PANDUAN PERLAKSANAAN EKSA · Web viewSituasi semasa kerja - fail aktif dan dalam tindakan sahaja berada di atas meja kerja. Situasi selepas kerja – fail disusun/disimpan semula

PERKARA MUKA SURAT

PRAKATA 1

TUJUAN, LATAR BELAKANG & IMBASAN KONSEP 5S 2

PENJENAMAAN SEMULA EKSA 3

DASAR, VISI, MISI & OBJEKTIF EKSA JPN PERLIS 4

SLOGAN & LOGO EKSA JPN PERLIS 5

PELAKSANAAN EKSA JPN PERLIS 6-23

CIRI-CIRI AMALAN EKSA JPN PERLIS 24-37

KESELAMATAN PERSEKITARAN 38-40

KONSEP GO GREEN 40

KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA & PENUTUP 41

ISI KANDUNGAN

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA JPN PERLIS 2017

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Salam Sejahtera

Syukur ke hadrat Ilahi atas limpah nikmat dan kurnia-Nya, saya mengucapkan syabas di atas penerbitan Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Pendidikan Negeri Perlis (JPN Perlis).

Semoga panduan ini menyemarakkan lagi budaya kreativiti dan inovasi di kalangan warga JPN Perlis dalam melaksanakan EKSA di jabatan ini. Pelaksanaan EKSA dapat mempamerkan imej yang lebih korporat, persekitaran kerja bersih dan kondusif. Transformasi ini merupakan satu mekanisme pengurusan kawalan kualiti dalam pengurusan persekitaran yang lebih berkesan.

Melalui amalan EKSA ini, warga JPN Perlis dapat menerapkan serta mempraktiskan persekitaran amalan hijau atau Go Green selaras dengan matlamat kerajaan dalam memelihara alam sekitar dan mengurangkan pencemaran.

Akhir kata, saya berharap komitmen dan penglibatan semua peringkat termasuk pengurusan tertinggi hingga ke gred jawatan yang terendah dalam menjayakan pelaksanaan EKSA di JPN Perlis agar suasana kerja lebih harmoni, mempupuk semangat kerja berpasukan dan mengeratkan lagi silaturahim di kalangan warga JPN Perlis.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

“1Haluan Sehaluan”

HAJI IZMI BIN HAJI ISMAIL

Pengerusi Jawatankuasa EKSA

Jabatan Pendidikan Negeri Perlis

1 | M u k a

PRAKATA


Tujuan buku ini disediakan adalah untuk memberi panduan kepada warga Jabatan Pendidikan Negeri Perlis (JPN Perlis) dalam mengamalkan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) agar persekitaran kerja bersih, kemas dan kondusif. Buku panduan ini berfungsi sebagai garis panduan dan bahan rujukan bagi piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara optimum. Pelaksanaan adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.

EKSA telah diamalkan di sektor kerajaan dan swasta untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang kondusif dan pada masa yang sama imej korporat dapat dikekalkan. Amalan ini dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara bersistematik dan praktikal. Di samping itu, ianya juga berupaya mengurangkan pembaziran dari segi masa dan ruang. Secara tidak langsung kos operasi dapat dijimatkan.

MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada Tahun 2010 melalui Panduan Amalan 5S Sektor Awam seperti pada Rajah 1 diatas.

2 | M u k a

TUJUAN

LATAR BELAKANG

IMBASAN KONSEP 5S


1. EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S untuk memenuhi keperluan sektor awam.

2. Pelaksanaan EKSA bermatlamat untuk mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal.

3. Amalan EKSA yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja.

4. EKSA berupaya memperkukuhkan Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan Standard MS ISO 9001:2008, bagi memenuhi keperluan seperti yang dinyatakan dalam klausa 6- Pengurusan Sumber Berkaitan Persekitaran Kerja.

5. EKSA yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat jabatan secara keseluruhan.

3 | M u k a

PENJENAMAAN SEMULA EKSA


Amalan EKSA di JPN Perlis bertujuan untuk mewujudkan persekitaran kerja yang bersih, selamat serta dapat memenuhi kepuasan pelanggan bagi meningkatkan kualiti dan mutu perkhidmatan.

Mewujudkan budaya kerja yang cemerlang dengan semangat kerja sepasukan melalui persekitaran yang kondusif.

Menyediakan persekitaran kerja yang kondusif, proses kerja yang bersistematik, meminimumkan kos operasi dan menonjolkan imej korporat melalui amalan EKSA yang berterusan.

1. Memastikan warga kerja sentiasa mengamalkan EKSA bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang kondusif.

2. Melaksanakan EKSA secara konsisten bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi.

3. Menghasilkan tahap kreativiti dan inovasi yang tinggi bagi memberi impak positif kepada jabatan dan perkhidmatan.

4. Membentuk keperibadian yang cemerlang dalam diri setiap warga kerja melalui amalan EKSA.

4 | M u k a

DASAR EKSA JPN PERLIS

VISI EKSA JPN PERLIS

MISI EKSA JPN PERLIS

OBJEKTIF EKSA JPN PERLIS


5. Meningkatkan kesedaran tentang kepentingan penjimatan tenaga serta amalan kitar semula (Go Green) dan meminimumkan pembaziran.

“Persekitaran Kondusif Menjana Kecemerlangan Kerja”

Warna BIRU mewakili ilmu dan integriti dan merupakan salah satu warna korporat Kementerian Pendidikan Malaysia.

Warna JINGGA mewakili kreativiti dan keseronokan. Ia merupakan warna tema pilihan JPN Perlis.

Sepuluh (10) garisan mewakili sepuluh (10) sektor di dalam JPN Perlis.

Sepuluh (10) garisan tersebut berpusar menggambarkan kerjasama dan kesatuan di dalam jabatan dalam pelaksanaan EKSA.

5 | M u k a

SLOGAN EKSA JPN PERLIS

LOGO EKSA JPN PERLIS


Bentuk BINTANG di dalam pusaran mewakili lima (5) aktiviti utama 5S yang menjadi asas kepada amalan EKSA.

BINTANG juga melambangkan kecermelangan serta amalan terbaik.

Pelaksanaan amalan EKSA di jabatan melibatkan perancangan yang rapi, pemantauan, penambahbaikan dan dibudayakan secara berterusan. Kejayaan amalan ini bergantung kepada penglibatan semua terutama pihak pengurusan atasan yang berperanan sebagai pendorong bagi mewujudkan kerjasama serta komitmen semua warga JPN Perlis. Pelaksanaan amalan EKSA perlu melalui peringkat-peringkat seperti berikut:-

1. PERINGKAT PERTAMA

1.1 Peringkat ini memerlukan jabatan melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:-

Menubuh dan melantik ahli jawatankuasa pelaksanaan EKSA. Menyediakan pelan tindakan amalan EKSA. Menyenaraikan peranan dan fungsi jawatankuasa. Mendapat sepenuhnya komitmen pengurusan terhadap pelaksanaan EKSA. Menyediakan latihan untuk fasilitator dan warga jabatan. Mengadakan lawatan ke jabatan/agensi yang telah mendapat pensijilan untuk

pendedahan.

1.2 Peranan dan fungsi Jawatankuasa Induk EKSA

Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA. Membentuk pelan pelaksanaan amalan EKSA. Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan EKSA. Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator untuk tempoh 2

tahun. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan

Jawatankuasa Pelaksana. Menentukan belanjawan dan mengenal pasti sumber-sumber kewangan. Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan.

6 | M u k a

PELAKSANAAN EKSA


1.3 Peranan dan fungsi Jawatankuasa Pelaksana EKSA

Melaksanakan hala tuju dan pelan perancangan. Membentuk jawatankuasa pelaksana EKSA jabatan. Mengenal pasti dan menentukan pembahagian zon. Melaksanakan aktiviti-aktiviti EKSA di jabatan. Memantau pelaksanaan dan amalan EKSA secara berterusan. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan

jawatankuasa kecil (Jawatankuasa Latihan, Jawatankuasa Promosi, Jawatankuasa Audit).

1.4 Peranan dan fungsi Fasilitator

Memberikan latihan, nasihat dan panduan kepada ketua zon dan ahli kumpulan.

Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang telah disediakan.

Mengadakan pertemuan/mesyuarat secara berkala bersama-sama dengan ketua zon.

Menjadi pengantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan Jawatankuasa Pelaksana.

1.5 Peranan dan fungsi Penyelaras dan Penolong Penyelaras EKSA

Menjadi urusetia mesyuarat Jawatankuasa Induk dan Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana. Menyelaraskan program amalan EKSA. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA. Menyediakan peruntukan pelaksanaan. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi. Menyedia dan membentang laporan EKSA kepada Juruaudit MAMPU.

7 | M u k a


1.6 Peranan dan fungsi Setiausaha Jawatankuasa Induk

Merancang dan mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Induk. Menjadi urusetia dan mencatat minit mesyuarat Jawatankuasa Induk. Menyelaras pengamalan pendokumentasian amalan EKSA (Fail-fail

Jawatankuasa Pelaksana, Jawatankuasa Promosi, Jawatankuasa Latihan, Jawatankuasa Audit dan Zon).

Membantu pelaksanaan aktiviti jawatankuasa kecil.

1.7 Peranan dan fungsi Jawatankuasa Promosi EKSA

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA. Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran amalan

EKSA kepada semua warga JPN Perlis. Merancang dan menyediakan bajet perbelanjaan bagi memastikan aktiviti

promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang. Menganjurkan pertandingan EKSA (kebersihan, poster, banner dan lain-lain). Mencadangkan ganjaran yang bersesuaian kepada yang layak. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dalam

kalangan warga kerja kepada jawatankuasa Induk EKSA.

1.8 Peranan dan fungsi Jawatankuasa Latihan EKSA

Mengenalpasti, merancang dan menyediakan program latihan dan kesedaran kepada warga JPN Perlis.

Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep EKSA kepada semua warga JPN Perlis.

Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh aktiviti EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain. (Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti EKSA).

Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk menghadiri latihan.

8 | M u k a


1.9 Peranan dan fungsi Jawatankuasa Audit EKSA

Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan pelaksanaan audit.

Melantik juruaudit dalaman EKSA. Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang

dikenalpasti semasa proses audit. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu. Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada jawatankuasa Induk EKSA. Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan. Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan.

1.10 Peranan dan fungsi Ketua Zon

Bertindak selaku penyelaras EKSA peringkat zon. Melantik jawatankuasa dalam zon masing-masing. Menjadi fasilitator di dalam zon seperti membantu mengurus aktiviti promosi,

hebahan maklumat dan memberi latihan kepada ahli. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli di dalam zon. Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam aktiviti EKSA. Merancang aktiviti kumpulan dan mengemaskini dokumentasi EKSA selaras

dengan Jawatankuasa Induk. Memberi maklum balas dan laporan mengenai status pelaksanaan EKSA

kepada penyelaras. Mewajibkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti EKSA.

1.11 Peranan dan fungsi Setiausaha Zon

Merancang dan mengadakan mesyuarat zon. Membantu menyelaras pelaksanaan EKSA zon. Menyediakan laporan kemajuan dan status EKSA zon. Menyimpan minit dan rekod utama berkaitan pelaksanaan EKSA zon (gambar

aktiviti-aktiviti zon sebelum dan selepas dan lain-lain dokumen). Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit.

9 | M u k a


Membantu dalam pelaksanaan EKSA. Membantu membekalkan keperluan pelaksanaan EKSA.

1.12 Peranan dan fungsi Ahli-ahli Zon

Bekerjasama dalam kumpulan. Melaksanakan tugas yang diagihkan secara aktif. Bertanggungjawab memastikan persekitaran kerja yang kondusif dan selesa. Mempunyai kesedaran mengenai persekitaran kerja. Memberi cadangan penambahbaikan. Mewujudkan hubungan harmoni dalam kalangan ahli.

1.13 Carta Organisasi Jawatankuasa Induk EKSA

JAWATANKUASA INDUK EKSA JABATAN PENDIDIKAN NEGERI PERLIS

10 | M u k a

KS.SPS

KSPSIKO. & KAUNSL

KS SPPK

KS SPA

KSSJQ

KSSPP

KSSPS & PKP

KS SPI

KSPM &

ICT

PENGERUSI(PENGARAH)

TIMB.PENGERUSI(TIMB. PENGARAH)

SETIAUSAHA(KS2P)

JAWATANKUASA PELAKSANA


1.14 Carta Organisasi Jawatankuasa Pelaksana EKSA

JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA JABATAN PENDIDIKAN NEGERI PERLIS

11 | M u k a

KETUAZON K2P

KETUAZON PUSAT KO

KETUAZON SPI

KETUAZON SPS

KETUAZON SPA

KETUAZON SJQ

KETUAZON SPPK

KETUAZON SPP

KETUAZON PM & ICT

KETUAZON SPS & PK WASTA/KHAS

PENGERUSI(TIMBALAN PENGARAH)

PENYELARAS(KS K2P)

PEN.PENYELARAS(KU PENTADBIRAN AM)

JK LATIHAN JK AUDIT JK PROMOSI

AHLI AHLI AHLI

AHLI

AHLI

AHLI AHLI AHLI

AHLIAHLIAHLI

AHLI

FASILATATOR

AHLI


1.15 Contoh Carta Organisasi Jawatankuasa Zon EKSA

12 | M u k a

KETUA ZON

SETIAUSAHA ZON

AHLI AHLI AHLI AHLI


1.16 Format Carta Perbatuan Eksa JPN Perlis (Gantt Chart)

CARTA PERBATUAN EKSA JPN PS (GANTTCHART)

Bil AktivitiTAHUN 2017

FEB MAC APRIL MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV DIS

1 Taklimat Pendedahan Awal EKSA 15/2

2 Pelancaran EKSA 23/2

3 Mesyuarat Jawatankuasa Induk EKSA Bil.1 pd 13/4/17

4 Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Bil.1 3/3/17Bil.2 17/3/17Bil.3 31/3/17

Bil.4 pd 17/4/17

Bil.5 pd 19/5/17

Bil.6 pd 9/6/17

Bil.7 pd 24/7/17

5 Mesyuarat Jawatankuasa Promosi

6 Mesyuarat Jawatankuasa Latihan

7 Mesyuarat Jawatankuasa Audit 18/5/17

8 Bengkel Pelaksanaan EKSA

9 Lawatan Penanda Aras24/3/17 Ke AG Perlis

10Amalan Sisih, Susun, Sapu, Seragam & Sentiasa Amal diperingkat Zon

11 Pertandingan EKSA peringkat Zon

12 Audit Dalaman EKSAPra Audit

5 – 6 /7/2017

13 Pengauditan dan Pensijilan oleh MAMPU

13 | M u k a

2. PERINGKAT KEDUA


Mempromosikan amalan EKSA melalui poster, banner dan sebagainya.

Menghebahkan carta pelaksanaan amalan EKSA sehingga tarikh sasaran untuk mendapat pensijilan MAMPU.

Mewujudkan 10 Zon EKSA mengikut sektor di dalam jabatan untuk memudahkan pelaksanaan dan pengawasan aktiviti yang dijalankan. Antara zon yang terlibat ialah:-

Bil Zon Sektor Warna Bil Zon Sektor Warna

1 Zon 1 SK2P Jingga 6 Zon 6 SPK Merah

2 Zon 2 SJQ Magenta 7 Zon 7 SPI Hijau

3 Zon 3 SPMICT Hijau Muda

8 Zon 8 SPA Biru Muda

4 Zon 4 SPP Kuning Jingga

9 Zon 9 SPSPK Ungu

5 Zon 5 SPS Biru 10 Zon 10 Pusat Ko

Kuning

Setiap zon bertanggungjawab menyelia pelan lantai bangunan yang dibahagikan mengikut pejabat sektor-sektor serta ruang yang berhampiran seperti tandas, stor, bilik mesyuarat dan ruang-ruang pelbagai guna.

Pelan lantai kawasan di luar pejabat sektor dibahagikan secara lebih terperinci untuk di selia oleh zon-zon yang terlibat seperti gambarajah di muka surat seterusnya.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. PERINGKAT KETIGA


Melaksanakan gotong-royong.

Memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.

Mengenal pasti barang/dokumen yang tidak digunakan lagi.

Menyediakan jadual pembuangan dan pembersihan.

Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan:-

Perkara Pengasingan Tindakan

Barang/dokumen tidak diperlukan

Barang/dokumen yang tiada nilai dan mudah

dibuang

Lupus dengan segera

Barang/dokumen yang ada nilai dan mudah

dibuang

Dihapuskan/dijual mengikut prosedur

Barang/dokumen yang tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi

Lupus dengan menggunakan

kaedah/kos yang paling rendah

Kejayaan pelaksanaan SISIH boleh diukur dengan :- Persekitaran kerja lebih selesa. Penggunaan ruang secara cekap. Masa mencari lebih pantas.

SISIH

Melaksanakan gotong-royong.

Kaedah penyusunan :-kemas, berkesan dan selamat. Barang yang diperlukan di SUSUN mengikut keperluan

penggunaan. Prinsip susun “Setiap barang ada tempatnya dan setiap

tempat ada barangnya”.

Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan :- Menggunakan kaedah “First-In-First-Out (FIFO)”. Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada

barang/peralatan/rekod. Menyimpan barang/peralatan/rekod mengikut kategori. Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya

mudah dicapai.

Barang/peralatan/rekod yang aktif digunakan :- Situasi semasa kerja - fail aktif dan dalam tindakan sahaja

berada di atas meja kerja. Situasi selepas kerja – fail disusun/disimpan semula ke tempat

asal dengan mengikut kaedah susunan dan tatacara pengurusan fail.

Alat tulis hendaklah sentiasa berada di dalam laci meja/di atas meja dengan keadaan kemas dan teratur.

Bahan-bahan rujukan semasa yang diperlukan sahaja berada di atas meja.

Barang/peralatan/rekod yang jarang digunakan termasuk fail separa aktif perlu disimpan mengikut prosedur pengurusan dengan kemas dan teratur bagi memudahkan capaian.

Barang/peralatan/rekod yang tidak digunakan : Barang/peralatan/rekod termasuk fail tutup hendaklah mengikut

tatacara pengurusan barang/peralatan rekod. Bagi Pesanan Tempatan hendaklah mengikut tatacara

perolehan/penyimpan.

Kejayaan pelaksanaan SUSUN boleh diukur dengan :-

SUSUN

Stok barang/alat tulis mengikut kaedah “First-In-First-Out (FIFO)”.

Barang/peralatan/dokumen disediakan tempat khas, dilabelkan, diletakkan di tempat yang mudah dilihat dan mudah dikesan.

Barang/peralatan/dokumen diletakkan di tempat yang mudah diambil dan disimpan semula.

Barang/peralatan/dokumen hendaklah boleh dicapai sebaik-baiknya dalam masa 30 saat.

Alatan eksklusif seperti kamera video, alat perakam diasingkan daripada peralatan biasa.

Sediakan parkir untuk ruang mesin/peralatan yang mudah alih seperti mesin fotostat, mesin pencetak, mesin faksimili, mesin penjilid dan sebagainya.

SAPU merupakan tindakan untuk memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan.

Memberi penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan.

Pembersihan SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan ruang kerja sentiasa kemas dan bersih.

Mengenalpasti ruang/peralatan/mesin yang perlu diwujudkan hak milik/ownership.

Menentukan hak milik/ownership ruang/peralatan bagi setiap ahli.

Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan dan alatan/bahan keperluan kerja pembersihan hendaklah disediakan dan disusun supaya mudah disimpan dan diambil apabila diperlukan.

Melaksanakan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua peralatan, lantai, dinding dan siling.

Kejayaan pelaksanaan SAPU boleh diukur dengan :- Produk dan hasil kerja yang kualiti.

SAPU

Persekitaran kerja yang selesa dan selamat. Keadaan persekitaran lebih bersih. Kos penyelenggaraan lebih rendah.

Melabelkan barang/dokumen mengikut nombor atau warna mengikut zon untuk diseragamkan.

Menetapkan susunan barang/dokumen mengikut ruang/tempat yang bersesuaian agar kelihatan kemas dan seragam.

SERAGAM bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur dan piawai.

Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H. Who - Siapa yang bertanggungjawab. Why - Mengapa perlu dilaksanakan. When - Bila perlu dilaksanakan. Where - Di mana perlu dilaksanakan. What - Apa tindakan yang perlu diambil. How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan.

Mewujudkan senarai semak peraturan inventori.

Mewujudkan model/akitivi susun atur yang SERAGAM.

Kejayaan pelaksanaan SERAGAM boleh diukur dengan :- Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP) Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik. Mempunyai impak visual yang positif.

SERAGAM

SENTIASA AMAL

SENTIASA AMAL ialah usaha untuk mengekalkan amalan EKSA di JPN Perlis berterusan di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis jabatan ini.

SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan berterusan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan persekitaran berkualiti dan kondusif dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap.

Berikut adalah panduan untuk mengekalkan amalan EKSA :- Mengadakan program pelaksanaan pengiktirafan EKSA

seperti Zon Terbaik, Bilik/Workstation Terbaik, Sudut Terbaik, Pengurusan Dokumentasi EKSA Terbaik, Tandas Terbaik, Hasil Kreativi Terbaik, Anugerah Go Green Terbaik dan sebagainya.

Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan EKSA dengan mengadakan latihan berterusan.

Memastikan audit dalaman EKSA dilaksanakan secara berkala. Memastikan aktiviti promosi berterusan. Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada

usaha yang ditunjukkan oleh warga JPN Perlis. Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan

bersistematik.

Kejayaan pelaksanaan SENTIASA AMAL boleh diukur dengan :- Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit dalaman

EKSA. Warga sentiasa kelihatan ceria dan bersemangat melaksanakan

EKSA di samping mematuhi peraturan di tempat kerja. Wujudnya disiplin dan semangat kerja sepasukan di kalangan

warga JPN Perlis. Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa mengamal dan

menambah baik EKSA di tempat kerja. Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja. Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen, pertandingan dan

anugerah berkaitan EKSA.

4. PERINGKAT KEEMPAT


Menubuhkan pasukan audit dalaman. Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenalpasti, melatih

dan melantik juruaudit untuk melaksanakan aktiviti audit dalaman EKSA.

Pasukan audit dalaman EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit dalaman EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan.

Menyediakan pelan tindakan audit dalaman. Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA.

Mewujudkan kriteria pengauditan dalaman. Menyediakan kriteria audit dalaman EKSA berpandukan buku

Panduan Pelaksanaan EKSA MAMPU

EKSA memperkenalkan model penilaian baharu yang mengandungi kriteria generik dan kriteria khusus yang mengambil kira kepelbagaian premis jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan, seperti pada Rajah di bawah.

Penilaian Model A adalah berdasarkan kriteria generik manakala penilaian Model B merupakan gabungan antara kriteria generik dan khusus.

Enam (6) komponen kriteria penilaian adalah seperti berikut :-i. Komponen A : Keperluan Utama Pelaksanaan

ii. Komponen B : Ruang Tempat Kerja/Pejabatiii. Komponen C : Tempat Umumiv. Komponen D : Keselamatan Persekitaranv. Komponen E : Kawasan Persekitaran Fasilitivi. Komponen F : Tempat Khusus

Merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan. Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah

melaporkan penemuan audit dalaman kepada Jawatankuasa

MODEL A MODEL B

GENERIK

KOMPONEN A - E

GENERIK & KHUSUS

KOMPONEN A - F

Pelaksana EKSA untuk dimaklumkan kepada semua warga JPN Perlis.

5. PERINGKAT KELIMA


Memberi pengiktirafan EKSA secara berkala seperti Zon Terbaik,

Bilik/Workstation Terbaik, Sudut Terbaik, Pengurusan Dokumentasi

EKSA Terbaik, Tandas Terbaik, Hasil Kreativi Terbaik, Anugerah Go

Green Terbaik dan sebagainya.secara berkala kepada zon terbaik.

Mendapatkan pensijilan daripada MAMPU.

Menghantar surat rasmi kepada Ketua Pengarah MAMPU

dengan mengemukakan Laporan Audit Dalam.

CIRI-CIRI AMALAN EKSA

1. SUDUT EKSA

Sudut EKSA JPN Perlis disediakan secara maya untuk memaparkan dan memberi info terkini berkaitan pelaksanaan EKSA kepada warga JPN Perlis.

Walau bagaimanapun, semua surat pelantikan, minit mesyuarat, aktiviti-aktiviti EKSA hendaklah didokumentasikan mengikut jawatankuasa yang berkaitan. Setiausaha jawatankuasa dan zon perlu menyelenggara satu fail khas berkaitan pelaksanaan EKSA.

Sudut EKSA mengandungi perkara-perkara berikut:-

Seksyen A - Umum

A1 - Perutusan Pengarah

A2 - Dasar

A3 - Objektif

A4 - Misi

A5 - Visi

A6 - Slogan

A7 - Carta Organisasi

A8 - Pelan Lantai

A9 - Carta Perbatuan

A10- Watikah Perlantikan

Seksyen B - MesyuaratB1 - Surat/Memo Panggilan Mesyuarat

B2 - Minit Mesyuarat

Seksyen C - Aktiviti

C1 - Aktiviti JK Latihan

C2 - Aktiviti JK Promosi

C3 - Aktiviti JK Audit

C4 - Aktiviti Zon SJQ

C5 - Aktiviti Zon SPPK

C6 - Aktiviti Zon SPP

C7 - Aktiviti Zon PM & ICT

C8 - Aktiviti Zon SPS & PK

C9 - Aktiviti Zon K2P

Seksyen C – Aktiviti

C10- Aktiviti Zon Pusat KO

C11- Aktiviti Zon SPI

C12- Aktiviti Zon SPS

C13- Aktiviti Zon SPA

C14- Dokumen Tambahan

Seksyen D - AuditD1 - Audit Dalam

D2 - Audit EKSA MAMPU

Seksyen E - Inovasi E1 - Inovasi

Gambar-gambar aktiviti pelaksaan EKSA hendaklah lengkap dengan tarikh pelaksanaan. Contohnya, gambar sebelum dan selepas mestilah pada lokasi yang sama dan tarikh pelaksanaan mestilah dipaparkan dalam gambar tersebut.

Sekiranya terdapat pertukaran ahli EKSA, carta organisasi hendaklah dikemaskini maklumat dan tarikh yang terkini.

2. RUANG KERJA – BILIK PEGAWAI/MEJA KERJA/ WORKSTATION

Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.

Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di ruang kerja/partition pegawai/pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian.

Notis pergerakan pegawai dipamerkan dan mengikut kreativiti zon masing-masing.

Satu sudut mini dibenarkan di partition (jika ada) untuk hiasan/nota penting.

Satu sudut mini dibenarkan di atas meja untuk tapak hiasan (jika ada).

Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp)

Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan. MASUK KELUAR KIV

Kew.PA 7 senarai aset lokasi disediakan dan kemaskini.

Sekiranya pegawai dibekalkan kabinet fail, kabinet fail perlu dilabelkan dengan kemas dan teratur.

Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan.

Kerusi sentiasa berada dalam keadaan baik, selesa dan bersih.

Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang pintu (jika almari tidak disediakan). Jika di ruang kerja sediakan ruang penyangkut yang sesuai.

Wayar/kabel elektrik disusun kemas dengan menggunakan black tape/cabel casing conduit.

CPU dan pedastel bergerak (jika ada) ditempatkan secara teratur dan seragam.

Komputer dan pencetak haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan.

Komputer ditutup (shut down) selepas habis waktu bekerja.

Wallpaper dan screen saver desktop komputer/komputer riba boleh diseragamkan dengan imej korporat.

Menetapkan ruang kasut (jika perlu) bagi meletakkan tidak lebih dari dua (2) pasang kasut.

Menyediakan tempat khas bagi bakul sampah yang diseragamkan.

Lantai, dinding dan siling ruang kerja/bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih.

3. PENGURUSAN LACI ALAT TULIS

Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci adalah seperti berikut :-

Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativit pegawai/zon.

Laci tengah dilabelkan DOKUMEN RASMI bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan.

Laci bawah dilabelkan PERIBADI digunakan untuk menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain.

Jika bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang/lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis, buku catatan dan dokumen rasmi.

4. PENGURUSAN DOKUMEN

Fail-fail aktif disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.

Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.

Format pelabelan fail adalah seperti berikut :- Tetulang fail mengandungi :-

i. Nombor failii. Logo EKSA JPN Perlisiii. Tajuk Failiv. Singkatan nama jabatan/sektor/unitv. Nombor susunan fail vi. Penyusunan tulisan (font) dan saiz pada label

mengikut kesesuaian fail.

Muka depan fail mengandungi :-i. Logo Jata Negara

ii. Tajuk failiii. Nama Jabatan / Unit.iv. Penyusunan tulisan (font) dan saiz pada label

mengikut kesesuaian fail.

5. BILIK/RUANG PENYIMPANAN FAIL

Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)

Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat.

Bilik/ruang penyimpanan fail berada dalam keadaan bersih (lantai, dinding dan siling), tidak berdebu, tersusun dan kemas.

Kabinet fail perlu dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan.

Susun atur fail adalah seperti berikut :-i. Senarai indeks dan nombor fail disediakan.ii. Setiap fail dan dokumen lengkap berlabel dengan jelas dan

mudah dilihat.iii. Fail disusun dengan teratur, sistematik, mudah

diperolehi/disimpan dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30 saat (Contoh: 30 saat untuk setiap fail).

iv. Fail yang disimpan dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan. Ianya perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail.

v. Fail perlu disusun semula ke tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu bekerja.

vi. Satu sistem kawalan dan pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan atau fail aktif/tidak aktif/fail yang perlu ditutup. (Contoh, Kad Daftar Pengguna dan Kad Keluar Masuk Fail)

vii. Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet.

Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan.

Etika dan peraturan penggunaan bilik/ruang penyimpanan fail dipaparkan dengan jelas dan mudah difahami.

Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.

Kawalan serangga/haiwan perosak/pest control dilaksanakan secara berjadual.

Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi menguruskan bilik fail.

6. BILIK STOR

Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih (lantai, dinding dan siling) dan kemas.

Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.

Sudut informasi seperti Tatacara Permohonan Barang boleh diwujudkan adan ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat.

Tanda amaran DILARANG MASUK dipamerkan dengan jelas.

Stok disusun mengikut tanda/label.abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan kaedah “First-In-First-Out (FIFO)”. (*Penanda Aras Minima).

Semua barang/stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur.

Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin, peralatan disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan.

Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.

Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang dan tertakluk kepada prosedur pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa.

Kaedah/sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk.(Menyediakan Kew PS yang kemaskini).

Alat pemadam api yang mempunyai sijil yang berkuatkuasa dan berkeadaan baik ditempatkan di stor.

Kawalan serangga/haiwan perosak/pest control dilaksanakan secara berjadual.

Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi menguruskan stor.

7. BILIK MESYUARAT/BILIK PERBINCANGAN

Bilik mesyuarat/bilik perbincangan sentiasa dalam keadaan bersih (lantai, dinding dan siling) dan kemas.

Gambar pemimpin tertinggi negara/negeri disediakan.

Visi dan misi jabatan disediakan.

Pelan bilik mesyuarat disediakan.

Peralatan/kemudahan dalam bilik mesyuarat/bilik perbincangan sentiasa dalam keadaan sempurna boleh digunakan.

Hiasan berimej korporat boleh diwujudkan dan diselenggara secara berkala.

Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.

Maklumat berkaitan mesyuarat dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. (contohnya, penggunaan papan tanda/slot in board).

Papan putih/white board dibersihkan selepas mesyuarat selesai.

Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan ditempat yang disediakan.

Barang-barang elektronik seperti LCD projektor, mikrofon dan suis ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat/bilik perbincangan.

Etika dan peraturan penggunaan bilik mesyuarat/bilik perbincangan dipaparkan dengan jelas dan mudah difahami.

Pengawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan bilik mesyuarat/bilik perbincangan.

8. MAKMAL KOMPUTER/BILIK LATIHAN

Makmal komputer/bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan bersih (lantai, dinding dan siling) dan kemas.

Hiasan berimej korporat boleh diwujudkan dan diselenggara secara berkala.

Peralatan/kemudahan dalam makmal komputer/bilik latihan sentiasa dalam keadaan sempurna boleh digunakan.

Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.

Wayar/kabel elektrik disusun kemas dengan menggunakan black tape/cabel casing conduit.

Maklumat berkaitan latihan dipamerkan di pintu masuk makmal komputer/bilik latihan. (contohnya, Kursus Pengendalian Stress).

Papan putih/white board dibersihkan selepas latihan selesai.

Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan ditempat yang disediakan.

Barang-barang elektronik seperti LCD projektor, mikrofon dan suis ditutup sebelum meninggalkan makmal komputer/bilik latihan.

Etika dan peraturan penggunaan makmal komputer/bilik latihan dipaparkan dengan jelas dan mudah difahami.

Pengawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan makmal komputer/bilik latihan.

9. RUANG KERJA TERPERINGKAT

Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan Kerja Larangan.

Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih (lantai, dinding dan siling), tidak berdebu dan selesa.

Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan).

Bilik Server/terperingkat tidak perlu dilabelkan nama bilik.

Bilik Server/terperingkat tidak perlu dilabelkan dalam pelan lokasi.

Pengawai yang bertanggungjawab perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor untuk dihubungi hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.

10. LOBI UTAMA/RUANG HADAPAN BILIK PENGARAH

Persekitaran lobi utama/ruang hadapan bilik Pengarah sentiasa bersih, kemas dan ceria dan selaras dengan imej korporat.

Mempamerkan maklumat korporat berkaitan jabatan yang terkini seperti visi, misi, maklumat pengurusan atasan, moto dan piagam pelanggan.

Laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan seperti barang/peralatan yang boleh mengganggu ruang laluan.

Menyediakan perkara-perkara berikut :- Buku Kedatangan Pelawat. Direktori Pegawai. Sudut Informasi untuk pelanggan.

Hiasan bersesuaian dengan imej korporat.

Pengawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan ruang lobi utama/ruang hadapan bilik Pengarah.

11. KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN/RUANG MENUNGGU

Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun.

Menyediakan perkara-perkara berikut :- Direktori warga jabatan. Borang maklum balas pelanggan. Borang-borang/brosur berkaitan. Bahan bacaan informas.i Info mengenai jabatan/piagam pelanggan. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada).

Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan.

Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.

Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan pelanggan/tetamu luar.

Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan teratur dan berada dalam keadaan baik.

Ruang menunggu tetamu perlu sentiasa bersih (lantai, dinding dan siling) kemas dan ceria.

Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan yang mudah dilihat.

Tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi disediakan.

Pengawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan khidmat pelanggan/ruang menunggu

12. LALUAN UTAMA/KORIDOR

Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur.

Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.

13. SURAU

Semua peralatan/kemudahan (contoh: kemudahan tempat berwuduk) perlu berada dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik.

Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai.

Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas.

Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan SURAU.

Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan.

Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari / kabinet / rak yang disediakan.

Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau dengan jelas.

Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi.

Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan.

Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai.

Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk mendapatkan suasana yang sentiasa segar.

Jam dinding disediakan untuk panduan.

Tidur di dalam surau adalah TIDAK dibenarkan. Tanda amaran larangan dipaparkan di dalam bilik tersebut.

Sekiranya ada kemudahan/ peralatan di dalam surau, sistem inventori dan penyelenggaraan perlu dibuat.

Etika dan peraturan penggunaan surau dipaparkan dengan jelas dan mudah difahami.

Pengawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan surau.

14. PANTRI

Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih (lantai, dinding dan siling), kemas serta bebas daripada sebarang serangga/haiwan perosak dan bau yang tidak menyenangkan.

Semua peralatab/perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur setelah digunakan.

Perkakas/alatan yang disimpan di dalam cabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas dan diseragamkan mengikut kesesuaian.

Perkakas/alatan yang minima seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek elektrik dan water dispenser boleh disediakan di pantri.

Kain lap sentiasa dicuci selepas digunakan.

Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan tiada sisa makanan.

Meja makan sebolehnya dialas dan berkeadaan bersih.

Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan dalam bekas bertutup.

Tong sampah disediakan dan ditutup.

Suis peralatan elektrik ditutup setelah digunakan.

Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan pantri.

15. TANDAS

Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering.

Senarai peralatan/kelengkapan yang perlu ada secukupnya dalam tandas:-

Bekas sampah. Mesin penyembur pewangi. Cecair pencuci. Kertas tisu

Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama.

Siling dalam keadaan yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang.

Semua lampu berfungsi dengan baik.

Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna, bersih, lengkap dengan penyelak dan penyangkut pakaian.

Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat.

Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna.

Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan sempurna.

Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna.

Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering.

Bekas sabun berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun.

Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah digalakkan.

Persekitaran tandas tidak mengeluarkan bau yang kurang menyenangkan.

Sistem pengudaraan dalam tandas berada dalam keadaan baik. Jika tempat mengambil wuduk diturut disediakan, pastikan ianya

sentiasa bersih dan semua paip air berfungsi dengan baik.

Tandas Orang Kurang Upaya (OKU) berada dalam keadaan bersih, baik dan berfungsi.

Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dipaparkan pada pintu bilik air.

Tandatangan Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) bagi pengesahan kerja pembersihan yang telah dilaksanakan, perlu dibuat setiap hari.

Pengawai bertanggungjawab dilantik bagi menguruskan kebersihan tandas.

16. HIASAN DALAMAN

Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat untuk diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja.

Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh, Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, Dasar Kualiti dan sebagainya).

Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya.

Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup tidak digalakkan. Jika digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi mengelak habuk terperangkap dan kerosakan pada karpet serta kuantiti hiasan yang digunakan tidak keterlaluan.

Hiasan seperti landskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam ruang pejabat tidak digalakkan. Jika masih digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi memastikan ia berfungsi.

Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan. Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja

Langkah-langkah keselamatan yang boleh diambil bagi menjamin keselamatan persekitaran JPN Perlis adalah seperti berikut :-

1. PELAN TINDAKAN KECEMASAN

Penyediaan Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi :- Arahan Keselamatan Latihan Pengungsian Bangunan/Fire-Drill Tanda Amaran Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul Tanda arahan laluan kecemasan

Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (Contoh, DILARANG MEROKOK, tanda KELUAR dan AWAS).

KESELAMATAN PERSEKITARAN

2. PERALATAN PENCEGAHAN KEBAKARAN

Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut:- Penyelenggaraan secara berkala dengan memastikan tarikh

luput sentiasa dikemaskini. Mempunyai tatacara penggunaan Berkeadaan bersih Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai Disediakan ownership/pegawai yang selia beserta nombor

telefon pegawai yang berkaitan

3. PENDAWAIAN/KABEL

Memastikan pendawaian elektrik/ telefon/ kabel/ komputer/ mesin/ peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.

Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang digunakan.

4. LAMPU DAN SOKET

Pelan lampu/suis dipamerkan dengan dengan jelas dan mudah difahami.

Semua lampu perlu berada dalam keadaan bersih dan berfungsi dengan baik.

Semua soket elektrik berfungsi dengan baik.

Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif/tindakan proaktif untuk pembaikan segera perlu diambil.

5. LALUAN UTAMA/LALUAN AWAM

Lantai sentiasa berkeadaan baik, bersih dan tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan.

Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan.

Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu laluan perjalanan.

Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.

Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup.

6. TEMPAT MELETAK KENDERAAN

Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk warga JPN Perlis, pelawat dan Orang Kurang Upaya (OKU).

Meletak kenderaan secara mengundur disemua petak letak kenderaan.

Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan.

Menyediakan tunjuk arah laluan kepada pelawat yang jelas.

7. LAMPU KAWASAN PERSEKITARAN

Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik, selamat dan bersih.

Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik.

Memastikan lampu pagar dan lampu karidor berfungsi dengan pencahayaan yang terang.

8. PENGURUSAN KUNCI

Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan.

Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat.

Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai bertanggungjawab.

Menyediakan buku log peminjaman kunci dan kemaskini.

Pelaksanaan Go Green digalakkan bagi menyokong kempen guna semula, kitar semula dan penjimatan.

Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti :-

Notis/arahan penjimatan tenaga Penggunaan lampu/peralatan save energy Penetapan suhu optimum Penjimatan kertas Penjimatan air Kempen hijau

Melaksanakan program kitar semula.

Menyediakan analisis penjimatan seperti : Kos Masa Tenaga pekerja Ruang

1 DARI SEGI PENAMPILAN DIRI DAN IMEJ

Keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara berpakaian, dandanan, fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai dengan imej penjawat awam dapat dipamerkan.

2 PERHUBUNGAN DENGAN RAKAN SEJAWAT

Usaha bersama/kerja berpasukan seperti gotong-royong, kreativiti, mesyuarat dan sebagainya dapat diamalkan.

KONSEP GO GREEN

KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA

3 PERHUBUNGAN DENGAN PELANGGAN

Hubungan berorientasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu.

4 KECEKAPAN DAN KEMAHIRAN DALAM MELAKSANAKAN TUGAS

Kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif dapat dipamerkan.

Secara keseluruhannya, garis panduan ini diharapkan dapat membantu warga JPN Perlis untuk melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui pelaksanaan EKSA dan mengamalkannya secara berterusan sehingga menjadi suatu amalan budaya yang cemerlang.

PENUTUP

PANDUAN PERLAKSANAAN EKSA · Web viewSituasi semasa kerja - fail aktif dan dalam tindakan sahaja berada di atas meja kerja. Situasi selepas kerja – fail disusun/disimpan semula

Documents