PELAKSANAAN EKSA DI AGENSI SEKTOR · PDF filePembentukan Jawatankuasa Pelaksana EKSA 1 " Struktur Pelaksanaan EKSA Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana EKSA hendaklah menyeluruh dan

ME

RA

NC

AN

G P

ELA

KS

AN

AA

N E

KS

A

LANGKAH AKTIVITI

PLANPERSEDIAAN

DOLAKSANA

CHECKPERIKSA

ACTIONTINDAKAN

§  Wujudkan AJK Pelaksanan /JK Kerja EKSA. §  Pilih Pemudahcara EKSA sebagai “catalyst”. §  Tentukan Polisi & Matlamat EKSA . §  Wujudkan Zon / Kawasan EKSA seluruh organisasi. §  Sediakan Pelan Induk Pelaksanaan Program EKSA. §  Laksana Promosi berkaitan EKSA “company-wide”. §  Beri latihan EKSA kepada pemudahcara & pekerja.

Praktikal EKSA disemua zon / kawasan §  Praktikal Sisih §  Praktikal Susun §  Praktikal Sapu §  Praktikal Seragam §  Praktikal Sentiasa Amal

Pastikan keberkesanan dicapai seperti Polisi dan matlamat yang ditentukan. §  Menjalankan Audit Dalaman EKSA. §  Benchmark “ best practices” antara zon-zon. §  SOP/WI/Standard yang dibangunkan berkesan.

Penambahbaikan berterusan menjadi Budaya Kerja §  Menjadi “habit” dan disiplin. §  Mengukur kesan dengan berpandukan KPI. §  Banding pencapaian – dirancang / sebenar. §  Berusaha mendapat Sijil EKSA ditahap CEMERLANG. §  Menyertai Pertandingan EKSA antara organisasi. §  Penghargaan dan Galakan. §  Kajian semula – “PDCA Cycle”.

Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana EKSA

Mewujudkan sektor/ zon EKSA

Latihan EKSA

Pelancaran EKSA

1

2

3

4

Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana EKSA 1

"   Struktur Pelaksanaan EKSA Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana EKSA hendaklah menyeluruh dan setiap ahli Jawatankuasa dan ahli hendaklah menjalankan peranan masing-masing.

"   Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA bertanggungjawab untuk memastikan pelaksanaan EKSA dijalankan sebaiknya.

Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA

Fasilitator

Penyelaras Pelaksanaan

EKSA

Jawatankuasa Promosi EKSA

Jawatankuasa Latihan EKSA

Jawatankuasa Audit EKSA

Ketua Sektor/ Zon EKSA

Ketua Sektor/ Zon EKSA

Ahli-Ahli Ahli-Ahli Ahli-Ahli Ahli-Ahli

PENGERUSI JAWATANKUASA PELAKSANA

"   Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA.

"   Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan.

"   Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.

"   Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan.

"   Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan Jawatankuasa Kecil (Latihan, Promosi dan Audit Dalam).

"   Menentukan kemajuan pelaksanaan EKSA melaui contoh amalan terbaik.

"   Menentukan halatuju keseluruhan pelaksanaan EKSA .

"   Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator.

PENYELARAS EKSA "   Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana

EKSA.

"   Menyelaras program EKSA.

"   Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.

"   Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan EKSA.

"   Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan Audit EKSA.

"   Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.

FASILITATOR "   Memberikan latihan dan panduan

kepada ketua dan ahli kumpulan.

"   Memastikan semua kumpulan mematuhi p e r a t u r a n d a n p a n d u a n y a n g disediakan.

"   Menentukan pembahagian zon.

"   Menjadi perantara untuk menyampaikan m a kl u m at t e rki n i a n t a ra p i h a k pengurusan tertinggi dengan kumpulan.

"   Menyelaras dan memantau aktiviti kumpulan.

JAWATANKUASA LATIHAN "   Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti

latihan bagi memupuk kesedaran EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi.

"   Menentuka jenis latihan yang diperlukan d a r i m a s a k e s e m a s a b a g i mengukuhkan aktiviti pelakanaan EKSA.

"   Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA secukupnya.

JAWATANKUASA PROMOSI "   Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi

EKSA.

"   Mengenalpasti aktiviti/ kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan dalam menjayakan pelaksanaan EKSA .

"   Menganalisa keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.

"   Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dikalangan warga kerja.

JAWATANKUASA AUDIT

"   Menyediakan kriteria audit dalaman EKSA.

"   Menentukan kekerapaan aktiviti audit dalaman EKSA.

"   Menyediakan laporan dan analisa keputusan audit dalaman EKSA.

"   Menyemak kriteria audit dalaman EKSA dari masa ke semasa mengikut keperluan.

KETUA SEKTOR/ ZON "   Mengadakan mesyuarat secara berkala

dengan ahli-ahli kumpulan.

"   Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam aktiviti pelaksanaan EKSA.

"   Merancang aktiviti kumpulan.

"   Memberikan maklumbalas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada fasilitator.

"   Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar.

AHLI-AHLI KUMPULAN "   M e m b e r i k a n k o m i t m e n s e c a r a

berterusan.

"   Menyertai aktiviti EKSA secara aktif.

"   Bekerjasama dalam kumpulan.

"   M e n g h a d i r i m e s y u a r a t d a n menyumbangkan ide kreatif bagi menjayakan pelaksanaan EKSA.

2 Mewujudkan Sektor/ Zon EKSA.

"   Tujuan: mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA.

"   Pembahagian sektor/ zon hendaklah dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi sektor/ zon bagi memudahkan rujukan.

"   Susun atur keseluruhan sektor/ zon dan pembahagian kepada sektor/ zon kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi.

"   Menentukan nama kumpulan untuk setiap sektor/ zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi setiap sektor/ zon.

"   Mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan sektor/ zon masing-masing dengan mengambil kira hala tuju EKSA di Jabatan/ Agensi.

Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

"   Dasar/ Polisi/ Objektif/ Matlamat EKSA.

"   Carta Organisasi EKSA.

"   Carta Perbatuan/ Gantt Chart.

"   Peta lokasi/ Pelan lantai sektor/ zon EKSA.

"   Rekod aktiviti (gambar) sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu EKSA.

"   Slogan EKSA.

"   Buletin berkaitan EKSA (jika berkenaan).

"   Informasi/ hebahan bagi tujuan promosi EKSA.

"   Nama kumpulan mengikut sektor/ zon.

"   Jadual tugas dan pelaksanaan aktiviti.

"   Jadual mesyuarat/ perjumpaan kumpulan.

"   Tarikh maklumat/ sudut EKSA dikemaskini

3 Latihan EKSA

"   Tujuan: mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping untuk membudayakan EKSA kepada warga Jabatan/ Agensi.

"   Di antara latihan/ program yang perlu diikuti : "   Program Kesedaran EKSA. "   Kaedah Amalan dan Pelaksanaan

EKSA. "   Audit Dalaman EKSA.

4 Pelancaran EKSA

"   Pelancaran dan perasmian EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula di samping untuk menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA dalam Jabatan/ Agensi.

"   Antara perkara yang perlu diberikan penekanan adalah seperti berikut: v  Dasar EKSA. v  Zon-zon EKSA. v  Objektif EKSA. v  Pelan Tindakan Pelaksanaan EKSA. v  Buku Panduan Pelaksanaan EKSA.

Pengauditan EKSA perlu dilaksanakan secara berkala untuk memastikan setiap Jabatan/ Agensi membuat penambahbaikan secara berterusan.

1.  Membentuk Pasukan Audit

"   J a w a t a n k u a s a P e l a k s a n a E K S A p e r l u mengenalpasti, melatih dan melantik juruaudit untuk melaksanakan aktiviti pengauditan EKSA dengan:

"   Menyediakan kriteria pengauditan EKSA. "   Menentukan kekerapan aktiviti pengauditan

EKSA.

2.  Latihan Pengauditan EKSA

"   Pasukan juruaudit EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan pengauditan EKSA dapat dijalankan dengan berintegriti, profesional, cekap dan berkesan.

3.  Mengaudit Prestasi EKSA

"   Pasukan juruaudit akan menjalankan pengauditan EKSA seperti yang telah d i j a d u a l ka n o l e h J awat a n ku a s a Pelaksana atau Jawatankuasa Audit.

4.  Mengumumkan Penemuan Pengauditan

"   Pengerusi Jawatankuasa Audit EKSA hendaklah melaporkan penemuan pengauditan kepada Pengerusi J awat a n ku a s a Pe l a ks a n a E K S A Jabatan/ Agensi atau kepada ketua Jabatan/ Agensi bagi dimaklumkan kepada semua warga Jabatan/ Agensi.