MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK/MAK Kelas X Disusun oleh: RIA AGUSTRIA
MODUL
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
Program Keahlian Administrasi
Perkantoran
Untuk SMK/MAK Kelas X
Disusun oleh: RIA AGUSTRIA
MODUL
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
Untuk SMK/MAK Kelas X
Penyusun
Ria Agustria 160412607008
Pembimbing
Drs. Mohammad Arief, M.Si
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
PROGRAM STUDI S-1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
2018
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepata Tuhan Yang Maha
Esa atas tersususnya modul ini, sehingga kami dapat
menyelesaikannya tepat waktu. Modul ini menyajikan Standar
Kompetensi Pengantar Administrasi Perkantoran untuk bidang
keahlian Administrasi Perkantoran kelas X (Sepuluh) yang
berisi satu komoentensi dasar yaitu, Menjelaskan Administrasi
Perkantoran dalam Memecahkan Masalah Sehari-hari.
Modul “Pengantar Administrasi Perkantoran” disusun
berdasarkan kurikulum 2013 dan diselaraskan berdasarkan
pendekatan model pembelajaran yang sesuai dengan
kebutuhan belajar kurikulum abad 21, yaitu model
pembelajaran berbasis peningkatan keterampilan siswa dan
berpusat pada siswa (Student Center).
Dengan tersusunya modul ini harapan kami, Modul ini
dapat membantu anda dalam mengguasai mata pelajaran
Administrasi Perkanrtoran serta dapat mencapai tujuan
pembelajaran.
i
ii
PETA KONSEP
Administrasi Perkantoran
Pradigma dan Filosofi
Karakteristik Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran untuk
Memecahkan Masalah Sehari-hari
ii
iii
Kata Pengantar ............................................................................................. i
Peta Konsep ................................................................................................... ii
Daftar Isi ........................................................................................................ iii
Petunjuk Belajar ........................................................................................... iv
KI/KD ............................................................................................................. v
Materi Pembelajran ...................................................................................... 1
a. Pengertian Administrasi Perkantoran ................................................... 1
b. Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran ................................................ 3
c. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran ........................................... 6
d. Tujuan Administrasi Perkantoran ......................................................... 9
e. Karakteristik Administrasi Perkantoran ............................................... 10
Rangkuman ..................................................................................................... 12
Uji Kompetensi.1 ............................................................................................ 14
Kunci Jawaban ............................................................................................... 18
Umpan Balik ................................................................................................... 21
Daftar Pustaka ............................................................................................... 23
iii
v
PETUNJUK BELAJAR
Sebelum memulai proses pemeblajran dengan modul ini, siswa diharapkan
mengikuti langkah-langkah penggunaan modul berikut ini.
a. Petunjuk Umum
1. Bacalah intruksi dan bahan ajar secara seksama.
2. Pahami tujuan pembelajaran, sasaran yang diharapkan, tingkat
penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
3. Kerjakanlah tugas dan latihan dengan jujur tanpa melihat kunci
jawaban.
4. Gunakanlah teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajaran.
5. Laporkan atau kumpulkan kemajuan hasil dari pembelajaran
kepada pendidik sebelum melanjutkan ke bahan ajaran
selanjutnya.
b. Siswa diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika itu perlu dan tidak
mengerti akan salah satu materi yang sedang dibahas.
c. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar secara tepat waktu.
d. Jika ada bagian yang belum dipahami, Cobalah untuk mendiskusikan
terlebih dahulu sebelum bertanya kepada pendidik atau siswa dapat
mencari jawaban sendiri menggunakan sumber belajar yang lain.
iv
v
KOMPETENSI INTI
KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab,
peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif
dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas
berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan
lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai
cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3:Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual,
konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu
pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab
fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk
memecahkan masalah.
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya disekolah secara
mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah
pengawasan langsung.
KI dan KD
(Kompetensi Inti dan Kompetensi
Dasar)
v
vi
KOMPETENSI DASAR
KD.3.1 Menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran
KD.3.2 Menguraikan karakteristik administrasi perkantoran
KD.4.1 Mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi perkantoran untuk
memecahkan masalah yang terjadi sehari-hari
KD.4.2 Mengevaluasi berbagai karakteristik administrasi perkantoran
vi
iii
A. PENGERTIANADMINISTRASI PERKANTORAN
1. Kantor
Secara etimologis kantor berasal dari
Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat
bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan
instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris
“office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan
pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor
adalah balai (gedung,rumah, ruang) tempat
mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis
dan kantor dalam arti statis:
a. Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan
penyampaian/pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor
dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan
administrasi dalam arti sempit
b. Sedangkan kantor dalam arti statisbisa berarti Ruang kerja, kamar kerja,
markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau
ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi.
MATERI PEMBELAJARAN
1
iii
Dapat disimpulkan bahwa Kantor adalah tempat untuk terlaksananya atau
berjalannya kegiatan-kegiatan tata usaha atau operasional yaitu, pengumpulan,
pencatatan, pengelolaan, penyimpanan dan penyampaian/pendistribusian informasi
secara sistematis.
2. Administrasi
Pengertian administrasi dalam arti luas adalah proses kerja sama beberapa
individu dengan cara yang efisien untuk mencapai tujuan organisasi
sedangkan dalam arti sempit pengertian administrasi adalah kegiatan
tatausahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan, dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan
untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi
kembali jika dibutuhkan .
3. Administrasi Perkantoran
Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan
yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang
mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan
pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga
membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Menurut Para Ahli:
1. William Spriegel dan Ernest Davies
Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah
pengarahan menyeluruh terhadap kegiatankegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan,
dan penjualan.
2. George R. Terry
Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk
mencapai tujuan.
2
vi
B. UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN
1. Organizing
Merupakan unsur yang pertama dalam administrasi yaitu tempat
dimana kegiatan administrasi di jalankan. Dengan adanya organisasi maka
orang-orang yang termasuk kedalam usaha kerja sama bisa dihimpun sebagai
kesatuan kerja guna mencapai tujuan bersama.
Organisasi pula yang mengatur orang-orang dalam kerja sama untuk
mecapai tujuan dengan efektif dan efisien dikarenakan terdapat pembagian
tugas dan tanggungjawab serta penetapan hubungan kerja diantara orang-
orang yang melakukan kerjasam tersebut. artinya, setiap orang dapat
mengetahui tugas, tanggungjawab dan wewenang sehingga bisa melakukan
MATERI PEMBELAJARAN
3
v
kerja dengan terarah dan mudah dalam mencapai apa yang menjadi tujuan
bersama.
2. Manajemen
Manajemen adalah inti daripada administrasi dikarenakan manajemen
yang adalah alat utama dari pelaksanaan utama pada administrasi. Di dalam
menajemen inilah terletak bagian kerja seperti pihak pengatur, penggerak atau
biasa disebut sebagai pemimpin, manajer atau kepala dan tenaga operasional
atau pihak yang digerakkan.
Manajemen terdiri dari tiga tingkatan kelompok pemimpin diantaranya
adalah:
a. Top management atau administrative management.
b. Kelompok pimpinan menegah (middle management).
c. Kelompok pimpinan tingkat bawah atau terdapat beberapa istilah lain
seperti “lower management”, “operasional management”, “mandur” dan
“Supervisory management”.
3. Komunikasi
Komunikasi merupakan “tata hubungan” yaitu proses penyampaian warta
dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama manusia.
Komunikasi adalah cara untuk mengetahui pikiran dan kehendak perasaan
masing-masing.
4. Kepegawaiyan
Kepegawaian disini adalah suatu proses yang berkaitan dengan masalah
penggunaan tenaga kerja dalam organisasi atau satuan usaha kerjasama.
Administrasi tidak bisa berjalan tanpa adanya tenaga kerja.
4
vi
Setidaknya terdapat 4 (empat) Proses yang berhubungan dengan tenaga
kerja tersebut atau fungsi dari kepegawaian, meliputi:
a. proses penerimaan,
b. penempatan,
c. pendayagunaannya,
d. pemecatan atau pemberhentian kerjasama.
Masalah pokok yang menjadi perhatian supaya usaha bisa berjalan dengan
lancar adalah bagaimana mengembangkan dan membina kemampuan
pegawai, kepuasan, kegairahan dan menggantikan tenaga kerja tersebut.
5. Perbekalan
Perbekalan adalah unsur administrasi yang berhubungan dengan peralatan
yang organisasi butuhkan diantarnya meliputi pengadaan barang,
penyimpaannya dan penyingkiran bagi barang yang tidak dipergunakan.
Fasilitas peralatan/barang-barang tentu akan menunjang kelancaran
pencapaian tujuan dan sebaliknya jika peralatan/perlengkapan tidak sesuai
dengan kebutuhan kerja akan menyebabkan macet atau menghambat proses
kerja. Demikian pula apabila peralatan tersedia dan cukup namun karena
kurang pemeliharaan akibatnya, perlatan akan mudah aus dan butuh perbaikan
sehingga menimbulkan biaya.
6. Ketatausahaan
Tata usaha adalah unsur administrasi yang berhubungan dengan pelayanan
atas penyelenggaraan usaha seperti kegiatan pencatatan, penyimpanan dan
pengiriman. Kegiatan tata usaha lazimnya dinamakan “office work” sebagai
dilaksanakan di dalam ruangan (kantor).
5
v
7. Hubungan Masyarakat
Istilah umumnya adalah “Public Relation“ yaitu usaha kerjasama dengan
cara menciptakan hubungan baik dengan masyarakat di sekitar guna
mendapatkan dukungan dengan sadar dan sukarela.
Kegiatan hubungan masyarakat bisa dikelompokkan menjadi 2 (dua)
golongan yaitu:
a. Kegiatan-kegiatan Public relation yang bersifat formal. Hubungan
masyarakat yang formal dijalankan oleh pimpinan organisasi atau
wakilnya.
b. Kegiatan-kegaitan public relation yang bersifat informal. Hal ini berkaitan
dengan sikap dan tingkah laku karyawan (anggota organisasi) di luar
lingkungan organisasi. Artinya setiap anggota harus menjunjung nama
baik organisasi.
C. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANORAN
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor di setiap perusahaan Antara satu
dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin
dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar
pulakegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan
pekerjaan kantor padaumumnya terdiri dari kegiatan-
kegiatan yang berhubungan dengan kegiatanperencanaan perkantoran
(office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing),
pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran
(office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya
simak uraian berikut ini:
6
vi
a. Perencanaan perkantoran atau office planning, diantaranya seperti
dibawah ini:
Perencanaan gedung
Tata ruang kantor
Pencahayaan atau penerangan
Perlengkapan kantor
Ventilasi udara atau jendela dari ruangan kantor
Standarisasi pekerjaan kantor
Anggaran perkantoran
Standar kualitas kerja
Sistem telekomunikasi dan informasi
b. Pengorganisasian perkantoran atau office organizing, diantaranya
seperti dibawah ini:
Memelihara hubungan kerja yang baik dengan atasan atau
bawahan.
Pembagian tugas dalam organisasi atau perusahaan agar
tugasnya lebih efisien.
Perlengkapan atau peralatan yang selalu tersedia sesuai dengan
kebutuhan untuk memudahkan para pegawai dalam melakukan
pekerjaannya.
c. Pengarahan perkantoran atau office actuating, diantaranya seperti
dibawah ini:
Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan
dan memberi motivasi terhadap bawahan.
7
v
Memberikan bantuan kepada pegawai ketika pengawai tersebut
mengalami kesulitan dalam pekerjaannya.
Menyatukan visi dan misis para pegawai dengan perusahaan atau
organisasi.
Perancangan cara berkomunikasi yang baik dan efektif dengan
seluruh pegawa, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan
dapat berjalan dengan baik atau lancar.
Menggunakan tolak ukur yang adil dalam hal pemberian upah
atau gaji pada pegawai.
d. Pengawasan perkantoran atau office controlling
Menggunakan peralatan dan perabotan kantor.
Standarisasi maupun metode-metode pekerjaan kantor.
Kualitas pekerjaan kantor.
Pelayanan kantor.
Budget perkantoran
Waktu.
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
a. Lokasi Kantor
faktor yang perlu diperhatikan untuk
menentukan lokasi kantor antara lain:
Keamanan
Lingkungan
Harga
b. Gedung
faktor dari gedung perkantoran yang
perlu diperhatikan antara lain:
8
vi
Dapat menjamin keamanan dan kesehatan seluruh pegawai.
Memiliki fasilitas yang sangat memadai.
Harga dari gedung yang kompetitif, artinya seimbang dengan
biaya dan keuntungan.
c. Peralatan,
diantaranya meliputi:
Perabotan kantor, contohnya: meja kerja, lemari dokumen, laci,
kursi, rak buku dan lain sebagainya.
Perbekalan kantor, contohnya: kertas, spidol, pena, pensil, tinta
printer dan lain sebagainya.
d. Interior
maksud dari interior disini adalah penataan dari perabotan dan
perangkat perkantoran yang bisa mendukung terlaksananya pekerjaan
dalam sebuah ruang kantor, contohnya seperti: penerangan, ventilasi,
hiasan ruang kantor, dan lain sebagainya.
e. Mesin-mesin perkantoran
yakni disesuaikan dengan prosedur pekerjaan, metode pekerjaan dan
kebutuhan kantor lainnya.
D. Tujuan Administrasi Perkantoran
Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang
berjudul Office Management and Control, yaitu:
9
v
1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja,
kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan
secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-
rendahnya.
3. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat.
5. Membuat catatan dengan biaya minimal
E. Karakteristik Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran memiliki perbedaan dengan tata usaha
perkantoran. Terdapat factor pembeda, mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup
unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya
berikut karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran adalah sebagai berikut:
1. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang. Hal ini
bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan
dan support untuk kegiatan organisasi.
2. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak. Hal ini bermakna bahwa
pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan
dilaksankan disetiap organisasi.
3. Hasil akhirnya berupa informasi. Informasi adalah keterangan-keterangan
yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu.
Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di
kantor lain, pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan
karyawan organisasi dsb.
10
vi
4. Bersifat memudahkan.Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang
memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.
5. Bersifat pengetikan dan penghitungan. Susunan perkerjaan kantor lebih
banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik.
6. Dilakukan oleh semua pihak. Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan
dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian
perusahaan.
11
v
RANGKUMAN
A. Kantor adalah tempat untuk terlaksananya atau berjalannya kegiatan-kegiatan
tata usaha atau operasional yaitu, pengumpulan, pencatatan, pengelolaan,
penyimpanan dan penyampaian/pendistribusian informasi secara sistematis.
B. Administrasi Perkantoran merupakan sebagai suatu kegiatan yang berkaitan
dengan catat-mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan
kembali dalam bentuk lain sesuai dengan kebutuhan.
C. Unsur-unsuradministrasi
perkantoran:
Organisasi
Manajemen
Komunikasi
Informasi
Personalia
Keuangan
Perbekala
Humas
B. Ruang lingkup Perkantoran
1. Kegiatan Kantor
a. Perencanaan
b. Pengorganisasian perkantoran
atau office organizing
c. Pengarahan perkantoran atau
office actuating,
d. Pengawasan perkantoran atau
office controlling
2. Sarana dan Fasilitas Kerja
Perkantoran
a. Lokasi Kantor b. Gedung
c. Peralatan, d. Interior e. Mesin-mesin perkantoran
12
vi
D. Karakteristik administrasi Perkantoran
1. Bersifat Pelayanan
2. Bersifat Luas dan Terbuka
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
E. Tujuan administrasi perkantoraN
1. Menghimpun
2. Mencatat
3. Menggolah
4. Menggandakan
5. Mengirim
6. Menyimpan
RANGKUMAN
13
v
I. PILIHAN GANDA
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan memberikan tanda (X)
1. Sistem atau proses dan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan
dan pengawasan sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan adalah .....
a. Admnistrasi
b. Pengorganisasian
c. Manajemen
d. Pengarahan
e. Perencanaan
2. Administrasi perkantoran adalah proses kerjasama di dalam kantor untuk
mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan dengan melaksanakan fungsi-
fungsi manajemen adalah pengertian administrasi perkantoran
menurut..............
a. William Spriegel
b. Ernest Davies
c. Dr. SP. Siagian
d. George R. Terry
e. Dra. Suparjati
3. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu
pekerjaan (perusahaan), tempat bekerja merupakan definisi dari ....
a. Kantor
UJI KOMPETENSI. 1
14
vi
b. Gedung
c. Rumah
d. Kelas
e. Ruang
4. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan
menyimpan keterangan yang diperlukan adalah arti dari ............
a. Tata usaha
b. Humas
c. Manajemen
d. Perbekalan
e. Komunikasi
5. Perencanaan perkantoran meliputi ..... , kecuali.....
a. Perencanaan gedung, standar kualitas kerja
b. Penerangan, tata ruang kantor
c. Anggaran, standar kualitas kerja
d. Anggaran, waktu
e. Standar kualitas kerja, perencanaan gedung
6. Salah satu sarana dan fasilitas kerja perkantoran yang merupakan bangunan
dimana harus memenuhi faktor keamanan, kesehatan, fasilitas memadai
adalah...
a. Lokasi
b. Kantor
c. Ruang
d. Gedung
e. Bangunan
7. Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan
sesuai dengan harapan atau target adalah .....
15
v
a. Perencanaan
b. Pengorganisasian
c. Pengamanan
d. Pengarahan
e. Pengawasan
8. Peralatan dibedakan menjadi dua, perabot dan perbekalan/perlengkapan.
Contoh perabot dan perbekalan/perlengkapan yaitu .....
a. Meja, kursi, lemari, brankas, rak
b. Alat tulis, tinta, kertas
c. Komputer, mesin fotokopi, printer
d. Meja, kursi, lemari, alat tulis, tinta
e. Komputer, printer, meja, tinta
9. Proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-
faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor adalah pengertian dari....
a. Perencanaan
b. Pengamanan
c. Pengorganisasian
d. Pengarahan
e. Pengawasan
10. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisai/perusahaan
merupakan bagian dari ....
a. Manajemen
b. Pengawasan
c. Pengorganisasi
d. Pengarahan
e. Pengamanan
16
vi
II. Essay
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar!
1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan kantor dan
administrasi perkantoran ?
2. Apakah yang dimaksud dengan administrasi perkantoran ?
3. Sebutkan dan jelaskan apa saja unsur-unsur administrasi ! (min. 3)
4. Apa sajakah ruang lingkup dari administrasi perkantoran ?
5. Jelaskan apa saja karakteristik administrasi perkantoran ?
-Selamat Mengerjakan-
17
v
I. PILIHAN GANDA
1. C 6. E
2. E 7. E
3. A 8. D
4. A 9. A
5. C 10. C
II. Essay
1. Kantor adalah kantor adalah balai (gedung,rumah, ruang) tempat mengurus
suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja. Sedangkan administrasi
perkantoran menurut saya adalah kegiatan mencatat, menghimpun segala
kegiatan kerja atau taata usaha.
2. Administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis
ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting
dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan
keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran
perkembangan organisasi.
KUNCI JAWABAN
18
vi
3. Unsur-Unsur administrasi perkantoran yaitu:
a. Organizing
mengatur orang-orang dalam kerja sama untuk mecapai tujuan dengan
efektif dan efisien dikarenakan terdapat pembagian tugas dan
tanggungjawab serta penetapan hubungan kerja diantara orang-orang yang
melakukan kerjasam tersebut. artinya, setiap orang dapat mengetahui
tugas, tanggungjawab dan wewenang sehingga bisa melakukan kerja
dengan terarah dan mudah dalam mencapai apa yang menjadi tujuan
bersama.
b. Manajemen
Manajemen adalah inti daripada administrasi dikarenakan manajemen
yang adalah alat utama dari pelaksanaan utama pada administrasi. Di
dalam menajemen inilah terletak bagian kerja seperti pihak pengatur,
penggerak atau biasa disebut sebagai pemimpin, manajer atau kepala dan
tenaga operasional atau pihak yang digerakkan. Manajemen terdiri dari
tiga tingkatan kelompok pemimpin diantaranya adalah:
1. Top management atau administrative management.
2. Kelompok pimpinan menegah (middle management).
3. Kelompok pimpinan tingkat bawah atau terdapat beberapa istilah
lain seperti “lower management”, “operasional management”,
“mandur” dan “Supervisory management”.
c. Komunikasi
Komunikasi merupakan “tata hubungan” yaitu proses penyampaian warta
dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama manusia.
Komunikasi adalah cara untuk mengetahui pikiran dan kehendak perasaan
masing-masing.
19
v
4. Ruang lingkup administrasi perkantoran:
a. Kegiatan Kantor
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian perkantoran atau office organizing
3. Pengarahan perkantoran atau office actuating
4. Pengawasan perkantoran atau office controlling
b. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
1. Lokasi Kantor
2. Gedung
3. Peralataan
4. Interior
5. Mesin-mesin perkantoran
5. Karakteristik administrasi perkantoran yaitu:
a. Bersifat pelayanan
Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar
pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan
tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan tapi
sangat membantu menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai
keuntungan terbaik.
b. Terbuka dan luas
Pekerjaan kantor dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi,
tidak terbatas di kantor saja tapi dapat pula dilakukan di luar kantor.
Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.
c. Dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi
sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.
20
vi
Setelah kalian melakukan kegiatan belajar, kalian dapat mengukur
penguasaan kompetensi pada tiap kegiatan belajar maupun penguasaan
kompetensi keseluruhan materi dengan cara melakukan langkah-langkah
berikut ini.
1. Mintalah kunci jawaban pada guru dan cocokkan jawaban kalian.
2. Berilah skor sesuai dengan pedoman penskoran yang tersedia pada
kunci jawaban untuk jawaban yang benar.
3. Skor 0 untuk jawaban salah
4. Gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan kalian
pada tiap kegiatan belajar
5. Soal Evaluasi
UMPAN BALIK
21
v
Soal Presentase Skor Soal Jumlah
PILIHAN GANDA
BENAR
SALAH
50%
5
0
10 50
ESSAY
Jika jawaban
benar dan
lengkap
Jika jawaban
benar dan
tidak lengkap
Jika jawaban
salah
Tidak dijawab
50%
10
7
4
0
5 50
JUMLAH 100
22
vi
DAFTAR PUSTAKA
Djihad Hisyam. 2009. Diktat Kuliah Dasar- Dasar Administrasi .Yogakarta: UNY
Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi
Perkantoran. Jakarta: Erlangga
23