PEMBENTANGAN PERLUASAN PENGURUSAN KESINAMBUNGAN PERKHIDMATAN (PKP) DI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA (KKM) 1
PEMBENTANGAN PERLUASAN PENGURUSAN KESINAMBUNGAN PERKHIDMATAN (PKP)
DI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA (KKM)
1
PUNCA KUASA
2
Susulan dari Mesyuarat Keselamatan IPKKM yang telah diadakan pada 24 November 2015, TKSU (P) selaku pengerusi mesyuarat telah meminta supaya Pelan Kesinambungan Perkhidmatan (PKP) diperluaskan ke negeri.
DEFINISI PKP
Proses pengurusan holistik yang mengenal pasti
ancaman dan risiko, impak ancaman dan risiko
tersebut terhadap fungsi kritikal agensi, dan
penentuan strategi pemulihan bagi memitigasi kesan
gangguan tersebut dalam memastikan perkhidmatan
agensi tetap dapat diteruskan dalam tempoh masa
yang ditetapkan apabila berlaku gangguan /
bencana
Sumber : MAMPU
3
KEPENTINGAN PKP
4
SKOP
•Skop bagi Perluasan Pengurusan
Kesinambungan Perkhidmatan di KKM
meliputi semua Jabatan Kesihatan
Negeri (JKN), Hospital Putrajaya, HKL,
Institut Kanser Negara (IKN) Institut
Penyelidikan Sistem Kesihatan (IHSR)
dan Makmal Kesihatan Awam (MKA).
5
3 KOMPONEN PKP
Pelan Kesinambungan Perkhidmatan (BCP)
Untuk mempertahankan kesinambungan proses & fungsi kritikal, misalnya: • Perkhidmatan pelanggan • Pentadbiran • Kewangan Pelan Pemulihan Bencana (DRP) Pemulihan ke atas sistem dan aplikasi kritikal
Pelan Komunikasi Krisis (CCP)
Untuk menjelaskan rancangan yang perlu dilakukan untuk menanggani krisis komunikasi
Pelan Tindak balas Kecemasan
(ERP)
Kemampuan organisasi untuk menguruskan setiap situasi kecemasan ketika gangguan / bencana
6
PELAN SEPINTAS LALU – PELAN KESINAMBUNGAN PERKHIDMATAN
(BCP)
7
Struktur PKP – Contoh IPKKM
ERT : Pasukan Tindak balas Kecemasan
CCT : Pasukan Krisis Komunikasi
DRT : Pasukan Pemulihan Bencana
8
MESYUARAT PENGURUSAN KKM
PELAN SEPINTAS LALU – PELAN TINDAK BALAS KECEMASAN (ERP)
9
PELAN SEPINTAS LALU – PELAN TINDAK BALAS KECEMASAN (ERP)
Tubuh emergency response team (ERT);
Tentukan peranan dan tanggungjawab ketua dan ahli pasukan ERT;
Sediakan maklumat kakitangan untuk dihubungi;
Sediakan maklumat ahli keluarga atau waris kakitangan untuk dihubungi;
Sediakan maklumat kakitangan OKU untuk dihubungi;
Sediakan maklumat pembekal untuk dihubungi
Sediakan pelan bangunan dan pelan setiap aras
Senaraikan peralatan logistik (kenderaan, keperluan makanan, dll.)
Senaraikan peralatan ICT yang diperlukan semasa kecemasan
Tentukan tempat berkumpul
Tentukan pejabat alternatif
Sediakan maklumat kontak bomba, polis, hospital, Telekom dan TNB
untuk dihubungi
Sediakan prosedur (SOP) bagi aktiviti-aktiviti kecemasan
Sediakan pelan latihan untuk ERT
TERMA RUJUKAN
10
Struktur PKP – Contoh IPKKM
ERT : Pasukan Tindak balas Kecemasan
CCT : Pasukan Krisis Komunikasi
DRT : Pasukan Pemulihan Bencana
11
MESYUARAT PENGURUSAN KKM
PELAN SEPINTAS LALU – PELAN KRISIS KOMUNIKASI (CCP)
12
PELAN SEPINTAS LALU – PELAN KRISIS KOMUNIKASI (CCP)
TERMA RUJUKAN
Tubuh Pasukan Pelan Komunikasi / Krisis (CCT)
Tentukan peranan dan tanggungjawab ketua dan ahli pasukan CCT
Sediakan maklumat kakitangan
Sediakan Standard Operating Procedure (SOP) mengenai komunikasi semasa kecemasan/krisis.
Sediakan maklumat orang yang ingin dihubungi ketika kecemasan/krisis di dalam dan di luar agensi
Sediakan nombor telefon kecemasan bagi agensi-agensi kecemasan seperti bomba, polis, ambulan, hospital, dll.
Sediakan nombor telefon dan contact person bagi semua media utama sama ada media elektronik atau media cetak
Tentukan lokasi pusat komunikasi krisis
Sediakan templat kenyataan yang standard bagi digunakan untuk situasi kecemasan sama ada untuk tujuan dalaman agensi atau dengan pihak luar
Edaran Pelan Komunikasi untuk makluman semua warga agensi
13
Struktur PKP – Contoh IPKKM
ERT : Pasukan Tindak balas Kecemasan
CCT : Pasukan Krisis Komunikasi
DRT : Pasukan Pemulihan Bencana
14
MESYUARAT PENGURUSAN KKM
PELAN SEPINTAS LALU – PELAN TINDAKBALAS KECEMASAN (DRP)
15
PELAN SEPINTAS LALU – PELAN TINDAK BALAS KECEMASAN (DRP)
TERMA RUJUKAN
Tubuhkan Disaster Recovery Team (DRT)
Tentukan peranan dan tanggungjawab ahli DRT
Sediakan analisis risiko dan BIA terhadap perkhidmatan kritikal
Sediakan peta rangkaian
Kenal pasti sistem-sistem yang beroperasi menggunakan rangkaian
berkenaan
Sediakan maklumat kakitangan dan pembekal serta lokasi mereka bertugas
Back-up setiap sistem dan aplikasi berkenaan
Senaraikan semua sistem dan aplikasi yang beroperasi
Sediakan set generator untuk back-up bekalan elektrik
Back-up hendaklah disimpan offsite
Sediakan mirrored data centre dan servers
Back-up Internet Service Provider (ISP)
Tentukan strategi pemulihan
Mohon bajet yang mencukupi
16
Permulaan Pelaksanaan : Februari – April 2016
Pembangunan Pelan PKP : Mei – Ogos 2016
Penentuan Strategi PKP : Mei – Ogos 2016
Pelaksanaan Program PKP :September 2016
Wujud
Struktur PKP
TOR
PKP
Kenalpasti
Fungsi Kritikal
Analisis
Impak
Perkhidmatan
Strategi
Pemulihan
Pelan
Komunikasi
Krisis
Wujudkan
Lokasi
Alternatif
Pelan Pemulihan
Bencana
Program Kesedaran &
Latihan Pasukan
dan Warga
Program
Pengujian
Simulasi
Audit
PKP
Kajian
Impak PKP
(1 tahun sekali)
Sesi
Pendedahan
PKP
Sedia Jadual
Pelaksanaan
Penilaian
Risiko
Pelan Tindak
Balas Kecemasan
Selenggara
Program PKP
Dasar PKP
Kelulusan
Pengurusan
Kanan
agensi
Kelulusan
Pengurusan
Kanan
agensi
18
PERMULAAN PELAKSANAAN
Antara aktiviti yang perlu dilakukan adalah :-
Mewujudkan struktur PKP – Aktiviti ini dilakukan dengan
menubuhkan Jawatankuasa Pemandu dan
Jawatankuasa Pelaksana PKP KKM. Jawatankuasa
ini terdiri daripada wakil yang boleh membuat keputusan
bagi agensi, pemilik perkhidmatan dan pakar
teknologi yang bertanggungjawab untuk membangunkan
pelan pemulihan strategik agensi.
Sesi Pendedahan PKP – Aktiviti seterusnya adalah
Transfer Of Technology (TOT) PKP kepada Pasukan
PKP KKM. Sesi pendedahan ini akan merangkumi
perkara-perkara seperti mengapa perlunya PKP di KKM,
prinsip-prinsip serta kaedah-kaedah yang terlibat dalam
pembangunan PKP. Ia turut akan menerangkan peranan
dan tanggungjawab setiap ahli dalam struktur pengurusan
PKP KKM.
19
PENENTUAN STRATEGI PKP
Penentuan Strategi PKP – Strategi PKP akan
ditentukan menerusi Bengkel Resolusi Analisis
Impak Perkhidmatan KKM. Semasa bengkel ini,
strategi pemulihan akan dikenal pasti. Untuk tujuan
tersebut, aktiviti mengenal pasti fungsi kritikal
agensi akan dilakukan dan seterusnya penilaian
risiko akan dilaksanakan dan kemudiannya analisa
impak perkhidmatan akan dilakukan.
Persetujuan Fungsi Kritikal KKM & Strategi
Pemulihan - Hasil yang diperolehi dari bengkel
akan dibentangkan untuk mendapatkan kelulusan.
20
PEMBANGUNAN PELAN PKP
Pelan akan dibangunkan oleh
jawatankuasa kecil selepas fungsi
kritikal dan strategi pemulihan
diluluskan.
21
PROGRAM KESEDARAN &
LATIHAN PASUKAN DAN WARGA
Perancangan Latihan untuk Pasukan PKP
- Lawatan ke agensi yang telah melaksanakan PKP
Perancangan Latihan untuk Warga KKM
- Latihan ERP yang dijalankan dari masa ke semasa
Kesedaran Kepada Warga KKM
- Hebahan melalui emel, portal dan semasa
perhimpunan pagi selepas dokumen ditandatangani
22
PROGRAM PENGUJIAN SIMULASI
- Latihan Kebakaran
- Pengujian SOP bagi aplikasi.
23
SELENGGARA PROGRAM PKP
Dokumen Akan Dikemaskini Selepas
Proses Simulasi Jika Terdapat
Sebarang Perubahan Sebelum
Ditandatangani
24
AUDIT PKP
Selepas dokumen ditandatangani,
Auditor yang telah dikenalpasti akan
dilantik bagi menjalankan aktiviti
Audit. Ini adalah memastikan
dokumen yang dibangunkan
digunapakai semasa bencana.
25
KAJIAN IMPAK PKP
- Aktiviti berkala, dijalankan sekurang-
kurangnya setahun sekali
- Urusetia akan mendapatkan
maklumbalas dari semua bahagian
untuk mengenalpasti / mengemaskini
fungsi kritikal (jika ada)
- Seterusnya, dokumen PKP akan
dikemaskini jika terdapat sebarang
perubahan.
26
PERKEMBANGAN SEMASA
- Bengkel Pertama telah dilakukan pada
12 April 2016 (secara VC)
- Maklumat wakil ERP, CCP, DRP dan
Urusetia telah diperolehi dari semua
fasiliti yang terlibat
- Bengkel Kedua (secara VC) akan
diadakan pada June 2016 – Penentuan
strategi dan Pembangunan Pelan
Urusetia Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan
Kementerian Kesihatan Malaysia 27
Urusetia Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan
Kementerian Kesihatan Malaysia 28