Kebijakan dan Pedoman Penyusunan SOP di Kementerian PPN/Bappenas Biro Perencanaan, Organisasi dan Tatalaksana
Kebijakan dan Pedoman
Penyusunan SOP di
Kementerian PPN/Bappenas
Biro Perencanaan, Organisasi dan Tatalaksana
OUTLINE
• GRAND DESIGN DAN ROAD MAP
REFORMASI REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS
• ASESMEN ORGANISASI
• PEDOMAN DAN KEBIJAKAN PENYUSUNAN SOP DI KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS
Grand Design dan Road MAP Reformasi Birokrasi Kementerian PPN/Bappenas
GRAND DESIGN DAN ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI 2010 - 2025
Pe
rub
ahan
Min
dse
t d
an C
ult
ure
Se
t
Birokrasi yang Bersih, dan Bebas KKN Peningkatan Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja Birokrasi Peningkatan Kualitas Pelayanan
SDM
Organisasi
Ketatalaksanaan
Pe
ny
em
pu
rna
an
Ke
ran
gk
a
Ke
bija
ka
n N
asi
on
al R
efo
rma
si
Bir
ok
rasi
Quick Wins
MONITORING DAN EVALUASI
PR
OFI
L B
IRO
KR
ASI
20
25
Pengawasan Dan
Akuntabilitas
Peraturan Perundang-undangan
PENEGAKAN HUKUM (LAW ENFORCEMENT)
MANAJEMEN PERUBAHAN
MANAJEMEN PENGETAHUAN RB (KNOWLEDGE MANAGEMENT)
AREA PERUBAHAN (PROGRAM KERJA) REFORMASI BIROKRASI MASING
K/L YANG DIHARAPKAN MENURUT PERPRES NO. 81 TAHUN 2010
AREA PERUBAHAN HASIL YANG DIHARAPKAN
Organisasi Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing)
Tatalaksana Sistem, Proses dan Prosedur Kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance
Peraturan Perundang-undangan
Regulasi yang lebih tertib dan tidak tumpang tindih dan kondusif
Sumber daya Manusia Aparatur
SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera
Pengawasan Meningkatnya penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan bebas KKN
Akuntabilitas Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi
Pelayanan Publik Pelayana prima sesuai dengan kebutuhan dan harapan masyarakat
Pola Pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur
Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi
Rencana Program, Kegiatan, dan Hasil yang Diharapkan sesuai dengan Road MAP Kementerian PPN/Bappenas 2010-2014
PROGRAM TUJUAN SASARAN KEGIATAN HASIL
(OUTPUT)
TARGET
2011 2012 2013 2014
PENATAAN TATALAKSANA
meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, dan Terukur di BKKBN
1. meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan di BKKBN
1. Penyusunan SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi
1. Dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi
10 50 200 300
2. meningkatnya penggunaan teknologi informasi dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan di BKKBN
3. meningkatnya kinerja di BKKBN
2. Pembangunan atau Pengembangan e-government
2. Unit kerja organisasi, tatalaksana, kepegawaian dan diklat yang mampu mendukung tercapainya tujuan dan sasaran reformasi birokrasi.
Asesmen Organisasi
ASSESMENT ORGANISASI
SOP
Asesmen
Organisasi Saat Ini
Redefinisi Visi , Misi , Strategi dan Sasaran Organisasi
Restrukturisasi Organisasi
Analisis Beban
Kerja
Perbaikan
Tatalaksana / Proses Bisnis
Analisis Jabatan
Perbaikan SOP
Perencanaan
Pegawai
Pendidikan dan
Pelatihan Berbasis
Kompetensi
Rekrutmen dan
Seleksi
Evaluasi Jabatan
Pemeringkatan Jabatan
Penetapan Tunjangan
Kinerja
Pengembangan Model
Kompetensi
Penilaian Kinerja
Pegawai
Pemberian Tunjangan
Kinerja
Asesmen Kompetensi
Individu
Pengembangan
Karir
Penguatan Unit Kerja Organisasi
Standar Kinerja
Organisasi
Database Kepegawaian
Perbaikan Kewenangan /
Fungsi
Pengembangan e - Office dan e -
Government
Pengembangan Standar
Kompetensi Jabatan
Penguatan Unit Kerja Pelayanan
Penyusunan
IKU
Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah
Profil Birokrasi K/L dan Pemda
2014
Penetapan Standar Pelayanan
Target Kinerja Layanan
Pengembangan Indikator
Kinerja Jabatan
Visi, Misi, Strategi dan sasaran organisasi
Struktur Organisasi
Analisis Jabatan
Analisa Beban Kerja
Evaluasi Jabatan
Tatalaksana/ Proses Bisnis
SOP
IDENTIFIKASI ORGANISASI SEBAGAI DASAR PENYUSUNAN SOP
Jumlah SDM
Harga Jabatan
KPI/Kinerja
Kaitan Struktur Organisasi dengan SOP
• Dalam organisasi Pemerintah
(birokratis), setiap keputusan dan
langkah-langkah kegiatan selalu
dikaitkan dengan strukturnya.
• Alur keputusan mengalir dari atas ke
bawah, dan untuk alur kegiatan
mengerucut dari bawah ke atas (dari
tindakan menjadi keputusan juga)
• Struktur Organisasi dinyatakan dengan pedoman
yang jelas, akan bermanfaat untuk menyusun SOP
yang efektif, meskipun SOP disusun dengan
berdasarkan fungsi-fungsi organisasi
Struktur
Organisasi
SOP
Fungsi
Organisasi
Struktur Organisasi dan Fungsi Organisasi
Posisi dan Peran Manajemen Organisasi
dalam Penerapan SOP
Manajemen Organisasi
Fungsi B Fungsi C Fungsi A
SOP
Peran Fungsi
Organisasi dan Kontrol dalam Penyusunan SOP yang efektif
Deskripsi Tugas dan
Tanggung jawab
Penyusunan SOP
Yang efektif
Fungsi Organisasi
Kontrol
ORGANISASI STRUKTURAL DAN FUNGSIONAL DALAM STRUKTUR ORGANISASI KEMENTERIAN NEGARA PPN/BAPPENAS
STAF AHLI
KEDEPUTIAN SETMENEG PPN/ SETTAMA BAPPENAS INSPEKTORAT
UTAMA
DIREKTORAT
SUB DIREKTORAT
STAF PERENCANA
KELOMPOK FUNGSIONAL PERENCANA
INSPEKTORAT
KELOMPOK FUNGSIONAL
AUDITOR
PUSAT BIRO
BIDANG BAGIAN
SUB BIDANG SUB BAGIAN
MENNEG.PPN/ KA. BAPPENAS
KELOMPOK FUNGSIONAL
LAINNYA
TATALAKSANA/PROSES BISNIS
Proses Bisnis
• Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang
ada dalam bisnis yang kerap disebut dengan
rantai nilai (value chain).
• Dalam perusahaan yang menghasilkan barang
maupun jasa, pada umumnya memiliki rantai
nilai terdiri dari pengembangan produk baru,
produksi, penjualan dan marketing, distribusi
(product delivery), layanan purna jual (after sales
service), serta keamanan dan kesehatan
lingkungan (environment safety and health)
Proses Bisnis dari Perusahaan penghasil Barang/Jasa
(Generic Value Chain)
pengemb
angan
produk baru
Sell & Marketing
Deliver & Distributi
on
After Sales
Service
Environment Safety & Health
Produksi
TUGAS POKOK FUNGSI
Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, koordinasi, sinkronisasi, pelaksanaan penyusunan dan evaluasi perencanaan pembangunan nasional dibidangnya
a. Penyiapan perumusan kebijakan perencanaan pembangunan nasional dibidangnya;
b. Koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan perencanaan pembangunan nasional di bidangnya;
c. Penyusunan rencana pembangunan nasional dan rencana pendanaannya di bidangnya;
d. Pengkajian kebijakan perencanaan pembangunan nasional di bidangnya;
e. Pemantauan, evaluasi, dan penilaian kinerja pelaksanaan rencana pembangunan nasional di bidangnya;
f. Penyusunan rencana kerja pelaksanaan tugas dan fungsinya, serta evaluasi dan pelaporan pelaksanaannya;
g. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan pejabat fungsional perencana di lingkungan direktoratnya.
TUPOKSI UNIT ORGANISASI ESELON II KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS
Peran Bappenas dalam menghasilkan perencanaan
(Generic Value Chain)
Perencanaan Pemantauan Evaluasi Koordinasi
Key Result Area
Bidang/KRA Indikator Kinerja TARGET
2010 2014
Perencanaan Tersusunnya kebijakan perencanaan dan pendanaan di bidang ekonomi yang berkualitas
Pemantauan Tersusunnya laporan Pemantauan atas pelaksanaan rencana pembangunan di bidang ekonomi
Evaluasi Tersusunnya laporan evaluasi atas pelaksanaan rencana pembangunan di bidang ekonomi
Koordinasi Tersusunnya laporan koordinasi baik tingkat pusat/propinsi dan lintas wilayah atas pelaksanaan rencana pembangunan di bidang ekonomi
UKE : Direktorat Bidang Ekonomi
Uraian Tugas
Uraian Tugas Indikator Kinerja TARGET
2010 2014
Melakukan penyusunan rencana kebijakan/ program strategis jangka panjang dengan cara menyiapkan alternatif kebijakan, menyusun perkiraan sumber pendanaan, serta memberikan saran tindak lanjut rencana program strategis jangka panjang dalam rangka memproses penetapan rencana kebijakan/program strategis jangka panjang bidang ekonomi.
• Ketepatan waktu penyusunan alternatif rencana kebijakan/ program strategis jangka panjang
• Kualitas perkiraan sumber pendanaan
Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan jangka panjang dengan cara memberikan saran tindak lanjut yang diperlukan dalam perencanaan dalam rangka meningkatkan kualitas rencana pembangunan
• % saran yang ditindak lanjuti
Dst….
Contoh : Kegiatan perencaanan dan evaluasi
PEDOMAN DAN KEBIJAKAN PENYUSUNAN SOP DI KEMENTERIAN PPN/BAPPENA
OUTLINE SOP BAPPENAS BAB 1 Pendahuluan
• Latar Belakang
• Tujun dan Sasaran
• Pengertian SOP
• Manfaat
• Prinsip
BAB 2 Langkah-Langkah Penyusunan SOP
• Persiapan
• Penilaian Kebutuhan SOP
• Pengembangan SOP
• Penerapan SOP
• Monitoring dan Evaluasi
BAB 3 Jenis dan Format
• Jenis
• Format
• Flowchart
BAB 4. Penutup
LANGKAH LANGKAH PENYUSUNAN SOP KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS
• Persiapan
• Penilaian Kebutuhan
• Pengembangan SOP
• Penerapan SOP
• Monitoring dan evaluasi SOP
Tahapan Penyusunan SOP
Persiapan Penilaian
Kebutuhan Pengembangan
SOP Penerapan
SOP Monev
SOP
• Membentuk tim dan kelengkapan Nya
• Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan
• Melakukan penilaian kebutuhan
• Membuat Sebuah daftar Mengenai SOP Yang akan disusun
• Membuat dokumen Penilaian Kebutuhan SOP
• Pengumpulan informasi dan identifikasi
• Alternatif Analisis dan pemilihan alternatif
• Penulisan SOP Pengujian dan
• Reviu Pengesahan SOP
• Perencanaan
Penerapan • Pemberitahuan
Distribusi dan Aksibilitas
• Pelatihan Pemahaman
• Monitoring • Evaluasi
4 (empat) format SOP
• Langkah sederhana (simple steps),
• Tahapan berurutan (hierarchical steps),
• Grafik (graphic), dan
• Diagram alir (flowcharts).
Penjelasan 4 (empat) format SOP
• Langkah sederhana (simple steps), adalah Format sederhana digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan.
• Tahapan berurutan (hierarchical steps), adalah Format tahapan berurutan yang merupakan pengembangan dari langkah sederhana dan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detil, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan
• Grafik (graphic), adalah Format Grafik dipergunakan jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik.
• Diagram alir (flowcharts) adalah format diagram alir merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (komplek) dan membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak” yang mempengaruhi sublangkah berikutnya.
2 Faktor yang menentukan Format yang tepat dalam pembuatan SOP
1) berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur;
2) berapa banyak langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.
Dengan demikian, format SOP akan sangat berbeda antara satu dengan yang lainnya tergantung kepada dua faktor tersebut. Format terbaik dari SOP adalah yang dapat memberikan wadah serta dapat mentransmisikan informasi yang dibutuhkan secara tepat dan memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten.
Contoh Format SOP
NOMOR SOP :
TGL. PEMBUATAN :
April 2013
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : April 2013
DISAHKAN OLEH
: Sekretaris Utama
Dr. Slamet Senoadji
NIP. 19601215 198802 1 001
NAMA SOP :
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:
Diagram Alur
No. Alur Kegiatan
Unit Kerja /Pelaksana Kegiatan Mutu Baku
Ket
PIC PIC PIC PIC Persayaratan/ Kelengkapan
Waktu Output
Simbul-simbul Flowchart
Hal-hal Yang Menjadi Perhatian dalam pembuatan SOP
Salah satu kekeliruan yang sering terjadi dalam pembuatan SOP, adalah bahwa SOP dibuat dengan menggunakan format yang tidak sesuai dengan peruntukkannya. Seringkali, SOP yang semestinya dapat dibuat dalam format sederhana/simple, tetapi dibuat dalam format grafik ataupun format yang komplek dengan menggunakan diagram alir (flowcharts). Seringnya penggunaan format diagram alur (flowcharts) dalam pembuatan SOP ini bisa jadi karena kita keliru memahami Permenpan tentang pedoman pembentukan SOP tersebut. Karena, didalam Permenpan ini dicantumkan symbol-simbol flowcharts, maka seolah-olah semua SOP yang dibuat harus menggunakan symbol flowcharts tersebut. padahal, symbol flowcharts tersebut merupakan symbol-simbol yang digunakan apabila SOP yang dibuat menggunakan format diagram alir yang mana di dalam SOP tersebut membutuhkan pengambilan keputusan yang banyak.
Lanjutan....
jika SOP yang dibuat merupakan prosedur-prosedur yang sederhana dan tidak membutuhkan banyak pengambilan keputusan, mengapa “dipaksakan” menggunakan format diagram alur (flowcharts)? Bukankah akan lebih tepat apabila prosedur-prosedur tersebut dibuat dalam format SOP yang simple sehingga akan lebih mudah dibaca dan dipahami, bahkan oleh pegawai baru sekalipun. Dengan demikian, SOP yang telah dibuat mudah-mudahan tidak hanya akan menjadi dokumen yang indah semata, tetapi benar-benar dapat dipahami dan diimplementasikan.
TERIMA KASIH