MS Project Vežbe

Mara Čabrić

Microsoft Office Project

Vežbe

radna verzija 1

februar 2008

Microsoft Office Project 2007

2 Mara Čabrić

Mara Čabrić 3

Sadržaj

Microsoft Project – šta je to? ....................................................... 5

Prozor Microsoft Project-a ............................................................ 7

Osnovni podaci o projektu ........................................................... 9

Spisak zadataka ............................................................................. 15

Vrste zadataka ............................................................................... 21

Povezivanje zadataka ................................................................... 25

Vrste veza izme đu zadataka ....................................................... 29

Informacije vezane za zadatke ...................................................35

Formatiranje Gantt diagrama ..................................................... 41

Definisanje resursa ....................................................................... 47

Dodeljivanje resursa zadacima ................................................. 55

Upotreba filtera .............................................................................. 61

Pregledi ............................................................................................ 67

Štampanje pregleda i izveštaja .................................................. 75

Kriti čna putanja ............................................................................. 83

Vremenska ograni čenja zadataka (Constraints) ................... 85

Tipovi zadataka .............................................................................. 93

PERT analiza ................................................................................ 101

Resursi – pregled ........................................................................ 105

Preoptere ćenje resursa ............................................................. 109

Planiranje rada resursa ............................................................. 117

Praćenje realizacije poslova .................................................... 127


4 Mara Čabrić

Mara Čabrić 5

Microsoft Project – šta je to? Menadžer je profesija današnjice. Za menadžere postoje univerzitetski kursevi i diplome, profesionalni sertifikati, časopisi i stručna udruženja.

Projekat je posao koji ima ograničeno trajanje i tačno određen cilj. Na primer, izgraditi kuću predstavlja projekat. Obračunavati plate zaposlenih svakog meseca nije projekat.

Upravljanje projektima je specijalizovano polje u okviru menadžmenta. Menadžer koji upravlja projektom nadgleda sve njegove faze, od ideje i planiranja preko izvršavanja zadataka do ostvarenja ciljeva i izveštavanja o postignutim rezultatima.

Microsoft Project 2007 je alatka za menadžere koji upravljaju projektima. To je grafički program baziran na Windows radnom okruženju koji pomaže u obavljanju svih poslova vezanih za upravljanje projektom.

Od čega se, ustvari, sastoji upravljanje projektom? Najčešće, posao koji treba da obavite predstavlja neki složeni cilj. Vi treba da planirate, rasporedite i pratite aktivnosti i resurse koji su potrebni da bi se taj cilj postigao. Da biste uspešno upravljali projektom treba da odgovorite na neka osnovna pitanja:

• Koji zadaci (poslovi, aktivnosti) treba da se izvrše?

• Ko će izvršiti te zadatke?

• Koliko će izvršavanje zadataka da traje?

• Koliko će to da košta?

• Šta treba preduzeti ako stvari ne teku po prvobitnom planu?

Kada raspoređujete zadatke u okviru projekta, morate da vodite računa o mnogim faktorima. Zadaci često zavise od drugih aktivnosti. Može biti potrebno da čekate na završetak neke aktivnosti pre nego što određeni zadatak može da počne. Na primer,

Uvod


6 Mara Čabrić

kada zidate kuću, podizanje zidova može da počne tek pošto je završena izgradnja temelja. Zato je potrebno da vodite računa o redosledu zadataka i da povežete između sebe zadatke koji zavise jedan od drugoga.

Nije svejedno kako ćete rasporediti ljude koji treba da obave određene zadatke. Na primer, neki zadatak može za nedelju dana da obavi jedna osoba koja radi puno radno vreme. Druga opcija je da taj zadatak dodelite dvema osobama i da time skratite vreme na pola. Još jedna opcija bi bila da zadatak date jednoj osobi koja će raditi prekovremeno da bi posao kraće trajao. Iz ovog primera vidite da vreme koje je potrebno da se obavi neki zadatak zavisi od broja ljudi koji vam stoje na raspolaganju kao i od vremena koje te osobe mogu da posvete zadatku.

Kada ste svoj projekat isplanirali, odredili vreme koje mislite da je potrebno za izvršenje svakog od zadataka, dodelili resurse zadacima i povezali zadatke između sebe, vi ste postavili osnovu za vođenje tog projekta. Sada morate da pratite njegovo odvijanje da biste bili sigurni da nećete prekoračiti planirana sredstva i da će se posao završiti u datom roku.

Evo kako vam Microsoft Project pomaže u upravljnju projektom. On vam dozvoljava da na svom računaru

• napravite spisak zadataka

• odredite redosled zadataka i trajanje svakog od njih

• povežete zadatke sa drugim zadacima ili aktivnostima

• dodelite resurse zadacima vodeći računa da vreme svakog resursa bude efikasno iskorišćeno

• povežete zadatke i resurse sa troškovima

• pratite napredovanje posla i njegove troškove

• poredite planirane i stvarne troškove i rokove

• pripremite izveštaje o svakom delu posla

• primate ili šaljete informacije vezane za projekat preko lokalne mreže ili Interneta.

U ovim vežbama ćete na jednostavnim praktičnim primerima upoznati osnovne alate koji vam stoje na raspolaganju za upravljanje projektom uz pomoć programa Microsoft Project 2007.

Mara Čabrić 7

1 Prozor Microsoft Project-a

1. Pokrenite Microsoft Project 2007. Otvoriće se prozor prikazan na Slici 1.

2. Kada pokrenete Microsoft Project na ekranu je automatski prikazan pregled koji se zove Gantt Chart. Upoznajte se sa elementima prozora koji su označeni na Slici 1.

� Radna površina je podeljena na dva okna vertikalnom linijom koja se zove Divider Bar.

� Levo okno služi za unos spiska zadataka i aktivnosti od kojih se projekat sastoji. Tu se nalazi i kolona u koju se unosi trajanje svakog pojedinog zadatka.

� Levo okno sadrži i druge kolone koje sadrže informacije o zadacima. One su trenutno sakrivene iza desnog okna.

� U desnom oknu se nalazi kalendar na kome će se nalaziti grafički prikaz zadataka, njihovog trajanja i redosleda.

3. Povucite mišem vertikalnu liniju podele (Divider bar) udesno da bi se videla sva polja u levom oknu.

4. Pregledajte preostala polja u levom oknu. Zatim vratite liniju podele u prethodni položaj.

Vežba


8 Mara Čabrić

Standard Toolbar – standardni tasterski meni

Formating Toolbar – tasterski meni za formatiranje

Entry Bar – sadržaj aktivnog polja

Slika 0-1

Divider bar – deli prozor na dva okna

Status Bar – statusna linija

Active Split Bar – oznaka horizontalne podele prozora

aktivno polje

Mara Čabrić 9

2 Osnovni podaci o projektu

5. Pokrenuli ste program Microsoft Project i na taj način otvorili nov projekat čiji je radni naziv Project1 . Naziv projekta vidite na naslovnoj traci u vašem prozoru.

6. Ovaj projekat će biti organizacija jedne svečane večere. Zato snimite novi projekat pod imenom VECERA (File – Save As) – Slika 1. Tip dokumenta će automatski biti Project (ekstenzija .mpp).

Slika 0-1

Vežba


10 Mara Čabrić

7. Dobra je praksa da zapišete najvažnije podatke o projektu. Ovi podaci će se pojaviti na svim izveštajima i pregledima koje budete kasnije napravili. Otvorite okvir za dijalog Properties ( File – Properties ) – Slika 2.

Slika 0-2

8. Neki podaci će automatski biti popunjeni dok druge morate sami da unesete.

� Naslov ( Title ) će se automatski pojaviti. To je naziv koji ste dali projektu -: VECERA.

� Predmet ( Subject ) morate da unesete – Svečana večera.

� Ime autora projekta ( Author ) će se automatski pojaviti. To ime je preuzeto sa vašeg računara.

� Možete uneti i druge podatke kao što su Rukovodilac projekta ( Manager ) ili naziv kompanije ( Company ).

9. Na početku rada na projektu treba da unesete osnovne informacije o novom projektu. Otvorite okvir za dijalog Project Information ( Project – Project Information ) – Slika 3.

Mara Čabrić 11

Slika 0-3

10. Polje Schedule from određuje da li se projekat planira od datuma kada posao treba da počne (Project Start Date) ili prema datumu kada projekat treba da se završi (Project Finish Date). Najčešće se projekti planiraju od datuma kada posao počinje. Tako ćemo i mi uraditi.

11. U polje Start Date, koristeći kalendar (Slika 4), unesite datum kada posao treba da počne. Neka to bude ponedeljak, 7. april 2008. Kliknite na OK.

Slika 0-4


12 Mara Čabrić

12. Za sve nove projekte, unapred je određeno standardno radno vreme:

� od ponedeljka do petka od 8:00 do 12:00 i od 13:00 do 17:00 časova.

� Subota i nedelja su neradni dani.

� Ni jedan praznik nije unapred određen.

13. Pre nego što počnete sa planiranjem zadataka, treba da podesite radno vreme za projekat. Zato otvorite okvir za dijalog Change Working Time ( Tools – Change Working Time ) – Slika 5.

Slika 0-5

14. Sve praznike i neradne dane osim subote i nedelje morate sami da unesete Neka npr. utorak 15. april 2008. godine bude, za naš projekat, neradni dan.

15. U polje Name unesite npr. Državni praznik (naziv za neradni dan). U poljima Start i Finish na kalendaru izaberite 15. april 2008. Ovaj praznik traje jedan dan – zato je datum početka praznika isti kao datum njegovog završetka.

16. Kliknite na Details... da otvorite okvir za dijalog prikazan na Slici 6.

17. Izaberite opciju Nonworking da bi ovo bio neradni dan. Kliknite na OK.

Mara Čabrić 13

Slika 0-6

18. Posle večere koja je planirana za petak 18. april, u subotu 19. aprila 2008. mora da se obavi raspremanje. Zato to mora da bude radni dan (Slika 7).

Slika 0-7


14 Mara Čabrić

19. U polje Name unesite Dan za raspremanje i izaberite na kalendaru 19. april 2008.

20. Kliknite na Details... i izaberite opciju Working time. Ostavite standardno radno vreme. Kliknite na OK.

21. Nestandardno radno vreme se ne odnosi samo na radne i neradne dane. Unapred određeno radno vreme je od 8:00 do 12:00 i od 13:00 do 17:00. Za bilo koji radni dan mogu se promeniti i radni sati. Za sada to nećemo menjati.

22. Svi datumi na kojima je izvršena neka izmena su posebno obojeni i podvučeni. Kliknite na OK.

Slika 0-8

23. U prozoru Gantt Chart (Slika 8) uverite se da je utorak 15. april 2008. sada neradni dan (obojen sivo). Takođe se uverite da je subota, 19. april 2008 postala radni dan.

24. Klikom na taster Save na Standard Toolbar-u, snimite promene koje ste

napravili na projektu VECERA.

utor

ak n

erad

ni d

an

subo

ta r

adni

dan

Mara Čabrić 15

3 Spisak zadataka

Kada započnete novi projekat suočeni ste sa nekim složenim ciljem. Da biste mogli efikasno da organizujete projekat, morate taj cilj da podelite na manje zadatke koje ćete lakše kontrolisati. Spisak zadataka treba da zapišete i organizujete. Ako zadatke unesete logičnim redosledom kasnije ćete lakše pratiti njihov tok. Kada unosite zadatke, istovremeno unosite i vreme koje je potrebno da se oni izvrše.

25. Otvorite projekat VECERA.mpp koji ste sačuvali u Vežbi 2. Povucite liniju vertikalne podele prozora (Divider Bar) udesno tako da se vide sva polja u levom oknu (Slika 1).

Slika 0-1

Vežba

Aktivno polje

Entry Bar


16 Mara Čabrić

26. Levo okno predstavlja tabelu u koju se unose podaci o zadacima. � Prva kolona ( i ) služi za informacije o zadatku (Indicators). � U drugu kolonu ( Task Name ) unose se nazivi zadataka. � Treća kolona ( Duration ) služi za podatke o trajanju zadataka. � U četvrtoj koloni ( Start ) će se automatski pojaviti datum predviđenog

početka zadatka a u petoj koloni ( Finish ) datum završetka zadatka. � Šesta kolona ( Predecessors ) će sadržati podatke o zadacima koji

prethode tom zadatku. � Sedma kolona ( Resource Names ) će sadržati imena resursa dodeljenih

tom zadatku. 27. Za sada nam trebaju samo prve tri kolone. Zato liniju podele (Divider Bar)

vratite ulevo na položaj gde se prvobitno nalazila tako da se u levom oknu vide samo prve tri kolone. Na taj način ste dobili više prostora u desnom oknu.

28. Sada ćete uneti spisak zadataka. Podaci koje kucate na tastaturi će se pojaviti u tabeli u polju koje je trenutno aktivno. Aktivno polje ćete prepoznati po zadebljnom okviru. Sve što unosite u aktivno polje istovremeno će se pojaviti i u liniji za unos – Entry Bar (Slika 1). Napomena: Po tabeli se možete kretati uz pomoć miša ili uobičajenim tasterima na tastaturi (Enter, Tab, strelice).

29. U kolonu Task Name unesite sledeći spisak zadataka (Slika 2): • Priprema spiska zvanica • Pisanje i slanje pozivnica • Revizija spiska zvanica • Nabavka hrane i pića • Priprema hrane • Serviranje večere • Serviranje aperitiva • Skupljanje otpadaka • Pranje sudova

Mara Čabrić 17

30. Svakom zadatku će u prvoj koloni automatski biti dodeljen identifikacioni broj. Na Gantogramu1 u levom oknu će se pojaviti stubići koji pokazuju trajanje svakog od zadataka.

31. Videćete da je trajanje svih zadataka prikazano kao 1day? . Microsoft Project svim novim zadacima dodeljuje trajanje od jednog dana. Znak pitanja pokazuje da se radi o privremenoj proceni. Vi ćete za svaki zadatak uneti trajanje koje ste za njega predvideli.

32. Takođe ćete videti da svi zadaci počinju u isto vreme – u ponedeljak 7. aprila 2008. godine. To je datum koji ste odredili kao dan kada posao treba da počne ( Project Start Date )2.

Slika 0-2

33. Sada u kolonu Duration unesite trajanje za svaki zadatak kao što je prikazano na Slici 4.

34. Kada unosite trajanja zadataka možete koristiti skraćenice koje su prikazane u sledećoj tabeli:

1 Ovakav način grafičkog prikazivanja zadataka izmislio je Henry Gantt u 18. veku. 2 Kada se projekat planira prema datumu kada projekat treba da se završi (Project Finish Date) svi

zadaci će se završavati u isto vreme.


18 Mara Čabrić

Skraćenica Prikaz u tabeli Značenje m min minuti h hrs sati d day dani w wk nedelje

mo mon meseci

35. Kada određujete trajanje zadataka morate tačno znati šta znače određena trajanja. Sati i minuti se ne menjaju ali, na primer, ‘dan’ ustvari znači ‘radni dan’ što predstavlja onoliko sati koliko je određeno da traje jedan radni dan.

36. Da bi upoznali (i eventualno promenili) unapred određena trajanja za dan, nedelju i mesec otvorite okvir za dijalog Options ( Tools - Change Working Time - Options... ) koji je prikazan na Slici 3.

Slika 0-3

37. Vidite da dan (day) traje 8 sati, nedelja (week) traje 40 sati a mesec (month) ima 20 radnih dana. Ovde možete promeniti ove vrednosti prema potrebama vašeg projekta. Mi ćemo zadržati unapred zadate vrednosti.

PAŽNJA ! 8:30 je vreme ‘osam časova i trideset minuta’ dok je 8.5 trajanje od ‘osam i po sati’.

Mara Čabrić 19

.

Slika 0-4

38. Na Slici 1 svi stubići na Gantogramu su iste dužine (1 dan). Na Slici 4 stubići su različite dužine u zavisnosti od trajanja zadatka.

39. Kada je reč o trajanju zadataka treba razlikovati trajanje rada od jednostavnog protoka vremena (elapsed duration). Ovaj primer će vam pomoći da razumete razliku:

� Farbanje traje 2 dana (2d). To iznosi 16 radnih sati. Ako farbanje počne u petak u 8:00 časova posao će biti završen u ponedeljak u 17:00 časova.

� Sušenje farbe traje 2 dana (2ed). To iznosi 48 sati. Ako sušenje farbe počne u petak u 8:00 časova farba će biti suva u nedelju u 8:00 časova.

40. Ispred zadatka Revizija spiska zvanica ubacite zadatak Čekanje na odgovore (Insert – New Task). Ovaj zadatak treba da traje 3 kalendarska dana (tj. broje se i subota i nedelja). U polje duration unesite 3ed umesto 3d.

41. Pogledajte Gantogram. Čekanje na odgovore traje tri kalendarska dana (Slika 5).


20 Mara Čabrić

Slika 0-5


napravili na projeku VECERA.

Mara Čabrić 21

4 Vrste zadataka

1. Pored običnih zadataka kakve ste upoznali u Vežbi 3 postoje i neke specijalne vrste zadataka. Ovde ćete se upoznati sa sledećim oblicima zadataka:

� Zbirni zadaci ( Summary task )

� Ključni zadaci ( Milestone )

� Zadaci koji se ponavljaju ( Recurring task )

43. Poslovi se mogu planirati odozdo na gore (prvo napravite spisak svih zadataka a zatim ih podelite po fazama posla) ili odozgo na dole (prvo definišete krupne zadatke a zatim ih podelite na sitnije korake). Mi smo ovaj projekat započeli odozdo na gore. Uneli smo spisak svih poslova koje sada treba rasporediti po fazama. Unećemo zbirne zadatke ( Summary Task ) koji prikazuju faze posla.

44. Selektujte zadatak 1 ( Priprema spiska zvanica ). Ispred njega ubacite nov zadatak ( Insert – New Task3 ). Unesite ime zadatka ( Task Name ) Pozivanje zvanica .

Slika 0-1

3 Za ubacivanje novih zadataka možete koristiti i taster Insert na tastaturi.

Vežba


22 Mara Čabrić

45. Selektujte zadatke od broja 2 (Priprema spiska zvanica ) do broja 5 ( Revizija spiska zvanica ) tako što kliknete na prvi zadatak, zatim pritisnete i držite taster Shift na tastaturi i kliknete na poslednji zadatak u grupi (Slika 1).

46. Na Formatting Toolbar-u kliknite na taster Indent. Na taj način ste

zadatak Pozivanje zvanica pretvorili u zbirni zadatak čiji su delovi - podzadaci ( Subtask ) zadaci koje ste selektovali.

47. Za zbirne zadatke se ne unosi trajanje. Microsoft Project sam izračunava trajanje zbirnih zadataka kao zbir trajanja njegovih delova. Naziv zbirnog zadatka (Task Name) je ispisan naglašenim slovima (Bold) a grafički prikaz na Gantogramu se razlikuje od običnih zadataka (Slika 2).

48. Na isti način, napravite još tri zbirna zadatka: Nabavke , Večera i Raspremanje . Rezultat koji treba da dobijete je prikazan na Slici 2.

Slika 0-2

49. Sada ćete spisku zadataka da dodate jedan ključni zadatak ( Milestone ). Ključni zadaci označavaju događaje koji su važni za projekat. Obično su to rokovi koje treba ispuniti ili oznake završetka neke faze posla. U našem primeru ključni zadatak će biti prispeće odgovora na poslate pozivnice.

50. Selektujte zadatak sa rednim brojem 5 (Revizija spiska zvanica ) da biste ispred njega ubacili nov zadatak.

51. Ubacite na ovom mestu nov zadatak ( Insert – New Task). U prazno polje Task Name unesite naziv zadatka: Primljeni odgovori .

Mara Čabrić 23

52. Trajanje novog zadatka će biti prikazano kao 1day? . Da biste zadatak označili kao ključni zadatak, unesite kao trajanje zadatka 0 – ključni zadaci se ne izvršavaju i zato nemaju trajanje. Ključni zadatak će na Gantogramu biti prikazan u obliku crnog romba (Slika 3).

Slika 0-3

53. Sada ćete dodati spisku zadataka i jedan zadatak koji se ponavlja u redovnim intervalima ( Recurring Task ). Selektujte zadatak 1 a zatim na meniju Insert izaberite stavku Recurring Task. Pojaviće se okvir za dijalog Recurring Task Information koji je prikazan na Slici 4.

Slika 0-4


24 Mara Čabrić

54. Unesite sledeće podatke o novom zadatku:

� U polje Task Name unesite ime zadatka: Sastanak osoblja .

� U polje Duration unesite trajanje zadatka 1h ( 1 sat ).

� Izaberite opciju Weekly – zadatak se ponavlja svake ( every ) nedelje..

� Markirajte Monday – zadatak se ponavlja ponedeljkom.

� U polje Start unesite datum kada zadatak treba da počne: 7. april 2008.

� Izaberite opciju end by i unesite datum kada zadatak treba da se završi: 19. april 2008.

55. Kliknite na OK. Ispred prvog zadatka na spisku se pojavio nov zadatak - Sastanak osoblja . U koloni Indicators pojavio se znak da je to zadatak koji se ponavlja. Na Gantogramu su se pojavili stubići - svakog ponedeljka (Slika 5).

Slika 0-5


napravili na projeku VECERA.

Mara Čabrić 25

5 Povezivanje zadataka

57. Otvorite projekat VECERA.mpp koji ste sačuvali u Vežbi 4. 58. Svi zadaci koje ste do sada uneli u ovaj projekat počinju u ponedeljak, 7.

aprila 2008. godine (Slika 1). To je datum koji ste odredili za početak projekta.

Slika 0-1

59. Međutim, svi zadaci ne mogu da počnu u isto vreme. Neki zadaci zavise jedni od drugih. Najčešće, jedan zadatak mora da se završi da bi drugi mogao da počne. Na primer, hrana mora biti nabavljena da bi se večera mogla pripremiti. Zadaci koji zavise jedan od drugog se moraju povezati izmedu sebe. Svi zadaci koji nisu povezani sa nekim drugim zadatkom će početi najranije moguće. Ovde je to datum početka projekta, 7. april 2008.

Vežba


26 Mara Čabrić

60. Sada ćete povezati dva zadatka. Selektujte Priprema hrane i Serviranje večere. Na Standard Toolbar-u kliknite na taster Link Tasks

Slika 0-2

61. Na Gantogramu će se pojaviti strelica koja povezuje ova dva zadatka a stubić zadatka ‘Serviranje ve čere’ će se pomeriti tako da ovaj zadatak počinje tek kada se zadatak ‘Priprema hrane ’ završi (Slika 2).

62. Možete istovremeno povezati i više zadataka. Svi zadaci u grupi Pozivanje zvanica zavise jedan od drugog i treba da se izvršavaju jedan za drugim. Selektujte sve zadatke u ovoj grupi (5 do 9) i kliknite na Link Tasks. Rezultat ove operacije je prikazan na Slici 3.

Slika 0-3

Mara Čabrić 27

63. Na isti način, povežite zadatke4 u grupi ‘Raspremanje’ (Slika 4).

Slika 0-4

64. Da biste videli samo zbirni zadatak ‘Pozivanje zvanica ’ bez njegovih pod-zadataka, kliknite na znak - ispred ovog zadatka. Sada se vidi samo zbirni zadatak a njegovi pod-zadaci su sakriveni.

65. Na isti način, klikom na znak – ispred svakog od zbirnih zadataka, sakrijte i ostale pod-zadatke. Sada se vide samo zbirni zadaci (Slika 5).

Slika 0-5

4 Selektovane zadatke možete povezati i pritiskom na tastere Ctrl+F2


28 Mara Čabrić

66. I zbirni zadaci se mogu povezati izmedju sebe. Selektujte zbirne zadatke 4, 10, 12 i 16 i povežite ih klikom na Link Tasks. Rezultat se vidi na Slici 6.

Slika 0-6

67. Sada možete ponovo da prikažete pod-zadatke. Kliknite na znak + ispred svakog od zbirnih zadataka i njegovi pod-zadaci će se ponovo pojaviti.

68. I zadatak koji se ponavlja predstavlja jednu vrstu zbirnog zadatka. Kada kliknete na znak + ispred zadatka Sastanak osoblja pojaviće se dva zadatka (dva sastanka) od kojih se ovaj zadatak sastoji. Sada vaš projekat izgleda kao što je prikazano na slici 7.

Slika 0-7

Mara Čabrić 29

6 Vrste veza izme đu zadataka

69. Kada povežete zadatke između sebe dobijate niz zadataka koji se izvršavaju jedan za drugim. To je najčešći oblik zavisnosti između zadataka. Takva zavisnost se zove ‘Završi da bi započeo’ ( Finish-to-start ). U našem primeru ‘Završi Pripremanje hrane da bi započeo Serviranje ve čere’.

70. Zavisnost između zadataka može biti i drukčija od one koju smo do sada prikazali. Nije uvek slučaj da jedan zadatak mora da se završi da bi drugi mogao da počne.

71. Postoje četiri vrste zavisnosti zadataka koje su prikazane u sledećoj tabeli:

Finish-to-start

Zadatak 1 mora da se završi da bi zadatak 2 mogao da počne.

Start-to-start

Zadatak 1 i zadatak 2 moraju da počnu u isto vreme.

Finish-to-finish

Zadatak 1 i zadatak 2 moraju da se završe u isto vreme.

Start-to-finish

Zadatak 1 mora da počne da bi zadatak 2 mogao da se završi.

Vežba

zadatak 1

zadatak 2

zadatak 1

zadatak 2

zadatak 1

zadatak 2

zadatak 1

zadatak 2


30 Mara Čabrić

72. Postoje, dakle različite vrste veza izmedju zadataka. Sledi primer jedne veze tipa Start-to finish. Ovakve veze između zadataka su dosta retke i najlakše ih je razumeti uz pomoć konkretnog primera.

73. Serviranje aperitiva može da se završi tek kada počne Serviranje ve čere. Zavisnost ovih zadataka je tipa ‘Počni da bi završio’ ( Start-to finish ) tj. ‘Počni Serviranje ve čere da bi završio Serviranje aperitiva ’.

74. Da biste povezali zadatke ‘Serviranje ve čere’ i ‘Serviranje aperitiva ’ selektujte ova dva zadatka. Prvo morate da selektujete nezavisni zadatak (Predecessor) Serviranje ve čere a tek zatim zavisni zadatak (Successor) Serviranje aperitiva , bez obzira na to što se ovaj drugi prvi izvršava.

75. Povežite zadatke klikom na Link Tasks. Napravili ste vezu Finish-to-start. Sada treba da promenite vrstu veze. Dvoklikom na liniju koja na Gantogramu povezuje ova dva zadatka, otvorite okvir za dijalog Task Dependancy koji je prikazan na Slici 1.

Slika 0-1

76. U polju Type izaberite vrstu veze koju želite – u ovom slučaju Start-to-Finish. Kliknite na OK.

77. Vezu koju ste napravili možete videti na Slici 2

Slika 0-2

Mara Čabrić 31

78. Na Slici 2. vremenska skala na grafikonu je podešena tako da je osnovna jedinica za grafikon jedan sat (umesto jedan dan) da bi se zadaci čije je trajanje izraženo u satima bolje videli. Evo kako se podešava vremenska skala:

79. Na meniju Format izaberite Timescale... da otvorite okvir za dijalog prikazan na Slici 3. Na listu Bottom Tier, u polju Units izaberite Hours (sati) a na listu Middle Tier, u istom polju izaberite Days (dani). Kliknite na OK. Druge opcije iz ovog okvira za dijalog će biti obrađene kasnije.

Slika 0-3

80. Ponekad je potrebno da početak zadatka koji sledi iza nekog drugog zadatka odložite za izvesno vreme tj. da između dva zadatka napravite vremenski razmak.

Kao primer uzećemo opet farbanje. Nanošenje druge ruke farbe može da počne tek pošto je završeno nanošenje prve ruke. To je standardna veza Finish-to-Start – ‘Završi nanošenje prve ruke da bi počeo nanošenje drige ruke ’. Medjutim, pre nanošenja druge ruke farba treba da se osuši. Dakle, treba napraviti vremenski razmak izmedju ova dva zadatka.

81. U našem projektu definisali smo zadatak Čekanje na odgovore . To, medjutim, nije posao koji treba obaviti već vreme koje treba da protekne posle slanja pozivnica pre nego što se izvrši Revizija spiska zvanica . To čekanje se zove ‘zaostajanje’ (Lag).

82. Obrišite prvo zadatak Čekanje na odgovore . Da biste obrisali zadatak, kliknite na prvo polje tog zadatka (ID) da selektujete ceo red u kome se nalazi zadatak. Zatim pritisnite Delete na tastaturi. To će obrisati ceo zadatak.


32 Mara Čabrić

83. Zadatak Pisanje i slanje pozivnica će ostati povezan sa ključnim zadatkom Primljeni odgovori . Dvoklikom na liniju ove veze otvorite okvir za dijalog Task Dependancy (Slika 4).

Slika 0-4

84. U polje Lag upišite 3ed. Ključni zadatak Primljeni odgovori će se dogoditi 3 dana pošto su poslate pozivnice.

85. Neki zadaci ne moraju da slede precizno jedan za drugim. Drugi zadatak može da počne i nešto pre nego što se prvi zadatak završio. To se zove ‘preklapanje’ (Lead). Serviranje večere može da počne i pre nego što su sva jela pripremljena - dok se predjelo i supa pojedu, meso će biti spremno.

86. Dvoklikom na liniju veze izmedju zadataka Priprema hrane i Serviranje večere otvorite okvir za dijalog Task dependancy (Slika 5).

87. U polje Lag unesite -1h. Lead se unosi kao negativna vrednost. Služenje večere će početi jedan sat pre nego što se završi priprema hrane.

Slika 0-5

88. Ponekad je potrebno da se neki zadatak prekine i njegovo izvršavanje nastavi kasnije. Mi ćemo napraviti prekid zadatka Nabavka hrane i pi ća tako da se deo tog zadatka (4 sata) odvija u petak 18. aprila ujutro.

89. Selektujte zadatak Nabavka hrane i pi ća i pomerite grafikon tako da se on vidi na njemu (Standard Toolbar – Scroll to Task).

Mara Čabrić 33

90. Kliknite na Split Task na Standard Toolbar-u. Zatim kliknite na mesto na stubiću zadatka na kome želite da ga prekinete (Slika 6). Zatim odvucite deo zadatka na mesto gde želite da se on nastavi.

Slika 0-6

91. Da bi se ceo projekat opet mogao videti na ekranu, vratite razmeru vremenske skale tako da osnovnu jedinicu predstavljaju dani (Format – Timescale – Bottom Tier – Units=Days, Middle Tier – Units=Weeks, Slika 3)

92. Pošto ste uneli sve zadatke, možete ispred prvog zadatka prikazati zbirni zadatak koji predstavlja ceo projekat. Otvorite okvir za dijalog Options koji je prikazan na Slici 7 (Tools – Options – View).

Slika 0-7


34 Mara Čabrić

93. Uključite prekidač Show project summary task koji je obeležen na Slici 7. Takođe možete uključiti prekidač Show outline number da bi prikazali brojeve zadataka koji predstavljaju strukturu projekta. Kliknite na OK.

94. Sada vaš projekat izgleda kao na Slici 8. Naziv novog zbirnog zadatka je ime koje ste dali projektu - VECERA. Redni broj zadatka je 0 a njegovo trajanje je zbir trajanja svih zadataka od kojih se projekat sastoji.

Slika 0-8

95. Klikom na taster Save na Standard Toolbar-u snimite promene koje ste

napravili u projektu VECERA.

Mara Čabrić 35

7 Informacije vezane za zadatke

96. Otvorite projekat VECERA.mpp koji ste sačuvali u Vežbi 6. 97. Osnovni pregled u kome su prikazane informacije o zadacima i resursima koji

su im dodeljeni je Gantt Chart. Pored toga, uz svaki zadatak u projektu vezan je niz informacija. Da bi mogli da vidite sve informacije o izabranom zadatku, postoji okvir za dijalog Task Information. Njega možete otvoriti klikom na taster na Standard Toolbar-u ili dvoklikom na zadatak koji vas interesuje.

98. Izaberite zadatak Priprema spiska zvanica i otvorite okvir za dijalog Task Information (Slika 1). Pregledajte podatke o ovom zadatku.

Slika 0-1

99. Izaberite još neke zadatke i pregledajte podatke o njima.

100. Zadaci koji imaju određeno trajanje su prikazani na Gantogramu kao stubići čija dužina odslikava njihovo trajanje. Ključni zadaci (koji nemaju trajanje) prikazani su u obliku romba. I ostali zadaci se mogu prikazati u obliku romba, a da pritom zadrže svoje trajanje. Tako možete dugačke projekte prikazati na pregledniji način.

Vežba


36 Mara Čabrić

101. Izaberite zadatak Serviranje ve čere. Otvorite okvir za dijalog Task Information i izaberite list Advanced (Slika 2). Uključite prekidač Mark as Milestone. Kliknite na OK.

Slika 0-2

102. Trajanje zadatka (3h) se neće promeniti ali će zadatak na Gantogramu biti prikazan kao romb (Slika 3). Pored romba je upisan datum kada zadatak počinje.

Slika 0-3

Mara Čabrić 37

103. Pored standardnog kalendara koji se primenjuje za ceo projekat (Standard), određenim zadacima se može odrediti posebno radno vreme. Svi zadaci iz grupe Večera treba da se odvijaju u vreme od 17:00 do 00:00 sati umesto u redovno radno vreme.

104. Otvorite kalendar projekta (Tools – Change Working Time) – Slika 4. Kliknite na Create New Calendar...

Slika 0-4

105. U okviru za dijalog Create New Base Calendar (Slika 5), u polje Name upišite Večera. Tako će se zvati ovaj poseban kalendar. Kliknite na OK.

Slika 0-5

106. Sada treba definisati radno vreme. U polje Exceptions unesite naziv događaja ‘Priprema i Serviranje večere'. Kliknite na Details... (Slika 4).


38 Mara Čabrić

107. Izaberite opciju Working time i u polja From i To unesite podatke 17:00 i 0:00 (Slika 6).

Slika 0-6

108. Još treba pridružiti kalendar Večera zadacima na koje se to odnosi. Za sve zadatke iz grupe Večera, u okviru za dijalog Task Information na listu Advanced, u polju Calendar izaberite Večera. Ispred svakog od tih zadataka će se pojaviti indikator koji vas obaveštava o posebnom kalendaru.

109. Dobra je praksa da se uz zadatke pridruže beleške koje bliže objašnjavaju neke detalje vezane za zadatak. Izaberite zadatak Serviranje ve čere. Klikom na Note na Standard Toolbar-u otvorite polje za unos beleške (Slika 7).

110. Unesite sledeći tekst: 'Serviranje večere je zakazano za 18. april 2008. godine u 20 sati. Ako se vreme promeni potrebno je o tome obavestiti osoblje i sve zvanice'.

Slika 0-7

Alatke za formatiranje teksa

Mara Čabrić 39

111. U okviru beleške, zadatak se može povezati i sa dokumentom koji je napravljen u drugoj aplikaciji.

112. Taster Insert Object služi za povezivanje dokumenata iz drugih aplikacija sa izabranim zadatkom. Mi smo pripremili spisak zvanica uz pomoć aplikacije Microsoft Excel. Ako umete, upotrebite neku aplikaciju da pripremite spisak zvanica (npr. Word, Excel ili drugo).

113. Kliknite na taster Insert Object (Slika 8).

Slika 0-8

114. U okviru za dijalog Insert Object (Slika 8) uradite sledeće:

a. Izaberite opciju Create from file što će vam omogućiti da izaberete dokument koji želite.

b. Kliknite na Browse i pronađite dokument koji vam treba.

c. Uključite prekidač Link da bi uspostavili stalnu vezu sa dokumentom. Na taj način, sve kasnije izmene koje unesete u dokument će se odraziti i na ovom mestu.

d. Uključite prekidač Display as icon. Na taj način će dokument biti prikazan u obliku ikone. Dvoklikom na tu ikonu uvek možete otvoriti dokument.5

e. Kliknite na OK.

5 Ako ne uključite taj prekidač unećete ceo tekst dokumenta u ovo polje. Polje ne možete da povećate

tako da to obično nije dobra ideja, naročito ne za velike dokumente.


40 Mara Čabrić

115. Pored beleške, postoji još jedan način da povežete zadatak sa nekim dokumentom. To je univerzalna veza Hyperlink.

116. izaberite zadatak Revizija spiska zvanica . Na Standard Toolbar-u kliknite na Insert Hyperlink. Izaberite dokument Spisak zvanica i kliknite na OK (Slika 9.)

Slika 0-9

117. Ako imate pristup Internetu, koristeći Hyperlink možete povezati zadatak i sa nekom stranicom na Internetu. Za to ćete u okviru za dijalog Insert Hyperlink upotrebiti taster Browse the Web.

118. Pridružite zadatku Priprema hrane neki recept. Izaberite www.krstarica.com i kliknite na KUVAR. Izaberite recept koji vam se dopada.

119. Kada zadatku pridružite Hyperlink, ispred zadatka će se pojaviti odgovarajući indikator. Klikom na indikator aktivirate vezu koju ste napravili.

120. Klikom na taster Save na Standard Toolbar-u snimite promene koje ste


Mara Čabrić 41

8 Formatiranje Gantt diagrama

121. Otvorite projekat VECERA.mpp koji ste sačuvali u Vežbi 7. 122. Opcije na meniju Format se menjaju u zavisnosti od izabranog pregleda koji je

predstavljen na ekranu. Mi ćemo se baviti opcijama koje se odnose na Gantt Chart.

123. Opcija Font se odnosi na tekst pojedinih zadataka koje selektujete u Gantt tabeli. Izaberite zadatak Serviranje ve čere. Naglasite taj tekst, podvucite ga i obojite u crveno.

124. Opcija Bar (Slika 1) se odnosi na izgled pojedinih stubića na Gantogramu za selektovane zadatke. Izaberite zadatke iz grupe Pozivanje zvanica i obojite stubiće ovih zadataka u zeleno.

Slika 0-1

125. Opcija Text Styles se odnosi na tekst određene vrste zadataka u Gantt tabeli. Obojite tekst svih zbirnih zadataka u plavo (u polju Item to Change izaberite Sumarry Tasks).

Vežba


42 Mara Čabrić

126. Opcija Bar Styles (Slika 2) služi za formatiranje određene vrste stubića na Gantogramu. Obojite stubiće svih zbirnih zadataka u crveno i sa desne strane stubića ispišite naziv zadatka (Name).

Slika 0-2

127. Opcija Layout (Slika 3) sadrži još neke detalje vezane za izgled Gantograma. Pregledajte ove opcije.

Slika 0-3

Mara Čabrić 43

128. Opcija Timescale... (Slika 4) služi za formatiranje zaglavlja Gantograma i razmere vremenske skale na Gantogramu.

Slika 0-4

129. U polju Show birate broj redova od kojih će se sastojati zaglavlje Gantograma – jedan – donji red (Bottom Tier), dva – donji i srednji (Middle Tier) ili tri – donji srednji i gornji red (Top Tier). Unapred je izabrano dva. To ćemo ostaviti.

130. Na slici je prikazan list Bottom Tier na kome se formatira donji red zaglavlja. Listovi Middle Tier (srednji red) i Top Tier (gornji red) sadrže iste opcije.

a. U polju Units izaberite sate (Hours). U polju Count izaberite 4. Jedinica vremena na Gantogramu će tako biti 4 sata.

b. Ostala polja formatiraju izgled ovog reda zaglavlja (format teksta, poravnanje, linije). Izaberite opcije koje su prikazane na Slici 4.

c. Na listu Middle Tier u polju Units izaberite dane (Days). Jedinica vremena na višem redu zaglavlja ne može biti manja od jedinice koja je izabrana za niži red. Kliknite na OK

131. Drugi način za podešavanje vremenske skale je Zoom. Kliknite na taster Zoom

In na Standard Toolbar-u. Koraci na vremenskoj skali će postati sitniji a

slika na Gantogramu će se uveličati. Obrnuto, da povećate jedinice na vremenskoj skali i tako smanjite Gantogram možete koristiti taster Zoom Out.


44 Mara Čabrić

132. Kada je Gantogram veliki, ne mogu se na ekranu videti svi zadaci odjednom. Onda se postavlja pitanje kako brzo doći do zadatka koji želimo da vidimo na Gantogramu. Pored Scroll traka, za to postoji nekoliko prečica:

a. Kombinacije tastera Alt+Home i Alt+End pomeraju Gantogram na početak odnosno kraj projekta.

b. Da biste videli određeni zadatak, selektujte taj zadatak a zatim kliknite

na taster Scroll To Task. na Standard Toolbar-u. Zadatak će se

pojaviti na ekranu.

c. Pritisnite funkcijski taster F5. U okviru za dijalog Go To unesite broj zadatka ili datum koji želite da vidite na Gantogramu (Slika 5)

Slika 0-5

133. Opcija Gridlines na meniju Format (Slika 6) služi za formatiranje linija kojima je iscrtana Gantt tabela i Gantogram.

Slika 0-6

134. Izaberite Bottom Tier Column, vrstu linije (Type) i boju (Color) koju želite.

135. Pogledajte kako sada izgleda Gantogram (Slika 7). Vertikalne linije su povučene za svaku jedinicu vremena (4 sata).

Mara Čabrić 45

Slika 0-7

136. Po Gantt tabeli i Gantogramu možete crtati razne oblike. Za to se koristi Drawing Toolbar (Slika 8). Uključite Drawing Toolbar i nacrtajte elipsu oko stubića zadataka iz grupe Večera kao na Slici 8.

Slika 0-8

137. Možete isprobati i druge opcije na meniju Format.

138. Kada završite sa ovom vežbom nemojte snimiti promene koje ste napravili na projektu VECERA.mpp.


46 Mara Čabrić

Mara Čabrić 47

9 Definisanje resursa

139. Otvorite projekat VECERA.mpp koji ste sačuvali u Vežbi 7. 140. Otvorite pregled Resource Sheet koji prikazuje tabelu sa informacijama o

resursima (View – Resource Sheet). Taj pregled je najpogodnije mesto za unošenje podataka o resursima (Slika 1).

Slika 0-1

141. Posao na ovom projektu treba da obave sledeće osobe: sekretarica Mila koja će obaviti zadatak pozivanja zvanica, vozač Aca koji treba da obavi nabavke, kuvar koji pripema hranu i tri kelnera koji će služiti aperitive i večeru. Kelneri će obaviti i raspremanje i pranje sudova. Ljudi koji treba da obave posao na nekom projektu predstavljaju radne resurse tog projekta (Work Resources).

Vežba


48 Mara Čabrić

142. U kolonu Resource Name ( ime resursa ) unesite sledeći spisak: Mila , Aca , kuvar , kelneri . Tabela će izgledati kao na Slici 2.

Slika 0-2

143. Podatak u koloni Type može biti Work ( radni resurs ) ili Material ( materijalni resurs ). Unapred je izabrana opcija Work za sve resurse koje ste uneli u tabelu. Pošto se radi o radnim resursima, za sada u ovoj koloni ne treba ništa da menjate.

144. U koloni Max. Units je prikazan procenat angažovanja resursa na zadatku kome je dodeljen. 100% znači da jedan resurs radi na zadatku puno radno vreme. Manje od 100% znači da resurs radi samo deo radnog vremena. Više od 100% znači da više resursa radi na istom zadatku.

145. Tri kelnera će posluživati aperitive i večeru. Zato u redu ‘kelneri’ u koloni Max. Units unesite podatak 300% - Slika 3.

Slika 0-3

Mara Čabrić 49

146. U radne resurse, pored ljudi koji koji obavljaju zadatke, spada i oprema koja se koristi za obavljanje tih zadataka, razni aparati, mašine isl. U našem projektu je radni resurs automobil koji se koristi za nabavke. Dodajte i njega na spisak radnih resursa (auto ).

147. Materijalni resursi se sastoje od materijala koji se koristi za ostvarenje projekta. Materijalni resursi u ovom projektu su pozivnice, gorivo za automobil, hrana, i piće isl. Nećemo uneti sve materijalne resurse. Primera radi, unećemo samo dva takva resursa. Neka to budu vino i hleb .

148. U kolonu Resource Name unesite: vino .

149. U koloni Type ( vrsta resursa ) umesto Work izaberite opciju Materijal. Vino je materijalni resurs.

150. Za materijalni resurs treba uneti podatak u kolonu Material Label. To je jedinica koja će se koristiti za merenje ovog resursa, npr. ‘tona’ za beton, ‘komada’ za krovne prozore, itd. Za vino unesite boca .

151. Iste podatke unesite i za hleb . Jedinica mere (Material Label) neka bude vekna .

Slika 0-4

152. Da bi se mogli pratiti troškovi za resurse, za sve resurse treba uneti i njihove cene. U kolonu Std. Rate unose se podaci o cenama resursa. Za radne resurse to je cena po jedinici vremena a za materijalne resurse po jedinici mere. U kolonu Ovt. Rate unose se cene za eventualni prekovremeni rad.


50 Mara Čabrić

153. Unapred je određeno da simbol za valutu bude $. Da biste promenili simbol za valutu (i, eventualno, način formatiranja valute), otvorite okvir za dialog koji je prikazan na Slici 5 (Tools – Options – View).

154. U delu Currency options for VECERA.mpp u polje Symbol ( simbol za valutu ) unesite din . U polju Placement ( položaj ) izaberite opciju 1 din . Simbol din će biti postavljen iza broja sa razmakom izmedju broja i simbola. U polju Decimal digits (broj decimala) ostavite vrednost 2.

Slika 0-5

155. Sada možete da unesete cene resursa (Slika 6). U kolonu Std. Rate se unose cene za redovan rad.

� Za sekretaricu Milu , cena je 7500,00 din nedeljno. Unesite 7500/w.

� Aca , radi za 5000,00 dinara nedeljno. Unesite 5000/w.

� Kuvar radi za 800,00 din na sat. Unesite 800/h

� Kelneri rade za 300,00 dinara na sat. Unesite 300/h.

156. Za materijalne resurse cena je po jedinici mere (Material Label), a ne vremena.

� Cena boce vina je 400,00 dinara. Unesite samo 400.

� Cena vekne hleba je 30,00 dinara. Unesite samo 30.

Mara Čabrić 51

157. U kolonu Ovt. Rate unose se cene za prekovremeni rad. Mila je plaćena 250 din na sat (250/h) a Aca 150 din na sat (150/h).

158. U kolonu Cost/Use unosi se cena korišćenja radnog resursa (obično opreme) po svakoj upotrebi. Unesite za auto cenu od 1000 din.

159. U kolonu Accrue At unosi se način plaćanja. Mila i Aca se plaćaju u toku projekata (Prorated). Kuvar i kelneri se plaćaju po obavljenom poslu (End). Auto i materijalni resursi, vino i hleb , se plaćaju unapred (Start).

Slika 0-6

160. Otvorite okvir za dialog Change Working Time prikazan na Slici 7, (Tools – Change Working Time). U polju For (na koga se odnosi izmena) izaberite Mila .

Slika 0-7


52 Mara Čabrić

161. Za ovaj projekat određeno je standardno radno vreme za sve resurse. Međutim, sekretarica Mila ima slobodne dane 9., 10. i 11. aprila 2008. godine. Za svaki resurs može se odrediti individualni kalendar radnog vremena.

162. Unesite naziv za ovaj izuzetak Slobodni dani i izaberite datume od (From) 9. aprila do (To) 11. aprila.

163. Kliknite na Details i izaberite opciju Nonworking. Kliknite na OK.

164. Sve informacije o resursu koji vas zanima možete da vidite ako selektujete

resurs i na Standard Toolbar-u izaberete Resource information – Slika 8.

Slika 0-8

165. Dobra je praksa da se sve specifičnosti u projektu dokumentuju. Na primer, treba napomenuti da Mila neće biti prisutna 9., 10. i 11. aprila 2008.

166. Selektujte njeno ime na listi i na Standard Toolbar-u izaberite Resource notes

(napomene o resursu) – Slika 9. Otkucajte tekst napomene a zatim

kliknite na OK.

Mara Čabrić 53

Slika 0-9

167. Kada se resursu dodeli neka napomena, u koloni i, ispred imena resursa, pojaviće se indikator napomene. Kada uperite pokazivač miša u ovu ikonu, napomena će se pojaviti na ekranu – Slika 10.

Slika 0-10


54 Mara Čabrić

168. Kolonu Group možete upotrebiti da na neki način koji vama odgovara podelite resurse po grupama. To može biti npr. pripadnost određenoj radnoj jedinici. Mi ćemo napraviti sledeću raspodelu:

� Mila i Aca su stalno zaposleni.

� Kuvar i kelneri su honorarni radnici.

� Auto spada u opremu.

169. Konačan izgled tabele Resource Sheet je sada kao na Slici 11.

Slika 0-11

170. Klikom na taster Save na Standard Toolbar-u sačuvajte promene koje ste


Mara Čabrić 55

10 Dodeljivanje resursa zadacima

171. Otvorite projekat VECERA.mpp koji ste sačuvali u Vežbi 9. 172. Dodeljivanje resursa zadacima će vam omogućiti da pratite ko obavlja zadatak,

kada i sa kolikim troškovima. Pre nego što počnete da dodeljujete resurse zadacima, treba da razumete način na koji trajanje zadataka zavisi od količine posla i broja dodeljenih resursa. Zato proučite sledeći primer:

a. Zadatku koji traje 8 sati odmah dodelite dva resursa. Količina posla je 16 sati. Svaki resurs radi po 8 sati. Zadatak traje 8 sati.

b. Zadatku koji traje 8 sati prvo dodelite jedan resurs. Količina posla je 8 sati. Resurs radi 8 sati. Naknadno dodelite još jedan resurs zadatku. Količina posla ostaje ista - i dalje 8 sati. Svaki resurs radi po 4 sata. Trajanje zadatka se smanjuje – zadatak sada traje 4 sata

173. U Gantt tabeli selektujte zadatak Priprema spiska zvanica . Zatim na Standard

Toolbar-u izaberite taster za dodelu resursa Assign Resources - Slika 1.

Slika 0-1

Vežba


56 Mara Čabrić

174. Na spisku resursa selektujte resurs Mila i kliknite na Assign. Pored imena Mila će se pojaviti znak � . Kliknite na Close. Ime resursa Mila će se pojaviti na Gantogramu pored stubića izabranog zadatka – Slika 2.

175. Selektujte sada istovremeno zadatke Pisanje i slanje pozivnica i Revizija spiska zvanica . Na isti način kao ranije dodelite ovim zadacima resurs Mila . Ne morate zatvarati okvir za dijalog Assign Resources (Slika 2).

Slika 0-2

176. Zadatku Nabavka hrane i pi ća dodelite vozača Acu .

177. Zadatku Priprema hrane dodelite kuvara .

178. Preostalim zadacima treba da dodelite grupu kelnera . Pošto posao obavljaju tri kelnera, vrednost u polju Max. Units za kelnere treba da postavite na 300% .

Slika 0-3

Mara Čabrić 57

179. Resurse treba dodeliti i zadatku Sastanak osoblja koji se ponavlja svakog ponedeljka. Selektujte ovaj zadatak. U okviru za dijalog Assign Resources selektujte resurse Mila , Aca i kuvar i kliknite na Assign – Slika 5. Zatim kliknite na Close. Kada istovremeno selektujete više resursa, da bi ih istovremeno dodelili zadatku, pritisnite taster CTRL na tastaturi.

Slika 0-4

180. Sada će Gantogram izgledati kao na Slici 6.

Slika 0-5


58 Mara Čabrić

181. Pređite sada na pregled Resource Sheet (View – Resource Sheet) Slika 7.

Slika 0-6

182. Videćete da su podaci za resurs Mila ispisani nagla[enim, crvenim slovima. U polju indikatora pojavila se ikona upozorenja < ! >. To je znak da je Mila preopterećena (Overallocated). Jedan razlog da resurs postane preopterećen je kada mora istovremeno da obavlja više zadataka, što nije izvodljivo. Kasnije ćemo videti i druge razloge za preopterećenost resursa.

183. Mila u ponedeljak 7. aprila 2007. treba istovremeno da prisustvuje sastanku osoblja i da priprema spisak zvanica. Takođe, u ponedeljak 15. aprila treba da prisustvuje sastanku osoblja i da vrši reviziju spiska zvanica.

184. Ovaj problem možete da rešite tako što ćete povezati dva zadatka - vezom Finish-to-start tako da Priprema spiska zvanica počne tek pošto se završio Sastanak osoblja 1. Isto tako, Revizija spiska zvanica treba da počne tek pošto se završi Sastanak osoblja 2 .

185. Da bi zadaci Priprema spiska zvanica i Revizija spiska zvanica mogli da se završe u istom danu, skratite ih na 7 sati. Mila će morati da požuri (program će to posmatrati kao da se količina posla smanjila). Kasnije ćemo videti i druga rešenja za ovakvu situaciju - npr. resursu se može dodeliti prekovremeni rad.

186. Pređite opet u pregled Gantt Chart (View – Gantt Chart).

Mara Čabrić 59

187. Selektujte zadatke Sastanak osoblja 1 i Priprema spiska zvanica i na

Standard Toolbar-u izaberite taster Link Tasks - Slika 8.

188. Na isti način povežite Sastanak osoblja 2 sa zadatkom Revizija spiska zvanica .

Slika 0-7

189. Pošto ste povezali ove zadatke, ponovo pogledajte Resource Sheet i uverite se da je problem sa resursom Mila sada rešen.

190. Snimite promene koje ste u ovoj vežbi napravili na projektu VECERA.


60 Mara Čabrić

Mara Čabrić 61

11 Upotreba filtera

Jedan način da na ekranu vidite samo one podatke koji vas trenutno interesuju je upotreba filtera. Uz pomoć filtera možete napraviti razne izbore zadataka ili resursa koje želite da vidite. Biće prikazani samo oni podaci koji zadovoljavaju kriterijume koje ste postavili u filteru.

191. Izaberite pregled Gantt Chart. Na Formatting Toolbar-u otvorite spisak filtera (Slika 1).

Slika 0-1

192. Unapred je izabrana opcija All Tasks tako da su prikazani svi zadaci. Da biste prikazali samo one zadatke kojima je dodeljen određeni resurs, uz pomoću scroll trake na ovoj listi pronađite stavku Using Resource i kliknite na nju.

Vežba


62 Mara Čabrić

193. U okviru za dijalog Using Resource (Slika 2) u polje Show tasks using unesite ime resursa čije zadatke želite da vidite, npr. Mila. Ime resursa možete izabrati sa ponuđene liste koju ćete dobiti kada kliknete na strelicu na kraju polja.

Slika 0-2

194. Sada se na Gantogramu vide samo oni zadaci koje obavlja Mila (Slika 3).

Slika 0-3

195. Možete videti i samo zadatke koji se odvijaju u određenom vremenskom intervalu. Na listi filtera kliknite na Date Range.

196. U okvire za dijalog koje dobijete, koristeći kalendar koji se pojavljuje kad kliknete na strelicu na kraju polja, unesite datum početka i datum završetka intervala koji vas interesuje (Slika 4). Da pogledamo zadatke koji počinju 18. aprila 2008. a završavaju se 19. aprila 2008.

Mara Čabrić 63

Slika 0-4

197. Kliknite na OK. Na Gantogramu se vide samo izabrani zadaci (Slika 5). Primetićete da se pored izabranih zadataka uvek vide i zbirni zadaci pod koje izabrani zadaci spadaju.

Slika 0-5

198. Kliknite na All Tasks da biste ponovo videli sve zadatke.

199. Postoji jos jedna alatka za filtriranje zadataka. To je Autofilter. Kliknite na Formatting Toolbar-u na alatku Autofilter .

200. Pored naslova kolona u desnom oknu pojaviće se male strelice. Klikom na strelicu otvarate listu opcija za filtriranje svake pojedine kolone. Kliknite na strelicu pored naslova Duration (Slika 6).


64 Mara Čabrić

Slika 0-6

201. Izabraćemo samo one zadatke koji traju tačno 4 sata. Kliknite na listi na 4 hrs . Na Gantogramu će biti prikazani samo zadaci koje ste izabrali (Slika 7).

Slika 0-7

202. Ponovo kliknite na sterelicu i izaberite (All). Sada se opet vide svi zadaci.

203. Kliknite na taster Autofilter da uklonite ovu alatku.

Mara Čabrić 65

204. Pored pregleda Gantt Chart, filteri se, na isti način, mogu primeniti i na druge preglede. Pređite na pregled Resource Sheet. Sada je izabrano All Resources – vide se svi resursi. Otvorite listu filtera (Slika 8).

Slika 0-8

205. Jedan od kriterijuma po kome možete filtrirati resurse su podaci u koloni Group. Kliknite na Group... U okvir za dijalog Group upišite honorarni i kliknite na OK.

Slika 0-9

206. Sada se vide samo oni resursi koji spadaju u grupu honorarnih radnika (Slika 10).

Slika 0-10


66 Mara Čabrić

207. Vratite All resources.

208. Koristeći alate koje ste ovde upoznali, pored primera koje ste videli u ovoj vežbi postoji čitav niz drugih filtera koje možete primeniti na svoj projekat. Možete ih koristiti i u drugim pregledima koje ćete upoznati u sledećoj vežbi.

Mara Čabrić 67

12 Pregledi

Sve podatke koje unesete o nekom projektu Microsoft Project smešta u veliku bazu podataka. Ta baza sadrži previše informacija da bi sve mogle biti istovremeno prikazane na ekranu. Zato Microsoft Project koristi razne preglede (Views) za prikazivanje podataka o projektu. Takvih pregleda ima ukupno 23 Neki pregledi prikazuju informacije u obliku tabele dok drugi daju grafičke prikaze podataka. Ovde ćemo upoznati one preglede koji se najčešće koriste.

209. Otvorite projekat VECERA.mpp koji ste sačuvali u Vežbi 11. 210. Unapred je izabran pregled Gantt Chart. U njemu se, u levom oknu, u obliku

tabele, vide podaci o zadacima kao što su nazivi zadataka, njihovo trajanje itd. Pored tabele vidi se i grafički prikaz zadataka na Gantogramu u desnom oknu. Ovaj pregled smo do sada najviše koristili (Slika 1).

Slika 0-1

Vežba


68 Mara Čabrić

211. Postoji ukupno 8 pregleda koji se najviše koriste. Da biste izabrali pregled koji želite da vidite otvorite meni View –Slika 2.

Slika 0-2

212. Znak � označava trenutno izabrani pregled. Klikom izaberite pregled Resource Sheet. I ovaj pregled smo već koristili. U njemu su, u obliku tabele, prikazani podaci o resursima (Slika 3).

Slika 0-3

Mara Čabrić 69

213. U tabeli Resource Sheet može biti više kolona nego što može da se vidi na ekranu. Povucite scroll traku udesno da biste videli i ostale kolone.

214. Za izbor osam osnovnih pregleda možete koristiti i View Bar. To je traka sa ikonama pregleda koja se može prikazati na levoj ivici prozora. Na meniju View kliknite na View Bar.

215. Na View Bar –u kliknite na ikonu Calendar. Dobićete pregled u obliku kalendara (Slika 4).

Slika 0-4

216. Pomoću strelica u gornjem levom uglu prozora možete menjati mesec na kalendaru. Izgled kalendara možete doterati u okviru za dijalog Timescale (Format – Timescale) koji je sada prilagođen formatiranju kalendara.

217. Na View Bar-u kliknite na ikonu Network Diagram da biste videli projekat u obliku mrežnog dijagrama (Slika 5). Svako uokvireno polje na dijagramu predstavlja jedan zadatak. Prikazan je naziv zadatka, datumi njegovog početka i završetka i procenat obavljenog posla. Ovaj poslednji podatak će biti koristan za praćenje toka projekta. Polja sa crvenim okvirom predstavljaju kritične zadatke. To su zadaci koji se moraju obaviti na vreme da bi se ceo projekat završio na vreme.

View Bar


70 Mara Čabrić

Slika 0-5

218. Da biste videli ceo mrežni dijagram na ekranu (Slika 6), na meniju View kliknite na Zoom i izaberite opciju Entire project.

Slika 0-6

219. Ovaj grafikon možete formatirati tako da izgleda onako kako želite pomoću stavke Layout... na meniju Format.

Mara Čabrić 71

220. Klikom na ikonu Task Usage na View Bar-u otvorite pregled Task Usage View. Tu su, u obliku tabele, prikazani zadaci, resursi koji su angažovani na tim zadacima i količina rada koji treba da se obavi . Možete dodati i druge podatke, npr. podatke o troškovima vezanim za taj rad (Format – Details – Cost) kao što je prikazano na Slici 7.

Slika 0-7

221. Sličan pregled je Resource Usage (Slika 8). U njemu je za svaki resurs prikazan spisak zadataka koje treba da obavi kao i trajanje tih zadataka.

Slika 0-8


72 Mara Čabrić

222. Kliknite na ikonu Resource Graph na View Bar-u. Ovaj pregled prikazuje podatke o angažovanju resursa u grafičkom obliku.

Slika 0-9

223. Da biste videli spisak ostalih pregleda koji vam stoje na raspolaganju, klikom na ikonu More Views na View Bar-u otvorite okvir za dijalog More Views (Slika 10).

Slika 0-10

Mara Čabrić 73

224. Postoje i pregledi koji se sastoje od dva okna. Prozor je horizontalnom linijom (split bar) podeljen na dva dela. Postoje standardni pregledi koji se sastoje od dva okna. Takav je naprimer Task Entry (Slika 11).

225. Da biste prikazali ovaj pregled na ekranu, u okviru za dijalog More Views (Slika 10) kliknite na Task Entry a zatim kliknite na Apply. Uklonite View Bar sa ekrana (View – View Bar).

Slika 0-11

226. Sada Active Split Bar pokazuje nazive prozora – gornji prozor je Gantt Chart a donji je Task Form. Task Form prikazuje detaljne podatke o zadatku koji selektujete u gornjem oknu.

227. Pored standardnih pregleda koji se sastoje od dva okna (Dual-Pane Views), skoro svakom običnom pregledu možete dodati drugo okno.

228. Zatvorite donje okno (Window – Remove Split). Sada je prikazan samo pregled Gantt Chart.

229. Držeći taster Shift na tastaturi otvorite meni View i kliknite na Resource Sheet. Sada je prozor opet podeljen na dva okna: gore je Gantt Chart a dole je Resource Sheet. (Slika 12). U donjem oknu će biti prikazani samo podaci o resursima dodeljenim zadatku koji je izabran u gornjem oknu.

Active Split Bar

split bar


74 Mara Čabrić

Slika 0-12

230. Prevlačenjem linije podele (split bar) možete povećati ili smanjiti jedno okno u odnosu na drugo.

231. Većina pregleda koji su prikazani kao jedno okno imaju pridruženo sakriveno drugo okno. Da biste videli to drugo okno možete ga otvoriti dvoklikom na split bar koji se vidi na vertikalnoj scroll traci (Slika 13). Dvoklikom na split bar naizmenično prikazujete i skrivate donje okno.

Slika 0-13

split bar

Mara Čabrić 75

13 Štampanje pregleda i izveštaja

Pored pregleda u kojima možete videti informacije o projektu na ekranu, često će biti potrebno da imate i štampane dokumente koji sadrže te podatke. Skoro svi pregledi u Microsoft Project-u se mogu štampati. Ne mogu se štampati samo pregledi tipa Form koji su u obliku okvira za dijalog (Task Form, Resource Form, isl.)

232. Kada želite da štampate neki pregled, prvi korak je da taj pregled prikažete na ekranu.

233. Prvo ćemo štampati pregled Gantt Chart. Specifično za ovaj pregled je to da će se u štampi videti TAČNO ono što je trenutno prikazano na ekranu. Položaj scroll traka i linije podele (Divider Bar), stepen Zoom-a, primenjeni filteri – sve će to uticati na izgled ovog pregleda u štampi. Pre štampanja morate podesiti sve ove elemente onako kako vam je potrebno.

Slika 0-1

Vežba


76 Mara Čabrić

234. Pre nego što štampate pregled treba da pogledate kako će izgledati štampani dokument (Slika 1). Na taj način ćete izbeći da bacate hartiju ako rezultat štampe nije ono što ste očekivali. Kliknite na taster Print Preview na Standard Toolbar-u . Iz prozora Print Preview se izlazi klikom na Close.

235. Izgled štampane strane i raspored sadržaja na njoj možete podesiti onako kako vama odgovara. Otvorite okvir za dijalog Page Setup (File – Page Setup) koji je prikazan na Slici 2.

Slika 0-2

236. Važno je da izaberete ispravnu veličinu papira na kome će pregled biti štampan. U polju Paper Size izaberite A4.

237. Na listu Margins možete podesiti širinu margina koju želite (Slika 3).

Slika 0-3

Mara Čabrić 77

238. Na listovima Header i Footer možete podesiti zaglavlja koja će se štampati pri vrhu (Header) i pri dnu (Footer) svake strane. Na Slici 4 je prikazan list Header.

Slika 0-4

239. Unesite sledeće podatke u Header:

a. Sa leve strane neka stoji vaše ime. Kliknite na Left, zatim kliknite u prazno polje i otkucajte svoje ime.

b. Na sredini neka stoji naziv projekta. Kliknite na Center, zatim u polju General izaberite Project Title i kliknite na Add.

c. Sa desne strane neka stoji tekući datum. Kliknite na Right a zatim kliknite na taster Insert Current Date.

d. U polju Preview se vidi kako će ovo zaglavlje izgledati.

240. Pređite na list Footer. Neka na sredini stoji Strana <broj> od <broj>. Kliknite na Center. Otkucajte tekst ‘Strana ‘ a zatim kliknite na taster Insert Page Number. Otkucajte tekst ‘ od ‘ a zatim Kliknite na taster Insert Total Page Count.

241. Na listu Legend možete podesiti izgled legende onako kako želite. Možete odlučiti da li će se legenda pojaviti na svakom listu, samo na jednom listu ili uopšte ne želite legendu.

242. Na listu View se nalaze još neke opcije vezane za sadržaj štampanog dokumenta koje možete uključiti ili isključiti (Slika 5).


78 Mara Čabrić

Slika 0-5

243. Kada završite sa podešavanjem opcija u okviru za dijalog Page Setup kliknite na OK. Ponovo pogledajte Print Preview.

244. Sada je pregled spreman za štampu. Da biste štampali ceo pregled u jednom primerku kliknite na taster Print na Standard Toolbar-u. Ako želite da stampate samo deo izabranog pregleda ili više primeraka dokumenta otvorite okvir za dijalog Print (File – Print) koji je prikazan na Slici 6.

Slika 0-6

245. Ovde možete izabrati strane koje želite da štampate (Print range), period (Timescale) i broj primeraka (Number of copies). Kliknite na OK da biste štampali izabrani pregled (Gantt Chart).

Mara Čabrić 79

246. Izaberite pregled Resource Sheet. U okviru za dijalog Page Setup podesite sledeće elemente:

a. Položaj papira neka bude Landscape (Page – Landscape)

b. Veličina papira neka bude A4.

c. U Header sa desne strane otkucajte svoje ime a sa leve ubacite tekući datum

247. Pogledajte Print Preview a zatim štampajte ovaj pregled.

248. Izaberite pregled Calendar. Ubacite svoje ime i tekući datum u Header. Na listu View koji je prikazan na Slici 7 (Page Setup – View) pregledajte opcije koje postoje za podešavanje izgleda i sadržaja kalendara. Štampajte ovaj pregled.

Slika 0-7

249. Štampane primere pregleda Gantt Chart, Resource Sheet i Calendar možete pogledati u Prilogu 1.

250. Pored pregleda koje možete štampati, Microsoft Project ima niz unapred pripremljnih izveštaja koje možete koristiti za štampanje podataka o projektu. Ti izveštaji su podeljeni u sledećih šest kategorija:

a. Overview - Opšti pregled

b. Current Activities - Tekuće aktivnosti

c. Cost - Troškovi


80 Mara Čabrić

d. Assignments – Radna zaduženja

e. Workload - Rad

f. Custom - Izveštaji prilagođeni specifičnim potrebama korisnika.

251. Da biste videli kategorije izveštaja koje postoje otvorite okvir za dijalog Reports koji je prikazan na Slici 8 (Report – Reports...).

Slika 0-8

252. Da biste izabrali kategoriju izveštaja koji želite dvokliknite na ikonu izabrane kategorije. Otvoriće se okvir za dijalog u kome je prikazan izbor izveštaja u toj kategoriji. Izaberite kategoriju Overview (Slika 9).

Slika 0-9

Mara Čabrić 81

253. Izaberite izveštaj koji želite da štampate dvoklikom na njegovu ikonu. Na taj način ćete otvoriti prozor Print Preview u kome ćete videti kako izgleda izabrani izveštaj. Da biste videli raspored radnog vremena za ceo projekat izaberite izvestaj Working Days (Slika 10).

Slika 0-10

254. Da bi podesili izgled izveštaja kliknite na Edit... (Slika 9). U okviru za dijalog Report Tekst povećajte slova u izveštaju na 14.

255. Kliknite na taster Page Setup da otvorite okvir za dijalig Page Setup i podesite izgled izveštaja. Naslov za izveštaj možete uneti i formatirati na listu Header.

256. Kliknite na Print da štampate izveštaj.

257. Štampajte i sledeće izveštaje:

a. Iz kategorije Costs izaberite Cash Flow da biste videli pregled troškova za radne resurse (Slika 11).


82 Mara Čabrić

Slika 0-11

b. Iz kategorije Assignments izaberite Who Does What da biste videli resurse i zadatke koji su im dodeljeni.

Slika 0-12

258. Primere štampanih izvestaja možete pogledati u Prilogu 1.

Mara Čabrić 83

14 Kriti čna putanja

Kritični zadaci (Critical Task) su oni zadaci koji moraju da se završe na vreme da bi se projekat završio na vreme. Niz kritičnih zadataka se zove kritična putanja (Critical Path).

Kada je potrebno skratiti trajanje projekta (Crashing the schedule), to se može postići skraćivanjem određenog broja zadataka. Skraćivanje zadataka koji nisu kritični ne doprinosi skraćivanju projekta. Vredi samo skratiti zadatke na kritičnoj putanji.

Kada se skrate zadaci na kritičnoj putanji može se dogoditi da neki drugi niz zadataka postane kritičan (najduži). Zato treba stalno pratiti koji su zadaci trenutno kritični.

Praktični načini za skraćivanje kritične putanje mogu biti:

� Pomeriti početak zadataka

� Smanjiti procenjeno trajanje zadatka

� Koristiti druge vrste povezivanje zadataka

� Koristiti Lag i Lead za preklapanje zadataka

� Dodeliti zadatku više resursa

� Dodati resursima prekovremeni rad

Sledeći primer će pokazati kako se na kritičnu putanju može uticati povećanjem broja resursa koji su dodeljeni zadacima.

259. Unesite zadatke prikazane na Slici 1. 260. Definišite resurs Majstori tako da ima ukupno 2 majstora (200%). Dodelite

svim zadacima samo po jednog majstora (100%). 261. Prikažite na ekranu pregled Tracking Gantt (Slika 1).

Vežba


84 Mara Čabrić

Slika 0-1

262. Prva tri zadatka traju ukupno 12 dana i čine kritičnu putanju (obojeni crveno). Druga tri zadatka traju ukupno 9 dana i za sada njihovo trajanje ne utiče na trajanje celog projekta. Projekat traje 12 dana.

263. Dodajte još po jedan resurs kritičnim zadacima (Majstori 200%). Na taj način ćete skratiti sve kritične zadatke na po 2 dana, a kritičnu putanju na ukupno 6 dana.

264. Sada druga tri zadatka postaju kritični. Ceo projekat sada traje 9 dana (Slika 2).

Slika 0-2

Mara Čabrić 85

15 Vremenska ograni čenja zadataka (Constraints ) Microsoft Project planira projekte tako da se posao završi za, što je moguće, kraće vreme. Zato je unapred određeno kada zadaci treba da počnu.

� Ako se projekat planira od datuma njegovog početka (najčešći slučaj), da bi projekat što kraće trajao svi zadaci treba do počnu što je moguće pre (As Soon As Possible - ASAP).

� Ako se projekat planira prema datumu njegovog završetka, svi zadaci treba da počnu što je moguće kasnije (As Late As Possible - ALAP).

Za ovako planirane zadatke nije zadat nikakav datum početka ili završetka. Microsoft Project sam raspoređuje zadatke prema datumu početka (ili završetka) projekta shodno vezama koje su uspostavljene između zadataka.

� Zadaci koji nisu povezani između sebe će svi početi na dan početka projekta.

� Zadaci koji su vezani standardnom vezom ‘završi da bi započeo’ (Finish-to-Start) će početi čim se završi zadatak koji im prethodi. Primeri trakvih rasporeda zadataka su prikazani na Slici 1.

Slika 0-1

Povezani zadaci

Nepovezani zadaci

Vežba


86 Mara Čabrić

Ponekad je, iz raznih razloga, potrebno da se zadaci vremenski ograniče. To znači da će se zadati određeni datum kada zadatak treba da počne ili da se završi. Razlozi za ovakva ograničenja mogu biti specifičnosti projekta, ugovorne obaveze isl.

Ako u Gantt tabelu unesete datum u polje Start ili Finish automatski stvarate vremensko ograničenje. U principu ta polja treba ostaviti prazna. Microsoft Project će ih sam popuniti na osnovu podataka o trajanju i redosledu zadataka.

Ograničenja treba uvoditi samo kada je to neophodno. Kad god je moguće, treba ostaviti alatu za planiranje – Microsoft Project-u, slobodu da pomera zadatke da bi se projekat odvijao na optimalan način.

Mikrosoft Project razlikuje tri vrste ograničenja:

� Fleksibilna ograni čenja . Ona nisu vezana za datum i ostavljaju slobodu pomeranja zadataka prema potrebi projekta.

� Delimi čno fleksibilna ograni čenja . Ona su vezana za datum ali donekle dozvoljavaju pomeranje zadataka.

� Nefleksibilna (stroga) ograni čenja . Ona su vezana za datum i ne dozvoljavaju pomeranje zadatka. Zato mogu izazvati razne probleme i konflikte u planiranju.

Sledeća tabela prikazuje kategorije i vrste ograničenja.

Skracenica Vrsta ogranicenja Znacenje Kategorija

ASAP As Soon As Possible počni što pre

ALAP As Late As Possible počni što kasnije

Fleksibilno

SNET Start No Earlier Than ne početi ranije nego <datum>

SNLT Start No Later Than ne početi kasnije nego <datum>

FNET Finish No Earlier Than ne završiti ranije nego <datum>

FNLT Finish No Later Than ne završiti kasnije nego <datum>

Delimično fleksibilno

MSO Must Start On mora početi na <datum>

MFO Must Finish On mora se završiti na <datum>

Nefleksibilno

Uvođenje ograničenja može dovesti do konflikta između uvedenog ograničenja i postojeće veze izmedu zadataka. U tom slučaju se mora izabrati jedna od ove dve opcije:

Mara Čabrić 87

� Poštovati vremensko ograničenje

� Poštovati uspostavljene veze

Unapred izabrana opcija je poštovanje ograničenja.

Sledeći primeri će vas bolje upoznati sa vremenskim ograničenjima zadataka.

1. Otvorite nov projekat, unesite tri zadatka i povežite ih kao što je prikazano na Slici 2.

Slika 0-2

2. Ako produžite trajanje prvog zadatka sa 5 na 7 dana, automatski će se počeci drugog i trećeg zadatka pomeriti za kasnije (Slika 3).

Slika 0-3

3. Sada smanjite trajanje prvog zadatka na 3 dana. Počeci drugog i trećeg zadatka će se pomeriti na ranije (Slika 4)


88 Mara Čabrić

Slika 0-4

4. Vratite trajanje prvog zadatka na 5 dana. Sada ćemo za drugi zadatak uvestii ogranićenje SNET.

� Izaberite drugi zadatak.

� Otvorite okvir za dijalog Task Information. Izaberite list Advanced (Slika 5).

� U polju Constrainjt type izaberite Start No Earlier Than, a u polju Constraint date izaberite datum kada drugi zadatak počinje. Znači, drugi zadatak ne može početi ranije od tog datuma.

Slika 0-5

� Kliknite na OK. Ispred drugog zadatka će se pojaviti indikator za delimično fleksibilno ograničenje (plava tačka na kalendaru).

Mara Čabrić 89

4. Sada ponovo produžite prvi zadatak na 7 dana. Drugi i treći zadatak će početi kasnije. Ograničenje koje smo postavili za drugi zadatak nije sprečilo ovo pomeranje.

5. Pokušajte da skratite prvi zadatak na 3 dana. Iako se prvi zadatak skratio, drugi zadatak ne počinje ranije (Slika 6).

Slika 0-6

6. Ograničenje koje smo postavili ne dozvoljava da drugi zadatak počne ranije. Dakle, ograničenje koje smo postavili je delimično fleksibilno: neka pomeranja dozvoljava dok druga ne dozvoljava.

7. Izaberite ponovo drugi zadatak. Promenite tip ograničenja na Start No Later Than . Ostavite isti datum za ograničenje. Sada drugi zadatak ne može da počne kasnije od ovog datuma.

8. U ovom slučaju će se pojaviti upozorenje da ograničenje koje ste postavili može izazvati konflikt (Slika 7). Da bi ograničenje ipak bilo postavljeno izaberite opciju Continue i kliknite na OK.

Slika 0-7


90 Mara Čabrić

9. Ispred drugog zadatka se sada pojavio indikator za ograničenje koje nije fleksibilno (crvena tačka na kalendaru).

10. Pokušajte ponovo da produžite prvi zadatak na 7 dana. Dobićete upozorenje prikazano na Slici 8. Ovakva promena će izazvati konflikt u planiranju zadataka.

Slika 0-8

11. Možete odustati od promene (Cancel). Ako ipak nastavite (Continue), prvi i drugi zadatak će se delimično preklopiti (Slika 9).

Slika 0-9

12. Često je lakše rešavati probleme u projektu ako se poštuju veze između zadataka na uštrb vremenskih ograničenja. U tom slučaju, za sva neispunjena ograničenja pojaviće se indikator za neispunjeno ograničenje (Missed Constraint).

13. Da bi se izabrala ta druga opcija, da se poštuju veze izmežu zadataka, treba uraditi sledeće:

� Otvorite okvir za dijalog Options (Tools-Options) i izaberite list Schedule (Slika 10)

Mara Čabrić 91

� Isključite Tasks will always honor their constraint dates. Kliknite na OK

Slika 0-10

� Početak drugog zadatka će se pomeriti za kasnije i pojaviće se upozorenje o tome da postavljeno ograničenje nije poštovano – poštovana je veza između zadataka (Slika 11).

Slika 0-11

14. Da biste skinuli vremensko ograničenje sa zadatka, izaberite drugi zadatak, ponovo otvorite okvir za dijalog Task Information i izaberite list Advanced (Slika 5). U polju Constraint type izaberite As Soon As Possible.


92 Mara Čabrić

15. Vremenska ograničenja treba koristiti pažljivo vodeći računa o upozorenjima koja daje Microsoft Project. Naročito treba biti obazriv prilikom unošenja promena u projekat koji sadrži vremenska ograničenja.

16. Uvek je dobra praksa da se dokumentuju ograničenja da bi se kasnije u toku rada na projektu, znalo zašto su ona uvedena i da li se mogu menjati ili ukinuti. Dodajte zadacima napomenu o ograničenju koje ste postavili.

17. Treba da znate da kad god stvorite zadatak koji se ponavlja (Recurring task) on automatski dobija vremensko ograničenje SNET. Na indikatoru (kalendaru) ćete videti plavu tačku.

18. Jedan način da označite vreme kada bi neki zadatak trebalo da se završi je da umesto vremenskog ograničenja (Constraint) za taj zadatak uvedete rok (Deadline). Rokovi služe samo kao informacija i neće izazvati nikakve konflikte.

19. Izaberite opet drugi zadatak. Otvorite još jednom okvir za dijalog Task Information i izaberite list Advanced (Slika 5). U polju Deadline izaberite datum 17. april 2008.

20. Na stubiću zadatka (ili pored njega) će se pojaviti mala strelica � koja označava kada zadatak treba da se završi. Ako rok bude prekoračen, u polju indikatora će se pojaviti mali crveni romb sa znakom usklika Ako uperite pokazivač miša u taj romb izaći će obaveštenje o tome da je rok prekoračen (Slika 12).

Slika 0-12

21. Da bi skinuli rok sa zadatka u polje Deadline treba ukucati NA.

Mara Čabrić 93

16 Tipovi zadataka

Plan odvijanja zadatka zavisi od :

� Trajanja zadatka (Duration)

� Veza sa drugim zadacima (Links) – vide se na grafikonu

� Prekida zadatka (Split) – vidi se na grafikonu

� Kalendara za zadatak (Task Calendar) ako postoji (indikator)

� Ograničenja vremena (Constraint) ako postoji (indikator)

Ako se zadatku dodeli resurs, odvijanje zadatka zavisi i od resursa, njegovog radnog vremena i raspoloživosti.

Formula odnosa izmedju trajanja zadatka (Duration), količine rada (Work) i procenta angažovanja resursa (Units) glasi:

WORK = DURATION x UNITS

Kada se neki od ovih podataka promeni, od tipa zadatka zavisi koje će posledice imati ta promena. Po tome razlikujemo tri tipa zadataka:

� Fixed Units (default6) – Određen je broj ljudi koji su angažovani na zadatku ili procenat vremena koje jedan čovek provodi na zadatku. (više posla traži duže trajanje zadatka)

� Fixed Duration – Trajanje zadatka se ne menja (više posla traži više resursa)

� Fixed Work – Određeno je koliko ima posla. Ovakav zadatak je automatski Effort driven) (ako ima više ljudi, zadatak kraće traje i obrnuto)

6 Default se menja u Tools – Options – Schedule

Vežba


94 Mara Čabrić

Da bi izabrali tip zadatka koji želimo treba otvoriti Task Information – Advanced i izabrati tip zadatka u polju Task Type.

Sledeći primeri će vas bolje upoznati sa tipovima zadataka.

265. Otvorite novi projekat i unesite jedan zadatak koji traje 3 dana. 266. Otvorite Resource Sheet i definišite resurs: radnik . Zadatku dodelite resurs

radnik (Slika 1).

Slika 0-1

267. Kada zadatku nije dodeljen ni jedan resurs, trajanje zadatka možete menjati bez posledica. Kada je zadatku dodeljen resurs, tip zadatka će uticati na posledice promena trajanja zadatka.

268. Unapred je izabrano (default) da tip zadatka bude Fixed Units. To ćete videti ako otvorite okvir za dijalog Task Information i izaberete list Advanced (Slika 2).

Slika 0-2

Mara Čabrić 95

269. Jedan radnik radi 3 dana po 8 sati. Količina rada (Work) je 24 sata. To možete videti na pregledu Task Form koji ćete otvoriti na donjoj polovini ekrana dvoklikom na Split bar (Slika 3).

Slika 0-3

270. Sada povećajte trajanje zadatka na 5 dana (Slika 4).

Slika 0-4


96 Mara Čabrić

271. Rad se automatski povećao na 40 sati (5 x 8). O tome ste dobili i upozorenje koje je prikazano u gornjem oknu pored zadatka.

272. Vratite trajanje zadatka na 3 dana. Otvorite okvire za dijalog Task Information, izaberite list Advanced i promenite tip zadatka. Izaberite Fixed Work.

273. Ponovo povećajte trajanje zadatka na 5 dana. Ovog puta se rad nije povećao. Rad je i dalje 24 sata. Ali, pošto zadatak duže traje, dnevno angažovanje radnika se smanjilo. Da bi obavio zadatak on mora da radi samo 60% radnog vremena. Ponovo ste o tome dobili i upozorenje (Slika 5). (0.6 x 8 = 4.8, 4.8 x 5 = 24)

Slika 0-5

274. Da zaključimo: kada je zadatak tipa Fixed Units, kada se promeni trajanje zadatka (Duration) menja se količina rada (Work). Kada je zadatak tipa Fixed Work promena trajanja utiče na promenu angažovanja resursa (Units).

275. Ponovo vratite trajanje zadatka na 3 dana. Sada izaberite tip zadatka Fixed Duration (Task Information – Advanced – Task Type).

276. U pregledu Resource Sheet povećajte broj raspoloživih radnika na 2 (200%). Dodelite oba radnika zadatku.

277. Trajanje zadatka (Duration) se ne menja. Pošto više radnika radi, povećava se količina rada na 48 sati. O tome dobijate upozorenje (Slika 6).

Mara Čabrić 97

Slika 0-6

278. U ovom primeru nema nikakvog uticaja da li je opcija Effort Driven uključena ili ne. Sledeći primer će pokazati čemu služi ova opcija.

279. Na listu Resource Sheet dodajte još jedan resurs kome ćete dati naziv pomo ćni radnik .

280. Proverite da li je prekidač Effort Driven uključen (Task Information – Advanced) Slika 7.

Slika 0-7

281. Dodajte zadatku resurs pomo ćni radnik .


98 Mara Čabrić

282. Trajanje zadatka se smanjilo. Tri radnika će brže obaviti zadatak nego dva radnika (Slika 8).

Slika 0-8

283. Skinite pomoćnog radnika sa zadatka i isključite prekidač Effort Driven. Ponovo dodajte resurs pomoćni radnik.

284. Sada je trajanje zadatka ostalo isto a posao se povećao.

Slika 0-9

Mara Čabrić 99

285. Evo kako da tumačite pojam Effort Driven:

� Radnik tovari kutije u kamion. Dodamo pomoćnog radnika da tovari – posao traje ½ kraće (Effort Driven)

� Radnik tovari kutije u kamion. Dodamo pomoćnog radnika da prebrojava kutije – posao traje kao i pre mada na njemu rade 2 resursa (nije Effort Driven).


100 Mara Čabrić

Mara Čabrić 101

17 PERT analiza

U dosadšnjim primerima, određivali smo trajanje zadataka na osnovu iskustva. U složenim projektima mogu se koristiti razne tehnike za procenu trajanja pojedinih zadataka. Najčešće se te procene zasnivaju na iskustvu iz ranijih sličnih poslova ili na direktnoj proceni ljudi koji treba da obave zadatak. Jedan način za procenu trajanja zadataka je PERT analiza (Program Evaluation and Review Technique) koju ćemo obraditi u ovoj vežbi.

286. Otvorite nov projekat. Unesite jedan zadatak. 287. Prikažite na ekranu PERT AnalysisToolbar (Slika 1).

Slika 0-1

Vežba


102 Mara Čabrić

288. Kliknite na taster PERT Entry Form da otvorite okvir za dijalog prikazan na Slici 2.

Slika 0-2

289. Unesite tri procene mogućeg trajanja za ovaj zadatak: � Optimistic – najkraće vreme za koje mislite da se zadatak može obaviti

� Expected – vreme koje očekujete da će biti potrebno

� Pessimistic –najduže moguće trajanje ovog zadatka.

290. Pomoću tastera Optimistic Gantt, Expected Gantt, i Pessimistic Gantt, možete videti Gantt tabelu izračunatu prema unetim vrednostima očekivanog trajanja zadataka.

291. Da bi izvršili PERT proračun, kliknite na taster Calculate PERT. Dobićete upozorenje prikazano na Slici 3.

Slika 0-3

Mara Čabrić 103

292. Klikom na Yes potvrdite da želite da se izvrši proračun. Izračunati podaci će automatski zameniti postojeće podatke u Gantt tabeli (Slika 4).

Slika 0-4 293. Trajanje zadatka je izračunato na osnovu sledeće formule

T = 1 x O + 4 x E + 1 x P

294. Koeficijente u ovoj formulu možete promeniti ako kliknete na taster Set PERT Weights (Slika 5).

Slika 0-5

295. Ako radite na projektu koji ima veći broj zadataka, brže ćete uneti procene trajanja zadataka ako umesto PERT Entry Form koristite PERT Entry Sheet (Slika 6)


104 Mara Čabrić

Slika 0-6

296. Klikom na Calculate PERT izvršićete istovremeno proračun za sve unete zadatke.

Mara Čabrić 105

18 Resursi – pregled

Resursi (Resources) za projekat su:

� Ljudi koji obavljaju posao na projektu

� Prostorije i oprema koji se koriste za obavljanje poslova na projektu (mašine, vozila,..)

� Materijal koji se troši za obavljanje poslova na projektu (cigle, malter, benzin,...).

Postoje dve vrste resursa

� Radni resursi (Work); oni rade, troše vreme a sami se ne potroše.

� Materijalni resursi (Material); oni ne rade, ne troše vreme a sami se potroše.

Postoje bar tri dobra razloga da se u plan projekta unesu i resursi (što nije obavezno)

� Na taj način je uz svaki zadatak vezano ime (ili imena) onih koji ga obavljaju, što može biti korisna informacija.

� Raspored zadataka se prilagođava raspoloživosti resursa.

� Mogu se izračunati troškovi zadataka koji zavise od cene resursa.

Slede primeri situacija kada plan obavljanja zadatka može zavisiti od resursa:

� Godišnji odmori i slobodni dani

� Bolovanja

� Specijalno radno vreme

� Otkazi / novi radnici koje treba uhodati

� Kvarovi i održavanje opreme (npr. servis kamiona)

� Prostorije za rad nisu spremne ili nisu slobodne u određeno vreme

Vežba


106 Mara Čabrić

Resursi se mogu definisati kao pojedinci ili kao grupe resursa iste vrste. Mogu se uneti njihova imena ili opis (zanimanje, vrsta opreme). Npr.

� Jovan

� Kuvar

� Parketari

� Citroen Berlingo

� Automobil

� Dizalice

Troškovi projekta se izračunavaju na osnovu troškova resursa:

� Za radne resurse

o Zadaje se cena resursa po jednici vremena (na sat, na dan,...)

o Troškovi zavise od trajanja zadatka

� Za materijalne resurse

o Zadaje se cena resursa po jedinici mere (kg, komad, kutija,...)

o Troškovi zavise od koli čine potrošenog materijala

o Postoje materijalni resursi koji zavise i od trajanja zadatka (npr. gorivo za buldožer – što duže buldožer radi, više goriva se potroši)

� Postoje i fiksni troškovi (Fixed cost) koji nisu vezani za resurse npr. taksa za građevinsku dozvolu.

U raznim pregledima se mogu videti detaljni podaci o troškovima:

� Ukupni troškovi projekta

� Ukupni troškovi svakog zadatka

� Ukupni troškovi svakog resursa

� Troškovi određenog resursa na određenom zadatku

� Troškovi zadatka ili resursa do određenog datuma

� Razlika (Variance) između stvarnih (Actual) troškova i planiranih (Baseline) (ako je ta razlika pozitivna budžet je prekoračen)

U toku izvršenja zadataka mogu se definisati tri načina za obračun troškova:

� Prorated – u toku zadatka prema količini obavljenog posla

� Start – na početku zadatka; čim posao počne ceo trošak se evidentira (avans)

� End – na kraju zadatka, po obavljenom poslu (i eventualno dobro ocenjenom)

Mara Čabrić 107

Standardni pregled koji se koristi za unošenje podataka o resursima je Resource Sheet.

Jedan način planiranja resursa je da se za svaki novi projekat, prema potrebama projekta, pravi nov spisak raspoloživih resursa (Resource pool). Zatim se resursi dodeljuju zadacima (Assign).

U firmama gde su zaposleni stalni kadrovi može se pripremiti stalan spisak raspoloživih resursa koji se onda prema potrebama pojedinog projeklta dodeljuju zadacima na projektu. U tom slučaju je moguće raspodeliti resurse izmedju više projekata (Resource Sharing).

Spisak resursa se može uvesti (Import) iz neke druge aplikacije, pa i iz Address Book-a.

Podaci o resursima se mogu videti (uneti, promeniti) na sledećim mestima:

� Resource Sheet

� Resource information okvir za dijalog (dobija se dvoklikom na ime resursa)

� Assign resources okvir za dijalog

o ne mora da se zatvara,

o otvara se samo iz Task pregleda,

� Assignment Information okvir za dijalog

o otvara se iz pregleda Task Usage

� Dvoklikom na split bar, u donjem oknu se može prikazati Resource Form u kome se vide svi podaci o resursu koji je selektovan u gornjem oknu (split bar se nalazi na vertikalnoj scroll traci).

Primer za trajanje zadatka u zavisnosti od dodeljenih resursa. Zadatak Farbanje ograde traje 6 dana.

� Dodelimo odmah dva resursa (Pera i Joca, selektovani sa Ctrl). Zadatak traje 6 dana.

� Dodelimo prvo jedan resurs (Pera). Zadatak traje 6 dana. Dodelimo drugi resurs (Joca) zadatak traje 3 dana. Uvedemo i dodelimo treći redurs (Laza). Zadatak traje 2 dana.

� Dodelimo odmah dva resursa (Pera i Joca). Zadatak traje 6 dana. Promenimo Jocin kalendar. Joca ne radi ponedeljkom i utorkom. Zadatak traje 10 dana. Raspored posla može da se vidi ako se u donjem oknu uvede Resource Usage.


108 Mara Čabrić

Polje Max. Units za resurs je procenat raspoloživog vremena koje će resurs provesti na nekom zadatku.

� Jedna osoba provodi sve vreme na zadatku – Max Units = 100%

� Jedna osoba provodi pola vremena na zadatku – Max. Units = 50%

� Više osoba rade na zadatku (2,3,4,...) Max Units = 200%, 300%, 400%,...

� Primer: trudnica radi 100% na zadatku ali je njeno radno vreme 4 sata na dan – znači 4 sata radi na ovom zadatku

� Trudnica radi na dva zadatka: 25% na jednom i 75 % na drugom – znači radi 1 sat na jednom i 3 sata na drugom zadatku.

Umesto procenata mogu biti prikazani i decimali (100% = 1). To se podešava u okviru za dijalog Tools – Options – Schedule, opcija Decimal.

Ako više resursa radi na zadatku trajanje zadatka zavisi od resursa koji najduže radi. Resurs koji najduže radi zove se Driver Resource.

� Pera radi dva dana. Joca radi pet dana. Zadatak traje pet dana. Joca je Driver Resource.

Ako se zadatku dodeli resurs, odvijanje zadatka zavisi i od resursa

� % vremena proveden na zadatku (Units)

� Specijalno radno vreme (Resource Calendar)

� Slobodni dani i prekidi (npr. zbog drugog važnijeg posla (Resource Calendar)

Može se odrediti (Resource Information, Max Units i Available from...to)

� Da neki resurs počne kasnije da radi na zadatku (Delay) dok ostali resursi rade od početka zadatka

� Da resurs prekida rad na neko vreme

� Promena opterećenja resursa za razne periode7

� Da resurs ne radi uvek sa jednakim opterećenjem (flat) nego mu se dodeljuje standardna kontura (Contour) ili ručno definisana kontura

7 Ako je tako definisano u okviru za dijalog Resource Information, u pregledu Resource Sheet, Max Units će biti različito za svaki dan. To se može videti ako se u okviru za dijalog Project Information menja Current date .

Mara Čabrić 109

19

Preoptere ćenje resursa

Ako se resursu dodeli više posla nego što ima radnog vremena, taj resurs postaje preopterećen (Overallocated).

Preopterećeni resursi se mogu prepoznati na više načina:

o U pregledima kao što su Resource Sheet i Resource Usage, preopterećeni resursi su uvek naglašeni crvenom bojom.

o Ispred resursa se može pojaviti indikator za preopterećenost. Indikator se neće uvek pojaviti. On zavisi od izabrane osetljivosti (Sensitivity).

o Koristeći Filter (Overallocated Resources) mogu se u tabeli prikazati samo preopterećeni resursi.

o Podatak Peak pokazuje maksimalno opterećenje resursa. Ako je vrednost Peak veća od vrednosti Max. Units, resurs je preopterećen.

o Podatak Overallocated8 (Yes/No) pokazuje da li je resurs preopterećen ili nije.

Preopterećenost resursa će se pojaviti u dva slućaja:

o Ako se zadatku dodeli veće angažovanje resursa (Units) nego što je predviđeno maksimalnim angažovanjem tog resursa (Max. Units).

o Ako se resursu dodeli više zadataka koji se obavljaju u isto vreme.

Postoji više načina da se reši problem preopterećenog resursa. Videćemo ih u primerima koji slede.

Postoji i automatska alatka za rešavanje problema preopterećenja Tools – Level Resources

8 Kolone Peak i Overallocated se mogu dodati u tabelu, npr. Resource Sheet (Insert – Column)

Vežba


110 Mara Čabrić

1. Otvorite nov projekat. Unesite jedan zadatak čije je trajanje 4 dana.

2. Definišite resurs radnici tako da ima ukupno 2 radnika (Max. Units = 200%).

3. Dodelite 2 radnika zadatku (Slika 1).

Slika 0-1

4. Pogledajte Resource Sheet. Potvrdite da resurs radnici nije preopterećen.

5. Sada dodelite zadatku 4 radnika (400%). Zadatak će se skratiti na 2 dana.

6. Pogledajte Resource Sheet. Sada je resurs radnici preopterećen. Resurs je ispisan naglašenom crvenom bojom i pojavio se indikator za preopterećenje resursa (Slika 2).

Slika 0-2

7. Zadatku ste dodlili 4 radnika a raspolažete samo sa 2 radnika. Zato je resurs radnici preopterećen.

Mara Čabrić 111

8. Ovaj slučaj preopterećenja je lako rešiti. Na Resource Sheet-u povećajte angažovanje resursa radnici (Max. Units) na 400% (morate zaposliti 4 radnika). Oznake preopterećenja će nestati. Resurs više nije preopterećen.

9. Unesite sada još jedan zadatak u projekat. Nazovite ga novi zadatak . On traje samo jedan dan a počinje u isto vreme kada i prvi zadatak .

10. Dodelite novom zadatku samo jednog radnika (Slika 3).

Slika 0-3

11. Ponovo pogledajte Resource Sheet. Resurs radnici je ponovo preoptećen. To je zato što se zadatak i novi zadatak odvijaju u isto vreme. U to vreme je za obavljanje zadataka potrebno 5 radnika a vi ih imate samo 4.

12. Da bi se uverili u to, ubacićemo u tabelu Resource Sheet kolonu Peak koja pokazuje maksimalno opterećenje resursa.

o Selektujte kolonu Max. Units. Ubacićemo kolonu levo od nje.

o Na meniju Insert izaberite Column.

o U polju Field Name izaberite Peak i kliknite na OK (Slika 4)

Slika 0-4


112 Mara Čabrić

13. Kolona Peak se pojavila u pregledu Resource Sheet (Slika 5). Ona pokazuje da je maksimalno angažovanje resursa radnici 500%. Da bi rešili problem preopterećenja ovog resursa povećajte vrednost Max. Units na 500 %.

Slika 0-5

14. Zatvorite ovaj projekat. Otvorite nov projekat i unesite 2 zadatka: sastanak koji traje 1 sat i posao koji traje 5 sati.

15. Definišite resurs Mila i dodelite ovaj resurs jednom i drugom zadatku (Slika 6).

Slika 0-6

16. Pogledajte Resource Sheet. Resurs Mila je preopterećen. U ovom primeru to je zato što Mila ne može istovremeno da prisustvuje sastanku i da obavlja posao .

17. Ovde je rešenje za problem preopterećenja u tome da se jedan zadatak pomeri tako da se ne obavlja u isto vreme kao drugi zadatak. U projektu VECERA rešili smo ovaj problem povezivanjem ova dva zadatka. Milin posao počinje tek pošto se sastanak završi.

Mara Čabrić 113

18. Postoji i drugi način da se posao pomeri za kasnije. To je odlaganje posla – Delay. Ako odložimo Milin posao za 1 sat problem preopterećenja će biti rešen.

o Prikažite pregled Gantt Chart. Dvoklikom na split bar otvorite u donjem oknu Task Form (Slika 7).

o Desnim klikom otvorite kontekstni meni i izaberite Resource Schedule.

o Izaberite zadatak posao i u polje Delay unesite 1h. Kliknite na OK.

o Zadatak posao će početi 1 sat kasnije (Slika 7).

Slika 0-7

19. Problem preopterećenih resursa može se rešiti i pomoću automatske alatke Level Resources.

20. Krenućemo opet od situacije prikazane na Slici 6. Mila treba u isto vreme da prisustvuje sastanku i da obavi posao i zato je preopterećena.

21. Otvorite okvir za dijalog Resource Levelling (Tools – Level Resources) koji je prikazan na Slici 8.


114 Mara Čabrić

Slika 0-8

22. Izabrane su sledeće opcije:

o Opcija Manual je izabrana unapred. Pomeranje zadataka će se dogoditi samo ako kliknete na Level Now.

o Mi smo izabrali opciju Hour by Hour. Mila ima samo 6 sati posla (1+5) i može ga obaviti u jednom danu. Njeno preopterećenje se odnosi na raspored sati kada obavlja posao. U okviru tog dana ona bi mogla i sama preraspodeliti posao tako da ne bude preopterećenja.

23. Klikite na Level Now. Problem preopterećenja resursa Mila će biti rešen tako što će sastanak biti pomeren za kasnije (Slika 9).

Slika 0-9

Mara Čabrić 115

24. Koji će zadatak biti odložen da bi se rešio problem preopterećenja resursa određuje više faktora. Kada je izabrana opcija Standard (Levelling order), biće odloženi

o zadaci koji nemaju naslednika

o zadaci koji nisu kritični (imaju slack)

o zadaci sa nižim prioritetom (u intervalu 0 – 1000)

o zadaci koji nemaju vremensko ograničenje

25. Ako sastanak treba da se održi u određeno vreme dok posao može da se odloži, možete staviti vremensko ograničenje za sastanak.

26. Otvorite Level Resources i kliknite na Clear Levelling da poništite pomeranje koje je učinjeno.

27. Stavite vremensko ograničenje na sastanak tako da on mora da počne 7. aprila 2008. u 8.00 sati.

28. Ponovite operaciju Level Resources. Sada će se odložiti posao dok će sastanak ostati na svom mestu (Slika 10).

Slika 0-10

29. Prikažite na ekranu pregled Levelling Gantt (View – More Views – Levelling Gantt – Apply). U ovom pregledu se paralelno vidi raspored zadataka pre i posle operacije Level Now (Slika 11). Kolona Levelling delay prikazuje vreme za koje je zadatak odložen u ovoj operaciji.


116 Mara Čabrić

Slika 0-11

30. Ako u okviru za dijalog Resource Levelling uključite opciju Automatic, čim unesete promenu koja izaziva preopterećenje resursa, doći će do intervencije i pomeranja zadataka. Ovo je opasna opcija koja ne vrši optimizaciju plana nego slepo pomera zadatke čim uoči preopterećenje. Možete je isprobati.

31. PAZI! Vratite opciju Manual. Ova opcija je bila unapred izabrana ali posle promene ostaje ona koju ste poslednju izabrali.

Mara Čabrić 117

20 Planiranje rada resursa

297. Videli smo kako se povezivanje zadataka koristi za planiranje njihovog redosleda i vremena kada će biti obavljeni. Postoje i alati vezani za resurse koji se mogu koristiti u planiranju projekta.

298. Prvo ćemo videti primer odlaganja rada resursa Delay. U prošloj vežbi smo koristili ovo odlaganje za rešavanje problema preopterećenja resursa.

299. Otvorite nov projekat. 300. Odredite da projekat počinje 1. septembra 2008. godine i snimite ga pod

imenom BERBA.mpp.

301. Unesite zadatak Branje i sortiranje jabuka . Zadatak traje 5 dana (Slika 1).

Slika 0-1

302. Pređjite na Resource Sheet i definišite 2 resursa: Momci i Devojke .(Slika 2). Neka bude 3 momka (300%) i 2 devojke (200%).

Vežba


118 Mara Čabrić

Slika 0-2

303. Vratite se na Gantt Chart i dodelite svih pet resursa zadatku Branje i sortiranje jabuka .

304. Momci beru jabuke a devojke ih sortiraju. Sortiranje ne može da počne dok bar neka količina jabuka nije ubrana. Da devojke ne bi sedele besposlene, početak njihovog rada na ovom zadatku treba odložiti za 1 dan (Delay).

305. Dvoklikom na Split bar otvorite u donjem oknu Task Form. (Slika 3)

Slika 0-3

306. Desnim klikom na donje okno otvorite kontekstni meni. Izaberite Resource Schedule (Slika 4).

Mara Čabrić 119

Slika 0-4

307. Sada vidite kolonu Delay. Unesite 1d u polje za Devojke . Kliknite na OK.

308. Da bi videli raspored rada na zadatku, u donjem oknu prikazite pregled Resourse Usage (View - Resourse Usage) koji je prikazan na Slici 5.

Slika 0-5


120 Mara Čabrić

309. Sada vidite da devojke ne rade prvog dana na zadatku. Pošto imaju 5 dana posla, one moraju da rade dan duže od momaka da bi završile posao. Trajanje zadatka se produžilo na 6 dana.

310. Ovaj posao je mogao biti planiran i tako što bi se posao podelio na dva zadatka: Branje jabuka i Sortiranje jabuka . Napravite ovu varijantu plana i povežite ova dva zadatka tako da Sortiranje jabuka počinje 1 dan kasnije od Branja jabuka .

311. Na planiranje poslova može se uticati i uvođenjem prekovremenog rada za resurse. Prekovremeni rad se ne koristi za rešavanje problema preopterećenih resursa. Koristeći prekovremeni rad može se smanjiti trajanje pojedinih zadataka, a samim tim, i trajanje celog projekta.

312. U projekat BERBA.mpp unesite nov zadatak Branje šljiva . Neka ovaj zadatak traje 8 dana.

313. Zadatku dodelite resurs Marko - možete ga direktno definisati u okviru za dijalog Assign Resources. (Slika 6).

Slika 0-6

314. Marko mora da završi posao kada i ostali momci i devojke. Zato zadatak treba da traje samo 6 dana. Da bi to postigao, Marko mora da radi prekovremeno.

315. Prekovremeni rad (Overtime) se zadaje kao trajanje (broj sati) bez zadavanja rasporeda tog vremena. Microsoft Project sam raspoređuje prekovremeni rad ravnomerno na ceo period rada.

316. Prekovremeni rad se obračunava po posebnoj ceni (Overtime Rate) koja se unosi na Resource Sheet (ili u okvir za dijalog Resource information).

317. Da bi uneli prekovremeni rad, prikažite u donjem oknu Task Form za zadatak Branje šljiva (Slika 7).

Mara Čabrić 121

Slika 0-7

318. Desnim klikom na donje okno otvorite kontekstni meni i izaberite Resource Work (Slika 8).

319. U polje Ovt. Work unesite 16h. Toliko Marko treba da radi prekovremeno da bi završio posao za 6 dana. Kliknite na OK

Slika 0-8


122 Mara Čabrić

320. Sada zadatak Branje šljiva traje 6 dana. 16 sati prekovremenog rada je raspoređeno na tih 5 dana. Da bi videli kada i koliko Marko radi prikažite u donjem oknu pregled Resource Usage (View – Resource Usage) – Slika 9

Slika 0-9

321. Možete videti i više detalja o Markovom radu. Možete npr. videti koliko sati radi u vremenu redovnog rada (Regular Work) a koliko sati radi prekovremeno (Overtime Work).

322. Desnim klikom na donje okno otvorite kontekstni meni (Slika 10)

Slika 0-10

Mara Čabrić 123

323. Izaberite Detail Styles. Otvorićete okvir za dijalog Detail Styles prikazan na Slici 11.

Slika 0-11

324. Na listi Available Fields izaberite Regular Work i kliknite na Show. Isto učinite za Overtime Work. Upotrebite opciju Cell Background da različito obojite ova polja u tabeli. Kliknite na OK. Sada u donjem oknu vidite da Marko svakog dana radi redovno po 8 sati a prekovremeno 2.67 sati, ukupno 10.67 sati (Slika 12)

Slika 0-12


124 Mara Čabrić

325. Višak sati koje Marko treba da radi ste mogli, umesto kao prekovremeni rad (Overtime), da dodelite kroz Markov radni kalendar (Resorce Information –Working time). U tom slučaju rad bi bio obračunat po ceni redovnog rada a mogli biste da rasporedite višak sati kako vama odgovara. Pokušajte na taj način da rešite ovaj primer.

326. U početku nema mnogo jabuka za sortiranje. Kako se bliži kraj ovog zadatka ima sve više posla. Zato devojke treba manje opteretiti na početku zadatka i povećati opterećenje kako se bliži kraj zadatka. To se postiže izborom konture radnog opterećenja na zadatku (Work Contour).

327. Prikažite na ekranu pregled Task Usage (View – Task Usage) - Slika 13

Slika 0-13

328. Dvoklikom na ime resursa Devojke , otvorite okvir za dijalog Resource Allocation (Slika 14).

Slika 0-14

Mara Čabrić 125

329. Otvorite spisak opcija u polju Work contour (Slika 15). Izaberite opciju Back Loaded. To znači da se opterećenje resursa povećava prema kraju zadatka.

Slika 0-15

330. U donjem oknu prikažite pregled Resource Graph (Slika 16). Na grafikonu se vidi raspored opterećenja resursa.

Slika 0-16


126 Mara Čabrić

331. Pogledajte Gantt Chart. Trajanje zadatka Branje i sortiranje jabuka se povećalo na 9.33 dana zbog novog rasporeda opterećenja resursa (Slika 17).

Slika 0-17

332. Pogledajte i druge oblike kontura i proverite njihove posledice.

Mara Čabrić 127

21 Praćenje realizacije poslova

Planiranje projekta je samo prva faza u procesu upravljanja projektom. Pošto je plan napravljen, počinje faza realizacije projekta kroz obavljanje planiranih zadataka. Retko će se dogoditi da se zadaci odvijaju tačno onako kako je planirano. Najčešće, u toku realizacije projekta, doći će do raznih nepredviđenih okolnosti i događaja zbog kojih će plan morati da se menja. Zato je potrebno pratiti realizaciju poslova.

Praćenje realizacije poslova je korisno iz više razloga:

� Pre svega, pomaže da se otkriju problemi u ostvarivanju plana. Na taj način je moguće intervenisati na vreme i obezbediti da se projekat dalje odvija.

� Omogućava pripremu izveštaja o obavljenom poslu i eventualnim problemima u toku rada.

� Služi za prikupljanje istorijskih podataka o toku projekta koji mogu biti korisni za planiranje budućih sličnih projekata.

Kada napravite konačan plan pojekta (on se zove 'konačan' samo zato što je to kraj faze planiranja), počinje proces praćenja realizacije projekta. On se sastoji iz tri koraka:

� Snimanje konačnog plana (on se zove i bazni plan - Baseline)

� Ažuriranje – unos pravih podataka o realizaciji svakog obavljenog zadatka i eventualna promena plana za preostale zadatke koji tek treba da se obave.

� Poređenje ažuriranog plana (pravog stanja) sa baznim planom (polaznim namerama) da bi se procenio uspeh u realizaciji projekta.

Alate za snimanje baznog plana, unošenje promena radi ažuriranja plana i poređenje ažuriranih podataka sa baznim planom videćete u ovoj vežbi.

333. Pokrenite Microsoft Project. Napravićete jedan projekat koji se sastoji od nekoliko jednostavnih zadataka da bi na njima isprobali alate koji nas ovde interesuju.

Vežba


128 Mara Čabrić

334. Pripremite projekat prema sledećim uputstvima:

� Unesite osnovne podatke o projektu (Project – Project Information). Projekat počinje 07-04-2008.

� Snimite projekat pod imenom RENOVIRANJE.mpp (Save As)

� Unesite zadatke koji su prikazani na Slici 1.

Slika 0-1

� Uvlačenjem odgovarajućih zadataka, pretvorite zadatke Zidovi i Podovi u zbirne zadatke.

� Unesite trajanja za zadatke. Trajanja zbirnih zadataka će biti automatski izračunata.

� Povežite sve zadatke redom vezom Finish-to-Start.

� Između zadataka Farbanje prva ruka i Farbanje druga ruka napravite jedan dan pauze (Lag). Trajanje pauze unesite kao 1ed (farba se suši i u neradno vreme).

� Pređite na Resource Sheet.

Slika 0-2

Mara Čabrić 129

� Unesite resurse radnik , moler i parketar sa podacima koji su prikazani na Slici 2.

� Vratite se na pregled Gantt Chart.

� Dodelite resurse zadacima: radnik obavlja Raspremanje , moler obavlja sve zadatke iz grupe Zidovi a parketar obavlja sve zadatke iz grupe Podovi .

� Snimite promene koje ste napravili na projektu (Save)

� Konačan plan za projekat RENOVIRANJE je prikazan na Slici 3.

Slika 0-3

335. Pošto ste napravili 'konačni' plan za projekat RENOVIRANJE, prvi korak u procesu praćenja realizacije ovog projekta je snimanje baznog plana (Baseline).

336. Otvorite okvir za dijalog Set Baseline (Tools – Tracking - Set Baseline) koji je prikazan na Slici 4.

337. Izaberite opcije Set Baseline i Entire project da biste snimili bazni plan za ceo projekat. Kliknite na OK.

338. Kada su u pitanju složeniji projekti, u toku odvijanja projekta možete snimiti nove verzije izmenjenog plana izborom opcije Save interim plan. Možete snimite više verzija takvih izmenjenih planova (Start1/Finish1, Start2/Finish2,...).


130 Mara Čabrić

Slika 0-4

339. Ako vam se dogodi da greškom snimite bazni plan koji ne želite, možete ga obrisati sa Tools-Tracking-Clear Baseline. Ukoliko ste snimili bazni plan a zatim uneli izmene u neke zadatke, možete naknadno snimiti samo ove zadatke. U tom slučaju, selektujte zadatke koje želite da snimite i u okviru za dijalog Set Baseline (Slika 4 ) izaberite opciju Selected Tasks.

340. Da bi videli tabelu sa podacima baznog plana koji ste snimili, otvorite okvir za dijalog More Tables (View – Table – More Tables), izaberite Baseline (Slika 5) a zatim kliknite na Apply.

Slika 0-5

341. Tabela Baseline je prikazana na Slici 6. Povucite liniju podele prozora (Divider Bar) udesno da bi videli sva polja u tabeli baznog plana9.Za svaki zadatak su prikazani sledeći planirani podaci:

9 Pored tabele Baseline, podaci o baznom planu se mogu videti i u mnogim drugim pregledima i

tabelama.

Mara Čabrić 131

� Trajanje (Duration)

� Datum početka (Start)

� Datum završetka (Finish)

� Rad (Work)

� Troškovi (Cost)

Slika 0-6

342. Sledeći korak u praćenju realizacije projekta je unošenje podataka o pravom stanju radi ažuriranja plana . Ovo možete učiniti u bilo kom trenutku u toku realizacije projekta ili u jednakim vremenskim intervalima (npr. svake nedelje, svakog meseca, itd.). Treba evidentirati šta je od posla urađeno i napraviti procenu vremena koje je potrebno za preostali posao.

343. Prilikom ažuriranja projekta, za svaki zadatak možete uneti jedan ili više od sledećih podataka:

� Pravi datum početka zadatka

� Pravi datum završetka zadatka

� Procenat proteklog vremena na zadatku

� Pravo trajanje zadatka (do sada)

� Preostalo trajanje zadatka

� Novo planirano trajanje zadatka

Neki od ovih podataka zavise jedan od drugoga Ako unesete jedan podatak, Microsft Project će izračunati i promeniti ostale podatke koji zavise od njega.


132 Mara Čabrić

344. Postoji više raznih alata koji se mogu koristiti za ažuriranje podataka o zadacima. Pre svega to je okvir za dijalog Update Tasks (Slika 7).

345. Izaberite zadatak Raspremanje . Otvorite okvir za dijalog Update Tasks (Tools – Tracking – Update Tasks).

Slika 0-7

346. U polje %Complete unesite 60 i kliknite na OK. Na taj način ste odredili da je 60% zadatka obavljeno do sada.

347. Na Gantogramu će se pojaviti stubić koji prikazuje koliko je posla obavljeno (Slika 8).

Slika 0-8

348. Ponovo otvorite okvir za dijalog Update Tasks i pregledajte podatke u ostalim poljima (Slika 9).

� Pravo trajanje zadatka je postalo 6d (60% od 10d).

� Preostalo trajanje je 4d (10d-6d ).

� Pravi datum početka zadatka je kao što je bilo planirano 07-04-2008.

� Pravi datum završetka zadatka još nije poznat.

Mara Čabrić 133

Slika 0-9

349. Mogli ste umesto podatka 60% (u polju %Complete) da unesete podatak 6d (u polje Actual dur). Rezultat bi bio isti.

350. Ako umesto drugih podataka unesete datum pravog završetka zadatka (Actual Finish), svi ostali podaci će biti automatski popunjeni.

� Posao je 100% obavljen (%Complete).

� Njegovo pravo trajanje je broj dana od datuma početka do datuma završetka (Actual dur).

� Preostalo trajanje je 0d (Remaining dur).

351. Kao primer, unesite kao pravi datum završetka zadatka Raspremanje 14-04-2008 (umesto 18-04-2008. kako je bilo planirano). Na taj način ste ukupno trajanje zadatka skratili na 6d (Slika 10).

Slika 0-10

352. Svi zadaci će se pomeriti i na Gantogramu. Zadatak Priprema zidova počinje ranije nego što je planirano 14-04-2008 (Slika 11). Znak � u polju indikatora

znači da je zadatak Raspremanje završen.


134 Mara Čabrić

Slika 0-11

353. Još jedna korisna alatka za ažuriranje podataka o zadacima je tasterski meni Tracking Toolbar (Slika 12). Da bi se pojavio na ekranu morate ga uključiti. (View – Toobars – Tracking).

Slika 0-12

354. Da bi mogli za vežbu da unosimo podatke o realizaciji plana do određenog datuma a da, pritom, ne moramo da čekamo taj datum, možemo privremeno postaviti datum koji želimo na taj način što promenimo Status date u okviru za dijalog Project Information (Project – Project information).

355. Neka Status Date bude ponedeljak, 21-04-2008 (prikazan kao crtkasta linija na Gantogramu).

356. Izaberite zadatak Priprema zidova . Kliknite na taster Update as Scheduled na

Tracking Toolbar-u . Zadatak Priprema zidova je završen po planu što se odmah vidi na Gantogramu (Slika 13).

357. Izaberite sada zadatak Farbanje prva ruka . Opet kliknite na Update as Scheduled. Ovaj zadatak je u toku ali još nije završen (Slika 13).

Mara Čabrić 135

Slika 0-13

358. Pomerite datum (Project – Project Information – Status date) na 23-04-2008.

359. Zadatak Farbanje prva ruka bi trebalo da je završen do 23-04-2008. Međutim, unećemo podatak da je do tada je urađeno samo pola posla. Selektujte zadatak i kliknite na taster 50%.

360. Ostatak posla mora da se završi, makar sa zakašnjenjem. Kliknite na taster Reschedule work na Tracking Toolbar-u. Nastavak posla na zadatku Farbanje prva ruka se pomera na 23-04-2008. a svi ostali poslovi koji slede iza njega se odlažu za kasnije (Slika 14).

Slika 0-14

361. Sada ćete videti kako možete da ažurirate ceo projekat (ili ostatak projekta) zaključno sa zadatim datumom. Otvorite okvir za dijalog Update Project prikazan na Slici 15 (Tools – Tracking – Update Project).


136 Mara Čabrić

Slika 0-15

362. Izaberite opciju Update work as complete through i kao datum postavite 29-04-2008. Kliknite na OK. Na Gantogramu će svi zadaci planirani do izabranog datuma biti obeleženi kao obavljeni (Slika 16).

Slika 0-16

363. Pošto jo došlo do odlaganja poslova, dogodilo se da moler ne može da nastavi sa radom pre 05-05-2008. Zato treba sve nezavršene zadatke odložiti za taj datum.

364. Ponovo otvorite okvir za dijalog Update Project. Izaberite opciju Reschedule uncompleted work... i kao datum nastavka rada izaberite 05-05-2007. Kliknite na OK. Svi preostali zadaci će biti prekinuti i odloženi iza tog datuma (Slika 17).

Mara Čabrić 137

Slika 0-17

365. Pored alatki za ažuriranje zadataka koje smo ovde prikazali, podaci o zadacima se mogu ažurirati i direktno u mnogim tabelama i pregledima u kojima su prikazani. Tim načinom unosa promena se ovde nećemo baviti.

366. Treća faza praćenja realizacije projekta je poređenje prvobitnih namera (baznog plana) sa pravim stanjem . Naravno, ova faza može da se odvija paraleno sa fazom ažuriranja zadataka. Ovde je ostavljena za kraj da bi se izdvojile alatke koje služe za poređenje.

367. Mesto na kome se može najpreglednije videti bazni plan i pravo stanje je specijalan oblik Gantograma, Tracking Gantt koji je prikazan na Slici 18 (View – Tracking Gantt).

Slika 0-18


138 Mara Čabrić

368. Na grafiku sivi stubići predstavlaju bazni plan. Obojeni stubići predstavljaju trenutnu situaciju (crveni stubići označavaju kritične zadatke). Pored stubića je ispisan procenat obavljenog posla: 100% za obavljene zadatke, 0% za zadatke koji nisu započeti i npr. 67% za zadatak Farbanje druga ruka koji je delimično obavljen

369. Na Tracking Toolbar-u kliknite na taster Statistics. .

370. Okvir za dijalog Project Statistics (Slika 19) prikazuje sažete podatke o stanju projekta. Tu se vide podaci o trenutnom planu (Current), baznom planu (Baseline), obavljenom poslu (Actual), preostalom poslu (Remaining) i odstupanju tekućeg plana od prvobitnog (Variance).

Slika 0-19

371. U pregledu Tracking Gantt možete izabrati tabelu Variance (View – Table – Variance). Ako liniju podele prozora povučete udesno, u kolonama Start Var i Finish var možete videti koliko je, za svaki zadatak, odstupanje početka i završetka zadatka od planiranog (Slika 20).

Slika 0-20

Mara Čabrić 139

372. Postoje mnogi drugi pregledi i tabele pomoću kojih se može analizirati uspeh projekta i porediti trenutno stanje sa prvobitnim planom. Korisni pregledi su Task Usage, Resource Usage i Task Sheet (tabela Tracking).

373. Veoma koristan je izveštaj Project Summary Report koji ćete naći odštampan na kraju ove vežbe.

� Na meniju Report izaberite Reports. Dvoklokom zaberite kategoriju Overview (Slika 21).

Slika 0-21

� Dvoklikom izaberite izveštaj Project Summary Report. Pojaviće se prozor Print Preview u kome ćete videti kako ovaj izveštaj izgleda (Slika 21).

Slika 0-22

� Kliknite na Print da ga štampate.


140 Mara Čabrić

MS Project Vežbe

Documents

priprema spiska zvanica

revizija spiska zvanica

izaberite list advanced

otvorite nov projekat

odvijanje zadatka zavisi

radnik tovari kutije

na taj nain

na isti nain