Top Banner
Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Daftar Isi Daftar Isi______________________________________________________1 BAB I___________________________________________________________2 PENDAHULUAN_____________________________________________________2 A. Latar Belakang______________________________________________2 B. Rumusan Masalah_____________________________________________3 C. Tujuan______________________________________________________4 D. Manfaat_____________________________________________________4 BAB II__________________________________________________________5 INSTANSI________________________________________________________5 BAB III_________________________________________________________7 PEMBAHASAN______________________________________________________7 A. Pemahaman Prosedur Kerja di Kelurahan Tembalang_____________7 B. Pemahaman Jenis Kegiatan di Kelurahan Tembalang_____________8 C. Analisa Prosedur Kerja di Kelurahan Tembalang_______________9 D. Identifikasi Arsip di Kelurahan Tembalang__________________10 E. Struktur File Induk di Kelurahan Tembalang_________________11 F. Penentuan Klasifikasi Dokumen di Kelurahan Tembalang_______11 G. Pemberkasan di Kelurahan Tembalang_________________________12 H. Penentuan Klasifikasi Dokumen di Kelurahan Tembalang______12 I. Contoh Penghitungan Pengkaplingan Tempat Penyimpanan di Kelurahan Tembalang___________________________________________13 J. Pelabelan dan Pemberian Guide di Kelurahan Tembalang_______13 SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang
23

Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Mar 16, 2023

Download

Documents

Nave Inod
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

Daftar Isi

Daftar Isi______________________________________________________1

BAB I___________________________________________________________2

PENDAHULUAN_____________________________________________________2

A. Latar Belakang______________________________________________2

B. Rumusan Masalah_____________________________________________3

C. Tujuan______________________________________________________4

D. Manfaat_____________________________________________________4

BAB II__________________________________________________________5

INSTANSI________________________________________________________5

BAB III_________________________________________________________7

PEMBAHASAN______________________________________________________7

A. Pemahaman Prosedur Kerja di Kelurahan Tembalang_____________7

B. Pemahaman Jenis Kegiatan di Kelurahan Tembalang_____________8

C. Analisa Prosedur Kerja di Kelurahan Tembalang_______________9

D. Identifikasi Arsip di Kelurahan Tembalang__________________10

E. Struktur File Induk di Kelurahan Tembalang_________________11

F. Penentuan Klasifikasi Dokumen di Kelurahan Tembalang_______11

G. Pemberkasan di Kelurahan Tembalang_________________________12

H. Penentuan Klasifikasi Dokumen di Kelurahan Tembalang______12

I. Contoh Penghitungan Pengkaplingan Tempat Penyimpanan di Kelurahan Tembalang___________________________________________13

J. Pelabelan dan Pemberian Guide di Kelurahan Tembalang_______13

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 2: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan TembalangBAB IV_________________________________________________________15

PENUTUP________________________________________________________15

A. Kesimpulan_________________________________________________15

B. Saran______________________________________________________15

Lampiran_______________________________________________________16

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 3: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pekerjaan kearsipan menjadi suatu kebutuhan dan keharusan

yang perlu diperhatikan oleh setiap instansi, baik pemerintah

maupun swasta. Arsip tercipta seiring berjalannya aktivitas

instansi bersangkutan. Semakin besar instansi maka arsip yang

tercipta pun semakin banyak. Permasalahan yang terkait dengan

penemuan kembali arsip yang dibutuhkan tentunya semakin kompleks,

sehingga membutuhkan pengelolaan arsip yang tepat. Permasalahan

pengelolaan kearsipan tidak hanya menjadi milik organisasi besar

saja, melainkan juga organisasi kecil, misalny di orgnissi

tingkat pemerintah desa yang memiliki tanggungjawab pelayanan

kepada masyarakat yang permintaannya tidak mengenal waktu / jam

kerja. Buruknya pengelolaan arsip di desa pasti akan menjadi

kendala keterlambatan

proses Kegiatan pengelolaan arsip harus dikelola

berdasarkan Undang-undang kearsipan atau sesuai dengan aturan

instansi, seperti arsip dinamis , merupakan arsip yang masih

digunakan oleh suatu instansi, lembaga dan perorangan untuk

membuat perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan

pelaksanaan berbagai tindakan lainnya. Tidak seluruh arsip

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 4: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalangdinamis digunakan semuanya, hanya sekitar 25% yang disimpan untuk

jangka panjang, sedangkan sekitar 5% disimpan permanen. Bila

disimpan permanen maka arsip dinamis berubah namanya menjadi

arsip statis.

Untuk menentukan kapan arsip dimusnahkan, perlu dibuatkan

jadwal retensi yang mencakup masa penyimpanan, Arsip yang

disimpan permanen ini biasanya diserahkan kepada Arsip Nasional

RI. Penentuan apakah arsip disimpan permanen atau tidak

ditentukan oleh berbagai pertimbangan, seperti pertimbangan

administrasi, historis, informasi, dan perundang-undangan.

Kegiatan kearsipan di kelurahan Tembalang, Kecamatan

Tembalang, Semarang, dikelola oleh bagian staf yang berwenang

memegang peranan yang sangat penting dalam menghimpun, mencatat,

mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua arsip yang

dibutuhkan. Arsip yang disimpan dikelurahan Tembalang berupa

hardfile atau koleksi yang tercetak.

. Pengelolaan arsip yang dilakukan sekarang masih bersifat

manual dan dianggap sudah cukup baik, tidak menggunakan bantuan

computer. Hal ini yang membuat pemborosan pada ruangan tempat

penyimpanan arsip.

Petugas menyimpan bermacam-macam arsip dan telah

dikelompokkan berdasarkan subjeknya, kemudian disusun dalam

folder arsip (ordner). Masing-masing ordner diberi nomor dengan

tujuan untuk mempermudah dalam pencarian arsip yang disusun dalam

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 5: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalanglemari arsip. Penomoran yang dilakukan juga masih kurang jelas,

ordner diberi nomor berdasarkan tanggal surat masuk.

Kapasitas lemari arsip yang terbatas berbanding terbalik

dengan banyaknya jenis arsip yang ada. Dibuktikan dengan

ditemukannya beberapa arsip yang belum disusun ke dalam ordner

khusus, dan tidak diletakkan di dalam lemari arsip. Hal itu

mengakibatkan adanya ketidakteraturan atas penataan ordner di TU.

Sehingga menyulitkan dalam temu balik informasi yang kapan saja

dibutuhkan.

B. Rumusan Masalah

Dalam penyusunan Makalah Perancangan Sistem Kearsipan di

Kelurahan Tembalang Semarang ini, Penulis memiliki beberapa

rumusan masalah, diantaranya sebagai berikut;

a. Bagaimana pemahaman objek (Kelurahan Tembalang Semarang)

secara umum?

b. Bagaimana pemahaman jenis kegiatan rutin organisasi di

Kelurahan Tembalang Semarang?

c. Menganalisis bagaimana prosedur kerja kegiatan rutin di

kelurahan tembalang semarang?

d. Bagaimana mengidentifikasi arsip di Kelurahan Tembalang

Semarang?

e. Bagaimana pemberkasan arsip di Kelurahan Tembalang Semarang?

f. Bagaimana pembentukan struktur file induk di Kelurahan

Tembalang Semarang?

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 6: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

g. Bagaimanan penentuan sistem klasifikasi penyimpanan di

Kelurahan Tembalang Semarang?

C. TujuanTujuan dilakukannya penyusunan makalah mengenai perancangan

system kearsipan di Kelurahan Tembalang guna

a. Mengetahui pemahaman objek (kelurahan Tembalang Semarang)

secara umum.

b. Mengetahui pemahaman jenis prosedur kerja rutin

organisasi di Kelurahan Tembalang Semarang.

c. Mengetahui prosedur kerja kegiatan rutin di Kelurahan

Tembalang Semarang.

d. Mengetahui pengidentifikasian arsip di Kelurahan

Tembalang Semarang.

e. Mengetahui pemberkasan arsip di Kelurahan Tembalang

Semarang.

f. Mengetahui pembentukan struktur file di Kelurahan

Tembalang Semarang.

g. Mengetahui penentuan system klasifikasi penyimpanan di

Kelurahan Tembalang Semarang.

D. Manfaat

Dengan adanya tugas penyusunan makalah mengenai Perancangan

Sistem Kearsipan ini diharapkan mahasiswa bisa menganalisis

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 7: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalangbagaimana merancang sistem kearsipan pada sebuah instansi. Selain

itu tugas penyusunan makalah mengenai perancangan sistem

kearsipan ini pada suatu instansi membuat mahasiswa bisa

mengetahui kelebihan maupun kekurangan dari suatu sistem

kearsipan di tempat tersebut, sehingga bisa memberikan solusi

untuk mengatasi masalah atau kekurangan dengan baik.

BAB II

INSTANSI

a. Nama organisasi/unit: Kelurahan Tembalang Semarang

b. Alamat organisasi/unit: Jalan Banjar Sari no 35

c. Bidang usaha di Kelurahan Tembalag ini adalah memberikan

layanan kepada masyarakat terkait mengenai kependudukan,

pertanahan, perkawinan dan lain-lain.

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 8: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

LURAHMargono S,Sos

KASI PEMBANGUNANAli Widiyanto S.Sc

KASI TRANTIBUMPurboyo Wahyu Suwono

KASI KESOSTedjo Susanto S.H

STAFF

KEL.JABATAN FUNGSIONAL SEKRETARIS LURAHAgus Suryanto S.Sos,

M.M

KASI PEMERINTAHANSriMis Astuti S.E

STAFFSugiyarto

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

d. Sifat kegiatan di Kelurahan Tembalang adalah rutin karena

kelurahan tembalang setiap hari memberika jasa pelayanan

kepada masyarakat yang bermukim di sekitar kelurahan

tembalang. Meliputi :

e. Produk/jasa yang diberikan oleh Kelurahan Tembalang adalah

jasa pelayanan masyarakat. Target pasar atau warga yang

mendapat pelayanan dari Kelurahan Tembalang adalah warga

yang tinggal di sekitar tembalang meliputi 11 Desa yang ada.

f. Personalia (Struktur organisasi) dan job kerja

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 9: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

g. Sarana operasional yang digunakan itu meliputi:

Lemari arsip

Rak Arsip

komputer

Map Arsip

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 10: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pemahaman Prosedur Kerja di Kelurahan Tembalang

Prosedur kerja yang dilakukan dalam menjalankan fungsi

organisasi, contohnya prosedur pembelian barang, prosedur

penyimpanan barang, prosedur penjualan dan lain-lain. Prosedur

kerja dilakukan sesuai organisasi yang ada. Seperti prosedur

kerja yang ada pada Kelurahan Tembalang ini meliputi prosedur

kerja penyimpanan dokumen karena yang Penulis ambil adalah

penyimpanan barang berupa arsip. Prosedur penyimpanan dokumen

pada Kelurahan Tembalang meliputi :

1. Input : surat/ dokumen yang masuk bisa berupa surat

perizinan usaha, nikah, pindah dan lain-lain.

2. Proses : disini surat atau dokumen yang masuk

diproses menurut fungsi masing-masing. Misalnya surat

perizinan izin usaha masuk kebagian staf yang bertanggung

jawab sesuai dengan tanggung jawab mereka.

3. Penyimpanan : disini surat/dokumen yang masuk diarsipkan

dan disimpan oleh masing-masing bagian yang menerima

surat/dokumen yang ada.

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 11: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan TembalangAnalisa pemahaman prosedur kerja arsip pada kelurahan tembalang

Prosedur kerja arsip dikeluranhan tembalang yaitu adanya input,

proses, dan penyimpanan. Disini penulis akan mencoba untuk

mengganalisa prosedur arsip yang ada di kelurahan tembalang.

1. Input :

Surat/dokumen yang masuk diteliti guna untuk mengetahui

untuk siapa dokumen/surat itu ditunjukkan misalnya kepada lurah,

Setelah sudah diketahui untuk siapa surat/dokumen itu ditunjukkan

maka tahap kerja arsip kelurahan tembalang dilanjutkan ketahap

selanjutnya yaitu pemprosesan.

2. proses

Surat/ dokumen yang sudah diketahui untuk siapa

surat/dokumen itu ditunjukkan maka akan diproses oleh masing-

masing penerima surat/dokumen tersebut. Staf tersebut akan

mencatat surat tersebut dalam buku suarat masuk , serta

menuliskan jenis surat dan tanggal masuknya.

3. penyimpanan

Setelah surat ataupun dokumen sudah diproses oleh pejabat yang

menerima surat atau dokumen tersebut, surat atau dokumen tersebut

menjadi arsip yang disimpan oleh masing-masing penerima surat

ataupun pejabat yang menerima.

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 12: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

B. Pemahaman Jenis Kegiatan di Kelurahan TembalangKegiatan utama kearsipan di Kelurahan Tembalang adalah :

Penciptaan Arsip

Kegiatan Penciptaan arsip di Kelurahan Tembalang bisa berupa

mengenai pembuatan surat pengantar untuk kecamatan setempat,

pembuatan Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM), pengurusan Kartu

Tanda Penduduk (KTP), arsip Kartu keluarga, surat keterangn, BLT,

Surat Jamkesmas, Raskin, Akte Kelahiran, Akte Kematian, Laporan

kependudukan, Surat nikah, surat cerai, surat thalaq, surat

rujuk, Arsip pemerintah desa, batas dan luas wilayah, jumlah

penduduk data perekonomian, data keagamaaan, arsip pajak bumi dan

bangunan, dan lain-lain.

Kegiatan Penyimpanan Arsip dan Temu Kembali

Kegiatan penyimpanan arsip di Kelurahan Tembalang masih

sangat manual. Arsip-arsip yang masuk akan disimpan sesuai dengan

subjek. Uniknya penyimpanan Arsip di Kelurahan Tembalag ini

disimpan sendiri-sendiri oleh pegawai yang bekerja di Kelurahan

Tembalang sesuai dengan kewenangan mereka setelah di catat

dibagian pencatatan surat.

Kegiatan Penyelamatan

Kegiatan penyelamatan arsip di Kelurahan Tembalang tergolong

masih biasa saja. Arsip yang masuk akan di rawat seperti berkas-

berkas yang lain. Tidak ada kegiatan khusus dalam kegiatan

penyelamatan arsip di Kelurahan Tembalang.SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 13: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

Kegiatan Penyusutan

Kegiatan penyusutan di Kelurahan Tembalang dilakukan kira-

kira sekitar lima tahun sekali. Namun menurut keterangan dari

narasumber, selama beliau bekerja di Kelurahan Tembalang belum

pernah melihat ataupun melakukan kegiatan penyusutan arsip

sehingga tidak bisa memberikan keterangan lebih lanjut mengetahui

kegiatan penyusutan arsip.

Kegiatan penunjang di Kelurahan Tembalang

Kegiatan penunjang di Kelurahan Tembalang ada beberapa acara

seperti pelatihan kearsipan yang dilakukan oleh mahasiswa D3

Kearsipan Universitas Diponegoro kepada pegawai Kelurahan

Tembalang pada waktu tertentu. Selain itu kegiatan penunjang

lainnya seperti penyuluhan kesehatan dan lain-lain. untuk

mendapatkan dana tambahan dalam pegelolaan kearsipan maka dibuat

aturan dalam tambahan biaya administrasi bagi masyarakat dalam

pembuatan dokumen yang dikelola oleh staf di kelurahan Tembalang

yang membutuhkan dokumen-dokumen penting .

C. Analisa Prosedur Kerja di Kelurahan TembalangAnalisa prosedur kerja dilakukan dalam beberapa tahap yaitu :

1. menentukan nama sub aktivitas, yaitu aktivitas yang

dilakukan , seperti pencatatan surat masuk dan surat

keluar yang ada, petugas melakukan penataan, penyusutan ,

penyimpanan dan kegiatan lainnya sesuai dengan prosedur

yang ada.

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 14: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

2. menguraikan tentang pelaksanaan sub aktivitas, pencatatan

surat masuk surat keluar harus sesuai dengan prosedur

yang telah ditetapkan instasni kelurahan Tembalang,

misalnya penentuan jadwl kegiatan, dokumen yang

ditangani, jumlah arsip yang ditangani, keadaan fisik

dokumn, arsip yang akan diseleksi dan dimusnahkan,

3. pihak yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur kerja

adalah staf yang berwenag menangani surat masuk dan

keluar sesuai dengan divisi mereka masing-masing,

misalnya bapak Keso bagian kesejahteraan social, maka

dokumen yang ditangani adalah yang berhubungan dengan

kesejahteraan social, seperti surat keterangan tidak

mampu untuk mengurus beasiswa para pelajar, pajak bumu

dan bangunan, dan lainya.

4. Periode pelaksanaa aktivitas di kelurahan Tembalang tidak

terjadwal karena belum adanya aturan atau pedoman serta

staf yang ahli dalam megurusi dokumen dan kearsipan.

5. Faktor yang mempengaruhi pengembangan aktivitas di

kelurahan Tembalang tidak ada hambatan , karena prosedur

kerja yang sederhana dan tidak memerlukan surat ijin,

dana atau aturan yang ketat

D. Identifikasi Arsip di Kelurahan Tembalang

Arsip Masuk

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 15: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

Arsip yang masuk di Kelurahan Tembalang di catat oleh Pak

Ali Widiyanto sebagai staf yang bertanggungjawab, di dalam buku

masuk akan dicatat jenis dokumen serta penanggalan saat surat

masuk kemudian arsip atau surat yang masuk akan diserahkan kepada

yang dituju stelah itu akan disimpan oleh pegawai yang berwenang

yang dalam subjek arsip tersebut.

Arsip yang Dibuat

Arsip yang dibuat di kelurahan Tembalang meliputi arsip

peratura undang-undang, Perda, surat edaran, peraturan bupati,

peraturan desa, pembuatan Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM),

pengurusan Kartu Tanda Penduduk (KTP), arsip Kartu keluarga,

surat keterangn, BLT, Surat Jamkesmas, Raskin, Akte Kelahiran,

Akte Kematian, Laporan kependudukan, Surat nikah, surat cerai,

surat thalaq, surat rujuk, Arsip pemerintah desa, batas dan luas

wilayah, jumlah penduduk data perekonomian, data keagamaaan,

arsip pajak bumi dan bangunan, dan lain-lain.

Arsip yang dibuat dicatat dalam bentuk table agar mudah

ditemubalik kembali, formulir tersebut berisi :

- Nama sub aktivitas, yaitu pencatatan dokumen yang masuk

- Nama dokumen sebagai penunjang yang diperlukan untuk setiap

aktivitas , yaitu mencatat nama dokumen yang akan dikelola

- Menentukan bentuk dokumen, missal ukuran dokumen, isi

dokumen

- Pencatatan jumlah dokumen yang dicatat.

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 16: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

E. Struktur File Induk di Kelurahan Tembalang

Struktur file induk atau susunan dari file-file yang akan

disimpan diurutkan berdasarkan tingkat tertinggi ke tingkat

terendah seperti :

1. Struktur / klasifikasi utama

Arsip disusun bedasarkan subjek-subjek yang ada, misalnya

jika ada seseorang yang mengurus surat keterangan pindah,

maka arsip akan disimpan dalam subyek Kependudukan serta

diberi penomoran.

2. Sub-struktur

Yaitu klasifikasi dari masing-masing struktur utama, atau

struktur yang rincian agak sempit, misalnya disimpan

berdasarkan tanggal masuk arsip.

F. Penentuan Klasifikasi Dokumen di Kelurahan TembalangKlasifikasi arsip di kelurahan Tembalang di kelompokkan

berdasarkan subjeknya, kemudian arsip tersebut dimasukkan kedalam

map yang sesuai dengan kodenya untuk disimpan di lemari arsip

masing-masing pejabat yang terkait.

G. Pemberkasan di Kelurahan TembalangPemberkasan atau Filing system menurut Kennedy (1998) adalah

sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi yang terdiri

dari aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode klasifikasi dan

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 17: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalangpengideksan, pengaturan dan penataan berkas, prosedur

pemberkasan, peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas,

teknologi yang digunakan dalam implementasi sistem.

Berkas arsip dikelompokan berdasarkan subyek arsipnya, misal

:

Nama berkas : arsip kependudukan

Arsip harus diberi nama agar mudah mencarinya, Jadi di depan

map arsip dituliskan arsip kependudukan Kelurahan Tembalang

yang diberi keterangan berdasarkan nama desa tertentu

Arsip penunjang aktivitas : arsip Akta kelahiran desa

tertentu

Arsip penunjang adalah arsip tambahan berupa surat

keterangan , misal gaji, keuangan, karyawan,

Pola pencarian kembali : berdasarkan subyek yang

telah dibuat.

Untuk memudahkan temu balik informasi arsip maka dibuat

suatau aturan yang berjalan kontinue, di kelurahan

Tembalang, arsip dokumen diklasifikasikan berdasarkan

subyek. Tujuanya agar memudahkan karyawn menemukan arsip

yang dibutuhkan suatu saat.

H. Penentuan Klasifikasi Dokumen di Kelurahan Tembalanga. Penentuan Klasifikasi Dokumen

1. Penentuan Struktur/ klasifikasi utama, Sistem

pengklasifikasian arsip dikelurahan Tembalang yang

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 18: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

digunakan adalah sistem subjek. Untuk dapat

melaksanakan sistem pengklasifikasian ini, maka staf

kelurahan menentukan lebih dulu masalah atau kegiatan

apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam kegiatan

kearsipan. Kegiatan-kegiatan tersebut dikelompokkan

menjadi satu masalah pokok selanjutnya masalah-masalah

itu dijadikan subjek.misalnya subyek kependudukan

kelurahan Tembalang.

2. Penentuan substruktur / sub klasifikasi dan pemberian

kode sub struktur. Sub struktur dikelola berdasarkan

subyek utama menjadi sub subyek dalam memudahkan temu

balik dokumen , misalnya subjek yang ada adalah

kependudukan , maka sub subyeknya adalah dokumen kartu

keluarga, KTP, akte., dan lainya.

3. Penentuan sub struktur/sub klasifikasi dan pemberian

kode sub struktur. Sub Klasifikasi di kelola

berdasarkan subyek besar, menjadi sub subyek untuk

memudahkan dalam temu balik dokumen, misalnya, subyek

yang ada adalah kependudukan , maka sub subyek adalah

akte kelahiran , kartu keluarga, akte nikah dan

lainnya.

b. Penentuan Tempat Penyimpanan Dokumen

Tempat penyimpanan dokumen di kelurahan Tembalang di

simpan dilemari oleh masing-masing pejabat terkait sesuai

dengan subjek tertentu setelah arsip yang masuk dicatat

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 19: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

oleh Pak Ali sebagai pejabat yang bertanggung jawab arsip

masuk dan arsip keluar.

c. Pengkaplingan Tenpat Penyimpanan

Pengkaplingan tempat penyimpanan di Kelurahan Tembalang

disimpan sampai lima tahun kedepan. Namun dokumen yag ada

di Kelurahan Tembalang tidak pernah dihitung sehingga

Kelurahan Tembalang tidak mengetahui jumlah arsip yang

diciptakan atau arsip yang diterima.

I. Contoh Penghitungan Pengkaplingan Tempat Penyimpanan di

Kelurahan Tembalang

Di kelurahan Tembalang, arsip yang sudah ada belum ada

terjadinya penyusutan arsip , karena dokumen masih sedikit, belum

memenuhi 5 lemari yang tersedia. Jenis dokumen yaitu kertas

dengan ukuran rata-rata A4 dan kertas legal.

J. Pelabelan dan Pemberian Guide di Kelurahan TembalangLabel diberikan pada map-map yang berjudulkan subyek dan

penomoran berdasarkan surat masuk, di depan lemari juga

disediakan label untuk memudahkan akses pencarain dan temu balik

dokumen yang dibutuhkan.

- Guide, diberikan pada masing-masing laci yang tersedia serta

daftar file di masing-masing map yang ada.

Dibawah ini ada contoh pelabelan dan guide :

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 20: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

BAB IV

PENUTUP

A. KesimpulanDalam pengelolaan kearsipan di kelurahan Tembalang masih

menggunakan sistem manual sehingga belum terorganisir dengan

baik, meskipun begitu menurut mereka sudah cukup baik karena

tidak adanya staff yang ahli dalam bidang kearsipan ini di

Kelurahan Tembalang. Pengelompokkan yang didasarkan pada

klasifikasi subjek, menurut para staff Kelurahan Tembalang

membuat dokumen arsip mudah ditemukan.

B. Saran Agar arsip di Kelurahan Tembalang dapat dikelola dengan baik

dan mendapatkan manfaat yang lebih maka diperlukan pelatihan

dalam perancangan kearsipan misalnya melalui pelatihan kepada

staff yang bertanggung jawab dalam proses pengarsipan, agar

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 21: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalangpengetahuan mereka bertambah dan dapat mengelola arsip di kantor

mereka dengan baik sesuai dengan yang diharapkan.

Lampiran

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Page 22: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

GBR 1 : Foto bersama narasumber : bapak Ali (dok.

gbr 2 : lemari arsip surat keluar 1

Page 23: Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Jawa tengah

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang