Hoja de ruta para la realizacin de un Plan Estratgico
ndice
Estructura del plan estratgico (ndice del documento final)
....................................... 2 Descripcin de los
diferentes apartados del plan estratgico
........................................ 3 Guin de referencia para
las sesiones de
trabajo............................................................
8 Plan de gestin de la entidad.
.......................................................................................
11
1
I.- Plan estratgico
Estructura del plan estratgico (ndice del documento final)
PRESENTACIN 1. IDENTIDAD DE LA ENTIDAD. 1.1. Finalidad y
objetivos. 1.2. Destinatarias. 1.3. Servicios y actividades. 1.4.
mbito geogrfico. 1.5. Valores. 2. DECLARACIN DE MISIN 3. DIAGNSTICO
DE SITUACIN 3.1. Tendencias sociales que afectan al mbito de
actuacin de la entidad. 3.2. Necesidades de los y las destinatarias
3.3. Recursos 3.3.1. Aspectos significativos de la actuacin de
otras organizaciones e instituciones. 3.3.2. Colaboracin y
diferenciacin. 3.4. Trayectoria y situacin actual de la entidad
3.4.1. Descripcin de la trayectoria y situacin actual de la
entidad. 3.4.2. Anlisis interno (capacidades y recursos). 4.
DECLARACIN DE VISIN 5. OBJETIVOS 6. ANLISIS ESTRATGICO 6.1.
Factores clave de xito. 6.2. Anlisis DAFO (debilidades, amenazas,
fortalezas, oportunidades). 7. ESTRATEGIAS Y ACCIONES 8. SISTEMA DE
SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DEL PLAN
2
Descripcin de los diferentes apartados del plan
estratgicoPRESENTACINEn la presentacin se refleja el proceso
seguido para la elaboracin del plan y la organizacin del documento.
Suele venir acompaado de una breve presentacin de la entidad y las
razones por las que la se decide realizar el plan. Durante el
proceso de elaboracin se sistematiza lo que se va haciendo como si
se tratase de un diario.
1. IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIN.
1.1. Finalidad y objetivos.Se define la finalidad ltima de la
entidad a travs de objetivos permanentes, que no deben confundirse
con los objetivos del apartado de programacin, ms concretos y con
un horizonte temporal mucho ms limitado.
1.2. Destinatarios y destinatarias.Se entiende por destinatarios
a aquellos sujetos (personas y/o agentes) a los que la entidad se
dirige a travs de sus servicios y acciones. No obstante, se tiene
en cuenta el mapa de destinatarios desde la perspectiva del sistema
cliente (las beneficiarias directas e indirectas y otras partes
implicadas en la actividad de la entidad). Asimismo, se tiene en
cuenta no slo a los destinatarios actuales, sino tambin a los
potenciales.
1.3. Servicios y actividades.Se elabora una clasificacin de los
servicios y principales actividades de la entidad teniendo en
cuenta los servicios que actualmente se prestan y las acciones que
se llevan a cabo, as como aquellos que se consideran factibles de
comenzar a prestar o consolidar.
1.4. mbito geogrfico.Se seala el territorio de referencia donde
la entidad opera.
3
1.5. Valores.Los valores son las cualidades positivas que se le
atribuye a la entidad para desarrollar su actividad. Se trata de
aspectos centrales en la vida de la entidad con frecuencia
referidos al modo de ser y hacer. Se definen los valores centrados
tanto en la intervencin como en la gestin.
2. DECLARACIN DE MISINLa declaracin de misin constituye una
sntesis de los elementos abordados en la reflexin sobre la
identidad de la entidad.
3. DIAGNSTICO DE SITUACINEl diagnstico de situacin o anlisis de
realidad permite sistematizar y analizar informacin significativa
para el desarrollo de la entidad. Es la herramienta que se utiliza
para la definicin de los objetivos de la entidad. Debe ser
coherente con la identidad e implica analizar tanto el entorno
(tendencias, necesidades y recursos existentes) como la propia
entidad.
3.1. Tendencias sociales que afectan al mbito de actuacin de la
entidad.Las tendencias son factores del entorno (sociales,
polticos, econmicos y culturales) que afectan a la situacin que
viven los destinatarios y las partes implicadas en la actividad de
la entidad. Las tendencias tienen propensin a orientarse hacia una
determinada direccin, permitiendo prever cambios que pueden afectar
a la situacin de las partes implicadas.
3.2. Necesidades de los y las destinatariasSe definen las
necesidades desde la perspectiva de sistema cliente. Una referencia
metodolgica es la es la elaborada por J. Bradshaw. Se trata de una
tipologa o clasificacin clsica de necesidades, desde el punto de
vista de quin las define y cul es el criterio que utiliza para
definirlas. Se diferencian cuatro tipos de necesidades: normativas,
sentidas o percibidas, expresadas y comparadas. Necesidades
normativas. Se llaman normativas porque tienen relacin con la
norma, el deber ser. Son las que definen las/os polticas/os, en
funcin de la legitimidad que les da la representacin que ostentan,
y las/os tcnicas/os en funcin de la legitimidad que les otorgan los
conocimientos cientficos, supuestamente neutros desde el punto de
vista de los valores.
4
Necesidades sentidas o percibidas: son las necesidades
expresadas, verbalizadas, por las/os propias/os usuarias/os o
destinatarias/os de los servicios. Dependen de su historia, sus
expectativas, la informacin que posean sobre sus propios problemas
y sobre las posibilidades y recursos que existen para
solucionarlos. As por ejemplo la evaluacin de un servicio est
condicionada por las expectativas que las personas profesionales
que lo prestan generan en los sujetos destinatarios; por eso, el
grado de satisfaccin de los destinatarios respecto a un servicio no
es un indicador de evaluacin demasiado adecuado en s mismo.
Necesidades expresadas: Son datos relativos al comportamiento de
los destinatarios en relacin con los servicios (listas de espera,
datos de utilizacin de servicios, etc.). Por lo tanto, no son las
que los propios destinatarios dicen y expresan. Necesidades
comparadas: Se establecen comparando distintos servicios,
programas, recursos..., en cuanto a niveles de atencin, de calidad,
etc., que los diferentes agentes proveen.
3.3. RecursosEs importante analizar los recursos para aprovechar
los recursos existentes, evitar solaparse con otros agentes y
definir aquellos aspectos que caracterizan de manera especial la
aportacin que realiza la entidad (diferenciacin). Principalmente en
este apartado nos preguntamos lo siguiente: A qu necesidades estn
respondiendo ya otras organizaciones e instituciones? Qu
caractersticas diferencian a la organizacin? Con quin y para qu
puede colaborar la organizacin?
3.3.1. Aspectos significativos de la actuacin de otras
organizaciones e instituciones. 3.3.2. Colaboracin y diferenciacin.
3.4. Trayectoria y situacin actual de la entidad 3.4.1. Descripcin
de la trayectoria y situacin actual de la entidad. 3.4.2. Anlisis
interno (capacidades y recursos).El anlisis interno trata de
identificar la situacin actual en relacin a las capacidades
instaladas y los recursos disponibles. En el anlisis subyace la
reflexin en torno a las reas de gestin: bsicas, especializadas y
avanzadas.
Planificacin y gestin integrada de la organizacin Coordinacin y
gestin de la estructuracin Gestin de la informacin Gestin de
recursos humanos Gestin de recursos materiales y econmicos Gestin
del aprendizaje Gestin del intercambio con el entorno
5
4. DECLARACIN DE VISINLa Visin constituye una sntesis de la
situacin en la que se desea que se encuentre la entidad ms all del
horizonte del plan estratgico (a 10 aos vista). La visin responde a
un deseo, pero deber ser alcanzable. El plan estratgico debe
orientarse al logro de esta visin y los objetivos han de ser
coherentes con ella. A la hora de definir la visin se han de tener
en cuenta, tanto aspectos relacionados con los destinatarios, la
actividad de la entidad, su presencia social, etc., como aspectos
relacionados con los miembros de la entidad, su participacin, su
organizacin y gestin, sostenibilidad, etc. En ocasiones se hace una
primera aproximacin de la visin despus de abordar la identidad, que
permite orientar el diagnstico de situacin, volvindose a revisar
una vez realizado este.
5. OBJETIVOSSuelen detallarse objetivos generales (que habrn de
ser necesariamente pocos) y especficos, as como indicadores y
estndares relacionados con los objetivos. Los objetivos deben
centrarse en los sujetos destinatarios, pudiendo en algn caso
formular algn objetivo orientado a la gestin y mejora interna de la
entidad. El sistema de indicadores permite establecer los objetivos
y evaluar su consecucin. El indicador forma parte de un sistema de
informacin que permite el diagnstico de la situacin de partida, el
establecimiento de objetivos y el seguimiento de los resultados.
Los estndares concretan el indicador, permitiendo operativizar los
objetivos. Tambin pueden establecerse en el plan de gestin
indicadores y estndares relacionados con las acciones, los cuales
permiten definir cmo se quiere desarrollar la accin.
6. ANLISIS ESTRATGICOEl anlisis estratgico es la herramienta que
permite recoger y analizar informacin para identificar y determinar
la posible evolucin de aquellos elementos tanto externos como
internos que puedan afectar a la consecucin de los objetivos
identificados.
6.1. Factores clave de xito.Los factores clave de xito son
aquellos aspectos que se considera fundamental cuidar para alcanzar
los objetivos. Nos permiten orientar el anlisis DAFO.
6
6.2. Anlisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas,
oportunidades).El anlisis DAFO pretende identificar obstculos
(amenazas y debilidades) y elementos de apoyo (oportunidades y
fortalezas), tanto en el entorno (amenazas y oportunidades) como en
la propia entidad (debilidades y fortalezas), para alcanzar los
objetivos. En base al anlisis DAFO se establecen las acciones que
se consideran adecuadas para alcanzarlos. Se debe realizar el DAFO
de cada objetivo, preferentemente de los objetivos especficos.
7. ESTRATEGIAS Y ACCIONESDe cada objetivo se definen las
estrategias y sus respectivas acciones.
8. SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DEL PLANSe trata de
establecer un sistema de evaluacin que conecte el plan estratgico
con el plan de gestin y con las programaciones y evaluaciones de
cada uno de los departamentos o servicios y proyectos de la
entidad.
7
Guin de referencia para las sesiones de trabajoPRIMERA FASE 1.
MISIN Para abordar la reflexin sobre la misin responded por favor a
estas cuestiones: Quines son, o deben ser, las y los destinatarios
de la actividad de la entidad? Cul es, o deber ser, la finalidad y
principales objetivos de la entidad? Cules son, o deben ser, los
servicios y acciones que ofrece la entidad? Cul es el mbito
geogrfico de actuacin de la entidad? Cules son los valores de la
entidad?
2. VISIN Cmo os imaginis la entidad dentro de 10 aos?
3. DIAGNSTICO DE SITUACIN 3.1. TENDENCIAS Cules son las
tendencias sociales principales en el mbito de trabajo de la
entidad? 3.2. NECESIDADES Cules son las necesidades de los y las
destinatarias de la entidad? Especficamente: Cules son las polticas
de la administracin en este sector? (legislacin, planes) Cules son
las demandas que reciben de los y las destinatarias
(sistema-cliente)? Conocis algn proyecto o servicio significativo
del que sea interesante incorporar al menos algn aspecto? Cules son
los servicios ms utilizados por los y las usuarias?
-
Los servicios actuales dan respuesta a todas ellas?
8
3.3. COLABORACIN Quin responde a las mismas necesidades que
nosotros? A qu necesidades estn respondiendo ya otros? Con quin
podemos colaborar y para qu?
3. 4. TRAYECTORIA Y SITUACIN ACTUAL Cul ha sido la trayectoria
de la entidad en los ltimos aos? Qu elementos de la situacin actual
de la entidad os parece que es necesario tener en cuenta antes de
formular los objetivos? Qu objetivos formularais en relacin con la
propia entidad?
9
SEGUNDA FASE 4. VISIN Reformulad la visin en base al anlisis del
diagnstico de situacin.
5. AVANCE DE OBJETIVOS Teniendo en cuenta todo lo apuntado hasta
ahora y desde una perspectiva realista, Qu objetivos creis que
deben centrar la accin de la entidad en los prximos 2 aos?
6. IDENTIFICACIN DE FACTORES CLAVE Y ANLISIS ESTRATGICO 6.1.
Cules son a vuestro juicio los factores clave, externos e internos,
que pueden permitir lograr los objetivos que habis sealado? 6.2.
Teniendo en cuenta los factores clave que habis sealado, qu
obstculos (debilidades, amenazas) y elementos de apoyo (fortalezas,
oportunidades) podis encontrar, a vuestro juicio, en el entorno y
en la entidad de cara a alcanzar los objetivos? (DAFO).
7. DEFINICIN DE ESTRATEGIAS Y ACCIONES 7.1. En coherencia con el
DAFO, qu estrategias y qu acciones concretas sera necesario llevar
a cabo para alcanzar los objetivos? En la sesin, si es posible,
sealaremos alguna orientacin respecto a: responsables, plazos y
recursos.
10
II.- Plan de gestin
Plan de gestin de la entidad.El documento plan de gestin
consiste en un cuadro de mando que incluye al menos los siguientes
aspectos: Objetivos operativos/especficos (conectados con los
objetivos estratgicos/generales). Estrategias y acciones
(conectadas con los objetivos operativos). Indicadores y estndares
de evaluacin (conectados con los objetivos operativos. Tambin se
pueden generar indicadores conectados a las estrategias y
acciones). Responsables, plazos (calendarizacin) y presupuesto de
las acciones (siempre que corresponda).
Su duracin en principio ser de un ao, pero podr determinarse una
duracin superior si se considera oportuno. Objetivo operativo
(Indicadores y Estrategias Acciones estndares) Conexin con el
objetivo estratgico (objetivo general):
Plazos
Responsables
Presupuesto
En cualquier caso, la herramienta debe ajustarse a la actividad
de la entidad y los sistemas de planificacin y gestin ya
establecidos, por lo que pueden variar los apartados, su estructura
y conexin.
11