Et år med Office 365 og SharePoint i Hydro - hva gjorde vi og hva lærte vi?

Gro Elin Hansen, Hydro og Jill Mathisen, Sopra Steria

Norwegian SharePoint Community, 24 august 2016

Ett år med Office 365 og SharePoint – hva gjorde vi og hva lærte vi?

Hva skal vi prate om?

• Om Hydro

• Hvor kom vi fra?

• Hvorfor Office 365

• Brukeradopsjon

• Hva gjorde vi riktig?

• Hva ville vi gjort annerledes?

• Utfordringer fremover

• Tilslutt: 8 tips

2

The future is here – isn’t it time to join it?

3

(4)

AluminiumAluminium

Hydro: globalt selskap med 13 000 ansatte

(5)

Primaryaluminium

2.1 million tonnes

Tyngdepunkt i Norge, Tyskland og Brasil

Europe’s#1

aluminiumcompany

World’slargestaluminarefinery

Highqualitybauxite

10 TWhhydropowerproduction

Globaltop 10

aluminiumsmelter

Largesthot rolling

mill outsideChina

Marketleader Asiain primaryfoundryalloys

Longposition in bauxite and

aluminaBauxite & AluminaPrimary aluminiumRolling millsRemelters

Hvor kom vi fra?

6

IT-organisasjonen i Hydro

7

Hvorfor Office 365?

8

Ambisjon for innføringen av Office 365

(9)

To change the way Hydro works and lift us up to a

modern way of collaborating, by….

• Enhancing personal work productivity• Improving knowledge sharing and

collaboration with internal and external stakeholders

• Optimizing and simplifying work processes and thus drive efficiency by offering userfriendly messaging and collaboration tools

• Meeting the needs of employees and managers for relevant services and support

• Supporting business in line with business strategies, IS strategy and Hydro’s aspiration

Stegvis implementering av Office 365

(10)

Enable basic tools

Extend mobile and

collaborativetools

Introduce more tools and social

features

Embrace new way of working, ongoing change

Phase 1Q1-Q3 2015

Phase 2Q1-Q2 2016

Phase 3Q1-Q2 2017

Phase 42017 >

Brukeradopsjon: en prosess, ikke en engangshendelse

11

Den typiske endringskurven

12

Gradvis innføring av Office 365 og SharePoint – på kort tid

13

Opplæring

14

Change Network: superbrukerne for nye verktøy og nye arbeidsmåter

(15)

Synlige endringsagenter i organisasjonen

16

Ledernes rolle: Gå foran, walk the talk, delta på kurs

17

Hva synes brukerne i dag?

18

Hva har vi gjort riktig?

(19)

Hva ville vi gjort annerledes?

• Brukt mer tid til å planlegge aktiviteter på forhånd. − Det ble benyttet fossefall prosjektmetodikk, alle aktiviteter måtte

være nøye planlagt før prosjektet kunne starte. Lite rom for å endre.

• Brukerobservasjoner før oppstart. − Jobber man forskjellig i de ulike forretningsområdene? − Kulturelle forskjeller -> Tyskland vs Brasil? − Analyse av brukergrupper (f.eks K1 vs E3): intervjuer,

fokusgrupper, kartlegging av ‘arbeidsmønstre’

• Information management− Metadata – globale, lokale, obligatoriske, frivillige

• Dokumenters og områders levetid− Når skal ting settes til lesestatus eller arkiveres? − Lever innholdet for alltid?

• Tilpasset søkeresultat

• Innholdstyper/Content types

• Mer fokus på fallgruver ved bruk av subsites

(20)

Utfordringer fremover

(21)

• Innføring av SharePoint i Brasil med kulturelle og infrastrukturelle utfordringer

• Utfasing av enkle Notes-databaser• Mobilitet (InTune)• Økt behov for rådgivnings- og

endringskompetanse – nye forventninger til IT-avd.

• Økt satsing på opplæring og kommunikasjon – ny rolle for IT-avd.

• Organisasjonens evne til å absorbere mange nye endringer på samme tid

• Helpdeskens evne til å bistå sluttbrukere med oppdatert kunnskap

• Følge Microsofts endringstakt• Onboarding av nyansatte med vekt på

innføring i digitale verktøy• Videreutvikling av digital kompetanse i

eksisterende organisasjon

Tilslutt: Åtte tips

(22)

• Vær innstilt på å være ‘støttekontakt’

• Sett av god tid (prosjekt vs drift)

• Våg å be om mer tid hvis det trengs

• Lytt til erfarne folk

• Gå foran; vis åpenhet og bruk verktøyene selv

• Legg inn tid til kurs & opplæring

• Vit når du har forankret ‘nok’ og gå videre

• Vær sulten – det kommer noe nytt hele tiden!

Takk for oss!

Gro Elin Hansen: @groelinJill Mathisen: @jillwm

23

24