Page 1
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
Daftar Isi
Daftar Isi______________________________________________________1
BAB I___________________________________________________________2
PENDAHULUAN_____________________________________________________2
A. Latar Belakang______________________________________________2
B. Rumusan Masalah_____________________________________________3
C. Tujuan______________________________________________________4
D. Manfaat_____________________________________________________4
BAB II__________________________________________________________5
INSTANSI________________________________________________________5
BAB III_________________________________________________________7
PEMBAHASAN______________________________________________________7
A. Pemahaman Prosedur Kerja di Kelurahan Tembalang_____________7
B. Pemahaman Jenis Kegiatan di Kelurahan Tembalang_____________8
C. Analisa Prosedur Kerja di Kelurahan Tembalang_______________9
D. Identifikasi Arsip di Kelurahan Tembalang__________________10
E. Struktur File Induk di Kelurahan Tembalang_________________11
F. Penentuan Klasifikasi Dokumen di Kelurahan Tembalang_______11
G. Pemberkasan di Kelurahan Tembalang_________________________12
H. Penentuan Klasifikasi Dokumen di Kelurahan Tembalang______12
I. Contoh Penghitungan Pengkaplingan Tempat Penyimpanan di Kelurahan Tembalang___________________________________________13
J. Pelabelan dan Pemberian Guide di Kelurahan Tembalang_______13
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 2
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan TembalangBAB IV_________________________________________________________15
PENUTUP________________________________________________________15
A. Kesimpulan_________________________________________________15
B. Saran______________________________________________________15
Lampiran_______________________________________________________16
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 3
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pekerjaan kearsipan menjadi suatu kebutuhan dan keharusan
yang perlu diperhatikan oleh setiap instansi, baik pemerintah
maupun swasta. Arsip tercipta seiring berjalannya aktivitas
instansi bersangkutan. Semakin besar instansi maka arsip yang
tercipta pun semakin banyak. Permasalahan yang terkait dengan
penemuan kembali arsip yang dibutuhkan tentunya semakin kompleks,
sehingga membutuhkan pengelolaan arsip yang tepat. Permasalahan
pengelolaan kearsipan tidak hanya menjadi milik organisasi besar
saja, melainkan juga organisasi kecil, misalny di orgnissi
tingkat pemerintah desa yang memiliki tanggungjawab pelayanan
kepada masyarakat yang permintaannya tidak mengenal waktu / jam
kerja. Buruknya pengelolaan arsip di desa pasti akan menjadi
kendala keterlambatan
proses Kegiatan pengelolaan arsip harus dikelola
berdasarkan Undang-undang kearsipan atau sesuai dengan aturan
instansi, seperti arsip dinamis , merupakan arsip yang masih
digunakan oleh suatu instansi, lembaga dan perorangan untuk
membuat perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan
pelaksanaan berbagai tindakan lainnya. Tidak seluruh arsip
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 4
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalangdinamis digunakan semuanya, hanya sekitar 25% yang disimpan untuk
jangka panjang, sedangkan sekitar 5% disimpan permanen. Bila
disimpan permanen maka arsip dinamis berubah namanya menjadi
arsip statis.
Untuk menentukan kapan arsip dimusnahkan, perlu dibuatkan
jadwal retensi yang mencakup masa penyimpanan, Arsip yang
disimpan permanen ini biasanya diserahkan kepada Arsip Nasional
RI. Penentuan apakah arsip disimpan permanen atau tidak
ditentukan oleh berbagai pertimbangan, seperti pertimbangan
administrasi, historis, informasi, dan perundang-undangan.
Kegiatan kearsipan di kelurahan Tembalang, Kecamatan
Tembalang, Semarang, dikelola oleh bagian staf yang berwenang
memegang peranan yang sangat penting dalam menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua arsip yang
dibutuhkan. Arsip yang disimpan dikelurahan Tembalang berupa
hardfile atau koleksi yang tercetak.
. Pengelolaan arsip yang dilakukan sekarang masih bersifat
manual dan dianggap sudah cukup baik, tidak menggunakan bantuan
computer. Hal ini yang membuat pemborosan pada ruangan tempat
penyimpanan arsip.
Petugas menyimpan bermacam-macam arsip dan telah
dikelompokkan berdasarkan subjeknya, kemudian disusun dalam
folder arsip (ordner). Masing-masing ordner diberi nomor dengan
tujuan untuk mempermudah dalam pencarian arsip yang disusun dalam
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 5
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalanglemari arsip. Penomoran yang dilakukan juga masih kurang jelas,
ordner diberi nomor berdasarkan tanggal surat masuk.
Kapasitas lemari arsip yang terbatas berbanding terbalik
dengan banyaknya jenis arsip yang ada. Dibuktikan dengan
ditemukannya beberapa arsip yang belum disusun ke dalam ordner
khusus, dan tidak diletakkan di dalam lemari arsip. Hal itu
mengakibatkan adanya ketidakteraturan atas penataan ordner di TU.
Sehingga menyulitkan dalam temu balik informasi yang kapan saja
dibutuhkan.
B. Rumusan Masalah
Dalam penyusunan Makalah Perancangan Sistem Kearsipan di
Kelurahan Tembalang Semarang ini, Penulis memiliki beberapa
rumusan masalah, diantaranya sebagai berikut;
a. Bagaimana pemahaman objek (Kelurahan Tembalang Semarang)
secara umum?
b. Bagaimana pemahaman jenis kegiatan rutin organisasi di
Kelurahan Tembalang Semarang?
c. Menganalisis bagaimana prosedur kerja kegiatan rutin di
kelurahan tembalang semarang?
d. Bagaimana mengidentifikasi arsip di Kelurahan Tembalang
Semarang?
e. Bagaimana pemberkasan arsip di Kelurahan Tembalang Semarang?
f. Bagaimana pembentukan struktur file induk di Kelurahan
Tembalang Semarang?
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 6
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
g. Bagaimanan penentuan sistem klasifikasi penyimpanan di
Kelurahan Tembalang Semarang?
C. TujuanTujuan dilakukannya penyusunan makalah mengenai perancangan
system kearsipan di Kelurahan Tembalang guna
a. Mengetahui pemahaman objek (kelurahan Tembalang Semarang)
secara umum.
b. Mengetahui pemahaman jenis prosedur kerja rutin
organisasi di Kelurahan Tembalang Semarang.
c. Mengetahui prosedur kerja kegiatan rutin di Kelurahan
Tembalang Semarang.
d. Mengetahui pengidentifikasian arsip di Kelurahan
Tembalang Semarang.
e. Mengetahui pemberkasan arsip di Kelurahan Tembalang
Semarang.
f. Mengetahui pembentukan struktur file di Kelurahan
Tembalang Semarang.
g. Mengetahui penentuan system klasifikasi penyimpanan di
Kelurahan Tembalang Semarang.
D. Manfaat
Dengan adanya tugas penyusunan makalah mengenai Perancangan
Sistem Kearsipan ini diharapkan mahasiswa bisa menganalisis
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 7
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalangbagaimana merancang sistem kearsipan pada sebuah instansi. Selain
itu tugas penyusunan makalah mengenai perancangan sistem
kearsipan ini pada suatu instansi membuat mahasiswa bisa
mengetahui kelebihan maupun kekurangan dari suatu sistem
kearsipan di tempat tersebut, sehingga bisa memberikan solusi
untuk mengatasi masalah atau kekurangan dengan baik.
BAB II
INSTANSI
a. Nama organisasi/unit: Kelurahan Tembalang Semarang
b. Alamat organisasi/unit: Jalan Banjar Sari no 35
c. Bidang usaha di Kelurahan Tembalag ini adalah memberikan
layanan kepada masyarakat terkait mengenai kependudukan,
pertanahan, perkawinan dan lain-lain.
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 8
LURAHMargono S,Sos
KASI PEMBANGUNANAli Widiyanto S.Sc
KASI TRANTIBUMPurboyo Wahyu Suwono
KASI KESOSTedjo Susanto S.H
STAFF
KEL.JABATAN FUNGSIONAL SEKRETARIS LURAHAgus Suryanto S.Sos,
M.M
KASI PEMERINTAHANSriMis Astuti S.E
STAFFSugiyarto
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
d. Sifat kegiatan di Kelurahan Tembalang adalah rutin karena
kelurahan tembalang setiap hari memberika jasa pelayanan
kepada masyarakat yang bermukim di sekitar kelurahan
tembalang. Meliputi :
e. Produk/jasa yang diberikan oleh Kelurahan Tembalang adalah
jasa pelayanan masyarakat. Target pasar atau warga yang
mendapat pelayanan dari Kelurahan Tembalang adalah warga
yang tinggal di sekitar tembalang meliputi 11 Desa yang ada.
f. Personalia (Struktur organisasi) dan job kerja
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 9
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
g. Sarana operasional yang digunakan itu meliputi:
Lemari arsip
Rak Arsip
komputer
Map Arsip
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 10
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pemahaman Prosedur Kerja di Kelurahan Tembalang
Prosedur kerja yang dilakukan dalam menjalankan fungsi
organisasi, contohnya prosedur pembelian barang, prosedur
penyimpanan barang, prosedur penjualan dan lain-lain. Prosedur
kerja dilakukan sesuai organisasi yang ada. Seperti prosedur
kerja yang ada pada Kelurahan Tembalang ini meliputi prosedur
kerja penyimpanan dokumen karena yang Penulis ambil adalah
penyimpanan barang berupa arsip. Prosedur penyimpanan dokumen
pada Kelurahan Tembalang meliputi :
1. Input : surat/ dokumen yang masuk bisa berupa surat
perizinan usaha, nikah, pindah dan lain-lain.
2. Proses : disini surat atau dokumen yang masuk
diproses menurut fungsi masing-masing. Misalnya surat
perizinan izin usaha masuk kebagian staf yang bertanggung
jawab sesuai dengan tanggung jawab mereka.
3. Penyimpanan : disini surat/dokumen yang masuk diarsipkan
dan disimpan oleh masing-masing bagian yang menerima
surat/dokumen yang ada.
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 11
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan TembalangAnalisa pemahaman prosedur kerja arsip pada kelurahan tembalang
Prosedur kerja arsip dikeluranhan tembalang yaitu adanya input,
proses, dan penyimpanan. Disini penulis akan mencoba untuk
mengganalisa prosedur arsip yang ada di kelurahan tembalang.
1. Input :
Surat/dokumen yang masuk diteliti guna untuk mengetahui
untuk siapa dokumen/surat itu ditunjukkan misalnya kepada lurah,
Setelah sudah diketahui untuk siapa surat/dokumen itu ditunjukkan
maka tahap kerja arsip kelurahan tembalang dilanjutkan ketahap
selanjutnya yaitu pemprosesan.
2. proses
Surat/ dokumen yang sudah diketahui untuk siapa
surat/dokumen itu ditunjukkan maka akan diproses oleh masing-
masing penerima surat/dokumen tersebut. Staf tersebut akan
mencatat surat tersebut dalam buku suarat masuk , serta
menuliskan jenis surat dan tanggal masuknya.
3. penyimpanan
Setelah surat ataupun dokumen sudah diproses oleh pejabat yang
menerima surat atau dokumen tersebut, surat atau dokumen tersebut
menjadi arsip yang disimpan oleh masing-masing penerima surat
ataupun pejabat yang menerima.
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 12
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
B. Pemahaman Jenis Kegiatan di Kelurahan TembalangKegiatan utama kearsipan di Kelurahan Tembalang adalah :
Penciptaan Arsip
Kegiatan Penciptaan arsip di Kelurahan Tembalang bisa berupa
mengenai pembuatan surat pengantar untuk kecamatan setempat,
pembuatan Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM), pengurusan Kartu
Tanda Penduduk (KTP), arsip Kartu keluarga, surat keterangn, BLT,
Surat Jamkesmas, Raskin, Akte Kelahiran, Akte Kematian, Laporan
kependudukan, Surat nikah, surat cerai, surat thalaq, surat
rujuk, Arsip pemerintah desa, batas dan luas wilayah, jumlah
penduduk data perekonomian, data keagamaaan, arsip pajak bumi dan
bangunan, dan lain-lain.
Kegiatan Penyimpanan Arsip dan Temu Kembali
Kegiatan penyimpanan arsip di Kelurahan Tembalang masih
sangat manual. Arsip-arsip yang masuk akan disimpan sesuai dengan
subjek. Uniknya penyimpanan Arsip di Kelurahan Tembalag ini
disimpan sendiri-sendiri oleh pegawai yang bekerja di Kelurahan
Tembalang sesuai dengan kewenangan mereka setelah di catat
dibagian pencatatan surat.
Kegiatan Penyelamatan
Kegiatan penyelamatan arsip di Kelurahan Tembalang tergolong
masih biasa saja. Arsip yang masuk akan di rawat seperti berkas-
berkas yang lain. Tidak ada kegiatan khusus dalam kegiatan
penyelamatan arsip di Kelurahan Tembalang.SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 13
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
Kegiatan Penyusutan
Kegiatan penyusutan di Kelurahan Tembalang dilakukan kira-
kira sekitar lima tahun sekali. Namun menurut keterangan dari
narasumber, selama beliau bekerja di Kelurahan Tembalang belum
pernah melihat ataupun melakukan kegiatan penyusutan arsip
sehingga tidak bisa memberikan keterangan lebih lanjut mengetahui
kegiatan penyusutan arsip.
Kegiatan penunjang di Kelurahan Tembalang
Kegiatan penunjang di Kelurahan Tembalang ada beberapa acara
seperti pelatihan kearsipan yang dilakukan oleh mahasiswa D3
Kearsipan Universitas Diponegoro kepada pegawai Kelurahan
Tembalang pada waktu tertentu. Selain itu kegiatan penunjang
lainnya seperti penyuluhan kesehatan dan lain-lain. untuk
mendapatkan dana tambahan dalam pegelolaan kearsipan maka dibuat
aturan dalam tambahan biaya administrasi bagi masyarakat dalam
pembuatan dokumen yang dikelola oleh staf di kelurahan Tembalang
yang membutuhkan dokumen-dokumen penting .
C. Analisa Prosedur Kerja di Kelurahan TembalangAnalisa prosedur kerja dilakukan dalam beberapa tahap yaitu :
1. menentukan nama sub aktivitas, yaitu aktivitas yang
dilakukan , seperti pencatatan surat masuk dan surat
keluar yang ada, petugas melakukan penataan, penyusutan ,
penyimpanan dan kegiatan lainnya sesuai dengan prosedur
yang ada.
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 14
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
2. menguraikan tentang pelaksanaan sub aktivitas, pencatatan
surat masuk surat keluar harus sesuai dengan prosedur
yang telah ditetapkan instasni kelurahan Tembalang,
misalnya penentuan jadwl kegiatan, dokumen yang
ditangani, jumlah arsip yang ditangani, keadaan fisik
dokumn, arsip yang akan diseleksi dan dimusnahkan,
3. pihak yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur kerja
adalah staf yang berwenag menangani surat masuk dan
keluar sesuai dengan divisi mereka masing-masing,
misalnya bapak Keso bagian kesejahteraan social, maka
dokumen yang ditangani adalah yang berhubungan dengan
kesejahteraan social, seperti surat keterangan tidak
mampu untuk mengurus beasiswa para pelajar, pajak bumu
dan bangunan, dan lainya.
4. Periode pelaksanaa aktivitas di kelurahan Tembalang tidak
terjadwal karena belum adanya aturan atau pedoman serta
staf yang ahli dalam megurusi dokumen dan kearsipan.
5. Faktor yang mempengaruhi pengembangan aktivitas di
kelurahan Tembalang tidak ada hambatan , karena prosedur
kerja yang sederhana dan tidak memerlukan surat ijin,
dana atau aturan yang ketat
D. Identifikasi Arsip di Kelurahan Tembalang
Arsip Masuk
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 15
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
Arsip yang masuk di Kelurahan Tembalang di catat oleh Pak
Ali Widiyanto sebagai staf yang bertanggungjawab, di dalam buku
masuk akan dicatat jenis dokumen serta penanggalan saat surat
masuk kemudian arsip atau surat yang masuk akan diserahkan kepada
yang dituju stelah itu akan disimpan oleh pegawai yang berwenang
yang dalam subjek arsip tersebut.
Arsip yang Dibuat
Arsip yang dibuat di kelurahan Tembalang meliputi arsip
peratura undang-undang, Perda, surat edaran, peraturan bupati,
peraturan desa, pembuatan Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM),
pengurusan Kartu Tanda Penduduk (KTP), arsip Kartu keluarga,
surat keterangn, BLT, Surat Jamkesmas, Raskin, Akte Kelahiran,
Akte Kematian, Laporan kependudukan, Surat nikah, surat cerai,
surat thalaq, surat rujuk, Arsip pemerintah desa, batas dan luas
wilayah, jumlah penduduk data perekonomian, data keagamaaan,
arsip pajak bumi dan bangunan, dan lain-lain.
Arsip yang dibuat dicatat dalam bentuk table agar mudah
ditemubalik kembali, formulir tersebut berisi :
- Nama sub aktivitas, yaitu pencatatan dokumen yang masuk
- Nama dokumen sebagai penunjang yang diperlukan untuk setiap
aktivitas , yaitu mencatat nama dokumen yang akan dikelola
- Menentukan bentuk dokumen, missal ukuran dokumen, isi
dokumen
- Pencatatan jumlah dokumen yang dicatat.
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 16
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
E. Struktur File Induk di Kelurahan Tembalang
Struktur file induk atau susunan dari file-file yang akan
disimpan diurutkan berdasarkan tingkat tertinggi ke tingkat
terendah seperti :
1. Struktur / klasifikasi utama
Arsip disusun bedasarkan subjek-subjek yang ada, misalnya
jika ada seseorang yang mengurus surat keterangan pindah,
maka arsip akan disimpan dalam subyek Kependudukan serta
diberi penomoran.
2. Sub-struktur
Yaitu klasifikasi dari masing-masing struktur utama, atau
struktur yang rincian agak sempit, misalnya disimpan
berdasarkan tanggal masuk arsip.
F. Penentuan Klasifikasi Dokumen di Kelurahan TembalangKlasifikasi arsip di kelurahan Tembalang di kelompokkan
berdasarkan subjeknya, kemudian arsip tersebut dimasukkan kedalam
map yang sesuai dengan kodenya untuk disimpan di lemari arsip
masing-masing pejabat yang terkait.
G. Pemberkasan di Kelurahan TembalangPemberkasan atau Filing system menurut Kennedy (1998) adalah
sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi yang terdiri
dari aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode klasifikasi dan
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 17
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalangpengideksan, pengaturan dan penataan berkas, prosedur
pemberkasan, peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas,
teknologi yang digunakan dalam implementasi sistem.
Berkas arsip dikelompokan berdasarkan subyek arsipnya, misal
:
Nama berkas : arsip kependudukan
Arsip harus diberi nama agar mudah mencarinya, Jadi di depan
map arsip dituliskan arsip kependudukan Kelurahan Tembalang
yang diberi keterangan berdasarkan nama desa tertentu
Arsip penunjang aktivitas : arsip Akta kelahiran desa
tertentu
Arsip penunjang adalah arsip tambahan berupa surat
keterangan , misal gaji, keuangan, karyawan,
Pola pencarian kembali : berdasarkan subyek yang
telah dibuat.
Untuk memudahkan temu balik informasi arsip maka dibuat
suatau aturan yang berjalan kontinue, di kelurahan
Tembalang, arsip dokumen diklasifikasikan berdasarkan
subyek. Tujuanya agar memudahkan karyawn menemukan arsip
yang dibutuhkan suatu saat.
H. Penentuan Klasifikasi Dokumen di Kelurahan Tembalanga. Penentuan Klasifikasi Dokumen
1. Penentuan Struktur/ klasifikasi utama, Sistem
pengklasifikasian arsip dikelurahan Tembalang yang
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 18
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
digunakan adalah sistem subjek. Untuk dapat
melaksanakan sistem pengklasifikasian ini, maka staf
kelurahan menentukan lebih dulu masalah atau kegiatan
apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam kegiatan
kearsipan. Kegiatan-kegiatan tersebut dikelompokkan
menjadi satu masalah pokok selanjutnya masalah-masalah
itu dijadikan subjek.misalnya subyek kependudukan
kelurahan Tembalang.
2. Penentuan substruktur / sub klasifikasi dan pemberian
kode sub struktur. Sub struktur dikelola berdasarkan
subyek utama menjadi sub subyek dalam memudahkan temu
balik dokumen , misalnya subjek yang ada adalah
kependudukan , maka sub subyeknya adalah dokumen kartu
keluarga, KTP, akte., dan lainya.
3. Penentuan sub struktur/sub klasifikasi dan pemberian
kode sub struktur. Sub Klasifikasi di kelola
berdasarkan subyek besar, menjadi sub subyek untuk
memudahkan dalam temu balik dokumen, misalnya, subyek
yang ada adalah kependudukan , maka sub subyek adalah
akte kelahiran , kartu keluarga, akte nikah dan
lainnya.
b. Penentuan Tempat Penyimpanan Dokumen
Tempat penyimpanan dokumen di kelurahan Tembalang di
simpan dilemari oleh masing-masing pejabat terkait sesuai
dengan subjek tertentu setelah arsip yang masuk dicatat
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 19
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
oleh Pak Ali sebagai pejabat yang bertanggung jawab arsip
masuk dan arsip keluar.
c. Pengkaplingan Tenpat Penyimpanan
Pengkaplingan tempat penyimpanan di Kelurahan Tembalang
disimpan sampai lima tahun kedepan. Namun dokumen yag ada
di Kelurahan Tembalang tidak pernah dihitung sehingga
Kelurahan Tembalang tidak mengetahui jumlah arsip yang
diciptakan atau arsip yang diterima.
I. Contoh Penghitungan Pengkaplingan Tempat Penyimpanan di
Kelurahan Tembalang
Di kelurahan Tembalang, arsip yang sudah ada belum ada
terjadinya penyusutan arsip , karena dokumen masih sedikit, belum
memenuhi 5 lemari yang tersedia. Jenis dokumen yaitu kertas
dengan ukuran rata-rata A4 dan kertas legal.
J. Pelabelan dan Pemberian Guide di Kelurahan TembalangLabel diberikan pada map-map yang berjudulkan subyek dan
penomoran berdasarkan surat masuk, di depan lemari juga
disediakan label untuk memudahkan akses pencarain dan temu balik
dokumen yang dibutuhkan.
- Guide, diberikan pada masing-masing laci yang tersedia serta
daftar file di masing-masing map yang ada.
Dibawah ini ada contoh pelabelan dan guide :
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 20
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
BAB IV
PENUTUP
A. KesimpulanDalam pengelolaan kearsipan di kelurahan Tembalang masih
menggunakan sistem manual sehingga belum terorganisir dengan
baik, meskipun begitu menurut mereka sudah cukup baik karena
tidak adanya staff yang ahli dalam bidang kearsipan ini di
Kelurahan Tembalang. Pengelompokkan yang didasarkan pada
klasifikasi subjek, menurut para staff Kelurahan Tembalang
membuat dokumen arsip mudah ditemukan.
B. Saran Agar arsip di Kelurahan Tembalang dapat dikelola dengan baik
dan mendapatkan manfaat yang lebih maka diperlukan pelatihan
dalam perancangan kearsipan misalnya melalui pelatihan kepada
staff yang bertanggung jawab dalam proses pengarsipan, agar
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 21
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalangpengetahuan mereka bertambah dan dapat mengelola arsip di kantor
mereka dengan baik sesuai dengan yang diharapkan.
Lampiran
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
Page 22
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
GBR 1 : Foto bersama narasumber : bapak Ali (dok.
gbr 2 : lemari arsip surat keluar 1
Page 23
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang