Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan Ward and Peppard (Studi kasus: Gereja Kristen Jawa Plengkung) Diajukan kepada Fakultas Teknologi Informasi Peneliti : Yohanes Ardy Setyono (682014056) Agustinus Friz Wijaya, S.Kom., M.Cs. Melkior N.N Sitokdana, S.Kom., M.Eng. PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2018
21
Embed
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan Ward ......Perencanaan Strategis menggunakan metode Ward and Peppard dapat dijadikan dasar untuk membuat rencana pemanfaatan SI/TI
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan Ward and
Peppard (Studi kasus: Gereja Kristen Jawa Plengkung)
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
Peneliti :
Yohanes Ardy Setyono (682014056)
Agustinus Friz Wijaya, S.Kom., M.Cs.
Melkior N.N Sitokdana, S.Kom., M.Eng.
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2018
1. Pendahuluan
Seiring perkembangan globalisasi, kebutuhan organisasi tidak akan
terlepas dari Sistem Informasi (SI). Penggunaan teknologi pada setiap
organisasi tentunya digunakan dari aktivitas sederhana hingga rumit. Setiap
organisasi akan menerapkan Sistem Infornasi (SI) karena Sistem Informasi
(SI) memiliki peran yang sangat penting dalam menunjang kegiatan bisnis
operasional, menunjang manajemen dalam pengembilan keputusan, dan
menunjang keunggulan strategis kompetitif. Dalam penerapan Sistem
Informasi diperlukan rencana strategis yang tepat sehingga dapat membantu
suatu organisasi untuk mencapai sasaran, mengatasi masalah-masalah yang
ada serta dapat menempatkan organisasi pada posisi yang optimal di dalam
lingkungan yang kompetitif. [1]
Gereja Kristen Jawa Plengkung merupakan sebuah organisasi non-profit
yang melayani masyarakat di bidang keagamaan. Gereja Kristen Jawa (GKJ)
Plengkung beralamatkan di jl. P. Tendean, No. 4, Magelang berdiri pada tahun
1970 dengan disetujui sidang klasis dan dikeluarkannya Surat Keputusan no.
02/III/K1/70 pada tanggal 6 Maret 1970. Saat ini GKJ Plengkung memiliki
jemaat kurang lebih 1000 jemaat. Gereja plengkung juga mempunyai beberapa
bidang dalam proses pengelolaan dan pelayanannya 1)Bidang ibadah,
2)Bidang pembinaan warga gereja, 3)Bidang kesaksian dan pelayanan,
4)Bidang penatalayanan.
Sebagai gereja yang telah lama berdiri, pertumbuhan GKJ Plengkung dari
tahun ke tahun berkembang sangat cepat dengan menerapkan sistem informasi
baik dalam pengelolaannya maupun proses kinerja yang berjalan, akan tetapi
perencanaan strategis belum digunakan dalam pengembangan sistem
informasi. Dalam menjalankan proses pelayanannya, GKJ Plengkung masih
terkendala oleh beberapa bagian yang belum optimal, dengan banyaknya
jemaat yang ikut serta dalam kegiatan pelayan gereja disertai banyaknya
bidang pelayanan yang ada menyebabkan kesulitan terhadap pembuatan
laporan rincian kegiatan gereja. Pengembangan sistem informasi dan
teknologi informasi yang belum terarah juga menjadi permasalahan lainnya.
Seperti contohnya belum terintegrasinya laporan kegiatan beberapa kegiatan
pelayanan gereja dengan aplikasi Sinode data diri warga jemaat yang
dikembangkan di gereja. Aplikasi tersebut seharusnya dapat menghasilkan
rincian data warga jemaat yang mengikuti kegiatan pelayanan yang berbeda-
beda. Untuk aplikasi yang digunakan dalam pembuatan laporan kegiatan
pelayanan masih bersifat sederhana hanya sebatas menggunakan aplikasi Ms.
Office. Hal tersebut tentu menyebabkan proses bisnis yang berjalan tidak
optimal, karena harus melakukan pencarian data yang banyak serta kesalahan
pengguna yang sering terjadi. Sistem Informasi dan Teknologi Informasi akan
mendukung keberhasilan apabila dimanfaatkan dengan benar. Salah satu
manfaat yang didapat dari pengunaan teknologi informasi adalah pengelolaan
data yang cepat, teknologi basis data, dan penerimaan informasi yang singkat.
Oleh karena itu GKJ Plengkung perlu menerapkan perencanaan strategis
sistem informasi yang akan dirasa bermanfaat untuk menunjang keberhasilan
visi, misi dan tujuan dari GKJ Plengkung.
Pada penelitian ini digunakan metode Ward and Peppard dengan
menggunakan teknik analisis PEST, SWOT, analisa kondisi SI/TI, Value
chain, dan Mc Farlan Strategic Grid sehingga dapat meningkatkan dan
membantu kinerja dari GKJ Plengkung. Adapun tujuan dari penelitian ini
adalah untuk menyusun perencanaan strategis sistem informasi di GKJ
Plengkung. Perencanaan Strategis menggunakan metode Ward and Peppard
dapat dijadikan dasar untuk membuat rencana pemanfaatan SI/TI yang dapat
mengembangkan organisasi dan menyelesaikan berbagai permasalahan yang
ada.
2. Tinjauan Pustaka
2.1 Penelitian terdahulu
Penggunaan Metode Ward and Peppard dalam penelitian Perencanaan
Strategis Sistem Infromasi telah banyak dilakukan oleh banyak peneliti
anntara lain;
Penelitian yang dilakukan oleh Thomas dan Krista dengan judul
Perencanaan Strategis SI studi kasus di SMK Diponegoro Salatiga
mengunakan metode Ward and Peppard. Didapatkan bahwa
penelitimerumuskan perencanaan strategis SI dapat diharapkan mampu untuk
diterapsebagai alat untuk meningkatkan mutu pendidikan sesuai dengan
tujuan, visi dan misi organisasinya. Penelitian tersebut menghasilkan
perumusan strategi yang diharapkan mampu diterapkan secara SI/TI dan
manajemen informasi dalam memajukan pelayanan sekolah baik dari sisi
sistem informasinya dan manajemennya, serta solusi SI/TI yang dihasilkan
lebih diarahkan untuk mendukung aktivitas utama sekolah dalam promosi dan
penerimaan siswa baru, peningkatan SDM, dan peningkatan lulusan.
Penelitian dengan judul Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dan
Teknologi Informasi Pendidik Dan Ketenaga Pendidikan (Studi Kasus: Pada
Disdikbudpora Metro) dengan penulis Irfan Nur Arifani dan Abdi Darmawan
mendeskripsikan rencana strategis SI/TI menggunakan metode ward and
peppard. Peneliti menggunakan Analisa SWOT, value chain, Mc Farlan
Strategic Grid, CSF, dan PEST dalam menganalisa lingkungan bisnis. Hasil
dari rencana strategis ini mengetahui kondisi lingkungan bisnis internal dan
eksternal serta penyusunan portofolio SI/TI mendatang, penyusunan renstra
SI/TI sesuai portofolio SI/TI yang dihasilkan dapat memberikan prioritas pada
aktivitas yang dibutuhkan serta Hasil dari Rancangan Portofolio SI/TI
mendatang.
Penelitian dengan judul Perencanaan Strategi Sistem, Teknologi dan
Manajemen Informasi dalam Meningkatkan Daya Saing Sekolah dan
Kompetensi Lulusan (Studi Kasus: SMK Hutama Bekasi) dengan peneliti
Rahmawati dan Fauzi Amri. Peneliti mendeskripsikan rencana strategis SI/TI
dan Manajemen Informasi untuk meningkatkan kualitas lulusan dan
menghadapi persaingan global. Teknik/tools dalam Ward and Peppard yang
digunakan berupa SWOT, PEST, Value Chain., Five Forces; CSF dengan
Balance Scorecard. Penelitian tersebut bertujuan untuk memberikan informasi
strategis kepada kepala sekolah dan pihak Yayasan. Hasil dari penelitian
tersebut adalah aplikasi portofolio masa mendatang, perumusan strategi yang
diharapkan mampu untuk diterapkan baik dari sisi sistem informasi, teknologi
informasi dan manajemen informasi.
Pada Perencanaan Strategis SI ini peneliti menggunaan metode Ward and
Peppard karena memiliki keterkaitan terhadap penelitian yang akan dilakukan.
Dengan menggunakan teknik-teknik yang terdapat pada metode Ward and
Peppard mencakup analisis PEST digunakan sebagai identifikasi lingkungan
bisnis umum, SWOT digunakan untuk mengidentifikasi faktor internal dan
eksternal, Value Chain digunakan untuk analisa lingkungan internal bisnis,
dan Mc Farlan Strategic Grid sebagai alat analisa lingkungan SI/TI. Hasil
dari penelitian ini berupa rancangan strategis SI/TI dari analisis bisnis yang
menghasilkan Perencanaan SI/TI guna bermanfaat untuk tujuan GKJ
Plengkung.
2.2 Landasan Teori
MenurutO’Brien dan Marakas, Sistem informasi adalah kombinasi dari
people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data,
prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat
menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi
dalam suatu organisasi. Menurut Alter dalam Effendy, sistem informasi adalah
kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi
yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi, jadi
Sistem Informasi merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling
berhubungan dan melakukan kegiatan untuk susatu tujuan tertentu. [2]
Menurut Ward and Peppard (2002), teknologi informasi menunjuk pada
spesifikasi mengenai teknologi, khusunya hardware, software dan jaringan
telekomunikasi yang memfasilitasi dan mendukung proses pengumpulan,
pengolahan, penyimpanan, penyebaran dan pertukaran informasi. Menurut
O’Brien (2005), teknologi informasi meliputi konsep-konsep utama,
pengembangan dan berbagai isu manajemen teknologi informasi yaitu
hardware, software, jaringan, manajemen data dan banyak teknologi berbasis
internet, jadi Teknologi Informasi merupakan suatu konsep utama yang
berhubungan dengan teknologi yang nantinya akan mendukung suatu sistem.
Perencanaan strategis adalah suatu rencana jangka panjang yang bersifat
menyeluruh, memberikan rumusan terhadap suatu perusahaan/organisasi
mengenai araha dan bagaimana sumber daya dialokasikan untuk mencapai
tujuan selama jangka waktu tertentu dalam berbagai kemungkinan keadaan
lingkungan. Menurut Umar (2002:31), mendefinisikan strategi sebagai suatu
proses penentuan rencana para pemimpin puncak yang berfokus pada tujuan
jangka panjang organisasi, disertai penyusunan suatu cara atau upaya
bagaimana agar tujuan tersebut dapat dicapai. Kemudian menurut McLeod,
seperti yang ikutip Nurjaya (2008:16), menyebutkan bahwa perencanaan
strategi adalah proses yang partisipatif, sistematis, berkelanjutan yang
membantu sebuah organisas untuk memusatkan semua kegiatan untuk
pencapaian misinya dan memastikan bahwa semua staff nya bekerja untuk
pencapaian sasaran yang sama. Perencanaan mengarahkan antisipasi tindakan
yang harus diambil untuk menciptakan kondisi yang diinginkan. Definisi
kondisi yang diinginkan, demikian pula pemilihan arah serta tindakan-tindaka
yang akan dicapai secara sistematis dan terorganisir. [3]
Perencanaan Strategis SI merupakan perencanaan jangka panjang
karena mengidentifikasi organisasi poisisi yang menguntungkan dalam
lingkungannya, serta menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan
tersebut (McLeod, 2001). Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh
SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih
langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga
menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk
menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari
kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard,
2002) [4].
Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah
adanyamisi utama: Keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan
strategi bisnis adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan
pengguna; serta pendekatanutama berupa inovasi pengguna dan kombinasi
pengembangan bottom up dan analisa top down.
2.3 Ward and Peppard
Metodologi ini dimulai dari proses identifikasi kondisi investasi SI/TI di
masa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dan
menangkap peluang bisnis, serta fenomena guna meningkatkan keunggulan
kompetitif suatu organisasi karena mampu memanfaatkan SI/TI dengan
maksimal. Kurang bermanfaatnya investasi SI/TI bagi organisasi disebabkan
karena perencanaan strategis SI/TI yang lebih fokus ke teknologi, bukan
berdasarkan kebutuhan bisnis. Gambar 2, menunjukkan skema metodologi
perencanaan strategis SI/TI menurut Ward and Peppard.
Gambar 1. Model Strategis SI/TI [Ward and Peppard 2002[1]
Dilihat dari lingkungan bisnis dan kondisi SI/TI pada GKJ Plengkung,
penelitian ini akan menggunakan metode ward and peppard. Ada 4 langkah
awal dalam menggunakan metode ini 1). Analisis lingkungan bisnis internal
(internal Business Analysis), mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini,
sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai organisasi, 2). Analisis
lingkungan bisnis eksternal (Eksternal Business Analysis), yang mencakup
aspek ekonomi dan industri, 3). Analisis lingkungan SI/TI internal (internal
IS/IT Analysis), yang mencakup kondisi SI/TI organisasi saat ini, 4). Analisis
lingkungan SI/TI eksternal (External IS/IT Analysis), yang mencakup tren
teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI.Metode ini
memberikan dua sasaran utama dalam penerapan SI/TI, diantaranya: 1).
Memperbaiki kinerja dalam proses pengelolaan informasi; 2). Meningkatkan
efektivitas manajemen dalam kebutuhan informasi. Sasaran inilah yang
menjadi permasalahan pada GKJ Plengkung dan akan digunakan dalam
menghasilkan solusi strategi SI/TI yang selaran dengan strategi bisnis GKJ
Plengkung.
Faktor penting dalam proses perencanaan strategis SI/TI adalah
penggunaanmetodologi. Metodologi merupakan kumpulan dari metode,
teknik, dan tools yang digunakan untuk mengerjakan sesuatu. Tujuan dari
penggunaan metodologi dalam perencanaan strategis SI/TI adalah untuk
meminimalkan resiko kegagalan, memastikan keterlibatan semua pihak yang
berkepentingan serta meminimalkan ketergantungan individu, dan lebih
menekankan kepada proses dan sasaran yang ditentukan.
Pendekatan metodologi versi Ward and Peppard ini dimulai dari kondisi
investasi SI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi
dan menangkappeluang bisnis, serta fenomena meningkatkan keunggulan
kompetitif suatu organisasikarena mampu memanfaatkan SI dengan maksimal.
Kurang bermanfaatnya investasi SI bagi organisasi disebabkan karena
perencanaan strategis SI yang lebih fokus keteknologi, bukan berdasarkan
kebutuhan bisnis.
3. Metode Penelitian
Gambar 2. Tahapan Penelitian
Pada gambar 2 tahap penelitian dijelaskan sebagai berikut;
Penentuan Objek studi kasus
Pada penelitian ini objek studi kasus dilakukan di Gereja Kristen Jawa
Plengkung Magelang.
Studi literatur
Studi literatur dilakukan dengan cara mencari referensi teori Penelitian
terdahulu tentang Perencanaan Strategis dari jurnal-jurnal Strategi Sistem
Informasi/Teknologi Informasi.
Pengumpulan data dan wawancara
Pengumpulan data dan wawancara awal dilakukan pada bulan Mei 2018
dengan sumber Pnt. Sigit Adi Kusuma sebagai majelis pendamping ketua
komisi IT, Sdr. Ade Aliska Krisanto sebagai ketua komisi IT. Pengumpulan
data dan wawancara awal dilakukan guna menentukan permasalahan-
permasalahan yang ditemui GKJ Plengkung, kondisi sistem informasi dan
teknologi informasi yang ada di GKJ Plengkung serta struktur organisasi GKJ
Plengkung.
Analisis dan perencanaan SI/TI Ward and Peppard
Melakukan Analisis Lingkungan bisnis Internal dan Eksternal dengan
menggunakan metode Ward and Peppard. Analisis dilakukan dengan alat
analisis Ward and Peppard yaitu: PEST, SWOT, Value Chain.
Penyusunan kebutuhan dan solusi SI/TI
Penyusunan kebutuhan dan solusi SI/TI menggunakan McFarlan Strategic
grid dengan hasil Future Aplication.
Kesimpulan dan saran dari penelitian.
Memberikan kesimpulan dan saran mengenai hasil yang sudah di dapatkan
4. Pembahasan
4.1 Profil Organisasi
Gereja Kristen Jawa Plengkung Magelang merupakan organisasi non-
profit yang melayani masyarakat di bidang keagamaan. Gereja Kristen Jawa
Plengkung mempunyai beberapa aktivitas pelayanan ibadah yang ditujukan
bagi jemaatnya. Visi dan Misi Gereja Kristen Jawa Plengkung adalah sebagai
berikut:
1. Visi Gereja Kristen Jawa Plengkung:
Terwujudnya GKJ yang mandiri sebagai satu kesatuan tubuh, dan
menjadi saluran berkat.
2. Misi Gereja Kristen Jawa Plengkung:
a) Membangun sistem organisasi Gereja yang matang.
b) Mengembangkan interaksi/hubungan yang intens antarjemaat.
c) Mewujudkan gereja sebagai pusat dan sumber informasi.
d) Mewujudkan kemandirian gereja dalam teologi, daya dan dana.
e) Meningkatkan kualitas iman sehingga siap menghadapi tantangan
zaman.
f) Mengembangkan program peningkatan ekonomi jemaat.
g) Melakukan tindakan yang nyata sebagai pengejawantahan kasih
Allah.
Struktur Organisasi Gereja Plengkung dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3. Struktur Organisasi GKJ Plengkung
4.2 Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal menggunakan PEST
Analysis
PEST analisis terkait dengan pengaruh lingkungan bisnis. Analisis PEST
dilakukan guna mengidentifikasi kebutuhan bisnis organisasi untuk menjadi
perbandingan faktor lingkungan luar yang berpengaruh terhadap organisasi.
PEST membagi lingkungan dalam 4 (empat) area. Area tersebut adalah
politik, ekonomi, sosial dan teknologi. Berikut hasil analisis PEST pada
Gereja Kristen Jawa Plengkung.
a) Aspek Politik
Kebijakan pemerintah berupa peraturan undang-undang tentang
organisasi masyarakat yang menjadi pedoman Gereja memberikan pengaruh
langsung pada pelayanan yang dijalankan GKJ Plengkung.
b) Aspek Ekonomi
Dari sisi segi ekonomi, laju perkembangan perekonomian di GKJ
Plengkung mengalami perbaikan dengan adanya pertumbuhan warga jemaat
yang semakin tinggi disertai adanya kerjasama gereja dengan organisasi lain
dan bidang usaha luar yang dijalankan gereja.
c) Aspek Sosial
Sikap masyarakat dan warga jemaat yang terbuka terhadap bidang usaha
dan kegiatan yang dijalankan gereja dapat menjadikan pelayanan yang
berkualitas bagi masyarakat luar dan warga jemaat.
d) Aspek Teknologi
Perkembangan teknologi saat ini sudah semakin canggih. Selain sebagai
alat bantu kegiatan operasional, teknologi juga dapat diterapkan pada setiap
bidang pelayanan gereja. Adanya pemanfaatan teknologi informasi di dalam
gereja diharapkan dapat meningkatkan kualitas akan pelayanan dan kinerja
organisasi gereja.
4.3 Analisis Lingkungan Bisnis Internal dan Eksternal menggunakan