Metodología PROMES

El Trabajo en Equipo puede ser fcilmente entendido en todas las organizaciones, pero solo las excelentes logran llevarlo a la prctica.......(John Y. Shook Japan Technology Management Program University of Michigan,1998)

Antecedentes

La metodologa de ProMES fue desarrollada por el Dr. Dr. John Pritchart, de Texas University, en 1992 y pretende incrementar la efectividad de los equipos de mejora, con pensamiento pareto y mejoramiento constante. Entre las empresas que la han implementado se encuentran: General Motors, Volvo, Alcatel, CNFL, PANAMCO-Coca Cola, SECRETARIA DE SALUD DE HONDURAS. Algunos factores crticos de los equipos de trabajo

Mala (Falta) Organizacin y Comunicacin (no hay definicin de roles) No se aceptan sugerencias No hay Visin, metas, objetivos compartidos No hay apropiacin del trabajo Displicencia (apata)... No coordinacin.... No hay proactividad, no hay prevencin.. Falta de humanismo....solidaridad

Caractersticas de un excelente equipo de trabajo Liderazgo Aceptado Adecuada Membresa Compromiso Grupal Clima Constructivo Orientacin Hacia el Logro Mtodos Efectivos de Trabajo Adecuada Organizacin Grupal Alta Retroalimentacin Desarrollo Individual Constante Creatividad Positivas Relaciones Intergrupales

Metodologa General de PROMES

Lineamientos generales de PROMES Las metas deben:

Estar de acuerdo con la Misin y Visin expresadas por la direccin. Ser especficas, realizables en un tiempo especfico y controlables Ser en lo posible, medibles o asociadas a resultados tangibles.

Importantes para los lderes por su impacto en la organizacin. JerarquizadasCada meta debe vincularse a uno o varios indicadores de impacto. Estos indicadores deben ser:

Vlidos, Claros y Directos Se debe medir el estado actual de los indicadores. Al estado actual se le asignar un % de eficacia de 0%.

Al estado deseable se le asignar un 100% de eficacia.

El estado ms indeseable estar asociado a un -100% de efectividad.

Plan de accin: Disear un proyecto atractivo y motivante, que comprometa a la direccin por su importancia y beneficios esperados.

Elaborar el plan de trabajo. Aplicar diagramas y metodologas de anlisis de problemas. Presupuestar recursos del plan.

Organizacin Elegir al coordinador, relator, evaluador y facilitador. Repasar y asegurarse de que los miembros del equipo tienen claras sus responsabilidades. Comunicacin La comunicacin debe ser directa, clara y oportuna. En la comunicacin verbal, debe imperar el respeto mutuo. Los miembros del equipo deben escuchar primero, debatir despus. Tambin se debe compartir el conocimiento y la informacin. El evaluador debe realimentar acerca de la eficacia de los procesos de comunicacin. Comportamiento Expresar las reglas de comportamiento por escrito Dedicar tiempo para ponerse de acuerdo sobre las reglas ( de participacin, el manejo de informacin, cumplimiento de compromisos, la puntualidad, asistencia, etc.). Revisar reglas en conflicto y llegar a un acuerdo por consenso. Los miembros deben participar por conviccin y no por obligacin o presin de grupo. Se deben sugerir procedimientos para alcanzar metas y eliminar las imposiciones. En la medida de lo posible, resumir ideas y buscar el consenso. Expresar sentimientos de grupo. Nunca menospreciar una idea

Elogiar y criticar constructivamente Mantener una actitud de mejora continua Decisiones Investigar los asuntos importantes. Decidir en lo posible por consenso Hacerse observar por personas externas. Basar las decisiones en datos o hechos relevantes, y no en suposiciones o ancdotas. Participacin Buscar el equilibrio y la participacin de todos los miembros. Aprovechar a las personas que tienen estilos naturales positivos.

Utilizar tcnicas de estmulo de la participacin: Lluvia de ideas, preguntas constantes de opinin, etc.

Conocer las personalidades y saber tratarlas y respetarlas. Retroalimentacin Directa y con involucramiento de los lderes Frecuente y al menor plazo posible.

Objetiva: Anlisis de Contingencias.

Motivante. Utilizando medios escritos y verbales Programada Dirigida a todo el equipo. Uso de informacin Exigir informacin antes de decidir. Cuestionar las conjeturas, las opiniones y las afirmaciones basadas en ancdotas. Verificar las fuentes de informacin. Definir la informacin clave.

Utilizar mucha investigacin en equipo. Medir el logro de las metas por medio de indicadores de impacto. Usar grficos para entender mejor la informacin La informacin generada y tratada al interior de las reuniones del equipo no deber divulgarse sin la aprobacin de los miembros del equipo. Productividad de las Sesiones de Trabajo Lista de Chequeo: Se planific lo que deber lograr el equipo en la reunin? Se determin el tipo de actividades que va hacer el equipo durante la reunin para alcanzar sus objetivos? Se pens en qu hacer para asegurar la participacin de todos los miembros? Se tiene agenda por escrito? Se distribuy la agenda antes de la reunin? Los puntos de la agenda siguen un orden de prioridad? Se establecieron lmites de tiempo para cada punto de la agenda? Se permiti a los participantes agregar puntos en la agenda? Se cuenta con la informacin necesaria recolectada para la reunin? Los miembros del equipo saben qu informacin llevar a la reunin? Se invit a todas las personas necesarias? Se seleccion una hora para la reunin? Todos los miembros pueden reunirse a esta hora? Se cuenta con el espacio reservado y el equipo necesario para la reunin, con una orden de no molestar durante este tiempo? Todas las personas saben cundo, dnde y cunto tiempo durar la reunin? Se comenz y termin a tiempo? Manejo de las sesiones de trabajo Organizacin del equipo:

Facilitador Coordinador Relator Evaluador Interno Miembros Evaluar y controlar el uso del tiempo: Puntualidad Enfoque y cumplimiento de agenda Interrupciones Responsabilidad y carga balanceada de trabajo. Responsabilidades del Facilitador Colaborar con el trabajo y desarrollo de los EMC. Concentrarse en cmo se toman las decisiones, ms que cules decisiones son tomadas. Trabajar con el coordinador del equipo entre reuniones para plantear las sesiones y actividades futuras. Conocer y divulgar los conceptos del marco terico requeridos Colaborar en la identificacin de las causas de los problemas antes de identificar soluciones. Colaborar en el diseo y en las prcticas de presentacin de resultados.

Colaborar en la organizacin y planificacin del esfuerzo de solucin del problema. Llevar una bitcora de cada reunin efectuada con el EMC. Realizar una reunin de 2 horas por semana como mnimo con el EMC. Velar para que el EMC realice su trabajo y estructure un informe al finalizar la labor.

Responsabilidades del coordinador Definir la agenda de las reuniones Propsito: ritual, informativo, instructivo, creativo, consultivo o decisorio

Objetivos a lograr y plazo en que deben ser alcanzados Temas a tratar y responsables Actividades y metodologas a desarrollar Cronograma y horario Participantes Organizar la logstica de las reuniones Materiales y equipos Instalaciones y distribucin del espacio Informacin requerida Alimentacin y transporte si es requerido Convocar las reuniones Convocar o invitar con anticipacin a los participantes Distribuir la agenda Confirmar la participacin Crear las condiciones propicias para la reunin Generar un ambiente que proporcione seguridad Disminuir la ansiedad Promover un clima de naturalidad y espontaneidad Motivar constantemente a los dems miembros del equipo

Respetar y buscar contribuciones Escuchar activamente Permitir la libre interaccin Equilibrar las participaciones Manifestar calor humano Mantener la documentacin oficial del equipo

Realizar, dar seguimiento y apoyar las actividades desarrolladas por el equipo Entender y aplicar los conceptos de aseguramiento de la calidad y diferentes enfoques definidos en el proceso Definir reglas de productividad Definir metas claras, medibles y factibles Identificar actividades crticas para lograr las metas, plazos y responsables Responsabilidades del evaluador Realimentar continuamente al equipo acerca del avance en el logro de las metas Controlar el cumplimento de los programas de trabajo Buscar la informacin necesaria para evaluar el logro de los objetivos del equipo. Responsabilidades del relator Ser un comunicador oficial del equipo ante otros grupos o personas Llevar la bitcora de las reuniones al da y distribuirlas a los asistentes Ayudar a dar seguimiento a los acuerdos y responsabilidades de los miembros. Responsabilidades de los miembros de equipo Participacin activa en las reuniones y actividades programadas Cumplir con las labores asignadas por el equipo Aplicar los conceptos que aseguren la calidad del trabajo Demostrar la suficiente competencia laboral y su identificacin con el trabajo Los miembros del equipo aportarn su esfuerzo y compromiso para el logro de las metas deseadas.

Para cada sesin es necesario que el equipo de trabajo documento sus acuerdos y los objetivos y metas cumplidas en las reuniones, se muestra la bitcora de reuniones:

Bitc or a de ReunionesRe unin # Objetivo:Luga r Hora de Inicio Hor de Fina cin a liza

Equ ipo:

Fe a : ch

I. Age ndaActivida d Tie mpo Re po ble s nsa

II. AsistenciaNom bre Ca rgo Firma

III. Asu ntos discutidos y a rdos cue

IV. Obs acion erv es

Evaluacin de Sesiones

Se tienen diferentes tipos de grficos para realizar las evaluaciones de las sesiones, se muestran por ejemplo:

ProMES: Grficas de Contingencia para la retroalimentacin. Cada meta debe vincularse a uno o varios indicadores de impacto.

Estos indicadores deben ser: vlidos, claros y directos.

Se debe medir el estado actual de los indicadores. Al estado actual se le asignar un % de eficacia de 0%. Al estado deseable se le asignar un 100% de eficacia. El estado ms indeseable estar asociado a un -100% de efectividad.