INSTITUT KUALITI, PENYELIDIKAN DAN INOVASI MANUAL KUALITI NO. DOKUMEN OUM-MK-2004 TARIKH KUATKUASA 01/04/2011 NO. SEMAKAN 7.00 HALAMAN 1 / 102 Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia MANUAL KUALITI OUM OUM-MK-2004 Semakan 7.00 (Berkuatkuasa mulai 1 April 2011) Sulit dan Persendirian
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
JADUAL ISI KANDUNGAN
SEKSYEN ISI KANDUNGAN HALAMAN
A1 SENARAI EDARAN 3
A2 REKOD PINDAAN 5
B PERNYATAAN POLISI KUALITI 8
C1 PROFIL OPEN UNIVERSITY MALAYSIA PETA PROSES TERAS PUSAT-PUSAT DAN PERANANNYA
9 12
C2 JABATAN YANG MEMPEROLEH SIJIL MS 1SO 9001:2008 14
1.0 SKOP PERLAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI 15
2.0 RUJUKAN 16
3.0 TERMA DAN DEFINISI
3.1 Singkatan 17-18
17
4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI PERLAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI Keperluan Am Tujuan dan Keperluan Keperluan dan Dokumentasi Manual Kualiti Tujuan Prosedur Kualiti Kelulusan Manual Kualiti Sulit dan Kerahsiaan Dokumen Terkawal Pengawal Dokumen
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN Komitmen Pengurusan Fokus Pelanggan Polisi Kualiti Visi Misi Nilai-Nilai Bersama Falsafah OUM Perancangan Tanggungjawab Autoriti dan Komunikasi Lembaga Pengarah & Senat Tanggungjawab dan Kelulusan Struktur Organisasi Kajian Semula Pengurusan
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
Objektif Penubuhan
Objektif penubuhan OUM adalah untuk menawarkan pendidikan terbuka sepanjang hayat kepada semua
lapisan anggota masyarakat di Malaysia, khususnya mereka yang tidak berpeluang melanjutkan pelajaran
ke peringkat yang lebih tinggi. Aktiviti pengajaran dan pembelajaran pada peringkat ijazah pertama dan
ijazah lanjutan yang disediakan dalam pelbagai bidang adalah berasaskan konsep pendidikan terbuka dan
jarak jauh. Objektif ini mampu dicapai kerana wujudnya integrasi antara kepakaran dan kemahiran sumber
manusia, kemudahan fizikal dan infrastruktur serta perkhidmatan sokongan berkaitan yang cekap.
Fakulti/Pusat Pengajian dan Program Yang Ditawarkan Terdapat lima buah (5) Fakulti dan dua buah (2) Pusat Pengajian yang ditubuhkan bertujuan memantapkan
penawaran program-program pengajian di OUM, iaitu:
° Fakulti Perniagaan & Pengurusan ° Fakulti Teknologi Maklumat & Komunikasi Multimedia ° Fakulti Pendidikan dan Bahasa ° Fakulti Sains dan Teknologi ° Fakulti Sains Sosial Gunaan ° Pusat Pengajian Siswazah ° Pusat Pengajian Kejururawatan dan Sains Kesihatan Bersekutu
Setiap Fakulti/Pusat Pengajian diketuai oleh seorang Dekan/Pengarah yang terdiri daripada Profesor
atau Profesor Madya dalam bidang-bidang yang sejajar dengan program yang dikendalikan.
1) Fakulti Perniagaan dan Pengurusan Fakulti Perniagaan dan Pengurusan menawarkan pelbagai program untuk menghasilkan tenaga kerja
terlatih dan berkemahiran bagi mengisi keperluan negara dalam bidang perniagaan dan pengurusan
di peringkat profesional dan separa profesional. Melalui keunikan kurikulum yang ditawarkan oleh
Fakulti ini, OUM dijangka akan menghasilkan graduan dan tenaga kerja yang peka kepada
perubahan persekitaran termasuk idea-idea baru, hal-hal kemasyarakatan dan juga kemanusiaan.
2) Fakulti Teknologi Maklumat dan Komunikasi Multimedia Fakulti Teknologi Maklumat dan Komunikasi Multimedia menawarkan program pengajian dalam
bidang teknologi maklumat dan multimedia. Fakulti ini berperanan menghasilkan sumber manusia
yang bakal menyumbang idea dan tenaga kepada perkembangan industri teknologi maklumat dan
komunikasi multimedia. Kesemua program pengajian yang ditawarkan oleh fakulti ini telah direka
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
3) Fakulti Pendidikan dan Bahasa Fakulti Pendidikan dan Bahasa menawarkan program-program diploma, pra- dan pasca-siswazah
dalam bidang-bidang pengajian meliputi pendidikan, bahasa dan pengurusan pendidikan.
4) Fakulti Sains dan Teknologi
Fakulti Sains dan Teknologi menawarkan program-program diploma, pra dan pasca siswazah dalam
bidang-bidang sains, matematik, teknologi, pendidikan, kejuruteraan dan bidang-bidang yang
berasaskan sains. Fakulti ini telah ditubuhkan dengan objektif utama untuk membekalkan peluang
pendidikan peringkat tinggi dalam bidang-bidang tersebut bagi meningkatkan bilangan tenaga kerja
yang berkelayakan yang menyumbang ke arah ekonomi berasaskan pengetahuan.
5) Fakulti Sains Sosial Gunaan
Fakulti ini menggunakan pendekatan yang terkehadapan dalam mengendalikan program pengajian
bidang sains sosial. Kursus-kursus yang ditawarkan bukan terikat kepada satu-satu disiplin tetapi
bersepadu dengan disiplin-disiplin lain serta berbentuk gunaan. Biarpun graduan menjurus dalam
sesuatu bidang teras, tetapi mereka juga didedahkan kepada pembelajaran asas yang luas serta
bersifat silang-disiplin bagi membolehkan mereka menangani pelbagai cabaran kerja dengan lebih
berkesan.
6) Pusat Pengajian Siswazah
Pusat ini berperanan dalam menguruskan semua program lepasan ijazah yang ditawarkan oleh
OUM. Antara peranannya ialah membantu fakulti dalam merancang serta menyediakan program
pasca siswazah serta kemudahan-kemudahan yang bersesuaian dan sewajarnya untuk pengajaran
dan penyelidikan yang relevan dengan program siswazah.
7) Pusat Pengajian Kejururawatan dan Sains Kesihatan Bersekutu Pusat ini bertanggungjawab untuk membangunkan program-program kompetitif dan berkaitan untuk
bertemu arus tuntutan-tuntutan dalam sektor jagaan kesihatan. Objektif pusat ini adalah untuk
mempertingkatkan tahap pengetahuan, kemahiran dan profesionalisme kejururawatan dan
profesional-profesional kesihatan bersekutu.
Rujuk laman web setiap fakulti dan pusat pengajian bagi program pengajian yang terkini.
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
Institut dan Pusat serta Peranannya Terdapat dua (2) institut dan dua (2) pusat yang ditubuhkan bertujuan menyokong secara langsung fungsi
akademik di fakulti dan pusat pengajian OUM, iaitu:
1) Institut Pemajuan Pengajaran dan Pembelajaran (Institute of Teaching and Learning Advancement,
ITLA)
2) Institut Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi (Institute of Quality, Research and Innovation, IQRI)
3) Pusat Reka Bentuk Pengajaran & Teknologi (CIDT)
4) Pusat Pengurusan Pelajar (CSM)
Setiap Pusat diketuai oleh seorang Pengarah yang terdiri daripada Profesor atau Profesor Madya. Walau
bagaimanapun, bagi kes-kes tertentu ianya bergantung kepada budi bicara pihak pengurusan.
1) Institut Pemajuan Pengajaran dan Pembelajaran (ITLA) Institut ini bertanggungjawab terhadap jaminan dan peningkatan kualiti dalam penyampaian pengajaran
dan pembelajaran di OUM. Pada awalnya, ia dikenali sebagai Pusat Pengajaran, Pembelajaran dan
Penilaian. Pusat berkenaan dinaiktaraf menjadi sebuah institut bagi melaksanakan fungsi yang lebih
besar dan menyeluruh dalam membantu memperkembang dan meningkatkan sistem pengajaran dan
pembelajaran di OUM.
Secara amnya, ITLA bertanggungjawab melakar proses jaminan kualiti untuk aktiviti pengajaran dan
pembelajaran serta penilaian pelajar. Ia juga berperanan dalam hal ehwal pengurusan tutor/fasilitator
termasuklah menyelaras pengambilan/pengrekrutan, latihan, penilaian dan pemantauan serta
pembangunan tutor/fasilitator yang terdapat di semua pusat pembelajaran OUM.
2) Institut Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi (IQRI) Institut ini berperanan mengurus dan memacu inisiatif jaminan kualiti di semua peringkat termasuk
memastikan pematuhan ke atas standard-standard jaminan kualiti yang digunapakai oleh universiti
seperti ISO 9001:2008, Petunjuk Prestasi Commonwealth of Learning (COL) dan Code of Practice for
Institutional Audit (COPIA) oleh Agensi Kelayakan Malaysia (MQA).
IQRI juga bertanggungjawab mengurus geran penyelidikan serta menjalankan penyelidikan dan inovasi
di peringkat institusi. Institut ini mempunyai dua unit utama iaitu Unit Kualiti dan Unit Penyelidikan &
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
1.0 SKOP PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI OUM
Skop perlaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti OUM meliputi keseluruhan jabatan/bahagian yang
terdapat di OUM. Tetapi bagi maksud persijilan MS ISO 9001:2008, skop adalah terhad kepada
proses atau aktiviti teras di empat (4) Jabatan/Bahagian berikut:
• Perpustakaan Digital Tan Sri Dr. Abdullah Sanusi. Rujuk LIB-MOP-2008 Manual Operasi Perkhidmatan Perpustakaan Digital TSDAS atau http://eqms.oum.edu.my/QMS/home.action.
• Registri. Rujuk REG-MOP-2009 Manual Operasi Perkhidmatan Registri.
• Pusat Reka Bentuk Pengajaran & Teknologi (Centre for Instructional Design & Technology - CIDT). Rujuk IDT-MOP-2009 Manual Operasi Perkhidmatan Pusat Reka Bentuk Pengajaran dan Teknologi.
• Pusat Pengurusan Pelajar (CSM). Rujuk CSM-MOP-2009 Manual Operasi Perkhidmatan Pusat
Pengurusan Pelajar.
Keempat-empat Jabatan/Bahagian tersebut menyediakan perkhidmatan sokongan kepada aktiviti
teras OUM iaitu Pengajaran, Pembelajaran, Penyelidikan dan Perkhidmatan. Manual Kualiti ini
mendokumenkan semua polisi dan prosedur wajib bagi perlaksanaan sebuah Sistem Pengurusan
Kualiti yang cekap dan berkesan. Manakala maklumat lanjut berkenaan struktur, definisi proses,
standard operasi dan arahan kerja setiap bahagian/jabatan terkandung dalam Manual Operasi Perkhidmatan di bahagian/jabatan masing-masing.
Walau bagaimanapun, bagi Bahagian/Jabatan yang tidak mempunyai sijil MS ISO 9001:2008, sijil
pematuhan terhadap standard OUM akan dikeluarkan oleh pihak pengurusan universiti setelah
proses audit dalaman yang komprehensif berdasarkan MGT-822-01 Prosedur Pengurusan Audit Dalaman Kualiti dijalankan ke atas bahagian/jabatan berkenaan.
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
2.0 RUJUKAN 1) Malaysian Standard (MS ISO 9001:2008): Quality Management System – Requirements,
Department of Standards Malaysia. 2) Malaysian Standard (MS ISO 9004:2000): Quality Management System – Guidelines For
Performance Improvements (ISO 9004:2009, IDT), Department of Standards Malaysia. 3) STRATEGIC PLAN 2009-2015: Nurturing Excellencel 4) Buku Panduan Pelajar Open University Malaysia 5) Risalah “Maju Bersama OUM” 6) Akta Institusi Pendidikan Tinggi Swasta 1996 7) Kod Amalan Audit Institusi oleh Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) 8) Manual Tutor 9) Manual Operasi Perkhidmatan Bahagian/Jabatan 10) Peraturan Peperiksaan Universiti
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
• Perkhidmatan Penghantaran Selamat (Secured Delivery) dibekalkan oleh Matang Logistic.
• Perkhidmatan Pakar Rujuk Subjek (Subject Matter Expert) diambil secara separa masa atau kontrak mengikut terma rujukan yang ditetapkan dalam surat perlantikan.
• Tutor (Pengajar Sambilan) diambil secara separa masa atau kontrak mengikut terma rujukan yang ditetapkan dalam surat perlantikan.
Proses penyumberan luar juga ditakrifkan sebagai serah tugas. Proses tersebut dikawal menerusi
pemilihan tender, kontrak perjanjian, semakan kontrak perjanjian serta pemantauan dan penilaian
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
Kepimpinan, komitmen dan penyertaan aktif pihak pengurusan atasan adalah penting bagi
memperkembang dan menyelenggara sesebuah SPK yang cekap dan berkesan agar faedah dapat
diperoleh darinya oleh pihak yang berkenaan. Bagi memastikan kejayaan SPK OUM, pihak
pengurusan universiti telah menetapkan asas berikut:
1) Visi, misi, polisi dan objektif strategik yang konsisten dengan matlamat universiti 2) Memimpin melalui contoh teladan dalam membentuk kepercayaan dalam kalangan warga kerja di
OUM 3) Memperjelaskan hala tuju OUM dan nilai-nilai berkaitan kualiti dan Sistem Pengurusan Kualiti 4) Melibatkan diri bersama dalam projek-projek penambahbaikan, mencari kaedah atau
penyelesaian dan produk baru 5) Mendapatkan maklumbalas tentang keberkesanan dan kecekapan SPK secara terus 6) Mengenalpasti proses pengzahiran produk yang dapat menambah nilai kepada OUM 7) Mengenalpasti proses-proses sokongan yang mempengaruhi keberkesanan dan kecekapan
proses-proses penghasilan 8) Mewujudkan persekitaran yang menggalakkan penyertaan dan pembangunan warga kerja, dan 9) Menyediakan struktur dan sumber-sumber yang diperlukan untuk menyokong perlaksanaan
perancangan strategik organisasi.
Pengurusan universiti juga menetapkan beberapa kaedah pengukuran prestasi berikut dalam
menentukan pencapaian objektif yang telah dirancang:
1) Pengukuran kewangan 2) Pengukuran prestasi meliputi keseluruhan proses universiti 3) Pengukuran luaran seperti penandaarasan dan penilaian pihak ketiga 4) Penilaian kepuasan pelanggan, warga kerja dan pihak-pihak yang berkepentingan 5) Penilaian persepsi pelanggan dan pihak yang berkaitan terhadap perkhidmatan dan produk yang
disediakan; dan 6) Pengukuran faktor kritikal kejayaan yang dirasakan perlu oleh pihak pengurusan
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
Maklumat yang diperoleh dari pengukuran dan penilaian tersebut akan dijadikan sebagai input untuk
proses kajian atau semakan semula pengurusan (MGT-560-01 Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan). Mesyuarat ini dilakukan bagi memastikan penambahbaikan berterusan ke atas SPK
dapat memandu ke arah peningkatan prestasi universiti.
5.1 KOMITMEN PIHAK PENGURUSAN
Pihak pengurusan universiti menjamin sokongan dan komitmen dalam melaksanakan sistem
pengurusan kualiti di OUM melalui kaedah atau tindakan berikut:
1) Memaklumkan kepada seluruh warga kerja tentang kepentingannya OUM memenuhi dan memahami kehendak serta harapan pelanggan melampaui keperluan mereka dengan pembentukan polisi kualiti dan objektif kualiti dan memperjelaskannya bagi meningkatkan kesedaran, motivasi dan penglibatan seluruh warganya.
2) Mengadakan kajian atau semakan semula pengurusan dari semasa ke semasa
3) Memastikan sumber-sumber (manusia, bahan, mesin, kewangan dan lain-lain) yang mencukupi
disalurkan ke dalam penghasilan produk dan perkhidmatan bagi memenuhi kehendak dan keperluan pelanggan.
4) Menetapkan proses penambahbaikan berterusan sebagai objektif bagi proses-proses universiti
5) Merancang masa hadapan universiti dan pengurusan perubahan
6) Menetap dan memperjelaskan kerangka kerja bagi membolehkan kepuasan pihak yang
berkenaan dicapai.
Pihak pengurusan universiti memastikan proses-proses beroperasi sebagai suatu rangkaian yang
cekap dan berkesan (Rujuk Rajah 1 Peta Proses OUM). Dan juga menganalisis dan
mengoptimumkan interaksi antara proses-proses termasuk proses penghasilan produk dan proses
sokongan yang berkenaan.
Keperluan dan harapan pihak berkepentingan
Pihak berkepentingan kepada OUM dikenalpasti sebagai berikut:
1) Pelanggan dan pengguna akhir
2) Staf/warga kerja
3) Pemilik/pelabur
4) Pembekal dan rakan kongsi
5) Masyarakat (komuniti dan orang awam yang berkaitan dengan universiti atau produknya)
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
Petunjuk Prestasi Utama
Petunjuk prestasi utama (Key Performance Indicators, KPI) dinyatakan dalam prosedur di peringkat
Jabatan/Bahagian. Secara ringkas, terdapat tiga (3) fungsi utama OUM, iaitu:
1) Pengajaran dan Pembelajaran Objektif Umum Pengajaran dan Pembelajaran (P&P) Menyediakan platform pembelajaran Terbuka dan Jarak Jauh (Open and Distance Learning, ODL) yang berkualiti menerusi kaedah berikut:
a. Mengenalpasti dan membangunkan program-program baru yang terkini dan berkualiti serta
menepati kehendak pasaran; b. Membangunkan modul-modul berkualiti bagi setiap program akademik yang ditawarkan; c. Menyediakan prasarana dan kemudahan pengajaran yang terkini bagi memenuhi
keperluan sistem ODL; d. Memastikan tutorial dikendalikan oleh tutor/fasilitator bertauliah dan mengikut jadual yang
ditetapkan melalui program pembangunan dan pengurusan tutor serta pemantauan tutor dari semasa ke semasa;
Petunjuk Prestasi P&P
a. Menyemak modul kursus sekurang-kurangnya setiap 3 tahun. b. Memantau dan menilai setiap tutor/fasilitator yang dilantik sekurang-kurangnya sekali
setahun. c. Menjalankan audit ke atas kemudahan kelas tutorial sekurang-kurangnya sekali setahun.
d. Memastikan perlaksanaan tutorial mengikut jadual akademik yang ditetapkan oleh pihak
pengurusan.
2) Penyelidikan dan Inovasi Objektif Umum Penyelidikan & Inovasi 1. Menjalankan penyelidikan institusi;
2. Menguruskan semua permohonan penyelidikan di OUM serta menguruskan semua geran
yang diluluskan;
3. Mengenal pasti dan melaksanakan inovasi untuk menyokong pembelajaran;
4. Menganjurkan OUM Seminar Series untuk meningkatkan pengetahuan, kefahaman dan kemahiran berkaitan Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi.
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
2. Menguruskan dan memantau semua permohonan penyelidikan serta geran yang
diluluskan dan menyediakan laporan kemajuan secara berkala; 3. Menguruskan dan memantau projek Mobile Learning bagi sekurang-kurangnya satu kursus
setiap semester;
4. Menganjurkan OUM Seminar Series sekurang-kurangnya 2 kali setiap suku tahun.
3) Khidmat Sokongan
Ini membabitkan aktiviti daripada perkhidmatan sokongan yang ditawarkan oleh
jabatan/bahagian seperti Perpustakaan, Pusat Reka Bentuk Pengajaran dan Teknologi, Pusat
Pengurusan Pelajar, Perancangan Korporat dan Kewangan, Pengurusan Sumber Manusia
Kumpulan, dan Pembangunan Perniagaan.
Objektif Umum Khidmat Sokongan
1. Menyediakan khidmat sokongan yang relevan dan berkualiti melalui:
1) Infrastruktur bertaraf dunia 2) Inisiatif pengekalan pelajar 3) Sistem komunikasi berkesan 4) Sistem pengurusan pangkalan data yang cekap 5) Pengautomasian proses-proses 6) Standard Operating Procedures (SOP) 7) Sokongan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK) 8) Penyumberan Luar
2. Menggunakan kaedah penyelesaian masalah dan peralatan yang dikenalpasti dan
mengikut kod amalan yang bersesuaian (mematuhi SOP yang dibangunkan). 3. Mempertingkatkan prestasi perniagaan serta memasarkan produk dan perkhidmatan yang
dihasilkan oleh OUM dengan berkesan melalui pendekatan berikut: Pemasaran dan Promosi 1) Pemasaran agresif 2) Pemasaran institusi 3) Kolaborasi tempatan dan antarabangsa 4) Potongan harga untuk pelajar khas 5) Sistem kemasukan terbuka 6) Program berorientasikan pasaran semasa (Pembangunan Perniagaan)
4. Melantik staf yang bersesuaian dengan jawatan mengikut spesifikasi yang dikehendaki
(Pengurusan Sumber Manusia Kumpulan). 5. Melaksanakan program latihan pembangunan sumber manusia secara terancang dan
berkesan (Pengurusan Sumber Manusia Kumpulan). 6. Menyediakan khidmat sokongan dalam bidang pentadbiran dan kemudahan yang
berkualiti, efektif dan cekap (Perkhidmatan Kumpulan).
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
7. Menyediakan perkhidmatan perakaunan yang cekap (Kewangan dan Perancangan). 8. Menyediakan perkhidmatan teknologi maklumat dan komunikasi (TMK) yang cemerlang
bagi memenuhi kehendak proses perniagaan OUM dan menyokong proses pembelajaran dan pengajaran (MTCSB).
Penunjuk Prestasi Khidmat Sokongan 1. Mencapai peningkatan penggunaan sumber digital perpustakaan sebanyak 5% setahun
(Perpustakaan Digital).
2. Menyiapkan proses pembangunan produk bagi setiap tempahan selewat-lewatnya empat (4) bulan daripada tarikh tempahan dibuat (Pusat Reka Bentuk Pengajaran dan Teknologi)
3. Mencapai peningkatan pelajar sekurang-kurangnya 10% setahun (Pembangunan
Perniagaan). 4. Memastikan staf yang dilantik adalah memenuhi 100% spesifikasi (Pengurusan Sumber
Manusia Kumpulan). 5. Memastikan bahawa sekurang-kurangnya 80% program latihan staf oleh PSM
dilaksanakan (Pengurusan Sumber Manusia Kumpulan). 6. Memastikan sekurang-kurangnya 70% daripada keseluruhan aduan bulanan yang masuk
ke sistem e-CRM diselesaikan (Pusat Pengurusan Pelajar).
7. Memastikan pemprosesan bayaran sehingga penyediaan cek dibuat dalam tempoh 20 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima (Kewangan dan Perancangan).
8. Memastikan pemprosesan invois dalam masa 10 hari bekerja dari tarikh diterima
(Kewangan dan Perancangan). 9. Memberi respon terhadap sebarang aduan berkaitan TMK dalam tempoh 24 jam (MTCSB). 10. Melaksanakan sekurang-kurangnya 80% projek TMK yang telah dikenalpasti bagi setiap
tahun (MTCSB).
5.4.1 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti
Pihak Pengurusan bertanggungjawab bagi perancangan sistem pengurusan kualiti di OUM.
Perancangan ke atas sistem ini adalah berfokus kepada penetapan proses-proses yang diperlukan
bagi mencapai objektif dan keperluan kualiti dengan secara cekap dan berkesan serta konsisten
dengan strategi universiti. Input berikut diambilkira dalam perancangan tersebut:
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
3) Pengurusan Pelajar dan Pembangunan Kampus – NP (PPPK) Mengurus, memaju serta menyelenggara segala kemudahan untuk keperluan pelajar di seluruh
negara serta harta universiti secara amnya. Bahagian ini juga bertanggungjawab memastikan
kemudahan dan infrastruktur universiti beroperasi pada tahap optimum dan memenuhi keperluan
dan kehendak pelanggan. Bahagian diketuai oleh seorang Naib Presiden (NP (PPPK)) yang
juga bertanggungjawab ke atas aktiviti penyelenggaraan di ibu pejabat serta semua PP terutama
yang dimiliki oleh universiti (Rujuk: PHB-750-02 Tender Kerja-kerja Penyelenggaraan Pusat
Pembelajaran OUM).
Aktiviti-aktiviti penyelenggaraan melibatkan perancangan, pelaksanaan, pemantauan kerja-kerja
penyelenggaraan, belanjawan, pembangunan kakitangan dan pembaikan pejabat. NP (PPPK)
juga bertanggungjawab menyediakan infrastruktur bagi semua Fakulti/Pusat/Jabatan
/Bahagian/Unit serta pusat-pusat pembelajaran OUM. Beliau bertanggungjawab kepada P/NC.
Berikut adalah prosedur bagi perlaksanaan proses-proses berkaitan penyelenggaraan dan
pembangunan kampus serta pengurusan Pusat-pusat Pembelajaran di seluruh negara:
Pembangunan Harta Benda dan Penyelenggaraan • Penyelenggaraan Pembaikan • Penyelenggaraan Berkala • Pengubahsuaian/Menaiktaraf
Pusat Pembelajaran • Pengurusan Wang Tunai Runcit • Pemasaran Tempatan • Pengurusan Tuntutan Tutor • Tempahan Lokasi Peperiksaan • Pendaftaran Pelajar Baru • Pengurusan Kertas Soalan Peperiksaan • Pengurusan Tuntutan Perkhidmatan Bilik Tutorial Pusat Pembelajaran • Pendaftaran dan Pengambilan Modul Pelajar Lama • Pengurusan Temuduga Tutor
4) Pembangunan Perniagaan dan Pengurusan Sumber Manusia – NP (PPPSM) Memastikan strategi pembangunan dan mempromosikan universiti sebagai sebuah institusi
pendidikan tinggi yang menawarkan pendidikan terbuka dan jarak jauh. Di samping
berkomunikasi atau berhubung dengan pelanggan terutama dalam penyediaan maklumat dan
melayani pertanyaan mengenai produk/perkhidmatan serta menerima maklum balas pelanggan.
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
• Penerbitan Meja • Pengurusan Percetakan • Pengedaran Modul • Pengurusan Bengkel Penulisan dan Penyederhanaan Modul • Pengukuran Kepuasan Pelanggan
8) Pengurusan Pelajar Merancang, mengarah atau menyelaras kajian, pentadbiran, kebajikan dan disiplin pelajar, serta
sebarang program atau aktiviti bukan akademik yang berkaitan dengan pelajar dalam universiti.
Pusat ini juga bertanggungjawab mengurus Pusat Perkhidmatan Pelajara dan merupakan
sekretariat bagi pengurusan aktiviti Alumni.
Pusat diketuai oleh seorang Pengarah yang bertanggungjawab melapor kepada Naib Presiden
(PPPK). Pusat ini juga bertanggungjawab memastikan pelajar meneruskan pengajian di universiti
sehingga tamat kursus.
Pengurusan Pelajar • Perlaksanaan Bengkel Kemahiran Belajar di Pusat Pembelajaran Bagi Pelajar Baru • Perlaksanaan Program Penasihatan Akademik • Pengurusan Kaji Selidik • Pengendalian Kes Tata Tertib Pelajar • Pengendalian Tabung Kebajikan Pelajar
Perkhidmatan Pelajar • Prosedur Perkhidmatan Pelajar
9) Fakulti dan Pusat Pengajian
Menghasil dan membangunkan program-program yang inovatif dan mematuhi Kerangka
Kelayakan Malaysia (MQF) bagi menyediakan graduan yang memenuhi keperluan industri dalam
setiap bidang yang ditawarkan. Setiap fakulti diketuai oleh seorang dekan yang
bertanggungjawab melapor kepada NPK.
10) Pengajian Siswazah
Mengurus dan mentadbir semua program-program pasca ijazah yang ditawarkan oleh OUM.
Pusat Pengajian diketuai seorang Dekan yang bertanggungjawab melapor kepada NPK.
11) Registri/Pentadbiran Akademik
Memastikan peraturan akademik universiti diselenggara dan dilaksanakan dengan baik dan
berkesan, memastikan proses dan sistem pentadbiran pelajar berjalan dengan baik dan lancar,
mewujudkan jaringan kerjasama yang baik serta cekap dan berkesan antara OUM dengan pihak
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
berkuasa serta masyarakat awam. Di samping itu, bahagian ini juga bertanggungjawab
merancang dan mengurus perjalanan aktiviti peperiksaan bagi semua program pengajian yang
dijalankan oleh OUM.
Bahagian ini diketuai oleh seorang Pendaftar yang juga memegang portfolio sebagai Pengurus
Besar bagi Pentadbiran Akademik universiti. Pendaftar bertanggungjawab melapor kepada P/NC.
Berikut adalah prosedur yang terdapat dibawah Pengurus Besar (Pentadbiran Akademik) atau
Pendaftar:
Kemasukan dan Rekod • Pemprosesan Permohonan Kemasukan (termasuk Penawaran) • Pendaftaran Pelajar Baru • Pendaftaran Pelajar Lama • Pemfailan Rekod Pelajar Akademik • Permohonan Kelulusan Penawaran Program Pengajian Daripada MQA/JPS • Permohonan Akreditasi Program Pengajian Daripada MQA
Pelajar Antarabangsa dan Konvokesyen • Admission • Appointment of Lecturer • Billing & Payment (Royalty) • Billing (Text Book) • Graduating List • Registration • Re-Registration • Moderation of Answer Script by Faculty & CGS • Preparation Moderation of Examination Questions • Processing of Results Peperiksaan • Pengurusan Kertas Soalan Akhir Semester • Pemprosesan Keputusan Peperiksaan Akhir Semester • Pengurusan Skrip Jawapan Bagi Peperiksaan Akhir Semester
12) Kewangan dan Perancangan
Merancang, mengarah dan menyelaras semua aktiviti kewangan universiti pada peringkat
pengurusan tertinggi termasuk menyedia dan menghasilkan laporan kewangan, mengurus
belanjawan dan perkara-perkara lain yang berkaitan dengan kewangan termasuklah memastikan
proses perolehan mematuhi keperluan peraturan perolehan termasuk maklumat dan pengesahan
pembelian dan perolehan (Rujuk: MGT-740-01 Prosedur Perolehan).
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
Bahagian ini juga bertanggungjawab merancang dan menyelaras aktiviti perancangan korporat
universiti. Ini termasuklah perancangan strategik universiti, penyediaan rancangan dan bajet
tahunan serta penyediaan laporan prestasi universiti bagi suku tahunan kepada Lembaga
Pengarah Universiti (LPU). Selain itu, Bahagian Kewangan juga merangka, memantau prestasi
setiap jabatan dan menyelaras penyediaan KPI sewaktu perancangan dan penyediaan bajet
tahunan.
Bahagian ini diketuai oleh Pengawal Kewangan yang juga bertindak sebagai Pengurus Besar
bagi aktiviti Perancangan Korporat. Pengawal Kewangan bertanggungjawab melapor kepada
P/NC.
Berikut adalah prosedur berkaitan Kewangan dan Perancangan Korporat:
1) Kewangan
Perolehan • Perolehan Secara Manual • Perolehan Secara Online • Perolehan Secara Tender • Perolehan Secara Sebut Harga • Perolehan Peruncitan (di bawah RM50,000.00) • Perolehan Perkhidmatan Pembaikan/Penyelenggaraan Peralatan Pejabat
Pembayaran • Pembayaran Tuntutan Kakitangan • Pembayaran Tuntutan Pembekal • Pembayaran Tutor Secara Online • Pembatalan dan Penggantian Cek • Pembayaran Tutor Secara Manual • Pembayaran Pendahuluan • Tatacara Pengurusan Wang Tunai Runcit/Akaun Amanah
Bajet • Merekod Bajet yang telah diluluskan • Kawalan Bajet/Virement
Pelaburan • Pelaburan
Penerimaan • Menjana Inbois • Penerimaan Kutipan Wang • Menjana Pelarasan Akaun Pelajar • Pemulangan Lebihan Yuran Pelajar • Pengurusan Kredit • Penyediaan Inbois Secara Manual
Aset • Perekodan Aset Tetap • Pelupusan dan Hapus Kira Aset Tetap
2) Perancangan Korporat
• Planning and Budgeting • Quarterly Management Report • Feasibility study of Academic Programmes (new and old)/Collaboration • Long Term Strategic Planning • Costing for New Programmes
13) Teknologi dan Perkhidmatan Komunikasi Menyediakan kemudahan infrastruktur teknologi maklumat dan komunikasi (TMK). Kemudahan
TMK disediakan melalui penyumberan luar kepada anak syarikat Kumpulan METEOR iaitu
MTCSB. Beliau juga bertanggungjawab memastikan kemudahan-kemudahan TMK beroperasi
pada tahap optimum dan memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan dan warga kerja
universiti. Beliau juga bertanggungjawab memastikan kelancaran perjalanan Perpustakaan
Digital. Beliau bertanggungjawab melapor kepada P/NC.
Rujuk MGT-410-01 Penyumberan Luar
14) Kawalan dan Keselamatan Pekerja
Menyediakan perkhidmatan keselamatan kepada universiti. Unit ini berserta kumpulan
pengurusan universiti melalui Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan OUM
bertanggungjawab menyediakan dan memastikan persekitaran kerja yang selamat, baik dan
selesa. Rangka kerja bagi mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, selesa dan
bersesuaian adalah berdasarkan terma dan syarat-syarat pengurusan kualiti Occupational Safety
and Hazard (OSHA). Unit diketuai oleh seorang Ketua yang bertanggungjawab melapor kepada
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
15) Perpustakaan Digital Mengurus pusat sumber universiti dengan memastikan ketersediaan sumber serta bahan rujukan
yang lengkap dan terkini bagi capaian maklumat yang lebih berkesan. Perpustakaan diketuai
oleh Ketua Pustakawan yang bertanggungjawab dan melapor kepada Pengurus Besar
(Teknologi).
Antara prosedur bagi melaksanakan peranan Perpustakaan Digital adalah:
Pembangunan Koleksi • Perolehan Monograf Bercetak dan Bahan Audio Visual • Pengkatalogan dan Pengelasan Bahan Perkhidmatan Pelanggan dan Rujukan • Pinjaman Bahan Perpustakaan Secara Manual • Pemulangan Bahan Perpustakaan di ‘Book Drop’ • Perkhidmatan Pendidikan dan Latihan Pengguna • Pendaftaran Keahlian Perpustakaan • Pinjaman Antara Perpustakaan (PAP) Daripada Institusi Luar • Pembekalan Dokumen Daripada Insitusi Luar
Pembangunan & Pengurusan Sistem Perpustakaan • Perolehan dan Pembaharuan Pangkalan Data • Trobleshooting Sistem Perpustakaan • Pengemaskinian Isi Kandungan Laman Web
16) Pengurusan Sumber Manusia
Menyediakan perkhidmatan bagi pengambilan staf, pembayaran gaji, ganjaran dan faedah, serta
menyedikan latihan bagi pembangunan staf akademik dan bukan akademik. Bahagian diketuai
oleh Pengurus Kanan yang bertanggungjawab melapor kepada NP (PPPSM).
PSM memastikan staf yang terlibat secara langsung dalam penghasilan produk atau
penyampaian perkhidmatan yang berkualiti adalah kompeten berdasarkan latarbelakang
akademik, latihan, kemahiran dan pengalaman masing-masing. PSM mengenalpasti tahap
ketrampilan/kompetensi yang diperlukan oleh seseorang staf melalui Analisis Keperluan Latihan
(TNA) dan kempen kesedaran (Rujuk: HRM-750-01 Prosedur Permohonan Latihan
Kakitangan). PSM juga memastikan pembangunan sumber manusia dengan memaksimumkan potensi mereka
bagi membantu OUM mencapai tahap perkhidmatan dan operasi yang tertinggi.
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
18) Editorial Menyediakan segala teks ucapan, menyunting bahan-bahan/karya universiti terutamanya modul
dan laporan tahunan serta penyuntingan “newsletter” atau buletin sama ada bercetak atau
elektronik. Unit diketuai oleh seorang Ketua yang bertanggungjawab melapor kepada NPK.
Prosedur berkaitan proses-proses di Unit Editorial meliputi:
• Penyuntingan Modul • Penyuntingan Artikel Universiti • Penyediaan Teks Ucapan Untuk Majlis Universiti • Penerbitan Korporat (OUM Today, Annual Report, Prospectus dan Coporate Profile) • Penyediaan Artikel untuk Media • Penyediaan Buku Program Untuk Konvokesyen dan Majlis Universiti
19) Pengurusan Konvokesyen
Menyelaras, mengurus dan merancang segala aktiviti berkaitan konvokesyen. Beliau
bertanggungjawab kepada Pengurus Besar (Pentadbiran Akademik)/Pendaftar.
Prosedur berkaitan proses-proses di Unit Konvokesyen meliputi:
• Jamuan & Keceriaan • Kenyataan Media • Penghantaran Kad Jemputan • Keselamatan & Lalulintas Majlis Konvokesyen • Penyelarasan Pakaian Akademik • Logistik Majlis Konvokesyen OUM • Penginapan Majlis Konvokesyen • Penyelarasan Juruacara & Muzik • Penyediaan Smart Card Pada Majlis Konvokesyen • Aliran Perarakan Graduan Semasa Majlis Konvokesyen • Operasi JKK Kreatif & Persembahan Multimedia Bagi Majlis Konvokesyen OUM • Publisiti & Pemasaran Majlis Konvokesyen • Pengurus Acara (Ketua Sekretariat) • Sekretariat Bagi Majlis Konvokesyen • Penyediaan Teks Ucapan/Ucapjasa Canselor • Penyediaan Teks Ucapan Ijazah Kehormat • Penyediaan Teks Ucapan/Ucapjasa Presiden/Naib Canselor • Penyediaan Teks Ucapan/Ucapjasa Pro Canselor • Penyediaan Teks Ucapan Wakil Pelajar • Menyediakan Buku Konvokesyen-Percetakan • Menyediakan Buku Konvokesyen-Isi Kandungan • Menyediakan Buku Konvokesyen-Kerja Kreatif
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
20) Perkhidmatan Pentadbiran
Mengurus dan menyediakan perkhidmatan dalaman termasuk penghantaran surat, mengurus
segala tempahan alat tulis untuk kegunaan pejabat, menyelenggara stor simpanan alat tulis,
mengurus kenderaan universiti untuk guna sama serta menyelaras jadual penggunaan bilik-bilik
mesyuarat. Juga bertanggungjawab menyediakan perkhidmatan katering untuk segala jenis
acara universiti.
Unit ini diketuai oleh seorang Pengurus yang bertanggungjawab melapor kepada NP (PPPSM).
Prosedur berkaitan adalah:
• Penghantaran Surat • Tempahan Alat Tulis Pejabat • Tempahan Kenderaan Gunasama • Tempahan Tiket Kapal Terbang • Tempahan Hotel • Tempahan Bilik Gunasama • Tempahan Khidmat Katering
21) Perundangan dan Kesetiausahaan Syarikat
Mengurus dan menyelia segala keperluan perundangan universiti termasuk memorandum
persefahaman (MoU), memorandum perjanjian (MoA) dan segala proses yang berkaitan dengan
aktiviti tersebut. Juga bertanggungjawab dalam pengendalian kes tata tertib atau disiplin pelajar
dan pekerja serta menyedia dan bertindak sebagai setiausaha syarikat Kumpulan METEOR.
Prosedur berkaitan perkhidmatan di unit berkenaan adalah:
• Pengendalian Kes Tatatertib Pelajar • Penyediaan Dokumen Perjanjian bagi Kumpulan METEOR • Pengendalian Mesyuarat Lembaga Pengarah Kumpulan METEOR • Urusan Kesetiausahaan Kumpulan METEOR
Bagi tugasan tertentu atau projek yang tidak dijadualkan (Ad-Hoc), jawatankuasa akan ditubuhkan
untuk mengendalikannya. Terma rujukan (Terms of Reference) bagi setiap jawatankuasa
diperjelaskan dalam dokumen University Management Profile.
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
sebegini dapat membantu meningkatkan prestasi proses penambahbaikan universiti dan secara
langsung melibatkan warga kerja dalam pencapaian objektif kualiti tersebut menerusi maklumbalas
dan respon aktif daripada seluruh warga kerja. (Rujuk MGT-723-01 Komunikasi Pelanggan).
Pengurusan universiti memastikan komunikasi dalaman dilaksanakan melalui saluran rasmi yang
ditetapkan agar sistem pengurusan kualiti dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Segala
maklumat untuk pengetahuan warga kerja disalurkan melalui:
a. Mesyuarat Bahagian/Unit, Mesyuarat Pengurusan - penerangan atau komunikasi di tempat
bekerja yang diketuai oleh ketua jabatan
b. Pekeliling dan memo dalaman
c. Taklimat bulanan atau lain-lain mesyuarat seperti Perhimpunan Perpaduan Warga OUM, dan Majlis Pengiktirafan (rujuk MGT-750-01 Prosedur Anugerah Inovatif (Kumpulan).
d. Papan notis dan jurnal atau majalah dalaman seperti OUM Today, Learner Connexxion dan Tutor Connexxion.
e. Audio-visual dan media elektronik seperti emel dan laman web serta intranet
f. Maklumbalas kakitangan dan skim cadangan seperti Anugerah Cadangan Staf dan Anugerah Inovatif (Kumpulan)
5.6 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN 5.6.1 Umum
Pihak Pengurusan mengadakan aktiviti atau mesyuarat kajian semula pengurusan merangkumi
keseluruhan proses universiti termasuklah menilai kecekapan SPK. Kajian semula pengurusan
merupakan wadah bagi pertukaran idea-idea baru dengan menilai input dan berbincang secara
terbuka melalui rangsangan oleh kepimpinan pengurusan tertinggi.
Pada dasarnya, kajian/semakan semula ini bertujuan memastikan Sistem Pengurusan Kualiti
sentiasa terkini dan bersesuaian dengan kehendak OUM dan para pelanggannya. Aktiviti meliputi
semakan semula ke atas keberkesanan audit kualiti dalaman/luaran, polisi kualiti syarikat, objektif
kualiti dan juga lain-lain isu kualiti tertangguh sewaktu penyemakan tersebut.
Kajian/semakan semula pengurusan merupakan mekanisme bagi mengawal prestasi
penghasilan dan proses-proses sokongan secara sistematik berdasarkan prinsip-prinsip
pengurusan kualiti. Sistem Pengurusan Kualiti OUM akan disemak sekurang-kurangnya sekali
dalam setahun melalui Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
6. PENGURUSAN SUMBER 6.1 PERUNTUKAN SUMBER
Perlaksanaan strategi dan pencapaian objektif universiti memerlukan sumber yang mencukupi.
Pengurusan universiti memahami dan sentiasa prihatin terhadap keperluan mengadakan sumber
yang mencukupi untuk maksud tersebut dan memastikan sumber-sumber yang perlu untuk
perlaksanaan strategi dan pencapaian objektif universiti dikenalpasti dan disediakan.
Sumber-sumber ditakrifkan sebagai manusia, infrastruktur, persekitaran tempat bekerja, maklumat,
pembekal dan rakan kongsi perniagaan, sumber-sumber asli dan sumber kewangan.
6.2 SUMBER MANUSIA 6.2.1 Am
Pihak pengurusan akan memperuntukkan, melaksanakan dan menyediakan sumber-sumber yang
cukup dari segi tenaga manusia, mesin/peralatan/kelengkapan, kewangan dan bahan bagi:
1. Mengekalkan Sistem Kualiti serta meningkatkan keberkesanannya secara berterusan.
2. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Pihak Pengurusan sentiasa memastikan peningkatan keberkesanan dan kecekapan universiti
termasuklah SPK menerusi pembabitan dan sokongan padu warga kerja. Bagi membantu kepada
pencapaian objektif berkenaan, pengurusan universiti amat menggalakkan penyertaan aktif dan
pembangunan staf dengan:
1. Menyediakan latihan berterusan dan pembangunan kerjaya yang terancang (HRM) 2. Menjelaskan tanggungjawab dan autoriti setiap staf (HRM) 3. Menetapkan objektif individu dan kumpulan, mengurus prestasi proses dan menilai hasilnya
dengan Petunjuk Prestasi Utama yang ditetapkan (KPI) (Perancangan Korporat) 4. Membantu dalam penetapan objektif dan pembuatan keputusan (Perancangan Korporat) 5. Mengiktiraf dan memberikan anugerah menerusi penilaian prestasi staf (Anugerah Kualiti),
(Yearly Performance Appraisal) 6. Memudahkan komunikasi secara terbuka dan dua hala (Mesyuarat jabatan/bahagian/unit).
Perhimpunan Perpaduan Warga OUM) 7. Mengkaji dan menyemak keperluan staf secara berterusan
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
8. Menyediakan persekitaran yang menggalakkan inovasi 9. Memastikan kerja berpasukan yang berkesan 10. Berkongsi pandangan dan cadangan 11. Mengukur kepuasan staf melalui Employee Satisfaction Survey 12. Mengkaji mengapa staf menyertai dan/atau meninggalkan universiti ini melalui maklumbalas
Exit Interview.
Warga kerja OUM yang mengendalikan kerja-kerja yang berkaitan dengan kualiti produk dan
perkhidmatan OUM hendaklah berkelayakan dan kompeten berdasarkan latarbelakang pendidikan,
latihan, kemahiran dan pengalaman kerja.
6.2.2 Ketrampilan (Kompetensi), Kesedaran dan Latihan Semua staf yang mengurus, melaksanakan dan melakukan pengesahan aktiviti kualiti termasuk audit
dalaman kualiti akan diberikan latihan secukupnya. Prosedur-prosedur dibangunkan bagi
menerangkan butir-butir proses bagi memenuhi tujuan ini.
Bagi memastikan warga kerja yang kompeten adalah mencukupi untuk keperluan semasa dan masa
hadapan, pihak Pengurusan universiti menetapkan agar segala perancangan untuk latihan staf
mestilah mengambilkira dan mengandungi perkara-perkara berikut:
1) Objektif
2) Program dan kaedah
3) Sumber yang diperlukan
4) Pengenalpastian sokongan dalaman yang perlu
5) Penilaian dari segi peningkatan kompetensi staf, dan
6) Pengukuran keberkesanan dan kesannya kepada universiti
Berikut adalah prosedur berkaitan Pengurusan Sumber Manusia:
• Pengambilan Kakitangan (Sepenuh Masa) • Perlantikan Staf • Latihan dan Pembangunan • Pengambilan Kakitangan • Pengambilan Pegawai Dagang • Pengambilan Staf Untuk Kontrak Perkhidmatan • Pertukaran Staf • Pengiklanan Jawatan
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
• Analisis Keperluan Latihan • Analisis Keperluan Jawatan
6.3 INFRASTRUKTUR
Pengurusan mengenalpasti infrastruktur yang diperlukan untuk penghasilan produk dengan
mengambilkira keperluan dan harapan pihak yang berkepentingan. Infrastruktur yang disediakan
termasuklah sumber-sumber seperti bangunan, menyediakan pokok, ruang kerja, alatan dan mesin,
khidmat sokongan, teknologi maklumat dan komunikasi, dan kemudahan lainnya.
Bagi mencapai keperluan ini, OUM akan memperuntukkan sumber bagi membina atau membeli,
melengkapkan dan menyenggara tempat kerja yang kondusif melalui prosedur-prosedur, tatacara
dan arahan kerja yang sesuai. (Rujuk Pembangunan Harta Benda dan Penyelenggaraan).
Walau bagaimanapun, dalam menentukan dan mengenalpasti infrastruktur yang diperlukan, perkara
berikut perlu diambilkira:
1) Peruntukan infrastruktur ditentukan dari segi objektif, fungsi, prestasi, ketersediaan, kos,
jaminan, keselamatan, dan pembaharuan
2) Pembangunan dan kaedah penyelenggaraan infrastruktur bagi memastikan infrastruktur sentiasa dapat memenuhi keperluan universiti; kaedah tersebut perlulah mengambilkira jenis dan frekuensi penyelenggaraan dan pengesahan keupayaan beroperasi elemen infrastruktur berkenaan, berdasarkan kepada tahap kritikal dan penggunaan;
3) Penilaian ke atas infrastruktur berbanding keperluan dan kehendak pihak berkepentingan;
4) Mengambilkira isu alam sekitar berkaitan dengan infrastruktur seperti pemuliharaan, pencemaran, pembaziran dan kitar semula.
Pengurusan universiti maklum akan fenomena alam yang di luar kawalan manusia seperti banjir,
tsunami dan gempa bumi yang boleh memberi kesan ke atas infrastruktur yang disediakan. Justeru,
pengurusan universiti menetapkan agar sebarang perancangan termasuklah perancangan
infrastruktur mestilah mengenalpasti strategi bagi melindungi kepentingan pihak yang berkenaan
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
6.4 PERSEKITARAN KERJA OUM akan mengenalpasti dan mengurus persekitaran tempat kerja dalam memenuhi keperluan
warga kerjanya agar dapat memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan. Ini
termasuklah memastikan segala perancangan bagi menyediakan persekitaran kerja mengambil kira
pengaruh positif ke atas motivasi, kepuasan dan prestasi warga kerja dalam membantu
meningkatkan prestasi universiti secara umumnya. Persekitaran kerja yang bersesuaian
disumbangkan oleh kedua-dua faktor manusia dan fizikal. Ianya meliputi:
• kaedah kerja yang kreatif dan peluang bagi penglibatan yang lebih meluas untuk menzahirkan
potensi warga kerja OUM
• peraturan dan garis panduan keselamatan termasuk penggunaan peralatan perlindungan • ergonomik iaitu kajian mengenai pekerjaan dan keadaan kerja bagi mempertingkatkan
kecekapan pekerja • lokasi tempat bekerja • interaksi sosial • kemudahan staf • udara, cahaya, kelembapan, pengudaraan, dan • kebersihan, bunyi, getaran dan pencemaran
6.5 SUMBER MAKLUMAT 6.5.1 Am
Dalam memastikan proses membuat keputusan berjalan lancar dan efektif, maklumat yang
bersesuaian mestilah mudah dan tersedia untuk capaian. Pihak pengurusan menetapkan agar
sebarang perancangan untuk pembangunan infrastruktur haruslah mengambil kira pembangunan
sistem maklumat dan komunikasi.
Data adalah sumber asas untuk penghasilan maklumat dan pembangunan pengetahuan secara
berterusan di OUM. Ianya penting bagi membuat keputusan berdasarkan fakta yang mampu
membawa kepada inovasi. Bagi menguruskan maklumat, beberapa perkara berikut hendaklah
diambilkira:
a. Mengenalpasti maklumat yang diperlukan b. Mengenalpasti dan mengakses sumber-sumber maklumat dalaman dan luaran
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
c. Menggunakan data, maklumat dan pengetahuan untuk menetapkan dan mencapai strategi dan objektif universiti
d. Memastikan tahap keselamatan dan kerahsiaannya, dan e. Menilai faedah-faedah yang diperoleh dari penggunaan maklumat berkenaan dalam
meningkatkan pengurusan maklumat dan pengetahuan
Rujuk MGT-840-01 Analisis Data
6.5.2 Pembekal dan Rakan Kongsi
Pengurusan mewujudkan hubungan dengan pembekal dan rakan kongsi untuk mempromosi dan
memudahkan komunikasi dengan matlamat memperbaiki secara bersama keberkesanan dan
kecekapan proses-proses yang memberikan nilai. Ini dilakukan dengan melihat kepada peluang-
peluang berikut:
a. Mengoptimumkan bilangan pembekal dan rakan kongsi b. Menetapkan komunikasi dua-hala di peringkat yang bersesuaian di kedua-dua pihak bagi
memudahkan penyelesaian masalah dengan cepat, dan mengelakkan kos akibat kelewatan yang tidak perlu
c. Bekerjasama dengan pembekal dalam menentusahkan keupayaan proses-proses mereka d. Menggalakkan pembekal untuk melaksanakan program-program penambahbaikan prestasi
berterusan dan menyertai aktiviti-aktiviti penambahbaikan yang lain e. Melibatkan pembekal dalam aktiviti mereka bentuk dan pembangunan untuk berkongsi
pengetahuan dan secara berkesan dan cekap menambahbaik penghasilan dan penyampaian produk atau perkhidmatan yang akur.
f. Melibatkan rakan kongsi dalam mengenalpasti keperluan pembelian dan strategi pembanguan
bersama, dan g. Menilai, mengiktiraf serta memberikan anugerah bagi usaha-usaha dan pencapaian pembekal
dan rakan kongsi.
6.5.3 Sumber-sumber Asli
Pengurusan universiti menetapkan pelan kontigensi atau kecemasan bagi memastikan ketersediaan
atau penggantian sumber-sumber tersebut bagi mencegah atau meminimumkan kesan negatif
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
7.3 REKA BENTUK DAN PEMBANGUNAN
7.3.1 Perancangan Reka Bentuk dan Pembangunan Pihak Pengurusan memastikan proses-proses mereka bentuk dan membangunkan produk atau
perkhidmatan dikenalpasti, dilaksana dan diselenggara bagi bertindakbalas dengan berkesan dan
cekap terhadap keperluan dan harapan pelanggan dan pihak berkepentingan. Segala reka bentuk
dan pembangunan produk/perkhidmatan dirancang dan dikawal dengan menentukan:
• peringkat reka bentuk dan pembangunannya • semakan, tentusah dan pengesahan yang bersesuaian bagi setiap peringkat reka bentuk dan
pembangunan, dan
• tanggungjawab dan autoriti bagi mereka bentuk dan membangunkan produk/perkhidmatan
Hubungan antara kumpulan/pasukan yang terlibat dalam mereka bentuk dan membangunkan
produk/perkhidmatan diuruskan bagi memastikan komunikasi yang berkesan dan peruntukan
tanggungjawab yang jelas.
7.3.2 Input Rekabentuk dan Pembangunan Pihak Pengurusan mengenalpasti terdapat dua kemungkinan sumber input bagi sesuatu proses
mereka bentuk dan membangunkan produk/perkhidmatan iaitu input luaran dan dalaman.
1) Input luaran termasuklah:
• Keperluan dan kehendak pelanggan dan pasaran • Keperluan dan kehendak pihak berkepentingan • Sumbangan pihak pembekal • Input pengguna untuk mencapai reka bentuk dan pembangunan produk/perkhidmatan yang
mampu berdaya tahan • Perubahan yang relevan dalam keperluan undang-undang dan peraturan • Standard antarabangsa dan dalam negara, dan • Kod Amalan industri terutama Pengajian Tinggi seperti Code of Practices for Institutional
Audit (COPIA), Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) dan Kerangka Kelayakan Malaysia (MQF);
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
• Keperluaan bagi kelayakan personel, dan
• Keperluan sistem pengurusan kualiti.
Pembelian secara runcit oleh Unit Kewangan dan pembelian barangan alat tulis pejabat serta kerja-
kerja percetakan perlu merujuk kepada prosedur inventori OUM. Rujuk kepada Prosedur Unit Pentadbiran berkaitan pembelian alat tulis dan pekeliling yang berkaitan.
7.4.3 Pengesahan Produk Yang Dibeli Bahan-bahan adalah tertakluk kepada pengesahan kualiti melalui:
1) Pemeriksaan sewaktu menerima bahan
Pemeriksaan yang dilakukan hendaklah meliputi aspek-aspek berikut:
• Kecacatan secara visual/penglihatan
• Kuantiti
• Harga
• Dokumentasi perolehan
2) Sekiranya bahan atau barang tidak boleh diterima, ianya perlu dikembalikan kepada pembekal
untuk tindakan yang perlu dan maklumbalas dikemukakan kepada Bahagian Kewangan tentang
prestasi pembekal untuk senarai pembekal terkawal.
Pesanan Belian (PO) mengandungi data yang penting diperlukan untuk menerangkan sesuatu
keperluan atau spesifikasi. Sekiranya perlu, PO juga mencatatkan arahan khas atau keperluan
yang perlu dijalankan termasuk (sekiranya dipersetujui secara kontrak) kenyataan yang
menggambarkan hak Pembeli atau Wakil dan bidang kuasa untuk mengesahkan bahan dari
sumbernya.
3) Setiap unit bertanggungjawab untuk mengumpul semak maklumat prestasi pembekal (kualiti,
penghantaran dan harga) daripada setiap ketua jabatan untuk 6 bulan sekali, untuk dibincangkan
sewaktu semakan pengurusan. Semasa Mesyuarat Semakan Pengurusan, sekiranya pembekal
mempunyai terlalu banyak masalah dan pihak pengurusan tidak berpuashati dengan pembekal,
pembekal hendaklah dikeluarkan dari daftar pembekal OUM. Bahagian Kewangan akan
menyelenggara data dari senarai daftar yang telah diluluskan.
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
• Perlindungan - produk akhir dilindungi mengikut keperluan bagi mengekalkan keakurannya
terhadap keperluan pelanggan termasuklah insuran sekiranya perlu.
Pemeliharaan juga meliputi keseluruhan mahu pun sebahagian daripada produk.
7.6 KAWALAN PROSES PEMANTAUAN DAN PERALATAN PENGUKURAN
Pihak Pengurusan menentukan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan serta peralatan yang
diperlukan untuk menyediakan bukti keakuran produk/perkhidmatan terhadap keperluan pelanggan
sebagaimana yang ditetapkan.
Proses-proses dibangunkan bagi memastikan pemantauan dan pengukuran boleh dijalankan dan
selaras dengan keperluan pemantauan dan pengukuran. Pihak Pengurusan menetapkan agar
peralatan yang digunakan untuk pengukuran mestilah:
• ditentu ukur (calibrated) atau ditentusah secara berkala, atau sebelum digunakan, terhadap
standard pengukuran kebangsaan atau antarabangsa; sekiranya tiada standard digunakan maka asas penggunaan sesuatu penentu ukur atau pengesahan perlulah dicatit sebagai rekod;
• diselaras atau dilaraskan semula sekiranya perlu;
• mempunyai tanda pengenalan bagi menentukan status pengesahannya;
• terpelihara daripada pelarasan yang mungkin menyebabkan sesuatu hasil pengukuran menjadi tidak sah;
• terpelihara daripada kerosakan atau menjadi bertambah rosak ketika mengurus, menyelenggara
dan menyimpan.
Pihak Pengurusan juga menilai dan merekod kesahihan hasil pengukuran yang terdahulu apabila
berlaku ketidakakuran peralatan terhadap keperluan yang ditetapkan. Beberapa tindakan akan
dilakukan ke atas alatan tersebut dan produk/perkhidmatan yang terlibat.
Rekod-rekod hasil tentu ukur dan pengesahan diselenggara sebagaimana digariskan dalam MGT-424-01 Prosedur Pengurusan Rekod.
Apabila keupayaan sesuatu perisian komputer digunakan untuk memenuhi keperluan sekumpulan
pelanggan maka penggunaannya hendaklah disahkan termasuklah proses pengesahannya. Ini perlu
dilakukan sebelum mula digunakan dan disahkan semula sekiranya perlu.
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk/Perkhidmatan Pengurusan Universiti perlu memantau dan mengukur ciri-ciri produk untuk mengesahkan bahawa
keperluan produk tersebut telah dicapai. Ini dilakukan pada peringkat penghasilan produk yang
bersesuaian dan sesuai dengan tata cara yang dirancang.
8.3 KAWALAN KETIDAKAKURAN PRODUK/PERKHIDMATAN
Pengurusan Universiti perlu memastikan produk/perkhidmatan yang tidak akur kepada keperluan
produk dikenalpasti dan dikawal untuk mengelakkan penggunaan atau penghantaran yang tidak
disengajakan. Kawalan serta tanggungjawab dan kuasa untuk mengendalikan ketidakakuran produk
dikenalpasti dan didokumenkan dalam MGT-830-01 Prosedur Pengurusan Ketidakakuran
Produk/Perkhidmatan. 8.4 ANALISIS DATA
Pengurusan Universiti menentukan, mengumpul dan menganalisis data yang sewajarnya untuk
membuktikan kesesuaian dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti serta menilai
penambahbaikan yang berterusan bagi keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti. Ianya meliputi
data yang diperolehi hasil daripada pemantauan dan pengukuran dan daripada sumber lain yang
berkaitan.
Analisis data perlu dilakukan bagi mendapatkan maklumat berikut:
a) Kepuasan Pelanggan;
b) Keakuran kepada keperluan produk;
c) Ciri-ciri dan corak sesuatu proses serta produk/perkhidmatan termasuk peluang untuk tindakan pencegahan (Pemantauan dan Pengukuran Produk dan Pemantauan dan pembekal (untuk proses pembelian).
Rujuk MGT-851-01 Prosedur Pengurusan Penambahbaikan Berterusan dan Analisis Data.
Data dan maklumat direkodkan dan rekod kualiti disusun dan dianalisis secara berkala untuk
menentukan corak dalam prestasi dan keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan untuk
mengenalpasti peluang-peluang bagi penambahbaikan.
Setiap unit bertanggungjawab menyelaras aktiviti-aktiviti berkaitan serta melaporkan hasil dan corak
yang diperoleh kepada pihak pengurusan universiti. Laporan mengenai corak prestasi dan
keberkesanan proses dilakukan dalam kerangka semakan pengurusan sistem kualiti selaras dengan
keperluan MGT-560-01 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
Skop bagi penganalisisan data adalah berdasarkan kategori maklumat dan data yang direkod seperti
berikut:
1) Ciri-ciri proses dan perkhidmatan
2) Kelainan yang terdapat dalam prestasi proses
3) Kitaran masa (contohnya masa yang diperlukan untuk memproses surat tawaran)
4) Keakuran terhadap spesifikasi perkhidmatan dan keperluan pelanggan
5) Ketepatan masa penghantaran (on-time delivery) – direkodkan dalam laporan prestasi penyampaian/penghantaran serta penilaian corak penyampaian tersebut
6) Pembekal merangkumi kualiti perkhidmatan yang dibekalkan – direkodkan dalam fail pembelian di setiap jabatan/unit
7) Kepuasan dan ketidakpuasan pelanggan • Tahap kepuasan pelanggan – direkodkan dalam soal selidik kepuasan pelanggan manakala
coraknya dilaporkan serta dinilai.
• Aduan pelanggan – direkodkan dalam log aduan pelanggan melalui Pusat Perkhidmatan Pelajar (rujuk CSM-750-01 Prosedur Perkhidmatan Pelajar).
8) Sistem Pengurusan Kualiti • Keberkesanan latihan bagi peningkatan kompetensi dalam bidang berkaitan yang disediakan
kepada staf • Keberkesanan sistem pengurusan kualiti direkod dalam laporan audit dalaman dan trennya
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
Pengurusan Penambahbaikan Berterusan dan Analisis Data menakrifkan skop dan
kaedah pengumpulan serta analisis maklumat berkenaan.
• Prestasi kualiti dinilai sewaktu semakan pengurusan SPK. Sekiranya prestasi kualiti tidak
mencapai objektif yang ditetapkan, semakan pengurusan hendaklah mengenalpasti tindakan
penambahbaikan yang khusus bagi mencapai obejktif tersebut. Sekiranya objektif kualiti
telah dicapai, semakan pengurusan perlu menetapkan objektif baru yang lebih tinggi bagi
dan menentukan tindakan penambahbaikan yang baru bagi mencapai sasaran tersebut.
• Sebagai tambahan kepada semakan pengurusan, setiap unit mengenalpasti peluang
penambahbaikan secara berterusan berdasarkan kepada maklumbalas operasi harian dan
aktiviti-aktiviti lain. Satf juga digalakkan untuk mengemukakan idea bagi meningkatkan
perkhidmatan, proses-proses, sistem, produktiviti dan persekitaran tempat bekerja masing-
masing (rujuk MGT-750-11 Prosedur Anugerah Inovatif (Kumpulan) dan MGT-750-12 Prosedur Anugerah Cadangan Staf)). Peluang penambahbaikan ini dinilai dan diberi
keutamaan dan di mana bersesuaian akan dilaksanakan melalui sistem tindakan pembetulan
dan pencegahan.
2) Perlaksanaan Projek Penambahbaikan
Penambahbaikan perkhidmatan dilaksanakan melalui tindakan semakan pengurusan dan
tindakan pembetulan dan pencegahan. Di mana bersesuaian, penambahbaikan perkhidmatan
boleh dimulakan melalui arahan pihak pengurusan seperti pernyataan polisi, pengumuman,
memorandum dan sebagainya.
Rujuk MGT-851-01 Prosedur Pengurusan Penambahbaikan Berterusan dan Analisis Data
8.5.2 Tindakan Pembetulan Pengurusan Universiti mengambil tindakan pembetulan bagi menghapuskan ketidakakuran agar
ianya tidak berulang. Pihak pengurusan membentuk dan mengekalkan prosedur bagi memastikan
masalah seperti ketidakakuran kualiti perkhidmatan dan produk, operasi kerja dan aduan pelanggan
disiasat dan puncanya dikenalpasti dan tindakan pembetulan diambil bagi menghapuskan
kemungkinan punca-punca yang berpotensi dan mengelakkan pengulangan berlaku. Ini termasuklah
sistem perekodan dan pembuktian bahawa tindakan pembetulan telah dibuat secara berkesan.
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
3. CIDT
1. Borang Tempahan Pelanggan
IDT-RK-750-01-01 1.00 01/04/2005 Bilik PM 1 tahun
2. Senarai Semak Modul IDT-RK-750-01-02 1.00 01/04/2005 Bilik PM 4 bulan 3. Borang Penghantaran Modul
kepada TL IDT-RK-750-02-01 1.00 01/04/2005 Meja TL 4 bulan
4. Borang Penghantaran Modul kepada Fakulti
IDT-RK-750-02-02 1.00 01/04/2005 Meja TL 4 bulan
5. Laporan Perjalanan Pembangunan Modul
IDT-RK-750-02-03 1.01 03/07/2006 Bilik PM 4 bulan
6. Borang Daftar IDT-RK-750-03-01 1.01 18/07/2006 Meja LDTP 4 bulan 7. Borang Rekod Kerja DTP IDT-RK-750-03-02 1.01 18/07/2006 Meja LDTP 4 bulan 8. Borang Sign off IDT-RK-750-04-01 1.00 01/04/2005 Meja LDTP 4 bulan 9. Senarai Semak Pengurusan
Percetakan IDT-RK-750-04-02 1.00 01/04/2005 Meja LDTP 4 bulan
10. Statistik Pelajar daripada Unit Kemasukan Rekod
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
SINGKATAN NAMA LOKASI DALAM SENARAI REKOD KUALITI Singkatan Nama Penuh/Deskripsi 1. IQRI IQRI Institut Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi 2. TSDASDL UA Unit Automasi UK Unit Pengkatalogan UP Unit Perolehan UPP Unit Perkhidmatan Pelanggan & Rujukan 3. Registri HQ Ibu pejabat OUM Kuala Lumpur PA Pengurus Akademik UA Unit Akademik UKR Unit Kemasukan & Rekod UP Unit Peperiksaan 4. CIDT EKP Eksekutif Kanan Pengurusan LDTP Lead Desktop Publisher PM Project Manager PPG Pejabat Pentadbiran Gudang TL Team Leader 5. PP UP Unit Peperiksaan PP Pusat Pembelajaran 6. CSM CSM Pusat Pengurusan Pelajar
Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia
LAMPIRAN 3
SEJARAH PINDAAN MANUAL KUALITI (SEMAKAN 6.00 KE 7.00)
Senarai di bawah adalah rekod pindaan dari semakan 6.00 kepada 7.00 hanya sebagai rujukan.
Tarikh Seksyen Bentuk Pindaan 12/10/2009 Halaman 1 Senarai Edaran Manual Kualiti OUM dikeluarkan (delete) kerana manual
tersedia dalam bentuk elektronik/digital
Kepala setiap halaman
Perubahan Institute of Quality, Research and Innovation kepada Institut Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi
Halaman 4 Kemaskini nombor halaman untuk Isi Kandungan Halaman 5 Kemaskini Senarai Lampiran Halaman 6 Kemaskini Senarai Nama Singkatan & Nama Penuh Halaman 11 Kemaskini Visi, Misi dan Nilai-nilai Bersama
Halaman 13 Tambahan Emeritus kepada nama YBhg. Profesor Tan Sri Datuk Dr. Anuwar Ali
4.0 Kemaskini Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti OUM Halaman 18 Kemaskini nombor lampiran untuk Peta Proses 5.3.2 Kemaskini Fungsi Penyelidikan dan Inovasi
Halaman 21 & 22
Kemaskini Fakulti dan Pusat Pengajian dan Program-Program yang Ditawarkan
5.6 Kemaskini Pusat-Pusat Pembelajaran dan Peranannya 9.2 Kemaskini Tanggungjawab Utama Halaman 40 Kemaskini Dokumen Kualiti Halaman 41 Kemaskini Prosedur Kualiti Halaman 42 Kemaskini Jawatan dan Keterangan Tugas (Job Descriptions,JD)
12.0 Kemaskini nombor lampiran untuk Jabatan/Bahagian yang sedia untuk Persijilan MS ISO 9001-2008
13.0 Kemaskini Nombor Lampiran Halaman 46 Lampiran 1 - Senarai Ahli Lembaga Pengarah Universiti dikeluarkan (delete) Halaman 47 Lampiran 2 - Senarai Ahli Senat Universiti dikeluarkan (delete)
Halaman 48 Kemaskini nombor lampiran untuk Definisi Proses Perpustakaan Digital Tan Sri Dr Abdullah Sanusi
Halaman 56 Kemaskini nombor lampiran Definisi Proses Registri
Halaman 65 Kemaskini nombor lampiran Definisi Proses Pusat Rekabentuk Pengajaran dan Teknologi (CIDT)
Halaman 70 Kemaskini nombor lampiran Definisi Proses Pusat Pembelajaran Halaman 81 Kemaskini nombor lampiran Definisi Proses Pusat Pengurusan Pelajar (CSM) Halaman 87 Kemaskini nombor lampiran Senarai Induk Dokumen Kualiti OUM