PERANAN SEKRETARIS DI EXECUTIVE OFFICE PATRA SEMARANG CONVENTION HOTEL SEMARANG
Oleh: Nama No. Induk : Marminah : 27.9.2481
LEMBAGA PENDIDIKAN PROFESI GRAHA WISATA SEMARANG 20081
PERANAN SEKRETARIS DI EXECUTIVE OFFICE PATRA SEMARANG CONVENTION HOTEL SEMARANG
Oleh: Nama No. Induk Program : Marminah : 27.9.2481 : Perhotelan
LEMBAGA PENDIDIKAN PROFESI GRAHA WISATA SEMARANG 2008
i
PERANAN SEKRETARIS DI EXECUTIVE OFFICE PATRA SEMARANG CONVENTION HOTEL SEMARANG
Oleh: Nama No. Induk : Marminah : 27.9.2481
Ditulis dan Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Kelulusan Program Pendidikan 1 (satu) Tahun Jurusan Perhotelan Tahun Pelajaran 2007/2008
LEMBAGA PENDIDIKAN PROFESI GRAHA WISATA SEMARANG 2008
ii
ABSTRAK
Executive Office merupakan suatu bagian atau departemen yang paling tinggi di sebuah hotel setelah Owner.Seorang General Manager membawahi beberapa Departemen Head yang dibantu oleh seorang General Manager Secretary. Dalam menjalankan tugas rutin atau dinas semua karyawan atau karyawati harus sesuai dengan SOP dan mendapatkan persetujuan dari General Manager. Tujuan dari penulisan laporan ini adalah untuk mengetahui : 1. Gambaran umum tentang secretary di Executive Office 2. Job Description Secretary di Executive Office 3. Struktur organisasi di Executive Office Secretary 4. Tugas dan tanggung jawab Secretary. Dalam penulisan laporan Tugas Akhir ini penulis menggunakan metode Observasi, Interview, dan Dokumentasi sehingga diperoleh hasil / kesimpulan: 1. Patra Semarang Convention Hotel adalah salah satu hotel yang memiliki satu keunikan yaitu walaupun tidak terletak dipusat kota tetapi penjualan kamar sangat bagus. 2. operasional hotel. 3. Hubungan kerja antara General Manager dengan General Manager Secretary dan dengan karyawan lain. Kerja sama yang baik akan membantu memperlancar
iii
HALAMAN PERSETUJUAN
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Tugas Akhir Lembaga Pendidikan Profesi Graha Wisata Semarang.
Semarang,
September 2008
Persetujuan Pembimbing
Amin Roish, SH
iv
HALAMAN PENGESAHAN
Laporan ini telah disetujui dan disahkan oleh Patra Semarang Convention Hotel.
Semarang,
September 2008
Mengetahui
I Wayan Parwata (HRD Manager)
v
HALAMAN PENGUJI
Dipertahankan didepan Tim Penguji Tugas Akhir LPP Graha Wisata Semarang.Dan diterima untuk memenuhi sebagian persyaratan kelulusan program Profesi 1(Satu) tahun jurusan perhotelan
Pada hari Tanggal
: :
Penguji I
Penguji II
__________
__________
vi
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
MOTTO: 1. Hanya Kesederhanaan yang membuat kita tenang. 2. Dimanapun anda berada jadilah manusia berguna. 3. Tiada hal yang paling membanggakan selain kesuksesan, dan tiada pula hal yang paling mengecewakan selain kegagalan. 4. Berjuanglah untuk kesuksesan dan belajarlah dari kegagalan. 5. The only education which can open the mind of all people to achieve happiness welfare and peace full life.
PERSEMBAHAN: 1. Kedua orang tuaku dan kakakku,terima kasih atas semua doa, perhatian, pengorbanan yang selama ini telah diberikan kepada penulis 2. Kepada teman-teman yang telah memberikan dukungan baik moril maupun spiritual
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur alhamdulillah penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT. Karena dengan nikmat yang Dia berikan kepada penulis, penulis bisa menyelesaikan laporan Tugas Akhir di Hotel Ciputra Semarang. Laporan ini disusun sebagai salah satu persyaratan akademis dalam pelaksanaan On The Job Training. Laporan ini juga disusun sebagai syarat untuk memperoleh sertifikat sebagai bukti bahwa penulis telah melaksanakan On The Job Training di Hotel Ciputra Semarang. Dalam pelaksanaan On The Job Training, tentu banyak pihak yang membantu penulis sehingga penulis bisa melaksanakan On The Job Training dan menyelesaikan laporan ini. Untuk itu penulis ingin menyampaikan banyak terimakasih kepada: 1. Drs.Siswanto., selaku Direktur LPP PUSHKOM Semarang. 2. Bapak Budi Irianto selaku General Manager Hotel Ciputra Semarang. 3. Bapak Eka Septiana, selaku Human Resources Manager di Hotel Ciputra Semarang. 4. Bapak Tato Heryanto selaku Training Coordinator di Hotel Ciputra Semarang.
Penulis menyadari bahwa tidak ada manusia yang sempurna di dunia ini. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca supaya penulis
viii
bisa lebih berkembang. Penulis pun berharap semoga laporan yang telah penulis susun ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.
Semarang ,
Januari 2011
Penulis
ix
DAFTAR ISI
Halaman Judul....................................................................................................... Halaman Pengajuan............................................................................................... Halaman Abstraksi................................................................................................ Halaman Persetujuan............................................................................................. Halaman Pengesahan.............................................................................................v Halaman Motto & Persembahan...........................................................................vi Kata Pengantar......................................................................................................vii Daftar Isi................................................................................................................viii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah............................................................ B. Alasan Pemilihan Judul............................................................. C. Pembatasan Masalah................................................................. D. Metodologi Penulisan................................................................ E. Sistematika Penulisan................................................................ BAB II PELAPORAN DAN PEMBAHASAN A. Profil Hotel Ciputra Semarrang............................................... 1.Sejarah Singkat dan Lokasi Hotel Ciputra Semarang................ 2.Fasilitas Dan Keunggulan yang Dimiliki................................... 3.Struktur Organisasi dan Tugas Masing masing Departement.
i ii iii iv
1 2 2 2 3
5 5 8 17
x
B. Executive Office Hotel Ciputra Semarang............................... 1. Gambaran Umum Executive Office ......................................... 2. Struktur Organisasi Executive Office....................................... 3. Hubungan Kerja antara Executive Office dengan
21 21 22
Departement Lainnya................................................................ 4. Prosedur Kerja yang Dilakukan................................................ BAB III PENUTUP A. Kesimpulan............................................................................... B. Saran.......................................................................................... DAFTAR PUSTAKA............................................................................................ DAFTAR LAMPIRAN.........................................................................................
22 23
25 25
xi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Indonesia merupakan negara yang sangat kaya raya akan potensi wisata. Bila dikelola dengan baik dan benar, maka potensi wisata tersebut bisa dijadikan sumber devisa yang sangat potensial. Sumber Daya Alam yang sangat beraneka ragam, bisa dijadikan sebagai tempat wisata alam. Suku di Indonesia juga beraneka ragam. Masing-masing suku tersebut memiliki adat dan budaya yang berbeda-beda. Keanekaragaman adat dan budaya tersebut bisa dikembangkan sebagai wisata budaya. Untuk itu, diperlukan sumber daya manusia profesional yang bisa mengelola kekayaan Indonesia tersebut. Bukan hanya mengelola lokasi wisatanya saja, akan tetapi sektor pendukungnya juga. Salah satunya adalah pengelolaan Hotel. Untuk mengelola hotel, dibutuhkan sumber daya manusia yang memiliki skill dan knowledge dalam bidang perhotelan. Dengan diadakannya On The Job Training, diharapkan para mahasiswa bisa mengaplikasikan apa yang telah diperoleh di kampus secara teori. Para
1
mahasiswa juga diharapkan untuk bisa mengembangkan skill, knowledge, dan mental mereka. Karena dalam On The Job Training, mahasiwa benar-benar dihadapkan pada situasi dan kondisi yang nyata di industri.
2
B. Alasan Pemilihan Judul Judul laporan On The Job Training yang diambil penulis adalah Peranan Sekretaris di Executive Office Patra Semarang Convention
Hotel.Alasan penulis memilih judul ini karena penulis melaksanakan On The Job Training di department Sekretaris.Adapun Manfaat dari penulisan laporan Tugas Akhir ini adalah: 1. Memahami Secara Menyeluruh Peran Masing masing Department di Hotel Ciputra Semarang. 2. Mengetahui Cara Kerja Karyawan / Karyawati Hotel Ciputra Semarang. 3. Memperluas Wawasan dalam Bekerja dan Berlatih untuk Disiplin.
C. Pembatasan Masalah Dalam penulisan Tugas akhir ini penulis hanya membahas ruang lingkup Front Office dalam menjalankan tugas sehari-hari.
D. Metodologi Pembahasan Metodologi yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah metode Deskriptif yaitu metode yang digunakan untuk mempelajari gejala gejala yang terjadi dalam masyarakat.
3
Adapun teknik pengumpulan data diperoleh melalui: 1. Observasi Teknik pengumpulan data ini dilakukan dengan mengamati secara langsung dilapangan tempat On The Job Training tentang semua hal yang berhubungan dengan Front Office. 2. Interview Teknik pengumpulan data ini dilakukan dengan cara wawancara langsung dengan karyawan / karyawati yang ada di Hotel Ciputra Semarang. 3. Dokumentasi Teknik pengumpulan data ini dilakukan dengan cara mengumpulkan referensi dan informasi melalui dokumen dari Hotel Ciputra Semarang.
E. Sistematika Penyusunan Untuk penyusunan laporan On The Job Training ini penulis melakukan Training selama 3 (tiga ) bulan di Hotel Ciputra Semarang di Front Office.Selanjutnya penyusunan laporan ini dibuat berdasarkan apa yang diamati dan dilakukan oleh penulis selama On The Job Training di Hotel Ciputra Semarang. Untuk mempermudah laporan dan memahami isi dari laporan maka penulis membuat sistematika penyusunan sebagai berikut:
4
BAB I PENDAHULUAN A. B. C. D. E. Latar Belakang Masalah Alasan Pemilihan Judul Pembatasan Masalah Metodologi Penulisan Sistematika Penulisan
BAB II PELAPORAN DAN PEMBAHASAN A. Profil Hotel Ciputra Semarang
1. Sejarah Singkat dan Lokasi Hotel Ciputra Semarang. 2.Fasilitas Dan Keunggulan yang Dimiliki 3.Struktur Organisasi dan Tugas Masing masing Departement 1. B.Front Office Hotel Ciputra Semarang 2. Gambaran Umum Executive Office 3. Struktur Organisasi Executive Office 4. Hubungan Kerja antara Executive Office dengan Department Lainnya 5. Prosedur Kerja ynag Dilakukan BAB III PENUTUP A.Kesimpulan B. Saran
5
BAB II PELAPORAN DAN PEMBAHASAN
A.
Profil Hotel Hotel Ciputra Semarang 1. Sejarah Singkat dan Lokasi Hotel Ciputra Semarang Hotel Ciputra Semarang adalah Sebuah hotel internasional bintang lima dengan 197 kamar yang berlokasi di jantung kota.Perjalanan 15 menit dari Bandara Achmad Yani.Berlokasi dalam himpunan pedagang,komplek hiburan,dan hiruk pikuknya di alun-alun Simpang Lima,Jawa Tengah,Indonesia. Hotel ini berdekatan dengan Mall Ciputra Semarang.Pusat perbelanjaan paling luas dan paling komplet di Semarang. Hotel Ciputra Semarang dimiliki oleh Ciputra Group dan dikelola oleh Swiss-Bellhotel Internasional yang Berpusat di Hongkong. Lokasi: Jln.Simpang Lima P.O BOX 1288,Semarang 50134 Jawa Tengah,Indonesia Tel:(62-24)844 9888 Fax: (62-64)844 7888
5
Email:[email protected] www.swiss-belhotel.com
Berbagai fasilitas yang tersedia di Patra Semarang Convention Hotel antara lain : Memiliki total kamar sebanyak 146 kamar Bathroom dengan fasilitas bathtub dan Shower Wall to wall carpet Satelit televisi menampilkan stasiun tv nasional dan internasional Mini bar dan refrigerator Tea and coffee maker Internet conection Balcony untuk kamar-kamar Deluxe Balcony Jecuzzi, bidet, bathrobe dan alat sholat untuk kamar suite IDD call Wordrobe dan luggage rack Kitchenette untuk kamar executive floor, executive suite villa dan president suite villa Restaurant dan Bar Kendali Sodo Brasserie
6
Kendali Sodo Brasserie merupakan restaurant utama yang dimiliki Patra Semarang Convention Hotel. Restaurant ini menyediakan Indonesian Food, Europan Food, dan Japanese Food. Restaurant ini memiliki interior dengan nuansa Jawa dan buka 24 jam.
7
Pondok Kahyangan Pondok Kahyangan merupakan restaurant kedua yang dimiliki oleh Patra Semarang Convention Hotel. Sebenarnya Pondok Kahyangan bukanlah restaurant permanent. Tempat ini di-set up menjadi restaurant jika memang benar-benar dibutuhkan. Contohnya: perlu space tambahan untuk ruang breakfast karena restaurant utama tidak mampu menampung jumlah tamu. Tempat ini juga disewakan untuk acara-acara tertentu. Cokrokembang Bar Cokrokembang merupakan bar yang menyediakan aneka Alcoholic Beverages dan non-Alcoholic Beverages. Tempat ini menyediakan entertaintment berupa live mucic mulai dari jam 19.00 23.00 WIB. Sunken Bar Sunken Bar diperuntukkan untuk melayani tamu yang menggunakan fasilitas swimming pool. Meeting Facilities Poncowati Convention Hall Ruangan ini memiliki luas 900 M2 dengan kapasitas 1.700 pax untuk reception (standing), 1.400 pax untuk untuk theatre style, 900 pax untuk banquet, 350 pax untuk class style. Rama-Shinta Ball Room
8
Ruangan ini memiliki luas 720 M2 dengan kapasitas 1.200 pax untuk reception (standing), 800 pax untuk thetre style, 600 pax untuk banquete, 300 pax untuk class style. Ramayana Ruangan ini memilki luas 335 M2 dengan kapasitas 500 pax untuk reception (standing), 250 pax untuk theatre style, 200 pax untuk banute, dan 100 puntuk class style. Maliawan I Ruangan ini memilikiluas 130 M2 dengan kapasitas 130 paxuntuk reception (standing), 70 pax untuk theatre style, 60 pax untuk banquete, dan 40 pax untuk class style. Maliawan II Ruangan ini memiliki luas 90 M2 dengan kpasitas 60 pax untuk reception (standing), 50 pax untuk theatre style, 40 pax untuk banquete, dan 30 pax untuk class style. Mendut Ruangan ini memiliki luas 90 M2 dengan kapasitas 60 pax untukreception (standing), 60 pax untuk theatre, 30 pax untuk banquete, dan 30 pax untuk clas style. Pool Side Tempat ini memiliki kapasitas 700 pax untuk reception (standing), 400 pax untuk theatre style, dan 350 pax untuk banquete.
9
Services and Facilities Swimming Pool Kids Club Kepodang Giriloka SPA Manthili Health Center Aerobic & Gym Tennis Courts Jogging Track Beach Volleyball Airport/Railway Station Pick up service Laundry & Dry Cleaning Business Center Travel Agent Bank Mini Drugstore Shopping Arcades Golf Arrangement
Guest Services Internet Fax and cable service Laundry and dry cleaning
10
Free parking area Driver Rooms Berjumlah 5 kamar dengan harga yang lebih murah
Travel agent Drug store Bank Melayani tamu hotel, karyawan, dan umum berupa tabungan, money changer, transfer, dll.
Taxi Pelayanan ini di counter concierge
Busines centre Memberikan pelayanan fax, pengetikan, internet, dan foto copy dari pukul 07.00 22.00
24-hourse Room service Airport / Railway station pick up service Shuttle service : Hotel shopping centre Simpang Lima Giri Loka spa Pelayanan perawatan tubuh dengan aromatherapy massage. Layanan ini buka mulai 09.00 24.00 WIB. Patra Semarang Convention Hotel juga memberikan harga paket
untuk berbagai macam acara, yaitu: Wedding Package
11
-
Traditional Wedding Package o Paket Melati Undangan 300 untuk 600 orang Undangan 450 untuk 900 orang Undangan 600 untuk 1200 orang Rp. 112.625.500,Rp. 134.516.250,Rp. 156.380.000,-
12
o Paket Mawar Undangan 300 untuk 600 orang Undangan 450 untuk 900 orang Undangan 600 untuk 1200 orang o Paket Anggrek Undangan 300 untuk 600 orang Undangan 450 untuk 900 orang Undangan 600 untuk 1200 orang International Wedding Package o Paket Romantik Undangan 300 untuk 600 orang Undangan 450 untuk 900 orang Undangan 600 untuk 1200 orang o Paket Exclusive Undangan 300 untuk 600 orang Undangan 450 untuk 900 orang Undangan 600 untuk 1200 orang o Paket Elegance Undangan 300 untuk 600 orang Undangan 450 untuk 900 orang Undangan 450 untuk 1200 orang Rp. 139.412.500,Rp. 172.068.750,Rp. 204.725.000,Rp. 130.412.500,Rp. 158.568.750,Rp. 186.725.000,Rp. 115.412.500,Rp. 136.068.750,Rp. 156.725.000,Rp. 136.652.500,Rp. 170.516.250,Rp. 204.380.000,Rp. 127.652.500,Rp. 157.016.250,Rp. 186.380.000,-
13
Note: Harga yang dibayarkan sudah termasuk penggunaan gedung sesuai jumlah tamu. Meeting Package One Day Meeting 2 times coffee brek + lunch Half Day Meeting 1 times coffee break + lunch Full Day Meeting 2 times coffee break + lunch + dinner Rp. 205.000 net/pax Rp. 100.000 net/pax Rp. 120.000 net/pax
Note: Harga yang dibayarkan sudah termasuk penggunaan gedung sesuai jumlah paserta meeting. Full Board Package Holiday Package Rp. 390.000,- ++
Holiday Package biasanya diadakan pada waktu musim liburan sekolah yaitu bulan Juni sampai bulan Juli. Golf Package Paket ulang tahun remaja Paket keluarga Paket ulang tahun anak Paket wisuda
14
Keunggulan yang Dimiliki 1.Lahan parkir yang luas. 2. View laut dapat dinikmati dari kamar yang bernomor ganjil. 3. View pegunungan dapat dinikmati dari kamar yang bernomor genap. 4. Memiliki banyak pilihan ruangan meeting yang bisa disesuaikan menurut jumlah peserta. 5. Merupakan hotel pertama di Semarang yang sekaligus memiliki Villa.
15
2. Struktur Organisasi dan Tugas Masing masing Department Struktur Organisasi dari Patra Semarang Convention Hotel adalah sebagai berikut:GENERAL MANAGER EAM EXC. SECRETARIES
GUEST ACTIVITIES MANAGER
ROOM DIVISION MANAGER
F&B MANAGER
FINANCE CONTROLLER
HUMAN RESOURCE MANAGER
SALES MARKETING MANAGER
CHIEF ENGINERING
PUBLIC RELATION MANAGER
FRONT OFFICE MANAGER
BANQUET MANAGER
CHIEF ACCOUNTANT
PERSONAL MANAGER
SALES MANAGER
CHIEF CIVIL
QA MANAGER
EXECUTIVE MANAGER
BAR&REST. MANAGER
CREDIT MANAGER
TRAINING MANAGER
ANALYST MANAGER
WACTH ENGINER
DUTY MANAGER
LAUNDRY MANAGER
EXECUTIVE CHIEF
LOGISTIC MANAGER
MEDICAL DOCTOR
CHIEF SECURITY
SOUS CHIEF
IT MANAGER
CHIEF STEWARD
16
GENERAL MANAGER EXECUTIVE ASS. MANAGER HUMAN RESOURCES MGR SALES & MARKETING MGR ROOM DIVISION MGR FINANCE CONTROLLER EXECUTIVE CHEF CHIEF ENGINEERING FB MANAGER FO MANAGER EXC. HOUSEKEEPER GUEST ACTIVITIES MGR LOGISTIC MGR GENERAL AFFAIR MGR BAR & REST MGR CREDIT MGR MARKETING ANALYST IT MGR LAUNDRY MGR DUTY MGR
: ANNAS : TEGUH SUPRIYANTO : I WAYAN PARWATA : DEVY NENNY A : AGUS SANTOSO : FAIRUZ SUNGKAR : TIMOTIUS : SUDARYO IBRAHIM : SUWARDI : CHRIST TONY : IMRON ROSIDI : KADIRAN : WIDODO : DARMA PURBA : SUYONO : JOKO SRIYONO : SH ANTONUSA : SATRIO HARTOKO : K. EEN HERAWATI : JOKO ACHMADI
17
Tugas masing masing department 1. General Manager: Bertanggung jawab kepada Direksi PT Patra Jasa Pusat dan juga bertanggung jawab atas semua masalah dan kegiatan hotel dalam kerangka tujuan, kebijakan, dan program yang telah ditentukan. 2. EAM Mempunyai operasional hotel dan tanggung secara jawab kedalam, yaitu terhadap
keseluruhan, serta
termasuk
didalamnya dan EAM
merencanakan mengkoordinir
mengawasi
mengarahkan harian.Seorang
kegiatan
operasional
membawahi beberapa Department Head: FOM, EHK, Laundry Manager, serta Guest Activities Manager.EAM bertanggung jawab kepada GM. 3. Front Office Manager Mempunyai tanggung jawab kegiatan kepada Front Office Department. 4. Food and Beverages Manager Bertanggung jawab terhadap semua aktivitas yang
berhubungan dengan makanan dan minuman yang didalamnya termasuk menangani event event dalam Banquet.
18
5.
Executive Housekeeper Bertugas merencanakan dan mengawasi Housekeeping
Department didalam pemeliharaan fasilitas hotel dan lingkungan hotel. 6. Laundry Bertugas Department mengawasi pelaksanaan terhadap kerja para di Laundry yang
dalam
pelayanan
tamu
memanfaatkan jasa Laundry. 7. Guest Activities Manager Bertanggung jawab mengawasi pengelolaan fasilitas
olahraga /sport untuk tamu hotel. 8. Accounting Bertugas merencanakan, mengawasi, dan, mengkoordinir pelaksana yang berhubungan dengan masalah keuangan hotel. 9. Sales and Marketing Manager Bertanggung jawab terhadap pemasaran sebuah produk hotel serta mencari customer. 10. Engineering Bertanggung jawab terhadap semua yang berhubungan dengan listrik, sistem penerangan, mesin, AC, air, PABX,serta bertanggung jawab terhadap semua perawatan / pemeliharaan gedung dan fasilitasnya.
19
11.
Security Bertanggung jawab untuk menjaga keamanan hotel.
12.
HR dan GA Manager Bertanggung jawab mengawasi dalam bidang kepegawaian
serta gaji karyawan. 13. IT Bertanggung (komputer). 14. Logistik Bertanggung diperlukan oleh hotel. 15. Duty Manager Bertanggung jawab terhadap semua operational hotel di waktu malam hari. jawab terhadap semua kebutuhan yang jawab dalam bidang informasi teknik
B. 1.
Department / Bagian Tempat On The Job Training Gambaran Umum Department Sekretaris adalah sebuah profesi yang merujuk pada sebuah administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Sekretaris merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan pekerjaan rutin, tugas tugas administratif atau tugas tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas tugas seperti
20
mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda.Mereka biasanya bekerja di back office. 2. Struktur Organisasi Executive Office General Manager GM Secretary
QA
EAM
DM
3.
Hubungan Kerja GM Secretary dengan Bagian Lain
*Terhadap Atasan Sumber dan filter informasi bagi pimpinan.dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya. Asisten / tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administratif sampai Human Relations. Perantara bagi pimpinan dan pihak pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide ide. Secret Keeper / pemegang rahasia perusahaan. Mediator pimpinan dengan bawahan.
*Terhadap Bawahan - Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain. - Mediator antara karyawan dengan pimpinan
21
- Membantu bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan. - Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka. 4. Prosedur Kerja yang Dilakukan Dibanding dengan posisi lain Sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, diantaranya: o 1. Tugas Utama Merencanakan dan mengatur operational sehari hari di Office yang menyangkut kesekretariatan dan
Executive
melaksanakan tugas sehari hari sesuai dengan petunjuk atasan. 2. Menjaga kerahasiaan semua laporan management dan hal hal
yang berhubungan dengan management. 3. 4. 5. Mengatur dan menjaga file system yang baik. Membuat minutes of meeting sesuai kebutuhan. Mengontrol fax, e-mail, dan surat yang masuk dan keluar baik
yang bersifat rahasia ataupun biasa. 6. Menjaga dan memelihara peralatan yang ada di Executive
Office. 7. 8. Mengatur dan mengkoordinasikan schedule pertemuan atasan. Menjaga ketertiban administrasi di lingkungan Patra Semarang
Convention Hotel. 9. Melaksanakan tugas sesuai disposisi General Manager dan
Executive Assistant Manager.
22
10. Memonitor Department Head terkait dalam pengiriman laporan laporan ke Kantor Pusat. 11. Mengatur dan membuat jadwal Manager On Duty bagi semua Department Head. 12. Memonitor para Administratif Staff dalam hal pengiriman dokumen ke luar baik melalui Kantor Pos atau melalui Supex / Courir. o 1. 2. Tugas Tambahan Mengurus perjalanan dinas atasan. Mengurus kebutuhan yang berhubungan dengan tugas dan
tanggung jawab atasan. 3. 4. o 1. Mengingatkan atasan untuk menghadiri rapat atau undangan. Mengirimkan laporan Comparison per bulan ke Ketua JCJHA. Tugas Rutin Mengambil Daily Revenue dan Hotel Competitor di Front
Office. 2. Mendistribusikannya kedalam Pitchen Hall : Laundry,
Marketing, Food And Beverages, Executive Assistant Manager, Guest Activities, dan satu lembar ditaruh di meja GM. 3. 4. Mengambil Duty Manager Report dan menaruhnya di meja GM. Mengambil satu gelas dan satu Aqua.
23
5.
Jika ada disposisi surat dari GM difotocopy ke Department
terkait sesuai disposisi.
24
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan Berdasarkan apa yang telah dipelajari penulis selama melaksanakan On The Job Training di Patra Semarang Convention Hotel khususnya di Executive Office, penulis dapat menarik beberapa kesimpulan : 1. Patra Semarang Convention Hotel adalah salah satu
hotel yang memiliki satu keunikan yaitu walaupun tidak terletak dipusat kota tetapi penjualan kamar sangat bagus. 2. Kerja sama yang baik akan membantu
memperlancar operasional hotel. 3. Hubungan kerja antara General Manager dengan
General Manager Secretary dan dengan karyawan lain. B. Saran 1. Meningkatkan kerja sama antar karyawan agar timbul jiwa kebersamaan. 2. Bersikap serius, menghargai, dalam menjalankan tugas dan tanggung
jawabnya.
25
3. 4. 5.
Menghindari sikap egois dan emosional dalam bekerja. Disiplin waktu karyawan masih kurang. Keberadaan Trainee di Patra Semarang Convention Hotel sangat
membantu. Pada waktu high season, trainee bisa berubah fungsi menjadi karyawan dalam praktiknya. Akan tetapi timbal balik antara Trainee dan pihak Patra Semarang Convention Hotel masaih sangat kurang.
26
