SIKLUS PENDAPATAN: Penjualan dan Penerimaan Kas
SIKLUS PENDAPATAN:Penjualan dan Penerimaan Kas
Siklus Pendapatan
• Siklus pendapatan adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi yang berhubungan dengan: – Penjualan barang dan jasa kepada pera pelanggan– Penerimaan kas dari penjualan tersebut
• Pertukaran informasi eksternal pokok adalah dengan para pelanggan.
PERTUKARAN INFORMASI
Gambar 11.1. Siklus Pendapatan
Penjajagan Setoran Order Pembayaran Penjualan BL BL Respon Komisi Faktur Informasi BTUD Informasi BTUD Produksi dan Pembelian Keterangan: BL = Bill of Lading BTUD = Barang yang tersedia untuk dijual
Siklus
Pendapatan Pengangkut Pembeli
Siklus Pengeluaran
Sistem Produksi
Sistem Penggajian
Siklus Pembukuan & pelaporan
Bank
• Tujuan utama siklus pendapatan: – Memberikan produk yang tepat pada tempat yang tepat
pada saat yang tepat pada harga yang tepat.
PENGANTAR
• Keputusan yang harus dibuat:– Haruskah perusahaan meng-customize produk?– Berapa banyak barang yang harus di angkut dan ke
mana? – Bagaimana cara mengirimkan produk?– Berapa harga yang harus ditetapkan?– Perlukan menyediakan fasilitas kredit? Jika ya, berapa
banyak dan apa syaratnya? – Bagaimana cara memproses pembayaran untuk
memaksimumkan arus kas?
• Transaksi lain dalam siklus pendapatan mencakup:
• Menangani inkuiri pelanggan • Menerima order pelanggan
(sales Order Entry)• Menyetujui kredit• Mengecek ketersediaan brg• Membuat back-order• Mengambil dan mengepak
barang• Mengirim barang (Shipping)• Menagih pelanggan (billing)
• Meng-update catatan penjualan dan piutang (+)
• Menerima pelunasan piutang (cash collection)
• Mengupdate catatan piutang• Menangani retur, diskon, dan
kerugian piutang• Menyusun laporan manajemen• Mengirim informasi ke siklus
lain
Note that the last activity in any cycle is to send information to other cycles.
SIKLUS BISNIS (PERUSAHAAN)
AKTIVITAS BISNIS DALAM SIKLUS PENDAPATAN
• Empat aktivitas bisnis yang dilaksanakan dalam siklus pendapatan: – Sales order entry– Shipping– Billing– Cash collection
AKTIVITAS BISNIS DALAM SIKLUS PENDAPATAN
• Empat aktivitas bisnis yang dilaksanakan dalam siklus pendapatan:– Sales order entry– Shipping– Billing– Cash collection
Inquiry
Respon Order PenjualanOrder Order Penjualan
Order PenjualanPersediaan Pelanggan
Packing Slip Packing SlipPelanggan Pengirim
Bill of Lading Bill of Lading
Bill of LadingInvoice
PenjualanSetoran Kas Masuk
BankLap. Bank Pelanggan
2.0Shipping
1.0S.O
Entry
4.0Cash
Collection
3.0Billing
SALES ORDER ENTRY
• Sales order entry dilaksanakan oleh departemen order penjualan.
• Departemen order penjualan bertanggung jawab kepada Manajer Pemasaran.
• Langkah-langkah dalam memproses order penjualan:– Menerima order pelanggan– Memeriksa status/catatan kredit pelanggan– Memeriksa ketersediaan barang– Merespon inquiry pelanggan
1.1Menerima
OrderPelanggan
Pengiriman
1.2SetujuiKredit
1.3Periksa Ketersd.
Brg
Billing Gudang Pembelian
1.4Respon Inquiry.
Pelanggan
Order Penj.
Pelanggan
Persediaan
Order Pelanggan
Order yang ditolakAcknowledgment
Order
SetujuiOrder
Back OrderPickingList
OrderPenj.
OrderPenj.
Inqu
iry
Resp
on DFD untukSales Order Entry
SALES ORDER ENTRY
• Sales order entry dilaksanakan oleh departemen order penjualan.
• Departemen order penjualan bertanggung jawab kepada Manajer Pemasaran.
• Langkah-langkah dalam memproses order penjualan:– Menerima order pelanggan– Memeriksa status/catatan kredit pelanggan– Memeriksa ketersediaan barang– Merespon inquiry pelanggan
SALES ORDER ENTRY
• Menerima order pelanggan– Data order diterima dalam bentuk dokumen order
penjualan yang dibuat dan diterima: • Di toko• Melalui pos• Melalui telepon• Melalui website• Melalui petugas penjualan di lapangan
SALES ORDER ENTRY
• Order penjualan (dokumen kertas atau elektronik) menunjukkan:– Jenis barang yang dipesan– Kuantitas – Harga – Petugas penjualan
SALES ORDER ENTRY
• Pemanfaatan TI untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas:– Order yang dimasukkan secara online dapat ditelusur
secara langsung ke gudang untuk keperluan pengambilan dan pengiriman barang.
SALES ORDER ENTRY
– Electronic data interchange (EDI) dapat digunakan untuk mengkoneksi perusahaan secara langsung dengan para pelanggan untuk menerima order atau bahkan mengelola persediaan pelanggan.
– Email dan instant messaging digunakan untuk memberitahu staff penjualan mengenai perubahan harga dan promosi.
– Laptops dan handheld devices dapat melengkapi staff penjualan dengan kemampuan presentasi, data harga, data pemasaran, data teknik, dll.
SALES ORDER ENTRY
• Salah satu tujuan SIA adalah untuk menjamin akurasi dan daya andal data yang dikumpulkan. Dalam kaitannya dengan data order penjualan, perusahaan harus melaksanakan edit checks sebagai berikut:– Validity checks kode pelanggan dan kode barang– Completeness test untuk memastikan seluruh informasi yang
diperlukan telah terkumpul. – Reasonableness tests membandingkan kuantitas dipesan
dengan riwayat penjualan masa lalu.
SALES ORDER ENTRY
• Sales order entry dilaksanakan oleh departemen order penjualan.
• Departemen order penjualan bertanggung jawab kepada Manajer Pemasaran.
• Langkah-langkah dalam memproses order penjualan:– Menerima order pelanggan– Memeriksa status/catatan kredit pelanggan– Memeriksa ketersediaan barang– Merespon inquiry pelanggan
SALES ORDER ENTRY
• Penjualan kredit harus disetujui sebelum diproses lebih lanjut.
• Ada dua jenis otorisasi kredit:– Otorisasi umum
• Untuk pelanggan lama di bawah batas kredit yang tidak memiliki tunggakan.
• Batas kredit bervariasi untuk setiap pelanggan tergantung riwayat kredit dan kemampuan melunasi.
• Otorisasi umum mencakup pengecekan master file pelanggan untuk memverifikasi rekening dan status.
SALES ORDER ENTRY
• Penjualan kredit harus disetujui sebelum diproses lebih lanjut.
• Ada dua jenis otorisasi kredit:– Otorisasi umum– Otorisasi khusus
• Untuk pelanggan:– Baru – Memiliki saldo menunggak – Memesan melebihi batas kredit
• Otorisasi khusus diberikan oleh manajer kredit
SALES ORDER ENTRY
• Pemanfaatan TI untuk memperbaiki proses– Pengecekan otomatis saldo dan batas kredit– Email ke manajer kredit untuk rekening yang
memerlukan otorisasi khusus.
SALES ORDER ENTRY
• Sales order entry dilaksanakan oleh departemen order penjualan.
• Departemen order penjualan bertanggung jawab kepada Manajer Pemasaran.
• Langkah-langkah dalam memproses order penjualan:– Menerima order pelanggan– Memeriksa status/catatan kredit pelanggan– Memeriksa ketersediaan barang– Merespon inquiry pelanggan
SALES ORDER ENTRY
• Jika order telah diterima dan kredit pelanggan telah disetujui, tahap berikutnya adalah memastikan bahwa barang yang tersedia cukup untuk memenuhi order dan memberitahu pelanggan tentang tanggal pengiriman.
• Petugas penjualan dapat mengacu pada tayangan di layar yang menyajikan:– Quantity on hand– Quantity already committed to others– Quantity on order
SALES ORDER ENTRY
• Jika tersedia cukup barang untuk memenuhi pesanan: – Selesaikan order penjualan– Update field quantity available di file inventory – Beri informasi tentang adanya penjualan ke
departemen-departemen sebagai berikut:• Pengiriman • Persediaan (gudang)• Penagihan (Billing)
– Kirim pemberitahuan (acknowledgment) ke pelanggan
SALES ORDER ENTRY
• Jika barang yang tersedia tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan, beri status back order.– Untuk perusahaan manufaktur, beritahu departemen
produksi agar memproduksi lebih banyak.– Untuk perusahaan dagang, beritahu departemen
pembelian untuk membeli lebih banyak.
SALES ORDER ENTRY
• Perusahaan harus memiliki catatan persediaan yang akurat, sehingga para pelanggan dapat diinformasikan secara akurat status ordernya. – Mengharuskan entry data yang hati-hati dalam
memproses penjualan dan pengiriman.
SALES ORDER ENTRY
• Sales order entry dilaksanakan oleh departemen order penjualan.
• Departemen order penjualan bertanggung jawab kepada Manajer Pemasaran.
• Langkah-langkah dalam memproses order penjualan:– Menerima order pelanggan– Memeriksa status/catatan kredit pelanggan– Memeriksa ketersediaan barang– Merespon inquiry pelanggan
SALES ORDER ENTRY
• Merespon inquiry pelanggan merupakan langkah lain dalam proses sales order entry:– Bisa terjadi sebelum atau setelah order terjadi– Kualitas layanan pelanggan memegang peranan yang
sangat penting bagi keberhasilan perusahaan.
Gambar 11.10 – Prosedur Pemrosesan pesanan Staff Penjualan Departemen Penjualan Departemen Pengolahan Data
Menerima
Order
Order
Order
Membuat Batch total
Order (50 data)
Batch total
Entri data
Order
Batch Total
A
Banding-kan
D
A
Program Edit File Induk
Pelanggan
File Induk Persediaan
Order (teredit)
Batch Total
A Program
Penggabung
Order (gabungan)
Proses Order Penjualan
File Induk Persediaan
File Induk Pelanggan
Back Order
Laporan Penolakan
Kredit
Tiket Pengambilan
Barang
Manajer Kredit
Bagian Gudang
Order Penjuala
n
4
3
2
Order 1 Penjualan
Penagihan Pelanggan Pengiriman
REVENUE CYCLE BUSINESS ACTIVITIES
• Empat aktivitas bisnis yang dilaksanakan dalam siklus pendapatan:– Sales order entry– Shipping– Billing– Cash collection
SHIPPING
• Proses pengiriman terdiri atas 2 langkah– Menyiapkan dan membungkus barang– Mengirim barang
• Bagian gudang yang menyiapkan barang• Departemen pengiriman yang membungkus dan mengirimkan
barang• Kedua tugas tersebut termasuk dalam fungsi penyimpanan
(penjagaan) aset dan bertanggung jawab ke departemen produksi.
2.1Pick &Pack
Order Penj.
2.2MengirimBarang
SalesOrderEntry
Pengiriman
Pengangkut
Persediaan
PengirimanBilling &Accts.Rec.
Picking List
Barang &PackingList
Goods,Packing Slip,& Bill of Lading
Bill ofLading &Packing Slip
OrderPenjualan
SHIPPING
• Proses pengiriman terdiri atas 2 langkah– Menyiapkan dan membungkus barang– Mengirim barang
• Bagian gudang yang menyiapkan barang• Departemen pengiriman yang membungkus dan mengirimkan
barang• Kedua tugas tersebut termasuk dalam fungsi penyimpanan
(penjagaan) aset dan bertanggung jawab ke departemen produksi.
SHIPPING
• Departemen pengiriman membandingkan kuantitas berikut: – Hasil perhitungan fisik – Kuantitas pada picking ticket– Kuantitas pada order penjualan
• Selisih akan muncul jika:– Jenis barang tertentu tidak disimpan dalam lokasi yang
seharusnya. – Catatan persediaan perpetual tidak akurat.
• Jika ada selisih, beri status back order.
SHIPPING
• Karyawan mencatat online:– Nomor order penjualan– Nomor barang yang dipesan– Kuantitas yang dikirimkan
• Proses ini:– Meng-update field kuantitas persediaan dalam file induk
persediaan – Menghasilkan packing slip
• Packing slip berisi daftar jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan.
SHIPPING
• Karyawan mencatat online:– Nomor order penjualan– Nomor barang yang dipesan– Kuantitas yang dikirimkan
• Proses ini:– Meng-update field kuantitas persediaan dalam file induk
persediaan – Menghasilkan packing slip– Menghasilkan beberapa lembar bill of lading
• Bill of lading adalah kontrak legal yang menetapkan tanggung jawab barang dalam perjalanan
• Berisi informasi:– Pengirim – Asal barang– Tujuan pengiriman– Instruksi khusus pengiriman– Siapa yang harus membayar biaya kirim
SHIPPING
• Pengiriman barang disertai dengan:– Packing slip– Tembusan bill of lading– Tagihan biaya pengiriman
• (kadang-kadang bill of lading didobel, salah satunya sebagai tagihan)
• Tembusan lain dari bill of lading?– Satu lembar diarsipkan oleh bagian pengiriman untuk mengamati
dan mengkonfirmasi pengiriman – Satu lembar dikirimkan ke bagian penagihan untuk membuat
faktur (invoice)– Satu lembar disimpan oleh pengirim
SHIPPING
• Keputusan memilih metoda pengiriman: – Sebagian perusahaan menggunakan truk milik sendiri– Sebagian menyerahkannya ke perusahaan pengiriman
• Mengurangi biaya• Memungkinkan perusahaan fokus ke bisnis inti
– Pemilihan best carrier mengharuskan perusahaan mengumpulkan dan memantau data kinerja perusahaan pengiriman berupa:
• Pengiriman tepat waktu• Kondisi barang yang dikirim
SHIPPING
• Keputusan lain berhubungan dengan lokasi pusat distribusi– Sebagian pelanggan menginginkan pemasok untuk
mengirimkan barang hanya jika dibutuhkan – Program logistik dapat digunakan untuk membantu
mengidentifikasi lokasi optimal:• Meminimumkan jumlah barang yang diangkut• Memenuhi kebutuhan pelanggan• Membantu mengoptimalkan penggunaan kendaraan
pengangkut
Gambar 11.12 – Prosedur Pengiriman
Departemen Pengiriman Departemen Pengolahan Data
Penjualan Gudang
3 Order
Penjualan
N Hitung
barang dan bandingkan
Entri Data
4
Order Pen
Pelanggan N
Edit data Dan Cetak Dokumen
Pengiriman
File Induk Persediaan
File Pengiriman
4
3
2
1 Bill of Lading
A
A Pengirim
Penagihan
Tiket Pengambilan
Barang
Order 3 Penjualan (slip pengepakan)
Tiket Pengambilan
Barang
3 Bill of Lading
REVENUE CYCLE BUSINESS ACTIVITIES
• Empat aktivitas bisnis yang dilaksanakan dalam siklus pendapatan:– Sales order entry– Shipping– Billing– Cash collection
BILLING
• Aktivitas ketiga adalah menagih pelanggan.• Mencakup 2 sub-aktivitas :
– Pembuatan faktur (invoice)– Meng-update piutang dagang
3.1Penagihan
Pelanggan
3.2PiutangDagang
PenangananOrder
Penagihan dan
Piutang Dagang
PelangganPenjualan
Sistem BBdan
Pelaporan
Pengiriman
BagianSurat Masuk
Order Penjualan
Penjualan
Packing Slip &
Bill of Lading
Faktur
Monthly Statements
RemittanceList
BILLING
• Aktivitas ketiga adalah menagih pelanggan.• Mencakup 2 sub-aktivitas :
– Pembuatan faktur (invoice)– Meng-update piutang dagang
BILLING
• Penting: pembuatan faktur harus akurat dan tepat waktu.
• Billing adalah aktivitas pemrosesan informasi dan peringkasan informasi dari aktivitas pemrosesan order dan pengiriman
• Informasi yang diperukan berasal dari:– Departemen Pengiriman berupa jenis dan kuantitas barang
yang dikirmkan– Penjualan berupa harga dan termin penjualan lainnya.
BILLING
• Dokumen yang dihasilkan adalah faktur penjualan. Faktur memberitahu pelanggan tentang:– Jumlah yang harus dibayar– Kapan pembayaran dilakukan
• Faktur dikirimkan/diterima:– Dalam bentuk dokumen kertas– Melalui EDI
• Banyak digunakan saat ini• Lebih cepat dan lebih murah dibanding pos biasa
Nomor Faktur
34567
FAKTUR
PT Intan Perkasa Jl Indragiri No 44
Sleman, DIY 55283 Dijual Kepada:
_____________________________________________________________________________________________
Dikirim ke: ________________________________________________________________________________________________
No. Order Pelanggan
No. Order Penjualan
Tanggal Dikirim
Dikirim Melalui
F.O.B. Termin Petugas Penjualan
Kuantitas
Kode Barang
Nama Barang
Harga per unit
Total Harga
Bayarlah Sejumlah ini
Terima Kasih!
BILLING
• Jika pembeli dan penjual memiliki sistem online yang akurat:– Proses penagihan bisa di-skip
• Penjual mengirim sebuah email ketika barang dikirimkan• Pembeli mengirimkan pemberitahuan jika barang sudah diterima• Pembeli secara otomatis mengrimkan pembayaran dalam beberapa
hari tertentu setelah menerima barang
– Dapat menghemat biaya dalam jumlah besar
3.1Penagihan
Pelanggan
3.2PiutangDagang
PenangananOrder
PelangganPenjualan
Sistem BBdan
Pelaporan
Pengiriman
BagianSurat Masuk
Order Penjualan
Penjualan
Packing Slip &
Bill of Lading
Faktur
Monthly Statements
RemittanceList
BILLING
• Aktivitas ketiga adalah menagih pelanggan.• Mencakup 2 sub-aktivitas :
– Pembuatan faktur (invoice)– Meng-Update piutang dagang
BILLING
• Fungsi (bagian) piutang dagang bertanggung jawab kepada controller
• Tugas utama fungsi piutang– Mendebit rekening piutang sebesar jumlah yang ditagihkan– Mengkredit rekening piutang sebesar pelunasannya
• Cara penyelenggaraan rekening piutang:– Metoda faktur terbuka (open-invoice method)– Metoda saldo terkini (balance forward method)
BILLING
• OPEN-INVOICE METHOD:– Pelanggan membayar per faktur – Dua lembar faktur dikirimkan kepada pelanggan
• Pelanggan diminta mengembalikan satu lembar faktur ketika membayar
• Bagian ini disebut turnaround document dan diperlakukan sebagai bukti kas masuk (remittance advice)
– Keuntungan metoda ini:• Kondusif untuk menawarkan diskon bagi pembayaran lebih awal. • Arus penerimaan kas menjadi lebih seragam
– Kelemahan metoda ini:• Lebih kompleks
BILLING
• BALANCE FORWARD METHOD:– Pelanggan membayar sesuai dengan jumlah yang
tercantum dalam laporan bulanan (monthly statement), yaitu total piutang per akhir bulan tertentu.
– Monthly statement berisi transaksi sejak laporan terakhir dan total saldo piutang
• Bagian yang bisa disobek berisi informasi tercetak tentang nama pelanggan, nomor pelanggan, dan saldo
• Pelanggan diminta untuk mengembalikan bagian tersebut (stub), sebagai remittance advice
November 2001 LAPORAN BULANAN
PT Intan Perkasa Jl Indragiri No 44
Sleman, DIY 55283
___________________________________
___________________________________
___________________________________
Nomor Faktur
Tanggal
Belum Jatuh Tempo
Menunggak 1 – 30 hari
Menunggak 31 – 60
hari
Menunggak 61 – 90
hari
Menunggak lebih dari 90 hari
Jumlah Total Saldo Piutang
BILLING
– Keuntungan balance-forward method:• Lebih efisien dan mengurangi biaya karena perusahaan tidak perlu
menagih setiap terjadinya transaksi• Lebih nyaman bagi pelanggan karena hanya perlu membayar sekali
saja pada akhir bulan
BILLING
• Cycle billing umumnya digunakan dalam balance-forward method– Monthly statements dibuat untuk sekelompok pelanggan
dalam waktu yang berbeda.• CONTOH: menagih pelanggan dengan skedul sebagai berikut:
– Minggu pertama — Huruf pertama nama pelanggan A-F– Minggu ke dua — Huruf pertama nama pelanggan G-M– Minggu ke tiga — Huruf pertama nama pelanggan N-S– Minggu ke empat — Huruf pertama nama pelanggan T-Z
BILLING
• Keuntungan cycle billing:– Menyebar di sepanjang bulan cash flow– Meratakan beban kerja – Menyebar beban komputer dalam mencetak tagihan
BILLING
• Prosedur khusus: Penyesuaian rekening dan penghapusan piutang.– Penyesuaian ke rekening pelanggan diperlukan untuk
transaksi:• Retur• Potongan (allowance)• Penghapusan (write-off)
– Penyesuaian ini ditangani oleh manajer kredit
BILLING
• Jika ada retur, manajer kredit:– Menerima konfirmasi dari bagian penerimaan barang
bahwa barang benar-benar dikembalikan ke gudang– Membuat memo kredit (credit memo) yang
mengotorisasi pengkreditan ke rekening pelanggan • Jika barang yang dijual agak rusak dan pelanggan
setuju untuk tidak mengembalikannya namun menerima pengurangan harga– Manajer kredit membuat memo kredit (credit memo)
yang mengotorisasi pengkreditan
11121 Memo Kredit
PT Intan Perkasa Sleman, DIY 55283
Kredit ke:
_________________________________________________________________________________________________________
Tanggal: __________________ Penjual: __________________
Untuk Faktur Nomor
Tanggal
No. Order Pelanggan:
Kuantitas
Kode Barang
Nama Barang
Harga
Total
Alasan pengkreditan:
Diterima oleh:
Diotorisasi oleh:
Kami Mengkredit Rekening Saudara Sebesar
BILLING
• Distribusi memo kredit:– Satu lembar ke bagian piutang untuk menyesuaikan
rekening piutang – Satu lembar dikirimkan ke pelanggan
• Jika upaya untuk menagih berulangkali gagal, maka manajer kredit akan menerbitkan memo kredit untuk menghapus piutang:– Tidak ada pengiriman tembusan memo kredit ini ke
pelanggan
BILLING
Perspektif pengendalian intern:• Pembuatan memo kredit oleh manajer kredit
menunjukkan ada pemisahan tugas yang baik antara:– Fungsi otorisasi transaksi (write-off)– Pencatatan transaksi
• Kecurangan yang bisa ditanggulangi:– Penghapusan piutang kepada orang terdekat yang
dilakukan oleh karyawan perusahaan.
Departemen Penagihan Departemen Pengolahan Data
Penjualan Pengiriman
1 Order
Penjualan
N Cocokkan dan ban-dingkan
Entri Data
Order 1 Penjualan
Pelanggan A
Membuat Faktur
Penjualan
Pelanggan
Batch Total
A
A
Batch Total
1 Bill of Lading
1 Bill of Lading
N Membuat Batch total
Batch Total
Bandingkan Koreksi,
dan arsipkan
T
3 2
Faktur 1 Penjualan
Persediaan Order penjualan
Faktur Penjualan
Faktur Penjualan
Sejarah Penjualan
Buku Besar
Penjualan Kredit Gudang Pengiriman Penagihan Piutang
Ke Pelanggan
KePelanggan
Ke Pemasok
Ke Pelanggan
Order 1 Penjualan
Order Pembeli
Mulai
Order Pembeli
Buat Order
Penjualan
66
5 4
3
N
5
4
10
11
13
15
31
30
29
19
36
37
38
Selesai
O OP 1
Order Pembeli
Order Pembeli
Buat Order
Penjualan
66
5 4
3 2
Order 1 Penjualan
N
Setujui Kredit
4
Order 3 Penjualan
Merilis barang
N
N
N
2
Buat Nota Pengiriman
3
2
Nota Pengiriman
1
Order Penjualan
Nota Pengiriman
NP 1
OP 3
Faktur 1 Penjualan
Mengirim Barang
Jurnal Penjualan
T
N
Mencatat dalam jurnal
3
2
Faktur 1 Penjualan
Buat Faktur
Penjualan
NP
Periksa Nomor
Seri
Posting ke Kartu Piutang
Kartu Piutang
Order 3 Penjuala
n
T
Selesai
Order 3 Penjualan
Order 3 Penjuala
n
Order 3 Penjualan
REVENUE CYCLE BUSINESS ACTIVITIES
• Empat aktivitas bisnis yang dilaksanakan dalam siklus pendapatan:– Sales order entry– Shipping– Billing– Cash collection
CASH COLLECTIONS
• Penerimaan kas merupakan aktivitas terakhir dalam siklus pendapatan
• Kasir, yang melapor ke manajer keuangan (treasurer), menangani penerimaan kas dari pelanggan dan menyetorkannya ke bank
• Karena kas dan checks sangat sensitif, pengendalian yang lebih ketat harus diterapkan untuk mengurangi kemungkinan pencurian.– Karyawan piutang dagang tidak boleh memiliki akses ke kas
(termasuk check)
CASH COLLECTIONS
• Pendekatan dalam penanganan kas masuk:– Turnaround document diteruskan ke piutang dagang
• Petugas mailroom membuka amplop dari pelanggan dan menyerahkan dokumen berikut ke piutang dagang:
– Remittance advices– Tembusan remittance advices– Remittance list yang dibuat oleh petugas mailroom
CASH COLLECTIONS
• Pendekatan dalam penanganan kas masuk:– Turnaround document diteruskan ke piutang dagang– Penggunaan Lockbox
• Pelanggan mengirimkan pembayaran ke P.O. boxnya bank
• Bank mengirimi perusahaan dokumen-dokumen sbb:
– Remittance advices– Daftar remittance elektronik– Fotocopy checks
• Keuntungan:– Mencegah pencurian oleh karyawan
perusahaan– Memperbaiki manajemen arus kas
• Lockboxes menyingkat waktu pengiriman• Checks segera didepositkan ke rekening• Bank asing dapat menangani pelanggan
internasional
CASH COLLECTIONS
• Pendekatan dalam penanganan kas masuk:– Turnaround document diteruskan ke piutang dagang– Penggunaan Lockbox– Lockbox electronik• Setelah menerima dan melakukan scanning checks, bank segera
mengirim pemberitahuan elektronik ke perusahaan, yang berisi:– Nomor rekening pelanggan– Nilai uang yang diterima
CASH COLLECTIONS
• Pendekatan dalam penanganan kas masuk:– Turnaround document diteruskan ke piutang dagang– Penggunaan Lockbox– Lockbox electronik– Electronic funds transfer
• Pelanggan mengirim pembayaran secara elektronik ke bank perusahaan • Lebih cepat• Dilakukan jejaring Automated Clearing House (ACH) • PROBLEM: sebagian bank tidak memiliki fasilitas EDI dan EFT
CASH COLLECTIONS
• Pendekatan dalam penanganan kas masuk:– Turnaround document diteruskan ke piutang dagang– Penggunaan Lockbox– Lockbox electronik– Electronic funds transfer– Financial electronic data interchange (FEDI)
• Menggabungkan EFT dengan EDI• Data pembayaran dan instruksi transfer dana dikirim bersamaan ke pelanggan• Bank pembeli dan penjual memiliki teknologi yang mendukung
CASH COLLECTIONS
• Pendekatan dalam penanganan kas masuk:– Turnaround document diteruskan ke piutang dagang– Penggunaan Lockbox– Lockbox electronik– Electronic funds transfer– Financial electronic data interchange (FEDI)– Menerima credit cards atau procurement cards
• Mempercepat penerimaan karena penerbit kartu kredit mentransfer dana dalam 2 hari
• Membebani perusahaan fee sebesar 2-4% dari nilai transaksi
CASH COLLECTIONS
• Pendekatan dalam penanganan kas masuk:– Turnaround documents forwarded to accounts receivable– Lockbox arrangements– Electronic lockboxes– Electronic funds transfer– Financial electronic data interchange (FEDI)– Accept credit cards or procurement cards from customers– Electronic bill payment
Gambar 11.17. PROSEDUR PENERIMAAN KAS
Bagian Surat Masuk Piutang Dagang Departemen Pengolahan Data Kasir
Daftar 1 Remittance
Cek
2
Remittance Advice
3 2
Cek
Cek
Pelanggan
Remittance Advice
Endorse dan buat
Daftar
Daftar 1 Remittance
Entri data remittance
Daftar 3 Remittance
Remittance Advice
T
Audit Intern
A
Update Piutang Dagang
File Induk Pelanggan
File Faktur
penjualan
File Kas Masuk
File Riwayat
Penjualan 2
Slip 1 Setoran Bank
Bandingkan dan
Verifikasi
A
Slip 1 Setoran Bank
T Ke Bank
Gambar 11.5. Prosedur Penerimaan Kas dari Pelunasan Piutang
Pelanggan Mailroom Kasir Buku Jurnal Piutang Buku Besar Audit Bank
Kas
Kas
Remittance Advice
Kas
4
Daftar 1 Remittance
Remittance Advice
3
Remittance Advice
Membuat Daftar
Remittance
2 Daftar 1
Remittance
Catat dalam Jurnal
Jurnal Peneri-
maan Kas
Siapkan slip
Setoran Bank
Bukti 2
Bukti 1 Setor
T
Banding-kan
Dokumen
Catat dalam Kartu
Piutang
Kartu Piutang Dagang
T
Proses Posting
Buku Besar
2
Bandingkan dokumen
terkait
Membuat Rekonsiliasi
Bank
Laporan Bank
Remittance Advice
Daftar 4 Remittance
Bukti 2 Setor
Bukti 1 Setor
Arsipkan dokumen secara terpisah
Kas
Kas
Daftar 3 Remittance
Daftar 1 Remittance
Membuat Rekap. Jurnal
Rekapitulasi Jurnal
Rekapitulasi Jurnal
Daftar 3 Remittance
Remittance Advice
Gambar 11.8. Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Pelanggan Penjualan Kasir Buku Jurnal Buku Besar Audit Bank
Kas
Kas
2
Kas
3
2
2
Nota 1 Penjualan
Membuat Nota
Penjualan
Mencatat ke Jurnal
Jurnal Penerimaan
Kas
Siapkan setoran
bank
2
Proses Posting
Buku Besar
2
Bandingkan dokumen-dokumen
terkait
Bandingkan LB dengan
Catatan Perusahaan
Laporan Bank
Mulai Nota 2 Penjualan
Periksa nomor
urut dokume
n
Nota 1 Penjualan
Bukti 1 Setor
Bukti 2 Setor
Bukti 1 Setor
Arsipkan dokumen secara terpisah
Memilih Barang
Nota 1 Penjualan
Nota 3 Penjualan
Membuat Rekapitulasi
Jurnal
Rekapitulasi Jurnal
Rekapitulasi Jurnal
SalesO rder
Custom erService
VP of Marketing
W arehouse Shipping
VP of M anufacturing
BillingDept.
AccountsReceivable
Controller
CreditM anager
Cashier
Treasurer
CFO
CEO
POTONGAN BAGAN ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENDAPATAN
• Menangani order pelanggan• Mengotorisasi kredit untuk
pelanggan lama yang lancar • Check ketersediaan barang
SalesOrder
Custom erService
VP of Marketing
W arehouse Shipping
VP of M anufacturing
BillingDept.
AccountsReceivable
Controller
CreditM anager
Cashier
Treasurer
CFO
CEO
POTONGAN BAGAN ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENDAPATAN
• Merespon inkuiri pelanggan
SalesOrder
Custom erService
VP of Marketing
W arehouse Shipping
VP of M anufacturing
BillingDept.
AccountsReceivable
Controller
CreditM anager
Cashier
Treasurer
CFO
CEO
POTONGAN BAGAN ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENDAPATAN
• Menyiapkan barang
SalesOrder
Custom erService
VP of Marketing
W arehouse Shipping
VP of M anufacturing
BillingDept.
AccountsReceivable
Controller
CreditM anager
Cashier
Treasurer
CFO
CEO
POTONGAN BAGAN ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENDAPATAN
• Membungkus barang• Mengirim barang
SalesOrder
Custom erService
VP of Marketing
W arehouse Shipping
VP of M anufacturing
BillingDept.
AccountsReceivable
Controller
CreditM anager
Cashier
Treasurer
CFO
CEO
POTONGAN BAGAN ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENDAPATAN
• Menagih pelanggan
SalesOrder
Custom erService
VP of Marketing
W arehouse Shipping
VP of M anufacturing
BillingDept.
AccountsReceivable
Controller
CreditM anager
Cashier
Treasurer
CFO
CEO
POTONGAN BAGAN ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENDAPATAN
• Menyelenggarakan catatan piutang:– Menambah saldo jika ada penjualan– Mengurangi saldo jika ada
pelunasan
SalesOrder
Custom erService
VP of Marketing
W arehouse Shipping
VP of M anufacturing
BillingDept.
AccountsReceivable
Controller
CreditM anager
Cashier
Treasurer
CFO
CEO
POTONGAN BAGAN ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENDAPATAN
• Menyetujui kredit untuk pelanggan baru atau lama tapi bermasalah
• Mengotorisasi retur, pengurangan harga, dan penghapusan piutang
SalesOrder
Custom erService
VP of Marketing
W arehouse Shipping
VP of M anufacturing
BillingDept.
AccountsReceivable
Controller
CreditM anager
Cashier
Treasurer
CFO
CEO
POTONGAN BAGAN ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENDAPATAN
• Menyetorkan kas yang diterima ke bank
PROSEDUR PENGENDALIAN (EXTENDED)
• Dalam sebuah siklus, sebuah SIA yang dirancang dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:– Seluruh transaksi telah diotorisasi secara tepat– Seluruh transaksi yang tercatat adalah valid– Seluruh transaksi yang valid dan terotorisasi telah dicatat– Seluruh transaksi telah dicatat secara akurat– Aktiva dilindungi dari pencurian atau kehilangan– Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif– Perusahaan mentaati seluruh peraturan dan hukum yang
berlaku– Seluruh informasi telah diungkapkan secara penuh dan adil.
• Dalam sebuah siklus, sebuah SIA yang dirancang dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:– Seluruh transaksi telah diotorisasi secara tepat– Seluruh transaksi yang tercatat adalah valid– Seluruh transaksi yang valid dan terotorisasi telah dicatat– Seluruh transaksi telah dicatat secara akurat– Aktiva dilindungi dari pencurian atau kehilangan– Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif– Perusahaan mentaati seluruh peraturan dan hukum yang berlaku– Seluruh informasi telah diungkapkan secara penuh dan adil.
• Ancaman utama: transaksi dilaksanakan tanpa otorisasi.• Akibatnya: terjadi kesalahan atau kecurangan.• CONTOH: Seorang pegawai menghapus piutang kepada pegawai ybs.,
sehingga pegawai tersebut tidak perlu melunasinya.
PROSEDUR PENGENDALIAN (EXTENDED)
• Dalam sebuah siklus, sebuah SIA yang dirancang dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:– Seluruh transaksi telah diotorisasi secara tepat– Seluruh transaksi yang tercatat adalah valid– Seluruh transaksi yang valid dan terotorisasi telah dicatat– Seluruh transaksi telah dicatat secara akurat– Aktiva dilindungi dari pencurian atau kehilangan– Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif– Perusahaan mentaati seluruh peraturan dan hukum yang
berlaku– Seluruh informasi telah diungkapkan secara penuh dan adil.
• Ancaman: sebuah transaksi yang akan dicatat tidak valid (tidak benar-benar terjadi).• CONTOH 1: Seorang pegawai mencatat retur barang, padahal barangnya tidak
benar-benar dikembalikan. • CONTOH 2: Laporan keuangan mencantumkan informasi pendapatan fiktif agar
posisi keuangan perusahaan menunjukkan kondisi yang lebih menguntungkan dibanding kondisi senyatanya.
PROSEDUR PENGENDALIAN (EXTENDED)
• Dalam sebuah siklus, sebuah SIA yang dirancang dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:– Seluruh transaksi telah diotorisasi secara tepat– Seluruh transaksi yang tercatat adalah valid– Seluruh transaksi yang valid dan terotorisasi telah dicatat– Seluruh transaksi telah dicatat secara akurat– Aktiva dilindungi dari pencurian atau kehilangan– Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif– Perusahaan mentaati seluruh peraturan dan hukum yang
berlaku– Seluruh informasi telah diungkapkan secara penuh dan adil.
• Ancaman: sebuah transaksi yang benar-benar terjadi tidak dicatat. • CONTOH 1: Transaksi penjualan kepada karyawan tidak dicatat, sehingga
karyawan tersebut tidak perlu melunasi transaksi tersebut. • CONTOH 2: Dalam laporan keuangan sengaja tidak dicantumkan transaksi-
transaksi yang bersifat menurunkan laba, seperti retur penjualan dan diskon agar laba nampak lebih tinggi dari laba yang seharusnya.
PROSEDUR PENGENDALIAN (EXTENDED)
PROSEDUR PENGENDALIAN (EXTENDED)
• Dalam sebuah siklus, sebuah SIA yang dirancang dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:– Seluruh transaksi telah diotorisasi secara tepat– Seluruh transaksi yang tercatat adalah valid– Seluruh transaksi yang valid dan terotorisasi telah dicatat– Seluruh transaksi telah dicatat secara akurat– Aktiva dilindungi dari pencurian atau kehilangan– Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif– Perusahaan mentaati seluruh peraturan dan hukum yang berlaku– Seluruh informasi telah diungkapkan secara penuh dan adil.
• Ancaman: transaksi dicatat tidak secara akurat, dalam hal– Salah angka/jumlah– Salah rekening– Salah periode/tanggal– Salah pelanggan/pemasok
• Contoh:– Mencatat nilai penjualan yang terlalu besar(salah angka)– Mencatat pendapatan diterima di muka sebagai pendapatan (salah rekening)– Mengakui dan mencatat penjualan lebih awal (salah waktu) – Mengkredit ke petugas penjualan yang salah (salah orang)
• Dalam sebuah siklus, sebuah SIA yang dirancang dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:– Seluruh transaksi telah diotorisasi secara tepat– Seluruh transaksi yang tercatat adalah valid– Seluruh transaksi yang valid dan terotorisasi telah dicatat– Seluruh transaksi telah dicatat secara akurat– Aktiva dilindungi dari pencurian atau kehilangan– Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif– Perusahaan mentaati seluruh peraturan dan hukum yang
berlaku– Seluruh informasi telah diungkapkan secara penuh dan adil.
• Mencakup pencurian, pengrusakan, atau salah menggunakan aktiva, termasuk data.
PROSEDUR PENGENDALIAN (EXTENDED)
• Dalam sebuah siklus, sebuah SIA yang dirancang dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:– Seluruh transaksi telah diotorisasi secara tepat– Seluruh transaksi yang tercatat adalah valid– Seluruh transaksi yang valid dan terotorisasi telah dicatat– Seluruh transaksi telah dicatat secara akurat– Aktiva dilindungi dari pencurian atau kehilangan– Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif– Perusahaan mentaati seluruh peraturan dan hukum yang berlaku– Seluruh informasi telah diungkapkan secara penuh dan adil.
PROSEDUR PENGENDALIAN (EXTENDED)
• Dalam sebuah siklus, sebuah SIA yang dirancang dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:– Seluruh transaksi telah diotorisasi secara tepat– Seluruh transaksi yang tercatat adalah valid– Seluruh transaksi yang valid dan terotorisasi telah dicatat– Seluruh transaksi telah dicatat secara akurat– Aktiva dilindungi dari pencurian atau kehilangan– Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif– Perusahaan mentaati seluruh peraturan dan hukum yang
berlaku– Seluruh informasi telah diungkapkan secara penuh dan adil.
• Ancaman: tidak mentaati hukum dan peraturan • Contoh dalam siklus pendapatan: sebuah dealer mobil yang menjual
mobil yang tidak jelas kepemilikannya.
PROSEDUR PENGENDALIAN (EXTENDED)
• Dalam sebuah siklus, sebuah SIA yang dirancang dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:– Seluruh transaksi telah diotorisasi secara tepat– Seluruh transaksi yang tercatat adalah valid– Seluruh transaksi yang valid dan terotorisasi telah dicatat– Seluruh transaksi telah dicatat secara akurat– Aktiva dilindungi dari pencurian atau kehilangan– Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif– Perusahaan mentaati seluruh peraturan dan hukum yang berlaku– Seluruh informasi telah diungkapkan secara penuh dan adil.
• Ancaman: menyajikan informasi yang tidak lengkap dan atau menyesatkan • Ancaman tersebut menjadi lebih serius jika melibatkan utang dan kontinjensi
PROSEDUR PENGENDALIAN (EXTENDED)
• Hal-hal yang dapat mengurangi ancaman berupa kesalahan adalah: – Menggunakan dokumen yang sederhana, mudah mengisinya,
dan dilengkapi dengan instruksi yang jelas (meningkatkan akurasi dan daya andal)
– Menerapkan pengendalian aplikasi yang tepat, misalnya cek validitas dan field checks (meningkatkan akurasi dan daya andal)
– Menyediakan ruang kosong (spasi) pada formulir untuk mencatat identitas karyawan yang membuat dan mengkaji dokumen. (menjamin otorisasi yang tepat dan akuntabilitas).
– Dokumen bernomor urut tercetak (mendorong pencatatan transaksi yang valid)
– Pembatasan akses ke dokumen kosong/formulir (mengurangi risiko transaksi yang tidak terotorisasi)
PROSEDUR PENGENDALIAN (EXTENDED)
ANCAMAN DALAM PENANGANAN ORDER
• Tujuan utama proses ini adalah:– Memroses order pelanggan secara akurat dan efisien. – Menjamin bahwa seluruh transaksi adalah sah dan perusahaan
akan menerima pembayaran dari transaksi tersebut. – Meminimumkan kerugian akibat jeleknya pengelolaan
persediaan.
RINGKASAN ANCAMAN, AKIBAT, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN
SIKLUS PENGELUARAN:PEMBELIAN DAN
PENGELUARAN KAS
PENGANTAR
• Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan informasi yang berhubungan dengan:– Pembelian barang dan jasa dari para pemasok– Pengeluaran kas untuk membayar utang
• Pertukaran informasi pokok adalah dengan pemasok
PENGANTAR• Informasi mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus lain
yaitu:– Siklus pendapatan, siklus produksi, gudang persediaan, dan
berbagai departemen menyediakan informasi tentang kebutuhan barang dan bahan baku.
• Informasi juga mengalir dari siklus pengeluaran:– Ketika barang dan bahan baku datang, siklus pengeluaran
memberikan informasi ke pihak-pihak yang memerlukan. – Informasi juga diberikan kepada siklus buku besar dan
pelaporan untuk penyusunan laporan internal dan laporan eksternal.
PENGANTAR
• Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimumkan kos perolehan dan pemeliharaan persediaan barang, suplais, dan jasa.
PENGANTAR• Keputusan yang harus dibuat:
– Berapa tingkat persediaan yang harus dimiliki?– Pemasok mana yang memberikan servis dan harga
terbaik?– Dimana perusahaan menyimpan barang?– Dapatkah dilakukan konsolidasi pembelian antar unit?– Bagaimana cara memanfaatkan TI untuk penerimaan
barang?– Apakah tersedia kas yang cukup untuk membayar pada
periode potongan?– Bagaimana mengelola pembayaran untuk
memaksimumkan arus kas?
PENGANTAR
• Manajemen juga harus mengevaluasi efisiensi dan efektivitas proses siklus pengeluaran.– Evaluasi ini membutuhkan data tentang:
• Event yang terjadi• Resources yang dipengaruhi• Agents yang berpartisipasi
– Data ini harus akurat, reliable, dan tepat waktu.
PENGANTAR
• 3 fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran:– Menangkap dan memproses data– Menyimpan dan mengorganisasi data untuk
pembuatan keputusan. – Menyediakan sistem pengendalian untuk melindungi
resources (termasuk data)
AKTIVITAS DALAM SIKLUS PENGELUARAN
• Tiga aktivitas dasar yang dilaksanakan dalam siklus pengeluaran mencakup:– Pemesanan barang, suplais, dan jasa– Penerimaan dan penyimpanan barang– Pelunasan pembelian
• Transaksi dalam siklus pengeluaran mencakup:
Transaksi Pokok:• Menerima barang dan
menyerahkan kasTransaksi lain:• Meminta barang atau jasa • Memroses order pembelian• Menerima barang• Menyimpan barang• Menerima faktur pembelian
• Meng-update catatan utang (+)
• Menyetujui faktur pembelian• Membayar utang• Mengupdate catatan utang• Menangani retur, diskon, dan
potongan• Menyusun laporan
manajemen• Mengirim informasi ke siklus
lain
SIKLUS BISNIS (PERUSAHAAN)
AKTIVITAS DALAM SIKLUS PENGELUARAN
• Tiga aktivitas dasar yang dilaksanakan dalam siklus pengeluaran mencakup:– Pemesanan barang, suplais, dan jasa– Penerimaan dan penyimpanan barang– Pelunasan pembelian
PEMESANAN
• Keputusan kunci: mengidentifikasi barang apa yang dibeli, kapan, berapa banyak dan dari pemasok mana?
• Kelemahan dalam pengendalian inventory berakibat fatal:– Catatan yang tidak akurat berakibat perusahaan
kehabisan barang.• Salah satu faktor yang mempengaruhi proses ini
adalah metoda pengendalian inventory yang digunakan.
PEMESANAN
• Alternatif Metoda Pengendalian Persediaan – Economic Order Quantity (EOQ)– Just in Time Inventory (JIT)– Materials Requirements Planning (MRP)
PEMESANAN
• Alternatif Metoda Pengendalian Persediaan – Economic Order Quantity (EOQ)– Just in Time Inventory (JIT)– Materials Requirements Planning (MRP)
PEMESANAN• EOQ adalah pendekatan tradisional untuk pengelolaan
persediaan– Tujuan: Memiliki cukup barang sehingga produksi tidak
terganggu.– Dengan pendekatan ini, jumlah order optimal dihitung dengan
meminimumkan jumlah biaya-biaya sbb: • Ordering costs• Carrying costs• Stockout costs
– Rumus EOQ juga digunakan untuk menghitung reorder point, yaitu tingkat persediaan saat pemesanan harus dilakukan.
PEMESANAN
• Alternatif Metoda Pengendalian Persediaan – Economic Order Quantity (EOQ)– Just in Time Inventory (JIT)– Materials Requirements Planning (MRP)
PEMESANAN
• MRP VS JIT:– Penjadualan produksi dan akumulasi persediaan
• MRP menjadualkan produksi untuk memenuhi estimasi penjualan dan memiliki stok barang jadi untuk memenuhi penjualan tersebut.
• JIT menjadualkan produksi untuk merespon penjualan sesungguhnya dan sebisa mungkin mengeliminasi persediaan barang jadi, karena barang dijual sebelum barang tersebut dibuat.
PEMESANAN
• MRP VS JIT:– Penjadualan produksi dan akumulasi persediaan– Sifat produk
• MRP lebih cocok bagi produk yang permintaannya lebih bisa diprediksi.
• JIT cocok untuk produk yang memiliki life cycle lebih pendek (fashion) dan permintaan produk sulit diprediksi.
PEMESANAN
• MRP VS JIT:– Penjadualan produksi dan akumulasi persediaan– Sifat produk– Kos dan effisiensi
• Keduanya mengurangi kos dan memperbaiki efisiensi dibanding pendekatan EOQ.
PEMESANAN
• MRP VS JIT:– Penjadualan produksi dan akumulasi persediaan– Sifat produk– Kos dan effisiensi– Terlalu banyak atau terlalu sedikit
• Pada kedua kasus, Saudara harus:– Mempercepat produksi jika ada permintaan yang tidak
terduga– Segera menghentikan produksi jika barang yang tersedia
terlalu banyak.
PEMESANAN• Apapun sistem pengendalian persediaan yang
digunakan, pemrosesan order pembelian biasanya diawali dengan sebuah permintaan pembelian dan diikuti dengan pembuatan sebuah order pembelian
• Permintaan pembelian berasal dari:– Fungsi pengawas persediaan– Seorang karyawan yang memberitahu adanya shortage.
• Sistem pengendalian persediaan yang canggih secara otomatis akan menghasilkan permintaan pembelian jika persediaan telah mencapai ltitik pemesanan kembali (reorder point).
PEMESANAN• Jika perusahaan merasa perlu untuk membeli barang,
unit yang meminta akan membuat sebuah purchase requisition. Baik berupa dokumen kertas maupun dokumen elektronik, PR berisi:– Siapa yang meminta barang– Ke mana barang harus diserahkan– Kapan dibutuhkan– Nomor, nama, kuantitas, dan harga barang– Usulan pemasok– Nomor departemen
• Take a look at this example!
PT Intan Perkasa Jl. Indragiri No. 44 Sleman, DIY 55283
No. 89201 PERMINTAAN PEMBELIAN
Tanggal Dibuat: 05/07/2001
Dibuat Oleh: Handy Maula Krisnawan
Usulan Pemasok CV Jayabaya
Dikirim ke: Bagian Foto Copy
Atas Nama: Handy Maula Krisnawan
Tanggal dibutuhkan: 15/07/2001
Kode Barang
Nama Barang
Kuantitas
Harga per unit
56715 Kertas Fotocopy 80 gram 15 boks Rp45.000,00 98125 Disket Phoenix HD 10 boks 15.000,00 67854 Kertas kontinyus 20 boks 90.000,00 56784 Pita Printer Epson 10 buah 21.500,00
Disetujui Oleh:
Budiantoro
Departemen:
Jasa Administrasi
Tanggal Disetujui:
01/07/2001
No. Rekening:
89565
PEMESANAN
• Keputusan penting: memilih pemasok.• Pertimbangan utama:
– Harga – kualitas– Ketergantungan
• Terutama penting dalam sistem JIT karena pengiriman yang tidak sempurna dapat menghambat proses yang lain
• Sertifikasi ISO 9000 yang dimiliki pemasok penting untuk dipertimbangkan.
PEMESANAN
• Jika seorang pemasok telah dipilih, identitas pemasok tersebut harus dimasukkan sebagai bagian dari file induk persediaan, sehingga untuk pembelian berikutnya tidak harus melakukan proses pemilihan pemasok lagi. – Perusahaan perlu memiliki sebuah daftar pemasok .– Untuk produk yang jarang dipesan, pemilihan
pemasok dilakukan setiap order.
PEMESANAN
• Secara periodik, perusahaan harus melakukan evaluasi kinerja pemasok, termasuk data tentang: – Harga beli– Biaya rework dan scrap – Kinerja pengiriman
• Fungsi pembelian harus dievaluasi dan diberi reward berdasarkan kemampuannya meminimumkan total kos. Tidak hanya kos yang berhubungan dengan pembelian.
PEMESANAN• Sebuah order pembelian (purchase order) adalah sebuah
dokumen atau formulir elektronik yang meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan barang sesuai dengan spesifikasi produk dan harga tertentu.
• PO dapat berfungsi sebagai kontrak dan jani untuk membayar, berisi:– Nama pemasok dan agen pembelian– Tanggal pesan dan tanggal pengiriman yang diminta– Lokasi pengiriman– Metoda pengiriman– Rincian barang yang dipesan
PT Intan Perkasa
No. 5678
Alamat Penagihan: Jl. Indragiri No. 44
Sleman, DIY 55283 Gunakan nomor di atas sebagai referensi untuk seluruh faktur dan dokumen pengiriman
ORDER PEMBELIAN
Kepada: PT Bina Citra Jl. Papandayan No. 321 Magelang – Jawa Tengah 55271
Dikirimkan ke: PT Intan Perkasa P.O. Box 5000 Sleman, DIY, 55283
Kode Pemasok:
121
Tanggal Order:
03/07/2001
Nomor Permintaan Pembelian:
89201
Petugas Pembelian:
Fitriana Dewi
Termin:
1/10, n/30
F.O.B. Destination
Dikirim Via: Bebas
Tanggal Pengiriman 15/07/2001
Keterangan:
No. Urut Kode Barang
Nama Barang
Kuantitas
Harga per unit
1 56715 Kertas Fotocopy 80 gram 15 boks Rp45.000,00 2 98125 Disket Phoenix HD 10 boks 15.000,00 3 67854 Kertas kontinyus 20 boks 90.000,00 4 56784 Pita Printer Epson 10 buah 21.500,00
Disetujui Oleh: Budhi Sudarsono
Blind Copy
PT Intan Perkasa
No. 5678
Alamat Penagihan: Jl. Indragiri No. 44
Sleman, DIY 55283 Gunakan nomor di atas sebagai referensi untuk seluruh faktur dan dokumen pengiriman
ORDER PEMBELIAN
Kepada: PT Bina Citra Jl. Papandayan No. 321 Magelang – Jawa Tengah 55271
Dikirimkan ke: PT Intan Perkasa P.O. Box 5000 Sleman, DIY, 55283
Kode Pemasok:
121
Tanggal Order:
03/07/2001
Nomor Permintaan Pembelian:
89201
Petugas Pembelian:
Fitriana Dewi
Termin:
1/10, n/30
F.O.B. Destination
Dikirim Via: Bebas
Tanggal Pengiriman 15/07/2001
Keterangan:
No. Urut Kode Barang
Nama Barang
Kuantitas
Harga per unit
1 56715 Kertas Fotocopy 80 gram 15 boks Rp45.000,00 2 98125 Disket Phoenix HD 10 boks 15.000,00 3 67854 Kertas kontinyus 20 boks 90.000,00 4 56784 Pita Printer Epson 10 buah 21.500,00
Disetujui Oleh: Budhi Sudarsono
PEMESANAN• Kadang-kadang untuk sebuah permintaan pembelian,
perusahaan harus membuat beberapa order pembelian jika barang dibeli dari beberapa pemasok.
• Kuantitas yang dipesan dapat pula berbeda dengan permintaannya untuk mendapatkan diskon kuantitas.
• Sebuah blanket order adalah sebuah komitmen untuk membeli barang khusus pada harga khusus dari seorang pemasok untuk periode tertentu. – Mengurangi ketidak pastian sumber pasokan barang yang
handal– Membantu pemasok merencanakan kapasitas dan operasi
PEMESANAN
• TI dapat membantu memperbaiki efisiensi dan efektivitas fungsi pembelian.– Cost driver utama adalah jumlah order
pembelian yang diproses. Waktu dan biaya dapat dipangkas dengan cara:• Penggunaan EDI untuk men-transmit order
pembelian
PEMESANAN
• TI dapat membantu memperbaiki efisiensi dan efektivitas fungsi pembelian.– Cost driver utama adalah jumlah order
pembelian yang diproses. Waktu dan biaya dapat dipangkas dengan cara:• Penggunaan EDI untuk men-transmit order
pembelian• Penggunaan vendor-managed inventory systems
• Dalam sebuah program vendor-managed inventory (VMI):– Pengendalian persediaan dan pembelian diserahkan ke
pemasok– Pemasok memiliki akses ke POS dan data persediaan dan
secara otomatis mengisi kembali persediaan– Pendekatan ini:
• Mengurangi jumlah persediaan yang disimpan• Meniadakan biaya untuk membuat order pembelian
– Menghendaki pengendalian persediaan untuk menjamin akurasi catatan persediaan
PEMESANAN
• TI dapat membantu memperbaiki efisiensi dan efektivitas fungsi pembelian.– Cost driver utama adalah jumlah order
pembelian yang diproses. Waktu dan biaya dapat dipangkas dengan cara:• Penggunaan EDI untuk men-transmit order
pembelian• Penggunaan vendor-managed inventory systems• Reverse auctions
• Supplier saling berkompetisi untuk memenuhi demand pada harga terendah
• Cocok untuk komoditi dimana kualitas, daya andal pemasok, dan kinerja pengiriman bukan hal yang penting.
PEMESANAN
• TI dapat membantu memperbaiki efisiensi dan efektivitas fungsi pembelian.– Cost driver utama adalah jumlah order pembelian
yang diproses. Waktu dan biaya dapat dipangkas dengan cara:
• Penggunaan EDI untuk men-transmit order pembelian• Penggunaan vendor-managed inventory systems• Reverse auctions• Pre-award audits
• Digunakan untuk pembelian besar yang melibatkan penawaran formal (tender)
• Internal auditor mengunjungi setiap calon pemasok untuk menguji akurasi penawarannya.
• Dapat mengidentifikasi kesalahan matematis yang mungkin bisa menghemat pengeluaran.
PEMESANAN
• TI dapat membantu memperbaiki efisiensi dan efektivitas fungsi pembelian.– Cost driver utama adalah jumlah order pembelian
yang diproses. Waktu dan biaya dapat dipangkas dengan cara:
• Penggunaan EDI untuk men-transmit order pembelian• Penggunaan vendor-managed inventory systems• Reverse auctions• Procurement cards for small purchases
• Sebuah kartu kredit perusahaan yang dapat digunakan dengan pemasok khusus untuk jenis pembelian khusus.
• Dapat diatur batas maksimum nilai transaksi• Nomor rekening pada kartu dapat dipetakan ke rekening buku besar.
AKTIVITAS DALAM SIKLUS PENGELUARAN
• Tiga aktivitas dasar yang dilaksanakan dalam siklus pengeluaran mencakup:– Pemesanan barang, suplais, dan jasa– Penerimaan dan penyimpanan barang– Pelunasan pembelian
PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG
• Departemen penerimaan barang menerima barang dari pemasok.– Normalnya melapor ke manajer gudang yang
selanjutnya melapor ke VP produksi.• Bagian gudang menyimpan barang.
– Juga melapor ke manajer gudang.• Penerimaan barang harus dikomunikasikan ke
fungsi pengawas persediaan guna memperbarui catatan persediaan.
• Tanggung jawab departemen penerimaan barang adalah:– Memutuskan menerima barang atau menolak– Menguji kuantitas dan kualitas barang yang diterima
• Keputusan pertama didasarkan pada ada tidaknya order pembelian yang valid.– Penerimaan barang yang tidak pernah dipesan akan
memboroskan waktu, upaya, dan tempat penyimpanan.
PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG
• Pengujian kuantitas barang yang diterima sangat penting, karena:– Perusahaan hanya membayar untuk barang yang benar-
benar dipesan– Catatan persediaan dapat di-update secara akurat.
• Dokumen yang digunakan adalah laporan penerimaan barang (receiving report):– Merekam tanggal penerimaan, pengirim, pemasok, dan
nomor order pembelian. – Melaporkan nomor barang, nama barang, satuan ukuran,
dan kuantitas setiap jenis barang.– Menyediakan ruang untuk tandatangan dan komentar dari
petugas penerimaan.
PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG
PT Intan Perkasa
No. 3223
LAPORAN PENERIMAAN BARANG
Pemasok: PT Bina Citra
Tanggal Diterima: 13/07/2001
Dikirim melalui: UPS
Nomor Order Pembelian: 5678
No. Urut Kode Barang
Kuantitas
Nama Barang
1 56715 15 boks Kertas Fotocopy 80 gram 2 98125 5 boks Disket Phoenix HD 3 67854 20 boks Kertas kontinyus 4 56784 10 buah Pita Printer Epson
Catatan: Dua boks kertas fotocopy yang diterima nampak basah di bagian luar bahkan kardusnya sedikit rusak, namun isinya kelihatan baik. Diterima Oleh: Shakka Octavia
Diperiksa Oleh: Shakka Octavia
Dikirmkan Kepada: Handy Maula Krisnawan
• Ketika barang datang, petugas penerimaan membandingkan nomor OP pada packing slip dengan arsip OP untuk menguji benarkah barang yang datang benar-benar dipesan.– Kemudian menghitung barang– Memeriksa ada tidaknya kerusakan sebelum meneruskannya ke
gudang atau pabrik• Tiga kemungkinan perkecualian dalam proses ini:
– Kuantitas barang berbeda dengan kuantitas dipesan– Barang dalam keadaan rusak– Kualitas barang inferior/jelek
PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG
• Jika salah satu dari tiga kemungkinan terjadi, petugas pembelian akan menyelesaikan persoalan ini dengan pemasok.– Pemasok akan melakukan penyesuaian pada faktur jika ada
selisih kuantitas.– Jika barang rusak atau inferior, dibuat memo debit setelah
pemasok setuju untuk meneruma pengembalian barang atau setuju untuk memberikan diskon.
• Satu lembar dikirimkan ke pemasok • Satu lembar ke bagian utang untuk menyesuaikan catatan utang.• Satu lembar ke bagian pengiriman untuk mengembalikan barang.
PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG
AKTIVITAS DALAM SIKLUS PENGELUARAN
• Tiga aktivitas dasar yang dilaksanakan dalam siklus pengeluaran mencakup:– Pemesanan barang, suplais, dan jasa– Penerimaan dan penyimpanan barang– Pelunasan pembelian
PELUNASAN PEMBELIAN
• Ada dua tahap kegiatan, yaitu:– Persetujuan faktur pembelian– Pelunasan faktur
• Ada dua tahap kegiatan, yaitu:– Persetujuan faktur pembelian– Pelunasan faktur
PELUNASAN PEMBELIAN
• Persetujuan faktur pembelian dilakukan oleh departemen utang dagang, yang berada di bawah controller.
• Kewajiban resmi untuk membayar timbul ketika barang diterima.– Namun sebagian besar perusahaan hanya
membayar setelah faktur diterima dan disetujui.
PELUNASAN PEMBELIAN
• Tujuan:– Mengotorisasi pembayaran hanyak untuk
barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.
• Membutuhkan informasi dari:– Pembelian – order pembelian yang valid– Penerimaan Barang – Laporan Penerimaan
Barang yang menunjukkan barang yang benar-benar diterima
PELUNASAN PEMBELIAN
• Ada dua pendekatan untuk memproses faktur pembelian:– Non-voucher system
• Setiap faktur disimpan dalam arsip faktur terbuka (open invoice file).• Ketika cek dibuat, faktur dicap “lunas” dan disimpan dalam arsip faktur
dibayar (paid invoice file).
PELUNASAN PEMBELIAN
• Ada dua pendekatan untuk memproses faktur pembelian:– Non-voucher system– Voucher system
• Dibuat sebuah voucher (disbursement voucher) yang berisi:– Outstanding invoices – Nilai bersih yang harus dibayar setelah dikurangi potongan dan
pengurangan harga • Voucher ini secara efektif menunjukkan rekening mana yang harus
didebit dan dikredit, termasuk nomor rekeningnya..
PELUNASAN PEMBELIAN
PT Intan Perkasa
No. 23246
VOUCHER
Tanggal Dicatat: 22/07/2001
Distribusi Debit
Dibuat oleh:
No. Rekening
Jumlah
Nomor Pemasok: 6578
Dikirimkan ke: PT Bina Citra Jl. Papandayan No. 321 Magelang – Jawa Tengah 55271
22-140 22-145 20-669 20-779
868.330.000 629.010.000
30.560.000 98.450.000
Faktur Pembelian Nomor Tanggal
Nilai
Retur dan Potongan
Potongan Pembelian
Pembayaran Bersih
8645 15/07/2001 984.500.000 98.450.000 17.720.000 868.330.000 9678 20/07/2001 641.850.000 12.840.000 629.010.000
Total
1.626.350.000
98.450.000
30.560.000
1.497.340.000
• Ada dua pendekatan untuk memproses faktur pembelian:– Non-voucher system– Voucher system
• Keuntungan voucher system:– Beberapa faktur dibayar sekaligus, sehingga mengurangi
jumlah lembar cek yang ditulis.– Voucher dapat dibuat pre-numbered sehingga
menyederhanakan audit trail untuk utang– Persetujuan faktur terpisah dengan pembayaran faktur,
sehingga memudahkan penjadualan keduanya untuk memaksimumkan efisiensi.
PELUNASAN PEMBELIAN
• Ada dua tahap kegiatan, yaitu:– Persetujuan faktur pembelian– Pelunasan faktur
PELUNASAN PEMBELIAN
• Pembayaran faktur dilakukan oleh kasir, yang berada di bawah bagian keuangan.
• Kasir menerima paket voucher, yang terdiri atas faktur dan dokumen pendukung seperti order pembelian dan LPB.
• Paket voucher ini mengotorisasi pengeluaran check atau EFT kepada supplier.
PELUNASAN PEMBELIAN
• Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui
EDI– Memampukan sistem secara otomatis
mencocokkan faktur dengan OP dan LPB– Meniadakan faktur pembelian
PELUNASAN PEMBELIAN
• Disebut Evaluated Receipt Settlement.• Pembayaran dilakukan atas dasar apa yang dipesan dan
diterima.• Mensyaratkan:
– Supplier menetapkan harga yang akurat ketika order disampaikan.
– Personil penerimaan menghitung secara akurat dan menginspeksi barang yang diterima.
• Menghasilkan komunikasi yang tepat waktu tentang pengiriman dan penerimaan.
PELUNASAN PEMBELIAN
• Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui
EDI– Memampukan sistem secara otomatis
mencocokkan faktur dengan OP dan LPB– Meniadakan faktur pembelian– Penggunaan procurement cards untuk
pembelian non-inventory
PELUNASAN PEMBELIAN
• Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui EDI– Memampukan sistem secara otomatis mencocokkan
faktur dengan OP dan LPB– Meniadakan faktur pembelian– Penggunaan procurement cards untuk pembelian
non-inventory– Penggunaan kartu kredit perusahaan dan formulir
elektronik untuk biaya perjalanan
PELUNASAN PEMBELIAN
• Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui EDI– Memampukan sistem secara otomatis mencocokkan faktur dengan
OP dan LPB– Meniadakan faktur pembelian– Penggunaan procurement cards untuk pembelian non-inventory– Penggunaan kartu kredit perusahaan dan formulir elektronik
untuk biaya perjalanan – Penyusunan anggaran kas secara hati-hati untuk memperoleh
manfaat dari pembayaran awal pada periode diskon.
PELUNASAN PEMBELIAN
• Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui EDI– Memampukan sistem secara otomatis mencocokkan faktur dengan
OP dan LPB– Meniadakan faktur pembelian– Penggunaan procurement cards untuk pembelian non-inventory– Penggunaan kartu kredit perusahaan dan formulir elektronik untuk
biaya perjalanan – Penyusunan anggaran kas secara hati-hati untuk memperoleh
manfaat dari pembayaran awal pada periode diskon.– Penggunaan FEDI untuk membayar pemasok
PELUNASAN PEMBELIAN
Purchasing Receiving InventoryStores
VP of M anufacturing
AccountsPayable
Controller
Cashier
Treasurer
CFO
CEO
UNIT ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENGELUARAN
• Memilih pemasok• Membuat order pembelian
Purchasing Receiving InventoryStores
VP of M anufacturing
AccountsPayable
Controller
Cashier
Treasurer
CFO
CEO
UNIT ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENGELUARAN
• Memutuskan menerima atau menolak barang
• Menghitung dan memeriksa fisik barang
Purchasing Receiving InventoryStores
VP of M anufacturing
AccountsPayable
Controller
Cashier
Treasurer
CFO
CEO
UNIT ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENGELUARAN
• Menyimpan barang yang diterima
Purchasing Receiving InventoryStores
VP of M anufacturing
AccountsPayable
Controller
Cashier
Treasurer
CFO
CEO
UNIT ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENGELUARAN
• Menyetujui faktur pembelian
Purchasing Receiving InventoryStores
VP of M anufacturing
AccountsPayable
Controller
Cashier
Treasurer
CFO
CEO
UNIT ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENGELUARAN
• Membayar ke pemasok
Prosedur-prosedur
• Prosedur Pembelian (Manual)• Prosedur Pengeluaran Kas (Manual)
Unit Peminta Barang Pemasok Departemen Pembelian Departemen Penerimaan Barang
PROSEDUR PEMBELIAN (MANUAL)
OP 34
32
54
32
32
Mulai
Membuat
permintaan
pembelian
Permintaan 1pembelian (PP)
Ke UD
N
A
A
Permintaan 1pembelian
Memilih
pemasok dan
membuat order
Order 1pembelian (OP)
B
B
Order 1pembelian
Mengirim
barang dan
faktur
Pemberitahuan Slip
Faktur
N
CC
Ke UD
Order 4pembelian
N
D
D
Slip pengepakan
Periksa barang,
bandingkan dg
OP dan membuat
laporan
Laporan 1Penerimaan
Order 4pembelian
ACocokkan
dokumen,
menerima
barang
Laporan 2Laporan 1
OP 3
Permintaan 2pembelian
Ke UD
N
PP 1OP 2
Laporan 3Penerimaan
Cocokkan
dokumen,
rev iu termin
N
Kasir Akuntansi
Dicabut saatjatuh tempo
Utang Dagang
PROSEDUR PENGELUARAN KAS (MANUAL)
Dokumen pendukung
Dari Unit Peminta Dari Pembelian
Permintaan 3pembelian
Order 5pembelian
Dari Pemasok
Faktur
Laporan 2Penerimaan
Cocokkan dan
uji dokumen,
siapkan
v oucherCatat ke
register
Register Voucher
Diringkas
tiap bulan
A
Total voucher
Voucher
Dokumen pendukung
T
B
B
Dokumen pendukungVoucher
Periksa dan
cap lunas
Siapkan cek
dan catat ke
register cek
Cek dan bukti kas keluar
Ke Pemasok
Voucher (dibayar)
C
C
Dokumen pendukungVoucher
(dibayar)
RegisterCek
Diringkas
tiap bulan
Total Kas
D
Masukkan
nomor cek
ke register
N
DA
Total voucher Total Kas
Posting ke
buku besar
Buku Besar
Aktivitas PengendalianSIKLUS PENGELUARAN
Aktivitas Pembelian Barang
Otorisasi Transaksi Manajer unit peminta mengotorisasi, manajer departemen pembelian menyetujui Pengamanan terhadap aktiva dan catatan
Laporan penerimaan barang dibuat ketika barang diterima Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak Kuantitas barang dihitung saat barang diterima Kuantitas barang dihitung secara independen
Pemisahan tugas Bagian pembelian dan bagian utang dagang Pencatat persediaan dan bagian gudang Bagian penerimaan barang dan bagian gudang
Dokumen dan catatan yang memadai
Permintaan Pembelian Dibuat berdasarkan titik dan kuantitas pemesanan kembali Dimintakan persetujuan untuk pesanan khusus Order Pembelian Dibuat atas dasar permintaan pembelian Bernomor urut tercetak Pemasok dipilih dari daftar pemasok yang disetujui Dilakukan pengecekan terhadap harga, dan termin Paket Voucher Faktur dikirim langsung ke bagian utang dagang Voucher bernomor urut tercetak Didukung oleh permintaan pembelian, order pembelian, laporan penerimaan
barang, dan faktur asli. Diverifikasi
Aktivitas Pembelian Jasa Otorisasi Transaksi Manajer unit peminta mengotorisasi, manajer departemen pembelian menyetujui Pemisahan tugas Bagian pembelian dan bagian utang dagang Dokumen dan catatan yang memadai
Permintaan Pembelian Dibuat oleh departemen pemakai Dimintakan persetujuan Order Pembelian Dibuat atas dasar permintaan pembelian Bernomor urut tercetak Pemasok dipilih dari daftar pemasok yang disetujui Dilakukan pengecekan terhadap harga, dan termin Catat penerimaan jasa pada tembusan order pembelian Paket Voucher Faktur dikirim langsung ke bagian utang dagang Voucher bernomor urut tercetak Didukung oleh permintaan pembelian, order pembelian, laporan penerimaan
barang, dan faktur asli. Diverifikasi
Aktivitas Pengeluaran Kas
Otorisasi Transaksi Bagian utang mengotorisasi, bagian keuangan menyetujui Pengamanan terhadap cek Dibuat atas dasar paket voucher
Bernomor urut tercetak Hanya ditandatangani jika dibuat dengan benar Ditandatangani oleh dua pejabat jika nilainya melewati angka tertentu Diposkan oleh karyawan yang tidak terlibat dalam pembuatan check Check yang masih beredar dicatat.
Pemisahan tugas Bagian utang dagang dan bagian pengeluaran kas Bagian pengeluaran kas dan bagian buku besar Bagian buku besar dan bagian utang
Dokumen dan catatan yang memadai
Paket Voucher Dilakukan pengkajian terhadap kelengkapan paket voucher, khususnya
faktur asli Dibatalkan segera setelah check ditandatangani Utang Dagang Diposting setiap hari Buku Besar Jurnal transaksi pengeluaran kas dibuat setiap hari
Berbagai PengawasDepartemen Persediaan
Persediaan Pemasok OrderPembelian
Pemasok(Supplier)
GudangBarang
PaketVoucherUtang DagangBuku Besar
Tembusan OP
Order Pembelian
Pembayaran
Faktur
BarangSlip Pengepakan
Pemberitahuan Titik Pemesanan
LPB
Barang dan LPB
KembaliKehabisan Barang
Tembusan OP Tembusan OP
1.0Meminta Barang
4.0Menyetujui
Faktur Pembelian
5.0Membayar
Faktur
3.0Menerima
Barang
2.0Memesan
Barang
Departemen Pembelian Departemen Pengolahan Data
Setiapsore hari
BAGAN ALIR SISTEM PEMBELIAN
5 4
3 2
5 4
3 2
Departemen pengguna dan Gudang
Permintaan pembelian
Masukkan data pembelian
File induk pemasok
File induk sediaan
Buat file order pembelian
Cetakorder pembelian
Order pembelian terbuka
Order 1Pembelian
Permintaan pembelian
N
Reviu dan tanda
tangani
Permintaan pembelian
Order 1Pembelian
N
Peminta Pemasok
Utang DagangPenerimaan
Departemen Penerimaan Departemen Pengolahan Data Gudang
BAGAN ALIR SISTEM PENERIMAAN BARANG
2
Dari Pembelian Dari Pemasok
Order 2Pembelian
Slip pengepakan (dan barang)
A Periksa order, hitung dan
periksa barang
Masukkan data penerimaan
Mutakhirkan file dancetak laporan
penerimaan barang
File induk pemasok
File induk sediaanr
File O.P terbuka
Slip pengepakan (dan barang)Order 2Pembelian
Laporan 1Penerimaan barang (LPB)
N
Periksa, hitung, dan
tandatangani
LPB 1(ditanda tangani)
Ke UD
SetiapSore hari
Keluarkan padatanggal jatuh tempodan serahkan kekasir
Bagian Utang Dagang Departemen Pengolahan Data
BAGAN ALIR SISTEM UTANG DAGANG
Dari Pemasok
Faktur
Bandingkan, rev iew, dan
periksa akurasi
Dari Pembelian Dari Gudang
Order 3Pembelian
LPB 1(ditanda tangani)
N
Masukkan data faktur
Membuat file faktur terbuka
File O.P. terbuka
Faktur terbuka
Update-filedan cetak voucher
Voucher
File induk Pemasok
Buku Besarr
LPB 1(ditanda tangani)
Order 3Pembelian
Faktur
Cocokkan dan
arsipkan urut tgl. J.t.
T
Dari Kasir
Paket voucher (dibatalkan)
Dibay ar
A
VoucherFakturOrder PembelianLaporan penerimaan
Departemen Pengolahan DataKasir
Dari Utang
FakturLPB 1(ditanda tangani)
Order 3Pembelian
Voucher
A
TotalBatch
TotalBatch
Bandingkan dan
cocokkan
Reviu dan tanda
tangani
Masukkan data voucher
Membuatfile
voucher
Voucher
TotalBatch
A
Update filedan
cetak cek
File Induk Pemasok
File Faktur Terbuka
Buku Besar
Cek
Bukti Kas Keluar
Pengeluarankas
Paket voucher
Reviu, tanda tangani cek,
batalkan paket voucher
Paketvoucher
Bukti Kas Keluar
Cek
Utang Dagang
Pemasok
Ka.