Largo Camino de La Archivística_mendo Carmona

Concepcin MENDO CARMONA, El largo camino de la Archivstica: de prctica a ciencia, "SIGNO. Revista de Historia de la Cultura Escrita" 2 (1995) Universidad de Alcal de Henares, pp. 113-132.

EL LARGO CAMINO DE LA ARCHIVSTICA: DE PRCTICA A CIENCIA

Concepcin Mendo Carmena Universidad Complutense - Madrid

... / 'archivstica sema dubbio una dele discipline pi antiche, la quale era invero una disciplina giuridica, che poi si risolse in una tcnica, che pero, per il fatto di impostare e risolvere i sui problemi nel quadro del rapporto documentazione-storia anche una disciplina storicistica. In questa enunciazione che sintetizza la storia della archivistica, resa anche in modo evidente la lunga strada percorsa dall 'istituto archivio attraverso i tempi.'

Antes de analizar el actual concepto de archivstica es conveniente exponer brevemente su evolucin histrica, sealando los perodos ms significativos y las caractersticas de cada uno de ellos. Slo as se puede entender cmo se concibe hoy esta ciencia, que tiene por objeto la organizacin de fondos documentales de cualquier poca y condicin, y dnde est el origen de sus principios bsicos.

1. EVOLUCIN HISTRICA

1.1. Introduccin

Los archivos son la memoria de las instituciones y de las personas y existen desde el momento en que el hombre decidi fijar por escrito sus relaciones como ser social. Pero si los archivos tienen una existencia clara y lejana en el tiempo, la archivstica, cmo hoy la conocemos, se ha acuado a partir del siglo XIX. Aunque

L. SANDRI, La storia degli archivi, "Archivum" XVIII (1968) p. 113.

114 CONCEPCIN MENDO, EL LARGO CAMINO ...

comenz como una disciplina emprica para el arreglo de los archivos, ha desarrollado un cuerpo doctrinal que la ha elevado a la categora de ciencia.^

Las teoras sobre las tcnicas que comprende la archivstica comenzaron a ser significativas a partir de la segunda mitad del siglo XVIII, si bien hay que hablar de ella, en sentido estricto, desde la segunda mitad del siglo XIX.

Elio Lodolini considera que en sus inicios se trataba de una Diplomtica prctica que pona el acento ms sobre el documento que sobre el archivo, ms sobre cada documento individualizado que sobre el conjunto de los documentos.^ Incluso las primeras doctrinas archivsticas se encuentran recogidas en obras de diplomatis-tas,"

La independencia total de la Archivstica lleg cuando se llev a la prctica la teora de que los documentos han de organizarse de acuerdo con la estructura de la institucin de donde provienen. Este principio, denominado de procedencia, que concibe el archivo como un conjunto orgnico de documentos, se considera la base de la disciplina archivstica, porque le dio naturaleza de ciencia al establecer un principio general a partir del cual se produjo su desarrollo terico.' Pero antes de su formula-cin como disciplina basada en este principio fundamental, la archivstica existi como una prctica de sistematizacin y conservacin de los fondos documentales, desde el mismo momento en que los archivos fueron considerados por el hombre como depsitos de testimonios escritos y la base de su derecho. Se hablar, por ello, de una

^ Vanse al respecto las consideraciones que hizo Arl ARAD en su ponencia presentada al Congreso Internacional de Archivos celebrado en Londres en 1980. En ella expuso las bases sobre las que debe cimentarse la ciencia archivstica: normalizacin terminolgica, establecimiento de una teora universal aplicable a cualquier archivo, en cualquier poca y lugar. Estos principios estn siendo impulsados por el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA). De su lectura se desprende que la archivstica era, en la fecha del Congreso, una ciencia en formacin; cfr. A. ARAD, The International Council on Archives and the Archival methodology, "Archivum" XXIX (1982) pp. 182-86. Hoy da se han alcanzado estos objetivos, adems de haberse asentado principios universales aplicables en archivos de toda poca y condicin.

^ Gli archivisti del Settecento si rifacevano ancora al documento singularmente considerato; mancava a essi I'idea di complesso, di globalit, di totalit del documenti legati da un vincolo, che costituisce la condizione stessa per I 'esistenza di un archivio; tomado de Lineamenti di storia dell 'archivstica italiana. Dalle origini alia meta del seclo XX, Roma 1991, p. 86.

* Seala E. LODOLINI, ob. cit., p. 87, a autores como E. MAFFEI, quien en su Istoria diplomtica, che served'introduzione all'arte critica in tal materia..., publicada en Mantua en 1727, dedicaba algunas pginas a los archivos; asimismo, A. FUMAGALLI en Delle istituzioni diplomatiche, publicado en Miln en 1802, el captulo VIII, del libro III, trataba ntegramente de la scienza archivstica.

' Vase E. POSNER, Some aspects of Archival Development since the French Revolution, "The American Archivist" 3 (1940) pp. 159-172. Reed. en A Modern Archives Reader: Basic Readings on Archival Theory and Practlce, ed. por Maygene F. Daniels y Timothy Walchs, Washignton, D.C., National Archives Trust Fund. Board-U.S. General Administration 1984, pp. 3-14; J.R. CRUZ MUNDET, Evolucin histrica de la Archivstica, "Bilduma" 7 (1993) pp. 104-105.

SIGNO 2 (1995) 115 archivstica emprica^ y una archivstca como doctrina jurdica,^ previas a su consideracin como disciplina historiogrfica.

1.2. La archivstica emprica

El perodo que as se ha denominado, se caracteriza por la ausencia de un Corpus terico archivstico, reconocido como tal y abarca desde la antigedad hasta el siglo XVI. Segn los criterios cronolgicos dados por Robert-Henri Bautiei* para la historia de los archivos, se corresponde con la poca de los Archivos de palacio, el mundo antiguo,' y la poca de los Tesoros de cartas, que comprende los siglos medievales.

El Mundo Antiguo

El ms antiguo significado de la palabra archivo equivale al lugar donde se conservan los documentos.^" Los templos y los palacios de las antiguas civilizaciones eran los lugares por excelencia para la constitucin de estos depsitos. Los ms antiguos se remontan al 4000 a.C, en el Antiguo Oriente. Son notorias las tablas de barro que se han encontrado en la ciudad de Ebla, en Mesopotamia, dispuestas en estantes de madera y en distintas salas. Contienen rdenes de gobierno, sentencias judiciales, cuentas, actos privados, que indican la existencia de una sociedad muy organizada en el momento en que fue truncada.

Ya dentro de nuestra civilizacin occidental, tambin en las ciudades griegas los archivos se situaban en los templos. Los de Gea y Palas Atenea parecen haber sido depsitos de importantes documentos como leyes y decretos, plebiscitos, actas judiciales o cuentas pblicas. Adems, dado el desarrollo administrativo alcanzado por

* El trmino archivstica emprica lo empleo con cierta libertad para referirme a toda la prctica sobre archivos, sin que existiera un aparato docente de la enseanza. Fue utilizado por las primeras promociones del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos para desmerecer a los lectores y revisores de Letra Antigua, que ejercan como archiveros-palegrafos sin tener una titulacin igual a la suya, y que tampoco responda a la misma profundidad de estudios. Vase A. TORREBLAN-CA LPEZ, Erudicin institucional en el siglo XIX espaol: la seccin de Archivos del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos, Erudicin y discurso histrico: las instituciones europeas (ss. XVIll-XlX), ed. a cargo de F. Gimeno Blay, Valencia 1993, p. 262.

' Trmino empleado por L. SANDRI, ob. cit., pp. 112-113. ' La phase cruciale de l'histoire des archives: la constitution des dpts d'archives et la naissance

de iarchivistique (XVIme - XlXme sicle), "Archivum" XVIII (1968) p. 140. ' Para la historia de los archivos en la antigedad es indispensable la obra de E. POSNER, Archives

in the Ancient World, Cambridge (Massachusetts) 1972. " L. SANDRI, ob. cit., p. 107; y E. LODOLINI, Archivstica. Principi e problemi, Miln 1990 (4"

ed.), p. 50.


las polis griegas, en Atenas cada magistratura tena su archeion, es decir, el lugar en el que se redactaban y conservaban los documentos expedidos por la autoridad."

Este concepto y funcin de archivo pasaron al mundo romano. En la poca republicana era costumbre conservar los documentos en el Templo de Saturno, junto al erario pblico. Luego sera el Tabularium, situado en el Capitolio, el depsito de las leyes y los documentos judiciales, mientras el Templo de Jpiter se reservaba para los documentos diplomticos y el de Vesta para los testamentos.'^

Se ha podido demostrar que ya en esta poca los documentos producidos por las distintas oficinas se conservaban en diferentes galeras del Tabularium y del Templo de Saturno, manteniendo independientes cada uno de los fondos. Adems, dentro de cada uno de estos archivos, los documentos procedentes de una misma funcin administrativa se ordenaban siguiendo un orden cronolgico, es decir se formaban series. Este mtodo de organizacin de los documentos es el que, en la actualidad, denominamos pn>ic//?/o de procedencia. No sera arriesgado decir que ya los romanos lo utilizaban como base de su sistema de clasificacin. La diferencia con el mundo actual radica en que en aquella poca el mtodo de trabajo se enfocaba desde una dimensin nicamente administrativa. No se pensaba entonces en un posible inters histrico ni tampoco en establecer una doctrina archivstica." Todo parece indicar que era el resultado de una simple prctica guiada por la lgica.

Con el gobierno absoluto de los cesares evolucion la organizacin del Imperio. Por un lado, una serie de oficinas o departamentos burocrticos, los scrinia, comenzaron a especializarse en asuntos determinados."* Cada una de estas oficinas tenan sus propios archivos independientes fsicamente, en estancias separadas, en los que se aplicaba un riguroso respeto a la procedencia de los fondos.'^

Por otro lado, la organizacin provincial romana estableci en las ciudades

" J. FAVIER, Le.i Archives, Pars 1959, p. 10; y S. GEORGOMm, Manieres cl'arclvage et archives de cites, en Les Savoirs de l'crilure. En Grece ancienne, sous la direction de Maicel Detienne, Lille 1988, pp. 221-247.

'^ G. CENCETTI, Gli archivi dell'antica Roma nell'et repuhhlicana, en Scritti archivistici, Roma 1970, pp. 171-220.

" Ihidem, pp. 7-47. ''' Scrinium a memoria, escribana encargada de publicar y conservar las resoluciones emanadas del

Emperador; scrinium a libellis, creado para atender al despacho de las peticiones y consultas elevadas a la Corte; scrinium a cognitiones o a cognitionibus, cuya competencia eran los litigios civiles y criminales que se presentaban ante el Emperador; scrinium a rationihus, que llevaba las finanzas y la contabilidad imperial; y por ltimo, scrinium ab epistuUs, que tena como misin redactar las contestaciones del Emperador a las consultas formuladas por funcionarios y ciudades. Tomado de F. GUTIRREZ-ALVIZ Y ARMARIO, Diccionario de Derecho Romano, Madrid 1982 (3" ed.) p. 616.

" G. CENCETTI, Tabularium principis, en Scritti archivistici, Roma 1970, pp. 221-259.

SIGNO 2 (1995) 117 ms importantes tabulara provinciales, depsitos de archivo en los que se recoga la legislacin, la jurisprudencia y la documentacin de la administracin provincial.'*

Por tanto, la organizacin burocrtica del mundo greco-romano desarroll el concepto de archivo pblico al servicio de la administracin.'^

La Edad Media

La cada del Imperio Romano supuso la desaparicin de la compleja administracin que haba desarrollado. Ms an, se derrumb la idea romana de salud pblica y bien comn frente al ideal de vida prvada que se convirti en factor predominante de la nueva civilizacin. Del Estado como res pblica se pas a la consideracin del Estado propiedad personal de quien ejerca el gobierno.'* En consecuencia, la nocin de archivo pblico de la poca anterior desapareci. El derecho o facultad para crear archivos, ius archivi, transmitido a la Edad Media por el Cdigo Justinianeo, correspondera a quienes gozaban de la autoridad para legislar: emperadores, soberanos y pontfices."

Asimismo, el documento escrito perdi la importancia que haba tenido en la etapa anterior,^ " debido a la decadencia del derecho romano y a la consolidacin en Europa Occidental del derecho germnico. '^

La situacin archivstica altomedieval entr en una fase de retroceso respecto a las prcticas del perodo anterior. La caracterstica esencial fue la concentracin de documentos en las catedrales y monasterios. Los archivos eclesisticos cumplieron la funcin de custodios de los ttulos de propiedad, no slo de la Iglesia sino tambin de otras instituciones pblicas y de particulares. Y ello con la fmalidad de conservar los documentos para que pudieran surtir los efectos requeridos dnde y cundo fuera menester. La reunin de libros y documentos en un mismo lugar, a cargo de la misma persona y siguiendo una prctica de ordenacin similar condujo a una fuerte indetermi-nacin entre el mundo bibliotecario y archivstico.

'* E. LODOLINI, Lineamenti..., p. 21; y E. SACHERS, Corpus Inscriptiones Latinorum (4089, 4181, 4183, 4248), voz Tabularium en PAULYS-WISSOWA, Realencydopadie der classischen Altertumswissenschafl, Stuttgart 1960 (reed. de 1932) t. 20, coi*. 1968, lneas 28 a 31.

" G. CENCETTI, Gli archivi..., pp. 219-220. " M. ROUCHE, Alta Edad Media Occidental, en Historia de la vida privada. Tomo 2. La Alta Edad

Media, dirg. por P. Aries y G. Duby; traducido por F. Prez Gutirrez, Madrid 1991, pp. 15-45. " E. LODOLINI, Lineamenti..., pp. 52-56. ^ R.H. BAUTIER, Les archives, en L 'Histoire et ses mthodes. Brujas 1961, p. 1134. Idea que ha

hecho suya J.R. CRUZ MUNDET, ob. cit., p. 110. '^ J.A. ESCUDERO, Curso de Historia del Derecho. Fuentes e Instituciones poltico-administrativas,

Madrid 1987, pp. 199-202.


En el siglo XII la civilizacin occidental comenz su recuperacin econmica e institucional y una nueva fase se abri en la historia de los archivos y de los procedimientos empleados en su organizacin. El redescubrimiento del derecho romano y la fundamentacin doctrinal de la monarqua fueron los principales artfices del cambio. La recepcin del Derecho Romano y la inherente consolidacin de los procedimientos y formularios para la redaccin de documentos sera la base sobre la que se articulara la organizacin archivstica bajomedieval, en un mundo que haba recuperado el acto escrito como fundamento de su organizacin jurdico-poltica. El poder de la monarqua y su fuerza dependan de su patrimonio y para la defensa de ste deban contar con los documentos que atestiguaban sus ttulos de propiedad. Al igual que la Iglesia, los grandes seores defendern su patrimonio e intereses mediante la custodia de los documentos como verdaderas joyas. Fue la poca de los tesoros de cartas de los soberanos, prncipes territoriales, seores eclesisticos y laicos.

Asimismo, a partir de siglo XIII se multiplicaron los registros, libros donde se transcriban los documentos otorgados por una una autoridad o entidad. La cancillera pontificia haba heredado del mundo romano la costumbre de registrar ciertos documentos, pero no fue hasta Inocencio III cuando se introdujo de forma habitual la prctica del registro. Las cancilleras de los distintos monarcas y sus rganos de gobierno, parlamentos, cmara de cuentas y otros, procedieron igualmente a registrar sus documentos. El registro de stos se realiz primero de forma indiferen-ciada y ms tarde estableciendo series documentales, segn su naturaleza o inters.^ ^

1.3. La archivstica: doctrina jurdica Durante este perodo que abarca los siglos XVI a XVIII, la archivstica, como

ha sealado Leopoldo Sandri," se desarrolla como una doctrina jurdica al servicio de la administracin; y es el momento en que comienza su sistematizacin como disciplina aunque sin sentar an unos principios tericos universales. Esta fase de la evolucin archivstica se corresponde con la poca denominada por R.H. Bautier los Archivos como arsenal de la autoridad.^'*

A mediados del siglo XVI se asiste al establecimiento de un nuevo sistema administrativo, el Estado moderno, que desaparecer con las revoluciones burguesas de finales del siglo XVIII y primera mitad del XIX. Este sistema de gobierno, caracterizado por unas monarquas absolutistas y central izadoras, provoc el nacimiento de los primeros Archivos de Estado, en los que se concentr toda la

" J. FAVIER, ob. cit., pp. 15-16. " oh. cit., pp. 112-113. " La phase..., p. 140.

SIGNO 2 (1995) 119 documentacin generada por las coronas europeas. Era el momento de reunir los documentos que concernan al gobierno del Estado y que se haban mantenido dispersos hasta entonces, en manos de consejeros, secretarios, diplomticos y dems miembros que ejercan las funciones de gobierno junto al rey. La nocin de propiedad de los archivos fue sustituida por la de archivos pblicos, depositarios de los documentos concernientes al Estado y cuya conservacin era o poda ser de inters pblico.^ El archivo se convirti en un elemento fundamental de la maquinaria administrativa y, por tanto, adquiri una funcin predominantemente jurdico-poltica, al ofrecer a los soberanos una documentacin til para la afirmacin de los derechos de la Corona y del Estado, y para el ejercicio del poder en sus territorios y en las relaciones con los extranjeros.^ *

La Corona de Castilla fie pionera en la organizacin de los primeros archivos de Estado. Aunque hay antecedentes que datan del reinado de Juan 11,^ ^ el proceso se inici a finales del siglo XV cuando los Reyes Catlicos ordenaron la concentracin de sus archivos en la Chancillera de Valladolid,^ * en 1498. Pero habra que esperar a que Carlos V transfiriera en 1545 la documentacin del reino castellano al castillo de Simancas, donde Felipe II finalizara la concentracin definitiva de los archivos procedentes de todos los consejos, tesoreras y secretaras del Estado. Este proceso fue consagrado en 1588 con la aprobacin de las ordenanzas para el gobierno del Archivo de Simancas, primero de una larga sucesin de archivos de Estado.^'

Los archivos pontificios, situados hasta el siglo XVI en tres grandes depsitos, el Castillo de Santangelo, la Cmara Apostlica y las Secretaras de Estado, fueron reunidos en 1611 en un nico depsito, el Archivo Secreto Vaticano.'" En el siglo XVIII se realizaron otras agrupaciones de documentos en grandes depsitos. Cabe destacar en 1749 el Haus-Hof-und Staatsarchiv de Viena, concebido como un arsenal de armas jurdicas, y en 1781 el Archivo de Indias creado para tener concentrada y organizada, a efectos de gestin, la documentacin relativa a los territorios ultramari-nos y disponer, de esta manera, de una mejor informacin para hecer una historia documentada y crtica de la actuacin espaola en Amrica como rplica a la leyenda

" J. FAVIER, o). cit., p. 22. *^ A. de ADDARIO, Lineamenti di storia dell'archivistica (secc. XVI-XIX), "Archivio Storico

Italiano" I (1990) p. 8. " Vase al respecto A. RIESGO TERRERO, Una disposicin de Juan II relativa al Archivo Real de

Segovia, "Hispania Sacra" XXXIII (1981) pp. 643-656. 2" Vase M. ' S. MARTN POSTIGO, Historia del Archivo de la Real Chancillera de Valladolid,

Valladolid 1974, pp. 4-13; Instruccin para el gobierno del Archivo de Simancas (ao 1588), estudio por J. L. RODRGUEZ DE DIEGO. Valladolid 1989, pp. 17-26.

" R.H. BAUTIER, La phase..., pp. 141-143; A. MATILLA, Historia de los archivos espaoles y sus fondos documentales, "Anlisis e Investigaciones Culturales", I-III/18--(1984) pp. 11-29; J.L. RODRGUEZ DE DIEGO, ob. cit., pp. 25-34.; y A. de ADDARIO, ob. cit., pp. 5-9.

J. FAVIER, ob. cit., p. 26.


negra.

Durante estos siglos, por tanto, la archivstica evolucion en el sentido de procurar facilitar las tcnicas que asegurasen esa buena administracin. Se dieron normas que garantizaran el depsito de los documentos en los archivos y permitieran su buena conservacin. Baste citar, para el caso espaol las ordenanzas de Simancas e Indias. '^

Asimismo, a partir del siglo XVII comenz a desarrollarse una literatura archivstica centrada en el aspecto jurdico de los archivos. Ya a finales del siglo XVI Jakob von Rammingen en sus dos tratados^ ^ defenda la necesidad del archivo por inters prctico del Estado territorial y propona una clasificacin a tal efecto. Entre los primeros manuales de archivos publicados en el siglo XVII destacan los de los italianos Baldassarre Bonifacio, autor de un pequeo opsculo titulado De archivis lber singularis, publicado en Venecia en 1632;" Nicol Giussani, Methodus archiviorum, seu modus eadem texendi ac disponendi, editado en Miln en 1684; y, por ltimo, Albertino Barisone, Commentarius de archivis antiquorum, fechado entre 1619 y 1636. Estos autores consideraban el archivo desde el punto de vista jurdico, y otorgaban valor probatorio a sus documentos.^ '' Asimismo, el alemn Ahasver Fritsch en su Tractatus de jure archivi et cancellariae, publicado en Jena en 1664,

' ' Los textos ntegros de ambas ordenanzas, sin comentario alguno, fueron editados en F. RODRGUEZ MARN, Gua histrico-descriptiva de los archivos, bibliotecas y museos de Espaa. I Archivos Histricos, Madrid 1916-1921, pp. 343-352 y 449-468. Las ordenanzas de Simancas han sido estudiadas por F. ARRIBAS ARRANZ, Le plus anden rglement des Archives de Simancas, en Melanges Charles Braivant, Bruxelles 1959, pp. 9-15; V. CORTS ALONSO, Las ordenanzas de Simancas y la administracin castellana, en Actas del IV Symposium de Historia de la Administracin, Madrid 1983, pp. 197-224; y J.L. RODRGUEZ DE DIEGO, ob. cit.. Las ordenanzas del Archivo General de Indias han sido estudiadas por M. ROMERO TALLAFIGO, El principio del "respeto a la procedencia de los fondos" en las ordenanzas de Carlos IVpara el Archivo General de Indias, "Boletn de Archivos" 1/3 (1978) pp. 357-366; y El Archivo General de Indias, pasado y presente de la Archivstica espaola, en Ordenanzas del Archivo General de Indias, ed. facsmil y estudios preliminares, Sevilla 1986, pp. 121-149. Tambin ha sido objeto de investigacin de su discpula M. GMEZ GMEZ, El Archivo General de Indias. Gnesis histrica de sus ordenanzas, en Ordenanzas..., pp. 53-120; La terminologa archivstica del siglo XVIII a travs de las ordenanzas del Archivo General de Indias, en Erudicin y discurso histrico..., pp. 193-212; y Fundacin y ordenanzas del Archivo General de Indias. Su significacin en la poltica archivstica espaola, Sevilla 1986 (Tesis Doctoral editada en microficha).

'^ Von der Registratur und jren Gebawen (Gebauden) und Regimenten..., Heidelberg 1571; y Summarisches Bericht was es mit einer KnstUchen und vollkommenen Registratur fur eine Gestalt, Heidelberg 1571; tomado de A. BRENNEKE, Archivstica. Contributo alia teora ed alia storia archivstica europea, trad. italiana de Renato Perrella, Miln 1968, pp. 70-71.

" Reeditado por L. SANDRI, // "De Archivis" di Baldassarre Bonifacio, "Notizie degli archivi di Stato", X/3 (1950) pp. 95-111.

^ L. SANDRL La storia..., p. 113; R.H. BAUTIER, La phase..., p. 139; para ms informacin sobre estos autores vase: E. LODOLINI, Lneamenti..., pp. 59-63.

SIGNO 2 (1995) 121 afirmaba que tenere documenti a disposizione per la prova processuale o per altro tipo di prova il vero scopo degli archivi?^

El formalismo jurdico, base de las teoras archivsticas del siglo XVII, no se extingui del todo en el XVIII. Autores como Johann Stephan Ptter o Georg August Bachmann,^ * entre otros, se inspiraron en la mentalidad de los juristas empricos, tanto en su concepcin del archivo como en la clasificacin que deba aplicarse.

En Espaa no hubo tratadistas de archivstica, pero si una literatura administrativa abundante y muy interesante que denota la importancia que, para el buen gobierno, requera la organizacin eficaz del archivo. Esta literatura pertenece al siglo XVIII y surgi como remedio para reorganizar el funcionamiento de los Consejos, sobre todo el de las Ordenes Militares. En el primer caso, comn a todos los rganos polisinodiales de gobierno, se encuadra la obra de Santiago Agustn y Riol, Informe que hizo a Su Majestad, en 16 de junio de 1726, de su Real Orden, ... con un objetivo muy claro, que se expone brevemente en la parte final del ttulo: En l se procur informar el estado de la Administracin espaola y dar unas pautas para su reorganizacin ms eficaz.^^

Ms parciales y referidos a diferentes archivos de la Orden Militar de Santiago son dos opsculos. Uno fue redactado por el propio Gaspar Melchor de Jovellanos para la organizacin del archivo del Convento de Sancti Spiritus, en Salamanca,^ * y

" A. BRENNEKE, ob. cit., p. 71. ^ J.S. PTTER, Anleitung zur juristischen Praxis, Gttingen 1753; y G.A. BACHMANN, ber

Archive, deren Natur und Eigenschaflen, Einrichtung und Benutzung nebst praktischer Anleitung fr angehende Archivbeamte in archivalischen Beschaftigungen, Amberg-Sulzbach 1801; tomado de A. BRENNEKE, o). cit., pp. 74-76.

" S. AGUSTN Y RIOL, Informe que hizo a Su Majestad, en 16 de junio de 1726, de su Real Orden, don Santiago Agustn Riol, sobre la creacin, ereccin e institucin de los Consejos y Tribunales; las instrucciones que se impusieron para obrar segn su instituto; el estado que hoy tienen los papeles de sus archivos, y la forma de su antiguo y actual manejo; las causas que hubo en cada uno para perderse o minorarse; los que existen en el Archivo de Simancas, con distincin de su clase y naturaleza, la fundacin de aquel Real Archivo, el de Barcelona, y Roma; el actual estado de manejo de sus papeles, y colocacin; el paradero que han tenido los causados en Juntas particulares, mandadas formar por diversos negocios, de varios ministros; los Embaxadores, y ministros pblicos defuera; Validos, primeros ministros, y confesores de los reyes predecesores, etc. En l se procur informar el estado de la Administracin espaola y dar unas pautas para su reorganizacin ms eficaz. Siendo un documento eminentemente administrativo de l se conservan varias versiones manuscritas en el Archivo Histrico Nacional; Cdices y Cartularios, 794 B y rdenes Militares, Libro 935 C; en la Biblioteca Nacional, Mss. 5.991 y en el Archivo General de Simancas. Fue publicado en el "Seminario Erudito de Valladares Sotomayor" III (1787) pp. 74-236.

" Instruccin formada por el S. D. Gaspar Melchor de Jovellanos, del Consejo de S.M. en Real de las rdenes, para el arreglo del Archivo del Monasterio de S. Spiritus de Salamanca, en virtud de comisin de dicho Real Consejo, Salamanca 1790, 27 pgs.


otro, sobre el archivo de la Orden en el convento de Ucls, que contena todas las pruebas de caballeros profesos, para dar noticia de su organizacin.''

Todos estos trabajos responden a las reformas borbnicas del siglo XVIII que llevaron a la creacin de los archivos General de Indias en Sevilla y del Reino de Galicia en La Corua.*

Sobre la concepcin de la archivstica como doctrina jurdica inciden tambin en Espaa la aparicin de tratados de paleografa, que fundamentan su utilidad en la necesidad de poder leer los documentos conservados para el mejor arreglo de los archivos y defensa de los derechos de sus dueos.'" En este sentido, hay que destacar la traduccin al castellano de la obra en latn del alemn Oliver Legipont, Itinerario en que se contiene el modo de hacer con utilidad los viajes a cortes extranjeras, con dos disertaciones: la primera sobre el modo de ordenar y componer una librera; la segunda sobre el modo de poner en orden un archivo*^ que influy en la organiza-cin de muchos archivos parroquiales del rea levantina.

1.4. La archivstica: disciplina historiogrfica Paralelamente a este proceso, que haba comenzado en el siglo XVI y culmina-

ra en el siglo XVIII, los archivos fueron encargados no slo a oficiales pblicos sino a eruditos, y empezaron a ser consultados para la preparacin de las primeras historias

" Noticia del principio, progresos y ltimo estado del Archivo General de la Orden de Santiago en el Real Convento de Veles, mandada publicar por el Real Consejo de las rdenes, Madrid 1791, 28 hojas.

*" P. LPEZ GMEZ, El Archivo del Reino, criatura de la Ilustracin, "Revista del Instituto "Jos Cornide" de estudios corueses" XXVI (1991) pp. 81-82.

*' Baste como ejemplo la obra de Cristbal RODRGUEZ, Bibliotheca Universal de la Polygraphia Espaola, compuesta por don... y que de orden de su Magestad publica D. Blas Antonio de Nassarre y Ferriz su Bibliothecario Mayor etc., Madrid, Antonio Marn 1738; manual de paleografa concebido como til de archiveros, juristas e historiadores. La concepcin jurdica que del archivo se tiene en la poca se observa tambin en las obras de Alfonso de CASTRO Y VILLAFANTE, Sobre la enseanza de las escrituras antiguas. Biblioteca Nacional, manuscrito 17.843, exp. 12, fol. 109R; la obra publicada por Terreros titulada Paleografa espaola, que contiene todos los modos conocidos, que ha habido de escribir en Espaa, desde su principio y fundacin, hasta el presente, a fin de facilitar el registro de los Archivos, y la lectura de los manuscritos y pertenencias de cada particular; juntamente con una historia sucinta del idioma comn de Castilla..., Madrid, Joaqun Ibarra, 1758; y, entre otras, la de Joaqun TOS, Paleografa que para inteligencia de los manuscritos antiguos de este principado escribi..., Barcelona, Imprenta de J. A. Oliveres, 1855.

^ Traducido por Joaqun Marn, Valencia 1759, 304 pp. La disertacin sobre archivos ocupa las pginas 294-304.

SIGNO 2 (1995) 123 cientficas/' Este cambio de responsables al frente de los archivos tuvo consecuen-cias importantes. Los funcionarios conocan muy bien las necesidades y objetivos de la administracin a la que servan, mientras que los estudiosos que ocuparon su lugar se desentendieron del documento contemporneo y, en consecuencia, las transferencias regulares de las oficinas de la administracin a los archivos se cortaron.^ An ms, para poder realizar rpidas bsquedas de informacin se procedi a mezclar todos los fondos, independientemente de su procedencia, y a ordenar los papeles por materias o reinados, rompiendo toda vinculacin con sus organismos productores.

El concepto de archivo haba adquirido una nueva dimensin, ya no era concebido exclusivamente como una institucin con fines patrimoniales, dinsticos o administrativos, sino tambin culturales. El archivo era una fuente de investigacin para los eruditos de la poca.

En el siglo XVIII la literatura archivstica ms influyente en toda Europa se redact en Francia. Destacan las obras de Fierre Camilla Lemoine, Diplomtique practique, ou traite de I 'arrangement des archives et tresor des chartes..., publicado en Metz en 1765; y J.G. Chevrires, Le nouvel archiviste, contenant une nouvelle mthode de ranger un chartier dont l'ordre chronologique est le base, Pars 1778. Estas obras plantean dos sistemas diferentes para la organizacin de los archivos. El primero de estos autores establece una clasificacin metdica, es decir, alfabtica dispuesta por materias, y otra sistemtica por tipologa documental. El segundo propone una ordenacin cronolgica para los documentos.*^

La archivstica se desarrollaba como una disciplina auxiliar de la investigacin histrica junto a la Paleografa y la Diplomtica.^

*^ Mabilln, Fillemont, Muratori, Dubos..., entre otros, fueron encargados de ordenar y conservar documentos de archivo y manuscritos de bibliotecas; A. de ADDARIO, ob. cit., p. 18. Asimismo, Cristbal RODRGUEZ, en su Memorial dado al Rey N. Seor D. Felipe V (que Dios guarde) por parte de D. Christval Rodrguez, natural de la Villa de las Navas del Marqus. Solicitando la impresin de la Bibliotheca Universal, que ha compuesto, por la cual se ensea a leer sin maestro, todos los instrumentos antiguos de Espaa y de toda Europa, desde la venida de Christo. Obra primera no inventada, por ninguno en la nclita Nacin Espaola, desde su primer establecimiento de 16 de septiembre de 1727, expresaba que "...algunas Iglesias y Catedrales se valieron de su persona, para la composicin y coordinacin de sus Archivos...", p. 3. Por otro lado, la organizacin del archivo de la Catedral de Len durante los siglos XVIII y XIX fue obra de eruditos; vase a este respecto C. MENDO CARMONA, La investigacin erudita en el archivo de la S.I. C. de Len (siglos XVIII-XIX), en Erudicin y Discurso Histrico..., pp. 223-232.

**. POSNER, oZ?. cit., p. 10. *' R.H. B\TlER,Laphase..., p. 147. ^ As se expresaba Philipp E. Spiess: /'archivista non deve essere solo un emprico; deve padroneg-

giare la scienza giuridica, storica ed archivstica; non solo, ma deve essere anche vrsate in tutti i campi delle scienze ausiliarie della storia, en su obra Von Archiven, Hallen 1777; tomado de A. BRENNEKE, ob. cit., p. 75.

124 CONCEPCIN MENDO, EL LARGO CAMINO

El Siglo XIX

La Revolucin Francesa provoc un giro en la historia europea que repercuti decisivamente en los archivos. La cada del Antiguo Rgimen permiti la concentra-cin de los archivos de las desaparecidas instituciones pblicas y privadas, dando lugar a la creacin de los Archivos Nacionales. Los Archives Nationales de Francia se crearon en 1789; el Public Record Office, en el Reino Unido en 1851; el Archivo General Central del Reino en 1858 y el Archivo Histrico Nacional en 1866, en Espaa; y el Archivio di Stato de Roma, en IS?!/^

Adems, en el siglo XIX surgi un fenmeno comn a toda Europa, un fuerte sentimiento nacionalista que llev a buscar en su pasado las races de la identidad nacional. Se desarroll la historiografa cientfica que encontraba en los documentos archivsticos los elementos de la investigacin histrica. Como consecuencia de ello, los archivos considerados memoria del pasado de la nacin y, por ello, objeto de los historiadores cientficos, se abrieron a la investigacin y se convirtieron en verdaderos laboratorios de la historia,'^ y dejaron de lado la funcin que haba primado hasta entonces de servicio a la administracin.

La archivstica busc nuevas teoras encaminadas a conseguir que el archivo prestase buen servicio a la historia. El gran desarrollo de esta disciplina en Europa se debi precisamente a estas razones que podramos denominar historiogrficas. Una nueva metodologa para la clasificacin de los archivos se iba a convertir en el principio fundamental de la disciplina archivstica, el ya mencionado principio de procedencia o de respeto de los fondos que, en definitiva, no consiste ms que en mantener el orden natural en que se han ido produciendo los documentos por la institucin que los ha generado, lo que permite conocer su evolucin histrica.

La nocin fundamental de este principio es el fondo de archivo, ce mode de classement consiste reunir tous les titres qui taient la propit d'un mme tablissement, de un mme corps ou d'une mme famille, et que les actes qui y ont seulement rapport ne doivent pas tre confondus avec lefonds de cet tablissement, de ce corps, de cette famille.*^

" E. CASANOVA, Archivstica, Siena 1928 (2 ed.) pp. 416-417; y J. FAVIER, ob. cit., pp. 39-51. ^ R.H. BAUTIER, La phase..., p. 149. *' Ordre Circulaire 24 avri 1841. Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives

dpartementales et communales, publicada en Lois, Instructions, Rglements relatifs aux Archives dpartmentales, communales et hospitalires, Pars 1884, pp. 16-29, cita de la p. 18. Orden redactada por N. de Wailly y firmada por el Ministro del Interior T. Duchatel. Texto recogido por G. DESJARDINS, Le service des Archives Departamentales, Pars 1890, pp. 33-35; y por M. DUCHEIN, Le rsped des fonds en archivistique. Principes thoriques et problmes pratiques, "La Gazette des

SIGNO 2 (1995) 125 En un principio no era sino una norma administrativa sancionada como

precepto reglamentario por el ministro francs del Interior, T. Duchatel. Pero adquiri categora cientfica en el momento en que empez a ser aplicada y recogida por los tratados de archivstica que por entonces se publicaron en Francia'" y en Holanda, entre otros pases. La publicacin de la obra de los archiveros holandeses S. Mller, T. Feith y J. Fruin, titulada Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven y publicada en Haarlem en 1898, recoga y sistematizaba la teora de Natalis de Wailly y sentara las bases de la archivstica moderna. La idea fundamental de la teora holandesa era la concepcin del archivo como un todo orgnico, por tanto, no poda ser creado arbitrariamente: Every archival collection has, therefore, as it were, its own personality, its individuality, which the archivist must become acquainted with before he can proceed to its arrangement... Every archival collection, be it understood first ofall, must be treated in its own way... The system of arrangement must be based on the original organization ofthe archival collection, which in the main corresponds to the organization ofthe administrative body that produced Y."

La formulacin dada por Wailly no era una novedad en el campo de la archivstica. El principio de procedencia exista ya en muchos lugares de Europa como una prctica comn de la que nmeros estudiosos han encontrado huella al retrotraerse en el tiempo, si bien han comprobado su existencia como solucin prctica o como precepto legal."

En este sentido no se puede olvidar la formulacin de Theodor von Sickel, quien al parecer sostuvo la teora del concepto de desarrollo, concepcin a la que haba llegado por sus estudios en Diplomtica, en los que segua principios conformes al desarrollo histrico. La formulacin de Sickel se expresaba en los siguientes

Archives" 97 (1977) pp. 73-74. "' Por ejemplo las obras de Aim CHAMPOLLION-FIGEAC, Les Archives departamentales de

France. Manuel de l'archiviste desprfectures, des mairies etdes hospices, Pars 1860,128 pp. Hay una segunda versin publicada en la misma ciudad y en el mismo ao de LXXV-400 pp; y G. DESJARDINS, Le service des Archives Departamentales, Pars 1890, pp. 33-35.

" Se realiz una segunda edicin en Groningen en 1920. Ha sido traducido a varios idiomas; tomado de MULLER, S., J.A. FEITH y R. FRUIN, Manual ofthe Arrangement and Description of Archives, translation of the Second Edition by Arthur H. Leavitt, New York 1968, pp. 19 y 52.

". En Italia el principio de procedencia o mtodo storico comenz a recogerse en la legislacin del reino de aples en 1811, pero fue afirmado como principio terico de la archivstica italiana por Francesco Boniani, creador de la escuela archivstica toscana, quien, en respuesta al Ministro de Instruccin Pblica, elev en marzo de 1869 una memoria para la organizacin del Archivio di Stato di Venezia. Para ello se inspir en el alemn Bhmer. Vase E. LODOLINI, Lineamenti..., pp. 115-131. En Alemania la institucionalizacin de este principio fue obra del Director del Archivo del Estado de Prusia, en Berln, Max Lehmann en 1881; vase E. POSNER, Max Lehmann y el origen del principio de procedencia, en La Administracin moderna de archivos..., pp. 97-103. Puede consultrse tambin lo que al respecto seala A. HEREDIA HERRERA, Archivstica General. Teora y Prctica, Sevilla 1991 (5 ed.), p. 33; y J.R. CRUZ MUNDET, ob. cit., pp. 105-107.


trminos: // materiale doveva essere disposto negli archivi nello estesso modo con cui si era formato nelle cancillerie."

Por otro lado, la archivstica, en tanto que auxiliar de la historia, centr su atencin en la descripcin y en la elaboracin de instrumentos heursticos que permitan al historiador encontrar fcilmente la informacin. Comenzaron a proliferar colecciones diplomticas, guas, inventarios, catlogos e ndices, en detrimento de las publicaciones sobre teora archivstica.

Esta ausencia fue suplida por la enseanza oral en las escuelas de especfica formacin profesional que, desde fmales del siglo XVIII, surgieron en toda Europa. En los Estados Italianos fueron fundadas en las Universidades de Bolonia (1765), Miln (1770), aples (1777). A partir de 1811 la enseanza de esta disciplina pas a cursarse en los grandes archivos de los estados italianos y en el Vaticano. En 1796 se fund en Coimbra el Aula Diplomtica. En 1826 se cre en Pars la cole des Charles y, en Viena, en 1856 el Instituto Austraco de Investigaciones histricas. En el mismo ao, en Madrid, se cre la Escuela Superior de Diplomtica.^*

En Espaa se publicaron varias obras de teora archivstica. Las ms significativas son las de F. Porras Huidobro, Disertacin sobre archivos y reglas de su coordinacin, Madrid 1830, que auna conceptos jurdicos y conocimientos de anticuario; F. Troche Ziga, El archivo cronolgico-topogrfico. Instruccin de archiveros, mtodo fcil, sencillo y de poco coste para el arreglo de los archivos, Corua 1835, basada en las teoras de los franceses Lemoine y Chevrires; J. Gemes Willame, Organizacin del Archivo de la Corona aplicada a los archivos particulares, Madrid 1876, manual que tuvo gran trascendencia para la organizacin de los archivos de las grandes familias nobiliarias, a partir del ltimo cuarto del siglo XIX; y, por ltimo, Luis Rodrguez de Miguel, Manual del archivero o sea teora y prctica del arreglo y clasificacin de los archivos de las diputaciones, beneficencia, gobiernos de provincia, ayuntamientos y administraciones econmicas, Madrid 1877, obra dirigida fundamentalmente a la organizacin de los archivos administrativos.

Hubo en ese momento otras importantes innovaciones que influyeron en la evolucin de la archivstica. La creacin de los archivos nacionales como depsitos

" L. BITTNER, Gesamtinventar der Wiener Haus-Hof und Staatsarchiv, I, Introduzione, p. 144; tomado de A. BRENNEKE, ob. cit., pp. 91-92.

" M. J. LVAREZ-COCA, y P. LPEZ, Hacia un centro de formacin de archiveros, bibliotecarios y muselogos del Pas Vasco, en X Congreso de Estudios Vascos: Archivos, Bibliotecas y Museos, (Iruea, 21-25 de 1987), San Sebastin 1988, pp. 263-265. Sobre la enseanza de la archivstica en el siglo XIX puede consultarse C. MENDO y A. TORREBLANCA, Los orgenes de la enseanza de la Archivstica en la Universidad Central de Madrid, "SIGNO. Revista de Historia de la Cultura Escrita" 1 (1994) pp. 127-132.

SIGNO 2 (1995) 127 nicos que concentraban los archivos de las instituciones del Antiguo Rgimen, no necesarios ya desde el punto de vista administrativo, hara plantearse la necesidad de garantizar la afluencia de los documentos caducados administrativamente a estos archivos. Por otro lado, al ser el Estado el responsable de la custodia y conservacin de los documentos y de liberalizar su acceso a los ciudadanos, se oblig a dotar a los archivos de una infraestructura administrativa. De tal forma, estos centros entraban a formar parte de la poltica nacional." Sin embargo, esta preocupacin, sentida desde principios del siglo XX, no encontrara apoyo en la doctrina archivstica hasta la segunda mitad del siglo.

2. LA ARCHIVSTICA EN LA ACTUALIDAD

2.1. Condicionantes generales

La primera mitad del siglo XX se caracteriza por ser un epgono de los principios asentados en el siglo anterior, as como por la proliferacin de una manualistica ms abundante a partir de la aparicin de la obra de los archiveros holandeses. Destacan principalmente las obras de Sir Hilary Jenkinson,'* de Eugenio Casanova" y Adolf Brenneke.'*

Tambin en este perodo, la primera dimensin de los archivos, la administra-tiva, que haba sido olvidada durante el siglo XIX al centrarse la atencin sobre el documento histrico, se desarrolla a partir de los aos treinta y se consolida despus de los aos cincuenta. El creciente grado de crecimiento de las administraciones, los nuevos avances tcnicos en produccin y reproduccin de documentos y en la organi-zacin del trabajo burocrtico, entre otros aspectos, plantean un problema, existente desde siempre, pero ahora ms acuciante que nunca: la acumulacin de ingentes masas documentales cuya conservacin ntegra resulta imposible y cuya informacin es difcil de manejar. Ahora, la administracin no precisa historiadores, sino tcnicos capaces

" Vase A. WAGNER, El acceso a los archivos: de las restricciones a la liberalizacin, "Boletn de la UNESCO para las Bibliotecas", 24 (1970) pp. 73-76. Reeditado en La administracin moderna de archivos y la gestin de documentos. El Prontuario RAMP, recopilado por P. Walne con la asistencia de un grupo de trabajo del CA, Programa de Informacin y UNISIST, Pars 1985, pp. 353-357.

* A manual of Archive Administration, London 1922 (reed. en 1965). " Archivstica, Roma-Siena, 1928. Sobre la figura de este autor consltese LODOLINI, Elio,

Eugenio Casanova e l'inizio dell'insegnamento dell'archivistica nell'Universit di Roma, en Palaeographica, Diplomtica et Archivstica. Studi in onoredi Giulio Batelli, II, Roma 1979, pp. 651-661; y Lineamenti di storia..., pp. 177-195, donde cita numerosa bibliografa existente sobre el citado autor.

" Archivkunde. Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des europischen Archivwesens, bearbeitet nach Vorlesungs-Nachschriftenund Nachlasspapierenund ergnzt von Wolfgang Leesch, Leipzig 1953. Son los apuntes tomados por Leesch de las lecciones impartidas por Brenneke en la Universidad.


de organizar el trabajo de oficina, hasta los detalles ms nfimos, y de tratar la documentacin para la gestin diaria. Estos problemas afectaban de manera especial en los Estados Unidos de Amrica. Ello se debi a las circunstancias sufridas por ste pas que, ms que por necesidades culturales, busc en el desarrollo de la archivstica un sistema con el que contribuir a ayudar y agilizar la Administracin en momentos difciles como fueron la crisis de 1929 y la Segunda Guerra Mundial. Fue entonces cuando surgi la doctrina del Management o gestin, y dentro de ella, la del Record Management (gestin de documentos), como un elemento ms de la eficacia administrativa'' de cara a obtener el progreso de la nacin: ... records management extends to the full life-cycle of records from their creation to ultmate destruction or consignment to archives for permanent retention. It is directed at insuring adequate documentation, preventing the unessential, simplifying systems ofpaperwork creation and use, improving the way records are organized and retrieved, providingfor proper care and inexpensive storage of records in records centers, and insuring de proper disposition of records no longer needed in conducting current business.^

La gestin de documentos se institucionaliz al ser aprobada por el Gobierno Federal americano la Ley de Archivos de 1950, que obligaba a todo organismo a tener un programa permanente y activo de los documentos. La responsabilidad de la supervisin y ejecucin de dichos programas fue asignada al National Archives and Record Service.^^

A partir de 1952 los archivos ingleses fueron reestructurados segn el modelo americano. En el resto de la Europa Occidental las teoras archivsticas americanas concienciaron a los archiveros de la necesidad de conciliar las dos dimensiones tradicionales de la archivstica: la histrica, consolidada en el siglo XIX, y la administrativa, entonces redescubierta. No solamente deban interesar a los archiveros los documentos histricos, sino tambin los situados en los rganos de la Administra-cin y que sta utiliza para su gestin. Al ocuparse de los documentos contempor-neos, ordenarlos y disponerlos para su utilizacin inmediata, los archiveros realizan una labor til e imprescindible para el gobierno y aseguran a los historiadores la documentacin necesaria para sus estudios, ya que los archivos de hoy son la historia

" Sobre el concepto de management vase los siguientes estudios: C. PARAMES MONTENEGRO, Introduccin al Management. Un nuevo enfoque de la Administracin Pblica, Madrid 1988 (4" ed.), 590 pp.; Renate MAYNTZ, Sociologa de la organizacin, Madrid 1990 (2* ed.), 188 pp.; y, del mismo. Sociologa de la Administracin Pblica, Madrid 1985, 278 pp. Sobre su implicacin en los archivos consltese A. TORREBLANCA LPEZ, El tratamiento de la documentacin econmica de las Administraciones Pblicas, tn Primeras Jornadas sobre Metodologa para la Identificacin y Valoracin de Fondos Documentales de las Administraciones Pblicas, (Madrid, 20, 21 y 22 de marzo de 1991), Madrid 1992, pp. 214-290.

'O A. RICKS, Records Management as an Archival Function, "Archlvum" XXVI (1979) p. 29; reeditado en La administracin moderna de archivos y la gestin de documentos..., pp. 179-189.

' ' Ibidem, p. 31.

SIGNO 2 (1995) 129 del maana. En palabras de M. Guy Duboscq: ...le prarchivage est, pour nous archivistes, le plus sur et le seul moyen de remplir pleinement et efficacement notre mission essentielle de pourvoyeurs de l'Histoire, et, pourquoi pas, d'animateurs et d'initiateurs de la recherche historique.^^

El Records management tal como se concibe en los Estados Unidos y Canad supone la intervencin del archivero en la organizacin misma de los documentos desde que se originan en las oficinas del Gobierno. En los pases de Europa la gestin de documentos o administracin de documentos, como se traduce a nuestra lengua, ha sido entendida de manera diversa. Sin embargo, es comn la idea del archivo o depstito intermedio, en terminologa francesa dpt de prarchivage y, en los pases anglosajones record center.^^ Estos archivos provisionales tienen por funcin recoger la documentacin que ya no tiene valor administrativo, en espera de que sea transferida a los archivos histricos. De tal manera que el archivo cumpla la funcin de servir a la administracin que genera los documentos antes de que presten su utilidad a la investigacin cientfica. La asuncin de esta necesidad por los archiveros ha supuesto la acuacin de otro principio fundamental por la archivstica contempor-nea: el ciclo vital del documento.*^ Esto ha contribuido a la consolidacin de los sistemas archivsticos que garantizan la transferencia y valoracin del documento desde la oficina hasta el archivo histrico, pasando previamente por otro depsito intermedio.

El final de esta trayectoria ha sido la constitucin de una doctrina archivstica basada en la concepcin del archivo como un auxiliar indiscutible de la administracin pero tambin con un marcado carcter cultural. En expresin de Robert-Henri Bautier los archivos constituyen la concentracin mxima del potencial documental de la nacin en inters del pblico y de los estudios histricos .^^

La literatura archivstica aparecida desde mediados de siglo ha intentado conciliar estas dos dimensiones de los archivos. Hay que destacar el manual del estadounidense Th. Schellenberg, titulado Modern Archives. Principies and Tecni-ques,^ el primer tratado enfocado hacia la problemtica de los archivos administrati-

'^ Le Dpt de prarchivage: idee et instrument, "Aichivum" XXVI (1989) p. 43. '^ J. LLANSISANJUAN, Gestin de documentos. Definicin y anlisis de modelos, Bergara 1993. ^ Este principio fue acuado en Europa por Yves PEROTIN, L'Administration et les "trois ages"

des archives, "Seine et Paris" 20 (1961) pp. 1-4; su consagracin corresponde a Carlos WYFFELS, Archives Contemporaines et dpts intermediaires, Bruxelles 1972, pp. 7-10.

'^ Tomado de O. GALLEGO DOMNGUEZ, y P. LPEZ GMEZ, Introduccin a la archivstica, Vitoria-Gasteiz 1989, p. 28.

* Primera edicin inglesa en Melbourne, Adelaida, Londres y Wellington, 1956; 2* edicin estadounidense en Chicago, en 1957; fue traducido al espaol por el mejicano Manuel Carrera Stampa, y publicado en La Habana en 1958. Esta ltima ha sido reeditada por el Archivo General de la Nacin de Mxico en 1992.


vos.

Lo ms significativo de esta constniccin terica ha sido la aparicin de diversas tendencias que caracterizan la tradicin archivstica de los distintos pases y cmo cada uno de ellos ha asumido estas dos dimensiones. Ello ha provocado la aparicin de manuales representativos de cada una de ellas y la reaccin del Consejo Internacional de Archivos para proponer soluciones universales.

2.2. Metodologa y campo de actuacin

La archivstica es una disciplina que se ha desarrollado a partir del anlisis, el trabajo de campo y la investigacin operativa sobre las organizaciones que producen documentos y los acumulan, constituyendo archivos, ya sea con fines materiales o culturales. As ha llegado al establecimiento de unos principios esenciales, una metodologa y un lenguaje propio que la identifican y distinguen de otras ciencias o disciplinas afines.

De acuerdo con el Consejo Internacional de Archivos, la archivstica es la disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos de los archivos y de su funcin." Por tanto, la archivstica tiene como objetivo resolver doctrinalmente cmo se forman, se organizan y se conservan los archivos, a fin de conseguir economa de espacio en la conservacin de los documentos, economa de tiempo en ia investigacin sobre los mismos, y economa de personal en el trabajo y direccin del archivo.** Esto comporta que esta ciencia debe aplicar normas vlidas para los archivos de todos los tiempos y de todas las sociedades organizadas, ya sean de antigua o de reciente formacin. Es decir, la archivstica debe emplear la metodologa necesaria para que el archivo pueda cumplir dichos fines; o dicho de otra manera, desarrollar los procedimientos e instrumentos que permitan al archivero conservar, custodiar y difundir los documentos.

La metodologa archivstica radica en el carcter orgnico del archivo. Esta organicidad viene determinada por el vnculo que une los documentos entre s, y a estos con la institucin que los ha generado; de modo que el documento es parte de un todo estructurado.*' Esto quiere decir que el vnculo que se establece entre los

' ' Dictionary ofArchival Terminology, English andfrench, ed. by Peter Waine, Mnchen 1988 (2* ed. revisada), pg. 20.

* SANDRI, L.. La archivstica, "Rassegna degli Archivi di Stato" XXVII (1967) pp.411-426; reed. en Antologia di scritti archivistici, a cura di Romualdo Guiffrida, Roma 1985, p. 9, de donde se ha tomado la cita.

* As entendido, el archivo es un concepto universal. Vase el conocido artculo de G. CENCETTI, Sull'archivio come "Universitas Rerum", en Scritti Archivistici, pp. 47-55.

SIGNO 2 (1995) 131 documentos refleja la estructura del organismo productor. La metodologa archivstica consiste en aplicar este principio bsico, el de respetar el orden natural por el que se han generado los documentos y que se denomina/Jr/wc/j/o de procedencia o principio de respeto a la estructura de los fondos.

Se puede concluir sealando que la archivstica es la ciencia que permite manejar y hacer accesible la informacin de grandes masas documentales, generadas por una institucin en el desarrollo de sus actividades diarias, de manera que proporcione toda la informacin que cada documento contiene en s mismo y en su contexto al estar aqul en relacin con otros documentos.

Queda, finalmente, plantearse qu aspectos afronta hoy da esta ciencia. '^

Su objeto son los archivos de toda poca y condicin, tanto los histricos como los administrativos; es una ciencia ecumnica. Como tal pretende ser activa y no pasiva, es decir, los documentos no son solamente su problema una vez que la administracin productora se desentiende de ellos, sino que busca integrarse en su proceso de creacin, controlando el documento desde el momento en que nace en la oficina hasta que se integra en el fondo de un archivo (gestin de documentos).

Igualmente, la archivstica se ve en la necesidad de hacer frente a los fondos ya acumulados, una vez que los documentos pasan al archivo. Por tanto, debe dar normas para la elaboracin de instrumentos de trabajo que permitan al archivero controlar la masa de documentos que custodia y servirla al usuario (organizacin de archivos).

La enorme cantidad de documentos que genera la actual Administracin obliga a la archivstica a plantearse que no todos los documentos que se producen pueden ser conservados. Resulta muy difcil contar con un criterio riguroso para discernir y decidir qu debe guardarse y qu eliminarse. A ello debe contribuir la identificacin y valoracin archivstica, que deben regir y garantizar las transferencias de documentos desde las oficinas a los archivos histricos, pasando por los intermedios. Para ello se ha creado toda una serie de sistemas y redes de archivos (administracin de archivos).

Vase al respecto G. CENCETTI, // fondamento terico delta dottrina archivstica, Scritti Archivistici, pp. 38-46; y E. LODOLINI, El problema fundamental de la archivstica: la naturaleza y la ordenacin del archivo, "IRARGI. Revista de Archivstica" I (1988) pp. 27-61.

'^ Los problemas de los archivos y de los objetivos de la archivstica en la actualidad y en un futuro inmediato han sido tratados en el symposium sobre Los archivos en la Europa sin fronteras, celebrado en Maastrich en 1991, cuyas actas han sido publicadas en "Janus" 2 (1992); y en el XII Congreso Internacional de Archivos, celebrado en septiembre de 1992 en Montreal y que tuvo por objeto analizar "El papel del archivero en la era de la informacin".


Los fenmenos de descolonizacin del tercer mundo y la descentralizacin de los estados han creado la necesidad de desarrollar tcnicas de reproduccin de los fondos documentales comunes a ms de una administracin. A esto hay que sumar la necesidad y la demanda por parte del usuario de medios que le permitan trabajar ms rpidamente y que garanticen a los archivos la conservacin de los documentos que custodian, frente al uso masivo por los investigadores. Esto ha producido el desarrollo de polticas de microfilmacin y reproduccin de documentos (reproduccin en archivos).

La necesidad de perpetuar los fondos frente a los desastres blicos y naturales, amn del inexorable paso del tiempo, ha obligado a desarrollar tcnicas de conserva-cin que permitan la adecuada custodia de los documentos, mediante la adopcin de medidas que prevengan su deterioro y tcnicas de restauracin, cuando ste se haya producido, para evitar la prdida total de los documentos (instalacin, conservacin y restauracin).

Por otro lado, la irrupcin de la informtica y de los nuevos soportes documentales -discos pticos, cintas y discos magnticos- ms rentables, ha planteado a la archivstica no slo el control del documento fijado sobre un soporte clsico (papel o pergamino), sino el control y gestin de una informacin cada vez ms abundante y que puede ser borrada de sus nuevos soportes (el impacto de las nuevas tecnologas).

La demanda de informacin gil, la creacin de bases de datos y la aplicacin de la informtica, til para todo tipo de necesidades de los usuarios, ha hecho que la archivstica adopte tcnicas de trabajo fronterizas con la documentacin. Ello le ha hecho conceptuarse como una ciencia de la informacin, pero con unos contenidos y una metodologa de trabajo propios frente a la documentacin y la biblioteconoma (la Archivstica, ciencia de la Documentacin y de la Informacin).

La consecucin de esta autonoma le ha hecho centrarse en la bsqueda de principios universales aplicables a todos los archivos del mundo. Por ello intenta lograr la normalizacin de sus principios orgnico-descriptivos, de un vocabulario internacional, y homologar los contenidos de la formacin profesional de los futuros archiveros, en sus categoras cientfica y tcnica, encargados de aplicarlos (normaliza-cin y formacin profesional).

Largo Camino de La Archivística_mendo Carmona

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