CONCLUSIONES - DIAN

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Oficina de Control Interno

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OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME GERENCIAL APF - 2015001

AUDITORÍA AL DISEÑO, IMPLEMENTACION, EJECUCION Y EVALUACION DE PROGRAMAS DE CONTROL EN MATERIA TRIBUTARIA E INTEGRAL FRENTE

AL PLAN DE CHOQUE CONTRA LA EVASION. La Oficina de Control Interno en desarrollo del Programa Anual de Auditoría aprobado para la vigencia 2015 por el Comité de Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental, adelantó auditoría al diseño, implementación, ejecución y evaluación de programas de control en materia tributaria e integral frente al Plan de Choque contra la Evasión, entre el 20 de marzo y el 14 de agosto de 2015. Los procesos auditados fueron el de Inteligencia Corporativa y el de Fiscalización y Liquidación sobre las vigencias 2013 y 2014. Se visitó la Dirección de Gestión de Organizacional, la Subdirección de Gestión de Análisis Operacional, la Coordinación de Programas de Control y Facilitación, la Dirección de Gestión de Fiscalización, las Subdirecciones de Gestión de Fiscalización Tributaria, Internacional y de Cambios y la Dirección Seccional de Impuestos de Barranquilla, producto de las cuales se estableció un total de 28 hallazgos; 22 correspondientes al Nivel Central y 6 a la Dirección Seccional visitada. Producto de la auditoría, se presentan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

CONCLUSIONES

Siendo el proceso de Fiscalización y Liquidación uno de los procesos misionales más importantes, que contribuye al cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, se observó que a pesar de los esfuerzos realizados para fortalecerlo, dicho proceso presenta





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debilidades en los controles para el diseño, implementación, ejecución y evaluación de los programas de fiscalización tributarios e integrales.

Se evidenciaron debilidades en el cumplimiento de requisitos de oportunidad y confiabilidad de los programas, que ocasionan deficiencia en su cobertura y en la verificación del cumplimiento de las obligaciones TACI. Adicionalmente la Entidad no cuenta con un sistema de información que permita el seguimiento a la ejecución de los programas de fiscalización y la entrega de información suficiente para su evaluación, lo que dificulta establecer en qué medida contribuyeron al logro de los objetivos pertinentes del Plan de Choque contra la Evasión y del objetivo 1 del Plan Estratégico 2014-2018 referido a la sostenibilidad de las finanzas públicas del Estado.

La falta de evaluación de los programas de fiscalización dificulta evaluar el impacto y la toma adecuada de decisiones por la alta dirección, respecto de su continuidad, ajuste o cancelación, afectando la rendición de cuentas a la ciudadanía en términos de gestión, generando expectativas sociales a partir de informes que no corresponden al cumplimiento real de las metas.

Con la información inconsistente presentada a la ciudadanía respecto de la ejecución del Plan de Choque contra la Evasión 2014 sobre los programas integrales ejecutados, se materializó el riesgo identificado por la Oficina de Control Interno1, referente a “la divulgación de información institucional, sin el lleno de requisitos de oportunidad, confiabilidad, comprensibilidad, suficiencia, comparabilidad y auditabilidad”, desatendiendo el principio de transparencia y afectando la confianza ciudadana en la institución y el control social a la gestión.

Las propuestas de programas de fiscalización no son canalizadas a la Dirección de Gestión de Fiscalización para su análisis y presentación ante el Comité Técnico de Programas y Campañas de Control para su aprobación, actividad que está siendo desarrollada por comités informales que deciden sobre el manejo y control de las propuestas sin tener la competencia para ello.

1 Informe de evaluación a la gestión de riesgos en la rendición de cuentas de la Dian año 2013





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Las Propuestas Locales de Inteligencia del Negocio (PLIN), resultado de los acuerdos de gestión suscritos entre el Director General y los 42 Directores Seccionales en los años 2013 y 2014, no han sido tenidas en cuenta como insumo para la focalización de programas dirigidos a los sectores económicos con menor presión fiscal identificados como posible factor de éxito en los objetivos recaudatorios de la fiscalización local.

No hay coherencia en los tiempos tomados para el diseño, implementación y evaluación de los programas de fiscalización tributarios e integrales frente a los establecidos en los lineamientos para la ejecución en las Direcciones Seccionales, aumentando el riesgo de producir investigaciones deficientes e inadecuadas o caducidad de términos para la fiscalización.

Falta de coordinación entre los responsables de la implementación y de la ejecución de los programas de control integral, para que las investigaciones aperturadas se desarrollen efectivamente atendiendo criterios de integralidad que involucren en una sola investigación los temas tributarios, aduaneros y cambiarios.

El diseño de programas de fiscalización presenta debilidad por la calidad de la información que se recibe como insumo (oportunidad, completitud y confiabilidad), generando riesgo de no identificar todos los contribuyentes que están incumpliendo los criterios establecidos, afectando la cobertura del programa.

No se tiene certeza del nivel de actualización de la información endógena y exógena que se encuentra en proceso de validación, ni los tiempos en que ésta se surte, situación que afecta la completitud del insumo que se tiene en cuenta para la selección de contribuyentes en el diseño de los programas de fiscalización, desatendiendo uno de los propósitos misionales de la Entidad como es proveer información confiable y oportuna.

En los años 2013 y 2014 no se realizó evaluación de los programas de fiscalización por parte de las Subdirecciones de Fiscalización y Direcciones Seccionales, generando que el Comité Técnico de Programas y Campañas de Control no contara con el insumo para la realización de evaluación del impacto ni con la información completa por programa que permitiera medir





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el aporte de cada uno a las metas del Plan de Choque contra la Evasión y su contribución al recaudo de la Entidad.

Dentro del Sistema de Gestión de Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental SGCCGA no existe un procedimiento documentado para la formulación, seguimiento y evaluación del Plan de Choque contra la Evasión desatendiendo los principios del Modelo Estándar de Control Interno: autorregulación y autocontrol.

RECOMENDACIONES

Dadas las diferencias en el manejo de conceptos, en el proceso de Fiscalización y Liquidación, relacionados con la gestión (efectiva y propuesta), programas y acciones de control, investigaciones integrales y programas integrales entre otros, se considera necesario unificar, documentar y/o socializar los criterios frente a los mismos en materia tributaria, aduanera y cambiaria.

En atención a los principios de autorregulación y autocontrol, debe definirse y adoptarse un procedimiento o instructivo para realizar acciones de control, que contribuya a su desarrollo propio.

En el marco del Comité Técnico de Programas y Campañas de Control, se considera necesario establecer una adecuada definición de los tiempos para el diseño e implementación de los programas de fiscalización, que permita a las áreas responsables mejorar la planeación y la realización de las actividades pertinentes.

Complementar y mantener actualizado el registro de la información de las propuestas de programas presentadas, aprobadas y rechazadas, así como de los programas de fiscalización desde su aprobación hasta su cierre y evaluación, trabajo que se implementó con ocasión del inicio de esta auditoría.

Garantizar la existencia de un sistema de información, adoptando un plan de contingencia cuando el registro de las actuaciones no sea posible en el mismo, que permita el adecuado seguimiento y monitoreo a la trazabilidad y la gestión de la totalidad de las investigaciones adelantadas en desarrollo de los





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programas de fiscalización, desde su apertura hasta su cierre incluyendo los resultados de la discusión en sede administrativa y en la jurisdicción contenciosa.

En la transición entre el Sistema Gestor y el nuevo SIE-SALI (servicio informático electrónico de sanciones y liquidaciones), se recomienda adoptar mecanismos que garanticen que no se afecte la continuidad de la gestión del negocio.

En cuanto a los casos de expedientes que se encuentran en contingencia por fuera del Sistema Gestor, se sugiere que las Subdirecciones de Gestión de Fiscalización adopten las medidas tendientes a realizar la inclusión de los actos administrativos de manera efectiva, para que éstos puedan ingresar a la Obligación Financiera.

Establecer el uso de códigos exclusivos por programa, para los seleccionados remitidos por la Subdirección de Gestión de Análisis Operacional, que facilite el seguimiento a las investigaciones aperturadas en desarrollo de los programas de fiscalización.

En atención a las actividades asignadas de manera informal a la Coordinación de Programas de Control y Facilitación y las que efectivamente le corresponden según su naturaleza, se requiere realizar el análisis funcional para establecer competencias, responsabilidades y de acuerdo con ello ajustar la norma y/o fortalecer el área para el adecuado cumplimiento de su función principal.

Evaluar la viabilidad de realizar y/o fortalecer los convenios interinstitucionales, que aporten al diseño de los programas, con entidades como la Registraduría Nacional del Estado Civil, la Superintendencia de Notariado y Registro, el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Banco de la República.

Fortalecer las buenas prácticas de investigación, compartiendo los casos exitosos de fiscalización identificados en la ejecución de los programas, promoviendo la capacitación y la transferencia de conocimiento en temas como información exógena, análisis de la información financiera y contable, manejo de los medios de prueba, nuevos impuestos, desarrollo de investigaciones TACI y control tributario internacional, acompañada de retroalimentación, asesoría y supervisión.





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ENRIQUE CASTIBLANCO BEDOYA Jefe Oficina de Control Interno

Proyectó: Equipo Auditor - Fanny Emilce Wilches Ramírez -Líder

Revisó: Omar Ivan Colmenares Murcia – Evaluador del SGCCIGA

Luzmila Castañeda Bernal- Coordinadora de Auditoría Integral





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OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME APF - 2015001


AL PLAN DE CHOQUE CONTRA LA EVASION.

PERIODO AUDITADO 2013 – 2014

PROCESOS AUDITADOS:

INTELIGENCIA CORPORATIVA FISCALIZACION Y LIQUIDACION

EQUIPO AUDITOR:

Fanny Emilce Wilches Ramírez (Líder) Claudia Marcela Quiceno Duque Luz Myriam Casallas Contreras Yenly Aleyda Romero Agudelo José Mauricio Hernández Calderón Claudia De Jesús Campo Saumet Omar Iván Colmenares Murcia (Revisión)

Enrique Castiblanco Bedoya (Jefe Oficina de Control Interno) Luzmila Castañeda Bernal (Jefe Coordinación de Auditoría Integral)

Bogotá, Agosto de 2015





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Contenido 1. OBJETIVO GENERAL.......................................................................................... 9 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................ 9 3. ALCANCE .......................................................................................................... 10

4. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA ................................................................... 12 4.1. Relación de Hallazgos Nivel Central. .............................................................. 13 4.2. Relación de Hallazgos Dirección Seccional de Impuestos de Barranquilla. .... 41 4.3 Riesgos ............................................................................................................ 52

5. CONCLUSIONES ............................................................................................... 53 6. RECOMENDACIONES ...................................................................................... 56





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AL PLAN DE CHOQUE CONTRA LA EVASION.

1. OBJETIVO GENERAL Determinar la efectividad de los controles realizados en el diseño, implementación, ejecución y evaluación de los programas de fiscalización tributarios e integrales aprobados por el Comité Técnico de Programas y Campañas de Control, así como el cumplimiento de requisitos de objetividad, oportunidad y confiabilidad y su contribución al logro de los objetivos pertinentes de los Planes de Choque contra la Evasión, vigencias 2013 y 2014 y del objetivo uno (1) del plan estratégico 2014 -2018, con la sostenibilidad de las finanzas públicas del Estado.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Evidenciar si las propuestas de los programas seleccionados fueron recibidas y analizadas en la DGF y su presentación en el Comité Técnico de Programas de Control.

2. Verificar que en el diseño de programas se hayan tenido en cuenta los estudios desarrollados por las Direcciones Seccionales como Propuestas Locales sobre Inteligencia del Negocio.

3. Verificar la oportunidad en el diseño, implementación, ejecución, y/o evaluación de los programas de control y facilitación frente a los términos definidos en la ley para revisar las declaraciones.

4. Establecer si las investigaciones aperturadas en los programas de fiscalización seleccionados, se desarrollaron atendiendo los criterios de selección y lineamientos impartidos desde el Nivel Central.

5. Constatar la adecuada administración de la información y documentación soporte de las investigaciones, tanto en Nivel Central como en las Direcciones Seccionales.

6. Comprobar que los controles definidos en el mapa de riesgos de corrupción y en los procedimientos, mitiguen los riesgos en ellos identificados.

7. Verificar la existencia de una metodología o procedimiento de medición y retroalimentación de los resultados obtenidos, así como el aporte de los programas de fiscalización dentro de las metas del Plan de Choque contra la Evasión y respecto del recaudo de la entidad.





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8. Verificar la existencia e implementación de procedimientos estandarizados para la formulación, seguimiento y evaluación del Plan de Choque contra la Evasión.

3. ALCANCE La Oficina de Control Interno en desarrollo del Programa Anual de Auditoría aprobado para la vigencia 2015 por el Comité de Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental, adelantó auditoría al diseño, implementación, ejecución y evaluación de programas de control en materia tributaria e integral frente al Plan de Choque contra la Evasión. La auditoría se llevó a cabo de acuerdo con normas internacionales de auditoría – (NIA´s) y con políticas y procedimiento de auditoría adoptados en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales dentro del Sistema de Gestión de Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental. El objetivo estratégico de la entidad definido como “Contribuir a la sostenibilidad de las finanzas públicas del Estado Colombiano”, involucra procedimientos que corresponden al proceso estratégico de Inteligencia Corporativa y al proceso misional de Fiscalización y Liquidación, los cuales son responsables frente al cumplimiento del objetivo táctico GM3, “Realizar acciones integrales e innovadoras de control y fiscalización para reducir la evasión, la elusión y el contrabando”. En desarrollo de lo anterior el Plan de Choque contra la Evasión 2013 y 2014, contempla como indicador, además de la gestión efectiva de fiscalización, el diseño, implementación y ejecución de programas de control integral de conformidad con la orientación efectuada por el Comité Técnico de Programas y Campañas de Control, con el fin de focalizar la fiscalización a los sectores económicos con menor presión fiscal, que garanticen la implementación de programas efectivos de control tributario, aduanero, cambiario e internacional (TACI), identificando nuevos nichos de evasores u omisos, y generando riesgo subjetivo que contribuya al cumplimiento voluntario de las obligaciones TACI, razones que soportan haber considerado este tema de auditoría dentro de la planeación de la Oficina de Control Interno. El detalle de los procesos, subprocesos y procedimientos auditados corresponde a:





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Inteligencia Corporativa / Análisis de operaciones y gestión del riesgo/ Soluciones para el control de obligaciones TACI.

Fiscalización y Liquidación/Control Tributario/Investigación de obligaciones tributarias sustanciales y formales; Imposición de sanciones tributarias; Determinación oficial de impuestos.

Fiscalización y Liquidación/Control Cambiario/Investigación y determinación de infracciones cambiarias; Determinación e imposición de sanciones cambiarias.

Proceso transversal / Evaluación de procesos. El período evaluado corresponde a las vigencias 2013 y 2014, auditándose siete programas: cuatro de fiscalización integral ejecutados como pilares de control en los planes de choque de las vigencias citadas; dos tributarios y uno de control cambiario tributario e internacional, aprobados por el Comité Técnico de Programas y Campañas de Control, frente a los cuales se verificó la presentación de las propuestas, su aprobación, diseño, implementación, ejecución y/o evaluación. En el Nivel Central se hicieron comprobaciones respecto de las etapas de diseño, implementación y evaluación de los programas de fiscalización, así como revisiones a la formulación, seguimiento e informes sobre los compromisos definidos en el Plan de Choque contra la Evasión para las vigencias 2013 y 2014. En la Dirección Seccional de Impuestos de Barranquilla y en la Subdirección de Gestión de Fiscalización Internacional se adelantaron revisiones a la ejecución y evaluación de los programas seleccionados. Adicionalmente, para una muestra de cuatro Direcciones Seccionales, se verificó el cumplimiento de la presentación de propuestas locales de inteligencia del negocio y si éstas fueron tenidas en cuenta como insumo para el diseño de programas de control.

Es responsabilidad de las áreas auditadas el contenido de la información que aportaron para verificaciones y análisis por el Equipo Auditor, el cual es responsable de la elaboración de este informe que contiene los hallazgos encontrados y validados con los responsables de los procedimientos auditados.





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4. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA El trabajo de campo se inició solicitando a las Direcciones de Gestión Organizacional y de Fiscalización, la información necesaria para el desarrollo de la auditoría, aplicando diferentes técnicas como revisión y análisis documental, entrevista y/o cuestionario, confirmación y cruces de información, procedimientos analíticos, comparación, indagación y observación directa, estas últimas en las visitas adelantadas entre el 11 de junio al 14 de agosto de 2015, a las siguientes dependencias:

Dirección de Gestión Organizacional (DGO)

Dirección de Gestión de Fiscalización (DGF)

Subdirección de Gestión de Análisis Organizacional (SGAO)

Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria (SGFT)

Subdirección de Gestión de Fiscalización Internacional (SGFI)

Subdirección de Gestión de Control Cambiario (SGCC)

Coordinación de Programas de Control y Facilitación (CPCF)

Comité Técnico de Programas y Campañas de Control (CTPCC)

Dirección Seccional de Impuestos de Barranquilla. Cabe señalar que en el caso de la Dirección de Gestión Organizacional, la Subdirección de Gestión de Análisis Operacional y la Coordinación de Programas de Control y Facilitación, aunque se realizaron reuniones abordando la validación, por dificultad con la agenda de los responsables, se comunicaron las situaciones encontradas vía correo electrónico, recibiendo respuestas que fueron analizadas para la versión final de los hallazgos.

Finalmente, es importante mencionar que para el caso de Barranquilla, la visita de auditoria se realizó del 22 al 26 de junio de 2015, se elaboró un Plan de Mejoramiento que incluyó 6 hallazgos el cual fue comunicado a la Dirección Seccional el 26 de junio del año en curso y se anexa en la tabla No. 2 del presente informe

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4.1. Relación de Hallazgos Nivel Central. Las situaciones evidenciadas se comunicaron a las dependencias responsables, surtiéndose la validación correspondiente previa a la configuración de los hallazgos que se presentan a continuación.

Tabla No.1 – Relación de Hallazgos Nivel Central

No. Proceso,

Subproceso, Procedimiento

Hallazgo Causa Efecto

1

INTELIGENCIA CORPORATIVA

FISCALIZACION Y LIQUIDACION

Ausencia de procedimiento para la formulación, seguimiento y evaluación del Plan de Choque contra la Evasión: No se cuenta con un procedimiento que regule las actividades, responsabilidades, roles de los diferentes actores institucionales (DGO, DGF) y términos frente a la elaboración, seguimiento y evaluación de cumplimiento y gestión del Plan de Choque contra la Evasión, documento considerado como guía en el desarrollo del proceso misional de fiscalización. Lo anterior, desatendiendo lo dispuesto en el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), Modulo Control de Planeación y Gestión, Componente Direccionamiento Estratégico - Elemento Modelo de Operación por Procesos y el Manual de Calidad numeral 6.4.5 que establece que “La DIAN se gestionará a partir de un enfoque basado en procesos estandarizados, controlados, optimizados y debidamente documentados”. NTCGP 1000:2009, Numerales 4.2.1 y 3.42, artículos 6, 15 y 30 del Decreto 4048 de 2008.

1. Falta de articulación de los diferentes procesos que participan en la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación del Plan de Choque Contra la Evasión. 2. Desestimación de la importancia del Plan de Choque contra la Evasión como guía de la fiscalización para el cumplimiento de la misión de la entidad no identificando plenamente las responsabilidades y alcance de cada proceso en la formulación, ejecución y evaluación del mismo.

1. Se diluye la responsabilidad aumentando el riesgo de incumplimiento normativo. 2. Aumenta el riesgo de deficiencias en la Implementación de Plan de Choque contra la Evasión y en el cumplimiento de los objetivos institucionales y las metas de gestión. 3. Aumenta el riesgo de presentación de información inexacta, afectando la confiabilidad de la información.




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No. Proceso,



3. Inadecuada planeación y deficiencias en el cumplimiento de los objetivos de calidad.

2



Inconsistencia en el Informe de ejecución de programas de control integral contenidas en el Plan de Choque contra la Evasión 2014 informado a la ciudadanía. La información brindada a la ciudadanía respecto de la meta de 5 programas de control integral ejecutados como compromiso del Plan de Choque contra la Evasión 2014, no es consistente con los reportes de gestión de las dependencias vinculadas a su realización. De los cinco programas que se presentaron como ejecutados en el numeral 2 del Comunicado de Prensa del 9 de abril de 2015, sobre los resultados del Plan solo dos de ellos fueron ejecutados en 2014 (Zonas Francas y MR renta CREE); según informe de la DGO a noviembre 27 de 2014, Ganadería estaba en formulación y para el Plan Vallejo se adelantaba seguimiento a la debida utilización de cupos autorizados a importadores con programas de Plan Vallejo; de otra parte a 31/12/2014 no se registran como programas de control integral, según reporte de la Coordinación de Programas de Control y Facilitación. En lo que respecta a Maquinaria Pesada, aunque los seleccionados fueron enviados a la Subdirección correspondiente, el lineamiento para su desarrollo fue emitido el 29 de diciembre de 2014 con Memorando 414, correspondiendo su ejecución a la vigencia 2015. Con lo anterior se desatiende lo establecido en el artículo 3º de la Ley 1712 de 2014, y en el MECI, Módulo de Control de

1. Falta de control a la información insumo para la elaboración del informe de evaluación de la Comisión Mixta de Gestión Tributaria y Aduanera 2. Falta de un procedimiento para la elaboración del Plan de Choque contra la Evasión. 3. Debilidad en la cuantificación y coherencia de los resultados de los indicadores de ejecución del Plan de Choque contra la Evasión. 4. Falta de un sistema de información institucional que permita generar automáticamente, reportes informes e indicadores.

1. Afecta la imagen institucional y el cumplimiento de la política de responsabilidad social contenidas en el Código de Buen Gobierno (Sobre la metodología e informes). 2. Transgresión del marco conceptual y de los principios rectores de la Rendición de Cuentas relacionados con la Transparencia y Credibilidad, contenidos en el Código de Buen Gobierno. 3. Toma de decisiones de la Alta Gerencia con base en información errada.




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No. Proceso,



Evaluación y Seguimiento, Autoevaluación Institucional, Autoevaluación del Control y Gestión y en el Eje transversal de información y comunicación.

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Falta de definición por parte de la DGF y la DGO, de oportunidad, requisitos de informes e indicadores para evaluación de programas: Frente a la función de realizar evaluación de los programas de control por parte de los responsables de los procesos, dispuesta tanto en el Manual de Lineamientos de Fiscalización, Lineamientos para Directivos, Numeral 5.2.2, como en el procedimiento PR IC 0246, Actividad 22, no se han definido requisitos de contenido y oportunidad para tales informes, indicadores para realizarla, ni periodicidad para su revisión. Lo anterior desatendiendo lo dispuesto en el Modelo Estándar de Control Interno, Modulo Control de Evaluación y Seguimiento, Componente Autoevaluación Institucional.

1. Falta de coordinación entre las áreas para la definición del contenido, la periodicidad, los indicadores y demás requisitos esperados de los informes de evaluación de los programas. 2. Incumplimiento de los requisitos establecidos para los productos en el Sistema de Gestión de Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental SGCCGA.

1. Que el Comité Técnico de Programas y Campañas de Control no cuente con el insumo para la evaluación de la efectividad de los programas, que le permitan la toma de decisiones frente a la continuidad, ajustes o cancelación de los mismos. 2. Que no se conozca los resultados de los programas. 3. Falta de retroalimentación para el diseño de los Programas. 4. Toma de decisiones de la Alta Gerencia con base en información errada.




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No. Proceso,



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FISCALIZACIÓN Y LIQUIDACIÓN

Propuestas Locales de Inteligencia del Negocio (PLIN), sin evaluación, priorización y envío por parte del Nivel Central. 1. Subdirección de Gestión de Análisis Operacional La SGAO no cumplió con el envío de las PLIN, su evaluación y priorización a la DGF, presentadas por las 42 direcciones seccionales, desatendiendo el compromiso establecido en el Acta No. 1 del 25 de febrero del año 2014 del CTPCC. Año y medio después de la entrega de las PLIN por las Direcciones Seccionales, éstas no han sido tenidas en cuenta como insumo para generar programas de fiscalización focalizados en los estudios realizados. Se pudo establecer que la Dirección Seccional (DS) auditada utilizó 90 días con 6 funcionarios de tiempo completo para la realización de los estudios contenidos en las PLIN, correspondiente a las vigencias 2013 y 2014, sin que a la fecha de la auditoría la DS haya recibido retroalimentación, recomendaciones o sugerencias de parte del Nivel Central. Lo anterior, denota falta de seguimiento a los compromisos del área con el CTPCC y falta de control, coordinación y articulación entre procesos, en el desarrollo de tareas en las que intervienen varias dependencias del Nivel Central.

1. Falta de articulación de los diferentes procesos que participan en el diseño e implementación de programas de fiscalización. 2. Debilidad en el seguimiento a los compromisos del área con el CTPCC.

1. Desgaste administrativo y desmotivación de las Direcciones Seccionales para futuros ejercicios. 2. Se desatiende el atributo de focalización, hacía los sectores económicos de menor presión fiscal establecidos por las Direcciones Seccionales, disminuyendo así los factores de éxito de la fiscalización. 3. Se afecta la credibilidad del Nivel Central ante el Nivel Local.




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No. Proceso,



2. Dirección de Gestión de Fiscalización (DFG) No obstante que el Comité Técnico de Programas y Campañas de Control (CTPCC) aprobó en el Acta No. 1 del 25 de Febrero de 2014 que los documentos de PLIN recibidos de las Direcciones Seccionales (DS) en la SGAO fueran enviados a la DGF, se evidenció que ésta no realizó seguimiento a las decisiones del CTPCC, ya que no las recibió ni las requirió para efectuar el análisis en el marco de la competencia establecida en el artículo 8º de la Resolución 13023 de 2011, con el objeto de presentarlas al CTPCC para desarrollar programas locales o regionales. Se pudo establecer en la dirección seccional auditada, que se utilizaron 90 días para la elaboración de los estudios de las PLIN correspondientes a las vigencias 2013 y 2014, con 6 funcionarios de tiempo completo, sin que a la fecha de la auditoría se haya recibido retroalimentación, recomendaciones o sugerencias de parte del Nivel Central. Lo anterior desatiende lo dispuesto en el Manual de Calidad numeral 9 y lineamientos del Modelo Estándar de Control Interno, Modulo Control de Evaluación y Seguimiento, Componente Autoevaluación Institucional.

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Debilidad en el control de las Propuestas de programas de Fiscalización: En la Auditoría de Programas, se solicitó a la DGF las propuestas de los programas correspondientes a los códigos: PT 2013, MR-CREE 2014, AB 2014, BF 2013, ND 1 versión 2014, ND 2 versión 2014, IR 2013, CES 2013, evidenciando, con base en el análisis de la respuesta dada, que no se utiliza el canal establecido en la norma para su recepción, generando falta de control de las propuestas de programas ya

1. Falta seguimiento y control, para garantizar que las propuestas de programas de Fiscalización, sean recibidas y evaluadas por la DGF. 2. Falta de definición de los lineamientos impartidos por

1. Se afecta la credibilidad de la Dirección ante los proponentes. 2. Se dejen de tener en cuenta propuestas de programas que pueden ser efectivas para la gestión de fiscalización




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No. Proceso,



que no están siendo recibidas ni analizadas en la DGF, para efectos de verificar el cumplimiento de los requisitos, lineamientos generales de la organización, y el informe al proponente del resultado del análisis efectuado. Se observó que para el caso de la SGFT, las propuestas son estudiadas en un pre-comité informal, que se constituye en una instancia decisoria para determinar cuáles propuestas son llevadas al Comité Técnico de Programas y Campañas de Control para su aprobación. Adicionalmente no se encuentran documentados los lineamientos generales de la organización que se están aplicando para el rechazo de propuestas. Lo anterior desatiende lo establecido en el Artículo 8 de la Res. 013023 del 16 de Diciembre de 2011, el Manual de Calidad numeral 6.4.5 que establece que “La DIAN se gestionará a partir de un enfoque basado en procesos estandarizados, controlados, optimizados y debidamente documentados” y lo dispuesto en el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), Modulo Control de Planeación y Gestión, Componente Direccionamiento Estratégico - Elemento Modelo de Operación por Procesos.

la DGF para el análisis de las propuestas. 3. No se documenta el análisis de las propuestas recibidas, rechazadas y presentadas al Comité 4. Falta de socialización del canal a través del cual se deben presentar las propuestas. 5. Delegación indebida de funciones.

3. Duplicidad de esfuerzos de análisis de un mismo tema 4. El análisis de las propuestas obedece a criterios subjetivos por carencia de lineamientos.




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No. Proceso,



6 FISCALIZACION Y LIQUIDACION

Inexistencia de un Procedimiento para investigaciones de control integral, TACI: No se ha adoptado dentro el SGCCIGA un procedimiento que describa las actividades y roles de los diferente actores institucionales en la ejecución de programas y/o acciones de control integral que involucren verificaciones de control tributario, aduanero, cambiario e internacional, lo que sumado a la inexistencia de grupos de auditores TACI en las Direcciones Seccionales dificulta el desarrollo de investigaciones integrales, no siendo posible la entrega de resultados que efectivamente recojan los diferentes controles previstos. Desestimando lo dispuesto en la NTCGP 1000:2009 en su numeral 3.42 que señala que procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso y que es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo y el numeral 4.2.1 referido a las Generalidades de la Gestión documental que establece que la documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir, entre otros, los documentos requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus objetivos institucionales y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos, y que éstos forman parte del “Manual de procesos y procedimientos”.

Falta de formalización de un procedimiento que defina entre otros aspectos: • Actividades para la ejecución de programas y/o acciones de control integral y los responsables • La forma en que se deben conformar y coordinar el grupo de trabajo que involucre auditores TACI de las áreas interesadas en el programa y/o acciones de control. • Controles y seguimientos al cumplimiento de los programas y/acciones de Control • Definición de indicadores de medición de resultados cuantitativos y cualitativos. • Definición de objetivos y metas de gestión para las áreas que participan. • Plantillas, formatos e informes.

1. Puede generar que la auditoría no se realice en forma integral. 2. No se cumplan con los objetivos del programa y/o acciones de control integral. 3. No se cuente con un expediente de investigación integral, que involucren verificaciones de control tributario, aduanero y/o cambiario y/o internacional. 4. No hay transferencia del conocimiento. 5. Deficiencias en el trabajo de las diferentes dependencias en la gestión por procesos (no por temas).




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No. Proceso,



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FISCALIZACION Y

LIQUIDACION / CONTROL

TRIBUTARIO / INVESTIGACION

DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

SUSTANCIALES Y FORMALES

Falta de oportunidad y deficiencia en el diseño de los lineamientos de auditoría para los programas de fiscalización. - Falta de oportunidad en implementación de programas Al verificar la oportunidad en la implementación de los 7 programas de Fiscalización Tributaria e integral seleccionados PT, MR, AB, BF, ND 1ª carga y ND 2ª versión, IR, y CES, se estableció, que el tiempo promedio que se toman las Subdirecciones de Fiscalización para su implementación fue de 22 días hábiles contados desde la fecha en que fueron enviados los seleccionados definitivos por la Coordinación de programas de Control y Facilitación y el envío de los seleccionados y los lineamientos de auditoría a las Direcciones Seccionales; resaltando que para el programa CES se tomó 80 días.

1. Debilidad en la planeación, control y autocontrol de los tiempos para la implementación de los programas. 2. Falta de coordinación entre las Subdirecciones participantes en la implementación del programa integral. 3. No se definen términos para la implementación de los programas.

1. Genera falta de oportunidad y celeridad de tiempos y medios en la ejecución de los programa de Fiscalización y Control. 2. Se aumenta el riesgo de vencimiento de términos para fiscalizar. 3. Desgaste administrativo por reproceso por cambio de año gravable. 4. Tiempo insuficiente para




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No. Proceso,



- Falta de oportunidad y deficiencia en el diseño de los lineamientos de auditoría para los programas de fiscalización a) Programa CES: Se evidenció que el lineamiento establecido en el Memorando 00057 del 12 de febrero de 2014, fue proferido por las Subdirecciones de Gestión de Fiscalización Internacional y de Control Cambiario 4 meses después de haber recibido la instrucción, criterios y seleccionados por parte de la SGAO (23 de octubre de 2013), lo que refleja falta de oportunidad y celeridad de tiempos y medios en la implementación del programa. Adicionalmente, el mencionado lineamiento, no contempla un capítulo que defina las actividades a desarrollar, cronograma y responsabilidades en la fase de investigación preliminar que adelanta la SGFI, ya que se observó que este fue elaborado para ser cumplido por la Direcciones Seccionales de Impuestos y Aduanas, los Jefes de División de Fiscalización Tributaria y Aduanera, Jefes de División de Liquidación y de los Grupos de Fallo Cambiario.

4. Desconocimiento de la importancia de emitir en forma clara y oportuna lineamientos que reúnan requisitos esperados. 5. Deficiencia en el cumplimiento de los objetivos de calidad.

adelantar los análisis contemplados en el lineamiento que conllevan a investigaciones deficientes o inadecuadas, depuraciones por capacidad operativa o razones técnicas.




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No. Proceso,



b) Programa Control de Zonas Francas 2014: El Memorando 221 del 16 de junio de 2014, que contiene los Lineamientos de auditoría del programa integral TACI Control de Zonas francas y verificación del cumplimiento de las disposiciones tributarias, aduaneras, cambiarias e internacionales, presenta 30 objetivos específicos a desarrollar entre junio y octubre de 2014, sin definir recomendaciones generales de auditoría ni criterios o parámetros para la evaluación del programa. Se observó que se remite a las Direcciones Seccionales los seleccionados el 6 de mayo de 2014, y el lineamiento de expide el 16 de junio de 2014, en contra de lo reglamentado que establece su envío simultáneo. Adicionalmente en el cronograma inserto en el lineamiento se establece como fecha de inicio del programa el día 13 de junio de 2014. Con lo anterior se evidencia falta de oportunidad y coherencia en el lineamiento establecido en el Memorando 221 de 2014.




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No. Proceso,



c) Programa de auditoría PT 2013 Sector de Minería e Hidrocarburos: El Memorando 252 del 23 de junio 2013, que contiene los Lineamientos del programa de auditoría para visitas Tributarias, Aduaneras, Cambiarias e Internacionales – Visitas TACI – Sector de Minería e Hidrocarburos, estableció un cronograma a cumplirse entre los meses de julio a noviembre de 2013, sin definir criterios o parámetros para la evaluación del programa; adicionalmente la SGFI informó mediante correo electrónico del 8 de julio de 2015 que las investigaciones preliminares se adelantaron en la SGFI, situación que en igual sentido no se previó en el lineamiento de auditoría como quiera que este fue expedido para ser ejecutado por las Direcciones Seccionales.

- Falta de oportunidad y deficiencia en el diseño de los lineamientos de auditoría para el programa de fiscalización PT CES 2014: Se evidenció que el lineamiento establecido en el Memorando 00057 del 12 de febrero de 2014, fue proferido por las Subdirecciones de Gestión de Fiscalización Internacional y de Control Cambiario 3 meses y 20 días después de haber recibido la instrucción, criterios y seleccionados por parte de la SGAO (23 de octubre de 2013), lo que refleja falta de oportunidad y celeridad de tiempos y medios en la implementación del programa. Adicionalmente en el cronograma no se establece el término para evacuar las investigaciones. Lo anterior desatiende los principios de la función pública de




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No. Proceso,



eficacia, economía, y celeridad previstos el Artículo 209 de la CP, el MECI, el Manual de calidad y el Código de Buen Gobierno.

8 INTELIGENCIA CORPORATIVA

Deficiencias en la información requerida como insumo para los programas de fiscalización En desarrollo de la auditoría se evidenció que existe deficiencia en la información base para el diseño de los programas de fiscalización por falta de un procedimiento que establezca actividades relacionadas con actualización, depuración, administración, uso y disposición de la información exógena y endógena, que garantice la calidad de la información para el diseño de programas de fiscalización en términos de oportunidad, completitud y confiabilidad. Lo anterior da lugar a que en el momento de diseño del programa no se tenga certeza sobre la identificación total del universo o población objeto de control, así como de la información relativa a los mismos y a que no se determinen todos los posibles seleccionados que presentan riesgo de incumplimiento o se seleccionen contribuyentes que no cumplen con los criterios del programa, afectando la focalización de la fiscalización y generando desgaste administrativo en la ejecución de los programas. Lo anterior desatendiendo lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno: Modulo Eje Transversal Información y Comunicación, Componente: Información y Comunicación y Elementos: Información y Comunicación Interna y Externa y Sistema de Información y Comunicación.

1. Falta de un procedimiento o instructivo que establezca actividades relacionadas con actualización, depuración, administración, uso y disposición de la información exógena y endógena, así como los riesgos que puedan afectar los resultados; para garantizar la información para el diseño de programas de fiscalización en términos de oportunidad, completitud y confiabilidad. 2. Deficiencias en controles a la información insumo para el diseño de los programas.

1. Que no se determinen todos los seleccionados que presentan riesgo de incumplimiento o se seleccionen contribuyentes que no cumplen con los criterios del programa. 2. Se afecta la focalización de la fiscalización y genera desgaste administrativo en la ejecución de los programas. 3. Se transgreden los principios rectores de la comunicación informativa: el enfoque estratégico y efectividad, previstos en el numeral 6 en el Código de Buen Gobierno.




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No. Proceso,



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Incumplimiento de funciones de la Secretaría del Comité Técnico de Programas y Campañas de Control (CTPCC): a) No se evidencia seguimiento a las decisiones adoptadas por el CTPCC en los siguientes casos: 1. No se atendieron los lineamientos del Director General consignados en el Acta No. 4 del 15 de agosto de 2013, en cuanto a que los programas de fiscalización debían registrar cifras de probable recaudo o gestión, cifras de correcciones, identificación de quien corrigió, la fecha, etc. y no se diseñaron las fichas técnicas de los programas registrando el contenido señalado en la misma acta. 2. No obstante que el CTPCC aprobó en el Acta No. 1 del 25 de Febrero de 2014 que los documentos de PLIN recibidos de las Direcciones Seccionales (DS) en la SGAO fueran evaluados, priorizados y enviados a la DGF para efectuar el análisis en el marco de la competencia establecida en el artículo 8º de la Resolución 13023 de 2011, no hay evidencia del cumplimiento de tal compromiso, ni seguimiento al mismo en la vigencia objeto de auditoría.

1. Debilidad en el control de la formalización y estandarización de las actas del CTPCC. 2. Incumplimiento de la resolución Nos. 13023 de 2011 y 81 de 2012, en cuanto a justificación de inasistencia y pactos de confidencialidad. 3. Debilidad en el seguimiento a los compromisos del Comité Técnico de Programas y Campañas de Control por parte del Secretaría Técnica.

1. Aumenta el riesgo de incumplimiento de los compromisos y decisiones tomadas en el Comité Técnico de Programas y Campañas de Control. 2. Dificulta el seguimiento a los compromisos del CTPCC. 3. No se retroalimenta al Comité sobre sus decisiones. 4. Aumenta el riesgo de uso indebido de la información y pone en riesgo la seguridad fiscal del Estado.




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No. Proceso,



b) No se cuenta con un orden del día estandarizado para las reuniones de CTPCC que permita cubrir los temas propios de las funciones del Comité, hacer seguimiento y control permanente a los temas tratados y los compromisos pendientes aumentando el riesgo de incumplimiento de los mismos. Por ejemplo: 1) En las Actas No.1 de 2013 y 5 de 2014 no se establece orden del día; 2) En el Acta No.1 de 2013 ítems 2.3 y 2.4 se acuerdan compromisos a cumplir a junio de 2013 y revisada el Acta No. 3 del 4 de julio de 2013 no se encuentra en la relación del orden del día que se hayan abordado los temas pendientes. 3) En el Acta No. 3 del 4 de julio de 2013 pág. No. 2, se aprobó proposición del Director de Gestión Organizacional en el sentido de dar lectura y aprobación al acta del comité anterior, sin embargo no se observó su cumplimiento en las Actas No. 4 del 15 de agosto de 2013, No. 6 de 2013 y No.5 de 2014.

c) Se pudo establecer que los pactos de confidencialidad suscritos en los años 2013 y 2014, anexos a las actas de CTPCC, no conservan el esquema de nombre, firma, y cédula de los participantes del Comité, lo que dificulta poder establecer si todos lo suscriben, evidenciándose en el Acta No. 4 del 2013, que el pacto no se encuentra firmado por uno de los asistentes.




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No. Proceso,



d) De conformidad con la respuesta al oficio 0057 del 17 de abril de 2015 en el ítem 4, se estableció que la Secretaria Técnica no informa los resultados de las propuestas evaluadas en el Comité a los proponentes. Parágrafo de la Res 013023 de 2011.

e) Deficiencias en las actas: 1. En el Acta No. 1 del 7 de febrero de 2013 se observó que los funcionarios relacionados como invitados, firman el anexo Pacto de confidencialidad, pero no suscriben el acta. 2. En el Acta No. 5 del 4 de Diciembre de 2014 se observa que: El Director de Gestión Organizacional no asiste a este Comité y no aparece anexa al acta la justificación de su inasistencia de acuerdo al artículo 11 de la Resolución 13023 del 2011. 3. En el Acta No. 4 del 15 de agosto de 2013 y la No. 5 del 10 de octubre de 2013 el Director de Gestión Organizacional se relaciona como asistente permanente e indelegable del Comité, sin embargo no suscribe las actas ni se relaciona justificación de inasistencia. Insuficiencia en el cumplimiento de la Resolución 013023 de 2011, Artículos 6, 7 y 10 y la Resolución 00081 del 14 de septiembre de 2012 art. 1, que modifica el artículo 12 de la Resolución 13023 de 2011.




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No. Proceso,



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Incumplimiento de funciones del Comité Técnico de Programas y Campañas de Control: No se cumple con las funciones del CTPCC establecidas en los numerales 3, y 5 del artículo 6 y con el artículo 7 de la Resolución No. 013023 del 16 de diciembre de 2011 en cuanto a que: a) No se cuenta con Reglamento Interno documentado de acuerdo con el numeral 5 del artículo 6. b) No se ha realizado la evaluación del impacto y los resultados obtenidos con la ejecución de los programas por los años 2013 y 2014. c) Las reuniones ordinarias del Comité no se realizaron con la periodicidad establecida en el artículo 10, esto es en los 10 primeros días hábiles de los meses de febrero, abril, junio, agosto, octubre y diciembre.

1. Se desconoce la importancia de contar con un reglamento interno del CTPCC. 2. El CTPCC no ha contado con los informes de apoyo para realizar la evaluación de impacto de los programas.

1. Se desdibuja la naturaleza y objeto del CTPCC, como instancia técnica de asesoría, decisión y control de eficiencia, eficacia y efectividad de los diferentes programas de fiscalización.

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INTELIGENCIA CORPORATIVA/AN

ALISIS DE OPERACIÓN Y GESTION DEL

RIESGO / SOLUCIONES

PARA EL CONTROL DE

OBLIGACIONES

Insuficiencia en la evaluación de programas, e inconsistencia en reporte de cifras de gestión. La SGCC no ha cumplido con el informe para la evaluación del programa PT (CES) 2013, con las condiciones planteadas en el Manual de lineamientos de Fiscalización- Lineamientos para Directivos numeral 5.2.2 y el procedimiento para el Control de obligaciones Tributarias, aduaneras y cambiarias PR-IC-0246 numeral 22, y el Memorando 00057 del 12 de febrero de 2014.

1. Falta de coordinación entre las áreas para la definición del contenido, la periodicidad, los indicadores y demás requisitos esperados de los informes de evaluación de los programas.

1. Que el Comité Técnico de Programas y Campañas de Control no cuente con el insumo para la evaluación de impacto de los programas, que le permitan la toma de decisiones frente a la continuidad, ajustes o cancelación de los mismos.




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No. Proceso,



TACI/ FISCALIZACION Y

LIQUIDACION / CONTROL

TRIBUTARIO / INVESTIGACION

DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS


- Evaluación de programas y cifras de gestión. La SGFI no cumplió con las evaluaciones de los programas AB 2014 TACI Zonas Francas, PT (CES) 2013 y PT 2013 Minería e Hidrocarburos, en la oportunidad y con las condiciones planteadas en las Instrucciones 14 del 5 de mayo de 2010, 05 del 23 de octubre de 2013 y 15 del 28 de julio de 2011 respectivamente. Se observó que en la gestión efectiva reportada por la SGFI, para el expediente PT (CES) 2012 2014 1650 se informó un valor de $1.043.481.000, y en la conclusión del informe final del expediente, a folio 132, se registra rechazo del valor de los contratos no registrados en la VUCE por $1.041.463.267 y un valor $ 319.226.892 que corresponde a un contrato no relacionado en la declaración informativa de precios de transferencia; lo que evidencia que el valor reportado por la SGFI no corresponde a la gestión efectiva del expediente, entendida ésta como el mayor valor a pagar o menor saldo a favor, registrado por el investigado en su declaración de corrección; que en este caso corresponde a $378.051.000 que es la disminución del saldo a favor, con respecto a la declaración inicial, que presenta la declaración de corrección del impuesto de renta año gravable 2012 presentada el 21/11/2014 por el contribuyente. Lo anterior desatendiendo lo establecido en los lineamientos para la evaluación de la gestión año 2014 de la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria.

2. Debilidad en el control del registro de la cifras de gestión efectiva presentadas por la SGFI al CTPCC.

2. Que el Comité Técnico de Programas y Campañas de Control no cuente con los resultados de los programas para recomendar los ajustes que se consideren pertinentes. 3. Se transgreden los principios rectores de la comunicación informativa: el enfoque estratégico y efectividad, previstos en el numeral 6 del Código de Buen Gobierno. 4. Se resta confiabilidad a las cifras de gestión presentadas a la ciudadanía.




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No. Proceso,



- Insuficiencia en la evaluación de programas de fiscalización. En el período auditado se evidenció que no se realizaron informes de evaluación de los programas de fiscalización ejecutados, conforme a lo establecido en el Manual de Lineamientos de Fiscalización, Lineamientos para Directivos, Numeral 5.2.2, Lineamientos para Fiscalización Tributaria Numeral 4.4 y el Procedimiento PR IC 0246, Actividad 22.

- Incumplimiento de la presentación de la evaluación de impacto de los programas de fiscalización al Comité Técnico de Programas y Campañas de Control. Verificadas las actas de Comité por los años 2013 y 2014, no se evidenció la presentación del informe de apoyo para la evaluación del impacto de los programas, por lo cual no se cumple con lo establecido en el procedimiento Soluciones para el Control de Obligaciones Tributarias Aduaneras y Cambiarias. Lo anterior desatiende lo dispuesto en el Modelo Estándar de Control Interno, Modulo Control de Evaluación y Seguimiento, Componente Autoevaluación Institucional y el numeral 9 del Manual de Calidad.

1. Falta de definición de requisitos del informe en cuanto a: contenido, oportunidad e indicadores. 2. Insuficiencia y falta de gestión para el acopio de insumos necesarios para la elaboración de los informes.

1. Riesgo de incumplimiento normativo a las funciones establecidas para el comité técnico de programas. 2. Debilidad en la toma de decisiones frente a la eficiencia, eficacia y efectividad de los programas ejecutados, recomendaciones o ajustes a los mismos. 3. Debilidad en la priorización y orientación de los programas.

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FISCALIZACION Y LIQUIDACION /

CONTROL TRIBUTARIO /

INVESTIGACION DE

OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

SUSTANCIALES Y

Ausencia de procedimiento para las investigaciones preliminares. A la Subdirección de Gestión de Fiscalización Internacional dentro de las funciones asignadas en el Artículo 34 del Decreto 4048 del 2008 le corresponde, entre otras, la de "Ejecutar los programas de Fiscalización y Control del cumplimiento de las obligaciones tributarias, evaluarlos y proponer las modificaciones necesarias cuando a ello hubiere

1. Desconocimiento de la importancia de formalizar el procedimiento que define las actividades para la ejecución seguimiento y control, frente al desarrollo de la Investigación que adelanta la Subdirección de

1. Falta de efectividad en la ejecución e incumplimiento de los lineamientos establecidos para los Programas de Fiscalización y Control. 2. Aumenta el riesgo de realizar investigaciones




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No. Proceso,



FORMALES lugar en materia de operaciones económicas Internacionales y de inversión extranjera”; atendiendo a la mencionada función y a la forma en que se adelantan las investigaciones de tipo tributario internacional en la SGFI, se evidenció que no existe dentro del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno un procedimiento reglado que refleje la forma de llevar a cabo las actividades, controles y responsabilidades propias de esta función, así mismo no se utiliza esquema de revisión y seguimiento frente al desarrollo de la investigación preliminar. Se observa además que la SGFI expide lineamientos, ejecuta las investigaciones preliminares, y asesora en las diferentes etapas del proceso de discusión y determinación de fiscalización a las Direcciones Seccionales, convirtiéndose en juez y parte. Lo anterior desatendiendo uno de los principios del Control Interno como es la segregación de funciones para prevenir la concentración en la toma de decisiones, el numeral 6.4.5 del Manual de Calidad que establece que “La DIAN se gestionará a partir de un enfoque basado en procesos estandarizados, controlados, optimizados y debidamente documentados” y lo previsto en el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), Modulo Control de Planeación y Gestión, Componente Direccionamiento Estratégico - Elemento Modelo de Operación por Procesos.

Gestión de Fiscalización Internacional. 2. Debilidad en los mecanismos de control y seguimiento para la debida ejecución de la continuidad de la investigación que se adelanta en las Direcciones Seccionales. 3. Concentración de funciones y conocimientos en la SGFI para ejecutar los programas de fiscalización internacional.

deficientes e inadecuadas. 3. Se diluye la responsabilidad entre el Nivel Central y Nivel Local frente a la investigación y a los actos proferidos. 4. Riesgo en la falta de unidad de criterio para la definición de las situaciones interpuestas en Sede Administrativa en Direcciones Seccionales.




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No. Proceso,



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INVESTIGACION DE



Debilidad en cumplimiento de las revisiones de tipo Tributario e Internacional incluidas en los lineamientos del programa CES. De un universo de 28 expedientes aperturados en investigación preliminar por el programa CES en la SGFI, se auditaron 7 expedientes que representan el 25 % del total, en los cuales se observaron las siguientes situaciones: a) Verificaciones de requisitos de tipo formal: • En los expedientes auditados, no se observaron papeles de trabajo del análisis preliminar de los requisitos formales, relacionados con las declaraciones sujetas a investigación y otros documentos como: declaración de renta, declaración informativa de precios de transferencia, formalidades de la documentación comprobatoria, corrección de declaraciones, y solicitudes de devolución de impuestos de Renta. • En tres expedientes, no se evidencia solicitud escrita de información a la Dirección Seccional correspondiente sobre la existencia de investigaciones por el impuesto de renta del año gravable auditado, o si se ha proferido requerimiento especial.

1. Incumplimiento de los lineamientos establecidos para los programas. 2. Ausencia de un procedimiento para la implementación y ejecución de investigaciones preliminares en la SGFI. 3. Debilidad en los mecanismos de control y seguimiento para la ejecución de las investigaciones adelantadas en desarrollo de programas de fiscalización a cargo de la SGFI.

1. Aumenta el riesgo de realización de investigaciones deficientes o inadecuadas 2. Afecta la determinación de las obligaciones tributarias y la efectividad del programa. 3. Se aumenta la exposición al riesgo del daño antijurídico.

b) Debilidades en los Planes de Auditoría: En el plan de auditoría de todos los expedientes auditados, no se establecen los términos administrativos para evacuar las investigaciones; no se relacionan las fechas de elaboración del plan; no se detallan las actividades de tipo técnico a desarrollar conforme al Lineamiento; no se evidencian seguimientos al desarrollo de los planes de auditoría. En uno de los expedientes de la muestra, el plan no está firmado.




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No. Proceso,



c) Revisiones de fondo: 1. En los expedientes auditados no se evidencia de manera escrita la verificación de las declaraciones de precios de transferencia y documentaciones comprobatorias de años anteriores y posteriores al año investigado, ni de las operaciones de servicios con vinculados en el exterior y la consistencia de las mismas. 2. En cuatro expedientes, no se evidencia de manera escrita la confrontación de la información exógena frente a las operaciones declaradas en precios de transferencia. 3. En los expedientes auditados no se encontraron papeles de trabajo en los que se realice el análisis de la verificación y validación del método, verificación del indicador de rentabilidad, análisis de los comparables seleccionados y la determinación del rango intercuartil (hoy plena competencia). 4. En un expediente, obra respuesta al requerimiento ordinario número 222 del 19 de septiembre de 2014, suscrita por quien manifiesta actuar en calidad de apoderada de la entidad investigada, sin embargo no se evidenció tal calidad en el certificado de Cámara de Comercio, ni obra en el expediente poder conferido. Lo anterior desatendiendo lo dispuesto en el Memorando 57 del 12 de febrero de 2014.




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No. Proceso,



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INVESTIGACION DE



Deficiencias en la gestión documental de las investigaciones del programa CES en la SGFI. De un universo de 28 expedientes aperturados en investigación preliminar por el programa CES en la SGFI, se auditaron 7 expedientes que representan el 25 % del total, en los cuales se observaron las siguientes situaciones: a) Documentos físicos: En un expediente reposa un listado de contribuyentes informando: nombres, NITs y direcciones de todos los investigados por el programa CES, situación contraria a lo dispuesto en numeral 1.3 del lineamiento, lo anterior genera riesgo para los casos objeto de control por pérdida de la confidencialidad de la información a través de la cual se debe garantizar que la misma sea accesible solo para los interesados en ella. En cuatro expedientes, la planilla de reparto reposa sin la firma de recibo del auditor asignado. En un expediente se glosa el valor de $16.891.282.750, por ingresos en ventas, a partir de las diferencias entre los ingresos declarados en renta frente a los declarados en ventas, sin que obren los soportes de los seis bimestres de las declaraciones de ventas del año 2012.

1. Debilidad en el control del cumplimiento del lineamiento de auditoría establecido. 2. Debilidad en la socialización de los lineamientos a los auditores encargados de adelantar la investigación. 3. Falta de estándares para el manejo e identificación adecuada de la información contenida en medios virtuales, que hacen parte de los expedientes de los programas de Fiscalización y Control.

1. Aumenta el riesgo de pérdida y/o alteración de la información (física y/o virtual) correspondiente a los expedientes. 2. Riesgo de pérdida de la confidencialidad de la información. 3. Se dificulta la gestión de revisión de los expedientes por entes de control internos, externos y partes interesadas. 4. Riesgo de manipulación indebida y pérdida de la trazabilidad de la información.




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No. Proceso,



b) Medios Virtuales: En siete expedientes se encuentra la información comprobatoria y otra en medio electrónico CD, la cual no se encuentra plenamente identificada, situación que dificulta las labores de auditoría y limita el grado de certeza por falta de referencia del contenido, que permita a los entes de control internos, externos y partes interesadas poder determinar la información en ella incluida, aumentando la exposición al riesgo de pérdida y/o alteración de la información. Lo anterior desatiende disposiciones del Memorando 00057 del 12 de febrero de 2014 y del Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, el cual reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, desarrolla temas de la gestión documental específicamente del programa de gestión documental, del sistema de gestión documental, la gestión de documentos electrónicos de archivo, los requisitos para su autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservación y conservación, características fundamentales de los documentos electrónicos de archivo.

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INVESTIGACION DE



Falta de documentación en la depuración de seleccionados por el programa CES Se evidenció que de los 47 seleccionados por el programa, enviados por la Coordinación de Programas de Control y Facilitación, la SGFI depuró 19 casos que representan el 40,4% basado en los siguientes conceptos: 12 por beneficio de auditoría, 3 por desgaste administrativo, y 4 por no cumplimiento de topes, sin que se acredite documento equivalente que contenga como mínimo los requisitos establecidos en la norma para el acta de depuración del nivel

1. Desconocimiento de la importancia de formalizar el procedimiento que define las actividades para la ejecución seguimiento y control, frente a la depuración de los seleccionados que realiza la Subdirección de Gestión de Fiscalización Internacional.

1. Riesgo de depuración de seleccionados basadas en criterios subjetivos. 2. Puede generar falta de efectividad en la ejecución de programas de fiscalización y control. 3. Materialización de riesgo de




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No. Proceso,



directivo en la Dirección Seccional, como son la fecha, nombre y firmas de los responsables de la depuración. Lo anterior, desatendiendo lo establecido en el Manual de Calidad numeral 6.4.5 que señala que “La DIAN se gestionará a partir de un enfoque basado en procesos estandarizados, controlados, optimizados y debidamente documentados“, generando riesgo de falta de confiabilidad, imparcialidad y responsabilidad frente a las decisiones de aperturar o no investigaciones.

2. Deficiencia en el cumplimiento de los objetivos de calidad. 3. Desconocimiento de las directrices contenidas en el Manual de Lineamiento de Fiscalización.

falta de confiabilidad, imparcialidad y responsabilidad frente a las decisiones de aperturar o no las investigaciones. 4. Riesgo de manipulación indebida y pérdida de la trazabilidad de la información de la ejecución de los programas de fiscalización.

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FISCALIZACIÓN Y LIQUIDACIÓN/CONTROL TRIBUTARIO

TRANSVERSAL/ EVALUACIÓN DE

PROCESOS

Debilidad en el control a actuaciones proferidas por contingencia: Se evidenció falta de verificación por parte de la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria del cumplimiento en el envío de reportes de actuaciones proferidas por contingencia en la oportunidad establecida en el Memorando 649 de 2009 (primeros 5 días de cada mes), situación que resta confiabilidad a reportes consolidados en la medida en que no se tienen en cuenta la totalidad de actos proferidos por contingencia. Lo anterior evidencia insuficiencia en la gestión frente a lo dispuesto en el Artículo 38, numeral 9, del Decreto 4048 de 2008

1. Omisión en el seguimiento a los reportes y control de las actuaciones proferidas por contingencia enviadas por las Direcciones Seccionales.

1. Se resta confiabilidad a los reportes consolidados de actos administrativos, en la medida en que no se tienen en cuenta la totalidad de actos proferidos por contingencia, desvirtuándose la calidad de la información hacia clientes internos y externos. 2. Riesgo de información incompleta.

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Debilidad en el control de investigaciones aperturadas en el marco de programas de fiscalización que no corresponden a seleccionados por el Nivel Central. La Dirección Seccional de Impuestos de Barranquilla, sin

1. Debilidad en el seguimiento a los reportes, actas y demás informes, remitidos por las

1. Dificultad en el monitoreo oportuno frente a las decisiones tomadas en reunión del Nivel Directivo del proceso




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No. Proceso,



PROCESOS tener competencia, realizó una selección de población objeto para aplicación del programa identificado con código ND2014 (omisos en la presentación de la declaración de patrimonio) considerando 52 contribuyentes de los cuales a 14 se les adelantaron investigaciones, evidenciándose que aunque las DS informó a través de acta de tal situación a la SGFT, no recibió retroalimentación y en los informes de seguimiento al programa no hay reporte frente a los mismos. Lo anterior desatiende disposiciones del Modelo Estándar de Control Interno, Modulo Control de Evaluación y Seguimiento, Componente Autoevaluación Institucional.

Direcciones Seccionales. de fiscalización y liquidación en las Direcciones Seccionales. 2. Aumenta el riesgo de que la Entidad sea cuestionada por los clientes externos por adelantar investigaciones sin la debida competencia para seleccionar. 3. Se aumenta la exposición al riesgo del daño antijurídico. 4. Riesgo de selección subjetiva.

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PROCESOS

Falta de oportunidad en cierre de autoevaluaciones. Cierre de autoevaluaciones pendientes a 31/05/2013. A la fecha se encuentran pendiente de cierre acciones de mejora correspondientes a cuatro (4) visitas de autoevaluación realizadas por la SGFT, antes de junio de 2013, pese a haberse suscrito compromiso de seguimiento y cierre para el 30/08/2014. Lo anterior desatiende lo dispuesto en el Manual de Calidad numeral 9, el Manual de Lineamientos de Fiscalización, Lineamientos para Directivos, Numeral 8.5. y lineamientos del Modelo Estándar de Control Interno, Modulo Control de Evaluación y Seguimiento, Componente Autoevaluación Institucional.

1. Omisión por parte de los responsables de seguimiento y cierre y/o de su asignación.

1. Incumplimiento de plan de mejoramiento suscrito con la OCI.

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ÁLISIS DE OPERACIONES Y

Falta de Oportunidad en el diseño de programas de Fiscalización Tributarios e Integrales. Al verificar la oportunidad en el diseño de los 7 programas de Fiscalización Tributaria e integral seleccionados PT, MR, AB,

1. Falta de un procedimiento o instructivo que establezca actividades relacionadas con actualización,

1. Aumenta el riesgo de vencimiento de términos para fiscalizar.




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No. Proceso,



GESTIÓN DEL RIESGO/SOLUCIO

NES PARA EL CONTROL DE LAS

OBLIGACIONES TAC

BF, ND 1ª carga y ND 2ª versión, IR, y CES, se estableció, que el tiempo promedio que se tomó la Coordinación de programas de Control y Facilitación para el diseño fue de 120 días hábiles contados desde la fecha en que fue aprobado el programa por el Comité Técnico de Programas de Fiscalización y él envió de la carga potencial de los seleccionados a la Subdirección correspondiente, observando que para el programa ND se tomó 390 días hábiles, lo que demuestra una debilidad en la planeación, control y autocontrol de los tiempos para diseñar los programas de fiscalización. Lo anterior desatiende los principios de la función pública eficacia, economía, y celeridad previstos el Artículo 209 de la CP, el MECI, el Manual de calidad y el Código de Buen Gobierno.

depuración, administración, uso y disposición de la información exógena y endógena, que garantice la oportunidad y completitud de la información. 2. Debilidad en la planeación, control y autocontrol de los tiempos para diseñar los programas de fiscalización. 3. falta de establecimiento de un cronograma

2. Tiempo insuficiente para que las direcciones seccionales ejecuten los programas con eficiencia, eficacia y efectividad. 3. aumenta el riesgo de que se realicen investigaciones ineficientes e inadecuadas.

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OBLIGACIONES TAC

Debilidad en los controles para determinar los seleccionados de los programas, previo el envío a las Subdirecciones de Fiscalización correspondientes. Se observó en el programa ND que de 86 seleccionados enviados a la Dirección Seccional de Impuestos de Barranquilla se depuraron 6, equivalentes al 7,3 %, por no cumplimiento de topes establecidos para el programa, las situaciones mencionadas evidencian debilidad en los controles y falta de aseguramiento de la calidad y oportunidad de la información de entrada insumo para la ejecución de los programas. Lo anterior desatiende lineamientos del Modelo Estándar de Control Interno, módulo Eje transversal de Información y Comunicación, componente Información y comunicación,

1. Debilidad en los controles y falta de aseguramiento de la calidad y oportunidad de la información de entrada insumo para la ejecución de los programas.

1. Aumenta el riesgo de desgaste administrativo y/o reprocesos por apertura de investigaciones improcedentes.




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No. Proceso,



elemento: Información y comunicación Interna y externa, donde se establece que es necesaria la “Validación de la información antes, durante y después de la captura y/o divulgación, para cumplir con los Requisitos mínimos de calidad, cantidad, oportunidad y forma de presentación.”

21





OBLIGACIONES TAC

Incumplimiento de decisiones adoptadas por el Comité Técnico de Programas referidos a valor esperado en los programas y fichas técnicas de los programas. En el numeral 9 del Acta No 4 del 15 de agosto de 2013, se solicita por parte del Director General que los programas que se presenten al Comité deben contener cifras de probable valor esperado de gestión, evidenciándose en el desarrollo de la auditoría que no todos los programas generados con posterioridad a tal compromiso llevan identificado el probable valor esperado de gestión. De otra parte en el numeral 8 de la misma acta se presentaron fichas técnicas para los programas las cuales fueron sujetas a observaciones por el comité, estableciéndose el compromiso por parte de la SGAO de homologarlas con la Subdirección de Procesos y Competencias, teniendo en cuenta indicadores que midieran eficiencia y eficacia de los programas, ubicación de archivos físicos y digitales, definición de cierre de procesos etc. Sin embargo en el desarrollo de la auditoría se estableció que las fichas técnicas que se manejan en la CPCF son únicamente de indicadores de gestión de fiscalización y además no han sido adoptadas en el Sistema de Gestión de Calidad. Lo anterior desatiende lo dispuesto en el Manual de Calidad

1. Falta de seguimiento a los compromisos del área con el CTPCC. 2. Debilidad en la gestión por parte del área para que se adopten las fichas técnicas que permitan medir la eficiencia y eficacia de los programas.

1. Se genera el riesgo de no establecer la eficiencia y eficacia de los programas. 2. Debilidad en la toma de decisiones frente a la continuidad de los programas. 3. Generación de Riesgo de apertura de investigaciones de baja efectividad generando desgaste administrativo




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No. Proceso,



numeral 9 y lineamientos del Modelo Estándar de Control Interno, Modulo Control de Evaluación y Seguimiento, Componente Autoevaluación Institucional.

22

FISCALIZACION Y LIQUIDACION / INTELIGENCIA

CORPORATIVA/ANÁLISIS DE

OPERACIONES Y GESTIÓN DEL

RIESGO/SOLUCIONES PARA EL

CONTROL DE LAS OBLIGACIONES

TAC

Oportunidad en la entrega de la información para el desarrollo de la auditoría Falta de atención oportuna y completa a los oficios de solicitud de información y documentación Nos 100202302-0056 y 0058 a las Direcciones de Gestión de Fiscalización y Organizacional del 17-04-2015, mediante los cuales se requerían insumos necesarios para el desarrollo de la auditoría que fueron atendidos mediante correo electrónico No. 20150519 100219325-01303 del 19 de mayo del 2015, dando lugar a demoras en el desarrollo de la auditoría conforme a la planeación que tenía establecida la Oficina de Control Interno, y a limitaciones en el alcance de la misma. Lo anterior desatiende lo dispuesto en el Manual de Calidad numeral 9 y lineamientos del Modelo Estándar de Control Interno, Modulo Control de Evaluación y Seguimiento, Componente Autoevaluación Institucional.

1. Insuficiencia en los registros de las áreas responsables del manejo de la información. 2. Ausencia de controles documentados para el seguimiento y evaluación de los programas.

1. Limitaciones al alcance del proceso auditor. 2. Demora en el desarrollo de la auditoría conforme a la planeación que se tenía establecida por la Oficina de Control Interno.



Oficina de Control Interno Carrera 8ª Nº 6C -38 piso 6º

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4.2. Relación de Hallazgos Dirección Seccional de Impuestos de Barranquilla.

Tabla No. 2 – Relación de Hallazgos Dirección Seccional Barranquilla

No. PROCESO,

SUBPROCESO, PROCEDIMIENTO

HALLAZGO Causa Efecto

1

FISCALIZACION Y LIQUIDACION / CONTROL TRIBUTARIO / INVESTIGACION DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS SUSTANCIALES Y FORMALES / IMPOSICION DE SANCIONES

Selección sin competencia de contribuyentes por parte de la Dirección Seccional 1. Se pudo evidenciar que la Dirección Seccional realizó una selección de población objeto para aplicación del programa identificado con el Código ND ( Omisos en la presentación de la Declaración de Patrimonio) diseñado por el nivel central, correspondiente a 52 contribuyentes los cuales fueron seleccionados con criterios no soportados en los principios de objetividad, imparcialidad y sin competencia para realizar esta actividad, situación evidenciada en la apertura de 14 expedientes por el programa ND. Con lo anterior se desatiende la Resolución No.013023 del 16 de Diciembre de 2011, por el cual se crea el Comité Técnico de Programas y Campañas de Control de la DIAN Y Procedimiento PR –IC-0246 Soluciones para el control de Obligaciones tributarias Aduaneras y Cambiarias el cual es de competencia del proceso de Inteligencia Corporativa y desarrollado por la Coordinación de Programas de Control y Facilitación de la Subdirección de Análisis Operacional.

1. Incumplimiento de la Resolución 13023 del 16 de diciembre de 2011, por medio de la cual se crea el Comité Técnico de Programas y del Procedimiento PR –IC-0246 Soluciones para el control de Obligaciones tributarias Aduaneras y Cambiarias. 2. Debilidad por parte de la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria en el seguimiento y control de seleccionados aperturados y que no corresponden a seleccionados por programas diseñados por el nivel central.

1. Contribuyentes Seleccionados sin tener en cuenta criterios y principios establecidos en el diseño realizado por el proceso de Inteligencia Corporativa. 2. Realizar programas sin cronograma de ejecución. 3. Limitación de la Capacidad operativa para atender otros programas diseñados por el nivel central.

2 FISCALIZACION Y LIQUIDACION / CONTROL

EXPEDIENTE IR Se pudo establecer que en un expediente del programa control al Sector de la Construcción de Obra Civil (IR), en el acta de visita de

1. Debilidad en la supervisión, monitoreo y control de los documentos contentivos del

1. Alta exposición a la materialización del Riesgo por alteración o




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No. PROCESO,



TRIBUTARIO / INVESTIGACION DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS SUSTANCIALES Y FORMALES / IMPOSICION DE SANCIONES

inspección tributaria donde se debe reflejar la realidad de lo ocurrido dentro del transcurso de la investigación, según los folios relacionados para esta en la hoja de ruta del expediente se encuentra integrada entre otros por 8 folios que reposan en el cuerpo del mismo totalmente en blanco, solo diligenciadas con el número de folio, situación que se torna gravosa si se tiene en consideración que el expediente curso su tránsito por las Divisiones de Gestión de Fiscalización, Liquidación e iniciaba la etapa de discusión sin haber sido advertida esta situación por ninguna de las dependencias anteriores, generando un alto riesgo de alteración y/o perdida de la información, lo que denota una clara falta de revisión y control del expediente por parte del auditor, revisor y jefes de las áreas de fiscalización y liquidación sobre las actividades propias que garantizan el sistema de Control Interno . Con lo anterior se desatiende el Modelo Estándar de Control Interno/ Módulo Control de Planeación y Gestión /Componente Administración del Riesgo, Manual de Lineamientos de Fiscalización Tributaria, procedimiento Determinación Oficial de Impuestos PR-FL-0221, Mapa de Riesgos de Corrupción y sus actividades de control y control a los riesgos del procedimiento.

expediente. 2. Desconocimiento de la importancia de la conformación y piezas procesales del expediente.

perdida de Informaron. 2. Debilidad en el análisis de los riesgos los controles en el procedimiento. 3. Posibles investigaciones de índole disciplinaria.




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No. PROCESO,



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FISCALIZACION Y LIQUIDACION / CONTROL TRIBUTARIO / INVESTIGACION DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS SUSTANCIALES Y FORMALES / IMPOSICION DE SANCIONES TRIBUTARIAS; DETERMINACION OFICIAL DE IMPUESTOS. PROCESO TRANSVERSAL/EVALUACION DE PROCESOS

Incumplimiento de lineamientos de auditoria 1. Programas integrales:

Los programas AB 2014 e IC 2013 no se adelantan en forma integral. Los planes de auditoría se elaboran y suscriben únicamente por funcionarios de impuestos, no contemplando verificaciones cambiarias y/o aduaneras. No se evidencia socialización de los Memorandos 221 de 2014 y 252 de 2013 respectivamente. No se evidencia conformación de grupo integral de auditores y las actuaciones adelantadas corresponden a control tributario en 4 de los 6 expedientes vistos de AB y en los 2 de IC. Los términos fijados en los dos memorandos de lineamiento no se cumplen en cuanto a desarrollo y cierre de las investigaciones y en consecuencia en evaluación y retroalimentación de los programas. En el programa AB 2014: Los expedientes fueron aperturados antes de la fecha del lineamiento (13/06/2014). No se registran seguimientos a los planes de auditoría y no se realizan ajustes a pesar de la remisión de nuevos lineamientos. Hay inactividad procesal en los seis expedientes entre los meses de julio a octubre de 2014. En un expediente se emite auto comisorio aduanero 193 de fecha 03/06/2014, anterior a la comunicación de lineamientos. Se informa visita de comisión aduanera en enero de 2015, sin que a la fecha figure reporte alguno. En otro, aunque se conoce realización de visita por Aduanas no obran en el expediente soportes correspondientes ni informe de la misma, siendo archivado el 14 de abril de 2015. En el tercer caso, se adelantó visita en enero 2015 según Acta

1. Debilidad en la estructura organizacional de los grupos que garantice el desarrollo adecuado de las auditorias integrales. 2. Falta de oportunidad de las Subdirecciones de Gestión de Fiscalización Internacional en el envió de lineamientos y seleccionados en los programas. 3. Debilidad en la divulgación de los lineamientos a los funcionarios responsables de ejecutar los programas. 4. Debilidad en los mecanismos de control, ejecución y seguimiento por parte de la Subdirecciones líderes de los programa. 5. Debilidad en los mecanismos de control, ejecución, seguimiento y retroalimentación por parte de la Subdirecciones líderes de los programa.

1. Aumenta la posibilidad de entrega de información de salida del procedimiento deficiente, con entrega de productos de baja calidad y/o que no se logre el objetivo de los programas en el término y condiciones previstas afectando la ejecución de planes. 2. Deterioro de la imagen institucional. 3. Aumenta el riesgo de que no se logre el objetivo de los programas en el término y condiciones previstas afectando la ejecución de planes y cumplimiento de objetivos recaudatorios.




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No. PROCESO,



que señala autos de Impuesto y Aduanas, sin evidencia de participación de Aduanas. A la fecha no se conoce informe de Aduanas siendo el vencimiento el 15/07/2015. En el programa IC 2013: Se aperturan las dos investigaciones 35 días después de asignados los seleccionados. No se evidencia presentación del plan de auditoría al Director Seccional. En un expediente del programa IC no se evidencia actuación de la DIAN entre los meses de septiembre de 2013 a febrero de 2014. No se elaboran informes finales con los requisitos señalados en el lineamiento. Con lo anterior se desatiende el Manual de lineamientos de Fiscalización, Memorando No. 221 del 16 de junio de 2014, lineamientos programa AB 2014, Memorando 252 del 25 de junio de 2013, Lineamiento programa IC 2013 2.Programas Tributarios: Cronogramas de ejecución

ND La División de Gestión de Fiscalización no cumplió con el término establecido, para la Remisión del Acta del Nivel Directivo, correspondiente al primer envió de seleccionados, de la Seccional a la SGFT, el cual establecía como fecha límite 28 de febrero del 2014 y fue remitido el 6 de marzo de 2014. Adicionalmente las Divisiones de Fiscalización y Liquidación no cumplieron con el término establecido para la divulgación de los criterios y lineamientos de auditoria, correspondientes al segundo envió, la cual debía realizarse el 17 de septiembre del 2014 y se realizó el 3 de octubre de 2014.




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No. PROCESO,



3

Además, la División de Gestión de Fiscalización no cumplió con el término establecido, para la remisión del Acta del Nivel Directivo de la Seccional a la SGFT correspondientes al segundo envió, el cual establecía como fecha límite 22 de septiembre del 2014 y fue remitido el 29 de septiembre de 2014. No se cumple con los término establecidos, para el cierre de las investigaciones en la División de Gestión de fiscalización proyectada con fecha limite 28/11/2014, tal situación se evidenció en 6 casos: 1. El primero aperturado el 3/10/2014 sin cierre 8 meses a la fecha de la visita; el segundo aperturado el 6/10/2014 con informe de gestión por declaración presentada el 19/11/2014 sin cierre 7 meses después del informe de gestión; el tercero aperturado el 6/10/2014, a la fecha la División de Gestión de Liquidación no ha proferido la liquidación oficial de aforo, incumpliendo con la fecha proyectada para el 28/02/2015, no obstante que el emplazamiento para declarar fue notificado el 24 de abril del 2015; para tres expedientes la División de Gestión de Fiscalización no cumplió con el termino establecido para el cierre del expediente con auto de archivo ya que en promedio se registra un atraso de siete 7 meses frente al término establecido de 1 mes y 20 días. Con lo anterior se desatiende el Memorando 0055 del 11 de febrero de 2014. BF: La División de Gestión de Fiscalización no cumplió con el término establecido, para la Remisión del Acta del Nivel Directivo de la Seccional a la SGFT, el cual establecía como fecha límite 21 de Junio del 2013 y fue remitido el día 9 de Julio de 2013. No se cumplió con el término establecido, para la apertura de las investigaciones, se establecía como fecha límite 24 de Junio del

.




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No. PROCESO,



2013 y fueron aperturados el 25 y 26 de Junio dos de los cuatro expedientes. No se cumplió con el término establecido, para proferir la actuación definitiva, la cual se fijó como fecha límite cuatro meses contados a partir del inicio de la investigación y fueron proferidas para los cuatro expedientes en promedio once 11 meses después de aperturadas las investigaciones. Con lo anterior se desatiende el Memorando 242 del 17 de junio de 2013. IR La Dirección Seccional ajustó el cronograma recibido del NC, por cuanto las actividades de Estudio y revisión , instrucción administrativa y normatividad aplicable y revisión de los casos remitidos estaban proyectadas para ser cumplidas el 3 y 4 de julio del año 2013 respectivamente y el lineamiento fue recibido por la Dirección Seccional el día 4 de julio de 2013, sin embargo no se cumplió con la reunión del nivel directivo, ni con él envió del acta al nivel central programado en el segundo cronograma el cual tenían como fechas límites para estas dos actividades el 18 y 22 de julio de 2013 y se hicieron el 22 y 29 de julio de 2013 respectivamente. Con lo anterior se desatiende lo establecido en el Memorando No. 256 del 2 de julio 2013. Con todo lo anterior además se desatiende el procedimiento PR – IC-0246 soluciones para el control de obligaciones tributarias aduaneras y cambiarias.




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No. PROCESO,



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INVESTIGACION DE


SUSTANCIALES Y FORMALES /

IMPOSICION DE SANCIONES

TRIBUTARIAS; DETERMINACION

OFICIAL DE IMPUESTOS.

Debilidad en La gestión Documental y en La supervisión y control de los expedientes 1.Se evidenció debilidad en la conformación de los documentos contentivos en los expedientes de la muestra, se citan los siguientes ejemplos: en cinco expedientes: del programa ND reposa oficio que contiene información NIT y razón social relacionada con 83 contribuyentes que se encuentran relacionados como omisos en la presentación de la declaración del impuesto al patrimonio año 2011, la cual genera riesgo para los casos objeto de control por perdida de la confidencialidad de la información través de la cual se debe garantizar que la misma sea accesible solo para los interesados en ella. (Investigaciones que se tienen aperturadas). 2. En el expediente del programa IR, reposa “constancia de visita de documentos y registro de libros” que corresponde al programa AD “investigación previa a devoluciones”, adicionalmente se menciona un auto de inspección tributaria que no se relaciona con el caso objeto de estudio; con lo anterior se desatiende las labores de control, seguimiento y monitoreo de los expedientes. 3.Se evidenció que no se cumple de manera estricta con las funciones de revisión sobre las actuaciones surtidas en los expedientes de la muestra que están para estudio a cargo de los auditores designados, en los autos de apertura e inclusión, tal situación se evidenció en un caso en el análisis de criterios de selección de fecha 18-07-2013 que se presenta sin firma del revisor y Jefe de la división de fiscalización; el Informe final del expediente sin firma del revisor, registro parcial de hechos- entrevista al contribuyente sin firma del auditor, Hoja de trabajo Acta de Inspección tributaria en blanco y sin firma del auditor .

1. Omisión por parte de los responsables 2.Falencias en el desarrollo de la auditoría, en la práctica de pruebas y/o en los registros de las mismas en los expedientes por insuficiencia en el autocontrol y control por parte de los revisores y/o jefes 3.Capacitación deficiente o insuficiente Insuficiencia en implementación de mecanismos de control 4.En lo que respecta a consignación de fecha de ejecución de los planes de auditoría el formato diseñado 1814 no solicita esa información siendo requisito según procedimiento.

1. Aumenta la posibilidad de se presenten deficiencias en la información de salida del procedimiento, siendo mayor la exposición en eventos de discusión de los actos administrativos en las investigaciones. 2. Insuficiencia en implementación de mecanismos de control por parte de los revisores y/o jefes posibilita la materialización de riesgos operacionales como el citado anteriormente y el de vencimiento de términos, entre otros. 3.Inadecuada aplicación de las normas de conformación de expedientes posibilita la materialización del riesgo de pérdida de




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No. PROCESO,



4. Hojas de ruta de 6 expedientes sin diligenciar y/o información incompleta lo correspondiente a descripción del documento: dependencia que entrega y que recibe y firmas. Con lo anterior se desatiende los Lineamientos operacionales sobre la reserva de la información contenida en los lineamientos e instructivo para la evaluación de la gestión vigencia 2014. Principio de confidencialidad de la información. Manual de Lineamientos de Fiscalización Tributaria-Gestión Documental.

documentos y/o información contenida en los mismos




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No. PROCESO,



5. En un expediente de MR no obra plan de auditoría. En 12 expedientes de la muestra (programa AB y MR) los planes no incluyen la fecha objetiva necesaria para desarrollar la auditoría. En el Informe final de un expediente MR registra fecha de apertura errada. En otro, el acta de visita registra fecha de cierre 05/05/2014 por fuera de la contemplada en el auto de verificación (Auto 239 de 06/03/2014 por un mes). En otro expediente AB el informe final registra fecha 26/03/2015, posterior al cierre del documento identificado como Acta de visita del 06/04/2015. En otro caso AB el Emplazamiento cita en el apartado JURISDICCIÓN información que no corresponde a la investigación. En otro caso de MR se encuentra formato 1840 diligenciado pero lo informado en ítems 12 y 13 no es coherente con el expediente. Y otro tiene formato 1840 que registra plan de auditoría pero éste no obra en expediente. Con lo anterior se desatiende el Memorando 287 de 2013, Manual de Lineamientos de Fiscalización, Lineamientos para Fiscalización Tributaria, Investigación, pruebas y evidencias. Procedimiento PR - FL -0220.




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No. PROCESO,



5 FISCALIZACION Y LIQUIDACION

Actuaciones sin competencia. En un expediente MR se evidencia sustanciación efectuada por funcionario con cargo de facilitador III, siendo ello contrario a lo previsto en el Manual de funciones y competencias laborales. (Se le asigna investigación en planilla, se incluye en auto apertura, adelanta los requerimientos, realiza vista, elabora informes y actuación final). Con lo anterior se desatiende el Manual específico de funciones y competencias laborales.

1. Insuficiencia en la asignación de personal: las investigaciones a cargo superan la capacidad de los funcionarios con competencia para adelantarlas. 2. El desarrollo de investigaciones por personal sin competencia según Manual y procesos adoptados, expone a nulidad lo actuado y consecuentemente las decisiones que se tomen al término de las mismas.

1. Aumenta la posibilidad de materialización del riesgo de deficiencias en la información de salida del procedimiento, con entrega de productos de baja calidad y/o que no reúnen los requisitos exigidos en la normativa aplicable con decisiones jurídicamente vulnerables. 2. Deterioro de la imagen institucional.

6

FISCALIZACION Y LIQUIDACION / CONTROL TRIBUTARIO / INVESTIGACION DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS SUSTANCIALES Y FORMALES

Reportes de contingencias: No se conoció evidencia física ni electrónica de remisión de los reportes mensuales de las actuaciones proferidas manualmente pendientes de capturar en el sistema GESTOR utilizando el rol de contingencia para los meses de julio a diciembre de 2014. El único conocido corresponde a respuesta a requerimiento de la SGFT enviada con corte 30/04/2015. Con lo anterior se desatiende el Memorando 00649 de octubre 5 de 2009.

1. Desconocimiento de lo establecido en el memorando 00649 de octubre 5 de 2009. 2. El que no se retroalimenten las áreas en cuanto a los documentos que remiten a Nivel Central y/o las omisiones frente a los mismos.

1. Falta de oportunidad de los reportes dificulta el seguimiento y monitoreo a los responsables de la evaluación del Subproceso y/o de los programas de fiscalización, aumentando la posibilidad de que la información




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No. PROCESO,



suministrada a los demás procesos y/o a los clientes internos y externos respecto de la gestión de la Administración y obligaciones de los contribuyentes no cuente con los atributos de integridad, disponibilidad y confiabilidad establecidos por la Entidad. 2. Se desvirtúa la utilidad de los controles inmersos en los procedimientos, afectando la percepción del control y desarrollo del autocontrol.


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4.3 Riesgos Los riesgos del proceso de Fiscalización y Liquidación considerados en esta auditoría, corresponden a los definidos en la matriz del mapa de riesgos de corrupción vigente y otros establecidos por el Equipo auditor en la fase de planeación. En el desarrollo de la auditoría se evidenciaron los siguientes riesgos con exposición alta. Se destacan los riesgos 1 al 4, los cuales se materializaron en el período auditado.

Tabla No.3 – Relación de Riesgos

No RIESGO CAUSA EFECTO

1 Que la elaboración, seguimiento y evaluación del Plan de Choque contra la Evasión no se ajuste a lo dispuesto, en la ley. *

Falta de un procedimiento establecido para ello.

Afectando el logro de la misión de la DIAN en cuanto a la definición de políticas de fiscalización y control.

2 Deficiencia en la calidad de la información base para el diseño de los programas. *

Falta de oportunidad en acopio de insumos. Errores en la información base para el diseño de los programas. Falta completitud y/o actualización de la información. Debilidad en la suscripción de convenios con proveedores de información.

Retrasos en el diseño y ejecución de los programas. Desacierto en la toma de decisiones. Programas con baja efectividad.

3 Falta de definición de términos para el diseño de programas por parte del Comité. *

Ausencia de políticas para la definición de términos administrativos frente al diseño de programas.

Caducidad.

4 Pérdida, destrucción o alteración de la información. **

Inadecuado procesamiento o manejo de la información Espacios físicos inadecuados e insuficientes para la custodia de la información.

Actos administrativos contrarios a derecho. Violación a la reserva de la información. Deslegitimación de la entidad. Aumento del incumplimiento de las obligaciones fiscales. Obstrucción de la investigación. Investigaciones alejadas de la realidad de los hechos. Disminución del recaudo. Baja efectividad de los programas.


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No RIESGO CAUSA EFECTO

5 Que las propuestas presentadas no sean conocidas por el Comité Técnico de Programas y Campañas de Control. *

No utilización del canal establecido en la norma para la presentación de propuestas.

No formular programas que podrían ser efectivos. Restar alcance al Comité como asesor y orientador de la fiscalización en la Entidad.

6 Que no se diseñen y/o ejecuten los programas aprobados en razón a los recursos disponibles. *

Inadecuado dimensionamiento de los recursos involucrados

Pérdida de efectividad de los programas Retrasos en el diseño y ejecución de los programas.

7 Vencimiento de términos para fiscalizar a los contribuyentes. *

Falta de oportunidad en la aprobación, diseño y/o envío de los programas a los ejecutores.

Pérdida de efectividad de los programas. Investigaciones disciplinarias. Disminución del recaudo

8 Investigaciones deficientes e inadecuadas. **

Falta de acciones preventivas y control a las actuaciones de los empleados públicos. Capacitación deficiente o insuficiente. Falta de socialización de criterios y lineamientos de los programas. Dificultad en el acceso a la información.

Investigaciones alejadas de la realidad de los hechos. Demandas contra el estado. Deslegitimación de la entidad. Incremento al incumplimiento de las obligaciones fiscales. Disminución del recaudo. Baja efectividad de los programas.

* Riesgo operacional identificado por la OCI ** Riesgo contenido en el mapa de riesgos de corrupción

5. CONCLUSIONES

Siendo el proceso de fiscalización y liquidación uno de los procesos misionales más importantes, que contribuye al cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, se observó que a pesar de los esfuerzos realizados para fortalecerlo, dicho proceso presenta debilidades en los controles para el diseño, implementación, ejecución y evaluación de los programas de fiscalización tributarios e integrales.

Se evidenciaron debilidades en el cumplimiento de requisitos de oportunidad y confiabilidad de los programas, que ocasionan deficiencia en su cobertura y en la verificación del cumplimiento de las obligaciones TACI.


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Adicionalmente la Entidad no cuenta con un sistema de información que permita el seguimiento a la ejecución de los programas de fiscalización y la entrega de información suficiente para su evaluación, lo que dificulta establecer en qué medida contribuyeron al logro de los objetivos pertinentes del Plan de Choque contra la Evasión y del objetivo 1 del Plan Estratégico 2014-2018 referido a la sostenibilidad de las finanzas públicas del Estado.

La falta de evaluación a los programas de fiscalización dificulta la toma adecuada de decisiones por la alta dirección, respecto de su continuidad, ajuste o cancelación, afectando la rendición de cuentas a la ciudadanía en términos de gestión y del impacto, generando expectativas sociales a partir de informes que no corresponden al cumplimiento real de las metas.

Con la información inconsistente presentada a la ciudadanía respecto de la ejecución del Plan de Choque contra la Evasión 2014 sobre los programas integrales ejecutados, se materializó el riesgo identificado por la Oficina de Control Interno2, referente a “la divulgación de información institucional, sin el lleno

de requisitos de oportunidad, confiabilidad, comprensibilidad, suficiencia,

comparabilidad y auditabilidad”, desatendiendo el principio de transparencia y afectando la confianza ciudadana en la institución y el control social a la gestión.

Las propuestas de programas de fiscalización no son canalizadas a la Dirección de Gestión de Fiscalización para su análisis y presentación ante el Comité Técnico de Programas y Campañas de Control para su aprobación, actividad que está siendo desarrolla por comités informales que deciden sobre el manejo y control de las propuestas sin tener la competencia para ello.

Las Propuestas Locales de Inteligencia del Negocio (PLIN), resultado de los acuerdos de gestión suscritos entre el Director General y los 42 Directores Seccionales en los años 2013 y 2014, no han sido tenidas en cuenta como insumo para la focalización de programas dirigidos a los sectores económicos con menor presión fiscal identificados como posible factor de éxito en los objetivos recaudatorios de la fiscalización local.

No hay coherencia en los tiempos tomados para el diseño, implementación y evaluación de los programas de fiscalización tributarios e integrales frente a los establecidos en los lineamientos para la ejecución en las Direcciones Seccionales, aumentando el riesgo de producir investigaciones deficientes e inadecuadas o caducidad de términos para la fiscalización.

2 Informe de evaluación a la gestión de riesgos en la rendición de cuentas de la Dian año 2013


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Falta de coordinación entre los responsables de la implementación y de la ejecución de los programas de control integral, para que las investigaciones aperturadas se desarrollen efectivamente atendiendo criterios de integralidad que involucren en una sola investigación los temas tributarios, aduaneros y cambiarios.

El diseño de programas de fiscalización presenta debilidad por la calidad de la información que se recibe como insumo (oportunidad, completitud y confiabilidad), generando riesgo de no identificar todos contribuyentes que están incumpliendo los criterios establecidos, afectando la cobertura del programa.

No se tiene certeza del nivel de actualización de la información endógena y exógena que se encuentra en proceso de validación, ni los tiempos en que ésta se surte, situación que afecta la completitud del insumo que se tiene en cuenta para la selección de contribuyentes en el diseño de los programas de fiscalización, desatendiendo uno de los propósitos misionales de la entidad como es proveer información confiable y oportuna.

En los años 2013 y 2014 no se realizó evaluación de los programas de fiscalización por parte de las Subdirecciones de Fiscalización y Direcciones Seccionales, generando que el Comité Técnico de Programas y Campañas de Control no contara con el insumo para la realización de evaluación del impacto ni con la información completa por programa que permitiera medir el aporte de cada uno a las metas del Plan de Choque contra la Evasión y su contribución al recaudo de la Entidad.

Dentro del Sistema de Gestión de Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental SGCCGA no existe un procedimiento documentado para la formulación, seguimiento y evaluación del Plan de Choque contra la Evasión desatendiendo los principios del Modelo Estándar de Control Interno: autorregulación y autocontrol.


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6. RECOMENDACIONES Se recomienda a los líderes de los procesos responsables del planteamiento de las acciones de mejoramiento frente a los hallazgos producto de la auditoría, que realicen un trabajo articulado de manera conjunta y coordinada que garantice que los procesos y procedimientos relacionados con el diseño, implementación, ejecución y evaluación de los programas de fiscalización, contribuyan al mejoramiento continuo de estos y a la sostenibilidad de las finanzas del Estado. Adicionalmente se relacionan las siguientes recomendaciones que atienden a situaciones observadas en el desarrollo del proceso de auditoría:

Dadas las diferencias en el manejo de conceptos, en el proceso de Fiscalización y Liquidación, relacionados con la gestión (efectiva y propuesta), programas y acciones de control, investigaciones integrales y programas integrales entre otros, se considera necesario unificar, documentar y/o socializar los criterios frente a los mismos en materia tributaria, aduanera y cambiaria.

En atención a los principios de autorregulación y autocontrol, debe definirse y adoptarse un procedimiento o instructivo para realizar acciones de control, que contribuya a su desarrollo propio.

En el marco del Comité Técnico de Programas y Campañas de Control, se considera necesario realizar una adecuada definición de los tiempos para el diseño e implementación de los programas de fiscalización, que permita a las áreas responsables mejorar la planeación y la realización de actividades pertinentes.

Complementar y mantener actualizado el registro de la información de las propuestas de programas presentadas, aprobadas y rechazadas, así como de los programas de fiscalización desde su aprobación hasta su cierre y evaluación, trabajo que se implementó con ocasión del inicio de esta auditoría.

Garantizar la existencia de un sistema de información, adoptando un plan de contingencia cuando el registro de las actuaciones no sea posible en el mismo, que permita el adecuado seguimiento y monitoreo a la trazabilidad y la gestión de la totalidad de las investigaciones adelantadas en desarrollo de los programas de fiscalización, desde su apertura hasta su cierre incluyendo los resultados de la discusión en sede administrativa y en la jurisdicción contenciosa.


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En la transición entre el Sistema Gestor y el nuevo SIE-SALI (servicio informático electrónico de sanciones y liquidaciones), se recomienda adoptar mecanismos que garanticen que no se afecte la continuidad de la gestión del negocio.

En cuanto a los casos de expedientes que se encuentran en contingencia por fuera del Sistema Gestor, se sugiere que las Subdirecciones de Gestión de Fiscalización adopten las medidas tendientes a realizar la inclusión de los actos administrativos de manera efectiva, para que puedan ingresar a la Obligación Financiera.

Establecer el uso de códigos exclusivos por programa, para los seleccionados remitidos por la SGAO, que facilite el seguimiento a las investigaciones aperturadas en desarrollo de los programas de fiscalización.

En atención a las actividades asignadas de manera informal a la Coordinación de Programas de Control y Facilitación, y las que efectivamente le corresponden según su naturaleza, se requiere realizar el análisis funcional para establecer competencias, responsabilidades y de acuerdo con ello ajustar la norma y/o fortalecer el área para el adecuado cumplimiento de su función principal.

Evaluar la viabilidad de realizar y/o fortalecer los convenios interinstitucionales, que aporten al diseño de los programas, con entidades como la Registraduría Nacional del Estado Civil, la Superintendencia de Notariado y Registro, el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Banco de la República.

Fortalecer las buenas prácticas de investigación, compartiendo los casos exitosos de fiscalización identificados en la ejecución de los programas, promoviendo la capacitación y la transferencia de conocimiento en temas como información exógena, análisis de la información financiera y contable, manejo de los medios de prueba, nuevos impuestos, desarrollo de investigaciones TACI y control tributario internacional, acompañada de retroalimentación, asesoría y supervisión.

CONCLUSIONES - DIAN

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