SMK ORKID DESA KRITERIA AUDIT PERSIJILAN EKSA KANDUNGAN KRITERIA Disediakan oleh : Bahagian Audit EKSA Januari 2015 1. Keperluan Utama Perlaksanaan EKSA – ORGANISASI DINILAI ZON DINILAI NAMA PENILAI TARIKH PENILAIAN TAHAP AMALAN 1 = Sangat Lemah, 2 = Lemah, 3 = Sederhana, 4 = Cemerlang, 5 = Sangat Cemerlang Keperluan Utama Perlaksanaan EKSA (Wajaran = %) Jumlah markah : Jumlah markah : Markah Penuh = 115 Audit 1 Catatan Audit 2 Catatan Kategori No . Perkara Diaudit 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 Polisi 1. Disediakan dalam keadaan yang menarik, jelas, mudah dilihat dan difahami. 2. Ditandatangan oleh Pentadbir dan bertarikh. 3. Keadaan polisi bersih, tidak berdebu dan ianya dipasang di tempat yang sesuai. 4. Maksud polisi memenuhi keperluan mengikut aktiviti pelaksanaan Sistem EKSA dan bermatlamat jelas. Carta Organisasi 5. Disediakan dengan jelas serta mudah difahami dan dipaparkan di sudut EKSA Sudut EKSA 6. Terletak di tempat yang strategik dan penggunaannya memuaskan. 1
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
SMK ORKID DESAKRITERIA AUDIT PERSIJILAN EKSA
KANDUNGAN KRITERIA
Disediakan oleh : Bahagian Audit EKSA Januari 2015
1. Keperluan Utama – Perlaksanaan EKSA
ORGANISASI DINILAIZON DINILAINAMA PENILAITARIKHPENILAIAN TAHAP AMALAN 1 = Sangat Lemah, 2 = Lemah, 3 = Sederhana, 4 = Cemerlang, 5 = Sangat Cemerlang
Keperluan Utama Perlaksanaan EKSA
(Wajaran = %)
Jumlah
markah :
Jumlah
markah :
Markah Penuh = 115
Audit 1Catatan
Audit 2Catatan
Kategori No. Perkara Diaudit 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1
Polisi
1. Disediakan dalam keadaan yang menarik, jelas, mudah dilihat dan difahami.
2. Ditandatangan oleh Pentadbir dan bertarikh.3. Keadaan polisi bersih, tidak berdebu dan ianya
dipasang di tempat yang sesuai. 4. Maksud polisi memenuhi keperluan mengikut
aktiviti pelaksanaan Sistem EKSA dan bermatlamat jelas.
Carta Organisasi
5. Disediakan dengan jelas serta mudah difahami dan dipaparkan di sudut EKSA
Sudut EKSA6. Terletak di tempat yang strategik dan
penggunaannya memuaskan.7. Bahan yang dilekatkan adalah terkini dan
menarik.
8 Nama bagi Kumpulan EKSA dan gambar ahli kumpulan dipapar dengan jelas.
9. Terdapat pelan kawasan/ruang kerja yang ditugaskan kepada tiap-tiap Kumpulan EKSA.
1
10. Pelan tindakan, gambar sebelum dan selepas, serta keputusan audit kumpulan dipaparkan dan fail diletak di tempat yang jelas dilihat.
Jadual Perancangan Pelaksanaan
EKSA
11. Disediakan oleh Jawatankuasa Induk yang mudah difahami, dilekatkan pada Sudut EKSA.
12. Butiran yang terdapat dalam perancangan tersebut adalah menyeluruh dan memuaskan.
13. Jawatankuasa Induk telah dapat melaksanakan aktiviti yang dirancang mengikut jadual. - Rekod mesyuarat/perbincangan oleh AJKP disediakan.
Rekod Aktiviti
Kumpulan EKSA
14. Rekod hasil perbincangan Kumpulan EKSA yang disediakan tiap 2 minggu sekali disimpan oleh Ketua atau Setiausaha Kumpulan.
15. Jadual giliran dan tarikh perjumpaan/mesyuarat Kumpulan EKSA disediakan.
16. Rekod aktiviti penambahbaikan ditunjukkan dengan jelas.
Disiplin/Sikap Pekerja
17. Pekerja mempunyai sikap positif dan disiplin yang tinggi di tempat kerja melalui Amalan EKSA.
Program Latihan Untuk
Pekerja
18. Kursus/Bengkel EKSA, kursus Pengurusan yang lain, dan lawatan diadakan.
Aktiviti Promosi
19. Ceramah/Brainstorming, Tayangan Video, Poster/Morning Marketing, Gotong Royong/Perhimpunan Mingguan/ Bulanan diadakan dengan kerap.
ORGANISASI DINILAIZON DINILAINAMA PENILAITARIKHPENILAIAN TAHAP AMALAN 1 = Sangat Lemah, 2 = Lemah, 3 = Sederhana, 4 = Cemerlang, 5 = Sangat Cemerlang
Ruang Kerja / Bilik Guru
(Wajaran = %)
Jumlah markah : Jumlah markah :
Markah Penuh: 180Audit 1
CatatanAudit 2
CatatanKategori No. Perkara Diaudit 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1Lantai 1. Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari
sebarang kekotoran
Meja (Di atas Meja)
2. Satu (1) tray bertingkat (3 tingkat) sahaja kecuali SO
3. Telefon dan buku direktori (optional)4. Fail meja pegawai/pekeliling.5. Fail-fail aktif yang berada di atas meja pegawai
pada satu tempoh tugasan (mengikut pengurusan fail terperingkat) hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
Meja (Di bawah/tepi
meja)
6. Bakul sampah diletak di tempat yang sesuai, tidak berbau, bersih dan mempunyai parker yang berlabel ‘nama alatan’
7. Satu (1) ruang dikhaskan sepasang kasut dan sepasang selipar
8. Wayar/kabel dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cabel casing/conduit yang dipasang secara bersesiku.
9. CPU dan pedestal bergerak ditempatkan di bawah atau di sisi meja
5
Laci Meja10. Laci 1 dan 2 atau bagi meja mempunyai di
kedua-dua belah pilih sebelah sebagai urusan rasmi (tidak perlu dilabelkan)
11. Laci 3 atau laci di sebelah selain urusan rasmi sebagai urusan peribadi (dilabelkan di penjuru atas sebelah kiri).
12. Dalam laci rasmi, alat tulis diwujudkan petak-petak alatan mengikut kesesuaian.
13. Barang-barang peribadi (beg tangan, payung) diletakkan di dalam laci peribadi.
Alat Tulis
14. Alat tulis diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti yang munasabah.
15. Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp)
Dinding/ Partition
16. Dokumen yang perlu dipamerkan di Workstation masing-masing termasuk bilik pegawai:
Tanda Nama Penuh beserta Jawatan Carta Pergerakan pegawai Senarai Aset Alih Kerajaan (Kew Pa-7) Ring file aktif tersusun dan dilabelkan
(optional) Senarai rujukan fail (optional)
17. Menyediakan satu (1) ruang untuk fakta rujukan pegawai. Contoh: nombor telefon selalu dihubungi atau nota (optional).
18. Penyusunan kemas dan bersih.Kerusi 19. Kerusi tetamu dan kerusi kerja tersusun rapi
ketika tidak digunakan.20. Kerusi-kerusi dilabelkan.21. Blazer dan selendang (jika ada) disangkut
dengan kemas.22. Fizikal kerusi pada tahap selamat, selesa dan
bersih.Komputer
dan pencetak 23. Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan
hendaklah sentiasa bersih dan tidak berhabuk.24. Komputer serta peralatan ICT dilabelkan
mengikut kehendak tatacara pengurusan aset.25. Shut down computer sekiranya tidak digunakan.
26. Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail
6
Sistem Fail 27. Fail berbentuk ring fail – dilabelkan mengikut format yang diseragamkan.
28. Senarai indeks fail disediakan sebagai rujukan bagi memudahkan capaian.
29. Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan.
30. Kabinet fail dilabelkan dengan kemas dan teratur.
Bilik Pegawai
31. Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table atau tempat yang tidak sepatutnya.
32. Hiasan adalah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti.
33. Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan kemas dan teratur serta tidak berhabuk dan bersih.
Pelabelan dan
pemakiran (parking lot)
34. Setiap peralatan gunasama dan mudah alih disediakan parkir (parking lot) bersesuaian pada tempat simpanannya.
35. Setiap parkir dilabelkan dengan nama alatan berkenaan.
36. Pelabelan dan juga pemakiran alatan perlu terselindung (contoh: bakul sampah – label dan pemakiran terletak di bawah bakul sampah dengan saiz pelabelan dan pemakiran yang standard)
8. BILIK DARJAH dan BILIK KHAS: Pusat Sumber, Bilik Tayangan, Bilik Muzik, Bilik Kebal, Makmal Bahasa
ORGANISASI DINILAIZON DINILAINAMA PENILAITARIKHPENILAIAN TAHAP AMALAN 1 = Sangat Lemah, 2 = Lemah, 3 = Sederhana, 4 = Cemerlang, 5 = Sangat Cemerlang
Keperluan Utama Perlaksanaan EKSA
(Wajaran = %)
Jumlah markah : Jumlah
markah :
Markah penuh: 190
Kategori Bil Perkara DiauditAudit 1 Catatn Audit 2 Catatan
5 4 3 2 1 5 4 3 2 11. KebersihanLantai 1 Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah meja /
perabot2 Tiada berlubang / pecah / terkoyak – berkeadaan bersih3 Tempat buang sampah yang khas disediakan / terkawal
Dinding 4 Tiada kotoran lekat pada dinding5 Tiada sawang labah dan lain kotoran
Tingkap 6 Tiada kotoran lekat pada cermin tingkap-dalam / luar7 Tingkap berfungsi – bila tutup / buka
Kipas / lampu 8 Bersih dan berfungsi9 Tempat switch tidak rosak dan berkeadaan baik /
selamatMeja / kerusi 10 Tidak berdebu dan terkawalHiasan dalaman / sudut
11 Ada hiasan seperti gambar, poster, lukisan yang berpatutan
12 Tiada berdebu dan bahan yang terkini / berkaitanSiling / koridor 13 Bersih , tidak rosak dan tiada pudarJadual membersih
14 Terdapat jadual giliran membersih harian dipamirkan15 Peralatan membersih disimpan berkeadaan terkawal16 Mempunyai jaduan aktiviti membersih mingguan /
bulanan
17
17 Penglibatan pelajar dalam aktiviti membersih yang total2.Peralatan Berfungsi 18 Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan
19 Tidak terdapat peralatan rosak.dalam bilik darjah20 Hanya peralatan yang diperlukan sahaja disimpan disini21 Terdapat arahan penggunaan yang betul dipamirkan
Susun atur 22 Peralatan disusun kemas dan teratur23 Cara susunan mewujudkan suasana yang selesa 24 Terdapat senarai inventori yang jelas dipamirkan
Alat tulis & bahan rujukan
25 Alat tulis disusun kemas berfungsi dan terkawal kegunaanya
26 Buku dan bahan rujukan disimpan kemas sistematik27 Tidak terdapat bahan rujukan / buku lama tersimpan
disini
Kategori Bil Perkara DiauditAudit 1 Catatn Audit 2 Catatan
5 4 3 2 1 5 4 3 2 13. KeselamatanKabel 28 Tidak terkoyak dan sentiasa berfungsi
29 Maklumat mengenai kaedah pencegahan dipamirkan Maklumat kecemasan
30 Arahan kecemasan dipamirkan
31 Peralatan alat keselamatan dipamirkan jelasAlat Padam Api 32 Berfungsi dan maklmat jelas difahami
33 Diletak dilokasi yang betul dan mudah dilihat4.Bahan MaklumatPapan notis 34 Keadaan kemas dan tidak rosak
35 Maklumat dipamirkan sentiasa dikemaskini36 Terdapat tarikh kemas-kini maklumat dipamirkan37 Terdapat PIC dan tugasanya yang jelas38 Terdapat arahan jelas mengenai peraturan semasa
ORGANISASI DINILAIZON DINILAINAMA PENILAITARIKHPENILAIAN TAHAP AMALAN 1 = Sangat Lemah, 2 = Lemah, 3 = Sederhana, 4 = Cemerlang, 5 = Sangat Cemerlang
Keperluan Utama Perlaksanaan EKSA
(Wajaran = %)
Jumlah markah : Jumlah
markah :
Markah penuh :250
Kategori Bil Perkara DiauditAudit 1 Catatn Audit 2 Catatan
5 4 3 2 1 5 4 3 2 11. KebersihanLantai 1 Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah meja /
perabot2 Tiada berlubang / pecah / terkoyak – berkeadaan bersih3 Tempat buang sampah yang khas disediakan / terkawal
Dinding 4 Tiada kotoran lekat pada dinding5 Tiada sawang labah dan lain kotoran
Tingkap 6 Tiada kotoran lekat pada cermin tingkap-dalam / luar7 Tingkap berfungsi – bila tutup / buka
Kipas / lampu 8 Bersih dan berfungsi9 Tempat suis tidak rosak dan berkeadaan baik / selamat
Meja / kerusi 10 Tidak berdebu dan terkawalHiasan dalaman
11 Ada hiasan seperti gambar, poster, lukisan yang berpatutan
12 Tiada berdebu dan bahan yang terkini / berkaitanSiling / koridor 13 Bersih , tidak rosak dan tiada pudarJadual membersih
14 Terdapat jadual giliran membersih harian dipamirkan15 Peralatan membersih disimpan berkeadaan terkawal16 Mempunyai jaduan aktiviti membersih mingguan /
bulanan
19
17 Penglibatan pelajar dalam aktiviti membersih yang total2. Peralatan
MakmalBerfungsi 18 Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan
19 Tidak terdapat peralatan rosak.disimpan dalam makmal20 Hanya peralatan yang diperlukan sahaja disimpan disini21 Terdapat arahan penjagaan yang betul dipamirkan
Susunatur alatan& bahan ujian
22 Peralatan disusun kemas dan teratur23 Cara susunan mewujudkan proses kerja pantas 25 Kawalan tempat simpanan peralatan / rak / kabinet jelas25 Terdapat petunjuk / indek untuk pencarian mudah26 Terdapat sistem kawalan simpanan kad stok jelas27 Terdapat senarai inventori yang jelas dipamerkan
Kategori Bil Perkara DiauditAudit 1 Catatn Audit 2 Catatan
5 4 3 2 1 5 4 3 2 1Alat tulis & bahan rujukan
28 Alat tulis disusun kemas berfungsi dan terkawal kegunaanya
29 Buku dan bahan rujukan disimpan kemas sistematik30 Tidak terdapat bahan rujukan / buku lama tersimpan
disini3 KeselamatanKabel 31 Tidak terkoyak dan sentiasa berfungsi
32 Maklumat mengenai kaedah pencegahan dipamirkan Maklumat kecemasan
33 Arahan kecemasan dipamirkan
34 Peralatan alat keselamatan dipamirkan jelasPanduan Keselamatan makmal
35 Maklumat dipamirkan mencukupi dan berkaitan36 Dipamir dilokasi jelas dan mudah kelihatan oleh pelajar37 Terdapat arahan pematuhan jelas elak kemalangan /
bahaya38 Peraturan jelas – semasa / sebelum keluar makmal
dipatuhi Alat Padam Api 39 Berfungsi dan maklmat jelas difahami dilokasi simpanan
40 Diletak dilokasi yang betul dan mudah dilihat4 Bahan Maklumat
Papan notis41 Keadaan kemas dan tidak rosak42 Maklumat dipamirkan sentiasa dikemaskini43 Terdapat tarikh kemas-kini maklumat dipamirkan
20
44 Terdapat PIC dan tugasanya yang jelas45 Terdapat arahan jelas- peraturan semasa dalam
makmal untuk dipatuhi pelajar5. Makmal
untuk persiapan – oleh Pembantu Makmal
46 Bahan / item disimpan secara kemas dan sistematik47 Mempunyai petunjuk lokasi dan indek jelas / pencarian
pantas48 Terdapat kawalan simpanan lengkap - kad stok49 Ada arahan / panduan keselamatan jelas ketika
persiapan50 Kaedah terima arahan persiapan jelas dari guru