Lug2009 Email Management

November 6, 2009© 2009 ilionx bv

Daadkracht in vooruitgang

E-mail Management in Domino environments

Punten om niet te vergeten m.b.t. mail management

Sander [email protected]

Martijn de [email protected]


Even voorstellen... Sander Zwart

■ Wie ben ik?■ Sinds 1996 actief IBM Lotus Consultant■ Advanced Certified IBM Lotus Notes & Domino

System Administrator■ 2005: Consultant voor ilionx■ Migratie trajecten voor o.a ABN-Amro, Fortis, PwC, Vopak■ Diverse Domino 8.5 migraties■ Infrastructuur advies met behulp van Quick Scan

■ Blog: http://www.socialsoftwareblog.nl■ Twitter: twitter.com/sanderzwart

http://www.socialsoftwareblog.nl/


Even voorstellen... Martijn de Jong

■ Wie ben ik?■ Ir. Elektrotechniek, afgestudeerd aan de TU Delft■ Psychologie & Ergonomie aan de universiteit van

Stellenbosch, Zuid-Afrika■ Advanced Certified IBM Lotus Notes & Domino 8 Application Developer

& System Administrator en een Certified Lotus Instructor■ 2000: Lotus Notes trainer voor IBM■ 2002: Begonnen met Domino applicatie ontwikkeling, maar gestart met een Domino

System Administration job■ 2004: Lotus Notes Consultant voor ilionx■ 2006: Applicatie ontwikkelaar voor het ABN AMRO Bank Messaging & Groupware

Architecture Team■ 2009: Spreker op Lotusphere met als onderwerp “10 Things to Consider when

Developing & Deploying Applications in Large Scale Environments

■ Blog: http://www.socialsoftwareblog.nl■ Twitter: twitter.com/martdj

http://www.socialsoftwareblog.nl/


Agenda

Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management:

1 Uniformiteit

2 Optimalisatie

3 Mailtemplate management

4 Archivering


Uniformiteit

Uniformiteit van je omgeving bereik je via:

■ Standaarden

■ Policies

■ Procedures


Waarom Standaarden

■ Minder calls naar de helpdesk

■ Betere stabiliteit van je omgeving

■ Zodat iedereen weet wat hij/zij moet doen


Welke Standaarden

■ ACL■ Staan alle standaard groepen in de ACL en met de juiste rechten?■ Hebben -Default- en Anonymous* niet teveel rechten?■ Is de gebruiker editor of manager op zijn/haar mailfile?* Als Anonymous niet bestaat in de ACL, heeft Anonymous de rechten van -Default- t/m Reader niveau

■ Mailfile Quota

■ Database Properties

■ Replication Settings

■ Calendar Profile


Policies

■ Mail policies■ Om ervoor te zorgen dat gebruikers zo min mogelijk instellingen zelf

hoeven te doen■ Om uniformiteit af te dwingen■ Om het gebruikersgemak te vergroten

■ Desktop policies■ Ook in de dekstop policies staan mail gerelateerde settings

■ Registratie policies■ Voor consistente registratie van gebruikers


Waarom Procedures

■ Compliancy

■ Operationele behoefte

■ Risicobeheersing

■ Voortschrijdende ontwikkeling


Uniformiteit binnen ABN AMRO

■ Mailfile Information Store

Demo


Uniformiteit binnen ABN AMRO (2)


Uniformiteit binnen ABN AMRO (3)

Tooling: Mailfile Tooling detecteert de afwijkingen en corrigeert


Agenda


1 Uniformiteit

2 Optimalisatie


4 Archivering


Optimalisatie

Beperk de grootte van je mailfiles■ Quota■ LZ1 attachment compression■ Design note compression■ Document Data Compression■ DAOS■ Archivering

■ Beperken van Simple Search


DAOS

■ Mail routing zonder DAOS

3mb 3x 3mb


DAOS

■ Mail routing met DAOS

3mb 3mb


●DAOS Estimator tool

■ Besparingen op individuele databases■ Totale besparing op Domino omgeving


Agenda


1 Uniformiteit

2 Optimalisatie


4 Archivering


Mailtemplate Management

Hou je mail templates gesynchroniseerd met je Notes clients■ Vanaf Notes/Domino 6.5 via een Desktop Policy:

■ Daarvoor via custom oplossingen...


Mailtemplate Management in ABN AMRO

■ Mailfile Upgrade Tool

■ Doet veelal hetzelfde als wat via de Desktop policy mogelijk is

■ Maar werkt ook op oudere client versies (pre-6)

■ Gebruiker kiest of zijn/haar mailfile een nieuw template moet krijgen

■ Administrator kan overrulen


Agenda


1 Uniformiteit

2 Optimalisatie


4 Archivering


●Archivering

■ Domino gebaseerd archiveren■ Mogelijk op basis van policies■ Gebruiker zoekt door meerdere mailbestanden

■ Op basis van IBM Content Collector■ Data opslag in Filenet of Commonstore■ Complex

■ Third party domino archivering■ Archief opslag in Domino■ Zoeken door archief vanuit mailfile


Archivering bij ABN AMRO

Domino based archiving

■ Archiving policy bepaalt hoe snel wordt gearchiveerd

■ Domino Web applicatie geeft advies over de beste archiveringsperiode voor jou en de mogelijkheid om die periode in te stellen


Conclusie

■ Het loont om je mail omgeving te optimaliseren

■ Als je het nog niet gedaan hebt, begin dan met het definiëren van standaarden. Leiddaar je procedures en policies uit af

■ Compressie en DAOS schelen niet alleen diskruimte, ze verbeteren ook je server performance

■ Idem voor archivering

■ Bij grotere aantallen gebruikers kan het lonen om je mail management te automatiseren


Vragen?

Meer info:Sander Zwart / Martijn de JongTel. 030 – 686 69 20Mail [email protected] / [email protected] http://ics.ilionx.com / http://www.socialsoftwareblog.nl

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://ics.ilionx.com/

http://ics.ilionx.com/


Lug2009 Email Management

Technology

ilionx bvnovember

email management

domino applicatie ontwikkeling

mogelijkheid om

lotus notes trainer

rechten van default

vopak diverse domino

periodein te stellen