1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN PADA APOTEK EKA FARMA Meilinasari Susanto Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga Pendahuluan Seiring dengan perkembangan jaman, untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas usaha agar tetap dapat bertahan, salah satu upaya yang perlu dilakukan adalah memperbaharui sistem informasi yang berjalan di perusahaan dengan cara merancang sistem informasi. Dengan adanya sistem informasi yang baik dapat memberikan suatu informasi yang baik pula. Informasi dapat dikatakan berkualitas apabila informasi tersebut relevan, andal, lengkap, tepat waktu, dapat diverifikasi dan mudah dimengerti (Romney & Steinbart, 2006:12). Informasi merupakan suatu hal yang penting dalam kegiatan operasional suatu perusahaan karena informasi digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Apabila informasi yang tersedia tidak berkualitas dapat menimbulkan masalah dalam suatu perusahaan. Jadi informasi yang berkualitas sangatlah diperlukan untuk meminimalkan kesalahan dalam pengambilan keputusan.
96
Embed
Perancangan Sistem Informasi Siklus Pendapatan …...1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN PADA APOTEK EKA FARMA Meilinasari Susanto Fakultas Ekonomika
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN
PADA APOTEK EKA FARMA
Meilinasari Susanto
Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga
Pendahuluan
Seiring dengan perkembangan jaman, untuk meningkatkan efisiensi
dan efektivitas usaha agar tetap dapat bertahan, salah satu upaya yang perlu
dilakukan adalah memperbaharui sistem informasi yang berjalan di
perusahaan dengan cara merancang sistem informasi.
Dengan adanya sistem informasi yang baik dapat memberikan suatu
informasi yang baik pula. Informasi dapat dikatakan berkualitas apabila
informasi tersebut relevan, andal, lengkap, tepat waktu, dapat diverifikasi dan
mudah dimengerti (Romney & Steinbart, 2006:12). Informasi merupakan
suatu hal yang penting dalam kegiatan operasional suatu perusahaan karena
informasi digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Apabila
informasi yang tersedia tidak berkualitas dapat menimbulkan masalah dalam
suatu perusahaan. Jadi informasi yang berkualitas sangatlah diperlukan untuk
meminimalkan kesalahan dalam pengambilan keputusan.
2
Pada Sistem Informasi Akuntansi terdapat lima siklus (Romney &
Steinbart, 2006:29), yaitu siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus
penggajian, siklus produksi dan siklus keuangan. Pada penelitian ini hanya
menggunakan dua siklus yaitu siklus pendapatan dan siklus pengeluaran,
karena kedua siklus tersebut merupakan aktivitas utama pada Apotek Eka
Farma. Siklus pendapatan Apotek Eka Farma berasal dari penjualan obat-
obatan yang dilakukan secara tunai sedangkan siklus pengeluaran Apotek Eka
Farma dengan melakukan pembelian dan pembayaran atas obat-obatan secara
tunai dan kredit.
Dalam proses pencatatan suatu transaksi dapat dilakukan dengan dua
cara yaitu manual dan terkomputerisasi. Pada Apotek Eka Farma proses
pencatatan transaksi yang terjadi pada siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran masih secara manual. Selama ini tidak setiap transaksi penjualan
obat dicatat pada nota, hal ini yang mengakibatkan tidak lengkapnya
pencatatan transaksi pada buku penjualan. Oleh karena itu laporan data
transaksi penjualan tidak sesuai dengan data obat laku terjual yang membuat
tidak terdeteksinya stok obat-obatan yang telah habis. Sama halnya dengan
transaksi pembelian obat kepada supplier, masih dicatat pada buku pembelian
dan tidak diarsipkan secara teratur. Hal tersebut akan berdampak pada
pembuatan rekapitulasi laporan bulanan. Pada saat akan melakukan
rekapitulasi data penjualan, apabila proses pencatatan dilakukan secara
manual maka Apotek Eka Farma harus mengumpulkan data penjualan pada
buku penjualan terlebih dahulu dan kemudian baru diserahkan ke bagian
3
administrasi keuangan. Dengan sistem manual yang sekarang berjalan pada
Apotek Eka Farma memungkinkan tidak lengkapnya informasi yang
diperoleh dan informasi yang dihasilkan membutuhkan waktu yang lama
sehingga mengakibatkan tidak efisiennya kinerja perusahaan. Oleh sebab itu
sistem pencatatan terkomputerisasi digunakan untuk memberikan pelayanan
yang cepat dan tepat, serta untuk memperoleh informasi yang baik,
meminimalkan kesalahan dalam pengambilan keputusan dan untuk
menghemat waktu.
Berdasarkan penjelasan yang telah diuraikan diatas, maka pada
penelitian ini mengambil objek penelitian yaitu pada Apotek Eka Farma
dengan merancangkan sistem informasi siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran.
Masalah Penelitian
Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam
penelitian ini adalah Apotek Eka Farma yang ingin mengubah sistem
pencatatan dari manual menjadi terkomputerisai. Dengan demikian rumusan
masalah dalam penelitian ini adalah Merancang Sistem Informasi Siklus
Pendapatan dan Siklus Pengeluaran.
Persoalan Penelitian
Berdasarkan latar belakang masalah dan masalah penelitian, maka
persoalan penelitian pada penelitian ini adalah bagaimana Perancangan
Sistem Informasi Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran pada Apotek Eka
Farma dengan menggunakan Microsoft Access 2007?
4
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk membuat suatu
rancangan perbaikan sistem informasi siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran yang baik dan sesuai pada Apotek Eka Farma.
Dari hasil penelitian ini dapat memberikan kemudahan bagi pemilik
Apotek Eka Farma dalam melakukan pencatatan dan pengolahan data secara
terkomputerisasi agar dapat menghasilkan suatu informasi yang baik.
Kajian Teori
Perancangan Sistem Informasi
Perancangan adalah mendesain atau menggambar sesuatu terdiri dari
input, proses, dan output dengan menggunakan kumpulan elemen-elemen atau
subsistem-subsistem yang saling berhubungan untuk menghasilkan suatu
kegunaan yang penting bagi penerimanya atau pemakainya sebagai dasar dalam
mengambil keputusan untuk masa yang akan datang (Jogiyanto, 2001). Menurut
Indra (2004), Perancangan adalah mendesain atau menggambar sesuatu terdiri
dari input, proses dan output.
Sistem Informasi (Krismiaji, 2005) adalah cara-cara yang diorganisasi
untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah dan menyimpan data dan cara-
cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan
melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat
mencapai tujuan yang ditetapkan. Sistem Informasi merupakan kumpulan elemen
5
yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk
mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan, serta mendistribusikan
informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan (Jogiyanto, 2001).
Perancangan Sistem Informasi adalah mendesain atau menggambarkan
kumpulan elemen yang saling berhubungan satu dengan yang lain. Hubungan
antar elemen tersebut terdiri dari empat tahap dalam pemrosesan data atau
transaksi ( Romney & Steibart, 2006:30), yaitu:
1. Input data
Input data merupakan suatu proses memasukkan data ke dalam komputer
dan data tersebut diperoleh dari dokumen yang sudah tersedia di
perusahaan.
2. Pemrosesan data
Pemrosesan data adalah aktifitas mentransformasikan input menjadi output
atau dengan kata lain mengubah data menjadi informasi.
3. Penyimpanan data
Suatu proses di mana data atau transaksi yang sudah diolah di simpan agar
dapat akses dengan mudah dan efisien
4. Output
Dari data atau transaksi yang sudah diproses dan disimpan, maka akan
mendapatkan suatu output yang berupa informasi yang akan dipakai
sebagai dasar dalam pengambilan suatu keputusan.
Menurut Romney & Steinbart (2006:3), Sistem Informasi memenuhi
tiga fungsi penting dalam organisasi, yaitu:
6
a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang
dilaksanankan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh
aktivitas-aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai dan
pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-
hal yang terjadi.
b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen
untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan.
c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset
organisasi, termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data
tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal.
Dalam suatu perancangan sistem informasi sangat diperlukan adanya
informasi yang baik. Karena informasi merupakan sumber daya organisasi
yang sangat penting. Informasi akuntansi berguna untuk mengambil suatu
keputusan untuk mencapai tujuan dari suatu sistem tersebut.
Karakteristik Informasi yang baik (Romney & Steinbart, 2006:12),
yaitu:
- Relevan
Informasi yang relevan jika mengurangi ketidakpastian, memperbaiki
kemampuan pengambil keputusan untuk membuat prediksi,
mengkonfirmasikan atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya.
7
- Andal
Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan
secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas diorganisasi
- Lengkap
Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting
dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas
yang diukurnya
- Tepat waktu
Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk
memungkinkan pengabilan keputusan menggunakanya dalam
membuat keputusan
- Dapat dipahami
Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat
dipakai dan jelas
- Dapat diverifikasi
Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang
baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan
menghasilkan informasi yang sama.
Sebagian besar perusahaan melakukan banyak transaksi serupa dan
berulang-ulang. Transaksi-transaksi tersebut dapat dikelompokkan menjadi
lima siklus dimana tiap siklus merupakan sebuah subsistem dasar dalam
sistem informasi akuntansi ( Romney & Steinbart, 2006).
8
- Siklus Pendapatan mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan
dalam bentuk uang tunai.
- Siklus Pengeluaran mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran
dalam bentuk uang tunai.
- Siklus Produksi mencakup kegiatan mengubah bahan mentah menjadi
produk jadi.
- Siklus penggajian sumber daya manusia mencakup kegiatan
mengontrak dan menggaji pegawai.
- Siklus keuangan mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari
investor dan kreditor dan membayar mereka kembali.
Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi
secara berulang dan kegiatan pengolahan informasi, yang berhubungan
dengan penyerahan barang dan jasa kepada pelanggan dan penerimaan
pembayaran kas dari penyerahan barang dan jasa tersebut (Krismiaji,
2005:269). Menurut Romney & Steinbart (2006:472), siklus pendapatan
adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan pemrosesan informasi terkait,
yang berhubungan dengan menyediakan barang dan pelayanan ke pelanggan
dan menagih uang pembayaran untuk penjualan tersebut.
Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang
tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Pada siklus
9
pendapatan mencatat empat aktivitas dasar bisnis (Romney & Steinbart,
2006), yaitu:
1. Entitas Pesanan penjualan
Dalam proses melakukan pesanan penjualan mencakup tiga tahap,
yaitu: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui
kredit pelanggan serta memeriksa ketersediaan persediaan.
2. Pengiriman barang atau jasa kepada pelanggan
Proses pengiriman ada dua tahap yaitu mengambil dan mengepak
pesanan dan mengirim pesanan. Yang melakukan aktivitas tersebut
adalah departemen bagian pergudangan dan pengiriman.
3. Penagihan dan piutang usaha
Penagihan dan pembaharuan piutang usaha sebagai proses terpisah
dan dalam praktiknya keduanya dilakukan oleh dua fungsi yang
terpisah dalam departemen akuntansi. Dokumen yang dibuat dalam
proses penagihan adalah faktur penjualan.
4. Penerimaan kas dari pembeli
Penerimaan dari penjualan tunai akan dicatat oleh bagian penerimaan
kas sedangkan penjualan kredit akan dicatat sebagai piutang, yang
melakukan aktivitas ini adalah bagian kasir.
10
Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran merupakan serangkaian kegiatan bisnis dan
kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan
pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli (Krismiaji, 2005:319).
Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2006:9), Siklus pengeluaran
merupakan kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari
entitas lain serta pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan
jasa tersebut.
Sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran sangat penting dalam
perusahaan karena dengan adanya sistem yang berjalan dalam perusahaan
maka perusahaan dapat mengawasi arus pengeluaran yang terjadi sehingga
pengeluaran perusahaan lebih terkendali. Selain itu menurut Romney dan
Steinbart (2006), siklus pengeluaran juga bertujuan untuk meminimalkan
biaya total, memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan dan
berbagai layanan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi.
Pada dasarnya terdapat tiga aktvitas dasar bisnis dalam siklus
pengeluaran (Romney dan Steinbart, 2006), yaitu:
1. Pemesanan barang
Aktivitas utama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan
dan perlengkapan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah awal ini
adalah mengidentifikasikan apa, kapan, dan berapa banyak barang yang
akan dibeli, seperti juga mengidentifikasikan dari pemasok mana akan
dibeli.
11
2. Menerima dan menyimpan barang
Aktivitas bisnis kedua adalah penerimaan dan penyimpanan barang
yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk menerima
kiriman dari pemasok. Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung
jawab utama, yaitu: memutuskan apakah akan menerima kiriman dan dan
memverifikasi jumlah serta kualitas barang yang dikirim. Keputusan
pertama dibuat berdasarkan informasi yang diberikan oleh fungsi
pembelian. Keputusan ini sangat penting karena penerimaan barang yang
tidak dipesan akan mengakibatkan terbuangnya waktu dan ruang dalam
menangani serta menyimpan barang-barang tersebut hingga dapat
dikembalikan. Memverfikasi jumlah barang yang dikirim merupakan hal
yang penting untuk memastikan bahwa perusahaan hanya membayar
barang-barang yang benar-benar diterima dan bahwa catatan persediaan
diperbaharui dengan akurat.
3. Membayar barang dan layanan
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui
nota penjualan dari vendor untuk pembayaran, kasir yang bertanggung
jawab untuk melakukan pembayaran.
ERD ( Entity Relationship Diagram )
Rangkaian elemen yang saling berhubungan satu dengan yang lain
kemudian dirangkai dengan menggunakan pendekatan ERD (Entity Relationship
Diagram). ERD merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema
12
database. Disebut ERD karena diagram tersebut menunjukkan berbagai entitas
yang dimodelkan, serta hubungan antar entitas tersebut (Romney & Steinbart,
2006:134). Sebuah ERD secara grafis menggambarkan isi sebuah database.
Diagram ini menunjukkan berbagai entitas yang terlibat dan pola hubungan antar
entitas (Krismiaji, 2005:146). Yang dimaksud dengan entitas adalah sebuah objek
yang digunakan untuk mengumpulkan data. Dengan demikian resources, event,
dan agent yang terlibat dalam model data REA semuanya termasuk dalam
pengertian entitas. ERD menggambarkan entitas dengan sebuah kotak dan
hubungan antar entitas digambarkan dengan anak panah dan diamon.
Ada tiga jenis kardinalitas yang menunjukkan hubungan antar entitas,
yaitu:
a. Hubungan satu-ke-satu ( one-to-one relationship) (1:1)
Terjadi saat kardinalitas maksimum untuk setiap entitas dalam hubungannya
adalah 1
b. Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many relationship) (1:N)
Terjadi saat kardinalitas maksimum dari suatu entitas dalam hubungannya
adalah 1 dan kardinalitas maksimum entitas lainnya dalam hubungan tersebut
adalah N
c. Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many relationship) (N:M)
Terjadi saat kardinalitas maksimum kedua entitas dalam suatu hubungan
adalah N.
13
Metode Penelitian
Satuan Analisis dan Satuan Pengamatan
Satuan analisis pada penelitian ini adalah sistem informasi siklus
pendapatan dan siklus pengeluaran pada Apotek Eka Farma yang beralamat
di JL. Kediri 62 Wates, Kabupaten Kediri-Jawa Timur. Sedangkan satuan
pengamatan dalam penelitian ini adalah pemilik, bagian keuangan, bagian
pembelian dan bagian penjualan pada Apotek Eka Farma.
Batasan peneliti pada penelitian ini hanya melakukan penelitian pada
siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang terjadi pada Apotek Eka
Farma yaitu pada transaksi penjualan dan transaksi pembelian dimana
informasi data yang diperoleh hanya pada transaksi penjualan dan transaksi
pembelian atas obat saja, tidak termasuk barang dagang yang lain.
Jenis dan Sumber data
Pada penelitian ini jenis data yang digunakan adalah data primer dan
data sekunder. Data primer berupa informasi tentang gambaran perusahaan
dan penjelasan tentang aktivitas-aktivitas yang terjadi khususnya aktivitas
yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Sedangkan
data sekunder berupa dokumen-dokumen yang tersedia di apotek seperti nota,
catatan, dokumen-dokumen yang terkait dengan siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran. Sumber data diperoleh langsung dari karyawan dan pemilik
Apotek Eka farma yang bernama Vitarani Puspita Devi.
14
Metode Pengumpulan Data
Data primer diperoleh dengan wawancara kepada pemilik dan
karyawan Apotek Eka Farma, sedangkan data sekunder diperoleh dari
dokumen-dokumen yang tersedia pada Apotek Eka Farma. Alat yang
digunakan pada penelitian ini adalah Microsoft Access 2007. Menggunakan
Microsoft Access 2007 karena kemudahannya dalam pengolahan berbagai
jenis database serta hasil akhir berupa laporan dengan tampilan dengan desain
yang lebih menarik.
Teknik Analisis dan Langkah Penelitian
Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik
analisis deskriptif kualitatif. Langkah-langkah penelitian yang dilakukan
dalam penelitian ini adalah:
1. Mengumpulkan data-data dari Apotek Eka Farma yang berhubungan