Top Banner
[Date] Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Disusun oleh : AMYNUR YUVIANTONO
55

MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

Mar 18, 2018

Download

Documents

phungthien
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

1Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

MODUL

PENGANTAR

ADMINISTRASI

PERKANTORAN

Disusun oleh :

AMYNUR YUVIANTONO

Page 2: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

2

TUGAS MODULPENGANTAR ADMINISTRASI

PERKANTORANBIDANG STUDI KEAHLIAN BISNIS DAN MANAJEMEN

KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

UNTUK SMK DAN MAK

Disusun oleh:

Amynur Yuviantono

JURUSAN MANAJEMEN

PROGRAM STUDI

PENDIDIKAN ADMINISTARSI PERKANTORAN

UNIVERSITAS NEGERI MALANGNOVEMBER 2014

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 3: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

3

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yan Maha Esa, karena atas berat rahmat-

Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini dan dapat dterbitkan tepat pada wakunya. Modul

ini disusun berdasarkan spektrum 2013 yang sudah dirumuskan oleh Pemeintah.

Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegatan

belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat pada modul ini dititik beratkan pada materi

berdasaran SKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia) Sektor Jasa Perusahaan

Bidang Administrasi Perkantoran.

Melalui modul ini penulis berusaha meyaikan materi dengan berbagai model evaluasi

dan penugasan dalam bentuk pratik lagsung dengan teknik bevarias untuk memdahkan

peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan.

Pemanfatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengaran materi yang

disampaikan guru dan kegiatan memaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri. Berbagai

kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara

menyeluruh.

Akhir kata, penulis terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga

terselesaikannya modul ini.

Malang,

Penulis

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 4: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

4

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL..............................................................................................

KATA PENGANTAR...............................................................................................i

DAFTAR ISI..............................................................................................................ii

GLOSARIUM............................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Deskripsi Umum.................................................................................................7

B. Petunjuk Penggunaan modul...............................................................................7

C. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar.............................................................8

D. Tujuan Akhir Pembelajaran................................................................................9

E. Tujuan Pembelajaran...........................................................................................10

BAB II PEMELAJARAN

A. Kegiatan Belajar 1...............................................................................................11

B. Kegiatan Belajar 2...............................................................................................21

Rubrik Penilaian....................................................................................................26

Kunci Jawaban...........................................................................................................33

DAFTAR PUSTAKA................................................................................................40

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 5: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

5

GLOSARIUM /PERISTILAHAN

Guru

Adalah seseorang yang menyampaiakan materi pada pelatihan di sekolah/Institusi pusat pelatihan. Orang tersebut lebih dikenal dengan sebutan Guru, Instruktur, Pembimbing atau sebutan lainnya.

Peserta Diklat atau Siswa

Adalah seseorang yang berusaha mencapai suatu kemampuan di sekolah atau pusat pelatihan. Orang tersebut lebih dikenal dengan sebutan pelajar, murid, siswa.

Pemelajaran

Adalah proses kegiiatan belajar mengajar yang berlangsung disekola/Institusi/pusat pelatihan di Industri.

Sistem

Adalah totalitas susunan atau jaringan yang terdiri dari berbagai sus system

Institusi

Adalah lembaga

Kondusif

Adalah hubungan antara manusia yang berlangsung dengan baik dan harmonis.

Out SourchingAdalah mendapatkan ilmu dan pengetahuan dari orang lain

BenchmarkingAdalah studi banding

TargetAdalah sasaran

DiominimalisasiAdalah diusahakan sedikit mungkin

TaklikAdalah paraf atau tanda lain yang berfungsi sebagai tanda bahwa pengetikan surat sudah baik.

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 6: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

6

DisposisiAdalah perintah dari pimpinan untuk menindaklanjuti isi surat masuk

ArsipAdalah kumpulan warkat

Arsip DinamisAdalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung untuk mendukung pekerjaan kantor.

Arsip Statis Adalah arsip yang dipergunakan namum tidak secara langsung.

Daftar Pertelaan Arsip

Adalah daftar yang memuat umur arsip.

ProporsionalArtinya wajar

.

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 7: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

7

BAB I PENDAHULUAN

A. DESKRIPSI UMUM

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad

yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani).

Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate” yang artinya

pemberian jasa atau bantuan, yang dalam bahasa Inggris disebut “Administration” artinya

“To Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.

Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi

kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan

sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat,

1988: 2) Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public

Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang

kecil dan sebagainya.

Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi

adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan

oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.

B. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

1. Peserta Didik

a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar

pertanyaan pada “ Cek Kemampuan” sebagai pengukur yang harus

dikuasai dalam modul ini.

b. Diskusikan dengan peserta didik yang lain mengenai apa yang telah Anda

cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar

dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu,

tanykan pada guru/instruktur Anda sampai dapat dipahami.

c. Bila dalam proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan,

diskusikan dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan

guru/instruktur.

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 8: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

8

d. Kerjakanlah tugas-tugas, baik secara individual ataupun kelompok dengan

jujur dan teliti serta bertanggung jawab.

e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya,

bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar

sebelumnya.

f. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas

dipelajari, ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.

2. Guru/Instruktur

a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara

pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu

yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan.

b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan

kesulitan.

c. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas

pencapaian.

d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), tetaplah berada di dalam

kelas/tempat belajar.

3. Perlengkapan yang harus disediakan

Alat:

a. Komputer

b. Internet

Bahan:

a. Buku- buku yang berkaitan dengan Pengantar Administrasi Perkantoran

C. KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR

KOMPETENSI INTI

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

2. Mengembagkan perilaku (jujur, disipin, tangung jawab, peduli, santun, ramah

lingkunga, otongroyong,kerjasama, cinta damai, responsif, dan proaktif) dan

menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan

bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam

serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia

3. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan procedural

dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 9: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

9

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab

phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan

masalah.

4. mengolah, menyaji, dan menalar dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri,

bertindaj secara efektif dan kreatif, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di

bawah pengawasan langsung

KOMPETENS DASAR

1) Membuat Struktur organisasi kantor.

2) Melakukan komunikasi kantor

D. TUJUAN AKHIR PEMBELAJARAN

Kompetensi Dasar 1 : Membuat Struktur organisasi kantor.

1. Peserta didik dapat menjelaskan prinsip-prinsip organisasi kantor

2. Peserta didik dapat menjelaskan bentuk – bentuk dan bagan organisasi kantor

Kompetensi Dasar 2 : Melakukan komunikasi kantor.

1. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian dari Komunikasi dan media

komunikasi

2. Peserta didik dapat menjelaskan proses komunikasi

3. Peserta didik dapat menyebutkan jenis-jenis media komunikasi

4. Peserta didik dapat menjelaskan kelemahan dan kelebihan media komunikasi

E. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mengikuti pembelajaran, siswa mampu:

Menjelaskan pengertian organisasi kantor, komunikasi, dan media komunikasi

kantor

Menjelaskan bentuk-bentuk organisasi kantor

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 10: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

10

Menjelaskan proses dan jenis-jenis media komunikasi

Menjelaskan kelemahan dan kelebihan media komunikasi

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 11: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

11

BAB II PEMBELAJARAN

KEGIATAN BELAJAR 1 (MEMBUAT STRUKTUR ORGANISASI KANTOR)

A. DESKRIPSI ORGANISASI DAN PRINSIP KANTOR

Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk

mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja dan

hubungan kerja antara sekelompok orang, yang memungkinkan mereka dapat bekerja sama

secara efektif dalam mencapai tujuan.

Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu kegiatan yang teratur

(adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab) dari sekelom- pok orang yang bekerja

sama untuk mencapai tujuan bersama.

Organisasi kantor harus direncanakan, kemudian ditetapkan dengan sebaik- baiknya.

Karena organisasi yang baik berdasarkan perencanaan yang hati-hati mengenai apa, siapa

pelaksana dan pengawas dan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan cara yang paling

efisien. Organisasi yang tepat, tugas-tugas pekerja dapat ditetapkan sehingga tanggung jawab

dapat dipastikan dengan serta merta. Lebih dari itu, melalui organisasi pekerjaan yang efisien

dapat dilaksanakan dengan prinsip spesialisasi yang lebih tajam dan komunikasi yang lebih

lancar.

B. Bentuk-Bentuk Organisasi

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang

menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu

struktur organisasi, yaitu: 1. Pembagian kerja 2. Rantai perintah 3. Tipe pekerjaan yang

dilaksanakan 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan 5. Tingkatan manajemen

Bentuk-bentuk pengorganisasian dapat dibedakan menjadi:

1. Organisasi Garis/Lini

Dalam tipe organisasi garis, kekuasaan berjalan secara langsung dari atasan kepada bawahan,

langsung dari manajemen/manajer kepada orang-orang/pegawai, sampai setiap orang

tercakup di dalamnya. Suatu perintah datang dari atasan kepada bawahannya dalam garis

langsung. Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis

wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 12: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

12

bawahannya. Semua bagian mulai dari pucuk pimpinan sampai yang terendah dihubungkan

dengan suatu garis wewenang/komando. Setiap kepala bagian/departemen/divisi

i. Asas Jalur dan Staf Asas jalur dan staf adalah asas menentukan bahwa dalam penyusunan

organisasi perlu dibedakan antara satuan-satuan penyusun organisasi perlu dibedakan antara

satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas pokok instansi, dengan satuan-satuan

organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan.

j. Asas Kejelasan dalam Pembaganan Asas pembaganan mengharuskan setiap/organisasi

menggambar- kan susunan organisasinya, agar setiap pihak yang berkepentingan dapat segera

memahami kedudukan dan hubungan dari setiap satuan organisasi yang ada.

128

mempunyai tanggung jawab untuk melapor kepada bagian atau unit yang berada satu tingkat

di atasnya.

Bentuk organisasi garis/lini disebut juga bentuk lurus atau bentuk militer (military

organization). Sistem ini adalah yang paling praktis, karena tata hubungannya sangat

sederhana sekali. Dari Top Manajer sampai bawahan yang paling bawah, segala sesuatunya

berlangsung menurut garis komando biasa, sehingga tidak ada kompleksitasi di dalam sikap

pimpinan.

Pada sistem ini organisasi kantor dibagi dalam satuan-satuan yang bulat pada tingkat jenjang

yang diperlukan. Kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam suatu garis lurus dari

bagian puncak ke bagian terbawah dengan tanggung jawab yang paling besar (top manajer),

dan makin berkurang atau kecil pada tingkat manajemen yang yang lebih rendah (pekerja).

Masing-masing kepala satuan organisasi memegang wewenang bulat dan memikul tanggung

jawab mengenai segala hal yang termasuk bidang kerja satuannya. Semua pegawai menerima

perintah dan instruksi langsung dari pimpinan satuan serta mereka hanya bertanggung jawab

kepadanya, arus wewenang dan tanggung jawab berjalan melalui saluran yang tunggal secara

lurus dan vertikal, sehingga strukturnya sederhana.

Dalam sistem ini tentu saja pucuk pimpinan dan kepala-kepala bagian harus cakap, tangkas

dan ahli dalam segala bidang urusan termasuk dalam bidang pekerjaannya.

Ciri-ciri organisasi lini.

1. Hubungan antara atasan dengan bawahan bersifat langsung yang dihubungkan suatu

garis wewenang/komando.

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 13: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

13

2. Struktur organisasi sederhana dan stabil.

3. Jumlah pegawai sedikit, sehingga memungkinkan diantara mereka untuk saling

mengenal.

4. Masing-masing pimpinan unit/bagian mempunyai tanggung jawab dan wewenang penuh

atas segala bidang pekerjaan yang ada dalam unitnya.

5. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan yang bersangkutan, sehingga dianggap

mempunyai sumber kekuasaan tunggal.

6. Tingkat spesialisasi biasanya belum begitu tinggi.

7. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil.

8. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan).

Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah:

1. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik.

2. Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan).

3. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan.

4. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat.

5. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan

dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan.

6. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi.

7. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat.

8. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.

9. Adanya penghematan biaya.

10. Pengawasan berjalan efektif.

Kelemahan-kelemahan organisasi garis

1. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan

organisasi. 2. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri.

2. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap

kaku (tidak fleksibel).

3. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil

inisiatif sendiri.

4. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan.

5. Kurang tersedianya saf ahli.

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 14: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

14

CONTOH BAGAN ORGANISASI GARIS/LINI

2. Organisasi Garis dan Staf

Dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando tetap ada. Wewenang

dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai kepada unit yang ada paling

bawah. Para staf hanya bertugas memberikan bantuan, saran-saran dan pelayanan kepada

pimpinan dalam mengambil keputusan atau kebijakan. Dipakai atau tidaknya sa- ran dari staf

tergantung keputusan pimpinan sendiri. Diperlukan tenaga staf karena pada organisasi yang

besar, pimpinan tidak mungkin dapat menguasai pekerjaan yang sangat luas, ia membutuhkan

tenaga khusus sebagai penasehat ahli di bidang perkantoran.

Ciri-ciri organisasi garis dan staf :

1. Biasanya organisasi adalah besar, dan mungkin juga bersifat kompleks.

2. Jumlah pegawai biasanya cukup banyak.

3. Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung.

4. Terkadang pimpinan tidak mengenal semua karyawan/pegawainya. Mungkin pula

diantaranya pegawai pun terjadi tidak saling mengenal.

5. Banyak spesialisasi pekerjaan yang diperlukan dan digunakan secara maksimal.

6. Kesatuan perintah tetap ada setiap atasan membawahi sejumlah pegawai tertentu.

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 15: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

15

7. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan wewenang staf.

Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:

1. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.

2. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana.

3. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi

besar maupun kecil.

4. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/ sumbangan pemikiran

dari staf.

5. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.

6. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya.

7. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.

8. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli.

Kelemahan-kelemahan dari bentuk organisasi garis dan staf:

1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan

nasihat.

2. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal.

3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang

dilaksanakannyalah yang penting.

4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf.

5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf

tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang.

6. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar.

7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan

ketidaksenangan pegawai lini.

8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam

kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi

kompleks.

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 16: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

16

BAGAN ORGANISASI GARIS DAN STAF

3. Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional biasanya disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi

yang harus dilaksanakan. Pada tipe organisasi fungsional ini masalah pembagian kerja

(spsialisasi) benar-benar diperhatikan. Pembagian kerja didasarkan pada spesifikasi, sehingga

setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas tertentu saja.

Pimpinan tertinggi mendelegasikan wewenang kepada pimpinan- pimpinan yang ada di

bawahnya, kemudian sesuai spesialisasinya diteruskan kepada para pelaksana. Para

bawahan/pelaksana akan mendapat perintah dari beberapa atasan yang masing-masing

menguasai suatu keahlian khusus dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidang masing-

masing.

Ciri-ciri organisasi fungsional:

a.Adanya pembidangan tugas yang jelas dan tegas

b. Spesialisasi pegawai dapat dikembangkan

c.Bawahan menerima perintah dari beberapa atasan

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 17: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

17

d. Koordinasi menyeluruh ada pada eselon atas

e.Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau fungsi yang sama dapat dilakukan

Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :

a. Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal

b. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing

c. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

d. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan

tertib

e. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama

biasanya cukup tinggi.

f. Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:

a. Pekerjaan seringkali sangat membosankan

b. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena

pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

c. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi

menyeluruh sulit dan sukar dilakukan

d. Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau fungsi yang sama dapat

dilakukan

BAGAN ORGANISASI BENTUK FUNGSIONAL

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 18: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

18

4. Organisasi Kepanitiaan

Oranigasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka

selesailah organisasi tersebut.

Keuntungan dari organisasi kepanitiaan:

a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan

terperinci

b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil

c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu tim

Kelemahan–kelemahan dari organisasi kepanitiaan:

a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut- larut yang

menghambat pelaksanaan tugas

b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama

c. Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor

kolektivitas lebih dipentingkan.

BAGAN ORGANISASI BENTUK KEPANITIAAN

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 19: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

19

B. RANGKUMAN

A. Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu kegiatan

yang teratur

B. Terdapat beberapa jenis organisasi kantor

C. Setiap organisasi kantor pada masing masing perusahaan atau organisasi

memiliki kelemahan dan kelebihan

D. Unsur terpenting dalam organisasi yaitu ada manusia, tujuan , dan struktur

organisasi di dalamnya

C. TEST FORMATIF

Jawablah pertanyaan di bawah ini. Apabila ada pertanyaan yang belum bisa Anda jawab,

bacalah kembali uraian di atas!

1. Jelaskan pengertian dari organisasi dan organisasi kantor !

2. Sebut dan jelaskan bentuk-bentuk organisasi kantor !

3. Jelaskan kelebihan dan kelemahan dari organisasi lini !

4. Gambarkan bagan dari organisasi lini ?

5. Gambarkan bagan dari organisasi lini dan staf ?

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 20: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

20

D. LEMBAR KERJA SISWA

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 21: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

21

KEGIATAN BELAJAR 2 (MELAKUKAN KOMUNIKASI KANTOR)

A. DESKRIPSI KOMUNIKASI

1) Asal kata dari bahasa latin, communicatio yaitu sama makna. Maksudnya,

komunikasi terjadi jika antara orang-orang yang terlibat ada kesamaan makna

mengenai sesuatu yang disampaikan

2) Menurut KBBI:

a) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih

sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami;hubungan;kontak perhubungan

3) Prof. Drs. Onong Uchjana, M.A, adalah proses penyampaian suatu pesan oleh

seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap,

pendapat atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui

media

4) Wiliam C. Himstreet dan Wayne M. Batty (dalam buku Bussines

Commnunications Principles and Method), adalah suatu proses pertukaran

informasi antara individu-individu melalui sistem biasa, baik dengan simbol-

simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan

Komunikasi bisnis dibagi menjadi dua macam:

a. Komunikasi verbal

Adalah salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam

bentuk tulisan dan lisan. Contoh:

1) Mendengarkan: radio, televisi, orang berbicara langsung

2) Berbicara: berdiskusi, berbincang-bincang dengan orang tua, berpidato

3) Membaca: buku, majalah, surat kabar

4) Menulis: surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama

b. Komunikasi nonverbal

1) Gerakan-gerakan tubuh atau bahasa isyarat

2) Memakai sesuatu seperti seragam

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 22: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

22

A. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya

Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk mencapai

suatu tujuan.

Fungsi media komunikasi:

1. Mempermudah penyampaian pesan/berita/warta/informasi

2. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi

3. Mengefektifkan proses penyampaian pesan/berita/warta/informasi

4. Sebagai alat untuk membangkitkan daya tarik pesan/berita/warta/informasi

5. Mempermudah penyampaian informasi/berita/pesan dari komunikator

6. Mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan/berita/warta/informasi

7. Mengkongkretkan isi berita yabng sifatnya abstrak

8. Memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator

B. Jenis-Jenis Media Komunikasi

1. Berdasarkan cara penggunaan atau sifatnya

a. Audial (pendengaran): radio, tape recorder, telepon, dll

b. Visual (penglihatan): surat, poster, OHP, dll

c. Audio – visual (pendengaran dan penglihatan): TV, Video, film, sinetron, dll

2. Berdasarkan sasarannya

a. Nirmassa (sasaran tunggal): telepon, surat, telegrapf, brosur, plakat, dll

b. Massa: radio, televisi, film, surat kabar, majalah, dll

3. Berdasarkan jenis-jenis media komunikasi yang digunakan sehari-hari

a. Surat pribadi (visual)

b. Telepon (audial)

c. Pertemuan (audio-visual)

Media komunikasi audio-visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung.

d. Wawancara (audio-visual)

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 23: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

23

Berlangsung dengan tatap muka dua arah. Banyak dipakai dalam komunikasi vertikal.

e. Kunjungan

Adalah jenis media komunikasi audio-visual dalam kelompok yang bersifat informal

dan dilakukan oleh organisasi.

f. Multimedia

Telekonferensi adalah konferensi yang diselenggarakan secara berjauhan dengan

menggunakan alat multimedia.

C. Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi

1. Media audio (pendengaran)

a. Keuntungan:

- Alatnya sangat sederhana

- Mudah dibuat dan dipergunakan

- Harganya relatif murah

- Dapat membangkitkan fantasi pendengarnya

b. Kelemahan:

- Sulit dikontrol

- Kualitas suara cenderung menurun

- Apabila ada kesalahan, harus membuat naskah yang baru

- Tidak dapat diperkenalkan hal-hal yang visual

2. Media visual

a. Keuntungan:

- Menghemat tenaga

- Menghemat waktu

- Pembuatan dan penggunaanya lebih mudah

- Biaya pembuatannya relatif murah

- Informasi yang disampaikan lebih jelas

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 24: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

24

b. Kelemahan:

- Biasanya menimbulkan rasa bosan

- Menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan

- Perlu waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya

3. Media audio visual

a. Keuntungan:

- Tidak membosankan

- Informasi lebih jelas dan cepat dimengerti

- Informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataan

- Hasilnya dapat dimengerti yang sebenarnya

b. Kelemahan:

- Kejelasan suaranya kadang-kadang kurang

- Memakan tempat yang luas

- Biayanya relatif mahal

- Perlu waktu di dalam persiapan

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 25: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

25

B. RANGKUMAN

A. Komunikasi adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada

orang lain

B. Komunikasi dibedakan menjadi komunikasi verbal dan non verbal menurut

proses komunikasinya

C. Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk

mencapai suatu tujuan.

D. Terdapat beberapa fungsi dari media komunikasi

E. Terdapat kelebihan dan kelemahan dari media komunikasi itu sendiri

C. TEST FORMATIF

Jawablah pertanyaan di bawah ini. Apabila ada pertanyaan yang belum bisa Anda jawab,

bacalah kembali uraian di atas!

1. Sebut dan jelaskan unsur – unsur komunikasi!

2. Sebut dan jelaskan pengertian media komunikasi dan fungsinya!

3. Jelaskan pengertian komunikasi menurut KBBI!

4. Jelaskan macam – macam proses komunikasi!

5. Jelaskan keuntungan dan kelemahan penggunaan media komunikasi!

6. Komunikasi bisnis dibagi menjadi dua macam. Jelaskan dan sebutkan!

7. Sebut dan jelaskan jenis – jenis media komunikasi!

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 26: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

Rubrik PenilaianA. Tugas

No Kriteria Bobot Skala Skor1 2 3 4

1 Pemahaman perintah

1x

Siswa tidak pahm perintah soal

Siswa mengerti soal namun terdapt kesalahan dalm penyelesain

Siswa mengerti perintah soal namun masih terdapat sedikit kesalahan dalam menyelesaikan.

Siswa mengerti perintah soal dan dapat menyelesaikannya dengan tepat.

2 Menentukan variabel 1x

Siswa dapat menentukan variabel namun belum tepat

Siswa dapat menentukan variabel namun masih banyak kesalahan

Siswa dapat menentukan variabel namun masih terdapat sedikit kesalahan

Siswa dapat menentukan variabel dengan tepat

3 Membentuk persamaan

3x

Siswa dapat membentuk persamaan namun belum tepat

Siswa dapat membentuk persamaan namun masih terdapat banyak kesalahan.

Siswa dapat membentuk persamaan namun masih terdapat sedikit kesalahan.

Siswadapat membentuk semua persamaan dengan tepat

4 Menyelesaikan persamaan

3x

Siswa hanya dapt menyelesaikan tetapi tahapanya belum tepat

Siswa hanya dapat menyelesaikan 1 tahapan persamaan

Siswa hanya dapat menyelesaikan persamaan dan terdapat kesalahan dalam prosesnya

Siswa dapat menyelesaiakan semua persamaan hingga tahapan akhir

5 Menentukan kesimpulan dan alasan 2x

Siswa dapat menyimpulkan belum tepat

Siswa dapat menyimpulkan tetapi tidak disertai alasan

Siswa dapat menyimpulkan tetapi alasan belum tepat

Siswa dapat menyimpulkan dan disertai dengan alasan yang tepat

Skor TotalSkor Maksimum 40

Skor yang diperoleh siswa ¿SkorTotal

SkorMaksimum×100

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor

Page 27: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

B.Tugas

No Kriteria Bobot SkalaSkor1 2 3 4

1 Kejelasan Presentasi 1x

a. Sistematika Tidak sistematika Kurang sistematika Cukup sistematika Sangat sistematika

b. Bahasa yang digunakan

Sulit dipahami Ada yang bisa dipahami namun banyak yang masih membingungkan.

Banyak yang mudah dipahami namun ada sedikit yang membingungkan.

Sangat mudah dipahami.

c. Suara Tidak terdengar Ada yang bisa didengar namun banyak yang masih sulit didengar.

Banyak yang bisa didengar, namun ada sedikit yang sulit didengar.

Sangat jelas terdengar.

2 Pengetahuan 2xa. Penguasaan

materi presentasi

Tidak paham Paham namun masih banyak yang kurang jelas dalam penyampaian.

Paham namun ada sedikit yang kurang jelas dalam penyampaian.

Paham dan sangat jelas dalam penyampaian.

b. Dapat menjawab pertanyaan yang berhubungan dengan materi presentasi.

Tadak dapat menjawab.

Menjawab namun masih banyak yang kurang jelas dalam menjawabnya.

Menjawab namun ada sedikit yang kurang jelas dalam menjawabnya.

Menjawab dengan tepat dan jelas.

3 Penampilan 1x

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor

Page 28: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

a. Presentasi menarik, menggunakan alat-alat bantu yang sesuai.

Tidak menarik dan tidak menggunakan alat-alat bantu yang sesuai.

Kurang menarik dan sedikit menggunakan alat-alat bantu yang sesuai.

Menarik namun sedikit menggunakan alat-alat bantu yang sesuai.

Sangat menarik dan menggunakanalat-alat bantu yang sesuai.

b. Kerapian, kesopanan, dan rasa percayadiri.

Tidak rapi, tidak sopan dan tidak percaya diri.

Hanya satu hal diantara Kerapian, kesopanan, dan rasa percaya diri yang dimiliki oleh siswa.

Hanya dua hal diantara Kerapian, kesopanan, dan rasa percaya diri yang dimiliki oleh siswa.

Rapi, sopan dan percaya diri.

Total Skor

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor

Page 29: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

29

Lembar Pengamatan proses presentasiSatuan Pendidikan : SMK Sederajat

Kelas / Semester : X / Satu

Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran

Materi Pokok : Membuat struktur organisasi kantor dan Komunikasi dalam kantor

Alokasi Waktu : 2 x 45 Menit

No Nama KelompokAspek yang diamati

Nilai1 2 3A b c A B a B

Malang, November 2014

Amynur Yuviantono

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 30: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

30

LEMBAR PENGAMATAN PENILAIAN SIKAP

Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester : X/1

TahunPelajaran : 2013/2014

WaktuPengamatan : 80 menit

Kompetensi Dasar : Nomor 2.1, 3.3

Sikap yang dikembangkan dalm proses pembelajaran adalah rasa ingin tahu dan tangung

jawab dalam kelompok.

Indikator perkembangan sikap INGIN TAHU

1. Tidak Baik : jika ingin sekali tidak berusaha dan mengganggu teman yang

sedang belajar

2. Kurang baik : jika sama sekali tidak berusaha untuk mencoba atau bertanya

atau acuh tak acuh (tidak mau tahu) dalam proses oembelajran.

3. Baik : jika menunjukan sudah ada usaha untuk mencoba atau bertanya

dalam proses pembelajaran tetapi masih belum ajeg/konsisten.

4. Sangat baik : jika menunjukan adanya usaha untuk mencoba atau bertanya

dalam proses pembelajaran secara terus menerus dan

ajeg/kosisten

Indikator perkembangan sikap TANGUNG JAWAB ( Dalam kelompok )

1. Tidak baik : jika menunjukkan sama sekali tidak mengambil bagian dalam

kelompok dan mengganggu kelompok lain.

2. Kurang baik : jika menunukkan sama sekali tidak ambil bagian dalam

melaksanakan tugas kelompok

3. Baik : jika menunjukkan usaha dan usaha ambil bagian dalam

melakasanakan tugas-tugas kelompok tetapi belum

ajeg/konsisten.

4. Sangat baik : jika menunjukkan sudah ambil bagian dalam menyelesaikan

tugas kelompok secara terus menerus dan ajeg/konsisten

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 31: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

31

Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan

No Nama SiswaSikap

Rasa Ingin Tahu Tanggung JawabSB B KB TB SB B KB TB

Keterangan:

SB : Tidak Baik

B : Kurang Baik

K : Baik

TB : Sangat Baik

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 32: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

32

Lembar Pengamatan proses DiskusiSatuan Pendidikan : SMK Sederajat

Kelas / Semester : X / satu

Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran

Materi Pokok : Membuat struktur organisasi kantor dan Melakukan komunikasi

kantor

Alokasi Waktu : 2 x 45 Menit

No NamaSiswa Aspek yang diamati Nilai1 2 3 4 5

Malang, November 2014

Guru Pengantar Administrasi

Amynur Yuviantono

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 33: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

33

KUNCI JAWABAN

KUNCI JAWABAN KEGIATAN 1

1. Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk

mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian

kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang, yang memungkinkan mereka

dapat bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan.

Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu kegiatan yang

teratur (adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab) dari sekelom- pok orang

yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

2. Bentuk-Bentuk Organisasi

1. Organisasi Garis/Lini

Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis

wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan

bawahannya.

2. Organisasi Garis dan Staf

Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai kepada unit

yang ada paling bawah. Para staf hanya bertugas memberikan bantuan, saran-saran

dan pelayanan kepada pimpinan dalam mengambil keputusan atau kebijakan

3. Organisasi Fungsional

Organisasi disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus

dilaksanakan. Pimpinan tertinggi mendelegasikan wewenang kepada pimpinan-

pimpinan yang ada di bawahnya, kemudian sesuai spesialisasinya diteruskan kepada

para pelaksana

4. Organisasi Kepanitiaan

Oranigasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka

selesailah organisasi tersebut.

3. Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah:

1. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik.

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 34: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

34

2. Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan).

3. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan.

4. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat.

5. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung

berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan

dilaksanakan.

6. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi.

7. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat.

8. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat

pimpinan.

9. Adanya penghematan biaya.

10. Pengawasan berjalan efektif.

Kelemahan-kelemahan organisasi garis

1. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan

organisasi. 2. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang

sendiri.

2. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung

bersikap kaku (tidak fleksibel).

3. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk

mengabil inisiatif sendiri.

4. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan.

4. CONTOH BAGAN ORGANISASI GARIS/LINI

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 35: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

35

5. BAGAN ORGANISASI GARIS DAN STAF

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 36: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

36

KUNCI KEGIATAN BELAJAR 2

1. Unsur-unsur komunikasi

a. Komunikator: orang yang menyampaikan pesan

b. Komunikan: orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, dll

c. Pesan: ide atau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang

d. Media: sarana atau saluran yang menunjang pesan

e. Efek atau feedback: pengaruh dari adanya pesan

2. Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk

mencapai suatu tujuan.

Fungsi media komunikasi:

1. Mempermudah penyampaian pesan/berita/warta/informasi

2. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi

3. Mengefektifkan proses penyampaian pesan/berita/warta/informasi

4. Sebagai alat untuk membangkitkan daya tarik pesan/berita/warta/informasi

5. Mempermudah penyampaian informasi/berita/pesan dari komunikator

6. Mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan/berita/warta/informasi

7. Mengkongkretkan isi berita yabng sifatnya abstrak

8. Memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator

3. Menurut KBBI:

b) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga

pesan yang dimaksud dapat dipahami hubungan kontak

c) Perhubungan

4. Proses Komunikasi

1. Unsur-unsur komunikasi

f. Komunikator: orang yang menyampaikan pesan

g. Komunikan: orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, dll

h. Pesan: ide atau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang

i. Media: sarana atau saluran yang menunjang pesan

j. Efek atau feedback: pengaruh dari adanya pesan

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 37: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

37

2. Efek yang timbul karena berkomunikasi

a. Efek kognitif: menyebabkan komunikan menjadi lebih tahu

b. Efek afektif: menyebabkan komunikan tergerak hatinya

c. Efek behavioral: menyebabkan komunikan melakukan suatu tindakan

3. Proses komunikasi

a. Proses komunikasi secara langsung (tatap muka)

b. Proses komunikasi bermedia

Dibagi menjadi dua macam:

1) Komunikasi bermedia massa

2) Komunikasi bermedia nirmassa

5. Media audio (pendengaran)

c. Keuntungan:

- Alatnya sangat sederhana

- Mudah dibuat dan dipergunakan

- Harganya relatif murah

- Dapat membangkitkan fantasi pendengarnya

d. Kelemahan:

- Sulit dikontrol

- Kualitas suara cenderung menurun

- Apabila ada kesalahan, harus membuat naskah yang baru

- Tidak dapat diperkenalkan hal-hal yang visual

Media visual

c. Keuntungan:

- Menghemat tenaga

- Menghemat waktu

- Pembuatan dan penggunaanya lebih mudah

- Biaya pembuatannya relatif murah

- Informasi yang disampaikan lebih jelas

d. Kelemahan:

- Biasanya menimbulkan rasa bosan

- Menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan

- Perlu waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 38: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

38

Media audio visual

c. Keuntungan:

- Tidak membosankan

- Informasi lebih jelas dan cepat dimengerti

- Informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataan

- Hasilnya dapat dimengerti yang sebenarnya

d. Kelemahan:

- Kejelasan suaranya kadang-kadang kurang

- Memakan tempat yang luas

- Biayanya relatif mahal

- Perlu waktu di dalam persiapan

6. A. Komunikasi verbal

Adalah salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam

bentuk tulisan dan lisan. Contoh:

5) Mendengarkan: radio, televisi, orang berbicara langsung

6) Berbicara: berdiskusi, berbincang-bincang dengan orang tua, berpidato

7) Membaca: buku, majalah, surat kabar

8) Menulis: surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama

B. Komunikasi nonverbal

3) Gerakan-gerakan tubuh atau bahasa isyarat

4) Memakai sesuatu seperti seragam

7. 1. Berdasarkan cara penggunaan atau sifatnya

d. Audial (pendengaran): radio, tape recorder, telepon, dll

e. Visual (penglihatan): surat, poster, OHP, dll

f. Audio – visual (pendengaran dan penglihatan): TV, Video, film, sinetron, dll

2. Berdasarkan sasarannya

c. Nirmassa (sasaran tunggal): telepon, surat, telegrapf, brosur, plakat, dll

d. Massa: radio, televisi, film, surat kabar, majalah, dll

3. Berdasarkan jenis-jenis media komunikasi yang digunakan sehari-hari

g. Surat pribadi (visual)

h. Telepon (audial)

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 39: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

39

i. Pertemuan (audio-visual)

Media komunikasi audio-visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat

langsung.

j. Wawancara (audio-visual)

Berlangsung dengan tatap muka dua arah. Banyak dipakai dalam komunikasi

vertikal.

k. Kunjungan

Adalah jenis media komunikasi audio-visual dalam kelompok yang bersifat

informal dan dilakukan oleh organisasi.

l. Multimedia

Telekonferensi adalah konferensi yang diselenggarakan secara berjauhan

dengan menggunakan alat multimedia.

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 40: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

40

DAFTAR PUSTAKA

Bratawidjaja, Thomas Wijaya. 1996. Sekretaris Professional. PT Pustaka Binaman Pressindo

Haryono, FX. Tulus. Hartiti Hendarto MG. Menjadi Sekretaris Professional

Kadarmo, Siwi. 1998. Sekretaris dan Tugas-tugasnya. Jakarta: Nina Dinamika.

Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Visimedia.

Koontz,Harold,dkk. 1991. Manajemen.Jakarta:Erlangga

Davis Keits. 1957.Human Relation In Bussine.New York: McGraw-Hill,Inc

Sedarmayanti. 1990. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Ilham Jaya.

Wursanto, Ig.2004. Kompetensi Sekretaris Professional. Yogyakarta: Penerbit

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 41: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

41

CATATAN:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

CATATAN:

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 42: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

42

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

CATATAN:

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 43: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

43

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Daftar Riwayat Penulis

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]

Page 44: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI  · Web viewMODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Last modified by ASUS 8

44

Amynur Yuviantono lahir di Probolinggo, 3 Juni 1993 sedang menyelesaikan pendidikannya

di Jurusan Manajemen Program Studi Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Malang.

Penulis lulus dari SDN Mangunharjo 1 tahun 2006, Lulus dari SMP Negeri 1 Probolinggo

pada tahun 2009, dan Lulus dari SMA Negeri 4 Probolinggo pada Tahun 2012.

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor [Date]