HANDLEIDING E-TENDERING - Digipolis · 2015-11-18 · 1.1.3 De voordelen van e-Tendering e-Tendering biedt verschillende voordelen: Kostenbesparing (minder papierverbruik, geen verzendingskosten).

13/07/2012 - Versie 200

HANDLEIDING E-TENDERING VOOR ONDERNEMINGEN

13/07/2012 - Versie 200

2 / 93

GEBRUIKSVOORWAARDEN

Rechten De FOD Personeel en Organisatie behoudt alle rechten (waaronder auteursrechten, merkrechten en octrooien) met betrekking tot deze informatie (waaronder teksten, grafisch materiaal en logo’s).

Gebruik Behalve het downloaden en printen van de geboden informatie voor persoonlijk gebruik, is het niet toegestaan om de inhoud van deze handleidingen, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de FOD Personeel en Organisatie, over te nemen, te vermenigvuldigen of op welke wijze dan ook te distribueren of openbaar te maken. Commerciële doeleinden zijn in het geheel verboden. Aansprakelijkheid De samenstellers van de handleidingen “e-Tendering voor Ondernemingen” zijn zich volledig bewust van hun taak zo betrouwbaar mogelijke informatie te verstrekken. De Federale Dienst e-Procurement wil u met deze handleidingen de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in deze documenten vervatte informatie bedoeld kunnen worden als een advies. Bijgevolg geeft De Federale Dienst e-Procurement geen garanties dat de informatie die deze handleidingen bevatten, foutloos is. De FOD Personeel & Organisatie is niet aansprakelijk voor om het even welke vorm van schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook betreffende het gebruik van deze handleidingen. Contactgegevens: FOD Personeel en Organisatie – federale dienst e-Procurement – Wetstraat 51 – 1040 Brussel [email protected] - +32 2 790 52 00

mailto:[email protected]

13/07/2012 - Versie 200

3 / 93

INHOUDSTAFEL Gebruiksvoorwaarden ................................................................................................................................................................................................................................... 2

Inhoudstafel .................................................................................................................................................................................................................................................. 3

1 Algemeen.............................................................................................................................................................................................................................................. 7

1.1 Wat is e-Tendering? ................................................................................................................................................................................................................................. 8

1.1.1 Onze applicaties .................................................................................................................................................................................................................................. 8

1.1.2 Waarvoor staat e-Tendering ?............................................................................................................................................................................................................. 8

1.1.3 De voordelen van e-Tendering ............................................................................................................................................................................................................ 9

1.2 Wat hebt u nodig voor e-Tendering? ..................................................................................................................................................................................................... 10

1.3 Toegang tot de applicatie ...................................................................................................................................................................................................................... 11

1.4 Hoe wordt de informatie visueel voorgesteld? ...................................................................................................................................................................................... 12

1.4.1 Algemeen overzicht ........................................................................................................................................................................................................................... 12

1.4.2 De hoofdbanner ................................................................................................................................................................................................................................ 12

1.4.3 Het hoofdmenu ................................................................................................................................................................................................................................. 13

1.4.4 Werkzone .......................................................................................................................................................................................................................................... 13

2 Registreren .......................................................................................................................................................................................................................................... 14

2.1 Hoe zich registreren in e-Tendering? ..................................................................................................................................................................................................... 15

2.1.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 15

2.1.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 15

3 Aanmelden .......................................................................................................................................................................................................................................... 18

3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-Tendering? ................................................................................................................................................................................ 19

3.1.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 19

13/07/2012 - Versie 200

4 / 93

3.1.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 19

3.2 Hoe het wachtwoord herinitialiseren? ................................................................................................................................................................................................... 21

3.2.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 21

3.2.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 21

4 Mijn Profiel .......................................................................................................................................................................................................................................... 23

4.1 Hoe het profiel wijzigen? ....................................................................................................................................................................................................................... 24

4.1.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 24

4.1.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 24

5 Mijn Dossiers ....................................................................................................................................................................................................................................... 25

5.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-Notification? ................................................................................................................................................................................... 26

5.1.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 26

5.1.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 26

5.2 Hoe een dossier vinden in e-Tendering? ................................................................................................................................................................................................ 28

5.2.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 28

5.2.2 Via “Mijn Dossiers” ............................................................................................................................................................................................................................ 28

5.2.3 Via de zoekmotor .............................................................................................................................................................................................................................. 29

5.2.4 Inhoud van een dossier ..................................................................................................................................................................................................................... 30

5.3 Hoe de deelname bevestigen? ............................................................................................................................................................................................................... 31

5.3.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 31

5.3.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 31

5.4 Hoe een PV van opening zoeken? .......................................................................................................................................................................................................... 32

5.4.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 32

5.4.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 32

6 Een offerte indienen. ........................................................................................................................................................................................................................... 34

6.1 Hoe documenten opladen? .................................................................................................................................................................................................................... 35

13/07/2012 - Versie 200

5 / 93

6.1.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 35

6.1.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 37

6.2 Hoe enkel de hashcode van een document opladen? ............................................................................................................................................................................ 41

6.2.1 Opmerking vooraf ............................................................................................................................................................................................................................. 41

6.2.2 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 41

6.2.3 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 43

6.3 Hoe een bestand opladen dat verbonden is aan een opgeladen hashcode? ......................................................................................................................................... 46

6.3.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 46

6.3.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 48

6.4 Hoe een opgeladen document verwijderen? ......................................................................................................................................................................................... 51

6.4.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 51

6.4.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 53

6.5 Hoe het elektronisch inschrijvingsformulier invullen? ........................................................................................................................................................................... 54

6.5.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 54

6.5.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 56

6.6 Hoe controleren of de opgeladen versie van een document de juiste is? .............................................................................................................................................. 58

6.6.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 58

6.6.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 60

6.7 Hoe het indieningsrapport aanmaken en tekenen? .............................................................................................................................................................................. 62

6.7.1 Opmerking vooraf ............................................................................................................................................................................................................................. 62

6.7.2 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 63

6.7.3 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 65

6.7.4 Tekenen met eID ............................................................................................................................................................................................................................... 66

6.7.5 Tekenen met Certipost Token ........................................................................................................................................................................................................... 68

6.7.6 Tekenen met eigen software en token ............................................................................................................................................................................................. 71

6.8 Hoe een ontvangstbewijs aanvragen? ................................................................................................................................................................................................... 73

6.8.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 73

13/07/2012 - Versie 200

6 / 93

6.8.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 75

6.9 Hoe indienen in een beperkt dossier? .................................................................................................................................................................................................... 76

6.9.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 76

6.9.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 76

6.10 Hoe de indieningsrechten beheren ? ..................................................................................................................................................................................................... 78

6.10.1 Opmerking vooraf ......................................................................................................................................................................................................................... 78

6.10.2 Beginsituatie ................................................................................................................................................................................................................................. 80

6.10.3 Indieningsrechten toekennen ....................................................................................................................................................................................................... 80

6.10.4 Verkregen indieningsrechten bekijken ......................................................................................................................................................................................... 82

6.10.5 Toegekende indieningsrechten bekijken. ..................................................................................................................................................................................... 84

6.11 Hoe een volmacht geven? ...................................................................................................................................................................................................................... 85


6.11.2 Beginsituatie ................................................................................................................................................................................................................................. 85

6.11.3 Werkwijze ..................................................................................................................................................................................................................................... 85

6.12 Hoe de deelname annuleren? ................................................................................................................................................................................................................ 88


6.12.2 Beginsituatie ................................................................................................................................................................................................................................. 88

6.12.3 Werkwijze ..................................................................................................................................................................................................................................... 90

7 Nog vragen ? ........................................................................................................................................................................................................................................ 92

7.1 Hoe ons contacteren? ............................................................................................................................................................................................................................ 93

13/07/2012 - Versie 200

7 / 93

1 Algemeen

13/07/2012 - Versie 200

8 / 93

1.1 Wat is e-Tendering?

1.1.1 Onze applicaties

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende stappen van een overheidsopdracht en de overeenkomstige e-Procurement applicaties.

De bekendmaking

e-Notification : https://enot.publicprocurement.be

Indienen en openen offertes/kandidaturen

e-Tendering : https://eten.publicprocurement.be

Evaluatie en kennisgeving

e-Awarding : https://eawa.publicprocurement.be

Omgekeerde veiling

e-Auction : https://eawa.publicprocurement.be

Beheren catalogus

e-Catalogue : https://ecat.publicprocurement.be

1.1.2 Waarvoor staat e-Tendering ?

e-Tendering is de module van het e-Procurement programma waarbij een inschrijver zijn offerte of kandidatuur elektronisch kan indienen en waarbij de

aanbestedende overheid de opening eveneens elektronisch kan laten verlopen.

e-Tendering heeft de volgende doelstellingen:

de inschrijver kan zijn offertes/kandidaturen elektronisch indienen;

de aanbestedende overheid kan de offertes/kandidaturen elektronisch openen

13/07/2012 - Versie 200

9 / 93

een elektronisch PV van opening wordt automatisch gegenereerd Via e-Tendering kan het verdere elektronisch verwerken van de documenten voor de evaluatie en de gunning gegarandeerd worden.

Daarenboven is er een sterke integratie met de applicatie e-Notification (elektronisch publiceren van overheidsopdrachten).

1.1.3 De voordelen van e-Tendering

e-Tendering biedt verschillende voordelen:

Kostenbesparing (minder papierverbruik, geen verzendingskosten).

De mandataris kan de offerte online tekenen.

Er is een ontvangstbewijs voor alle ingediende documenten.

Offertes/kandidaturen ingediend via e-Tendering kunnen niet verloren gaan.

PV’s van opening kunnen online geraadpleegd worden.

Al deze voordelen dragen bij tot kostenbesparing en efficiëntieverhoging.

13/07/2012 - Versie 200

10 / 93

1.2 Wat hebt u nodig voor e-Tendering?

Een internetverbinding

Een standaard webbrowser (Internet Explorer 7 of hoger, Google Chrome, Mozilla Firefox,…)

De meest recente versie van Java Virtual Machine

Een interne of externe kaartlezer voor smartcards.

Er zijn 3 manieren om te tekenen: o De Belgische eID of een vreemdelingenkaart, met bijhorende PIN code o Een Certipost token o Eigen token en software

Ondersteunde bestandsformaten: alle types bestanden zijn toegelaten (tenzij er in de publicatie iets anders vermeld staat) o OPMERKING: er is wel een (technische) grens van maximaal 80 MB per bestand, en maximaal 350 MB per dossier

13/07/2012 - Versie 200

11 / 93

1.3 Toegang tot de applicatie

Zoals voor al onze e-Procurement applicaties bestaan er voor e-Tendering 2 omgevingen, beschikbaar in 4 talen (Nederlands , Frans, Duits en Engels)

De productie-omgeving: https://eten.publicprocurement.be

Doelstelling: applicatie voor het indienen van kandidaturen/offertes, en voor de openingen

De demo-omgeving: https://etendemo.publicprocurement.be

Doelstelling: applicatie om training en opleiding te organiseren, en uw configuratie te testen (vb. om het indien van een offerte met eID uit

te testen)

https://eten.publicprocurement.be/

https://etendemo.publicprocurement.be/

13/07/2012 - Versie 200

12 / 93

1.4 Hoe wordt de informatie visueel voorgesteld?

1.4.1 Algemeen overzicht

Het programma e-Tendering bestaat uit 3 grote delen :

In de blauwe kader : De hoofdbanner

In de groene kader : Het hoofdmenu

In de rode kader : Werkzone

1.4.2 De hoofdbanner

De hoofdbanner bestaat uit verschillende hyperlinks:

“EN | FR | nl | DE”: deze link laat toe om de taal van de applicatie aan te passen

“Over”: Hier vind u informatie over de actuele versie van e-Tendering

“Contact”: via deze link kan u een mail naar de applicatiebeheerders sturen

“Help”: via de help link vind u informatie over de applicatie (handleidingen, checklisten, …)

Daarnaast kan u een tekstveld invullen om een zoekopdracht tussen de verschillende pagina’s van het Belgium.be portaal te starten.

13/07/2012 - Versie 200

13 / 93

1.4.3 Het hoofdmenu

De opties in de menubalk is afhankelijk van de staat van de verbinding van de gebruiker.

Niet aangemelde gebruiker Aangemelde gebruiker

“Functie”: Hier kiest u een functie naar

gelang de gewenste verbinding

(Aanbestedende overheid of

onderneming)

“Wachtwoord resetten”: Door middel van

deze link kunt u uw wachtwoord resetten.

“Zich registreren als onderneming”: Deze

link maakt het mogelijk om als nieuwe

gebruiker met als functie onderneming te

registreren.

“Wat is e-Tendering?”: Hier vindt u een

omschrijving van de applicatie.

“Hoe registreren?”: Hier vindt u uitleg hoe

u moet registreren

“Afmelden”: Met deze link kunt u zich

afmelden

“Mijn profiel”: via deze link kunt u

naar uw profielpagina gaan.

“Mijn dossiers”: via deze link kunt u

naar uw dossier navigeren of een

dossier zoeken waartoe u toegang

heeft.

“Dossier zoeken”: via deze link kunt u

bestaande dossiers opzoeken.

“Bekijk/beheer Indieningsrechten”:

via deze link kan u uw

indieningsrechten beheren.

“Volmachtdocumenten”: via deze link kan u een volmachtdocument aanmaken.

1.4.4 Werkzone

In deze zone ziet u de detailpagina van de keuze die u in de menu hebt gemaakt.

13/07/2012 - Versie 200

14 / 93

2 Registreren

13/07/2012 - Versie 200

15 / 93

2.1 Hoe zich registreren in e-Tendering?

2.1.1 Beginsituatie

De inschrijver is nog niet geregistreerd in e-Tendering.

2.1.2 Werkwijze

Klik in het hoofdmenu op “Zich registreren als onderneming”

Vul de vereiste informatie in.

Klik op “ Aanmaken ”

De velden aangeduid met een asterisk zijn verplicht.

13/07/2012 - Versie 200

16 / 93

OPMERKING : het KBO-nummer is het ondernemingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Dit nummer is verplicht, maar het kan voor meerdere registraties gebruikt worden. Als er geen KBO nummer beschikbaar is, kan een fictief nummer gebruikt worden.

Een boodschap geeft aan dat de registratie gelukt is en dat een mail met een identificatiecode

verzonden werd.

De nieuwe account moet binnen de 30 dagen geactiveerd worden met deze identificatiecode.

Kies in het hoofdmenu de functie “Onderneming”.

Klik op “ OK ”

Klik op het icoon “Identificeren met password (om lokaal in te loggen)”

13/07/2012 - Versie 200

17 / 93

Geef de “Gebruikersnaam” en het “Wachtwoord” zoals opgegeven bij de registratie.

Klik op de knop “ Aanmelden ”

Geef de “Identificatiecode” die werd gestuurd per mail.

Klik op de knop “ Verzenden ”

In het hoofdmenu geeft een boodschap aan dat de gebruiker is aangemeld als onderneming.

13/07/2012 - Versie 200

18 / 93

3 Aanmelden

13/07/2012 - Versie 200

19 / 93

3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-Tendering?

3.1.1 Beginsituatie

De inschrijver is geregistreerd in e-Tendering (zie “2.1 Hoe zich registreren in e-Tendering?”)

3.1.2 Werkwijze

Kies in het hoofdmenu de functie “Onderneming”.

Klik op “ OK ”

Klik op het icoon “Identificeren met password (om lokaal in te loggen)”

Geef de “Gebruikersnaam” en het “Wachtwoord” zoals opgegeven bij de registratie.

Klik op de knop “ Aanmelden ”

13/07/2012 - Versie 200

20 / 93

In het hoofdmenu geeft een boodschap aan dat de gebruiker is aangemeld als onderneming.

13/07/2012 - Versie 200

21 / 93

3.2 Hoe het wachtwoord herinitialiseren?

3.2.1 Beginsituatie

De inschrijver is geregistreerd in e-Tendering (zie “2.1 Hoe zich registreren in e-Tendering?”)

3.2.2 Werkwijze

Klik in het hoofdmenu op de link “Wachtwoord resetten”.

Geef de “Gebruikersnaam”.

Klik op “ Verzenden ”

Een boodschap geeft aan dat de aanvraag met succes werd uitgevoerd.

Een mail wordt verzonden met een link. Klik op deze link om verder te gaan met het

herinitialiseren van het wachtwoord.

13/07/2012 - Versie 200

22 / 93

Geef een nieuw wachtwoord, en bevestig het.

Klik op “ Verzenden ”

Een boodschap geeft aan dat het wachtwoord met succes werd gewijzigd.

13/07/2012 - Versie 200

23 / 93

4 Mijn Profiel

13/07/2012 - Versie 200

24 / 93

4.1 Hoe het profiel wijzigen?

4.1.1 Beginsituatie

De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie “3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-Tendering?”)

4.1.2 Werkwijze

Klik in het hoofdmenu op “Mijn Profiel”

Vul de informatie aan of wijzig ze indien nodig.

Klik op de knop “ Bewaren ”

Velden aangeduid met een asterisk (*) zijn verplicht.

Een boodschap bevestigt dat de gegevens met succes werden aangepast.

13/07/2012 - Versie 200

25 / 93

5 Mijn Dossiers

13/07/2012 - Versie 200

26 / 93

5.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-Notification?

5.1.1 Beginsituatie

De aanbestedende overheid heeft een aankondiging gepubliceerd in e-Notification en heeft daarbij het gebruik van e-Tendering geactiveerd.

5.1.2 Werkwijze

Zie ook de handleiding voor e-Notification

Zoek de publicatie in e-Notification.

Klik op het dossier om de beheergegevens te openen.

Als de aanbestedende overheid het indienen van elektronische kandidaturen/offertes heeft toegestaan, klik op het icoon “Toegang tot platform e-

Tendering”

Na zich geïdentificeerd te hebben in e-Tendering, komt de gebruiker direct op het overeenkomstige dossier in e-Tendering terecht.

De inschrijver kan nu zijn deelname bevestigen (zie 0

http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc/beep%20algemeen/eprocurement/faq/

13/07/2012 - Versie 200

27 / 93

5.1.3 Inhoud van een dossier

De tab “ Beschrijving ” bevat de algemene gegevens van het dossier

De tab “ Parameters ” bevat toont de configuratie voor het indienen van een offerte in dit

dossier.

Elke parameter wordt onderaan de pagina beschreven.

Hoe de deelname bevestigen?”).

13/07/2012 - Versie 200

28 / 93

5.2 Hoe een dossier vinden in e-Tendering?

5.2.1 Beginsituatie


Het dossier bestaat in e-Tendering

5.2.2 Via “Mijn Dossiers”

Klik in het hoofdmenu op “Mijn Dossiers”

De lijst met dossiers waarvoor de inschrijver zijn deelname bevestigd heeft, wordt getoond.

Klik op het referentienummer van een dossier om het te openen.

Via de keuzelijst “Toon de dossiers” is het mogelijk een filter toe te passen op de lijst van

beschikbare dossiers:

“Waaraan ik deelneem”: alle dossiers waarvoor de inschrijver zijn deelname heeft bevestigd

“Waaraan ik heb deelgenomen”: alle dossiers waarvoor de inschrijver zijn deelname heeft bevestigd en waarvoor de opening reeds heeft plaatsgevonden.

“die actief zijn”: alle actieve dossiers voor open procedures en beperkte dossiers waartoe de inschrijver toegang heeft.

13/07/2012 - Versie 200

29 / 93

5.2.3 Via de zoekmotor

Klik in het hoofdmenu op “Dossier zoeken”

Geef het referentienummer geheel of gedeeltelijk in, gebruik eventueel het percentteken (%).

Klik op de knop “ Zoeken ”

De lijst met dossiers die voldoen aan het opgegeven zoekcriterium wordt getoond.

Klik op het referentienummer van een dossier om het te openen.

13/07/2012 - Versie 200

30 / 93




dossier.


13/07/2012 - Versie 200

31 / 93

5.3 Hoe de deelname bevestigen?

5.3.1 Beginsituatie


Een dossier werd geselecteerd in e-Tendering (zie “5.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-Notification?” of “5.2 Hoe een dossier vinden in e-

Tendering?”).

5.3.2 Werkwijze

Klik op de tab « Beschrijving »

Klik op de knop « Mijn deelname bevestigen »

Een boodschap geeft aan dat de deelname met succes werd geregistreerd.

Bovendien verschijnt er een nieuw tabblad “ Mijn Offerte ”, waar de inschrijver zijn offerte zal

kunnen indienen.

13/07/2012 - Versie 200

32 / 93

5.4 Hoe een PV van opening zoeken?

5.4.1 Beginsituatie


Een PV van opening werd gepubliceerd en de inschrijver beschikt over de nodige rechten om het te kunnen raadplegen.

5.4.2 Werkwijze

Klik in het hoofdmenu, in de sectie “PV van opening”, op “Opzoeken”.

Geef het referentienummer van het dossier waarvoor u het PV zoekt geheel of gedeeltelijk in,

gebruik eventueel het percentteken (%).

Klik op de knop “ Zoeken ”

De lijst met documenten die voldoen aan het ingegeven zoekcriterium, en waartoe de

inschrijver toegang heeft, wordt getoond.

Voor elk gevonden PV van opening zijn volgende acties mogelijk:

“PV van opening tonen”: Het PV van opening in HTML formaat tonen.

: Het PV van opening in PDF formaat openen.

13/07/2012 - Versie 200

33 / 93

: Opgeladen documenten valideren.

Deze lijst kan gesorteerd worden op “Referentienummer” of op “Type” door op de

overeenkomstige link te klikken.

13/07/2012 - Versie 200

34 / 93

6 Een offerte indienen.

13/07/2012 - Versie 200

35 / 93

6.1 Hoe documenten opladen?

6.1.1 Beginsituatie



Tendering?”).

De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie “0

13/07/2012 - Versie 200

36 / 93




dossier.


Hoe de deelname bevestigen?”)

13/07/2012 - Versie 200

37 / 93

6.1.3 Werkwijze

Klik op de tab « Mijn Offerte »

Klik op de knop « Nieuwe documenten toevoegen »

13/07/2012 - Versie 200

38 / 93

OPMERKING : Als de aanbestedende overheid “Richtlijnen voor indiening” heeft ingegeven, zal de inhoud ervan voor de inschrijver zichtbaar zijn op de tab “Mijn Offerte”.

Klik op de knop « Kies »

Selecteer de bestanden die moeten opgeladen worden.

Klik op de knop « Open »

Opmerking: het is mogelijk om meerdere bestanden te selecteren door gebruik te maken van

de Windows sneltoetsen (CTRL of SHIFT).

13/07/2012 - Versie 200

39 / 93

De geselecteerde bestanden verschijnen in de lijst bovenaan het venster.

Voor elk bestand kan een titel ingegeven worden in de kolom “Titel van het document”.

Als het bestand een volmachtdocument is, vink dan de overeenkomstige check box aan in de

kolom “Volmacht”.

Om een dossier te verwijderen, selecteer de desbetreffende lijn en klik op “ Verwijder ”.

Als alle op te laden bestanden geselecteerd zijn, klik op “ Verzenden ”.

Klik op “ Ja ”.

Voordat de status van een document “Compleet” is, is het mogelijk om het opladen ervan te

annuleren door bij het desbetreffende document op het icoon te klikken.

De status van het document wordt dan “Geannulleerd”.

13/07/2012 - Versie 200

40 / 93

Klik op “ OK ”.

Alle bestanden krijgen de status “Compleet”.

Klik nu op “ Sluiten ”.

De lijst van opgeladen documenten verschijnt in de tab “ Mijn Offerte ”.

13/07/2012 - Versie 200

41 / 93

6.2 Hoe enkel de hashcode van een document opladen?

6.2.1 Opmerking vooraf

De hashcode is een unieke code die berekend wordt op basis van de inhoud van een bestand. Als de inhoud van het bestand wijzigt, zal de hashcode

verschillend zijn (zelfs als de wijziging miniem is, zoals één enkele spatie).

Deze manier van opladen is interessant wanneer gebruik kan gemaakt worden van de “Dubbele Zending” (zie 5.2.4 Inhoud van een dossier”), of wanneer

een bestand de maximum grootte, toegelaten door de applicatie, overschrijdt (zie “1.2 Wat hebt u nodig voor e-Tendering?”).

6.2.2 Beginsituatie



Tendering?”).


13/07/2012 - Versie 200

42 / 93




dossier.



13/07/2012 - Versie 200

43 / 93

De aanbestedende overheid heeft deze optie geactiveerd in het dossier.

6.2.4 Werkwijze




13/07/2012 - Versie 200

44 / 93

Selecteer de bestanden die moeten opgeladen worden.




Vink in de kolom “Alleen hashcode” de check box van de documenten aan waarvoor enkel de

hashcode moet worden opgeladen.


Klik op “ Ja ”.

13/07/2012 - Versie 200

45 / 93

Klik op “ OK ”.



De lijst van opgeladen documenten verschijnt in de tab “ Mijn Offerte ”.

Rechts van elk document verschijnt een icoontje , dat aangeeft dat voor deze

documenten enkel de hashcode werd opgeladen.

13/07/2012 - Versie 200

46 / 93

6.3 Hoe een bestand opladen dat verbonden is aan een opgeladen hashcode?

6.3.1 Beginsituatie



Tendering?”).


13/07/2012 - Versie 200

47 / 93




dossier.



13/07/2012 - Versie 200

48 / 93

De inschrijver heeft minstens één hashcode opgeladen.

6.3.3 Werkwijze




13/07/2012 - Versie 200

49 / 93

Selecteer de bestanden waarvan de hashcode reeds werd opgeladen.




Vink in de kolom “Link hash” de check box aan van de documenten waarvoor de hashcode

reeds is opgeladen.


Klik op “ Ja ”.

13/07/2012 - Versie 200

50 / 93

Klik op “ OK ”.



Het icoontje , dat aangeeft dat voor documenten enkel de hashcode werd opgeladen,

verdwijnt bij de documenten die werden opgeladen.

13/07/2012 - Versie 200

51 / 93

6.4 Hoe een opgeladen document verwijderen?

6.4.1 Beginsituatie



Tendering?”).


13/07/2012 - Versie 200

52 / 93




dossier.



13/07/2012 - Versie 200

53 / 93

De inschrijver heeft minstens één document opgeladen (zie “6.1 Hoe documenten opladen?”).

6.4.3 Werkwijze

Vink in op het tabblad “ Mijn Offerte ” de documenten aan die moeten verwijderd worden.

Klik op de knop “ Document verwijderen ”.

Klik op “ OK ”

De verwijderde documenten verschijnen in de sectie “Ingetrokken documenten” op het

tabblad “ Mijn Offerte ”, maar worden pas definitief verwijderd wanneer het indieningsrapport

(opnieuw) wordt getekend.

13/07/2012 - Versie 200

54 / 93

6.5 Hoe het elektronisch inschrijvingsformulier invullen?

6.5.1 Beginsituatie



Tendering?”).


13/07/2012 - Versie 200

55 / 93




dossier.



13/07/2012 - Versie 200

56 / 93

De aanbestedende overheid heeft de optie “Elektronisch inschrijvingsformulier beschikbaar” geactiveerd.

6.5.3 Werkwijze

Klik op het tabblad “ Mijn Offerte ”.

Klik op de knop “ Inschrijvingsformulier ”.

Vul de nodige informatie in.

Klik op de knop “ Bewaren ”.

Een boodschap geeft aan dat het formulier correct werd ingevuld.

13/07/2012 - Versie 200

57 / 93

Klik op de knop “ Sluiten ”.

Op het tabblad “ Mijn offerte ” is de knop “ Inschrijvingsformulier ” groen geworden.

13/07/2012 - Versie 200

58 / 93

6.6 Hoe controleren of de opgeladen versie van een document de juiste is?

6.6.1 Beginsituatie



Tendering?”).


13/07/2012 - Versie 200

59 / 93




dossier.



13/07/2012 - Versie 200

60 / 93

De inschrijver heeft minstens één document opgeladen (zie “6.1 Hoe documenten opladen?”).

6.6.3 Werkwijze

Klik op het tabblad “ Mijn Offerte ”.

Klik op de link “Start verificatietool”.

Klik op het icoon en selecteer het te controleren bestand.

Klik op het icoon “Digest” .

13/07/2012 - Versie 200

61 / 93

Een boodschap geeft aan dat he hashcode werd gegenereerd.

Klik op het icoon “Upload” .

De gegenereerde hashcode wordt vergeleken met de hashcodes die reeds werden opgeladen.

Een lijst met bestanden waarvoor een overeenkomstige hashcode werd gevonden wordt

getoond.

Klik op “ Terug ” om een ander bestand te controleren.

Klik op “ Sluiten ” om terug te keren naar het dossier.

13/07/2012 - Versie 200

62 / 93

6.7 Hoe het indieningsrapport aanmaken en tekenen?


Er zijn drie mogelijkheden om een indieningsrapport te tekenen :

1) Met de elektronische identiteitskaart

2) Met een token van Certipost

Website: www.certipost.be

De procedure in het kort:

1. U kan een gekwalificeerd certificaat van Certipost kopen op een smartcard of op een USB Flash Token.

a. Er bestaan verschillende mogelijkheden per type naargelang de geldigheidsduur.

b. Bestellingen kunnen geplaatst worden via volgende links:

https://www.certipost.be/webshop/index.php?cPath=41_45&osCsid=tblvn1ip4fis3lrsvv42hvl5i1&language=nl


2. De kaart of het token worden ten laatste binnen de twee werkdagen verstuurd.

3. Vervolgens moet een aantal documenten ingevuld en teruggestuurd worden die toelaten het certificaat te activeren.

Veel gestelde vragen:

1. Hoelang duurt de procedure?

U moet er rekening mee houden dat de volledige procedure 2 tot 3 weken kan duren, afhankelijk van de plaats waar u werkt.

2. Welke documenten moet ik indienen?

Voor een antwoord op deze vraag verwijzen wij naar de FAQ pagina op de website van Certipost:

http://www.certisupport.be/nl/certificaten-algemeen/welke-documenten-moet-ik-opsturen-voor-de-activatie-van-mijn-certifi.html

3. Hoe de smartcard of het token installeren?

Bij elk besteld product wordt een gedetailleerde installatiehandleiding meegeleverd.

http://www.certipost.be/



http://www.certisupport.be/nl/certificaten-algemeen/welke-documenten-moet-ik-opsturen-voor-de-activatie-van-mijn-certifi.html

13/07/2012 - Versie 200

63 / 93

3) Eigen token en software

De procedure in het kort:

1. Via de derde knop “tekenen met eigen software en token”, onderaan het indieningsrapport, kan u het indieningsrapport downloaden in

XML formaat.

2. Dit bestand moet getekend worden via de eigen software met behulp van een geschikt e-token.

3. Het getekende XML bestand moet vervolgens terug opgeladen worden in het venster van waaaruit het XML bestand werd gedownload.

Er bestaan echter beperkingen voor het formaat van de handtekening, afhankelijk van de keuze van de aanbestedende overheid. Algemeen

gezien zijn alle mogelijk formaten van handtekening toegestaan, tenzij de aanbestedende overheid daar anders over beslist. In dit laatste geval

wordt dit duidelijk in de parameters van het dossier.

Als u van deze mogelijkheid gebruik wilt maken, informeer u goed en test alles grondig!

6.7.2 Beginsituatie



Tendering?”).


13/07/2012 - Versie 200

64 / 93




dossier.



13/07/2012 - Versie 200

65 / 93

De inschrijver heeft alle nodige documenten opgeladen.

6.7.4 Werkwijze

Klik in het tabblad “ Mijn Offerte ” op de knop “ Inschrijvingsrapport aanmaken en tekenen ”.

Het indieningsrapport wordt geopend in een nieuw venster.

13/07/2012 - Versie 200

66 / 93

6.7.5 Tekenen met eID

Steek de eID kaart in de kaartlezer.

Klik op het icoon “Tekenen met e-ID” onderaan het rapport

Een nieuw venster wordt geopend.

Klik op de knop “ Tekenen ”

Klik op “ Ja ”

13/07/2012 - Versie 200

67 / 93

Geef de PIN-code in

Klik op “ OK ”

Een boodschap bovenaan het rapport en de “Status van de handtekening” geven aan dat het

indieningsrapport getekend is.

Sluit het venster.

Op het tabblad “ Mijn offerte ” geeft een boodschap de status van het indieningsrapport weer.

De knop “ Inschrijvingsrapport aanmaken en tekenen ” is vervangen door de groene knop

“ Inschrijvingsrapport bekijken en tekenen ”.

Wanneer het inschrijvingsrapport getekend is, wordt een mail naar de inschrijver verzonden

met het indieningsrapport in formaat PDF en XML als bijlage.

13/07/2012 - Versie 200

68 / 93

6.7.6 Tekenen met Certipost Token

Steek de Certipost Smartcard in de kaartlezer, of sluit het Certipost USB-token aan op uw PC.

Klik op het icoon “Tekenen met Certipost token” onderaan het rapport.

Een nieuw venster wordt geopend.

Kies de optie “Certipost Token”.

Klik op het icoon .

Geef het wachtwoord van het token.

13/07/2012 - Versie 200

69 / 93

Klik op het icoon “Sign” .

.

Klik op het icoon “Upload” .

13/07/2012 - Versie 200

70 / 93






13/07/2012 - Versie 200

71 / 93

6.7.7 Tekenen met eigen software en token

Klik op het icoon “Tekenen met eigen token en software” onderaan het rapport.

Klik op de link “Indieningsrapport downloaden” en sla het bestand op.

Teken het opgeslagen bestand met eigen software en token.

Klik op de knop “ Bladeren ”.

Selecteer het getekende bestand.

Klik op de knop “ Toevoegen ”.

13/07/2012 - Versie 200

72 / 93

Een boodschap geeft aan dat het document met succes werd opgeladen.






13/07/2012 - Versie 200

73 / 93

6.8 Hoe een ontvangstbewijs aanvragen?

6.8.1 Beginsituatie



Tendering?”).


13/07/2012 - Versie 200

74 / 93




dossier.



13/07/2012 - Versie 200

75 / 93

De inschrijver heeft alle nodige documenten opgeladen.

6.8.3 Werkwijze

Klik in het tabblad “ Mijn offerte ” op de link “Ontvangstbewijs opvragen”.

In de boodschap “Status van indiening” op het tabblad “ Mijn Offerte ” wordt aangegeven dat

een e-mail met succes werd verzonden.

De inschrijver zal een door het systeem getekende mail ontvangen met het indieningsrapport

in formaat PDF en XML als bijlage.

13/07/2012 - Versie 200

76 / 93

6.9 Hoe indienen in een beperkt dossier?

6.9.1 Beginsituatie



Tendering?”).

De inschrijver heeft een uitnodiging ontvangen van de aanbestedende overheid.

6.9.2 Werkwijze

Klik op de link in de uitnodiging

OPGELET: het is aan te raden deze link NIET te kopiëren/plakken in de browser.

Indien nodig, meld aan met gebruikersnaam en wachtwoord.

13/07/2012 - Versie 200

77 / 93

Geef het wachtwoord dat gespecifieerd werd in de uitnodiging.

Dien nu de offerte in zoals hierboven beschreven (zie “6.1 Hoe documenten opladen?” en

verder).

13/07/2012 - Versie 200

78 / 93

6.10 Hoe de indieningsrechten beheren ?


Indieningsrechten kunnen gebruikt worden wanneer meerdere ondernemingen meewerken aan dezelfde offerte voor een bepaald dossier, bijvoorbeeld in

consortia of tijdelijke vennootschappen.

Hierbij is het belangrijk dat slechts één van de samenwerkende ondernemingen zijn deelname bevestigt voor dit dossier (zie “0

13/07/2012 - Versie 200

79 / 93




dossier.


13/07/2012 - Versie 200

80 / 93

Hoe de deelname bevestigen?”), en dan indieningsrechten toekent aan de andere ondernemingen, die op die manier toegang krijgen tot het desbetreffende

dossier.

Indieningsrechten kunnen op dezelfde manier gebruikt worden om meerdere personen van dezelfde onderneming toegang te geven tot hetzelfde dossier.

6.10.3 Beginsituatie

Alle deelnemende inschrijvers zijn correct geregistreerd in e-Tendering (zie “2.1Hoe zich registreren in e-Tendering?” en “3.1 Hoe aanmelden als

onderneming in e-Tendering?”).

6.10.4 Indieningsrechten toekennen

Klik in het hoofdmenu op “Bekijk/beheer indieningsrechten”

Klik in op de tab “ Indieningsrechten toekennen ”

Klik in het veld “Dossier Referentienummer”

13/07/2012 - Versie 200

81 / 93

Geef een dossiernummer geheel of gedeeltelijk in.

Klik in op de knop “ Zoeken ”.

Selecteer het gewenste dossier.

Klik op de knop “ Selecteer dossier ”.

Klik in de tab “ Indieningsrechten toekennen ” op het veld “Inschrijvers”

Geef één of meerdere zoekcriteria in (“Voornaam”, “Naam”, “KBO-nummer”)

Klik in op de knop “ Zoeken ”.

Selecteer de gewenste gebruiker.

Klik op de knop “ Selecteer gebuiker ”.

Kies de toe te kennen “Rechten”

“Lees/Schrijf”: laat toe om het dossier te raadplegen, en om documenten op te laden

en te tekenen.

“Alleen lezen”: laat toe om het dossier te raadplegen.

13/07/2012 - Versie 200

82 / 93

Klik op de knop “ Bewaren ”

Een boodschap geeft aan dat de rechten met succes werden toegekend

OPMERKING : toegekende rechten worden pas effectief wanneer de gebruiker die de rechten verkregen heeft die ook aanvaardt.

6.10.5 Verkregen indieningsrechten bekijken


Klik op de tab “ Verkregen Indieningsrechten ”. In deze tab ziet de inschrijver de rechten die hij

van een andere inschrijver verkregen heeft.

Wanneer de status van een lijn “onvolledig” is, wil dit zeggen dat het toegekende recht nog

niet werd aanvaard of geweigerd.

Klik op de link “verdergaan”

13/07/2012 - Versie 200

83 / 93

En nieuw venster wordt geopend met meer details omtrent de toegekende rechten.

Klik op “ Aanvaarden ” of “ Weigeren ”.

Klik op “ Sluiten ”.

Als de rechten aanvaard werden, wordt de status aangegeven met een groen vlagje.

Als de rechten geweigerd werden, wordt de status aangegeven met een rood vlagje.

De status kan op elk moment gewijzigd worden door op “verdergaan” te klikken.

OPMERKING : als de inschrijver de hem toegekende rechten aanvaard heeft, krijgt hij automatisch toegang tot het desbetreffende dossier. Het dossier verschijnt nu in de lijst van dossiers waaraan hij deelneemt (zie “5.2.2 Via “Mijn Dossiers”).

13/07/2012 - Versie 200

84 / 93

6.10.6 Toegekende indieningsrechten bekijken.


Klik op de tab “ Toegekende Indieningsrechten ”. In deze tab ziet de inschrijver de rechten die hij

toegekend heeft aan andere inschrijvers.

Wanneer de status van een lijn “onvolledig” is, wil dit zeggen dat het toegekende recht nog

niet werd aanvaard of geweigerd.

Een groen vlagje geeft aan dat de rechten aanvaard zijn.

Als de rechten geweigerd zijn, is de status een rood vlagje.

Om de toekenning van rechten voor een dossier te annuleren, klik op de link “Document

verwijderen” bij het desbetreffende dossier.

13/07/2012 - Versie 200

85 / 93

6.11 Hoe een volmacht geven?


Het doel van deze functionaliteit is om de mandataris van een onderneming de mogelijkheid te geven een “volmachtdocument” aan te maken in e-

Tendering. De mandataris kan dit “volmachtdocument” elektronisch tekenen, in een ZIP-bestand downloaden, en het bezorgen aan de personen die de

offerte in e-Tendering zullen opladen en tekenen.

Dit volmachtdocument moet dan mee opgeladen worden als deel van de offerte, en zal door e-Tendering ook als dusdanig herkend worden.



6.11.3 Werkwijze

Klik in het hoofdmenu op “Volmachtdocumenten”

Klik op “Volmachtdocument aanmaken”

13/07/2012 - Versie 200

86 / 93

Geef een titel in voor het volmachtdocument.

Klik op de knop “ Bladeren ” en selecteer het op te laden volmachtdocument.

Klik op “Verzenden document”

Een boodschap geeft aan dat dat de volmacht correct werd opgeladen.

Een nieuwe volmacht werd toegevoegd aan de lijst.

De status geeft aan dat de volmacht nog niet getekend is.

Klik op het icoon om de volmacht te tekenen.

13/07/2012 - Versie 200

87 / 93

In een nieuw venster worden de details van de volmacht getoond. Kies de methode om de

volmacht te tekenen door op het overeenkomstige icoon te klikken (zie ook “6.7.5 Tekenen

met eID” en “6.7.6 Tekenen met Certipost Token”).

De status geeft aan dat de volmacht correct getekend is.

Het volmachtdocument kan nu gedownload worden door op het icoon te klikken.

13/07/2012 - Versie 200

88 / 93

6.12 Hoe de deelname annuleren?


Deze actie is niet mogelijk in beperkte dossiers.

Ondernemingen die hun deelname annuleren zullen niet opgenomen worden in het PV van Opening.




Tendering?”).

De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd voor dit dossier (zie “0

13/07/2012 - Versie 200

89 / 93




dossier.



13/07/2012 - Versie 200

90 / 93

6.12.4 Werkwijze

Klik in het tabblad “ Beschrijving ” op de knop “ Mijn deelname annuleren ”

Klik in op “ OK ”.

13/07/2012 - Versie 200

91 / 93

Een nieuw venster wordt geopend met een indieningsrapport.

Teken het indieningsrapport met één van de methodes die onderaan het rapport staan.

Zie ook volgende hoofdstukken:

6.7.5 Tekenen met eID

6.7.6 Tekenen met Certipost Token

6.7.7 Tekenen met eigen software en token

Een boodschap geeft aan dat het document met succes werd ondertekend.

13/07/2012 - Versie 200

92 / 93

7 Nog vragen ?

13/07/2012 - Versie 200

93 / 93

7.1 Hoe ons contacteren?

Federale Dienst e-Procurement

FOD Personeel en Organisatie

[email protected]

Wetstraat 51, 1040 Brussel

02/790.52.00

Bezoek ons op

http://www.publicprocurement.be

website e-Tendering:

https://eten.publicprocurement.be

mailto:[email protected]

http://www.publicprocurement.be/

https://eten.publicprocurement.be/

HANDLEIDING E-TENDERING - Digipolis · 2015-11-18 · 1.1.3 De voordelen van e-Tendering e-Tendering biedt verschillende voordelen: Kostenbesparing (minder papierverbruik, geen verzendingskosten).

Documents