Lalo Huber- Time management & effective meetings en Sabmiller

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AdministracióAdministración del n del TiempoTiempo

Prof. Lalo [email protected]

Visionholisticawww.visionholistica.com

2

Objetivos de la Conferencia

Contribuir a mejorar la eficacia y eficiencia en el trabajo

Iniciar un cambio personal para eliminar actitudes y hábitos que producen derroche del tiempo

3

¿Qué es el tiempo..?

Un recurso de características únicas

No se puede comprar...

No se puede alquilar...

No se puede acumular...

No se puede reemplazar...

No se puede dejar de consumir...

Hace falta para todo...

No se puede tener más...

Ni menos...

¿Le suena este número?

292.000Esta es la cantidad de horas de vigilia

con que cuenta una persona en

toda su vida profesional

Después de esta conferencia:

4 horas menos

¿Le suena este número?

292.000Esta es la cantidad de horas de vigilia

con que cuenta una persona en

toda su vida profesional

Después de esta conferencia:

4 horas menos

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La arena entre los dedos

¿Perdemos al menos 20 minutos diarios en viaje o reuniones / actividades / charlas innecesarias?

OK

Eso representa más de 2 semanas de trabajo al año

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La locura de la urgencia

Se acaba la hora del almuerzo

Los videoclips

Auto-Mac

Comer en el escritorio

Barras de cereales

Fast-food

Vacaciones de fin de semana

Televisión las 24 horas

Servicios 7x24

Kioscos 7x24

Verdulerías abiertas de noche

Telecommuting

Stress / Falta de cuidado personal

Mala alimentación

Deshidratación crónica

Menos horas de sueño

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Cambio de hábitos

Nadie pierde el tiempo a propósito

La pérdida de tiempo es en general involuntaria

Producto de malos hábitos

Entonces estamos hablando de cambio de hábitos

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Pérdida de tiempo en la oficina

• Indefinición del puesto• Falta de lineamientos claros• Confusión de prioridades• Pobre relación con superiores• Decisiones precipitadas• Dilación de decisiones importantes • Poca prevención• Atacar temas por orden de aparición• Permitir interrupciones• Errores de estimación• Escasa delegación • Exceso de reuniones• Exceso de emails• Discusiones irrelevantes• Conflictos• Poca puntualidad• No avisar con anticipación• Nunca considerar contingencias• Radio-pasillo

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4 dimensiones básicas a mejorar

1. Iniciativa – Actitud proactiva

2. Definición de objetivos y estrategias – Planificación

3. Tomar acción – Coraje, disciplina, perseverancia

4. Eficacia y eficiencia personal – Cambio de hábitos

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Iniciativa - Actitud proactiva

Círculo de control

Círculo de preocupación

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Objetivos - Prioridades

¿Para qué existe mi puesto?

¿Qué es lo más importante de mi función?

¿Cuáles son mis tareas principales?

¿Qué esperan mis superiores?

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Criterios de priorización

Malos criterios (inconscientes) Lo fácil Lo cercano Lo que me piden más Lo que surge (orden de aparición) Lo urgente Lo que me gusta

Buenos criterios (conscientes) Lo que corresponde a mi puesto Lo importante para la empresa Lo más útil Lo que mi jefe necesita Lo que posibilita trabajo de otros Lo que simplifica otras tareas

Cuento del jarrónCuento del jarrón

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Lo importante vs. Lo urgente o lo fácil

QI QII

QIII QIV

Urgentes!No

urgentes...

Importantes!

Noimportantes!

Vicio: abordamos los asuntos más sencillos o los que resultan más atractivos, mientras que abandonamos otras tareas de mayor importancia.

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¿Cómo ahorrar tiempo en forma?

¿Ahorrar tiempo?

Actitud preventiva

Ejemplo... Llevar el auto a una revisión

periódica lleva un par de horas... Y cuesta algunos pesos

Chocar en la autopista por una falla en los frenos puede hacernos perder muchos días.... En trámites.... O peor... En el hospital.... O con muletas... O peor.... Y también puede costar miles y miles de pesos

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Pensar vs. hacer

Divida el tiempo para pensar y para hacer

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El to-do list

Use un to-do list siempre Haga to-do lists diarias, al iniciar el

día, por escrito (la importancia de escribir)

Cuestione TODOS los puntos del to-do list ¿por qué debo hacerlo? ¿para qué..? ¿y si no lo hago..?

No haga nada hasta no tener el to-do-list definido

Orden ANTES de la ACCION!! Mantener to-do-list separada para

proyectos

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Administración del tiempo en una frase

“Administrar bien el tiempo implica nunca ponerme a

hacer nada antes de saber exactamente todo lo que debo hacer... Y como voy a acomodar todas esas

actividades en el tiempo disponible”

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Procrastinación

¿Alguna vez postergó una decisión una y otra vez?

El estrés que genera no realizar una tarea es mayor que el que supone afrontarla...

Perdemos tiempo y energía preocupándonos por lo que no hemos hecho

Las razones de las demoras pueden ser:

El miedo a fallar o a cometer un error

La desmotivación La incertidumbre sobre cómo

abordar una tarea El perfeccionismo exagerado

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Mejorar comunicación

Comuníquese eficazmente Establezca objetivos para sus

contactos

Prepárese

Mejore su forma de expresarse

Utilice redundancia para eliminar malos entendidos

NUNCA asuma

Aprenda a preguntar

Aprenda a escuchar

No prejuzgue

Verifique siempre sus comunicaciones

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En las conversaciones

Aprenda a ir al grano

Mantenga el foco en las conversaciones

No permita cambio de tema sin razón

No permita que el otro se desvíe

Acostúmbrese a no permitir la “charla de bueyes perdidos...” salvo que éste sea exactamente el objetivo

NUNCA termine una conversación sin resultado

Si el tema no se cerró, defina próximos pasos

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Conflictos

Evite conflictos interpersonales, son terribles devoradores de tiempo

Contrólese No agreda a nadie Trate bien a todos Pida disculpas No critique Sea amable Salude y agradezca efusivamente...

Siempre y en todo lugar Evalúe costo-beneficio antes de

generar un conflicto

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Distracciones

Evite distracciones Bloqueelas físicamente Enciérrese si es posible No interrumpa... Para no ser

interrumpido Establezca tiempo para no

atención de visitas Asegúrese momentos de aislación Ármese un lugar para estar en

soledad No acepte interrupciones

gratuitas Evite la charla automática de

otros

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Lugar de trabajo

Diseñe un lugar de trabajo productivo

Integre todos los elementos necesarios

Haga una lista de las herramientas que necesita... Y trate de tenerlas todas en un mismo lugar

Haga que su lugar de trabajo sea agradable

23

Manejo de “papeles”

Maneje eficientemente los “papeles”

Manipule documentos una sola vez

Genere algún sistema de archivo.. En el trabajo y en casa

Se archiva ordenadamente... O se tira

Tire inmediatamente lo que no sirve

No “cajonee”

No apile papeles

24

Manejo de email

Maneje eficientemente el e-mail No envíe más emails que los que

quisiera recibir Sea breve, claro y amable No genere conflictos por mail Jamás un email “negativo” Use el email para desarrollar contactos

positivos No utilice copias en forma indiscriminada Clasifique los mails apenas llegan Borre inmediatamente los que no sirven Conteste todos los emails relevantes,

rápidamente No conteste los emails irrelevantes

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Manejo del teléfono

Haga buen uso del teléfono Concentre la realización de

llamadas Si es posible use contestador con

altavoz No atienda todas las llamadas Si es posible establezca un tiempo

fijo de no atención de llamadas Limite la duración de las llamadas Elimine hábito de “colgarse” al

teléfono “Cierre” las llamadas Utilice teléfono manos libres Use el teléfono.. No deje que él lo

use a Ud

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Un factor consumidor de tiempo

La excesiva exposición a las relaciones inter-personales

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Actitud en reuniones

Minimicemos la cantidad de reuniones

Si una decisión la podemos tomar solos, pues tómemosla!

Llamemos a reunión solo si es realmente imprescindible

Asistamos a una reunión solo si es imprescindible

Minimicemos los participantes Preparemos las reuniones con

anticipación Definamos los objetivos de

antemano

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Actitud en reuniones

Establezcamos hora de comienzo y fin

Seamos puntuales Definamos un coordinador No nos vayamos de tema Mantengámoslas breves Generemos una minuta En la minuta, que nunca falte

un plan de acción con fechasy con responsables!

Follow up

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Reuniones con superiores

Voy con la agenda estudiada

Voy preparado para tomar notas 

Voy preparado para participar activamente (estudio)

Llego puntual

Escucho atentamente a todos los participantes, buscando “eye-contact”

No temo hacer preguntas, al contrario

Nunca simulo entender el trabajo asignado

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Reuniones con superiores

No hago comentarios irrelevantes

Controlo mis emociones, tanto positivas como negativas, pero particularmente las segundas

Trato de dar “pie” a otros para que se luzcan

No entro y salgo

No estoy “inquieto”

No atiendo el celular

31

Estado físico y mental

Mantenga un buen estado físico y mental

Incluya momentos de relajación en el día, breves

En día y hora fijos practique deporte Camine mucho o ande en bicicleta Duerma las horas necesarias No duerma de más Tome MUCHO líquido Lávese la cara cuando sea necesario Coma liviano Capacítese continuamente Lea temas “diferentes”

32

Delegación

Trate de NO hacer tareas para las cuales esté sobrecalificado

Todo aquello que pueda delegar... Deléguelo

Recuerde que antes de delegar debe enseñar

33

Cuando un colaborador solicita ayuda

1. No se lleve el tema para acelerar la solución

2. No tome acciones por su cuenta

3. Haga que su colaborador especifique el problema

4. Pregunte qué soluciones se intentaron

5. Pregunte por otras opciones

6. Haga sus recomendaciones

7. Aclare lo que sea necesario

8. Haga que su colaborador presente un plan

9. Exprese su confianza al colaborador

10. No deje dudas sobre los resultados esperados

34

La queja

La queja continua inconsciente es una pérdida continua de tiempo y energía

Sin mencionar la desmotivación que provoca en los demás

No entre en círculos viciosos de “queja ritual”

35

Tiempos muertos

Aproveche los tiempos muertos

Siempre lleve encima algo útil para leer

Y una agenda para actualizar to-do-lists

Utilice libros en CD o cassette... Para viajes

Acostúmbrese a nunca estar sin hacer nada... A menos que necesite descansar

36

Automotivación

Automotívese Desarrolle actitud

positiva, conscientemente

Evite criticar Evite quejarse

sistemáticamente Auto-prémiese al

completar tareas Acérquese a gente

positiva

37

Perfeccionismo

Evite caer en el perfeccionismo exagerado

No hay nada más triste que una persona capaz que nunca hace nada

Porque nunca es suficiente Critica a todo por su falta de

perfección Pero no se da cuenta que su

propio perfeccionismo le impide alcanzar logros tangibles

Recordar que “lo perfecto es enemigo de lo posible”

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Manejo de expectativas

Maneje las expectativas de la gente

Nunca prometa demasiado

Comprometa a otros con anticipación

Avise a todos sobre sus compromisos

Mantenga tiempo de reserva para imprevistos (margen)

39

Aprender a decir NO

Aprenda a hacerlo sin agredir Sin ser desagradable Es increíble la cantidad de

tiempo que muchas personas pierden por hacer cosas a las cuales no se atrevieron a decir NO

Sin mencionar los conflictos que esto suele generar

40

Aprender a decir NO

Decir “no” suele resultar difícil debido a que

No queremos decepcionar a los demás

Queremos dar imagen de que podemos hacer todo

No sabemos cómo plantear el “no” sin ofender

Es más agradable y fácil decir “si”

No nos damos cuenta de que decir que “no” es una opción

41

Puntualidad

Sea siempre puntual y exija puntualidad

Genérese una imagen de puntualidad

Empiece cumpliendo, para luego exigir

Si todos saben que Ud. es puntual, tenderán a comportarse puntuales con Ud.

Genérese una imagen de impuntual.... Y todo el mundo le hará perder tiempo sin sentirse culpable

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Simplificar

Simplifique su vida personal Evite aparatos demasiado sofisticados Use tecnología mainstream No se entusiasme demasiado con

chiches Evite influencia de la moda Evite todo producto que exija

demasiados cuidados Evite productos que no pueda mantener

fácilmente Evite muchedumbres Evite colas Haga trámites por teléfono o internet Utilice débito automático Limite sus pertenencias a las mínimas

necesarias

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En qué perdemos el tiempo

•Impuntualidad nuestra y de otros•Estímulos externos aparentemente

importantes. •Email, celular, Black Berry•Desconcentración •Objetivos incoherentes •No evaluación del accionar•Olvidos•Preocupación•Discusiones irrelevantes•Temor a decir NO•Temor a elegir•Ira•Envidia•Comodidad•Encuentros casuales•Vagancia

•Charlas de café•Radio-pasillo•Agresiones •Peleas•Quejas•Interrupciones•Aburrimiento•Falta de objetivos•Enfermedades•Accidentes•Preocupación•Enojos•Continua postergación•Demasiadas horas de

sueño•Insuficientes horas de

sueño•Viajes•Switching•Guardar “todo”•MSN•Vergüenza, timidez

•Mate infinito•Televisión•Fanatismos•Modorra•10 videos para el

fin de semana•Excesivo espejo•Excesivos

trámites•No querer cerrar

ninguna puerta•Temores