Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018) 1 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PEJABAT KESIHATAN BAHAGIAN SAMARAHAN Disediakan oleh : Jawatankuasa Induk EKSA
48
Embed
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF … · v. Semasa bekerja, kedudukan fail aktif dan bahan rujukan semasa adalah di atas meja. Selepas digunakan, ia perlu disimpan kembali
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
1
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PEJABAT KESIHATAN BAHAGIAN
SAMARAHAN
Disediakan oleh : Jawatankuasa Induk EKSA
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
2
KANDUNGAN
BIL ISI KANDUNGAN MUKA SURAT
1. TUJUAN 3
2. LATAR BELAKANG 4 – 5
3. PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S SEKTOR AWAM 6
4. 5 PRINSIP EKSA 7 – 9
5. 15 LANGKAH PERLAKSANAAN EKSA 10
6. PRINSIP PELAKSANAAN EKSA 11 – 12
7. PENYATAAN DASAR EKSA, PKB SAMARAHAN 13 - 21
8. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA 22 – 23
9. RUANG PEJABAT 24 – 29
10. RUANG KERJA 30 – 32
11. BAHAGIAN PENGELUARAN 33
12. STOR 34 – 36
13. TEMPAT UMUM 37 – 42
14. KAWASAN PERSEKITARAN 43
15. KESELAMATAN PERSEKITARAN 44 – 46
16. PENUTUP 47
17. RUJUKAN 48
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
3
1. TUJUAN
Panduan ini disediakan sebagai rujukan kepada semua warga Pejabat
Kesihatan Bahagian Samarahan mengenai pelaksanaan Ekosistem Kondusif
Sektor Awam (EKSA). Melalui panduan ini, diperjelaskan konsep EKSA,
elemen-elemen baharu yang diperkenalkan oleh pihak MAMPU dan kaedah
pelaksanaan EKSA di Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan. Sebagai
tambahan panduan ini adalah sebagai piawaian tindakan kebersihan,
kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja namun pemakaiannya
adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.
EKSA sebagai kesinambungan dari Amalan 5S haruslah dilihat sebagai
satu program yang menggalakkan semua Fasiliti Pejabat Kesihatan Bahagian
Samarahan agar lebih kreatif dan inovatif dalam usaha mewujudkan
persekitaran kerja yang sesuai dan mampu meningkatkan produktiviti serta
kualiti penyampaian perkhidmatan. Melalui panduan ini diharapkan dapat
memantapkan lagi pengurusan persekitaran pejabat sehingga semua warga
Pejabat kesihatan Bahagian Samarahan dapat bekerja dalam persekitaran
tempat kerja yang sistematik, selesa dan kondusif.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
4
2. LATAR BELAKANG
Amalan 5S mula diperkenalkan di sektor awam dan swasta pada tahun
1980an. Amalan 5S ialah kaedah atau alat pengurusan yang boleh
mewujudkan persekitaran kerja berkualiti yang selesa, kemas dan selamat.
Pensijilan 5S dapat menentukan kepatuhan kepada piawaian dan memupuk
usaha yang berterusan.
Ekosistem Kondusif Sektor Awam atau EKSA telah diperkenalkan mulai
Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam
oleh pihak MAMPU dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan
persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan
kepada jabatan/agensi sektor awam. Langkah penjenamaan semula ini
difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk
meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping
menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan warga
Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan. Komponen utama dalam
pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambahbaik di
samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan bertujuan
untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya
menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada
pengwujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif.
Amalan 5S ditambah baik dengan menambah lima elemen baharu,
iaitu:
• Imej korporat
• Kreativiti dan Inovasi
• Amalan Hijau
• Persekitaran Kondusif
• Kepelbagaian Agensi
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
5
Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan (PKB Samarahan)
mensasarkan pensijilan EKSA yang akan diperkembangkan kepada semua
klinik kesihatan di Bahagian Samarahan. Samarahan telah diisytiharkan
sebagai Bahagian Kelapan Sarawak pada tahun 1987. Samarahan terletak
kira-kira 30 kilometer dari Bandaraya Kuching dan boleh dihubungi melalui
jalan darat atau melalui sungai. Bahagian Samarahan yang berkeluasan lebih
kurang 2,927.56 kilometer persegi mempunyai empat daerah, iaitu
Samarahan, Simunjan dan Asajaya serta dua Daerah Kecil, iaitu Sebuyau
dalam Daerah Simunjan dan Sadong Jaya.
Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan kini merangkumi 1 bangunan
pentadbiran Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, 1 Unit Kesihatan
Primer, 2 Pejabat Kesihatan Daerah, 12 buah klinik kesihatan, 3 buah Klinik
Kesihatan Ibu dan Anak dan 3 buah Klinik 1Malaysia.
Terdapat tiga program utama yang disediakan oleh PKB Samarahan
iaitu Pembangunan Kesihatan Keluarga, Perkhidmatan Kesihatan
Persekitaran dan Sokongan. Antara perkhidmatan yang disediakan di bawah
Program Pembangunan Kesihatan Keluarga adalah Kesihatan Ibu dan Anak,
Kesihatan Sekolah dan Primer. Di bawah program Perkhidmatan Kesihatan
Persekitaran pula ianya merangkumi Program Kawalan Penyakit Berjangkit,
Kawalan Penyakit Tidak Berjangkit, Kawalan Mutu Makanan, Program
Promosi Pendidikan Kesihatan, Kesihatan Am, Kawalan Mutu Minuman dan
Bekaln Air dan Kesihatan Alam Sekitar (BAKAS). Program di bawah
Bahagian Sokongan pula terdiri daripada Bahagian Pengurusan,
Perkhidmatan Makmal Patologi, Perkhidmatan Farmasi dan Perkhidmatan
Pengimejan Diagnostik.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
6
3. PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S SEKTOR AWAM
3.1 Objektif bagi penjenamaan semula:
i. Dapat menampilkan imej korporat.
ii. Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif.
iii. Kepelbagaian agensi.
iv. Melahirkan warga kerja yang lebih kreatif dan inovatif.
v. Mempertingkatkan penjimatan tenaga serta kitar semula ( Go
Green )
3.2 Faedah melaksanakan EKSA :
i. Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti ( bersih, kemas
dan rapi )
ii. Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan
organisasi.
iii. Mengenalpasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran.
iv. Meningkatkan imej agensi sektor awam.
v. Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi.
vi. Meningkatkan semangat kerja berpasukan.
vii. Meningkatkan disiplin warga agensi.
viii. Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan.
ix. Mewujudkan piawaian kerja yang jelas.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
7
4. 5 PRINSIP EKSA
MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun 2010
melalui Panduan Amalan 5S Sektor Awam. Amalan 5S merupakan istilah
asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu akan
membawa maksud seperti di bawah:
4.1 Sisih
Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang
yang tidak diperlukan di tempat kerja.Aktiviti sisih melibatkan:
i. Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera.
ii. Item yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa
akan datang maka dihapuskan / dijual mengikut prosedur.
iii. Item yang tiada nilai tetapi melibatkan kos pelupusan tinggi, maka
kaedah / kos yang paling rendah perlu ditentukan.
4.2 Susun
Merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap
tempat ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah
penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. Aktiviti ini
melibatkan:
i. Item disusun dalam aturan First-Expiry-First-Out (Luput Dulu-
Keluar Dulu) bagi item yang mempunyai tarikh luput. Jika item
tidak mempunyai tarikh luput ATAU item-item yang mempunyai
tarikh luput yang sama, maka aturan First-In-First Out (Masuk
Dulu Keluar Dulu) akan digunakan.
ii. Item dilabelkan dengan nama dan nombor indeks.
iii. Item disimpan mengikut kategori.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
8
iv. Item diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa
30 saat.
v. Semasa bekerja, kedudukan fail aktif dan bahan rujukan semasa
adalah di atas meja. Selepas digunakan, ia perlu disimpan
kembali ke tempat asal.
4.3 Sapu
Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan
di dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan
kualiti kerja. Aktiviti ini melibatkan:
i. Menetapkan pemilik (ownership) bagi ruang/perkakas dan mesin.
ii. Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang
telah ditetapkan.
iii. Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan
penyelenggaraan.
4.4 Seragam
i. Piawaian persekitaran berkualiti dipatuhi bagi memastikan tempat
kerja bersih dan teratur sepanjang masa.
ii. Tindakan yang diambil adalah untuk mewujudkan keseragaman
prosedur, susun atur atau format.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
9
4.5 Sentiasa Amal
Tindakan yang diambil adalah mengekalkan semua amalan sisih,
susun, sapu dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk
mempertingkatkan EKSA. Aktiviti ini melibatkan:
i. Audit dalaman dilakukan secara berkala.
ii. Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan.
iii. Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada
usaha yang ditunjukkan oleh warga kesihatan Samarahan.
iv. Mengadakan program kesedaran EKSA secara berterusan
melalui latihan.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
10
5. 15 LANGKAH PERLAKSANAAN EKSA
i. Latihan,ceramah, kursus & lawatan.
ii. Perlantikan Jawatankuasa Eksa Induk & Zon.
iii. Mewujudkan Fail Eksa Induk /Zon.
iv. Mesyuarat Eksa Induk/Zon.
v. Lukis Pelan Lantai Zon,kemudian dibahagikan kepada subzon dan
lokasi.
vi. Melantik “Person-In-Charge” (PIC) di setiap lokasi.
vii. Mewujudkan Sudut EKSA di setiap zon.
viii. Mengadakan Majlis Pelancaran Rasmi EKSA.
ix. Melaksanakan aktiviti EKSA ( Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan
Sentiasa Amal )
x. Melakukan aktiviti pengukuhan.
xi. Mempromosikan EKSA secara berterusan.
xii. Merekodkan jumlah penjimatan penambahbaikan yang telah
dicapai selepas EKSA (Key Performance Index, Kpi)
xiii. Menjalankan Audit Dalaman.
xiv. Pensijilan.
xv. Pelaksanaan aktiviti EKSA secara berterusan.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
11
6. PRINSIP PELAKSANAAN EKSA
6.1 Imej Korporat
Merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan
terhadap persekitaran serta tindakan dan pencapaian setiap Fasiliti.
Keselamatan persekitaran perlu diberi keutamaan. Contoh kawasan
yang memerlukan penampilan imej korporat ialah:
i. Kaunter.
ii. Susun atur perabot.
iii. Ruang pejabat.
6.2 Kreativiti dan Inovasi
Dalam usaha mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, warga PKB
Samarahan digalakkan membudayakan elemen kreativiti dan Inovasi
semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing.
Warga PKB Samarahan digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak
(out of the box) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif
dan selamat. Contoh perkara yang menampak kreativiti dan Inovasi
ialah:
i. Tempat simpanan alat tulis.
ii. Pelabelan.
iii. Memendekkan proses kerja.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
12
6.3 Amalan Hijau
Aspek amalan hijau ditekankan di tempat kerja dan membuat analisa
penjimatan kepada amalan penjimatan yang dilaksanakan. Contoh
amalan ialah:
i. Kitar semula.
ii. Peringatan penjimatan.
iii. Penjimatan elektrik.
iv. Penjimatan kertas.
6.4 Persekitaran Kondusif
Penekanan diberikan kepada penyampaian perkhidmatan, mesra
pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Contoh aktiviti
ini ialah:
i. Kemudahan pengguna berstatus OKU.
ii. Ruang kerja yang kemas.
iii. Ruang menunggu.
6.5 Kepelbagaian Agensi
Penilaian dalam auditan adalah merangkumi aspek generik dan khusus
kerana mengambil kira kepelbagaian premis dan mengikut jenis
perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan one size fits all semasa
dalam amalan 5S kurang mencakupi keperluan kepelbagaian agensi.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
13
7. PENYATAAN DASAR EKSA, PKB SAMARAHAN 7.1 Dasar amalan EKSA
Kami warga Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan komited
mengamalkan budaya kerja produktif melalui persekitaran yang
kondusif bagi memastikan sistem perkhidmatan yang berkualiti, cekap
dan efisyen dengan pelaksanaan amalan EKSA yang berterusan.
7.2 Objektif
i. Meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja berpasukan dalam
kalangan warga kerja Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan.
ii. Mewujudkan budaya kerja yang ceria, efektif dan inovatif. dalam
kalangan warga kerja Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan.
iii. Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif, selamat, bersih,
kemas dan berkualiti.
iv. Menerapkan amalan kitar semula ( Go Green ) dalam kalangan
warga kerja Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan.
v. Memperkukuhkan mutu perkhidmatan warga kerja Pejabat
Kesihatan Bahagian Samarahan serta tahap kepuasan pelanggan
terhadap perkhidmatan yang ditawarkan.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
14
7.3 Logo
MAKSUD LOGO
Logo diadaptasi daripada Logo Penyayang KKM.
i. Tangan pada hati tertulis EKSA – Melambangkan Program EKSA
sentiasa dekat di hati dan menjadi kekuatan serta lambang dedikasi
anggota PKB Samarahan dalam usaha penambahbaikan persekitaran
kerja yang lebih kreatif, produktif dan kondusif.
ii. Daun dan Stil serta stigma bunga raya – Melambangkan percambahan
idea kreatif bagi melestarikan alam melalui budaya Go Green.
iii. Warna Merah – Melambangkan semangat dan komitmen yang tinggi di
kalangan anggota PKB Samarahan untuk melaksanakan Program
EKSAWarna Hijau, Kuning & Biru – Melambangkan penerapan budaya
Go Green / kitar semula melalui pelaksanaan Program EKSA.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
15
7.4 Motto
“ KREATIF, KONDUSIF, PRODUKTIF ”
i. “Kreatif” – Amalan EKSA bermula dari kreativiti dan semangat serta
azam dari warga kerja PKB Samarahan.
ii. “Produktif” – Produktiviti warga kerja akan meningkat dengan
semangat kerja berpasukan dalam suasana yang selesa dan ceria.
iii. “Kondusif” – Pelaksanaan EKSA memastikan persekitaran selesa,
berkualiti dan kondusif demi kepuasan pelanggan dan suasana kerja
yang ceria dan sihat.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
16
7.5 Penubuhan Jawatankuasa & Peranan i. Carta Jawatankuasa Induk
PENGERUSI
DR. NUR FATIHAH OH ABDULLAH
FASILITATOR
DR. NUR FARAHIN BT MD ZUKI
SETIAUSAHA
YUSRIA IRDAWATY BT YAUSOFF
BENDAHARI
FELICITY WHISPER AK LULOT
AJK PROMOSI
SITI SURYANI BT JARMI
AJK LATIHAN
NOR HASPEKA BT HAMDEN
AJK AUDIT
UMI KALSOM BT MOHAMED
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
17
ii. Peranan Jawatankuasa Induk EKSA
Peranan Pengerusi
• Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA.
• Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA.
• Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber
kewangan.
• Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan.
• Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, fasilitator dan ketua-ketua zon.
• Menetapkan sistem penghargaan dan pengiktirafan.
• Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan EKSA ( dengan
bantuan JK Audit)
• Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (dengan
bantuan JK Promosi)
• Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalanamalan
kebersihan (dengan bantuan JK Latihan)
• Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan
jawatankuasa kecil (Latihan,Promosi dan Audit Dalam)
• Menyokong semua aktiviti dalam pelaksanaan EKSA.
• Mentadbir Akauntabiliti setiap pihak yang dipertanggungjawabkan.
• Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan
terbaik.
Peranan Fasilitator
• Memberikan Latihan dan panduan kepada Ketua zon dan ahli.
• Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA.
• Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara
penyelaras bahagian dengan kumpulan.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
18
• Pastikan Pelan Pelaksanaan ahli zon.
• Memastikan zon mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan.
• Menentukan liputan zon dalam Bahagian.
• Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini; dan
menghebahkan maklumat terkini serta menyelaras dan memantau
aktiviti program EKSA di zon masing-masing.
• Menyedia dan mengemaskini fail induk/zon.
• Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit.
• Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.
• Memberi motivasi dalam kumpulan.
• Berkomunikasi semua pihak dan peringkat.
• Memberi sokongan pelaksanaan EKSA.
Peranan Jawatankuasa Latihan
• Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada
warga PKB Samrahan.
• Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep dan
Amalan EKSA kepada semua warga kerja PKB Samarahan.
• Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi
mengukuh aktiviti Amalan EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang
lain. ( Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil
keputusan audit aktiviti Amalan EKSA )
• Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk
menghadiri Latihan secukupnya.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
19
Peranan Jawatankuasa Promosi
• Menyediakan pelan perlaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA.
• Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran
Amalan EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi.
• Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan
aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.
• Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA ( kebersihan,
poster, banner dan lain-lain )
• Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.
• Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di
kalangan warga kerja kepada Jawatankuasa Induk.
Peranan Jawatankuasa Audit
• Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan
pelaksanaan audit.
• Melantik juruaudit dalaman EKSA.
• Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA.
• Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang
dikenalpasti semasa proses audit.
• Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.
• Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada Jawatankuasa Induk
Amalan EKSA PKB Samarahan.
• Menggunakan kriteria audit EKSA yang disediakan oleh MAMPU.
• Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
20
Peranan Setiausaha
• Menjadi urusetia mesyuarat jawatankuasa Induk Amalan EKSA PKB
Samarahan.
• Menyelaraskan program Amalan EKSA PKB Samarahan.
• Melaporkan kemajuan dan sttus pelaksanaan Amalan EKSA kepada
jawatan kuasa EKSA.
• Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan Amalan
EKSA.
• Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit.
• Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan Amalan EKSA dalam
organisasi.
• Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan
• Mengemaskini sudut EKSA secara berkala.
Peranan Bendahari
• Bertanggungjawab memaklumkan status kewangan EKSA dalam
mesyuarat.
• Mengawal pengunaan duit keluar dan masuk.
• Pettycash untuk EKSA dipegang oleh bendahari, tetapi diselia oleh
Pegawai Kesihatan Bahagian.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
21
7.6 Pewujudan SubZon
i. Tujuan pewujudan subzon EKSA adalah untuk memudahkan
pelaksanaan dan pemantauan aktiviti yang dijalankan.
ii. Sesuai bagi fasiliti di PKB Samarahan yang mempunyai unit yang
berbeza.
iii. Pelan lantai setiap fasiliti menerangkan pembahagian subzon
dengan lebih terperinci.
7.6.1 Peranan Ahli-ahli EKSA
• Bekerjasama dalam kumpulan.
• Menyertai aktiviti EKSA secara aktif.
• Memberi komitmen secara berterusan.
• Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
22
8. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA
Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan EKSA ini terbahagi kepada 12
kategori utama yang merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di
IPKKM iaitu:
i. Keperluan Sudut EKSA.
ii. Keperluan Fail Induk, Audit, Latihan, Promosi Dan Zon.
iii. Ruang Pejabat.
iv. Ruang Kerja/Bilik Pegawai.
v. Bahagian Pengeluaran.
vi. Tempat Penyimpanan/Stor.
vii. Tempat Umum.
viii. Kawasan Persekitaran.
ix. Keupayaan Sumber Manusia.
x. Keselamatan Persekitaran.
xi. Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi.
xii. Amalan Hijau.
i. Keperluan Sudut EKSA
Kaedah penyaluran penyampaian. Ia boleh disediakan secara fizikal
dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan
kenyataan) atau secara maya. Setiap zon perlu mengandungi perkara-
perkara berikut:
i. Nama Zon.
ii. Dasar & Objektif EKSA.
iii. Carta Organisasi EKSA (Induk dan Zon)
iv. Carta Perbatuan/ Gantt Chart.
v. Pelan Lantai Zon EKSA.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
23
vi. Rekod aktiviti ( Catatan: Pamerkan gambar sebelum dan selepas
pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA di zon tersebut serta lengkap
bertarikh )
vii. Logo dan Slogan Amalan EKSA Pejabat Kesihatan Bahagian
Samarahan
viii. Informasi berkaitan EKSA ( Catatan: untuk tujuan
promosi.Informasi yang dipamer melibatkan makluman / gambar
bagi aktiviti seperti Gotong royong, Anugerah/Penghargaan dan
slot Buletin EKSA )
ix. Tarikh dan kemas kini sudut EKSA
ii. Keperluan Fail Induk, Latihan, Promosi Dan Zon Eksa
Kaedah penyaluran penyampaian. Ia boleh disediakan secara fizikal
dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan
kenyataan) atau secara maya.
i. Pengenalan EKSA – Dasar & Objektif EKSA dan garis panduan
EKSA PKB Samarahan.
ii. Carta Organisasi EKSA – Fail induk, jawatankuasa dan zon
iii. Pelan Lantai (Fail induk dan zon sahaja)
iv. Carta Perbatuan – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan
zon.
v. Minit Mesyuarat – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon.
vi. Gambar Aktiviti-Aktiviti EKSA.
vii. Gambar Sebelum dan Selepas – Fail Induk dan Zon.
viii. Audit (kriteria dan keputusan audit) - Fail induk, Jawatankuasa
(berkenaan) dan zon.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
24
9. RUANG PEJABAT
i. Peralatan Pejabat
a. Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh
digunakan dengan selamat.
b. Peralatan pejabat sentiasa bersih dan disusun supaya kelihatan
kemas.
c. Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan
mengikut kesesuaian contoh mesin fotostat, mesin faks dan CPU.
ii. Susun Atur Peralatan Pejabat
a. Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan
baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja.
b. Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan
supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan
pejabat serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan.
iii. Susunan Fail
a. Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem.
b. Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian
dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail)
c. Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut:-
• Tetulang ring file mengandungi:
o Logo jata Negara.
o Singkatan nama kementerian, bahagian,cawangan/unit.
o nombor fail.
o tajuk fail.
o nombor susunan fail.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
25
• Muka depan ring file mengandungi:
o Tajuk.
o Nama unit atau cawangan.
• Penggunaan tulisan (font) dan saiz mengikut kesesuaian fail.
iv. Hiasan Dalaman
a. Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat
diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan
dan kesihatan pekerja.
b. Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari
segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi,
piagam pelanggan, dasar kualiti dan sebagainya)
c. Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;
d. Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup
yang tidak keterlaluan.
e. Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan
sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan
pemandangan.
f. Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan
pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.
v. Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan
a. Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang
berisiko seperti “AWAS” pada plug yang terdedah dan “SILA PADAM
LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN” pada plug lampu yang terbabit
b. Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilik
pegawai.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
26
c. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
vi. Ruang Kerja Terperingkat
a. Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan
Kerja Larangan.
b. Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak
berdebu dan selesa.
c. Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan
memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan
dalam peraturan keselamatan)
d. Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ ownership) perlu
dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai
hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.
vii. Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)
a. Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan
dipamerkan di ruang yang strategik.
b. Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan
indeks.
c. Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan.
d. Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan
pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh : kad daftar
pengguna dan kad keluar masuk fail)
e. Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet
besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu
dilekatkan di luar cabinet.
f. Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
27
g. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan gambar)
viii. Ruang Kaunter
a. Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan
sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat.
b. Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih
dan disusun supaya kelihatan kemas.
c. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
d. Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari
segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini.
e. Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan.
f. Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang
berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan.
g. Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk
pelanggan.
h. Kaunter utama perlu memenuhi kriteria berikut:
• Sistem maklum balas pengguna.
• Direktori pegawai.
• Borang / brousar.
• Bahan bacaan/ informasi.
• Piagam pelanggan.
ix. Bilik Helpdesk / Call Centre
a. Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan
sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
28
b. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
c. Maklumat korporat bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak
keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta
organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang
perlu disampaikan kepada telefonis)
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
29
x. Pelan Lantai Pejabat Kesihatan dan Subzon
Bilik
Alpha
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
30
10. RUANG KERJA
i. Lantai
a. Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang
kekotoran.
b. Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai
di sekitar ruang kerja.
ii. Meja (Di atas Meja)
a. Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan.
b. Dibenarkan satu sudut mini untuk tapak hiasan (optional)
c. Terdapat telefon dan buku direktori (optional)
d. Fail-fail aktif/diari/organizer hendaklah disusun dengan kemas dan
teratur pada setiap masa.
e. Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak
termasuk self-ink rubber stamp) (jika ada)
iii. Meja (Di bawah/Tepi meja)
a. Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan
menggunakan bahan-bahan yang.
iv. Laci Meja / Almari
a. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang
laci boleh seperti berikut:
i. Laci boleh dilabel mengikut kesesuaian penggunaan.
b. Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang
yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh
bercampur.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
31
c. Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam
keadaan kemas, tersusun dan bersih.
v. Dinding/partition pegawai
a. Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-
masing termasuk bilik pegawai:
i. Tanda Nama Penuh.
ii. Jawatan.
b. Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan
teratur.
c. Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) untuk hiasan dan
d. Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di
hadapan partition.
vi. Kerusi
a. Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak
digunakan.
b. Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi
(jika almari tidak disediakan)
c. Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak
bergoyang, selesa dan bersih.
vii. Komputer dan pencetak
a. Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa
tidak berhabuk dan sedia untuk digunakan.
b. Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri-
ciri keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat secara
terus atau membelakangkan pintu masuk.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
32
d. Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down)
e. Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh
digunakan.
viii. Sistem fail
a. Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail.
b. Fail berbentuk ring file – dilabel mengikut format yang telah
diseragamkan.
c. Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam
kabinet fail.
d. Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur (sekiranya ada)
ix. Bilik Pegawai
a. Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah
juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian.
b. Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee
table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya.
c. Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi
kuantiti.
d. Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan
teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
33
11. BAHAGIAN PENGELUARAN
i. Mesin dan Peralatan
a. Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak
menghalang pergerakan proses kerja.
b. Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak
berhabuk, berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh
memendekkan jangka hayat mesin.
c. Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin
terutamanya bahan yang berbentuk cecair.
d. Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada
bahagian yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja
lain.
e. Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin
mengikut kesesuaian.
f. Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki
atau dilupuskan.
g. Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk
pemantauan mesin.
h. Mesin gunasama perlu disediakan tatacara penggunaan.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Bahagian Samarahan, Versi 3 ( dikemaskini pada Februari 2018)
34
12. STOR
i. Dalam Stor
a. Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas.
b. Terdapat tanda / label / abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/