BAB IPENDAHULUAN
1.1 Latar BelakangArsip merupakan pusat kegiatan dan alat
pengawasan yang diperlukan dalam rangka melaksanakan segala
kegiatan perkantoran. Oleh sebab itu tanpa adanya arsip, tidak
mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan catatan yang
begitu kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi
perkantoran.Banyak orang yang apabila mendengar istilah Arsip akan
timbul bayangan citra buruk tentang tumpukan kertas yang kumal,
penuh debu, ruangan yang kotor, serta banyak kertas yang
berserakan. Hal tersebut tidak hanya merugikan kedudukan petugas
arsip tetapi juga mengakibatkan citra terhadap pelaksanaan terhadap
pelaksanaan, pengelolaan arsip seolah-olah menjadi kurang baik dan
tidak berguna.Dimana penataan arsip tersebut ditata menurut
prosedur kearsipan yang sesuai dengan ruang lingkup perusahaan atau
menurut kebijakan perusahaan itu sendiri. Prosedur kearsipan
terdiri atas prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur
permulaan untuk surat-surat masuk meliputi kegiatan administrasi
pencatatan, pendistribusian dan pengolahan. Prosedur permulaan
untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat,
pencatatan dan pengiriman. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk
dan surat keluar adalah sama, yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan,
mengindeks, mengkode, menyortir dan menempatkan.1.2 Rumusan
MasalahDalam masalah ini akan dibahas beberapa masalah yaitu:1.Apa
pengertian dari prosedur kearsipan?2.Bagaimanakah prosedur
permulaan dalam arsip?3.Bagaimanakah langkah-langkah prosedur
pengolahan dalam arsip?4.Bagaimanakah langkah-langkah prosedur
penyimpanan dalam arsip?BAB IIPEMBAHASAN2.1 Pengertian Prosedur
KearsipanProsedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk
menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja
yang tetap yang telah ditentukan. Kearsipan berasal dari kata arsip
dalam bahasa Inggrisnya file, sedangkankearsipan disebut filing.
File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.Setiap
pekerjaan mempunyai urutan langkah-langkah untuk menyelesaikan
pekerjaan dari awal sampai selesai. Langkah-langkah tersebut
disebut prosedur kearsipan. Prosedur kearsipan terdiri atas
prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan
untuk surat-surat masuk meliputi kegiatan administrasi pencatatan,
pendistribusian dan pengolahan. Prosedur permulaan untuk surat
keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan dan
pengiriman. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar
adalah sama, yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan, mengindeks,
mengkode, menyortir dan menempatkan.Sebagaimana di ketahui di
Indonesia dewasa ini terdapat tiga cara pencatatan dan pengendalian
surat, yaitu dengan menggunakan perangkat Buku agenda (di kantor
kecil dan perusahaan swasta), kartu kendali (di departemen, bank)
dan takah/Tata Naskah (di Dept. Hankam, ABRI, Dephub). Buku agenda
beserta perangkatnya umumnya masih banyak dipergunakan diberbagai
kantor, terutama yang kecil dan perusahaan swasta.2.2 Prosedur
Permulaan2.2.1.Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Setiap
kantor tentunya mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi
jalannya surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini disebut
prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. Buku
AgendaHalaman-halaman buku agenda berisi kolom-kolom keterangan
atau data dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai
alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file, buku ini
memang sering dipergunakan sebagai referensi pertama dalam
pencarian surat, terutama pada petunjuk tanggal surat diterima atau
pada nomor surat. Hubungan erat antara buku agenda dengan file
penyimpanan surat disebabkan karena file penyimpanan surat masih
sering menggunakan sistem filling kronologis, yang juga merupakan
susunan dari catatan surat masuk pada buku agenda. Dengan menemukan
tanggal surat masuk atau nomor urut surat masuk, atau tanggal dan
nomor surat keluar maka surat yang disimpann dengan sistem
kronologis dapat ditemukan.Untuk mencari informasi mengenai suatu
surat dari Buku Agenda sedikit sulit dan lama, karena susunan
informasinya yang kronologis. Fungsi buku agenda sebagai alat
sebagai surat pengawasan surat masuk dan keluar jadi berjalan
kurang lancar. Artinya buku agenda tidak lebih hanya berfungsi
sebagai alat untuk membantu menyusun statistik jumlah surat masuk,
dan keluar per hari, per bulan atau per tahun.Untuk lebih
memaksimalkan fungsi buku agenda, pencatatan surat masuk dan surat
keluar dilakukan dengan menggunakan kartu atau formulir. Karena itu
prosedur buku agenda banyak ditinggalkan dan digantikan dengan
prosedur kartu kendali. Namun demikian, sampai saat ini masih
banyak instansi pemerintah, swasta yang keliru memilih sistem
pencatatan. Kebanyakan masih memilih sistem kronologis. Memang ada
yang cocok mempergunakan susunan kronologis, misalnya buku catatan
harian seperti buku tamu di resepsionis. Tetapi urutan ini tidak
akan banyak membantu bila dilakukan untuk mencatat urutan surat
masuk dan surat keluar, terutama dipandang dari keperluan menemukan
kembali arsip.Jika pemakai buku agenda hanya terbatas sebagai alat
kontrol, maka sistem penyimpanan haruslah mempergunakan
sistem-sistem penyimpanan yang standar seperti sistem abjad, sistem
nomor, sistem pokok soal, sistem wilayah dan sebagainya. Kecuali
sistem kronologis. Hal ini disebabkan karena susunan buku agendanya
sudah kronologis.
Contoh Gambar Agenda Surat Masuk
Contoh Gambar Agenda Surat Keluar
Ada 3 jenis format buku agenda yang dapat digunakan, yaitu :1.
Buku Agenda Tunggal : yaitu buku agenda yang memuat daftar surat
masuksekaligus surat keluar dalam suatu format.Format Buku Agenda
TunggalNo TglMKSuratDariKepadaIsi ringkas Ket
nomortgl
1.1/1/01M21/s/0130/12/2000CV Mawar-penawaran
2.1/1/01K1/ka/011/1/2001-PT Saktipermohonan
3.2/1/01M-1/1/2001Sdr. Hadi-Lamaran
2. Buku Agenda Berpasangan : yaitu buku agenda yang lembar kanan
untuk surat masuk dan sebelah kiri untuk surat keluar.Format Buku
Agenda Berpasangan/Kembar Surat MasukNo TglSuratDariIsi
ringkasKet
nomortgl
1.1/1/0121/s/0130/12/2000CV Mawarpenawaran
2.2/1/01-1/1/2001Sdr. Hadilamaran
3.4/1/013/r/013/1/2002PT RagaPenawan
3. Buku Agenda Kembar : yaitu dengan menyediakan 2 buku, satu
buku untuk surat masuk dan satu buku untuk surat keluar.
Format Buku Agenda Berpasangan/Kembar Surat KeluarNo
TglSuratKepadaIsi ringkas Ket
nomorTgl
1.1/1/011/ka/011/1/2001PT Saktipenawaran
2.3/1/012/ka/013/1/2001CV Mawarlamaran
Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan,
maka kita memerlukan Lembar Disposisi sebagai alat pengendalian
dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen. Lembar disposisi akan
beredar bersama dengan dokumen tersebut. Berikut ini adalah format
lembar disposisi :LEMBAR DISPOSISI
Indeks:Rahasia:Penting:Biasa:
Kode:Tanggal Penyelesaian:
Tanggal/nomor:Asal :Isi Ringkas :
Instruksi/Informasi:Diteruskan Kepada:1.2.3.
Sesudah digunakan harap segera kembaliKepada:Tanggal:
Kartu KendaliKartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat
surat-surat yang masuk/keluar yang tergolong surat penting dengan
ukuran 10 x 15 cm.Di samping berfungsi sebagai pencatat surat,
kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat
dan penemuan kembali arsip. Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga)
rangkap dan 3 (tiga) warna : putih, kuning, dan merah.a. Kartu
Kendali warna putih diletakkan pada Unit Pencatatan.b. Kartu
Kendali warna kuning diletakkan pada Unit Penataan/Pengolahan.c.
Kartu Kendali warna merah diletakkan pada Unit
Penataan/Pengolah.Yang dicatat dalam kartu kendali hanya surat
masuk atau keluar penting saja, sedangkan surat-surat biasa atau
rutin biasa dicatat dalam lembar pengantar surat biasa. Dalam hal
ini surat rahasia pun dicatat pula tersendiri dalam lembar
pengantar surat rahasia oleh petugas yang telah ditunjuk oleh
pimpinan kantor.Pada dasarnya sistem kartu kendali ini untuk
melaksanakan pengurusan dan pengendalian surat masuk atau surat
keluar terbagi dalam 5 kegiatan, yaitu:1. Penerimaan surat masuk
atau keluarSebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap
instansi bahwa semua surat masuk atau keluar dari instansi lain
diterima melalui satu pintu, yaitu Unit Kearsipan sehingga akan
lebih memudahkan untuk kontrole dan pengawasannya. Dalam
pelaksanaanya, kalu suatu unit kerja memerlukan kecepatan dan
memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke
instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan,
asalkan 2 (dua) kartu kendali tersebut diserahkan ke Unit
Kearsipan, sehingga dengan cara ini Unit Kearsipan, sehingga dengan
cara ini Unit Kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah
dilaksanakan.Tugas peneriamaan surat dalam setiap instansi adalah:
Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat
pengantarnya, serta membubuhi cap, tanggal pada sampul surat.
Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan berdasarkan tanda yang
terdapat pada sampul antara lain surat kilat, segera, pribadi,
salah alamat, surat rahasia, dsb. Menyerahkan surat tersebut ke
pencatat surat. Menerima surat keluar dari Instansi sendiri untuk
dikirimkan melalui pos atau kurir. Perlu pula menjadi perhatian
penerima surat, bahwa semua surat masuk atau keluar atau barang
cetakan lainnya yang diterima oleh petugas penerima surat harus
segera pula diteruskan ke pencatat dan tidak diperkenankan
tertumpuk di tempat penerima surat.2. Pencatatan surat masuk atau
surat keluar.a. Yang termasuk dalam kategori surat penting adalah:
Kalau surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan
kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat
diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya. Surat tersebut
mempunyai proses lanjutnya yang segera harus dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam
surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh Pimpinan
atau Unit Pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.
b. Mencatat surat penting masuk.Surat penting tersebut dicatat
dalam kartu kendali rangkap 3 (tiga), yaitu dengan mengisi
kolom-kolom seperti dibawah ini: Indeks Tanggal terima, nomor surat
dan kolom M diberi lingkaran berarti surat masuk, sedangkan kalau K
yang dilingkari berarti surat keluar Isi ringkas Lampiran Dari atau
kepada Tanggal, nomor surat Pengolah, paraf Catatan.
c. Mencatat surat penting keluar.Surat penting keluar dapat
dicatat di Unit Kearsipan, tetapi dapat pula pencatatan ini
dilakukan oleh Unit Pengolahan asalkan kartu kendali putih (I) dan
kartu kendali kuning (II) diserahkan ke Unit Kearsipan, sehingga
Unit Kearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di Unit
Pengolah.d. Proses pengurusan surat penting keluar adalah sbb:Tata
Usaha Unit Pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu dua kartu
kendali, yaitu kartu kendali putih (I) dan kuning (II) diteruskan
ke Unit Kearsipan untuk dikirimkan ke alamat instansi, sebagai
tujuan surat keluar tersebut.Setelah semua kolom-kolom dalam surat
kendali diisi, tanda (K) dilingkari. Tembusan surat beserta kartu
kendali merah (III) disimpan di Unit Pengolah. Proses selanjutnya
adalah: Surat beserta tembusannya dan dua kartu kendali (kuning dan
putih) diteruskan ke pencatat di Unit Kearsipan.pencatat memberikan
stempel instansi pada surat aslinya dan disiapkan sampulnya. Kartu
kendali putih (I) diteruskan ke pengarah untuk disimpan dan
berfungsi sebagai kartu control. Tindasan (tembusan) surat dicap
tanggal pengiriman surat beserta kartu kendali kuning (II) setelah
diparaf dikembalikan ke Unit Pengolah supaya diketahui, bahwa
suratnya telah diterima oleh Pencatat. Surat dimasukkan dalam
sampul surat dan diteruskan ke ekspedisi untuk dikirimkan ke
alamatnya.
3. Pengarah atau pengendalianSurat penting beserta 3 kartu
kendali diterima oleh pengarah (atasan Unit Kearsipan) untuk
mengontrol pengisian kartu kendali tersebut. Pengarah mengisi kolom
indeks, kode, dan kolom pengolah yang dikosongkan oleh pencatat,
karena pencatat tidak dapat menetukan dengan tepat kolom-kolom
tersebut. Kartu kendali putih (I) ditahan oleh Pengarah dan
berfungsi sebagai kartu control terhadap surat masuk tersebut.
Setelah itu surat beserta 2 kartu, yaitu kartu warna kuning (II)
dan merah muda (III) diteruskan ke Unit Pengolah, karu Kendali
putih disimpan dalam kotak kartu kendali oleh pengarah sebagai
kartu control. Nantinya kartu kendali putih (I) setelah satu tahun
dikumpulkan, dijilid dan fungsinya adalah sebagaimana buku agenda
dalam system lama.4. Penyampaian ke Unit Pengolah.Dengan disertai 2
kartu kendali, yaitu kartu kendali kuning (II) dan merah muda (III)
surat tersebut diteruskan ke Unit Pengolah (Unit Kerja).Di Unit
Pengolah surat diterima oleh petugas Tata Usaha dan kartu kendali
kuning dan merah muda diparaf, setelah itu kartu kendali kuning
dikembalikan ke piata arsip di Unit Kearsipan, sedangkan kartu
kendali merah melekat pada surat.5. Penyampaian atas Penata
arsipPenata arsip menerima kembali kartu kendali kuning yang telah
diparaf oleh Unit Pengolah dan disimpan alam kotak kartu
kendalisebagai bukti, bahwa surat tersebut berada di Unit
Pengolah.Setelah nantinya surat tersebut menurun nilai
penggunaannya oleh Unit Pengolah surat tersebut dinyatakan inaktif,
maka surat tersebut diserahkan ke Unit Kearsipan untuk dismpan
selanjutnya, maka kartu kendali merah muda dipertukarkan dengan
kartu kendali kuning.Fungsi Kartu Kendali:a. Sebagai alat
pengendali surat masuk/keluar.b. Sebagai alat pelacak lokasi
surat.c. Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam
proses.d. Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi.
Tata Naskah (takkah)Sama seperti dua prosedur sebelumnya,
prosedur tata naskah bertujuan untuk memudahkan penyajian,
pengolahan, pengawasan, dan pencarian kembali segi-segi tertentu
dari sesuatu persoalan yang dihimpun didalam takkah. Takkah adalah
suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun
data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu
persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.Takkah itu
adalah sebuah map-jepit (snelhecter-map) yang berisi surat untuk
diedarkan kepada pengolah-pengolah yang berwenang terhadap
pengolahan surat yang bersangkutan. Takkah ini beredar dari pejabat
ke pejabat lain sesuai keperluan, dan peredarannya dimonitor terus
menerus oleh Tata Usaha Takkah, sampai akhirnya persoalan suatu
surat selesai dan Takkahnya disimpan di Tata Usaha Takah menurut
system penyimpanan (filing system) tertentu yang dipilih. Umumnya
system penyimpanan Takah adalah system-subjek (system pokok-soal),
walaupun tidak tertutup kemungkinan penyimpanan berdasarkan system
lain, seperti system abjad (nama), system nomor, atau system
geografis. Buku EkspedisiBuku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda
bukti penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau
barang. Data yang dicatat disini lebih sedikit dari buku agenda,
yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat dan paraf penerima.
Setiap unit kerja biasanya mempunyai buku ekspedisi. Di dalam
prosedur kartu kendali fungsi buku ini digantikan oleh salah satu
lembar dari kartu kendali yang diterima oleh unit pengolah, dan
setelah diparaf dikembalikan kepada unit tata usaha. Buku ekspedisi
selain digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan diantar juga
berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan surat karena dilengkapi
dengan kolom tanda terima / tanda tangan penerima.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu :NOTANGGAL SURATDIKIRIM
KEPADANOMOR SURATNAMA PENERIMA
1. Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk
mencatat penyampaian atau pengiriman atau distribusi yang
disampaikan di dalam lingkungan organisasi atau perusahaan
sendiri.
CCContoh Gambar Buku Ekspedisi Intern2. Buku Ekspedisi Ekstern
adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian atau
pengiriman atau distribusi surat kepada pihak lain diluar
organisasi atau perusahaan.NOTANGGAL SURATDIKIRIM KEPADANOMOR
SURATPARAF DAN TANGGAL DITERIMA
CContoh Gambar Buku Ekspedisi Ekstern2.3Prosedur
Pengolahan2.3.1Prosedur Pengelolaan Surat Masuk.Prosedur
pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah
sebagai berikut: PenerimaanTugas penerimaan:a. Mengumpulkan dan
menghitung jumlah surat yang masuk,b. Meneliti ketepatan alamat si
pengirim surat,c. Menggolongkan surat sesuai dengan urgeni
penyelesaian,d. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa
surat telah diterima. PenyortiranPenyortiran dapat dilakukan
berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia.
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan
lebih lanjut. PencatatanSetelah surat dicatat distempel (cap) serta
memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus
diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.
Mengagendakan SuratMengagendakan surat adalah kegiatan mencatat
surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian).
Buku ini bisa disebut buku agenda masuk (daily mail record).
Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk
dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk. Pengarahan dan
PenerusanSurat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus
diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
Penyampaian SuratPenyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah
atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai
berikut:a. Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat
dalam buku ekspedisi intern.b.Menyampaikan surat terlebih dahulu
melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.c.Petugas
pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk
dicatat dalam buku pengarahan. Penyimpanan berkas atau arsip surat
masukPenyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan
oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang
berlaku untuk kantor tersebut. (Ating Tedjasutisna, dkk,
2000:167).2.3.2 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar.Prosedur
pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut: Pembuatan konsep suratDisusun
sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.
Pengetikan.Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan
memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah.
Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti hasil
pengetikan konsep hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net
Surat), setelah melalui koreksi kesalahan. Mengetik surat dalam
bentuk akhir.Konsep yang telah disetujui pimpina kemudian diketik
dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.
Penandatanganan.Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan,
atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani. Pencatatan.Dalam
pencatatan ini, kegiatan-kgiatan yang dilakukan yaitu sebagai
berikut:a) Net surat yang telah ditandatangani, dicap
disertaikelengkapan lainnya, seperti (lampiran dan amplop).b) surat
dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas
yang disebut verbalis.c) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam
buku verbal, kemudian surat tersebut siap untuk
dikirirm.2.4Prosedur Penyimpanan2.4.1Prosedur PenyimpananProsedur
penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan
sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam
penyimpanan yaitu, penyimpanan warkat yang belum selesai diproses
(file pending) dan penyimpanan warkat yang sudah diproses.
Penyimpanan Sementara (File Pending)File pending atau file tidak
lanjut (follow-up file) adalah file yang digunakan untuk
penyimpanan sementara sebelum suatu warkat diproses. File ini
terdiri dari map-map yang berisi label tanggal yang berlaku untuk
tiga bulan. Setiap bulan terdiri atas 31 map yang berisi tanggal,
yang meliputi 31 map bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan
berikutnya dan 31 map bulan berikutnya lagi. Warkat yang pending
hingga waktu tertentu dapat dimasukkan ke dalam map dibawaah bulan
dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah
warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File
pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip
yang dipergunakan. Penyimpanan Tetap (Permanent File)Umumnya
kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur penyimpanan warkat.
Pengalaman menunjukkan bahwa memenag banyak warkat hilang pada
prosedur permulaaan, sedang apabila sudah sampai ke prosedur
penyimpanan, kecepatan penemuan kembali arsip sangat ditentukan
oleh prosedur penyimpanan yang diterapkan.Untuk penyimpanan arsip
yang tidak terlalu banyak, seperti organisasi yang kecil atau arsip
pribadi, benar salahnya penerapan prosedur kearsipan tidak akan
terlalu kelihatan. Lain halnya untuk organisasi besar yang jumlah
arsipnya banyak dan masalah kearsipan ditangani oleh banyak orang
maka penerapan prosedur kearsipan akan sangat kelihatan manfaatnya.
Jika dirinci, maka langkah-langkah penyimpanan arsip meliputi
hal-hal seperti di bawah ini.a) Langkah pemeriksaanLangkah ini
merupakan langkah pemeriksaan penyimpanan warkat dengan cara
memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa
warkat tersebut memang sudah siap untuk disimpan. Bila belum ada
tanda siap disimpan atau tanda release disimpan, atau tanda release
mark, seperti yang umumnya digunakan kantor sebagai tanda siap
tidaknya warkat disimpan, maka warkat tersebut harus dikembalikan
pada unit pengolah atau pihak yang berwenang.b) Langkah
mengindeksMengindeks merupakan kegiatan menentukan pada nama apa,
atau subyek apa, atau kata tangkap apa surat akan disimpan.
Penentuan kata tangkap ini sesuai dengan sistem penyimpanan yang
digunakan. Pada kearsipan sistem subyek, maka surat atau
permasalahan pokok surat akan merupakan kata tangkap sebagai dasar
penyimpanannya. Sedangkan pada kearsipan sistem abjad, maka umumnya
kepala surat, yang merupakan pengiriman surat atau penandatangan
surat yang umumnya digunakan sebagai dasar dalam menentukan kata
tangkap warkat yang akan disimpan. PERATURAN MENGINDEKSPeraturan
mengindeks yang berjumlah 20 (dua puluh) ini dipergunakan secara
universal. Pada akhir dari tiap kelompok diberikan dua latihan.
Latihan pertama merupakan praktek di dalam cara mempergunakan
peraturan-peraturan yang disajikan pada kelompok bersangkutan.
Latihan kedua merupakan praktek dari semua peraturan yang sudah
disajikan.Peraturan 1: Nama-OrangNama-orang diindeks menjadi urutan
sebagai berikut, yaitu: nama-belakang, nama-depan, dan nama-tengah.
UNTUK NAMA Cina dan Korea urutannya tetap, karena nama-keluarga
mereka terletak di depan.
NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3
Benny TengkerTengker Benny10
Adnan Buyung NasutionNasutionAdnanBuyung6
SoehartoSoeharto8
Mista Bin IdrisIdrisMistaBin2
I Ketut SuradjajaSuradjajaIKetut9
Peraturan 2: MengabjadMengabjad adalah menyusun kata-kata dan
nama yang sudah diindeks menurut urutan abjad Latin, dengan cara
membandingkan unit pertama masing-masing, huruf demi huruf.
Bilamana unit pertama sama, maka yang dibandingkan adalah unit
kedua masing-masing, huruf demi huruf. Jika unit kedua juga sama,
maka yang dibandingkan adalah unit ketiga, dan
seterusnya.NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3
Rio Khormein AmsyahAmsyahRioKhormein3
Ira Farida HutaurukHutaurukIraFarida4
Peraturan 3: Nama-TunggalNama-tunggal di dalam urutan abjad
mendahului nama-tunggal lain yang sama yang mempunyai singkatan.
Singkatan mendahului kepanjangannya. Nama-tunggal yang pendek
mendahului nama-tunggal yang lebih panjang. Peraturan ini lebih
dikenal dengan sebutan tidak ada mendahului ada.NamaIndeksUrutan
Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3
SoehartoSoeharto1
S. SoehartoSoehartoS.2
SoehartonoSoehartono4
Peraturan 4: Awalan Nama-KeluargaAwalan nama-keluarga dalam
indeks tidak terpisah dari nama-keluarganya, sebagai unit pertama.
Awalan tersebut adalah d1, De, de, Da, Del, Mc, Mac, dan lain-lain.
Awalan M, Mc diindeks sebagai Mac, dan St. diindeks menjadi
Saint.
NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3
Bartje Van HoutenVan HoutenBartje5
V.B. Da CostaDa CostaV. B.1
Johny DakostaDakostaJohny2
John Mc EnroeMac EnroeJohn3
George St. JohnSaint JohnGeorge4
PRAKTEK MENGINDEKSUntuk membiasakan diri mengindeks nama-nama
sesuai dengan Peraturan Mengindeks, maka setiap kali kita selesai
mempelajari 4 (empat) peraturan, kita mengerjakan latihan-latihan
sebagai bagian dari kegiatan Praktek Mengindeks.Para Pemakai buku
ini diharapkan dapat mengerjakan praktek-praktek tersebut dengan
menyediakan perlengkapan yang disebutkan dibawah ini serta
mengikuti petunjuk berikut:1. Buatlah sebuah kotak dari karton kue
dengan ukuran panjang 5 cm, lebar 12,7 cm, dan tinggi 5 cm. 2.
Buatlah penyekat yang berfungsi juga sebagai penunjuk (guide) dari
bahan karton coklat ukuran 12,5 cm x 9 cm sejumlah 26 lembar.
Karton-karton ini diperlukan untuk 2 set penunjuk abjad dari huruf
A sampai dengan Z.3. Sediakan kira-kira 100lembar kertas HVS polos
berukuran 7,5 cm x 12,5 cm. kertas ini akan digunakan sebagai kartu
indeks, yaitu tempat dari nama-nama yang sudah diindeks dituliskan,
dengan satu nama menempati satu kartu masing-masing.4. Berikut ini
adalah contoh gambar kartu indeks yang sudah disimpan (disusun) di
dalam kotak file di belakang penunjuk (guide) masing-masing
abjad.Peraturan 5: Nama-PerusahaanIndeks dari nama-perusahaan yang
bukan berasal dari nama-orang atau kalaupun berasal dari nama-orang
tetapi tidak-lengkap dituliskan seperti urutan semula. Nama-orang
tidak lengkap terdiri dari satu unit. Jenis (bentuk) usaha yang
terdiri dari kata ganda atau majemuk (lihat Peraturan 11) diindeks
sebagai 1 (satu) unit, misalnya Toko Buku, Perseroan Terbatas,
Beauty Salon, dan lain-lain.
NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3
Toko Waringin KencanaWaringin KencanaToko6
Curtis Secretarial SchoolCurtisSecretarial School1
Dian ElectronicDianElectronic2
Hotel Indonesia InternationalIndonesiaInternationalHotel3
Peraturan 6: Nama-Perusahaan Berasal dari
Nama-Orang-LengkapIndeks dari nama-perusahaan yang berasal dari
nama-orang-lengkap dituliskan dengan urutan seperti pada Peraturan
1, yaitu dengan urutan nama-belakang, nama-depan, dan nama-tengah
(bilamana ada). Nama-orang-lengkap terdiri lebih dari satu
unit.NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3Unit 4
Dasaad Musin ConcernMusinDasaadConcern4
John Drew Lumber CompanyDrewJohnLumberCompany2
P.T. Miller CorporationMillerP.T.Corporation3
Adnan Buyung Nasution & Ass.NasutionAdnanBuyung
(&)Associates5
Peraturan 7: Kata Sandang TheKata sandang the di dalam indeks
ditulis di dalam tanda kurung, tetapi waktu mengabjad diabaikan.
The yang terletak di depan, pada indeks diletakkan di belakang di
dalam tanda kurung. The yang terletak di tengah, pada indeks
diletakkan pada unit sebelumnya di dalam tanda
kurung.NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3
The New International TheaterNewInternationalTheater (The)2
Andrew the BakerAndrew (the)Baker1
Peraturan 8: nama dengan Tanda HubungKata-kata atau nama-nama
yang disatukan dengan tanda hubung dianggap sebagai satu unit, dan
indeksnya menjadi satu unit. Untuk nama-orang-lengkap yang
mengandung tanda hubung diindeks seperti Peraturan 1, yaitu
dibalik.
NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3
Marietje Tengker-RombotTengker-RombotMarietje4
Bus-Truck RentalsBus-TruckRentals1
John Lee-BarryLee-BarryJohn2
The John Lee-Barry CompanyLee-BarryJohnCompany (the)3
Peraturan 9: SingkatanSingkatan nama diabjad sesuai dengan
kepanjangannya, semuanya dituliskan dalam satu unit. Huruf-huruf
yang bukan singkatan diindeks dalam bentuk huruf-huruf yang berdiri
sendiri-sendiri sebagai unit.NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3Unit 4Unit 5
Toko Buku ABCABCToko Buku1
ASEANASEAN2
St. George HotelSaint GeorgeHotel4
RRIRRI3
Peraturan 10: Bentuk Usaha dan Kata SambungBentuk usaha atau
yang dapat disamakan sebagai bentuk usaha diindeks sebagai sebagai
unit dengan menempatkan di belakang dan dapat disingkat
penulisannya. Bentuk usaha yang terdiri dari kata ganda diindeks
sebagai satu unit. Perlu diingat bahwa prinsip indeks adalah bagian
nama yang sebenarnya selalu diletakkan di depan, sebab nama inilah
yang dijadikan dasar urutan abjad. Kata sambung seperti: dan, and,
&, for, dalam, dan sebagainya, di dalam indeks tetap ditulikan,
tetapi diabaikan pada waktu mengabjad, ditempatkan di belakang unit
bersangkutan di dalam tanda kurung.NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3Unit 4
Harris Co. Ltd.HarrisCompanyLimited2
Toko Buku Gunung AgungGunung AgungToko Buku1
Lapangan Terbang Halim
PerdanakusumaPerdanakusumaHalimLapangan4
Macleod & Co., IncMacleod (&)CoInc3
Peraturan 11: Kata MajemukDalam bahasa Inggris ada kata yang
boleh ditulis satu kata dan ada yang dapat ditulis dengan dua kata.
Hal ini tidak terdapat pada bahasa Indonesia. Misalnya airport
dapat ditulis juga sebagai air port, tetapi lapangan terbang tidak
mungkin ditulis menjadi satu lapanganterbang. Di dalam indeks
kata-kata bahasa Inggris yang dapat bahasa Inggris yang dapat
ditulis sebagai satu atau dua kata dipandang sebagai satu unit.
Demikian pula kata majemuk dalam bahasa Indonesia, di dalam indeks
dijadikan satu unit.NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3
Inter State Bus Co.Inter StateBusCompany1
Northeast High SchoolNortheastHigh School2
North East Weaving MillsNorth EastWeavingMills3
PT Sayur MayurSayur MayurPerseroan Terbatas4
Peraturan 12: Nama Tempat yang GandaNama tempat yang ganda
diindeks sebagai satu unit tanpa memperhatikan apakah nama tersebut
bahasa Indonesia atau bahasa lain (asing).
NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3
The New York Times Corp.New YorkTimesCorporation (the)3
Kebayoran Baru innKebayoran BaruInn1
Toko Mas Ujung PandangUjung PandangToko Mas4
Kuala Lumpur BankKuala LumpurBank2
Peraturan 13: Gelar dan PangkatGelar dan pangkat dokelompokkan
menjadi empat kelompok, yaitu kesarjanaan, kebangsawanan,
keagamaan, dan kepangkatan. Di dalam indeks, gelar dan pangkat
adalah bukan unit dan dituliskan dalam tanda kurung di belakang
unit terakhir. Kalau namanya adalah nama lengkapa maka dalam indeks
nama tersebut dibalik, sedangkan nama tunggal adalah tetap. Istilah
senioritas seperti Jr., Sr., I, II, III, dan lain-lain adalah unit
dan dalam indeks ditempatkan dalam tanda kurung sebagai unit
terakhir.NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3
Prof. Dr. Emil SalimSalimEmil (Prof. Dr.)5
Prof. Dr. SoebrotoSoebroto (Prof. Dr.)7
Lady Diana SpencerSpencerDiana (Lady)8
K.H. Munir AbisujakAbisujakMunir (K.H.)1
Pastor IgnatiusIgnatius (Pastor)3
Let. Jen. Purn. Ali SadikinSadikinAli (Let. Jen. Purn.)4
Kopral DjonoDjono (Kopral)2
John Smith, Jr.SmithJohn(Jr.)6
Peraturan 14: KepunyaanTanda Kepunyaan dalam bahas Inggris
ditandaidengan apostrof dan huruf s, sedang kata yang berakhiran
huruf s cukup ditandai dengan apostrof saja. Tanda apostrof dan s
ini did ala indeks tetap dicantumkan, tetapi di dalam mengabjad
tidak diperhitungkan (diabaikan).
NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3
Myers Oxygen ServiceMyersOxygen Service1
Thomas B. MyerMyerThomasB.2
Myers Paint StoreMyersPaint Store3
Henry MyersonMyersonHenry4
Peraturan 15: Badan Pemerintah Pusat dan KepanitiaanBadan
Pemerintah Pusat, seperti departemen, lembaga nondepartemen, dan
lembaga-lembaga tinggi Negara diindeks melalui nama-negara, diikuti
nama-instansi dari yang lebih tinggi sampai yang lebih rendah
(misalnya nama-departemen, diikuti nama-direktorat jenderal,
kemudian nama-biro bilamana ada). Jenis pemerintahan dan tingkat
instansi seperti kata-kata departemen, ministry, ditjen, biro, dan
sebagainya ditempatkan dalam tanda kurung sebagai bukan unit. Untuk
nama-pemerintah-federal Amerika Serikat, sebagai unit ketiga adalah
kata government. Nama-nama kepanitiaan (comitee, dan sebagainya)
diindeks sesuai nama kepanitiaan dengan unit-unit sesuai peraturan
mengindeks yang ada.NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3Unit 4Unit 5
Panitia Hari Sumpah PemudaPanitiaHariSunpahPemuda5
Committee for World TravelCommittee (for)WorldTravel1
Departement Dalam Negeri RI Ditjen PUODIndonesia (Rep.)Dalam
Negeri (Dep)PUOD (Ditjen)2
US Dept. of Commerce Bureau of CensusUSGovernmentCommerce (Dept.
of)Census (Bureau of)7
MPR RIIndonesia (Rep.)MPR3
Kingdom of Sweden Ministry of DefenceSweden (Kingdom of)Defence
(Ministry of)6
LIPIIndonesia (Rep.)LIPI4
Peraturan 16: Badan Pemerintahan Daerah dan Perguruan TinggiNama
Badan Pemerintah Daerah diindeks menurut nama-daerah, diikuti
tingkat daerah bersangkutan, kemudian seterusnya nama-nama-instansi
dari yang tinggi ke yang lebih rendah, dengan masing-masing
tingkat-instansi ditempatkan dalam tanda kurung di belakang
nama-instansi masing-masing. Kata-kata yang di dalam tanda kurung
adalah bukan unit dan di dalam mengabjad diabaikan. Jenis perguruan
tinggi di belakang dari namanya di dalam indeks.NamaIndeksUrutan
Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3Unit4
Kanwil Dep. Penerangan Provinsi KalbarKalimantan
BaratProvinsiPenerangan (Kanwil Dep.)4
Dinas Pertanian Kab. Karawang, Jawa
BaratKarawangKabupatenPertanian (Dinas)5
STIMSekolah STIM10
STIE PerbanasPerbanas STIE9
Peraturan 17: AngkaAngka yang terdapat pada nama diindeks dalam
bentuk huruf sesuai bahasa dari nama bersangkutan , dan dianggap
sebagai satu unit. Angka bahasa Inggris di atas 1.000, seperti
1.205 diindeks sebagai twelve hundred five bukan one thousand two
hundred five.NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3
69 ClubSixtynineClub5
PT 3M-IndonesiaTigaM-Indonesia (3) Perseroan Terbatas(4)6
Restoran 99Sembilan puluh sembilanRestoran2
Peraturan 18: Nama-nama yang SamaApabila nama-nama yang akan
diabjad sama, tetapi alamatnya berbeda-beda, maka nama-nama
tersebut diabjad menurut nama-kota. Nama-provinsi atau
Negara-bagian hanya dicantumkan bilamana terdapat dua nama-kota
yang bersamaan. Bilamana berada pada kota yang sama, maka diabjad
melalui nama-jalan. Bilamana nama-jalan juga sama, maka diabjad
melalui nomor dengan nomor kecil mendahului nomor yang lebih
besar.NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3Unit 4
Kentucky Fried Chicken Jalan Melawai JakartaKentuckyFried
Chicken
JakartaJalan Melawai5
Kentucky Fried ChickenJalan Hayam Wuruk 76 JakartaKentuckyFried
Chicken
JakartaJalan Hayam Wuruk 764
Peraturan 19: Nama Bank dan Nama SekolahNama-bank pertama-tama
diindeks menurut nama-kota, kemudian bagian dari nama-kota bilamana
ada, kedudukan bank dalam tanda kurung, dilajutkan dengan
nama-bank, diikuti kata bank. Provinsi atau Negara bagian dalam
tanda kurung di belakang unit terakhir. Nama-sekolah diindeks pada
nama-kota diikuti nama-sekolah dan nomor.di dalam mengabjad, nomor
kecil mendahului nomor besar.NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3Unit 4Unit 5
Bank BDN Cabang Jakarta ThamrinJakartaThamrin (Cabang)BDN
Bank3
First National Bank Miami, FloridaMiamiFirstNationalBank
(Florida)6
PT Bank Central Asia Cabang Jakarta PecenonganJakartaPecenongan
(Cabang)Central AsiaBankPT1
SMA 3 PontianakPontianakSMA35
Peraturan 20: Gelar Nyonya (Ny./Mrs.)Indeks nama wanita yang
mengandung gelar nyonya (Ny./Mrs.) tergantung kepada model nama
bersangkutan, misalnya mengandung tanda hubung. Indeksnya adalah
menurut peraturan mengindeks nama-orang yang sesuai, dan gelar
nyonya ditempatkan di belakang unit terakhir di dalam tanda kurung
yang di dalam abjad diabaikan. Model nama wanita yang sudah menikah
di Barat ada 2 (dua), yang tersusun sebagai berikut: 1. Gelar Ny.
(Mrs.), nama-depan wanita, nama-tengah wanita, nama-belakang pria;
2. Gelar Ny. (Mrs.), nama-depan wanita, nama-belakang wanita, tanda
hubung (hypen), nama-belakang pria. Misalnya wanita Susan Ann Smith
menikah dengan John George Adam. Kemungkinan nama wanita yang sudah
menikah tersebut adalah: 1. Mrs. Susan Ann Adam; 2. Mrs. Susan
Smith Adam.NamaIndeksUrutan Abjad
Unit 1Unit 2Unit 3
Ny.Nelly Agam MunirMunirNellyAgam (Ny.)2
Mrs. Robert C. Egan (Helen Ann)Egan (Robert C.)HelenAnn
(Mrs.)1
Dr. Ny. Ida SukamanSukaman Ida (dr. Ny.)4
Apabila warkat diminta memulai beberapa kata tangkap, maka
warkat tersebut disimpan menurut kata tangkap utama, sedang kata
tangkap yang lain perlu dibuatkan kartu penunjuk silang
(cross-refrence).Kartu Tunjuk Silang adalah suatu petunjuk yang
terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan
tempat (map) dari suatu dokumen atau arsip yang dicari pada tempat
yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dari lembaran
formulir berukuran setengah folio, merupakan bentuk formulir isian
yang sudah terstensil khusus, atau lembar kosong. Penunjuk silang
ini dapat disimpan bersama dengan penunjuk silang yang lain
bercampur jadi satu dengan urutan abjad di dalam map dengan label
penunjuk silang yang disimpan dibagian belakang laci filling
kabinet. Lembar penunjuk silang juga bisa dibuat dalam bentuk kartu
dengan ukuran 12,5cm x 7,5cm.. kartu ini disimpan dalam kotak
khusus penunjuk silang dengan susunan abjad (alfabetis). Contoh
Gambar Kartu Tunjuk Silang (KTS)c) Memberi tandaLangkah ini disebut
juga dengan pengkodean/memberi kode. Yaitu kegiatan memberi tanda
garis atau lingkaran dengan warna menyolok pada kata tangkap yang
sudah ditentukan pada langkah mengindeks. Tanda yang dicantumkan
juga merupakan nomor unit dari kata tangkap sebagai dasar dalam
pengurutan warkat dalam penempatannya.Bilamana kata tangkap akan
harus ditambahkan, maka kata tangkap ini akan dituliskan dengan
warna lain agar jelas. Dengan adanya tanda atau kode ini maka
surat/warkat akan lebih mudah disortir.d) Langkah
menyortirMenyortir adalah mengelompokkan surat atau warkat untuk
persiapan langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan
khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak sehingga memudahkan
penyimpanan. Tanpa pengelompokkan ini petugas tentu akan
bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penempatan dokumen pada
almari arsip. Untuk sistem abjad, pengelompokkan dalam sortir
dilakukan menurut abjad pengiriman atau penanda tangan surat, untuk
sistem wilayah dikelompokkan berdasarkan wilayah/nama tempat
tertentu.
e) Langkah menyimpan Langkah terakhir dari proses penyimpanan
arsip adalah penyimpanan itu sendiri. Yaitu kegiatan menempatkan
warkat sesuai dengan sistem dan peralatan yang dipergunakan. Ada
empat sistem standard yang sering dipilih sebagai sistem
penyimpanan arsip, yaitu sistem abjad, sistem subyek, sistem
gegraphis dan sistem numerik.Sistem penyimpanan akan menjadi
efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan, perlengkapann
yang memadai dan sesuai. Penyimpanan arsip yang lebih gampang
dilaksanakan adalah dengan menggunakan almari arsip dan map-map
didalam laci yang gampang digeser. Kebanyakan almari arsip saat ini
menggunakan map gantung (hanging folder), sehingga tidak lagi
memerlukan sekat (guide). Label penunjuk cukup dijepitkan pada map
sebagai pengganti sekat lembaran yang biasa digunakan pada susunan
map letak.Ada juga yang menempatkan surat pada map dalam dan
map-map dalam ini dimasukkan dalam map gantung. Disini map gantung
berfungsi sebagai kantong, misalnya dengan label A. Sedangkan
masing-masing map dalam diberi label individu, misalnya adiguna,
Penelitian dan Astra, Penelitian dan seterusnya.Untuk memudahkan
penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam
bentuk pertinggal dari surat keluar, maka pada penyimpanan modern,
surat masuk dan surat keluar dari dan untuk koresponden disimpan
jadi satu dalam map yang sama dengan letak yang berdampingan.
Bahkan ada yang menyatukan antar surat keluar dengan surat masuk
dengan penjepit kertas (paper-clip). Dengan disimpan bersama
menjadi satu dengan harapan sampai kapanpun, dan dipindah
kemanapun, surat masuk dan surat keluar (balasan) akan tetap
berdampingan dan jika salah satu dibutuhkan yang satunya lagi juga
akan mudah ditemukan pada tempat yang sama.BAB IIIPENUTUP3.1
KesimpulanProsedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk
menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja
yang tetap yang telah ditentukan. Kearsipan berasal dari kata arsip
dalam bahasa Inggrisnya file, sedangkankearsipan disebut filing.
File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.Setiap
pekerjaan mempunyai urutan langkah-langkah untuk menyelesaikan
pekerjaan dari awal sampai selesai. Langkah-langkah tersebut
disebut prosedur kearsipan. Prosedur kearsipan terdiri atas
prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan
untuk surat-surat masuk meliputi kegiatan administrasi pencatatan,
pendistribusian dan pengolahan. Prosedur permulaan untuk surat
keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan dan
pengiriman. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar
adalah sama, yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan, mengindeks,
mengkode, menyortir dan menempatkan.3.2 SaranUntuk mempermudah
dalam proses kepengurusan arsip sebaiknya ada pegawai khusus yang
secara langsung menangani masalah kearsipan yaitu arsiparis.
Sebagai arsiparis harus menggunakan langkah-langkah prosedur
kearsipan dengan baik, yaitu dalam prosedur permulaan dan prosedur
penyimpanan agar proses pengarsipan berjalan dengan baik dan
benar.
DAFTAR PUSTAKASaputra,I Nyoman. 2009. Buku Ajar Manajemen
Kearsipan. Malang: Universitas Negeri Malang, Fakultas Ekonomi,
Jurusan ManajemenAbubakar, A. Hadi. 1985. Pola Kearsipan Modern
Sistem Kartu Kendali. Jakarta : Penerbit DjambatanWidjaja, A.W.
1986. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Penerbit CV. RajawaliEndang
R, Sri, dkk . 2009. Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan.
Jakarta : Penerbit ErlanggaAmsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen
Kearsipan. Jakarta : Penerbit PT Gramedia Pustaka
Utamahttp://adytsa.blogspot.com/2011/06/makalah-kearsipan.htmlhttp://sreewahyunii.blogspot.com/http://evanurafivah14.blogspot.com/2012/11/prosedur-pengelolaan-surat-masuk-dan.html
6