan dalam sebuah peta.

Langkah-langkah penentuan klasifikasi kesejahteraan sebagai berikut: i. Masyarakat yang hadir diminta untuk mengungkapkan bagaimana tingkatan

kesejahteraan yang ada dalam masyarakat selama ini, atau bagaimana mereka membedakan rumah tangga dalam komunitas desa mereka, misalnya ada anggota masyarakat yang kaya, menengah atau miskin (klasifikasinya tidak harus seperti ini, terserah masyarakat sendiri termasuk istilah yang akan digunakan). Jenis tingkatan yang disebutkan masyarakat dicatat.

ii. Masyarakat yang hadir dibagi dalam kelompok-kelompok sesuai jumlah tingkatan kesejahteraan yang telah diungkapkan sebelumnya (pembagian dilakukan secara acak). Misalnya; Satu kelompok yang membahas tentang masyarakat kaya, satu kelompok yang membahas tentang masyarakat menengah dan satu kelompok lagi yang membahas masyarakat miskin. Jika klasifikasi kesejahteraan ada empat tingkatan, maka kelompok juga dibagi dalam empat kelompok)

iii. Masing-masing kelompok diminta membuat sebuah gambar yang menjelaskan tentang tingkat kesejahteraan sesuai topik bahasannya,(gambar mengacu pada realitas yang ada di masyarakat)

iv. Selesai membuat gambar, pandu setiap kelompok untuk mendiskusikan ciri-ciri tingkat kesejahteraan sesuai topik bahasannya. Ciri-ciri yang disepakati kemudian dituliskan dalam kertas.

v. Selesai membuat klasifikasi tingkatan kesejahteraan masyarakat, selanjutnya fasilitasi peserta pertemuan dusun untuk membuat peta sosial, sebagaimana berikut ini:

b. Penyusunan Peta Sosial Tujuan penyusunan peta sosial adalah: i. Mengidentifikasi dan menandai rumah-rumah di dusun berdasarkan hasil kriteria

kesejahteraan yang telah dibuat sebelumnya (sebagaimana di atas) ii. Mengidentifikasi kondisi geografis, sumber daya alam, fasilitas umum dan potensi

desa lainnya iii. Hasil pemetaan sosial dipakai untuk dasar menggali gagasan masyarakat untuk

memenuhi kebutuhannya, serta dimanfaatkan sebagai alat bantu dalam melaksanakan dan memantau tahapan PPK, seperti: penulisan usulan, verifikasi, musyawarah desa dan musyawarah antar desa.

Peta sosial ini selanjutnya digunakan sebagai alat bantu dalam menggali gagasan masyarakat dalam menentukan kegiatan-kegiatan apa saja yang dapat memenuhi kebutuhan dan berguna bagi mayoritas keluarga miskin.


c. Pertemuan Penggalian Gagasan Pertemuan penggalian gagasan adalan pertemuan kelompok masyarakat atau di dusun untuk menemukan gagasan-gagasan kegiatan yang menjadi prioritas kebutuhan masyarakat. Gagasan-gagasan yang disampaikan oleh masyarakat tidak sekedar gagasan kegiatan yang diajukan dalam rangka mendapatkan dana PPK, tetapi lebih jauh lagi berupa gagasan-gagasan dalam memandang bagaimana masa depan desanya, apa saja program jangka pendeknya, serta apa saja yang menjadi program jangka panjangnya. Kelompok yang dimaksud dalam proses penggalian gagasan adalah sekumpulan warga masyarakat (laki-laki, perempuan, atau campuran) yang tergabung dalam: (a).Ikatan kemasyarakatan yang berlatar belakang wilayah seperti; RT / RW / RK / Dusun / Kampung atau yang lainnya; (b). Kelompok–kelompok informal dimasyarakat seperti; kelompok arisan, kelompok usaha bersama, kelompok keagamaan; (c). Pengelompokan masyarakat lainnya sesuai kondisi setempat.

Untuk efektifitas, maka kegiatan penggalian gagasan dilakukan dengan memanfaatkan pertemuan rutin kelompok yang sudah ada (formal maupun informal). Hasil yang diharapkan dari pertemuan penggalian gagasan adalah: i. Dipahaminya hal-hal pokok tentang PPK meliputi; tujuan, prinsip, ketentuan dasar dan

alur kegiatan PPK yang akan dilakukan. ii. Analisis permasalahan dan penyebab kemiskinan masyarakat iii. Gagasan-gagasan kegiatan maupun visi ke depan dari masyarakat untuk mengatasi

permasalahan dan penyebab kemiskinan Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam proses penggalian gagasan sebagai berikut: i. Ajukan pertanyaan kepada peserta: apa yang menjadi permasalahan atau kesulitan

yang dialami warga desa, apa penyebabnya dan gagasan kegiatan apa yang dapat mengatasi permasalahan atau kesulitannya, terutama yang bermanfaat bagi kelompok miskin,

ii. Fasilitator memperlihatkan lokasi gagasan-gagasan masyarakat pada peta sosial. Beri warna yang mencolok (merah) bagi setiap gagasan yang dikemukakan peserta,

iii. Setelah semua gagasan digambarkan dalam peta sosial, tuliskan setiap gagasan yang muncul dalam tabel seperti contoh di bawah ini. Tabel yang berisi gagasan-gagasan tersebut harus diarsipkan dengan baik.

iv. Diskusikan dengan peserta untuk membahas setiap gagasan berdasarkan kriteria-kriteria: (1). Lebih bermanfaat untuk kelompok miskin daripada untuk lainnya, (2). Mendesak untuk dilaksanakan (3). Bisa dikerjakan oleh masyarakat, (4). Didukung oleh sumberdaya yang ada

Untuk setiap kriteria tanyakan mengapa dan bagaimana melakukannya v. Beri tanda (v) pada setiap gagasan yang memenuhi kriteria seperti tersebut di atas vi. Gagasan yang memenuhi lebih banyak kriteria, diberi amplop sebagai alat

pengambilan keputusannya vii. Setiap peserta diberi biji-bijian sejumlah separo dari gagasan yang diberi amplop. viii. Minta setiap peserta memasukkan biji-bijannya ke dalam amplop untuk memilih

gagasan mana yang akan diajukan, ix. Jumlahkan biji-bijian yang ada di masing-masing amplop. Amplop yang memperoleh

paling banyak biji-bijian menunjukkan gagasan tersebut merupakan prioritas utama, diikuti untuk prioritas berikutnya sesuai jumlah biji-bijian yang didapat,


Contoh tabel penilaian gagasan:

KRITERIA

Gagasan Kegiatan Bisa

dikerjakan masyarakat

Lebih bermanfaat utk kelompok

miskin

Mendesak untuk

dilaksanakan

Didukung oleh sumber

daya

Amplop untuk

biji-bijian

Rangking gagasan

3.1.5. Musyawarah Desa Khusus Perempuan Musyawarah desa khusus perempuan dihadiri oleh kaum perempuan dan dilakukan dalam rangka membahas gagasan-gagasan dari kelompok-kelompok perempuan dan menetapkan usulan kegiatan yang merupakan aspirasi khusus dari kelompok perempuan. Usulan hasil musyawarah tersebut selanjutnya dilaporkan ke forum musyawarah desa penetapan usulan untuk disyahkan sebagai bagian dari usulan desa.

Hasil yang diharapkan melalui pertemuan ini adalah : a. Gagasan-gagasan kegiatan dan visi ke depan dari kelompok perempuan di desa

dalam mengatasi penyebab kemiskinan. b. Ditetapkannya usulan kegiatan simpan pinjam kelompok perempuan, jika ada gagasan

yang diusulkan. c. Ditetapkannya usulan yang merupakan aspirasi perempuan selain usulan kegiatan

simpan pinjam, d. Terpilihnya calon-calon wakil perempuan yang akan hadir di musyawarah antar desa

kedua

Musyawarah desa khusus perempuan dilakukan untuk mendapatkan usulan dari kelompok perempuan. Ada kecenderungan gagasan perempuan lebih nyata menggambarkan kegiatan yang berkaitan langsung dengan kondisi kemiskinan, karena merekalah yang seringkali merasakan sehari-hari dalam kehidupan rumah tangganya. Untuk itu metode atau teknik yang digunakan lebih pada untuk meningkatkan kualitas usulan kegiatan yang dapat mengatasi permasalahan yang seringkali dirasakan sehari-hari. Metode yang digunakan dalam musyawarah khusus perempuan adalah analisis penyebab kemiskinan yang tujuannya adalah: a. Untuk mengajak perempuan mencari permasalahan penyebab kemiskinan yang

seringkali dirasakan dalam kehidupan sehari-hari, kemudian menganalisis dan mencari akar permasalahannya.

b. Untuk menentukan gagasan kegiatan apa saja yang diperkirakan dapat mengatasi permasalahannya dari sudut pandang kelompok perempuan.

: Langkah-langkah menggunakan metode ini sebagai berikut: a. Jelaskan maksud tujuan pertemuan dan penjelasan kembali tentang PPK b. Tanyakan kepada peserta mengapa “kita” miskin ? (pendapat peserta mengenai

kondisi apa yang menyebabkan terjadinya kemiskinan) c. Tuliskan masing-masing sebab yang disebutkan peserta dalam kartu kertas. Satu

sebab/ alasan satu kartu. Jika peserta dapat menulis, minta mereka menuliskan


sendiri. Namun jika tidak dapat, fasilitator membantu menuliskan dan/atau menggambar sebab apa yang disebutkan peserta,

d. Tanyakan kembali kepada peserta apa penyebab (baik langsung maupun tidak langsung) dari apa yang telah dituliskan dalam kartu tersebut, sampai ketemu pada penyebab dasarnya.

e. Apa bila satu sebab / alasan ada kaitannya dengan sebab yang lainnya hubungkan dengan tali. Bedakan alasan yang menjadi sebab dengan tanda panah keluar dan yang menjadi akibat dengan tanda panah masuk,

f. Ajak peserta untuk menentukan bersama-sama apa saja yang menjadi penyebab dasar

g. Ajak peserta untuk diskusi mengenai bagaimana mangatasi setiap penyebab dasar kemiskinan satu per satu, kegiatan apa yang bisa membantu menyelesaikan penyebab masalah tersebut,

h. Tuliskan setiap gagasan kegiatan dalam tabel seperti di bawah ini, i. Diskusikan dengan peserta untuk membahas setiap gagasan berdasarkan kriteria-

kriteria: (1). Lebih bermanfaat untuk kelompok miskin daripada untuk kelompok lainnya (2). Bermanfaat untuk perempuan (3). Bisa dikerjakan masyarakat (4). Didukung oleh sumberdaya yang ada

Untuk setiap kriteria tanyakan mengapa dan bagaimana melakukannya (dengan contoh kongrit), baru lakukan penilaian.

Contoh tabel penilaian gagasan untuk musyawarah khusus perempuan:

KRITERIA

Gagasan Kegiatan Bisa dikerja kan

masyarakat Lebih

bermanfaat utk klpk miskin

Bermanfaat untuk

perempuan


daya

Amplop untuk biji-

bijian

Ranking gagasan

3.1.6. Musyawarah Desa (Musdes) Perencanaan Musyawarah desa penetapan usulan merupakan forum pertemuan masyarakat tingkat desa yang bertujuan untuk membahas seluruh gagasan kegiatan, hasil dari proses penggalian gagasan ditingkat kelompok dan tingkat dusun. Hasil yang diharapkan dari Musdes Perencanaan adalah : a. Tersusunnya peta sosial desa dan prioritas kegiatan dari hasil penggalian gagasan

yang kemudian dijadikan masukan dalam penyusunan Rencana Pembangunan Tahunan Desa (RPTD) dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Desa (RPJMD)

b. Ditetapkannya satu usulan kegiatan sarana prasarana dasar atau kegiatan peningkatan kualitas hidup masyarakat (kesehatan atau pendidikan).

c. Disyahkannya usulan kegiatan hasil keputusan musyawarah khusus perempuan, terdiri dari: 1) Usulan kegiatan sarana prasarana dasar atau kegiatan peningkatan kualitas hidup

masyarakat (kesehatan atau pendidikan) 2) Usulan kegiatan simpan pinjam kelompok perempuan, jika ada.


d. Ditetapkannya usulan-usulan kegiatan yang akan diajukan pendanannya melalui sumber dana lainnya (swadaya, pendapatan desa, APBD Kabupaten dan lain-lain)

e. Terpilih dan ditetapkannya Tim Penulis Usulan, f. Terpilihnya minimal satu orang yang akan diusulkan menjadi calon pengurus UPK

dan calon pengamat pada musyawarah antar desa prioritas usulan g. Terpilihnya wakil-wakil desa yang akan hadir dalam musyawarah antar desa prioritas

usulan terdiri dari 6 orang meliputi; kepala desa, ketua TPK, dan 4 orang wakil masyarakat. Minimal 3 dari 6 wakil tersebut adalah perempuan.

Peserta dari musdes perencanaan meliputi:Kepala desa dan aparat desa, anggota Badan Perwakilan Desa, tokoh masyarakat di desa, serta sebanyak mungkin anggota masyarakat desa lainnya yang berminat untuk hadir. Proses ini difasilitasi oleh kader desa dan / atau FK, dengan pendanaan dari swadaya desa atau masyarakat.

3.1.7. Penulisan Usulan Desa Penulisan usulan merupakan kegiatan untuk menguraikan secara tertulis gagasan-gagasan kegiatan masyarakat yang sudah disetujui sebagai usulan desa yang akan diajukan pada musyawarah antar desa. Proses ini dilakukan oleh Tim Penulis Usulan yang telah dipilih dalam forum musyawarah desa perencanaan. Sebelum melakukan penulisan, TPU akan mendapatkan pelatihan atau penjelasan terlebih dahulu dari FK dan/atau Fasilitator Teknik. Hasil yang diharapkan dari proses penulisan usulan adalah dokumen proposal usulan kegiatan desa yang telah disetujui dalam musyawarah desa perencanaan dan musyawarah desa khusus perempuan, termasuk data dan isian formulir pendukungnya. Proposal kegiatan yang diajukan tidak harus disertai dengan detail desain dan RAB (Rencana Anggaran Biaya). Proses penulisan usulan lengkap dengan detail desain dan RAB atau tidak perlu menyertakan detail desain dan RAB, didasarkan atas kemampuan dan pengalaman dari Tim Penulis Usulan serta Kader Teknis yang ada. Jika desa dirasa belum mampu untuk menyusun detail desain dan anggaran, maka proposal yang diajukan cukup disertai dengan desain awal, yaitu berupa gambaran dari usulan kegiatan secara global dengan perkiraan besaran pembiayaannya. Penyusunan detail desain dan RAB akan dilakukan bersama FT setelah diadakan MAD Prioritas Usulan dan usulan tersebut masuk dalam rangking yang diperkirakan dapat didanai melalui PPK. Proses berikutnya adalah pemeriksaan desain dan RAB, Serifikasi desain oleh KMT dan dilanjutkan dengan sosialisasi desain dan RAB.

3.1.8. Verifikasi Usulan

Verifikasi usulan merupakan tahap kegiatan yang bertujuan untuk memeriksa dan menilai kelayakan usulan kegiatan dari masing-masing desa yang akan didanai PPK. Verifikasi usulan kegiatan dilakukan oleh Tim Verifikasi (TV) yang dibentuk di tingkat kecamatan dengan beranggotakan 5 - 10 orang yang memiliki keahlian sesuai usulan kegiatan. Sebelum menjalankan tugasnya TV akan mendapatkan pelatihan atau penjelasan terlebih dulu dari FK, Fasilitator Teknik atau KM Kab. Tim Verifikasi akan menilai setiap usulan kegiatan untuk melihat kesesuaian usulan dengan kriteria penilaian usulan kegiatan yang meliputi: a. Lebih bermanfaat bagi masyarakat miskin b. Mendesak untuk dilaksanakan c. Bisa dikerjakan oleh masyarakat d. Tingkat keberhasilan dan keberlanjutan cukup tinggi e. Didukung oleh sumber daya yang ada di masyarakat


Sebelum TV menyususun rekomendasi penilaian kelayakan usulan, FK dan FT melakukan pemeriksaan kembali terutama yang berkaitan dengan aspek teknis usulan kegiatan. Selanjutnya, TV membuat rekomendasi hasil penilaian disertai dengan catatan hasil pemeriksaan oleh FK atau FT. Rekomendasi TV akan menjadi dasar pembahasan dalam musyawarah antar desa kedua.

3.1.9. Musyawarah Antar Desa (MAD) Prioritas Usulan

Musyawarah antar desa prioritas usulan adalah forum di tingkat Kecamatan yang bertujuan membahas,dan menyusun prioritas atau peringkat usulan kegiatan. Penyusunan prioritas usulan kegiatan didasarkan atas kriteria usulan kegiatan sebagaimana yang digunakan oleh tim verifikasi dalam menilai usulan kegiatan. Hasil yang diharapkan dari MAD Prioritas Usulan adalah: a. Disepakati cara memeriksa dan menilai usulan kegiatan yang diajukan desa. b. Ditetapkannya urutan atau peringkat usulan kegiatan sesuai skala prioritas kelayakan

dan kebutuhan masyarakat. c. Dipilih dan ditetapkannya pengurus UPK (Ketua, Sekretaris, Bendahara). d. Disepakatinya sanksi-sanksi yang akan diterapkan selama pelaksanaan PPK di tingkat

kecamatan tersebut e. Ditetapkannya jadwal musyawarah desa ketiga dari masing-masing desa.

Peserta MAD prioritas usulan meliputi: Camat dan staf terkait, Instansi dinas terkait tingkat kecamatan, Tim Pengamat , Enam orang wakil per desa: Kepala desa, Ketua Tim Pelaksana, dan 4 orang wakil masyarakat (tiga diantaranya harus perempuan), calon pengurus UPK, serta anggota masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir. Pendanaan kegiatan ini berasal dari stimulan DOK dan swadaya kecamatan. Langkah berikutnya setelah MAD Prioritas Usulan adalah Penyusunan Desain dan RAB, yaitu:

a. Pembuatan Rencana Pelaksanaan Kegiatan/ Desain dan RAB

Tim Penulis Usulan bersama Kader Teknis dengan dibimbing oleh Fasilitator Kecamatan dan Fasilitator Teknik akan melakukan survey dan pengukuran lokasi serta survey harga material. Selanjutnya berdasarkan atas hasil survey dibuatkan desain, gambar teknis (usulan prasarana) dan RAB-nya. Proses pembuatan desain dan RAB dengan tetap mengacu kepada spesifikasi teknis sehingga terjamin mutu kegiatannya.

b. Pemeriksaan Desain dan RAB Setiap desain serta gambar teknis prasarana yang telah selesai dibuat harus diperiksa dan/ atau diisertifikasi oleh Fasilitator Teknik, terutama jika desain usulannya tidak besar dan sederhana. Khusus untuk desain prasarana dengan nilai besar dan/atau dengan tingkat kerumitannnya tinggi harus mendapatkan sertifikasi dari KMT. Jika terdapat jenis prasarana yang memerlukan penanganan khusus maka FK atau Fasilitator Teknik wajib berkonsultasi kepada KM-Kab atau KMT, untuk dilakukan peninjauan lapangan sebelum dibuat desain dan RAB. Apabila dipandang perlu KM-Kab atau KMT dapat merekomendasikan untuk dilakukan uji teknis seperti pemeriksaan laboratorium sebagai dasar pembuatan desain atau diperlukan tenaga ahli khusus dari luar. Terhadap hal tersebut KM-Kab akan berkoordinasi dan konsultasi dengan TK PPK Kabupaten dan KM Nasional di wilayah. Khusus untuk usulan kegiatan prasarana termasuk rencana pelaksanaan kegiatan dan rencana pengadaan bahan yang diajukan, harus memenuhi beberapa kriteria teknis dan aspek lingkungan sebagai berikut :


i. Komponen RAB yang menyertakan dana swadaya dilampiri dengan surat pernyataan kesanggupan memberikan swadaya senilai yang tercantum dalam RAB.

ii. Kegiatan yang akan dilakukan sesuai dengan standar lingkungan dan kelayakan teknis serta meminimalkan ganti rugi lahan serta menghindari penggusuran penduduk;

iii. Apabila diberikan ganti rugi, maka prosesnya harus mengikuti standar kompensasi yang sesuai dan cukup memuaskan bagi penduduk yang digusur. Namun untuk biaya ganti rugi tidak dapat dialokasikan dari dana PPK

iv. Apabila total kerugian masyarakat diperkirakan mencapai 10% dari asset produktif dan atau kurang lebih 200 penduduk harus digusur, maka proses penggantian harus melalui prosedur yang disepakati sebelumnya. Sebelum pelaksanaan kegiatan dilakukan maka proses ganti rugi harus sudah diserah diterimakan;

v. Rencana pemeliharaan harus sudah dibuat mencakup tugas tim pemelihara, persiapan pelatihan, dan identifikasi sumber dana yang akan digunakan;

vi. Setiap pelaksanaan kegiatan harus meminimalkan pengaruh buruk sosial ekonomi masyarakat sekitar;

c. Sosialisasi Desain dan RAB

Sosialisasi desain dan RAB di desa bertujuan untuk menjelaskan kepada masyarakat terutama kelompok pengusul tentang pokok-pokok rencana yang telah disusun sesuai kaidah teknis dan sesuai dengan standar lingkungan. Sosialisasi dilakukan dalam forum musyawarah desa yang difasilitasi oleh Tim Penulis Usulan dibantu FK dan/ atau Fasilitator Teknik. Desain dan RAB ini juga harus ditempelkan pada papan-papan informasi yang telah disediakan.

3.1.10. Musyawarah Antar Desa (MAD) Penetapan Usulan Musyawarah antar desa penetapan usulan merupakan forum untuk mengambil keputusan terhadap usulan yang akan didanai melalui PPK. Keputusan pendanaan harus mengacu pada peringkat usulan yang telah dibuat pada saat musyawarah antar desa prioritas usulan. Jika pada saat musyawarah antar desa prioritas usulan, seluruh usulan atau proposal telah selesai dibuat berikut detail desain dan RABnya, maka keputusan penetapan usulan yang akan dibiayai melalui PPK bisa langsung diselenggarkan setelah agenda musyawarah antar desa prioritas usulan diselesaikan. Namun jika belum selesai desain dan RABnya, maka musyawarah antar desa penetapan usulan dilakukan pada waktu yang berbeda.

3.1.11. Musyawarah Desa (Musdes) Informasi Hasil MAD

Musyawarah desa ini merupakan forum sosialisasi atau penyebarluasan hasil penetapan alokasi dana PPK yang diputuskan dalam musyawara antar desa penetapan usulan. Forum ini dilaksanakan baik desa yang mendapatkan dana maupun yang tidak. Khusus bagi desa-desa yang mendapatkan dana PPK, dalam musyawarah desa ketiga juga diharapkan hasil-hasil sebagai berikut: a. Terpilih dan ditetapkannya susunan lengkap Tim Pengelola Kegiatan (TPK), yaitu

ketua-ketua bidang sesuai dengan jenis kegiatan yang didanai b. Disepakatinya jadwal pelaksanaan tiap kegiatan yang akan dilaksanakan. c. Disepakatinya sanksi-sanksi yang akan diberlakukan selama pelaksanaan PPK di

desa tersebut. d. Disepakatinya realisasi sumbangan atau kontribusi masyarakat. e. Disepakatinya besar insentif bagi pekerja dan tata cara pembayarannya. f. Dipahaminya mekanisme pengadaan bahan dan alat. g. Terbentuknya Tim Khusus yang akan memantau pelaksanaan PPK


3.1.12. Pengesahan Alokasi Bantuan oleh Camat Hasil dari keputusan musyawarah antar desa kedua disahkan oleh Camat atas nama Bupati menjadi Surat Penetapan Camat (SPC) yang berisi tentang daftar alokasi bantuan PPK di Kecamatan yang bersangkutan. Surat Penetapan Camat berikut lampirannya, mencantumkan nama desa, jenis kegiatan termasuk jumlah alokasi dananya, dikirimkan oleh PjOK kepada TK PPK Kabupaten dengan tembusan kepada Bupati, FK dan KM-Kab.

3.1.13. Pengesahan Dokumen SPPB

Ketua TPK, PjOK dan Ketua UPK akan membuat Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB), dan diketahui Kepala Desa dan Camat atas nama Bupati. Pengesahan SPPB dilakukan langsung segera sesudah diterbitkan Surat Penetapan Camat, dan tidak perlu menunggu persetujuan dari kabupaten. Kelengkapan dokumen sebagai lampiran SPPB, terdiri dari : a. Proposal usulan kegiatan b. RAB detail per kegiatan c. Jadwal pelaksanaan; d. Ceklis Masalah Dampak Lingkungan; e. Komitmen sumbangan dari masyarakat; f. Foto 0 % dari kegiatan yang akan dibangun / dikerjakan.

3.2. Pelaksanaan Kegiatan

Untuk menjamin kualitas pelaksanaan kegiatan yang tetap mengacu pada prinsip dan azas PPK, maka perlu adanya persiapan yang matang dan terencana. Persiapan ini lebih ditujukan kepada penyiapan aspek sumber daya manusia, seperti : masyarakat, Tim Pengelola Kegiatan dan seluruh pelaku PPKlainnya. Karena itu, TPK perlu mendapatkan pelatihan terlebih dahulu sebelum melaksanakan kegiatan yang didanai PPK.

3.2.1. Persiapan

a. Rapat Koordinasi Awal di Kecamatan

Rapat koordinasi ini difasilitasi oleh pendamping lokal, FK dan PjOK. Rapat dihadiri oleh pengurus UPK, Kepala desa dan TPK masing-masing desa penerima dana PPK. Waktu penyelenggaraan rapat, diharapkan tidak lebih dari satu minggu setelah pelaksanaan pelatihan bagi TPK dan UPK. Hasil yang diharapkan: i. Disepakati mekanisme koordinasi dan rapat-rapat lain selama periode

pelaksanaan. ii. Penyamaan persepsi dan langkah dari seluruh unsur yang ada di kecamatan

terhadap pelaksanaan program, termasuk dalam hal evaluasi dan pelaporan. iii. Terjadi tukar pendapat dan pemberian saran antar desa terhadap rencana

masing-masing desa. iv. Dibahas dan disepakati tentang mekanisme penyelesaian kendala dan masalah

yang muncul.

b. Rapat Persiapan Pelaksanaan di Desa Pengurus TPK bersama kepala desa secepatnya mengadakan rapat pra-pelaksanaan di desa sebelum memulai pelaksanaan kegiatan. Rapat persiapan di desa difasilitasi oleh Kader-kader Desa. Hasil rapat pra-pelaksanaan menjadi acuan langkah kerja selanjutnya. Hasil yang diharapkan :


i. Dibahas dan disepakati tentang peran, fungsi dan pembagian tugas tiap pengurus TPK dalam pelaksanaan PPK di desa.

ii. Menyusun rencana kerja detail termasuk penjadwalannya, seperti: rencana rekrutmen tenaga kerja, pengadaan bahan dan alat dll.

iii. Disepakati jadwal, tata cara dan sanksi-sanksi pertemuan rutin mingguan atau bulanan TPK untuk evaluasi pelaksanaan.

3.2.2. Pelaksanaan

Pelaksanaan kegiatan adalah tahap pelaksanaan seluruh rencana yang telah disepakati dalam pertemuan musyawarah antar desa penatapan usulan dan musyawarah desa informasi hasil MAD serta rapat-rapat persiapan pelaksanaan. Dalam pelaksanaan kegiatan ini perlu diperhatikan hal-hal penting sebagai berikut: i. Masyarakat merupakan pemilik kegiatan, sehingga keputusan pelaksanaan dan

tanggungjawab ada pada masyarakat. ii. Masyarakat desa mendapat prioritas untuk turut bekerja dalam pelaksanaan

kegiatan terutama bagi penduduk miskin iii. Bila ada bagian pekerjaan yang belum mampu dikerjakan oleh masyarakat sendiri,

masyarakat dapat mendatangkan tenaga trampil atau ahli dari luar sepanjang disepakati dalam musyawarah desa, dan kebutuhan ini sudah dimasukkan dalam usulan kegiatan

iv. Penggunaan dana sesuai dengan rencana dan kegiatan agar mencapai hasil yang memuaskan serta selesai tepat waktu

a. Pencairan Dana

Untuk pencairan dana bantuan PPK, mengikuti proses dan prosedur yang diatur dalam Surat Edaran Direktorat Jendral Perbendaharaan, Departemen Keuangan.

b. Pengadaan Tenaga Kerja

TPK mengumumkan adanya rencana pelaksanaan kegiatan kepada masyarakat dan kebutuhan tenaga kerjanya, serta upah dan hari kerja yang dibutuhkan sesuai RAB dan desain teknisnya. Pengumuman kebutuhan tenaga kerja ini terbuka bagi warga desa termasuk bagi kaum perempuan dan diutamakan bagi kelompok miskin. Pengumuman ditempel disetiap sudut desa dimana masyarakat biasa berkumpul, sehingga setiap warga masyarakat tahu bahwa ada pembangunan didesanya.

c. Pengadaan Bahan dan Alat

Proses pengadaan bahan dan alat harus dilaksanakan secara transparan dan tetap menggunakan bahan serta alat sesuai spesifikasi yang telah dicantumkan dalam desain teknis dan RAB. Prosedur pengadaan bahan dan alat sebagaimana dalam penjelasan tambahan PTO tentang kegiatan prasarana.

d. Rapat Evaluasi Tim Pengelola Kegiatan

Rapat evaluasi dapat dilaksanakan setiap minggu atau bulan, dimaksudkan untuk mengevaluasi pelaksanaan kegiatan selama satu minggu / bulan berjalan serta membuat rencana kerja untuk periode berikutnya. Hasil yang diharapkan: i. Kesimpulan tentang pencapaian target pekerjaan dari yang sudah direncanakan

sebelumnya. ii. Menyusun rencana kerja detail termasuk penjadwalannya untuk periode

berikutnya. iii. Pembahasan tentang kendala dan masalah yang timbul serta mencari

penyelesaian atau tindak lanjut yang diperlukan. iv. Evaluasi kinerja dari masing-masin pengurus TPK. v. Menyusun realisasi penggunaan dana.


3.2.3. Musyawarah Desa Pertanggungjawaban Untuk mewujudkan transparansi dalam proses pelaksanaan PPK, TPK wajib menyampaikan laporan pertanggungjawaban secara bertahap kepada masyarakat. Musyawarah pertanggungjawaban minimal dilakukan dua kali yaitu setelah memanfaatkan dana PPK tahap pertama dan tahap kedua. Sebelum diadakan musyawarah desa pertanggungjawaban, TPK sudah harus menyelesaikan Laporan Pertanggungjawaban Dana (LPD) pencairan dana ke I atau ke II. Sebelum pertemuan musyawarah desa pertanggungjawaban, laporan pertanggungjawaban dana secara tertulis harus sudah ditempel dipapan informasi dan disebarluaskan kepada masyarakat desa. Hasil yang diharapkan dari musdes pertanggungjawaban adalah: a. Penyampaian laporan dari TPK tentang: penerimaan dan penggunaan dana, status

atau kemajuan dari tiap kegiatan, tingkat partisipasi dan keterlibatan perempuan. b. Pernyataan diterima atau ditolaknya laporan pertanggungjawaban dari TPK,

berdasarkan hasil voting tertutup dari seluruh peserta pertemuan. c. Evaluasi terhadap kinerja dari TPK serta upaya peningkatan pada periode

selanjutnya. d. Kesepakatan tentang penyelesaian masalah atau keluhan yang timbul di

masyarakat. e. Pembuatan rencana kerja dan pendanaan untuk periode berikutnya.

3.2.4. Sertifikasi Sertifikasi adalah penerimaan hasil pekerjaan berdasarkan spesifikasi teknis oleh FK dan/atau Fasilitator Teknik untuk mendorong peningkatan kualitas pekerjaan atau kegiatan. Dengan dilakukan sertifikasi, diharapkan fokus Tim Pengelola Kegiatan dialihkan dari “mengejar target fisik” menjadi “mengejar target kualitas” Tiap jenis pekerjaan dinilai, tetapi untuk pekerjaan yang rumit dapat digabungkan. Pekerjaan yang dinilai oleh FK / Fasilitator Teknik telah sesuai untuk dibayar dapat langsung dilunasi, tetapi pekerjaan yang kurang baik harus diperbaiki dulu. Kemajuan pekerjaan (progres) yang dilaporkan didasarkan pekerjaan yang sudah selesai dan dinilai layak untuk dibayar. Untuk sertifikasi penerimaan bahan, disebutkan lokasi bahan tersebut akan digunakan, walaupun mungkin belum dipasang atau dihampar. Kemudian, FK akan menilai kelayakannya. Yang layak ditulis “dapat diterima” dan yang belum layak disebut alasannya. Dokumen tersebut disimpan di arsip Tim Pengelola Kegiatan sebagai bukti bahwa bagian tersebut atau bahan tersebut telah diterima dengan baik oleh FK. Hasil sertifikasi ditempelkan pada papan informasi agar seluruh masyarakat tahu hasil penilaian dan tahu kemajuan hasil kegiatan. Perhatian masyarakat ditarik ke masalah target kualitas. Penggunaan langkah sertifikasi ini tidak dimaksudkan untuk memperlambat pembayaran kepada Tim Pengelola Kegiatan. FK boleh menunda penilaian jika tidak sempat menilai pekerjaan dan menyetujui pembayaran tanpa dinilai apabila Tim Pengelola Kegiatan telah terbukti mampu mengerjakan tugas serupa. Sebaliknya, jika kualitas bagian yang diusulkan Tim Pengelola Kegiatan untuk pembayaran sering tidak sesuai persyaratan, langkah ini tidak boleh ditinggalkan.


3.2.5. Revisi Kegiatan Apabila dalam pelaksanaan diperlukan perubahan oleh sebab kekeliruan di lapangan atau terjadinya bencana alam, maka bisa dilakukan revisi selama tidak menambah besarnya dana bantuan. Revisi tersebut dibuat oleh Tim Pengelola Kegiatan dan disetujui oleh PJOK, Ketua TPK, dan FK dan secara terbuka ada pemberitahuan kepada masyarakat. Pendataan perubahan tersebut harus segera dituangkan dalam Berita Acara Revisi. Proses pembuatan Berita Acara Revisi tidak boleh ditunda-tunda. Di samping itu KM-Kab dapat menyarankan perubahan jika berdasarkan pertimbangan teknis hasil kunjungan lapangan dipastikan kegiatan ada kemungkinan tidak berhasil atau mengalami kegagalan. Namun demikian pertimbangan teknis harus disampaikan secara terbuka kepada masyarakat. KM-Kab dalam pemeriksaannya harus memastikan bahwa seluruh perubahan telah dituangkan dalam Berita Acara Revisi. Setiap bentuk perubahan baik terhadap target, desain, spesifikasi, dan lain-lain dianggap tidak syah bila tidak dilengkapi dengan Berita Acara Revisi. Perubahan tanpa adanya Berita Acara Revisi merupakan kelalaian atau pelanggaran. Beberapa prinsip dari revisi PPK, antara lain : a. Jumlah alokasi bantuan perdesa tetap (tidak bisa dirubah), meskipun terdapat revisi

pada kegiatan. Revisi kegiatan yang relatif kecil (kira-kira 15%) dari volume atau dana kegiatan harus mendapat persetujuan dari musyawarah desa dan yang relatif sedang (kira-kira antara 15% s/d 25 %) melalui musyawarah antar desa. Perubahan yang relatif besar (kira-kira di atas 25%) dari volume atau dana kegiatan bisa mengakibatkan pembatalan kegiatan. Penentuan kategori besar kecilnya perubahan atau revisi kegiatan berdasarkan atas masukkan dari Fasilitator atau Konsultan. Hal ini berlaku untuk kegiatan diluar force majeure (misalnya terjadi bencana alam).

b. Alokasi dana tiap kegiatan, kecuali Biaya Umum, tidak boleh dialihkan (misal : alokasi dana simpan pinjam sebagaian dialihkan ke kegiatan prasarana).

c. Kedua prinsip di atas tidak berlaku pada kasus khusus dimana dana bantuan tidak terserap 100 % dan harus dikembalikan ke Kas Negara.

d. Tidak boleh memindahkan lokasi kegiatan ke desa lain. e. Jika ada kegiatan yang batal atau terdapat perubahan besar-besaran maka perlu

dilakukan pengulangan sebagian proses seperlunya, MAD pengalokasian dana kembali, dan penerbitan SPC baru agar supaya semua alokasi BLM dapat dimanfaatkan. Pada prinsipnya, jika ada kegiatan yang dibatalkan maka prioritas kegiatan yang didanai adalah ranking berikutnya hasil MAD perangkingan.

3.2.6. Penggantian Pengurus TPK

Pengurus TPK lainnya dimungkinkan untuk diganti dengan orang lain apabila yang bersangkutan dinilai tidak mampu atau lalai melaksanakan tugasnya. Penggantian TPK dilakukan melalui musyawarah desa.

3.2.7. Dokumentasi Kegiatan

Dokumentasi foto seluruh kegiatan dari PPK sebagian besar menjadi tanggungjawab Fasilitator Kecamatan / Fasilitator Teknik, meskipun demikian untuk kepentingan arsip desa, maka Tim Pengelola Kegiatan juga perlu membuat foto-foto sendiri. Pada akhir periode pelaksanaan PPK, Fasilitator Kecamatan / Fasilitator Teknik harus memastikan adanya dokumentasi foto yang disusun dalam satu album khusus, dengan ketentuan : a. Foto-foto yang ditampilkan merupakan foto PPK di Kecamatan yang bersangkutan.

Bukan kumpulan foto dari setiap desa penerima PPK, namun sudah merupakan hasil seleksi dari semua arsip foto yang ada. Tetapi tidak boleh hanya foto dari satu desa saja.

b. Setiap foto perlu diberikan catatan atau keterangan ringkas. c. Foto yang ditampilkan meliputi :


1) Foto kondisi 0 %, 50 %, 100 % yang diambil dari sudut pengambilan yang sama.

2) Foto yang memperlihatkan orang sedang bekerja secara beramai-ramai. 3) Foto yang memperlihatkan peran serta perempuan dalam kegiatan prasarana. 4) Foto yang memperlihatkan pembayaran secara langsung kepada masyarakat.

3.2.8. Penyelesaian Kegiatan

Penyelesaian kegiatan yang dimaksud disini adalah penyelesaian dari tiap jenis kegiatan yang telah dilaksanakan sebagai bagian dari pertanggungjawaban TPK di desa. Terdapat beberapa prosedur yang harus dilaksanakan dan diselesaikan pada proses ini, meliputi: a. Pembuatan laporan penyelesaian pelaksanaan kegiatan

Laporan penyelesaian pelaksanaan kegiatan (LP2K) adalah laporan yang ditandatangani oleh ketua TPK dan FK untuk menyatakan bahwa seluruh jenis kegiatan telah selesai dilaksanakan (kondisi 100%) serta siap diperiksa oleh PjOK. Terkecuali untuk kegiatan UEP, dan SP yang dananya ada pada masyarakat, maka pelaporannya hanya sampai dengan tanggal dibuatnya laporan. Pada saat LP2K ditandatangani seluruh administrasi baik pertanggungjawaban dana maupun jenis administrasi lainnya sudah dilengkapi dan dituntaskan, termasuk realisasi kegiatan dan biaya (RAB). Lembar LP2K yang sudah ditandatangani diserahkan pada PjOK dengan tembusan kepada KM, untuk mendapatkan tindak lanjut berupa pemeriksaan di lapangan. Kegiatan prasarana yang telah selesai dibangun, harus disertifikasi oleh KM Kab untuk melihat kesesuaian dengan design awal dan/ atau revisi yang telah disetujui.

b. Pembuatan Realisasi Kegiatan dan Biaya

Untuk kejelasan tentang apa saja yang telah dilaksanakan di lapangan serta penggunaan dana bantuan PPK di desa, TPK bersama FD/kader desa yang dibantu oleh FK/ Fasilitator Teknik harus membuat rincian realisasi kegiatan dan biaya berikut rekapitulasinya. Didalam relisasi kegiatan dan biaya harus dibuat secara terpisah antara masing-masing kegiatan. Realisasi Kegiatan dan Biaya (RKB) harus dibuat sesuai dengan kondisi terlaksana di lapangan dan menunjukkan target akhir dari pelaksanaan PPK di desa. Harga-harga satuan, volume, jumlah HOK terserap, besar dan distribusi dana dari setiap kegiatan diluar prasarana seluruhnya harus berdasar kepada kondisi aktual di lapangan dan sesuai dengan catatan yang ada pada buku kas umum. Harus dihindari sikap yang hanya menyalin atau menulis ulang RAB awal tanpa melihat realisasi yang sedang terjadi di lapangan. Pada prinsipnya pembuatan RKB hanyalah merekap atau merangkum seluruh catatan penggunaan dana dan pelaksanaan kegiatan yang dibuat selama pelaksanaan. Jika terdapat konstribusi swadaya masyarakat selama periode pelaksanaan, perlu dicantumkan dalam RKB. RKB merupakan bagian penting dan tak terpisahkan dari LP2K, sehingga harus sudah dapat diselesaikan sebelum LP2K ditandatangani. RKB juga akan banyak manfaatnya untuk menjelaskan terhadap pertanyaan-pertanyaan yang muncul pada saat pemeriksaan atau audit. Pada kegiatan pembangunan prasarana perincian volume dan biaya yang tercantum pada format RKB harus sesuai dan berkaitan erat dengan gambar-gambar purna laksana yang juga merupakan lampiran dalam dokumen penyelesaian. Gambar-gambar yang dilampirkan dalam dokumen penyelasaian yaitu denah atau lay out, peta situasi, detai konstruksi dan lain-lain yang juga bagian adari RKB, harus dibuat sesuai dengan kondisi yang ada atau terlakasana di lapangan. Harus dihindari melampirakan gambar-gambar disain dalam dokumen penyelesaian tanpa menyesuaikan dengan kondisi yang terjadi di


lapangan. Jika terjadi perubahan di lapangan, disamping dilakukan perubahan pada gambar juga harus dituangkan dalam berita acara revisi.

c. Musyawarah Desa Serah Terima

Musyawarah ini dilakukan untuk pertanggungjawaban atas pengelolaan dana dan kegiatan oleh TPK kepada masyarakat setelah pekerjaan/ kegiatan diselesaikan. Selain itu, tujuan musyawarah ini adalah agar tidak menimbulkan kesalahpahaman di kemudian hari serta hasil kegiatan dapat diketahui dan diterima oleh masyarakat. PjOK maupun FK memfasilitasi Tim Pengelola Kegiatan untuk mengadakan suatu pertemuan atau musyawarah dengan mengahadirkan sebanyak mungkin masyarakat untuk penyampaian pertanggungjawaban akhir dari pelaksanaan kegiatan. Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) disahkan setelah masyarakat menerima hasil pekerjaan/ kegiatan dalam musyawarah desa tersebut. Hasil yang diharapkan : i. Penjelasan kepada masyarakat bahwa setelah surat pernyataan penyelesaian

pelaksanaan kegiatan (SP3K) disahkan maka berakhir sudah tanggungjawab TPK terhadap kegiatan di lapangan,

ii. Laporan hasil pelaksanaan dari masing-masing jenis kegiatan, termasuk pertanggungjawaban seluruh penerimaan dan penggunaan dana.

iii. Hasil evaluasi terhadap pekerjaan, kinerja TPK dan penggunaan dana. iv. Serah terima hasil pekerjaan kepada masyarakat agar dapat dimanfaatkan dan

dilestarikan, serta ditetapkannya Tim Operasional dan Pemeliharaan. v. Ditetapkannya rencana pemeliharaan terhadap kegiatan yang telah

diserahterimakan, mencakup tugas tim pemelihara, persiapan pelatihan, dan identifikasi sumber dana yang akan digunakan;

d. Pembuatan Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan

Secara resmi pelaksanaan PPK di desa dinyatakan selesai jika telah diserahterimakan kepada masyarakat dalam forum musyawarah dan setelah ditandatangani SP3K oleh Ketua TPK dan PjOK serta diketahui Kepala Desa dan Camat atas nama Bupati. Kegiatan tambahan atau lanjutan yang bersumber dana dari luar PPK baru dapat dimulai setelah diterbitkan SP3K, misalnya : pengaspalan seluruh ruas jalan melalui dana APBD, pemasangan dinding pasangan batu oleh pengairan pada saluran irigasi, tambahan modal dari Bank terhadap kegiatan simpan pinjam dan lain-lain. Seluruh kegiatan lanjutan yang dilaksanakan setelah diterbitkannya SP3K bukan lagi menjadi tanggung jawab dari Tim Pengelola Kegiatan PPK. PjOK harus memastikan bahwa kegiatan yang diserahterimakan atau yang tercantum dalam SP3K benar-benar telah memenuhi syarat, sesuai dengan RKB, gambar-gambar purna laksana sesuai dengan kondisi yang ada di lapangan, catatan-catatan tentang kegiatan yang sesuai dengan fakta di masyarakat. Jika dalam pemeriksaan di lapangan ditemui adanya kekurangan dalam pelaksanaan termasuk dalam hal administrasi maka PjOK dapat memberikan kesempatan waktu kepada Tim Pengelola Kegiatan untuk melakukan perbaikan terlebih dahulu. Baru kemudian SP3K dapat ditandatangani. Termasuk syarat dalam pengesahan SP3K adalah pekerjaan dapat diterima masyarakat dan Tim Pengelola Kegiatan harus sudah membuat dan merumuskan bersama masyarakat mengenai rencana pelestarian.


e. Pembuatan Dokumen Penyelesaian Dokumen penyelesaian merupakan satu buku yang secara garis besar berisi tentang Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan(SP3K), Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K), rincian realisasi penggunaan biaya dan lampiran pendukung lainnya. Dokumen tersebut harus sudah dapat diselesaikan oleh TPK bersama FK dan kader teknis desa untuk didistribusikan oleh PjOK selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sejak tanggal ditandatanganinya LP2K. Jika sampai batas waktu tersebut Dokumen penyelesaian belum bisa dituntaskan maka Ketua TPK, FK dan PjOK harus membuat Berita Acara keterlambatan dan Kesanggupan penyelesiannya untuk disampaikan kepada TK-PPK Kabupaten dan KM-Kab. Pendistribusian dari dokumen penyelesaian ini dilaksanakan oleh PjOK dibantu oleh FK. Biaya pembuatan dari dokumen penyelesaian seluruhnya dimasukan pada Biaya Umum dari Alokasi dana PPK di desa, sehingga sejak tahap perencanaan sudah dialokasikan besarnya biaya ini secara wajar.

f. Pembuatan Berita Acara Status Pelaksanaan Kegiatan (pada kondisi khusus)

Apabila sampai batas waktu penyelesaian ternyata kegiatan pembangunan prasarana belum dapat diselesaikan, atau dana belum disalurkan seluruhnya, maka Ketua TPK dan FK dengan diketahui oleh Kepala Desa membuat Berita Acara Status Pelaksanaan Kegiatan (BASPK) sebagai pengganti LP2K. BASPK menunjukkan kondisi hasil pelaksanaan kegiatan yang dicapai pada saat itu. Jika sudah dibuat BASPK maka tidak perlu lagi dibuat LP2K. SP3K tetap harus dibuat setelah seluruh kegiatan telah dituntaskan (100%) sebagi bukti selesainya pekerjaan. Lampiran yang harus dibuat jika muncul BASPK, sama dengan LP2K, yaitu realisasi kegiatan dan biaya hingga saat itu maupun gambar-gambar purna laksana hingga saat itu.

3.3. Pelestarian Kegiatan

Pengelolaan kegiatan PPK harus dijamin dapat memberi manfaat kepada masyarakat secara berkelanjutan (sustainable). Disamping manfaat dari hasil kegiatan, maka aspek pemberdayaan, sistem dan proses perencanaan, aspek good governance, serta prinsip-prinsip PPK harus mampu memberi dampak perubahan positif dan berkelanjutan bagi masyarakat. Untuk dapat mencapai hal itu maka semua pelaku PPK harus mengetahui dan mampu memahami latar belakang, dasar pemikiran, prinsip-prinsip, kebijakan, prosedur dan mekanisme PPK secara benar.

3.3.1. Hasil Kegiatan

Hasil-hasil kegiatan PPK yang berupa prasarana, simpan pinjam, kegiatan bidang pendidikan dan kesehatan merupakan aset bagi masyarakat yang harus dipelihara, dikembangkan dan dilestarikan. Sebagaimana sanksi yang ditentukan dari pemerintah, bahwa jika hasil kegiatan tidak dikelola dengan baik seperti: tidak terpelihara atau bahkan tidak bermanfaat atau pengembalian macet maka desa atau kecamatan tidak akan mendapat lagi dana PPK untuk tahun berikutnya.

3.3.2. Proses Pelestarian Pelestarian kegiatan merupakan tahapan paska pelaksanaan yang dikelola dan merupakan tanggungjawab masyarakat. Namun demikian dalam melakukan tahapan pelestarian, masyarakat tetap berdasarkan atas prinsip-prinsip PPK.


Hasil yang diharapkan dari upaya pelestarian kegiatan adalah : a. Keberlanjutan proses dan penerapan prinsip-prinsip PPK dalam pelaksanaan

pembangunan secara partisipatif di masyarakat b. Menjamin berfungsinya secara berkelanjutan prasarana/ sarana yang telah dibangun,

kegiatan yang menunjang kualitas hidup masyarakat bidang pendidikan – kesehatan, serta pengembangan kegiatan simpan pinjam kelompok perempuan dengan kemampuan masyarakat sendiri.

c. Menjamin kelanjutan sistem dan mekanisme pengelolaan dana masyarakat. d. Meningkatkan berfungsinya kelembagaan masyarakat di desa dan kecamatan dalam

pengelolaan program. e. Menumbuhkan dan meningkatkan rasa memiliki masyarakat terhadap hasil kegiatan

yang telah dilaksanakan.

3.3.3. Komponen Pendukung Pelestarian Guna mendukung upaya pelestarian maka diperlukan beberapa komponen : a. Peningkatan kemampuan teknis dan manajerial yang harus dimiliki oleh kelompok-

kelompok masyarakat, Tim Pengelola Kegiatan, serta pelaku-pelaku lain PPK di desa dan kecamatan.

b. Penyediaan sistem dan mekanisme monitoring, evaluasi, perencanaan pengendalian secara partisipatif yang memungkinkan anggota masyarakat dapat mengetahui serta ikut mengontrol kegiatan yang direncanakan, sedang berjalan, maupun yang sudah selesai dilaksanakan.

c. Penguatan lembaga-lembaga masyarakat di kecamatan dan desa, termasuk lembaga pengelola prasarana / sarana.

Selama tahap pelestarian peran kader desa secara berkelanjutan sangat diharapkan, mengingat yang bersangkutan telah memperoleh alih pengetahuan dan ketrampilan dari fasilitator kecamatan.

3.3.4. Sistem Pemeliharaan

Sistem pemeliharaan PPK diarahkan kepada adanya perawatan dan pengembangan berbagai sarana dan prasarana yang ada, sehingga dapat secara terus-menerus dimanfaatkan oleh masyarakat secara efektif dan efisien. Untuk menjamin terjadinya pemeliharaan kegiatan yang harus dilakukan adalah: a. Rencana pemeliharaan harus sudah dimasukkan dalam proposal kegiatan. Tim

Pemelihara segera dibentuk dan dilatih paling lambat setelah MAD Penetapan Usulan. Tim Pemelihara selanjutnya dilibatkan dalam memantau pekerjaan yang dilakukan oleh TPK.

b. Untuk setiap jenis prasarana tertentu, telah dibuat daftar penanggung jawab dan penetapan iuran,

c. Untuk jenis kegiatan lain, ditetapkan kelompok pengelola dan pemeliharaan. d. PJOK akan dilibatkan dalam rangka pemantauan pemeliharaan rutin. e. Pada dokumen penyelesaian harus sudah disediakan garis besar rencana

pemeliharaan yang diwajibkan sebagai lampiran SP3K.

3.3.5. Pelatihan Pemeliharaan Fasilitator Kecamatan / Fasilitator Teknik dibantu KM Kab wajib memberikan pelatihan kepada anggota Tim Pemeliharaan atau yang ditunjuk pada waktu pelaksanaan program hampir selesai. Dalam pelatihan tersebut, masyarakat diberi penjelasan mengenai kepentingan pemeliharaan, organisasi pengelola dan pemeliharaan, dan teknik-teknik yang digunakan seperti: teknik membuat inventarisasi masalah dan teknik memperbaikinya. Disamping itu akan dilakukan praktek di lapangan agar materi pelatihan lebih dapat dipahami.


MAD Sosialisasi

Musdes Sosialisasi

Pertemuan Dusun

Pelatihan Kader & Pelaku di desa

Musy. Desa Khusus Perempuan

Musdes Perencanaan

MAD Prioritas Usulan

Penulisan Usulan tanpa desain RAB

Verifikasi Usulan

Musdes Informasi Hasil

MAD

Musdes Pertanggungjawaban (2X)

Musdes serah terima

Persiapan Pelaksanaan

(Rekrutmen tenaga, pelatihan dll)

Pencairan Dana dan pelaksanaan kegiatan

Pencairan Dana dan pelaksanaan

Supervisi Pelaksanaan,

Kunjungan antar desa

Operasional Pemeliharaan

Evaluasi

MAD Penetapan Usulan

ALUR TAHAPAN PPK

Pertemuan Penggalian gagasan

di Kelompok

Desain & RAB


4. PENGENDALIAN

Pengendalian PPK dilakukan melalui pemantauan, pelaporan, pemeriksaan dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan. Pengendalian terhadap pelaksanaan seluruh proses dan kegiatan PPK bertujuan :

a. Menjaga setiap proses PPK selalu sesuai dengan aturan, prinsip dan kebijakan PPK, b. Menjaga bahwa hasil-hasil selama tahap perencanaan diperoleh melalui proses dan mekanisme

yang benar, c. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, d. Mengendalikan pemanfaatan dana PPK agar sesuai dengan yang direncanakan dan dikelola secara

transparan. e. Menjaga kualitas dari setiap kegiatan yang dilaksanakan agar memuaskan dan memenuhi kriteria

yang telah ditetapkan, f. Mengendalikan agar setiap pelaku PPK dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara

baik sesuai dengan fungsinya masing-masing. Strategi dasar dalam pengendalian PPK adalah : a. Semua pihak terkait melakukan pemantauan secara obyektif dan mampu memberikan umpan balik

terhadap setiap proses dan kegiatan yang dilaksanakan, b. Pelaku PPK di semua tingkatan menjalankan mekanisme pelaporan baik formal maupun informal

dengan disiplin, akurat dan efektif termasuk jika ditemui kendala dan masalah, c. Harus ada pemerikasaan yang detail dan akurat sesuai dengan mekanisme yang ditetapkan

terhadap setiap proses dan tahapan kegiatan yang dilaksanakan, d. Pengawasan yang ketat dan tegas terhadap setiap proses dan kegiatan pada setiap tahapan yang

dilaksanakan, e. Setiap saat dilakukan evaluasi untuk meningkatkan kinerja serta menegakkan aturan dengan

pemberian sanksi. 4.1. Pemantauan

Pemantauan adalah kegiatan pengumpulan informasi yang dilakukan secara periodik untuk memastikan apakah suatu kegiatan sudah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Tujuan pemantauan juga untuk memastikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan prinsip dan prosedur PPK. Selain itu pemantauan juga ditujukan untuk melihat kinerja semua pelaku PPK. Pemantauan adalah proses yang terus menerus dilakukan sepanjang tahapan PPK dimulai dari pelatihan dan sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. Hasil dari kegiatan pemantauan digunakan untuk memperbaiki kualitas pelaksanaan dan penyesuaian terhadap perencanaan. Hasil pemantauan ini menjadi input untuk evaluasi terhadap pelaksanaan program maupun dasar pembinaan atau dukungan teknis kepada pelaku PPK dan masyarakat. Pemantauan merupakan rangkaian kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap pelaku PPK, yaitu: masyarakat, aparat pemerintahan di berbagai tingkatan, konsultan, fasilitator, LSM, wartawan, lembaga donor, dll. Jenis Kegiatan pemantauan dalam PPK meliputi: 4.1.1. Pemantauan Partisipatif oleh Masyarakat

Adalah pemantauan terhadap pelaksanaan program yang dilakukan oleh masyarakat sendiri. Masyarakat adalah pemilik proses dari suatu kegiatan program, dan mereka bertanggungjawab untuk memantau proses kegiatan program tersebut. Masyarakat diberi


kesempatan untuk memilih dan membentuk kelompok / tim khusus yang akan melakukan pemantauan melalui forum musyawarah desa. Semua anggota kelompok berasal dari masyarakat desa dan bekerja secara sukarela demi kepentingan masyarakat desanya. Diharapkan anggota tim ini terdiri dari warga dusun yang ada serta merupakan tokoh agama / adat / masyarakat setempat. Mereka mewakili masyarakat untuk mengawasi pelaksanaan kegiatan PPK di desanya. Dalam pelaksanaan PPK, musyawarah desa juga menetapkan Badan Perwakilan Desa (BPD) berperan dalam pemantauan kegiatan PPK di tingkat desa.

4.1.2. Pemantauan oleh Pemerintah yang Berwenang

Adalah kegiatan pemantauan yang dilakukan oleh aparat pemerintah yang berwenang. Dana PPK adalah bagian dari anggaran belanja negara dan daerah, sehingga pemerintah memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa PPK berjalan sesuai prinsip dan prosedur serta dipakai sebagaimana mestinya. Semua pegawai pemerintah yang terlibat dalam PPK (Tim Koordinasi, Bupati, Camat, Kepala Desa, PjOK, dll) mempunyai tugas untuk memantau PPK. Pegawai pemerintah sesering mungkin mengunjungi lapangan, baik secara rutin maupun berkala untuk membantu memfasilitasi penyelesaian masalah. Mereka bisa melihat dan memeriksa masalah-masalah ataupun isu yang ada atau mereka atau bisa memeriksa beberapa hal yang juga tugas pemantauan konsultan.

4.1.3. Pemantauan oleh Konsultan dan Fasilitator Adalah kegiatan pemantauan yang dilakukan oleh konsultan atau fasilitator. Konsultan pusat, konsultan wilayah, konsultan kabupaten, FK/Fasilitator Teknik, dan pendamping lokal mempunyai tanggung jawab untuk memantau kegiatan PPK. Mereka wajib melakukan pengecekan untuk bisa mengetahui apakah pelaksanaan setiap tahapan kegiatan sudah berjalan sesuai dengan rencana, dan apakah prinsip maupun prosedur PPK juga diterapkan dengan benar.

Pengecekan yang perlu dilakukan oleh konsultan atau fasilitator meliputi: a Penerapan prinsip dan prosedur PPK apakah sudah diterapkan dengan benar b Apakah masyarakat telah berpartisipasi dalam setiap tahapan c Apakah dokumentasi dan administrasi / pembukuan kegiatan tercatat dan tersimpan

dengan baik dan benar (sesuai peruntukkannya) d Apakah kualitas hasil pelaksanaan kegiatan cukup memadai e Apakah proses pelestarian hasil kegiatan telah berjalan

4.1.4. Pemantauan oleh Pihak Lain

Adalah pemantauan yang dilakukan secara independen, oleh organisasi atau pihak lain. Pemantauan oleh pihak lain berisi kumpulan data dan informasi tentang pelaksanaan PPK dari pihak luar. PPK memasukan kegiatan pemantauan oleh pihak lain sehingga program bisa menerima sudut pandang yang berbeda dari pihak luar, yaitu pihak independen yang mungkin memiliki pandangan lebih obyektif atau sudut pandang yang berbeda dari para pelaksana program. Pemantauan eksternal dilakukan oleh DPR / DPRD, LSM, Wartawan, dll. Keberadaan pemantau dari pihak lain bersama pelaku-pelaku PPK, diharapkan akan terjadi sinergi yang mendorong terjadinya forum lintas pelaku dalam rangka pembelajaran program pemberdayaan masyarakat.


4.2. Pelaporan

Pelaporan merupakan proses penyampaian data dan atau informasi mengenai perkembangan atau kemajuan setiap tahapan dari pelaksanaan program, kendala atau permasalahan yang terjadi, penerapan dan pencapaian dari sasaran atau tujuan PPK.

Mekanisme pelaporan dalam pelaksanaan PPK dilakukan melalui jalur struktural dan jalur fungsional, sebagai upaya untuk mempercepat proses penyampaian data dan atau informasi dari lapangan atau desa ke tingkat Kecamatan, Kabupaten, Provinsi dan Pusat.

Agar dapat diperoleh laporan yang lengkap dan informatif, maka materi yang disajikan minimal harus memperlihatkan 6 (enam) hal penting yaitu : a. Kegiatan-kegiatan yang sedang dilaksanakan, b. Pencapaian sasaran dan atau target dari kegiatan yang sedang dilaksanakan, c. Gambaran kemajuan dari pelaksanaan kegiatan pada saat laporan dibuat, d. Target dan realisasi biaya dari kegiatan yang sedang dilaksanakan, e. Kendala dan permasalahan yang dihadapi, termasuk tindak lanjutnya, f. Gambaran dan atau tingkatan partisipasi masyarakat dalam pelaksanaan program.

Sistem laporan dari desa (Tim Pengelola Kegiatan) dalam PPK agar dibuat sesederhana mungkin, mengingat keterbatasan kemampuan administratif dari Tim Pengelola Kegiatan di desa. Materi laporan berupa data dan atau informasi yang benar dan akurat jauh lebih diutamakan daripada sistem atau bentuk laporan.

4.2.1. Pelaporan Jalur Struktural

Pelaporan jalur struktural akan melibatkan beberapa pihak baik sebagai pembuat maupun penerima laporan seperti : Ketua TPK, PjOK, Camat, TK-PPK Kab, Bupati, TK-PPK Provinsi dan TK-PPK Nasional cq. Sekretariat PPK Nasional. Mekanisme untuk pelaporan jalur struktural dilakukan secara bertingkat sebagai berikut: a. Ketua TPK dengan bimbingan dari fasilitator kecamatan membuat laporan bulanan

yang ditujukan kepada PJOK. b. PjOK dengan bantuan FK menelaah dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan

setelah menerima laporan dari ketua TPK. Selanjutnya PjOK menyusun dan membuat laporan bulanan yang ditujukan kepada Bupati c.q TK PPK Kabupaten dengan tembusan kepada Camat dan arsip. Pada akhir tahap pelaksanaan PjOK, harus membuat laporan akhir yang menggambarkan kondisi terakhir dari pelaksanaan PPK di wilayahnya.

c. Ketua TK PPK kabupaten berdasarkan laporan dari PjOK, hasil-hasil rapat evaluasi dan kunjungan atau monitoring ke lapangan menyusun dan membuat laporan triwulan yang disampaiakn kepada Gubernur c.q. TK PPK Provinsi dengan tembusan kepada Bupati dan arsip.

d. Ketua TK PPK Provinsi menyusun rekapitulasi laporan triwulan dari setiap kabupaten di wilayahnya menjadi laporan triwulan TK PPK Provinsi yang disampaikan kepada TK PPK Pusat c.q. Sekretariat PPK dengan tembusan kepada Gubernur dan arsip.

e. Dalam hal yang dipandang perlu untuk melaporakan hal-hal mendesak atau bersifat khusus, dapat dilakukan diluar mekanisme laporan berkala. Untuk laporan ini bentuk dan waktunya bebas terutama hal-hal yang memerlukan perhatian khusus dari pusat.

4.2.2. Pelaporan Jalur Fungsional

Pelaporan jalur fungsional akan melibatkan beberapa pihak baik sebagi pembuat maupun penerima laporan seperti : FK, KM-Kab, KM Nasional di wilayah dan KM-Nasional di Pusat. Mekanisme pelaporan jalur fungsional dilaksanakan secara berjenjang sebagai berikut: a FK secara bersama-sama dengan Fasilitator Teknik membuat satu laporan bulanan

tentang perkembangan pelaksanaan kegiatan PPK di wilayahnya yang dibuat dalam 3


(tiga) rangkap. Laporan ditujukan kepada KM-Kab setiap bulan pada tanggal 1 dengan tembusan kepada PjOK dan arsip.

b Berdasarkan laporan dari FK dan FT dan hasil kunjungan atau monitoring ke lapangan serta koordinasi dengan beberapa pihak terkait, KM-Kab dan KMT membuat laporan bulanan. Laporan dibuat dalam 3 (tiga) rangkap dan ditujukan kepada Korprov pada tanggal 5 dengan tembusan disampaikan kepada TK-PPK Kabupaten dan arsip.

c Koordinator KM Nasional ditingkat provinsi akan mengelola seluruh data dan informasi baik dari laporan KM Kab / KMT, hasil koordinasi dengan beberapa pihak dan hasil kunjungan ke lapangan. Selanjutnya harus diambil langkah-langkah yang dipandang perlu serta menuangkannya menjadi laporan bulanan yang disampaikan kepada Team Leader KM-Nasional pada tanggal 10 dengan tembusan kepada TK-PPK Provinsi dan arsip.

d Team Leader KM-Nasional melaporkan kepada Pimpinan Proyek PPK Pusat mengenai perkembangan pelaksanaan seluruh kegiatan PPK serta permasalahan yang memerlukan tindak lanjut. Laporan didisampaikan kepada Pimpinan Proyek setiap tanggal 15

e Dalam hal yang bersifat mendesak dan khusus, semua unsur pada tingkatan di atas dapat membuat dan menyampaikan laporan secara insidentil atau di luar jadwal laporan berkala.

. 4.3 Pemeriksaan

Pemeriksaan dilakukan dengan tujuan menjaga kualitas pelaksanaan kegiatan dan sebagai langkah antisipatif terhadap upaya penyimpangan atau penyelewengan. Hasil pemeriksaan digunakan sebagai dasar untuk pembinaan dan pemberian dukungan teknis kepada pelaku PPK dan masyarakat. Pemeriksaan dapat dilakukan melalui:

4.3.1. Pemeriksaan rutin

Dilakukan oleh FK / Fasilitator Teknik atau Pendamping Lokal pada setiap kunjungan ke desa untuk memeriksa administrasi dan hasil pelaksanaan di desa-desa, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian kegiatan. Hal-hal yang diperiksa antara lain: proses pelaksanaan tiap jenis kegiatan, ketersediaan dan kualitas bahan/material, jumlah angkatan kerja yang menunjang kelancaran pekerjaan, administrasi dan rencana kerja TPK, tingkat partisipasi masyarakat, realisasi sumbangan masyaraka, penggunaan Papan Informasi dan Papan Nama Proyek, dll. Hasil pemeriksaan rutin dibahas bersama Tim Pengelola Kegiatan, kemudian memberikan saran-saran perbaikan dan ditulis dalam buku bimbingan,

4.3.2. Pemeriksaan Insidentil

Dilakukan oleh KM-Kab dan KMT, atau oleh aparat TK-PPK pada setiap kunjungan ke desa. Pemeriksaan oleh KM Kab dan KMT meliputi semua aspek pemberdayaan dan pengelolaan kegiatan yang dilakukan oleh Tim Pengelola Kegiatan dan masyarakat. Juga mengenai peranan dan kegiatan FK / Fasilitator Teknik maupun Pendamping Lokal.

4.3.3. Peninjauan Sejawat

Setiap FK dan FT bersama pendamping lokal dan beberapa pengurus TPK akan meninjau atau memeriksa satu desa pada kecamatan lainnya. Tujuan peninjauan sejawat adalah untuk memberikan kesiapan TPK dalam menyelesaikan pekerjaan administrasi, keuangan dan seluruh kegiaitan PPK dengan baik dan benar.


4.3.4. Pemeriksaan Eksternal Struktural Pemeriksaan eksternal struktural secara resmi akan dilaksanakan oleh BPKP selaku auditor yang telah ditetapkan sebagaimana dalam Loan Agreement antara Pemerintah Indonesia dengan lembaga donor (Bank Dunia). BPKP dapat bekerja sama dengan Badan Pengawas Daerah (Bawasda). Untuk kegiatan pemeriksaan ini BPKP akan mengeluarkan petunjuk pemeriksaan terhadap PPK sebagai acuan pemeriksaan.

4.4. Evaluasi

Evaluasi dalam PPK dilakukan untuk menilai hasil pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan oleh desa-desa dan di tingkat antar desa, termasuk didalamnya adalah kinerja dari para pelaku PPK. Hasil dari pemantauan, pemeriksaan dan pengawasan dapat dijadikan dasar dalam evaluasi pelaksanaan program di desa maupun di kecamatan. Selain itu dapat juga dilihat dari isi laporan dengan berpegang pada rencana kriteria dan standar yang ditentukan. Hasil evaluasi dapat dijadikan sebagai dasar upaya perbaikan terhadap kelemahan dan mengatasi hambatan yang terjadi.

Apabila dari hasil penilaian isi laporan dinyatakan terjadi penyimpangan dari rencana, kriteria dan standar yang ditentukan, maka dilakukan pengecekan ke lapangan, melalui berbagai sumber yang dapat dipercaya. Sementara itu di tingkat keprograman juga dilakukan serangkaian kegiatan evaluasi. Kegiatan evaluasi dilakukan pada saat tertentu (bisa dilakukan di pertengahan atau pada akhir tahun program atau siklus). Kegiatan evaluasi yang dilakukan perlu diketahui juga oleh pelaku-pelaku di lapangan. Evaluasi didasarkan atas pencapaian terhadap tujuan dari PPK. Indikator yang dipakai dalam evaluasi sebagai berikut:

Indikator evaluasi a. Kehadiran / keterlibatan orang miskin dalam setiap tahapan kegiatan. b. Kehadiran / keterlibatan perempuan dalam setiap tahapan kegiatan c. Tingkat keswadayaan masyarakat. d. Dukungan pemerintahan lokal dalam setiap tahapan PPK. e. Tingkat pemanfaatan sarana dan prasarana yang telah dibangun. f. Keberlanjutan dan pengembangan fasilitas sarana-prasarana sosial dasar dan

ekonomi. g. Tingkat kesehatan UPK dalam pengelolaan dana bergulir

4.5. Pengaduan dan Penanganan Masalah

Setiap pengaduan dan keluhan yang muncul dari masyarakat harus segera ditanggapi secara serius dan proposional serta tidak terlalu lama dibiarkan. Munculnya pengaduan terhadap pelaksanaan kegiatan merupakan wujud kontrol sosial atau pengawasan oleh masyarakat. Pengaduan terhadap pelaksanaan PPK dapat dilakukan melalui : a. Kotak pos 612 / JKP (di tingkat Pusat) b. Surat / berita langsung kepada Fasilitator Kecamatan, Fasilitator Teknik maupun konsultan

PPK lainnya. c. Surat / berita kepada aparat pemerintahan yang terkait, seperti: PjOK atau Tim Koordinasi

PPK. d. Pemantau kegiatan PPK lainnya, seperti: wartawan, LSM, dll.


Dalam menangani setiap pengaduan dan permasalahan dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip : a. Rahasia, identitas yang melaporkan (pelapor) pengaduan harus dirahasiakan. b. Berjenjang, semua pengaduan ditangani pertama kali oleh pelaku PPK di jenjang

keberadaan subyek yang diadukan. Jadi bila permasalahan muncul di tingkat desa, maka pertama kali yang bertanggung jawab untuk menanganinya adalah masyarakat desa tersebut difasilitasi oleh PjoK, FK, pendamping lokal, Kader Desa, dan Kepala Desa. Pelaku di jenjang atasnya memantau perkembangan penanganan. Bila pelaku di jenjang keberadaan subyek tidak berhasil menangani pengaduan, maka pelaku di jenjang atasnya memberi rekomendasi penyelesaian atau bahkan turut memfasilitasi proses penyelesaiannya.

c. Transparansi dan Partisipatif, artinya sejauh mungkin masyarakat harus diberitahu dan

dilibatkan dalam proses penanganan pengaduan terhadap masalah yang ada di wilayahnya dengan difasilitasi oleh fasilitator atau konsultan. Sebagai pelaku utama pelaksanaan PPK, masyarakat harus disadarkan untuk selalu mengontrol jalannya kegiatan secara bertanggung jawab.

d. Proporsional, artinya penanganan sesuai dengan cakupan kasusnya. Jika kasusnya

hanya berkaitan dengan prosedur, maka penanganannyapun harus pada tingkatan prosedur saja. Jika permasalahannya berkaitan dengan prosedur dan pengaduan dana, maka masalah atau kasus yang ditangani tidak hanya masalah prosedur saja atau penyalahgunaan dana saja.

e. Objektif, sedapat mungkin dalam penanganan pengaduan, di tangani secara objektif.

Artinya pengaduan-pengaduan yang muncul harus selalu diuji kebenarannya, melalui mekanisme uji silang. Sehingga tindakan yang dilakukan sesuai dengan data yang sebenarnya. Tindakan yang dilakukan bukan berdasarkan pemihakan salah satu pihak, melainkan pemihakan pada prosedur yang seharusnya dan kekhasan wilayah masing-masing.



Keterangan: Garis Alur Penanganan Garis Pemantauan

Pengaduan / masalah

Uji Silang / Klarifikasi

Benar Tidak

Tindak Turun Tangan

Jenjang Pelaku di atasnya

Selesai Tidak Selesai

Diseminasi hasil penanganan kepada

masyarakat

Pelaku Pada Jenjang Masalah


PENJELASAN I

SOSIALISASI



JAKARTA 2005

Penjelasan I Sosialisasi 1

PENJELASAN I

S O S I A L I S A S I Pengertian Sosialisasi dalam PPK adalah upaya memperkenalkan atau menyebarluaskan informasi mengenai PPK kepada masyarakat sebagai penerima program, maupun kelompok masyarakat lainnya serta kepada para pelaku dan instansi atau lembaga pendukung PPK di semua tingkatan. Hasil yang diharapkan dari proses sosialisasi PPK adalah dimengerti dan dipahaminya secara utuh tentang konsep-konsep, prinsip prosedur, kebijakan dan tahapan-tahapan dalam pelaksanaan Program Pengembangan Kecamatan oleh pelaku-pelaku pendukung PPK dan masyarakat sebagai pelaku sekaligus sasaran penerima program. Untuk mencapai pemahaman yang utuh tentang PPK, maka proses sosialisasi tidak hanya dilakukan pada awal pelaksanaan program saja tetapi secara terus menerus sampai dengan akhir pelaksanaan program. Pada dasarnya proses sosialisasi PPK dilakukan melalui dua cara, yaitu: 1. Pertemuan Langsung 2. Media informasi 1.1. Sosialisasi PPK Melalui Pertemuan Langsung

Sosialisasi PPK melalui pertemuan langsung dilakukan dengan menggunakan pertemuan-pertemuan formal yang sengaja diadakan dalam rangka pelaksanaan PPK maupun secara informal menggunakan pertemuan-pertemuan yang telah ada sebelumnya. Pertemuan sosialisasi yang memang sengaja diadakan dalam rangka PPK adalah sebagai berikut:

1. Pertemuan Sosialisasi PPK di Propinsi 2. Pertemuan Sosialisasi PPK di Kabupaten 3. Sosialisasi PPK di Kecamatan Melalui Musyawarah Antar Desa I 4. Sosialisasi PPK di Desa Melalui Musyawarah Desa I 5. Sosialisasi PPK di Dusun dan Kelompok Masyarakat Sekaligus Sebagai Media

Penggalian Gagasan dari Masyarakat

(Lebih lengkap mengenai tujuan, hasil yang diharapkan dan proses pelaksanaannya lihat Penjelasan III PTO tentang; Forum-forum PPK) Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan sosialisasi PPK melalui pertemuan langsung antara lain:

1. Memastikan persiapan penyelenggaraan pertemuan.(lihat Ceklis Persiapan

Penyelenggaraan Pertemuan Sosialisasi). 2. Memastikan ketersediaan materi yang akan diinformasikan atau disampaikan (lihat

Ceklis Informasi PPK untuk Disampaikan dalam Pertemuan Sosialisasi). 3. Kesiapan untuk penyampaian materi seperti: metode, media atau alat yang

digunakan.


(Metode, media atau alat yang digunakan lihat Penjelasan III PTO; Forum-Forum PPK, sedangkan tentang teknik memfasilitasi dalam suatu pertemuan lihat Penjelasan II PTO: Fasilitasi dan Pelatihan)

Untuk membantu memastikan agar proses sosialisasi PPK melalui pertemuan berjalan dengan lancar dan tidak ada informasi yang terlewatkan maka perlu dibuatkan ceklis tentang persiapan apa saja yang akan dilakukan dan informasi-informasi apa yang akan disampaikan. Ceklis tersebut dapat dikembangkan sendiri sesuai kebutuhan dan kondisi di masing-masing daerah. Namun demikian sebagai acuan awal dapat menggunakan ceklis seperti di bawah ini.

Siapkan Undangan (minimal dua minggu sebelum pelaksanaan pertemuan, Isi undangan menyebutkan waktu, tempat dan tujuan pertemuan)

Undangan ditanda tangani oleh yang berhak mengundang (Di tingkat desa dan kecamatan dibuka peluang bagi masyarakat yang berminat untuk hadir) Konfirmasi Pemberitahuan Kehadiran Peserta (minimal 2 hari sebelum pelaksanaan Tempat dan Peralatan telah tersedia dan cukup memadai Konsumsi sesuai perkiraan jumlah peserta Materi dan Bahan yang akan dibagikan telah tersedia sesuai perkiraan jumlah peserta Adakan pertemuan dengan penyelenggara dan penyaji lainnya untuk membicarakan rincian pelaksanaan pertemuan dan peran masing-masing Daftar Hadir Jadwal Acara Tempat diatur berbentuk huruf U, seandainya memungkinkan

CEKLIS PERSIAPAN PERTEMUAN SOSIALISASI

Tingkat Propinsi, Kabupaten, Kecamatan dan Desa


Latar Belakang, Tujuan dan Sasaran PPK Prinsip-Prinsip PPK

Keberpihakan kepada Orang Miskin

Transparansi

Partisipasi

Desentralisasi

Kompetisi Sehat

Ketentuan Dasar PPK

Jenis Kegiatan dalam PPK

Jenis Kegiatan yang Dilarang dalam PPK

Jumlah Usulan Kegiatan

Kompetisi Usulan Kegiatan

Swadaya

Pelestarian Kegiatan

Keterlibatan Orang Miskin

Keberpihakan kepada Perempuan

Sanksi

Bantuan Pendampingan dan Bantuan Teknis

Pendanaan

Sumber dan Alokasi Dana PPK

Mekanisme Pencairan dan Penyaluran Dana

Sumber dan Alokasi Dana TPK, UPK dan Proses PPK

Hibah dan Perguliran

Desa Berpartisipasi

Fungsi dan Peran Pelaku PPK Tahapan Pelaksanaan Program

Perencanaan Kegiatan

Pelaksanaan Kegiatan

Pengendalian Kegiatan

Pemantauan

Pelaporan

Pelestarian Kegiatan

CEKLIS INFORMASI PPK UNTUK DISAMPAIKAN MELALUI PERTEMUAN SOSIALISASI


Sosialisasi tentang PPK di tingkat propinsi dan kabupaten sebaiknya tidak hanya melalui forum resmi sosialisasi PPK tetapi perlu ditindaklanjuti dengan pertemuan-pertemuan lanjutan secara formal maupun informal terutama kepada instansi-instansi terkait, LSM dan Perguruan Tinggi sehingga tercapai suatu persepsi yang sama tentang PPK. Konsultan Manajemen Kabupaten dan KM Nasional Wilayah perlu memfasilitasi pertemuan-pertemuan lanjutan tersebut. Materi yang disosialisasikanpun tidak semata-mata hanya konsep-konsep PPK yang ada di Petunjuk Teknis Operasional atau Petunjuk resmi lainnya, tetapi proses, permasalahan yang terjadi dan hasil yang dicapai dalam pelaksanaan PPK di masyarakat juga perlu disebarluaskan. Dengan mengetahui konsep-konsep PPK secara utuh dan tahu apa yang terjadi di lapangan akan sangat membantu para pelaku pendukung program PPK di tingkat Propinsi dan kabupaten menjalankan fungsi dan perannya.

Untuk sosialisasi langsung di tingkat masyarakat (dusun dan kelompok) hal-hal yang harus diperhatikan adalah:

1. Gunakan pertemuan-pertemuan formal maupun informal yang telah ada di

masyarakat

2. Manfaatkan setiap kesempatan ketika bertemu dengan sekumpulan masyarakat seperti: di pos ronda, lapangan olah raga, tempat pengajian, persekutuan, misa atau tempat-tempat berkumpul masyarakat lainnya untuk penyebarluasan PPK secara informal,

3. Undangan pertemuan dengan masyarakat menggunakan cara-cara yang lazim dilakukan (seperti: menggunakan “kenthongan”, diumumkan melalui masjid, gereja atau media lainnya). Bila menggunakan undangan tertulis, usahakan undangan tersebut juga di tempel di papan-papan informasi sehingga setiap orang merasa berhak juga untuk hadir.

4. Tidak boleh melakukan pertemuan sosialisasi hanya dengan kelompok dari kalangan tertentu saja atau sengaja tidak melakukan sosialisasi pada kelompok tertentu,

5. Gunakan bahasa yang sederhana dan dimengerti masyarakat.

6. Informasi PPK jangan hanya sekedar disampaikan begitu saja, tetapi perlu diberikan pemahaman kepada masyarakat tentang informasi tersebut. Misalnya tentang negatif list mengapa hal tersebut dilarang dalam PPK, mengapa proses atau tahapannya sering dirasakan cukup panjang, mengapa ada dana yang sifatnya hibah dan ada yang pinjaman dan harus dikembalikan, mengapa harus ada kompetisi dan tidak dibagi rata saja dan lain-lain.

7. Dalam penyampaian informasi kepada masyarakat gunakan simbol-simbol, jargon atau pepatah yang ada dimasyarakat sehingga mudah untuk diingat.

8. Masyarakat pada dasarnya akan tertarik, menerima informasi suatu program yang datang dari luar dan akan mau berperan serta untuk memberikan kontribusinya jika mereka merasakan ada manfaat yang dapat diambil. Untuk itu perlu diberikan pemahaman kepada masyarakat bahwa PPK merupakan salah satu “jembatan” bagi masyarakat desa dalam rangka memenuhi kebutuhan-kebutuhannya. Yakinkan kepada masyarakat bahwa PPK benar-benar telah dijalankan selama lebih dari 3 tahun di beberapa tempat di Indonesia dan bukan cerita bohong belaka (berikan contoh lokasi terdekat yang pernah melaksanakan PPK).


1.2. Sosialisasi PPK Melalui Media Informasi

Selain melalui pertemuan-pertemuan langsung dengan masyarakat, sosialisasi dan penyebarluasan informasi PPK dapat dilakukan melalui media-media informasi. Dewasa ini cukup banyak media informasi yang berkembang di masyarakat dan dapat digunakan sebagai media penyebarluasan informasi, baik media informasi tradisional maupun yang telah modern. Beberapa media informasi yang dapat digunakan antara lain:

1. Tokoh-tokoh masyarakat (agama, adat) yang ada di lokasi program

Tokoh-tokoh masyarakat yang ada di pedesaan seringkali merupakan tokoh panutan yang dipercaya dalam ucapan maupun tindakannya. Karena itu keberadaan tokoh-tokoh tersebut merupakan alternatif sebagai media sosialisasi atau penyebarluasan informasi PPK. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah: kunjungi mereka, perkenalkan diri, sampaikan informasi tentang PPK (latar belakang, tujuan, sasaran), minta ijin akan bertemu dengan masyarakat untuk mensosialisasikan PPK. Jika hubungan telah terjalin dengan baik ajukan permohonan agar tokoh tersebut membantu menyampaikan PPK kepada masyarakat. Hubungan akan terjalin dengan baik jika dilakukan tidak hanya sekali tetapi dilakukan berkali-kali sejauh memungkinkan.

2. Media cetak dan elektronika

Media cetak seperti majalah, surat kabar atau media elektronika seperti radio, televisi juga merupakan alternatif untuk menyampaikan informasi mengenai PPK kepada masyarakat. Sebagian besar wilayah di Indonesia biasanya telah terjangkau oleh media-media tersebut, paling tidak di pusat kota kecamatan dan sekitarnya. Namun demikian dapat pula membuat media cetak sendiri seperti : brosur, selebaran, bulletin, spanduk dan lain-lain dengan tetap mangacu pada petunjuk-petunjuk resmi PPK.

3. Papan Informasi Papan informasi merupakan media penyebarluasan informasi PPK yang diwajibkan keberadaannya untuk diletakkan di kecamatan dan desa-desa. Penempatan papan informasi tidak hanya di dalam ruangan tetapi juga di ruang terbuka dan diletakkan di tempat-tempat umum yang biasa dikunjungi orang, seperti: pasar, balai desa, pos ojek, puskesmas, tempat ibadah dan lain-lain. Berkaitan dengan papan informasi hal-hal yang perlu diperhatikan :

a. Informasi yang ditempelkan di papan informasi usahakan menggunakan

bahasa dan/atau formulir yang sederhana dan bisa dimengerti masyarakat umum.

b. Dalam papan informasi selalu dituliskan Nomor Kotak Pos 612 JKP Jakarta

10900, nama dan alamat FK sebagai media pengaduan masyarakat. Dalam rangka meningkatkan fungsi pengawasan oleh masyarakat, sangat dianjurkan pada setiap papan informasi disediakan kotak saran dan pengaduan yang secara periodik dibuka oleh FK. Setiap pengaduan agar segera ditindaklanjuti sesuai prinsip dan prosedur penanganan pengaduan, terbuka serta adanya partisipasi masyarakat. Permasalahan dan tindak lanjut yang telah dilakukan agar selalu dilaporkan ke jenjang di atasnya, untuk memastikan penanganannya telah sesuai dengan prinsip dan prosedur dalam PPK.


c. Sekali waktu warga masyarakat dikumpulkan di depan papan informasi. Fasilitator Kecamatan, Pendamping Lokal, FD, atau TPK menjelaskan apa yang diinformasikan dalam papan informasi tersebut.

Pada papan informasi PPK harus tertulis nama dan alamat FK, Sekretariat PPK, dan kotak pos pengaduan: Contoh: Kepada Fasilitator Kecamatan (FK) 1. Sdr. Jhon, RT 03, RW 04, Tarakan Baru 2. Sdr. Vivi, RT 03, RW 04, Tarakan Baru atau ke Kantor KM Nasional di Wilayah masing-masing up. Spesialis Penanganan Keluhan dan Masalah. atau ke Sekretariat Pembinaan PPK Kotak Pos 612 / JKP, Jakarta.

Hasil sosialisasi perlu dievaluasi untuk melihat apakah tujuan sosialisasi ini dapat mencapai sasaran. Proses ini disajikan dalam Gambar 12.1.

TujuanSosialisasi

SasaranSosialisasi

MateriSosialisasi

MetodeSosialisasi

- Prasarana- Waktu- Biaya

PelaksanaanSosialisasi

EvaluasiSosialisasi

Gambar 12.1. Bagan Alir Teknik Sosialisasi

Hal-hal penting yang perlu disampaikan dalam papan Informasi meliputi :

Waktu Informasi Frekuensi2 Penanggung jawab1

Lokasi

Segera setelah pertemuan Musyawarah Antar Desa I untuk pengenalan PPK di Kecamatan

- Prinsip dan Kebijakan dasar PPK

- Daftar desa-desa peserta PPK

- Jadwal Pengenalan PPK tingkat desa

- Pengurus TPK terpilih - Sanksi-sanksi dari

pusat, kecamatan - Rencana penggunaan

dana operasional kegiatan

1 X

FK dan PjOK Kecamatan dan semua desa yang ada di kecamatan.



Lokasi

Segera setelah pengenalan PPK tingkat desa

- Sanksi-sanksi dari pusat, kecamatan & desa

- FD terpilih - Tugas & tanggung

jawab FD

1 X

FK dan TPK

Desa/dusun peserta PPK

Segera setelah pelatihan FD

- Rencana kerja FD - Jadwal Musyawarah

Desa II

1 X

FK, FD dan TPK


Segera setelah setiap pertemuan tk. dusun/ kelompok

- Daftar gagasan yang diajukan dusun/ kelompok

- Nama-nama utusan dusun/kelompok ke Musyawarah Desa II

1 X FK, Pendamping Lokal, FD dan TPK


4-6 minggu setelah Musyawarah Antar Desa pertama

- Daftar harga-harga

barang atau material - Perhitungan bunga

pinjaman - Rincian penggunaan

dana operasional kegiatan

1 X Setiap selesai pembuatan laporan pertanggungjawaban

KM Kab dan FK FK,UPK,TPK

Kecamatan, desa/dusun peserta PPK

Segera setelah Musyawarah Desa II

- Usulan-usulan desa

yang diajukan ke Musyawarah Antar Desa II

- Nama-nama utusan desa ke Musyawarah Antar Desa II

- Nama calon pengurus UPK

1 X

TPK, FD, Pendamping Lokal, FK


- Nama calon pengamat (tokoh tingkat kecamatan)

- Sanksi-sanksi dari pusat, kecamatan, desa.

Segera setelah verifikasi selesai

- Hasil/rekomendasi tim verifikasi

1 X Pendamping Lokal, FK, PjOK


Segera setelah pembuatan rangking kegiatan usulan oleh Musyawarah Antar Desa II dan Musyawarah

- Berita acara

Musyawarah Antar Desa II

- Daftar rangking usulandesa penerima bantuan

- Pengurus UPK terpilih

1 X

PjOK, FK Pendamping Lokal, FD, TPK




Lokasi

Antar Desa III

- Daftar usulan yang disetujui

- Surat Penetapan Camat

- Laporan akhir penggunaan dana operasional kegiatan

1 X

FK, TPK

Segera setelah pembentukan tim pelaksana secara lengkap (ketua bidang)

- Struktur tim

pelaksana - Rencana kerja tim

pelaksana

1 X

FK, FD, Pendamping Lokal, TPK


Segera setelah pelaksanaan tender

- Kuotasi harga barang - Berita acara

penawaran barang - Surat perjanjian

dengan supplier

1 X PjOK, FK, TPK


Segera setelah dana cair

- Dokumen-dokumen pencairan dana

Setiap pencairan dana.

UPK, FK, FD, PjOK, TPK, Pendamping Lokal


Tahap Pelaksanaan

- Rincian penggunaan dana oleh TPK, UPK

- Fotokopi rekening UPK

Satu bulan sekali

UPK, FK, TPK, Pendamping Lokal


Awal tahap Pelaksanaan

- Desain teknis berikut

denah lokasi kegiatan.

1 X

FK, TPK,FD, Pend. Lokal


Tahap Pelaksanaan

- Rincian realisasi anggaran biaya

Satu bulan sekali.

FK, TPK,FD, Pendamping Lokal


Tahap Pelaksanaan

- Daftar nama pekerja, besar insentif dan rincian pembayaran HOK

Setiap pembayar-an insentif



Tahap Pelaksanaan

- Laporan rekapitulasi dana keseluruhan

Satu bulan sekali.



Tahap Pelaksanaan

- Daftar nama anggota kelompok dan rincian alokasi modal/pinjaman per anggota (ekonomi)

1 X FK, TPK,FD, Pendamping Lokal, Ketua Kelompok


Tahap Pelaksanaan

- Rencana dan realisasi pengembalian (tabel cicilan perbulan)

- Fotokopi rekening UPK untuk pengembalian

Satu bulan sekali.

FD, TPK Ketua Kelompok




Lokasi

Tahap Pelaksanaan

- Rekap laporan penggunaan dana pertanggung-jawaban akhir

Satu bulan sekali.

FK, UPK, TPK, Pendamping Lokal


1 Penanggungjawab harus memastikan informasi yang ditempelkan selalu dalam keadaan baik

(bisa dibaca/tidak rusak) dan terbaru sehingga masyarakat benar-benar dapat mengikuti perkembangan kegiatan. Jika rusak harus diganti.

2 Informasi dengan frekuensi satu bulan sekali, selalu diperbaharui dan direhab minimal setiap

tanggal 5 atau setiap kali terjadi perk embangan/perubahan.


PENJELASAN II

FASILITASI DAN PELATIHAN



JAKARTA 2005

Penjelasan II Fasilitasi dan Pelatihan 1

PENJELASAN II

FASILITASI DAN PELATIHAN FASILITASI Dalam melaksanakan Program Pengembangan Kecamatan (PPK), masyarakat difasilitasi atau dipandu oleh Fasilitator. Fasilitasi dalam PPK mengandung pengertian membantu dan menguatkan masyarakat agar dapat dan mampu mengembangkan diri untuk memenuhi kebutuhannya sesuai dengan potensi yang dimiliki. Untuk memfasilitasi masyarakat dalam melaksanakan PPK diperlukan cara atau teknik fasilitasi. 2.1. Fungsi dan Kemampuan Fasilitator

Secara umum pelaku proses fasilitasi sering disebut fasilitator. Dalam PPK; FK, KM dan aparat berperan sebagai fasilitator dari luar masyarakat ,sehingga dalam pemberdayaan masyarakat dipahami sebagai pendamping. Sedangkan Pendamping Lokal, FD serta seluruh pelaku PPK yang berasal dari masyarakat setempat juga berperan sebagai fasilitator yang dipahami sebagai Kader Pemberdayaan. Sebagai pendamping masyarakat, pada waktu tertentu harus siap mundur dari perannya dan memandirikan para Kader Pemberdayaan.

2.1.1. Fungsi Fasilitator

Agar dapat melaksanakan fungsi dan tugasnya dengan baik maka seorang Fasilitator perlu menyadari dan memahami empat fungsi seorang fasilitator di masyarakat yaitu :

(a) Sebagai Narasumber

Artinya seorang fasilitator harus mampu menyediakan dan siap dengan informasi-informasi termasuk pendukungnya yang berkaitan dengan program, dalam hal ini PPK. Seorang fasilitator harus mampu menjawab pertanyaan, memberikan ulasan, gambaran analisis maupun memberikan saran atau nasehat yang kongkrit dan realistis agar mudah diterapkan.

(b) Sebagai Guru

Fungsi sebagai guru seringkali dibutuhkan untuk membantu masyarakat dalam mempelajari dan memahami keterampilan atau pengetahuan baru dalam upaya pemberdayaan masyarakat dan pelaksanaan program. Sebagai fasilitator harus mampu menyampaikan materi yang dibutuhkan sesuai dengan kondisi dan bahasa yang mudah dicerna oleh masyarakat serta mudah diterapkan tahap demi tahap.

(c) Sebagai Mediator:

(i) Mediasi potensi

Seorang fasilitator diharapkan dapat membantu masyarakat memediasi/ mengakses potensi–potensi yang dapat mendukung pengembangan


dirinya misalnya: sektor swasta, perguruan tinggi, LSM, peluang pasar dsb.

(ii) Mediasi berbagai kepentingan

Seorang fasilitator diharapkan juga dapat berperan sebagai orang yang dapat menengahi apabila diantara kelompok atau individu di masyarakat terjadi perbedaaan kepentingan. Perlu diingat fungsi ini bukan berarti fasilitator perlu memutuskan tetapi hanya perlu mengingatkan masyarakat tentang konsistensi terhadap berbagai kesepakatan yang telah dibuat sebelumnya. Arti lain adalah menyesuaikan berbagai kepentingan untuk mencapai tujuan bersama. Jika diperlukan seorang fasilitator bisa membantu masyarakat dengan memberikan berbagai alternatif kesepakatan dalam menyesuaikan berbagai kepentingan demi tercapainya tujuan bersama. Untuk itu seorang fasilitator harus netral dan tidak memihak kepada salah satu kelompok saja.

(d) Sebagai Perangsang atau Penantang (Chalenger)

Sering ditemui bahwa masyarakat jarang mengetahui dan mengenal potensi dan kapasitasnya sendiri. Untuk itu seorang fasilitator harus mampu merangsang dan mendorong masyarakat untuk menemukan dan mengenali potensi dan kapasitasnya sendiri. Sehingga masyarakat dapat melaksanakan berbagai kegiatan pembangunan secara mandiri. Sehingga pada saat tertentu seorang fasilitator harus tahu kapan dirinya berfungsi sebagai animator artinya masyarakat dapat berfungsi penuh / mandiri dalam memutuskan segala sesuatu tanpa bayang-bayang intervensi fasilitatornya.

2.1.2. Kemampuan Fasilitator

Agar dapat menjalankan fungsi-fungsi diatas maka seorang fasilitator perlu dibekali dan memiliki beberapa kemampuan antara lain :

(a) Kepemimpinan

Seorang fasilitator juga akan menjalankan fungsi kepemimpinan di masyarakat sehingga seharusnya memiliki kapasitas untuk membimbing, memberi motivasi, menggerakkan sekaligus berperan sebagai mediator antar warga masyarakat dan pihak lain yang diperlukan. Beberapa upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kepemimpinan antara lain:

(i) Dengan menambah pengetahuan melalui pelatihan-pelatihan. (ii) Belajar sendiri dengan banyak membaca buku. (iii) Banyak menimba atau mempelajari pengalaman dari luar (studi

banding,seminar- seminar) (iv) Harus tanggap, dapat menjabarkan ide-ide, konsep dan kebijakan. (v) Melatih diri dengan berpikir kreatif, berpikir orisinil dan selalu

berwawasan masa depan – visionerk –. (vi) Tahan dan berjiwa besar menerima kritikan dari luar.

(b) Kemampuan Komunikasi

Termasuk dalam kemampuan komunikasi yang dibutuhkan adalah:


(i) Kemampuan menyampaikan pesan atau informasi

Fasih dan jelas dalam menyampaikan pesan, informasi, ide atau gagasan (intevensi informasi) kepada masyarakat merupakan syarat mutlak seorang fasilitator dalam menjalankan proses fasilitasi. Dengan kemampuan itulah fasilitator akan dapat menjelaskan dan memberikan kontribusi kepada anggota dan kelompok masyarakat.

(ii) Menjadi pendengar yang aktif

Jika seorang fasilitator mampu menjadi pendengar yang aktif maka sangat memungkinkan akan tahu apa yang terjadi dan peka terhadap perasaan dan emosi dibalik ungkapan kata yang disampaikan oleh masyarakat. Dengan mengetahui apa yang terjadi dan peka terhadap perasaan dan emosi dibalik ungkapan kata yang disampaikan oleh masyarakat menjadi dasar untuk mengambil sikap dan tindakan apa yang seharusnya dilakukan. Untuk menjadi pendengar yang baik dan aktif diperlukan suatu pengendalian terhadap emosi atau perasaan diri serta bisa menghargai setiap pendapat dan gagasan yang disampaikan masyarakat.

(iii) Bertanya efektif dan terarah

Dengan bertanya secara efektif akan memudahkan seorang fasilitator untuk belajar dan mengerti apa yang terjadi serta sekaligus dapat memberi pemahaman untuk dapat memilih dan menemukan alternatif tindakan. Bertanya efektif dan terarah dapat dilakukan jika fasilitator telah menguasai dan memahami program yang disampaikan.

(iv) Kemampuan dalam pengembangan masyarakat

Beberapa kemampuan yang termasuk dalam kelompok ini adalah:

1) Mengenal isu-isu lokal

Seorang fasilitator perlu memahami benar serta menghayati isu-isu yang berkaitan dengan pemberdayaan sehingga mengenal apa yang harus dan bisa dilakukan oleh masyarakat.

2) Kemampuan identifikasi

Kemampuan mengidentifikasi potensi, masalah, hambatan dan fenomena yang terjadi merupakan awal dan bekal seorang fasilitator dalam melakukan pemberdayaan dan fasilitasi di masyarakat. Kemampuan ini diperlukan untuk pendekatan kepada masyarakat agar program (PPK) berjalan optimal.

3) Kemampuan analitis

Melalui proses analitis maka seorang fasilitator akan dapat mengantisipasi masalah, menemukan berbagai alternatif penyelesaian serta mampu menjadi prakarsa dalam upaya pemberdayaan.


4) Adaptasi partisipatif

Menyesuaikan diri dengan kondisi, harapan dan karakteristik masyarakat dalam PPK merupakan bekal yang sangat positif dalam fasilitasi. Hal tersebut diharapkan dapat memberi manfaat berupa keterlibatan dan rasa memiliki dari masyarakat terhadap PPK serta dapat mendorong keberhasilan pelaksanaan program. Di sisi lain keberadaan masyarakat sebagai orang dewasa menuntut fasilitator untuk dapat melibatkan pemikiran dan aksi mereka agar dapat memberi kontribusi terhadap pelaksanaan program.

5) Berpandangan positif ke depan

Selalu berpandangan secara positif dalam banyak hal sehingga tidak mudah terjebak pada pengambilan posisi pada setiap masalah secara sebagian–sebagian dan hanya didasarkan pada kepentingan sesaat/jangka pendek saja,tetapi segala sesuatu dipandang secara utuh didasarkan pada tujuan yang jauh ke depan.

6) Kemampuan melakukan aksi sebagai akumulasi kemampuan

teknis

Seringkali “dengan kata” saja dirasa tidak cukup karena di beberapa hal menuntut bukti. Begitupun dengan masyarakat, seorang fasilitator perlu sesekali melakukan sesuatu sebagai wujud sebuah pernyataan untuk bukti keberadaan dan kepedulian terhadap masyarakat.

7) Kemampuan hubungan antar manusia (“human relationship”)

Seorang fasilitator harus memiliki kapasitas untuk membina hubungan yang harmonis dengan masyarakat. Berkaitan dengan bagaimana memperlakukan dan berinteraksi dengan mereka serta menempatkan mereka dengan prinsip kesetaraan.

2.2. Proses Fasilitasi di Masyarakat

Terdapat beberapa langkah atau tahapan dalam memfasilitasi masyarakat melakukan suatu program, yaitu:

(a) Tahap Identifikasi

Merupakan proses awal dari fasilitasi yaitu mencoba menemu kenali masyarakat termasuk kondisi dan potensi serta lingkungannya. Bagi Fasilitator yang biasanya berasal dari luar lokasi penerima program, tahap ini sangat penting dan membantu dalam kelancaran menjalankan tugas-tugasnya. Identifikasi wilayah dapat dilakukan melalui kunjungan ke desa-desa untuk mengamati (observasi) dan wawancara dengan masyarakat guna mengetahui kondisi, potensi serta kebiasaan yang berkembang di masyarakat tersebut. Dalam tahapan ini sekaligus untuk memperkenalkan diri kepada masyarakat mengenai keberadaan seorang fasilitator.


(b) Penyebarluasan dan Pendampingan

Setelah melakukan tahap identifikasi dan keberadaan fasilitator diterima oleh masyarakat, maka langkah berikutnya adalah melakukan penyebarluasan dan pendampingan terhadap tahapan pelaksanaan program yang dibawa, yaitu membantu masyarakat untuk :

(i) Menyadari keberadaan diri mereka sendiri

Untuk mengajak masyarakat melaksanakan suatu kegiatan yang dapat menunjang kualitas hidupnya, perlu adanya penyadaran kepada masyarakat mengenai keberadaan diri mereka sendiri. Seringkali masyarakat hanya dapat merasakan tetapi tidak dapat mengungkapkan keberadaan mereka sendiri. Dalam masyarakat, di samping permasalahan-permasalahan yang sering dirasakan sebenarnya ada juga daya dan potensi yang dimiliki untuk mengatasinya. Seorang fasilitator harus bisa memandu masyarakat untuk menemukan keberadaan mereka sendiri. Langkah-langkah yang diperlukan sebagai berikut:

1) Ajaklah masyarakat untuk mengungkapkan dan menyatakan kembali

apa yang telah dialaminya, 2) Mintalah kepada mereka untuk memberikan tanggapan dan kesan

terhadap pengalaman yang telah diungkapkan tersebut, 3) Ajak masyarakat untuk mengkaji atau mengolah semua pengalaman

yang diungkapkan tersebut, kemudian menghubungkannya dengan pengalaman lain yang mungkin bisa mengandung atau memiliki kondisi serupa,

4) Pandu masyarakat untuk menemukan pada dirinya ada daya dan potensi yang bisa dikembangkan,

5) Bantu masyarakat untuk merumuskan, merinci serta memperjelas kondisi dan potensi, sesuai pengalaman yang ada. Selanjutnya ajak masyarakat untuk mengembangkan atau merumuskan hal-hal yang dapat memberi manfaat di masa datang.

Dalam PPK proses ini dapat dilakukan melalui pertemuan formal maupun informal yang ada di masyarakat. Selanjutnya dalam pertemuan tersebut sampaikan pula apa yang menjadi hak dan kewajiban masyarakat untuk mengikuti PPK.

(ii) Mendapatkan pembelajaran melalui pelatihan/pendampingan

Dengan mengetahui daya, potensi dan kemampuan serta keberadaan dirinya, menjadi akan lebih mudah bagi masyarakat untuk mengikuti dan melaksanakan program yang dibawa oleh Fasilitator. Tahapan selanjutnya, ajak masyarakat untuk mengalami / terlibat langsung dalam mewujudkan kesimpulan yang telah dirumuskan bersama melalui kegiatan-kegiatan yang ada dalam program. Keikutsertaan langsung masyarakat dalam setiap kegiatan merupakan proses pembelajaran sekaligus pemberdayaan, sehingga sangat diperlukan adanya pendampingan dan pelatihan yang harus diberikan oleh Fasilitator. Pendampingan kepada masyarakat termasuk dalam mengukur keberhasilannya mengacu pada tujuan, parameter dan indikator yang telah dibuat oleh masyarakat sendiri.


(iii) Mengorganisir diri

Keikutsertaan pada setiap kegiatan dalam program merupakan pengalaman baru bagi masyarakat. Jika hal ini dilakukan secara berulang-ulang pada akhirnya akan melembaga menjadi suatu sistem yang berkembang di masyarakat. Masyarakat akan mengorganisir diri mereka berdasarkan pengalaman barunya.

(iv) Menjadi dinamis untuk mewujud nyatakan tujuan yang akan dicapai

Sistem baru yang berkembang di masyarakat, pada akhirnya akan menjadi dinamika tersendiri bagi masyarakat dalam mengatasi permasalahan dan mewujudkan tujuan-tujuan yang akan dicapai. Jika hal ini terjadi maka keberlanjutan program akan dilanjutkan sendiri oleh masyarakat.

(c) Refleksi hasil

Setelah melalui berbagai tahapan di atas, ajaklah masyarakat untuk mengukur, mengevaluasi dan menganalisis langkah-langkah yang telah dilakukan sebelumnya untuk menemukan langkah-langkah strategis selanjutnya.

2.3. Fasilitasi Dalam Pertemuan Masyarakat

Salah satu bentuk aktifitas masyarakat dalam mengikuti PPK adalah menyelanggarakan pertemuan-pertemuan musyawarah di tingkat kelompok, dusun, desa dan antar desa atau kecamatan. Pertemuan-pertemuan masyarakat ini akan difasilitasi oleh fasilitator desa dan/ atau fasilitator kecamatan serta Pendamping Lokal.

2.3.1. Fungsi dan peran seorang fasilitator dalam suatu pertemuan masyarakat

adalah: (a) Menyampaikan tujuan dan memandu jalannya pertemuan. (b) Memotivasi peserta untuk mengemukakan pendapat. (c) Memandu peserta dalam mengambil suatu keputusan.

2.3.2. Faktor-Faktor Fasilitasi yang Perlu Diperhatikan dalam Suatu Pertemuan:

(a) Penguasaan materi yang akan disampaikan (b) Penguasaan terhadap kareteristik dan tipe peserta yang hadir. (c) Teknik komunikasi:

(i) Penampilan; pakaian tidak mencolok, rapi dan disesuaikan dengan

peserta yang hadir. (ii) Gunakan bahasa yang sederhana (kalau bisa bahasa setempat)

sehingga mudah dimengerti. (iii) Jangan terlalu cepat ketika berbicara. (iv) Perlu pengaturan suara, sesuikan dengan kondisi tempat atau

ruangan yang penting bisa didengarkan semua peserta. (v) Gunakan contoh-contoh yang sering terjadi keseharian sebagai

analogi menjelaskan suatu konsep. (vi) beri kesempatan peserta untuk bertanya. (vii) Bersikap netral tidak boleh hanya memihak satu orang atau

kelompok tertentu saja. (viii) Jangan memaksakan ide atau gagasannya sendiri atau

mempengaruhi peserta untuk mengikuti ide-idenya. (ix) Tidak diperkenankan membuat keputusan sendiri.

(d) Teknik penanganan konflik


PELATIHAN 2.4. Umum

Pelatihan merupakan bagian tak terpisahkan dari seluruh rangkaian kegiatan PPK. Pada setiap tahapan pelaksanaan PPK akan terjadi proses transfer pengetahuan dan ketrampilan antar pelaku program, pelaku program dengan masyarakat dan antar masyarakat, sehingga terjadi proses pembelajaran. Pendekatan pelatihan dalam PPK menggunakan pola pembelajaran andragogi (pembelajaran orang dewasa) dengan metode yang partisipatif. Untuk meningkatkan kualitas pelaku PPK, ada dua jenis strategi pelatihan yang akan digunakan yaitu:

(a) Pelatihan Pra Tugas

Para pelaku PPK di masyarakat seperti; Fasilitator Desa, Tim Pengelola Kegiatan, Tim Penulis Usulan, Pendamping Lokal, Tim Verifikasi, dan Unit Pengelola Kegiatan sebelum menjalankan tugasnya akan mendapat pelatihan terlebih dahulu. Pelatihan kepada mereka ini lebih banyak akan dipandu dan diberikan oleh Fasilitator Kecamatan dan Konsultan Menejemen Kabupaten. Dengan demikian Fasilitator Kecamatan dan Konsultan Menejemen Kabupaten harus mempunyai kompetensi atau pengetahuan dan ketrampilan sebagai seorang pelatih.

(b) Pelatihan Lanjutan

Sebagai bentuk pendampingan dan dukungan teknis di lapangan, Fasilitator dan Konsultan perlu memberikan tambahan pengetahuan dan ketrampilan serta pengembangannya kepada pelaku PPK di masyarakat. Tambahan pengetahuan dan ketrampilan ini dapat diberikan melalui pelatihan lanjutan atau sering disebut dengan on the job training. Model Pelatihan Lanjutan diberikan sambil pelaku PPK menjalankan tugas-tugasnya. Pelatihan ini dilakukan secara rutin sesuai dengan kebutuhan dengan waktu dan materi yang sangat bervariasi untuk setiap pelaku PPK. Dengan demikian dituntut bagi FK dan konsultan dapat memperkirakan kebutuhan materi apa yang perlu disampaikan dalam pelatihan lanjutan kepada pelaku PPK di masyarakat

2.5. Jenis Pelatihan Untuk Pelaku PPK di Masyarakat

Pelatihan ini dilakukan kepada pelaku-pelaku PPK di masyarakat sebagai bekal untuk menjalankan tugas-tugasnya. Pelatihan-pelatihan tersebut adalah sebagai berikut:

2.5.1. Pelatihan Fasiltator Desa (FD)


(i) Tujuan:

Pelatihan bagi FD dimaksudkan untuk memberikan pembekalan dan peningkatan kemampuan serta ketrampilan FD dalam memfasilitasi masyarakat untuk mengelola PPK pada setiap tahapan.

(ii) Waktu dan peserta:

7 (Tujuh) hari efektif


(iii) Peserta

Seluruh FD sekecamatan

(iv) Pemandu / pelatih:

Fasilitator Kecamatan dan PjOK dapat dibantu KM Kab

(v) Hasil yang diharapkan:

1) FD mengetahui dan memahami tentang latar belakang, tujuan, prinsip, kebijakan dan tahapan atau mekanisme PPK sebagai proses pemberdayaan masyarakat.

2) FD mengetahui dan memahami tugas dan tanggungjawabnya. 3) FD menguasai teknik-teknik fasilitasi pertemuan-pertemuan

masyarakat dalam tahapan kegiatan PPK, termasuk perencanaan desa secara partisipatif.

4) FD mempunyai ketrampilan memberikan pendampingan dan pembimbingan kepada masyarakat agar mampu mengelola PPK secara mandiri.

5) FD menguasai administrasi dan pelaporan yang diperlukan di tingkat desa.

6) FD mampu menyusun dan mempunyai rencana kerja untuk melakukan tugas dan tanggungjawabnya.

(vi) Materi Pelatihan

Materi yang dibahas dalam pelatihan FD paling tidak meliputi:

1) Konsepsi PPK (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip,

kebijakan dan tahapan PPK), sebagai proses pemberdayaan masyarakat ( Sumber: Petunjuk Teknis Operasional (PTO)).

2) Tugas dan tanggung jawab FD (Sumber: Penjelasan 5 PTO, tentang Tugas dan Tanggungjawab Pelaku PPK).

3) Pengetahuan dan ketrampilan sederhana yang berkaitan dengan teknis kegiatan a.l: Ekonomi, Kesehatan,Pendidikan dan sarana–prasarana (Sumber: Penjelasan 4 PTO, tentang jenis-jenis kegiatan). Bagi FD yang akan bertanggung jawab terhadap hal teknis, akan diberi tambahan pelatihan khusus yang berkaitan dengan hal-hal teknis oleh FK dibantu oleh KMKab yang berlatar belakang teknis.

4) Teknik fasilitasi dalam pertemuan-pertemuan masyarakat, termasuk perencanaan desa secara partisipatif (lihat Acuan teknik fasilitasi penggalian gagasan dan musyawarah khusus perempuan).

5) Tehnik Fasilitasi proses PPK / Cara pendampingan dan pembimbingan kepada masyarakat agar mampu mengelola PPK secara mandiri.

6) Pengelolaan Administrasi, pengisian formulir kegiatan, pengelolaan keuangan dan evaluasi hasil.

7) Cara-cara pengawasan dan pengendalian kegiatan termasuk mekanisme penanganan pengaduan dan permasalahan serta penanganan konflik (Sumber: Penjelasan 7 PTO, tentang Pemantauan, evaluasi dan pelaporan, Penjelasan 8 PTO tentang Penanganan pengaduan dan masalah)


8) Cara penyebarluasan informasi (Sumber; Penjelasan 1 PTO tentang sosialisasi)

(vii) Proses Pelatihan

♦ Persiapan, meliputi:

1) Memastikan waktu dan tempat pelatihan. 2) Memastikan konsumsi peserta dan akomodasi peserta. 3) Membuat undangan pelatihan kepada FD terpilih , memastikan

undangan telah tersebar serta kepastian kehadiran dalam pelatihan.

4) Bertukarpikiran / konsultasi dengan KM Kab untuk membuat jadwal, kurikulum pelatihan -mengacu pada petunjuk yang telah ada-, membuat materi atau bahan yang akan disampaikan dalam pelatihan, menentukan metode evaluasi pelatihan.

5) Menyiapkan alat tulis dan alat bantu lainnya yang diperlukan dalam pelatihan.

♦ Pelaksanaan, meliputi:

1) Pembukaan pelatihan : Sambutan, Perkenalan, Penjelasan

tujuan pelatihan, Harapan peserta mencapai tujuan, Pengorganisasian kelas, Tata tertib, Pola Ulasan Harian

2) Test Awal, Rencana Pembelajaran, Pendampingan Kelompok, Evaluasi Harian

3) Memberikan penjelasan dan pemahaman konsepsi PPK (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan PPK)

4) Memberikan penjelasan tugas dan tanggung jawab FD, hak dan kewajibannya, apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan, mulai dari tahap perencanaan kegiatan sampai dengan tahap pelestarian.

5) Memberikan Pengetahuan dan ketrampilan sederhana yang berkaitan dengan tehnis kegiatan a.l ekonomi, kesehatan, pendidikan dan sarana–prasarana.

6) Memberikan pengetahuan dan ketrampilan memfasilitasi pertemuan-pertemuan dengan masyarakat, termasuk perencanaan desa secara partisipatif -perencanaan bersama masyarakat-.

7) Memberikan pengetahuan dan ketrampilan melakukan pengawasan, pengendalian pelaksanaan kegiatan termasuk mekanisme penanganan pengaduan dan permasalahan serta penanganan konflik.

8) Memberikan penjelasan mengenai cara-cara penyebarluasan informasi PPK kepada masyarakat.

9) Memberikan pengetahuan cara koordinasi antar pelaku PPK di tingkat desa dan kecamatan serta sistem pelaporan.

10) Membimbing dan memantau kunjungan lapangan FD ke masing-masing desanya untuk: • Praktek lapangan metode / teknik fasilitasi pertemuan

masyarakat. • Identifikasi kelompok-kelompok dan pertemuan

masyarakat yang ada di desa, serta menemui pengurus kelompok untuk mengetahui jadwal pertemuan yang ada dan rencana pertemuan untuk sosialisasi PPK.


11) Membimbing pembuatan rencana kerja tindak lanjut sesuai hasil kunjungan lapangan.

12) Membangun sikap dan komitmen keberpihakan kepada masyarakat miskin.

13) Mendorong dan memberikan motivasi kepada FD untuk bersama-sama bekerja memberdayakan masyarakat desanya.

14) Membuat jadwal pertemuan rutin dengan semua FD. 15) Test Akhir.

(b) Pelatihan lanjutan

Tahapan proses pelatihan lanjutan sebagai berikut:

(i) Persiapan, meliputi:

1) Setiap kunjungan lapangan, FK mencatat kesulitan, hambatan

dan permasalahan yang dihadapi FD ketika menjalankan tugasnya.

2) Berdasarkan catatan kunjungan lapangan, FK mengumpulkan FD untuk membahas hambatan, kesulitan dan permasalahan yang muncul dan dialami FD.

3) Dari hasil pembahasan bersama FD pastikan peningkatan ketrampilan atau pengetahuan apa yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan kinerja FD.

4) Pastikan waktu –pelatihan khusus/pendampingan– pembimbingan tugas atau memanfaatkan kegiatan rutin -dan tempat pelatihan - di dalam / luar ruangan-

5) FK menyusun materi dan bahan yang dibutuhkan serta agenda pelatihannya.

6) Menyiapkan perlengkapan pelatihan dan alat bantu lainnya.

(ii) Pelaksanaan, meliputi:

Pada waktu pertemuan FD sekaligus untuk mendapatkan tambahan ketrampilan dan pengetahuan, FK dapat langsung memberikan pelatihan yang dibutuhkan. Namun jika materi harus dipersiapkan maka dapat dilakukan di lain waktu, dengan tahapan pelaksanaan sebagai berikut :

1) Memberikan penjelasan tujuan pelatihan. 2) Menyampaikan materi pelatihan sesuai metode dan medianya. 3) Mengadakan praktek lapangan terhadap materi yang

disampaikan (jika memungkinkan dan tergantung materi apa yang dilatihkan).

4) Merangkum hasil pelatihan dan manfaatnya dalam tugas. 5) Mengagendakan kesepakatan tindak lanjut dari pelatihan

untuk meningkatkan efektifitas program.


Acuan Teknik Fasilitasi untuk Penggalian Gagasan Penggalian gagasan dilakukan pada waktu pertemuan dusun dan kelompok-kelompok masyarakat yang ada di tingkat dusun atau antar dusun, termasuk kelompok perempuan. Metode atau teknik yang digunakan dalam memfasilitasi pertemuan ini sebagai berikut: 1. Klasifikasi Kesejahteraan

1.1. Tujuan:

Mengelompokkan penduduk desa dalam kategori tingkatan ekonomi menurut kriteria dan istilah setempat. Hasil pengelompokan selanjutnya digunakan untuk mengidentifikasi rumah tangga-rumah tangga yang ada di desa dan dituangkan dalam sebuah peta.

1.2. Waktu penggunaan: Alat ini digunakan pada waktu pertemuan dusun pertama kali, selanjutnya tinggal mengkonfirmasikan hasilnya kepada dusun-dusun lainnya. 1.3. Proses penggunaan: Langkah-langkah menggunakan metode ini adalah sebagai berikut:

a. Setelah menjelaskan maksud tujuan pertemuan dan sosialisasi PPK, minta masyarakat yang hadir mengungkapkan bagaimana tingkatan kesejahteraan yang ada dalam masyarakat atau bagaimana mereka membedakan rumah tangga dalam komunitas desa mereka, misalnya ada anggota masyarakat yang kaya, menengah atau miskin (klasifikasinya tidak harus seperti ini, terserah masyarakat sendiri termasuk istilah yang akan digunakan). Jenis tingkatan yang disebutkan masyarakat dicatat.

b. Masyarakat yang hadir dibagi dalam kelompok-kelompok sesuai jumlah tingkatan kesejahteraan yang telah diungkapkan sebelumnya (pembagian dilakukan secara acak). Misalnya; Satu kelompok yang membahas tentang masyarakat kaya, satu kelompok yang membahas tentang masyarakat menengah dan satu kelompok lagi yang membahas masyarakat miskin. Jika klasifikasi kesejahteraan ada empat tingkatan, maka kelompok juga dibagi dalam empat kelompok).

c. Masing-masing kelompok diminta membuat sebuah gambar yang menjelaskan tentang tingkat kesejahteraan sesuai topik bahasannya, (gambar mengacu pada realitas yang ada di masyarakat).

d. Selesai membuat gambar, pandu setiap kelompok untuk mendiskusikan ciri-ciri tingkat kesejahteraan sesuai topik bahasannya. Ciri-ciri yang disepakati kemudian dituliskan dalam kertas.


Selanjutnya fasilitasi masyarakat untuk membuat peta sosial berdasarkan tingkatan kesejahteraan dengan menggunakan metode pemetaan sosial.

2. Pemetaan Sosial

2.1. Tujuan:

• Mengidentifikasi dan menandai rumah-rumah di dusun berdasarkan hasil kriteria kesejahteraan yang telah dibuat sebelumnya (sebagaimana di atas).

• Mengidentifikasi kondisi geografis, sumber daya alam, fasilitas umum dan potensi desa lainnya.

• Hasil pemetaan sosial dipakai untuk dasar menggali gagasan masyarakat untuk memenuhi kebutuhannya.

2.2. Waktu penggunaan: Digunakan dan dilaksanakan pada pertemuan dusun. 2.3. Proses Penggunaan: Langkah-langkah menggunakan metode ini adalah sebagai berikut:

a. Sepakati warna yang akan digunakan untuk simbol tingkatan kesejahteraan, misal hijau untuk kategori kaya, biru untuk kategori menengah, kuning untuk kategori miskin dst.

b. Minta peserta untuk menentukan atau membuat legenda / keterangan tentang hal-hal apa saja yang akan dimasukkan dalam peta, misal: batas desa, batas dusun, simbol-simbol: jalan, tempat peribadatan, sekolah, sumber mata air, balai desa, sungai dll.

c. Fasilitasi peserta membuat peta desa di atas kertas lebar, dimulai dengan membuat batas desa, dusun dan seterusnya sesuai dengan legenda/ keterangan yang telah dibuat sebelumnya. Untuk membuat kerangka peta desa, gunakan material yang bisa diubah-ubah(gunakan tali rapia), agar mudah dikoreksi oleh peserta. Jika peserta telah sepakat barulah gunakan spidol untuk menggambarkannya.

d. Minta peserta untuk meletakkan simbol-simbol rumah warga masyarakat dengan warna yang telah disepakati, untuk menggambarkan kondisi kesejahteraan keluarga yang ada di dusun, dengan mengacu pada ciri-ciri tingkat kesejahteraan yang telah dibuat sebelumnya. Jika pemetaan dilakukan di atas lantai gunakan material lokal, seperti; biji-bijian, batu, kapur untuk menunjukkan simbol-simbolnya, selesai pemetaan fasilitator menyalin kembali dalam kertas.

e. Pastikan masyarakat menyepakati peta sosial yang telah dibuat bersama-sama.

Hasil dari klasifikasi kesejahteraan dan pemetaan sosial ini selanjutnya digunakan sebagai alat bantu dalam menggali gagasan masyarakat untuk menentukan kegiatan-kegiatan apa saja yang dapat memenuhi kebutuhan dan berguna bagi mayoritas keluarga miskin.


3. Prioritas Gagasan

3.1. Tujuan: Untuk memperoleh gagasan dari masyarakat yang benar-benar menjadi kebutuhannya dan bermanfaat bagi lebih banyak keluarga miskin, 3.2. Waktu penggunaan: Digunakan pada waktu pertemuan dusun, pertemuan kelompok masyarakat, musyawarah khusus perempuan. 3.3. Proses penggunaan:

Langkah-langkah penggunaan metode ini sebagai berikut:

a. Ajukan pertanyaan kepada peserta: apa yang menjadi permasalahan atau kesulitan yang dialami warga desa, apa penyebabnya dan gagasan kegiatan apa yang dapat mengatasi permasalahan atau kesulitannya, terutama yang bermanfaat bagi kelompok miskin.

b. Fasilitator memperlihatkan lokasi gagasan-gagasan masyarakat pada peta sosial. Beri warna yang mencolok (merah) bagi setiap gagasan yang dikemukakan peserta.

c. Setelah semua gagasan digambarkan dalam peta sosial, tuliskan setiap gagasan yang muncul dalam tabel seperti contoh di bawah ini,

d. Diskusikan dengan peserta untuk membahas setiap gagasan berdasarkan kriteria-kriteria: Lebih bermanfaat untuk kelompok miskin daripada untuk kelompok lainnya. Mendesak untuk dilaksanakan. Bisa dikerjakan oleh masyarakat. Didukung oleh sumberdaya yang ada.

Untuk setiap kriteria tanyakan mengapa dan bagaimana melakukannya. e. Beri tanda (v) pada setiap gagasan yang memenuhi kriteria seperti tersebut

di atas. f. Gagasan yang memenuhi lebih banyak kriteria, diberi amplop sebagai alat

pengambilan keputusannya g. Setiap peserta diberi biji-bijian sejumlah separo dari gagasan yang diberi amplop. h. Minta setiap peserta memasukkan biji-bijannya ke dalam amplop untuk memilih

gagasan mana yang akan diajukan. i. Jumlahkan biji-bijian yang ada dimasing-masing amplop. Amplop yang

memperoleh paling banyak biji-bijian menunjukkan gagasan tersebut merupakan prioritas utama, diikuti untuk prioritas berikutnya sesuai jumlah biji-bijian yang didapat.

Contoh tabel penilaian gagasan

KRITERIA Gagasan Kegiatan Bisa

dikerjakan oleh

masyarakat

Lebih bermanfaat utk kelompok miskin daripada kelompok

lainnya

Mendesak untuk

dilaksanakan


daya

Amplop untuk biji-

bijian

Rangking gagasan

yang diajukan


Acuan Teknik Fasilitasi dalam Musyawarah Khusus Perempuan

Musyawarah khusus perempuan dilakukan untuk mendapatkan usulan dari kelompok perempuan. Ada kecenderungan gagasan perempuan lebih nyata menggambarkan kegiatan yang berkaitan langsung dengan kondisi kemiskinan, karena merekalah yang seringkali merasakan sehari-hari dalam kehidupan rumah tangganya. Untuk itu metode atau teknik yang digunakan lebih pada untuk meningkatkan kualitas usulan kegiatan yang dapat mengatasi permasalahan yang seringkali dirasakan sehari-hari. Metode yang digunakan dalam musyawarah khusus perempuan adalah sebagai berikut: 1. Analisis Diagram Penyebab Kemiskinan

1.1. Tujuan:

• Untuk mengajak perempuan mencari permasalahan penyebab kemiskinan yang seringkali dirasakan dalam kehidupan sehari-hari, kemudian menganalisis dan mencari akar permasalahannya.

• Untuk menentukan gagasan kegiatan apa saja yang diperkirakan dapat mengatasi permasalahannya dari sudut pandang kelompok perempuan

1.2. Waktu penggunaan: Pada saat musyawarah khusus perempuan di desa 1.3. Proses penggunaan:

Langkah-langkah menggunakan metode ini sebagai berikut:

a. Jelaskan maksud tujuan pertemuan dan penjelasan kembali tentang PPK. b. Tanyakan kepada peserta mengapa “kita” miskin? (pendapat peserta

mengenai kondisi apa yang menyebabkan terjadinya kemiskinan). c. Tuliskan masing-masing sebab yang disebutkan peserta dalam kartu/ kertas.

Satu sebab/ alasan satu kartu. Jika peserta dapat menulis, minta mereka menuliskan sendiri. Namun jika tidak dapat, fasilitator membantu menuliskan dan/ atau menggambar sebab apa yang disebutkan peserta.

d. Tanyakan kembali kepada peserta apa penyebab (baik langsung maupun tidak langsung) dari apa yang telah dituliskan dalam kartu tersebut, sampai ketemu pada penyebab dasarnya.

e. Apa bila satu sebab/alasan ada kaitannya dengan sebab yang lainnya hubungkan dengan tali. Bedakan alasan yang menjadi sebab dengan tanda panah keluar dan yang menjadi akibat dengan tanda panah masuk.

f. Ajak peserta untuk menentukan bersama-sama apa saja yang menjadi penyebab dasar.

g. Ajak peserta untuk diskusi mengenai bagaimana mangatasi setiap penyebab dasar kemiskinan satu per satu, kegiatan apa yang bisa membantu menyelesaikan penyebab masalah tersebut.

h. Tuliskan setiap gagasan kegiatan dalam tabel seperti di bawah ini.


i. Diskusikan dengan peserta untuk membahas setiap gagasan berdasarkan

kriteria-kriteria: Lebih bermanfaat untuk kelompok miskin daripada untuk kelompok

lainnya. Bermanfaat untuk perempuan. Bisa dikerjakan masyarakat. Didukung oleh sumberdaya yang ada.

Untuk setiap kriteria tanyakan mengapa dan bagaimana melakukannya (dengan contoh kongrit), baru lakukan penilaian. Selanjutnya untuk penentuan kegiatan yang akan diajukan ke musyawarah antar desa kedua menggunakan metode prioritas kegiatan sebagaimana tersebut di atas.

Contoh tabel penilaian gagasan untuk musyawarah khusus perempuan

2.5.2. Pelatihan Pendamping Lokal


Pengorganisasian dan penyelenggaraan pelatihan dikoordinir oleh KM Kab dengan berkoordinasi dengan TK PPK Kabupaten. Pelatihan Pendamping Lokal diikuti oleh seluruh Pendamping Lokal terpilih di seluruh lokasi kecamatan PPK di Kabupaten tersebut. Pelatihan Pendamping Lokal diselenggarakan setelah semua kecamatan memiliki Pendamping Lokal terpilih.

(i) Tujuan:

Pelatihan bagi Pendamping Lokal dimaksudkan untuk memberikan pembekalan dan peningkatan kemampuan serta ketrampilan Pendamping Lokal dalam memfasilitasi masyarakat untuk mengelola pelaksanaan PPK pada setiap tahapan.

(ii) Waktu dan tempat:

5 (lima) hari efektif di Kabupaten.

(iii) Pemandu / pelatih:

FK terpilih dan KM Kab.

KRITERIA Gagasan Kegiatan Bisa

dikerjakan oleh

masyarakat

Lebih bermanfaat utk kelompok miskin daripada kelompok

lainnya

Bermanfaat untuk

perempuan


daya

Amplop untuk biji-

bijian

Rangking gagasan

yang diajukan


(iv) Hasil yang diharapkan:

1) Pendamping Lokal mengetahui dan memahami konsepsi PPK. 2) Pendamping Lokal memahami tugas dan tanggung jawabnya. 3) Pendamping Lokal terampil melaksanakan sosialisasi PPK. 4) Pendamping Lokal mampu memfasilitasi pertemuan-pertemuan

dalam kegiatan PPK. 5) Pendamping Lokal mampu memberikan bimbingan-pembinaan

kepada para kader PPK dan masyarakatnya untuk meningkatkan kapasitas masyarakat.

6) Pendamping Lokal mampu mengelola permasalahan lapangan. 7) Pendamping Lokal Tehnis mampu membantu masyarakat

dalam penulisan usulan,gambar tehnis,RAB dan Bimbingan tehnis pembangunan sarana – prasarana.

8) Pendamping Lokal Non Tehnis / Pemberdayaan mampu membantu penulisan usulan kegiatan Ekonomi,Pendidikan dan kesehatan serta mendampinginya.

9) Pendamping Lokal Administrasi mampu membimbing pelaku PPK Desa untuk membuat laporan dan mengadministrasikan kegiatan termasuk dananya.

10) Pendamping Lokal mampu memonitor kegiatan PPK di desa.

(v) Materi Pelatihan

Materi yang diberikan dalam pelatihan Pendamping Lokal meliputi;

1) Konsepsi PPK (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan PPK).

2) Tugas ,tanggungjawab Pendamping Lokal dan komitmennya dalam pengembangan masyarakat.

3) Tehnik Fasilitasi proses pemberdayaan masyarakat dan kegiatan PPK.

4) Identifikasi atau pemetaan sosial dan potensi desa. 5) Mekanisme penanganan masalah. 6) Strategi penyebarluasan informasi PPK 7) Proses perencanaan bersama masyarakat, pelaksanaan dan

pelestarian kegiatan. 8) Agenda kerja rencana tindak lanjut.

(vi) Proses Pelatihan Pendamping Lokal

♦ Persiapan, meliputi:

1) Memastikan waktu dan tempat pelatihan 2) Memastikan konsumsi peserta dan akomodasi peserta. 3) Membuat undangan pelatihan kepada Pendamping Lokal

terpilih ,memastikan undangan telah tersebar dan kepastian kehadiran dalam pelatihan

4) Bertukar pikiran / konsultasi dengan KM Kab untuk membuat jadwal, kurikulum pelatihan -mengacu pada petunjuk yang telah ada-, Membuat materi atau bahan yang akan disampaikan dalam pelatihan, menentukan metode evaluasi pelatihan.



♦ Pelaksanaan, meliputi:

1) Pembukaan pelatihan: Sambutan, Perkenalan, Penjelasan tujuan pelatihan, Harapan peserta mencapai tujuan, Pengorganisasian kelas, Tata tertib, Pola Ulasan Harian.

2) Test Awal, Rencana Pembelajaran, Pendampingan Kelompok, Evaluasi Harian.

3) Memberikan penjelasan dan pemahaman konsepsi PPK (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan PPK)

4) Memberikan penjelasan tugas dan tanggung jawab Pendamping Lokal , hak dan kewajibannya, apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan, mulai dari tahap perencanaan kegiatan sampai dengan tahap pelestarian.

5) Memberikan ketrampilan kepada Pendamping Lokal agar mampu membantu masyarakat dalam penulisan usulan, gambar tehnis, RAB dan Bimbingan tehnis pembangunan sarana – prasarana.

6) Memberikan ketrampilan kepada Pendamping Lokal agar mampu membantu penulisan usulan kegiatan Ekonomi, Pendidikan dan Kesehatan serta mendampinginya.

7) Memberi ketrampilan kepada Pendamping Lokal agar mampu membimbing pelaku PPK Desa untuk membuat laporan dan mengadministrasikan kegiatan termasuk dananya.

8) Memberikan pengetahuan dan ketrampilan memfasilitasi pertemuan - pertemuan dengan masyarakat, termasuk perencanaan desa secara partisipatif – perencanaan bersama masyarakat -.

9) Memberikan pengetahuan dan ketrampilan melakukan pengawasan, pengendalian pelaksanaan kegiatan termasuk mekanisme penanganan pengaduan dan permasalahan serta penanganan konflik.

10) Memberikan penjelasan mengenai cara-cara penyebarluasan informasi PPK kepada masyarakat

11) Membimbing pembuatan rencana kerja tindak lanjut 12) Sikap dan komitmen keberpihakan kepada masyarakat miskin. 13) Motivasi untuk bersama-sama bekerja memberdayakan

masyarakat desanya. 14) Test Akhir.

(b) Pelatihan lanjutan


(i) Persiapan pelatihan, meliputi:

1) FK mengidentifikasi kelemahan dan kekurangan Pendamping

Lokal ketika menjalankan tugasnya. 2) Tanya kepada Pendamping Lokal, pengetahuan atau

ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan kinerjanya.

3) Pada waktu rapat bulanan FK, catatan penilaian kinerja Pendamping Lokal, kelemahan dan kekurangannya disampaikan untuk dibahas dengan FK kecamatan lainnya. Apakah ada persamaan dengan kecamatan lain.


4) Bersama FK lainnya dan KM Kab memastikan kebutuhan peningkatan ketrampilan untuk mengoptimalkan kinerja Pendamping Lokal.

5) Bersama FK kecamatan lain dan KM Kab menyiapkan materi yang dibutuhkan

6) Memastikan waktu – pelatihan khusus atau memanfaatkan kegiatan rutin - dan tempat pelatihan.

(ii) Pelaksanaan

Pelaksanan pelatihan lanjutan dapat dilakukan bersama-sama untuk semua kecamatan PPK, beberapa kecamatan yang berdekatan atau melaksanakan sendiri di tingkat kecamatan sesuai kondisi daerah maupun jenis ketrampilan atau pengetahuan yang dibutuhkan. Memberikan penjelasan tujuan pelatihan.

Proses pelaksanaannya sebagai berikut:

1) Menyampaikan materi pelatihan yang dibutuhkan sesuai

metode dan medianya, (jika dilakukan di kecamatan yang minimal hanya 2 Pendamping Lokal dapat disampaikan sekaligus ketika mereka melaksanakan tugasnya)

2) Mengadakan praktek lapangan terhadap materi yang disampaikan (jika memungkinkan dan tergantung materi apa yang dilatihkan)

3) Merangkum hasil pelatihan dan manfaatnya dalam tugas 4) Mengagendakan kesepakatan tindak lanjut dari pelatihan

untuk meningkatkan efektifitas program. 2.5.3. Pelatihan Tim Pengelola Kegiatan (TPK)


Setelah terpilih dan terbentuk, Tim pengelola Kegiatan membuat rencana kerja sebagai bagian rencana tindak lanjut musyawarah desa ketiga. Supaya TPK dapat melaksanakan tugasnya secara efektif, maka sebelum melaksanakan tugasnya, diberikan pelatihan.

(i) Tujuan:

Menyiapkan TPK mampu menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.


1 (satu) - 2 (dua) hari efektif di kecamatan atau di desa.


FK dan PjOK (iv) Hasil yang diharapkan:

1) TPK memahami dan memiliki persepsi yang sama tentang

PPK.


2) TPK mengetahui dan memahami fungsi, peran, tugas dan tanggungjawabnya masing-masing.

3) TPK mampu mendorong partisipasi masyarakat. 4) TPK mengetahui dan memahami mekanisme pengendalian

pelaksanaan kegiatan, pelaporan dan pertanggungjawaban. 5) TPK mengetahui dan memahami aspek manajemen, teknis dan

administrasi PPK. 6) TPK mampu membuat rencana kerja antara lain penetapan

jadwal pelaksanaan kegiatan, pengerahan tenaga kerja, pengadaan bahan dan alat, pembagian tugas, pengelolaan sumber dana serta membuat kesepakatan tertulis dengan kelompok baik kelompok yang mengelola kegiatan ekonomi dan simpan pinjam (rencana pengembalian, jasa dan sanksi), maupun pengelolaan prasarana, pendidikan, kesehatan dan pelatihan.

7) TPK mampu melakukan proses pencairan dana. 8) TPK mengetahui dan memahami aspek pelestarian kegiatan

PPK.


Materi minimal yang harus disampaikan pada pelatihan, yang meliputi:

1) Prinsip-prinsip dan kebijakan PPK. 2) Fungsi dan peran serta tugas dan tanggungjawab TPK,

pengorganisasian, pengendalian (administrasi, organisasi dan keuangan).

3) Jenis-jenis kegiatan dalam PPK dan daftar larangan (ekonomi, kesehatan, pendidikan dan sarana–prasarana).

4) Tahapan pelaksanaan PPK dari perencanaan (penggalian gagasan, penulisan usulan, verifikasi usulan), pelaksanaan (pengadaan tenaga kerja, pengadaan alat, dll) dan pelestarian kegiatan.

5) Mekanisme dan prosedur pencairan dana. 6) Membangun Tim Kerja. 7) Pelaporan dan pertanggungjawaban.

(vi) Proses Pelatihan TPK

♦ Persiapan pelatihan, meliputi:

1) Memastikan waktu dan tempat pelatihan 2) Memastikan konsumsi peserta dan akomodasi peserta. 3) Membuat undangan pelatihan kepada anggota TPK terpilih,

memastikan undangan telah tersebar dan kepastian kehadiran dalam pelatihan

4) Bertukar pikiran / konsultasi dengan KM Kab untuk membuat jadwal, kurikulum pelatihan - mengacu pada petunjuk yang telah ada -, membuat materi atau bahan yang akan disampaikan dalam pelatihan, menentukan metode evaluasi pelatihan.

5) Menyiapkan alat tulis dan alat bantu lainnya yang diperlukan dalam pelatihan


♦ Pelaksanaan pelatihan, meliputi:

1) Pembukaan. 2) Penjelasan pronsip-prinsip dan kebijakan PPK. 3) Penjelasan tentang Fungsi dan peran serta tugas dan

tanggung jawab TPK, dalam pengorganisasian, pengendalian (administrasi, organisasi dan keuangan).

4) Penjelasan tentang jenis-jenis kegiatan dalam PPK dan daftar larangan, termasuk formulir-formulir yang digunakan (ekonomi, kesehatan, pendidikan dan sarana – prasarana ).

5) Penjelasan tentang tahapan PPK mulai dari perencanaan kegiatan, pelaksanaan dan pelestarian kegiatan.

6) Penjelasan mekanisme dan prosedur pencairan dan penyaluran dana.

7) Membangun Tim Kerja. 8) Pelaporan dan pertanggungjawaban. 9) Pembuatan Rencana Kerja dan Tindak Lanjut.


Tahapan untuk pelatihan lanjutan sebagai berikut:

(i) Persiapan, meliputi:

1) FK mengidentifikasi kekurangan dan kelemahan TPK ketika

menjalankan tugasnya. Identifikasi berdasarkan atas kunjungan lapangan FK, laporan dari FD, Pendamping Lokal maupun catatan rekomendasi dari KM Kab dan Konsultan lainnya.

2) Dari hasil identifikasi dan rekomendasi, FK memastikan kebutuhan peningkatan ketrampilan untuk mengoptimalkan kinerja TPK.

3) FK menyiapkan bahan dan materi untuk pelatihan lanjutan

(ii) Pelaksanaan:

1) FK langsung memberikan materi pelatihannya (tambahan ketrampilan/pengetahuan) kepada pengurus TPK di desa sambil mereka melaksanakan tugasnya.

2) Jika dipandang kekurangan dan kelemahannya hampir merata disemua TPK, maka dapat dilakukan bersamaan di tingkat kecamatan.

3) Penyampaikan materi pelatihan sebaiknya sekaligus di praktekkan. Mengagendakan kesepakatan tindak lanjut dari pelatihan untuk meningkatkan efektifitas program.

2.5.4. Pelatihan Tim Penulis Usulan (TPU)


Tim Penulis Usulan sebelum menjalankan tugasnya perlu mendapatkan penjelasan terlebih dahulu melalui pelatihan oleh FK di tingkat desa. Pelatihan diberikan selama kurang lebih satu hari efektif.


(i) Tujuan:

Tim penulis usulan mampu menyusun usulan yang diputuskan di musyawarah khusus perempuan dan musyawarah desa kedua.

(ii) Waktu dan Tempat:

1 - 2 hari efektif di desa atau menyesuaikan.


FK dan PjOK.

(iv) Hasil yang diharapkan:

1) Peserta dapat memahami konsepsi PPK (latar belakang,

tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan PPK). 2) Peserta dapat memahami peran dan tugasnya. 3) Peserta dapat menyusun usulan desa secara tertulis dan

memuat informasi penting, singkat, lengkap dan nyata ada di lapangan.

(v) Materi Pelatihan:


kebijakan dan tahapan PPK). 2) Peran, Tugas dan tanggung jawab TPU. 3) Cara penulisan usulan, cara survei, pengukuran dan pencarian

data pendukung. 4) Format usulan dan kelengkapannya. 5) Rencana pelaksanaan kegiatan. 6) Rencana Pelestarian hasil kegiatan.

(vi) Proses Pelatihan TPU


1) Memastikan waktu dan tempat pelatihan 2) Membuat undangan pelatihan kepada anggota TPU terpilih

,memastikan undangan telah tersebar dan kepastian kehadiran dalam pelatihan

3) Bertukar pikiran / konsultasi dengan KM Kab untuk membuat jadwal, kurikulum pelatihan --mengacu pada petunjuk yang telah ada--, Membuat materi atau bahan yang akan disampaikan dalam pelatihan, menentukan metode evaluasi pelatihan.

4) Menyiapkan alat tulis dan alat bantu lainnya yang diperlukan dalam pelatihan


1) Pembukaan 2) Penjelasan singkat tentang PPK 3) Penjelasan tentang hak, tugas dan tanggung jawab TPU


4) Penjelasan tentang cara dan langkah-langkah penulisan usulan 5) Penjelasan penggunaan dan cara pengisian formulir 6) Penyusunan RKTL

(b) Pelatihan Lanjutan:


(i) FK mengidentifikasi kekurangan dan kelemahan TPU ketika

menjalankan tugasnya. Identifikasi berdasarkan atas kunjungan lapangan FK, laporan dari FD, Pendamping Lokal maupun catatan rekomendasi dari KM Kab dan Konsultan lainnya.

(ii) Dari hasil identifikasi dan rekomendasi, FK langsung memberikan materi pelatihannya (tambahan ketrampilan/pengetahuan) kepada TPU di desa sambil mereka melaksanakan tugasnya (Jika pada saat kunjungan lapangan, FK menemukan TPU mengalami kesulitan dalam menjalankan tugasnya, langsung saja mereka diberi penjelasan/pelatihan tambahan).

(iii) Jika dipandang kekurangan dan kelemahannya hampir merata disemua TPK dan memungkinkan, maka dapat dilakukan bersamaan di tingkat kecamatan.

2.5.5. Pelatihan Tim Verifikasi


Sebelum melaksanakan tugasnya anggota Tim Verifikasi akan mendapat pelatihan yang diberikan oleh FK dan dibantu oleh KM. Tujuan pelatihan adalah agar penyelenggaraan pelatihan di kecamatan atau tempat lain disesuaikan dengan kondisi masing-masing kecamatan atau kabupaten. Waktu pelatihan kurang lebih antara satu-dua hari efektif.

(i) Tujuan:

Tim Verifikasi mampu melakukan pemeriksaan usulan kegiatan dan membuat rekomendasi kepada musyawarah antar desa kedua


1-2 hari efektif di kecamatan atau menyesuaikan


FK dan PjOK dan dibantu KM Kab

(iv) Hasil yang diharapkan

Peserta mampu:

1) Memahami konsepsi PPK (latar belakang, tujuan, sasaran

prinsip, kebijakan dan tahapan PPK). 2) Memahami peran dan tanggung jawabnya. 3) Memeriksa kelengkapan dokumen usulan. 4) Pemeriksaan lapangan untuk menilai kelayakan usulan. 5) Membuat rekomendasi hasil pemeriksaan usulan.



Materi pelatihan yang diberikan adalah:

1) Tujuan, prinsip dan prosedur PPK. 2) Uraian tugas dan tanggungjawab Tim Verifikasi. 3) Cara pemeriksaan usulan meliputi pemeriksaan dokumen

usulan dan pemeriksaan lapangan.

(vi) Proses Pelatihan Tim Verifikasi


1) Memastikan waktu dan tempat pelatihan. 2) Memastikan konsumsi peserta. 3) Membuat undangan pelatihan kepada anggota Tim Verifikasi

terpilih, memastikan undangan telah tersebar dan kepastian kehadiran dalam pelatihan.

4) Bertukarpikiran / konsultasi dengan KM Kab untuk membuat jadwal , kurikulum pelatihan --mengacu pada petunjuk yang telah ada--, membuat materi atau bahan yang akan disampaikan dalam pelatihan, menentukan metode evaluasi pelatihan.



1) Pembukaan. 2) Konsepsi PPK (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip,

kebijakan dan tahapan PPK). 3) Penjelasan tentang Peran, Tugas dan tanggung jawab Tim

Verifikasi. 4) Penjelasan tentang kriteria usulan. 5) Penjelasan tentang cara pemeriksaan dokumen dan

pemeriksaan lapangan. 6) Dalam pelatihan itu selanjutnya memilih ketua dan sekretaris

tim verifikasi kemudian menyusun rencana kerja dan tindak lanjut pelaksanaan verifikasi.

Pemeriksaaan dokumen adalah memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen-dokumen suatu usulan kegiatan; misalnya, apakah usulan desa sudah ditandatangani ketua TPK dan kepala desa, apakah usulan dilengkapi dengan salinan berita acara musyawarah desa kedua dan Musyawarah desa khusus kelompok perempuan, berita acara kesanggupan swadaya, hasil klasifikasi kesejahteraan dan hasil pemetaan sosial, analisis penyebab kemiskinan dll.

Pemeriksaan di lapangan adalah untuk memastikan kesesuaian usulan dengan keadaan sebenarnya yang terjadi dilapangan; misalnya, apakah benar usulan dibahas dalam musyawarah desa kedua (wawancara dengan anggota masyarakat), apakah memberikan manfaat langsung kepada masyarakat miskin, dampak lingkungan yang terjadi, apakah benar


menjadi kebutuhan masyarakat dan bisa dikerjakan oleh masyarakat sendiri, potensi kelompok dan usulan kegiatan dll.



(i) FK mengidentifikasi kekurangan dan kelemahan Tim Verifikasi menjalankan tugasnya, berdasarkan pemantauannya dan catatan rekomendasi dari KM Kab dan Konsultan lainnya.

(ii) Dari hasil identifikasi dan rekomendasi, FK langsung memberikan materi pelatihannya (tambahan ketrampilan / pengetahuan) kepada Tim Verifikasi sambil mereka melaksanakan tugasnya.

2.5.6. Pelatihan Unit Pengelola Kegiatan (UPK)


(i) Tujuan:

Pengurus UPK mampu menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.


5 hari efektif di kecamatan atau menyesuaikan. (iii) Pemandu / pelatih:

FK dan PjOK atau bisa dibantu KM Kab


Peserta mampu:

1) Memahami konsepsi PPK (latar belakang, tujuan, sasaran,

prinsip, kebijakan dan tahapan PPK). 2) Memahami peran dan tanggungjawabnya dan memiliki

komitmen tinggi untuk melaksanakannya secara positif. 3) Memahami ruang lingkup kegiatan yang ada di PPK. 4) Melakukan proses pencairan dan pengelolaan penyaluran dana

PPK. 5) Mengelola kegiatan-kegiatan yang ada di masyarakat agar

terus tetap berkembang dan berkesinambungan secara tim/partisipatif.

6) Memahami strategi pengembangan jaringan untuk mengakses potensi yang ada di dalam maupun dari luar daerah kerjanya.

7) Mengadministrasikan dengan baik dan benar seluruh perkembangan kegiatan yang ada di wilayah kerjanya dan menyajikannya dalam laporan bulanan secara transparan.

8) Menganalisa perkembangan/hasil kegiatan serta memberikan saran-saran pengembangan kepada para pelaku PPK dan masyarakat, memanfaatkan berbagai sarana informasi yang ada dan atau menciptakannya.



1) Konsepsi PPK (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan PPK).

2) Peran dan tanggung jawab UPK. 3) Berpikir positif dan membangun komitmen. 4) Ruang lingkup kegiatan PPK. 5) Mekanisme pencairan dan penyaluran dana PPK. 6) Pengelolaan program secara partisipatif. 7) Membangun jaringan kerja dan akses potensinya. 8) Administrasi keuangan, kegiatan dan pelaporannya. 9) Pengembangan Sistem Informasi yang transparan.

(vi) Proses Pelatihan UPK


1) Memastikan waktu dan tempat pelatihan. 2) Memastikan konsumsi peserta dan akomodasi peserta. 3) Membuat undangan pelatihan kepada anggota UPK terpilih,

memastikan undangan telah tersebar dan kepastian kehadiran dalam pelatihan.

4) Bertukarpikiran / konsultasi dengan KM Kab untuk membuat jadwal, kurikulum pelatihan - mengacu pada petunjuk yang telah ada -, membuat materi atau bahan yang akan disampaikan dalam pelatihan, menentukan metode evaluasi pelatihan.


♦ Pelaksanaan pelatihan, meliputi :

1) Pembukaan pelatihan: Sambutan, Perkenalan, Penjelasan

tujuan pelatihan. 2) Konsepsi PPK (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip,

kebijakan dan tahapan PPK). 3) Peran dan tanggung jawab UPK 4) Berpikir positif dan membangun komitmen. 5) Ruang lingkup kegiatan PPK (ekonomi, pendidikan, kesehatan

dan sarana – prasarananya). 6) Mekanisme pencairan dan penyaluran dana PPK. 7) Pengelolaan program secara partisipatif. 8) Membangun jaringan kerja dan akses potensinya. 9) Administrasi kegiatan, keuangan dan pelaporannya. 10) Pengembangan Sistem Informasi yang transparan. 11) Pembuatan Rencana Kerja dan Tindak Lanjut.


Pada prinsipnya pelatihan lanjutan untuk UPK dapat lebih sering dan rutin untuk dilakukan, karena biasanya mereka sama-sama berkantor di kecamatan atau sekitarnya. Pelatihan lanjutan dapat langsung diberikan oleh Fasilitator


Kecamatan pada saat mereka bekerja, maupun bersama-sama dengan UPK Kecamatan lain jika diperlukan.


(i) FK mengidentifikasi kelemahan dan kekurangan UPK ketika

menjalankan tugasnya. (ii) Tanya kepada UPK, pengetahuan atau ketrampilan apa yang

dibutuhkan untuk mengoptimalkan kinerjanya. (Jika (iii) Pada waktu rapat bulanan FK, catatan penilaian kelemahan dan

kekurangan UPK disampaikan untuk dibahas dengan FK kecamatan lainnya dan KM Kab.

(iv) Bersama FK lainnya dan KM Kab memastikan kebutuhan peningkatan ketrampilan untuk mengoptimalkan kinerja UPK.

(v) Bersama FK kecamatan lain dan KM Kab menyiapkan materi yang dibutuhkan.

(vi) Memastikan waktu – pelatihan khusus atau memanfaatkan kegiatan rutin - dan tempat pelatihan.

(vii) Menyampaikan materi pelatihan yang dibutuhkan sesuai metode dan medianya, Mengadakan praktek lapangan terhadap materi yang disampaikan (jika memungkinkan dan tergantung materi apa yang dilatihkan).

(viii) Merangkum hasil pelatihan dan manfaatnya dalam tugas. (ix) Mengagendakan kesepakatan tindak lanjut dari pelatihan untuk

meningkatkan efektifitas program. 2.5.7. Pelatihan Tim Pemelihara


(i) Tujuan:

Tim Pemelihara mampu menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.


1-2 hari efektif di desa atau di kecamatan (untuk semua desa) atau menyesuaikan.


FK, FD Teknis, Pendamping Lokal, dibantu KM Kab.


1) Memahami konsepsi PPK (latar belakang, tujuan, sasaran,

prinsip, kebijakan dan tahapan PPK). 2) Memahami peran dan tanggungjawabnya dan memiliki

komitmen tinggi untuk melaksanakannya secara positif. 3) Memahami jenis prasarana dan konstruksi prasarana yang

dibangun, umur bangunan dan pengetahuan sipil bangunan lainnya secara sederhana.

4) Mampu mengoperasikan hasil kegiatan dan membuat rencana pemeliharaan serta pengembangan pengembangan kegiatan.


5) Mampu mendorong masyarakat dan kelompok penerima manfaat melakukan pemeliharaan.

6) Memahami cara pemeriksaan hasil kegiatan prasarana yang dibangun dan mengetahui bagian mana yang membutuhkan pemeliharaan.

7) Mengadministrasikan dengan baik dan benar seluruh perkembangan kegiatan yang ada di wilayah kerjanya dan menyajikannya dalam laporan bulanan secara transparan.



kebijakan dan tahapan). 2) Peran dan tanggungjawab. 3) Membangun komitmen tinggi yang dilaksanakan secara positif. 4) Ruang lingkup kegiatan sarana prasarana dalam PPK. 5) Pengetahuan bangunan sipil di pedesaan, dampak

lingkungannya, 6) Cara pengelolaan kegiatan-kegiatan prasarana yang ada di

masyarakat agar terus tetap bermanfaat, berkembang dan berkesinambungan.

7) Administrasi kegiatan dan penyajian pelaporannya. 8) Pembuatan rencana kerja dan tindak lanjut.

(vi) Proses Pelatihan


1) Memastikan waktu dan tempat pelatihan. 2) Membuat undangan pelatihan kepada anggota Tim Pemelihara

terpilih, memastikan undangan telah tersebar dan kepastian kehadiran dalam pelatihan

3) Bertukarpikiran / konsultasi dengan KM Kab untuk membuat jadwal, kurikulum pelatihan - mengacu pada petunjuk yang telah ada -, Membuat materi atau bahan yang akan disampaikan dalam pelatihan, menentukan metode evaluasi pelatihan.



1) Pembukaan dan penjelasan tujuan pelatihan, 2) Penyampaian materi-materi pelatihan seperti tersebut di atas, 3) Pembuatan rencana kerja dan tindak lanjut.



(i) FK dan/atau Pendamping Lokal serta FD teknis mengidentifikasi

kekurangan dan kelemahan Tim Pemelihara ketika menjalankan tugasnya, atau dari hasil pemantauan dan catatan rekomendasi KM Kab dan Konsultan lainnya.


(ii) Dari hasil identifikasi dan rekomendasi, Fasilitator langsung memberikan materi pelatihannya (tambahan ketrampilan / pengetahuan) kepada Tim Pemelihara sambil mereka melaksanakan tugasnya, (akan lebih efektif jika dibawa ke lokasi prasarana).

2.5.8. Pelatihan Pengembangan Kapasitas Masyarakat

Pelatihan ini dimaksudkan untuk mengembangkan potensi dan ketrampilan tertentu dari anggota masyarakat sebagai alat memenuhi kebutuhan hidupnya serta meningkatkan kualitas hidupnya. Materi pelatihan ini disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat yang perlu dikembangkan baik dibidang ekonomi, kesehatan, ketrampilan dan lain-lain. Peserta pelatihan adalah anggota masyarakat desa yang tergolong miskin tetapi mempunyai potensi atau dasar ketrampilan tertentu yang dapat dikembangkan.Tempat dan waktunya menyesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan masyarakat. Fasilitator Kecamatan memfasilitasi proses pelatihan ini dengan mencarikan nara sumber atau pelatih yang benar-benar dipandang ahli dan berpengalaman dibidang yang akan dilatihkan. Kegiatan ini dapat merupakan bagian dari usulan kegiatan masyarakat jika memang benar-benar dibutuhkan. Selain itu dapat juga dibiayai melalui dana operasional kegiatan atau sumber-sumber lain jika dipandang sangat perlu oleh masyarakat dan ada kemungkinan dikembangkan. Penyelenggaraan pelatihan pengembangan kapasitas masyarakat terutama yang diluar usulan kegiatan masyarakat, dilakukan oleh UPK yang dikoordinasikan dengan FK dan PjOK. Sedangkan pelatihan pengembangan kapasitas masyarakat yang merupakan usulan kegiatan yang disetujui dalam FAD, dikelola oleh TPK.


PENJELASAN III

FORUM-FORUM MUSYAWARAH PPK



JAKARTA 2005

Penjelasan III Forum-Forum Musyawarah PPK 1

PENJELASAN III

FORUM-FORUM MUSYAWARAH PPK 3.1. Musyawarah Antar Desa I

Musyawarah antar desa pertama adalah suatu forum di tingkat kecamatan yang dihadiri oleh wakil dari desa-desa untuk mendapatkan penjelasan tentang PPK dan untuk menentukan kesepakatan-kesepakatan antar desa dalam melaksanakan PPK. Pada pertemuan ini perlu ditekankan bahwa masyarakat diminta untuk menyampaikan usulan kegiatan dengan mekanisme musyawarah berjenjang dan partisipatif.

Tujuan : a. Mendiseminasikan informasi pokok PPK meliputi tujuan, prinsip-

prinsip, kebijakan, pendanaan, organisasi, proses dan prosedur yang dilakukan.

b. Menginformasikan rencana program atau proyek dari kabupaten yang benar-benar akan dilaksanakan di kecamatan.

c. Menginformasikan pelaku-pelaku PPK di tingkat desa dan antar desa, seperti: Tim Pengelola Kegiatan, Tim Penulis Usulan, Fasilitator Desa, Unit Pengelola Kegiatan dan Pendamping Lokal.

d. Memilih dan menyepakati dua orang peserta menjadi Ketua dan Sekretaris (Notulis) musyawarah antar desa yang akan bertugas hingga akhir PPK.

e. Menyepakati dan menetapkan aturan dan sanksi-sanksi yang harus diterapkan dalam pelaksanan PPK.

f. Menyepakati jadwal kegiatan musyawarah desa I, pelatihan FD dan musyawarah antar desa II.

Waktu : Sebelum pelaksanaan musyawarah desa I

Tempat : Kantor Kecamatan atau Balai Pertemuan di Kecamatan, atau tempat

lain yang memungkinkan untuk penyelenggaraan pertemuan.

Peserta :

− Camat dan staf terkait − Instansi dinas terkait tingkat kecamatan − Enam orang wakil per desa: Kepala desa, 2 orang wakil dari BPD /

nama lain yang sejenis (jika sudah ada), 3 orang tokoh masyarakat (minimal 3 dari keenam wakil tersebut adalah perempuan) dari semua desa di kecamatan.

− Anggota masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir.

Pemandu :

Fasilitator Kecamatan (FK) dan PjOK (bisa dibantu oleh KM Kab).

Metode : Ceramah, curah pendapat dan diskusi.

Materi : − Pentunjukan Teknis Operasioanl − Penjelasan 5 Petunjuk Operasional Kegiatan mengenai Tugas,

Tanggungjawab dan Proses Pemilihan Pelaku PPK. − Penjelasan 1 Petunjuk Operasional Kegiatan mengenai Sosialisi

Alat − Poster dan lembar balik. − Peta Kecamatan.


− Daftar hadir − Bahan-bahan untuk pemungutan suara secara tertutup (kertas, alat

tulis, dll).

Persiapan : 1. PJOK bersama FK membuat pertemuan awal dengan Camat dan unsur kecamatan. Pertemuan menjelaskan tujuan musyawarah antar desa pertama, merencanakan tanggal dan tempat pertemuannya.

2. FK dan PjOK mengidentifikasi data program yang masuk ke desa-desa di Kecamatan yang bersangkutan.

3. PjOK bersama FK membuat surat undangan yang ditandatangani oleh Camat. Seminggu sebelum pelaksanaan, undangan sudah disebarkan luaskan kepada wakil-wakil desa dan masyarakat umum melalui papan informasi dan pertemuan-pertemuan informal yang ada di desa.

4. Undangan harus memuat: waktu dan tempat pertemuan, tujuan dan agenda pertemuan, serta wakil-wakil per desa yang terdiri dari kepala desa, dua orang wakil BPD / atau nama lain (jika sudah ada) dan tiga orang tokoh masyarakat (minimal 3 dari keenam wakil tersebut adalah perempuan). Dalam undangan juga disebutkan bahwa terbuka kesempatan bagi masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir dalam musyawarah antar desa petama.

5. Memberitahukan kepada kepala desa bahwa tokoh masyarakat yang akan hadir benar-benar representasi masyarakat.

6. FK dan PjOK memastikan informasi akan diadakannya musyawarah antar desa pertama telah tersebar dan diketahui oleh masyarakat, baik yang melalui undangan resmi maupun pengumuman secara lisan dan tertulis. Hal ini dilakukan dengan kunjungan ke desa maupun menanyakan langsung kepada orang desa yang kebetulan datang ke kecamatan.

7. PjOK bersama FK menyiapkan, materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkaran atau seperti huruf (U).

8. PjOK bersama FK memastikan anggaran pembiayaan yang dibutuhkan dan notulen jalannya kegiatan.

9. Memberitahukan kepada Konsultan Manajemen Kabupaten tempat dan waktu akan diselenggarakannya musyawarah antar desa pertama

Proses Musyawarah Antar Desa I

1. PjOK memberikan pengantar untuk menjelaskan maksud dan tujuan musyawarah.

2. Pembukaan oleh Camat atau yang mewakilinya.

3. PjOK menjelaskan agenda pertemuan musyawarah.

4. Penyampaian informasi PPK oleh FK


5. Tanya jawab dan klarifikasi terhadap hal-hal yang dianggap masih belum jelas oleh peserta.

6. Memilih serta menetapkan Ketua dan Sekretaris forum musyawarah antar desa.

7. Membahas dan menyepakati penetapan sanksi–sanksi dalam pelaksanaan PPK. Hasil kesepakatan harus ditulis sebagai bagian dari berita acara dan ditempel pada papan informasi.

8. Membahas dan menyepakati penetapan jadwal musyawarah desa I.

9. FK dan PjOK melanjutkan pertemuan dengan menjelaskan:

Proses pemilihan dan penetapan tokoh-tokoh kecamatan yang hadir dalam pertemuan di musyawarah antar desa II untuk ditetapkan sebagai tim pengamat.

Proses penentuan wakil desa pada pertemuan musyawarah antar desa II.

Proses dan penentuan Fasilitator Desa (FD).

Proses dan penentuan Pendamping Lokal

Proses pencalonan UPK

10. FK dan PjOK menjelaskan dan membahas bersama forum mengenai dana operasional kegiatan PPK, meliputi kegunaannya dan besar pembiayaannya,

11. FK membacakan kembali hasil pertemuan.

12. PjOK dan FK meminta kepada peserta agar meneruskan informasi mengenai PPK secara informal kepada anggota masyarakat desa lainnya.

13. Membuat Berita Acara Musyawarah antar Desa I.

(Lihat Lampiran Berita Acara Musyawarah / Forum Pertemuan Form III.1 ) 14. Penutup.

Hal–hal yang harus Diperhatikan

Pastikan kehadiran wakil perempuan dalam mengikuti pertemuan di musyawarah antar desa I.

Persiapkan secara baik dan lengkap media atau alat bantu serta materi (tulis di kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh guna memudahkan peserta pertemuan di musyawarah antar desa I memahami tujuan dan proses pelaksanaan PPK).

Atur ruangan pertemuan sehingga memungkinkan peserta pertemuan untuk berinteraksi secara aktif dan demokratis.

Hindari hal–hal yang bersifat dominasi terhadap proses pertemuan dari dan oleh siapapun juga.

FK jangan memaksakan diri untuk menjawab pertanyaan yang belum diketahui persis kepastiannya, apalagi yang berkaitan dengan kebijakan PPK.

Dokumentasikan secara baik proses dan hasil pertemuan musyawarah antar desa I dan disebarluaskan kepada masyarakat melalui papan-papan informasi yang tersedia

Dipastikan bahwa semua wakil desa sudah memahami betul tentang PPK. Memperbanyak berita acara hasil musyawarah desa dan dibagikan kepada

desa-desa


3.2. Musyawarah Desa I

Musyawarah desa I merupakan forum pertemuan masyarakat desa yang dilaksanakan segera setelah musyawarah antar desa I. Forum ini juga masih bagian dari kegiatan sosialisasi PPK di desa.

Tujuan : a. Memperkenalkan PPK kepada BPD, aparat pemerintah desa, tokoh

masyarakat dan masyarakat umum di desa. b. Memilih Ketua TPK sebagai penanggungjawab operasional kegiatan

di desa, Sekretaris dan Bendahara TPK. c. Memilih dan menetapkan 2 orang Fasilitator Desa (FD) yaitu 1 orang

laki-laki dan 1 orang FD perempuan. Proses pemilihan FD dapat dilihat dalam Penjelasan 5.

d. Menyepakati dan menetapkan jadwal musyawarah desa II. e. Menyepakati pembuatan dan lokasi pemasangan Papan Informasi

PPK dan media informasi lainnya. Waktu : Setelah pelaksanaan musyawarah antar desa I

Tempat : Balai desa atau tempat pertemuan yang lazim dipakai.

Peserta :

− Kepala desa dan aparat desa. − Pengurus Badan Perwakilan Desa/Kampung. − Tokoh masyarakat di desa. − Sebanyak mungkin anggota masyarakat desa lainnya yang berminat

untuk hadir.

Pemandu :

FK dan PjOK.


Materi : − Petunjuk Teknis Operasional − Penjelasan 5 Petunjuk Operasional Kegiatan mengenai Tugas,

Tanggungjawab dan Proses Pemilihan Pelaku PPK. − Penjelasan 1 Petunjuk Teknis Operasional Kegiatan mengenai

Sosialisasi

Alat − Poster dan lembar balik PPK − Daftar hadir − Bahan-bahan untuk melakukan pemungutan suara tertutup (kertas

dan alat tulis,dll).

Persiapan : 1. FK dan PjOK memastikan kembali jadwal dan tempat pelaksanaan musyawarah desa 1 dengan Kepala Desa yang bersangkutan.

2. FK dan PjOK memastikan calon-calon FD, Pendamping Lokal, TPK hasil identifikasi sebelumnya dapat hadir di musyawarah desa I.

3. FK dan PjOK memastikan informasi pelaksanaan musyawarah desa I telah tersebar di masyarakat, baik melalui papan-papan informasi atau media pertemuan–pertemuan yang ada di desa.

4. FK mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan desa yang akan dikunjungi dalam rangka memfasilitasi pertemuan tersebut.

5. FK menyiapkan materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkaran atau seperti huruf (U).


6. FK dan PjOK melakukan penyeleksian awal calon FD dan calon Tim Pengelola Kegiatan (acuan seleksi serta wawancara calon FD dan calon Tim Pengelola Kegiatan dapat dilihat dalam penjelasan 5 PTO).

7. Menuliskan nama-nama calon FD dan nama-nama calon Tim Pengelola Kegiatan hasil seleksi dalam kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang.

8. Memastikan tempat pertemuan dan peralatan lainnya yang memungkinkan terselenggaranya pertemuan secara efektif.

9. Menyiapkan agenda pertemuan, notulen pertemuan dan daftar hadir.

Proses Musyawarah Desa I

1. Sambutan oleh Kepala Desa yang sekaligus menjelaskan maksud dan tujuan

pertemuan.

2. Penjelasan tentang PPK oleh FK dan/atau PjOK dengan materi yang sudah dipersiapkan sebelumnya termasuk hasil-hasil musyawarah antar desa I

3. Tanya jawab dan klarifikasi terhadap hal-hal yang dianggap masih belum jelas oleh peserta.

4. Menjelaskan kriteria Fasilitator Desa (FD) dan pengurus Tim pengelola Kegiatan (TPK) beserta uraian tugasnya termasuk hak / insentif dan kewajibannya serta proses pemilihannya.

5. Memfasilitasi proses pemilihan FD. Penjelasan lebih lanjut mengenai proses ini dapat dilihat dalam Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional.

6. Memfasilitasi proses pemilihan Ketua, Sekretaris dan Bendahara Tim Pengelola Kegiatan. Penjelasan lebih lanjut mengenai proses ini dapat dilihat dalam Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional.

7. Menjelaskan dan meminta kesepakatan mengenai proses pembuatan, lokasi pemasangan dan penangungjawab papan-papan informasi PPK yang ada di desa.

8. Menyampaikan rencana kegiatan selanjutnya sekaligus menutup acara pertemuan.

9. Membuat Berita Acara musyawarah desa I.

Hal–hal yang harus Diperhatikan

Persiapkan materi (tulis di kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh).

Gunakan media, alat bantu yang telah tersedia seefektif mungkin agar masyarakat mudah memahami penjelasan tentang pelaksanaan PPK.

Hindari penggunaan bahasa asing yang akan menyulitkan masyarakat dalam mendengar dan memahaminya.

Pastikan masyarakat yang paling miskin dan perempuan ikut dalam pertemuan.


3.3. Sosialisasi dan Penggalian Gagasan

Kelompok yang dimaksud dalam proses sosialisasi dan penggalian gagasan disini adalah sekumpulan warga masyarakat (kelompok laki-laki, perempuan, atau campuran) yang tergabung dalam:

Ikatan kemasyarakatan yang dapat berlatar belakang wilayah (misalnya RT / RW / RK / Dusun / Kampung atau yang lainnya).

Kelompok–kelompok yang sudah ada (kelompok arisan, kelompok usaha bersama, kelompok keagamaan, dan lain lain).

Pengelompokan masyarakat lainnya sesuai kondisi setempat.

Tujuan : a. Memperkenalkan PPK kepada kelompok laki-laki, perempuan, atau campuran.

b. Menggali gagasan kegiatan untuk diusulkan dalam musyawarah khusus perempuan dan musyawarah desa II.

c. Menentukan utusan kelompok/dusun ke musyawarah khusus perempuan dan musyawarah desa II.

Waktu : Setelah pelaksanaan musyawarah desa 1 dan pelatihan FD.

Tempat : Tempat pertemuan kelompok/dusun atau tempat lainnya.

Peserta :

Warga masyarakat dusun/kelompok

Pemandu :

Fasilitator Desa (FD)

Materi : − Petunjuk Teknis Operasional. − Penjelasan 1 Petunjuk Operasional Kegiatan mengenai

Sosialisasi. − Penjelasan 2 Petunjuk Operasional Kegiatan mengenai Fasilitasi

dan Pelatihan.

Alat − Poster dan lembar balik PPK − Daftar hadir − Bahan-bahan untuk membuat peta (spidol, kertas plano,

isolasi/selotape, dll)

Persiapan : 1. Mengidentifikasi kelompok–kelompok masyarakat yang ada di dusun, baik itu kelompok laki-laki, perempuan ataupun campuran (laki-laki dan perempuan).

2. Mematangkan rencana dan jadwal kerja yang dibuat, serta memastikan jadwal pertemuan-pertemuan kelompok masyarakat dusun (misalnya dengan menghubungi kepala dusun dan ketua kelompok) supaya FK bisa ikut menghadiri beberapa pertemuan ini.

3. Mendatangi tokoh-tokoh setempat yang dapat membantu pelaksanaan sosialisasi dan penggalian gagasan serta penyebarluasan informasi PPK.

4. Mengumpulkan informasi mengenai rencana pengembangan daerah atau kegiatan pemerintah dan swasta di dalam dan di sekitar desa tersebut.


Proses Sosialisasi dan Penggalian Gagasan

Sebelum proses sosialisasi dan penggalian gagasan melalui kelompok-kelompok masyarakat, diadakan pertemuan dahulu di tingkat dusun untuk membuat peta kemiskinan bersama-sama warga desa setempat. Langkah-langkah yang perlu dilakukan pada pertemuan di tingkat dusun sebagai berikut:

1. Menjelaskan konsep dan prosedur PPK, dengan menggunakan flipchart dan poster diseminasi.

2. Memberi kesempatan kepada yang hadir untuk melakukan tanya jawab.

3. Selesai sosialisasi tentang PPK, FD memfasilitasi peserta untuk menentukan sendiri tingkatan kesejahteraan yang ada dimasyarakat dengan menggunakan alat klasifikasi kesejahteraan. Penentuan tingkatan kesejahteraan dengan menggunakan alat klasifikasi kesejahteraan hanya dilakukan pada pertemuan tingkat dusun yang pertama kali. Untuk pertemuan di tingkat dusun lainnya tinggal mengkonfirmasikan hasil klasifikasi kesejahteraan yang telah dibuat pada pertemuan dusun pertama kali, untuk menentukan tingkat kesejahteraan dusun tersebut.

4. Selanjutnya fasilitasi peserta untuk membuat peta sosial / kemiskinan, berdasarkan tingkatan kesejahteraan yang telah dibuat dengan menggunakan metode pemetaan sosial (lihat Penjelasan 2 PTO Fasilitasi dan Pelatihan, bagian acuan teknik fasilitasi penggalian gagasan).

5. Menjelaskan kepada peserta bahwa, setelah pertemuan tingkat dusun akan dilanjutkan dengan sosialisasi sekaligus penggalian gagasan di tingkat kelompok.

Hasil pembuatan tingkatan kesejahteraan dan peta sosial kemiskinan, selanjutnya digunakan sebagai alat bantu dalam melakukan penggalian gagasan di kelompok-kelompok masyarakat. Langkah-langkah yang diperlukan dalam pertemuan tingkat kelompok sebagai berikut:

1. Menjelaskan konsep dan prosedur PPK, dengan menggunakan flipchart dan poster.

2. Memberi kesempatan kepada yang hadir untuk melakukan tanya jawab seputar PPK.

3. Menyampaikan informasi mengenai pengembangan daerah atau rencana kegiatan pemerintah atau swasta yang akan dilaksanakan di dusun / desa atau di sekitar desa.

4. Fasilitasi proses penggalian gagasan pada pertemuan kelompok dengan langkah-langkah sebagai berikut:

Peserta diajak untuk mengemukakan dan membahas permasalahan yang ada di dusun/desa yang menyangkut kepentingan umum dengan tidak mengabaikan masalah yang dihadapi oleh kelompok masyarakat miskin yang ada di dusun/desa (penjelasan lebih lanjut mengenai proses ini dapat mengacu kepada Penjelasan 2 PTO mengenai Fasilitasi dan Pelatihan).

Peserta mengungkapkan gagasan kegiatan berdasarkan masalah-masalah yang ada.

Minta peserta mendiskusikan urutan prioritas kegiatan yang dapat menanggulangi kemiskinan dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat desa untuk selanjutnya diusulkan ke musyawarah khusus perempuan (bila anggota kelompok atau peserta yang hadir hanya perempuan) atau ke


musyawarah desa II (bila anggota kelompok atau peserta yang hadir hanya laki-laki atau campuran).

Gagasan-gagasan prioritas tersebut kemudian dituliskan pada daftar gagasan.(Lihat Formulir Daftar Gagasan Kelompok / Dusun )

Penjelasan lebih lanjut mengenai cara-cara penggalian gagasan dapat mengacu kepada Penjelasan 2 PTO mengenai Fasillitasi dan Pelatihan.

6. FD memandu pemilihan wakil kelompok yang dianggap mampu mewakili aspirasi mereka untuk hadir pada musyawarah khusus perempuan atau musyawarah desa II. Selesai pemilihan, FD menegaskan kembali bahwa disamping wakil-wakil terpilih, terbuka kesempatan bagi siapa saja yang berminat untuk hadir.

7. FD menjelaskan proses penentuan gagasan sebagai usulan desa akan dilakukan pada musyawarah desa (khusus perempuan dan / atau desa).

8. FD membacakan gagasan yang muncul dan nama wakil-wakil dari kelompok sekaligus menjelaskan kembali kepada peserta musyawarah bahwa gagasan-gagasan dari masyarakat tidak otomatis mendapatkan pendanaan dari PPK, tetapi harus dikompetisikan dengan gagasan atau usulan lainnya. Pengambilan keputusan pendanaannya akan dilakukan pada pertemuan musyawarah antar desa.

9. FD meminta kesepakatan dari yang hadir untuk melakukan pertemuan lagi bila pertemuan pertama dianggap belum banyak yang hadir mengemukakan gagasannya.

10. Membuat Berita Acara proses sosialisasi dan penggalian gagasan kelompok

11. Penutup.


Hal-hal yang harus Diperhatikan Persiapkan materi (tulis di kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca

oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh).

Seluruh warga masyarakat berhak untuk mendapatkan informasi dan mengajukan usulan kegiatan secara berkelompok. Khusus untuk kegiatan usaha ekonomi produktif, hanya dapat diajukan oleh kelompok yang sudah berjalan aktif minimal selama satu tahun.

Sosialisasi dan penggalian gagasan bisa dilakukan pada pertemuan-pertemuan rutin kelompok / dusun yang sudah ada. Paling sedikit ada dua kali pertemuan di setiap dusun (satu pertemuan khusus dengan perempuan) di samping pertemuan-pertemuan kelompok.

Sosialisasi PPK di kelompok / dusun tidak harus dilakukan dalam suasana pertemuan yang formal. Manfaatkan berbagai kesempatan untuk memperkenalkan PPK, terutama ketika orang berkumpul.

Utamakan pertemuan kelompok yang sudah ada, baik kelompok formal maupun non formal misalnya kelompok tani, kelompok penebas, kelompok bakulan, kelompok arisan, kelompok pengajian, kelompok kerja dan kelompok lainnya yang ada di desa.

Untuk pertemuan dusun, pilih waktu yang diperkirakan sebanyak mungkin masyarakat dapat hadir.

Buat suasana pertemuan yang memungkinkan semua masyarakat merasa bebas untuk bertanya dan mengemukakan gagasannya.

FD harus banyak memberi perhatian kepada masyarakat yang sulit untuk mengungkapkan gagasannya.

Bila kelompok perempuan kurang aktif dalam mengungkapkan gagasannya, usahakan untuk membuat pertemuan khusus perempuan secara informal atau adakan diskusi-diskusi dalam kelompok kecil yang memungkinkan perempuan untuk menyampaikan gagasan secara bersama.

Hindari intervensi yang mengharuskan masyarakat memenuhi keinginan orang lain yang tidak cocok dengan keinginannya.

Pastikan diseminasi dan penggalian gagasan sudah dilakukan kepada seluruh masyarakat baik laki-laki maupun perempuan.

Bila dirasa masyarakat yang kurang mampu belum mempunyai kesempatan yang cukup untuk mengungkapkan gagasannya, lakukan pertemuan dengan melibatkan mereka.


3.4. Musyawarah Khusus Perempuan

Musyawarah khusus perempuan merupakan pertemuan di tingkat desa yang hanya dihadiri oleh perempuan untuk membahas gagasan-gagasan yang berasal dari kelompok-kelompok perempuan.

Tujuan : a. Menentukan usulan kegiatan yang merupakan aspirasi perempuan,

meliputi: kegiatan pembangunan prasarana, kegiatan usaha ekonomi produktif (untuk wilayah-wilayah tertentu), kegiatan bidang kesehatan, kegiatan bidang pendidikan dan peningkatan kapasitas masyarakat (kegiatan bidang pelatihan).

b. Menentukan usulan kegiatan simpan pinjam bagi kelompok simpan pinjam perempuan yang masih berjalan aktif dan berusia minimal 1 tahun.

c. Memilih wakil perempuan untuk hadir dalam musyawarah antar desa II.

d. Memilih wakil perempuan yang akan terlibat dalam penulisan usulan

Waktu : Setelah sosialisasi dan penggalian gagasan di kelompok/dusun.

Tempat : Balai desa atau tempat pertemuan lainnya

Peserta :

Wakil-wakil perempuan dari dusun-dusun, wakil-wakil dari kelompok perempuan yang ada di desa dan perempuan desa lainnya yang berminat untuk hadir.

Pemandu :

Fasilitator Desa (perempuan) dibantu oleh FD lainnya dan FK.

Materi : − Petunjuk Teknis Operasional − Penjelasan 1 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Sosialisasi − Penjelasan 2 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Fasilitasi dan

Pelatihan. − Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Tugas,

Tanggungjawab dan Proses Pemilihan Pelaku-pelaku PPK.

Alat − Poster dan lembar balik PPK − Daftar hadir − spidol, kertas plano, isolasi / selotape, dll

Persiapan : 1. FD memastikan informasi pelaksanaan Musyawarah Khusus Perempuan telah tersebar di masyarakat, baik melalui papan-papan informasi atau disampaikan secara lisan dalam pertemuan–pertemuan perempuan yang ada di desa.

2. Mengumpulkan informasi mengenai rencana pengembangan daerah atau kegiatan pemerintah dan swasta di dalam dan di sekitar desa tersebut.

3. FD mengidentifikasi dan menuliskan seluruh gagasan prioritas yang berasal dari kelompok-kelompok perempuan pada kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh.


Proses Musyawarah Khusus Perempuan

1. Penjelasan mengenai tujuan diadakannya Musyawarah Khusus Perempuan. 2. Penjelasan kembali hal-hal pokok mengenai PPK, khususnya yang berkaitan

dengan syarat / kriteria usulan, jenis kegiatan, swadaya, dan sanksi. 3. Menyepakati jenis kegiatan sebagai usulan perempuan dan usulan kegiatan

simpan pinjam khusus perempuan (bila ada) yang akan diajukan ke musyawarah antar desa II. FD membacakan gagasan-gagasan unggulan yang didapat dari sosialisasi

dan penggalian gagasan di kelompok-kelompok perempuan. Peserta diajak untuk mengemukakan dan membahas permasalahan yang

ada di dusun/desa yang menyangkut kepentingan umum dengan tidak mengabaikan masalah yang dihadapi oleh kelompok masyarakat miskin yang ada di dusun/desa. Pembahasan permasalahan dengan menggunakan alat bantu Analisis diagram penyebab kemiskinan, hasil klasifikasi kesejahteraan dan peta sosial yang dibuat dalam pertemuan dusun (penjelasan lebih lanjut mengenai proses ini dapat mengacu kepada Penjelasan 2 PTO mengenai Fasilitasi dan Pelatihan, bagian acuan teknik fasilitasi dalam musyawarah desa khusus perempuan

Peserta menyepakati usulan kegiatan sebagai usulan perempuan yang akan diajukan ke musyawarah antar desa II berdasarkan kriteria prioritas usulan. Selanjutnya, peserta menyepakati usulan kegiatan simpan pinjam yang akan diajukan ke musyawarah antar desa II. Kriteria prioritas dapat dilihat dalam Penjelasan 2 Petunjuk Teknis Operasional Kegiatan.

FD menuliskan hasil kesepakatan tersebut pada formulir rekapitulasi usulan hasil musyawarah khusus perempuan.

4. Pemilihan tiga wakil perempuan yang dianggap mampu menyampaikan aspirasi perempuan, khususnya berkaitan dengan usulan yang diajukan untuk hadir pada musyawarah antar desa II dan III.

5. Pemilihan wakil perempuan yang akan terlibat dalam penulisan usulan (bisa dipilih dari wakil perempuan yang akan hadir dalam musyawarah antar desa II.

6. FD membacakan kembali seluruh hasil kesepakatan Musyawarah Khusus Perempuan dan menuliskannya dalam berita acara.

7. FD mengingatkan kepada seluruh peserta bahwa selain wakil perempuan terpilih, siapa saja berhak untuk hadir dalam Musyawarah desa II.

8. Penutup.


Hal-hal yang harus Diperhatikan

Pilih waktu yang diperkirakan sebanyak mungkin perempuan dapat hadir. FD perlu memotivasi perempuan yang hadir dalam musyawarah khusus

perempuan untuk terus memperjuangkan usulannya. Buat suasana pertemuan yang memungkinkan semua yang hadir merasa

bebas untuk bertanya dan mengemukakan pendapatnya. FD harus banyak memberi perhatian kepada perempuan yang sulit

mengungkapkan pendapatnya. Persiapkan materi (tulis di kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca

oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh).

3.5. Musyawarah Desa II

Tujuan : a. Mengesahkan usulan-usulan kegiatan hasil Musyawarah Khusus Perempuan dan menetapkan usulan-usulan kegiatan yang akan diajukan desa ke musyawarah antar desa II.

b. Menetapkan enam wakil desa ke musyawarah antar desa II dan III

c. Menetapkan Tim Penulis Usulan.

d. Menetapkan calon pengurus UPK

e. Menetapkan calon pengamat proses musyawarah antar desa.

Waktu : Setelah pelaksanaan Musyawarah Khusus Perempuan.


Peserta :

Wakil dari dusun-dusun, wakil-wakil dari berbagai kelompok di desa dan masyarakat umum lainnya yang berminat untuk hadir.

Pemandu :

Fasilitator Desa (FD) dibantu oleh Fasilitator Kecamatan dan PjOK

Materi : − Petunjuk Teknis Operacional − Penjelasan 1 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Sosialisasi − Penjelasan 2 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Fasilitasi dan


Tanggungjawab dan Proses Pemilihan Pelaku-pelaku PPK. Alat − Poster dan lembar balik PPK

− Daftar hadir − Peta sosial kemiskinan − spidol, kertas plano, isolasi/selotape, dll

Persiapan : 1. Memastikan kembali jadwal dan tempat pelaksanaan Musyawarah desa II dengan Kepala Desa yang bersangkutan dan Ketua Tim Pelaksana.

2. FD memastikan informasi pelaksanaan Musyawarah desa II telah tersebar di masyarakat, baik melalui papan-papan informasi atau disampaikan secara lisan dalam pertemuan–pertemuan yang ada di desa.

3. FD, FK dan PjOK mengumpulkan informasi mengenai rencana


pengembangan daerah atau kegiatan pemerintah dan swasta di dalam dan di sekitar desa.

4. FD menuliskan usulan-usulan hasil kesepakatan Musyawarah Khusus Perempuan pada kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh.

5. FD mengidentifikasi dan menuliskan seluruh gagasan prioritas yang berasal dari kelompok laki-laki dan campuran pada kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh.

6. FD menyiapkan agenda pertemuan, notulen dan daftar hadir. 7. FD menyiapkan, materi yang akan disampaikan, alat dan tempat

yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkaran atau seperti huruf (U).

Proses Musyawarah Desa II

1. Pembukaan oleh Kepala Desa atau yang mewakilinya.

2. Penjelasan tujuan pertemuan oleh Ketua Tim Pelaksana.

3. Penjelasan kembali prinsip–prinsip penting PPK serta sanksi-sanksi yang sudah ditetapkan.

4. Penjelasan kemungkinan sumber dana lain untuk membiayai usulan yang tidak dapat didanai oleh PPK.

5. Penetapan usulan-usulan desa yang akan diajukan ke musyawarah antar desa kedua.

Pembacaan dan pengesahan usulan-usulan hasil kesepakatan Musyawarah Khusus Perempuan tanpa dibahas kembali oleh forum Musyawarah desa II.

Penetapan usulan lainnya yang akan diajukan ke musyawarah antar desa kedua.

− Pembacaan gagasan-gagasan unggulan hasil sosialisasi dan penggalian gagasan di kelompok laki-laki dan kelompok campuran.

− Peserta mengemukakan dan membahas permasalahan yang ada di desa yang menyangkut kepentingan umum dengan tidak mengabaikan masalah yang dihadapi oleh kelompok masyarakat miskin yang ada di desa. Pembahasan usulan dengan menggunakan alat bantu hasil klasifikasi kesejahteraan dan peta sosial pada pertemuan semua dusun.

− Peserta menyusun skala prioritas dengan menggunakan alat prioritas gagasan sebagaimana dalam Penjelasan 2 PTO mengenai Fasilitasi dan Pelatihan, bagian acuan teknik fasilitasi dalam penggalian gagasan tentang prioritas kegiatan

− Peserta diminta menchek kembali usulan yang telah dipriorotas dengan peta usulan desa untujk memastiksn usulaan sesuai dengan kebutuhan.

− Peserta menyepakati dan mengesahkan usulan yang akan diajukan berdasarkan kriteria prioritas usulan. Kriteria prioritas dapat dilihat dalam Penjelasan 2 Petunjuk Teknis Operasional Kegiatan.


FD menuliskan usulan hasil Musyawarah Khusus Perempuan yang telah disahkan dan usulan hasil kesepakatan forum Musyawarah desa II pada formulir rekapitulasi usulan desa yang sudah disediakan.

6. Pemilihan dan penetapan enam wakil desa ke musyawarah antar desa II dan III.

Mengingatkan peserta kembali mengenai:

− Komposisi wakil desa ke musyawarah antar desa II: kepala desa, Ketua Tim Pelaksana, dan empat orang wakil masyarakat. Minimal tiga dari enam wakil tersebut adalah perempuan.

− Wakil perempuan hasil kesepakatan Musyawarah Khusus Perempuan mendapat prioritas utama untuk dipilih sebagai wakil perempuan ke musyawarah antar desa II.

Peserta mengusulkan beberapa nama yang dianggap mampu menyampaikan aspirasi masyarakat, khususnya berkaitan dengan usulan yang akan diajukan, untuk dipilih sebagai wakil desa.

Peserta menetapkan wakil desa terpilih berdasarkan kesepakatan.

7. Pemilihan dan penetapan 3 orang sebagai anggota tim penulis usulan, yang akan bersama-sama dengan FD dan Ketua TPK menyusun usulan atau proposal kegiatan yang telah ditetapkan dan disyahkan dalam Musyawarah desa II. Upayakan ketiga orang tersebut mewakili kelompok-kelompok yang usulannya diterima.

8. Pemilihan dan penetapan calon pengurus UPK (lihat penjelasan 5 PTO mengenai tugas, tanggung jawab dan proses pemilihan pelaku-pelaku PPK).

9. Pemilihan dan penetapan calon pengamat proses musyawarah antar desa (lihat penjelasan 5 PTO mengenai tugas, tanggung jawab dan proses pemilihan pelaku-pelaku PPK).

10. Pembacaan seluruh hasil kesepakatan Musyawarah Desa II dan menuliskannya dalam berita acara.

11. Mengingatkan peserta bahwa selain wakil desa terpilih, siapa saja yang berminat berhak ke musyawarah antar desa.

12. Penutup.


Hal-hal yang harus diperhatikan

Persiapkan secara baik dan lengkap media atau alat bantu serta materi (tulis di kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh).guna memudahkan peserta memahami tujuan dan proses pertemuan.

FD harus mempersiapkan diri secara baik, khususnya teknik memfasilitasi dalam penetapan usulan desa. FD perempuan dan laki-laki berbagi peran dalam memfasilitasi proses.

FD minta bantuan orang lain menangani hal-hal yang perlu dilakukan untuk memperlancar proses musyawarah sehingga FD bisa berkonsentrasi sebagai fasilitator.

Segera setelah musyawarah selesai notulensi dan hasil keputusannya dipasang di papan informasi.

Formulir-formulir yang sudah disediakan setelah Musyawarah desa II segera diisi.

Buat pengumuman pertemuan di papan informasi pada lokasi strategis.

Tempelkan peta sosial desa yang telah disiapkan.

3.6. Musyawarah Antar Desa II

Tujuan : a. Memilih dan menetapkan pengurus UPK. b. Menyusun dan menetapkan urutan atau peringkat usulan kegiatan

dari tiap desa sesuai dengan skala prioritas yang telah disepakati. c. Menetapkan jadwal musyawarah antar desa III serta waktu

penyelesaian pembuatan desain dan RAB. d. Pertanggungjawaban penggunaan dana operasional kegiatan. e. Mendapatkan umpan balik dari forum mengenai kualitas

pendampingan KMKab, FK, Pendamping Lokal dan pelaku-pelaku yang terlibat dalam PPK.

Waktu : Setelah Musyawarah desa II, penulisan usulan dan verifikasi seluruh

usulan.

Tempat : Kantor Kecamatan atau Balai Pertemuan di Kecamatan, atau tempat lain yang memungkinkan untuk penyelenggaraan pertemuan.

Peserta :

− Camat dan staf terkait − Instansi dinas terkait tingkat kecamatan − Tim Pengamat − Enam orang wakil per desa: Kepala desa, Ketua Tim Pelaksana,

dan 4 orang wakil masyarakat. − Calon pengurus UPK − Anggota masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir.


Pemandu :

Fasilitator Kecamatan (FK) dan PjOK (bisa dibantu oleh KM Kab).


Materi : − Petunjuk Teknis Operasional − Penjelasan 1 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Sosialisasi − Penjelasan 2 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Fasilitasi dan



Alat − Poster dan lembar balik − Peta Kecamatan. − Daftar hadir − Bahan-bahan untuk melakukan pemungutan suara secara tertutup

(kertas, alat tulis, dll).

Persiapan : 1. PJOK bersama FK telah membentuk tim pengamat berdasarkan calon-calon yang diajukan desa untuk menjaga proses musyawarah antar desa.

2. PJOK bersama FK dan Ketua forum musyawarah antar desa berkoordinasi dengan Camat, merencanakan tanggal dan tempat pertemuan.

3. FK dan PjOK mengidentifikasi data program yang masuk ke desa-desa di Kecamatan yang bersangkutan.

4. PjOK bersama FK membuat surat undangan yang ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris forum musyawarah antar desa mengetahui Camat atau yang mewakilinya. Seminggu sebelumnya, undangan sudah disebarluaskan kepada wakil-wakil desa yang sudah terpilih dan ditetapkan dalam Musyawarah desa II serta masyarakat umum melalui papan informasi dan pertemuan-pertemuan informal yang ada di desa.

5. Undangan harus memuat: waktu dan tempat pertemuan, tujuan dan agenda pertemuan, serta wakil-wakil per desa yang terdiri dari kepala desa, Ketua Tim Pelaksana dan empat orang wakil masyarakat (minimal 3 dari keenam wakil tersebut adalah perempuan). Dalam undangan juga disebutkan bahwa terbuka kesempatan bagi masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir dalam musyawarah antar desa II.

6. FK dan PjOK memastikan informasi akan diadakannya musyawarah antar desa II telah tersebar dan diketahui oleh masyarakat, baik yang melalui undangan resmi maupun pengumuman secara lisan dan tertulis. Hal ini dilakukan dengan kunjungan ke desa maupun menanyakan langsung kepada orang desa yang kebetulan datang ke kecamatan

7. Mempersiapkan materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkatran atau seperti hurup (U).

8. Daftar usulan dituliskan pada kertas lebar dengan tulisan yang besar dan ditempelkan di dinding (atau media lainnya) agar peserta mudah membacanya.


9. Mempersiapkan komposisi kelompok kecil untuk pembahasan usulan (diskusi kelompok).

10. Memberitahukan kepada Konsultan Managemen Kabupaten tempat dan waktu akan diselenggarakannya musyawarah antar desa II.

Proses Musyawarah Antar Desa II 1. Pembukaan oleh Camat

2. Penjelasan tujuan pertemuan dan hasil yang akan dicapai dalam pertemuan oleh Ketua musyawarah antar desa.

3. Penjelasan singkat mengenai proses yang sudah dilalui dan proses yang akan dilakukan.

4. PJOK bersama FK menegaskan kembali peran masing-masing perwakilan dan tim yang hadir pada musyawarah antar desa II.

5. Pembentukan dan penetapan pengurus UPK (Unit Pengelola Kegiatan).

Penjelasan tugas dan tanggung jawab UPK serta kriteria pengurus.

Calon-calon pengurus UPK tampil di muka forum untuk memperkenalkan diri (nama, alamat, umur, pendidikan, pengalaman, dan kegiatan saat ini)

Peserta memilih dan menetapkan calon pengurus. Proses pemilihan calon pengurus UPK dapat dilihat dalam penjelasan 5 PTO mengenai Tugas, tanggungjawab dan proses pemilihan pengurus UPK.

Forum menyepakati masa kerja pengurus UPK dan besar gaji UPK, serta aturan-aturan pokok kegiatan UPK

6. Penyusunan dan penetapan urutan prioritas usulan dipisahkan antara usulan-

usulan simpan pinjam perempuan dengan usulan-usulan lainnya. Usulan-usulan simpan pinjam perempuan akan dibuat peringkatnya dengan alokasi maksimal 10% dari dana alokasi kecamatan, sedangkan usulan-usulan lainnya akan dikompetisikan dengan pembuatan peringkat usulan dari alokasi minimal 90% dari dana alokasi kecamatan. Tahapan penyusunan dan penetapan urutan / peringkat usulan sebagai berikut:

Presentasi Laporan Tim Verifikasi

− Ketua Tim Verifikasi membacakan hasil rekomendasi terhadap usulan-usulan desa yang masuk. Dalam membacakan rekomendasi gunakan alat bantu hasil klasifikasi kesejahteraan dari masing-masing desa dan menunjukkan lokasi kegiatannya pada peta hasil pemetaan sosial, dengan tujuan masing-masing peserta mengetahui gambaran tentang usulan kegiatan yang akan dirangking / dibuat peringkatnya

− Peserta memberikan tanggapan/pertanyaan terhadap rekomendasi tim verifikasi.

− Jawaban / klarifikasi pertanyaan oleh Tim Verifikasi.

− Peserta diminta untuk menyepakati usulan-usulan yang akan dibahas dalam diskusi kelompok dengan memperhatikan rekomendasi dari Tim Verifikasi.


Pembahasan Usulan di Kelompok

− Pembagian kelompok kecil :

• Peserta dibagi dalam beberapa kelompok.

• Utusan desa dipecah dalam kelompok berbeda (lihat contoh Pembagian Kelompok).

− Semua usulan (di luar usulan simpan pinjam kelompok perempuan) yang sudah diverifikasi dan disepakati oleh peserta musyawarah antar desa II dibagikan kepada masing-masing kelompok.

− Masing-masing kelompok membahas usulan-usulan desa yang telah disepakati sebelumnya (di luar usulan kegiatan simpan pinjam khusus untuk kelompok perempuan).

• Kriteria utama PPK yang perlu dinilai (secara kualitatif):

Lebih bermanfaat bagi kelompok masyarakat miskin.

Mendesak untuk dilaksanakan.

Bisa dikerjakan oleh masyarakat.

Tingkat kelayakan keberhasilan, pengembangan dan keberlanjutan cukup tinggi.

Didukung oleh sumberdaya yang ada termasuk swadaya masyarakat.

• Dalam pembahasan usulan, kelompok memperhatikan catatan dan rekomendasi Tim Verifikasi.

− Dari pembahasan usulan ini, masing-masing kelompok membuat urutan prioritas pertama, kedua dan seterusnya berdasarkan kriteria yang sudah disepakati.

− Urutan usulan masing-masing kelompok dituliskan pada sehelai kertas yang sudah dibagikan sebelumnya dan hasilnya diserahkan kepada FK.

Tahapan tersebut di atas diulangi kembali untuk membahas usulan-usulan simpan pinjam kelompok perempuan.

Hasil pembahasan dan pembuatan peringkat di masing-masing

kelompok selanjutnya diplenokan (bahas terlebih dahulu peringkat usulan untuk kegiatan di luar simpan pinjam kelompok perempuan, setelah itu baru dilanjutkan untuk pembahasan peringkat usulan simpan pinjam kelompok perempuan):

− Hasil urutan usulan masing-masing kelompok dibacakan dan

dituliskan di kertas plano oleh FK. Setiap kelompok melalui juru bicara yang dipilih memberikan penjelasan yang diperlukan tentang hasil urutan mereka.

− Para peserta mendiskusikan hasil ini, terutama bila ada yang tidak setuju atau keberatan.

− Berdasarkan hasil urutan yang telah disepakati masing-masing kelompok dan telah dipresentasikan dalam pleno kemudian diadakan penggabungan.


− Cara penggabungan urutan prioritas usulan dari masing-masing kelompok dapat dilakukan sebagaimana dalam gambar contoh A di bawah ini.

− Bila tidak ada kesepakatan dalam penentuan prioritas usulan, lakukan pemungutan suara. Acuan pemungutan suara adalah sebagai berikut:

• Setiap utusan desa memilih beberapa usulan kegiatan untuk menghindari hanya memilih usulan dari desanya sendiri. Jika jumlah usulan kurang atau sama dengan 10 maka setiap utusan desa memilih 3 usulan kegiatan yang berbeda, jumlah usulan antara 11 s/d 18 setiap utusan memilih 5 usulan yang berbeda dan jika jumlah usulan diatas atau sama dengan 19 setiap utusan desa memilih 7 usulan yang berbeda.

• Selanjutnya dilakukan penjumlahan perolehan suara dari masing-masing usulan kegiatan. Usulan yang paling banyak mendapatkan suara menenpati peringkat pertama untuk dilakukan pembuatan dan/atau penyempurnaan desain atau rencana kegiatan dan RAB, sebelum ditetapkan pendanaannya dalam musyawarah antar desa III. Jumlah suara terbanyak kedua menempati peringkat dua dan seterusnya.

7. Penyusunan Rencana Kerja dan Tindak Lanjut.

PJOK bersama FK menyampaikan kegiatan-kegiatan lain yang harus dilakukan setelah musyawarah antar desa II untuk disepakati jadwalnya oleh forum. Kegiatan-kegiatan itu antara lain:

− Tim penulis melakukan revisi akhir usulan jika masih ada perubahan.

− Utusan desa menyebarluaskan Berita Acara musyawarah antar desa II kepada anggota kelompok di desa . Berita acara ditempelkan pada papan informasi.

− Usulan yang tidak didanai PPK, diusulkan ke Rakorbang Kabupaten.

− Rencana (jadwal) pelaksanaan musyawarah antar desa III.

− Pelatihan UPK, Ketua TPK dan PJOK serta PJAK sebelum proses pencairan dana.

− UPK menyusun kegiatan.

8. Penyampaian umpan balik dari forum mengenai kualitas pendampingan KMKab, FK, Pendamping Lokal dan pelaku-pelaku yang terlibat dalam PPK.

9. Mengingatkan kepada peserta musyawarah antar desa II bahwa usulan yang sudah diprioritaskan tidfak otomatis secara keluruhannya didanai oleh TPK.

10. Penutup. Pembacaan kembali hasil dan keputusan rapat. Pembacaan dan penanda tanganan Berita Acara musyawarah antar

desa II oleh wakil-wakil desa. Dibuat Daftar Prioritas Usulan Desa Calon Penerima Bantuan. Pengamat kecamatan menyampaikan hasil pengamatannya selama

diskusi berlangsung.


Gambar Contoh A. • Jumlah usulan ada 16, yaitu; usulan A,B,C,D,E,F,G,H,I,J,K,L,M,N,O,P • Setiap kelompok membahas semua usulan dan memilih 10 usulan dan mengurutkan

dari yang paling tinggi peringkat/ rankingnya. Usulan paling tinggi peringkatnya diberi nilai 10, peringkat dua dengan nilai 9, peringkat 3 nilai 8 dan seterusnya.

HASIL URUTAN PRIORITAS USULAN DARI SETIAP KELOMPOK

Urutan Kelom-pok I

Nilai

Urutan Kelom-pok II

Nilai

Urutan Kelom-pok III

Nilai

Urutan Kelom-pok IV

Nilai

Urutan Kelom-pok V

Nilai

Usulan A 10

Usulan A 10

Usulan B 10

Usulan A 10

Usulan A 10

Usuan D 9

Usulan B 9

Usulan D 9

Usulan D 9

Usulan C 9

Usulan F 8 Usulan C 8 Usulan A 8 Usulan E 8 Usulan B 8

Usulan E 7 Usulan D 7 Usulan C 7 Usulan B 7 Usulan D 7

Usulan C 6 Usulan E 6 Usulan F 6 Usulan C 6 Usulan F 6

Usulan B 5 Usulan H 5 Usulan G 5 Usulan E 5 Usulan E 5

Usulan J 4 Usulan I 4 Usulan E 4 Usulan I 4 Usulan G 4

Usulan K 3 Usulan J 3 Usulan J 3 Usulan F 3 Usulan J 3

Usulan I 2 Usulan K 2 Usulan M 2 Usulan G 2 Usulan H 2

Usulan M 1 Usulan L 1 Usulan P 1 Usulan J 1 Usulan M 1

Jumlah Nilai : Ranking: Usulan A = 10 + 10 + 8 +10 + 10 = 48 I Usulan B = 5 + 9 +10 + 7 + 8 = 39 III Usulan C = 6 + 8 + 7 + 6 + 9 = 36 IV Usulan D = 9 + 7 + 9 + 9 + 7 = 41 II Usulan E = 7 + 6 + 4 + 5 + 5 = 27 VI Usulan F = 8 + 5 + 6 + 3 + 6 = 28 V Usulan G = 0 + 4 + 5 + 2 + 4 = 5 VII Usulan H = 0 + 3 + 0 + 0 + 2 = 5 X Usulan I = 2 + 2 + 0 + 4 + 0 = 8 IX Usulan J = 4 + 1 + 3 + 1 + 3 = 12 VIII Usulan K = 3 + 0 + 0 + 0 + 0 = 3 XII Usulan M = 1 + 0 + 2 + 0 + 1 = 4 XI Usulan P = 0 + 0 + 1 + 0 + 0 = 1 XIII Jadi Urutan Prioritas usulan adalah sebagai berikut : Prioritas I Usulan A , Prioritas II Usulan D , Prioritas III Usulan B , Prioritas IV Usulan C , Prioritas V Usulan F , Prioritas VI Usulan E , Prioritas VII Usulan G , Prioritas VIII Usulan J , Prioritas IX Usulan I , Prioritas X Usulan H , Prioritas XI Usulan M , Prioritas XII Usulan K dan Prioritas XIII Usulan P.


Hal-hal yang harus Diperhatikan

Pastikan hasil jumlah usulan yang akan dibahas pada diskusi kelompok

disepakati.

Setiap usulan disusun lengkap dalam satu map untuk memudahkan proses diskusi.

Setiap kelompok membahas usulan yang sama.

Selalu mengingatkan bahwa salah satu kebijakan dalam PPK adalah kompetisi, sehingga tidak semua usulan harus diterima.

Pastikan bahwa peserta pertemuan paham mengenai hasil rekomendasi Tim Verifikasi.

Usulan perempuan tidak berarti hanya kegiatan yang khusus bagi perempuan.

Beri kesempatan kepada wakil perempuan untuk mengungkapkan pendapatnya.

Segala keputusan dihasilkan dari kesepakatan bersama.

Catatan untuk PjOK dan FK: Pengelompokan Peserta Forum musyawarah antar desa Untuk diskusi kelompok dalam forum musyawarah antar desa II, sebaiknya sehari sebelumnya, FK sudah mempersiapkan pembagian kelompok ini untuk melancarkan proses. FK sudah mengetahui anggota utusan desa (Kepala Desa, Ketua Tim Pengelola Kegiatan, 3 wakil kelompok perempuan dan dua laki-laki wakil masyarakat) Ketika mereka dipilih dalam Musyawarah desa. Contoh Cara Pengelompokannya adalah sebagai berikut: (Contoh 10 desa).

Kelompok Diskusi Klp I Klp II Klp III Klp IV Klp V

U 1 Kades A Ka.TPK. A Wkl.Pr. A Wkl. Pr.A Wkl. Pr.A T 2 Wkl. Lk. A Kades. B Ka. TPK.B Wkl. Pr.B Wkl. Pr.B U 3 Wkl. Pr.B Wkl. Lk. B Kades.C. Ka TPK.C Wkl. Pr. C S 4 Wkl. Pr.C Wkl. Pr.C. Wkl. Lk.C. Kades D Ket. TPK.D A 5 Wkl. Pr.D. Wkl.Pr. D Wkl. Pr.D Wkl. Lk.D Kades E N 6 Ka TPK. E Wkl. Pr. E Wkl. Pr.E Wkl. Pr.E Wkl. Lk.E 7 Kades.F Ket.TPK. F Wkl. Pr.F Wkl. Pr.F Wkl. Pr.F 8 Wkl. Lk.F Kades G Ka TPK. G. Wkl. Pr.G. Wkl. Pr.G

D 9 Wkl. Pr.G Wkl. Lk.G Kades. H Ka.TPK.H Wkl.Pr.H E 10 Wkl. Pr.H Wkl. Pr.H Wkl. Lk.H. Kades I Ka.TPK. I. S 11 Wkl. Pr.I. Wkl.Pr .I. Wkl. Pr.I Wkl.Lk.I. Kades.J. A 12 Ka.TPK.J. Wkl. Pr. J. Wkl. Pr.J Wkl. Pr.J. Wkl. Lk.J

PjOK dan FK sebelumnya bisa menyiapkan usulan yang akan dibahas dalam pertemuan musyawarah antar desa sehingga semua usulan dibahas oleh setiap kelompok.


PROSES PENENTUAN KEGIATAN DALAM FORUM MUSYAWARAH ANTAR DESA II

PLENO BAHASHASIL DISKUSI

KELOMPOK

KELOMPOK

DISKUSI

PERTEMUAN MUSYAWARAH ANTAR

DESA

DAFTAR URUTAN PRIORITAS USULAN KEGIATAN

TIM VERIFIKASI

KELOMPOK

DISKUSI

KELOMPOK

DISKUSI


3.7. Musyawarah Antar Desa Ketiga

Tujuan : a. Membahas dan menetapkan jenis kegiatan yang akan didanai oleh PPK berikut besar dananya.

b. Menyusun jadwal pelaksanaan PPK. c. Menyepakati sanksi-sanksi dan tata cara perguliran yang akan

diterapkan selama pelaksanaan PPK di wilayah kecamatan tersebut serta memilih minimal 3 orang wakil Musyawarah Antar Desa sebagai pengawas kinerja UPK dalam mengelola dana PPK.

d. Membahas berbagai keluhan yang timbul selama proses di tahap sosialisasi dan perencanaan.

Waktu : Setelah pembuatan dan pemeriksaan desain serta RAB.

Tempat : Kantor Kecamatan atau Balai Pertemuan di Kecamatan, atau tempat lain yang memungkinkan untuk penyelenggaraan pertemuan.

Peserta :

− Camat dan staf terkait − Ketua dan Sekretaris musyawarah antar desa. − Instansi dinas terkait tingkat kecamatan − Tim Pengamat − Enam orang wakil per desa: Kepala desa, Ketua Tim Pelaksana,

dan 4 orang wakil masyarakat. − Pengurus UPK − Seluruh FD dan Pendamping Lokal − Anggota masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir.

Pemandu :

Fasilitator Kecamatan (FK) dan PjOK (bisa dibantu oleh KMKab).


Materi : − Petunjuk Operasional Teknis

Alat − Poster dan lembar balik − Daftar hadir − Bahan-bahan untuk melakukan pemungutan suara secara tertutup

(kertas, alat tulis, dll). − Dokumen usulan desa.

Persiapan : 1. Desa telah mengetahui dan menyetujui bentuk design jenis kegiatan dengan segala perubahannya yang akan dibawa ke musyawarah antar desa III.

2. Menyiapkan undangan yang ditanda tangani Ketua forum musyawarah antar desa dan Sekretaris dengan mengetahui Camat dan menyampaikannya satu minggu sebelum pelaksanaan musyawarah antar desa III.

3. Undangan harus memuat: waktu dan tempat pertemuan, tujuan dan agenda pertemuan, serta wakil-wakil per desa yang terdiri dari kepala desa, Ketua Tim Pelaksana dan empat orang wakil masyarakat (minimal 3 dari keenam wakil tersebut adalah perempuan). Dalam undangan juga disebutkan bahwa terbuka


kesempatan bagi masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir dalam musyawarah antar desa II.

4. FK dan PjOK memastikan informasi akan diadakannya musyawarah antar desa II telah tersebar dan diketahui oleh masyarakat, baik yang melalui undangan resmi maupun pengumuman secara lisan dan tertulis. Hal ini dilakukan dengan kunjungan ke desa maupun menanyakan langsung kepada orang desa yang kebetulan datang ke kecamatan

5. PJOK bersama FK mempersiapkan agenda dan susunan acara serta peran masing-masing.

6. Daftar peringkat desa dituliskan pada kertas lebar dengan tulisan yang besar dan ditempelkan di dinding (atau media lainnya) agar peserta mudah membacanya.

7. Pendanaan, akomodasi, konsumsi, ATK, daftar hadir dan penataan ruangan dipersiapkan dengan baik.

Proses Musyawarah Antar Desa Ketiga 1. Pembukaan oleh Camat

2. Penjelasan tujuan pertemuan dan hasil yang akan dicapai dalam pertemuan oleh Ketua musyawarah antar desa.

3. PjOK bersama FK menjelaskan agenda acara secara rinci, sebagai berikut:

Presentasi hasil perhitungan Tim Design.

Penentuan kesepakatan jadwal pelaksanaan.

Penyusunan kesepakatan tentang sanksi-sanksi yang akan diberlakukan selama pelaksanaan dilanjutkan dengan pembahasan tata cara perguliran dan pemilihan wakil Musyawarah Antar Desa sebagai pengawas UPK dalam mengelola dana PPK.

Penyusunan Rencana Kerja dan Tindak Lanjut.

4. PjOK bersama FK menegaskan kembali peran masing-masing perwakilan dan tim yang hadir pada musyawarah antar desa III.

5. Presentasi hasil perhitungan Tim Desain (Tim Penulis Usulan, FD, Ketua TPK, FK, wakil kelompok pengusul)

Menjelaskan proses dan aturan main dalam PPK.

Penyampaian hasil perhitungan tim design yang telah dimusyawarahkan antara masyarakat desa, FK dan PJOK.

Penjelasan secara rinci setiap jenis kegiatan di desa yang dapat di danai oleh PPK.

Peserta memberikan tanggapan / pertanyaan terhadap hasil perhitungan Tim Design.

Jawaban / klarifikasi pertanyaan oleh Tim Design.

Jika masih ada sisa dana tapi tidak cukup untuk membiayai satu usulan, maka ada beberapa pilihan:


Menambah kegiatan dengan usulan prioritas berikutnya yang sudah disepakati dengan penambahan biaya swadaya dari desa dan disetujui oleh forum.

− Menambah volume kegiatan yang telah disepakati.

− Sisa dana tidak dialokasikan/dikembalikan ke kas negara.

− Kesepakatan dalam penetapan desa dan jenis kegiatannya oleh musyawarah antar desa III. (Penetapan ini diputuskan berdasarkan kesepakatan penentuan peringkat/ranking usulan telah diambil pada pertemuan musyawarah antar desa II).

6. Penentuan kesepakatan untuk jadwal pelaksanaan.

PJOK dan FK memberi penjelasan tentang jadwal pelaksanaan setiap desa.

Dari penjelasan ini wakil-wakil dari desa mengajukan pertanyaan bila belum jelas dan memusyawarahkan jadwal pelaksanaan yang terbaik untuk disepakati.

PJOK mengambil kesimpulan dari hasil kesepakatan dan menetapkan Jadwal pelaksanaan yang di sepakati.

7. Penyusunan kesepakatan tentang sanksi-sanksi yang akan diberlakukan selama pelaksanaan dilanjutkan dengan pembahasan tata cara perguliran dan pemilihan wakil Musyawarah Antar Desa sebagai pengawas UPK dalam mengelola dana PPK.

Peserta mendiskusikan sanksi-sanksi yang dapat diberlakukan selama pelaksanaan, hal ini dilakukan agar terdapat keseimbangan antara hak dan kewajiban desa dalam melaksanakan kegiatan PPK.

Hasil diskusi dibacakan oleh sekretaris forum musyawarah antar desa di pleno dan dituliskan pada kertas lebar oleh FK.

Jika semua telah ditulis diputuskan secara musyawarah sanksi-sanksi yang dapat dijadikan sanksi terhadap desa di wilayah kecamatan tersebut.

Apabila kesepakatan mengenai penentuan sanksi-sanksi tidak bisa dicapai melalui musyawarah, maka dilakukan pemungutan suara.

Peserta membahas dan membuat kesepakatan tata cara perguliran yang akan diberlakukan dengan tetap berdasarkan prinsip dan prosedur PPK.

Peserta memilih minimal 3 orang wakil Musyawarah Antar Desa sebagai pengawas UPK dalam mengelola dana PPK.

8. Penyusunan Rencana Kerja dan Tindak Lanjut.

PjOK bersama FK menyampaikan kegiatan-kegiatan lain yang harus dilakukan setelah musyawarah antar desa III.

Musyawarah antar desa ketiga menyepakati jadwal tersebut.

Kegiatan-kegiatan itu antara lain:

− Utusan desa menyebarluaskan Berita Acara musyawarah antar desa III kepada anggota kelompok di desa. Berita acara ditempelkan pada papan informasi.

− Usulan yang tidak didanai PPK, diusulkan ke Rakorbang Kabupaten. − Rencana (jadwal) pelaksanaan Musyawarah desa III.


− Pelatihan Ketua TPK dan PJOK serta PJAK sebelum proses pencairan dana.

− UPK menyusun kegiatan.

9. Penutup

Pembacaan kembali hasil dan keputusan rapat.

Pembacaan dan penanda tanganan Berita Acara musyawarah antar desa III oleh wakil-wakil desa termasuk kesepakatan “Sanksi-sanksi dalam pelaksanaan Program

Pengamat kecamatan menyampaikan hasil pengamatannya selama diskusi berlangsung.

Mengingatkan prinsip tranparansi PPK dan pengelolaan dana PPK harus bebas dari “kebocoran”. Pengaduan dilaporkan ke Kotak Pos 612/JKP, Jakarta 10900.

Jika ada, kotak pos Tim Koordinasi Kabupaten dan Propinsi, juga diinformasikan.

Dalam pelaksanaan kegiatan, papan nama harus dipasang di setiap lokasi. Papan nama ini memberikan informasi tentang: jenis kegiatan, kelompok penerima, jumlah penerima manfaat, volume kegiatan, biaya kegiatan (PPK dan swadaya), perkiraan waktu mulai dan waktu selesai.

Dibuat Daftar Prioritas Usulan Desa Penerima Bantuan dan Surat Penetapan Camat

Hal-hal yang harus Diperhatikan Setiap usulan jadwal pelaksanaan dan sanksi-sanksi ditulis secara lengkap.

Selalu mengingatkan bahwa prinsip-prinsip dalam PPK adalah Pemihakan terhadap orang miskin, transparansi, partisipasi, desentralisasi, dan demokratis, sehingga semua pelaksanaan diskusi ataupun keputusan harus berdasarkan prinsip-prinsip tersebut.

Segala keputusan dihasilkan dari kesepakatan bersama.


3.8. Musyawarah Desa III

Musyawarah desa III dilaksanakan di desa yang mendapatkan dana maupun yang tidak mendapatkan dana PPK.

Tujuan : a. Mensosialisasikan kembali hasil penetapan alokasi dana PPK yang

diputuskan dalam musyawarah antar desa II.

b. Bagi desa yang mendapat alokasi dana, tujuan lainnya adalah:

Menetapkan susunan lengkap Tim Pengelola Kegiatan. Menyepakati besar insentif pekerja dan tata cara

pembayarannya. Menyepakati jadwal pelaksanaan tiap kegiatan yang akan

dilaksanakan. Menyepakati sanksi-sanksi yang akan diberlakukan di desa

tersebut. Menjelaskan mekanisme pengadaan bahan dan alat. Menyepakati realisasi sumbangan atau kontribusi

masyarakat. Membentuk tim khusus yang akan memantau pelaksanaan

PPK Waktu : Setelah pelaksanaan musyawarah antar desa III


Peserta :

Wakil dari dusun-dusun, wakil-wakil dari berbagai kelompok di desa dan masyarakat umum lainnya yang berminat untuk hadir.

Pemandu :

Fasilitator Desa (FD) dibantu oleh Fasilitator Kecamatan dan PjOK

Materi : − Petunjuk Teknis Operasional − Penjelasan 1 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Sosialisasi − Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Tugas,


Alat − Poster dan lembar balik PPK − Daftar hadir − Spidol, kertas plano, isolasi/selotape, dll.

Persiapan : 1. Memastikan kembali jadwal dan tempat pelaksanaan Musyawarah desa III dengan Kepala Desa yang bersangkutan dan Ketua Tim Pelaksana.

2. FD memastikan informasi pelaksanaan Musyawarah desa III telah tersebar di masyarakat, baik melalui papan-papan informasi atau disampaikan secara lisan dalam pertemuan–pertemuan yang ada di desa.

3. FD menuliskan keputusan musyawarah antar desa III pada kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh.

4. FD menyiapkan agenda pertemuan, notulen dan daftar hadir.

5. FD menyiapkan,materi yang akan disampaikan, alat dan tempat


yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkaran atau seperti huruf (U).

Proses Musyawarah Desa III


2. Penjelasan dan penginformasian pokok-pokok hasil diskusi musyawarah antar desa III, yang meliputi:

Usulan desa yang disetujui pendanaannya PPK. Usulan desa yang tidak mendapat pendanaan dari PPK, ditekankan

penyebab utama tidak mendapat bantuan dana. Susunan pengurus Unit Pengelola Kegiatan (UPK), tugas dan tanggung

jawabnya dalam PPK. Kewajiban-kewajiban, sanksi, prosedur yang harus diketahui oleh:

− Kepala Desa − Ketua Tim Pengelola Kegiatan − Kepala Dusun − Kelompok yang usulannya disetujui. − Warga/masyarakat pemakai sarana dan prasarana. − Kebijakan desa dalam rangka pengendalian pelaksanaan serta

pengembangan kegiatan pada masa yang akan datang.

3. Penjelasan kemungkinan sumber dana lain untuk membiayai usulan yang tidak dapat didanai oleh PPK.

(Bagi desa yang diputuskan tidak didanai, untuk selanjutnya dibuatkan berita acara musyawarah desa III. Sedangkan bagi desa yang diputuskan didanai melanjutkan pertemuan dengan agenda pertemuan sebagai berikut:)

4. Pembentukan Ketua Bidang Kegiatan sebagai bagian Tim Pengelola Kegiatan (lihat petunjuk V, PTO tentang Pelaku-Pelaku PPK).

5. Penetapan honor TPK dan pengalokasian dana operasional desa dalam tahap pelaksanaan serta uraian tanggungjawab masing-masing,

6. Penetapan insentif pekerja dan cara pembayarannya, (sistem upah harian atau sistem upah borongan)

7. Kesepakatan tentang jadwal pelaksanaan kegiatan, kemudian secara rincinya diberikan wewenang kepada TPK untuk menyusun Rencana Kerja Pelaksanaan

8. Kesepakatan tentang realisasi sumbangan/swadaya masyarakat

9. Kesepakatan tentang penggunaan dan perawatan (O&M) untuk kegiatan sarana fisik beserta sanksi-sanksinya.

10. Penjelasan kembali prinsip–prinsip penting PPK terutama tentang perlunya keterbukaan dalam pengelolaan kegiatan dan adanya hak masyarakat untuk melakukan pemantauan. Masyarakat secara independen dapat melakukan pemantauan atau pengawasan dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk itu masyarakat dapat membentuk tim yang akan mengawasi proses pelaksanaan kegiatan. Tim pemantau dari masyarakat ini bersifat sukarela tanpa adanya pembiayaan dari program untuk lebih menjamin independensi/ kemandirian tim itu sendiri. Melalui Musyawarah desa III dapat difasilitasi pembentukan tim pemantau ini.

11. Dibuat Berita Acara Musyawarah desa III.


3.9. Musyawarah Desa “Pertanggungjawaban”

Tujuan : a. Melaporkan realisasi dari rencana kegiatan yang didanai PPK.

b. Mempertanggungjawabkan semua pengeluaran keuangan yang digunakan untuk: Biaya-biaya bahan Upah/ongkos Honor Pinjaman kepada kelompok (ekonomi) Operasional dan lain-lain. Mengevaluasi hasil pekerjaannya

c. Memperbaiki hal-hal yang dirasa kurang berjalan baik saat ini.

d. Membuat persiapan pelaksanaan tahap berikutnya.

Waktu : Setelah selesai satu tahap pencairan dana dari UPK ke TPK dan sebelum pencairan tahap berikutnya. (minimal dilakukan dua kali sesuai tahap pencairan dana).

Tempat : Balai desa atau tempat pertemuan lainnya.

Peserta :

Wakil dari dusun-dusun, wakil berbagai kelompok di desa,tokoh-tokoh masyarakat, pelaku-pelaku yang pernah dan/atau masih terlibat di dalam PPK, tim pemantau dari masyarakat serta masyarakat umum lainnya yang berminat untuk hadir.

Pemandu :

Fasilitator Desa (FD) dibantu oleh Fasilitator Kecamatan dan PjOK.

Materi : − Petunjuk Teknis Operasional − Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Tugas,

Tanggungjawab dan Proses Pemilihan Pelaku-pelaku PPK. − Proposal kegiatan − Laporan perkembangan kegiatan dan penggunaan dana.

Alat − Daftar hadir − Spidol, kertas plano, isolasi / selotape, dll.

Persiapan : 1. Memastikan kembali jadwal dan tempat pelaksanaan dengan Kepala Desa yang bersangkutan dan Ketua Tim Pelaksana.


3. FD memastikan informasi pelaksanaan dan agenda Musyawarah desa pertanggungjawaban telah tersebar di masyarakat, baik melalui papan-papan informasi atau disampaikan secara lisan dalam pertemuan–pertemuan yang ada di desa.

4. Informasi penting yang ingin disampaikan telah ditulis pada kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh.

5. FD membantu tim pelaksana kegiatan menyiapkan, materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkaran atau seperti huruf (U).


Proses Musyawarah Desa Pertanggungjawaban


2. Penyampaian dan penjelasan tugas yang telah dilakukan oleh pelaku-pelaku yang terlibat dan kendala-kendala yang dihadapi.

3. Penyampaian dan penjelasan oleh TPK, mengenai:

Hasil pekerjaan/status kegiatan yang telah dilaksanakan. Kendala-kendala yang dihadapi selama pelaksanaan serta alternatif

pemecahan yang telah diambil. Penggunaan dana administrasi dan operasional kegiatan.

4. Penyampaian hasil pemantauan oleh Tim Pemantau dari masyarakat dilanjutkan dengan Tanya jawab dan klarifikasi (penjelasan).

5. Bila ditemukan masalah atau beberapa hal yang belum jelas, disepakati rencana tindak lanjut penyelesaian sebelum memulai tahap pencairan berikutnya.

6. Bila pertanggungjawaban dapat diterima forum, maka disepakati rencana kegiatan pelaksanaan berikutnya.

7. Membuat berita acara hasil musyawarah

8. Penutup.


3.10. Musyawarah Desa “Serah Terima”

Tujuan : a. Melaporkan realisasi dari rencana kegiatan yang didanai PPK.

b. Mempertanggungjawabkan semua pengeluaran keuangan yang digunakan untuk: Biaya-biaya bahan. Upah/ongkos Honor Pinjaman kepada kelompok (ekonomi) Operasional dan lain-lain. Mengevaluasi hasil pekerjaannya

c. Menyerahkan hasil pekerjaan serta segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut kepada masyarakat.

Waktu : Setelah pelaksanaan semua kegiatan mencapai 100%.

Tempat : Balai desa atau tempat pertemuan lainnya.

Peserta :

Wakil dari dusun-dusun, wakil-wakil dari berbagai kelompok di desa, tokoh-tokoh masyarakat, pelaku-pelaku yang pernah dan/atau masih terlibat di dalam PPK, Tim Pemantau dari Masyarakat serta masyarakat umum lainnya yang berminat untuk hadir.

Pemandu :

Fasilitator Desa (FD) dibantu oleh Fasilitator Kecamatan dan PjOK.

Materi : − Petunjuk Teknis Operacional − Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Tugas,

Tanggungjawab dan Proses Pemilihan Pelaku-pelaku PPK. − Proposal kegiatan. − Laporan akhir kegiatan dan penggunaan dana.

Alat − Daftar hadir. − Spidol, kertas plano, isolasi / selotape, dll.

Persiapan : 1. Memastikan kembali jadwal dan tempat pelaksanaan dengan Kepala Desa yang bersangkutan dan Ketua Tim Pelaksana.


3. FD memastikan informasi pelaksanaan dan agenda Musyawarah desa serah terima telah tersebar di masyarakat, baik melalui papan-papan informasi atau disampaikan secara lisan dalam pertemuan-pertemuan yang ada di desa.

4. Informasi penting yang ingin disampaikan telah ditulis pada kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh.

5. FD membantu Tim Pelaksana Kegiatan menyiapkan,materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkaran atau seperti huruf (U).


Proses Musyawarah Desa Serah Terima


2. Penyampaian dan penjelasan tugas yang telah dilakukan oleh pelaku-pelaku yang terlibat dan kendala-kendala yang dihadapi.

3. Penyampaian dan penjelasan serta pertanggungjawaban oleh TPK kepada masyarakat, mengenai:

Hasil pekerjaan/status kegiatan yang telah dilaksanakan. Kendala-kendala yang dihadapi selama pelaksanaan serta pemecahannya. Penggunaan dana administrasi dan operasional

4. Penyampaian hasil pemantauan oleh Tim Pemantau dari masyarakat dilanjutkan dengan Tanya jawab dan klarifikasi (penjelasan).

5. Bila ditemukan masalah atau beberapa hal yang belum jelas, disepakati rencana tindak lanjut penyelesaian sebelum dilakukan serah terima kegiatan.

Bila forum menerima pertanggunjawaban tersebut, maka dilakukan penyerahan semua hasil pekerjaan dari Tim Pelaksana kepada masyarakat yang diwakili tokoh masyarakat dan kepala desa atau yang mewakilinya.

6. Pembahasan rencana pemeliharaan termasuk membentuk tim pemelihara yang akan mengkoordinir pemeliharaan kegiatan-kegiatan.

7. Membuat Berita Acara hasil musyawarah

8. Penutup.

3.11. Forum-Forum Lainnya

Jika dipandang perlu, seperti; untuk penanganan masalah, pembahasan hal-hal tertentu yang diperlukan dan lain-lainnya, maka dapat diselenggarakan forum-forum musyawarah di luar seperti tersebut di atas, baik di tingkat kelompok / dusun, desa atau antar desa. Penyelenggaraan forum-forum lainnya dapat difasilitasi oleh FD, Pendamping Lokal FK, PjOK atau lainnya dan hasil musyawarah dalam forum tersebut dituangkan dalam berita acara. Penyelenggaraan forum lainnya ini harus diselenggarakan secara terbuka dan melibatkan peran serta masyarakat.


Kerangka Acuan Tim Pengamat Kecamatan

1. Pengamat Kecamatan

Pengamat Kecamatan adalah Orang yang dipilih oleh PjOK dan FK dari calon-calon yang diajukan desa hasil Musyawarah desa II untuk menjaga proses diskusi pada musyawarah antar desa II, III dan musyawarah antar desa lainnya agar berlangsung secara partisipatif dan sesuai prinsip-prinsip PPK.

2. Tugas Pengamat Kecamatan

a. Hadir dalam diskusi musyawarah antar desa untuk mewakili kecamatan bukan mewakili desanya masing-masing.

b. Ikut memantau proses perencanaan usulan (sebelum memasuki musyawarah antar desa II).

c. Mengamati proses diskusi musyawarah antar desa II dan memberikan masukan/saran agar dapat berlangsung secara partisipatif.

d. Tim pengamat menyampaikan hasil pengamatan proses diskusi sebagai masukan menjelang proses pengambilan keputusan dalam musyawarah antar desa II dan ikut menyebarluaskan hasil kesepakatan musyawarah antar desa II kepada warga kecamatan.

e. Ikut membantu mengatasi konflik-konflik yang mungkin terjadi antara lain desa yang kecewa karena usulannya tidak lolos dalam diskusi musyawarah antar desa II.

3. Keanggotaan dan Kriteria

a. Tim Pengamat berjumlah minimal 5 orang atau sejumlah desa yang ikut dalam diskusi musyawarah antar desa II dan diusahakan jumlahnya ganjil.

b. Anggota Tim Pengamat adalah warga kecamatan setempat. c. Memiliki wawasan luas sehingga dapat memberikan pertimbangan yang obyektif /

netral dalam pembahasan usulan. d. Diterima keberadaannya di masyarakat dan aktif dalam kegiatan-kegiatan

kemasyarakatan. e. Diusulkan oleh masyarakat melalui Musyawarah desa II.

4. Proses Pemilihan

a. Masyarakat memilih calon pengamat dalam Musyawarah desa II. b. FK dan PJOK mengkaji semua calon yang sudah dipilih. c. FK dan PJOK atas pertimbangan tertentu dapat mengajukan calon baru. d. FK dan PJOK menetapkan orang-orang yang menjadi anggota Tim Pengamat

dengan pertimbangan kriteria yang telah ditentukan.


PENJELASAN IV

JENIS DAN PROSES PELAKSANAAN

KEGIATAN-KEGIATAN PPK



JAKARTA 2005

Penjelasan IV Jenis dan Proses Pelaksanaan Bidang Kegiatan PPK i

DAFTAR ISI DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN

1.1. LINGKUP KEGIATAN 1.2. KEGIATAN YANG DILARANG

2. PENDIDIKAN MASYARAKAT

2.1. DASAR PEMIKIRAN 2.2. TUJUAN

2.2.1. Tujuan Umum 2.2.2. Tujuan Khusus

2.3. SASARAN DAN JENIS KEGIATAN 2.3.1. Sasaran Program 2.3.2. Jenis Kegiatan

2.4. MEKANISME PENGELOLAAN KEGIATAN 2.4.1. Perencanaan Kegiatan Pendidikan 2.4.2. Pelaksanaan Kegiatan

2.5. PENGELOLAAN DANA MULTIYEARS 2.6. PENGEMBANGAN DAN KEBERLANJUTAN

3. KESEHATAN MASYARAKAT

3.1. DASAR PEMIKIRAN 3.2. TUJUAN



3.4. MEKANISME PENGELOLAAN KEGIATAN 3.4.1. Perencanaan Kegiatan 3.4.2. Pelaksanaan Kegiatan

3.5. PENGELOLAAN DANA 3.6. PENGEMBANGAN DAN PELESTARIAN KEGIATAN

i-ii

1 1 2

4 4 4 4 4 5 5 5 9 9

12 13 15

16 16 17 17 17

17 17 17 19 19 22 23 24

4. KEGIATAN SIMPAN PINJAM UNTUK KELOMPOK PEREMPUAN

(SPP) 4.1. DASAR PEMIKIRAN 4.2. TUJUAN DAN KETENTUAN DASAR

4.2.1. Tujuan Umum 4.2.2. Tujuan Khusus 4.2.3. Dasar-dasar Pengelolaan Kegiatan

4.3. SASARAN DAN JENIS KEGIATAN 4.3.1. Sasaran Program 4.3.2. Bentuk Kegiatan

4.4. MEKANISME PENGELOLAAN KEGIATAN 4.4.1. Perencanaan Kegiatan 4.4.2. Pelaksanaan Kegiatan 4.4.3. Pelestarian dan Pengembangan Kegiatan

25

25 25 25 25 25 26 26 26 27 27 28 29

Penjelasan IV Jenis dan Proses Pelaksanaan Bidang Kegiatan PPK ii

5. BIDANG PRASARANA 5.1. DASAR PEMIKIRAN 5.2. TUJUAN



5.4. MEKANISME PENGELOLAAN KEGIATAN 5.4.1. Perencanaan Kegiatan Prasarana 5.4.2. Pelaksanaan Kegiatan Konstruksi 5.4.3. Pemeriksaan

5.5. PEMELIHARAAN 5.5.1. Tujuan 5.5.2. Kegiatan Pemeliharaan Prasarana

31 31 31 31 31 32 32 36 37 37 42 60 61 61 62

________________________________________________________________________________ Penjelasan IV Jenis dan Proses Pelaksanaan Bidang Kegiatan PPK 1

1. PENDAHULUAN 1.1. LINGKUP KEGIATAN

Lingkup Kegiatan PPK pada prinsipnya mengarah pada upaya peningkatan Index Pembangunan Manusia (IPM) yang meliputi aspek pendidikan, kesehatan, dan ekonomi, termasuk didalamnya pembangunan prasarana dan sarana sosial ekonomi. Masyarakat diberi kebebasan untuk mengajukan usulan apapun (open menu) yang sesuai dengan kebutuhannya kecuali kegiatan yang tercantum didalam daftar larangan. Usulan kegiatan yang dapat didanai dalam PPK-3 dapat diklasifikasikan atas 4 jenis kegiatan yang meliputi : (1) kegiatan pendidikan masyarakat, (2) kegiatan kesehatan masyarakat, (3) Kegiatan Simpan Pinjam untuk kelompok Perempuan), (4) kegiatan prasarana dan sarana sosial ekonomi. Hubungan bidang kegiatan bantuan PPK dapat digambarkan dalam diagram berikut ini:

Prasarana dan sarana yang dipilih hendaknya mendukung peningkatan kesejahteraan sosial (kesehatan masyarakat dan pendidikan masyarakat) maupun pengembangan ekonomi baik dalam lingkup desa ataupun lingkup kecamatan.

1.2. KEGIATAN YANG DILARANG

Program Pengembangan Kecamatan melarang untuk membiayai beberapa kegiatan sebagaimana dicantumkan dalam daftar larangan. Pelarangan ini didasarkan atas komitmen Pemerintah Republik Indonesia untuk mendukung pelestarian lingkungan hidup, perlindungan hak anak, dan lebih memberikan perhatian kepada masyarakat umum terutama masyarakat miskin. Berikut penjelasan secara lengkap tentang daftar larangan dimaksud:

a. Pembiayaan apa saja yang berkaitan dengan militer atau angkatan bersenjata,

pembiayaan kegiatan politik praktis / partai politik Kegiatan ini dilarang dengan alasan bahwa hanya akan menguntungkan kelompok tertentu saja dan jika dilakukan masyarakat umum dapat melanggar hukum dan mengganggu keamanan umum.

PRASARANA dan SARANA

EKONOMI

KESEHATAN PENDIDIKAN


b. Pembangunan / rehabilitasi bangunan kantor dan tempat ibadah.

Kegiatan ini dilarang karena sasaran dari kegiatan ini terbatas hanya untuk golongan tertentu saja atau kelompok agama tertentu saja. Padahal dalam satu desa dan kecamatan terdiri dari beberapa pemeluk agama. Sasaran PPK adalah seluruh penduduk yang ada di desa atau kecamatan lokasi program.

c. Pembelian chainsaw, senjata, bahan peledak, asbes dan bahan-bahan lain yang

merusak lingkungan (pestisida, herbisida, obat-obat terlarang dll). PPK mendukung pelestarian alam, maka PPK melarang pembelian alat dan bahan yang dapat dimanfaatkan untuk merusak alam. Seperti chainsaw biasa dipakai untuk menebang pohon di hutan, bahan peledak akan mengganggu keamanan dan kerusakan lingkungan, asbes dapat mengganggu kesehatan antara lain menjadi penyebab kanker paru-paru. Pestisida serta sejenisnya dapat merusak ekosistem dan kesehatan manusia.

d. Pembelian kapal ikan yang berbobot diatas 10 ton dan perlengkapannya.

Kapal dengan kapasitas besar cenderung melakukan penangkapan ikan secara besar-besaran. Perilaku ini dapat mengganggu keseimbangan ekosistem laut. Alat penangkapan ikan yang sering dipakai pada kapal berkapasitas besar kebanyakan menggunakan pukat harimau. Alat ini sangat merusak biota laut terutama TERUMBU KARANG yang menjadi sumber makanan ikan. Karena dampak dari pengadaan kapal ini cenderung merusak lingkungan maka PPK melarang untuk membiaya pembelian kapal jenis ini.

e. Pembiayaan gaji pegawai negeri. Dana Bantuan Langsung Masyarakat (BLM) PPK tidak boleh untuk membiayai gaji / honor Pegawai Negeri karena mereka sudah mendapatkan alokasi gaji dari Pemerintah.

f. Pembiayaan kegiatan yang memperkerjakan anak-anak dibawah usia kerja.

Pemerintah Indonesia turut meratifikasi KONVENSI HAK ANAK PBB. Batasan anak berdasarkan Undang-Undang Perlindungan Anak adalah dibawah 18 tahun. Oleh karena itu PPK dilarang dengan tegas mendanai kegiatan-kegiatan yang mempekerjakan anak-anak.

g. Kegiatan yang berkaitan dengan produksi, penyimpanan dan penjualan barang-barang

yang mengandung tembakau. PPK dan Pemerintah Indonesia turut mendukung kesepakatan internasional untuk memerangi zat adiktif (zat yang dapat menimbulkan ketagihan dan merusak kesehatan) seperti tembakau, narkotika, dan obat terlarang lainya. Sehingga PPK tidak membiayai kegiatan apapun juga yang berkaitan dengan tembakau secara khusus dan zat adiktif lainya.

h. Kegiatan yang berpotensi bersinggungan dengan masalah perlindungan alam pada

lokasi yang telah ditetapkan sebagai cagar alam. PPK tidak membiayai kegiatan di lokasi perlindungan alam karena PPK turut mendukung pelestarian alam sebagaimana yang telah di atur oleh Undang-Undang.


i. Kegiatan pengolahan tambang atau pengambilan / terumbu karang PPK melarang untuk membiayai pengolahan tambang dan pengambilan terumbu karang karena kegiatan ini cenderung merusak alam. Kegiatan penambangan yang dilakukan oleh masyarakat cenderung tanpa memperhatikan dampak dari kerusakan alam. Masyarakat tidak memiliki rencana perbaikan atas kerusakan lingkungan yang terjadi.

j. Kegiatan yang berhubungan pengelolaan sumber daya air dari sungai yang mengalir

dari atau menuju negara lain. Pengolahan sumber daya air sungai yang menuju negara lain memerlukan persyaratan tertentu yang cukup sulit untuk dikerjakan atau dipenuhi oleh masyarakat. Persyaratan-persyaratan ini diberlakukan agar tidak merugikan negara tetangga atau untuk menghindari komplain dari negara tetangga.

k. Kegiatan yang berkaitan dengan pemindahan jalur sungai. Pemindahan jalur sungai memerlukan perencanaan yang matang dan komprehensif. Perencanaan yang matang ini dimaksudkan untuk mengeliminir dampak yang akan terjadi. Perencanaan dan analisa dampak lingkungan memerlukan ketrampilan-ketrampilan khusus. Karena masyarakat tidak memiliki ketrampilan khusus ini maka PPK melarang masyarakat untuk melakukan kegiatan ini sekaligus untuk mencegah terjadinya kerusakan lingkungan yang lebih parah.

l. Kegiatan yang berkaitan dengan reklamasi daratan yang luasnya lebih dari 50 Ha.

Kegiatan reklamasi daratan yang luasnya lebih dari 50 Ha dapat berdampak pada perubahan ekosistem yang luasnya bisa mencapai lebih dari 2 kali 50 Ha. Karena dampaknya yang sangat luas maka perlu ada perencanaan dan analisa dampak lingkungan yang sangat cermat. Mengingat tingkat kesulitannya cukup tinggi PPK tidak mengijinkan masyarakat untuk mengajukan usulan ini.

m. Pembangunan jaringan irigasi baru yang luasnya lebih dari 50 Ha.

Kegiatan ini memerlukan perencanaan yang memiliki tingkat kesulitan cukup tinggi. Karena tanpa perencanaan yang baik dapat berdampak pada kerusakan lingkungan yang bisa mengganggu kegiatan perekonomian suatu wilayah. Mengingat tingkat kesulitannya cukup tinggi PPK melarang masyarakat untuk mengajukan kegiatan ini.

n. Kegiatan pembangunan bendungan atau penampungan air dengan kapasitas besar,

lebih dari 10.000 M kubik. Kegiatan ini memakan biaya yang sangat besar yang mungkin melebihi bantuan PPK per kecamatan. Kapasitas sebesar ini memerlukan lahan yang cukup luas yang memungkinkan ada proses ganti rugi lahan. Kegiatan ini sudah memerlukan teknis khusus, tenaga khusus, dan perencanaan kegiatan yang detail. Hal ini dimungkinkan sangat sulit dapat dilakukan oleh masyarakat. Untuk itu PPK melarang masyarakat mengajukan usulan kegiatan semacam ini.


2. PENDIDIKAN MASYARAKAT 2.1. DASAR PEMIKIRAN

Bidang pendidikan merupakan salah satu jenis kegiatan yang dapat dipilih masyarakat secara demokratis pada forum desa dan forum antar desa. Sejalan dengan prinsip open menu, semua jenis kegiatan pendidikan formal dan non formal/ informal (termasuk pelatihan-pelatihan) yang mempunyai pengaruh signifikan terhadap peningkatan kualitas hidup dan kapasitas masyarakat miskin pedesaan dan tidak termasuk dalam negative list (daftar larangan) dapat diusulkan untuk didanai PPK. Penentuan skala prioritas pendanaan kegiatan dilakukan masyarakat dalam forum antar desa dengan menetapkan sejumlah kriteria yang meliputi aspek manfaat, keberpihakan kepada masyarakat miskin, serta upaya pelestarian kegiatan. Pendidikan dasar di Indonesia dihadapkan dengan masalah kuantitas dan kualitas. Banyak anak usia sekolah terancam menyelesaikan pendidikan dasar 9 tahun karena Pemerintah belum mampu memenuhi kewajiban pendidikan dasar secara gratis yang berakibat beratnya beban yang harus ditanggung keluarga (80 % dari total biaya pendidikan dasar). Disisi lain kualitas pendidikan masih jauh dari harapan dimana anak-anak tidak dipersiapkan untuk menjadi cerdas, berkepribadian baik, dan mampu menjawab tantangan dengan berpegang pada nilai-nilai kemanusiaan, demokratis dan keadilan. Kurangnya akses masyarakat atas informasi pengelolaan pendidikan juga menjadi penyebab dasar bagi lemahnya kualitas pendidikan. Perbaikan metode ke arah belajar yang menyenangkan disertai Pemberdayaan Komite Sekolah dan peningkatan kontrol masyarakat merupakan upaya untuk memperbaiki kualitas pendidikan dasar. Panduan atau penjelasan teknis ini disusun berdasarkan pengalaman pelaksanaan PPK bidang pendidikan tahun sebelumnya dan juga mengacu pada UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem pendidikan Nasional.

2.2. TUJUAN

2.2.1. Tujuan Umum

Mempercepat upaya peningkatan kualitas sumber daya manusia dengan menitikberatkan pada pemerataan kesempatan pendidikan, peningkatan kualitas pendidikan, dan peningkatan kapasitas masyarakat miskin pedesaan sebagai bagian dari upaya pengentasan kemiskinan.

2.2.2. Tujuan Khusus

a. Meningkatkan akses belajar bagi siswa miskin / anak putus sekolah dengan prioritas menyelesaikan pendidikan dasar 9 tahun melalui pemberian beasiswa.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar melalui bantuan sarana- prasarana pendidikan, peningkatan kualitas guru dan pengajaran, serta peningkatan peran komite sekolah.

c. Meningkatkan kapasitas masyarakat miskin pedesaan melalui pelatihan (termasuk magang) terutama bagi pemuda putus sekolah, ibu-ibu rumah tangga dalam mengembangkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap untuk menciptakan lapangan kerja, maupun dalam mengembangkan kesadaran kritis yang bertujuan mewujudkan keadilan, serta penguatan Institusi Kelompok Perempuan yang bergerak dalam kegiatan Simpan Pinjam.


2.3. SASARAN DAN JENIS KEGIATAN

2.3.1. Sasaran Program

Kelompok penerima manfaat kegiatan pendidikan adalah masyarakat desa lokasi PPK (Program Pengembangan Kecamatan), dengan kriteria sebagai berikut:

a. Kelompok Masyarakat (murid / warga belajar) miskin atau yang tertimpa musibah

seperti: kerusuhan, bencana alam. b. Kelompok Masyarakat yang belum optimal atau sepenuhnya tidak mendapatkan

pelayanan bidang pendidikan yang cukup memadai karena tinggal di tempat terpencil, seperti: fasilitas belajar tidak memadai, atau kekurangan guru.

c. Kelompok / anggota masyarakat miskin (para pemuda putus sekolah, pengangguran, ibu rumah tangga) usia produktif yang punya potensi melalui keterampilan tertentu yang dapat dikembangkan untuk menciptakan lapangan kerja.

d. Kelompok masyarakat miskin yang bermaksud meningkatkan kapasitas sumberdaya kelompok pedesaan berupa pengembangan wawasan, perubahan pola pikir, keterampilan dan manajemen.


Pada prinsipnya kegiatan yang diusulkan untuk bidang pendidikan bersifat open menu. Artinya masyarakat dapat mengusulkan apa saja sejauh usulan tersebut tidak termasuk dalam daftar larangan PPK. Namun usulan tersebut hendaknya sesuai dengan tujuan bidang pendidikan PPK, benar-benar dibutuhkan masyarakat, diyakini dapat mendukung peningkatan kualitas pendidikan dasar dan peningkatan kapasitas masyarakat, serta memperhitungkan aspek keberlanjutan. Jenis kegiatan yang dapat didanai oleh PPK dikategorikan dalam empat bagian , yaitu :

a. Biaya pendidikan / Beasiswa

Bantuan biaya pendidikan diperuntukkan kepada anggota masyarakat miskin atau yang mengalami kesulitan untuk mencukupi biaya pendidikan atau sekolahnya. Bentuk bantuan pendidikan dapat berupa beasiswa, diutamakan untuk diberikan kepada murid sekolah atau murid putus sekolah di tingkat dasar (9 tahun), sehingga dapat membiayai keperluan sekolahnya dan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk terus sekolah serta melanjutkan pendidikan kejenjang berikutnya.

Ketentuan beasiswa : i. Penerima beasiswa adalah siswa dari keluarga tidak mampu yang terancam

putus sekolah atau putus sekolah karena : kesulitan ekonomi, terkena musibah bencana alam, serta tidak sedang menerima beasiswa dari sumber lain (seperti: dana kompensasi BBM, GN-OTA, dll). Daftar Penerima beasiswa diharapkan sudah tersedia pada saat musyawarah khusus Perempuan dan Musdes Perencanaan dengan memanfaatkan hasil pendataan Fasilitator Desa (Kader Desa) dan kepala Dusun yang mengacu pada peta sosial desa.

ii. Pemanfaatan beasiswa antara lain untuk biaya pendidikan (seperti: iuran bulanan sekolah, biaya praktikum, biaya ujian) dan pembelian perlengkapan


sekolah (seperti: buku-buku dan alat tulis, buku-buku pelajaran, serta keperluan pendukung sekolah lainnya).

iii. Besarnya bantuan beasiswa yang akan diusulkan ke MAD Prioritas Usulan ditetapkan dalam forum musyawarah khusus perempuan dan Musdes Perencanaan dengan mempertimbangkan efektivitas bantuan dan kebutuhan yang paling utama dari siswa penerima bantuan, serta tidak menimbulkan kecemburuan bagi siswa lain di sekolah.

iv. Lamanya beasiswa tergantung pada jenjang pendidikan yang sedang dijalani. Sebaiknya sampai menyelesaikan pendidikan tingkat dasar (SLTP). Pengelolaan dana beasiswa yang lebih dari satu tahun (multiyears) melalui Pokja Pendidikan di tingkat Kecamatan (Lihat point 2.6 “Pengelolaan dana multiyears”)

v. Pembatalan beasiswa, dapat dilakukan atas persetujuan Musyawarah Desa jika siswa yang bersangkutan berhenti sekolah atau menerima beasiswa dari sumber bantuan lain.

vi. Beasiswa sekolah berupa iuran SPP / BP3 / Komite Sekolah dibayarkan langsung (dari rekening Bank) ke sekolah tiap 6 bulan diketahui semua pihak yang bersangkutan (UPK, FK, TPK, Kades, Kadus, Komite Sekolah, dsb) dengan bukti-bukti pendukung yang dapat dipertanggungjawabkan (daftar penerima beasiswa, bukti transfer, kwitansi yang dikeluarkan pihak sekolah). Pembayaran dana beasiswa sekolah tersebut perlu disertai perjanjian dengan pihak sekolah bahwa biaya pendidikan yang belum termanfaatkan dapat ditarik kembali apabila penerima beasiswa tidak dapat melanjutkan sekolahnya karena sesuatu sebab. Keberadaaan Komite Sekolah diharapkan dapat menjadi prasyarat untuk mendapatkan dana pendidikan karena akan terlibat dalam perencanaan anggaran sekolah, pelaksanaan dan pengawasan yang bersumber dari dana PPK.

vii. Sedangkan bantuan berupa perlengkapan sekolah (seperti: buku, alat tulis, buku pelajaran, seragam, serta keperluan pendukung lainnya) diserahkan oleh bidang pendidikan TPK secara langsung ke murid/penerima beasiswa (bukan secara simbolis) dengan disaksikan orang tua penerima beasiswa, Kepala Desa, BPD, dan Komite Sekolah. Bantuan diserahkan sesuai kebutuhan Penerima beasiswa dengan menandatangani Daftar Tanda Terima Bantuan Perlengkapan Sekolah (memuat Nama penerima bantuan, Nama sekolah dan tingkat pendidikan, jenis bantuan yang diterima, serta tanda tangan penerima bantuan.) Waktu penyerahan bantuan disesuaikan kebutuhan setempat berdasarkan kesepakatan forum Musyawarah Desa dengan berpedoman tahun ajaran sekolah.

viii. Setiap orang tua penerima beasiswa berhak memperoleh informasi tentang jumlah beasiswa, jangka waktu pemberian, mekanisme penyaluran dana, tanda bukti pembayaran beasiswa dari sekolah, dan pendampingan peningkatan pendapatan dari Kader Desa. Informasi tentang beasiswa tidak saja terbatas pada keluarga penerima beasiswa tetapi juga perlu diketahui oleh masyarakat luas.

ix. Setiap orang tua penerima beasiswa berkewajiban memotivasi dan menciptakan lingkungan belajar anak, memberi kesempatan belajar, memberikan informasi kepada anak tentang beasiswa yang diterima, dan menyampaikan hasil belajar anak kepada bidang pendidikan TPK sebagai pertanggungjawaban dana PPK ke masyarakat.

x. Bidang Pendidikan TPK wajib mempertanggung-jawabkan pengelolaan dana PPK dengan membuat laporan bulanan bantuan beasiswa ke TPK yang akan diinformasikan melalui papan informasi serta dipertanggungjawabkan pada Musyawarah Desa.


xi. Untuk menjamin efektifitas dalam pengelolaan dana beasiswa maka perlu dibentuk Tim Pengawas yang anggotanya dapat terdiri dari BPD, unsur orang tua, guru, pemerhati pendidikan, LSM, Komite Sekolah / Dewan Pendidikan, dan tokoh masyarakat. Hasil kerja Tim Pengawas dilaporkan pada Musyawarah Desa.

b. Peningkatan Pelayanan Pendidikan

Bantuan biaya peningkatan pelayanan pendidikan bertujuan agar untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan penyelenggaraan proses belajar mengajar yang diperuntukkan bagi: sekolah, penyelenggara program paket belajar, sekolah terbuka, sekolah filial / kelas jauh, atau lembaga pelayanan pendidikan lainnya. Pengelolaan bantuan kegiatan ini tetap mengacu pada prinsip-prinsip transparansi, partisipasi, akuntabilitas, dan keberlanjutan. dengan melibatkan Komite Sekolah.

Ketentuan biaya peningkatan pelayanan pendidikan:

i. Persyaratan sekolah / lembaga penerima bantuan adalah sekolah / lembaga

pendidikan khususnya tingkat dasar dan menengah dengan kategori kurang mampu dalam penyelenggaraan pendidikan, memiliki keterbatasan sarana dan prasarana, keterbatasan tenaga pengajar. Khusus untuk pendidikan formal perlu dipastikan bahwa sekolah yang diusulkan untuk didanai PPK telah memiliki Komite Sekolah (yang legitimate), masih memiliki ijin dari dinas pendidikan, adanya pernyataan dari dinas pendidikan kabupaten bahwa usulan tersebut tidak tumpang tindih atau bertentangan dengan rencana pendidikan setempat. Keputusan pendanaan dilakukan oleh wakil desa pada Musyawarah Antar Desa (MAD Penetapan Usulan) berdasarkan kriteria yang disepakati dengan mempertimbangkan Rekomendasi Tim Verifikasi.

ii. Bantuan peningkatan pelayanan pendidikan dapat berupa antara lain untuk pembelian bahan-bahan penunjang belajar mengajar di sekolah, (seperti: buku wajib belajar, alat peraga sederhana, bahan-bahan penunjang belajar bersifat habis pakai) pelatihan guru untuk pengkayaan berpikir murid (seperti: pengembangan metode belajar yang menyenangkan pengembangan media), pembangunan atau renovasi dan perawatan ruang/kelas berikut pembelian meubeler sekolah dan perpustakaan (mengacu pada standar teknis yang dikeluarkan Dikdasmen- Depdiknas), penyempurnaan / review kurikulum, serta pembayaran gaji guru honorer (bukan PNS).

iii. Bantuan guru honorer sebaiknya bersifat multiyears maksimal 3 tahun untuk menjamin ketersediaan tenaga guru. Sebaiknya bantuan peningkatan pelayanan pendidikan lebih memperhatikan aspek kualitas pendidikan. (Salah satu contoh model peningkatan kualitas pendidikan adalah CLCC - Creating learning communities for children yang diinisiasi oleh Pemerintah RI, UNICEF, dan UNESCO. Lokasi kegiatan: di Propinsi Papua, Propinsi Maluku, Propinsi Sulsel, Propinsi NTT, Propinsi NTB, Propinsi Jawa Timur, Propinsi Jawa Tengah , Propinsi Jawa Barat, dan Propinsi Banten).

iv. Bantuan untuk peningkatan pelayanan bidang pendidikan tidak diberikan langsung ke sekolah tetapi diberikan melalui Komite Sekolah yang disampaikan secara periodik sesuai kebutuhan oleh bendahara TPK dengan tidak mengganggu proses belajar mengajar. Persyaratan, proses seleksi dan besarnya honor guru ditentukan oleh masyarakat pada Musyawarah Antar Desa berdasarkan konsultasi dengan kepala sekolah dan Komite sekolah.


v. Pembatalan bantuan peningkatan pelayanan pendidikan dilakukan jika sekolah/lembaga pendidikan tidak memanfaatkan dana sesuai dengan ketentuan, tidak mengirimkan laporan sesuai kesepakatan, tutup atau bubar.

vi. Untuk menjamin efektifitas dalam pengelolaan dana bantuan peningkatan pelayanan pendidikan maka perlu dibentuk Tim Pengawas yang anggotanya dapat terdiri terdiri dari unsur BPD, orang tua, guru, LSM, dan tokoh masyarakat. Hasil kerja Tim Pengawas dilaporkan pada forum musyawarah desa.

c. Peningkatan Keterampilan

Bantuan biaya peningkatan keterampilan dimaksudkan untuk memberi kesempatan bagi anggota masyarakat miskin / marginal dalam rangka mengembangkan potensi melalui keterampilan tertentu (a.l : peningkatan usaha tani / nelayan, pengolahan hasil usaha tani, pemasaran, dsb) sehingga dapat memperoleh atau meningkatkan pendapatan guna memenuhi kebutuhan hidupnya. Bantuan kegiatan ini dapat berupa pelatihan / kursus keterampilan, Kelompok Belajar Usaha, magang. Prioritas bantuan ini diperuntukkan bagi pemuda putus sekolah, pengangguran, dan ibu rumah tangga yang mempunyai potensi untuk usaha.

Disarankan agar Ketentuan bantuan biaya peningkatan keterampilan adalah sbb:

i. Persyaratan bantuan biaya peningkatan keterampilan adalah anggota

masyarakat miskin usia minimal 18 tahun atau sudah menikah, punya motivasi dan potensi , serta keinginan untuk usaha.

ii. Pemanfaatan bantuan dapat berupa biaya kursus / pelatihan / magang, pembelian peralatan dan bahan-bahan kursus / pelatihan, membayar honor instruktur, dan kebutuhan lain sejauh masih relevan untuk peningkatan keterampilan hidup (a,l: bahan untuk memperdalam keterampilan berusaha dalam skala terbatas, transportasi).

iii. Besarnya bantuan biaya kursus / pelatihan berdasarkan kebutuhan real sesuai harga setempat dengan memperhatikan tingkat kewajaran.

iv. Penyaluran dana bantuan disampaikan secara bertahap oleh bendahara TPK kepada penerima bantuan sesuai kebutuhan nyata dengan menunjukkan bukti-bukti resmi untuk tahap berikutnya.

v. Kewajiban penerima bantuan adalah mengikuti pelatihan / kursus sampai selesai dan melakukan alih keterampilan yang dimiliki kepada anggota masyarakat lain yang membutuhkan.

d. Pengembangan wawasan dan kepedulian.

Bantuan biaya untuk pengembangan wawasan dan sikap dimaksudkan bagi anggota masyarakat secara pribadi maupun kelompok (masyarakat miskin) untuk mengembangkan kesadaran kritis dan kepedulian dalam mewujudkan keadilan. Bentuk bantuan kegiatan ini antara lain dapat berupa pelatihan/kursus, diskusi kelompok terarah, lokakarya desa, kunjungan antar desa, studi banding dengan tema-tema seperti : gender, lingkungan, hak anak, bahaya penggunaan obat–obat terlarang, bahaya pestisida dan pupuk kimia, hak–hak sipil masyarakat, antisipasi konflik, pendidikan, kesehatan. Kegiatan ini tidak dimaksudkan untuk mendukung aktivitas partai polititik dan agama sebagaimana tercantum dalam negative list.


Ketentuan bantuan biaya untuk pengembangan wawasan dan kepedulian: i. Penerima bantuan ini adalah anggota / kelompok masyarakat peduli

terhadap upaya mewujudkan keadilan di pedesaan (nama peserta dan anggaran secara detail akan disebutkan dalam proposal ).

ii. Bantuan dapat digunakan untuk membiayai honor nara sumber (di luar konsultan PPK, PNS) , penggandaan materi dan kebutuhan lain yang relevan dan sangat perlu.

iii. Besarnya bantuan biaya pengembangan wawasan dan kepedulian berdasarkan kebutuhan real sesuai harga setempat dengan memperhatikan tingkat kewajaran.

iv. Penyaluran dana bantuan disampaikan secara bertahap oleh bendahara TPK kepada kelompok pengusul sesuai kebutuhan nyata dengan menunjukkan bukti-bukti resmi sebagai dasar pencairan berikutnya.

v. Kelompok pengusul wajib membuat laporan akhir kegiatan dan menyerahkannya kepada TPK sebagai bahan pertanggungjawaban pada forum musyawarah desa.

2.4. MEKANISME PENGELOLAAN KEGIATAN

Mekanisme pengelolaan kegiatan bidang pendidikan PPK tetap mengacu pada Petunjuk Teknis Operasional PPK-3 :

2.4.1. Perencanaan Kegiatan Pendidikan

Tahapan perencanaan kegiatan pendidikan:

a. Sosialisasi, dilakukan ditingkat kecamatan, desa, dusun, dan kelompok, serta

Komite Sekolah tidak hanya pada forum–forum pertemuan resmi tetapi juga pertemuan informal di masyarakat. Maksud dari sosialisasi ini adalah agar tujuan, sasaran, jenis kegiatan dan mekanisme bidang pendidikan dimengerti masyarakat. Sosialisasi ditingkat Kecamatan dilakukan oleh FK bersama PJOK dengan dibantu oleh Pendamping Lokal, sedangkan ditingkat desa, dusun dan kelompok dilakukan oleh Kader Desa.

b. Penggalian gagasan bidang pendidikan, dilakukan sesuai ketentuan Petunjuk

Teknis Operasional PPK-3. Penggalian gagasan difasilitasi oleh Fasilitator Desa (Kader Desa) dengan menggunakan Peta Sosial desa yang dibuat bersama masyarakat dusun dan desa dengan melibatkan Komite Sekolah, Guru, dan Kepala Sekolah sebagai sumber informasi.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penggalian gagasan untuk pendidikan formal:

i. FK melakukan koordinasi dengan Kantor Cabang Dinas Pendidikan dan

Kebudayaan di tingkat kecamatan dan pihak sekolah agar memberikan informasi kepada Komite Sekolah untuk mengikuti proses penggalian gagasan.

ii. Identifikasi calon penerima manfaat bantuan pendidikan dilakukan oleh

Fasilitator desa (Kader Desa) dengan melibatkan kades, kadus dan anggota Komite Sekolah setempat.


iii. Beberapa jenis bantuan PPK untuk bidang pendidikan (khususnya beasiswa dan honor guru) akan lebih efektif jika diberikan lebih dari satu tahun (multiyears) dan bisa juga dalam lingkup kecamatan, artinya semua desa dalam satu Kecamatan memilih pola multi tahunan. Keputusan bantuan multiyears dilakukan oleh masyarakat sendiri setelah mereka mendapatkan informasi mengenai manfaat dan permasalahan yang akan timbul.

Manfaat bantuan multiyears antara lain:

i. Target bidang pendidikan untuk penyelesaian pendidikan dasar 6 (enam)

atau 9 (sembilan) tahun tercapai. ii. Memastikan ketersediaan tenaga guru. iii. Memperkuat kelembagaan Komite Sekolah (organisasi, uraian kerja,

mekanisme & tata kerja, kapasitas pengurus)

Catatan: Masyarakat perlu mendiskusikan mekanisme pengelolaan bantuan pendidikan multiyears untuk menjamin prinsip akuntabilitas dan transparansi pada pasca program dimana tidak ada fasilitator Kecamatan di lokasi PPK.

c. Penulisan usulan dan RAB, merupakan kegiatan menuangkan secara tertulis dan sistematis gagasan / kegiatan pendidikan yang telah disepakati dan ditetapkan pada musyawarah desa dalam bentuk proposal desa sehingga memudahkan Tim Verifikasi memeriksa kelayakannya. Proposal bidang pendidikan ditulis secara terpisah dengan usulan desa lainnya yang didalamnya menggambarkan jenis dan paket kegiatan, lokasi, penerima manfaat, uraian manfaat, rencana operasional kegiatan, keterkaitan dengan pihak lainnya (instansi, lembaga, yayasan) termasuk kesanggupan swadaya dan rencana pelestarian. Nara sumber dalam penulisan proposal ini adalah Kantor Cabang Dinas Pendidikan tingkat Kecamatan, Komite Sekolah, Kepala Sekolah, guru dan masyarakat kelompok pengusul.

Proses penyusunan Penulisan usulan dan RAB sebagai berikut:

i. Identifikasi kebutuhan, bertujuan mengenali secara rinci kebutuhan bidang

pendidikan. Kegiatan ini dilakukan oleh FK dan Penlok bersama Tim Penulis Usulan desa (Kader Desa, wakil kelompok pengusul, wakil perempuan, bidang pendidikan TPK) dengan mengunjungi lokasi dan kelompok pengusul.

ii. Koordinasi dengan pihak terkait (pihak sekolah, komite sekolah, dinas pendidikan setempat, atau lembaga penyelenggara pendidikan lainnya), dilakukan oleh KM Kab / FK bersama TPK (bidang pendidikan). Koordinasi dimaksudkan untuk memastikan tidak terjadinya tumpang tindih pendanaan, tidak bertentangan dengan rencana setempat, serta mengetahui tanggapan terhadap keberlanjutan usulan kegiatan pendidikan dan standar yang berlaku.

iii. Survei harga untuk kegiatan bidang pendidikan dilakukan sesuai ketentuan dalam Petunjuk Teknis Operasional PPK-3. Hasil survey tersebut diperiksa oleh FK dan KM Kab untuk memastikan tidak terjadinya mark-up harga.


iv. Pembuatan Rencana Kerja dan RAB, dilakukan oleh Tim Penulisan usulan / RAB desa berikut rencana pengunaan dana dan pelestariannya dengan melibatkan Komite Sekolah. Hasil kegiatan ini perlu diperiksa oleh FK dan KM Kab.

v. Sosialisasi Rencana kerja dan RAB (termasuk desain jika ada) kepada masyarakat dan kelompok pengusul di desa sebelum dilakukan verifikasi . Tim Penulis usulan / RAB dapat melibatkan Komite Sekolah dalam sosialiasasi Rencana yang telah disusun.

d. Verifikasi usulan bidang pendidikan, dilakukan sesuai ketentuan Petunjuk

Teknis Operasional PPK-3, dengan melibatkan cabang dinas pendidikan / dinas agama setempat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses verifikasi bantuan peningkatan pelayanan pendidikan di sekolah:

i. Tim Verifikasi melakukan diskusi dengan Komite Sekolah, Guru, dan

Kepala Sekolah untuk memastikan usulan kegiatan benar-benar dibutuhkan masyarakat dan orang tua. Jika belum ada Komite Sekolah pastikan bahwa sekolah akan segera memenuhinya dengan melakukan pembentukan secara transparan agar sebelum keputusan pendanaan.

ii. Tim Verifikasi melakukan diskusi dengan Kantor Cabang Dinas Pendidikan di Kecamatan untuk memastikan bahwa jenis bantuan yang diusulkan desa tidak memiliki sumber pendanaan lain. Jauh sebelumnya FK telah melakukan koordinasi dengan Kantor Cabang Dinas Pendidikan setempat.

iii. KM Kab mengadakan konfirmasi dengan Dinas Pendidikan serta Dinas Agama di Tingkat Kabupaten untuk memastikan bahwa kegiatan yang akan didanai PPK tidak dialokasikan pada sumber pendanaan lain.

Hal-hal yang perlu diperhatikan Tim Verifikasi dalam proses verifikasi bantuan biaya pendidikan / beasiswa secara individu:

i. Memastikan bahwa pendataan calon penerima beasiswa dilakukan oleh

Fasilitator Desa (Kader Desa) bersama Kepala Dusun, (dan Komite Sekolah) untuk memastikan bahwa calon penerima bantuan benar-benar dari keluarga miskin dan menjaring siswa usia sekolah yang belum terdaftar atau putus sekolah.

ii. Mengadakan dialog dengan pihak sekolah, dan Kantor Cabang Dinas

Pendidikan Kecamatan untuk memastikan hal-hal berikut: • Calon penerima beasiswa merupakan keluarga miskin dan belum

mendapatkan bantuan beasiswa dari program lain (misalnya: dana kompensasi BBM, BKM, JPS-Pendidikan, LSM, dll).

• Besarnya biaya SPP yang dibutuhkan • Sudah terbentuknya Komite Sekolah (karena ini merupakan pra syarat

bantuan PPK). Komite Sekolah perlu diberitahu tentang rancangan proposal desa, proses verifikasi dan pelaksanaan program.

• Rencana Anggaran Sekolah, untuk mengetahui rencana penggunaan dana beasiswa dari PPK.

iii. Memastikan bahwa bantuan pendidikan / beasiswa yang diusulkan bersifat

multiyears dengan prioritas untuk mendukung pendidikan dasar 6 (enam) atau 9 (sembilan) tahun. Jika belum sesuai maka Tim Verifikasi dapat


memberikan umpan balik mengenai manfaat bantuan multiyears dan meminta proposal diperbaiki berikut mekanisme pengelolaannya. (Lihat point 2.6 “Pengelolaan dana multiyears”).

2.4.2. Pelaksanaan kegiatan

Pelaksanaan kegiatan pendidikan dilakukan oleh TPK dibawah koordinasi Bidang Pendidikan yang dibentuk pada saat Musyawarah Desa dengan berpedoman pada Petunjuk Operasional Kegiatan PPK-3. Komite Sekolah penting dilibatkan dalam pelaksanaan kegiatan antara lain: penyaluran uang sekolah dan honor guru, pengadaan bantuan barang kebutuhan beasiswa, dan pelaksanaan kegiatan infratsruktur sehingga dapat lebih menjamin kualitas. Proses pelaksanaan kegiatan bidang pendidikan sebagai berikut:

a. Pembentukan Bidang Pendidikan, yang merupakan bagian dari TPK melibatkan

peran pihak-pihak lain yang peduli terhadap pendidikan (seperti : pihak sekolah, unsur LSM, pemerhati pendidikan, atau lembaga penyelenggara pendidikan lainnya di desa). Besar kecilnya tim kerja tergantung dari kegiatan pendidikan yang didanai PPK, namun setidak-tidaknya terdiri 2-3 orang. Tim kerja tersebut harus dipilih dan disetujui oleh masyarakat dalam Forum Musyawarah Desa.

b. Pembekalan Bidang Pendidikan TPK, dimaksudkan agar dapat menjalankan

peran dan fungsinya dengan baik serta memahami ketentuan pelaksanaan PPK. Pembekalan dilakukan oleh FK / Pendamping Lokal dalam bentuk pelatihan pra tugas TPK maupun dalam bentuk on the job training. Materi pelatihan terdiri dari: kebijakan PPK III, alur tahapan kegiatan, jenis-jenis kegiatan bidang pendidikan, tugas TPK, pengisian formulir bidang pendidikan.

c. Penyusunan Rencana Kerja dan Pencairan dana, difasilitasi oleh FK /

Pendamping Lokal dengan mengacu pada proposal kegiatan (desain dan RAB) yang telah ditetapkan oleh Forum MAD dan kesepakatan Forum Musyawarah Desa. Rencana Kerja disusun secara realistis sesuai jenis kegiatan bidang pendidikan yang didanai PPK dengan mempertimbangkan sumber daya, kebiasaan, dan kondisi geografis setempat. Penyusunan Rencana Kerja bidang pendidikan sebagai dasar untuk pengajuan dana ke UPK atau rekening Pendidikan.

d. Pengadaan bahan / alat bidang pendidikan, dilakukan mengikuti proses

pelelangan sesuai ketentuan yang berlaku dalam PPK III dengan melibatkan Komite Sekolah.

e. Penyaluran bantuan bidang pendidikan kepada penerima manfaat dilaksanakan

oleh bidang pendidikan TPK kepada penerima manfaat sesuai dengan rencana kerja TPK dan mengikuti ketentuan dari setiap jenis kegiatan bidang pendidikan. Penyaluran iuran sekolah dan honor guru dilakukan oleh bidang pendidikan TPK ke pihak sekolah dengan sepengetahuan Komite Sekolah. Pembayaran iuran sekolah dapat dilakukan tiap semester sedangkan pembayaran honor guru dilaksanakan tiap bulan.

f. Serah terima kegiatan, merupakan pertanggungjawaban akhir TPK / bidang

pendidikan atas pelaksanaan PPK di desa yang dilaksanakan dalam forum Musyawarah Desa. Beberapa jenis kegiatan pendidikan perlu dilestarikan


seperti: bantuan multiyears (beasiswa, dan honor guru), gedung sekolah, perpustakaan, meubeler sekolah. Pada forum ini TPK memfasilitasi terbentuknya Tim Pelestarian Kegiatan Pendidikan berikut rencananya dengan menghadirkan Komite sekolah, Kepala Sekolah, orang tua, guru, dan tokoh masyarakat setempat.

2.5. PENGELOLAAN DANA MULTIYEARS

Bantuan dana PPK yang bersifat multiyears (lebih dari 3 tahun) membutuhkan pengelolaan secara khusus melalui suatu Kelompok Kerja (Pokja) Pendidikan di tingkat Kecamatan yang keanggotaannya dipilih secara transparan dan demokratis serta bertanggung jawab pada Musyawarah Antar Desa. Untuk memastikan akuntabilitas maka Pokja Pendidikan disarankan beranggotakan minimal 3 orang yang terdiri dari Ketua dan anggota. Pengurus Pokja berasal dari unsur UPK, Komite Sekolah, TPK, Tokoh Masyarakat, pemerhati pendidikan. Forum MAD sebaiknya membentuk Badan Pengawas (keanggotaan berasal dari wakil desa ) untuk mengontrol penggunaan dana.

a. Tugas Utama Pokja dan bidang Pendidikan adalah:

Tugas Utama Pokja Pendidikan

i. Mengelola bantuan multiyears (khususnya dalam pencairan dana) setelah berakhirnya PPK. • Membuka rekening Pendidikan dengan specimen 3 orang yaitu ketua

Pokja (disarankan dari unsur komite Sekolah) dan 2 orang anggota terdiri dari unsure UPK dan salah satu Tokoh Masyarakat yang dipilih dalam Forum MAD Penetapan usulan.

• Menyalurkan dana kegiatan pendidikan berdasarkan Surat Penetapan Camat (SPC) sesuai RPD ke TPK setelah mendapat persetujuan forum MAD.

• Mengadministrasikan keuangan dan kegiatan penyaluran dana di Kecamatan.

ii. Melakukan mediasi dan koordinasi dengan pihak pemerintah (Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan) untuk peningkatan pelayanan pendidikan.

iii. Melayani Pengaduan masyarakat. iv. Pelakukan Monitoring dan evaluasi pelaksanaan bantuan Pendidikan PPK.

Catatan: Keterlibatan UPK sebagai salah satu penandatangan rekening pendidikan (Pokja) dimaksudkan untuk fungsi pengawasan.

Tugas utama bidang pendidikan TPK

i. Menyalurkan dana kegiatan kepada pemanfaat. ii. Memantau pemanfaatan dana kegiatan oleh pemanfaat . iii. Mengadministrasikan keuangan dan kegiatan di desa. iv. Mengajukan RPD ke UPK v. Menyusun LPD


b. Pencairan dan Penyaluran Dana Multiyears

Mekanisme pencairan dan penyaluran dana pendidikan multiyears perlu disepakati dalam forum MAD Penetapan Usulan berikut keanggotaan Pokja dan 3 specimen rekening pendidikan yang terdiri dari: Komite sekolah, UPK, Tokoh Masyarakat. Nama dan nomor Rekening harus disosialisasikan ke masyarakat desa penerima dana pendidikan. Secara garis besar mekanisme pencairan dan penyaluran dana pendidikan multiyears sbb: • TPK mengajukan RPD Total kegiatan pendidikan ke Rekening Kolektif - PPK

sesuai Total Anggaran yang disetujui pada Forum MAD Penetapan usulan. • UPK menyalurkan dana kegiatan pendidikan ke Rekening Pokja Pendidikan

berdasarkan RPD Total yang diajukan. • TPK mengajukan RPD sesuai kebutuhan ke Pokja Pendidikan (beasiswa per

semester, honor guru triwulanan) berikut daftar penerima manfaat. (Pencairan kedua dan seterusnya disertai LPD). LPD dimaksud harus diverifikasi oleh UPK dan FK (bila masih bertugas) antara lain untuk memastikan bahwa RPD yang diusulkan tidak melampaui anggaran satu tahun.

• Setelah diperiksa, maka Pokja mencairkan dana ke TPK sesuai RPD yang diajukan berdasarkan kebutuhan.

Penting: o Pokja hanya berwenang mencairkan dana berdasarkan rencana

anggaran tahunan TPK yang telah disetujui forum MAD Penetapan Usulan atau forum yang diberi kewenangan oleh MAD untuk mencairkan dana tersebut.

o Pencairan dana dilaksanakan berdasarkan RPD yang diusulkan TPK setelah diperiksa oleh UPK dan FK (bila masih bertugas)

Alur Mekanisme Penyaluran Dana Pendidikan Multiyears

REK – KOLEKTIF REK POKJA PENDIDIKAN

(Komite Sekolah, UPK, Tomas)

RPD

TOTA

L

RPD

SESUA

I KEBU

TUH

AN

& LPD

RPD

SESUA

I KEBU

TUH

AN

& LPD

DESA

KECAMATAN

(1)

(4)

(3)

(2)

TPK


2.6. PENGEMBANGAN DAN KEBERLANJUTAN

a. Bantuan dana PPK untuk bidang pendidikan berbentuk hibah sehingga keberlanjutannya menjadi tanggung jawab penerima manfaat dan masyarakat. Keberlanjutan kegiatan sudah harus dipikirkan dan direncanakan sejak pada tahap perencanaan kegiatan. Beberapa aktivitas yang perlu dilakukan oleh Konsultan PPK untuk keberlanjutan dan pengembangan kegiatan bidang pendidikan:

b. FK memberikan bimbingan teknis sesuai jenis kegiatan yang dilakukan masyarakat

mulai dari perencanaan sampai dengan pelaksanaan kegiatan. c. FK memfasilitasi TPK untuk memperoleh bantuan teknis maupun financial ke

Kantor Cabang Diknas Pendidikan Kecamatan maupun sumber lain. d. FK memfasilitasi terbentuknya Pokja pendidikan di tingkat kecamatan yang terdiri

dari unsure Komite Sekolah, Guru, orang tua, pemerhati pendidikan, LSM, dan UPK yang bertanggung jawab atas pengelolaan bantuan multiyears serta mengundang private sector, Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan dalam pertemuan Musyawarah Antar Desa untuk kelanjutan dan pengembangan kegiatan.

e. FK memfasilitasi UPK untuk mengalokasikan dana beasiswa yang bersumber dari

sebagian jasa keuntungan perguliran UEP maupun SPP. f. FK melakukan koordinasi dengan lembaga keuangan dan asuransi setempat untuk

menjajagi kemungkinan asuransi pendidikan sebagai salah satu model pelestarian yang ditawarkan ke Musyawarah Antar Desa.

g. KM Kab melakukan Rekapitulasi usulan pendidikan hasil MAD dalam wilayah

kerjanya dan memfasilitasi pasar program pendidikan untuk mempertemukan Pokja Pendidikan tingkat Kecamatan dengan pemerintah, swasta, dan LSM yang peduli dengan masalah pendidikan.


3. KESEHATAN MASYARAKAT 3.1. DASAR PEMIKIRAN

Pengembangan bidang kesehatan masyarakat pada Program Pengembangan Kecamatan didasari atas tiga hal. Pertama mengemban amanat UU Kesehatan No. 23 tahun 1992 dimana pengembangan kesehatan menjadi tangungjawab bersama antara Pemerintah dan masyarakat. Kedua berkaitan dengan kebijakan Pemerintah Indonesia pada Bidang Kesehatan yaitu MENUJU INDONESIA SEHAT 2010. Ketiga didasari atas permasalahan kesehatan masyarakat Indonesia. Tujuan pembangunan kesehatan MENUJU INDONESIA SEHAT 2010 adalah Meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang optimal. Indikator keberhasilan MENUJU INDONESIA SEHAT 2010 meliputi beberapa aspek berikut ini: a. Penduduk hidup dalam lingkungan hidup yang sehat, sebagai berikut :

i. Lingkungan yang bebas dari polusi ii. Tersedianya air bersih iii. Sanitasi lingkungan yang memadai iv. Perumahan dan pemukiman yang sehat v. Perencanaan kawasan berwawasan kesehatan vi. Kehidupan masyarakat yang saling tolong menolong dengan memelihara nilai-nilai

budaya bangsa.

b. Penduduk hidup dengan perilaku sehat, sebagai berikut :

i. Bersifat proaktif untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan. ii. Mencegah resiko terjadinya penyakit. iii. Melindungi diri dari ancaman penyakit. iv. Berpartisipasi aktif dalam gerakan kesehatan masyarakat.

c. Penduduk memiliki kemampuan untuk.

Menjangkau pelayanan kesehatan yang bermutu (memuaskan pemakai jasa pelayanan dan diselenggarakan sesuai standar dan etika pelayanan profesi)

Dari data kesehatan nasional yang dihimpun antara tahun 1998–2003 penyebab utama kematian di Indonesia karena gangguan kehamilan dan persalinan, penyakit jantung, Influensa & pneumonia, tuberkulosis (TBC), dan meningitis (radang otak). Beberapa masalah kesehatan yang cukup menonjol seperti 95% desa tidak memiliki pelayanan kesehatan mandiri (Pos obat desa, posyandu, polindes, Puskesmas/pustu), 91% penduduk tidak menerapkan perilaku hidup bersih dan sehat, 90% penduduk tidak memiliki jaminan kesehatan (asuransi, dll), sekitar 50% rumah tangga tidak memiliki sarana air bersih dan sarana pembuangan air besar, serta sepertiga (30%) balita dan anak usia sekolah mengalami kurang gizi. Dari data tersebut diatas masyarakat Indonesia mengalami masalah kesehatan berupa, perilaku hidup yang tidak bersih dan tidak sehat serta tinggal pada lingkungan dengan sanitasi buruk.


3.2. TUJUAN

3.2.1. Tujuan Umum

Berdasarkan permasalahan utama yang dihadapi masyarakat Indonesia pada bidang kesehatan, Program Pengembangan Kecamatan mengembangkan kegiatan bidang kesehatan dengan tujuan utama meningkatkan partisipasi masyarakat untuk melakukan hidup bersih dan sehat serta menyediakan dan mendekatkan PELAYANAN KESEHATAN DASAR yang dapat dikelola secara mandiri oleh masyarakat.


Secara lebih rinci tujuan dari bidang kesehatan masyarakat pada Program Pengembangan Kecamatan meliputi: a. Meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya kesehatan dan akhirnya

mau berpartisipasi aktif dalam gerakan kesehatan masyarakat. b. Penyediaan pelayanan kesehatan yang lebih berorientasi untuk pencegahan

penyakit dan pengobatan sederhana. c. Dikembangkanya kegiatan-kegiatan pencegahan penyakit menular termasuk

penyediaan sarana-prasarana pendukungnya. d. Dikembangkanya kegiatan-kegiatan pada kelompok masyarakat untuk melakukan

pengelolaan pendanaan kesehatan secara mandiri. 3.3 SASARAN DAN JENIS KEGIATAN


Kelompok penerima manfaat kegiatan kesehatan adalah masyarakat miskin di lokasi PPK (Program Pengembangan Kecamatan), dengan kriteria sebagai berikut: a. Semua warga desa di lokasi PPK. b. Diutamakan kelompok rentan kesehatan yaitu Ibu, Anak usia sekolah, Balita, dan

Bayi dari keluarga miskin. c. Kelompok lanjut usia d. Masyarakat yang terkena musibah bencana alam, kerusuhan, atau wabah

penyakit. e. Kelompok masyarakat yang akan menjadi pelaksana kegiatan f. Kelompok masyarakat yang belum optimal atau sepenuhnya mendapatkan

pelayanan bidang kesehatan yang cukup memadai, seperti; kekurangan fasilitas pelayanan kesehatan

g. Kelompok Masyarakat yang belum terjangkau atau tertangani oleh program pelayanan kesehatan, seperti tempat tinggal terpencil dan tidak tersedia fasilitas kesehatan


Jenis kegiatan kesehatan yang dapat didanai oleh PPK dikategorikan dalam empat bagian, yaitu :


a. Penyuluhan Kesehatan

Beberapa hal yang menjadi alasan mengapa kegiatan PENYULUHAN KESEHATAN dikembangkan di dalam PPK: i. Kesadaran masyarakat akan kesehatan masih cukup rendah. ii. Banyak persepsi masyarakat tentang suatu masalah kesehatan adalah keliru

Contoh: ada masyarakat yang menganggap balita diare karena mau tambah kepintarannya, sehingga tidak dalakukan upaya perawatan. Setelah anak mengalami penurunan kesadaran karena kekurangan cairan tubuh (dehidrasi) baru kebingungan untuk mencari pertolongan. Akibatnya pertolongan yang diberikan sudah terlambat dan akhirnya kematian yang terjadi.

iii. Pengetahuan masyarakat tentang kesehatan sangat terbatas. iv. Banyak masalah kesehatan yang sebenarnya dapat diatasi jika masyarakat

dapat segera melakukan tindakan pencegahan dan penanganan segera. v. Masyarakat menyadari ada kebutuhan kesehatan tapi tidak tahu bagaimana

cara mengatasinya.

Program penyuluhan kesehatan dan penyebarluasan informasi kesehatan lebih dimaksudkan untuk memberikan pengetahuan dan ketrampilan kepada masyarakat supaya terjadi perubahan perilaku untuk hidup sehat. Beberapa alternatif kegiatan yang dapat dikembangkan dalam kategori penyuluhan kesehatan antara lain: i. Penyediaan alat / media informasi tentang kesehatan seperti poster, leaflet,

buku-buku mini seri kesehatan, ii. Penyuluhan langsung tentang masalah kesehatan dalam pertemuan-

pertemuan masyarakat atau diagendakan secara khusus. iii. Memanfaatkan media-media penyebaran informasi yang sudah ada. iv. Pendidikan kesehatan melalui lingkungan sekolah.

b. Penyediaan Pelayanan Kesehatan Masyarakat Pemerintah sudah menyediakan berbagai pelayanan kesehatan yang didekatkan pada masyarakat, dengan harapan masyarakat dapat dengan mudah dan murah menjangkau pelayanan kesehatan. Sumber pelayanan kesehatan yang sudah disediakan oleh Pemerintah di tiap kecamatan antara lain Puskesmas, Puskesmas Pembantu, dokter PTT, bidan di desa, polindes, dll. Namun pada kenyataannya, saat ini masih cukup banyak masyarakat yang belum terjangkau oleh sumber pelayanan kesehatan. Banyak faktor yang mempengaruhi atas ketidakterjangkaunya masyarakat akan pelayanan kesehatan. Faktor-faktor itu antara lain kondisi geografis, keterbatasan jumlah tenaga kesehatan, dan keterbatasan dana dari Pemerintah.

Jenis kegiatan Pelayanan Kesehatan Masyarakat dapat berupa ; Pos Pelayanan Terpadu (posyandu), Pelatihan-pelatihan ketrampilan bidang kesehatan, Poliklinik Desa (Polindes) atau Pos Obat Desa (POD) dan ambulan desa. Kegiatan ini dapat diajukan pendanaannya kepada PPK dengan peruntukan: i. Penyelenggaraan atau pengadaan fasilitas pelayanan kesehatan dasar. ii. Peningkatan atau pengembangan fasilitas dan tempat pelayanan kesehatan

masyarakat yang sudah ada di desa.


c. Kesehatan Lingkungan

Faktor penyebab terbesar yang membuat manusia jatuh sakit adalah LINGKUNGAN sekitar tempat tinggal. Sementara kondisi lingkungan tempat tinggal mayoritas masyarakat Indonesia tidak memenuhi syarat kesehatan. Kondisi ini lebih buruk lagi pada lokasi pemukiman keluarga miskin. Dari data nasional sekitar 50% keluarga belum memiliki jamban keluarga dan sarana air bersih ditambah dengan lingkungan yang kotor dan polusi udara. Iklim tropis Indonesia juga menjadi daerah yang ideal untuk perkembangbiakan beberapa vektor penyakit seperti nyamuk malaria, nyamuk demam berdarah, lalat, dan tikus. Binatang-binatang ini merupakan perantara bagi penularan penyakit seperti malaria, diare, pes, dan demam berdarah. Situasi ini memungkinkan banyak wilayah mengalami wabah penyakit. Kondisi ini tentunya semakin memperberat kondisi keluarga miskin.

Guna menangani masalah kesehatan lingkungan ada dua aspek yang menjadi pusat pemecahan masalahnya yaitu perilaku sehat dan penyediaan prasarana sarana pendukung. Bentuk kegiatan yang dapat dikembangkan antara lain: i. Penyediaan sarana pencegahan dan pemberantasan penyakit menular serta

penciptaan sanitasi lingkungan yang memadahi seperti: pembuatan tempat Mandi Cuci Kakus (MCK), pengadaan air bersih, pembuatan atau perbaikan saluran air kotor / got dan sarana kesehatan lingkungan lainnya.

ii. Pelatihan pencegahan wabah penyakit terutama untuk daerah yang sering dilanda wabah penyakit tertentu atau terjadi bencana alam, termasuk pengadaan sarana evakuasi penduduk.

d. Pembiayaan Kesehatan Mandiri

Masalah yang ingin diatasi dari kegiatan ini adalah masyarakat tidak dapat mengakses sumber pelayanan kesehatan. Hal ini dikarenakan masyarakat tidak memiliki cukup dana yang tersedia setiap saat ketika mereka jatuh sakit. Kondisi ini muncul karena mayoritas masyarakat Indonesia (90%) tidak dilindungi oleh sistem jaminan pemeliharaan kesehatan.

Bentuk kegiatan yang dapat dikembangkan antara lain bantuan pembiayaan kesehatan mandiri seperti dana sehat dan Jaminan Pemeliharaan Kesehatan Masyarakat (JPKM). Bentuk bantuan kegiatan ini berupa subsidi awal kepada kelompok dana sehat atau kelompok JPKM. Sebelum dana dicairkan perlu ada penguatan terlebih dahulu kepada kelompok atau desa.

3.4. MEKANISME PENGELOLAAN KEGIATAN

3.4.1. Perencanaan kegiatan Pada tahap sosialisasi yang dilakukan sejak MAD sosialisasi hingga MD sosialisasi adalah menekankan pada pemberian informasi mengenai beberapa hal yaitu:

a. Masalah kesehatan masyarakat pada lingkup kecamatan atau desa. (Data-data ini dapat diperoleh dari Dinas kesehatan atau Puskesmas setempat).

b. Dampak dari masalah kesehatan jika tidak segera diatasi. c. Bentuk-bentuk kegiatan kesehatan yang dapat dikembangkan oleh masyarakat.


d. Masyarakat akan mendapatkan bantuan pendampingan baik dari Program maupun dari Pemerintah seperti Puskesmas di dalam mengembangkan kegiatan kesehatan.

Pemberian informasi ini penting mengingat masyarakat masih sangat terbatas dalam memahami permasalahan kesehatan. Tanpa pemberian informasi yang memadai membuat masyarakat mengalami kesulitan di dalam mengidentifikasi kebutuhan kesehatan atau bahkan tidak merasakan bahwa dirinya sedang mengalami masalah kesehatan.

Pada proses penggalian gagasan, perlu dikembangkan proses fasilitasi yang dapat mengajak masyarakat untuk menemukenali masalah kesehatan yang mereka hadapi. Hal ini penting mengingat kondisi masyarakat saat ini pada umumnya masih sangat kurang perhatian pada aspek kesehatan. Masyarakat mengalami kesulitan apakah dirinya sedang menghadapi masalah kesehatan atau tidak. Proses fasilitasi yang dikembangkan minimal dapat: a. Menyadarkan masyarakat bahwa mereka sedang mengalami atau menghadapi

masalah kesehatan. b. Mengajak masyarakat untuk mengidentifikasi masalah-masalah kesehatan yang

sedang mereka hadapi. c. Mengajak masyarakat untuk merumuskan bentuk-bentuk kegiatan guna mengatasi

masalah kesehatanya. Proses fasilitasi atas agenda tambahan diatas dapat dilakukan sebagai berikut: a. Susun dan bagikan paket informasi kesehatan yang memuat informasi tentang

masalah-masalah kesehatan dan program-program kesehatan yang telah ada kepada peserta pertemuan. Paket informasi ini dapat menjadi media penyuluhan kesehatan. Penyusunan paket informasi perlu melibatkan tenaga kesehatan atau Puskesmas terdekat.

b. Pada saat pembuatan peta sosial perlu dilengkapi dengan legenda aspek kesehatan yang mencakup: i. Keluarga yang memiliki balita dan balita kurang gizi. ii. Keluarga yang termasuk pasangan usia subur. iii. Keluarga Pasangan usia subur yang mengikuti program keluarga Berencana. iv. Sumber air bersih pada masing-masing keluarga. v. Sarana sanitasi pada masing-masing keluarga. vi. Kegiatan kesehatan yang sudah ada vii. Fasilitas pelayanan kesehatan yang ada viii. Wilayah yang sering terkena wabah penyakit.

c. Pada saat menggali gagasan kelompok atau dusun difasilitasi untuk dapat menemukenali masalah dan kebutuhan kesehatan dengan cara sebagai berikut: i. Siapkan lembar peraga “Identifikasi masalah dan kebutuhan kesehatan”. ii. Dengan lembar peraga tersebut secara partisipatif ajak peserta untuk

menyebutkan masalah kesehatan diri sendiri, keluarga, dan sekitar tempat tinggalnya.

iii. Ajak peserta untuk mengelompokan masalah-masalah kesehatan dalam 4 kategori yaitu (a) kurang pengetahuan atau pemahaman tentang kesehatan, (b) tidak ada atau kesulitan mendapatkan pelayanan kesehatan, (c) lingkungan yang tidak sehat, (d) kesulitan membiayai pengobatan atau tidak memiliki jaminan kesehatan.

iv. Jumlah seluruh masalah pada masing-masing kategori.


v. Ajak peserta untuk menentukan masalah terbanyak ada dikategori yang mana? Dan dimungkinkan untuk menentukan 2 kategori masalah jika jumlahnya hampir sama.

d. Setelah masalah diidentifikasi ajak peserta untuk merumuskan bentuk kegiatan

yang sesuai (dapat menjawab masalah dan kebutuhan kesehatan), dengan langkah sebagai berikut: i. Tayangkan lembar peraga” Kegiatan Kesehatan”. Beri penjelasan singkat dari

masing-masing kegiatan yang ada dan tujuan dari kegiatan tersebut. ii. Ajak peserta untuk memilih jenis kegiatan yang dapat mengatasi masalah

kesehatanya. iii. Tuliskan seluruh gagasan yang disepakati dalam lembar gagasan. iv. Ingatkan kepada peserta bahwa hasil dari pertemuan ini akan dibahas di dalam

musyawarah desa untuk menyusun rencana pembangunan desa. Pada saat penulisan usulan, masyarakat perlu mendapatkan pendampingan. Disamping itu juga perlu melakukan konsultasi dengan Puskesmas atau Dinas Kesehatan setempat. Hal ini penting agar usulan yang disusun tidak hanya sekedar mengusulkan kegiatan prasarananya saja tetapi merupakan satu rangkaian kegiatan lengkap dimana satu kegiatan mendukung kegiatan lainya. Konsultasi dengan Puskesmas atau Dinas Kesehatan dimaksudkan untuk membantu mengkaji apakah bentuk kegiatan yang diusulkan sudah tepat menjawab masalah kesehatan, membantu merumuskan langkah-langkah kegiatan, invetarisir bahan dan alat yang diperlukan, harga satuan bahan atau alat yang akan digunakan, mencari informasi sumber bantuan atau kesediaan untuk membantu kegiatan masyarakat. Verifikasi usulan kegiatan kesehatan yang dilakukan oleh tim verifikasi perlu melibatkan tenaga kesehatan setempat. Tenaga kesehatan ini dapat berasal dari Puskesmas, swasta, atau Dinas Kesehatan. Pelibatan tenaga kesehatan diharapkan dapat membantu di dalam memberikan masukan berkaitan dengan teknis medis. Lingkup verifikasi pada usulan kegiatan kesehatan minimal mencakup beberapa aspek yaitu: a. Kesesuaian antara bentuk kegiatan dengan permasalahan kesehatan yang

dihadapi oleh masyarakat. b. Kelayakan paket rangkaian kegiatan yang dikembangkan c. Kesesuaian bahan dan alat yang akan digunakan. d. Kesesuaian antara biaya dengan jumlah sasaran. e. Kesesuaian bentuk pengorganisasian dan pengelolaan kegiatan Penyusunan Desain dan RAB pada kegiatan kesehatan lebih didasarkan dari rangkaian kegiatan yang akan dikembangkan, karena kegiatan kesehatan tidak dapat hanya satu kegiatan yang berdiri sendiri.

Contoh:

Paket kegiatan posyandu mencakup beberapa kegiatan yaitu:

1. Pelatihan kader 2. Pengadaan bahan, alat, dan obat-obatan 3. Pemberian makanan tambahan 4. Biaya operasional 5. Pengadaan sarana prasarana


Mengingat kegiatan-kegiatan kesehatan sudah banyak dikembangkan oleh Pemerintah, pada saat menyusun RAB perlu dikonsultasikan dengan Puskesmas setempat atau poliklinik swasta terdekat. Konsultasi ini dimaksudkan untuk menyusun kebutuhan pendanaan dan memastikan bentuk bantuan atau dukungan yang bisa diberikan oleh Puskesmas. Anggaran yang direncanakan adalah untuk kegiatan-kegiatan yang tidak mendapat dukungan bantuan dari Puskesmas. Penyusunan anggaran kegiatan dapat disusun untuk kebutuhan lebih dari satu tahun dengan memperhatikan tujuan kemandirian.

3.4.2. Pelaksanaan Kegiatan

Pelaksana kegiatan kesehatan ditingkat kelompok adalah kader kesehatan. Kader kesehatan ini sebelum bekerja perlu mendapatkan pelatihan. Modul pelatihan kader kesehatan sudah ada di Puskesmas atau Dinas Kesehatan. Fasilitator Kecamatan dan atau Pendamping Lokal perlu menjalin kerjasama dengan Puskesmas di dalam melaksanakan pelatihan kader kesehatan. Kader Kesehatan dipilih dari masyarakat sendiri. Jumlah kader kesehatan untuk setiap desa disesuaikan dengan jenis kegiatan yang akan dikembangkan. Sebagai contoh untuk Posyandu yang melayani 100 balita memerlukan minimal 8 kader kesehatan.

Kader kesehatan bertugas sebagai pelaksana kegiatan dan mengelola keuangan/administrasi kegiatan, juga mendampingi kelompok sasaran. TPK sebagai tim pelaksana kegiatan PPK di desa menyalurkan dana kegiatan kesehatan kepada kelompok kegiatan kesehatan. Pada kelompok ini ada kepengurusan kelompok. Pengurus ini yang akan mengelola dana bantuan PPK di kelompok kegiatan kesehatan.

Kepengurusan kelompok dibentuk oleh masyarakat. Unsur pengurus meliputi wakil dari masyarakat, kader kesehatan, dan aparat desa terkait (Kepala Desa dan anggota BPD yang mengurusi bidang kesehatan atau kesejahteraan sosial) sebagai pembina. Keterlibatan aparat desa sebagai pengawas dan pembina menjadi penting karena kegiatan kesehatan ini adalah milik desa. Dikatakan kegiatan adalah milik desa karena kegiatan ini mencakup seluruh warga desa.

Pendampingan pelaksanaan kegiatan masyarakat perlu melibatkan Puskesmas setempat, atau tenaga kesehatan terdekat seperti bidan desa. Pelibatan ini penting agar masyarakat mendapatkan bantuan teknis medis yang memadai disamping support pengelolaan dan bentuk bantuan lainnya. Untuk itu Fasilitator Kecamatan, PJOK, dan Pendamping Lokal perlu menjalin kerjasama dengan Puskesmas setempat / tenaga kesehatan terdekat sebelum kegiatan masyarakat dimulai.

Penyusunan rencana kerja dan pencairan dana untuk kegiatan kesehatan dilakukan setelah kader kesehatan dilatih. Biasanya pada akhir pelatihan kader kesehatan akan difasilitasi untuk menyusun rencana kegiatan dan pengelolaan dana kegiatan. Rencana kegiatan dan anggaran dapat disusun sekaligus untuk 3 tahun kedepan. Rencana tersebut selanjutnya perlu disampaikan kepada TPK, agar TPK dapat menyusun tahapan pencairan dana. Mengingat masa tugas TPK singkat, maka sebelum TPK dibubarkan seluruh dana untuk kegiatan kesehatan perlu dicairkan ke kelompok kegiatan yang selanjutnya pengelolaanya dilakukan oleh pengurus kegiatan kesehatan. Dengan demikian TPK sudah dapat melakukan pertanggungjawaban pada akhir masa tugasnya. Setelah TPK tidak berfungsi lagi, perlu diciptakan sistem dimana ada proses pengawasan dan secara berkala pengurus tersebut dapat mempertanggungjawabkan pengelolaan dana kegiatan.


Pengadaan bahan dan alat yang bukan alat-alat kesehatan (peralatan medis) dapat dilakukan oleh masyarakat atau kader kesehatan. Sedangkan untuk pengadaan bahan dan alat kesehatan perlu berkonsultasi dengan tenaga kesehatan atau Puskesmas. Pengadan bahan-bahan habis pakai perlu memperhatikan tingkat penggunaanya meskipun dianggarkan untuk beberapa tahun mengingat bahan-bahan ini memiliki masa kedaluarsa. Bahan habis pakai lebih baik disediakan secara berkala misalnya 3 bulan sekali. Jika bahan atau alat yang sejenis dimana nilai nominalnya mencapai diatas Rp. 15 juta perlu mengikuti proses pelelangan sebagaimana diatur dalam PTO.

Penyaluran bantuan kepada kelompok sasaran kegiatan kesehatan tidak diberikan langsung ke masing-masing individu penerima manfaat melainkan kepada kelompok. TPK menyalurkan dana bantuan kepada kelompok kegiatan. Dana yang sudah diterima oleh kelompok dikelola sesuai aturan yang disepakati dalam kelompok.

Serah terima kegiatan bidang kesehatan dilakukan oleh TPK kepada Musyawarah Desa. TPK didalam menyusun dokumen serah terima perlu meminta bantuan kader kesehatan atau pengurus kelompok kegiatan. Kegiatan kesehatan dikatakan telah 100% dilakukan dan dapat diserah terimakan kepada masyarakat jika memenuhi persyaratan berikut: a. Kegiatan sudah berjalan. b. Tenaga pengelola dan mekanisme pengelolaan kegiatan serta administrasi sudah

berjalan. c. Dana kegiatan sudah 100% diserah-terimakan kepada kelompok. d. Sudah dapat memberikan data atau informasi kegiatan:

i. Jenis-jenis kegiatan yang sudah dilakukan ii. Lokasi kegiatan iii. Frekuensi pelaksanaan kegiatan iv. Jumlah pemanfaat dan karakteristik pemanfaat. v. Mekanisme dan aturan pengelolaan dana kegiatan. vi. Tenaga-tenaga yang terlibat di dalam mengelola kegiatan.

3.5. PENGELOLAAN DANA Dana kegiatan kesehatan tidak dikelola oleh TPK. TPK hanya sebagai penyalur dana dari UPK dan mengawasi penggunaanya serta mempertanggungjawabkan pelaksanaan kegiatan di Musyawarah Desa. Dana dikelola ditingkat kelompok yang dikelola oleh pengurus kelompok bersama kader kesehatan. Secara rutin TPK melihat tertib administrasi yang dilakukan oleh kelompok dan mengumpulkan data untuk kebutuhan pertanggungjawaban. Penguatan kelompok dan kader kesehatan didalam mengelola keuangan kegiatan menjadi penting untuk diperhatikan.

Penggunaan dana operasional 3 % perlu didiskusikan peruntukkannya antara TPK dengan pengurus kelompok kegiatan. Penggunaannya disesuaikan dengan beban kerja antara TPK dengan pengurus kelompok.


3.6. PENGEMBANGAN DAN PELESTARIAN KEGIATAN Penggunaan dana PPK sesuai kebutuhan untuk menuju kepada kemandirian dan keberlanjutan. Untuk itu sejak awal kegiatan sudah mulai direncanakan bentuk pelestarian kegiatan. Kegiatan kesehatan tidak hanya terpusat pada dana bantuan PPK saja. Kelompok atau desa dapat mencari sumber lain dan meningkatkan potensi swadaya masyarakat.

Membangun kesadaran masyarakat bahwa kesehatan itu penting dan perlu tersedia sumber palayanan kesehatan setiap saat harus ditumbuhkan pada masyarakat. Melalui penumbuhan kesadaran ini diharapkan komitmen masyarakat untuk memelihara dan melestarikan kegiatan dapat diwujudkan.

Pelestarian kegiatan kesehatan dapat mencakup: a. Tersedianya secara terus menerus kader kesehatan sebagai pelaksana kegiatan. b. Terus aktifnya pengurus kegiatan. c. Tingkat pemanfaatan kegiatan oleh masyarakat dari bulan kebulan terus tinggi. d. Fasilitas prasarana dan peralatan tersedia secara memadai. e. Kegiatan secara rutin terus dapat dilakukan f. Jaminan ketersediaan dana operasional baik dari masyarakat maupun dari sumber lain.

Guna menjamin kegiatan kesehatan tetap lestari banyak upaya yang dapat dilakukan seperti: a. Pada tenggang waktu tertentu (mis. 3 tahun sekali) dilakukan pergantian kader

kesehatan dan pelatihan kader baru. b. Menyepakati adanya kontribusi masyarakat di dalam mendanai kegiatan kesehatan

(mis. Iuran rutin di saat ada kegiatan Posyandu). c. Melakukan kolaborasi antara kegiatan ekonomi produktif dengan kegiatan kesehatan

(mis. hasil usaha ekonomi produktif sebagian disisihkan untuk mendanai kegiatan kesehatan).

d. Kelompok kegiatan kesehatan mengembangkan kegiatan ekonomi produktif. (misal. Dana–dana yang terkumpul di Posyandu dipinjamkan kepada keluarga miskin dalam bentuk ternak. Hasil ternak dibagi dua dengan posyandu. Posyandu membentuk unit usaha penyewaan alat pesta dan hasilnya untuk operasional).

e. Membangun jaringan kerjasama dengan lembaga lain (LSM, perguruan tinggi, dan Pemerintah setempat).


4. KEGIATAN SIMPAN PINJAM UNTUK KELOMPOK PEREMPUAN (SPP)

4.1. DASAR PEMIKIRAN

Kegiatan Simpan Pinjam untuk Kelompok Perempuan (SPP) adalah kegiatan yang dilakukan oleh kaum perempuan dengan aktivitas pengelolaan dana simpanan dan pengelolaan dana pinjaman. Secara umum alokasi dana untuk kegiatan ini maksimal 25 % dari dana BLM di kecamatan. Namun demikian alokasi maksimal dana kegiatan simpan pinjam bagi kelompok perempuan per desa adalah sebesar Rp 10 Juta. Kelancaran pengembalian dan/atau peningkatan prosentase pengembalian pinjaman sebelumnya harus dipertimbangkan dalam mengalokasikan dana simpan pinjam bagi kelompok perempuan ini. Dalam pelaksanaan PPK sebelumnya, kegiatan simpan pinjam oleh kelompok perempuan menunjukkan tingkat pengembalian yang relatif lebih baik dibandingkan kelompok campuran atau Usaha Ekonomi Produktif (UEP). Potensi ini sering kurang mendapat perhatian dalam pengambilan keputusan pendanaan kebutuhan masyarakat atau dengan kata lain kalah dalam kompetisi.

4.2. TUJUAN DAN KETENTUAN DASAR

4.2.1. Tujuan Umum

Secara umum kegiatan ini bertujuan untuk mengembangkan potensi kegiatan simpan pinjam pedesaan, kemudahan akses pendanaan usaha skala mikro, pemenuhan kebutuhan pendanaan sosial dasar, dan memperkuat kelembagaan kegiatan kaum perempuan.


a. Mempercepat proses pemenuhan kebutuhan pendanaan usaha ataupun sosial dasar.

b. Memberikan kesempatan kaum perempuan meningkatkan ekonomi rumah tangga melalui pendanaan peluang usaha.

c. Mendorong penguatan kelembagaan simpan pinjam oleh kaum perempuan.

4.2.3. Dasar-dasar Pengelolaan Kegiatan

a. Kemudahan, artinya masyarakat miskin dengan mudah dan cepat mendapatkan pelayanan pendanaan kebutuhan.

b. Terlembagakan, artinya dana kegiatan SPP disalurkan melalui kelompok yang sudah mempunyai tata cara dan prosedur yang sudah baku dalam pengelolaan simpanan dan pengelolaan pinjaman.

c. Keberdayaan, artinya proses pengelolaan didasari oleh keputusan yang professional oleh kaum perempuan dengan mempertimbangkan pelestarian dan pengembangan dana bergulir guna meningkatkan kesejahteraan.

d. Pengembangan, artinya setiap keputusan pendanaan harus berorientasi pada peningkatan pendapatan sehingga meningkatkan pertumbuhan aktivitas ekonomi masyarakat pedesaan.


e. Akuntabilitas, artinya dalam melakukan pengelolaan dana bergulir harus dapat dipertanggung jawabkan kepada masyarakat.

4.3 SASARAN DAN JENIS KEGIATAN


Sasaran program adalah masyarakat miskin yang produktif yang memerlukan pendanaan kegiatan usaha ataupun kebutuhan sosial dasar melalui kelompok simpan pinjam untuk kelompok perempuan yang sudah ada di masyarakat.

4.3.2. Bentuk Kegiatan

Bentuk kegiatan SPP adalah memberikan dana pinjaman sebagai tambahan modal kerja bagi kelompok kaum perempuan yang mempunyai pengelolaan dana simpanan dan pengelolaan dana pinjaman .

Ketentuan dalam pelaksanaan kegiatan kelompok SPP adalah: a. Kelompok yang berhak menerima dana SPP adalah kelompok yang:

• Beranggotaan perempuan yang mempunyai ikatan pemersatu dan saling mengenal minimal satu tahun.

• Mempunyai kegiatan simpan pinjam dengan aturan pengelolaan dana simpanan dan dana pinjaman yang telah disepakati.

• Telah mempunyai modal dan simpanan dari anggota sebagai sumber dana pinjaman yang diberikan.

• Kegiatan pinjaman masih berlangsung dengan baik. • Mempunyai organisasi kelompok dan administrasi secara sederhana.

b. Alokasi dana kegiatan SPP maksimal 25 % dari alokasi dana BLM kecamatan tetapi tidak boleh lebih dari Rp.10 Juta per desa termasuk dana Operasional untuk UPK 2 % dan Operasional untuk Desa 3 %. Kelancaran pengembalian dan/atau peningkatan prosentase pengembalian pinjaman sebelumnya harus dipertimbangkan dalam mengalokasikan dana SPP ini.

c. Penyaluran dana BLM tidak diperkenankan adanya syarat agunan kepada

kelompok.

d. Kompetisi kelompok SPP lebih mempertimbangkan kelayakan kelompok pengusul. Jika desa mengusulkan lebih dari satu kelompok maka hanya kelompok yang usulannya layak yang dapat didanai. Kelompok yang tidak layak tidak menggugurkan seluruh usulan desa untuk kegiatan SPP.

e. Pengembalian dari dana SPP hanya digunakan untuk pendanaan kegiatan SPP,

baik kelompok lama (pernah menerima pendanaan SPP sebelumnya) ataupun baru yang sesuai ketentuan pengelolaan dana bergulir.


4.4 MEKANISME PENGELOLAAN KEGIATAN

4.4.1. Perencanaan Kegiatan

a. Sosialisasi

Tahapan ini memberikan penjelasan kepada masyarakat tentang ruang lingkup kegiatan SPP, persyaratan kelompok, dan kelayakan kelompok.

b. Penggalian Gagasan

Tahapan ini merupakan identifikasi kebutuhan masyarakat dan kelompok Simpan Pinjam dalam setiap dusun yang layak untuk mengajukan usulan ke PPK.

c. Musyawarah Khusus Perempuan

Dalam tahapan ini memutuskan untuk mengusulkan kelompok yang dianggap memenuhi persyaratan sebagai usulan desa dan dikompetisikan dalam MAD

d. Penulisan Usulan

Dalam penulisan usulan SPP paling tidak harus memuat beberapa hal sebagai berikut : i. Sekilas kondisi kelompok SPP ii. Gambaran Usaha dan Rencana Kelompok yang menjelaskan :

• Kondisi Anggota • Kondisi Permodalan • Kualitas Pinjaman • Kondisi Operasional

iii. Rencana Usaha dlam satu tahun yang akan datang. iv. Perhitungan Rencana Kebutuhan Dana v. Daftar calon pemanfaat untuk dana yang diusulkan dilengkapi dengan peta

sosial.

e. Verifikasi Usulan

Verifikasi kelompok SPP mencakup beberapa hal sebagai berikut i. Pengalaman Kegiatan Simpan Pinjam ii. Persyaratan Kelompok iii. Kondisi Kegiatan Simpan Pinjam , dengan penilaian :

• Permodalan • Kualitas Pinjaman • Administrasi dan Pengelolaan • Pendapatan • Likuiditas (pendanaan jangka pendek) • Penilaian khusus rencana kegiatan. • Penilaian calon pemanfaat apakah sesuai dengan peta sosial golongan

masyarakat miskin.


4.4.2. Pelaksanaan Kegiatan

Proses pelaksanaan kegiatan SPP meliputi :

a. Penyaluran Dana :

i. Dana BLM-PPK Ketentuan penyaluran dana BLM dengan ketentuan sebagai berikut : • Penyaluran melalui desa sesuai dengan ketentuan program dilampiri SPPB

dengan bukti penyaluran KW2. • Dalam saat yang bersamaan ketua TPK memberikan dana SPP setelah

dikurangi Operasional UPK 2% dan Operasional Desa 3% dengan Bukti Kuitansi yang ditandatangani oleh Ketua Kelompok sebagai penerima dan UPK sebagai Pengelola Kegiatan. Tujuan kuitansi ini adalah kelompok telah menerima langsung dari UPK dan selanjutnya mengembalikan kepada UPK.

• Kelompok membuat Perjanjian Pinjaman dengan UPK sebagai lampiran kuitansi penerimaan dana.

• Jangka waktu pengembalian BLM selama 12 bulan dan paling tidak diangsur 4 kali, hal ini dimaksudkan untuk kelancaran dan kemudahan. Kelancaran pengembalian akan dipantau dan dipergunakan untuk menentukan keberlanjutan peminjaman pada periode perguliran selanjutnya.

ii. Dana Perguliran :

Ketentuan pelaksanaan perguliran dana SPP adalah sebagai berikut : • Usulan kelompok langsung disampaikan ke UPK. • Verifikasi kelompok tetap dilakukan sebelum disetujui pendanaan. • Mekanisme pendanaan tetap mengikuti ketentuan PPK. • Penyaluran dana langsung dari UPK ke kelompok. • Pengembalian langsung dari kelompok ke UPK • Ada perjanjian pinjaman antara kelompok dan UPK • Jangka waktu Pengembalian pinjaman maksimal dari kelompok ke UPK

sampai dengan 36 bulan. Dalam 24 bulan pertama kelompok hanya membayar jasa pinjaman untuk tiap bulannya dan 12 bulan terakhir membayar pokok dan jasa pinjamannya kepada UPK. Pengelolaan dana pinjaman PPK di tingkat kelompok serta sanksi yang akan diterapkan, berdasarkan atas kesepakatan atau aturan yang telah ditetapkan dalam kelompok itu sendiri. Kriteria kelompok yang dapat menerima dana perguliran dengan jangka waktu pengembalian 36 bulan adalah kelompok yang:

Memenuhi kriteria sebagai lembaga pengelola pinjaman. Berpengalaman dalam pengelolaan simpanan dan pinjaman minimal 3

tahun. Mempunyai kesepakatan-kesepakatan secara tertulis (AD/ART, aturan

pengelolaan dana simpanan dan pinjaman,dsb) Tunggakan pinjaman yang dikelola maksimal 20%. Maksimal pendanaan kegiatan SPP 300 % dari jumlah simpanan dan

modal. Dipercaya masyarakat sebagai lembaga pengelola yang mandiri. Realisasi tingkat pengembalian minimal 80%. Pengembalian pinjaman sebelumnya minimal 80%.


b. Pengelolaan Kegiatan di tingkat UPK

Pengelolaan kegiatan di tingkat UPK meliputi : i. Pengelolaan Dokumen UPK mencakup beberapa hal sebagai berikut :

• Pengelolaan data kelompok dan peminjam. • Pengelolaan Proposal Penulisan Usulan dengan peta sosial. • Pengelolaan dokumen penyaluran : kuitansi, SPPB, • dsb

ii. Pengelolaan Administrasi meliputi:

• Rekening Pengembalian SPP • Buku Bantu Bank SPP • Buku Kas Harian SPP • Kartu pinjaman • dsb.

iii. Pengelolaan Pelaporan sebagai berikut :

• Laporan Realisasi Penyaluran • Laporan Perkembangan Pinjaman – SPP • Laporan Kolektibilitas – SPP • Necara • Laporan Operasional

. c. Pengelolaan di tingkat Kelompok:

Hal-hal yang dikelola ditingkat kelompok meliputi: i. Data-data tentang peminjam ii. Dokumen pendanaan/kuitansi di kelompok maupun pemanfaat. iii. Administrasi realisasi pengembalian pinjaman ke UPK. iv. Administrasi penyaluran dan pengembalian/Kartu pinjaman pemanfaat. v. Administrasi pinjaman pemanfaat.

4.4.3. Pelestarian dan Pengembangan Kegiatan

a. Pelestarian Kegiatan

Dasar-dasar dalam rangka mewujudkan pelestarian kegiatan adalah : i. Adanya dana kegiatan SPP yang produktif dan bertambah jumlahnya untuk

penyediaan kebutuhan pendanaan masyarakat miskin. ii. Adanya pelestarian prinsip PPK terutama keberpihakan kepada orang miskin

dan transparansi. iii. Penguatan kelembagaan baik dalam aspek permodalan ataupun kelembagaan

kelompok. iv. Pengembangan usaha terutama layanan kepada masyarakat dan permodalan.


Pelembagaan perguliran yang menyangkut mekanisme dan prosedur berdasarkan keputusan MAD yang tetap mengacu pada prinsip dan mekanisme PPK.

b. Pengembangan Kegiatan

Pengembangan kelompok SPP diarahkan sebagai lembaga pengelola simpanan dan pinjaman yang professional, akuntabel sehingga mampu menarik minat kerjasama lembaga lain sebagai lembaga penyalur dan pengelola pinjaman. Pengembangan kelembagaan kelompok SPP, secara badan hukum dapat menjadi Koperasi Simpan Pinjam.


5. BIDANG PRASARANA 5.1 DASAR PEMIKIRAN

Bidang prasarana dan sarana merupakan salah satu jenis kegiatan yang dapat dipilih masyarakat secara demokratis pada forum desa dan forum antar desa. Sejalan dengan prinsip open menu, semua jenis kegiatan prasarana dan sarana yang mempunyai pengaruh signifikan terhadap peningkatan ekonomi, derajat kesehatan, kualitas hidup dan kapasitas masyarakat miskin pedesaan dan tidak termasuk dalam negative list (daftar larangan) dapat diusulkan untuk didanai PPK. Penentuan skala prioritas pendanaan kegiatan dilakukan masyarakat dalam forum musyawarah antar desa dengan mengacu pada sejumlah kriteria yang meliputi aspek teknis, manfaat, keberpihakan kepada masyarakat miskin, mendesak untuk dilaksanakan, didukung oleh sumber daya serta upaya pelestarian kegiatan. Prasarana dan sarana di Indonesia ternyata masih terus dibutuhkan oleh masyarakat untuk membuka akses informasi dan pemasaran terutama di daerah tertinggal / terpencil. Meskipun demikian eksistensi program bukan hanya sebatas membangun program fisik, namun lebih dimaksudkan menyiapkan tatanan sosial masyarakat yang lebih baik sekaligus memberdayakannya agar mampu mengakses manfaat program fisik secara optimal bagi perbaikan pendidikan, kesehatan dan ekonominya

5.2 TUJUAN

5.2.1 TUJUAN UMUM Secara umum tujuan pembangunan prasarana dan sarana adalah pengembangan kemandirian masyarakat melalui peningkatan kapasitas masyarakat dan kelembagaan dalam penyelenggaraan pembangunan desa dan atau antar desa, serta peningkatan penyediaan prasarana dan sarana sosial ekonomi sesuai dengan kebutuhan masyarakat sebagai bagian dari upaya mempercepat penanggulangan kemiskinan.

5.2.2 TUJUAN KHUSUS

Membangun prasarana pendukung bagi desa-desa yang membutuhkannya, untuk: 1. Menciptakan lapangan kerja di desa terutama saat musim kering (jumlah

angkatan kerja dan dana yang terserap) 2. Meningkatkan kapasitas kelembagaan tim pengelola dan atau tim pemelihara

prasarana dan sarana 3. Meningkatkan ketrampilan masyarakat desa dalam perencanaan, pelaksanaan,

monitoring dan pemeliharaan prasarana 4. Meningkatkan pelayanan prasarana / sarana dalam desa dan atau antar desa


5.3 SASARAN DAN JENIS KEGIATAN

5.3.1 SASARAN PROGRAM

a. Dasar-dasar Pengelolaan Kegiatan Prasarana

Dalam pengelolaan kegiatan prasarana dan sarana pada PPK, sesuai dengan maksud dan tujuannya harus mempertimbangkan dasar-dasar pengelolaan sebagai berikut:

i. Metode perencanaan dan pelaksanaan kegiatan harus mampu:

• Menumbuhkan rasa memiliki oleh masyarakat • Meningkatkan keahlian masyarakat terutama dalam teknis dan

administrasi proyek • Mengefektifkan lembaga-lembaga yang ada di desa, formal maupun

informal. • Memperoleh kualitas desain dan pekerjaan yang sesuai dengan

standard teknis dan biaya yang efisien

ii. Untuk memenuhi rasa keadilan yang demokratis, penentuan penerima bantuan dilakukan melalui kompetisi yang transparan terhadap usulan dari masyarakat.

iii. Usulan didasarkan pada pandangan masa depan yang dihasilkan secara

musyawarah, dengan mengutamakan manfaat bagi kelompok miskin.

iv. Kegiatan yang tidak merusak lingkungan.

v. Mengutamakan teknologi sederhana.

vi. Sejauh mungkin memanfaatkan potensi sumber daya, baik sumber daya alam maupun sumber daya manusia.

vii. Tenaga kerja yang ikut partisipasi dibayar insentif secara langsung, kecuali

pekerjaan yang diswadayakan.

viii. Untuk mendapatkan hasil yang optimal, kualitas prasarana dan prasarana serta administrasi harus terjamin kebenarannya.

ix. Sistim perencanaan dan pengelolaan dibuat sederhana, agar mudah

dimengerti, dapat dikelola masyarakat sendiri, dan dapat direvisi dengan alasan yang kuat.

x. Segala informasi tentang perencanaan dan pelaksanaan kegiatan

diumumkan dan disampaikan kepada masyarakat seluas-luasnya.

xi. Pemeliharaan prasarana dan sarana yang telah dibangun menjadi tanggung jawab masyarakat bersama pemerintah desa.

xii. Masyarakat harus dilatih untuk memelihara prasarana dan sarna yang telah

dibangun.


xiii. Harus terjadi alih teknologi dari FT kepada masyarakat baik dalam perencanaan, pelaksanaan, dan cara pengelolaan pemeliharaan, melalui pelatihan dengan cara bekerja sambil belajar.

b. Azas Pemilihan Teknologi

Dalam penyusunan perencanaan teknis prasarana, perlu diperhatikan azas pemilihan teknologi yang mendukung tujuan PPK, baik yang menyangkut aspek teknik maupun aspek dampak lingkungan. Dalam pemilihan teknologi yang akan digunakan, FT, Kader Teknik dan masyarakat harus memperhatikan hal-hal di bawah ini:

i. Sebanyak mungkin melibatkan tenaga kerja desa setempat. Dapat dikerjakan secara padat karya, termasuk dalam pengadaan bahan. Tenaga kerja dari luar hanya diperbolehkan apabila keterampilan yang dibutuhkan tidak tersedia di desa.

ii. Harus menggunakan bahan lokal bila ada. Kemungkinan kualitas bahan lokal yang ada tidak sebagus bahan dari luar, tetapi sepanjang masih memenuhi standar teknis, maka bahan lokal tersebut perlu dimanfaatkan. Bahan yang diambil setempat akan memberi kesempatan kerja bagi masyarakat setempat dan identifikasi sumber bahan untuk kegiatan desa yang akan datang, termasuk pemeliharaan. Dengan penggunaan tenaga dan bahan lokal, uang tetap berputar di dalam desa sendiri, dengan harapan jumlah modal yang ada di desa meningkat.

iii. Teknologi dipilih yang sederhana, supaya dapat dikerjakan oleh masyarakat setempat sehingga tidak perlu mendatangkan keahlian atau peralatan dari luar. Tim Pengelola Kegiatan juga akan mampu mengerjakan kegiatan serupa apabila PPK sudah selesai. Tidak boleh membangun prasarana yang di luar kemampuan Tim Pengelola Kegiatan maupun masyarakat. Contohnya adalah semua jenis prasarana yang membutuhkan ketelitian dalam perencanaan atau teknologi yang canggih dan memiliki risiko kegagalan konstruksi yang tinggi.

iv. Menggunakan teknologi yang tepat, sesuai dengan spesifikasi dan penjelasan yang ada di buku Petunjuk Teknis yang bersangkutan, sehingga menghasilkan prasarana yang bermutu yang dapat memberi manfaat yang cukup berimbang dengan pengeluaran biaya.

v. Menggunakan teknologi yang biayanya murah tapi awet, agar masyarakat dapat membangun prasarana yang lebih optimal, mengingat pada umumnya kebutuhan prasarana jauh di atas jumlah biaya yang tersedia. Harga harus ditekan dengan mencari pemasok bahan yang paling menguntungkan masyarakat dan mengutamakan bahan lokal dengan menggunakan tenaga lokal yang pembayarannya dengan insentif. Harus diingat bahwa prasarana ini dibutuhkan oleh masyarakat dan dibangun untuk kepentingan masyarakat sendiri, biaya yang diberikan kepada tenaga kerja dianggap sebagai perangsang atau insentif, bukan upah buruh.

vi. Pada prinsipnya TPK berhak memilih teknologi yang dipakai asalkan telah dinilai layak secara teknis oleh FT dan atau KMT. Hak memilih tersebut hanya dapat dibatasi apabila pilihannya melanggar aturan atau kriteria. Prinsipnya PPK mengutamakan pemberdayaan masyarakat.

vii. TPK diharapkan tidak terpaku pada standar yang ada di buku petunjuk teknis pelaksanaan yang disiapkan untuk membantu TPK dan Fasilitator. TPK berhak


untuk memilih teknologi lain (non-standar) apabila masih sesuai dengan kriteria PPK, yaitu soal manfaat sosial-ekonomi, kelompok sasaran, ganti rugi, dampak lingkungan, dan kelayakan teknis dan biaya. TPK boleh mengambil teknologi yang sudah terbukti berhasil di tempat lain, walaupun tidak masuk dalam buku petunjuk. Pada prinsipnya tidak ada larangan mutlak untuk tidak selalu mengikuti petunjuk Teknis. Larangan pada umumnya diberikan untuk prasarana yang dianggap kurang sesuai dengan kriteria, terlalu mewah, atau di luar kemampuan desa untuk melaksanakan.

viii. Terbuka menerima masukan teknis dari banyak sumber, baik dari instansi terkait,

lingkungan PPK atau dari luar, sepanjang memenuhi kriteria PPK.

Proses pelaksanaan kegiatan prasarana dibagi menjadi tiga tahap utama, yaitu ; Perencanaan, Pelaksanaan dan Pemeliharaan. Bagan alir kegiatan prasarana dituangkan dalam Gambar 5.1.


Masuk Ranking

atas MAD II (Priorit

as Usulan)

Pemeriksaan oleh KMT/FT

Survey- Persiapan- Tinjauan Lapangan- Pemilihan Konstruksi- Pengukuran

Desain

Survey Harga- Bahan- Tenaga- Alat

RABGambar

- Dikerjakan oleh TPK dibantu FK, Pendamping Lokal , FD & Masyarakat

Perhitungan- Volume Pekerjaan- Bahan, tenaga, Alat- waktu Pelaksanaan

- Dikerjakan oleh Kader Teknik, TPK dibimbing FT

- Pelatihan Pelaksanaan- Praktek dengan sistem trial

Pengadaan- Bahan- Tenaga - Alat

Serah Terima- LP2k- SP3K

Pengawasan dan

Monitoring

Pelatihan & OJTPersiapanPelaksanaan- jadwal- Pengadaan

- Bahan- Tenaga- Alat

Pencairan Dana

Penetapan alokasi dana per desa dalam MAD III (Penetapan Usulan)

Sosialisasi hasil desain dan RAB

Pemeliharaan Prasarana

SPPBPelaksanaan konstruksi

Gambar 5.1 : Bagan Alir Kegiatan Prasarana


5.3.2. JENIS KEGIATAN

Pada prinsipnya kegiatan yang diusulkan untuk bidang prasarana dan sarana bersifat open menu. Artinya masyarakat dapat mengusulkan apa saja sejauh usulan tersebut tidak termasuk dalam negative list PPK. Namun usulan tersebut hendaknya sesuai dengan tujuan bidang prasarana dan sarana PPK, benar-benar dibutuhkan masyarakat, diyakini dapat mendukung peningkatan ekonomi, derajat kesehatan, pendidikan dan peningkatan kapasitas masyarakat, serta memperhitungkan aspek keberlanjutan. Contoh jenis prasarana dan sarana yang dapat didanai oleh PPK, yaitu:

a. Jalan, antara lain:

Konstruksi perkerasan Telford Konstruksi perkerasan Telasah Konstruksi perkerasan Rabat Beton Konstruksi perkerasan Sirtu Tanah (pembukaan badan jalan) Pengaspalan Saluran Drainase

b. Jembatan, antara lain:

Jembatan Gantung Jembatan Gelagar Baja Jembatan Gelagar Kayu Jembatan Beton Jembatan Lengkung Batu atau Beton Sabo Dam (Banjir limpas)

c. Pasar d. Air Bersih, antara lain:

PAH (Penampungan Air Hujan) PMA (Perlindungan Mata Air) Sumur bor Sumur gali Penjernihan air Perpipaan

e. MCK (Mandi, Cuci dan Kakus) f. Tambatan Perahu

g. Rakit Penyebrangan

h. Listrik i. Pompa air

j. Irigasi, antara lain:

Bendung Saluran Irigasi Waduk


Tanggul Penahan Banjir

k. Pembangunan atau rehabilitasi gedung sekolah, posyandu, dan TK (lihat penjelasan bidang pendidikan / kesehatan)

l. TPT (Tembok Penahan Tanah)

m. TPI (Tempat Pelelangan Ikan)

5.4 MEKANISME PENGELOLAAN KEGIATAN

Langkah-langkah proses pelaksanaan kegiatan prasarana dan sarana secara garis besar meliputi: penyusunan rencana kegiatan, persiapan pelaksanaan, dan pelaksanaan.

5.4.1 PERENCANAAN KEGIATAN PRASARANA

Proses penyusunan rencana kegiatan prasarana dan sarana dimulai dari persiapan survei hingga pembuatan RAB (antara MAD prioritas usulan sampai MAD penetapan usulan. Waktu yang diperlukankan untuk seluruh proses ini maksimum 60 (enam puluh) hari. Pelaku utama dalam proses ini adalah TPK, FT, dibantu oleh Pendamping Lokal, Kader Teknik dan masyarakat yang berminat untuk belajar atau membantu. Penyusunan rencana kegiatan prasarana dimulai dari desa yang mendapat ranking terbaik dari rencana kegiatan prasarana lainnya. Setelah mendapatkan nilai RAB yang pasti, dilanjutkan ke rencana kegiatan prasarana selanjutnya yang mendapat prioritas untuk dilaksanakan. Demikian seterusnya dan berhenti bila dana bantuan yang dialokasikan untuk kegiatan per kecamatan, baik itu untuk kegiatan prasarana dan sarana atau bukan, sudah habis.

Rencana kegiatan ini sangat besar pengaruhnya bagi penyelesaian kegiatan di desa. Keterlambatan dalam proses perencanaan akan dapat mengakibatkan mundurnya awal pelaksanaan sesuai jadwal yang ada.

a. Survei dan Pengukuran

Sebelum melakukan survei, Kader Teknik yang memiliki keahlian teknik, TPK / TPU dan masyarakat serta Kades / BPD yang berminat dilatih diberi penjelasan mengenai: i. Jadwal dan rencana survei. ii. Cara pengunaan format survei seperti SAP, VAP, Lembar Perhitungan, dan

sebagainya. iii. Cara penggunaan alat yang akan digunakan seperti clinometer, kompas, dan

leveling. iv. Persiapan peralatan yang dibutuhkan seperti patok, palu, meteran, slang,

clinometer, kompas, bak ukur, format, alat tulis dan sebagainya. v. Pembagian tugas personil yang akan turut dalam survei.


Setelah mendapat pelatihan dan penjelasan mereka perlu diajak meninjau lapangan untuk: i. Mengamati kondisi lingkungan. ii. Memilih tata letak konstruksi di lapangan. iii. Melihat tingkat kebutuhan pelayanan. iv. Jika ternyata lokasi tidak layak teknis maka usulan ini menjadi batal / gugur

dan tidak bisa diganti dengan lokasi lain dikarenakan lokasi berbeda. Hasil tinjauan lapangan digunakan untuk memilih konstruksi dengan prinsip sebagai berikut: i. Sedapat mungkin konstruksinya sederhana dan harganya murah. ii. Sebanyak mungkin menggunakan tenaga dan material lokal. iii. Dapat dioperasikan dan dipelihara oleh masyarakat dengan biaya murah. iv. Kuat dan tahan lama. v. Mudah dalam pengadaan/mobilisasi material, alat, dan tenaga. vi. Cocok dengan medan dan kondisi lokasi setempat. vii. Sesuai dengan kebutuhan pelayanan.

Setelah konstruksi dipilih dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip di atas maka pengukuran dan survei detail dapat dilakukan. Hasil pengukuran dimasukan ke dalam format survey seperti SAP, VAP dan Lembar Perhitungan Volume.

Hal-hal lain yang perlu disurvei karena akan berkaitan dengan desain dan pelaksanaan :

i. Gambaran lokasi dan lingkungan prasarana seperti pemukiman, sawah,

jalan, sungai, hutan, dan sebagainya. ii. Situasi lokasi dan tata letak prasarana meliputi ukuran letak prasarana,

ketinggian, ukuran letak dengan bangunan lain, dan sebagainya. iii. Kondisi lingkungan calon prasarana seperti jenis tanah, kedalaman tanah

keras, topografi, air tanah, saluran air, material yang ada, dan sebagainya. iv. Akses masuk untuk mengangkut material dan peralatan.

b. Desain

Desain dilakukan berdasarkan hasil survei dan pra survei. Hal pokok dalam desain meliputi: i. Menentukan tingkat pelayanan prasarana sesuai dengan kebutuhan seperti;

kekuatan, ukuran, umur rencana, dan sebagainya. ii. Menghitung dimensi konstruksi sesuai dengan tingkat pelayanannya. iii. Membuat sketsa hasil perhitungan.


Batasan-batasan atau kaidah teknis desain yang sangat perlu untuk diperhatikan: i. Jalan

• Lebar perkerasan jalan standar 3m, minimal 2,5m. Kemiringan punggung jalan minimal 3%.

• Lebar bahu jalan standar 1m, minimal 0,5 m. Kemiringan bahu jalan minimal 5-6%.

• Lebar selokan minimal 0,5 m. Kedalaman selokan minimal 0,5 m. • Diameter gorong-gorong minimal 40 cm.

ii. Jembatan • Panjang jembatan gelagar besi lantai kayu per rentang (span) maksimal

16 m, karena sulit dalam pengawasan sambungan. Panjang bentang jembatan beton (monolit & komposit) total maksimal 6 m, karena sulit dalam pengawasan mutu beton dan kualitas pondasi.

• Jembatan beton pra tekan tidak boleh dipergunakan karena sulit dalam pengawasan pelaksanaan.

iii. Air Bersih Sumur Dalam (Sumur Bor)

• Harus ada data tentang sumber air di daerah yang bersangkutan dari dinas terkait

• Terdapat informasi debit air yang mencukupi pemanfaat secara kontinyu dari hasil pengukuran peralatan yang dapat dipertanggungjawabkan

• Jenis lapisan tanah dan kedalaman sumber air, berkaitan dengan kelayakan pengeboran

• Biaya yang berkaitan hal tersebut di atas menjadi tanggung jawab masyarakat.

Hasil desain harus diperiksa oleh KMT, bila masih ada yang salah harus diperbaiki dan diperiksa ulang sampai desain tersebut dinyatakan benar. Adapun perincian jenis prasarana dan sarana yang perlu penilaian KMT sebagai berikut: i. Jalan, biaya ≥ 100 juta ii. Jembatan beton ≥ 4 meter iii. Semua jenis jembatan kecuali jembatan beton ≥ 6 meter iv. Air Bersih ≥ 20 juta v. Tambatan perahu ≥ 30 juta vi. Irigasi atau bendung, baru vii. Sumur bor viii. Listrik ix. Saluran drainase Konstruksi selain tersebut di atas cukup disertifikasi oleh FT namun tetap dapat diperiksa ulang oleh KMT.


c. Gambar

Gambar yang harus dibuat ada beberapa macam yaitu : i. Peta desa yang menunjukkan letak prasarana, peta ini harus dilengkapi

dengan arah mata angin dan tata guna tanah, sehingga dapat menunjukkan posisi prasarana terhadap lingkungan makro.

ii. Peta situasi yang menunjukkan denah/lay out prasarana, peta ini harus dilengkapi dengan arah mata angin dan ukuran pokok prasarana, jarak terhadap patokan ukur, dan tata guna lahan sekitar prasarana, sehingga dapat menunjukkan posisi prasarana terhadap lingkungan mikro.

iii. Gambar teknik meliputi gambar bangunan induk dan bangunan pelengkap yang masing-masing terdiri dari gambar tampak, potongan, dan detail. Gambar teknik harus dilengkapi dengan arah mata angin (untuk tampak atas), detail ukuran, jenis bahan, dan spesifikasi khusus (misal; perbandingan campuran beton), dan kondisi existing.

iv. Gambar tipikal dipakai bila konstruksi yang akan dibangun bentuknya sama pada sebagian atau keseluruhan pekerjaan. Kelengkapan gambar tipikal harus sama dengan kelengkapan gambar teknik pada no iii.

v. Gambar teknik dan gambar tipikal harus dapat dipakai sebagai acuan dan petunjuk yang jelas dalam pelaksanaan di lapangan.

Gambar tidak harus dibuat dengan bentuk standar dengan menggunakan mesin gambar dan juru gambar. Gambar lebih baik sederhana namun jelas serta mudah dimengerti. Setiap gambar, terutama gambar teknis yang telah selesai dibuat harus diperiksa FT dan KMT yang berlatar belakang teknik. Hal yang masih belum benar harus diperbaiki dan diperiksa ulang oleh FT dan KMT yang berlatar belakang teknik sampai dinyatakan layak. Adapun bukti pemeriksaan yaitu sudah ada pengisian pada Form IV.10 dan ditandatangani oleh FT / KMT Gambar yang sudah layak dilampirkan dalam Dokumen Perencanaan beserta Form IV.10 pemeriksaan desain.

d. Perhitungan Pekerjaan

Pekerjaan dihitung berdasarkan gambar yang telah dibuat dan hasil survei, dengan langkah sebagai berikut: I. Menghitung volume pekerjaan menurut jenisnya (misal: kubikasi pasangan

batu, kubikasi galian tanah, dan sebagainya). II. Menghitung kebutuhan bahan, tenaga, dan alat, setiap satuan jenis

pekerjaan. Hasil perhitungan ini kemudian digunakan sebagai dasar untuk menghitung kebutuhan bahan, tenaga, dan alat untuk setiap jenis pekerjaan dan seluruh pekerjaan.

III. Menghitung waktu pelaksanaan. IV. Menghitung penerima manfaat. Selama proses pembuatan Desain dan RAB,

Kader Tekniik harus membahas bersama masyarakat siapa saja penerima manfaat, pemakai, pengguna dari prasarana yang akan di bangun, dibuatkan daftar warga desa sebagai kelompok penerima manfaat. Jumlah warga desa dan warga desa lain yang memanfaatkan prasarana dihitung, dengan menggunakan format Perhitungan Penerima Manfaat yang terdapat dalam lampiran beserta contohnya. Dalam proposal informasi penerima manfaat ini harus disertakan.


V. Mengisi Ceklis Masalah Dampak Lingkungan, FT akan mengisi Ceklis Masalah Dampak Lingkungan untuk semua jenis prasarana yang mempunyai dampak negatif terhadap lingkungan atau memerlukan tindakan khusus untuk menghindari masalah tersebut. Pada formulir ini FT hanya memberi tanda “X” pada 0%, 50% dan 100% dan menandatanganinya bersama Ketua TPK, selengkapnya tindakan yang diperlukan diuraikan pada formulir Ceklis Masalah dampak Lingkungan. Boleh ditambahkan pada formulir tersebut tindakan lainnya yang diperlukan sesuai kebutuhan jika belum terdaftar.

e. Survei Sumber Material

Sumber material lokal yang ada di wilayah kecamatan wajib disurvei oleh FT untuk menentukan layak atau tidaknya material tersebut dan seberapa besar deposit yang ada. Jika di wilayah kecamatan tidak terdapat material yang memenuhi syarat atau depositnya tidak mencukupi, maka dapat dipergunakan material dari luar. Material yang dinilai memenuhi syarat oleh FT perlu diambil sebagai contoh dan ditunjukkan ke TPK, sehingga TPK tidak tertipu bila dikirim material yang jelek oleh suplier.

f. Survei Harga

Sebelum menghitung RAB, Kader Teknik dan TPK / TPU diminta untuk melakukan survei harga bahan dan peralatan, meliputi: jenis, kualitas, ukuran, kapasitas, nama pabrik, minimal di 3 lokasi pemasok (bagi daerah yang sangat sulit misal kepulauan, jika syarat minimal tidak terpenuhi maka harus ada klarifikasi kebenarannya dari KMT secara tertulis), disamping itu perlu survei tenaga kerja. Hasil survei harga harus diperiksa oleh FT dan dinilai kelayakannya oleh KMT pada saat memeriksa desain dan RAB. Pada saat penetapan dana pada Musyawarah Antar Desa III hasil survei harga juga harus ditunjukkan.

Hasil survei harga tersebut merupakan salah satu dasar untuk menghintung RAB. Prinsip dari pemilihan bahan, alat dan tenaga kerja adalah yang harganya paling murah namun kualitasnya memenuhi syarat.

g. Rencana Anggaran Biaya (RAB)

RAB adalah anggaran yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Untuk menghitung RAB dibutuhkan : i. Hasil perhitungan kebutuhan bahan, tenaga, dan alat untuk setiap jenis

pekerjaan.

ii. Harga bahan, tenaga, dan alat (baik beli atau sewa), yang didapat dari hasil survei.

iii. Biaya umum per desa (bukan per kegiatan) adalah untuk honor tim pengelola kegiatan dan administrasi. Besarnya biaya tersebut setiap desa sebesar 3 % dari alokasi dana kegiatan prasarana.

Nilai RAB didapat dari hasil penjumlahan perkalian antara kebutuhan bahan, tenaga, dan alat dengan harga hasil survei, kemudian ditambah dengan biaya umum. Hasil desain dan RAB disosialisasikan ke masyarakat agar masyarakat


mengerti tentang pekerjaan bagaimana desain usulan mereka dan berapa besar dana yang dibutuhkan.

Biaya pengadaan bahan yang dikumpulkan atau diadakan melalui kegiatan padat karya masyarakat desa dicantumkan pada kolom upah, bukan kolom bahan di RAB. Sedangkan untuk pengadaan papan proyek, papan informasi, dan test laboratorium (jika amat sangat dibutuhkan) dapat dikelompokkan dalam kolom alat.

Formulir perjanjian sumbangan masyarakat hasil kesepakatan musyawarah harus sudah diisi sebelum dituntaskan pembuatan RAB. Jika terdapat sumbangan dari masyarakat yang berpengaruh pada besarnya dana untuk kegiatan prasarana dapat diperhitungkan dan dimasukkan ke dalam RAB. Sehingga dapat terlihat porsi dana PPK dan porsi sumbangan masyarakat untuk kegiatan prasarana. Hasil RAB dilampirkan dalam Dokumen Perencanaan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun RAB:

i. Dana yang telah dialokasikan untuk kegiatan prasarana tidak dapat dikurangi

atau ditambah oleh untuk alokasi dana kegiatan non-prasarana.

ii. Bila terjadi kekurangan dana dapat dilakukan revisi, jika revisi tidak mungkin harus ditambah dengan swadaya. Sebaliknya bila terjadi ada sisa dana tidak boleh dilimpahkan ke kegiatan lain, tapi harus tetap digunakan untuk penyempurnaan dan penambahan kegiatan prasarana. Perlu diingat bahwa setiap revisi harus dibicarakan melalui pertemuan desa dan dimusyawarahkan jalan keluarnya.

iii. Dana untuk kegiatan prasarana tidak dapat digunakan untuk membayar ganti rugi. Masalah ganti rugi harus diselesaikan oleh masyarakat sendiri. Jika ada HIBAH berupa tanah / pohon-pohon untuk pembangunan prasarana harus ada bukti penyerahan tertulis oleh pemilik / pemegang kuasa yang disahkan oleh Kepala Desa.

5.4.2 PELAKSANAAN KEGIATAN KONSTRUKSI

Proses pelaksanaan kegiatan konstruksi meliputi beberapa kegiatan yang terkait di dalamnya, seperti persiapan, pelaksanaan fisik di lapangan, pengadaan material, pengadaan alat dan pengendalian tenaga kerja, serta pengendalian pengeluaran dana. Tim Pengelola Kegiatan harus melaksanakan kegiatan yang terkait di dalamnya secara bersamaan sesuai dengan kebutuhan di lapangan yang dituangkan dalam bentuk jadwal pelaksanaan, jadwal pengadaan material, kebutuhan alat dan tenaga kerja. Ketua TPK harus bertanggungjawab atas kelancaran jalannya kegiatan konstruksi, dibantu oleh satu atau beberapa orang mandor.

a. Persiapan Pelaksanaan Kegiatan Konstruksi

Untuk menjamin kualitas pelaksanaan kegiatan, maka perlu adanya persiapan yang matang dan terencana. Persiapan ini lebih ditujukan kepada kesiapan dari aspek Sumber Daya Manusia (SDM) baik masyarakat, Tim Pengelola Kegiatan, dan seluruh pelaku PPK di tingkat kecamatan dan kabupaten. Termasuk dalam masa persiapan ini adalah kegiatan pelatihan–pelatihan, seperti pelatihan untuk


Tim Pengelola Kegiatan dan lain-lain. Dengan adanya persiapan diharapkan seluruh unsur pelaku PPK dapat melaksanakan seluruh kegiatan di lapangan dengan benar dan sesuai prinsip–prinsip PPK. Pekerjaan persiapan pelaksanaan dapat dilakukan secara simultan dengan pengajuan SPPB dan pencairan dana setelah penetapan dana dalam Musyawarah Antar Desa III. Pekerjaan ini dilakukan oleh TPK dibantu FK / FT yaitu:

i. Menyusun jadwal pelaksanaan secara umum boleh dalam bentuk diagram

balok atau kurva S. Didalamnya termasuk pekerjaan swadaya masyarakat.

ii. Menyusun rencana pengadaan bahan meliputi pelelangan, jadwal pengadaan, volume pengadaan, mobilisasi bahan, penempatan bahan, dan tata cara pembayarannya.

iii. Menyusun rencana pengadaan alat, meliputi jadwal pengadaan, mobilisasi alat jumlah alat, dan penempatan peralatan serta tata cara pembayarannya.

iv. Menyusun rencana pengadaan tenaga kerja, meliputi jadwal pengadaan, jumlah tenaga kerja, mobilisasi tenaga kerja, penempatan tenaga kerja, tata cara pembayaran tenaga kerja, dan pendaftaran tenaga kerja.

v. Menyusun jadwal pelatihan.

vi. Menyusun rencana pencairan dana dan Rencana Penggunaan Dana (RPD).

vii. Mengadakan pembagian kerja TPK sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing.

viii. Memperbaiki patok ukur dan mempersiapkan lahan.


Proses Pengerahan Tenaga Kerja Selama periode persiapan rencana kegiatan, Tim Pengelola Kegiatan harus menyiapkan daftar calon pekerja, dengan mengutamakan pekerja dari golongan kurang mampu. Seluruh tenaga kerja yang ingin bekerja berhak mendaftarkan diri sebagai calon tenaga kerja, termasuk suami dan isteri bila kedua-duanya ingin bekerja. Untuk itu harus ada pengumuman mengenai kesempatan untuk mendaftarkan diri bagi siapa saja yang berminat baik laki-laki maupun perempuan. Pendaftaran tenaga kerja dilakukan dengan mengisi Form- A. Jika jumlah tenaga kerja yang terdaftar lebih banyak dari pada kebutuhan sehari-hari, tenaga tersebut diberi kesempatan kerja secara bergiliran yang akan diatur oleh ketua pengelola dan kepala kelompok atau berdasarkan hasil kesepakatan. Tenaga kerja terdiri dari pekerja biasa, tukang yang mempunyai suatu keterampilan yang dibutuhkan seperti tukang batu atau tukang kayu, dan kepala kelompok. Satu kelompok biasanya terdiri dari 20 pekerja biasa dan satu kepala kelompok. Insentif harian untuk kepala kelompok dapat ditetapkan sedikit di atas insentif tukang.untuk pekerja biasa. Sedangkan insentif seorang pekerja biasa lebih kecil dari insentif tukang. Insentif PPK merupakan perangsang (bukan upah) yang dihitung berdasarkan satu Hari-Orang-Kerja minimal selama 6 jam. Jika seseorang harus bekerja sekian jam (lebih dari 6 jam), maka dapat dibayar lebih banyak dalam satu hari sesuai dengan perbandingan jam minimal HOK. Besarnya insentif ditentukan oleh musyawarah desa (dituangkan dalam Berita Acara) dan tidak lebih dari upah pasaran setempat. Bila jumlah tenaga kerja berlebih, besarnya insentif sedikit lebih rendah dari upah yang biasa berlaku di daerah setempat sehingga memberi peluang kepada warga masyarakat yang belum bekerja. Bila merupakan swadaya, bisa tanpa insentif atau dengan insentif lebih rendah. Untuk pembayaran tenaga kerja boleh dipilih antara dua sistem, yaitu pembayaran menurut: • Kehadiran di lapangan (sistem harian)

Untuk sistem harian, kepala kelompok mencatat kehadiran tiap pekerja pada kelompoknya, dan hal ini dimasukkan pada Form B.

• Prestasi (sistem upah borongan). Dengan sistem upah borongan, tenaga kerja dibayar sejumlah Hari-Orang-Kerja sesuai dengan prestasi kerja. Untuk menghitung jumlah hari orang kerja yang harus dibayarkan untuk sistem prestasi ini, digunakan Form C (Daftar Perhitungan HOK dan Tanda Terima Insentif Pekerja). Contoh Form C dapat di lihat pada lampiran.

Selama pelaksanaan kegiatan pembangunan prasarana di lapangan, setiap Mandor yang ada diharuskan dapat selalu aktif dalam mengatur tenaga kerja maupun mekanisme konstruksi. Karena Mandor tidak mendapat honor sebagaimana anggota TPK yang lain, maka kepada yang bersangkutan akan dibayar insentif dengan sistem HOK harian berdasar kehadiran (daftar hadir). Form B bisa digunakan untuk pembayaran insentif kepada Mandor. Ketua TPK atau Sekretaris yang akan mengisi daftar hadir dari para Mandor. Besarnya insentif Mandor adalah sama dengan insentif Kepala Kelompok.


PENGADAAN BAHAN DAN ALAT

1 TUJUAN Pengadaan bahan / alat bertujuan untuk memperoleh bahan / alat yang berkualitas baik, terjamin persediaannya dan harga lebih murah. Pengadaan bahan atau alat harus memenuhi prinsip-prinsip pokok sebagai berikut:

a. Transparansi

b. Akuntabilitas (dapat dipertanggungjawabkan secara jelas)

c. Pembelajaran bagi masyarakat untuk mengelola pembangunan

Melalui pengadaan bahan / alat yang transparan dan akuntabilitas akan memudahkan pengawasan, dan menghindari praktek tindak korupsi (mark-up, kolusi, nepotisme, dsb)

2 PROSEDUR PENGADAAN 2.1 Penentuan kebutuhan pengadaan

Penentuan jumlah kebutuhan pengadaan bahan / alat harus sesuai dengan RAB. Proses identifikasi penentuan apakah bahan tersebut dapat dipenuhi oleh masyarakat setempat dari material lokal atau diadakan dari luar harus dilakukan oleh FT, TPK dan masyarakat pada tahap penyusunan RAB. Pengadaan bahan / alat mencakup: a. Jumlah bahan / alat b. Bahan fabrikasi atau bahan yang tidak dapat dipenuhi dari lokal, syarat kualitas

atau kapasitas c. Jadwal pengadaan, termasuk ketetapan tempat pengiriman (dekat / jauh di lokasi

kerja) d. Penentuan harga dan penjual/pemasok (supplier / leveransir / agen)

2.2 Pengadaan bahan/alat terdiri 2 macam: a. Pengadaan bahan yang dikumpulkan oleh masyarakat sendiri.

Pengadaan in harus sudah direncanakan sejak penyusunan desain melalui musyawarah desa, selanjutnya dituangkan dalam RAB dengan memberi keterangan pada kolom bahan, contoh: batu 800 m3 (dikumpulkan oleh masyarakat) Adapun syarat yang harus dipenuhi meliputi:

• Lokasi bahan berada di desa itu sendiri atau desa tetangga terdekat

• Sumber material tidak dikuasai oleh pemasok atau individu / kelompok tertentu. Dengan kata lain, semua penduduk desa punya hak atas sumber material.

• Kelompok pengumpul bahan dalam desa dapat ditunjuk berdasarkan musyawarah dan dibayar secara langsung berdasarkan HOK dengan menggunakan Form C (IX.29). Kepala kelompok juga dibayar sebagai pekerja. Tidak dikenai pajak apapun.

• Biaya sewa kendaraan terkait dengan pengadaan dari masyarakat dibayar secara terpisah, dimasukkan biaya alat.


b. Pengadaan bahan / alat harus dibeli/sewa ke pemasok (toko bangunan,

agen,dsb) i. Jika nilai bahan / alat kurang dari 15 juta, tidak pakai pelelangan tetapi cukup

dengan membandingkan harga (comparative shopping) yang dibuktikan dengan dokumen hasil survei bahan dan alat dari minimal 3 pemasok (pada hasil survei barang pabrikasi dilengkapi dengan merk, ukuran dan spesifikasi bahan / alat)

ii. Jika nilai bahan/alat ≥ 15 juta, maka pengadaannya dilakukan melalui proses pelelangan Yang dimaksud jumlah biaya pengadaan lebih atau kurang dari 15 juta adalah biaya berasal dari bahan atau alat yang terdapat pada RAB, mengikuti ketentuan:

• Gabungan bahan / alat ditentukan berdasar jenis bahan yang biasa disediakan oleh para pemasok Contoh: Gabungan-1, batu dan pasir digabung karena dapat diadakan oleh pemasok-pemasok yang sama. Gabungan-2, semen dan besi digabung karena dapat diadakan oleh pemasok-pemasok lain Gabungan-3, batu, pasir, semen dan besi digabung karena dapat diadakan oleh pemasok yang sama

• Jenis bahan atau alat Contoh: Jenis-1, pipa dengan berbagai ukuran beserta kelengkapannya Jenis-2, batu berbagai ukuran Jenis-3, besi gelagar, diafragma beserta baut-bautnya Bahan atau alat yang bersifat pelengkap / alat bantu dapat dilakukan dengan perbandingan harga dari hasil survei, contoh paku, cangkul, dsbnya. Catatan: Khusus sewa alat, jika hasil survai ternyata membuktikan bahwa alat

yang berasal dari pemerintah lebih murah dari swasta maka boleh dilakukan penunjukan langsung namun harus dijamin kebenarannya oleh KMT (Form IV.6, Revisi). Perbandingan harga ini berdasar atas tahun pembuatan, kapasitas dan jenis alat yang sama, Harga dari pemasok sudah termasuk pajak. Kewajiban menyetor pajak

adalah tanggung jawab pemasok pemenang lelang. TPK tidak mengurus atau melaporkan pembayaran pajak


2.3. Prosedur Pelelangan

2.3.1. Penentuan Calon Pemasok TPK melakukan survei harga satuan serta calon pemasok dan hasilnya dicatat pada Form IV.6 Revisi, harus diverifikasi oleh FT dan KMT dimana keduanya harus mempunyai survei harga satuan sebagai pembanding. Hasil akhir survei harga ini dapat diketahui paling lambat pada proses desain. Calon pemasok bisa juga tidak harus badan usaha yang biasa dikenal masyarakat serta berpengalaman sebagai pemasok, tapi yang penting harus sanggup mencari bahan / alat dengan menggunakan tenaga dan kendaraan sendiri. Bila jumlah pemasok masih dianggap kurang banyak (minimal 3 pemasok), atau jika jumlah minimal tersebut dinilai belum mewakili, TPK harus mencari tambahan pemasok lainnya.

2.3.2. Penyampaian Informasi Terdapat 3 pola dalam pemberian informasi kepada pemasok. Pola pertama, yaitu pemasok diundang untuk mengikuti penjelasan di desa. Penjelasan disampaikan oleh TPK di satu atau beberapa lokasi proyek tentang jenis bahan dan spesifikasi bahan yang dibutuhkan serta lokasi dropping material. Agenda penjelasan ini dicantumkan dalam undangan atau papan informasi. Pola kedua, adalah pemberian informasi langsung ke tempat calon pemasok karena jarak yang terlalu jauh di luar kota, biasanya untuk bahan / alat yang langka untuk daerah terkait, contoh: mesin, jembatan gantung dsb. Penjelasan meliputi lokasi dropping jumlah bahan / alat yang dibutuhkan agar pemasok mengerti keadaan desa. Informasi diberikan bersama blangko dokumen penawaran yang harus diisi oleh calon pemasok. Pola ketiga, adalah melakukan proses pelelangan langsung untuk beberapa desa sekaligus di satu desa. Desa yang tergabung bisa terdiri dari satu cluster, atau pun penggabungan lainnya. Demi pemberdayaan TPK di tiap desa dan transparansi serta mengurangi kerumitan administrasi pelelangan, maka TPK sudah semestinya untuk melakukan pelelangan secara langsung di tiap desa secara terpisah. Bila acara lelang digabung, maka tidak mungkin mengadakan peninjauan langsung di lapangan. Hal-hal yang wajib dijelaskan kepada pemasok: a. Pada penyerahan penawaran, calon pemasok diminta wajib membawa contoh

bahan yang akan ditawarkan. Hal ini sangat membantu TPK dalam pengendalian mutu bahan, dan membantu Tim dalam penentuan pemenang. TPK harus minta contoh bahan, contoh tersebut diberi keterangan oleh TPK. Disimpan dengan baik di pos TPK.

b. Penyetoran pajak dan atau pembelian materai adalah tanggung jawab pemasok. TPK atau Desa tidak ada kewajiban menyetor atau melaporkan pajak manapun.

TPK wajib hadir, dan masyarakat harus banyak yang diundang. Paling sedikit ada beberapa tokoh masyarakat menyaksikan proses (jika ada, sebaiknya tim 18 diundang)


2.3.3. Pembuatan Penawaran Terdapat 2 macam penawaran: a. Jika pelelangan memakai cara langsung maka calon pemasok membuat

penawaran langsung pada saat pertemuan pelelangan di desa, yaitu mengisi blangko dokumen yang disediakan oleh TPK yang sudah mencantumkan jenis bahan dan volumenya, diberi waktu antara 30 sampai dengan 60 menit. Cara ini disarankan dilakukan jika kondisi asal pemasok relatif tidak terlalu jauh dari lokasi kegiatan dan dapat datang langsung untuk memberikan penawaran.

b. Jika pelelangan memakai cara tidak langsung, maka calon pemasok membuat penawaran yang dilakukan sebelum acara pelelangan dan penawaran dapat dikirim melalui pos atau dibawa pada saat datang di acara pelelangan.

Cara ini disarankan dilakukan jika kondisi asal pemasok jauh dari lokasi kegiatan dan tidak mungkin datang langsung untuk memberikan penawaran (hal penting dapat disepakati oleh TPK dan Panitia bahwa calon pemasok tidak harus hadir pada pembukaan penawaran, namun syarat mutlak yang harus dipenuhi adalah sahnya dokumen penawaran). Penawaran paling lengkap adalah seperti yang dicantumkan di Buku Penjelasan IV dan Formulir Revisi. Semua penawaran harus sah ditandatangani oleh pemasok atau wakil resmi.

2.3.4. Penetapan dan pengumuman pemenang Kunci keberhasilan pelelangan adalah dalam pengumuman di depan masyarakat. Amplop penawaran dibuka oleh TPK dan atau Panitia, dan hasilnya dicantumkan pada sebuah papan tulis serta ditulis pada berita acara. Pembacaan penawaran disaksikan wakil tokoh masyarakat. Kriteria penetapan pemenang pelelangan: a. Pada pelelangan langsung, pemasok yang dapat dipilih hanya pemasok-pemasok

yang mengikuti acara di desa. Pada pelelangan tidak langsung, pemasok yang dipilih adalah berdasar atas penawaran tertulis yang telah dikirim oleh pemasok dalam amplop tertutup, walaupun sebagian wakil atau seluruh pemasok tidak dapat hadir (aturan dibuat oleh TPK dan panitia lelang sesuai kondisi setempat).

b. Identitas pemasok jelas dan memiliki tenaga kerja serta alat angkut sendiri. c. Penentuan pemenang secara langsung pada calon pemasok dengan

mempertimbangkan penawaran harga yang terendah namun dengan kualitas / spesifikasi yang memenuhi syarat.,

d. Jika harga penawaran terendah di atas RAB (sebagai Owner Estimate) namun dipandang layak sebagai pemenang, maka harus dipastikan kewajarannya sesuai kondisi saat itu oleh TPK / FT dan KMT melalui bukti hasil survei harga terbaru.

Bila semua harga ini dirasakan terlalu tinggi setelah diumumkan, TPK dapat membatalkan hasil pelelangan untuk bahan tersebut. Penawaran dapat diulangi secara langsung, atau setelah diperhitungkan kembali volume kebutuhan dan persediaan dana.


2.3.5. Pembuatan Perjanjian Setelah calon pemenang ditentukan, TPK dan pemasok membuat dan menandatangani perjanjian. Dasar perjanjian memakai Formulir IV.5 termasuk persyaratannya, pada Revisi Formulir-Formulir, tetapi dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan setempat, sebagai contoh di bawah ini: a. Mencantumkan pasal tentang sanksi bila pemasok tidak memenuhi perjanjian.

Perjanjian ini dapat dibatalkan oleh TPK. Pada prinsipnya, pemasok terikat dan TPK dapat menggunakannya sesuai pasal yang disepakati sehingga tidak ada pihak yang dirugikan. Pembayaran dilakukan setelah bahan diterima.

b. Perjanjian harus dilampirkan jadwal pengiriman bahan, memudahkan dalam pembuatan Rencana Penggunaan Dana (RPD).

c. Bila pemasok tidak bisa memenuhi volume dan jadwal yang telah dijanjikan, TPK berhak memberi sebagian dari pekerjaan ini kepada pemasok yang lain (dengan harga yang sama). Desa memberi peringatan tertulis sebelum tindakan ini dilakukan.

Modifikasi perjanjian tidak boleh merugikan masayarakat. Bila pemasok tidak menyetujui dengan persyaratan yang ditetapkan oleh TPK, TPK berhak mengundang pemasok berikutnya untuk membuat perjanjian, tetapi tetap menggunakan harga terendah dan memenuhi standar kualitas. Bila harga terendah pelelangan dianggap terlalu tinggi maka negosiasi harga dengan pemasok lain yang dipilih TPK diluar pelelangan tidak dibenarkan walaupun mendapatkan harga lebih rendah. TPK dapat membatalkan pelelangan, kemudian tetap harus mengadakan pelelangan ulang dengan waktu yang disepakati. Tetapi jika pelelangan tersebut akan disyahkan maka harus dipastikan kewajaran harga sesuai kondisi saat itu oleh TPKdan FT, disetujui oleh KMT (harus dilampirkan bukti).


3 KEGIATAN PASCA PELELANGAN

Apabila terdapat perubahan oleh sebab kekeliruan di lapangan atau terjadinya bencana alam termasuk perubahan harga tertentu secara nasional dan sifatnya sudah mengganggu kelancaran pekerjaan, pada prinsipnya TPK dapat mengusulkan revisi tetapi harus melalui pemeriksaan FT dan KMT. Jika hasil pemeriksaan tidak berhasil atau mengalami kegagalan maka KMT dapat menyarankan secara tertulis perubahan yang harus disampaikan secara terbuka kepada masyarakat dan jika dilakukan dibuat berita acaranya. Hasil revisi tersebut dipakai dasar untuk mengadakan peninjauan ulang dengan pemasok (bilamana pemasok memang tidak akan mampu melanjutkan kegiatan) dan perundingan dapat untuk mengubah spesifikasi, harga, dan jadwal. Bila terjadi perubahan maka revisi kegiatan tetap mengikuti prosedur sesuai PTO, harus dibuat Berita Acara Revisinya. Beberapa contoh kasus yang mempengaruhi kemampuan pemasok untuk memenuhi perjanjian antara lain: a. Faktor cuaca yang tidak dapat diantisipasi yang menyebabkan terlambat pengiriman b. Terjadinya bencana alam yang mempengaruhi jalan yang digunakan untuk mengirim

bahan sehingga terlambat pengriman c. Keterlambatan TPK untuk menyiapkan lokasi yang menyebabkan pengiriman ditunda d. Kenaikan harga bahan standar (misalnya harga besi, pipa, atau semen), yang

mempengaruhi semua pemasok e. Kenaikan harga bahan bakar kendaraan Bila TPK tidak menyetujui adanya perubahan, maka perjanjian berjalan terus dan sanksi berlaku bila pemasok tidak memenuhi persyaratan. Jika perjanjian dibatalkan, maka TPK wajib mengadakan pelelangan ulang.


Panduan Pelaksanaan Survei Harga Satuan Bahan / Alat: Hal-hal penting untuk diperhatikan: 1) Alamat lokasi survei 2) Nama responden yang memberi informasi 3) Tulis informasi bahan / alat secara jelas dan lengkap

a. Jenis bahan atau alat (contoh: batu agar dilengkapi dengan dengan asal atau warna seperti batu gunung / putih, batu kali / hitam

b. Ukuran bahan (contoh: diameter besi ditulis besar diameternya kemudian diberi keterangan gemuk atau kurus)

c. Kapasitas alat dan tahun pembuatan d. Kualitas bahan (contoh: pipa ditulis SII atau SNI, juga nama pabrik pembuatnya)

4) Tulis kira-kira jarak dari lokasi survei material ke desa 5) Tulis harga sesuai informasi 6) Ingat bahwa untuk batu, pasir, sirtu yang dicari adalah material yang memakai satuan m3.

Harus jelas yaitu m3 yang diukur secara terus menerus pada saat pelaksanaan, tidak berdasar satuan rit = ... m3

7) Hasil survei agar dibahas dalam rapat TPK, FD, Kader Teknik, Kepala Desa / BPD dan Masyarakat Contoh: Survei Harga Bahan dan Alat Desa : SUKSES Kecamatan : Harapan Kabupaten : Harapan Sukses PERIODE SURVEI : JUNI 2005

Jenis bahan/alat Lokasi survei Narasumber

Satuan Harga di lokasi alat/bahan (Rp)

Jarak ke Desa SUKSES (Km)

Ongkos angkut per-satuan (Rp)

Harga terima di tempat (Rp)

Pasir pasang Ds. Molina Akang

M3 22.000 20 2.000 24.000

Semen Gresik Toko A, Kotamubago Ahong

Zak (50 kg)

30.000 10 500 30.500

Batu glondong / hitam D = 30 Cm Masyarakat Desa SUKSES, Pak Karso, Kadi

M3 25.000 0,5 1.000 26.000

Pasir urug Masyarakat Desa SUKSES, Pak Odi

M3 15.000 0,1 - 15.000

Pasir Pasang Ds Damai Ucup

Pasir Pasang Toko Bersama Sicoi

DST Catatan: setiap jenis yang sama dilakukan minimal di 3 lokasi yang berbeda

Pelaksanaan survei selain ke toko, leveransir juga dapat dilakukan ke pusat lokasi pengambilan material (quarry) baik pada desa yang bersangkutan maupun desa lain. Hasil survei harga satuan ini setelah dibahas dalam rapat TPK, FD, Kader Teknik dan Masyarakat, kemudian digunakan oleh TPK / Kader Teknik sebagai bahan perencanaan (RAB, rencana pengadaan bahan / alat) setelah diperiksa kewajaran dan kebenarannya oleh FT dan atau KMT. Hasil akhir dimasukkan ke FORMULIR IV.6 Selain itu juga KMT harus mempunyai survei harga satuan tingkat Kabupaten sebagai pembanding. Diarsipkan di Kabupaten dan diberikan kepada FT.


Pendokumentasian dan Pengujian (Pengecekkan)

Kuitansi seperti contoh pada lampiran, dapat digunakan untuk bukti pembayaran bahan dan alat yang dibutuhkan, pengeluaran untuk administrasi, dan pembayaran honor Tim Pengelola Kegiatan. Apabila membeli bahan atau alat dari toko, kuitansi asli dari toko dapat digunakan tanpa menambah bentuk kuitansi lagi dari proyek. Dokumen dan bukti-bukti pembayaran harus disimpan di arsip PPK di desa, terjilid dengan Laporan Penggunaan Dana. Setiap barang yang diterima harus ada catatan dan tanda terima yang berbentuk seperti Bukti Penerimaan Barang. Tim Pengelola Kegiatan berhak dan wajib memeriksa seluruh bahan dan alat yang diterima. Apabila tidak sesuai dengan perjanjian, Tim Pengelola Kegiatan berhak untuk menolak pengiriman bahan tersebut. Tim Pengelola Kegiatan harus mempunyai bukti penerimaan bahan dan alat, yang terdiri atas buku material dan arsip nota-nota pengiriman. Buku material harus lengkap dengan nomor bukti penerimaan bahan atau alat tersebut. Buku material dimaksudkan untuk mencatat penerimaan semua pengiriman bahan dan alat, serta catatan-catatan penting mengenai tanggal penerimaan dan volumenya. Contoh dapat dilihat pada lampiran. Bahan dan alat yang sudah diterima harus dijaga dengan baik dan lokasi penyimpanan bahan tersebut harus diatur supaya tidak menghambat pelaksanaan pekerjaan. Alat yang masih layak pakai pada waktu pekerjaan selesai dapat dimanfaatkan untuk masa pemeliharaan dan berstatus sebagai inventaris desa. Pembiayaan 1. Pembayaran honor kepada seluruh anggota Tim Pengelola Kegiatan didasarkan atas hasil

kesepakatan bersama antar anggota sesuai jumlah total yang tercantum dalam RAB. 2. Pembayaran alat yang disewa harus lengkap dengan surat perjanjian sewa-menyewa

yang sederhana. Perjanjian tersebut disimpan di arsip Tim Pengelola Kegiatan. 3. Tim Pengelola Kegiatan boleh menggunakan dana pelaksanaan untuk membayar biaya

test di laboratorium yang diperlukan menurut FT, sesuai dengan Petunjuk Teknis (antara lain: tes tanah, tes kualitas air). Karena biaya tes tersebut sulit diperkirakan pada tahap survei, maka dibuat perkiraan awal oleh FT dan dapat direvisi bila dianggap perlu.


Penggunaan Alat Berat

Penggunaan mesin gilas untuk memadatkan timbunan atau permukaan jalan tidak memerlukan pertimbangan khusus, sebab meskipun diijinkan untuk dipadatkan secara manual hasil pemadatan manual jelas kurang baik. Penggunaan alat berat yang lain (bulldozer, excavator, dan lain sebagainya) untuk pekerjaan pembentukan badan jalan, penggalian tebing, penggalian saluran, penggalian batu, dan sebagainya walaupun lebih mudah dan mungkin lebih murah daripada dikerjakan secara tenaga manusia, perlu pertimbangan khusus agar tujuan menciptakan kesempatan kerja tercapai dan dana proyek sebanyak mungkin terserap di desa. Mekanisme dalam penggunaan alat berat 1. FT menilai pekerjaan yang diusulkan untuk menentukan apakah layak untuk dikerjakan

oleh masyarakat. Bila dinilai layak untuk dikerjakan oleh masyarakat tanpa menggunakan alat berat, FT memberi penjelasan kepada masyarakat agar mengerti keuntungannya. Apabila dinilai layak untuk dikerjakan secara mesin karena beratnya medan, keterbatasan waktu, atau pertimbangan biaya, tetap diusahakan porsi untuk tenaga lokal sebesar mungkin.

Bila masyarakat kurang yakin bahwa pekerjaan dapat dikerjakan sendiri, boleh diuji coba terlebih dahulu untuk menilai kemampuan. Bila masyarakat tetap minta menggunakan alat berat walaupun menurut FT jelas tidak diperlukan, KMT dapat membantu menjelaskan kepada masyarakat.

2. Porsi untuk alat berat dibatasi pada tempat-tempat tertentu saja. Bila ternyata diperlukan

maka FT harus membuat Rencana Penggunaan Alat Berat berikut analisisnya. Formulir dapat di lihat pada Lampiran.

3. Penggunaan alat berat harus dimusyawarahkan, dan keputusan dituangkan dalam berita

acara. Karena penggunaan alat berat dapat mengakibatkan kehilangan kesempatan kerja bagi kelompok miskin maka keputusan penggunaan alat berat tidak boleh dibuat oleh kelompok kecil saja. Selain itu, keputusan penggunaan alat berat harus dilaporkan kepada KMT yang berlatar belakang teknik bersama format Rencana Penggunaan Alat Berat yang lengkap.

4. FT membantu Tim Pengelola Kegiatan untuk membuat perjanjian penggunaan alat berat

dan harus diusahakan mendapat persyaratan harga yang paling menguntungkan masyarakat. Faktor yang perlu dipertimbangkan adalah mobilisasi, sistim pembayaran, kemungkinan mobilisasi dibagi beberapa proyek, dan pertanggungjawaban atas kerusakan.


b. Pelaksanaan Kegiatan Konstruksi Prasarana dan sarana

Pelaksanaan kegiatan konstruksi di lapangan akan dilaksanakan oleh masyarakat sendiri yang dipimpin oleh Ketua TPK. Fasilitator Teknik (FT) mempunyai tanggung jawab untuk memfasilitasi bagaimana hal ini dapat dilaksanakan dengan baik oleh masyarakat. Harus diciptakan suasana serta tujuan untuk membangun desa sendiri yang berbeda dengan bekerja pada proyek komersial. Kegiatan pelaksanaan konstruksi di lapangan harus didasari dengan azas “Dari, Oleh dan Untuk Masyarakat”, sehingga ada rasa memiliki terhadap kegiatan konstruksi di lapangan.

Kualitas seluruh prasarana diharapkan cukup baik, sehingga manfaat prasarana tersebut dapat dinikmati dalam jangka waktu yang lama oleh masyarakat. Masa pemakaiannya berkaitan erat dengan kualitas konstruksi, operasional prasarana dan pemeliharaannya. Semakin baik konstruksi awal, semakin lama prasarana dapat berfungsi. Dalam pelaksanaan kegiatan konstruksi di lapangan harus dilakukan beberapa hal, antara lain:

i. Persiapan konstruksi: Tim Pengelola Kegiatan harus mengatur tugas dan tanggung jawab tiap anggota. Persiapan rencana kerja sesuai dengan kebutuhan, baik gambar rencana, jadwal pelaksanaan, bahan, peralatan serta tenaga kerja. Bila jumlah material sesuai kebutuhan minimal, dan peralatan serta angkatan kerja telah siap, maka harus dilakukan rapat pra pelaksanaan konstruksi.

ii. Rapat pra pelaksanaan: Dalam rapat pra pelaksanaan, FT atau Pendamping Lokal memberikan pengarahan teknis kepada mandor dan para pekerja bagaimana tata cara pelaksanaan yang diinginkan sesuai dengan petunjuk teknis agar didapat hasil pekerjaan yang memenuhi standar yang telah ditentukan. Kader Teknik harus mencatat setiap langkah kegiatan sebagai dasar pengendalian pelaksanaan. Rapat pra pelaksanaan tersebut direncanakan sesuai dengan target yang akan dicapai, misalnya untuk minggu pertama pekerjaan apa saja yang akan dilaksanakan, siapa yang akan bertanggung jawab terhadap pengadaan tenaga kerja, dan siapa yang bertanggungjawab terhadap pengadaan alat kerja. Hal ini untuk memudahkan dalam pelaksanaan di lapangan. Hasil rapat pra-pelaksanaan menjadi acuan langkah kerja di lapangan yang telah disepakati bersama antara FT, Tim Pengelola Kegiatan, Mandor dan Kader Teknik.

iii. Pelaksanaan Konstruksi: Pada saat pelaksanaan konstruksi, para pelaksana harus mematuhi langkah-langkah yang telah disepakati dalam Rapat Pra Pelaksanaan. Apabila kenyataan di lapangan memerlukan perubahan dari rencana, mandor harus melaporkan kepada Ketua TPK dan Kader Teknik. Kader Teknik Teknik bertugas mengawasi jalannya pekerjaan pada tiap kegiatan serta membantu dengan cara memberikan saran kepada para mandor setempat, mengenai apa-apa yang perlu diperbaiki serta mencatat hal-hal yang diperlukan untuk dikonsultasikan kepada FT dan sebagai bahan untuk Rapat Evaluasi Tim Pengelola Kegiatan.

iv. Rapat Evaluasi Tim Pengelola Kegiatan: Diharapkan dapat dilaksanakan setiap minggu, dimaksudkan untuk mengevaluasi kegiatan konstruksi selama satu minggu berjalan, apakah sudah sesuai dengan yang direncanakan atau apakah kegiatan di lapangan masih belum mencapai target mingguan, maupun apa saja yang menjadi kendala di lapangan, apakah faktor material yang kurang mendukung, atau peralatan tidak memadai atau mungkin cara kerja dari tim pengelola kegiatan dan masyarakat yang tidak disiplin. Rapat evaluasi mingguan


harus membahas setiap permasalahan/kendala yang terjadi di lapangan. Kader Teknik sebagai pengawas memberikan masukan-masukan dari hasil pencatatannya selama mengawasi kegiatan konstruksi. Hasil rapat evaluasi harus menghasilkan pemecahan / jalan keluar untuk mengatasi permasalahan yang terjadi, untuk diperbaiki dalam kegiatan konstruksi minggu selanjutnya. Dalam rapat evaluasi juga dibuat rencana kerja minggu selanjutnya.

v. Dokumentasi Foto: Dokumentasi foto kegiatan prasarana dibuat berdasarkan kemajuan kegiatan yaitu 0%, 50% dan 100% sesuai dengan yang terdapat pada PTO.

vi. Transparansi: Seluruh kegiatan prasarana mulai dari survei, perencanaan, pelaksanaan, hingga pelestarian harus dilakukan secara transparan. Tujuannya agar masyarakat dapat berpartisipasi, membantu, mengawasi, dan merasa memiliki terhadap prasarana yang telah dibangun. Transparansi dalam kegiatan pembangunan prasarana dituangkan pada papan informasi yang diatur dalam Papan Informasi tentang sosialisasi.

vii. Penyelesaian Kegiatan: Penyelesaian kegiatan yang dimaksud disini meliputi penyelesaian pembangunan prasarana, sebagai bagian dari pertanggungjawaban Tim Pengelola Kegiatan PPK di desa. Pada umumnya batas waktu penyelesaian ditentukan berdasar jadwal yang telah ditetapkan di awal atau ketentuan dari Departemen Keuangan berkaitan dengan batas pencairan dana di KPPN atau ketentuan yang dikeluarkan dari Sekretariat Pusat atau sesuai batas akhir penugasan FT.

c. Pengendalian Kualitas Prasarana dan sarana

Untuk menjaga kualitas perlu dilakukan tindakan khusus oleh Fasilitator Teknik (FT). Tindakan khusus yang utama adalah mengharuskan Tim Pengelola Kegiatan untuk lebih bertanggung jawab dalam pelaksanaan dan lebih transparan kepada masyarakat, serta mendorong masyarakat untuk secara aktif turut serta mengawasi dan menjaga kualitas pelaksanaan. Hal-hal di bawah ini merupakan pelajaran dari pengalaman pada kegiatan serupa. Diharapkan seluruh kegiatan ini dapat dilaksanakan oleh FT dan seluruh unsur yang terkait dengan PPK dalam rangka meningkatkan kualitas pelaksanaan kegiatan prasarana dan sarana.

i. Target kualitas, bukan kuantitas – Kebiasaan di desa adalah mengejar target fisik yang terlalu tinggi karena PPK dianggap sebagai suatu kesempatan yang jarang terjadi untuk membangun prasarana yang dibutuhkan. Padahal dalam PPK tidak ada tekanan untuk menentukan target yang sangat tinggi. Oleh karena itu, dalam pembicaraan dengan masyarakat, setiap unsur seperti PJOK, aparat Pemda Kabupaten dan FT harus mengatur pembicaraan supaya tidak memberi kesan mengejar target fisik.

ii. Kontrol kualitas – Pengawas cenderung membiarkan pekerjaan yang kurang baik pada awal konstruksi, padahal sangat sulit meningkatkan kualitas di tengah pelaksanaan. Oleh karena itu, lebih baik bertindak tegas sejak awal.

iii. Waktu pelaksanaan – Sebagian besar prasarana PPK lebih mudah dibangun pada musim kemarau. Pengangkutan bahan dan alat lebih mudah jika belum hujan. Pemadatan tanah sangat susah apabila tanah sudah terlalu basah. Selain itu, pada musim hujan seringkali sulit mendapatkan tenaga kerja karena petani sibuk bercocok tanam.


iv. Penyuluhan Program – Melakukan penyuluhan kepada seluruh masyarakat yang akan terlibat dalam pelaksanaan, tidak hanya anggota tim pengelola kegiatan atau aparat desa, sebelum kegiatan dimulai. Isi penyuluhan terdiri dari aturan dan prinsip-prinsip PPK, peranan TPK dan Fasilitator Kecamatan, dan langkah-langkah dalam pelaksanaan.

v. Pelatihan secara kontinyu – Karena sebagian besar tenaga kerja yang ada masih kurang terampil dan beberapa Tim Pengelola Kegiatan belum memiliki keterampilan dalam pengelolaan pembangunan prasarana, maka perlu diadakan kegiatan pelatihan secara kontinyu oleh Fasilitator maupun aparat kecamatan dan kabupaten. Peningkatan kemampuan masyarakat dan Tim Pengelola Kegiatan adalah salah satu tujuan utama PPK.

vi. Penerapan sistem tria//mock up – Sistem trial atau mock up adalah percobaan / pembuatan contoh setiap jenis pekerjaan sebagai pedoman awal pelaksanaan untuk melatih masyarakat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan perencanaan dan standar persyaratan teknik.

Sistem trial atau mock up terdiri dari tiga langkah:

i. Contoh dibuat bersama FT. Orang yang ikut membuat contoh adalah tokoh masyarakat (mandor, kepala kelompok, Kader Teknik, kepala dusun, dan hanya beberapa masyarakat biasa saja). Fasilitator ikut bekerja dan memberi instruksi kepada mereka. Misalnya untuk pembuatan jalan ; panjang bagian contoh cukup 10– 25 meter saja.

ii. Dilakukan oleh masyarakat di bawah pimpinan orang yang membuat contoh. Setelah trial selesai (sekitar 100 meter jalan, misalnya), kualitas dinilai FT. Jika kualitas masih kurang baik, harus dilatih lagi dan diperiksa lagi.

iii. Jika kualitas telah baik, pelaksanaan diteruskan.

Seringkali yang dicontohkan hanya jalan yang sudah jadi dan lengkap. Padahal, trial akan lebih efektif (lebih berhasil) apabila ada contoh di tiap tahap. Trial persiapan, trial pembentukan badan jalan, trial drainase. Trial lengkap juga perlu untuk memperlihatkan kegiatan yang telah selesai, dan sebaiknya dibuat mulai dari awal. Pada pembuatan jalan trial lengkap tidak perlu digilas dan diberi lapisan penutup, karena lebih baik jika batu yang terkunci dapat di lihat oleh pekerja. Perlu ada contoh dan trial untuk tiap macam situasi yang dihadapi. Perlu dibuat contoh "leveling" dan pembentukan permukaan baru jika terdapat perbaikan jalan di atas batu dasar yang cukup kuat. Untuk daerah sawah atau rawa, dibuat contoh dan trial sendiri. Trial tidak diperlukan untuk bagian yang sangat kecil, yang dapat diawasi langsung oleh FT. Trial dapat diterapkan untuk jenis prasarana selain jalan. Jika ada pembuatan banyak MCK, MCK pertama dapat dianggap sebagai trial. Untuk jenis lain, kegiatan kunci dapat di trial, misalnya pengadukan beton. FT perlu menganalisis kegiatan-kegiatan yang perlu di trial.

Beberapa hal berikut ini juga perlu diperhatikan dan dilaksanakan berkaitan dengan pengendalian dan peningkatan kualitas prasarana yaitu:

i. Kualitas Mandor - Mandor seringkali menjadi kunci dalam peningkatan kualitas, karena mandor berada di tempat tiap hari dan secara langsung memberi instruksi dan umpan balik kepada masyarkat. Mandor harus mengetahui cara-cara meningkatkan kualitas dan dia harus tegas pada masyarakat demi manfaat yang


akan datang. Diperlukan mandor yang mempunyai kemampuan teknis dan sebaiknya yang dipercaya oleh masyarakat.

ii. Peralatan - Penghematan biaya untuk peralatan sering menjadi penghematan yang palsu, karena mempengaruhi produktivitas dan kualitas konstruksi. Fasilitator harus mendorong Tim Pengelola Kegiatan untuk beli peralatan yang mutunya lebih tinggi, agar tahan lama dan memudahkan pelaksanaan. Ini juga termasuk peralatan seperti kereta dorong yang belum biasa digunakan oleh masyarakat.

iii. Kualitas Bahan – Tim Pengelola Kegiatan harus dilatih supaya dapat menentukan bahan yang memenuhi spesifikasi, dan mereka harus dibimbing supaya berani menolak bahan yang tidak sesuai mutu atau volumenya. Pemasok sering mengirim bahan pada waktu Fasilitator tidak ada di tempat, dan mencoba menipu Tim Pengelola Kegiatan jika TPK tidak mampu.

iv. Sertifikasi – adalah cara yang dapat digunakan oleh FT untuk mendorong Tim Pengelola Kegiatan dalam hal peningkatan kualitas. Pada prinsipnya, tiap pekerjaan harus dinilai. Pekerjaan yang dinilai sudah sesuai dapat dibayar langsung, tetapi pekerjaan yang kurang baik harus diperbaiki dulu. Kemajuan fisik didasarkan pada pekerjaan yang sudah selesai dan dinilai layak untuk dibayar. Pada papan informasi ditempelkan grafik kemajuan fisik sesuai dengan hasil uji penerimaan. Pengisian formulir uji penerimaan dijelaskan di bawah dan contoh formulirnya dapat di lihat pada lampiran.

v. Kader Teknik - Kader Teknik yang dipilih oleh masyarakat untuk membantu FT secara penuh di lapangan. Kader Teknik adalah seorang pemuda yang berbakat dalam bidang teknis dan administrasi serta ingin belajar dari pembimbing, selain mengikuti tiap jenis pelatihan yang ada di desa. Dia bertugas untuk membantu proses pelaksanaan kegiatan sarana / prasana di desanya.

vi. Laporan Permasalahan - Di tiap desa yang mendapatkan dana dari PPK untuk kegiatan prasarana / sarana, sangat munkin akan timbul masalah. Masalah-masalah tersebut perlu dilaporkan kepada PJOK dan KMT supaya mereka dapat mengutamakan berkunjung ke desa yang ada masalah. KMT dapat memberi masukan untuk membantu FT dan PJOK dalam penyelesaian masalah. Seharusnya setiap masalah yang muncul sudah ditangani oleh Fasilitator yang ada di lapangan, sehingga tidak ada masalah yang baru muncul pada waktu ada kunjungan resmi dari aparat propinsi atau sekretariat. Masalah-masalah prasarana/sarana yang tidak dilaporkan (disembunyikan) dianggap masalah Fasilitator; sedangkan masalah-masalah yang sudah dilaporkan dianggap masalah bersama.

vii. Pemeriksaan - Terdapat formulir untuk membantu seluruh pelaku PPK, termasuk unsur Pemerintah Daerah, Fasilitator, PJOK, dan lembaga / instansi pemeriksa dari pemerintah. Pengisian formulir pemeriksaan dijelaskan pada bagian berikut ini.

viii. Ceklis Dampak Lingkungan - Hal-hal yang ditandai pada tahap perencanaan ditinjau pada tahap 50% dan tahap 100% untuk menjamin bahwa tindakan terhadap dampak lingkungan telah ditangani sesuai dengan rencana.

Untuk mengendalikan kualitas pelaksanaan, kualitas prasarana yang dibangun perlu ditinjau secara berkala. Hasil peninjauan ini dapat dituangkan oleh FT pada sebuah formulir pemeriksaan, untuk selanjutnya dianalisis oleh KMT. Hasil tersebut berfungsi pula sebagai alat penyuluhan kepada masyarakat desa, mandor, dan PjOK, supaya kualitas prasarana yang dibangun dapat ditingkatkan.


Tiap jenis pekerjaan dinilai tetapi untuk pekerjaan yang rumit kegiatan dapat digabungkan. Pekerjaan yang dinilai oleh FT telah sesuai untuk dibayar dapat langsung dilunasi, tetapi pekerjaan yang kurang baik harus diperbaiki dulu. Kemajuan fisik yang dilaporkan didasarkan pekerjaan yang sudah selesai dan dinilai layak untuk dibayar. Pengisian formulir sertifikasi dijelaskan di bawah dan contoh formulirnya dapat di lihat pada lampiran. Pada papan informasi ditempelkan grafik kemajuan fisik sesuai dengan hasil sertifikasi.

Formulir terdiri dari dua bagian: i. Bagian atas untuk jenis pekerjaan yang dapat diterima ii. Bagian bawah untuk bahan atau alat yang dapat diterima

Kedua bagian ini diisi dengan jenis pekerjaan atau bahan yang sudah siap untuk dinilai. Untuk tiap jenis dicantumkan volumenya dan lokasi pekerjaan. Untuk bahan, disebutkan lokasi dimana bahan tersebut akan digunakan, walaupun mungkin belum dipasang atau dihampar. Kemudian, FT akan menilai kelayakannya. Yang layak ditulis "dapat diterima" dan yang belum layak disebut alasannya. Format tersebut disimpan di arsip Tim Pengelola Kegiatan sebagai bukti bahwa bagian atau bahan tersebut telah diterima dengan baik oleh FT. Grafik kemajuan fisik yang telah dibuat ditempelkan pada papan informasi. Tujuannya adalah agar seluruh masyarakat tahu hasil penilaian dan tahu kemajuan proyek. Perhatian masyarakat ditarik ke masalah target kualitas. Untuk jenis lain, selain jalan, boleh dibuat grafik dengan memilih indikator atau pengelompokan kegiatan yang tepat. Penggunaan langkah Sertifikasi ini tidak dimaksudkan untuk memperlambat pembayaran kepada Tim Pengelola Kegiatan. FT boleh menunda penilaian jika tidak sempat menilai pekerjaan dan menyetujui pembayaran tanpa dinilai apabila Tim Pengelola Kegiatan telah terbukti mampu mengerjakan tugas serupa. Sebaliknya, jika kualitas bagian yang diusulkan TPK untuk pembayaran sering tidak sesuai persyaratan, langkah ini tidak boleh ditinggalkan.

d. Pengendalian Kualitas Bahan

Bahan yang dipakai harus memenuhi standar, misalnya:

I. Untuk Pekerjaan Jalan, digunakan batu belah yang keras, bukan batu pipih atau batu berpori dan memiliki minimal tiga bidang permukaan,

II. Untuk Pekerjaan Jembatan; untuk pondasi digunakan batu belah yang keras dengan campuran spesi yang memenuhi Standar Industri Indonesia (SII),

III. Untuk Prasarana Air Bersih, digunakan pipa yang memenuhi standar dari SII. Tim Pengelola Kegiatan harus selektif dalam pengadaan bahan. Bila material yang dikirim ke desa tidak sesuai dengan pesanan, TPK harus menolak bahan tersebut dan minta diganti sesuai dengan pesanan. Kader Teknik dan Pendamping Lokal harus selalu memantau kualitas bahan yang dikirim ke desa.


e. Pengendalian Dimensi

Untuk mencapai kualitas pelaksanaan konstruksi yang baik, dimensi (ukuran) prasarana harus selalu dikendalikan sesuai dengan gambar rencana. Untuk menjaga dimensi perlu diperhatikan dan dibahas dari awal sejak rapat pra-pelaksanaan, dan selanjutnya diawasi pada saat pelaksanaan antara lain seperti pada:

Pekerjaan Jalan :

i. Kemiringan permukaan badan jalan (punggung sapi),

ii. Ketebalan lapisan pasir, pasangan batu (telford) dan ketebalan sirtu,

iii. Lebar perkerasan,

iv. Kedalaman, lebar atas dan lebar dasar saluran drainase.

Untuk menjaga ukuran pada pekerjaan jalan harus dibuat Boowplank /Mal dari papan/kayu :

i. Mal untuk kemiringan badan jalan, ketebalan pasir dan batu serta lebar perkerasan

ii. Mal untuk ketebalan pasir dan batu

iii. Mal untuk dimensi saluran

Pekerjaan Air Bersih :

i. Dimensi pipa harus sesuai dengan SII,

ii. Dimensi BPT (Bangunan Pelepas Tekan),

iii. Kedalaman sumur bor,

iv. Jenis pompa air (bila menggunakan pompa)

Pekerjaan Irigasi Desa :

i. Dimensi saluran,

ii. Ketebalan pasangan batu kali,

iii. Bangunan terjun,

iv. Bangunan bagi

Pada setiap kunjungan ke lapangan KM / FT / Pendamping Lokal harus meminta catatan pemeriksaan ukuran oleh Kader Teknik. Bila ukuran dalam pelaksanaan telah sesuai dengan Gambar Rencana, maka pekerjaan dapat terus dilaksanakan. Bila terjadi perubahan rencana pekerjaan dengan realisasinya yang menyebabkan terjadinya pengurangan atau penambahan terhadap volume pekerjaan atau terhadap spesifikasi pekerjaan harus dibuat BA Revisi. Pembuatan revisi dimulai dengan pembahasan terlebih dahulu oleh TPK dan hasilnya harus mendapatkan persetujuan dari FT berlatar belakang teknik sipil. Sebelum pelaksanaan pekerjaan, pembuatan revisi harus sudah selesai kemudian dibuat BA Revisi (Form IV.16.A) yang dipasang pada papan informasi, dan bila ada penyimpangan, maka pekerjaan dihentikan.


5.4.3 PEMERIKSAAN

a. Pemeriksaan Kualitas Fisik Pekerjaan

Pemeriksaan kualitas fisik di lapangan, menggunakan beberapa formulir pemeriksaan, antara lain pemeriksaan mutu konstruksi dan dimensi. Perlu masyarakat menyadari bahwa prasarana yang dibangun adalah untuk kepentingan mereka, bukan proyek pemerintah atau untuk orang lain, dengan demikian masyarakat akan berusaha melaksanakan kegiatan konstruksi dengan kualitas yang baik, karena akan memberikan manfaat dalam waktu yang panjang. FT memberikan bimbingan teknis bagaimana pengelolaan pelaksanaan konstruksi, serta cara-cara melaksanakan pekerjaan di lapangan sesuai dengan ketentuan. Sangat diperlukan ketegasan dari FT sejak mulai pelaksanaan.

Formulir Pemeriksaan Fisik Lapangan, diisi oleh FT, atau orang lain yang mempunyai keahlian dalam bidang teknis yang bersangkutan. Blangko formulir telah disediakan seperti contoh terlampir. Untuk penilaian kualitas teknis diuraikan hal-hal yang harus diperiksa menurut jenis prasarana. Untuk setiap hal tersebut, penilai memilih satu dari lima kategori penilaian, yaitu:

Cukup Jika kualitas telah memenuhi segala syarat teknis Agak kurang Jika terdapat kesalahan atau kekurangan kecil yang harus

diperbaiki untuk memenuhi syarat teknis Kurang Jika masih terdapat banyak kekurangan yang harus diperbaiki Belum diperiksa Jika hal tersebut belum dikerjakan, atau pemeriksa belum dapat

melihat dan menilai hal tersebut Tidak ada Jika hal tersebut tidak ada pada prasarana yang sedang

dilaksanakan, misalnya untuk penilaian gorong-gorong ternyata tidak ada gorong-gorong

Informasi mengenai standar kualitas yang ditentukan dapat dipelajari dari Petunjuk Teknis. Yang diharapkan adalah kualitas yang memenuhi standar dan tahan lama. Pada lampiran disediakan petunjuk singkat mengenai hal-hal yang diperiksa dengan cara yang digunakan untuk menilai setiap item. Formulir-formulir yang telah diisi diserahkan kepada Tim Pengelola Kegiatan dan arsip pemeriksa agar mereka dapat meningkatkan kualitas dan memperbaiki hal-hal yang dinilai kurang baik.

b. Pemeriksaan Kualitas Manajemen Konstruksi

Keberhasilan pelaksanaan pekerjaan administrasi dan fisik proyek tergantung pada bagaimana Tim Pengelola Kegiatan dalam mengatur dan mengelola sumber daya yang ada dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari, dibawah bimbingan dan bantuan FT.


Penggunaan Ceklis Manajemen Konstruksi ini dimaksudkan untuk menilai apakah Tim Pengelola Kegiatan telah mengerti dan melaksanakan tugasnya dengan baik, yang mencakup kegiatan persiapan pelaksanaan, mengatur pelaksanaan di lapangan dan mengendalikan pelaksanaan proyek. Dari hasil penilaian ini akan mendorong proses alih pengetahuan dalam pengelolaan proyek dari FT ke Tim Pengelola Kegiatan yang pada akhirnya dalam banyak hal keputusan-keputusan dapat diambil dan diputuskan oleh Tim Pengelola Kegiatan sendiri dengan didasari pengetahuan dan pemahaman yang benar sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang ditentukan. Ceklis Manajemen Konstruksi dapat diisi oleh FT, KMT dan PJOK. Blangko formulir telah disediakan dan dapat di lihat pada lampiran. Nama, pemeriksa dan tanggal pemeriksaan dicatat pada bagian bawah dan persentase kemajuan kegiatan dicatat pada bagian atas. Untuk penilaian kualitas pengelolaan diuraikan hal-hal yang harus diperiksa menurut jenis kegiatan. Untuk setiap hal tersebut, penilai memilih satu dari empat kategori penilaian, yaitu:

Cukup Jika kualitas telah memenuhi sesuai dengan persyaratan

teknis

Agak kurang Jika terdapat kesalahan atau kekurangan kecil yang harus diperbaiki untuk memenuhi sesuai persyaratan teknis

Kurang Jika masih terdapat banyak kekurangan yang harus

diperbaiki

Tidak ada Jika hal tersebut tidak ada atau belum dilaksanakan

Pada lampiran disediakan petunjuk-petunjuk singkat mengenai hal-hal yang diperiksa dengan cara yang digunakan untuk menilai setiap item. Ceklis yang telah diisi diserahkan kepada Tim Pengelola Kegiatan dan arsip pemeriksa agar mereka dapat meningkatkan kualitas dan memperbaiki hal-hal yang dinilai kurang baik.

5.5 PEMELIHARAAN

Pasca penyelesaian kegiatan merupakan tahap pasca pelaksanaan pembangunan PPK yang wajib dioperasikan dan dipelihara oleh desa. Agar kegiatan pembangunan prasarana, mempunyai nilai manfaat yang dapat terus berlangsung dan berkembang. Kesanggupan desa untuk memelihara hasil kegiatan tersebut sudah termasuk pada kriteria pengajuan usulan desa pada musyawarah desa (merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari usulan desa) dan MAD.

5.5.1 Tujuan

a. Menjamin terpelihara serta berkelanjutannya fungsi sarana dan prasarana yang telah dibangun dengan kemampuan masyarakaat sendiri.

b. Meningkatkan berfungsinya kelembagaan masyarakat di desa dan kecamatan dalam pengelolaan program.


5.5.2. Kegiatan Pemeliharaan Prasarana

Prasarana yang telah dibangun oleh PPK perlu diperiksa secara rutin, kemudian kekurangan-kekurangannya diperbaiki secara kelompok. Pemeliharaan untuk prasarana ini dapat ditangani dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Langkah pertama dalam pemeliharaan adalah penentuan bagian yang harus dipelihara, yaitu dengan cara mengiventarisasi bagian-bagian prasarana yang mudah rusak akibat penggunaannya.

b. Dari inventarisasi masalah-masalah tersebut, ditentukan hal mana yang dapat diperbaiki dengan sumber daya alam dan sumber daya manusia yang ada di desa.

c. Yang diluar kemampuan masyarakat, harus dilaporkan kepada Kepala Desa dan Camat dengan tembusan kepada dinas terkait di kabupaten (misalnya jika terjadi kerusakan jembatan atau longsor besar) untuk meminta pertimbangan dan nasehatnya.

d. Kelompok-kelompok pemeliharaan harus memilih waktu yang paling tepat untuk mengidentifikasikan masalah, misalnya pada prasarana jalan pada saat sehabis hujan besar (atau lebih baik lagi pada waktu hujan deras) atau arus sungai paling kuat untuk prasarana Jembatan.

e. Prioritas penanganan tidak dapat dilepaskan dari penentuan waktu yang paling tepat untuk pemeliharaan, yang tergantung jenis masalah:

i. Keadaan yang berbahaya harus segera ditangani dan penggunaan prasarana dibatasi/dihentikan sampai keadaan diperbaiki.

ii. Masalah yang akan mengakibatkan kerusakan besar atas pemilikan pribadi masyarakat desa (rumah, lahan produktif), harus segera ditangani, seperti peluapan air yang akan merusak tanaman di ladang sebelah jalan, atau longsor yang mengancam rumah penduduk.

iii. Masalah yang akan menyebabkan kerusakan yang lebih luas dan lebih besar harus segera ditangani, seperti masalah drainase jalan yang tidak berfungsi.

iv. Adapun masalah yang sebaiknya menunggu cuaca yang baik demi kualitas perbaikan, asal tidak merugikan masyarakat kalau menunggu (misalnya pemasangan gorong-gorong baru, atau pembuatan subteras)

f. Melalui musyawarah desa dipilih tim pemeliharaan dan disyahkan oleh Kepala Desa,

yang terdiri dari beberapa unit:

i. Unit yang menentukan kebutuhan untuk pemeliharaan, sekaligus yang menilai kembali apakah bagian yang dibutuhkan untuk dipelihara telah ditangani dengan baik.

ii. Unit yang menugaskan masyarakat untuk memperbaiki hal-hal yang harus diperbaiki, apakah individu atau kelompok,

iii. Unit yang mengawasi dan membimbing masyarakat dalam kegiatan pemeliharaan, dan tentu saja orang tersebut harus terlatih atau sudah memiliki kemampuan teknis,

Tim Pemelihara bertanggungjawab kepada musyawarah desa melalui musyawarah pertanggungjawaban pemeliharaan prasarana yang dilakukan secara periodic sesuai kebutuhan.


5.5.3. Sistem Pemeliharaan

Kegiatan pemeliharaan dapat diterapkan untuk tiap-tiap jenis prasarana. Telah disediakan beberapa alat untuk membantu Tim mengelola pemeliharaan prasarana di desa. Formulir Daftar Bagian Prasarana Yang Rusak dan Perlu Dipelihara untuk mencatat kebutuhan pemeliharaan secara sistematis, yang dapat dilihat pada Lampiran. Formulir Daftar Bagian Prasarana Yang Rusak dan Perlu Dipelihara sebaiknya diisi secara berkala atau sesuai waktu yang diperlukan. Formulir diisi oleh Tim Pemelihara dengan cara sebagai berikut: a. Memeriksa dan mengamati jenis kerusakan pada bangunan prasarana.

b. Sambil mengamati, dicatat pada formulir tentang keadaan tiap masalah yang diamati.

c. Di bagian bawah, ditulis catatan mengenai lokasi / bagian bangunan tiap jenis prasarana yang perlu diperbaiki.

d. Pada waktu survei identifikasi pemeliharaan, diisi dengan kode:

1 = masalah ringan 2 = masalah sedang 3 = masalah berat

Kode ditentukan sesuai dengan pentingnya masalah, bukan besarnya pekerjaan yang dibutuhkan untuk mengatasi masalah.

Penentuan prioritas oleh Tim Pemeliharaan

Tim Pemelihara menentukan prioritas berdasarkan kriteria-kriteria yang diuraikan di atas,

ditambah pertimbangan beban pekerjaan dan pemerataan beban pada kelompok-kelompok masyarakat. Jika pemeliharaan ditangani melalui pengurus RT (Rukun Tetangga), survei dan penentuan prioritas dapat dilakukan oleh RT masing-masing, dan Tim Pemelihara dapat menilai keberhasilan tiap RT. Secara umum langkah-langkah pemeliharaan sebagai berikut:

a. Prioritas untuk pemeliharaan ditentukan oleh Tim Pemeliharaan. b. Dibuat jadwal pekerjaan dan Penanggungjawab, sebaiknya disebut nama satu orang

sebagai kepala kelompok pemeliharaan. c. Hasil pemeliharaan oleh RT atau kelompok diperiksa oleh unit yang mengawasi dan

membimbing kegiatan pemeliharaan dalam Tim Pemelihara . d. Bagian yang sudah diperbaiki dengan baik dapat ditandai dengan "X" pada formulir

survei.

Latihan Pemeliharaan

FT dibantu KMT wajib memberikan pelatihan kepada anggota Tim Pemeliharaan atau yang ditunjuk pada waktu pelaksanaan program hampir selesai. Dalam acara tersebut, masyarakat diberi penjelasan mengenai kepentingan pemeliharaan, organisasi pemeliharaan, dan teknik-teknik seperti teknik membuat inventarisasi masalah dan teknik memperbaikinya. Petunjuk Pelatihan pemeliharaan secara mendetail terlampir, Petunjuk tersebut juga termasuk Petunjuk Pemeliharaan dan formulir inventarisasi. Rencana Pelajaran untuk pelatihan tersebut didasarkan Kriteria Pelatihan.


Beberapa kegiatan dan formulir telah disediakan dalam rangka peningkatan pemeliharaan tersebut:

a. FT akan melatih masyarakat dalam hal-hal pemeliharaan sebelum meninggalkan desa.

b. Untuk setiap jenis prasarana tertentu, telah dibuat daftar penanggung jawab dan penetapan iuran.

c. Untuk jenis kegiatan lain, ditetapkan kelompok pemeliharaan. d. PJOK akan dilibatkan dalam rangka pemantauan pemeliharaan rutin. e. Telah disediakan garis besar rencana pemeliharaan yang diwajibkan sebagai

lampiran. f. Dilaksanakan kegiatan kunjungan ke desa yang pernah mendapat bantuan PPK

dalam rangka menilai kegiatan pemeliharaan, menilai kualitas prasarana, dan membantu Tim Pengelola Kegiatan atau kelompok pemeliharaan untuk melakukan inventarisasi.

Tujuh Langkah Menyukseskan Pemeliharaan Prasarana Desa

Tujuh langkah di bawah ini didasarkan pada sudut pandang baru tentang pemeliharaan. Para pemeriksa prasarana adakalanya memiliki asumsi yang keliru. Yang sebenarnya mereka lihat di lapangan bukan bukti/fakta bahwa pemeliharaan tidak dilakukan, tetapi bukti/fakta bahwa prasarana tidak dibangun dengan baik. Seringkali yang sebenarnya terjadi adalah kesalahan desain daripada kesalahan dalam pemeliharaan. Atau barangkali yang sering terjadi adalah tidak dilakukannya pengendalian kualitas pelaksanaan secara ketat. Yang paling sering terjadi dalam “masalah pemeliharaan” adalah lebih disebabkan oleh kualitas atau volume bahan yang kurang memadai. Ada bukti dari lapangan bahwa umumnya masyarakat mau memelihara prasarana yang manfaatnya dapat mereka rasakan. Hanya saja upaya pemeliharaan yang dilakukan masih sangat terbatas, dan bahkan masih jauh dari yang diharapkan. Jika tujuh langkah di bawah ini dapat dilaksanakan dengan sungguh-sungguh, maka hampir dipastikan bahwa upaya pemeliharaan yang dilakukan oleh masyarakat akan jauh lebih baik dari sebelumnya. Padahal pengeluaran biaya dan tenaga tidak jauh berbeda. Dengan mengikuti ketujuh langkah ini diharapkan akan berhasil mengubah sikap terhadap kebutuhan dan tanggung jawab pemeliharaan.

1. Langkah pertama adalah perubahan sudut pandang.

Pada saat menemukan masalah di lapangan jangan langsung memutuskan disebabkan oleh kurangnya kegiatan pemeliharaan. Karena mungkin saja masalah yang muncul disebabkan oleh desain yang salah, pengendalian kualitas yang rendah atau karena kualitas dan volume bahan yang kurang tepat. Dengan kata lain, ketika pemeriksaan dilakukan maka yang harus dipikirkan dari awal adalah masalah kualitas prasarana. Karena prasarana desa seharusnya dibangun dengan teknik yang dapat meminimalkan upaya pemeliharaan. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan adalah punggung sapi, saluran pinggir, pelandaian tebing, jarak antara sumber air dan peresapan, cat antikarat, dan sebagainya.

Dengan demikian, para fasilitator, pemerintah, dan konsultan atau lainnya jika melakukan kunjungan harus selalu mengangkat dan mengutamakan masalah kualitas dan sekaligus menjelaskan alasannya. Alangkah baiknya bila ada contoh jelek pada prasarana lain di sekitarnya.


Bagi juru desain, tidak boleh melupakan hal-hal yang akan menyelamatkan kegiatan proyek. Harus digambar secara eksplisit agar jelas.

Bagi pemeriksa desain, jangan menyetujui desain yang belum jelas atau lengkap. Hal itu tidak mendidik masyarakat tentang kualitas.

2. Langkah kedua adalah adanya Penanggungjawab pemeliharaan prasarana. Untuk turut serta dalam kegiatan pemeliharaan yang rutin (setiap sekian minggu sekali) seringkali masyarakat memandang sebagai pekerjaan yang membosankan. Karena itu perlu dibentuk tim penanggungjawab pemeliharaan prasarana. Tokoh masyarakat yang sangat dihargai karena ilmunya, usianya atau keberhasilannya, diutamakan untuk direkrut menjadi anggota tim penanggung jawab pemeliharaan. Pada dasarnya masyarakat akan dapat memahami kepentingan pemeliharaan, asalkan dijelaskan oleh tokoh yang dihormati.

Tim penanggung jawab (jumlahnya tidak penting) hanya memantau proses dan hasil pemeliharaan. Jika diberitahukan bahwa pemeliharaan sangat diperlukan, maka tim ini akan membantu menggerakkan masyarakat lain.

3. Langkah ketiga adalah adanya Organisasi dan metode kerja. Untuk mewujudkan pemeliharaan prasarana yang efektif dan tepat waktu, desa harus

mempunyai organisasi atau tim yang akan rajin terjun ke lapangan untuk mencari data tentang status dan kebutuhan pemeliharaan. Tim ini akan lebih sesuai jika diisi oleh tenaga muda yang potensial (Tim Pemuda). Sudah ada metodologi dan formulir untuk mencatat kebutuhan (Inventarisasi Bagian Jembatan yang Perlu Dipelihara [dan sebagainya], pada Buku Revisi Formulir PPK-2), mirip dengan metode SAP/VAP/MAP yang telah diberikan pada pelatihan untuk perencanaan jalan.

Tim ini membuat jadwal kunjungan, atau memanfaatkan kesempatan ideal untuk melihat kebutuhan, misalnya pada saat hujan deras untuk prasarana jalan dan jembatan. Pada saat hujan dapat melihat apakah saluran yang ada kurang besar atau terlalu aliran air terlalu deras, terdapat air yang mengalir di tengah jalan, apakah fondasi jembatan diserang air, dan sebagainya. Untuk sumber air bersih dan irigasi harus dilihat pada saat sulit air, tetapi untuk prasarana bendungan justru harus dilihat pada saat akan banjir.

Jadi sifat yang paling penting untuk tim ini adalah rajin terjun ke lapangan, walaupun jauh maupun hujan. Hasil kunjungan dibahas bersama dalam tim. Selanjutnya tim melaporkan hasilnya kepada tim penanggung jawab. Sebaiknya, hasilnya ditempel secara transparan di papan informasi.

Apakah setiap prasarana perlu tim sendiri, atau dapat digabung untuk beberapa prasarana?

Jawabannya, Boleh satu tim, dan juga boleh digabung untuk beberapa prasarana. Hal initergantung pada volume pekerjaan, keahlian dalam tim, lokasi prasarana dan jumlahpemanfaat. Sebenarnya relatif lebih mudah membentuk tim untuk memelihara air bersihkarena pemanfaatnya jelas dan mudah dihitung. Sebaliknya lebih sulit mencari oranguntuk memelihara prasarana yang dinikmati semua, seperti jalan.

Pada prinsipnya tidak ada pembatasan jumlah tim. Tim-tim ini dapat saja aktif untuksemua prasarana yang dibangun oleh suatu proyek. Sebaiknya tidak perlu tim tersendiri.Akan lebih teratur, efektif, dan komprehensif bila ada tim gabungan yang menanganisemua jenis prasarana, dari mana pun sumbernya.


4. Langkah Keempat adalah Adanya Pelatihan Teknik. Tim-tim yang dimaksudkan di atas perlu diberi pelatihan tentang dua hal, yaitu mengenai tugasnya dan tentang teknik pemeliharaan. Hal tersebut akan berbeda untuk kedua jenis tim.

i. Untuk tim penanggung jawab. Tim ini harus mengerti bahwa tugas mereka adalah memimpin pertemuan, membuat laporan kepada masyarakat, dan menjelaskan rencana pemeliharaan. Untuk menjelaskan rencana pemeliharaan harus mengetahui teknik-teknik yang biasa dipakai, walaupun tidak perlu ahli sekali.

ii. Untuk Tim pemuda. Untuk terjun ke lapangan, tim ini perlu menerapkan format-format inventarisasi, dapat menentukan prioritas, pintar mengantisipasi masalah, dan bersemangat.

Kedua tim ini tidak dimaksudkan sebagai tenaga yang akan melaksanakan kegiatan pemeliharaan. Pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan tetap dilakukan oleh masyarakat. Sebagai anggota masyarakat, tentunya anggota tim ini dapat juga turut bekerja dalam kegiatan pemeliharaan. Masyarakat yang bekerja dalam kegiatan pemeliharaan tersebut, mungkin saja masih awam terhadap hal-hal teknis. Karena itu masyarakat juga harus dilatih agar pekerjaannya lebih bermutu.

Semua pelatihan yang dimaksudkan harus dilakukan oleh fasilitator teknik atau fasilitator kecamatan dibantu oleh petugas dinas teknik dan petugas kecamatan. Pada umumnya pelatihan sejenis ini tidak perlu banyak biaya, karena dilakukan langsung di desa dan lebih baik lagi bila langsung di lapangan. Dalam hal pelatihan ini, sebaiknya melibatkan pendamping lokal dan fasilitor desa sebagai instruktur pembantu.

5. Langkah kelima adalah Memantau prasarana lama. Langkah kelima ini mirip dengan langkah pertama, yaitu mencoba mengubah sikap orang seperti: konsultan, fasilitator, dan aparat yang berkunjung ke lapangan. Pada saat melakukan kunjungan lapangan, seringkali mereka memeriksa dan mencatat banyak hal tetapi tidak pernah menanyakan tentang pemeliharaan atau status prasarana yang dibangun pada tahun-tahun yang lalu. Biasanya yang diperhatikan adalah konstruksi baru yang dipandang lebih menarik dan cantik bila difoto. Sementara itu masyarakat selalu melihat apa yang dilakukan oleh para pengunjung (konsultan, fasilitator, aparat) dan akan digunakan sebagai contoh. Jika para pengunjung yang seringkali dijadikan teladan ini tidak peduli masalah pemeliharaan bagaimana dengan masyarakat itu sendiri yang belum tentu mengerti tentang pentingnya pemeliharaan.

Bisa dibayangkan, bagaimana respons masyarakat bila setiap kunjungan dimulai dengan pemeriksaan prasarana yang dikerjakan satu atau dua tahun sebelumnya. Dengan memantau atau memeriksa prasarana lama yang telah dikerjakan pada tahun-tahun sebelumnya, tentunya akan mendorong penanganan pemeliharaan yang lebih baik. Apalagi bila dikaitkan dengan Langkah ke enam di bawah ini!

6. Langkah Keenam adalah Adanya Sanksi karena tidak memelihara. Langkah ke enam adalah sanksi bagi desa yang tidak melakukan pemeliharaan rutin. Disarankan ada sanksi bagi desa yang tidak melakukan pemeliharaan rutin. Forum Musyawarah Antar Desa dapat menyepakati aturan sanksi, dan informasi ini perlu disebarluaskan. Contoh sanksi termasuk:

i. Desa yang tidak memelihara prasarana tidak berhak lagi mengikuti kompetisi.


ii. Atau desa yang tidak memelihara prasarana ditetapkan batas biaya maksimal yang dapat diusulkan.

iii. Sanksi bisa lebih spesifik tentang lokasi (dusun), tentang jenis proyek, atau yang lainnya.

Sebaiknya tidak perlu terkena sanksi untuk peristiwa yang luar biasa, seperti banjir 50-tahunan, atau pemeliharaan yang memerlukan biaya besar.

Siapa yang berhak untuk mengatakan bahwa prasarana tidak cukup dipelihara? Pertanyaan ini mungkin paling sulit untuk dijawab. Yang berhak mengambil keputusan adalah Forum Musyawarah Antar Desa, tetapi forum sendiri tidak akan turun melihat semua desa. Karena mungkin saja ada unsur bias didalam melakukan penilaian. Semakin besar jumlah desa yang digagalkan karena terkena sanksi, akan semakin besar porsi dana untuk desa yang masih berpartisipasi.

Untuk proses penilaian dapat dilakukan oleh tim kecil yang terdiri dari wakil desa lainnya, dan setiap desa dikunjungi oleh dua tim agar penilaian dapat dibandingkan.

Juga dimungkinkan adanya naik banding bagi desa yang dinilai jelek, seperti pada saat kurang setuju dengan penilaian tim verifikasi. Untuk tugas ini KMT dapat membantu, tetapi bukan merupakan solusi yang sustainable. Melainkan hanya digunakan untuk memberi contoh tentang cara tepat dalam melakukan penilaian.

7. Langkah Ketujuh adalah Adanya Dana pemeliharaan. Alangkah baik bila disediakan dana khusus untuk masalah pemeliharaan, terutama untuk pemeliharaan prasarana yang di luar kemampuan desa dari segi volume atau biayanya. Hal ini dengan asumsi bahwa dana yang ada di desa masih sangat terbatas. Untuk jenis proyek tertentu, mungkin dapat mengumpulkan dana pemeliharaan yang cukup besar, tetapi untuk jenis proyek lainnya mungkin sangat sulit.

Untuk mengurangi timbulnya ketergantungan dana dari pemerintah, dibuat prasyarat yang harus dipenuhi jika memang dipertimbangkan adanya dana tambahan:

i. Organisasi pemeliharaan ada dan aktif ii. Terjadi pertemuan rutin iii. Tim kecil pemuda dapat disertakan untuk melakukan survei atas kebutuhan

pemeliharaan iv. Masyarakat sudah menyumbang sesuai kemampuannya.

Dalam hal ini perlu juga diitegaskan bahwa dana pemeliharaan tidak boleh disediakan dari biaya konstruksi. Banyak desa yang beranggapan bahwa dana pemeliharaan tidak diperlukan. Meskipun demikian, ada juga desa yang memerlukan dana pemeliharaan jauh di atas kemampuan desa.

Jika dana pemeliharaan sudah disediakan pada saat konstruksi, pasti akan dihabiskan untuk hal-hal yang tidak perlu atau relevan. Orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan dana ini akan dicurigai dan menjadikan semakin beratnya tugas Tim Pengelola Kegiatan.


PENJELASAN V

TUGAS PELAKU-PELAKU PPK



JAKARTA 2005

Penjelasan V Tugas Pelaku-Pelaku PPK

DAFTAR ISI

1. PELAKU-PELAKU PPK DI DESA

1.1. Kepala Desa 1.1.1. Tugas dan Tanggungjawab Kepala Desa

1.2. Badan Permusyawaratan Desa (BPD) 1.2.1. Tugas dan Tanggungjawab BPD

1.3. Tim Pengelola Kegiatan 1.3.1. Tugas dan Tanggungjawab TPK 1.3.2. Ketua TPK 1.3.3. Sekretaris 1.3.4. Bendahara 1.3.5. Kriteria Anggota TPK 1.3.6. Proses Pemilihan TPK

1.4. Tim Penulis Usulan (TPU) 1.4.1. Tugas dan Tanggungjawab TPU 1.4.2. Kriteria Anggota TPU 1.4.3. Proses Pemilihan Anggota TPU

1.5. Fasilitator Desa (Kader Desa) 1.5.1. Tugas dan Tanggungjawab Fasilitator Desa / Kader Desa 1.5.2. Tahapan Tugas FD / Kader Desa 1.5.3. Kriteria FD / Kader Desa 1.5.4. Proses Pemilihan FD / Kader Desa

1.6. Kader Dusun 1.6.1. Tugas dan Tanggungjawab Kader Dusun

1.7. Kader Teknik

1.7.1. Tugas dan Tanggungjawab Kader Teknik

1.8. Tim Monitoring Masyarakat

2. PELAKU PPK DI KECAMATAN

2.1. Camat 2.1.1. Tugas dan Tanggungjawab Camat

2.2. Penanggungjawab Operasional Kegiatan (PjOK)

2.2.1. Tugas dan Tanggungjawab PjOK

2.3. Penanggungjawab Administrasi Kegiatan (PjAK) 2.3.1. Tugas dan Tanggungjawab PjAK

2.4. Unit Pengelola Kegiatan (UPK) 2.4.1. Tugas dan Tanggungjawab Umum UPK

1

1 1

2 2

2 2 3 3 3 3 5

5 6 6 6

7 7 7 8 9

9 9

10 10

10

11

11 11

11 11

12 12

12 12


2.4.2. Tugas Khusus UPK 2.4.3. Kriteria Pengurus UPK 2.4.4. Proses Pemilihan UPK

2.5. Tim Verifikasi 2.5.1. Tugas dan Tanggungjawab Tim Verifikasi 2.5.2. Kriteria Tim Verifikasi 2.5.3. Proses Pembentukan Tim Verifikasi

2.6. Tim Pengamat 2.6.1. Tugas dan Tanggungjawab Tim Pengamat 2.6.2. Kriteria Tim Pengamat 2.6.3. Proses Pemilihan

2.7. Pendamping Lokal 2.7.1. Tugas dan Tanggungjawab Pendamping lokal 2.7.2. Kriteria Pendamping lokal 2.7.3. Proses Pemilihan Pendamping Lokal

2.8. Fasilitator Kecamatan 2.8.1. Tugas dan Tanggungjawab FK

2.9. Fasilitator Teknik 2.9.1. Tugas dan Tanggungjawab FT

2.10. Badan Pengawas UPK (BP-UPK) 2.10.1. Tugas dan Tanggungjawab BP-UPK 2.10.2. Kriteria Anggota BP-UPK 2.10.3. Struktur Organisasi BP-UPK 2.10.4. Proses Pemelihan Anggota BP-UPK

3. PELAKU PPK DI KABUPATEN

3.1. Bupati 3.1.1. Tugas dan Tanggungjawab Bupati

3.2. Tim Koordinasi PPK Kabupaten (TK-PPK Kab)

3.2.1. Tugas dan Tanggungjawab TK PPK Kab 3.3. Penanggungjawab Operasional Kabupaten (PjOKab)

3.3.1. Tugas dan Tanggungjawab PjOKab

3.4. Konsultan Manajemen Kabupaten (KM Kab) 3.4.1. Tugas dan Tanggungjawab KM Kab

3.5. Konsultan Manajemen Teknik (KMT)

3.5.1. Tugas dan Tanggungjawab KMT

3.6. Pendamping UPK 3.6.1. Tugas dan Tanggungjawab Pendamping UPK

4. PELAKU PPK DI PROVINSI 4.1. Gubernur

4.2. Tim koordinasi PPK Provinsi (TK-PPK Provinsi)

13 13 14

14 14 14 15

16 16 16 17

17 17 17 18

18 19

19 20

21 21 21 21 21

22

22 22

22 22

23 23

23 23

24 25

25 26

26 26

26


4.2.1. Tugas dan Tanggungjawab TK-PPK Provinsi

4.3. Penanggungjawab Operasional Provinsi (PjOProv) 4.3.1. Tugas dan Tanggungjawab PjOProv

4.4. KM Nasional di Provinsi

4.4.1. Tugas dan Tanggungjawab KM Nasional di Provinsi

5. PELAKU PPK NASIONAL

5.1. Tim Koordinasi PPK Nasional (TK-PPK Nasional) 5.2. Konsultan Manajemen Nasional (KM Nasional)

26

27 27

27 27

28

28 28

Penjelasan V Tugas Pelaku-Pelaku PPK 1

PENJELASAN

TUGAS PELAKU-PELAKU PPK Masyarakat desa terutama dari kelompok miskin merupakan sasaran dari PPK sekaligus juga sebagai pelaku utama dari setiap tahapan pelaksanaan PPK, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. Sedangkan pelaku-pelaku lainnya dari aparat dan konsultan di tingkat desa, kecamatan, kabupaten dan seterusnya lebih berperan sebagai fasilitator, pembimbing dan pembina agar tujuan, prinsip, kebijakan, prosedur dan mekanisme PPK dapat tercapai dan dilaksanakan secara benar dan konsisten. Tugas dan tanggungjawab pelaku PPK dari masing-masing peran adalah sebagai berikut : 1. PELAKU PPK DI DESA

Pelaku-pelaku PPK di desa, selain kades dan BPD berasal dari para relawan desa yang mengajukan diri untuk berperan dalam pelaksanaan PPK di desanya. Selanjutnya masyarakat desa akan memilih relawan desa yang memenuhi kriteria sesuai tugas dan tanggung jawab sebagai pelaku PPK di desa. 1.1. Kepala desa

Peran Kepala Desa adalah sebagai pembina dan pengendali kelancaran serta keberhasilan pelaksanaan PPK di desa. Bersama BPD, kepala desa menyusun peraturan desa yang relevan dan mendukung terjadinya proses pelembagaan prinsip dan prosedur PPK sebagai pola pembangunan partisipatif, serta pengembangan dan pelestarian asset PPK yang telah ada di desa. Kepala desa juga berperan mewakili desanya dalam pembentukan badan atau forum kerjasama antar desa.

1.1.1. Tugas dan Tanggungjawab Kepala Desa :

a. membantu dalam memasyarakatkan tujuan, prinsip dan kebijakan PPK kepada masyarakat di wilayahnya,

b. mewakili desanya dalam urusan kerjasama antar desa di dalam Musyawarah Antar Desa,

c. menjamin kelancaran pelaksanaan PPK di wilayahnya, sehingga pelaku-pelaku PPK di desa dapat melaksanakan peran dan fungsinya dengan baik sesuai ketentuan yang berlaku,

d. membantu dan mendorong terlaksananya proses penggalian gagasan di kelompok masyarakat dan dusun, musyawarah desa serta tahapan pelaksanaan lainnya di tingkat desa,

e. turut menyelesaikan perselisihan dan permasalahan yang terjadi dalam masyarakat berkaitan dengan pelaksanaan PPK.

f. memeriksa setiap laporan dan laporan penyelesaian akhir kegiatan PPK baik fisik, administrasi dan keuangan,

g. menandatangani dokumen-dokumen yang diperlukan seperti: Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB), Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP), dan Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K).


1.2. Badan Permusyawaratan Desa (BPD) Dalam pelaksanaan PPK, BPD atau dengan sebutan lainnya berperan sebagai lembaga yang mengawasi proses dari setiap tahapan PPK, mulai dari sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian di desa. Selain itu juga berperan dalam melegalisasi atau mengesyahkan peraturan desa yang berkaitan dengan pelembagaan dan pelestarian PPK di desa. 1.2.1. Tugas dan Tanggungjawab Badan Permusyawaratan Desa adalah :

a. membantu dalam memasyarakatkan tujuan, prinsip dan kebijakan PPK kepada masyarakat desa,

b. memberikan pengawasan secara langsung maupun tidak langsung terhadap pelaksanaan PPK di wilayahnya,

c. menyusun peraturan-peraturan desa (perdes) yang mendukung pelestarian manajemen pembangunan partisipatif dan hasil-hasil kegiatan PPK di wilayahnya,

d. memberikan saran-saran perbaikan pelaksanaan PPK di forum-forum resmi di desa atau di kecamatan,

e. memastikan adanya keterpaduan dan mencegah terjadinya tumpang tindih proyek atau kegiatan dari berbagai sumber pendanaan yang ada di desa.

f. membangun kerjasama yang sinergis dengan kepala desa dalam rangka mensukseskan keberhasilan PPK.

1.3. Tim Pengelola Kegiatan (TPK)

TPK terdiri dari anggota masyarakat yang secara sukarela berkeinginan untuk berpartisipasi dalam PPK. TPK dipilih melalui musyawarah desa yang secara umum mempunyai fungsi dan peran untuk mengelola dan melaksanakan PPK. TPK terdiri dari Ketua sebagai penanggung jawab operasional kegiatan di desa, mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di lapangan dan pengelolaan administrasi serta keuangan program. Sekretaris dan Bendahara adalah membantu Ketua TPK terutama dalam masalah administrasi dan keuangan. Jika memang diperlukan, bagi desa yang mendapatkan dana PPK dapat menambah tenaga atau anggota sesuai bidang kegiatan yang diperlukan. Tambahan anggota atau tenaga dapat dipilih pada saat musyawarah desa diseminasi hasil musyawarah antar desa penetapan usulan. Anggota tambahan ini lebih dikhususkan untuk menangani langsung bidang kegiatan yang didanai di desa tersebut. 1.3.1. Tugas dan Tanggungjawab TPK adalah :

a. mengkoordinir pelaksanaan PPK secara transparan dengan melibatkan peran serta masyarakat terutama kelompok miskin dan perempuan.

b. mengelola dan melaksanakan kegiatan yang didanai oleh PPK secara terbuka dan melibatkan masyarakat, dalam hal : • pembuatan rencana kerja detail dan Rencana Penggunaan Dana untuk

memanfaatkan biaya pelaksanaan kegiatan. • penyiapan dokumen administrasi sesuai ketentuan pada buku PTO dan

penjelasannya. • pembuatan rencana dan pelaksanaan proses pengadaan bahan dan alat,

mengatur tenaga kerja, pembayaran insentif dan bahan sesuai ketentuan. • pemeriksaan hasil kerja, penerimaan bahan dan mengajukan sertifikasi

untuk mendapat persetujuan pembayaran dari Fasilitator Kecamatan,


• pengawasan dan pengendalian kualitas pekerjaan, • pembuatan laporan bulanan,

c. menyelenggarakan musyawarah desa yang diperlukan termasuk musyawarah dalam rangka revisi kegiatan jika terjadi perubahan pekerjaan dari rencana yang sudah ditetapkan,

d. menyelenggarakan dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana PPK dan kemajuan pelaksanaan kegiatan setiap tahap pencairan dana melalui pertemuan musyawarah desa dan menempelkan di papan-papan informasi,

e. menyelenggarakan dan melaporkan pertanggungjawaban seluruh penggunaan dana PPK dan hasil akhir pelaksanaan kegiatan PPK melalui pertemuan musyawarah desa,

f. membuat dan menandatangani Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) bersama PJOK.

g. membuat rencana operasional dan pemeliharaan aset hasil kegiatan PPK. Rencana tersebut harus dilengkapi dengan rencana kerja kelompok pemakai dan pemelihara serta nama penanggungjawabnya.

1.3.2. Ketua TPK

Ketua TPK sebagai penanggung jawab operasional kegiatan di desa. Tugas dan tanggungjawabnya adalah : a. melaksanakan pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan PPK di desa b. menjelaskan maksud dan tujuan PPK kepada masyarakat c. memeriksa dan menandatangani rencana kerja detail dan Rencana

Penggunaan Dana. d. memeriksa dan menandatangani hasil sertifikasi setiap tahapan kegiatan

bersama Fasilitator Kecamatan. e. memimpin Tim Pengelola Kegiatan dalam rapat perencanaan, pra

pelaksanaan dan evaluasi. f. memeriksa buku kas umum dan mendorong penyelenggaraan administrasi

yang tertib dan transparan. g. membuat dan menandatangani Berita Acara Revisi hasil musyawarah desa,

jika terjadi perubahan pekerjaan dari rencana. h. menandatangani berkas-berkas penarikan dan pencairan dana. i. memeriksa dan menandatangani laporan bulanan. j. menandatangani Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB), Buku Kas

Umum, Laporan Penyelsaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K), Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP), Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K),

k. mendorong setiap kelompok penerima manfaat untuk bertanggungjawab dalam operasional dan pemeliharaan kegiatan yang sudah dibangun atau dikerjakan

l. mempelajari dan menanggapi terhadap catatan Fasilitator Kecamatan di Buku Bimbingan, meneruskan bimbingan kepada anggota Tim Pengelola Kegiatan yang bersangkutan,


1.3.3. Sekretaris Tugas dan tanggungjawab sekretaris TPK meliputi: a. membantu Ketua TPK dalam melaksanakan tugas-tugas administratif b. mengisi formulir, membuat surat serta administrasi lain yang diperlukan oleh

Tim Pengelola Kegiatan. c. menyajikan informasi tentang kegiatan PPK dan laporan penggunaan dana

kepada masyarakat melalui papan informasi, d. memperbarui informasi dan laporan penggunaan dana yang ditempel dalam

papan informasi e. mengarsipkan seluruh dokumen dan berkas administrasi PPK, f. menghitung HOK dan besarnya insentif berdasarkan daftar hadir pekerja dari

mandor atau kepala kelompok g. membantu Ketua TPK dalam pengisian format Laporan Bulanan, h. memelihara / menjaga semua arsip. i. mengikuti pelatihan-pelatihan yang diberikan oleh Fasilitator Kecamatan, j. membuat catatan seluruh aktifitas dan administrasi yang berkaitan dengan

kegiatan PPK 1.3.4. Bendahara

Tugas dan Tanggungjawab bendahara TPK meliputi: a. menyimpan dan menjaga uang kas kegiatan PPK b. menyiapkan kuitansi-kuitansi setiap pembayaran dalam kegiatan PPK, c. melaksanakan pembayaran insentif langsung kepada pekerja/masyarakat

dan pembayaran bahan kepada suplier setelah diketahui dan disetujui oleh Ketua TPK,

d. melaksanakan pencatatan pada Buku Kas Umum setiap penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan penggunaannya dan aturan yang telah ditetapkan,

e. membantu Ketua TPK membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan Laporan Penggunaan Dana (LPD)

f. melengkapi LPD dengan semua bukti-bukti pembayaran dan nota penerimaan barang,

g. menyiapkan administrasi untuk pengajuan dan pengambilan dana PPK, h. menyiapkan data-data keuangan PPK sebagai bahan pembuatan laporan

bulanan oleh Ketua TPK, i. menjaga dan memelihara arsip semua tanda bukti pembelian dan

pembayaran j. mengikuti pelatihan-pelatihan yang diberikan oleh Fasilitator Kecamatan,

1.3.5. Kriteria Anggota TPK

Kriteria yang diperlukan untuk menjadi anggota TPK meliputi: a. Jujur b. warga desa setempat, terutama yang dikenal dan mengenal sebagian besar

warga desa. c. mempunyai cukup waktu untuk melaksanakan tugasnya. d. mempunyai pengetahuan tentang peta desa dan arah pembangunan desa,

serta peduli terhadap pembangunan di desanya. e. sabar dan mampu mengendalikan diri/ memiliki moralitas yang tinggi f. menghargai pendapat orang lain dan tidak memihak kepada kelompok

tertentu.


g. diterima dan dihargai semua kalangan masyarakat. h. lancar dalam melaksanakan tugas-tugas administratif

Kriteria khusus untuk tenaga / anggota tambahan adalah : mempunyai pengalaman dibidang kegiatan yang didanai PPK di desa tersebut.

1.3.6. Proses pemilihan TPK:

Untuk mendapatkan anggota TPK yang memenuhi kriteria, berikut acuan pemilihannya: a. sebelum pelaksanaan musyawarah desa sosialisasi,

• Memastikan informasi kebutuhan TPK telah tersebar di masyarakat baik melalui papan informasi maupun media informasi lainnya. Informasi yang diumumkan menerangkan bahwa pemilihan pengurus TPK dilakukan pada musyawarah desa .

• Melakukan identifikasi kebutuhan TPK dengan menampung nama-nama calon relawan sebagai TPK dari setiap desa.

b. pada saat pelaksanaan musyawarah desa sosialisasi, • Menjelaskan peran, tugas tanggungjawab dan kriteria TPK • Menuliskan daftar nama calon TPK hasil identifikasi • Memfasilitasi peserta musyawarah desa untuk membahas calon-calon

TPK yang sudah ada, apakah akan ditambah atau dikurangi berdasarkan kriteria yang ada. Calon-calon hasil pembahasan ini selanjutnya diminta maju ke depan untuk menunjukkan komitmen dan kesanggupan menjalankan tugas-tugasnya, sebelum ditetapkan sebagai calon TPK yang akan dipilih langsung oleh peserta musyawarah desa.

• Memfasilitasi proses pemilihan TPK secara tertutup, dimana masing-masing peserta musyawarah desa memilih satu nama calon untuk jabatan ketua. Selanjutnya dilakukan perhitungan suara. Nama calon yang mendapatkan suara terbanyak ditetapkan sebagai ketua TPK. Proses ini diulangi kembali untuk memilih sekretaris dan bendahara.

1.4. Tim Penulis Usulan (TPU)

TPU berasal dari anggota masyarakat yang dipilih melalui musyawarah desa . Peran TPU adalah menyiapkan dan menyusun gagasan-gagasan kegiatan yang telah ditetapkan dalam musyawarah desa dan musyawarah desa khusus perempuan. Anggota TPU dipilih oleh masyarakat berdasarkan keahlian dan ketrampilan yang sesuai dengan jenis kegiatan yang diajukan masyarakat. Dalam menjalankan tugasnya, TPU melakukan bersama-sama FD/kader desa, kader teknis dan/ atau pengurus kelompok pengusul. Anggota TPU terdiri dari: Tiga (3) orang warga masyarakat yang dipilih ditambah dengan kader teknis dan FD/kader desa yang sebelumnya telah membantu proses penggalian gagasan


1.4.1. Tugas dan Tanggungjawab TPU Tugas dan tanggung jawab TPU sebagai berikut: a. mencari dan menyiapkan data-data pendukung seperti; peta desa, jumlah

penduduk termasuk penduduk miskin, dll b. menyiapkan formulir-formulir yang dibutuhkan dan lampiran-lampiran lain

yang menjadi persyaratan usulan, c. melakukan kunjungan ke lokasi usulan kegiatan dan penerima manfaat untuk

mendapatkan informasi yang lebih lengkap tentang rencana kegitan yang diusulkan, termasuk melakukan survei dan pengukuran jika memang diperlukan,

d. memastikan nilai dan bentuk swadaya yang akan diberikan masyarakat untuk usulan kegiatan yang diajukan ke Musyawarah Antar Desa,

e. menuliskan data-data yang telah didapat dan mengisi formulir-formulir penulisan usulan yang disediakan berdasarkan data–data tersebut.

f. menyusun formulir-formulir penulisan usulan beserta lampiran yang disyararatkan menjadi satu proposal usulan kegiatan berdasarkan ketentuan yang ada dalam PPK,

g. bersama FK atau FT melakukan survei harga sebagai dasar pembuatan dan/atau penyempurnaan RAB.

h. bersama FK atau FT melakukan survei dan pengukuran di lokasi kegiatan. i. dibantu FK dan FT menyempurnakan usulan yang mendapatkan rangking

atas pada waktu Musyawarah Antar Desa prioritas usulan, yaitu penyempurnaan Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan desain teknis.

1.4.2. Kriteria Anggota TPU

Kriteria untuk menjadi anggota TPU adalah : a. anggota TPU adalah penduduk desa setempat b. memiliki sikap mental yang positif : jujur, c. mempunyai pengalaman atau keahlian yang berkaitan dengan jenis kegiatan

dalam PPK (sesuai usulan jenis kegiatan yang disepakati diajukan ke Musyawarah Antar Desa ),

d. lancar membaca dan menulis e. bersedia meluangkan waktu untuk melaksanakan tugas f. menyertakan adanya perempuan dan wakil dari kelompok pengusul.

1.4.3. Proses Pemilihan Anggota TPU

Anggota TPU diutamakan dari orang/anggota kelompok pengusul. Dalam melaksanakan tugasnya, TPU dibantu oleh kader teknis dan FD/kader desa. Acuan pemilihan TPU sebagai berikut: a. menjelaskan kepada peserta tentang peran, tugas dan tanggungjawab serta

kriteria TPU, b. minta kepada peserta untuk mengajukan nama yang dipandang memenuhi

kriteria yang ada c. menuliskan nama-nama calon yang diajukan peserta d. memfasilitasi peserta untuk memilih 2 orang pada musyawarah desa khusus

perempuan (sesuai jumlah usulan) dan minimal 1 orang pada musyawarah desa perencanaan (yang hanya menghasilkan 1 usulan) dari sekian banyak yang dicalonkan untuk menjadi anggota TPU,


1.5. Fasilitator Desa (Kader Desa) Fasilitator Desa atau Kader Desa adalah warga desa terpilih yang memfasilitasi atau memandu masyarakat dalam mengikuti atau melaksanakan tahapan PPK di desa dan kelompok masyarakat pada tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pemeliharaan. Sebagai kader masyarakat tentunya peran dan tugas membantu pengelolaan pembangunan di desa diharapkan tidak terikat oleh waktu. Jumlah Fasilitator Desa (kader desa) minimal 2 orang atau disesuaikan dengan kebutuhan desa dengan mempertimbangkan keterlibatan atau peran serta kaum perempuan. Untuk itu aspek kerelawanan, mau meluangkan waktu, kejujuran diharapkan ada pada diri para kader-kader desa.

1.5.1. Tugas dan Tanggungjawab Fasilitator Desa (FD) /Kader Desa Secara umum tugas dan tanggung jawab FD atau Kader desa adalah : a. mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk proses penggalian gagasan,

seperti : data kelompok masyarakat yang ada di desa, data penduduk miskin dan data pendukung lainnya,

b. menyebarluaskan dan mensosialisasikan PPK kepada masyarakat desa. c. memastikan terlaksananya tahap-tahap kegiatan PPK di desa mulai dari

perencanaan, pelaksanaan sampai pelestarian. d. mendorong dan memastikan penerapan prinsip-prinsip dan kebijakan PPK

setiap tahapan PPK di desa, mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai pelestarian.

e. mengikuti pertemuan bulanan dengan pendamping lokal yang difasilitasi oleh Fasilitator Kecamatan (FK), untuk membahas kendala dan permasalahan yang muncul serta mengambil langkah-langkah yang diperlukan.

f. membantu dan memfasilitasi proses penyelesaian masalah, perselisihan di desa.

g. mengefektifkan penggunaan papan informasi di desa dan dusun h. mendorong masyarakat untuk berperan serta dalam pelaksanaan

kegiatan, termasuk dalam pengawasan. i. mensosialisasikan sanksi dan keputusan lainnya yang telah ditetapkan

dalam Musyawarah Antar Desa dan Musyawarah desa kepada masyarakat.

1.5.2. Tahapan Tugas FD / Kader Desa Tahap Perencanaan a. menggali gagasan masyarakat dalam rangka meningkatkan

kesejahteraanya, untuk diajukan. b. mencatat dan menginventarisir gagasan masyarakat pada waktu

penggalian gagasan sebagai bahan untuk pembahasan di Musyawarah desa perencanaan usulan desa

c. membantu Tim Pengelola Kegiatan dan Kepala Desa mulai dari persiapan sampai selesainya penyelenggaraan pertemuan musyawarah di desa.

d. memfasilitasi pertemuan-pertemuan musyawarah desa, e. menyusun usulan desa bersama Tim Penulis Usulan f. melakukan survai dan mengumpulkan data pendukung usulan, termasuk:

kesediaan swadaya, perkiraan jumlah penerima manfaat, perkiraan besarnya biaya kegiatan sebagai bahan penulisan usulan


g. menginformasikan kepada masyarakat hasil keputusan Musyawarah Antar Desa prioritas usulan dan penetapan usulan yang didanai PPK

h. membantu FK dalam memfasilitasi proses penyusunan desain dan rencana anggaran biaya kegiatan yang masuk prioritas untuk didanai.

Tahap Pelaksanaan a. membantu Tim Pengelola Kegiatan dalam penyelenggaraan Musyawarah

Desa Pertanggungjawaban dan Musyawarah Desa Serah Terima b. memfasilitasi masyarakat dalam Musyawarah desa Pertanggungjawaban

dan Musyawarah desa Serah Terima. c. memberikan masukan dan bimbingan teknis yang dibutuhkan dalam

pelaksanaan pekerjaan di lapangan d. membantu TPK dalam pembuatan administrasi yang tertib dan benar e. memfasilitasi dan mendorong masyarakat dalam memenuhi apa yang

menjadi hak dan kewajibannya, termasuk dalam kesediaan adanya swadaya dan pengembalian pinjaman kegiatan simpan pinjam atau usaha ekonomi produktif lainnya

f. membantu TPK dalam melakukan pengawasan dan pengendalian mutu pelaksanaan kegiatan simpan pinjam perempuan, Usaha Ekonomi Produktif, pendidikan, kesehatan dan pelatihan peningkatan ketrampilan masyarakat.

g. membantu TPK dalam pengawasan pekerjaan di lapangan, pengendalian kualitas dan produktifitas pekerjaan kegiatan prasarana

h. membantu TPK untuk memfasilitasi proses pengadaan barang dan alat i. membantu mengawasi pekerjaan di lapangan, terutama pengendalian

kualitas dan produktifitas pekerjaan, seperti mencatat pekerjaan-pekerjaan yang tidak sesuai dan melaporkan kepada TPK dan FK

Tahap Pelestarian a. Memfasilitasi masyarakat desa dalam pengajuan usulan dari dana

pengembalian pinjaman bergulir b. Memfasilitasi masyarakat desa agar tetap berpedoman pada prinsip dan

tujuan PPK dalam memanfaatkan dana bergulir, c. Membangkitkan motivasi masyarakat dalam pelestarian dan pengembangan

hasil kegiatan d. Membantu TPK dalam pembentukan tim pemelihara dan kelompok

pemeliharaan e. Memantau hasil dan operasional kegiatan serta kondisi kegiatan prasarana

yang telah dibangun terutama bagian mana yang membutuhkan pemeliharaan

f. Memfasilitasi proses pemeliharaan terhadap prasarana yang dibangun

1.5.3. Kriteria FD / Kader Desa Kriteria sebagai FD / Kader Desa adalah sebagai berikut : a. Warga setempat, dan bertempat tinggal di desa yang bersangkutan. b. Bukan kepala desa atau perangkat desa maupun suami / istrinya c. Bukan anggota BPD maupun suami / istrinya d. Mempunyai waktu yang cukup dan sanggup melaksanakan tugas-tugasnya e. Jujur, bertanggung jawab dan bersedia bekerja secara sukarela f. Bisa membaca dan menulis


1.5.4. Proses Pemilihan FD/Kader Desa Pemilihan FD / kader desa dilakukan pada saat musyawarah desa sosialisasi. Pada saat Fasilitator Kecamatan melakukan orientasi di desa-desa dan sebelum musyawarah desa sosialisasi diadakan, perlu diinformasikan akan kebutuhan tenaga-tenaga potensial dari desa yang siap bekerja membantu masyarakat berpartisipasi dalam PPK secara sukarela. Acuan proses pemilihan FD/kader desa sebagai berikut:

a. Persiapan Pemilihan :

• mengidentifikasi kebutuhan FD/Kader Desa dengan melakukan observasi dan wawancara kepada tokoh-tokoh masyarakat, Kepala Desa, BPD atau lembaga desa lainnya sekaligus sosialisasi PPK

• menginformasikan kebutuhan FD/Kader Desa kepada semua orang dengan secara lisan dan tertulis melalui pengumuman yang ditempel di papan informasi. Nama-nama hasil identifikasi dan siapa saja yang berminat dan mendaftarkan diri dicatat.

c. Proses Pemilihan

• Pemilihan FD/Kader Desa dilaksanakan pada saat Musyawarah Desa Sosialisasi

• Sebelum proses pemilihan dilakukan, fasilitator pertemuan musyawarah desa menginformasikan tentang kriteria, aspek kerelawanan, kejujuran serta tugas dan tanggungjawab yang akan diemban oleh FD / kader desa.

• Ajak peserta musyawarah desa untuk menentukan berapa jumlah FD / kader desa (minimal 2 FD / kader desa, dianjurkan untuk tiap-tiap dusun ada kader dusun)

• Ajak peserta untuk menentukan kriteria tambahan yang lebih diutamakan yang berkaitan dengan nilai-nilai kemanusiaan dan kemasyarakatan.

• Fasilitasi peserta musyawarah untuk memilih FD/kader desa sesuai kriteria yang telah ditentukan dan yang telah disepakati bersama.

• Jumlah FD / kader desa terpilih harus memperhatikan keseimbangan antara kader laki-laki dan kader perempuan.

1.6. Kader Dusun Kader Dusun adalah warga dusun yang bertugas membantu FD/kader desa dalam memfasilitasi masyarakat di tingkat dusun. Pada masing-masing dusun dipilih minimal 1 orang kader dusun yang dimungkinkan untuk dipilih menjadi pelaku-pelaku desa lainnya. 1.6.1. Tugas dan Tanggungjawab Kader Dusun

a. mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk proses penggalian gagasan, seperti : data kelompok masyarakat yang ada di dusun, data penduduk miskin dan data pendukung lainnya,

b. menyebarluaskan dan mensosialisasikan PPK kepada masyarakat dusun. c. memastikan terlaksananya tahap-tahap kegiatan PPK di dusun mulai dari

perencanaan, pelaksanaan sampai pelestarian.


d. mendorong dan memastikan penerapan prinsip-prinsip dan kebijakan PPK setiap tahapan PPK di dusun, mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai pelestarian.

e. membantu dan memfasilitasi proses penyelesaian masalah, perselisihan di dusun

f. mengefektifkan penggunaan papan informasi di dusun g. mendorong masyarakat untuk berperan serta dalam pelaksanaan

kegiatan, termasuk dalam pengawasan.

1.7. Kader Teknis Kader teknis adalah seorang yang memiliki dasar-dasar kemampuan teknis untuk membantu masyarakat melaksanakan kegiatan yang diusulkan didanai PPK. Kader teknis dibutuhkan pada saat penulisan usulan dan pelaksanaan kegiatan, sesuai dengan kebutuhan. Kader teknis diupayakan dari anggota masyarakat yang memiliki kualifikasi, keterampilan dan pengalaman teknis sesuai kebutuhan. Jika kualifikasi dimaksud tidak terdapat didesa bersangkutan, maka dapat direkrut dari orang desa yang mempunyai minat besar untuk mempelajari hal-hal teknis kegiatan prasarana. Para kader teknis tersebut, sebelum dan selama melakukan tugasnya akan mendapatkan pelatihan dan bimbingan dari Fasilitator Teknik.

1.7.1. Tugas dan Tanggungjawab Kader Teknis

Tahap Perencanaan a. Menyusun desain usulan, anggaran pembiayaan dan lampirannya bersama

tim penulis usulan dan FD/kader desa maupun kelompok masyarakat yang mengusulkan,

b. Mengisi formulir yang dibutuhkan sebagai bagian dari data yang diperlukan untuk usulan.

c. Melakukan survei dan mengumpulkan data. d. Menyiapkan desain untuk prasarana dan sarana.

Tahap Pelaksanaan a. Memberikan bimbingan teknis yang dibutuhkan b. Memantau kualitas material serta input-input lainnya c. Membantu pengawasan pelaksanaan kegiatan d. Memberi pelatihan teknis dan masukan dalam rangka pemeliharaan dan

pengembangan kegiatan e. Bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan f. Membuat laporan perkembangan pekerjaan yang diawasinya

1.8. Tim Monitoring Masyarakat

Tim Monitoring Masyarakat berasal dari anggota masyarakat dan bekerja secara sukarela demi kepentingan masyarakat desanya. Mereka mewakili masyarakat untuk mengawasi pelaksanaan kegiatan PPK di desanya dengan tugas sebagai berikut:

a. Memantau dan membantu penyebarluasan informasi termasuk pembaharuan papan informasi.

b. Melakukan pengawasan terhadap penyelenggaraan administrasi TPK.

c. Memantau dan mengawasi penyelenggaraan musyawarah pertanggungjawaban dan serah terima.


d. Memantau dan memeriksa setiap penarikan dana dari bank serta setiap transaksi pembayaran/pengeluaran dana dari TPK.

e. Memantau dan memeriksa bahan dan alat yang dibeli atau disewa. Pemantauan bukan hanya menyangkut volume tetapi juga menyangkut kualitasnya.

f. Memeriksa proses pengadaan bahan dan alat, termasuk surat-surat penawaran dan perjanjian maupun mengunjungi toko-toko atau lokasi sumber bahan yang dibeli.

2. PELAKU PPK DI KECAMATAN

2.1. C a m a t Camat atas nama Bupati berperan sebagai pembina pelaksanaan PPK oleh desa-desa di wilayah kecamatan. Selain itu camat juga bertugas untuk membuat surat penetapan camat tentang usulan-usulan kegiatan yang telah disepakai musyawarah antar desa untuk didanai melalui PPK.

2.1.1. Tugas dan Tanggungjawab Camat

a. Bertanggungjawan terhadap pelaksaaan PPK di wilayah kecamatan b. Menyelenggarakan Musyawarah Antar Desa c. Bersama FK dan PjOK mensosialisasikan PPK di wilayah kecamatan d. Monitoring dan mengevaluasi laporan pertanggungjawaban pelaksanaan

PPK dari semua desa e. Membantu penyelesaian masalah PPK yang timbul di wilayahnya, f. Melayani urusan administratif, antara lain : menandatangani surat penetapan

tim verifikasi, pengurus UPK, usulan kegiatan, Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB) dan Surat Pernyataan Penyelesaian Kegiatan (SP2K) yang dibuat oleh Ketua TPK dan Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PJOK), dll

g. Memantau proses pemeliharaan dan rencana pengembangan hasil kegiatan serta pengembalian pinjaman dana bergulir,

h. Menilai kinerja program di Desa dan kecamatan.

2.2. Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PjOK) PjOK adalah seorang Kasi pemberdayaan masyarakat atau pejabat lain yang mempunyai tugas pokok sejenis di kecamatan yang ditetapkan berdasar Surat Keputusan Bupati dan bertanggungjawab atas penyelenggaraan operasional kegiatan dan keberhasilan seluruh kegiatan PPK di kecamatan. 2.2.1. Tugas dan Tanggungjawab PJOK adalah :

a. melaksanakan koordinasi dengan FK dan Tim Koordinasi PPK Kabupaten mengenai pelaksanaan PPK di daerahnya,

b. melaksanakan kegiatan manajemen PPK, yang meliputi aspek-aspek kegiatan sosialisasi, perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian,

c. memproses pengajuan dana dari UPK ke KPKN serta memantau proses pencairannya,


d. menyelenggarakan rapat rutin bulanan bersama Fasilitator Kecamatan dan pelaku PPK lainnya bertujuan untuk membahas kemajuan kegiatan, masalah-masalah dan penyelesaiannya,

e. membuat laporan bulanan kegiatan PPK ke TK. PPK Kabupaten dengan tembusan kepada Camat,

f. melaksanakan pengawasan teknis dan administrasi, g. melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap kinerja Tim Pengelola

Kegiatan, h. bersama FK memfasilitasi pelaksanaan Musyawarah Antar Desa i. Memantau dan/atau memfasilitasi kegiatan Musyawarah desa di wilayahnya,

2.3. Penanggung Jawab Administrasi Kegiatan (PjAK)

PjAK adalah seorang aparat di kecamatan yang ditetapkan berdasar Surat Keputusan Bupati yang bertanggungjawab atas penyelenggaraan administrasi kecamatan

2.3.1. Tugas dan Tanggungjawab PjAK:

a. membantu PjOK menyiapkan administrasi kegiatan PPK, b. membantu PjOK dalam merencanakan penggunaan dana PAP Kecamatan, c. membantu PjOK untuk mengelola dan membuat pertanggungjawaban dana

PAP Kecamatan, d. bersama PjOK membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pembayaran

Langsung (SPP-LS) kepada KPKN sesuai dengan tahapan dan tata cara pencairan dana,

e. membantu PjOK dalam mempertanggungjawabkan administrasi keuangan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku,

f. bersama PjOK memantau perkembangan dan pelestarian kegiatan PPK.

2.4. Unit Pengelola Kegiatan (UPK) Peran UPK adalah sebagai unit pengelola dan operasional pelaksanaan kegiatan PPK di antar desa termasuk mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan di kecamatan. Pengurus UPK terdiri dari ketua, sekretaris dan bendahara. Pengurus UPK berasal dari anggota masyarakat yang diajukan oleh desa berdasarkan hasil musyawarah desa dan selanjutnya dipilih dalam musyawarah antar desa

2.4.1. Tugas dan Tanggungjawab Umum UPK :

a. Bertanggung jawab terhadap seluruh pengelolaan dana PPK di kecamatan, b. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan administrasi dan pelaporan

seluruh transaksi kegiatan PPK, c. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan dokumen PPK, d. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan dana bergulir dari BLM yang

dialokasikan untuk kegiatan UEP, maupun sumber dana lain dari program pemerintah dan swasta.

e. Melakukan pembinaan terhadap kelompok peminjam


2.4.2. Tugas Khusus UPK a. Melakukan sosialisasi dan penegakan prinsip-prinsip PPK dalam

perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian PPK bersama dengan pelaku lainnya.

b. Melakukan administrasi dan pelaporan setiap transaksi baik keuangan ataupun non-keuangan yang sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan program.

c. Membuat perencanaan keuangan (anggaran) dan rencana kerja sesuai dengan kepentingan program yang disampaikan kepada Musyawarah Antar Desa.

d. Membuat pertanggung jawaban keuangan dan realisasi rencana kerja kepada Musyawarah Antar Desa sesuai dengan kebutuhan . Bahan laporan pertanggung jawaban disampaikan kepada seluruh pelaku desa yang terkait langsung satu minggu sebelum pelaksanaan.

e. Melakukan evaluasi dan pemeriksaan langsung Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan Laporan Penggunaan Dana (LPD) yang dibuat oleh desa dalam setiap tahapan proses PPK dan sesuai dengan ketentuan.

f. Melakukan bimbingan teknis dan pemeriksaan secara langsung administrasi dan pelaporan pelaku desa.

g. Membuat draft aturan perguliran yang sesuai dengan prinsip dan mekanisme PPK untuk disahkan oleh Musyawarah Antar Desa , dan menegakkan dalam pelaksanaan dengan tujuan pelestarian dana bergulir.

h. Melakukan fasilitasi kerjasama dengan pihak luar/pihak lain dalam kaitannya dengan pengembangan potensi wilayah.

i. Melakukan penguatan kelompok peminjam dalam kelambagaan, pengelolaan keuangan, pengelolaan pinjaman, dan memfasilitasi pengembangan usaha kelompok atau pemanfaat.

j. Membantu pengembangan kapasitas pelaku program melalui pelatihan, bimbingan lapangan, dan pendampingan dalam setiap kegiatan PPK.

k. Mendorong transparansi dalam pengelolaan keuangan, pengelolaan pinjaman, perkembangan program dan informasi lainnya melalui papan informasi dan menyampaikan secara langsung kepada pihak yang membutuhkan.

l. Melakukan fasilitasi (bersama pelaku lain) penyelesaian permasalahan-permasalahan yang menyangkut perencanaan, pelaksanaan, dan pelestarian PPK.

2.4.3. Kriteria Pengurus UPK

Struktur pengurus organisasi UPK terdiri dari Ketua, Bendahara dan Sekretaris dengan kriteria umum sebagai berikut : a. Memiliki sikap mental yang baik : jujur, tanggung jawab, dapat dipercaya, b. Pendidikan minimal SLTA c. Memiliki kemampuan di bidang administrasi dan keuangan d. Dapat diterima oleh masyarakat e. Bukan pegawai negeri, staf kecamatan atau aparat desa f. Mempunyai cukup waktu dan kesungguhan


2.4.4. Proses Pemilihan UPK Proses pemilihan dilakukan pada waktu Musyawarah Antar Desa (MAD) Prioritas Usulan, dengan sebelumnya telah dilakukan pengajuan calon pengurus UPK di masing-masing desa pada waktu Musyawarah Desa Perencanaan Usulan. Mekanisme pemilihannya sebagai berikut : a. Menjelaskan kembali kepada peserta tentang UPK termasuk tugas

tanggung jawabnya, b. Mengingatkan kembali kepada peserta tentang kriteria UPK c. Menuliskan nama-nama yang telah diajukan tiap-tiap desa di kertas plano d. Menceritakan mengenai latar belakang calon-calon pengurus UPK, minta

calon yang diusulkan berdiri e. Meminta persetujuan kepada setiap calon untuk dipilih f. Menjelaskan cara pemilihan pengurus, yaitu dengan pemungutan suara

secara tertutup. Setiap desa memilih 2 nama untuk mengatasi kecenderungan setiap desa memilih calonnya sendiri.

g. Setiap utusan dari desa yang sama berkumpul untuk memilih 2 orang dengan menuliskannya di atas kertas tanpa sebutkan nama desa yang memilih,

h. Pemilihan dimulai dari ketua, kemudian tuliskan jumlah suara yang diperoleh setiap calon. Yang mendapatkan suara terbanyak menjadi ketua,

i. Ulangi dengan proses yang sama untuk pemilihan Sekretaris dan Bendahara,

2.5. Tim Verifikasi

Tim Verifikasi adalah tim yang dibentuk dari anggota masyarakat yang memiliki pengalaman dan keahlian khusus, baik dibidang teknik prasarana, simpan pinjam, pendidikan, kesehatan dan pelatihan ketrampilan masyarakat sesuai usulan kegiatan yang diajukan masyarakat dalam musyawarah desa perencanaan usulan. Peran tim verifikasi adalah melakukan pemeriksaan serta penilaian usulan kegiatan semua desa peserta PPK dan selanjutnya membuat rekomendasi kepada musyawarah antar desa sebagai dasar pertimbangan pengambilan keputusan. 2.5.1. Tugas dan Tanggungjawab Tim Verifikasi adalah :

a. Memeriksa kelengkapan dokumen setiap usulan yang diajukan masing-masing desa,

b. Melakukan observasi lapangan untuk memeriksa kesesuaian yang ditulis dalam usulan dengan fakta di lapangan,

c. Memeriksa kesesuaian usulan dengan kriteria dan tujuan PPK d. Menyampaikan usulan kegiatan kepada KM Kab agar dilakukan pemeriksaan

kembali, e. Membuat rekomendasi terhadap hasil pemeriksaan usulan kegiatan f. Menyampaikan dan menjelaskan rekomendasi hasil pemeriksaan usulan

kegiatan kepada peserta Musyawarah Antar Desa

2.5.2. Kriteria Tim Verifikasi Kriteria anggota Tim Verifikasi adalah sebagai berikut: a. Anggota masyarakat yang memiliki pengalaman dan keahlian khusus, baik

dibidang teknik prasarana, perbankan, simpan pinjam, pendidikan, kesehatan dan pelatihan ketrampilan masyarakat sesuai dengan usulan yang diajukan,


b. Sanggup meluangkan waktu sesuai dengan kebutuhan kegiatan verifikasi yang diperlukan,

c. Diutamakan berasal dari penduduk setempat (desa, kecamatan atau paling jauh dari kabupaten)

d. Untuk memeriksa usulan simpan pinjam dianjurkan melibatkan staf lembaga keuangan yang ada di kecamatan sebagai anggota tim verifikasi,

e. Mempunyai wawasan yang cukup dan bersikap netral atau tidak memihak salah satu atau beberapa desa saja,

f. Jumlah personil antara 5 s/d 10 orang

2.5.3. Proses Pembentukkan Tim Verifikasi a. FK, FT dan PjOK dibantu Pendamping Lokal memperkirakan keahlian yang

dibutuhkan untuk verifikasi berdasarkan jenis usulan yang diajukan ke Musyawarah Antar Desa,

b. FK dan FT mengidentifikasi orang-orang yang memenuhi syarat sesuai keahlian yang dibutuhkan, yaitu dengan konsultasi secara informal dengan tokoh-tokoh desa/kecamatan untuk mendapatkan masukkan siapa saja yang mampu melakukan verifikasi sesuai kriteria sebagaimana di atas,

c. Menghubungi orang-orang yang sudah teridentifikasi, menjelaskan secara informal tentang PPK, maksud kedatangan dan mewawancarai tentang keahlian dan pengalaman yang dimiliki serta konfirmasi kesediaan (punya cukup waktu) jika nantinya ditetapkan sebagai anggota tim verifikasi. Jika orang yang keahliannya dibutuhkan tidak ditemukan di kecamatan, FK dan FT dapat minta bantuan ke KM Kab dan KM-T untuk mendapatkan tenaga yang dibutuhkan,

d. Merekapitulasi dan catatan tentang calon anggota tim verifikasi diajukan ke KM Kab dan KM-T untuk memastikan kesesuaian keahlian dan ketrampilan calon anggota tim verifikasi dan usulan dari semua desa

e. KM Kab dan KM-T membuat catatan terhadap calon anggota tim verifikasi dan menandatangani daftar anggota Tim Verifikasi untuk dipilih dan ditetapkan pada rapat di kecamatan.

f. Mengadakan rapat di kecamatan untuk menentukan dan menetapkan atau membentuk tim verifikasi yang dihadiri oleh; Camat, PjOK, FK, KM Kab,KM-T, para calon anggota Tim Verifikasi, Assisten FK dan tokoh-tokoh masyarakat lainnya,

Rapat pembentukan Tim Verifikasi difasilitasi oleh Fasilitator Kecamatan dengan agenda sebagai berikut : a. Pembukaan oleh camat b. Penjelasan singkat dan jelas tentang PPK c. Penjelasan tentang tugas tanggung jawab dan kualifikasi serta hak dan

kewajiban tim verifikasi d. Penjelasan jenis usulan dari masing-masing desa e. Pembahasan kebutuhan anggota tim verifikasi sesuai dengan jenis usulan

dan jangkauan wilayah serta faktor sosial budaya lainnya (berapa orang) sekaligus menentukan siapa saja yang akan ditetapkan menjadi anggota tim verifikasi berdasarkan daftar calon yang sudah ada

f. Jika sudah ada kata sepakat, selanjutnya dibuatkan berita acara dan ditetapkan oleh camat atas nama bupati.


Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan

• Pembentukan tim verifikasi harus mempertimbangkan adanya keseimbangan dan keterlibatan perempuan sebagai wujud penerapan salah satu prinsip dan kebijakan dalam PPK.

• Pembentukan tim verifikasi harus benar-benar berdasarkan kualifikasi yang dibutuhkan • Jika anggota Tim Verifikasi ada yang membantu proses penulisan usulan di desa,

pastikan orang tersebut tidak memeriksa usulan yang mereka bantu.

2.6. Tim Pengamat Tim pengamat adalah anggota masyarakat yang dipilih dalam musyawarah desa untuk memantau dan mengamati jalannya proses diskusi atau musyawarah antar desa, serta memberikan masukan / saran agar dapat berlangsung secara partisipatif.

2.6.1. Tugas dan Tanggungjawab Tim Pengamat:

a. Hadir dalam Musyawarah Antar Desa untuk mewakili kecamatan bukan mewakili desanya masing-masing.

b. Mengamati proses diskusi Musyawarah Antar Desa prioritas usulan dan penetapan usulan serta memberikan masukan/saran agar dapat berlangsung secara partisipatif.

c. Menyampaikan hasil pengamatan proses diskusi sebagai masukan menjelang proses pengambilan keputusan dalam Musyawarah Antar Desa dan ikut menyebarluaskan hasil kesepakatan musyawarah kepada warga kecamatan.

d. Membantu mengatasi konflik-konflik yang mungkin terjadi antara lain desa yang kecewa karena usulannya tidak lolos dalam diskusi musyawarah antar desa.

2.6.2. Kriteria Tim Pengamat

a. Tim Pengamat berjumlah minimal 5 orang atau sejumlah desa yang ikut dalam diskusi Musyawarah Antar Desa dan diusahakan jumlahnya ganjil.

b. Anggota Tim Pengamat adalah warga kecamatan setempat.

c. Memiliki wawasan luas sehingga dapat memberikan pertimbangan yang obyektif / netral dalam pembahasan usulan.

d. Diterima keberadaannya di masyarakat dan aktif dalam kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

e. Diusulkan oleh masyarakat melalui Musyawarah desa perencanaan usulan.


2.6.3. Proses Pemilihan a. Masyarakat memilih calon pengamat berdasarkan kriteria yang ada pada

saat Musyawarah desa perencanaan usulan. Orang yang dipilih sebagai calon anggota tim pengamat tidak harus berasal dari desanya,

b. Setelah semua desa mengajukan nama-nama calon, FK dan PJOK mengkaji semua calon yang sudah dipilih.

c. FK dan PJOK menetapkan orang-orang yang menjadi anggota Tim Pengamat dengan pertimbangan kriteria yang telah ditentukan.

2.7. Pendamping Lokal Pendamping lokal adalah tenaga pendamping dari masyarakat yang membantu FK dan FT untuk memfasilitasi masyarakat dalam melaksanakan tahapan dan kegiatan PPK mulai dari perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. Di setiap kecamatan akan ditempatkan satu orang pendamping lokal. 2.7.1. Tugas dan Tanggungjawab Pendamping Lokal:

a. Melakukan pemantapan terhadap pelaksanaan kegiatan PPK di desa sesuai dengan pengaturan tugas dari FK bersama FT.

b. Membantu FK dan FT dalam melaksanakan pemeriksaan kegiatan di lapangan.

c. Membantu FK dalam melakukan bimbingan pada FD / kader desa mengenai kegiatan pemberdayaan, transparansi dan manajemen.

d. Membantu FK dan FT dalam melaksanakan pelatihan kepada TPK dan masyarakat.

e. Memberikan bimbingan dan masukan atau saran teknis maupun non teknis kepada Tim Pengelola Kegiatan.

f. Membuat gambar kerja sesuai petunjuk FT dan membantu dalam pembuatan gambar desain dan gambar purna laksana.

g. Membimbing dan memberi penjelasan kepada masyarakat mengenai cara-cara menjaga kelestarian lingkungan.

h. Memberikan bimbingan dan masukan tentang cara-cara administrasi, pembukuan serta pengarsipan Tim Pengelola Kegiatan.

i. Membantu dan membimbing Tim Pengelola Kegiatan dalam penyiapan serta proses pra audit.

j. Mengumpulkan informasi tentang aspek non teknis antara lain : partisipasi, memeriksa keluhan masyarakat untuk disampaikan kepada FK.

k. Membimbing FD / kader desa dalam menginventarisasi kebutuhan masyarakat dalam kaitannya dengan rencana jangka panjang masyarakat.

l. Memfasilitasi proses pemeliharaan hasil kegiatan, pengembangan dan pelestariannya, serta pengembalian pinjaman dana bergulir.

2.7.2. Kriteria Pendamping Lokal

a. Warga kecamatan setempat, terutama yang dikenal dan mengenal sebagian besar warga masyarakat,

b. Diutamakan Mantan FD PPK I dan/atau PPK II, jika tidak ada maka diprioritaskan yang memiliki pengalaman dibidang pemberdayaan masyarakat

c. Bukan aparat pemerintah desa atau suami / istrinya,


d. Mempunyai waktu yang cukup dan sanggup melaksanakan tugas-tugasnya, e. Diterima semua kalangan masyarakat serta tidak memihak kepada kelompok

tertentu saja, f. Bisa Baca Tulis g. Peduli terhadap pembangunan di desa dan antar desa,

2.7.3. Proses Pemilihan Pendamping Lokal

Acuan proses pemilihan Pendamping Lokal pada prinsipnya mengacu juga pada proses pemilihan FD / kader desa. Pada waktu identifikasi kebutuhan FD / kader desa, dilakukan identifikasi kebutuhan Pendamping Lokal. Selanjutnya dalam musyawarah desa sosialisasi, masing-masing desa akan memilih maksimal 2 calon Pendamping Lokal, satu laki-laki dan satu perempuan dari calon-calon yang sudah diseleksi awal tersebut. Penentuan calon Pendamping Lokal di lakukan pada saat musyawarah desa sosialisasi dengan acuan sebagai berikut: (lihat juga proses pemilihan FD / kader desa)

a. Sebelum pemilihan FD / kader desa dan kader teknis, disampaikan kepada

peserta bahwa forum Musyawarah desa sosialisasi juga akan memilih calon Pendamping Lokal dengan kriteria dan tugas tanggungjawabnya sebagaimana di atas. Perlu dijelaskan bahwa FD/kader desa atau kader teknis yang terpilih juga mempunyai kesempatan dicalonkan kembali sebagai calon Pendamping Lokal,

b. Selesai pemilihan FD / kader desa atau kader teknis segera dilanjutkan dengan penentuan 2 calon Pendamping Lokal (satu laki-laki dan satu perempuan)

c. Setelah semua desa mengajukan calon-calon Pendamping Lokal yang ditentukan dalam Musyawarah desa sosialisasi, maka FK dan PjOK segera menseleksi semua calon Pendamping Lokal sehingga menghasilkan sekurang-kurangnya 6 orang calon Pendamping Lokal (3 orang laki-laki dan 3 orang perempuan)

d. FK dan PjOK menyelenggarakan pertemuan dengan para FD / kader desa dan menjelaskan atau menyampaikan hasil seleksi terhadap semua calon Pendamping Lokal sampai menghasilkan 6 calon tersebut,

e. Selanjutnya dalam pertemuan FD / kader desa dan kader teknis tersebut, FK, PjOK dan semua FD / kader desa serta kader teknis akan memilih dan menentukan calon mana yang paling baik untuk menjadi Pendamping Lokal.

2.8. Fasilitator Kecamatan (FK) Fasilitator Kecamatan (FK) merupakan pendamping masyarakat dalam mengikuti atau melaksanakan PPK. Peran FK adalah memfasilitasi masyarakat dalam setiap tahapan PPK mulai dari tahap sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. FK juga berperan dalam membimbing FD / kader-kader desa atau pelaku-pelaku PPK di desa dan kecamatan. Dalam melaksanakan pekerjaannya selalu berkoordinasi dan bekerjasama dengan FT.


2.8.1. Tugas dan Tanggungjawab FK:

a. Menyebarluaskan dan mensosialisasikan PPK kepada masyarakat dan aparat desa/kecamatan

b. Bersama FT menyusun Rencana Kerja Tindak Lanjut (RKTL) pelaksanaan kegiatan bersama masyarakat dimulai dari proses sosialisasi hingga pelestarian kegiatan.

c. Memastikan dan memfasilitasi terlaksananya tahapan-tahapan PPK mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian dengan tetap memperhatikan penerapan prinsip-prinsip PPK

d. Memberikan pelatihan-pelatihan dan bimbingan kepada masyarakat dan pelaku-pelaku PPK di desa dan kecamatan (FD / Kader Desa, Pendamping Lokal, Tim Pengelola Kegiatan / TPK, Unit Pengelola Kegiatan / UPK, Tim Penulis Usulan, Tim Pengawas dll.)

e. Memberikan pelatihan-pelatihan dan bimbingan peningkatan kapasitas pemerintahan lokal baik di desa dan antar desa (BPD, Kepala desa, aparat kecamatan, dll.)

f. Melakukan pengawasan dan atau verifikasi terhadap proses pencairan dan penggunaan dana PPK untuk dapat dipastikan penggunaannya secara terbuka dan sesuai dengan kebutuhan dan keadaan yang sebenarnya.

g. Memfasilitasi dan membantu survei lapangan terhadap usulan kegiatan simpan pinjam dan kegiatan yang menunjang kualitas hidup seperti bidang pendidikan dan kesehatan (di luar bangunan atau prasarana).

h. Identifikasi kebutuhan bantuan teknis terhadap usulan kegiatan simpan pinjam, pendidikan dan kesehatan yang diperlukan

i. Mengidentifikasi kebutuhan pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan untuk meningkatkan kapasitas masyarakat

j. Mengadakan pelatihan secara sederhana dan mudah dimengerti masyarakat berdasarkan atas hasil identifikasi kebutuhan pengetahuan dan ketrampilan

k. Membantu Pendamping UPK dalam membimbing pengembangan hasil kegiatan ekonomi dari pelaksanaan PPK sebelumnya dan kegiatan simpan pinjam.

l. Mendorong terciptanya mekanisme kontrol atau pengawasan oleh masyarakat sendiri

m. Melakukan evaluasi bersama masyarakat terhadap pelaksanaan program dan kinerja pelaku PPK di kecamatan dan desa

n. Melaporkan realisasi RKTL, kemajuan kegiatan, masalah dan upaya penanganan yang telah dilakukan

o. Koordinasi bulanan dengan KM Kab dan menyampaikan laporan perkembangan kegiatan secara rutin

p. Menjunjung tinggi kode etik fasilitator dan konsultan serta siap diberhentikan jika melakukan pelanggaran terhadap kode etik tersebut.

2.9. Fasilitator Teknik (FT)

Fasilitator Teknik merupakan tenaga pendamping masyarakat dalam merencanakan, melaksanakan, mengoperasionalkan dan pemeliharaan kegiatan-kegiatan prasarana infrastruktur perdesaan. Fasilitator Teknik juga berperan dalam membimbing kader-kader teknik, TPU, TPK dan Tim Verifikasi, Tim Pemeliharaan dan lain-lain. Dalam melaksanakan pekerjaannya selalu berkoordinasi dan bekerja sama dengan FK.


2.9.1. Tugas dan Tanggungjawab FT:

a. Membantu dan memberikan bimbingan kepada seluruh kader teknis di desa b. Bersama FK, menyusun Rencana Kerja Tindak Lanjut yang disesuaikan

dengan rencana pelaksanaan kegiatan masyarakat / desa c. Memfasilitasi dan membantu melakukan kegiatan survei dan pengukuran

usulan kegiatan prasarana infrastruktur (termasuk usulan sarana kesehatan dan pendidikan, seperti: gedung sekolahan, bangunan tempat pelayanan kesehatan)

d. Membantu dan memberikan bimbingan dalam membuat desain teknis, gambar konstruksi, jadwal pelaksanaan dan RAB usulan prasarana sesuai kaidah-kaidah teknis dengan memperhatikan dampak lingkungan

e. Membantu mengidentifikasi kebutuhan yang diperlukan terhadap usulan kegiatan prasarana, seperti pengadaan bahan dan alat, penggunaan alat berat dan melakukan supervisi dalam pelaksanaannya.

f. Memberikan pelatihan teknis konstruksi secara sederhana kepada kader teknis dan masyarakat yang akan mengerjakan pelaksanaan kegiatan prasarana

g. Melakukan review RKTL dikaitkan dengan jadwal pelaksanaan kegiatan di masyarakat serta memfasilitasi penanganan masalah berkaitan dengan kemajuan pelaksanaan fisik di lapangan.

h. Membantu KM-T dalam memeriksa kualitas dan kuantitas serta membuat sertifikasi terhadap penerimaan bahan dan alat, hasil pekerjaan atau konstruksi bangunan dan penyelesaian pekerjaan prasarana

i. Memfasilitasi pembentukan tim pemelihara kegiatan sejak awal pengajuan usulan dan memberikan pelatihan untuk operasional dan pemeliharaan prasarana yang dibangun

j. Membantu menghubungkan dengan pihak lain baik instansi pemerintah maupun swasta yang berkaitan dengan jenis usulan kegiatan prasarana yang ada baik di wilayah kecamatan maupun kabupaten

k. Tugas atau aktifitas lain yang diperlukan masyarakat dan tidak bertentangan dengan prinsip dan prosedur PPK berkaitan dengan kegiatan prasarana

l. Melaporkan progres masalah yang berkaitan dengan bidang tugas bimbingan teknis dan upaya penanganan yang telah dilakukan

m. Koordinasi bulanan dengan KM Kab dan KM-T dan menyampaikan laporan perkembangan kegiatan secara rutin

n. Menjunjung tinggi kode etik fasilitator dan konsultan serta siap diberhentikan jika melakukan pelanggaran terhadap kode etik tersebut.


2.10. BADAN PENGAWAS UPK(BP-UPK)

BP-UPK adalah badan yang ditetapkan oleh MAD untuk melakukan pengawasan pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung jawab UPK sehari-hari. 2.10.1. Tugas dan Tanggungjawab Badan Pengawas UPK

a. Melakukan pemeriksaan dan evaluasi transaksi, bukti transaksi, dokumen-dokumen, pelaksanaan administrasi dan pelaporan pengelolaan keuangan dan pinjaman yang dikelola oleh UPK.

b. Melakukan pengawasan terhadap ketaatan UPK pada prinsip dan mekanisme PPK

c. Melakukan pengawasan ketaatan UPK terhadap aturan-aturan MAD, termasuk aturan perguliran.

d. Memantau Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus UPK e. Memantau Realisasi anggaran UPK dan rencana kerja UPK. f. Memantau Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab tim lain yang dibentuk

MAD dalam pelaksanaan PPK. g. Memantau Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus UPK h. Menyampaikan Laporan Pelaksanaan Tugasnya kepada forum MAD

2.10.2. Kriteria Anggota Badan Pengawas UPK

a. Sebagai tenaga sukarela yang mempunyai komitmen dalam pengembangan kapasitas masyarakat.

b. Jujur dan bertanggung jawab. c. Dapat diterima dan dihargai dengan baik oleh anggota masyarakat. d. Bukan aparat kecamatan dan aparat desa. e. Berpengalaman dalam administrasi dan pelaporan program . f. Mempunyai cukup waktu g. Tidak pernah terlibat secara langsung atau tidak langsung berkaitan dengan

penyalahgunaan dana program masyarakat

2.10.3. Struktur Organisasi Badan Pengawas UPK a. Struktur Organisasi inti adalah Ketua dan Anggota , struktur tersebut dapat

dikembangkan sesuai dengan kebutuhan. b. Ketua satu orang dan anggota minimal 2 orang dengan jumlah keseluruhan

harus memenuhi bilangan ganjil. c. Ketua dan anggota dipilih dari masyarakat dengan keputusan MAD dan

disahkan dengan Surat Keputusan Camat.

2.10.4. Proses Pemilihan Anggota Badan Pengawas UPK a. Calon Badan Pengawas diusulkan dan dipilih secara langsung dari

masyarakat baik dari wakil desa, calon pengurus UPK, atau masyarakat lain yang dianggap memenuhi kriteria.

b. Wakil desa yang tidak terpilih sebagai anggota dan ketua forum MAD dan calon pengurus UPK yang tidak terpilih sebagai pengurus atau anggota masyarakat lainnya yang hadir dalam MAD, merupakan bakal calon badan pengawas.

c. Proses Pemilihan sebagai berikut :


• Fasilitator pertemuan MAD menyampaikan secara terbuka tugas dan tanggung jawab Badan Pengawas, kriteria, tatacara pemilihan Badan Pengawas, dan memfasilitasi kesepakatan jumlah badan pengawas.

• Fasilitator pertemuan MAD mengumumkan secara tertulis dan terbuka siapa saja calon-calon Badan Pengawas.

• proses pemilihan dengan pemungutan suara secara tertutup dengan setiap wakil desa memilih 2 nama dalam kertas pemilihan tanpa mencantumkan identitas .

• hasil pemilihan diranking dan dipilih sesuai dengan kesepakatan jumlah badan pengawas.

• masyarakat yang terpilih sebagai pengawas segera berkumpul dan menentukan ketua badan pengawas.

• susunan Badan Pengawas UPK ditetapkan dengan Surat Keputusan Camat.

d. Penggantian dan pemberhentian Badan Pengawas diatur dalam kesepakatan MAD

3. PELAKU PPK DI KABUPATEN

3.1. B u p a t i Bupati merupakan pembina Tim Koordinasi PPK Kabupaten, Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PjOK) dan Penanggung Jawab Administrasi Kegiatan (PjAK) serta bertanggungjawab atas pelaksanaan PPK di kabupaten, termasuk di dalamnya bersama DPRD bertanggungjawab melakukan kaji ulang terhadap peraturan daerah yang berkaitan dengan pengaturan desa sesuai komitmen awal yang telah disepakati

3.1.1. Tugas dan Tanggungjawab Bupati adalah :

a. Menetapkan Ketua dan anggota Tim Koordinasi PPK Kabupaten, b. Menetapkan para Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PjOK) dan

Penanggung Jawab Administrasi Kegiatan (PjAK) untuk setiap kecamatan penerima PPK.

3.2. TIM Koordinasi PPK Kabupaten (TK PPK KAB)

Tim Koordinasi PPK Kabupaten dibentuk oleh Bupati untuk melakukan pembinaan pengembangan peran serta masyarakat, pembinaan administrasi dan fasilitasi pemberdayaan masyarakat pada seluruh tahapan program. TK-PPK Kab juga berfungsi dalam memberikan dukungan koordinasi program antar instansi, pelayanan dan proses administrasi di kabupaten. Dalam melaksanakan fungsi dan perannya, TK PPK Kab dibantu oleh sekretariat PPK Kabupaten.

3.2.1. Tugas dan Tanggungjawab Tim Koordinasi PPK Kabupaten :

a. Menjaga pelaksanaan PPK di daerahnya agar sesuai dengan tujuan PPK, b. Menyelenggarakan sosialisasi di Kabupaten untuk menjelaskan tujuan dan

prosedur PPK kepada semua pelaku yang terlibat di Kabupaten, c. Melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan PPK disertai tindak lanjut, d. Menerima dan menganalisis laporan dari PjOK untuk setiap aspek kegiatan,

penyiapan masyarakat, persiapan kegiatan, perencanaan teknis, pemberdayaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan serta program pemeliharaan,


e. Melaksanakan rapat-rapat evaluasi dan koordinasi di Kabupaten, f. Menyusun laporan bulanan atau triwulan untuk disampaikan kepada Bupati

dengan tembusan kepada Tim Koordinasi PPK Propinsi, termasuk pembahasan masalah, kendala, serta rekomendasi.

g. Memberikan masukan dalam pembinaan konsultan dan fasilitator PPK melalui keikutsertaan dalam: pengendalian dan evaluasi kinerja, koordinasi, dukungan administrasi, penyediaan ruang kerja, pemberian akses data dan kebijakan sesuai ketentuan yang berlaku.

h. Menilai kinerja program di Desa, Kecamatan dan Kabupaten.

3.3. Penanggung jawab Operasional Kabupaten (PJO-Kab) PJO-Kab adalah seorang pejabat di lingkungan Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa atau pejabat lain yang mempunyai tugas pokok sejenis di kabupaten yang ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Bupati 3.3.1. Tugas dan Tanggungjawab PjO-Kab

a. Sebagai pelaksana harian Tim Koordinasi PPK kabupaten yang sebagai Kepala Sekretariat PPK Kabupaten

b. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan operasional kegiatan dan keberhasilan seluruh kegiatan PPK di kabupaten

c. Melaksanakan koordinasi dengan pelaku PPK didaerahnya d. Melaksanakan kegiatan manajemen PPK yang meliputi aspek kegiatan

sosialisasi, perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian dan pelestarian

e. Menyelenggarakan rapat rutin bulanan untuk membahas kemajuan kegiatan, masalah-masalah dan penyelesaiaannya

f. Membuat laporan periodik dan insidental kepada tim koordinasi PPK Kabupaten

g. Melaksanakan pengawasan teknis dan administrasi h. Memberikan masukan dalam pembinaan konsultan dan fasilitator PPK

melalui keikutsertaan dalam: pengendalian dan evaluasi kinerja, koordinasi, dukungan administrasi, penyediaan ruang kerja, pemberian akses data dan kebijakan sesuai ketentuan yang berlaku.

3.4. Konsultan Manajemen Kabupaten (KM KAB)

KM-Kab adalah tenaga konsultan manajerial profesional yang berkedudukan di tingkat Kabupaten. Fungsi KM-Kab dalam PPK adalah sebagai supervisor atas pelaksanaan tahapan PPK di lapangan yang difasilitasi oleh Fasilitator Kecamatan. Sebagai supervisor, KM-Kab harus memastikan tahapan pelaksanaan PPK mulai dari proses perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian kegiatan selesai dengan baik, tepat waktu dengan tetap mengacu pada prinsip dan prosedur dalam PPK. KM-Kab juga berperan dalam memberikan bimbingan atau dukungan teknis, manajemen kepada pelaku PPK di kecamatan dan desa. KM-Kab juga berperan sebagai fasilitator bagi pemerintahan daerah dalam melakukan kajian terhadap peraturan-peraturan daerah yang relevan dengan PPK. Dalam menjalankan perannya, KM-Kab harus melakukan koordinasi dengan Tim Koordinasi PPK Kabupaten yang ada di wilayah kerjanya.


3.4.1. Tugas dan Tanggungjawab KM Kabupaten adalah : a. Mensosialisasikan PPK kepada Pemerintah Daerah, DPRD, pelaku PPK

kabupaten lainnya serta, b. Memberikan bantuan teknis kepada TK PPK Kab dalam pelaksanaan PPK di

kabupaten, c. Memberikan dukungan teknis dan pembimbingan kepada Fasilitator

Kecamatan dan Fasilitator Teknik dalam pelaksanaan kegiatan PPK termasuk memberikan rekomendasi dan membantu penanganan permasalahan yang muncul.

d. Memfasilitasi terbentuknya forum lintas pelaku di masyarakat e. Melakukan koordinasi dan membina jaringan kerja dengan aparat / instansi

terkait, tokoh masyarakat, LSM, Perguruan Tinggi dan lain-lain dalam rangka mendukung penyebarluasan informasi, keterbukaan dan pengawasan pelaksanaan kegiatan PPK.

f. Melakukan koordinasi dengan Dinas / Instansi Teknis Kabupaten (Bappeda, Dinas Pekerjaan Umum, Dinas Pertanian, Dinas Perdagangan, Dinas Kesehatan, Dinas Pendidikan Nasional, Dinas Perindustrian dll) untuk mengidentifikasi program-program lain diluar PPK supaya tidak terjadi tumpang tindih.

g. Memeriksa kualitas dan kelengkapan usulan kegiatan sebelum dikompetisikan dalam Musyawarah Antar Desa.

h. Melakukan kunjungan lapangan untuk supervisi dan monitoring, untuk memastikan penerapan prinsip-prinsip PPK serta kebijakan dalam setiap tahapan PPK, mulai dari tahap perencanaan, pencairan dan penggunaan dana PPK, pelaksanaan serta pelestarian.

i. Bersama KM-T mengadakan pertemuan bulanan dengan FK, Fasilitator Teknik, Fasilitator UPK untuk menerima dan memeriksa laporan bulanan, membahas permasalahan atau kendala yang terjadi serta memberikan peningkatan kapasitas fasilitator

j. Bersama KM-T, melakukan evaluasi bulanan kinerja FK dan Fasilitator Teknik dengan indikator yang telah disepakati, kemudian melaporkan kepada Koordinator Propinsi.

k. Membantu FK memberikan pelatihan dan bimbingan kepada masyarakat dan pelaku PPK di kabupaten, kecamatan dan desa.

l. Bersama KM-T membuat laporan bulanan yang sedikit-dikitnya berisikan kemajuan pelaksanaan kegiatan, masalah dan kendala, rencana dan realisasi kegiatan kepada Konsultan Nasional melalui Koordinator Propinsi dan TK PPK Kabupaten.

m. Bersama KM-T membuat laporan akhir penyelesaian kegiatan. n. Menjunjung tinggi kode etik fasilitator dan konsultan serta siap diberhentikan

jika melakukan pelanggaran terhadap kode etik tersebut.

3.5. Konsultan Manajemen Teknik (KM-T) KM-T adalah tenaga konsultan teknik dan manajerial profesional yang berkedudukan di tingkat Kabupaten dan berperan sebagai supervisor atas hasil kualitas teknik kegiatan prasarana infrastruktur perdesaan, mulai dari perencanaan desain dan RAB, survei dan pengukuran, pelaksanaan serta operasional dan pemeliharaan. Sebagai supervisor, KM-T melakukan sertifikasi dan harus memastikan pelaksanaan kegiatan prasarana infrastruktur selesai dengan baik dan tepat waktu dengan tetap mengacu kepada prinsip prosedur dalam PPK serta sesuai kaidah atau standar teknik prasarana. KM-T


juga berperan dalam memberikan bimbingan atau dukungan tentang kaidah dan standar teknis prasarana perdesaan kepada pelaku PPK di kecamatan dan desa. Dalam menjalankan perannya, KM-Kab maupun KM-T harus melakukan koordinasi dengan Tim Koordinasi PPK Kabupaten yang ada di wilayah kerjanya.

3.5.1. Tugas dan Tanggungjawab KM-T :

a. Membantu dan memberikan bimbingan kepada seluruh kader teknis di desa secara reguler.

b. Menyusun daftar harga satuan setempat dengan menghimpun data harga satuan berdasarkan survey pada beberapa leveransir / suplier dan daftar harga satuan yang dikeluarkan Dinas Pekerjaan Umum Daerah / Instansi teknis lainnya, sebagai bahan rujukan masyarakat dalam merencanakan pembiayaan kegiatan PPK.

c. Memfasilitasi dan membantu melakukan kegiatan survei dan pengukuran usulan kegiatan prasarana infrastruktur (termasuk usulan sarana kesehatan dan pendidikan, seperti: gedung sekolahan, bangunan tempat pelayanan kesehatan)

d. Membantu dan memberikan bimbingan dalam membuat desain teknis, gambar konstruksi, jadwal pelaksanaan dan RAB usulan prasarana sesuai kaidah-kaidah teknis dengan memperhatikan dampak lingkungan

e. Membantu mengidentifikasi kebutuhan yang diperlukan terhadap usulan kegiatan prasarana, seperti pengadaan bahan dan alat, penggunaan alat berat dan melakukan supervisi dalam pelaksanaannya.

f. Memberikan pelatihan teknis konstruksi secara sederhana kepada kader teknis dan masyarakat yang akan mengerjakan pelaksanaan kegiatan prasarana serta operasinal dan pemeliharaan.

g. Melakukan review RKTL dikaitkan dengan jadwal pelaksanaan kegiatan di masyarakat serta memfasilitasi penanganan masalah berkaitan dengan kemajuan pelaksanaan fisik di lapangan.

h. Melakukan supervisi proses sertifikasi terhadap penerimaan bahan dan alat, hasil pekerjaan atau konstruksi bangunan dan penyelesaian pekerjaan prasarana

i. Membantu menghubungkan dengan pihak lain baik instansi pemerintah maupun swasta yang berkaitan dengan jenis usulan kegiatan prasarana yang ada baik di wilayah kecamatan maupun kabupaten

j. Tugas atau aktifitas lain yang diperlukan masyarakat dan tidak bertentangan dengan prinsip dan prosedur PPK berkaitan dengan kegiatan prasarana

k. Melaporkan progres masalah yang berkaitan dengan bidang tugas bimbingan teknis dan upaya penanganan yang telah dilakukan

l. Koordinasi bulanan dengan KM Kab dan menyampaikan laporan perkembangan kegiatan secara rutin

m. Menjunjung tinggi kode etik fasilitator dan konsultan serta siap diberhentikan jika melakukan pelanggaran terhadap kode etik tersebut.

3.6. Pendamping UPK Pendamping UPK adalah konsultan yang bertugas melakukan pendampingan agar UPK menjadi suatu lembaga yang akuntabel dalam pengelolaan keuangan dan pinjaman.


3.6.1. Tugas dan Tanggungjawab Pendamping UPK a. Melakukan penguatan UPK sehingga UPK mampu melakukan penguatan

kelompok peminjam dalam pengelolaan keuangan dan pinjaman. b. Melakukan penguatan kelembagaan UPK, Badan Pengawas UPK, Tim

Verifikasi dan forum MAD c. Melakukan fasilitasi pelembagaan perguliran sesuai dengan kebutuhan

wilayah dan ketentuan pelembagaan. d. Melakukan fasilitasi pengembangan jaringan UPK sehingga UPK mampu

menambah pelayanan kepada kelompok peminjam. e. Melakukan penilaian kesehatan UPK dan kelompok peminjam

4. Pelaku PPK di Provinsi

4.1. Gubernur Gubernur merupakan penanggungjawab pelaksanaan PPK di provinsi serta membina Tim Koordinasi PPK Provinsi. Gubernur sebagai penanggungjawab pelaksanaan PPK di provinsi memiliki tugas antara lain : a. Mensosialisasikan maksud dan tujuan PPK sebagai salah satu model

pemberdayaan masyarakat b. Menetapkan ketua dan anggota Tim Koordinasi Provinsi c. Melakukan pembinaan kepada Tim Koordinasi PPK Provinsi d. Melakukan pengawasan kinerja Tim koordinasi PPK Provinsi

4.2. Tim Koordinasi PPK Provinsi (TK-PPK Provinsi)

TK-PPK Provinsi adalah Tim yang dibentuk oleh Gubernur yang berfungsi dan berperan dalam melakukan pembinaan pengembangan peran serta masyarakat, pembinaan administrasi dan fasilitasi pemberdayaan masyarakat pada seluruh tahapan program serta memberikan dukungan pelayanan dan proses administrasi di provinsi. Dalam melaksanakan fungsi dan perannya, TK PPK Prop dibantu oleh sekretariat PPK Provinsi

4.2.1 Tugas dan Tanggungjawab TK PPK Provinsi:

a. Menjaga pelaksanaan PPK di daerahnya agar sesuai dengan tujuan PPK, b. Menyelenggarakan sosialisasi di provinsi untuk menjelaskan tujuan dan

prosedur PPK kepada semua pelaku yang terlibat di Provinsi. c. Melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan PPK disertai tindak lanjut, d. Melaksanakan rapat-rapat evaluasi dan koordinasi di provinsi, e. Menyusun laporan triwulan untuk disampaikan kepada Gubernur dengan

tembusan kepada Tim Koordinasi PPK Pusat, termasuk pembahasan masalah, kendala, serta rekomendasi.

f. Memberi masukan untuk pembinaan konsultan dan fasilitator PPK melalui keikutsertaan dalam: mekanisme requitment, penempatan / relokasi / demobilisasi, pengendalian dan evaluasi kinerja, koordinasi, dukungan administrasi, penyediaan ruang kerja, pemberian akses data dan kebijakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

g. Menilai kinerja program di Desa, Kecamatan, Kabupaten dan Provinsi.


4.3. Penanggung Jawab Operasional Provinsi (PJO-Prov) Pjo-prov adalah seorang pejabat di lingkungan Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa atau pejabat lain yang mempunyai tugas pokok sejenis di provinsi yang ditetapkan berdasar Surat Keputusan Gubernur. 4.3.1. Tugas dan Tanggungjawab PJO-Prov

a. Sebagai pelaksana harian Tim Koordinasi PPK Provinsi yang merangkap sebagai Kepala Sekretariat PPK Provinsi

b. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan operasional kegiatan dan keberhasilan seluruh kegiatan PPK di Provinsi

c. Melaksanakan Koordinasi dengan pelaku PPK di daerahnya d. Melaksanakan kegiatan manajemen PPK, yang meliputi aspek-aspek

kegiatan sosialisasi, perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian dan pelestarian

e. Menyelenggarakan rapat rutin bulanan untuk membahas kemajuan kegiatan, masalah-masalah dan penyelesaiannya

f. Membuat laporan periodik dan insidentil kepada Tim Koordinasi PPK Provinsi

g. Melaksanakan pengawasan teknis dan administrasi h. Memberi masukan dalam pembinaan konsultan dan fasilitator PPK melalui

keikutsertaan dalam: Mekanisme rekrutmen, penempatan / relokasi / demobilisasi, pengendalian dan evaluasi kinerja, koordinasi,dukungan administrasi, penyediaan ruang kerja, pemberian akses data dan kebijakan sesuai dengan yang berlaku

4.4. KM Nasional di Provinsi Untuk menjamin efektivitas dan efisiensi serta memastikan dukungan manajemen teknis bagi konsultan PPK di lapangan, akan ditempatkan pula sejumlah konsultan di provinsi lokasi PPK. Dengan mempertimbangkan jumlah dan sebaran lokasi, akan terdapat unit-unit KM Nasional di provinsi yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari KM Nasional. Tiap unit KM Nasional di provinsi akan ditempatkan seorang koordinator yang dibantu oleh beberapa orang tenaga spesialis dan staf pendukung lainnya. Koordinator di Provinsi bertanggung jawab dan menyampaikan laporan secara reguler maupun insidentil kepada Team Leader mengenai kemajuan dan perkembangan kegiatan setiap wilayah pengendalian (provinsi, kabupaten, dan kecamatan) termasuk keluhan / pengaduan, hambatan dan kendala implementasi PPK di lapangan, serta data pencairan / penyaluran dana yang diperlukan, termasuk pemantauan dan melaporkan status pembayaran gaji / operasional

4.4.1. Tugas dan Tanggungjawab KM Nasional di Provinsi

a. Memimpin suatu gugus manajemen lapangan yang akan mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan fungsional konsultan PPK di lapangan;

b. Melakukan pemantauan dan supervisi kegiatan sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian kegiatan PPK;

c. Melakukan pemantauan dan supervisi, serta mengkoordinasikan upaya dan tindak lanjut pelestarian kegiatan terutama hasil dari PPK fase I dan II yang tidak didanai lagi oleh program;

d. Mengkoordinasikan pengendalian mutu teknis dari seluruh kegiatan PPK di wilayah koordinasinya;


e. Memberikan dukungan manajemen dalam penanganan masalah di lapangan;

f. Melakukan pengendalian fungsional konsultan pada lingkup wilayah kerjanya;

g. Membangun ‘team building’ antar konsultan PPK di wilayah kerjanya; h. Memantau dan melakukan koordinasi penilaian kenerja dan pembinaan

terhadap seluruh konsultan lapangan yang ada di wilayah kordinasinya; i. Mengembangkan jaringan kerjasama dan komunikasi antar lembaga,

termasuk instansi pemerintah, perguruan tinggi, dunia usaha, lembaga swadaya masyarakat, dsbnya;

j. Menyampaikan laporan reguler dan insidentil pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya kepada Team Leader, serta mengendalikan pelaporan kemajuan kegiatan berserta kendala di lapangan kepada Team Leader KM-Nasional

5. PELAKU PPK NASIONAL

5.1. Tim Koordinasi PPK Nasional (TK-PPK Nasional), Tim Koordinasi PPK Nasional terdiri dari unsur Departemen Dalam Negeri, Bappenas, Departemen Keuangan, Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah, dan instansi lain yang terkait. Tugas TK PPK Nasional adalah melakukan perencanaan dan pengendalian program PPK. Tugas TK PPK Nasional terdiri dari tugas administrative dan tugas teknis operasional. Dalam melaksanakan administratif, TK PPK Nasional dibantu oleh Sekretariat Perencanaan PPK, dan Sekretariat Pembinaan PPK. Dalam melaksanakan tugas teknis operasional, TK PPK Nasional dibantu oleh Konsultan Manajemen Nasional (KM Nas) yang berkedudukan di Pusat, dan di provinsi.

5.2. Konsultan Manajemen Nasional (KM-Nasional) KM Nasional dipimpin oleh seorang Team Leader dengan didukung oleh beberapa staf profesional. Fungsi dan perannya adalah menjaga proses perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian PPK secara nasional agar dapat berjalan sesuai dengan prinsip-prinsip, kebijakan, prosedur dan mekanisme PPK. Melakukan supervisi monitoring dan evaluasi pelaksanaan program, pengendalian secara fungsional terhadap fasilitator dan konsultan serta memberikan rekomendasi untuk perumusan kebijakan dalam PPK. 5.2.1. Tugas dan Tanggungjawab KM Nasional adalah :

a. Memantau dan memfasilitasi upaya pemeliharaan pelaksaan PPK Fase I oleh masyarakat yang tidak didanai lagi oleh PPK;

b. Menyiapkan manual dan penjelasan teknis sebelum program dilaksanakan;

c. Menyiapkan rancangan, bahan, materi, pelaksanaan Training of Trainers (TOT) dan pelaksanaan pelatihan kepada konsultan PPK dan pelaku-pelaku PPK lainnya;

d. Menyiapkan pelaksanaan penyebarluasan informasi melalui seminar dan/atau workshop;


e. Melakukan supervisi dan monitoring pelaksanaan PPK di lapangan dalam rangka memberikan dukungan mulai kecamatan sampai Provinsi dalam aspek teknis dan manajemen, memberikan panduan strategi pelatihan, dan technical backstopping

f. Memberikan dukungan dan strategi penanganan pengaduan baik itu keluhan atau permasalahan yang berdampak luas pada masyarakat, serta tindak lanjut penanganannya;

g. Melakukan evaluasi program mencakup, pencapaian tujuan dan sasaran program, termasuk sasaran fisik dan sosial ekonomi;

h. Menyusun dan menyampaikan laporan bulanan yang dikonsolidasikan dari laporan konsultan, termasuk temuan-temuan dari pamantauan dan kegiatan supervisi, kepada Pimpro PPK sesuai dengan format yang disepakati;

i. Membantu dan memberikan masukan secara profesional, menyangkut teknis dan manajemen, termasuk perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan pelaporan, sehingga dapat digunakan sebagai landasan dalam pengambilan keputusan oleh Pimpro ataupun TK-PPK Nasional;

j. Merekomendasikan konsultan dan fasilitator PPK-II yang layak untuk dipromosikan dan atau diprioritaskan sebagai konsultan PPK fase III.

k. Melakukan seleksi dan rekrutmen serta mengusulkan penempatan sesuai dengan karakteristik dan latar belakang konsultan pendamping;

l. Melakukan evaluasi kinerja terhadap seluruh konsultan pendamping.


PENJELASAN VI

PENULISAN USULAN DAN VERIFIKASI



JAKARTA 2005

Penjelasan VI Penulisan Usulan dan Verifikasi 1

PENJELASAN VI

PENULISAN USULAN DAN VERIFIKASI Penjelasan VI terdiri dari dua bagian yaitu Penulisan Usulan Desa dan Verifikasi. Bagian penulisan usulan berisi penjelasan tentang bagaimana menuliskan usulan desa yang telah ditetapkan dalam Musyawarah Desa II. Sedangkan bagian verifikasi berisi penjelasan tentang bagaimana proses verifikasi dilakukan terhadap usulan-usulan desa sebelum dibahas dalam Musyawarah Antar Desa II. 6.1. Penulisan Usulan Desa

6.1.1. Umum

Tujuan : Agar gagasan kegiatan masyarakat yang telah disepakati dan diputuskan dalam musyawarah desa II tercatat secara sistematis sehingga memudahkan untuk diperiksa kelayakannya oleh tim verifikasi sebelum dibahas dalam musyawarah antar desa II.

Waktu : 1. Setelah pelaksanaan musyawarah desa II

2. Setelah pelaksanaan musyawarah antar desa II.

Pelaku :

- Tiga (3) orang warga masyarakat terpilih. Proses pemilihan dapat dilihat dalam Penjelasan V PTO mengenai Tugas, Tanggung Jawab dan Proses Pemilihan Pelaku-Pelaku PPK.

- Tiga (2) orang Fasilitator Desa yang sebelumnya telah membantu proses penggalian gagasan.

6.1.2. Ketentuan Usulan

(a) Setiap desa boleh mengajukan paling banyak 3 (tiga) usulan, meliputi:

(i) Peningkatan penyediaan prasarana sosial ekonomi bagi peningkatan kesejahteraan masyarakat, dengan penekanan bahwa prasarana yang dibangun:

1) Dapat menunjang pembangunan perdesaan dan mendorong pengembangan aktifitas ekonomi produktif,

2) Dapat meningkatkan efisiensi usaha dan memperkuat akses terhadap sentra produksi dan pasar. (lihat Penjelasan IV)

(ii) Perluasan kesempatan berusaha dan peluang pengembangan usaha bagi masyarakat miskin, meliputi:

1) Kegiatan Usaha Ekonomi Produktif (UEP), khusus di kecamatan-kecamatan baru PPK tahap dua, kecamatan-kecamatan PPK tahap satu yang masih dialokasikan dalam PPK tahap dua dan belum pernah melaksanakan kegiatan UEP, serta kecamatan-kecamatan PPK tahap satu yang pernah melaksanakan kegiatan UEP dengan jumlah pengembaliannya mencapai minimal 80%


dari jumlah yang harus dikembalikan atau peningkatan prosentase pengembaliannya dalam setahun minimal 25%.

2) Kegiatan Simpan Pinjam bagi Kelompok Perempuan. Kegiatan ini hanya bisa diajukan oleh kelompok perempuan yang mempunyai ikatan pemersatu dan saling mengenal diantara anggotanya minimal satu tahun, mempunyai modal, ada kegiatan yang sedang berjalan, serta mempunyai administrasi kelompok walaupun secara sederhana. Alokasi untuk kegiatan ini maksimal 10% dari alokasi dana ke kecamatan.

(iii) Peningkatan kualitas hidup masyarakat miskin melalui bidang pendidikan dan kesehatan, termasuk juga kegiatan pelatihan untuk pengembangan kemampuan masyarakat dan bantuan manajemen usaha. Dalam ruang lingkup ini termasuk antara lain kegiatan sebagaimana yang dijelaskan dalam Penjelasan IV.

(b) Desa tidak perlu mencantumkan besarnya biaya kegiatan yang diusulkan

kecuali usulan kegiatan simpan pinjam kelompok perempuan dan Usaha Ekonomi Produktif. Nilai satu usulan disesuaikan dengan kebutuhan serta tidak ada batasan minimal dan maksimalnya.

6.1.3. Persiapan

(a) Anggota TPU berkumpul untuk mendapatkan penjelasan dari FK dan/atau

PjOK tentang tujuan, proses dan sistematika penulisan usulan serta formulir-formulir yang digunakan termasuk cara pengisiannya.

(b) Salah seorang FD memandu untuk menyusun jadwal dan rencana kerja. (c) Menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan, seperti: Berita Acara

keputusan musyawarah desa II tentang gagasan-gagasan yang disetujui dan ditetapkan, formulir-formulir yang dibutuhkan, alat-alat tulis, kertas dan bahan serta data pendukung lainnya.

(d) Membuat rekapitulasi daftar gagasan kegiatan yang disetujui dan

ditetapkan dalam musyawarah desa II. (e) Masing-masing anggota TPU mempelajari daftar kegiatan yang telah

ditetapkan menjadi usulan desa.

6.1.4. Pelaksanaan

(a) Sesuai jadwal yang telah disusun melihat lokasi kegiatan yang diusulkan dan/atau mendatangi kelompok pengusul.

(b) Membahas dengan masyarakat atau kelompok pengusul tentang gagasan-

gagasan yang telah disetujui dalam musyawarah desa II, antara lain: alasan mengusulkan kegiatan, pandangan ke depan dari masyarakat atau kelompok pengusul terhadap kegiatan tersebut jika nantinya diputuskan akan terdanai, jumlah penerima manfaat, jenis atau konstruksi bangunan yang diinginkan (misal jembatan: kayu, beton atau lainnya) perkiraan dampak lingkungan yang terjadi dan bagaimana rencana penanggulangannya.


(c) Mengidentifikasi kemungkinan yang akan terjadi jika usulan kegiatan disetujui untuk didanai dan dilaksanakan, seperti: apakah ada lahan, bangunan, atau tanaman yang terkena proyek atau kegiatan. Kemudian membahas bersama masyarakat bagaimana solusinya apakah masyarakat akan menyumbangkan sebagai bentuk swadaya atau pemilik lahan, bangunan, atau tanaman mendapatkan ganti rugi dengan tidak menggunakan dana PPK. Selanjutnya dibuatkan surat pernyataan yang ditanda tangani oleh seluruh pemilik lahan, bangunan dan tanaman bahwa tidak ada masalah terhadap lahan, bangunan dan tanaman yang akan terkena proyek atau kegaitan dan mereka tidak akan menuntut ganti rugi dengan menggunakan dana PPK.

(d) Memastikan nilai kebutuhan masing-masing anggota kelompok atau

kelompok pengusul kegiatan simpan pinjam dan usaha ekonomi produktif untuk data pembuatan Rencana Anggaran Biaya (RAB),

(e) Memastikan kepada masyarakat atau kelompok pengusul tentang

besarnya swadaya yang akan disumbangkan jika usulan kegiatannya disetujui untuk didanai PPK. Jika masyarakat sudah menyepakati nilai dan bentuk swadayanya, buat berita acara kesanggupan masyarakat berswadaya, ditandatangani oleh wakil anggota masyarakat yang ditunjuk oleh masyarakat sendiri dengan mengetahui kepala desa.

(f) Selesai kunjungan lapangan di lokasi atau kelompok pengusul, semua

anggota TPU berkumpul untuk menuliskan usulan masyarakat dalam bentuk proposal. Langkah-langkah yang dilakukan, yaitu:

(i) Merumuskan uraian singkat dan jelas informasi dan data-data yang berkaitan dengan usulan kegiatan yang telah dikumpulkan dari masyarakat.

(ii) Membuat perkiraan biaya yang dibutuhkan dan desain sederhana untuk kegiatan prasarana, pendidikan, kesehatan dan pelatihan ketrampilan masyarakat sesuai konstruksi yang diinginkan masyarakat apakah masuk kategori besar, sedang atau kecil menurut pandangan masyarakat.

(iii) Membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) untuk kegiatan simpan pinjam perempuan dan usaha ekonomi produktif sebagai dasar penilaian kelayakan kemungkinan keberhasilannya.

(iv) Menuliskan dan memasukkan data-data yang telah diperoleh pada waktu kunjungan lapangan ke dalam format-format usulan yang telah disediakan.

(v) Menyampaikan dan menginformasikan usulan yang sudah ditulis kepada kelompok pengusul dan TPK untuk di tanda tangani dan disampaikan di tingkat kecamatan agar dapat dilakukan verifikasi,

(vi) Usulan tertulis perlu disampaikan secara terbuka kepada masyarakat dengan ditempel di papan informasi atau media lainnya.

6.1.5. Format Usulan

Format suatu usulan desa atau proposal pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu pokok usulan dan lampiran.


(a) Pokok usulan merupakan informasi gambaran atau uraian tentang jenis usulan kegiatan, yang terdiri dari:

(i) Uraian singkat, padat dan jelas yang dapat menggambarkan latar belakang, alasan dan tujuan dari kegiatan yang diusulkan.

(ii) Siapa yang mengusulkan (masyrakat dusun, kelompok laki-laki, perempuan atau campuran).

(iii) Ukuran atau volume kegiatan.

(iv) Bentuk, model atau konstruksi seperti apa yang diusulkan (misalnya: usulan prasarana jembatan dengan konstruksi jembatan kayu atau beton, usulan simpan pinjam dan usaha ekonomi produktif jangka waktu pengembalian berapa lama, cara mengangsurnya tiap bulan, tiap tiga bulan atau bagaimana).

(v) Lokasi atau tempat usulan kegiatan dilaksanakan.

(vi) Jumlah penerima manfaat secara langsung maupun yang tidak langsung.

(vii) Uraian singkat padat dan jelas tentang manfaat yang dapat diambil dari hasil kegiatan yang akan dilaksanakan, siapa yang akan memanfaatkan paling besar atau yang menjadi sasaran langsung, Seberapa besar kemungkinan kegiatan dapat memberikan manfaat langsung kepada masyarakat miskin, bagaimana keterlibatan perempuan.

(viii) Uraian singkat padat dan jelas tentang kesanggupan swadaya masyarakat.

(ix) Rencana Anggaran Biaya yang dibutuhkan kelompok pengusul kegiatan simpan pinjam dan usaha ekonomi produktif atau uraian perkiraan nilai atau biaya kegiatan prasarana menurut masyarakat termasuk ukuran besar, sedang atau kecil, dapat dikerjakan oleh masyarakat atau tidak serta bagaimana rencana pengerjaannya (besar insentif tenaga kerja), pengadaan bahan dan alatnya.

(x) Uraian singkat, padat dan jelas tentang rencana tindak lanjut untuk operasional dan pemeliharaan atau pengembangannya.

(xi) Nama dan tanda tangan semua anggota Tim Penulis Usulan, menyetujui Ketua TPK sebagai penanggung jawab operasional dan mengetahui Kepala Desa.

(xii) Contoh Desa Ingin Maju, 15 November 2001

Usulan ditulis oleh: 1. Si Anu (Fasilitator desa) ……………………. 2. Si Tini (anggota TPU / Fasilitator desa) ……………………. 3. Si Badu (Anggota TPU) ……………………. 4. Si Tuti ( anggota TPU / wakil kelompok) ……………………. 5. dll

Menyetujui Mengetahui ( Ketua TPK ) ( Kepala Desa )


(b) Lampiran terdiri dari atas data-data pendukung dari pokok usulan meliputi:

(i) Salinan berita acara keputusan musyawarah desa khusus perempuan untuk menyepakati usulan dari perempuan,

(ii) Salinan berita acara keputusan musyawarah desa II tentang penetapan usulan kegiatan desa,

(iii) Rekapitulasi usulan kegiatan desa yang ditetapkan dalam musyawarah desa II

(iv) Data umum desa yang menggambarkan atau mencantumkan jumlah penduduk desa laki-laki, perempuan, penduduk miskin, luas wilayah, pelaku-pelaku PPK seperti nama-nama FD, Tim Pengelola Kegiatan dan lain-lain dengan format bebas menggunakan uraian atau tabel/matrik atau bentuk lainnya.

(v) Sketsa peta desa dengan menunjukkan lokasi kegiatan.

(vi) Berita acara kesanggupan swadaya

(vii) Surat pernyataan tidak menggunakan ganti rugi dengan dana PPK (untuk usulan yang relevan)

(viii) Daftar penerima manfaat langsung (Untuk kegiatan simpan pinjam dan UEP menyebutkan nilai atau besarnya biaya yang dibutuhkan disertai dengan tanda tangan).

Contoh satu bendel usulan atau proposal desa adalah sebagai berikut:

(a) Cover atau sampul muka proposal. Pada prinsipnya informasi yang perlu

dituliskan dalam cover adalah; jenis kegiatan yang diusulkan, nama desa, kecamatan dan kabupaten. Bentuk dan warnanya bebas.

(b) Surat pengantar. Pada prinsipnya merupakan tulisan pengantar dari desa

untuk mengirimkan usulan kegiatan yang akan dibahas pada forum antar desa yang disusun dan ditanda tangani oleh Ketua Tim Pengelola Kegiatan sebagai penanggungjawab operasional kegiatan di desa dan mengetahui Kepala Desa.

(c) Pokok Usulan Kegiatan (d) Lampiran

Catatan: • Jika desa mengajukan 3 usulan maka harus membuat 3 proposal usulan

kegiatan dengan pokok bahasan seperti tersebut di atas. • Dokumen dibuat rangkap dua, satu dikirim ke PjOK untuk dibahas di

musyawarah antar desa II (sebelumnya dilakukan verifikasi) dan satunya untuk arsip desa.


Alur Penulisan Usulan

Penetapan usulan Desa hasil kesepakatan forum Musyawarah Khusus Perempuan dan Musyawarah desa II Perempuan

Daftar setiap kegiatan yang masuk ke desa dicatat sesuai format yang ada

( Lihat Penjelasan 6 )

Maksimum 3 usulan, tiap usulan hanya terdiri atas 1 jenis kegiatan

• Formulir Usulan Desa • Formulir pendukung lainnya

yang ditetapkan dalam Penjelasan 6 atau yang dianggap perlu.

REKAPITULASI USULAN DESA

(PROPOSAL DESA)


6.2. Verifikasi Usulan

6.2.1. Umum

Tujuan : a. Memeriksa apakah semua usulan yang akan dibahas dalam musyawarah antar desa II telah memenuhi syarat atau kriteria yang sudah ditentukan.

b. Melihat kesesuaian kebutuhan atau kelayakan dari semua usulan desa.

c. Memberikan rekomendasi kelayakan suatu usulan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam musyawarah antar desa II.

Tim verifikasi tidak berhak mengambil keputusan didanai atau tidaknya suatu usulan desa.

Waktu : Setelah usulan-usulan ditulis.

Pelaku :

Tim verifikasi.

6.2.2. Persiapan

(a) Pembentukan tim verikasi. Penjelasan lebih lanjut mengenai siapa dan

bagaimana proses pemilihannya dapat dilihat dalam Penjelasan V PTO mengenai Tugas, Tanggung Jawab dan Proses Pemilihan Pelaku-Pelaku PPK.

(b) FK, PjOK dibantu Pendamping Lokal memastikan semua usulan /proposal

desa telah terkumpul di kecamatan dan siap diverifikasi. (c) Sebelum menjalankan tugasnya, Tim Verifikasi mendapat pelatihan

terlebih dahulu yang diberikan oleh FK dan KM Kab. Proses dan materi pelatihan dapat dilihat pada Penjelasan 2 PTO mengenai Fasilitasi dan Pelatihan.

6.2.3. Pelaksanaan

Verifikasi dilakukan terhadap semua usulan desa. FK dan PjOK membagikan usulan-usulan kegiatan dan formulir pemeriksaan kepada anggota tim verifikasi untuk diperiksa. Proses verifikasi dilakukan dalam lima tahapan yang memerlukan waktu kurang lebih 3-4 minggu tergantung dari banyaknya usulan dan sangat dipengaruhi oleh kesiapan tim, efektifitas kerja tim, kondisi geografis.

Lima tahapan proses verifikasi sebagai berikut:

(a) Pemeriksaan dokumen usulan kegiatan di kecamatan

Hari ke 1-2 Anggota Tim Verifikasi berkumpul di kecamatan untuk memeriksa kelengkapan dokumen atau administrasi usulan kegiatan. Pemeriksaan dengan menggunakan formulir atau ceklis yang sudah disediakan. Isi ceklis tersebut adalah:


(i) Sesuai dengan keputusan musyawarah desa II dan sudah ditanda tangani oleh Ketua TPK dan Kepala desa

(ii) Tidak termasuk jenis kegiatan yang masuk dalam daftar larangan

(iii) Tidak tumpang tindih dengan rencana program lain

(iv) Ada Salinan berita acara keputusan Musyawarah desa khusus perempuan untuk mensepakati usulan dari perempuan.

(v) Ada Salinan berita acara keputusan musyawarah desa II tentang penetapan usulan kegiatan desa.

(vi) Ada Rekapitulasi usulan kegiatan desa yang ditetapkan dalam musyawarah desa II

(vii) Ada Data umum desa yang menggambarkan atau mencantumkan Jumlah penduduk desa laki-laki, perempuan, penduduk miskin, luas wilayah, pelaku-pelaku PPK seperti nama-nama FD, Tim Pengelola Kegiatan dan lain-lain dengan format bebas menggunakan uraian atau table / matrik atau bentuk lainnya.

(viii) Ada Sketsa peta desa dengan menunjukkan lokasi kegiatan.

(ix) Ada Berita acara kesanggupan swadaya.

(x) Ada Surat pernyataan tidak menggunakan ganti rugi dengan dana PPK (untuk usulan yang relevan).

(xi) Ada Daftar penerima manfaat langsung (Untuk kegiatan simpan pinjam dan UEP menyebutkan nilai atau besarnya biaya yang dibutuhkan disertai dengan tanda tangan).

Catatan: Jika usulan masih terdapat kekurangan dokumen yang diperlukan atau belum lengkap maka usulan dikembalikan ke desa agar dilengkapi dalam waktu maksimal 3 hari dilampiri catatan tim verifikasi terhadap kekurangannya.

Hari 3-8 Semua anggota tim verifikasi berkumpul untuk membahas dan membuat catatan serta rekomendasi terhadap semua usulan dari sisi kelengkapan dokumentasi serta kesesuaian dengan kriteria /prosedur yang sudah ditentukan dalam PPK. Pada tahap ini sengaja diberi kelonggaran waktu untuk antisipasi pengembalian usulan ke desa uintuk dilengkapi kekurangannya, kemudian diserahkan kembali ke tim verifikasi dan di cek kembali kelengkapannya. Hari ke 9 Dokumen usulan berikut catatan/rekomendasi hasil pemeriksaan tim verifikasi diserahkan kepada KM Kab untuk mendapatkan pengecekan kembali sehingga lebih dapat dipastikan usulan telah sesuai dengan kriteria dan prinsip prosedur PPK.

(b) Pengecekan kembali oleh KM Kab

Hari 10-15 KM Kab memeriksa kembali semua dokumen usulan dan mempelajari catatan dan rekomendasi yang telah diberikan oleh tim verifikasi. Berdasarkan hasil pengecekan kembali, KM Kab melakukan:

(i) Identifikasi terhadap usulan-usulan desa yang memerlukan lebih banyak perhatian berkaitan dengan bentuk atau konstruksi yang


diinginkan masyarakat, sehingga apakah nantinya memerlukan tenaga ahli atau cukup bisa diawasi oleh FK, perkiraan biaya dan apakah bisa dikerjakan oleh masyarakat desa.

(ii) Pemeriksaan usulan apakah tumpang tindih dengan rencana program yang sudah ditentukan dalam rencana pembangunan daerah/kabupaten (terutama kepastian pelaksanaan rencana pembangunan daerah tersebut).

(iii) Pembuatan catatan-catatan terhadap semua usulan dan rekomendasi tim verifikasi

(iv) Pembuatan jadwal kegiatan kunjungan lapangan bersama tim verifikasi terutama pada lokasi-lokasi yang memerlukan perhatian khusus dan pemeriksaan yang seksama.

(v) Menyerahkan kembali semua usulan desa dan catatan-catatannya kepada tim verifikasi termasuk jadwal kunjungan lapangan KM Kab.

(c) Kunjungan lapangan (pemeriksaan lapangan)

Hari ke 16-22 Berdasarkan hasil catatan–catatan pada waktu pemeriksaan dokumen dan pengecekan ulang oleh KM Kab, Tim Verifikasi menyusun jadwal dan melakukan kunjungan lapangan ke desa-desa peserta PPK. Dalam kunjungan lapangan ke desa tidak harus semua anggota tim verifikasi bersamaan ke satu desa, tetapi dapat dibagi beberapa tim kecil dengan komposisi yang disesuaikan dengan jenis usulan yang akan diverifikasi oleh tim tersebut. Fasilitator Kecamatan memfasilitasi pembagian anggota tim agar dapat dipastikan setiap jenis usulan diverifikasi oleh anggota tim verifikasi yang mempunyai keahlian atau pengalaman dibidang usulan yang diverifikasi. Pemeriksaan lapangan dilakukan dengan metode atau cara observasi/pengamatan langsung dan wawancara dengan masyarakat pengusul dan informan lainnya. Hal-hal yang diamati dan ditanyakan melalui wawancara adalah sebagi berikut:

(i) Apakah usulan sesuai dengan musyawarah desa II

(ii) Kebenaran daftar calon penerima manfaat (termasuk nilai kebutuhan yang diajukan untuk kegiatan simpan pinjam dan UEP)

(iii) Masyarakat atau kelompok penerima manfaat dilibatkan atau mengetahui pada waktu penulisan usulan

(iv) Bagaimana proses sosialisasi PPK yang telah dilaksanakan di masyarakat, alasan apa masyarakat mengajukan usulan dan manfaat apa yang dapat diambil jika kegiatan yang diusulkan dapat dilaksanakan, dan apa rencana masyarakat selanjutnya setelah kegiatan dilaksanakan.

(v) Apakah ada tuntutan ganti rugi dan bagaimana penanganannya.

(vi) Apakah benar kesanggupan masyarakat untuk berswadaya seperti yang tertuang dalam berita acara.

(vii) Apakah kegiatan memungkinkan untuk dilaksanakan pada lokasi atau kelompok pengusul (untuk kegiatan prasarana apakah nanti memerlukan desain yang rumit dan sulit, untuk kegiatan ekonomi


produktif dan simpan pinjam apakah besar kemungkinan berhasil, sudah punya pengalaman sebelumnya, kelompok minimal 1 tahun berjalan dan mempunyai kegiatan, untuk usulan pendidikan dan kesehatan bagaimana rencana operasional dan keberlanjutannya, untuk pelatihan masyarakat apakah bisa meningkatkan ketrampilan masyarakat, dll).

(viii) Bagaimana rencana pengerjaan dan pemanfaatan / operasional kegiatan serta rencana pemeliharaan dan pelestarian

(ix) Kelayakan lingkungan: apakah kegiatan tidak membahayakan lingkungan atau sebaliknya apakah lingkungan sekitar mendukung kegiatan yang diusulkan.

(d) Dialog dengan masyarakat

Selesai melakukan wawancara dengan masyarakat dan pengamatan langsung di rencana lokasi kegiatan di tiap-tiap desa, selanjutnya tim verifikasi melakukan dialog dengan masyarakat pengusul dan anggota masyarakat desa lainnya untuk menyampaikan catatan-catatan yang nantinya akan dijadikan sebagai bahan pembuatan rekomendasi sekaligus sebagai umpan balik. Melalui dialog ini diharapkan terjadi interaksi aktif antara masyarakat dengan tim verifikasi melalui forum tanya jawab dan pembahasan catatan hasil pemeriksaan. Masyarakat dapat memberikan tanggapan dan masukan atau upaya perbaikan terhadap kekurang lengkapan usulannya sebelum tim verifikasi membuat rekomendasinya.

(e) Pembuatan rekomendasi

Hari 23-25 Semua anggota tim verifikasi berkumpul di kecamatan untuk merangkum hasil catatan-catatannya, baik dari hasil pemeriksaan dokumen maupun pemeriksaan langsung dilapangan. Selanjutnya dibuatkan kesimpulan sebagai rekomendasi yang akan diberikan terhadap semua usulan kegiatan yang telah diverifikasi dan ditanda tangani oleh semua anggota tim verifikasi.


Alur Verifikasi Usulan

Proses Penulisan usulan desa oleh

Tim Penulis Usulan

Identifikasi Kebutuhan Tim Verifikasi oleh FK

dan PjOK

Proses Verifikasi

MUSYAWARAH ANTAR DESA II

Pembentukan Tim Verifikasi

Usulan desa/ proposal kegiatan

Pengecekan ulang oleh KM Kab

Pemeriksaan Lapangan

Dialog dengan masyarakat

Pembuatan rekomendasi

Pemeriksaan dokumen usulan di kecamatan


6.2.3. Penutup

Hal-hal lain yang belum diatur dan dianggap perlu, dapat ditentukan lebih lanjut melalui Musyawarah desa, musyawarah antar desa dan kesepakatan dalam Tim Verifikasi sesuai dengan kebutuhan dan ciri karakteristik daerah masing-masing sepanjang tidak menyimpang dan bertentangan dengan Petunjuk Teknis Operasional atau Penjelasan ini. Beberapa formulir yang digunakan dalam pelaksanaan verifikasi dapat dilihat pada lampiran. Jika dianggap perlu maka tim verifikasi bersama FK dan dibantu oleh KM dapat membuat formulir sendiri guna melengkapi atau menyempurnakan formulir yang ada, disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan setempat serta jika telah disepakati bersama.

Kegiatan yang termasuk dalam Daftar Larangan

(Negative List) adalah: ♦ Pembangunan maupun rehabilitasi bangunan kantor dan tempat ibadah.

♦ Pembiayaan atau pembayaran gaji pegawai negeri.

♦ Pembelian kapal ikan yang berbobot di atas 10 ton dan perlengkapannya.

♦ Pembelian chainsaw, senjata, bahan peledak, asbes dan bahan-bahan lain yang dapat merusak lingkungan.

♦ Pembiayaan kegiatan yang mempekerjakan anak-anak di bawah usia kerja.

♦ Pembiayaan kegiatan politik praktis atau keperluan partai politik.

♦ Pembiayaan dalam bentuk apapun juga (apa saja) yang berkaitan dengan militer atau angkatan bersenjata.

♦ Pembelian pupuk kimiawi, obat pertanian kimiawi (insektisida, pestisida, hebersida, dan sebagainya).

♦ Beberapa jenis kegiatan yang dilarang atau dibatasi sesuai ketentuan dalam PTO dan atau Penjelasannya, namun belum tercantum dalam daftar ini.


PENJELASAN VII

PEMANTAUAN DAN PELAPORAN



JAKARTA 2005

Penjelasan VII Pemantauan dan Pelaporan 1

PENJELASAN VII

PEMANTAUAN DAN PELAPORAN 7.1. Pengantar

Penjelasan ini meliputi uraian tentang pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang dilaksanakan pada PPK. Gambaran garis besarnya dapat dilihat pada Bab V Petunjuk Teknis Operasional PPK.Tambahan informasi dan format pelaporan juga tersedia dalam penjelasan ini dengan uraian yang lebih terperinci.

7.2. Mengapa Pemantauan Penting?

(a) Pemantauan menjadi penting karena hal ini membantu para pelaku program (masyarakat, aparat pemerintah, konsultan dll) mengetahui kemajuan dan perkembangan yang telah dicapai oleh program. Temuan-temuan dari kegiatan pemantauan tersebut sekaligus juga membantu para pelaku program untuk mengecek apakah suatu kegiatan berhasil diselesaikan sesuai dengan rencana atau tidak.

(b) Pemantauan adalah alat manajemen yang sangat berguna. Informasi yang digali

dari pemantauan dan evaluasi dapat memberi masukan kepada pengambil keputusan dan memastikan bahwa tindakan perbaikan dapat diambil jika diperlukan.

(c) Pemantauan penting karena kegiatan ini mendokumentasikan berbagai

pengalaman yang muncul didalam pelaksanaan program dan dapat mengambil pelajaran dari pengalaman yang terjadi di PPK. Kegiatan ini juga membuat para pelaku program dan berbagai pihak lain untuk belajar dari apa yang terjadi di lapangan.

7.3. Prinsip-Prinsip Dibalik Pemantauan

(a) Pemantauan harus dilihat sebagai alat penting untuk memperbaiki program. Jika pemantauan dan evaluasi dilakukan dengan baik, semua pihak mendapat keuntungan karena ada banyak informasi yang diperoleh untuk memperbaiki pelaksanaan program dan juga untuk mempertimbangkan masa depan program.

Apa itu Pemantauan

Pemantauan adalah kegiatan pengumpulan informasi yang dilakukan secara

periodik untuk memastikan apakah suatu kegiatan sudah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Pemantauan adalah proses yang terus menerus dilakukan sepanjang siklus program dimulai dari pelatihan dan sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. Hasil dari kegiatan pemantauan digunakan untuk memperbaiki kualitas pelaksanaan dan penyesuaian terhadap perencanaan.


(b) Ada dua prinsip penting dari PPK: partisipasi dan transparansi. Semua pelaku program, terutama masyarakat, fasilitator dan konsultan seharusnya merasa bebas untuk berpartisipasi dan melaporkan berbagai masalah yang dihadapi serta memberikan kontribusinya untuk perbaikan program. Pemantauan dan evaluasi harus dilakukan di suatu lingkungan yang mendorong kebebasan berbicara, dan bersifat terbuka untuk menerima informasi yang baik ataupun yang buruk, penghargaan maupun kritikan. Tidak seorangpun yang harus merasa perlu dipersalahkan jika muncul masalah di lapangan yang memerlukan tindakan perbaikan. Yang penting adalah bahwa para pelaku program menjadi lebih sadar tentang masalah tersebut dan dapat belajar dari masalah itu, dan jika perlu, mengambil langkah perbaikan.

(c) Semua pelaku PPK mempunyai kewajiban untuk melaporkan informasi

seakurat mungkin. Maksudnya adalah agar para pelaku program tidak berpikir hanya mau melaporkan apa yang di anggap menyenangkan untuk didengar oleh atasan. Apabila memungkinkan informasi tersebut harus diuji silang dengan sumber lain untuk menjamin keakurasiannya. Karena hanya informasi yang akurat dan berdasarkan fakta dan sumber terpercaya yang dapat membantu untuk memperbaiki program.

7.4 Siapa yang Bertanggung Jawab Terhadap Pemantauan?

Secara umum, semua pelaku program berkewajiban untuk memantau kegiatan mereka dan memastikan bahwa kemajuan kegiatan telah dicapai sesuai target, rencana dan jadwal. Pelaku program yang dimaksud adalah:

(a) Aparat pemerintah pada berbagai tingkatan (Tim Koordinasi / Sekretariat PPK Pusat, TK PPK Propinsi dan Kabupaten, PjOK, PjAK, Kepala Desa, dll)

(b) Anggota DPR / DPRD

(c) Konsultan pada tingkat nasional, wilayah, kabupaten dan kecamatan.

(d) Fasilitator desa

(e) Masyarakat desa

(f) Pemberi dana

(g) Pihak lain seperti LSM, wartawan, auditor, dll.

Peran fasilitator dan konsultan seperti FK dan KMKab dalam pemantauan adalah:

(a) Melakukan pemantauan secara berkala di wilayah kerja mereka untuk memastikan bahwa prinsip-prinsip dan prosedur PPK telah diterapkan dan program berjalan sesuai dengan jadwal dan rencana;

(b) Melaporkan secara berkala status program di wilayah kerja mereka;

(c) Membantu dan memfasilitasi kunjungan dari pihak lain (misalnya aparat pemerintah, konsultan nasional, tim evaluasi, dll) yang melakukan pemantauan atau evaluasi di wilayah kerja mereka.

7.5. Apa yang Perlu di Pantau?

Untuk mengetahui apa saja yang dimonitor, perlu diketahui apa saja tujuan dan output yang diinginkan dari PPK. Secara umum tujuan PPK tetap diutamakan untuk


penanggulangan kemiskinan terhadap peningkatan kualitas hidup masyarakat serta untuk mengembangan kelembagaan dan kapasitas masyarakat dalam memenuhi kebutuhannya. Output dari program ini termasuk: pembangunan prasarana, pemenuhan kegiatan sosial dan ekonomi, penyediaan pelatihan, dll. Berdasarkan tujuan dan output ini, kemudian dikembangkan indikator kinerja tertentu bagi program dan diikuti setiap waktu. Indikator ini kemudian dilaporkan mengikuti sistem pelaporan dari lapangan atau bisa dilakukan melalui kegiatan pemantauan dan evaluasi lainnya seperti studi kasus, survei dampak, misi supervisi, dll. Berikut ini beberapa contoh jenis-jenis indikator yang diikuti oleh PPK:

(a) Jenis, dimensi, dan jumlah unit prasarana yang dibangun.

(b) Jenis dan jumlah kegiatan sosial dan ekonomi yang dipenuhi.

(c) Jenis dan jumlah pelatihan yang telah dilaksanakan.

(d) Jumlah desa, kecamatan, kabupaten dan propinsi yang menerima dana PPK.

(e) Jumlah dana yang telah dicairkan ke masing-masing desa dan kecamatan.

(f) Jumlah kasus korupsi yang sudah diselesaikan.

(g) Jumlah perempuan dan laki-laki yang turut berpartisipasi dalam pertemuan dan kegiatan PPK serta kualitas keterlibatan mereka dalam setiap tahapan PPK.

(h) Kepuasan masyarakat terhadap kegiatan PPK.

(i) Perubahan kesejahteraan rumah tangga bagi pemanfaat dana PPK.

(j) Perubahan perilaku masyarakat terhadap program pemberdayaan seperti PPK.

(k) Peningkatan ketrampilan UPK dan TPK.

Indikator-indikator seperti yang telah disebutkan di atas kemudian disesuaikan dalam sistem pemantauan dan evaluasi, termasuk didalamnya pelaporan dari lapangan, sehingga semuanya dapat ditelusuri setiap waktu untuk mengukur dampak dan kemajuan PPK.

7.6. Jenis Kegiatan Pemantauan di Dalam PPK

Pemantauan pada PPK dapat dibagi menjadi pemantauan internal dan pemantauan eksternal.

7.6.1. Pemantauan Internal

Pemantauan internal didefinisikan sebagai kegiatan pemantauan yang dilakukan oleh para pelaku program, yaitu mereka yang terlibat secara langsung didalam program. Mereka adalah pelaksana program, aparat pemerintah, lembaga pemberi dana ataupun pemanfaat.

(a) Pemantauan Partisipatif oleh Masyarakat

Jenis pemantauan yang terbaik adalah pemantauan yang dilakukan sendiri oleh masyarakat. Dalam hal ini masyarakat adalah pemilik proses dari suatu kegiatan


program, dan mereka bertanggungjawab untuk memantau proses kegiatan program tersebut. PPK mewajibkan konsultan untuk memfasilitasi adanya pemantauan yang dilakukan masyarakat. Masyarakat diberi kesempatan untuk memilih dan membentuk kelompok yang akan melakukan pemantauan melalui forum musyawarah desa. Semua anggota kelompok berasal dari masyarakat desa dan bekerja secara sukarela demi kepentingan masyarakat desanya. Diharapkan anggota tim ini terdiri dari dusun yang ada serta merupakan tokoh agama/adat/masyarakat setempat. Mereka mewakili masyarakat untuk mengawasi pelaksanaan kegiatan PPK di desanya. Seseorang yang sudah menjadi anggota suatu kelompok tertentu, tidak bisa menjadi anggota di kelompok yang lain. Kepala Desa, FD, dan anggota Tim Pengelola Kegiatan tidak diperbolehkan menjadi anggota kelompok khusus ini. Pemuka agama, pemuka adat atau warga yang dipercaya dan dekat dengan masyarakat lebih diharapkan untuk dilibatkan dalam tugas ini. Kelompok yang melakukan pemantauan ini bertanggungjawab kepada masyarakat. Kelompok ini bertugas memantau pelaksanaan PPK di desa dan menginformasikan hasil pantauannya kepada masyarakat luas melalui media dan pertemuan-pertemuan masyarakat yang ada di desa, termasuk melalui Musyawarah Desa pertanggungjawaban dan serah terima. Dengan demikian, masyarakat luas, tidak terbatas pengelola program, dapat mengukur tingkat manfaat, kuantitas dan kualitas tiap kegiatan, tingkat keterbukaan, termasuk proses pemberdayaan dalam pelaksanaan kegiatan PPK yang sedang berjalan. Karena PPK tidak memberikan honor maupun dana operasional, masyarakat perlu bersama-sama mendukung agar kelompok yang melakukan pemantauan ini dapat menjalankan tugasmya dengan baik. Selain bermanfaat untuk masyarakat dalam arti luas, hasil pantauan kelompok ini juga sangat berguna bagi tim pengelola kegiatan untuk meningkatkan kemampuan dan kinerjanya dalam hal administrasi, keuangan, fisik pekerjaan, pemberdayaan, transparansi dan peningkatan peran serta masyarakat dalam kegiatan PPK. Oleh karena itu, diharapkan dapat terjadi dialog interaktif antara tim pemantau dengan tim pengelola kegiatan. Bagi desa-desa yang melaksanakan kegiatan pembangunan sarana/prasarana fisik, disediakan Lembar Pemantauan Oleh Masyarakat untuk menilai kualitas kegiatan. Fasilitator kecamatan dan desa akan membimbing kelompok pemantau dalam pengisian Lembar Pemantauan Oleh Masyarakat. Lembar ini diisi berdasarkan pemantauan saat kemajuan kegiatan 0%, 25-30%, 60-70%, 100%, dan sekitar 8 bulan setelah kegiatan fisik selesai. Lembar yang telah diisi dan hasil pemantauan laiinya dibuat rangkap 4 untuk Tim pengelola kegiatan, PjOK, untuk Pusat yang dikirimkan oleh FK melalui KMKab, dan arsip untuk Tim Pemantauan. Biaya foto copy diambil dari Biaya Umum PPK. Secara teknis, masyarakat yang melakukan pemantauan ini dapat terdiri dari satu kelompok atau beberapa kelompok, tergantung kebutuhan yang disepakati oleh masyarakat. Nama dari tim juga tergantung kesepakatan masyarakat; apakah akan dinamakan tim monitoring masyarakat, tim sukses, tim khusus atau lainnya. Di bawah ini, terdapat beberapa contoh-contoh kelompok pemantau yang dibentuk oleh masyarakat dalam pelaksanaan PPK yang sudah berjalan.


Beberapa contoh kelompok-kelompok pemantauan yang dibentuk dan beranggotakan masyarakat di dalam PPK

Tim Khusus Tim ini terdiri dari empat kelompok dengan tugas khusus sebagai berikut:

(a) Tim 6 atau Tim Pengawas Desa (beranggotakan 6 orang). Tugas tim antara lain:

(i) Memantau dan membantu penyebarluasan informasi termasuk pembaharuan papan informasi.

(ii) Melakukan pengawasan terhadap penyelenggaraan administrasi TPK.

(iii) Memantau dan mengawasi penyelenggaraan musyawarah pertanggungjawaban dan serah terima.

(b) Tim 5 (beranggotakan 5 orang). Tugas utama tim adalah memantau dan memeriksa setiap penarikan dana dari bank serta setiap transaksi pembayaran / pengeluaran dana dari TPK.

(c) Tim 4 (beranggotakan 4 orang). Bertugas sebagai “checkers”, yaitu memantau dan memeriksa bahan dan alat yang dibeli atau disewa. Pemantauan bukan hanya menyangkut volume tetapi juga menyangkut kualitasnya.

(d) Tim 3 (beranggotakan 3 orang). Bertugas untuk memantau dan membantu proses pengadaan bahan dan alat, termasuk surat-surat penawaran dan perjanjian maupun mengunjungi toko-toko atau lokasi sumber bahan yang dibeli.

Hasil Pemantauan oleh Masyarakat sangat berguna bagi:

1) Masyarakat, untuk mengetahui apakah pelaksanaan kegiatan PPK dapat dilaksanakan dengan baik sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

2) Tim pengelola kegiatan, untuk mengetahui umpan balik dari masyarakat terhadap hasil kerja Tim pengelola kegiatan.

3) Para pendamping, seperti FD, Fasilitator kecamatan dan Konsultan Management sebagai masukan untuk meningkatkan kualitas bimbingan dalam menjaga proses pelaksanaan sesuai dengan tujuan kegiatan PPK.

4) PJOK, untuk meningkatkan bimbingan kepada Tim pengelola kegiatan dan masukan untuk evaluasi keberhasilan kegiatan PPK apakah sudah sesuai dengan tujuannya.

5) Pusat, dalam rangka evaluasi keberhasilan pemberdayaan masyarakat dan transparansi pelaksanaan kegiatan PPK.


Jenis pemantauan partisipatif oleh masyarakat lainnya antara lain:

• Pemantauan oleh BPD – Sesuai fungsi dan tugasnya, BPD atau nama lainnya secara otomatis bertanggung jawab untuk memantau kegiatan di tingkat desa, termasuk kegiatan PPK pada semua tahapannya meliputi; sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pemeliharaan.

• Pemantauan Partisipatif oleh Masyarakat difasilitasi oleh LSM – Merupakan bentuk pemantauan yang dilakukan oleh masyarakat di PPK. Pemantauan oleh masyarakat ini difasilitasi oleh LSM yang dikontrak untuk melakukan pemantauan pelaksanaan PPK. LSM membantu desa-desa yang dipilih untuk melakukan kegiatan pemantauan partisispatif oleh masyarakat. LSM memfasilitasi masyarakat untuk memutuskan pertanyaan-pertanyaan apa saja mengenai PPK yang penting bagi mereka, bagaimana mereka mengumpulkan data untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, serta membantu masyarakat menganalisa temuannya. Terkadang LSM juga membantu dalam memfasilitasi Kelompok atau Tim Khusus yang sudah disebutkan di atas.

(b) Pemantauan oleh Konsultan dan Fasilitator

Pemantauan terhadap kegiatan PPK adalah tanggungjawab seluruh konsultan dan fasilitator. Konsultan pusat, konsultan wilayah, konsultan kabupaten, FK dan FD seluruhnya mempunyai tanggung jawab untuk memantau kegiatan PPK. Mereka wajib melakukan pemeriksaan untuk bisa mengetahui apakah kegiatan program sudah berjalan sesuai dengan rencana, dan apakah prinsip maupun prosedur PPK juga diterapkan dengan benar.

Konsultan harus melakukan pengecekan terhadap berbagai hal, termasuk di bawah ini:

(i) Apakah prinsip dan prosedur PPK sudah diterapkan dengan benar?

(ii) Apakah masyarakat desa berpartisipasi dalam semua tahap dari siklus program?

(iii) Apakah informasi tentang program sudah transparan dan diinformasikan secara terbuka?

(iv) Selama tahapan pelaksanaan, apakah kegiatan berjalan sesuai dengan usulan desa seperti yang telah disetujui dalam Musyawarah Antar Desa dan Musyawarah Desa III?

(v) Apakah bantuan teknis diberikan kepada masyarakat desa dan bagaimana bantuan teknis ini bisa diperbaiki?

(vi) Seperti apa kualitas dari prasarana, sosial dan kegiatan ekonomi? Apakah hasilnya dipelihara?

(vii) Apakah dokumentasi keuangan disimpan dengan cukup baik, apakah semua transaksi tercatat? dan apakah harga standar untuk pembelian barang cukup masuk akal, dan diumumkan kepada publik?


(viii) Apakah konsultan lapangan memeriksa buku keuangan secara berkala?

(ix) Apakah permasalahan yang telah dilaporkan sebelumnya sudah diselesaikan?

(Lihat contoh ceklist pemantauan pada halaman berikutnya). Setiap konsultan dan fasilitator harus mengunjungi lokasi program secara berkala untuk memantau kegiatan dan menerima umpan balik dari masyarakat. Selama kunjungan lapangan, konsultan seharusnya tidak hanya berbicara kepada FD, pemimpin masyarakat dan tim pelaksana tetapi juga kepada masyarakat biasa dan pemanfaat. Konsultan harus mengunjungi beberapa rumah tangga yang berbeda, terutama di lokasi yang paling miskin dan paling sulit dijangkau dari suatu desa, dan melihat apa yang masyarakat katakan dan pikir tentang PPK serta menanyakan apakah mereka berpartisipasi di dalam proses atau tidak.


CONTOH CEKLIS PEMANTAUAN DI LAPANGAN

Di bawah ini adalah items umum untuk diperiksa pada saat melakukan kunjungan lapangan. Ceklis ini dapat dipergunkan oleh staf lapangan, pemantau eksternal, aparat pemerintah atau masyarakat. Jawaban dari pertanyaan ini dapat dihimpun dengan mempergunakan metodelogi yang bervariasi seperti observasi langsung ke lapangan, diskusi kelompok terarah, wawancara dengan informan kunci maupun anggota masyarakat. 1. PARTISIPASI Apakah masyarakat turut berpartisipasi dalam semua tahapan siklus program,

termasuk sosialisasi, perencanaan, pengambilan keputusan, pelaksanaan, pemantauan dan pemeliharaan?

Siapa yang turut berpartisipasi dan siapa yang tidak? Apakah kelompok perempuan, orang miskin, dan marginal dapat berpartisipasi secara aktif? (kunjungilah beberapa rumah tangga yang paling miskin, kelompok rentan dan bagian desa yang terpencil dan lihatlah apakah orang-orang tersebut tahu tentang program atau turut berpartisipasi dalam tahapan kegiatan).

Siapa yang mendapatkan dan siapa yang tidak mendapatkan keuntungan dari kegiatan yang diusulkan?

2. PENYEBARAN INFORMASI DAN TRANSPARANSI Umumnya, apakah masyarakat tahu tentang PPK, prinsip-prinsipnya dan kegiatan-

kegiatan apa saja yang dapat didanai?

Apakah informasi mengenai keuangan disebarkan di desa?

Apa mekanisme yang dipergunakan dalam mendiseminasikan informasi dasar mengenai prinsip-prinsip program dan keseluruhan prosesnya? Apa mekanisme yang dipergunakan agar masyarakat tetap tahu mengenai kemajuan program, termasuk keputusan yang dibuat pada saat Musyawarah Desa maupun Musyawarah Antar Desa, pencairan dana dan pembayaran?

Apakah ada pemisahan dalam alur informasi pada tahapan tertentu atau dalam memperoleh informasi bagi kelompok masyarakat tertentu (perempuan, orang miskin, bagian desa yang jauh, masyarakat yang buta huruf / penutur dengan bahasa setempat, dll.)?

3. KUALITAS BANTUAN TEKNIS Bagaimana dukungan dari aparat setempat?

Bagaimana kualitas bantuan teknis yang diberikan oleh FK dan KM Kab? Apakah mereka mengerti tentang prisnsip-prinsip dan prosedur PPK dan apakah mereka mengikutinya? Apa pandangan masyarakat tentang keterlibatan mereka?

Bagaimana meningkatkan dukungan dari konsultan dan aparat pemerintah?


CONTOH CHECKLIST PEMANTAUAN (Lanjutan)

4. KUALITAS KEGIATAN Apakah kegiatan prasarana secara teknis memenuhi syarat? Apa dampak dari

kegiatan prasarana terhadap desa tersebut? Apakah prasarana itu dipelihara? Oleh siapa dan bagaimana? Jika tidak, mengapa? Apakah ada sanksi bagi kegiatan prasarana yang tidak tuntas atau secara teknis kurang layak? Jika tidak, apakah masyarakat terdorong untuk menerapkannya?

Apakah kegiatan ekonomi cukup berhasil dalam hal tingkat pengembalian dana pinjaman? Apakah dana pinjaman tersebut digunakan untuk kegiatan yang produktif? Apa dampak dari kegiatan ekonomi tersebut terhadap tingkat kesejahteraan rumahtangga dari penerima manfaat? Apakah pengembalian dilakukan tepat waktu? Jika tidak, mengapa? Apakah ada sanksi bagi pemanfaat yang terlambat mengembalikan pinjaman atau tidak mengembalikan pinjaman tersebut? Jika tidak, apakah masyarakat terdorong untuk memberlakukan sanksi tersebut? Apakah anggota kelompok mengetahui kondisi dan jumlah pinjaman serta jadual pengembalian? Apakah kelompok mengadakan pertemuan rutin untuk melaporkan status pinjaman dan pengembalian? Bagaimana dana pengembalian tersebut digunakan? Oleh siapa dan bagaimana keputusan-keputusan dibuat dalam rangka penggunaan dana bergulir tersebut?

Apakah kegiatan-kegiatan sosial yang mendapat bantuan PPK (misalnya: pendidikan, kesehatan, dll) juga terselesaikan dengan baik? Apakah secara teknis kegiatan sosial tersebut memenuhi syarat? Apa dampak dari kegiatan-kegiatan tersebut terhadap desa?

Apa pendapat penduduk desa terhadap program ini, khususnya masyarakat miskin, perempuan, dan kelompok yang “terpinggirkan” (marjinal atau minoritas)? Apakah mereka merasa puas dengan adanya program ini? Apa dampak dari program ini terhadap kehidupan mereka? (sosial, ekonomi, dll)

Apakah ada masalah yang muncul dalam setiap tahapan? Bagaimana mereka menghadapi masalah tersebut? Bagaimana proses dari tahapan tersebut dapat diperbaiki?

5. PEMERIKSAAN KEUANGAN Apakah tim pengelola keuangan dapat menangani dana program ini dengan

semestinya? Apakah buku kas, kuitansi penerimaan, dan laporan dari bank telah dipastikan benar dan disimpan dengan rapi? Apakah semua transaksi keuangan terdokumentasi?

Apakah harga standar material diumumkan secara terbuka kepada masyarakat? Apakah transaksi keuangan dilakukan dengan transparan dan terdokumentasi dengan baik, dan apakah transaksi-transaksi tersebut diketahui oleh masyarakat?

Apakah ada gejala mark-up harga material?

Apakah para konsultan memeriksa catatan-catatan keuangan tersebut secara rutin?


(c) Pemantauan oleh Pemerintah yang Berwenang

PPK adalah program pemerintah Indonesia. Dana PPK adalah dana publik dan pemerintah memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa PPK berjalan sesuai prinsip dan prosedur dan bahwa dana dipakai sebagaimana mestinya. Semua pegawai pemerintah yang terlibat dalam PPK (DPR / DPRD, Tim Koordinasi, Bupati, Camat, Kepala Desa, PjOK, dll) mempunyai tugas untuk memantau PPK. Pegawai pemerintah yang berwenang sesering mungkin mengunjungi lapangan, baik secara rutin maupun berkala untuk penyelesaian masalah. Mereka bisa melihat dan memeriksa masalah-masalah ataupun isu yang ada atau mereka atau bisa memeriksa beberapa hal yang juga tugas pemantauan konsultan. (Lihat contoh ceklis pemantauan).

(d) Pemantauan penanganan pengaduan (complain) dan proses

penyelesaian masalah

Salah satu aspek penting dari sistem pemantauan PPK adalah pemantauan terhadap proses penanganan pengaduan. PPK sudah memilih spesialis penanganan pengaduan di setiap wilayah dan juga di tingkat pusat untuk mencatat dan menelusuri setiap pengaduan, masalah, atau pertanyaan tentang PPK. Tujuannya adalah untuk memantau dan memastikan proses penanganan masalah ataupun pertanyaan sudah dijawab dengan segera, melakukan investigasi dan penyelesaian masalah bila diperlukan. Pengaduan ataupun masalah bisa berhubungan dengan berbagai hal. Biasanya masalah berhubungan dengan pelanggaran prinsip dan prosedur PPK, kesalahan dalam pengalokasian dana, dan/atau adanya intervensi yang tidak baik dari aparat atau konsultan PPK. Proses penanganan pengaduan membuat setiap orang bisa menyampaikan suatu pengaduan, yaitu konsultan melalui laporan biasa maupun berkala, anggota masyarakat melalui surat tanpa nama, atau LSM dan wartawan melalui laporan mereka tentang PPK. PPK sudah menyiapkan PO Box khusus untuk hal ini dan setiap orang bisa menulis untuk ditujukan ke alamat itu.

TIPS SAAT MELAKUKAN PEMANTAUAN DI DESA

Ketika anda mengunjungi desa, berkelilinglah ke beberapa lokasi pemukiman yang berbeda di desa tersebut untuk memperoleh keterangan apakah warga desa tahu tentang PPK. Carilah keterangan apakah mereka mengetahui tentang kegiatan PPK? Apa pendapat mereka tentang PPK? Apakah mereka memperoleh manfaat dari kegiatan PPK tersebut? Pastikan anda mewawancarai responden dari kelompok laki-laki dan perempuan.

Kunjungilah rumah-rumah dari kelompok warga paling miskin di desa tersebut atau

kunjungilah daerah yang terpencil di desa itu. Apakah warga yang paling miskin tersebut mengetahui tentang PPK dan kegiatannya? Jika ya, mengapa? Jika tidak, mengapa? Apa saran mereka untuk perbaikan program ini?


Jika konsultan berniat untuk menyampaikan pengaduan atau laporan masalah, mereka bisa berdiskusi langsung dengan penyelia mereka, memasukannya ke dalam laporan bulanan atau mengirim surat kepada RMU (KM Nasional di wilayah) atau KM Nasional: PO Box 612 Jakarta 10900. Jika anggota masyarakat atau pihak lain berniat untuk melaporkan masalah atau pengaduan, mereka bisa melaporkan kepada konsultan di wilayah mereka, RMU atau KM Nasional dengan alamat yang sama seperti di atas. Untuk keterangan lebih lanjut, lihat Penjelasan 8: Prosedur Penanganan Pengaduan

(e) Studi Kasus dan Dokumentasi Tentang Beberapa Pelajaran yang Bisa

Dipetik

Karena luasnya skala dan aktifitas PPK, adalah sangat penting untuk melakukan dokumentasi program dan melakukan penelitian tentang apa yang terjadi di lapangan. KM Nasional mempunyai beberapa staf yang bertugas untuk melakukan penelitian dan menulis studi kasus tentang berbagai aspek dalam PPK. Sebagai contoh, di PPK tahap pertama, staf KM Nasional menulis beberapa studi kasus dengan beragam tema: partisipasi perempuan dan orang miskin dalam PPK; penanganan konflik; peranan pemimpin perempuan; diseminasi informasi dan peranan FD; serta monitoring partisipatif oleh masyarakat. Studi kasus tersebut dipublikasikan secara berkala dan didistribusikan kepada para pelaku program pada tingkat nasional dan di lapangan. Dengan membaca studi kasus ini diharapkan para pelaku program, terutama konsultan bisa belajar dari pengalaman tentang PPK di wilayah lain. Studi kasus merupakan alat pemantauan yang cukup penting karena menyediakan informasi yang banyak dan deskriptif tentang apa yang terjadi dengan berbagai aspek dalam PPK.

7.6.2. Pemantauan Eksternal – Pemantauan yang dilakukan secara independen,

oleh organisasi lain.

Pemantauan eksternal dilakukan oleh pihak luar yang independen. Pemantauan eksternal diharapkan dapat memberi pandangan yang lebih obyektif dan badan yang independen yang tidak secara langsung terlibat dalam pelaksanaan program. Pemantauan eksternal berisi kumpulan data dan informasi tentang program, dari pihak luar. PPK memasukan kegiatan pemantauan eksternal sehingga program bisa menerima sudut pandang yanag berbeda dari pihak luar, yaitu pihak independen yang mungkin memiliki pandangan lebih obyektif atau sudut pandang yang berbeda dari para pelaksana program. Informasi dari pemantauan eksternal dapat diuji silang dengan hasil laporan dari pemantauan internal PPK. LSM dan wartawan memberikan pemantauan yang independen untuk PPK. Pada awal kontrak, KM Nasional memberikan pelatihan dan orientasi tentang prinsip-prinsip PPK dan tahapan program kepada staf LSM dan wartawan.

(a) Pemantauan Independen oleh LSM

PPK melakukan kontrak dengan LSM di setiap propinsi untuk memantau dan menyampaikannya dalam laporan bulanan tentang perkembangan PPK. Sesuai dengan Term of Reference (TOR), LSM bertanggungjawab untuk memantau:


(i) Partisipasi warga desa, khususnya perempuan dan warga miskin, di semua tahapan program;

(ii) Transparansi dan saling berbagi informasi;

(iii) Kesesuaian dengan prinsip-prinsip umum dan prosedur program;

(iv) Kualitas pendampingan teknis;

(v) Kualitas hasil program (sarana prasarana, kegiatan ekonomi dan kegiatan sosial);

(vi) Pemeriksaan keuangan;

(vii) Rekomendasi dari pelaku dan pihak-pihak lain yang terlibat dalam program (termasuk konsultan) dalam hal perbaikan dan peningkatan PPK.

Tiap bulan, LSM harus mengunjungi sejumlah desa tetap di kecamatan dan kabupaten yang berbeda. LSM melakukan kegiatan pemantauannya secara bergilir di kecamatan dan kabupaten sehingga pemantauan tersebut dapat mencakup wilayah yang ada seluas mungkin. Namun ada beberapa desa yang harus dipantau terus-menerus tiap bulan untuk melihat kemajuan yang dicapai oleh desa-desa tersebut. Di desa-desa tersebut, LSM akan mendampingi warga desa untuk melakukan monitoring partisipatif.

LSM harus membuat laporan secara tertulis maupun lisan setiap bulannya dalam rapat koordinasi bulanan konsultan dan TK-PPK Propinsi atau TK-PPK Kabupaten. Konsultan diundang untuk hadir dalam pertemuan itu guna mempelajari temuan-temuan LSM tersebut.

(b) Pemantauan oleh wartawan Independen

PPK mempunyai kesepakatan dengan sebuah LSM yang bekerjasama dengan organisasi wartawan untuk mengunjungi lokasi PPK dan menulis laporan tentang temuan mereka. Para wartawan bebas untuk menulis topik apapun tentang PPK. Laporan-laporan tadi kemudian dipublikasikan pada surat kabar lokal ataupun disiarkan di radio. Peran konsultan dalam pelaksanaan pemantauan eksternal yang independen adalah untuk memfasilitasi LSM dan wartawan dalam kunjungan lapangan, jika diperlukan dan menjawab semua pertanyaan tentang PPK dengan jujur.

7.7. Jenis Aktivitas Evaluasi dalam PPK

Hasil pemantauan secara internal maupun eksternal merupakan bahan untuk evaluasi bagi pelaku program agar selanjutnya dapat melakukan dengan lebih baik dan sesuai dengan prinsip dan prosedur PPK. Sementara itu di tingkat keprograman dilakukan rangkaian kegiatan evaluasi. Kegiatan evaluasi dilakukan pada saat tertentu (bisa dilakukan di pertengahan atau pada akhir tahun program atau siklus). Tim internal ataupun external bisa melakukan evaluasi dengan dibantu oleh staff program. Kegiatan evaluasi yang dilakukan perlu diketahui juga oleh pelaku-pelaku program di lapangan.


Jenis evaluasi yang biasanya dilakukan dalam PPK adalah:

• Misi Supervisi Bank Dunia – Biasanya dilakukan dua kali dalam setahun. Yang terlibat dalam misi ini adalah staff Bank Dunia, Tim Koordinasi/ Sekretariat PPK Pusat dan NMC. Kadangkala, pihak lain seperti LSM ataupun spesialis teknik dilibatkan untuk ikut juga adalam program ini. Misi ini secara umum mengkaji isu-isu tertentu yang dihadapi PPK (misalnya: partisipasi, manajemen isu, pendampingan teknis, persiapan ke tahap berikutnya, dan sebagainya) dan juga mengevaluasi keseluruhan kemajuan yang telah dibuat dalam program ini.

• Evaluasi Tematik – Tim evaluasi eksternal, dengan dibantu oleh staff program PPK

bisa melakukan evaluasi tentang aspek tertentu dalam PPK seperti komponen prasarana ataupun kegiatan ekonomi.

• Survey/Studi Dampak Program – PPK, melalui lembaga penelitian ataupun

universitas, melakukan survey terhadap rumah tangga untuk mengetahui dampak dari program pada kesejahteraan rumah tangga dan kemiskinan serta perubahan sikap dan tingkah laku dari pemerintahan di tingkat lokal. Survey tersebut biasanya tidak dilakukan di setiap propinsi; jadi hanya dilakukan pada propinsi tertentu yang telah dipilih.

• Audit Keuangan dan Supervisi – Audit dilakukan secara berkala untuk memeriksa

catatan keuangan UPK, TPK dan kelompok usaha ekonomi produktif. Di dalam KM Nasional, ada Unit Pelatihan dan Supervisi Keuangan yang mengunjungi tiap propinsi untuk memeriksa dokumen keuangan dan menyediakan pelatihan kepada UPK di tingkat kecamatan dan desa. Unit ini siap untuk mendampingi pelatihan keuangan di tingkat propinsi dan juga menyediakan bimbingan di-tempat untuk UPK dan TPK. Misalnya, Unit ini dapat mendampingi pelatihan tambahan bagi UPK bila ada kesepakatan sebelumnya. Kesepakatan dengan Unit ini untuk melakukan pendampingan tersebut harus diajukan sebulan sebelumnya melalui Korwil ke TL – KM Nasional.

Lembaga audit pemerintah, BPKP juga melakukan audit terhadap PPK setiap tahun.

Seperti halnya pemantauan, peran konsultan lapangan seperti KM-Kab dan FK dalam misi evaluasi adalah melakukan memfasilitasi kunjungan tim evaluasi dan menyediakan informasi dan umpan balik yang jujur kepada tim.

7.8. Pengumpulan Data

Ada beragam cara untuk mengumpulkan data untuk tujuan pemantauan (dan evaluasi). Dalam pemantauan, pengumpulan informasi biasanya merupakan bagian dari kerja sehari-hari. Seringkali data dikumpulkan melalui diskusi informal dan observasi selama kunjungan lapangan, pertemuan, dll. Di bawah ini adalah beberapa perangkat yang umum yang digunakan untuk mengumpulkan data:

• Observasi Langsung – Pemantau mengobservasi atau melihat apa yang sedang

berlangsung di lapangan. Pemantau mengunjungi lokasi program, mengunjungi pertemuan-pertemuan atau mengunjungi lokasi kegiatan yang sedang berlangsung (misal: lokasi pembangunan jalan, jembatan, kegiatan ekonomi, dll) dan mencatat semua yang dilihat tersebut.


TIPS SAAT MELAKUKAN WAWANCARA

Saat anda melakukan wawancara:

Gunakan seorang pencatat (notulen) jika diperlukan, yang dapat membantu mencatat jawaban-jawaban tersebut.

Mulailah dengan salam pembuka yang umum berlaku di daerah tersebut dan perkenalan.

Jelaskan dengan sejelas mungkin tujuan dari wawancara, kerahasiaan, dan waktu (berapa lama wawancara akan dilakukan)

Gunakan bahasa yang sederhana; hindari jargon (misal; akronim atau singkatan) dan kata-kata yang sulit dipahami oleh responden.

Hindari pertanyaan yang menjurus (misal: “Anda suka dengan program ini, kan?”) dan pertanyaan yang bersifat menilai atau menghakimi.

Lakukan wawancara secara informal, dengan diselingi diskusi.

Gunakan pertanyaan yang bersifat lebih terbuka, yang memungkinkan responden leluasa menceritakan pengalaman mereka dengan bahasa atau kata-kata mereka sendiri.

• Wawancara – Wawancara adalah salah satu alat utama yang digunakan dalam pengumpulan informasi. Wawancara termasuk mengajukan pertanyaan kepada perorangan atau kelompok dan mencatat jawabannya. Wawancara dapat dilakukan dalam bentuk terstruktur (menanyakan pertanyaan yang pasti dan memilih salah satu jawaban dari beberapa pilihan yang tersedia dalam kuesioner) atau tidak terstruktur (menanyakan pertanyaan ‘terbuka’ dan menentukan apa yang akan ditanyakan berikutnya berdasar pada jawaban yang diterima). Ada beberapa jenis wawancara, yakni; wawancara individu untuk mendapatkan informasi dari orang tertentu; wawancara dengan informan kunci yang memiliki pengetahuan khusus tentang sebuah topik, atau wawancara kelompok).

• Diskusi Kelompok Terarah – Ini dilakukan untuk mendiskusikan topik tertentu

secara rinci dengan sejumlah kecil orang, biasanya terdiri dari 6 sampai 7 orang. Fasilitator biasanya memandu kelompok dalam mendiskusikan sebuah topik yang sesuai dengan pengalaman dan kecenderungan mereka. Diskusi ini akan memperoleh hasil terbaik jika semua pesertanya memiliki karakteristik yang serupa (misal: semua perempuan, semua orang miskin, dll)

• Survey – Survey secara umum merupakan tugas yang lebih terstruktur dengan

pertanyaan-pertanyaan yang pasti dan biasanya merupakan daftar jawaban untuk dipilih. Survey formal, seperti sensus atau survei rumahtangga formal dapat digunakan untuk mengumpulkan sejumlah besar informasi kuantitatif. Survey informal atau mini survey juga dapat dilakukan dengan menggunakan teknik statistik yang lebih sederhana dan pertanyaan-pertanyaannya sedikit informal.


7.9. PELAPORAN Bagian penting dari pemantauan dan evaluasi adalah laporan tentang hasil. Untuk kegiatan pemantauan, ini artinya adalah mempersiapkan laporan mengenai kemajuan program. Laporan-laporan ini harus dibuat secara sederhana dan seringkas mungkin. Para pelaku program, khususnya konsultan mempunyai tanggung jawab untuk membuat laporan seakurat mungkin dan tepat waktu kepada penyelia mereka. Jika konsultan tidak melaporkan secara akurat dan tepat waktu, hak ini akan berdampak negatif kepada evaluasi kinerja mereka. Tidak ada format laporan terpisah untuk staff pemerintah yang terlibat dalam PPK. Staff pemerintah dapat mengikuti format laporan dan topik yang sama seperti yang dilakukan oleh konsultan, jika mereka menginginkannya. Seperti telah dijelaskan di atas, PPK menemiliki bermacam indikator kinerja kedalam sistem pelaporannya dan indikator tersebut dicermati pada waktu tertentu. Indikator pengukur tersebut digunakan untuk memantau kemajuan PPK yang berkaitan dengan hasil spesifik dan juga hasil dari keseluruhan tujuan program. (a) Alur Pelaporan Adalah merupakan tanggung jawab konsultan di lapangan untuk mengumpulkan dan mengkonsolidasikan data dari wilayah kerja mereka dan melaporkan hasilnya pada setiap bulan kepada penyelia mereka. Alur laporan dapat dilihat seperti di bawah ini. Pengirim / Konsultan: Laporan asli

dikirim ke: Tanggal pengiriman:

Copy laporan dikirim ke:

FD & TPK FK Sebelum tanggal 1 (setiap bulan)

FD, TPK sebagai arsip

FK KMKab Sebelum tanggal 7 (setiap bulan)

PjOK FK sebagai arsip

KMKab Korwil / Korprov Sebelum tanggal 15 (setiap bulan)

TK – Kab KMKab sebagai arsip

Korwil / Korprov TL – KM Nasional Sebelum tanggal 25 (setiap bulan)

TK-PPK Propinsi Korwil sebagai arsip

TL KM-Nasional Pimpinan Program PPK Pusat

Sebelum tanggal 6 bulan berikutnya (setiap bulan)

TL KM-Pusat sebagai arsip

Konsultan harus yakin bahwa copy laporan mereka disimpan secara lengkap di dalam arsip mereka.


(b) Pelaporan Pada Tingkat Desa Siapa yang bertanggung jawab membuat laporan PPK pada tingkat desa? Pada tingkat desa, FD dan TPK umumnya bertanggung jawab untuk membuat laporan kepada FK. Kapan dan kepada siapa mereka melaporkan? FD dan TPK wajib mengirim laporan mereka kepada FK pada tanggal 1 setiap bulan. Apa yang mereka laporkan? FD / TPK harus melengkapi formulir di bawah ini:

Untuk FD dan TPK: Formulir tentang Laporan Masalah yang Dihadapi

Untuk TPK: Formulir tentang Laporan Kegiatan dan Rencana Kegiatan TPK Formulir tentang Laporan Bulanan, Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK

ALUR PELAPORAN

Tingkat Konsultan/Pengirim Pelaku yang Menerima Copy

Desa FD & TPK

Tanggal 1 setiap bulan

Kecamatan FK PjOK


Kabupaten KM Kab TK-PPK Kab


Wilayah/Propinsi Korwil TK-PPK Propinsi


Nasional TL-KM Nasional Pimpro PPK Pusat

Tanggal 6 bln berikutnya (setiap bulan)


FD dan TPK juga diperkenankan untuk menyerahkan foto, berbagai cerita dan dokumentasi lainnya jika diinginkan. (a) Pelaporan pada tingkat kecamatan Siapa yang bertanggung jawab membuat laporan PPK pada tingkat kecamatan? Pada tingkat kecamatan, FK umumnya bertanggung jawab membuat laporan kepada KM Kab. Kapan dan kepada siapa mereka melapor? FK diwajibkan mengirim laporan kepada KM Kab pada tanggal 7 setiap bulan. FK juga diwajibkan mengirim copy laporan kepada PjOK dan menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri. Adalah penting bagi FK untuk mereview dan mendiskusikan laporan bulanan mereka dengan KM Kab di saat pertemuan koordinasi bulanan. Apa yang mereka laporkan? FK diwajibkan mereview laporan dari FD dan TPK, dan kemudian meringkas informasi tersebut untuk laporan bulanan mereka kepada KM Kab. Laporan FK harus sejujur dan setepat mungkin. FK harus tidak ragu-ragu dalam melaporkan poin-poin yang baik dan yang buruk Secara umum, laporan bulanan FK kepada KM Kab harus memasukkan butir-butir di bawah ini:

(i) Kegiatan FK bulan ini dan rencana kegiatan untuk bulan depan (dengan

menggunakan formulir 7.6) (ii) Penjelasan mengenai kemajuan dan status dari siklus PPK (lihat formulir

7.7) (iii) Selama pelaksanaan, jelaskan kemajuan masing-masing jenis kegiatan. (iv) Jumlah dana yang dicairkan pada bulan lalu sampai hari ini. (v) Evaluasi terhadap perkembangan penerapan prinsip PPK seperti

partisipasi, transparansi dan kesinambungan, dll. (vi) Berbagai masalah yang muncul dan saran penyelesaiannya (lihat Form 7.8

dengan lampiran) (vii) Lampiran – Formulir berikut ini harus dilampirkan setiap bulannya:

• Form 7.6 : Laporan Kegiatan dan Rencana Kegiatan FK • Form 7.7 : Laporan Kemajuan Kegiatan Tingkat Kecamatan • Form 7.8 : Rekapitulasi Permasalahan dan Lampiran • Form 7.9 : Partisipasi Masyarakat • Form 7.10 : Laporan Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK (hanya

selama pelaksanaan pengerjaan prasarana)


Sebagai tambahan, ini tergantung pada siklus kegiatan program, FK harus mengirim laporan insidental berikut ini kepada KM Kab:

No. Form

Nama Formulir Waktu untuk meyelesaikan formulir dan mengirimkannya kepada KM Kab:

7.12 Survei Keadaan Sebelum Kegiatan Dimulai

Setelah pertemuan Musyawarah Antar Desa II dan sebelum dimulainya pembangunan prasarana

7.13 Hasil Rapat Musyawarah Antar Desa III dan Surat Penetapan Camat

Segera setelah pertemuan Musyawarah Antar Desa III

7.14 Laporan Pelatihan

Setelah setiap pelaksanaan training di kecamatan

7.15 Evaluasi Kemampuan TPK/FD

Setelah pelaksanaan dimulai dan segera setelah pelaksanaan selesai

7.16 Laporan Akhir Kegiatan

Setelah pembangunan prasarana selesai

Staff pemerintah diperbolehkan mengikuti format yang sama seperti laporan konsultan. Di waktu tertentu, konsultan boleh juga ditanya tentang laporan insidental untuk isu khusus atas suatu masalah. Sebagai contoh, jika Unit Penanganan Pengaduan menginginkan informasi tambahan mengenai status untuk persoalan tertentu, konsultan bisa diminta untuk menulis laporan mengenai isu tersebut.

.

(b) Pelaporan Pada Tingkat Kabupaten

Siapa yang bertanggung jawab membuat laporan PPK pada tingkat kabupaten? Pada tingkat kabupaten, KM Kab umumnya bertanggung jawab membuat laporan kepada Korwil di KM Nasional di wilayahnya. Kapan dan kepada siapa mereka melaporkan? KMKab harus mengirimkan laporannya kepada Korwil pada tanggal 15 setiap bulannya. KM Kab harus mengirim copy-nya kepada TK Kabupaten dan menyimpan satu copy sebagai arsip. Adalah penting bagi KM Kab untuk mendiskusikan laporan bulanan mereka secara terbuka dengan Korwil di pertemuan koordinasi bulanan. Apa yang mereka laporkan? KM Kab harus melakukan review terhadap laporan FK dan meringkasnya untuk laporan bulanan mereka kepada Korwil. Laporan KM Kab harus jujur, akurat dan seringkas mungkin. KM Kab seharusnya tidak ragu-ragu dalam melaporkan poin baik maupun buruk. Laporan haruslah singkat dan jelas dan tidak boleh lebih dari 10 halaman dalam bentuk penjelasan (tanpa lampiran).


Secara umum, laporan bulanan KM Kab kepada Korwil harus memasukkan poin berikut ini:

(i) Kegiatan utama konsultan bulan ini dan rencana kegiatan bulan depan

(termasuk informasi mengenai pelatihan, pertemuan koordinasi dan laporan kunjungan lapangan, dll)

(ii) Penjelasan tentang kemajuan dan status siklus program. (iii) Selama pelaksanaan, penjelasan tentang jenis kemajuan kegiatan (lengkapi

formulir 7.17, Rekapitulasi Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK) (iv) Jumlah dana yang dicairkan pada bulan lalu hingga hari ini. (v) Evaluasi terhadap perkembangan penerapan prinsip-prinsip PPK seperti

partisipasi masyarakat, transparansi, kompetisi sehat dan lain lain. (vi) Berbagai masalah yang ditemukan dan saran penyelesaiannya-bagian ini

harus se spesifik mungkin dalam mengindentifikasi masalah di tingkat Kabupaten. KM Kab diharuskan merekap berbagai masalah utama seperti yang dilaporkan oleh FK atau berdasarkan hasil kunjungan lapangan KM Kab.

Untuk masalah-masalah yang masih dalam proses (yang pernah dilaporkan

sebelumnya) KM Kab harus mempunyai status terakhir tentang kasus tersebut dan kemajuan apa yang telah dibuat dalam menyelesaikan masalah tersebut. Bagian ini harus memasukkan perbaikan (up-date) pada kasus yang ditunda (pending) dari Unit Penanganan Pengaduan, BPKP, FK, masyarakat dan lainnya ( lihat Form 7.8 Laporan Permasalahan dan Tindak Lanjut)

(vii) Lampiran – Formulir dari FK berikut ini harus dilampirkan setiap bulannya:

• Form 7.7 : Laporan Kemajuan Kegiatan Tingkat Kecamatan • Form 7.8 : Laporan Permasalahan dan Tindak Lanjut • Form 7.9 : Partisipasi Masyarakat Termasuk juga laporan insidental dari FK berikut ini: • Form 7.12 : Survei Keadaan Sebelum Kegiatan Dimulai • : Hasil Rapat Musyawarah Antar Desa III • Form 7.13 : Laporan Pelatihan • Form 7.14 : Evaluasi Kemampuan TPK / FD • Form 7.15 : Laporan Akhir Kegiatan Prasarana

Adalah sangat penting bagi KMKab untuk menyertakan formulir terlampir dari para FK kepada Korwil supaya informasi yang ada dalam formulir tersebut dapat dimasukan ke dalam database di tingkat wilayah.


(c) Pelaporan PadaTingkat Wilayah

Siapa yang bertanggung jawab membuat laporan PPK pada tingkat wilayah? Pada tingkat wilayah, Korwil umumnya bertanggung jawab membuat laporan kepada TL KM-Nasional. Kapan dan Kepada Siapa Korwil melaporkan? Korwil diwajibkan untuk mengirimkan laporannya kepada TL- KM Nasional pada tanggal 25 setiap bulan. Copy laporan harus dikirimkan kepada TK-PPK Propinsi dan satu copy disimpan sebagai arsip korwil. Apa yang dilaporkan? Korwil harus mereview laporan dari para KMKab dan meringkas informasi tersebut untuk laporan bulanan mereka kepada TL-KM Nasional. Korwil harus memanfaatkan data yang ada didalam database di kantor wilayah. Laporan korwil haruslah sejujur dan seakurat mungkin. Laporan haruslah singkat dan jelas, dan panjangnya tidak boleh lebih dari 10 halaman dalam bentuk penjelasan (tanpa lampiran). Secara umum, bentuk laporan Korwil kepada TL-KM Nasional formatnya sama seperti laporan KMKab (lihat bagian sebelumnya). Dalam laporan Korwil harus termasuk butir-butir berikut ini:

(i) Kegiatan utama Korwil bulan ini dan rencana kegiatan untuk bulan depan. (ii) Penjelasan tentang kemajuan dan status siklus PPK pada tingkat wilayah.

(berdasarkan masing-masing propinsi). (iii) Selama masa pelaksanaan, penjelasan mengenai kemajuan setiap jenis

kegiatan. (iv) Jumlah dana yang dicairkan pada bulan lalu sampai pada hari ini. (v) Evaluasi kemajuan penerapan prinsip PPK seperti, partisipasi masyarakat,

transparansi, kompetesi sehat, dll. (vi) Berbagai masalah yang muncul dan saran penyelesaiannya – Korwil harus

membuat informasi ringkas berdasarkan database HCU wilayah dan melampirkan laporan yang lengkap tentang status pengaduan.

(d) Laporan Tingkat Nasional

Pada tingkat nasional, TL KM-Nasional akan menyiapkan laporan bulanan kepada Pimpinan Proyek Sekretariat PPK Pusat pada tanggal 6 bulan berikutnya. TL akan meringkas laporan yang berasal dari wilayah dengan menggunakan format yang mirip dengan yang digunakan oleh Korwil.


PENJELASAN VIII

PROSEDUR PENANGANAN PENGADUAN DAN MASALAH



JAKARTA 2005

Penjelasan VIII Prosedur Penanganan Pengaduan dan Masalah 1

PENJELASAN VIII

PROSEDUR PENANGANAN PENGADUAN DAN MASALAH

8.1. Latar Belakang dan Tujuan

8.1.1. Latar Belakang

Dalam pelaksanaan PPK terdapat prinsip transparansi dan partisipatif. Artinya semua kegiatan / proses PPK (perencanaan, pengambilan keputusan usulan kegiatan yang dibiayai dana bantuan PPK, pelaksanaan dan pelestarian kegiatan) dilaksanakan secara transparan (terbuka) dan melibatkan partisipasi masyarakat. Salah satu indikator pelibatan masyarakat adalah adanya pengawasan yang dilakukan masyarakat terhadap kegiatan / proses PPK.

Peran serta masyarakat dalam pengawasan ditunjukkan dengan adanya pengaduan-pengaduan terhadap proses pelaksanaan PPK. Bentuk pengaduan seringkali disampaikan berupa informasi lisan maupun informasi tertulis yang ditujukan kepada pelaku-pelaku PPK di tingkat pusat, propinsi, kabupaten, kecamatan dan desa. Pengaduan ini merupakan bahan masukan yang sangat berarti bagi pelaku-pelaku PPK di semua jenjang yang ada. Munculnya pengaduan dari masyarakat justru dapat dijadikan sebagai dasar evaluasi terhadap apa yang telah dilakukan, kesesuaian pelaksanaan dengan prinsip dan tujuan PPK sehingga dapat meningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan serta akan lebih memberikan manfaat yang luas bagi masyarakat. Pengaduan yang muncul jika dilihat dari asal dan substansinya sangat beragam. Substansi pengaduan lebih banyak berupa permasalahan-permasalahan yang timbul di lapangan, sehingga dibutuhkan penanganan yang efektif, tepat waktu dan sasaran. Untuk itu dibutuhkan adanya tatacara atau prosedur sebagai acuan penanganan pengaduan tersebut . Penanganan yang dilakukan terhadap pengaduan masyarakat, tidak harus selalu dilakukan di Tingkat Pusat, tetapi dilakukan secara berjenjang sesuai dengan jenjang koordinasi pelaksana PPK. Sehubungan dengan hal tersebut menjadi sangat perlu diberikan kewenangan daerah untuk memberikan tindak turun tangan sesuai dengan kewenangan yang melekat pada tugas dan tanggung jawabnya.

8.1.2. Tujuan

Prosedur penanganan pengaduan ini diharapkan dapat menjadi panduan bagi Tim Koordinasi PPK (Propinsi dan Kabupaten) dan Konsultan serta Fasilitator Kecamatan dalam melakukan penanganan, yang antara lain berupa tanggapan, usulan penanganan, umpan balik dan laporan perkembangan penanganan.


8.2. Prinsip-Prinsip Penanganan

Prinsip penanganan dan pengaduan antara lain:

1. Rahasia, identitas yang melaporkan (pelapor) pengaduan harus dirahasiakan.

2. Berjenjang, semua pengaduan ditangani pertama kali oleh pelaku PPK di jenjang keberadaan subyek yang diadukan. Jadi bila permasalahan muncul di tingkat desa, maka pertama kali yang bertanggung jawab untuk menanganinya adalah masyarakat desa tersebut difasilitasi oleh PjoK, FK, ass FK, FD, dan Kepala Desa. Pelaku di jenjang atasnya memantau perkembangan penanganan. Bila pelaku di jenjang keberadaan subyek tidak berhasil menangani pengaduan, maka pelaku di jenjang atasnya memberi rekomendasi penyelesaian atau bahkan turut memfasilitasi proses penyelesaiannya.

3. Transparansi dan Partisipatif, artinya sejauh mungkin masyarakat harus diberitahu

dan dilibatkan dalam proses penanganan pengaduan terhadap masalah yang ada di wilayahnya dengan difasilitasi oleh fasilitator atau konsultan. Sebagai pelaku utama pelaksanaan PPK, masyarakat harus disadarkan untuk selalu mengontrol jalannya kegiatan secara bertanggung jawab.

4. Proporsional, artinya penanganan sesuai dengan cakupan kasusnya. Jika

kasusnya hanya berkaitan dengan prosedur, maka penanganannyapun harus pada tingkatan prosedur saja. Jika permasalahannya berkaitan dengan prosedur dan pengaduan dana, maka masalah atau kasus yang ditangani tidak hanya masalah prosedur saja atau penyalahgunaan dana saja.

5. Objektif, sedapat mungkin dalam penanganan pengaduan, di tangani secara

objektif. Artinya pengaduan-pengaduan yang muncul harus selalu diuji kebenarannya, melalui mekanisme uji silang. Sehingga tindakan yang dilakukan sesuai dengan data yang sebenarnya. Tindakan yang dilakukan bukan berdasarkan pemihakan salah satu pihak, melainkan pemihakan pada prosedur yang seharusnya dan kekhasan wilayah masing-masing.

Guna lebih jelasnya bagan alur penanganan, pada lampiran 2.

8.3. Sistem Dan Prosedur

(a) Sumber Informasi

Pengaduan dapat diperoleh dari beberapa sumber antara lain: warga masyarakat, kelompok masyarakat, tokoh masyarakat, LSM, ormas, orsospol, aparat, konsultan, wartawan dsb, melalui :

(i) Kotak pos 612 / JKP (di tingkat Pusat)

(ii) Surat / berita langsung kepada Sekretariat TK PPK (Tk Pusat, Tk Propinsi, dan Tk Kabupaten), Konsultan (Pusat, Propinsi, Kabupaten, dan Kecamatan).

(iii) Laporan hasil pemantauan lapangan dari Sekretariat / Tim Koordinasi, Konsultan, atau pihak-pihak lainnya.

(iv) Berita dari media massa (media cetak dan elektronik).

(v) Laporan hasil pemantauan oleh LSM Propinsi.


(b) Kategori Jenis Pengaduan

Segala macam jenis pengaduan harus dicatat dan segera mendapatkan penanganan. Untuk memudahkan pencatatan dan penanganannya maka jenis-jenis pengaduan tersebut dikelompokkan atau dikategorikan berdasarkan permasalahan yang terjadi, yaitu:

Kategori 1 : Pengaduan yang berkaitan dengan adanya penyimpangan prinsip dan

prosedur, Kategori 2 : Pengaduan yang berkaitan dengan adanya penyimpangan,

penyalahgunaan atau penyelewengan dana, Kategori 3 : Pengaduan yang berkaitan dengan adanya tindakan intervensi yang

mengarah negatif dan merugikan masyarakat maupun kepentingan program,

Kategori 4 : Pengaduan yang berkaitan dengan adanya kejadian yang mengarah ke kondisi Force Majeur (suatu keadaan yang terjadi diluar kemampuan manusia, seperti; akibat bencana alam, kerusuhan masal)

Kategori 5 : lain-lain, yang tidak termasuk dalam kategori 1, 2, 3, dan 4. Hal - hal yang diadukan seringkali tidak hanya terdiri dari satu kategori permasalahan saja, tetapi juga mencakup beberapa kategori permasalahan lainnya. Untuk itu dalam mengkategorikan suatu pengaduan perlu dilihat aspek apa yang paling menonjol menjadi inti permasalahannnya. Aspek yang paling menonjol inilah yang dijadikan dasar untuk mengelompokan jenis pengaduan masuk dalam kategori 1,2,3,4 atau 5.

(c) Tahapan Penanganan

Tahapan penanganan pengaduan adalah sebagai berikut :

(i) Registrasi dan Dokumentasi

Registrasi atau pencatatan dan dokumentasi di dalam buku arsip (logbook) dimaksudkan sebagai mekanisme kontrol. Hal-hal yang perlu dicatat antara lain :

• Nomor arsip. • Nomor surat (jika ada) • Tanggal pengiriman dan penerimaan. Tanggal pengiriman dan

penerimaan dapat sama jika bentuk pengaduannya langsung. • Asal pengirim atau identitas pengirim (nama, alamat, pekerjaan,usia dan

institusi) • Pelaku / subyek dan Identitas yang diadukan, baik subyek yang masuk

dalam unsur pelaksana (aparat, konsultan, elit desa atau masyarakat umum) atau subyek-subyek lainnya.

• Isi pengaduan berupa isu-isu apa saja yang disampaikan.

(ii) Pengelompokkan dan Distribusi

Pengaduan yang telah dicatat atau diregistrasi dan didokumentasikan, selanjutnya dikelompokkan berdasarkan: • Jenjang subyek yang diadukan. • Isu pengaduan. • Status pengaduan, pengaduan yang masuk termasuk kasus lama,

lanjutan, dampak ikutan, ataukah tambahan informasi.


Tahapan berikutnya adalah pendistribusian sesuai dengan jenjang kewenangan masing-masing subyek, isu dan status pengaduan. Jika ditemui kasus-kasus yang di pandang akan berdampak lebih luas dari keberadaan kasus tersebut, maka pendistribusiannya disesuaikan dengan luasan dampak yang diperkirakan muncul (lihat lampiran 1)

(iii) Uji Silang dan Analisis

Kasus dari hasil pengaduan tersebut selanjutnya dilakukan uji silang untuk mendapatkan:

• Kepastian pokok permasalahan yang muncul (subyek, lokasi, data

kuantitatif dsb). • Kepastian status kasus. Kasus tersebut apakah sudah ditangani,

diselesaikan, dalam proses penanganan, dalam proses uji silang, proses analisa dsb.

• Mendapatkan informasi tambahan.

Hasil uji silang, merupakan masukan untuk menganalisis permasalahan yang muncul, sehingga meningkatkan akurasi penyusunan alternatif penanganan. Hasil dari proses ini adalah rekomendasi tentang penanganan kasus. Analisis permasalahan harus menggambarkan:

• Risalah permasalahan dari pengaduan. • Informasi hasil uji silang (informasi pendukung) • Risalah permasalahan hasil uji silang. • Rekomendasi penanganan.

(iv) Tindak Turun Tangan

Tindak turun tangan didasarkan atas rekomendasi dari hasil uji silang dan

analisis, yang dilakukan secara berjenjang sesuai dengan wilayah kewenangan masing-masing. Tindakan tersebut dapat berupa :

• Klarifikasi pengaduan kepada unsur terkait; kepada aparat dan

konsultan. • Penjelasan kembali kepada pelapor, baik secara tertulis ataupun lisan

dengan dan / atau mengunakan forum-forum yang ada di masyarakat, jika memang berdasarkan hasil klarifikasi menunjukkan permasalahan yang diadukan karena kekurangpahaman si pelapor terhadap proses dan prosedur PPK,

• Klarifikasi lanjutan dan investigasi langsung ke lokasi kejadian atau yang diadukan bila berdasarkan hasil klarifikasi awal diindikasikan telah terjadi pelanggaran atas proses dan prosedur yang semestinya. Klarifikasi lanjutan ini dimaksudkan untuk mengumpulkan fakta dan sekaligus menentukan tindakan atau usulan tindakan yang diperlukan,

• Melakukan teguran dan pengenaan sanksi kepada pelaku-pelaku yang dinilai bersalah,

• Menjelaskan kembali tentang proses atau prosedur yang seharusnya dilakukan dan memfasilitasi ulang proses–proses yang tidak sesuai ketentuan,

• Jika ada unsur tindakan pidana agar difasilitasi pengaduan melalui presedur hukum


• Bila perihal yang diadukan menyangkut kondisi force majeure, maka perlu difasilitasi forum musyawarah desa dan / atau antar desa untuk membicarakan langkah-langkah penanganan sesuai ketentuan. Hasil musyawarah dilaporkan ke jenjang di atasnya.

(v) Pemantauan dan Investigasi Lanjutan

Pemantauan dimaksudkan sebagai alat kendali penanganan pengaduan, sehingga diketahui perkembangan penyelesaian kasusnya. Pemantauan dilakukan dengan dua pendekatan, yaitu:

• Kontak melalui kunjungan lapangan, surat, fax, telepon, email dll. • Investigasi, dilakukan berdasarkan pertimbangan sebagai berikut:

a) Jika kasusnya melibatkan kepentingan masyarakat lebih luas. b) Jika kasusnya tidak kunjung selesai. c) Cakupan kasus semakin meluas.

(vi) Penyelesaian Masalah

Penyelesaian masalah ini mengedepankan prinsip transparansi, dan partisipasi.. Artinya proses penyelesaian harus dilakukan secara terbuka dan melibatkan masyarakat. Aparat dan konsultan atau fasilitator pendamping hanya memfasilitasi proses penyelesaian masalah tersebut. Panduan yang dapat digunakan sebagai landasan atau tolok ukur penyelesaian masalah, hingga dikatakan selesai dapat dilihat pada lampiran 3.

(vii) Umpan Balik

Umpan balik (feed back) merupakan tanggapan balik masyarakat terhadap penyelesaian kasus yang muncul. Hal ini dapat berupa :

• Menerima dan menganggap kasus telah selesai. • Menerima dengan beberapa catatan persyaratan dan memberikan

informasi tambahan. • Menolak tanpa alasan. • Menolak dengan alasan • Tidak ada tanggapan sama sekali.

Umpan balik tersebut juga merupakan masukan bagi kasus yang mungkin muncul sebagai dampak dari tindakan (tindak turun tangan). Dengan demikian menjadi masukan bagi pelaku PPK sebagai pengaduan lanjutan. Guna lebih jelasnya dapat dilihat pada lampiran 2 tentang bagan alir penanganan pengaduan.

(viii) Pelaporan

Kompilasi tentang pengaduan yang muncul dan tindak lanjut penanganan baik yang telah ditangani maupun yang sedang dalam proses penanganan oleh masing-masing jenjang, dilaporkan sebagai kelengkapan dari laporan bulanan yang dilaksanakan secara berjenjang. Berdasarkan laporan ini, jika ada masalah yang tidak dapat diselesaikan atau proses penyelesaiannya berlarut-larut, maka jenjang di atasnya atau pihak-pihak terkait lainnya dapat membantu penyelesaiannya. Adapun format laporan penanganan penyelesaian masalah, dapat dilihat pada lampiran 4.


8.4. Peran Pelaku-Pelaku PPK Dalam Penanganan Masalah

Konsultan dan fasilitator pendamping sangat besar peranannya dalam memfasilitasi masyarakat untuk melakukan penanganan masalah, termasuk melakukan pemantauan terhadap proses penanganannya. Adapun peran dan tugas tersebut adalah sebagai berikut:

(a) Peran FD

Salah satu tugas penting FD, yaitu memfasilitasi masyarakat dalam penanganan permasalahan yang terjadi di desanya. Dalam memfasilitasi suatu penanganan masalah perlu ditumbuhkembangkan kesadaran masyarakat untuk selalu memantau atau melakukan kontrol terhadap setiap langkah penanganannya. Untuk lebih memastikan penanganan masalah tetap mengacu pada prinsip dan prosedur, maka setiap ada permasalahan dan tindak lanjut penanganan yang telah dilakukan oleh FD agar dilaporkan kepada Fasilitator Kecamatan. (b) Peran Pendamping Lokal Tugas penting pendamping lokal dalam setiap penanganan permasalahan, yaitu membantu dalam melakukan pendekatan kepada masyarakat, proses klarifikasi, uji silang, investigasi dan menyiapkan agenda pertemuan musyawarah desa sebagai salah satu media pemecahan masalah.

(c) Peran FK Tugas penting FK dalam setiap penanganan permasalahan, yaitu;

(i) Melakukan analisa pemecahan masalah sampai strategi tindakan yang harus dilakukan.

(ii) Berkoordinasi dengan KM Kab, dan bekerjasama dengan lembaga-lembaga masyarakat seperti: lembaga advokasi hukum, LSM yang bergerak di bidang korupsi atau bidang pemberdayaan masyarakat dalam rangka pemecahan masalah yang tidak terselesaikan di tingkat desa.

(iii) Membuat rekomendasi dan rencana strategi penanganan yang terukur dan dapat dilakukan oleh FD atau ass FK.

(iv) Memfasilitasi pertemuan masyarakat di tingkat desa maupun antar desa dalam proses penanganan permasalahan, serta mengundang elemen-elemen masyarakat yang ada diwilayah kerjanya.

(v) Bertanggung jawab penuh dalam proses penanganan permasalahan sampai di nyatakan selesai. (lihat lampiran 3).

(vi) Melaporkan setiap permasalahan yang muncul dan tindak lanjut penanganannya kepada jenjang di atasnya.

(d) Peran KM Kab

Tugas penting KM Kab dalam setiap penanganan Permasalahan, yaitu;

(i) Membantu FK dan jajaran dibawahnya dalam membuat analisa sampai strategi tindakan penanganan, serta mambantu merencanakan tindakan penyelesaian masalah secara tepat, cepat, dan terukur.

(ii) Berkoordinasi dengan Tim koordinasi Kabupaten dan menjalin hubungan dengan pihak Kejaksaan, lembaga Advokasi hukum, atapun LSM-LSM yang


mempunyai interes pada korupsi atau pemberdayaan masyarakat sebagai langkah antisipasi jika permasalahan harus melibatkan lembaga-lembaga tersebut.

(iii) Melakukan pemantauan terhadap langkah penanganan masalah yang telah dilakukan oleh jenjang di bawahnya

(iv) Melakukan klarifikasi, uji silang dan investigasi kelapangan jika masalah tidak terselesaikan di tingkat kecamatan atau berlarut-larut dalam penyelesaiannya.

(v) Memberikan laporan secara periodik kepada jenjang yang lebih tinggi.

(vi) Bertanggung jawab penuh dalam penanganan masalah sampai dinyatakan selesai sesuai dengan lampiran 3.

(e) Peran Korwil dan Deputy Korwil

Tugas penting Korwil dan Deputy Korwil dalam setiap penanganan rmasalah, yaitu;

(i) Bertanggungjawab penuh terhadap tindak lanjut penanganan masalah sampai selesai

(ii) Memberikan teguran kepada jajaran di bawahnya, bilamana yang bersangkutan kurang memberikan dukungan dalam penyelesaian masalah.

(iii) Mengembangkan hubungan kerjasama dengan lembaga-lembaga yang kompeten dan dapat di akses oleh jenjang di bawahnya dalam rangka penyelesaian masalah,

(iv) Berkoordinasi dengan Spesialis Complaint Monitoring and Resolution di kantor Wilayah dan Pusat berkenaan dengan permasalahan yang krusial atau berdampak luas.

(f) Peran Spesialis Complaint Monitoring and Resolution KM Nasional di

Wilayah

(i) Membantu KM Kab dan jajaran dibawahnya dalam membuat analisa sampai strategi tindakan penanganan, serta mambantu merencanakan tindakan penyelesaian masalah secara tepat, cepat, dan terukur.

(ii) Proaktif dalam memberikan informasi permasalahan dan dukungan percepatan penyelesaian masalah di wilayah kerjanya.

(iii) Berkoordinasi dan memberikan informasi atau laporan secara berkala kepada Korwil dan Spesialis Complaint Monitoring and Resolution KM Nasioanal di Jakarta

(iv) Menjalin hubungan dengan lembaga Kejaksaan, Kepolisian, Advokasi hukum, LSM yang kompeten pada kasus Korupsi dan lembaga-lembaga lain, baik propinsi maupun kabupaten.

(v) Mengagendakan pertemuan rutin bulanan dengan KM Kab dan FK pada wilayah kerjanya, serta berkoordinasi secara aktif dengan Korwil dan Ass. Korwil dalam percepatan penyelesian masalah.

(vi) Melakukan investigasi secara langsung terhadap permasalahan bersifat krusial pada wilayah kerjanya.

(vii) Mendorong dan memfasilitasi KM Kab/FK melakukan koordinasi dengan lembaga hokum / lembaga yang kompeten, terutama permasalahan yang krusial atau penyimpangan dana program,


(viii) Membuat rekomendasi guna penyelesaian masalah pada wilayah kerjanya.

(ix) Bertanggung jawab penuh sampai permasalahan di anggap selesai pada wilyah kerjanya.

(x) Memberikan masukan kepada korwil terhadap penilaian kinerja konsultan.

(g) Peran Spesialis Complaint Monitoring and Resolution KM Nasional-Jakarta

(i) Mengembangkan panduan praktis penanganan masalah

(ii) Memantau dan melakukan supervisi penanganan masalah maupun keluhan dari lapangan dan khususnya berkoordinasi dengan Complaint Monitoring & Resolution di setiap wilayah,

(iii) Mengembangkan jaringan kerjasama dan komunikasi dengan LSM untuk memfasilitasi pengaduan masyarakat bersama-sama dengan Complaint Monitoring & Resolution di setiap wilayah,

(iv) Mengkoordinasikan dan memfasilitasi pertemuan reguler penanganan masalah di tingkat pusat dan wilayah,

(v) Melakukan uji silang dan uji petik atau investigasi khusus secara langsung terhadap pengaduan atau masalah yang serius / menonjol,

(vi) Menghimpun informasi, analisis data / informasi, serta merumuskan rekomendasi penyelesaian masalah yang serius / menonjol,

(vii) Menyiapkan laporan insidentil dan laporan bulanan penanganan masalah berdasarkan laporan bulanan dari wilayah ataupun lokasi PPK,

(viii) Memantau tindak lanjut penyelesaian masalah dan memfasilitasi upaya/proses hukum kasus penyimpangan dana PPK dengan bekerjasama

8.5. Penutup

Tidak menutup kemungkinan pengaduan bisa dilakukan oleh siapapun, artinya PPK terbuka bagi siapapun dalam memberikan kontrol pelaksanaan dari mulai perencanaan sampai pelestarian, yang mana program ini pada akhirnya membiasakan masyarakat khususnya didaerah pedesaan, dalam upaya menumbuhkan pola kontrol yang terarah sesuai dengan apa yang menjadi tujuannya. Berlandaskan pada hal tersebut di atas masyarakat dan konsultan pendamping tidak perlu ada perasaan takut bersalah dalam membuka permasalahan yang ada di wilayahnya. Banyaknya permasalahan yang muncul bukan berarti kinerja fasilitator atau konsultan tidak baik, yang terpenting adalah adanya tindakan penanganan terhadap permasalahan yang terjadi dan memberikan laporan kepada jenjang di atasnya agar selalu dapat dipantau proses penanganannya. Panduan prosedur penanganan masalah ini sebagai landasan dalam menyelesaiakan permasalahan yang ada di wilyahnya, artinya panduan ini sebagai tolok ukur dalam penanganan masalah, sehingga dalam proses penanganan masalah dapat di kembangkan sesuai dengan permasalahan yang ada di wilayah kerjanya.


Lampiran 1

BAGAN ALIR DISTRIBUSI INFORMASI PENGADUAN DAN TEMUAN MASALAH

Pelaku Tingkat Pusat

Pelaku Tingkat Wilayah / Propinsi Pelaku Tingkat Kabupaten Pelaku Tingkat Kecamatan Pelaku Tingkat Desa

KM Nasional TK PPK Pusat

KM Nasional - Wilayah

KM Kabupaten

Fasilitator Kecamatan

Fasilitator Desa

Camat

TPK / Kades / BPD atau nama lainnya

TK PPK Propinsi

TK PPK Kabupaten

Info

rmas

i Pen

gadu

an

Tem

uan

Mas

alah

MASYARAKAT

Keterangan: Garis Tujuan Pengaduan

Garis Distribusi

Garis Koordinasi


Lampiran 2


Keterangan: Garis Alur Penanganan Garis Pemantauan

Pengaduan / Masalah

Uji Silang / Klarifikasi

Benar Tidak

Tindak Turun Tangan

Jenjang Pelaku di atasnya

Selesai Tidak Selesai

Diseminasi hasil penanganankepada masyarakat

Pelaku Pada Jenjang Masalah


Penjelasan Lampiran 2

TINDAK TURUN TANGAN PENANGANAN PENGADUAN DAN TEMUAN MASALAH

1. LAKUKAN UJI SILANG/KLARIFIKASI TERHADAP PENGADUAN DAN TEMUAN MASALAH

2. ADAKAN PERTEMUAN DENGAN MASYARAKAT DESA 3. SAMPAIKAN INFORMASI TENTANG ADANYA PENGADUAN DAN/ ATAU TEMUAN

MASALAH YANG TERJADI 4. SAMPAIKAN HASIL KLARIFIKASI ATAU UJI SILANG YANG TELAH DILAKUKAN 5. PASTIKAN DENGAN PESERTA PERTEMUAN TENTANG HASIL KLARIFIKASI

YANG TELAH DILAKUKAN 6. JIKA HASIL KLARIFIKASI SUDAH DIPASTIKAN KEBENARANNYA, FASILITASI

PESERTA UNTUK MEMBAHAS DAN MEMBUAT LANGKAH-LANGKAH APA YANG DIPERLUKAN.

7. BUAT BERITA ACARA HASIL PERTEMUAN 8. LAKSANAKAN LANGKAH-LANGKAH YANG TELAH DIPUTUSKAN DALAM

PERTEMUAN MASYARAKAT DESA TERSEBUT 9. PANTAU / MONITOR TERHADAP LANGKAH-LANGKAH YANG TELAH

DILAKUKAN SAMPAI DENGAN PERMASALAHAN SELESAI 10. BUAT LAPORAN HASIL PENANGANAN KEPADA PELAKU JENJANG DI ATASNYA

SAMPAI PERMASALAHAN SELESAI. 11. JIKA MASALAH MENJADI BERLARUT-LARUT DAN TIDAK TERSELESAIKAN,

SAMPAIKAN KEPADA JENJANG DI ATASNYA AGAR MEMBANTU UPAYA PENANGANANNYA

PENTING UNTUK DIPERHATIKAN

a. Penanganan pengaduan dan atau masalah harus dilakukan secara

terbuka dan melibatkan masyarakat.

b. Pertemuan dengan masyarakat jangan hanya dilakukan dengan kelompok masyarakat tertentu saja.

c. Pada saat klarifikasi: rahasiakan identitas orang yang membuat pengaduan kecuali yang bersangkutan menghendakinya, jangan terjebak lebih pada mencari orang yang mengadukan dan melupakan isi pengaduannya.


Lampiran 3. Panduan Penyelesaian Masalah Penanganan pengaduan atau masalah dinyatakan selesai, bila:

(a) Ada langkah-langkah nyata/ kongrit terhadap penanganan masalah meliputi:

(i) Jika kesalahan menyangkut penyimpangan prinsip dan prosedur termasuk karena adanya intervensi yang merugikan masyarakat maupun program, maka proses dan prosedur yang disimpangkan atau kegiatan yang dilakukan berdasarkan intervensi negatif tersebut telah dikembalikan sesuai dengan aturan atau prinsip-prinsip yang seharusnya.

(ii) Kegiatan yang terbengkalai dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang telah disepakati.

(iii) Jika ada penyimpangan dana maka dana yang disimpangkan telah dikembalikan kepada pihak yang berhak dan digunakan kembali sesuai peruntukkannya.

(iv) Bagi yang bersalah mendapatkan teguran dan sanksi yang berlaku secara proporsional dan sesuai tingkat kesalahannya.

(v) Terhadap masalah yang penanganannya sudah sampai pada wilayah hukum maka dinyatakan selesai jika prosesnya sudah pada pihak pengadilan. Namun demikian konsultan dan fasilitator dengan melibatkan masyarakat tetap harus memantau proses perkembangannya. Sambil menunggu keputusan pengadilan, konsultan dan fasilitator berkoordinasi dengan pemerintah setempat untuk mencari jalan penyelesaian kegiatan dan/ atau tetap memfasilitasi masyarakat untuk berupaya menyelesaikan kegiatan atau pekerjannya.

(vi) Terhadap permasalahan yang dinyatakan benar-benar karena kondisi force majeur, semaksimal mungkin tetap diupayakan adanya langkah perbaikan terhadap kegiatan yang mengalami kerusakan, baik melalui swadaya masyarakat atau pihak-pihak lain yang memungkinkan membantu upaya perbaikan. Jika kegiatan menyangkut pinjaman bergulir maka proses pengambilan keputusannya harus didasarkan atas investigasi terlebih dahulu untuk memastikan kebenarannya. Harus ada penjelasan kepada masyarakat bahwa kejadian yang menimpa benar-benar diluar kemampuan seorang manusia sehingga anggota masyarakat yang lain benar-benar memahami dan tidak akan menuntut perlakuan yang sama dengan mereka yang terkena kondisi force majeur tersebut.

(b) Masyarakat / pihak yang melaporkan atau membuat pengaduan menerima hasil penanganan / penyelesaian masalah tersebut.

(c) Ada bukti-bukti pendukung dan saksi-saksi terhadap upaya penanganan

pengaduan yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, seperti: kuitansi sebagai bukti pengembalian dana, rekening bank, foto, Berita Acara Penanganan masalah. Jika dikemudian hari ternyata ditemukan adanya ketidakbenaran terhadap bukti-bukti dan saksi-saksi proses penanganan masalah, maka masalah tersebut akan dibuka kembali dan dinyatakan belum selesai.


Lampiran 4

PROGRAM PENGEMBANGAN KECAMATAN - P P K PROGRES DAN REKOMENDASI PENANGANAN MASALAH

Propinsi : Kabupaten :

Lokasi Desa ………………… Kecamatan …...……

Tanggal Permasalahan P E R M A S A L A H A N

Tgl Status S T A T U S

Tanggal Penanganan OLEH UPAYA PENANGANAN

Tanggal Rekomendasi OLEH Penanggung

Jawab REKOMENDASI PENANGANAN

A C U A N


PENJELASAN IX

PENDANAAN DAN ADMINISTRASI KEGIATAN PPK



JAKARTA 2005

DAFTAR ISI

1. Pendahuluan

2. Penyaluran Dana PPK 2.1. Sumber Dana BLM PPK 2.2. Penyaluran Dana BLM

3. Pencairan Dana PPK

4. Administrasi Kegiatan PPK 4.1. Administrasi Keuangan UPK 4.2. Pengelolaan Kearsipan/ Dokumen UPK 4.3. Administrasi Kegiatan PPK di Desa

4.3.1. Biaya Operasional Kegiatan PPK di Desa 4.3.2. Buku Kas Harian 4.3.3. Buku Kas khusus 4.3.4. Buku Material 4.3.5. Rencana Penggunaan Dana (RPD) 4.3.6. Laporan Penggunaan Dana (LPD) 4.3.7. Pengendalian Keuangan 4.3.8. Pemeriksaan Administrasi Keuangan

Alur Pencairan Dana PPK dari Rekening Kolektif ke Desa (TPK)

1

1 1 2

3

4 4 4 6 6 6 6 6 7 7 7 9

10

Penjelasan IX Pendanaan dan Administrasi Kegiatan PPK 1

PENJELASAN

PENDANAAN DAN ADMINISTRASI KEGIATAN PPK

1. Pendahuluan

Penyaluran dana PPK adalah aliran dana Bantuan Lansung Masyarakat (BLM) kecamatan yang bersumberkan dari APBD melalui Kantor Kas Daerah setempat (dana cost sharing kabupaten) dan APBN melalui Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN). Pencairan dana PPK adalah aliran dana PPK dari rekening kolektif di tingkat kecamatan ke desa melalui Tim Pengelola Kegiatan (TPK) sesuai dengan rencana kegiatan dan kebutuhan dalam jangka waktu tertentu. Pada prinsipnya, semua administrasi penyaluran dan pencairan dana PPK di kecamatan akan dikelola dan diadminitrasikan oleh Unit Pengelola Kegiatan (UPK), termasuk administrasi kegiatan sarana prasarana, kegiatan ekonomi/simpan pinjam untuk kelompok perempuan, pendidikan dan kesehatan, maupun untuk peningkatan kapasitas masyarakat. Kegiatan administrasi di desa dilakukan oleh Tim Pengelola Kegiatan (TPK). Administrasi kegiatan PPK dilakukan baik oleh UPK maupun TPK di tingkat desa. Administrasi kegiatan terdiri dari pengelolaan keuangan, administrasi dan laporan keuangan, laporan kemajuan pekerjaan, penanganan masalah, serta pendokumentasian setiap kemajuan kegiatan.

2. Penyaluran Dana PPK

2.1. Sumber Dana BLM PPK

Sumber dana BLM kecamatan meliputi dana APBD dari Pemerintah Daerah dan dana APBN dari Pemerintah Pusat, dengan ketentuan sebagai berikut : a. Bagi Kabupaten/Kota dengan Kapasistas Fiskal Tinggi, maka porsi pembiayaan

Pemerintah Pusat sebesar 30%, sedangkan porsi pembiayaan Pemerintah Daerah sebesar 70% dari alokasi dana BLM.

b. Bagi Kabupaten/Kota dengan Kapasistas Fiskal Sedang, maka porsi pembiayaan Pemerintah Pusat sebesar 60%, sedangkan porsi pembiayaan Pemerintah Daerah sebesar 40% dari alokasi dana BLM.

c. Bagi Kabupaten/Kota dengan Kapasistas Fiskal Rendah, maka porsi pembiayaan Pemerintah Pusat sebesar 80%, sedangkan porsi pembiayaan Pemerintah Daerah sebesar 20% dari alokasi dana BLM.

d. Kesepakatan porsi pembiayaan BLM dari daerah dengan dari pusat dituangkan dalam Nota Perjanjian hibah yang ditanda tangani oleh Pemerintah Pusat dengan Pemerintah Daerah.


2.2. Penyaluran Dana BLM Penerima dana adalah kelompok masyarakat melalui Tim Pengelola Kegiatan (TPK) dengan penanggung jawab Ketua TPK. Penyaluran dana BLM yang bersumber dari APBN akan dilakukan melalui Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) ke rekening kolektif desa yang diadministrasikan oleh Unit Pengelola Kegiatan (UPK) dengan nama “Rekening Bantuan Program Pengembangan Kecamatan” (rekening BPPK) pada Bank Pemerintah setempat. Tata cara dan dokumen yang harus disiapkan dalam proses penyaluran dana BLM yang bersumber dari APBN akan diatur secara tersendiri melalui Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan, Departemen Keuangan.

Sedangkan penyaluran dana BLM yang bersumber dari APBD akan dilakukan melalui Kantor Kas Daerah setempat ke rekening kolektif desa yang diadministrasikan oleh Unit Pengelola Kegiatan (UPK) dengan nama “Rekening Bantuan Program Pengembangan Kecamatan” (rekening BPPK) pada Bank Pemerintah Daerah atau Bank lainnya setelah mendapat rekomendasi dari TK-PPK Kabupaten/Kota. Agar prosedur dan mekanisme penarikan dana APBD sesuai dengan ketentuan umum PPK, maka KM Kab memfasilitasi TK-PPK Kabupaten/kota setempat untuk menyusun mekanisme penyaluran dana APBD disesuaikan dengan mekanisme penyaluran dana APBN yang dituangkan dalam Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan, Departemen Keuangan.

Nilai BLM yang akan disalurkan dari Kantor Kas Daerah adalah sebesar Cost Sharing yang tercantum dalam Nota Perjanjian Hibah (NPH) antara Pemerintah Daerah dan Pemerintah Pusat, selanjutnya dicantumkan dalam Surat Perjanjian Pemberian Dana (SP2D). Total dana yang akan disalurkan dari Kantor Kas Daerah adalah total nilai yang seluruhnya akan digunakan untuk membiayai usulan kegiatan yang telah ditetapkan dalam SPC diluar beban pajak daerah. Rekening BPPK dapat berupa rekening Giro maupun rekening Tabungan. Rekening BPPK di buka dengan specimen tanda tangan : (1) Ketua UPK, (2) Fasilitator Kecamatan (FK)/ Fasilitator Teknik (FT), dan (3) Ketua Musyawarah Antar Desa (MAD). Setiap pergantian personil dari ketiga pihak tersebut harus dilakukan penggantian specimen tandatangan. Apabila terjadi pergantian FK/FT dalam satu kabupaten, maka sambil menunggu penetapan FK/FT dapat dilakukan penggantian specimen sementara dengan mengalihkannya kepada KM Kab/KMT. Penyaluran dana BLM PPK akan dilakukan dalam tiga tahapan pencairan (termin), meliputi: a. Kabupaten dengan cost sharing pembiayaan 20% dan 40%, seluruh dananya

dicairkan pada tahap I, sedangkan dana tahap II dan III dilakukan dengan dana APBN.

b. Kabupaten dengan cost sharing pembiayaan 70%, pencairan dananya dilakukan dua tahap, 40% pada tahap I dan 30% pada tahap II, sedangkan tahap III seluruhnya dengan dana APBN.


3. Pencairan Dana PPK

Tata cara Pencairan Dana dari Rekening Kolektif ke Desa (TPK) adalah sebagai berikut : 3.1. Sebelum pencairan dana ke desa dilakukan, maka dibuat Surat Perjanjian Pemberian

Bantuan (SPPB) antara UPK dan TPK dengan dan diketahui oleh camat dan masing-masing kepala desa.

3.2. SPPB memuat jenis-jenis kegiatan yang akan dilaksanakan, dengan dilampiri dokumen-

dokumen. Lampiran dokumen kegiatan sarana-prasarana : a. Gambaran umum desa; b. Peta desa yang menunjukkan lokasi kegiatan; c. Peta sosial desa berdasarkan hasil penggalian gagasan; d. Hasil verifikasi usulan desa; e. Gambar rencana teknis yang dinyatakan layak oleh Fasilitator Teknis atau KM

Teknis; f. Ceklis masalah dampak lingkungan; g. Rencana Anggaran Biaya Detail; h. Copy kontrak pengadaan bahan dan material serta sewa alat berat; i. Foto 0% dari prasarana yang akan dibangun/direnovasi; j. Jadwal pelaksanaan; k. Surat pernyataan TPK yang menyatakan telah menerima swadaya sesuai dengan

yang dicantumkan dalam usulan desa; l. Rencana pemeliharaan lengkap termasuk tim pemelihara dan rencana kegiatan

pemeliharaan yang akan dilaksanakan dan diketahui oleh Fasilitator Teknis.

Lampiran dokumen kegiatan simpan pinjam dan peningkatan kualitas hidup lainnya, yaitu: a. Peta sosial desa dan lokasi penerima manfaat b. Daftar penerima manfaat, besarnya nilai manfaat (SPP dan beasiswa), dan jangka

waktu pengembalian pinjaman (SPP); c. Rencana teknis pelaksanaan kegiatan (penyaluran dana beasiswa, pelatihan, pos

yandu, pemberian makanan tambahan,dll.); d. Jadwal pengembalian untuk kegiatan simpan pinjam e. Sanksi yang telah disepakati, di tingkat kelompok, oleh Musdes maupun MAD. f. Swadaya kelompok;

3.3. Selanjutnya dokumen pengajuan tersebut diperiksa kelengkapan dan keabsahannya

oleh UPK dan FK/FT. UPK menyiapkan slip penarikan dari rekening kolektif dan Kwitansi (KW-2). KM Kab dan/atau KMT ketika melakukan kunjungan lapangan juga perlu memeriksa dokumen-dokumen pencairan dana.

3.4. Pencairan dana dari rekening kolektif BPPK ke desa melalui TPK dilakukan sesuai

kebutuhan dan perencanaan desa serta sesuai kemajuan pelaksanaan kegiatan. 3.5. Kebutuhan dan rencana pelaksanaan desa selanjutnya dituangkan dalam Rencana

Penggunaan Dana (RPD) yang dipersiapkan oleh kader teknis dan TPK masing-masing desa untuk selanjutnya diverifikasi oleh UPK dan FK/FT di kecamatan.

3.6. Setiap kali pencairan dana, TPK harus menyampaikan realisasi penggunaan dana

sebelumnya disertai dengan bukti-bukti pertanggungjawabannya.


3.7. Sebelum pencairan dana paling akhir, TPK, kader teknis dan Fasilitator Desa (kader desa) membuat Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP) dan ditandatangani oleh Fasilitator Teknis.

3.8. Setelah kegiatan selesai 100 persen dan sebelum dilaksanakan serah terima, harus

dilakukan sertifikasi oleh Fasilitator Teknis dan/ atau FK.

3.9. Sebelum melakukan musyawarah desa serah terima, dokumen-dokumen pencairan dan penggunaan dana harus sudah lengkap, diisi dengan benar dan sesuai dengan realitas serta pemanfaatannya.

4. Administrasi Kegiatan PPK 4.1. Administrasi Keuangan UPK

Administrasi keuangan merupakan salah satu tugas utama UPK di tingkat kecamatan. Dalam kaitannya dengan kegiatan prasarana dan hibah lainnya, pengadministrasian dilakukan dalam rangka transparansi dan akuntabilitas pengelolaan, sehingga dibutuhkan pencatatan yang jelas, cermat, dan didukung bukti-bukti. Selanjutnya pencatatan semua transaksi keuangan dilakukan dengan menggunakan formulir standar keuangan (Formulir PTO). Pengelolaan yang menyangkut dana-dana bergulir sebagai pelayanan keuangan yang memiliki potensi berkembang dan lestari, membutuhkan sistem pencatatan/pembukuan/akuntansi yang dapat mencatat dan memproses keseluruhan siklus usaha keuangan secara lengkap. Pencatatan transaksi dilakukan agar dapat menghasilkan informasi keuangan berupa neraca, laporan laba-rugi, statistik kinerja dan perkembangan usaha kegiatan ekonomi UPK secara berkala. Informasi keuangan yang lengkap dan benar dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, monitoring, evaluasi, dan pengendalian kinerja. Secara eksternal, penggunaan sistem akuntasi keuangan yang standar dan dapat diperiksa kebenarannya akan menjadi instrumen pembangun kepercayaan masyarakat dan bukti bahwa UPK telah mengelola keuangan secara tertib.

4.2. Pengelolaan Kearsipan/Dokumen UPK

UPK bersama PjOK diwajibkan menyimpan seluruh dokumen setiap tahapan proses baik yang bersifat Keuangan PPK ataupun Non – Keuangan dimana dokumen yang ada adalah milik PPK, mengingat pentingnya dokumen maka setiap penghilangan atau penggelapan dokumen mempunyai konsekuensi hukum. Penggolongan pengelolaan dokumen dapat mengacu pada pola pengelolaan yang dianggap baik, sederhana dan harus mencakup unsur kelengkapan & kemudahan dalam pencarian dokumen/arsip yang dibutuhkan oleh siapa saja. Pola pengelolaan dokumen PPK secara sederhana sebagai berikut:

a. Dokumen Proses Kegiatan PPK adalah semua dokumen yang berkaitan dengan

proses PPK mulai sosialisasi sampai dengan realisasi penyaluran dan pencairan dana, pelaporan, permasalahan, dsb. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan kegiatan.


b. Dokumen Keuangan adalah semua pencatatan keuangan baik asli ataupun foto copy yang mencakup seluruh tahapan mulai dari pengajuan dana ke KPPN hingga pengajuan pencairan dana ke dan dari desa melalui TPK. Dokumen keuangan diantaranya: dokumen perencanaan keuangan, SPM dan dokumen pendukungnya, tanda terima uang maupun bukti transaksi (nota , faktur dan kuitansi,dsb), semua Rekening Koran dan Buku Tabungan (minimal harus dicetak setiap akhir bulan), semua buku catatan keuangan, semua laporan keuangan, dsb. Penyusunan dokumen ini berdasarkan penggolongan kegiatan keuangan dalam file setiap bulan.

c. Dokumen Kegiatan Pinjaman (Dana Bergulir dan Simpan Pinjam) adalah seluruh dokumen yang menyangkut pinjaman: identitas peminjam, usulan kegiatan, proses keputusan, realisasi penyaluran, monitoring, kartu pinjaman, pelaporan, permasalahan, dsb. Penyusunan dokumen ini berdasarkan setiap kelompok peminjam.

d. Dokumen Kegiatan Sarana/Prasarana: usulan kegiatan (SPPB dan dokumen lampirannya), proses keputusan (berita acara dan daftar hadir), RAB, revisi, pelaksanaan, dsb. Penyusunan dokumen ini berdasarkan pada urutan kegiatan dan dipisahkan untuk setiap desa.

e. Dokumen Kegiatan Pendidikan: usulan kegiatan, proses keputusan, realisasi alokasi, permasalahan, laporan kegiatan ,dsb. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan kegiatan dan dipisahkan untuk setiap usulan kegiatan.

f. Dokumen Kegiatan Kesehatan: usulan kegiatan , proses keputusan, revisi, realisasi alokasi, permasalahan, laporan kegiatan. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan kegiatan dan dipisahkan untuk setiap usulan.

g. Foto-foto kegiatan dan dokumentasi kegiatan lainnya.

Penyimpanan dokumen tersebut menjadi tanggung jawab pengurus UPK dan PjOK untuk kepentingan PPK dan masyarakat. Dengan demikian dokumen tersebut harus disimpan pada tempat yang aman dan setiap peminjaman dan pengembalian harus dilakukan administrasi dengan baik. Tidak dibenarkan dokumen PPK disimpan dirumah seseorang, kecuali untuk penyelamatan penyimpanan dalam kondisi tertentu.

4.3. Administrasi Kegiatan PPK di Desa

4.3.1. Biaya Operasional Kegiatan PPK di Desa

Biaya operasional terdiri dari biaya administrasi, pelaporan, dan biaya transportasi TPK. Besarnya biaya operasional per desa ditetapkan sebesar 3 % dari alokasi dana untuk kegiatan yang ada di desa tersebut. Penggunaan dana alokasi untuk biaya operasional harus direncanakan dan dipertanggungjawabkan dalam musyawarah tingkat desa.

4.3.2. Buku Kas Harian

a. Keluar masuk uang dicatat dalam buku kas harian selanjutnya disebut buku

kas. Pencatatan dilakukan oleh Bendahara TPK. b. Bentuk buku kas sesuai dengan format standar Buku Kas Harian seperti

dalam buku formulir. c. Perputaran uang untuk kegiatan simpan pinjam dicatat dalam buku tersendiri,

yaitu buku pengembalian. Setiap anggota memiliki buku dan kartu kelompok yang memuat bukti pengembalian. Selanjutnya masing-masing anggota


kelompok memiliki kartu pengembalian yang digunakan sebagai bukti pengembalian kepada pengurus kelompok.

d. Buku Kas ditutup tiap akhir bulan pada tanggal yang sama. Penutupan tidak dikaitkan dengan penyelesaian suatu pencairan dana dari UPK. Setelah ditutup, kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh ketua TPK dan dibuatkan rekapitulasinya yang diketahui oleh Kepala Desa.

e. Catatan pada buku kas pada saat tutup buku digunakan untuk menyusun laporan bulanan kepada UPK yang menyangkut jumlah penerimaan dan pengeluaran uang.

f. Tim Pengelola Kegiatan dibantu oleh Fasilitator Desa (kader desa) membuat Dokumen Penyelesaian yang terdiri Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K), rincian realisasi penggunaan biaya, foto kegiatan dan lampiran pendukung lainnya.

4.3.3. Buku Kas Khusus

Buku Kas Khusus digunakan untuk mencatat penerimaan dari kas harian dan mencatat rincian pengeluaran kegiatan simpan pinjam dan atau kegiatan bidang kesehatan/pendidikan yang di luar jenis prasarana sarana. Pengembalian dari kelompok langsung diserahkan kepada UPK tanpa harus melalui TPK.

4.3.4. Buku Material (BM)

a. Buku material adalah tempat mencatat material/bahan yang telah diterima dan

bahan/material yang telah dibayar. b. Buku material berguna untuk menyiapkan RPD, menyiapkan pembayaran,

mengendalikan pengadaan agar sesuai target, dan mengevaluasi pengadaan bahan.

c. Bentuk buku material sesuai dengan format Buku Material (BM) yang terdapat dalam buku formulir.

d. BM dibuat oleh Sekretaris TPK, ditutup setiap bulan mengikuti buku kas. Setiap penutupan harus diperiksa oleh ketua TPK, dan FK teknis.

e. Nomor bukti yang dicatat dalam BM adalah nomor bukti penerimaan barang. 4.3.5. Rencana Penggunaan Dana (RPD)

RPD merupakan bagian penting dalam mengajukan pencairan dana ke UPK. RPD dibuat sesuai kebutuhan dan target pelaksanaan kegiatan. RPD memuat rencana kebutuhan bahan dan nilai yang akan dibelanjakan pada rencana pekerjaan. Besarnya nilai RPD tidak harus sama setiap tahapan. Sebelum diajukan RPD harus diperiksa oleh kader teknis dan diketahui oleh kepala desa sebelum diajukan ke UPK untuk diperiksa oleh FK dan PjOK. RPD bukan merupakan dasar untuk menentukan proses pengadaan bahan, barang atau jasa yang harus melalui proses penawaran/ lelang. Proses pengadaan bahan lebih lanjut ditentukan berdasarkan Rencana Anggaran Biaya (RAB) detail. Tidak dibenarkan menguraikan atau memecah jumlah pembiayaan untuk pengadaan barang/jasa tanpa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Proses pengadaan bahan selanjutnya dilakukan sesuai prosedur pengadaan bahan dalam penjelasan mengenai jenis-jenis kegiatan PPK.


4.3.6. Laporan Penggunaan Dana (LPD)

LPD merupakan dokumen pertanggungjawaban TPK untuk setiap dana yang telah dicairkan dari UPK berdasarkan RPD yang disetujui sebelumnya. LPD dibuat oleh TPK dan disetujui oleh Kepala Desa sebelum diserahkan ke UPK untuk diperiksa oleh FK dan PjOK. LPD yang diajukan harus dilampiri dengan bukti-bukti transaksi pembayaran yang didokumentasikan secara khusus sesuai prinsip pengarsipan yang rapih dan lengkap.

4.3.7. Pengendalian Keuangan

Sesuai dengan Rencana Penggunaan Dana yang telah dibahas dalam rapat pra pelaksanaan maupun rapat-rapat evaluasi, penggunaan dana di desa sangat dipengaruhi oleh jadwal pelaksanaan, jadwal pengadaan bahan dan alat, maupun jadwal pengadaan tenaga kerja. TPK harus memiliki rencana yang matang mengenai ketiga hal tersebut, karena akan mempengaruhi besar atau kecilnya pengeluaran dana. Langkah-langkah pengendalian keuangan di lapangan harus di lihat dari: a. Apakah pekerjaan sesuai dengan jadwal kemajuan pekerjaan. b. Apakah pengadaan bahan/material sesuai dengan jadwal dan volume yang

telah ditentukan. c. Apakah pengadaan alat sesuai dengan jadwal dan volume yang dihasilkan. d. Apakah pengadaan tenaga kerja sesuai dengan jadwal dan jumlah yang

direncanakan. Bila karena suatu keadaan, misalnya untuk mengantisipasi musim hujan harus dilakukan pembelian material di awal pelaksanaan. Tentu sebagian besar dana akan teralokasikan kepada material, akan tetapi harus diimbangi dengan pelaksanaan konstruksi di lapangan agar dana selanjutnya dapat cepat dicairkan. Setiap pengeluaran dana di desa harus mendapat persetujuan dari Ketua TPK. UPK harus aktif memeriksa setiap pengeluaran dana dari Bendahara TPK. UPK, FK atau FT harus memeriksa apakah saldo pada Buku Kas Harian sesuai dengan jumlah uang tunai yang ada. Uang tunai di kas UPK tidak boleh terlalu besar dan mengendap terlalu lama.


4.3.8. Pemeriksaan Administrasi Keuangan

Pemantauan administrasi keuangan TPK menggunakan Formulir Pemeriksaan Administrasi. Bentuk Formulir dapat di lihat pada buku formulir. Formulir Pemeriksaan Administrasi selain digunakan oleh FK/FT dapat juga diisi oleh aparat pemerintah. Penilaian kualitas administrasi menguraikan aspek-aspek yang ada pada formulir pemeriksaan kualitas administrasi. Untuk setiap aspek tersebut, penilai memilih satu dari lima kategori penilaian, yaitu:

Baik Jika kualitas telah memenuhi segala syarat, baik, benar

dan lengkap serta ada inovasi kreatif yang menambah kualitas.

Cukup Jika kualitas telah memenuhi segala syarat, baik, benar

dan lengkap. Agak kurang Jika terdapat kesalahan atau kekurangan kecil yang

harus diperbaiki untuk memenuhi

Hal-hal Penting dalam Pengelolaan Keuangan oleh TPK

• Pembayaran insentif harus diberikan secara langsung kepada setiap

orang yang bekerja, baik sistim upah harian maupun sistim borongan/target.

• TPK tidak boleh mengeluarkan biaya untuk konsultan dan fasilitator,

UPK, seluruh aparat pemerintah dan seluruh unsur yang terkait baik langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan PPK.

• Pembayaran kepada supplier dilakukan sesuai jadwal yang telah

ditetapkan dan disepakati dalam kontrak pengadaan bahan atau kontrak sewa. FT dan KM Teknis harus memantau proses kemajuan pengadaan tersebut.

• Dana Kas PPK dilarang dipegang/dititipkan kepada pihak manapun juga

atau disimpan dalam rekening manapun. Dana tersebut hanya boleh dipegang Bendahara sebagai Kas TPK.

• Bukti-bukti pembayaran yang telah dijilid dalam berkas LPD harus dikirim

ke UPK dalam rangka pengajuan pencairan dana. UPK berhak untuk memeriksa arsip dan pembukuan TPK kapan saja, dan sewaktu-waktu dapat meminta fotocopy bukti pembayaran dalam rangka tugasnya sebagai pengendali dan pembina TPK.


Kurang Jika masih terdapat banyak kekurangan yang harus diperbaiki dan tidak lengkap.

Tidak ada Jika hal tersebut tidak ada pada arsip TPK.

Setiap aspek yang dinilai kurang perlu diberikan penjelasan dan rekomendasi perbaikan agar dapat ditindaklanjuti oleh TPK. Nama pemeriksa dan tanggal pemeriksaan dicatat pada bagian bawah dan pada bagian atas persentase kemajuan kegiatan harus diisi.


Alur Pencairan Dana PPK dari Rekening Kolektif ke Desa

Uang masuk ke

Kas TPK

UPK

Catatan kegiatan yang harus

dibayar

Pembayaran Bukti-bukti Pembukuan

Saldo Kas

PenyiapanLPD

masih habis

Tahappencairan

SPPB+ RPD+LPD + KW 2 + SKMP tahap akhir

Proses penyelesaian

tahap terkahir

1,2,dst.

Penjelasan PTO X Pengelolaan Dana Bergulir

1

PELEMBAGAAN PENGELOLAAN DANA BERGULIR

1. LATAR BELAKANG

Pengelolaan dana bergulir dalam PPK pada hakekatnya dipengaruhi oleh 3 (tiga) hal yaitu Unit Pengelola Kegiatan (UPK) sebagai pengelola dan penyalur seluruh dana bergulir di tingkat kecamatan, kelompok peminjam sebagai pengelola dan penyalur dana bergulir kepada anggotanya sebagai pemanfaat langsung serta aturan dan prosedur/mekanisme perguliran. Selain itu, forum Musyawarah Antar Desa sebagai forum yang mempunyai wewenang untuk menetapkan beberapa keputusan mengenai perguliran seperti aturan dan prosedur perguliran harus difasilitasi dengan baik sehingga setiap keputusannya mendukung pelestarian dan pengembangan dana bergulir.

UPK yang mengelola dana bergulir (UEP dan SPP) dapat dikembangkan menjadi pengelola kegiatan pinjaman yang profesional sebagai dasar pelestarian dan pengembangan dana bergulir. Begitu juga kelompok peminjam sebagai penyalur pinjaman kepada anggota/individu pemanfaat. Pelestarian dan pengembangan dana bergulir diarahkan melalui upaya penguatan kelembagaan UPK dan Kelompok Peminjam dengan cara : (i) pembuatan aturan-aturan dan prosedur/mekanisme perguliran; (ii) penguatan kapasitas pengurus UPK dan kelompok dalam pengelolaan keuangan dan pinjaman; (iii) penguatan UPK dan kelompok secara kelembagaan; serta (iv) pengembangan jaringan kerjasama dengan pihak yang lain.

2. PROFIL UPK

UPK adalah Unit Pengelola Kegiatan yang dibentuk oleh Musyawarah Antar Desa (MAD) untuk mengelola dana Bantuan Langsung Masyarakat (BLM) – PPK yang dapat dialokasikan untuk berbagai jenis kegiatan yang mencakup kegiatan sarana/prasarana, pendidikan, kesehatan, UEP dan SPP (dana bergulir).

Terhadap UPK phase out yang mengelola dana bergulir, telah dilakukan pemetaan untuk mengetahui potensi pengembangannya. Pemetaan didasarkan atas: 1) Aspek Resiko Pinjaman; (2) Aspek Produktifitas: dan (3) Aspek Kualitatif Pengelolaan. Berdasarkan hasil pemetaan, UPK dapat dikategorikan menjadi:

a. Kategori A : adalah UPK yang mempunyai pinjaman > (diatas) Rp 300

Juta dengan hasil pemetaan > (diatas) 6. b. Kategori B : adalah UPK yang mempunyai pinjaman sampai dengan

Rp 300 Juta dengan hasil pemetaan > (diatas) 6. c. Kategori C : adalah UPK yang mempunyai pinjaman > (diatas) Rp 300

Juta dengan hasil pemetaan sampai dengan 6. d. Kategori D : adalah UPK yang mempunyai pinjaman sampai dengan

Rp 300 Juta dengan hasil pemetaan sampai dengan 6.

Penjelasan PTO tentang Pengelolaan Dana Bergulir 2

Hasil pengkategorisasian ini digunakan sebagai dasar pendampingan terhadap UPK untuk dapat dikembangkan lebih lanjut. UPK kategori A dan B adalah UPK yang potensial untuk dikembangkan (prospektif). Sedangkan UPK kategori C dan D masih kurang potensial sehingga perlu penanganan khusus, sebagai berikut :

1. Perlu dilakukan fasilitasi penyehatan kelembagaan meliputi : - Memfungsikan kembali UPK - Membentuk dan memfungsikan Badan Pengawas - Membentuk Tim Penyehatan Pinjaman

2. Peningkatan aspek kualitatif dalam pengelolaan meliputi penanganan masalah dana, kualitas administrasi, aktivitas pengurus, prinsip dan prosedur PPK dalam perguliran serta dukungan aparat kecamatan.

3. Penyehatan pinjaman ke arah perbaikan kolektibilitas dan produktivitas dengan cara: - penagihan terhadap kelompok yang menunggak - penjadwalan ulang bagi kelompok yang menunggak di atas 6

bulan.

3. KELOMPOK PEMINJAM

Kelompok Peminjam adalah kelompok yang menerima dana bergulir PPK baik yang dikelola secara langsung (executing) maupun disalurkan kepada pemanfaat (chanelling).

3.1 Jenis Kelompok Peminjam Jenis kelompok dalam PPK dapat digolongkan menjadi 3 (tiga) jenis kelompok:

a. Kelompok Simpan Pinjam : adalah kelompok yang mempunyai kegiatan pengelolaan simpanan dan pinjaman dengan tujuan untuk peningkatan kesejahteraan anggota.

b. Kelompok Usaha Bersama : adalah kelompok yang mempunyai kegiatan usaha yang dikelola secara bersama oleh anggota kelompok dengan tujuan untuk peningkatan ekonomi.

c. Kelompok Aneka Usaha : adalah kelompok yang anggotanya mempunyai usaha yang dikelola secara individual oleh masing-masing anggota dengan tujuan untuk peningkatan ekonomi.

Khusus Kelompok Aneka Usaha, dalam perkembangannya mengalami kesulitan dalam penguatan kelembagaan tetapi pada sisi lain masih mempunyai potensi untuk dikembangkan menjadi Kelompok Usaha Bersama atau Kelompok Simpan Pinjam. Untuk mempermudah proses penguatan kelompok, kelompok Aneka Usaha difasilitasi menjadi Kelompok Simpan Pinjam atau Kelompok Usaha Bersama.

3.2 Fungsi Kelompok Peminjam

Kelompok peminjam dipandang sebagai suatu lembaga yang dapat berfungsi sebagai : a. Lembaga pengelola pinjaman (executing)


3

b. Lembaga penyalur pinjaman (chanelling) a. Kelompok sebagai Lembaga Pengelola Pinjaman

Tujuan kelompok sebagai lembaga pengelola pinjaman adalah untuk memperkuat permodalan kelompok, memperluas pelayanan pinjaman masyarakat serta mempersingkat waktu proses persetujuan. Sebagai lembaga pengelola pinjaman, kelompok dapat melakukan pengelolaan dana bergulir secara mandiri. Kelompok dalam hal ini dapat melakukan :

• Seleksi pemanfaat pinjaman • Penentuan jumlah angsuran • Penentuan tingkat bunga • Penentuan jadwal angsuran • Penentuan persyaratan pinjaman

Kelompok sebagai lembaga pengelola pinjaman dana bergulir secara mandiri mempunyai persyaratan sebagai berikut :

• Kelompok telah berpengalaman dalam pengelolaan dana simpanan dan pinjaman minimal 3 tahun atau sesuai dengan ketentuan MAD.

• Mempunyai AD/ART kelompok secara tertulis. • Mempunyai Aturan Kepengurusan secara tertulis. • Mempunyai Aturan Pengelolaan Simpanan yang mencakup

jenis-jenis simpanan yang dikelola, bunga simpanan, dsb. • Mempunyai Aturan Pengelolaan Pinjaman yang mencakup

persyaratan pinjaman, jumlah pinjaman, jangka waktu,dsb. • Tunggakan pinjaman yang dikelola di kelompok pada saat

pengajuan pinjaman ke UPK maksimal 20 % dari target pengembalian.

• Maksimal pengajuan pinjaman dana bergulir kelompok kepada UPK adalah 300 % dari jumlah simpanan dan modal yang ada di kelompok.

b. Kelompok sebagai Lembaga Penyalur Pinjaman

Sebagai lembaga penyalur pinjaman, kelompok hanya menyalurkan dana bergulir kepada pemanfaat sesuai dengan ketentuan dan persyaratan yang telah ditetapkan oleh pemberi pinjaman.

Fungsi sebagai lembaga penyalur adalah memastikan penggunaan dana bergulir oleh anggota/pemanfaat sesuai dengan kebutuhan pendanaan usaha, meningkatkan mekanisme tanggung renteng, memberikan kepastian penyaluran dan pengembalian dana bergulir.

3.3 Fasilitasi Kelompok

Fasilitasi kelompok adalah pendampingan terhadap kelompok berikut :

• Kelompok Simpan Pinjam dapat difasilitasi sebagai lembaga penyalur dana bergulir (chanelling) atau pengelola dana bergulir (executing).

• Kelompok Usaha Bersama difasilitasi sebagai lembaga penyalur dana bergulir (chanelling).


• Kelompok Aneka Usaha harus difasilitasi menjadi jenis Kelompok Simpan Pinjam atau Kelompok Usaha Bersama dengan langkah fasilitasi sebagai berikut :

- melakukan identifikasi dan evaluasi kecenderungan aktifitas usaha anggota kelompok

- menentukan jenis kelompok - jika disepakati menjadi jenis kelompok simpan pinjam,

maka dilakukan penguatan kelompok sehingga memenuhi persyaratan sebagai lembaga executing Sebelum memenuhi persyaratan, penyaluran dana bergulir dilakukan dengan pola chanelling.

3.4 Kegiatan Simpan Pinjam untuk Kelompok Perempuan (SPP) Kegiatan SPP adalah pengelolaan simpanan dan pinjaman yang dilakukan oleh kelompok perempuan. Pengaturannya mengacu pada penjelasan PTO tentang Jenis dan Proses Pelaksanaan Bidang Kegiatan PPK.

4. DASAR-DASAR PENGELOLAAN DAN ATURAN POKOK

PERGULIRAN

Upaya pelestarian dan pengembangan dana bergulir yaitu dengan membuat aturan dan prosedur perguliran. Pembuatan aturan dan prosedur perguliran tersebut perlu memperhatikan beberapa hal yang menjadi ketentuan dasar pengelolaan dana bergulir dan aturan pokok perguliran, sebagai berikut :

4.1 Dasar-dasar Pengelolaan Dana Bergulir

a. Pelestarian kegiatan pinjaman

• Tersedianya dana pinjaman produktif dan bertambah jumlahnya.

• Tersedianya dana pinjaman sebagai modal usaha bagi masyarakat miskin yang produktif.

• Pembagian surplus dilakukan setelah menghitung resiko pinjaman.

• Surplus UPK diutamakan untuk menambah modal UPK.

b. Pelestarian Prinsip PPK

Prinsip-prinsip PPK selalu menjadi acuan dalam mekanisme pengelolaan dana bergulir terutama: transparansi, partisipasi, dan keberpihakan kepada orang miskin. Misalnya : calon pemanfaat yang ada di kelompok peminjam merupakan masyarakat miskin pada peta sosial.

c. Pelestarian Kelembagaan

Pengelolaan dana bergulir harus tetap menggunakan ketentuan kelembagaan yang ada di PPK, seperti: UPK, kelompok peminjam (bukan peminjam secara individu), musyawarah desa, tim verifikasi, dsb.


5

d. Pengembangan Kelompok

Dalam pengelolaan dana bergulir harus memperhatikan pengembangan kelompok bahkan pengembangan usaha pemanfaat. Misalnya memberikan kesempatan kepada kelompok untuk menambah permodalan melalui pembagian keuntungan.

4.2 Aturan Pokok Perguliran

Aturan pola perguliran minimal harus memuat hal-hal berikut :

a. Dana perguliran UEP dapat digunakan untuk pendanaan kegiatan UEP dan SPP. Sedangkan dana perguliran SPP hanya digunakan untuk pendanaan kegiatan SPP.

b. Tidak diperbolehkan memberikan pinjaman secara individu.

c. Kelompok yang didanai meliputi: Kelompok Simpan Pinjam dan Kelompok Usaha Bersama.

d. Kegiatan verifikasi dilakukan sesuai dengan jenis kelompok.

e. Adanya perjanjian pinjaman antara UPK dan Kelompok.

f. Jadwal angsuran disesuaikan dengan fungsi kelompok (kelompok penyalur atau kelompok pengelola) dan siklus usahanya.

g. Pembebanan jasa pinjaman sesuai dengan bunga pasar.

h. Kelompok dapat diberikan Insentif Pengembalian Tepat Waktu (IPTW) sebagai stimulan.

i. Tidak diperbolehkan melakukan pembagian jasa pinjaman/pendapatan sebelum dikurangi biaya operasional dan resiko pinjaman.

5. POLA PERGULIRAN

Untuk membentuk pola perguliran yang efektif dan sesuai dengan cakupan wilayah tanpa meninggalkan prinsip-prinsip PPK, maka pola perguliran dapat dilakukan di tingkat kecamatan atau di tingkat desa berdasarkan keputusan MAD dengan mempertimbangkan hasil pemetaan UPK, anggaran biaya UPK , estimasi pendapatan jasa pinjaman, tingkat pengembalian dan cakupan wilayah dengan penjelasan sebagai berikut :

1. Hasil Pemetaan UPK mencerminkan kondisi UPK selama phase out dan tidak ada pendampingan oleh FK, dari kategori UPK yang sudah ada FK harus melakukan pemetaan ulang (sesuai dengan ketentuan yang ada) dengan tujuan mengetahui kondisi terakhir UPK sebagai masukan MAD.

2. Anggaran biaya operasional mencakup biaya operasional dan non operasional yang akan dikeluarkan dalam satu periode mendatang (biasanya dalam satu tahun). MAD harus melakukan evaluasi anggaran biaya apakah realistis atau tidak sebelum melakukan persetujuan. Anggaran biaya ini akan menjadi beban pendanaan UPK sehingga dapat diketahui apakah UPK mampu atau tidak mendanai anggaran tersebut dikaitkan dengan pelestarian dan pengembangan UPK. Jika (secara wajar) UPK dinilai tidak mampu maka harus dilakukan pertimbangan-pertimbangan efisiensi, misalnya :


a. Jumlah pengurus tidak harus tiga orang, bisa satu atau dua orang tetapi penentuan tetap oleh MAD.

b. Tidak harus mempunyai kantor tersendiri yang memerlukan biaya operasional atau (jika memungkinkan) mendapatkan fasilitas secara cuma-cuma dari pihak kecamatan.

c. Tidak mendanai pertemuan-pertemuan. d. Penggajian pengurus UPK bersifat variabel artinya proporsional

dengan jumlah pendapatan yang diperoleh UPK. 3. Estimasi pendapatan adalah rencana pendapatan yang akan diterima

oleh UPK baik yang bersifat pendapatan operasional maupun non-operasional. Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam melakukan estimasi pendapatan adalah :

a. Estimasi pendapatan jasa pinjaman yang rasional artinya dengan melakukan evaluasi rencana pendapatan dari saldo pinjaman yang produktif (pengembaliannya lancar). Kesalahan yang sering terjadi pada saat membuat estimasi pendapatan jasa pinjaman adalah estimasi pendapatan dihitung berdasarkan saldo pinjaman yang ada secara keseluruhan sehingga menjadi terlalu besar.

b. Estimasi pendapatan non-operasional misalnya bunga tabungan dengan menghitung estimasi rata-rata pengendapan dana di bank.

4. Tingkat Pengembalian adalah realisasi pengembalian dibandingkan dengan target pengembalian, hal ini perlu dipertimbangkan karena berkaitan langsung dengan perputaran permodalan dan pendapatan jasa pinjaman. Pertimbangan tingkat pengembalian ini juga dapat digunakan sebagai data historis kelompok atau desa dalam kaitannya dengan target perguliran atau sanksi lokal.

5. Cakupan wilayah adalah wilayah pelayanan dan pembinaan UPK kepada kelompok yang menyangkut pertimbangan :

a. Jarak antar lokasi. b. Kondisi geografis. c. Tingkat kesulitan pencapaian lokasi. d. Tingkat biaya untuk mencapai lokasi. e. Tingkat keamanan wilayah.

Dengan mempertimbangkan beberapa hal tersebut diatas MAD dapat menentukan pola perguliran yang sesuai.

5.1 PERGULIRAN DI TINGKAT KECAMATAN

Perguliran di tingkat kecamatan dilakukan oleh UPK berdasarkan keputusan MAD. Sasaran perguliran adalah kelompok masyarakat di seluruh desa yang ada di kecamatan atau sesuai aturan tingkat lokal yang berlaku. Pengelolaan perguliran di tingkat kecamatan dilakukan oleh UPK dan forum MAD dengan melibatkan lembaga-lembaga, seperti : BP-UPK, Tim Verifikasi (TV), dan kelompok. MAD perlu menyepakati mekanisme dan prosedur perguliran sebelum melakukan perguliran.

5.1.1 Mekanisme Perguliran

Mekanisme perguliran harus memenuhi ketentuan berikut:

a. Mengacu pada dasar- dasar pengelolaan dana bergulir.


7

b. Memenuhi aturan pokok perguliran. c. Proses verifikasi dilakukan oleh Tim verifikasi bersama dengan UPK d. Kelompok penerima pinjaman telah diverifikasi dan diputuskan oleh MAD

baik secara langsung atau dengan menggunakan pola daftar tunggu. e. Penyaluran pinjaman langsung dari UPK ke kelompok dan

pengembalian pinjaman secara langsung dari kelompok ke UPK. f. Tidak disalurkan ke kelompok yang mempunyai reputasi jelek dalam

meminjam. g. Jika disalurkan ke kelompok dengan pola executing harus memenuhi

persyaratan sebagai Lembaga Pengelola Pinjaman.

5.1.2 Musyawarah Antar Desa (MAD)

MAD merupakan forum tertinggi dalam pengambilan keputusan pengelolaan dana bergulir di tingkat kecamatan. Untuk itu, MAD dapat diselenggarakan di luar tahapan atau alur PPK, dengan ketentuan:

a. Jadwal MAD dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan. b. Subsidi Pendanaan MAD dapat diberikan maksimal 5 % dari laba UPK

tahun berjalan. Dana tersebut disimpan dalam rekening Forum MAD. c. Penggunaan dana harus sesuai dengan perencanaan/anggaran biaya.

Realisasi penggunaannya dianggap sebagai biaya non operasional.

5.1.3 Verifikasi

Proses verifikasi tetap diperlukan dalam upaya pemanfaatan dana bergulir, dengan ketentuan: a. Tim verifikasi dibentuk sesuai dengan kebutuhan. b. Pendanaan kegiatan verifikasi maksimal 0,5 % dari dana yang akan

digulirkan dan dana tersebut disimpan dalam rekening Forum MAD. c. Penggunaan dana harus sesuai dengan perencanaan/anggaran biaya.

Realisasi penggunaannya dianggap sebagai biaya non-operasional. d. Pengurus UPK yang menjadi Tim Verifikasi tidak boleh didanai dari dana

verifikasi.

5.1.4 Tim Penyehatan Pinjaman

Tim Penyehatan Pinjaman dibentuk untuk mendorong pelestarian dan pengembangan dana bergulir. Tim ini bersifat ad-hoc sesuai dengan kebutuhan untuk melakukan penagihan dan penyehatan pinjaman. Beberapa ketentuan menyangkut tim ini adalah: a. Pendanaan terhadap Tim Penyehatan Pinjaman dilakukan berdasarkan

insentif hasil penagihan dengan perhitungan maksimal 2 % dari nilai tunggakan lebih dari 6 bulan yang dapat ditagih. Pendanaan untuk hal ini dianggap sebagai biaya non-operasional.

b. Pengurus UPK yang menjadi anggota tim tidak diperkenankan menerima insentif penagihan.


5.1.5 Badan Pengawas UPK (BP-UPK)

Badan Pengawas UPK (BP-UPK) dibentuk untuk menjamin akuntabilitas pengelolaan dana bergulir, dengan ketentuan: a. Ditetapkan dan diputuskan oleh MAD sesuai dengan ketentuan PPK. b. Pendanaan kegiatan BP-UPK bukan bersifat insentif rutin tetapi hanya

jika melakukan kegiatan pengawasan. c. Maksimal pendanaan BP-UPK adalah 5 % dari laba UPK dalam tahun

berjalan. Dana tersebut disimpan dalam rekening Forum MAD. d. Penggunaan dana harus sesuai dengan perencanaan/anggaran biaya

yang ditetapkan oleh MAD. Realisasi penggunaannya dianggap sebagai biaya non-operasional.

5.1.6 UPK

Dalam rangka mendorong terjadinya keberlanjutan pengelolaan dana bergulir, hal-hal yang perlu diperhatikan: a. Pengurus UPK dipilih dengan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan

ketentuan PPK. b. Jumlah pengurus UPK dapat disesuaikan dengan mempertimbangkan

prediksi pendapatan jasa pinjaman, anggaran biaya operasional dan volume pinjaman yang dikelola.

c. Besar anggaran tahunan untuk honor seluruh pengurus UPK harus mengacu kepada estimasi pendapatan tahunan.

d. Insentif pengurus UPK dapat diberikan sesuai dengan realisasi pendapatan jasa pinjaman dengan perhitungan maksimal 5 % dari jasa pinjaman yang diperoleh bulan tersebut.

e. Anggaran Biaya Operasional disusun sesuai dengan kebutuhan yang realistis dan rencana kegiatan yang akan dilakukan. Upaya pengendalian biaya dilakukan setiap bulan dengan cara membandingkan antara anggaran dan realisasinya.

f. Total realisasi biaya operasional dan biaya non-operasional tidak boleh melebihi 75 % dari realisasi pendapatan jasa pinjaman tahun berjalan.

5.1.7 Penggunaan Keuntungan/Laba UPK

Penggunaan keuntungan/laba UPK diutamakan untuk pengembangan masyarakat terutama masyarakat miskin dengan ketentuan :

a. Penambahan Modal minimal 50 % dari keuntungan. b. Pengembangan kelembagaan UPK dan kelompok maksimal 10 %

dari keuntungan. c. Bonus Pengurus UPK maksimal 5 % dari keuntungan d. Bantuan masyarakat miskin minimal 10 % dari keuntungan.

5.2 PERGULIRAN DI TINGKAT DESA Perguliran di tingkat desa adalah pemanfaatan dana bergulir yang dikelola di tingkat desa atau gabungan beberapa desa/kelompok. Keputusan tentang perguliran di tingkat desa dilakukan dalam forum MAD dengan mempertimbangkan pendapatan jasa pinjaman, anggaran biaya operasional, cakupan wilayah, kondisi dana yang ada, tingkat pengembalian pinjaman, dan pertimbangan yang mendukung lainnya.


9

Jika MAD memutuskan pola perguliran tingkat desa, pengelolaannya dapat dilakukan oleh UPK atau oleh forum perguliran yang dibentuk MAD dengan melibatkan BPD dan Kelompok Peminjam. 5.2.1 Mekanisme Perguliran

Mekanisme perguliran di tingkat desa yang pengelolaannya tetap dilakukan oleh UPK sama dengan mekanisme pola perguliran tingkat kecamatan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Efisiensi biaya, seperti :

- jumlah pengurus tidak harus tiga orang, bisa satu atau dua orang tetapi penentuan tetap oleh MAD,

- tidak harus mempunyai kantor sendiri, - tidak mendanai pertemuan-pertemuan, - gaji pengurus bersifat variabel (tidak tetap) tetapi proporsional

dengan jumlah pendapatan yang diperoleh. b. Sasaran perguliran bukan kelompok masyarakat seluruh desa yang ada

di kecamatan, melainkan hanya kelompok masyarakat di beberapa desa sesuai keputusan forum MAD.

Mekanisme perguliran di tingkat desa yang pengelolaannya dilakukan oleh forum perguliran, meliputi: a. Mengacu pada dasar- dasar pengelolaan dana bergulir. b. Memenuhi aturan pokok perguliran. c. Verifikasi usulan kelompok dilakukan oleh anggota forum perguliran. d. Persetujuan pendanaan kelompok oleh forum perguliran. e. Penyaluran pinjaman langsung dari forum perguliran ke kelompok dan

pengembalian pinjaman secara langsung dari kelompok ke forum perguliran.

f. Penyaluran pinjaman dengan pola executing harus memenuhi persyaratan sebagai Lembaga Pengelola Pinjaman.

g. Forum perguliran membuka rekening untuk menampung jasa pinjaman dan pengembalian kelompok dengan spesimen Ketua Forum dan dua orang wakil masyarakat.

5.2.2 Pengawasan Perguliran Tingkat Desa

Forum MAD bertanggung jawab untuk menetapkan badan yang melakukan pengawasan terhadap proses perguliran di tingkat desa agar sesuai dengan tujuan dan prinsip-prinsip PPK. Badan pengawas UPK dapat ditetapkan sebagai pengawas proses perguliran di tingkat desa.

5.2.3 Forum Perguliran

Forum perguliran dibentuk dan ditetapkan oleh Forum MAD. Forum ini bisa di dalam satu desa, lintas beberapa desa atau lintas kelompok sesuai dengan keputusan MAD. Anggota forum terdiri dari wakil BPD, wakil masyarakat desa dan pengurus kelompok. Forum ini menyusun dan menetapkan prosedur /mekanisme perguliran yang akan digunakan. Prosedur atau mekanisme perguliran tetap mengacu pada dasar-dasar dan aturan pokok sebagaimana dijelaskan di atas.


Dalam menjalankan tugasnya, forum perguliran harus mempunyai rencana kerja dan laporan realisasi yang disampaikan kepada badan pengawas yang ditetapkan oleh forum MAD. Pendanaan kegiatan oleh forum perguliran bersumber dari pendapatan jasa pinjaman yang diperoleh maksimal 25 % dari jasa pinjaman. Pendanaan kegiatan tidak boleh bersifat insentif kepada individu secara rutin tetapi benar-benar untuk mendanai kegiatan forum.

6. PELAPORAN KEUANGAN UPK

6.1 Jenis Pelaporan

Pelaporan keuangan UPK mencakup hasil kegiatan dan kondisi keuangan terakhir yang meliputi:

1) Realisasi Pencairan BLM ke Ke Desa (Jika UPK mengelola BLM )

Laporan ini melaporkan perkembangan daya serap desa atas BLM secara periodik yang terdiri dari perkembangan daya serap pada setiap kegiatan masing-masing desa.

2) Neraca Keuangan UPK

Neraca keuangan UPK adalah laporan posisi keuangan UPK pada saat tertentu yang memuat nilai kekayaan dan penggunaan dana berdasarkan alokasi masing-masing kegiatan secara utuh, sumber dana dari KPKN, laba dan hutang. Untuk kebutuhan analisa keuangan, UPK yang mengelola dana bergulir dapat melakukan pemisahan neraca dengan membuat neraca khusus pengelolaan dana bergulir.

3) Laporan Operasional

Laporan Operasional pada dasarnya merupakan laporan yang menjelaskan jumlah pendapatan yang diterima dari berbagai sumber dan biaya yang dikeluarkan untuk berbagai pos dalam periode tertentu.

4) Laporan Perkembangan Pinjaman

Laporan perkembangan pinjaman adalah laporan yang menjelaskan perkembangan pinjaman dalam suatu kecamatan yang menyangkut : realisasi penyaluran pinjaman, target pengembalian, realisasi pengembalian, saldo pinjaman , tingkat pengembalian dan jumlah tunggakan.

5) Laporan Kolektibilitas

Laporan kolektibilitas adalah laporan yang menjelaskan kualitas pinjaman yang didasarkan pada lamanya tunggakan dan juga memberikan informasi tingkat resiko pinjaman.

6) Laporan Kesehatan UPK

Laporan kesehatan UPK adalah laporan yang menjelaskan posisi tingkat kesehatan UPK.


11

Laporan-laporan tersebut diatas harus mengikuti format pelaporan yang sesuai dengan ketentuan pelaporan PPK.

6.2 Laporan Pertanggungjawaban UPK

Laporan pertanggung jawaban UPK dilakukan dihadapan forum MAD dan difasilitasi oleh Badan Pengawas UPK dengan pembahasan sebagai berikut :

a. Dilakukan sesuai kebutuhan tetapi minimal satu tahun sekali/pada saat tutup buku.

b. Pembahasan target dan realisasi rencana kerja. c. Laporan Keuangan : Neraca dan Laporan Rugi Laba d. Laporan Perkembangan Pinjaman dan Laporan Kolektibilitas

pinjaman

7. PENILAIAN KESEHATAN UPK Penilaian kesehatan UPK bertujuan untuk memberikan tingkat kesehatan (rating) dalam pengelolaan pinjaman yang meliputi aspek penilaian pengelolaan keuangan, pengelolaan pinjaman dan kualitas kelembagaan dengan indikator penilaian yang akan ditentukan kemudian. Garis besar pedoman penilaian kesehatan UPK sebagai berikut :

7.1 Aspek Pengelolaan Pinjaman

a. Aturan Perguliran Dana. Penilaian aturan perguliran adalah evaluasi terhadap aturan yang telah disepakati dan diputuskan dalam MAD dengan melihat: - Kesesuaian dengan aturan pokok dan ketentuan dasar perguliran dalam

PPK. - Prinsip pengelolaan pinjaman yang sehat, meliputi:

1. Perencanaan : perencanaan penyaluran pinjaman, proses verifikasi. 2. Proses keputusan pendanaan. 3. Pelaksanaan : Administrasi dan pelaporan kegiatan pinjaman,

Perjanjian Pinjaman, Penentuan skema pinjaman ( jumlah , jasa pinjaman dan jangka waktu).

4. Proses evaluasi 5. Mekanisme monitoring kelompok. 6. Mekanisme penyehatan pinjaman.

b. Permodalan Permodalan adalah alokasi dana BLM untuk kegiatan pinjaman baik UEP ataupun SPP yang telah diterima kecamatan atau dikelola UPK. Dalam melakukan penilaian aspek permodalan ini pendekatan-pendekatan yang dilakukan adalah :

• Perputaran Permodalan.

Penilaian perputaran modal bertujuan untuk menilai tingkat pelayanan UPK kepada masyarakat yang dicerminkan dengan rumusan : realisasi volume pinjaman yang diberikan kepada masyarakat dibagi dengan alokasi awal BLM.


Realisasi penyaluran pinjam Perputaran Permodalan = ---------------------------------------- Alokasi Awal BLM

Semakin besar perputaran modal akan semakin baik, artinya pelayanan semakin besar, dan menunjukkan pinjaman yang disalurkan kepada masyarakat cepat dikembalikan dan digulirkan lagi.

Semakin sering digulirkan semakin cepat modal berputar. Sedangkan jika dana diendapkan terlalu lama di bank maka akan memperlambat perguliran sehingga memperkecil perputaran permodalan.

• Pertumbuhan Permodalan

Penilaian pertumbuhan permodalan dilakukan untuk menilai tingkat pertumbuhan dana alokasi awal sampai dengan saat penilaian. Penilaian dilakukan dengan membagi seluruh volume pinjaman ditambah dengan seluruh dana (tunai dan bank) yang tersedia untuk digulirkan sebagai pinjaman dibagi dengan alokasi awal BLM.

(Jumlah Pinjaman + Dana untuk Perguliran)

Pertumbuhan Permodalan = ---------------------------------------------------------------- Alokasi awal BLM

Semakin besar pertumbuhan semakin baik. Satuan tingkat pertumbuhan yang digunakan adalah % (persentase).

Penilaian ini masih mengabaikan kualitas pinjaman, apakah macet atau tidak lancar karena yang dihitung berdasarkan seluruh pinjaman yang masih ada.

c. Tingkat Pengembalian

Penilaian tingkat pengembalian berpedoman pada Laporan Perkembangan Pinjaman.

d. Kualitas Aktiva dan Pinjaman

Penilaian kualitas aktiva dan pinjaman dilakukan untuk memberikan penilaian atas penggunaan dana pada aktiva yang diharapkan produktif. Dana yang ada di UPK dapat digunakan untuk pinjaman yang akan menghasilkan jasa pinjaman. Penilaian kualitas pinjaman dikaitkan dengan resiko pinjaman dalam bahasa lembaga keuangan disebut Kolektibilitas berpedoman pada Laporan Kolektibilitas.


13

7.2 Aspek Pengelolaan Keuangan

Penilaian aspek pengelolaan keuangan ditekankan pada pendekatan rasio-rasio keuangan yang mengarah kepada operasional UPK yang sehat . Penilaian ini dilakukan untuk menghasilkan kualitas pengelolaan keuangan yang sehat, transparan, dan dapat dipertanggung jawabkan. Penilaian aspek keuangan mencakup :

7.2 .1 Manajemen

a. Mempunyai perencanaan keuangan yang mendukung pelestarian

dan pertumbuhan permodalan, yang terdiri dari : • Rencana pendapatan • Rencana biaya • Rencana penggunaan keuntungan

b. Mempunyai administrasi yang mencakup :

• Bukti-bukti transaksi. • Adanya rekening bank yang sesuai dengan kebutuhan

dengan spesimen lebih dari satu orang. • Adanya buku kas harian masing-masing fungsi. • Adanya buku Bantu bank masing-masing rekening bank • Tertib administrasi dalam setiap transaksi. • Mempunyai aturan pengeluaran keuangan, dengan

memberikan batasan otoritas.

c. Mempunyai Pelaporan pengelolaan keuangan yang transparan dan akuntabel, meliputi :

• Neraca • Laporan Operasional • Laporan Perkembangan Pinjaman • Laporan Kolektibilitas

7.2.2 Rasio Keuangan a. Rasio Pendapatan, meliputi:

• Rasio Pendapatan Jasa Pinjaman terhadap rata-rata saldo pinjaman.

• Rasio Total pendapatan terhadap rata-rata saldo pinjaman

b. Rasio Biaya, meliputi: • Rasio biaya operasional terhadap rata-rata saldo pinjaman • Rasio total biaya terhadap rata-rata saldo pinjaman • Rasio biaya operasional terhadap pendapatan jasa

pinjaman. • Rasio total total biaya terhadap total pendapatan.

c. Rasio Laba, meliputi:

• Rasio laba terhadap rata-rata saldo pinjaman • Rasio laba terhadap pendapatan jasa pinjaman • Rasio laba terhadap total pendapatan


d. Rasio Likuiditas, meliputi: • UPK dapat memenuhi rencana penyaluran pinjaman pada

bulan berjalan • UPK mempunyai dana untuk operasional pada bulan

berjalan

e. Efektivitas pengelolaan dana, meliputi: • Rasio rata-rata saldo kas terhadap rata-rata saldo pinjaman • Rasio rata-rata saldo bank terhadap saldo pinjaman

7.3 Aspek Kualitas Kelembagaan

Penilaian kelembagaan adalah untuk melakukan penilaian kelembagaan yang terkait dengan pengelolaan keuangan dan pengelolaan pinjaman PPK. Dengan melakukan penilaian kelembagaan tersebut dapat diketahui prospek pelestarian prinsip dan mekanisme PPK dalam pengelolaan keuangan dan pinjaman. 7.3.1 Unit Pengelola Keuangan

Penilaian ini memberikan evaluasi kualitas pengelolaan UPK dengan indikator penilaian sebagai berikut :

a. Kapasitas Pengurus, meliputi: • pemahaman tugas dan tanggung jawab masing-masing

pengurus • pemahaman pengelolaan keuangan • pemahaman pengelolaan pinjaman • pemahaman pengembangan kelembagaan UPK • pemahaman pengembangan kelompok peminjam • pemahaman pengembangan jaringan.

b. Operasional, meliputi: • UPK mempunyai hari kerja yang memadai • UPK mempunyai rencana kerja yang mendukung • UPK mempunyai pengelolaan dokumen yang baik • UPK mempunyai struktur organisasi yang mendukung • UPK mempunyai papan informasi yang mendukung dan

transparan.

7.3.2 Musyawarah Antar Desa (MAD) Penilaian kelembagaan MAD mencakup: • mekanisme perwakilan MAD yang mengakomodasi

kepentingan masyarakat miskin • aturan dalam pengangkatan dan penggantian anggota dan

ketua forum • pemahaman tugas dan tanggung jawab anggota dan ketua

forum.


15

7.3.3 Badan Pengawas (BP-UPK), Penilaian badan pengawas UPK mencakup: • mekanisme seleksi, penetapan dan penggantian • pemahaman tugas dan tanggung jawab anggota dan ketua • mekanisme kerja yang mendukung mendukung fungsi dan

tugas • mekanisme pelaporan yang transparan dan mempunyai

akuntabilitas.

7.3.4 Tim Verifikasi (TV) Penilaian Tim Verifikasi mencakup: • mekanisme seleksi dan penentuan Anggota Tim Verifikasi • kapasitas anggota Tim Verifikasi • mekanisme kerja • transparansi dan akuntabilitas hasil verifikasi.

7.3.5 Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) Penilaian Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) meliputi: a. Pemahaman tim perumus AD/ART mengenai PPK. b. Kesesuaian pasal-pasal AD/ART dengan prinsip dan prosedur

PPK. c. Kesesuaian pasal-pasal AD/ART dengan upaya pelestarian dan

pengembangan dana bergulir. d. Perlindungan pasal-pasal AD/ART kepada pengurus. e. Kesesuaian pasal-pasal yang menyangkut aturan pengurus

UPK dengan prinsip-prinsip PPK. f. Perlindungan pasal-pasal AD/ART terhadap lembaga-lembaga

yang ada dalam PPK.

7.4 Tingkat Kesehatan UPK Berdasarkan penilaian dengan menggunakan beberapa aspek tersebut diatas maka dapat diketahui tingkat kesehatan UPK yang dikategorikan menjadi :

a. Sehat b. Cukup Sehat c. Tidak Sehat

8. PENGUATAN ASPEK HUKUM UPK Dalam pelembagaan manajemen pembangunan partisipatif pada tingkat kecamatan, UPK dapat dikembangkan menjadi lembaga yang dapat bekerjasama dengan pihak lain dalam pengelolaan dan penyaluran program pemberdayaan masyarakat dengan jenis kegiatan meliputi kegiatan dana bergulir, pembangunan sarana/prasarana sosial dasar di pedesaan serta kegiatan pendidikan dan kesehatan masyarakat. Pihak lain yang dimaksud adalah pemerintah, pihak swasta dan masyarakat.


Bentuk kerjasama yang dapat dilakukan oleh UPK dengan pihak lain antara lain : pengelolaan kegiatan secara keseluruhan, pengelolaan administrasi dan pelaporan, dsb.

Landasan operasional UPK pada saat ini adalah keputusan Musyawarah Antar Desa (MAD) yang dikuatkan oleh Surat Penetapan Camat. Dalam kaitan untuk memenuhi kerjasama dengan pihak lain, landasan operasional tersebut belum mencukupi persyaratan kerjasama sehingga diperlukan penguatan aspek hukum yang juga berfungsi sebagai perlindungan operasional secara internal dan eksternal.

Perangkat penguatan aspek hukum yang dapat digunakan dalam penguatan kelembagaan antara lain : Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga secara notarial atau Surat Keputusan Bupati (SK Bupati) atau Peraturan Daerah (Perda). Dalam pembuatan perangkat untuk penguatan aspek hukum tersebut, hal yang harus diperhatikan adalah Tim Penyusun yang harus benar-benar memahami prinsip dan prosedur PPK sehingga hasil yang diperoleh akan menjamin pelestarian dan pengembangan berdasarkan prinsip-prinsip PPK.

9. PENGUATAN KELOMPOK

Tujuan penguatan kelompok adalah sebagai lembaga penyalur pinjaman atau lembaga pengelola pinjaman yang mempunyai daya tarik bagi pihak lain untuk kerjasama.

Kegiatan penguatan mencakup hal-hal sebagai berikut :

- Penguatan kelembagaan yang mencakup struktur organisasi dan aturan tertulis.

- Penguatan dalam administrasi keuangan atau pinjaman yang transparan dan mempunyai akuntabilitas.

- Penguatan jaringan usaha, jaringan pembiayaan usaha ataupun jaringan bantuan teknis.

9.1 Dinamika Kelompok Peminjam

Dinamika kelompok adalah proses pembentukan, perubahan kelompok dengan tujuan meningkatan kualitas kelompok tersebut. Proses ini mencakup hal-hal sebagai berikut

a. Penggabungan kelompok.

Adalah pembentukan kelompok baru berdasarkan penggabungan lebih dari satu kelompok peminjam. Tujuan penggabungan kelompok baru agar kelompok menjadi lebih sehat dan lebih baik. Jika penggabungan kelompok ini dilakukan sesama kelompok peminjam PPK maka harus mendapatkan persetujuan MAD atau telah diatur dalam ketentuan perguliran yang disetujui oleh MAD.

b. Pemekaran kelompok

Adalah pemecahan satu kelompok peminjam menjadi lebih dari satu. Tujuan pemekaran agar kelompok lebih sehat dan lebih baik.


17

c. Penambahan anggota kelompok Adalah penambahan jumlah anggota kelompok dari yang sudah ada dengan tujuan membentuk kelompok yang lebih sehat dan menambah jumlah pemanfaat

d. Pengurangan anggota kelompok

Adalah pengurangan jumlah anggota kelompok dari yang sudah ada dengan tujuan membentuk kelompok yang sehat dan berdasarkan ketentuan kesepakatan kelompok.

10. PENYEHATAN PINJAMAN BERMASALAH

Pinjaman bermasalah adalah pinjaman yang belum dikembalikan secara penuh sesuai dengan target yang disepakati oleh kelompok dengan UPK dengan berbagai alasan yang mendasar.

10.1 Kriteria Pinjaman Bermasalah

Kriteria pinjaman bermasalah di PPK secara sederhana hanya didasari indikator lamanya tunggakan dari kelompok ke UPK dengan kriteria sebagai berikut :

1. Tunggakan angsuran diatas 3 bulan untuk pinjaman yang diangsur setiap bulan.

2. Tunggakan angsuran diatas 4 bulan untuk pinjaman yang diangsur per triwulan.

3. Tunggakan angsuran diatas 7 bulan untuk pinjaman yang diangsur per 6 bulan.

4. Tunggakan akibat tidak berfungsinya kelompok, misalnya : kelompok bubar, konflik pengurus,dsb

10.2 Tahapan Penyehatan

Pada dasarnya penyehatan pinjaman bermasalah dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut :

- Identifikasi kelompok

Identifikasi jenis dan fungsi kelompok peminjam beserta pemanfaat dana bergulir oleh UPK serta dapat dibantu oleh Tim Verifikasi.

- Kategorisasi Permasalahan Kelompok

Adalah penggolongan kelompok bermasalah yang dilakukan berdasarkan:

1. Permasalahan Kelembagaan : adalah permasalahan yang disebabkan oleh kurang berfungsinya kelembagaan-kelembagaan yang dibangun oleh PPK sebagaimana mestinya yaitu :


i. Permasalahan Kelompok Peminjam yang disebabkan oleh bubarnya kelompok, pengurus tidak aktif, aktivitas kelompok tidak ada,dsb

ii. Permasalahan Tim Verifikasi yang tidak berfungsi dengan semestinya dan mengakibatkan terjadinya kelompok fiktif, kelompok tidak ada usaha, dsb.

2. Permasalahan micro-finance adalah permasalahan yang disebabkan oleh karakter/itikad dan kemampuan usaha dengan kondisi sebagai berikut :

i. Pengurus atau anggota Kelompok Usaha Bersama mempunyai itikad untuk tidak mengembalikan.

ii. Kondisi usaha Kelompok Usaha Bersama tidak mampu mengembalikan.

iii. Pemanfaat dari kelompok Simpan Pinjam atau Aneka Usaha mempunyai itikad untuk tidak mengembalikan.

iv. Kondisi usaha pemanfaat tidak mampu mengembalikan .

v. Kesalahan pada penentuan jadwal pengembalian yang tidak sesuai dengan jenis usaha .

3. Permasalahan Penyelewengan adalah permasalahan yang diakibatkan adanya penyelewengan dana yaitu :

i. Penyelewengan atau pemotongan pada saat pencairan dana pinjaman ke kelompok oleh TPK, Ketua UPK, dsb, sehingga kelompok hanya mengakui pinjamannya sesuai dana yang diterima saja.

ii. Penyelewengan atau pemotongan pada saat pencairan dana ke pemanfaat oleh ketua kelompok sehingga pemanfaat hanya membayar kewajiban sesuai dengan yang diterima.

iii. Penyelewengan pengembalian oleh ketua kelompok, TPK (bagi lokasi yang masih menggunakan TPK), Pengurus UPK, dsb

4. Permasalahan Force Majeure adalah permasalahan diakibatkan oleh bencana alam, huru hara, perang dan kematian pemanfaat atau musibah yang bersifat bukan akibat dari kurangnya antisipasi resiko usaha. Contoh dari resiko usaha adalah gagal panen, ternak mati, perampokan, kebakaran lokasi usaha, dsb

- Penentuan Pola Penyehatan Penentuan pola penyehatan dilakukan setelah melakukan kategorisasi kelompok dengan jenis pola penyehatan sebagai berikut :

1. Penjadwalan Ulang : adalah melakukan penjadwalan ulang atau membuat jadwal angsuran yang baru sesuai dengan kondisi usaha kelompok atau pemanfaat.

2. Restrukturisasi Pinjaman adalah melakukan perubahan pola angsuran yang dikaitkan dengan realitas penggunaan dana.


19

3. Pengurangan Kewajiban adalah pola penyehatan yang memberikan pengurangan jasa pinjaman jika mempunyai itikad pengembalian tunggakan secara sekaligus seluruhnya. Pola ini bisa digunakan untuk permasalahan yang disebabkan oleh force majeure dengan memberikan pengurangan pokok atau jasa pinjaman.

4. Kompensasi adalah pola penyehatan dengan cara melakukan kompensasi harta, misalnya terjadinya penyelewengan dana oleh pengurus maka pengurus tersebut harus menyerahkan harta senilai dana yang diselewengkan. Harta tersebut kemudian dijual untuk mengembalikan kewajibannya sehingga sesuai dengan jumlah dana yang diselewengkan.

5. Aspek hukum /litigasi adalah pola penyehatan yang akan diselesaikan dengan penyelesaian hukum, pola ini biasanya digunakan untuk permasalahan penyelewengan dana atau diterapkan kepada pemanfaat/kelompok yang tidak mempunyai itikad baik.

10.3 Mekanisme penentuan pola penyehatan

Mekanisme penentuan pola penyehatan pinjaman diputuskan oleh MAD berdasarkan hasil kategorisasi permasalahan kelompok dengan memperhatikan ketentuan pengelolaan dana bergulir.

11. PENGEMBANGAN JARINGAN

Pengembangan jaringan merupakan salah satu unsur yang penting untuk pelestarian kegiatan PPK khususnya pelestarian pinjaman atau dana bergulir. Pengembangan jaringan yang berkaitan dengan pengelolaan dana bergulir mencakup hal-hal yang bersifat : tambahan permodalan, bantuan teknis usaha, kerjasama program dengan berbagai pihak baik dengan pemerintah (kabupaten, propinsi atau pusat), swasta, atau lembaga keuangan. Jalinan kerjasama tersebut tidak hanya terbatas untuk UPK tetapi juga dengan kelembagaan PPK yang terbentuk seperti: MAD, UPK, Tim Verifikasi, Kelompok pemanfaat sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan masyarakat.

11.1 Contoh Tabel Kerjasama

Tabel kerjasama dibawah ini menunjukkan kemungkinan - kemungkinan bentuk kerjasama antara kelembagaan PPK dengan pihak luar sebagai Lembaga Penyedia Program.


TABEL KEMUNGKINAN KERJASAMA LEMBAGA PENYEDIA PROGRAM

PEMDA SEKTORAL SWASTA LEMB

KEUANGAN KELEMBAGAAN /PELAKU PPKP TA D P TA D P TA D P TA D

MAD BADAN PENGAWAS TIM VERIFIKASI UPK KELOMPOK SIMPAN PINJAM KELOMPOK USAHA BERSAMA PEMANFAAT P = KERJASAMA PROGRAM, TA = KERJASAMA BANTUAN TEKNIS, D = KERJASAMA PENYEDIAAN DANA

11.2 Asosiasi UPK Pembentukan asosiasi UPK bertujuan untuk perluasan jaringan kerjasama dalam kaitannya dengan penguatan kelembagaan UPK. Pola pembentukan asosiasi UPK dan kerja sama dapat ditentukan oleh pelaku-pelaku UPK dengan pedoman yang akan ditentukan kemudian.

PETUNJUK TEKNIS OPERASIONAL - Website Jaringan …jdih.bpk.go.id/wp-content/uploads/2011/03/PTO-PNPM-… · · 2013-04-05RKTL : Rencana Kerja Tindak Lanjut 37. ... Pemantauan Partisipatif

Documents