Assalamualaikum wr. Wb
korespondensi dalam bisnis & penulisan korespondensi
0108067 - Lourentius Aji 0110U138 Adi Dwi Rahmawan 0110U147 Muhammad Azi Nugraha 0110U151 Lena Rosarina
TUJUAN PENULISAN MAKALAH Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan informasi mengenai korespondensi yang mencakup, fungsi-fungsi surat, syarat-syarat surat, macammacam surat, bahasa surat, dan langkah-langkah dalam menyusun surat. Rumusan masalah :Apa itu korespondensi? Apa peranan korespondensi? Jelaskan identifikasi pihak-pihak yang terlibat dalam korespondensi? Apa bentuk-bentuk permintaan langsung goodwill, badnews, dan pesan persuasive?
Pengertian
Korespondensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat. Bahwa korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik sebab penilaian negative terhadap akan dapat mempengaruhi pula penilaian negative dalam organisasi.
Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait
Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi bisa diulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional) atau dapat pula berupa surat elektronik (e-mail). E-mail menggunakan alat bantu komputer yang dilengkapi modem dan melibatkan jasa layanan internet. Penggunaan email mengalami perkembangan yang cukup dramatis sebagai media komunikasi modern karena mampu menyebarkan informasi dalam waktu singkat ke berbagai wilayah yang berjauhan. Jadi e-mail hanyalah alternative komunikasi yang melengkapi kegiatan surat-menyurat.
PERANAN KORESPONDENSI DALAM BISNIS
Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:Menciptakan surat yang baik,jelas, dan tepat. Menciptakan kerja sama yang baik. Menyebarkan kegiatan
PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM KORESPONDENSIKoresponden, yaitu orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang menandatangani surat. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat. Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta menangani persiapan surat-surat (filling system). Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.
FUNGSI SURAT
Tanda bukti tertulis yang otentik Alat pengigat Dokumen historis Pedoman kerja Jaminan keamanan Utusan atau duta organisasi Dasar penilaian dan keputusan Sebagai barometer kegiatan organisasi Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman. Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain
Surat-surat bisa digolongkan sebagai berikut:Menurut isi dan pengirimnya Surat resmi (Dinas Pemerintah) Surat Niaga atau Surat Bisnis Surat Pribadi Menurut maksud dan tujuannya Surat Pemberitahuan Surat Keputusan Surat Perintah Surat Edaran Dll Menurut wujud/bentuknya Surat bersampul Memorandum atau nota Telegram Dll Menurut jaminan dan keamanan Surat Sangat Rahasia Surat Rahasia Surat Biasa
Menurut urgenisnya Surat Khilat Khusus Surat Kilat (amat segera) Surat Biasa Menurut alirannya Surat Keluar Surat Masuk Menurut kegunaanya Surat Konsep Surat Asli Surat tembusan Surat Petikan Menurut nilai isinya Surat Rutin Surat tidak Rutin Menurut sifatnya Surat yang bersifat mengatur Surat yang bersifat tidak mengatur
BAGIAN BAGIAN SURATKepala surat atau kop surat, Merupakan cirri khas suatu organisasi yang berisi nama organisasi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimili, alamat e-mail, dll Tanggal pembuatan surat, Dicantumkan untuk memudahkan penunjukan waktu membalas surat dan mempermudah pengagendaan surat oleh penerima. Nomor, lampiran, dan hal atau perihal, Nomor surat biasanya dipakai dalam surat-surat dinas (resmi) Nama dan alamat yang dituju, Penyebut nama harus memakai Sdr., Bp., Tuan., Ny., atau Nn. Jika disebutkan jabatannya, maka sebutan tersebut tidak perlu dipergunakan. Salam pembuka dan paragraph pembuka, Berfungsi sebagai kalimat agar dirasa tidak janggal (misalnya, dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, dan lain-lain) Isi surat, Merupakan uraian dari maksud pembuatan surat serta halhal yang ingin di sampaikan. Salam penutup biasanya berisi ucapan terima kasih, harapan, penegasan, atau pengarahan. Misalnya, hormat kami.
Salam penutup dan paragraph penutup , Salam penutup biasanya berisi ucapan terima kasih, harapan, penegasan, atau pengarahan. Misalnya, hormat kami. Tanda tangan, Nama jelas< dan Jabatan, Berguna untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut. Tembusan /tindasan atau c.c (carbon copy), Tembusan diperlukan apabila surat tersebut dikirimkan kepada pihak lain yang berhubungan secara teknis dengan isi surat. Inisial , Singkatan atau inisial hanya dipakai dalam surat bisnis saja, sedangkan untuk surat dinas cukup dicantumkan paraf orang yang membuat konsep surat.
BENTUK SURATBentuk surat yang dimaksud adalah tata letak posisi bagianbagian surat. Setiap bagian surat memiliki peranan yang sangat penting sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat Menurut pola umum surat menyurat, ada beberapa macam bentuk surat, yaitu : Bentuk lurus penuh (full block style) Bentuk lurus (block style) Bentuk setengah lurus (semi block style) Bentuk bertekuk atau bergigi (indented dtyle) Bentuk paragraph menggantung (hanging paragragph style)
1. 2. 3. 4. 5.
Contoh bentuk surat :
Kesimpulan :Korespondensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor. Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi
Saran :
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negative terhadap surat akan dapat memperlancar pula penilaian negative dalam organisasi.
Thank you wassalam
