A V . R ENÉ S ORIANO N º 2615, O SORNO , C HILE . F ONO 064 22 11 671 2019 Manual de Descriptores de Cargos Documento basado en el Manual de Descriptores de Cargos del 2016, actualiza e integra los cargos de la estructura organizacional para el año 2019. Elaborado por / fecha Revisado por / fecha Aprobado por / fecha Versión Eías Azocar Gestiòn de Personas Diciembre de 2018 Aseguramiento de la Calidad Enero de 2019 N/A N°2
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Transcript
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A V . R E N É S O R I A N O N º 2 6 1 5 , O S O R N O , C H I L E .
F O N O 0 6 4 2 2 1 1 6 7 1
2019
Manual de Descriptores
de Cargos
Documento basado en el Manual de Descriptores de Cargos del 2016,
actualiza e integra los cargos de la estructura organizacional para el año
2019.
Elaborado por / fecha Revisado por / fecha Aprobado por / fecha Versión
Jefe de Administración y Finanzas. Jefe Académico. Coordinadora de carreras. Intranet del IPAAM para acceso de todos los integrantes de la estructura organizacional.
Jefe académico, jefe administración y finanzas, encargado de asuntos estudiantiles, encargado de comunicaciones, encargado de aseguramiento de la calidad, encargado de informática, secretaria general
Jornada semanal: Artículo 22 actual códifo del trabajo
Cuadro de reemplazo: No hay
Rol (misión)
Dirigir y controlar las actividades establecidas en el plan de desarrollo académico y estratégico, para
garantizar la calidad y excelencia de los programas que ofrece la institución, cumpliendo con los
parámetros establecidos en el proceso de acreditación.
Cumplir y hacer cumplir los estatutos, políticas y procedimientos de la institución, las decisiones del directorio y del comité de gestión de calidad.
Para el correcto funcionamiento institucional.
Evaluar y controlar el funcionamiento académico de la institución e informar al directorio.
Para mantener actualizados los procesos y evidencias de desempeño en Matthei Gestión.
Dirigir y coordinar la planeación institucional y las actividades académicas de gestión y de autoevaluación institucional.
Para asegurar la acreditación institucional.
Presentar al directorio el proyecto de plan estratégico y académico, para autorización, gestión y control.
Para asegurar la sustentabilidad institucional en un perfecto equilibrio financiero y económico.
Supervisar la gestión académica institucional. Para controlar el cumplimiento del programa académico.
Controlar la aplicación del cumplimiento legal y normativo referente a la legislación educacional del país.
Para cumplir con el marco legal reglamentario y evitar la exposición a sanciones pecuniarias de la institución.
Coordinaciones clave
Con quién Para qué
Jefe de administración y finanzas
Coordinar la gestión presupuestaria de ingresos y gastos de la institución, que permita lograr el equilibrio financiero-económico de sustento y sustentabilidad.
Jefe académico Coordinar la gestión académica de programación semestral y anual de los programas regulares como especiales que imparta la institución, monitoreando su ejecución y cumplimiento de planes.
Encargado de aseguramiento de la calidad
Gestionar el cumplimiento de la normativa legal e institucional, evaluando su cumplimiento y generando las propuestas de mejora pertinentes.
Encargado de asuntos estudiantiles
Gestionar las inquietudes y necesidades de los estudiantes, facilitando la retención como las relaciones estudiantiles.
Encargado de comunicaciones Gestionar las comunicaciones internas y externas de la institución, que faciliten la fluidez de los procedimientos e imagen institucional tanto en la comunidad como en el estudiantado, el cuerpo docente y administrativo.
Encargado de informática Coordinar la sustentabilidad informática y operacional de software y comunicaciones de la institución.
Secretaria general Coordinar las sesiones de directorio como las formalidades institucionales con el estudiantado, el cuerpo docente y administrativo como con terceros..
Formación requerida para el cargo
Requerimiento Básicos Preferenciales
Educación Universitaria Agrícola, veterinaria o forestal
Experiencia Mínimo cuatro años
Otra
Conocimiento en normativa de
certificación educacional
Competencias
Competencias Nivel
Compromiso IPAAM Intermedio
Desarrollo de relaciones Intermedio
Orientación al cliente Avanzado
Trabajo en equipo Intermedio
Pensamiento estratégico Intermedio
Capacidad de planificación y de organización Avanzado
Liderazgo Avanzado
Responsable levantamiento y análisis Fecha Revisado por Fecha
Jorge Fredes, asesor proyecto RRHH 20-08-
2016
Jorge Fredes, asesor
proyecto RRHH
20-08-2016
Aprobado por comité de calidad Vigencia de la descripción: Indefinida
Nombre del cargo: Encargado de Aseguramiento de la Calidad
Nivel o posición del cargo en
la estructura organizacional:
Docente ( )
Estratégico ( x )
Táctico ( )
Operativo analista ( )
Operativo administrativo ( )
Operativo servicios - faena agrícola ( )
Supervisado por o reporta a: Rectoría
Supervisa a: Analista Aseguramiento de la Calidad
Jornada semanal: 44 horas.
Cuadro de reemplazo: Es reemplazado por rectora
Rol (misión)
Gestionar los procesos de planeación estratégica y de mejora para el desarrollo institucional. Sistematizar y analizar información institucional y del entorno para contribuir a la toma de decisiones. Organizar los procesos de autoevaluación conducentes a la acreditación institucional y de carreras. Gestionar la implementación de las políticas y mecanismos de aseguramiento de la calidad para potenciar la capacidad de autorregulación de la institución.
Rectora Coordinar planificación estratégica institucional y de los POAs. Coordinar planificación de procesos de acreditación institucional
Jefaturas Gestionar los procesos de planificación institucional, seguimiento y control, para establecer acciones de mejora
CNA - auditores Facilitar información relevante y adecuada para los procesos de certificación institucional
Jefaturas y colaboradores Aplicar instrumentos de diagnóstico organizacional, analizar y proponer acciones de mejora que faciliten el logro de los objetivos institucionales
Formación requerida para el cargo
Requerimiento Básicos Preferenciales
Educación Formación universitaria Ingeniería comercial, ingeniería civil u otra carrera del ámbito de la ingeniería
Experiencia Intermedio años
Otra
Competencias
Competencias Nivel
Compromiso IPAAM Intermedio
Desarrollo de relaciones Intermedio
Orientación al cliente Avanzado
Trabajo en equipo Intermedio
Pensamiento estratégico Intermedio
Capacidad de planificación y de organización Avanzado
Liderazgo Avanzado
Responsable levantamiento y análisis Fecha Revisado por Fecha
Elías Azócar, encargado de gestión de
personas
23-09-
2016
Jorge Fredes, asesor
proyecto RRHH
23-09-2016
Aprobado por comité de calidad Vigencia de la descripción: Indefinida
Nombre del cargo: Jefe de Administración y Finanzas
Nivel o posición del cargo en
la estructura organizacional:
Docente ( )
Estratégico ( )
Táctico ( x )
Operativo analista ( )
Operativo administrativo ( )
Operativo servicios - faena agrícola ( )
Supervisado por o reporta a: Rectora - Gerente de operaciones
Supervisa a: Encargado de RRHH, ayudante de RRHH, asistente contable, auxiliares
Jornada semanal: Artículo 22, actual código del trabajo.
Cuadro de reemplazo: Encargado de RRHH o asistente contable
Rol (misión)
Gestionar el proceso contable de la fundación, para generar los estados financieros. Gestionar el proceso de programación presupuestaria, para valorizar la proyección financiera que debe ser aprobada por el directorio. Mantener actualizada la información de gestión presupuestaria de la institución, para facilitar el control y toma de decisiones de los usuarios. Cumplir con los requerimientos de información de organizamos fiscalizadores, para cumplir con las condiciones de acreditación, crediticia del estado y de facilitadores de recursos.
Recopilar necesidades presupuestarias de los centros de costo institucionales.
Para estructurar las necesidades presupuestarias de gastos e inversión, que permita estableciendo las fuentes de financiamiento.
Preparar formularios presupuestarios para el análisis y defensa de los usuarios.
Ajustar las necesidades presupuestarias a las proyecciones de la institución.
Informar al directorio el presupuesto para el año (febrero).
Para la aprobación presupuestaria.
Informar a la asamblea el presupuesto para el año (abril).
Para la toma de conocimiento de la asamblea.
Cargar periódicamente la información de los registros contables en la plataforma presupuestaria.
Para el control e información de los usuarios presupuestarios.
Generar mensualmente estados de avance de control presupuestario.
Revisión de avances con rectora.
Procesar mensualmente la centralización del proceso de remuneraciones, diferenciando entre costos y gastos.
Registrar la información de remuneraciones en el sistema contable para la elaboración de los EEFF, y pago de imposiciones e impuestos.
Registrar las operaciones de compra y venta de la institución.
Cerrar el libro de compra y venta que facilite la gestión tributaria.
Analizar mensualmente el registro de operaciones contables, su distribución por centros de costos y razonabilidad. Analizar, calcular y registrar anualmente las operaciones contables de activos fijos, provisiones, corrección monetaria, revalorizaciones, valorización de inversiones.
Facilitar la emisión de estados de situación financieros. Generar los estados financieros anuales.
Investigar anualmente el comportamiento de mercado de aranceles y matrículas de la competencia que permita verificar las características de posición de la institución
Proveer información de aranceles y matrículas para la toma de decisiones de rectoría.
Proveer los requerimientos de información de los auditores externos.
Facilitar el cumplimiento de la auditoría externa de los estados financieros.
Coordinar y supervisar la toma de inventario institucional
Establecer las mermas, bajas y castigos.
Asegurar el funcionamiento de las instalaciones proveyendo las mantenciones y mejoras establecidas en el presupuesto anual como la seguridad de ellas.
Supervisar el control y flujos de caja Autorizar uso de fuentes de financiamiento o búsqueda de fuentes alternativas como la inversión de superávit.
Analizar mensualmente la gestión predial, ajustando contablemente las variaciones observadas.
Para el correcto registro de las operaciones agrícola- forestales en el sistema contable.
Participar activamente en las reuniones del comité de gestión de calidad.
Establecer el impacto económico - financiero de las decisiones del comité como las factibles fuentes de financiamiento, su seguimiento y control.
Evaluar la factibilidad económica - financiera de los proyectos de inversión de la institución.
Facilitar la toma de decisiones a través de la valoración del impacto de proyectos en los EEFF.
Coordinaciones clave
Con quién Para qué
Rectora - gerente de operaciones Recibir instrucciones, facilitar información para la toma de decisiones y reportar el desempeño económico financiero de la institución
Jefaturas del IPAAM Facilitar y solicitar información Controlar uso presupuestario
Encargado de RRHH Instruir y supervisar
Ayudante de RRHH Instruir y supervisar
Asistente contable Instruir y supervisar
Auxiliares Instruir y supervisar
Comité de gestión de la calidad Valorar impacto de decisiones económico - financieras
Directorio Dar cuenta y presentar información
Asamblea Presentar información
SII Representar a la institución ante citaciones o requerimientos de información
Bancos Solicitar y proveer información Evaluar y solicitar acceso a crédito
Auditores externos Proveer información Ajustar procedimientos u operaciones a las observaciones del informe de auditoría
Supervisado por o reporta a: Jefe de Administración y Finanzas
Supervisa a: Asistente de cuentas corriente y 3 Auxiliares
Jornada semanal: 44 horas
Cuadro de reemplazo: Jefe de Administración y Finanzas y ayudante de contabilidad
Rol (misión)
Coordinar el proceso de contratación, pago de remuneraciones y desvinculaciones de acuerdo a la normativa legal vigente y los procedimientos del Instituto, para el resguardo de sanciones de la Inspección del Trabajo y la seguridad laboral de los trabajadores. Coordinar el proceso de formalización contractual del estudiantado, crédito y cobranzas, que permitan reducir la incobrabilidad de los ingresos por matrícula y arancel. Coordinar un adecuado equilibrio entre recaudación y pagos en relación a la planificación presupuestaria institucional, para mantener un razonable equilibrio en su funcionamiento y compromiso que permita la sustentabilidad del IPAAM.
Supervisado por o reporta a: Jefe de Administración y Finanzas
Supervisa a: No aplica
Jornada semanal: 44 horas.
Cuadro de reemplazo: En proceso de atención alumnos: encargado de gestión de RRHH En procesos administrativo contables: Jefe de Administración y Finanzas y Asistente Contable
Rol (misión)
Ejecutar la formalización contractual del estudiantado y crédito, como la cobranza respectiva a través del período académico, que permitan reducir la incobrabilidad de los ingresos por matrícula y arancel.
Emitir contratos con las garantías financieras tanto de matrícula como arancel correspondientes al período académico.
Formalizar la relación contractual del estudiantado como las formas de financiamiento, que aseguren ek equilibrio financiero económico del instituto.
Emitir periódicamente listados de cobranza de cheques y letras.
Generar depósitos bancarios como verificar la conciliación de pago de letras.
Actualizar sistema de cuentas corrientes de estudiantes con becas otorgadas, pago de cheques y letras.
Mantener el registro de cuentas corrientes de alumnos actualizado.
Mantener el control y disponibilidad de documentación mercantil del instituto (facturas, notas de crédito y débito, boletas, cheques, letras), interactuado ante el SII, bancos e imprenta.
Facilitar el respaldo documental de las operaciones del instituto.
Contribuir a la elaboración de informes en su estructura y formato.
Permitir una adecuada presentación para la toma de decisiones.
Emitir, despachar e imprimir facturas electrónicas.
Facilitar el proceso contable.
Confeccionar contratos de servicios a terceros.
Formalizar la relación con terceros en cuanto a servicios y pagos, que delimiten las responsabilidades del instituto.
Controlar la asignación e inventario de herramientas disponibles para el desempeño docente.
Resguardar el inventario.
Gestionar el proceso de pases escolares entre el estudiantado y la JUNAEB.
Facilitar la renovación y creación de pases escolares que permitan al estudiantado disponer de los beneficios de la JUNAEB.
Coordinar y controlar con los colaboradores la planificación de vacaciones y permisos como del registro de control de asistencia semanal, facilitando la documentación de respaldo de uso como de cálculos.
Mantener un equilibrio en el desempeño de las actividades del instituto y facilitar información de haberes y descuentos para el sistema de pago de remuneraciones.
Completar la información de licencias médicas, cargando la información en el sistema de remuneraciones y despachando a las entidades externas correspondientes.
Facilitar el pago de subsidios por enfermedad a los colaboradores y controlar la asistencia y registros internos.
Coordinaciones clave
Con quién Para qué
Jefe de administración y finanzas Instrucciones y supervisión
Jefaturas y colaboradores Facilitar y solicitar información
Estudiantes Formalizar contratos Control de crédito y cobranza Facilitar información credencial JUNAEB y otros.
Formación requerida para el cargo
Requerimiento Básicos Preferenciales
Educación Técnico de nivel medio, contable o en administración
Experiencia
Otra
Manejo de office a nivel usuario Manejo de documentación mercantil: cheque, facturas, notas de crédito, letras de cambio. Contabilidad básica. Ideal curso cajero bancario.
Competencias
Competencias Nivel
Compromiso IPAAM Intermedio
Desarrollo de relaciones Intermedio
Orientación al cliente Avanzado
Trabajo en equipo Intermedio
Habilidad analítica Intermedio
Preocupación por el orden y la claridad Intermedio
Búsqueda de información Básico
Responsable levantamiento y análisis Fecha Revisado por Fecha
Elías Azócar, encargado de gestión de
personas
05-08-
2016
Jorge Fredes, asesor
proyecto RRHH
05-08-2016
Aprobado por comité de calidad Vigencia de la descripción: Indefinida.
Gestión de personas. Para solicitar servicios de reparaciones de instalaciones a su cargo y solicitud de firma de autorización para días libres.
Auxiliares de servicios menores Para coordinar los pedidos de materiales del presupuesto anual y para coordinar los tiempos del aseo profundo semestral y para reemplazo en días libres.
Secretaria general Para solicitudes de apoyo de parte de esta unidad, en el traslado de materiales y otros trámites entre unidades.
Secretaria de docencia Para mantener el stock de papel para la fotocopiadora.
Formación requerida para el cargo
Requerimiento Básicos Preferenciales
Educación Enseñanza media completa
Experiencia Sin experiencia
Otra
Tolerancia a malos hábitos de parte del alumnado. Vocabulario adecuado para el trato con jóvenes y docentes.
Competencias
Competencias Nivel
Compromiso IPAAM Intermedio
Desarrollo de relaciones Intermedio
Orientación al cliente Avanzado
Trabajo en equipo Intermedio
Responsabilidad Intermedio
Preocupación por el orden y la claridad Básico
Responsable levantamiento y análisis Fecha Revisado por Fecha
Elías Azócar, encargado de gestión de
personas
05-08-
2016
Jorge Fredes, asesor
proyecto RRHH
05-08-2016
Aprobado por comité de calidad Vigencia de la descripción: Indefinida.
Nombre del cargo: Auxiliar de Servicios Menores y Operario de Caldera
Nivel o posición del cargo en
la estructura organizacional:
Docente ( )
Estratégico ( )
Táctico ( )
Operativo analista ( )
Operativo administrativo ( )
Operativo servicios - faena agrícola ( x )
Supervisado por o reporta a: Gestión de personas, jefe de administración y finanzas y rectoría.
Supervisa a: No hay
Jornada semanal: 44 horas.
Cuadro de reemplazo: Auxiliares de servicios menores.
Rol (misión)
Mantener el aseo, orden e higiene de las instalaciones, para su correcto uso y presentación de acuerdo al estándar del instituto. Asegurar la apertura de los accesos a las instalaciones al inicio de la jornada, para facilitar el acceso en horarios habilitados. Mantener caldera de la institución en las condiciones operativas necesarias para calefaccionar las instalaciones del instituto. Mantener el inventario de insumos de aseo y cafetería de la institución, para facilitar las acciones de aseo e higiene como los suministro de cafetería.
Realizar rondas cada dos horas por el recinto e instalaciones de la fundación.
Para verificar el cierre total de ventas, puertas y accesos a la institución, contar los animales para ratificar el inventario recibido y controlar el flujo de personas ajenas y de la institución.
Registrar novedades en libro. Para comunicar y dar aviso oportuno de desperfectos en cercos, instalaciones eléctricas o de cualquier naturaleza.
Coordinaciones clave
Con quién Para qué
Jefe administración y finanzas Para recibir instrucciones, comunicar novedades y solicitar materiales.
Sub administrador de predios Para comunicar novedades y solicitar materiales.
Gestión de personas Para coordinar vacaciones y reemplazos con serenos externos.
Empresa de servicios externos Cambio de turnos en días de reemplazo.
Formación requerida para el cargo
Requerimiento Básicos Preferenciales
Educación Enseñanza básica completa
Experiencia Un año como mínimo
Otra Tener curso de guardia. (autorización os10)
Correcta comunicación con colegas y de buen trato con personas en general. Tener conocimiento de la empresa.
Competencias
Competencias Nivel
Compromiso IPAAM Intermedio
Desarrollo de relaciones Intermedio
Orientación al cliente Avanzado
Trabajo en equipo Intermedio
Responsabilidad Intermedio
Preocupación por el orden y la claridad Básico
Responsable levantamiento y análisis Fecha Revisado por Fecha
Elías Azócar, encargado de gestión de
personas
05-08-
2016
Jorge Fredes, asesor
proyecto RRHH
05-08-2016
Aprobado por comité de calidad Vigencia de la descripción: Indefinida.
Supervisa a: Coordinador de carrera ,bibliotecaria, coordinador de prácticas y titulación, docentes y tutores CAADE
Jornada semanal: 44 horas.
Cuadro de reemplazo: Coordinador de carreras.
Organigrama
Rol (misión)
Asegurar la aplicación y mejora de las políticas y mecanismos para asegurar la calidad del procesos de enseñanza aprendizaje, considerando el sistema de admisión, los métodos pedagógicos, las modalidades de enseñanza, los procedimientos de evaluación del aprendizaje y su consiguiente retroalimentación; así como por las políticas y mecanismos relacionados con el desarrollo de los programas de nivelación a través de la dirección del Centro Aprendizaje, Acompañamiento y Desarrollo Estudiantil.
Coordinar las instancias de retención y titulación de los estudiantes.
Asegurar la calidad y cumplimiento de los procesos académicos.
Apoyar la gestión y práctica pedagógica de los docentes.
Facilitar y asesorar los procesos de enseñanza aprendizaje.
Levantar los requerimientos de capacitación docente.
Para mejorar la calidad los procesos de enseñanza aprendizaje.
Realizar reuniones con la coordinación de carreras
Para evaluar los resultados obtenidos, asistencia, perfil de egreso, deserción, tasas de aprobación y retroalimentación del desempeño docente administrativo.
Aplicar el proceso de evaluación al desempeño docente.
Para evaluar la labor pedagógica de los docentes identificando oportunidades de mejora
Solicitar documentación e informes a la coordinadora de carreras, coordinador de prácticas y titulación, coordinador de programas especiales, biblioteca, encargada de asuntos estudiantiles y otras pertinentes.
Para comprender la efectividad del proceso enseñanza aprendizaje en lo que dice relación con el avance de los estudiantes en el pan de estudios y, por cierto, de los mecanismos implementados para adoptar acciones correctivas o de mejoramiento de los avances.
Integrar el comité de calidad y el comité académico del IPAAM
Para realizar aportes a la mejora continua de los procesos.
Informar fundadamente de los requerimientos anuales para la práctica pedagógica en aula.
Asegurar y optimizar los recursos destinados a labores docentes.
Proponer mejoras para la innovación curricular y apoyo pedagógico al comité académico.
Para realizar aportes a la mejora continua de los procesos.
Asegurar el cumplimiento de los objetivos del centro de aprendizaje, apoyo y desarrollo estudiantil CAADE.
Para mejorar los indicadores de retención y aprobación de asignaturas de los estudiantes.
Coordinarse con rectoría y las entidades pertinentes, para un diseño y provisión de carreras e innovación de contenidos, a través de la aplicación de políticas y mecanismos eficaces que aseguren la calidad de las carreras que ofrece el IPAAM.
Para identificar oportunidades de mejoras y actualizaciones de la oferta de carreras.
Participar de los análisis de suficiencia en el número y dedicación de los docentes requeridos para cubrir las necesidades de docencia de cada carrera.
Para definir estándares que garanticen la calidad de los procesos de enseñanza aprendizaje.
Mantener informadas oportunamente de las actividades académicas del IPAAM a través
Para contribuir y garantizar la participación de la comunidad del IPAAM en las actividades académicas.
de los diversos canales de comunicación (e-mail, diario mural, página web, plataforma virtual, redes sociales, invitación personal), a todos los estamentos, estudiantes, docentes y directivos.
Sancionar solicitudes de los estudiantes. Para dar respuesta y satisfacer las necesidades académicas de los estudiantes.
Coordinaciones clave
Con quién Para qué
Rectoría Entrega de información para la toma de decisiones
Coordinación de carreras Requerimientos de información sobre los procesos académicos.
Encargado de aseguramiento de la calidad Definir estrategias de mejora continua.
Coordinador de prácticas y titulación. Mantener actualizadas las bases de datos de los procesos de práctica y titulación.
Bibliotecaria Identificar los requerimientos bibliográficos y supervisar el funcionamiento de los espacios del área.
Docentes Identificar necesidades de capacitación y asesorar los procesos de enseñanza aprendizaje.
Encargada de comunicaciones Comunicar las actividades del área académica para su difusión.
Coordinadora de prácticas, coordinación de vespertinos y encargada de la bolsa de trabajo
Identificar requerimientos de la logística de materiales y espacios necesarios para las actividades de aprendizaje práctico.
Formación requerida para el cargo
Requerimiento Básicos Preferenciales
Educación
Formación en el ámbito pedagógico
en educación superior. Licenciatura en educación, magister.
Supervisado por o reporta a: Jefe académico, Aseguramiento de la Calidad y Rectoría
Supervisa a: Docentes y administrativo académico
Jornada semanal: 45 horas.
Cuadro de reemplazo: No hay
Rol (misión)
Aplicar las políticas y mecanismos de aseguramiento de la calidad de la docencia para coordinar las actividades académicas de las carreras (programas regulares y especiales), entregar apoyo y orientación a los docentes y brindar atención académica a los estudiantes.
Mantener actualizada la información de oferta académica y requisitos de ingreso.
Para entregar información actualizada a la unidad de comunicaciones y al potencial estudiante.
Asegurar la aplicación de los mecanismos de reclutamiento y renovación, que permitan asegurar la calidad del cuerpo docente.
Para entregar un procesos de enseñanza de calidad.
Proponer la carga académica docente y el calendario académico, al comité académico, que permitan cubrir las necesidades de la docencia en los programas regulares y especiales.
Para dar cumplimiento a la malla curricular establecida de acuerdo a los estándares de calidad del IPAAM.
Elaborar los horarios de clases, distribución de salas de clases, talleres y laboratorios. Como también su difusión.
Para lograr fluidez en el desarrollo de las clases.
Calendarizar las recuperaciones de clases en ambos programas.
Para dar cumplimiento a la carga académica de cada asignatura.
Informar y solicitar fundadamente los requerimientos de recursos de las carreras, apegado a los mecanismos del proceso presupuestario.
Para lograr un razonable equilibrio del uso de los recursos.
Apoyar en la aplicación del proceso de evaluación al desempeño docente.
Para lograr una evaluación docente representativa
Apoyar en la coordinación para la ejecución de las capacitaciones del cuerpo docente.
Para difundir y convocar la mayor participación de docentes.
Ser integrante activo del comité académico. Para dar a conocer información relevante del área docente.
Coordinar las reuniones informativas del comité académico ampliado. (reuniones de docentes)
Para lograr la mayor participación de los docentes y mantenerlos informados (alineamientos del que hacer docente)
Participar en comité de calidad cuando sea citado.
Depende del tema de la citación
Asistir a reuniones mensuales como representante del IPAAM en GTT, SNA, INIA, etc.
Para fortalecer la vinculación con el medio y como benchmarket comparativo en la adquisición de nuevas tecnologías.
Preparar, enviar, registrar y mantener actualizada la información académica solicitada por el MINEDUC y otras instancias internas y externas, relacionadas.
Para dar cumplimiento a requerimientos en fechas solicitadas.
Supervisado por o reporta a: Jefe académico y Coordinador de Carreras
Supervisa a: Docentes tutores de práctica y docentes guías de trabajos de título.
Jornada semanal: 22 horas.
Cuadro de reemplazo: Coordinador de Carreras
Rol (misión)
Aplicar las políticas y mecanismos formales para los procesos de prácticas laborales y de finalización de los procesos formativos, contribuyendo a la progresión académica de los estudiantes del IPAAM hacia su titulación oportuna.
Asesora a los docentes tutores y docentes guías respecto de los procedimientos e instrumentos de los procesos de prácticas laborales y trabajos de título.
Asegurar que los procesos sean realizados de forma correcta de acuerdo a los procedimientos del IPAAM establecidos en los reglamentos de prácticas y del proceso de titulación, respectivamente.
Coordinar y participar en la supervisión de prácticas laborales y de exámenes de título.
Asegurar que los procesos sean realizados de forma correcta de acuerdo a los procedimientos del IPAAM.
Analizar con información de empleadores y egresados la pertinencia de la oferta de prácticas laborales y realización de trabajos de titulación.
Asegurar que las actividades de prácticas sean concordantes con los perfiles de egreso definidos en cada carrera impartida en el IPAAM.
Disponer de un horario de atención para temas de orientación a los estudiantes en proceso de prácticas laborales y de titulación.
Servir de guía en el correcto desempeño del proceso.
Administrar y coordinar los temas de trabajo de titulación, estableciendo nexos entre el estudiante, docencia guía y empresa, según corresponda.
Asegurar que las actividades de titulación sean concordantes con los perfiles de egreso definidos en cada carrera impartida en el IPAAM.
Tramitar el proceso de aprobación de trabajos de título.
Conducir al estudiante a una presentación de acuerdo a formatos establecidos.
Mantener registros de inscripciones actualizados de los trabajos de titulación, acorde a procedimiento vigente.
Mantener actualizados los registros de acuerdo a procedimientos.
Revisar y asistir en cuanto a aspectos formales y metodológicos a los estudiantes en sus trabajos de titulación, cuando corresponda.
Conducir al estudiante a una presentación de acuerdo a formatos establecidos.
Informar oportunidades sobre trabajos de título y sus respectivas evaluaciones a secretaría general.
Dar continuidad al proceso de titulación.
Informar nómina de docentes tutores y docentes guías de sus respectivas horas trabajadas.
Dar activación a su proceso de pago correspondiente.
Promover e incentivar la publicación de los trabajos de títulos originados en el IPAAM.
Vinculación con el medio.
Realizar la actualización periódica de los instrumentos de apoyo, orientación y evaluación de los procesos de prácticas laborales y titulación.
Aportar a la mejora continua.
Mantener actualizada la matriz de indicadores relevantes de su gestión académica, así como de los resultados obtenidos.
Dar cumplimiento al plan anual de actividades.
Participar del Comité Académico de la Institución. Aportar con sugerencias de mejora de los procesos relacionados con las prácticas laborales y titulación.
Jefe académico Planificar el trabajo los procesos a su cargo, ejecutarlos y entregar reportes e informes de gestión.
Coordinador de Carreras Coordinar la logística de la ejecución de actividades.
Docentes – tutores – estudfiantes
Asesorar en la ejecución de los procedimientos e instrumentos de los procesos de prácticas laborales y trabajos de título.
Administrativo académico Coordinar el registro de datos en matthei gestión.
Coordinadora de centros de prácticas
Coordinar la ejecución de actividades de prácticas laborales en los predios del IPAAM.
Encargado informática Consulta y registros de datos de Matthei Gestión
Comunicaciones Dar a conocer información interna y externa de las actividades relevantes de los procesos de prácticas laborales y titulación.
Jefe de administración y finanzas
Solicitud de requerimientos asociados al POA de la unidad y ejecución de los recursos presupuestarios aprobados.
Gestión de personas Gestionar contratación de docentes tutores y guías procesos a su cargo.
Encargado Aseguramiento de Calidad.
Asesría en la planifiación anual, ejecución de las actividades de los proceos de prácticas laborales y titulación, tratamiento de información y elaboración y entrega de reportes e informes de gestión.
Rectoría. Entrega de planificación anual, reportes e informes de gestión.
Formación requerida para el cargo
Requerimiento Básicos Preferenciales
Educación Profesional universitario del área agrícola
Experiencia 2 años en docencia de pregrado en IES.
Otra Capacitación en el área de docencia y gestión académica.
Competencias
Competencias Nivel
Compromiso IPAAM Intermedio
Desarrollo de relaciones Intermedio
Orientación al cliente Avanzado
Trabajo en equipo Intermedio
Habilidad analítica Intermedio
Preocupación por el orden y la claridad Intermedio
Búsqueda de información Básico
Responsable levantamiento y análisis Fecha Revisado por Fecha
Elías Azócar, Gestión de Personas 17-08-2016 Jorge Fredes, asesor RRHH 17-08-2016
Aprobado por comité de calidad Vigencia de la descripción: Indefinida.
Supervisado por o reporta a: Coordinador de carreras, jefe académico
Supervisa a: Alumnos en sala
Jornada semanal: Según carga académica semestral
Cuadro de reemplazo: No aplica.
Rol (misión)
Desarrollar actividades de enseñanza aprendizaje a partir de sus conocimientos disciplinarios y competencias pedagógicas, planificando, ejecutando y evaluando actividades didácticas, contextualizadas y centradas en sus estudiantes, para cumplir con el programa académico semestral y anual.
Planificar actividades de enseñanza aprendizaje Desarrollar un proceso de enseñanza aprendizaje ordenado y sistemático.
Desarrollar actividades de enseñanza aprendizaje aplicando estrategias didácticas y evaluativas.
Garantizar la calidad de las actividades con énfasis en el aprendizaje de los estudiantes.
Llevar registros académicos de notas y asistencia en el libro de clases y plataforma virtual en los plazos establecidos.
Generar evidencias, para su control y seguimiento, del proceso de enseñanza aprendizaje a partir de datos generados en su desarrollo.
Recuperar clases en el caso de solicitudes de permiso
Cumplir con el cronograma de actividades planificado en cada semestre.
Asistir a reuniones docentes Participar en las instancias formales de comunicación, aportando para el análisis de los procesos de enseñanza aprendizaje y la toma de decisiones.
Solicitar con la debida anticipación los requerimientos para actividades prácticas y salidas a terreno.
Garantizar la calidad y funcionamiento de las actividades, así como la optimización de los recursos.
Coordinaciones clave
Con quién Para qué
Jefe académico Entrega de planificación, validación de instrumentos de evaluación, desarrollo de estrategias metodológicas e innovación curricular.
Coordinadora de carreras Solicitudes de permiso, programación de carga horaria y recuperación de clases, entrega de reportes de seguimiento de notas y asistencia.
Secretaria administrativa académica
Solicitar suministro de materiales de enseñanza y de gestión académica, fichas de derivación y seguimiento, avisos de inasistencia.
Tutores CAADE Solicitar requerimientos de asesoría y apoyo pedagógico.
Soporte informático Solicitar requerimientos de apoyo y soporte informático.
Coordinadora de docencia en los centros de práctica
Coordinar logística para salidas a terreno y actividades prácticas (materiales y movilización).
Formación requerida para el cargo
Requerimiento Básicos Preferenciales
Educación Nivel técnico superior o profesional Post grado, post título
Experiencia En docencia o capacitación Docencia en IES y formación por competencias
Responsable levantamiento y análisis Fecha Revisado por Fecha
Elías Azócar, Gestión de Personas 23-09-2016 Jorge Fredes, asesor proyecto RRHH 23-09-2016
Aprobado por comité de calidad Vigencia de la descripción: Indefinida.
Cuadro de reemplazo: Secretaria Administrativa Académica
Rol (misión)
Coordinar y apoyar, en aspectos administrativos y logísticos, actividades del proceso de enseñanza aprendizaje del programa especial de trabajadores, actuando como facilitador de la labor docente y la atención de estudiantes.
Gestionar actividades de enseñanza aprendizaje, garantizando el suministro de recursos materiales y personal de apoyo no docente para su desarrollo.
Desarrollar un proceso de enseñanza aprendizaje ordenado y sistemático, asegurando el control de la ejecución presupuestaria del programa especial.
Coordinar y gestionar los recursos para los servicios de cafetería de los programas especiales.
Garantizar la calidad y funcionamiento de las actividades, así como la optimización de los recursos.
Preparar, entregar y revisar libros de clases. Generar evidencias, para su control y seguimiento, del proceso de enseñanza aprendizaje a partir de datos generados en su desarrollo.
Supervisar registros académicos de notas y asistencia en el libro de clases.
Cumplir con el cronograma de actividades planificado en cada semestre.
Informar periódicamente por escrito a coordinación de carreras con copia al jefe académico del avance de los programas especiales
Participar en las instancias formales de comunicación, aportando para el análisis de los procesos de enseñanza aprendizaje y la toma de decisiones.
Solicitar con la debida anticipación los requerimientos para actividades prácticas y salidas a terreno.
Garantizar la calidad y funcionamiento de las actividades, así como la optimización de los recursos.
Apoyar a secretaria académica subiendo notas y asistencia del programa especial al portal docente.
Generar evidencias, para su control y seguimiento, del proceso de enseñanza aprendizaje a partir de datos generados en su desarrollo.
Orientar y apoyar al estudiante en la inscripción de asignaturas.
Facilitar la satisfacción de las necesidades de los estudiantes en relación de su proceso de enseñanza aprendizaje.
Mantener actualizado el registro de asistencia.
Generar evidencias, para su control y seguimiento, del proceso de enseñanza aprendizaje a partir de datos generados en su desarrollo.
Multicopiar pruebas y material de apoyo de clases.
Garantizar la calidad y funcionamiento de las actividades, así como la optimización de los recursos.
Apoyar a los docentes del programa especial en uso de campus virtual Matthei.
Generar evidencias, para su control y seguimiento, del proceso de enseñanza aprendizaje a partir de datos generados en su desarrollo.
Monitorear disposición de recursos de aprendizaje en campus virtual Matthei en el desarrollo de cada asignatura.
Generar evidencias, para su control y seguimiento, del proceso de enseñanza aprendizaje a partir de datos generados en su desarrollo.
Recepcionar solicitudes de estudiantes al sistema.
Facilitar la satisfacción de las necesidades de los estudiantes en relación de su proceso de enseñanza aprendizaje.
Jefe académico Entrega de informes de seguimiento, validación de instrumentos de evaluación previo a reproducción.
Coordinador de carreras
Entrega de requerimientos materiales y logísticos, programación de carga horaria, entrega del reporte semanal del programa, levantamiento del presupuesto anual, reporte de seguimiento de notas y asistencia una vez finalizada la asignatura.
Secretaria administrativa académica. Solicitar suministros de materiales de enseñanza, gestión académica, aviso de inasistencias.
Soporte informático Solicitar requerimientos de apoyo y soporte informático en el uso de plataformas.
Coordinadora de docencia en los centros de práctica.
Coordinar logística para las salidas a terreno y actividades prácticas (materiales y movilización).
Gerencia de operaciones Gestionar órdenes de compra.
Docentes Recoger necesidades y programaciones de salidas con requerimientos.
Jefe académico Planificar y ejecutar las actividades anuales.
Rectora Mantener informado de los avances y logro de las actividades, así como del uso de los recursos.
Coordinador de carreras Temas logísticos que requieren la ejecución de actividades.
Secretaria administrativa académica. Temas logísticos que requieren la ejecución de actividades.
Soporte informático Apoyar el seguimiento a la progresión académica, difusión de actividades en portal web y apoyo multimedia en el desarrollo de actividades.
Coordinadora de docencia en los centros de práctica.
Temas logísticos que requieren la ejecución de actividades y bolsa de trabajo.
Docentes Temas logísticos y apoyo a la difusión de actividades.
Comunicaciones Difusión oportuna, interna y externa, de las actividades del Plan de Acompañamiento y Desarrollo Estudiantil.
Asuntos estudiantiles Temas logísticos y apoyo a la difusión de actividades relacionadas con becas y beneficios estudiantiles y de inducción a estudiantes de primer año.
Secretaria general Temas logísticos y acceso a base de datos de titulados.
Administración y Finanzas Solicitudes de órdenes de compra, adquisiciones e información de avance presupuestario del Plan.
Cuentas Corrientes – biblioteca Derivación de estudiantes.
Aseguramiento de la Calidad Asesoría en elaboración de Plan Operativo Anual y entrega de Evaluación Trimestral. Apoyo en la sistematización y análisis de información.
Coordinadora de Prácticas Laborales y Titulación
Derivación de estudiantes, apoyo al proceso de titulación.
Realizar programas que potencien el aprendizaje a través de actividades de nivelación, reforzamiento, acompañamiento o instancias remediales, según corresponda, para que los estudiantes logren las competencias definidas en el perfil de egreso de la carrera que cursan.
Cuadro de reemplazo: Alumnos de la bolsa de trabajo (se debe mencionar la persona que reemplaza al titular del cargo en caso de ausencia)
Rol (misión)
Clasificar y catalogar libros, tesis y revistas tanto en formato impreso y digital, para el acceso y disponibilidad del alumnado, docentes y quién lo requiera. Levantar permanentemente requerimientos del plantel docente y alumnado para la adquisición de nuevos textos, que permita contar con la bibliografía pertinente y acorde a los programas de formación. Encargada del servicio de fotocopiado a alumnos y personal externo.
Administrar, difundir y gestionar las posibilidades de becas para los estudiantes, sean internas del IPAAM, ministeriales - MINEDUC, JUNAEB, BAES (proceso mensual)
Para asegurar la correcta asignación de los recursos a estudiantes con situación socioeconómica desfavorable considerando las variables socioeconómicas y rendimiento académico acreditables. Culminado con la ceremonia de entrega de resoluciones que avalan el beneficio del estudiante.
Administrar, difundir y gestionar procesos TNE - JUNAEB
Para asegurar la renovación y obtención de TNE para el alumnado durante el año.
Administrar, difundir y gestionar los procesos de beneficios cae - ingresa
Para asegurar la renovación y obtención del beneficio para el alumnado durante el año de acuerdo a postulaciones.
Evaluar la pertinencia de los alumnos que conformaran la bolsa de trabajo.
Para entregar el listado con la información pertinente a la encargada de prácticas y programas especiales, quien asignara los trabajos.
Registrar los beneficios de becas FAM y ministeriales en sistema Matthei Gestión.
Para mantener actualizados porcentajes y montos asignados a cada alumno, para que de esta forma se cobren los valores por arancel habiendo deducido los beneficios.
Emitir y enviar reportes de beneficiarios de becas y cae a contabilidad con copia a rectoría.
Para respaldar información subida al sistema Matthei gestión.
Analizar situación académica de beneficiaros de becas internas y ministeriales.
Para reasignación o disminución de porcentajes de becas internas en forma semestral y para generar informes al ministerio en forma anual.
Liderar el proceso de asignación de becas internas, externas y cae de los postulantes nuevos que ingresan por primera vez al instituto y de cursos superiores.
Para que mediante entrevistas individuales se logre reunir la información y antecedentes de respaldo necesarios para realizar la acreditación ante el instituto y plataformas del sistema MINEDUC e ingresa.
Atender en forma diaria las dudas y consultas de los estudiantes y tutores ya sean por derivación del área académica o personal.
Para mantener una fluida comunicación e información al estudiantado y sus tutores.
Atender especifica de alumnos revidados del área académica por altos porcentajes de inasistencias.
Para realizar entrevista personal y acreditación documental de los motivos de las inasistencias y posterior emisión de informes. Con el fin último de apoyar la retención del estudiante.
Realizar visitas domiciliarias de acuerdo a necesidad.
Para emisión de informes sociales a JUNAEB, ratificación de situaciones socioeconómicas y de
temáticas sociales puntuales del alumnado en general.
Coordinar y realizar charlas informativas para el alumnado.
Para informar sobre beneficios vigentes en el sistema y capacitaciones en aéreas de crecimiento y formación personal, realizadas por profesionales externos.
Confeccionar, emitir y reportar informes de acuerdo a solicitud y planificaciones.
Para establecer el grado de avance del poa e informes por cierres de procesos y situaciones de solicitud extras por parte de jefaturas.
Responder solicitudes de los alumnos Para ayudar en la toma de decisiones de la solicitud realizada por el alumno.
Apoyar en proceso de postulación a becas y créditos a alumnos del liceo Adolfo Matthei
Para atraer a alumnos y asegurar la correcta postulación y posterior asignación de beneficios.
Coordinaciones clave
Con quién Para qué
Rectoría. Asignación de becas FAM nuevos y renovantes, asignación de cupos cae y entrega de informes en forma periódica como también por la coordinación y asignación de recursos para la asistencia a capacitaciones.
Encargado aseguramiento de la calidad. Para entrega de informes de procesos
Coordinadora de carreras Para solicitar informes de avance académico de becarios y para entregar informes de alumnos en situaciones especiales con miras a la retención del estudiante y sostener reuniones de trabajo por atención de casos específicos.
Secretaria académica Para apoyo en dudas específicas para la confección de las cargas académicas a subir en plataforma MINEDUC.
Asistente contable – gestión de personas
Para cruce de información referida a beneficios y ayudas estudiantiles.
Jefe administración y finanzas Para entrega de información en la confección del presupuesto anual (listado de necesidades). Cruce de información por proceso de licitación del CAE y solicitud de materiales en ausencia de rectoría.
Psicóloga CAADE Para derivación de casos.
Secretaria general Para recepción de información en caso de ausencia del titular.
Coordinadora de prácticas y programas especiales
Para cruce de información referida a beneficios y ayudas estudiantiles.
Auxiliares Para mantención de oficina, envío de correspondencia y coordinación de actividades de difusión y charlas en dependencias del instituto.
Proponer anualmente a rectoría el plan de vinculaciones con el medio, basado en los planes estratégicos institucionales y los mecanismos del proceso presupuestario para definir los recursos a utilizar
Para asegurar el presupuesto y la ejecución de las actividades
Gestionar convenios con empresas, organizaciones educacionales e instituciones públicas y privadas nacionales e internacionales
Para mantener posicionamiento del IPAAM y obtener actividades de colaboración en ayuda del IPAAM y del alumnado.
Mantener actualizada la base de datos de los convenios institucionales.
Para mantener posicionamiento del IPAAM y obtener actividades de colaboración en ayuda del IPAAM y del alumnado.
Difundir internamente los convenios y sus alcances. Para mantener la comunicación interna.
Coordinar la recepción protocolar de las visitas que los actores relevantes realicen al IPAAM, asumiendo un rol de relacionador entre las partes.
Facilitar el desarrollo de la actividad.
Coordinar visitas de las autoridades y directivos del IPAAM a organizaciones públicas y privadas, asumiendo un rol de relacionador entre las partes.
Facilitar el desarrollo de la actividad.
Generar información para evaluar resultados obtenidos según planificación anual.
Para verificar el grado de avance del poa y proponer mejoras.
Proponer anualmente al rector el plan de difusión y publicidad de la institución en los medios masivos de comunicación, basado en los planes estratégicos institucionales y los mecanismos del proceso presupuestario para definir los recursos a utilizar.
Para asegurar el presupuesto y la ejecución de las actividades
Actualizar los elementos publicitarios (folletos, pendones, letreros, entre otros)
Para mantener elementos publicitarios actualizados.
Asegurar la ejecución de las acciones publicitarias, manteniendo relaciones directas y ser la contraparte de las agencias.
Asegurar que la información a publicitar sea la correcta de acuerdo al IPAAM.
Organizar, coordinar y ejecutar la logística de los actos, ceremonias y eventos institucionales.
Para que las actividades se desarrollen de acuerdo a lo planificado.
Responder o canalizar las consultas que se realicen en las redes sociales.
Para una oportuna entrega de información.
Actualizar los contenidos de la página web institucional.
Para captar el interés de posibles alumnos y mantener actualizada las actividades que están en ejecución.
Administrar y actualizar las cuentas del instituto, OTEC y predios en las redes sociales.
Para mantener información actualizada.
Edición y distribución interna y externa de boletín informativo institucional.
Mantener actualizado el que hacer institucional y mantención de vínculos.
Mantener y actualizar el banco de imágenes y audiovisual del instituto.
Para mantener el material gráfico vigente.
Contribuir en la edición y formato para la confección de la memoria institucional.
Para apoyar a rectoría en la correcta redacción y orden de contenidos e imágenes.
Fomentar el buen uso de los logos y membretes corporativos, firma de los cargos y formatos maestros.
Para fomentar el buen uso de la marca Matthei.
Contribuir a la edición y formato de las revistas de aniversario institucional cada 5 años y el suplemento anual de aniversario en diarios locales.
Para mantener posicionamiento del IPAAM.
Apoyar a los directivos y personal docente en la redacción de publicaciones internas y externas, discursos, ponencias, participación en seminarios, etc.
Para apoyar en la correcta redacción y entrega de la información.
Proponer anualmente al rector (a) el plan de actividades con los egresados y titulados, incluyendo las actividades del centro de ex – alumnos.
Mantener vinculación con el medio.
Coordinar la ejecución del plan de actividades con los egresados y titulados.
Para que se realicen según lo planificado.
Proyectar y ejecutar mecanismos de vínculos con los egresados y titulados.
Fomentar relaciones de vinculación.
Mantener actualizada la base de datos de egresados y titulados.
Para mantención y envío de información.
Aplicar encuestas de seguimiento y satisfacción de egresados.
Para retroalimentación.
Proponer anualmente al rector (a) el plan de promoción, difusión de carreras y captación de estudiantes, basado en los planes estratégicos institucionales y los mecanismos del proceso presupuestario para definir los recursos a utilizar.
Para generar captación de alumnos.
Coordinar la contratación del personal idóneo para ejecutar el plan de promoción, difusión y captación de estudiantes.
Para distribuir la carga de trabajo
Coordinar charlas y visitas a establecimientos educacionales, con el fin de entregar información y publicidad sobre el IPAAM.
Para potenciar la captación de futuros alumnos.
Coordinar y recibir visitas al IPAAM de estudiantes de EB y EM.
Para promover el instituto como futura casa de estudios.
Contribuir a la organización y coordinación del proceso de matrículas.
Para apoyar en la logística de información.
Gestionar las acciones de captación de estudiantes con las personas que se encuentren registradas en la base de datos levantada durante la promoción y difusión de carreras.
Participar en comité de calidad cuando sea citado Para obtener validación de planes.
Apoyar la promoción y difusión en los diversos medios de comunicación interna y externa, según pertinencia, las actividades del instituto, OTEC y predios.
Para mantener comunicación con la comunidad.
Programar y organizar actividades para la celebración de fechas e hitos relevantes para el personal del IPAAM.
Para ayudar a mantener el clima laboral.
Contribuir a la organización de eventos de integración que fomenten las buenas relaciones laborales en la estructura organizacional.
Para ayudar a mantener el clima laboral.
Elaborar y enviar, cuando corresponda, los saludos, felicitaciones, agradecimientos, reconocimientos, entre otros, que la institución expresa de manera interna y externa.
Para ayudar a mantener el clima laboral
Fomentar la lectura de artículos del rubro, en todas las áreas
Para ayudar a mantener actualizada la comunicación.
Colaborar en el diseño de acciones para fortalecer la cultura y los valores de la institución.
Para incentivar el sentido de pertenencia con el IPAAM.
Coordinaciones clave
Con quién Para qué
Rectoría y gerencia de operaciones Para la confección de convenios, solicitud de órdenes de compra, permisos y planificación de actividades.
Jefe académico Confección de convenios y actividades en beneficio del alumnado.
Coordinadora de carreras Para obtener información académica a comunicar al alumnado.
Encargado de prácticas y titulación. Confección de convenios de práctica y envío de ofertas de trabajo a ex alumnos.
Secretaria general Coordinación de uso de dependencias, base de datos de socios, ex alumnos y empresas relacionadas.
Encargado aseguramiento de la calidad. Asegurar que las actividades vayan de acuerdo con la planificación y alineadas a los requisitos de una futura acreditación.
Coordinación de programas especiales para trabajadores.
Coordinación de visitas de estudiantes y público en general, como también las salidas a terreno. Difusión de programas especiales.
Encargado de informática. Actualización página web y mantención de equipos.
Coordinadora CAADE Obtención de información del CAADE para difundir.
Gestión de personas. Entrega de facturas y solicitud de viáticos.
Jefe administración y finanzas. Verificación de avance presupuestario.
Supervisado por o reporta a: Gerente de operaciones y presidente del directorio (asesor agrícola)
Supervisa a: Trabajadores centros de practica
Jornada semanal: Artículo 22 del actual código del trabajo.
Cuadro de reemplazo: Coordinador operacional OTEC
Rol (misión)
Administrar y ejecutar la producción anual de los centros de práctica, asegurando el correcto funcionamiento y rentabilidad, sirviendo en forma paralela como centro de aprendizaje para los alumnos del IPAAM.
Gerente de operaciones Solicitud de órdenes de compra, entrega de información solicitada, canal de comunicación con el directorio para labores específicas.
Gestión de personas Entrega de información para confección de sueldos.
Jefe de administración y finanzas Coordinación de pago a proveedores.
Coordinadora de prácticas, coordinación de vespertinos y encargada de la bolsa de trabajo; Coordinador de prácticas del liceo.
Para informar de actividades a realizar en los centros de práctica para apoyar el procesos de enseñanza aprendizaje.
Asesores de centros de practica Para coordinar visitas.
Proveedores Para la solicitud, compra y entrega de insumos.
Encargado de taller Para reparar maquinarias y coordinación del uso de maquinarias de los centros productivos para la enseñanza
Formación requerida para el cargo
Requerimiento Básicos Preferenciales
Educación Técnico agropecuario de nivel superior
Experiencia Mínimo dos años de experiencia
Otra
Conocimientos de manejo de personal; Curso de inseminador.
Capacidad de trabajar bajo presión; Licencia de conducir b y d;
Curso de trabajo en equipo; Manejo de programas específicos
del área lechera agrícola
Competencias
Competencias Nivel
Compromiso IPAAM Intermedio
Desarrollo de relaciones Intermedio
Orientación al cliente Avanzado
Trabajo en equipo Intermedio
Pensamiento estratégico Intermedio
Capacidad de planificación y de organización Avanzado
Liderazgo Avanzado
Responsable levantamiento y análisis Fecha Revisado por Fecha
Elías Azócar, Gestión de personas 19-08-2016 Jorge Fredes, asesor RRHH 19-08-2016
Aprobado por comité de calidad Vigencia de la descripción: Indefinida.
Supervisado por o reporta a: Gerente de operaciones (asesor forestal)
Supervisa a: Obreros forestales de temporada
Jornada semanal: 45 horas.
Cuadro de reemplazo: No hay
Rol (misión)
Realizar labores de vigilancia, resguardar el inventario, coordinar la contratación de personal en caso de faenas forestales y ser quien comunique de cualquier novedad de importancia ocurrida en el centro de práctica para que las actividades forestales se desarrollen de acuerdo a planificación.
Realizar labores de vigilancia y orden del centro de practica
Para evitar el ingreso de personas ajenas a la institución y resguardar la integridad de las instalaciones e inventario.
Comunicar de deterioros de las instalaciones y situaciones anómalas ocurridas en el centro de practica
Para dar solución y mantener la funcionalidad de las instalaciones.
Coordinar la contratación de personal forestal
Para realizar las faenas forestales planificadas. Con sus respectivos controles de asistencia, producción por trabajador que deberá informar a contabilidad para su pago, previo visto bueno del asesor forestal.
Controlar la distribución de suministros forestales.
Para que en caso de faenas forestales solicite los insumos y controle su distribución e inventario.
Coordinaciones clave
Con quién Para qué
Asesor forestal Para coordinar las prioridades y faenas a realizar en el centro de práctica.
Sub administrador de centros de practicas
Para solicitar insumos de acuerdo a requerimientos.
Formación requerida para el cargo
Requerimiento Básicos Preferenciales
Educación Enseñanza media completa Técnico forestal
Experiencia Un año en el área forestal
Otra Curso de motosierrista. Curso de guardabosque.
Competencias
Competencias Nivel
Compromiso IPAAM Intermedio
Desarrollo de relaciones Intermedio
Orientación al cliente Avanzado
Trabajo en equipo Intermedio
Responsabilidad Intermedio
Preocupación por el orden y la claridad Básico
Responsable levantamiento y análisis Fecha Revisado por Fecha
Elías Azócar, Gestión de Personas 19-08-2016 Jorge Fredes, Asesor RRHH 19-08-2016
Aprobado por comité de calidad Vigencia de la descripción: Indefinida.
Supervisado por o reporta a: Jefatura académica y gerencia de operaciones.
Supervisa a: Encargado de parques y jardines, ternerero, obrero agrícola de mantenciones y alumnos de la bolsa de trabajo.
Jornada semanal: 44 horas.
Cuadro de reemplazo: No hay
Rol (misión)
Gestionar y liderar los procesos de prácticas curriculares de los alumnos del programa regular y especiales del IPAAM, asegurando los recursos financieros y logísticos, en pro de un efectivo aprendizaje en terreno. Coordinar la búsqueda y ejecución de las labores a encomendar a los alumnos que conforman la bolsa de trabajo para satisfacer las necesidades de ingresos económicos de los alumnos. Gestionar y liderar los procesos de mantención de parques, jardines, lombricultura e infraestructura del centro de practica el castillo.
Recoger los requerimientos de las practicas curriculares y gestionar v°b° con el fin de coordinar las solicitudes de las salidas a terreno de las distintas asignaturas de ambos programas.
Asegurar la correcta ejecución de la clase en cuanto
al uso de herramientas y recursos.
Controlar y realizar seguimiento del plan de actividades de terreno y el correcto uso de los recursos y materiales de ambos programas.
Asegurar y controlar la ejecución presupuestaria del área.
Coordinar la búsqueda y ejecución de las labores a encomendar a los alumnos que conforman la bolsa de trabajo, informando a contabilidad mediante boleta de honorarios para su posterior cancelación.
Para satisfacer las necesidades de ingresos económicos de los alumnos.
Coordinar y supervisar las labores del encargado de parques, jardines, lombricultura, infraestructura y crianza de terneros, gestionando y entregando los insumos necesarios para realizar las labores.
Para asegurar la correcta ejecución de las labores del centro de practica el castillo y reportar la evolución de la crianza con sus respectivos análisis técnicos.
Coordinaciones clave
Con quién Para qué
Gerencia de operaciones Entrega de informes de gestión y solicitudes de órdenes de compra para adquisición de materiales y servicios del área docente y de mantención del centro de prácticas el castillo.
Jefe académico Entrega de solicitudes de los docentes por necesidades tabuladas y procesadas del área docente (materiales y salidas a terreno).
Jefe de administración y finanzas
Entrega de requerimientos del área de parques, jardines, lombricultura, centro de prácticas el castillo y coordinación de prácticas para la confección de presupuesto anual y solicitudes de órdenes de compra en ausencia de gerencia de operaciones.
Docentes Recoger necesidades y programaciones de salidas con los insumos a utilizar.
Gestión de personas Solicitud de recurso para compras con su respectiva orden de compra e informar de la crianza destetada para su respectivo pago al ternerero.
Sub administración de centros de practica
Coordinación de labores prediales con apoyo a la docencia. Realizadas con los alumnos y en forma individual.
Encargado de parques y jardines
Entrega de instrucciones, asignación de trabajos y entrega de insumos para realizar las labores.
Encargado de taller mecanizado
Solicitud de confección y mantención de herramientas y equipos.
Educación Profesional de educación superior Profesional del área agropecuaria con experiencia en el área docente y manejo administrativo y gestión predial.
Experiencia En coordinación o gestión de la docencia.
Coordinación y gestión académica en instituciones de educación superior o entidades de capacitación con énfasis en la coordinación de labores prediales y manejo de personal.
Otra
Competencias
Competencias Nivel
Compromiso IPAAM Intermedio
Desarrollo de relaciones Intermedio
Orientación al cliente Avanzado
Trabajo en equipo Intermedio
Pensamiento estratégico Intermedio
Capacidad de planificación y de organización Avanzado
Liderazgo Avanzado
Responsable levantamiento y análisis Fecha Revisado por Fecha
Elías Azócar, Gestión de Personas 19-08-2016 Jorge Fredes, Asesor RRHH 19-08-2016
Aprobado por comité de calidad Vigencia de la descripción: Indefinida.
Encargado de la crianza de terneros.
Entrega de instrucciones, asignación de trabajos y entrega de insumos para realizar las labores.
Obrero agrícola (mantenciones)
Entrega de instrucciones, asignación de trabajos y entrega de insumos para realizar las labores.
Supervisado por o reporta a: Encargada de prácticas y programas especiales.
Supervisa a: Alumnos en práctica
Jornada semanal: 45 horas.
Cuadro de reemplazo: No hay (se debe mencionar la persona que reemplaza al titular del cargo en caso de ausencia)
Rol (misión)
Administrar la producción de lombricultura para la docencia y venta de la producción. Mantener el invernadero en condiciones óptimas de uso y producción, para la docencia Mantener los parques y jardines de la Institución, para tener una buena presentación institucional.
Supervisado por o reporta a: Asesor de huerto frutal Gerencia de operaciones
Supervisa a: Alumnos en practica
Jornada semanal: 45 horas.
Cuadro de reemplazo: No hay
Rol (misión)
Administrar recursos y operaciones asignados a realizar labores de injerto, poda, producción y mantención del huerto frutal, con la finalidad de poder comercializar los productos. Realizar actividades de apoyo en el área de docencia, para facilitar el programa docente de cada semestre.
Supervisado por o reporta a: Gerente de operaciones
Supervisa a: Alumno bolsa de trabajo (aseo taller)
Jornada semanal: 44 horas.
Cuadro de reemplazo: No hay
Rol (misión)
Mantener y reparar maquinarias que permitan facilitar labores de docencia y el trabajo de centros de práctica. Realizar mantenciones de estructuras metálicas en instituto y centros de prácticas. Facilitar la realización de clases prácticas en taller, que permita la correcta ejecución de la docencia.
Gerencia de operaciones Solicitud de órdenes de compra y órdenes de trabajo.
Sub administrador de centros de práctica. Para coordinación de labores de reparaciones en los centros de prácticas.
Jefe de administración y finanzas. Para solicitud de órdenes de compra en reemplazo de gerencia de operaciones, reportes de trabajos mensuales y confección de presupuesto anual.
Gestión de personas. Solicitud de recursos para adquisición de materiales menores.
Docentes Para coordinar clases prácticas y toma de pruebas y exámenes.
Encargado de áreas verdes. Para la entrega de insumos y maquinarias (moto sierra y desbrozadora).
Encargado de fruticultura. Para facilitar moto cultivador.
Formación requerida para el cargo
Requerimiento Básicos Preferenciales
Educación Técnico profesional de nivel medio en mecánica agrícola.
Experiencia Dos años en el área de mecanización.
Otra
Manejo de inventario. Licencia clase d. Soldadura básica. Manejo de torno mecánico.
Competencias
Competencias Nivel
Compromiso IPAAM Intermedio
Desarrollo de relaciones Intermedio
Orientación al cliente Avanzado
Trabajo en equipo Intermedio
Habilidad analítica Intermedio
Preocupación por el orden y la claridad Intermedio
Búsqueda de información Básico
Responsable levantamiento y análisis Fecha Revisado por Fecha
Elías Azócar, encargado de gestión de
personas
05-08-
2016
Jorge Fredes, asesor
proyecto RRHH
05-08-2016
Aprobado por comité de calidad Vigencia de la descripción: Indefinido.
Nombre del cargo: Coordinador (a) de Operaciones del OTEC
Nivel o posición del cargo en
la estructura organizacional:
Docente ( )
Estratégico ( )
Táctico ( )
Operativo analista ( )
Operativo administrativo ( x )
Operativo servicios - faena agrícola ( )
Supervisado por o reporta a: Gerente de operaciones
Supervisa a: Relatores de los cursos del OTEC
Jornada semanal: 23 horas.
Cuadro de reemplazo: No hay
Rol (misión)
Coordinar los procesos de auditorías internas y externas de certificación del OTEC, bajo los estándares de calidad de la NCH 2728-2003, con el fin de mantener acreditada la OTEC y sus procesos, para mantener su funcionalidad y permanencia en el tiempo. Promover los programas de capacitación y sus contenidos a los clientes claves y comunidad en general, que permitan el perfecto equilibrio económico y financiero de la OTEC. Proveer de relatores al OTEC, para realizar las actividades de capacitación comprometidas por el OTEC. Proveer la logística de recurso y coordinar los procesos, para la ejecución de la actividad de capacitación. Facilitar la información necesaria al departamento de contabilidad para la confección de las facturas por las actividades de capacitación realizadas y su correspondiente envío a las entidades a las cuales se les prestó el servicio, para cobrar los servicios de capacitación realizados por la OTEC.
Mantener actualizados los procedimientos del sistema de gestión de calidad del OTEC.
Para que los procesos y actividades realizadas por el OTEC se ajusten a los estándares de calidad y mantengan los requisitos de auditoría.
Mantener en orden la documentación que avala la ejecución de las actividades de capacitación.
Para tener fácil acceso a la información y su evidencia física, ante una posible revisión de parte de los organismos fiscalizadores como SENCE, SAG o alguna petición de certificados de parte de un cliente.
Promover la oferta de capacitación del OTEC.
Que permitan el perfecto equilibrio económico y financiero de la OTEC.
Mantener alianzas estratégicas con empresas relacionadas con las actividades de capacitación.
Para asegurar y potenciar la satisfacción de necesidades de clientes no relacionados con el rubro.
Mantener vigente inscripción de la empresa en mercado público y similares.
Para poder optar a las diferentes licitaciones ofrecidas por el sistema.
Actualizar permanentemente su base de datos de contactos y facilitadores.
Para facilitar la difusión de las actividades de capacitación y contar con los facilitadores o relatores para el desarrollo de las actividades.
Diseñar y desarrollar actividades de capacitación.
Para ser validadas y autorizadas por SENCE, por empresas solicitantes de la capacitación y para la adjudicación de proyectos.
Seleccionar facilitadores (relatores) más idóneo de acuerdo a actividades de capacitación a realizar.
Asegurar que la entrega de los contenidos de la actividad de capacitación, sean entregados por un profesional especializado en el área solicitada.
Confeccionar estructura de costos de las actividades de capacitación.
Para asegurar que el margen de utilidad de la actividad sea el mínimo establecido por la institución siendo visado y autorizado por gerencia de operaciones.
Definir estructura de costos y detalles de contratación a gestión de personas.
Para confección de contratos de facilitadores y provisión de recursos para la ejecución de la capacitación.
Recepcionar órdenes de compra e inscripciones para actividades de capacitación.
Para resguardar el mínimo de participantes y la seriedad de la participación por parte de los clientes.
Supervisar actividades de capacitación. Para asegurar la correcta ejecución de los programas de acuerdo a los procedimientos establecidos.
Registrar la información de asistencia y evaluación de los participantes en la actividad de capacitación.
Para realizar la confección de documentación como certificados de asistencia, diplomas, entre otros y su liquidación ante los organismos pertinentes.
Proporcionar información para proceso de facturación.
Para realizar gestión de cobranzas y su correspondiente ingreso en sistema contable.
Elaborar informes de ejecución de cursos.
Para revisión de gerencia de operaciones en forma semestral.
Gerencia de operaciones Supervisión sistema de gestión de calidad y autorización de cursos según estructuras de costos. Planificación de actividades de la OTEC.
Jefe de administración y finanzas
Confección de presupuesto anual del OTEC y análisis de cargos de cuentas por cursos y gastos de oficina de capacitación. Gestión de boletas de garantías según sean requeridas.
Gestión de personas. Confección de contratos, entrega de recursos e informes semestrales de ejecución de cursos.
Asistente contable. Proceso de facturación de las actividades de capacitación. Retiro de vale vistas bancarios.
Secretaria académica. Coordinación para el uso de infraestructura.
Auxiliares Limpieza de salas a ocupar por la actividad.
Auditores externos e internos Para procesos de auditorías y certificación del OTEC.
Facilitadores (relatores) Para proceso de relatorías.
Organismos fiscalizadores Proveer información.
Formación requerida para el cargo
Requerimiento Básicos Preferenciales
Educación Técnico profesional Secretaría administrativa
Experiencia Tres años Área educación y/o OTEC
Otra
Manejo sistema gestión calidad norma 2728-2003. Manejo computacional nivel medio. Manejo de sistema de mercado público. Conocimientos de atención de público.
Competencias
Competencias Nivel
Compromiso IPAAM Intermedio
Desarrollo de relaciones Intermedio
Orientación al cliente Avanzado
Trabajo en equipo Intermedio
Habilidad analítica Intermedio
Preocupación por el orden y la claridad Intermedio
Búsqueda de información Básico
Responsable levantamiento y análisis Fecha Revisado por Fecha
Elías Azócar, Gestión de personas 05-08-2016 Jorge Fredes, asesor RRHH 05-08-2016
Aprobado por comité de calidad Vigencia de la descripción: Indefinida.